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PROCESO

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES PÚBLICAS Y ESTRATÉGICAS

Código GCMP04

PROCEDIMIENTO Rendición de Cuentas Versión 02

Página 1 de 9 Una vez impreso o descargado este documento se considera copia no controlada ASIF02 Versión 1 (29 de abril de 2016)

OBJETIVO Divulgar de manera clara y transparente la gestión institucional, mediante el diseño y la implementación de estrategias y espacios de diálogo, con el propósito de mantener informada a la ciudadanía sobre las acciones realizadas por el Ministerio de Salud y Protección Social.

ALCANCE Inicia con la definición del objetivo de la estrategia de rendición de cuentas, continúa con la consolidación e implementación de la estrategia y finaliza con el seguimiento a las actividades propuestas y el mejoramiento de los resultados obtenidos.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión Institucional.

LÍDER Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales.

DEFINICIONES

AUDIENCIA PÚBLICA: Es un espacio de participación ciudadana, propiciado por las entidades u Organismos de la Administración Pública, donde personas naturales o jurídicas y las organizaciones sociales se reúnen en un acto público para intercambiar información, explicaciones, evaluaciones y propuestas sobre aspectos relacionados con la formulación, ejecución y evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad, así como el manejo de los recursos asignados para cumplir con dichos programas.

ELEMENTO DIÁLOGO: Se refiere a aquellas prácticas en que las entidades públicas, después de entregar información, dan explicaciones y justificaciones o responden las inquietudes de los ciudadanos frente a sus acciones y decisiones en espacios (bien sea presenciales-generales, segmentados o focalizados, virtuales por medio de nuevas tecnologías) donde se mantiene un contacto directo. Existe la posibilidad de interacción, pregunta-respuesta y aclaraciones sobre las expectativas mutuas de la relación. ELEMENTO INFORMACIÓN: Se refiere a la generación de datos y contenidos sobre la gestión, el resultado de esta y el cumplimiento de sus metas misionales y las asociadas con el plan de desarrollo nacional, departamental o municipal, así como a la disponibilidad, exposición y difusión de datos, estadísticas o documentos por parte de las entidades públicas. Los datos y los contenidos deben cumplir el principio de calidad de la información para llegar a todos los grupos poblacionales y de interés.

ELEMENTO RESPONSABILIDAD: Se refiere a la capacidad de las entidades para aplicar correctivos y acciones de mejora, asumir sanciones o premios como resultado del reconocimiento de diversos actores institucionales o sociales en el marco de los avances y logros del proceso de rendición de cuentas. Es el elemento que cierra el proceso de información y diálogo, generando aportes, alertas y acciones de mejora para incorporar los resultados de la rendición de cuentas a la gestión pública.

ESTRATEGIA: Conjunto de acciones coordinadas que se llevan a cabo, para lograr un objetivo o fin propuesto.

INFORMACIÓN PÚBLICA: Es todo registro, archivo o dato que recopile, mantenga, procese o se encuentre en poder de las entidades públicas.

RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA: Se entiende como el proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo.

RESERVA DE LA INFORMACIÓN: Información sometida a clasificación o reserva de acuerdo a las excepciones al derecho de la información, contempladas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014.

OAPES: Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales.

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

1. La Estrategia de Rendición de Cuentas debe definirse durante el cuarto trimestre de cada vigencia. Esto con el propósito de construir el componente de Rendición de Cuentas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del siguiente año.

2. La Estrategia de Rendición de Cuentas debe ser actualizada y publicada en el sitio Web del Ministerio, atendiendo las novedades y requerimiento de la ciudadanía.

3. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, en los cortes 30 de abril, 31 de agosto, y 31 de diciembre, cuyo informe debe ser publicado los diez (10) primeros días hábiles siguientes al período.

4. Los datos, estadísticas o documentos que se suministran deben ser comprensibles, actualizados, oportunos, disponibles, completos, y estar en datos abiertos para cumplir con los requisitos de calidad y disponibilidad.

REQUISITOS LEGALES

REQUISITO DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Constitución Política de Colombia. Artículos 1, 2, 3 y 40- Establecen el derecho a conformar, ejercer y controlar el poder público.

Ley 617 de 2000, por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la ley orgánica de presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional.

Artículo 79- Establece el “Control social a la gestión pública territorial. El Departamento Nacional de Planeación publicará en medios de amplia circulación nacional con la periodicidad que señale el reglamento y por lo menos una vez al año, los resultados de la evaluación de la gestión de todas las entidades territoriales, incluidos sus organismos de control, según la metodología que se establezca para tal efecto”.

Ley 850 de 2003, Ley Estatutaria de Veedurías Ciudadanas. La cual contiene disposiciones sobre su funcionamiento y su derecho a la información. Así mismo, establece que las autoridades deben apoyar a estos mecanismos de control social.

Ley 734 de 2002, Código Disciplinario.

En la cual se establecen los deberes de los servidores públicos. En particular, respecto de la información se precisan las siguientes obligaciones: custodia, uso de los sistemas de información disponibles, publicación mensual de los informes que se generen sobre la gestión y respuesta a los requerimientos de los ciudadanos.

Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.

Artículo 30- Informes al Congreso.

Ley 489 de 1998, organización y funcionamiento de la Administración Pública.

Artículo 3- Principios de la función administrativa. Artículo 26- Estímulos e incentivos a la gestión pública. Artículo 32- Democratización de la administración pública. Artículo 33- Audiencias públicas Artículo 34- Ejercicio del control social. Artículo 35- Ejercicio de veeduría ciudadana.

Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Artículo 11- Conformación archivos públicos. Artículo 19- Soporte documental. Artículo 21- Programas de gestión documental. Artículo 27- Acceso y consulta de documentos.

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Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”

Artículo 8- Entrega de información.

Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Artículo 19- Principios de actuaciones administrativas. Artículo 5- Derechos de las personas ante las autoridades. Artículo 8- Deber de información al público.

Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Regula el derecho a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Diseñar, coordinar e implementar directrices, mecanismos y herramientas preventivas para el fortalecimiento institucional, participación ciudadana, control social, rendición de cuentas, acceso a la información, cultura de la probidad y transparencia. En todo caso, las entidades señaladas en este artículo tendrán que rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía, bajo los lineamientos de metodología y contenidos mínimos establecidos por el Gobierno Nacional, los cuales serán formulados por la Comisión Interinstitucional para la Implementación de la Política de rendición de cuentas creada por el CONPES 3654 de 2010.

Ley 1757 de 2015, por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática.

Título IV de la Rendición de Cuentas Capítulo I Rendición de cuentas de la Rama Ejecutiva. Artículo 48 a 57- Disposiciones en materia de rendición de cuentas.

Documento CONPES 3654 de 2010, Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos.

Presenta lineamientos de política para consolidar la rendición de cuentas como un proceso permanente entre la rama ejecutiva y los ciudadanos.

Decreto Ley 0019 de 2012, Anti trámites.

Establece que “todos los organismos y entidades de la Administración Pública deberán tener a disposición del público, a través de medios impresos o electrónicos de que dispongan, o por medio telefónico o por correo, información actualizada sobre normas básicas que determinan su competencia, funciones y servicios; trámites y actuaciones para que el ciudadano adelante su labor de evaluación de la gestión pública y así intervenir en forma argumentada en los procesos de rendición de cuentas.

Decreto número 4107 de 2011, por el cual se determinan los objetivos y la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social y se integra el Sector Administrativo de Salud y Protección Social.

Artículos 9, 12- Funciones de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, y de la Oficina de Control Interno.

Resolución 385 de 2011 “Por el cual se crea el Grupo Interno de Trabajo de Comunicaciones en el Despacho del Ministerio de Salud y Protección Social”.

Toda la Resolución.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No ACTIVIDAD/TAREA DESCRIPCIÓN PUNTO DE CONTROL

RESPONSABLE REGISTRO

1 Definir el objetivo de la estrategia de rendición de cuentas del MSPS.

El equipo de trabajo liderado por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y

Estudios Sectoriales se reúne con el propósito de definir el objetivo de la

estrategia de rendición de cuentas del Ministerio para la siguiente vigencia.

Este objetivo debe tener fines específicos que estén orientados al

fortalecimiento del cumplimiento de metas, avances e impactos de la gestión, y

acciones de mejoramiento al interior de la entidad.

Jefe y Servidores Públicos designados de las siguientes dependencias: Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, Despacho del Ministro, Grupo de Comunicaciones, Oficina de Control Interno, Oficina de TIC y Grupo de Atención al Ciudadano.

Documento con el objetivo de la estrategia de rendición de cuentas (soportado con Formatos ASIF06 Listado de Asistencia a Reuniones, diligenciados).

2 Establecer la estrategia de comunicación para la rendición de cuentas.

Se definen los medios y las herramientas para alcanzar el objetivo y garantizar a la ciudadanía el derecho fundamental de acceso a la información pública, atendiendo las características de los interlocutores y los recursos institucionales disponibles -ver Proceso GCMC01 Gestión de las Comunicaciones Públicas y Estratégicas-. El Coordinador del Grupo de Comunicaciones y/o el Servidor Público asignado consolidan la estrategia de comunicación.

Jefe y Servidores Públicos designados de las siguientes dependencias: Grupo de Comunicaciones, Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, Despacho del Ministro, Oficina de Control Interno, Oficina de TIC y Grupo de Atención al Ciudadano.

Documento con la estrategia de comunicación para la rendición de cuentas (soportado con Formatos ASIF06 Listado de Asistencia a Reuniones, diligenciados).

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3 Definir y consolidar la estrategia de rendición de cuentas.

Se plantean los momentos, responsables, tiempo de ejecución, productos, metas e impactos de gestión para la implementación de la Estrategia de Rendición de Cuentas con los siguientes insumos: Contenidos mínimos exigidos por el Manual Único de Rendición de Cuentas GCMX02, el documento Conpes 3654 de 2010, el documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano GCMX03 y otras actividades proyectadas por las dependencias del Ministerio. Las acciones propias de cada uno de los momentos de la estrategia son: I) Selección de acciones para divulgar la información en lenguaje claro, II) Selección de acciones para promover y realizar el diálogo, III) Selección de acciones para generar incentivos y IV) Selección de acciones para realizar la evaluación de los espacios de rendición de cuentas.

El Servidor Público asignado de la OAPES consolida el objetivo, la estrategia de comunicación, el cronograma y las acciones definidas en el documento de Estrategia de Rendición de Cuentas del MSPS, que es publicado en la página web del Ministerio para su conocimiento y observaciones de ser necesario.

Jefe y Servidores Públicos designados de las siguientes dependencias: Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, Despacho del Ministro, Grupo de Comunicaciones, Oficina de Control Interno, Oficina de TIC y Grupo de Atención al Ciudadano.

Documento con el Cronograma para la implementación de la Estrategia de Rendición de Cuentas (soportado con Formatos ASIF06 Listado de Asistencia a Reuniones, diligenciados). Documento de Estrategia de Rendición de Cuentas del MSPS, publicado en la web.

4 Implementar la Estrategia de Rendición de Cuentas.

Con base en el cronograma para la implementación de la estrategia de rendición de cuentas se implementan las acciones propuestas, que contemplan: - Publicar en la web los planes e informes que rigen la gestión de la entidad

(según requerimiento normativo), y el seguimiento a su ejecución de acuerdo con la programación para cada uno.

- Promover espacios de interacción con la ciudadanía a través de los

diferentes medios de comunicación presenciales (talleres, foros, seminarios, asistencia técnica, ferias, conferencias, entre otros) y virtuales (web, redes sociales, foros, asistencia técnica, videoconferencia, entre otros).

Publicación de la estrategia de acuerdo con el cronograma establecido.

Servidores Públicos asignados de la OAPES y de las dependencias a cargo de los planes e informes. Servidores Públicos asignados de la OAPES, el Grupo de Comunicaciones y de las dependencias responsables de los contenidos.

Planes e informes de gestión publicados en la página web. Campaña de difusión de los espacios de interacción con la ciudadanía, implementadas.

http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/biblioteca-virtual/rendicion-de-cuentas/manual-unico-de-rendicion-de-cuenta

http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/biblioteca-virtual/participacion-transparencia-y-servicio-al-ciudadano/estrategias-para-la-construccion-del-plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano

http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/biblioteca-virtual/participacion-transparencia-y-servicio-al-ciudadano/estrategias-para-la-construccion-del-plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano

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- Publicar en la web información sobre ejecución financiera, contrataciones

y la gestión del talento humano del MSPS. - Preparar y publicar en la página web los informes de peticiones, quejas,

reclamos, sugerencias y denuncias.

- Realizar la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas La OAPES en Coordinación con el Despacho Ministro -Secretaría Privada-, el Grupo de Comunicaciones, la Oficina de TIC y el Grupo de Atención al Ciudadano, definen la propuesta de Plan para la Audiencia de Rendición de Cuentas de acuerdo con los criterios en el Manual Estrategia de Gobierno en Línea GCMX04 y la Ley 1712 de 2014 sobre Transparencia y Acceso a la Información. El Despacho del Ministro, a través de la Secretaría Privada y en coordinación con el Jefe de la OAPES, el Coordinador del Grupo de Comunicaciones, los Viceministros y el Secretario General, define los principales temas a presentar durante la audiencia. La OAPES ajusta y publica la versión final del documento en caso de ser necesario según la eventual retroalimentación de los actores de la audiencia.

Aplicación de los criterios en el Manual Estrategia de Gobierno en Línea GCMX04 y la Ley de Transparencia y Acceso a la Información. Publicación de la propuesta del Plan para retroalimentación.

Servidores Públicos asignados de: Grupo de Gestión Contractual, Subdirección Financiera, Subdirección de Gestión del Talento Humano y la OAPES. Coordinador y Servidores Públicos asignados del Grupo de Atención al Ciudadano. Despacho del Ministro -Secretaría Privada, Jefe de la OAPES, Coordinador del Grupo de Comunicaciones, los Viceministros y el Secretario General, Jefe de la Oficina de TIC, Grupo de Atención al Ciudadano, y Servidores Públicos asignados.

Información financiera, contractual y del Talento Humano publicada en la página web. Informes de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias, publicados en la página web. Plan para la Audiencia de Rendición de Cuentas, publicado en la web.

http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-7941_manualGEL.pdf





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La OAPES elabora y consolida el documento de gestión de la vigencia respectiva, en coordinación con las dependencias del Ministerio, que es publicado en la página web. El Grupo de Comunicaciones desarrolla la estrategia de difusión para convocar la participación en el evento, utilizando los medios de comunicación masivos y aquellos disponibles en el Ministerio ver Proceso GCMC01 Gestión de las Comunicaciones Públicas y Estratégicas. Así mismo, gestiona la logística requerida para el desarrollo de la audiencia. La OAPES en Coordinación con el Despacho Ministro -Secretaría Privada, elabora las comunicaciones a los invitados especiales para que asistan a la audiencia, según la base de datos que dispone el Despacho. El Grupo de Atención al Ciudadano y la Oficina de TIC suministran la información de las características del evento a la ciudadanía mediante las líneas telefónicas y el correo electrónico institucional, y realizan la captura y re-direccionamiento a las dependencias del MSPS sobre las preguntas y sugerencias presentadas por la ciudadanía. La OAPES, en coordinación con las dependencias del Ministerio, prepara los insumos de información para la presentación durante la audiencia.

Base de datos de invitados.

Jefe y Servidores Públicos asignados de la OAPES. Coordinador y Servidores Públicos asignados del Grupo de Comunicaciones. Despacho del Ministro -Secretaría Privada, Jefe y Servidores Públicos asignados de la OAPES. Servidores Públicos asignados del Grupo de Atención al Ciudadano y la Oficina de TIC. Jefe y Servidores Públicos asignados de la OAPES.

Documento de gestión de la vigencia respectiva, en la web. Convocatoria de participación difundida a través de los medios disponibles. Comunicaciones enviadas a los invitados especiales para que asistan a la audiencia. Información suministrada a la ciudadanía sobre el evento (telefónicamente, correo). Preguntas y sugerencias de la ciudadanía gestionadas. Insumos de información para la audiencia (Ejemplo: Diapositivas, documentos resumen, tablas de datos u otros apoyos).

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El Ministro y los directivos del Ministerio realizan la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas en la fecha y hora programadas, con el apoyo del Grupo de Comunicaciones y la Oficina de TIC. La OAPES recibe los comentarios de los asistentes presenciales y virtuales sobre el desarrollo del evento a través del formato GCMF05 Evaluación de la Audiencia Rendición de Cuentas, el cual es entregado durante la audiencia y dispuesto en el sitio web.

La OAPES elabora un Informe Ejecutivo de los resultados de la Audiencia de Rendición de Cuentas, y gestiona su publicación en el sitio web del Ministerio.

Ministro, directivos del Ministerio, Servidores Públicos asignados del Grupo de Comunicaciones, la Oficina de TIC y la OAPES. Jefe y Servidores Públicos asignados de la OAPES.

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas realizada y emitida por los medios planificados. Formatos GCMF05 Evaluación de la audiencia rendición de cuentas, diligenciados por los asistentes.

Informe Ejecutivo de los resultados de la Audiencia de Rendición de Cuentas, publicado en el sitio web.

5

Realizar seguimiento a la implementación de la Estrategia de Rendición de Cuentas.

La Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, realiza seguimiento a la ejecución del cronograma para la implementación de la Estrategia de Rendición de Cuentas, y elabora un informe con sus respectivos comentarios.

La Oficina de Control Interno realiza seguimiento a la implementación y los avances de las actividades contenidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, específicamente lo relacionado con el Componente de Rendición de Cuentas.

Seguimiento a la implementación de la Estrategia de Rendición de Cuentas (Informe).

Jefe y Servidores Públicos asignados de la OAPES y la Oficina de Control Interno.

Informe de seguimiento a la ejecución del cronograma para la implementación de la Estrategia de Rendición de Cuentas. Informe de seguimiento a la implementación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (Rendición de Cuentas).

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6 Definir acciones de mejoramiento.

Con base en los resultados obtenidos del seguimiento a la implementación de la Estrategia de Rendición de Cuentas, el equipo de trabajo liderado por el Jefe de la OAPES define las acciones de mejoramiento optimizando la planeación y ejecución de la estrategia.

Jefe y Servidores Públicos asignados de la OAPES.

Acciones de mejoramiento.

DOCUMENTOS ASOCIADOS Ver Listado Maestro de Documentos y Registros.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Nombre y Cargo: Cesar Alberto Arcos Tiuso, Contratista Grupo de Desarrollo Organizacional. Fecha: 27 de octubre de 2016

Nombre y Cargo: Ricardo Adolfo Amórtegui González, Coordinador Grupo de Comunicaciones. Johana Paola Navas Londoño, Auxiliar Administrativo Grupo de Comunicaciones. Carlos Adolfo García Adarve, Profesional Grupo de Comunicaciones. María del Pilar Sánchez Orozco, Contratista Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. Álvaro Enrique Álvarez Pardo, Profesional Of. Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. Raúl Molina Espitia, Profesional Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. Fecha: 31 de octubre de 2016

Nombre y Cargo: Mario Fernando Cruz Vargas, Jefe Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. Fecha: 31 de octubre de 2016

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