Manual de Usuario SIGE Proceso de Distribución de Textos

Escolares 2011

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TABLA DE CONTENIDOS

1. OBJETIVOS DE ESTE MANUAL ------------------------------------------------------------------ 3

2. ASPECTOS GENERALES ---------------------------------------------------------------------------- 3

3. INGRESO A SIGE -------------------------------------------------------------------------------------- 5

4. INICIO Y BIENVENIDA------------------------------------------------------------------------------ 6

PASO 1: ASIGNACIÓN DE TEXTOS Y DISTRIBUCIÓN PRIMER ENVÍO ------------------- 8

PASO 2: CONFIRMAR RECEPCIÓN DE TEXTOS Y GUÍAS ------------------------------------- 9

Recepción de los textos contando el número de cajas ----------------------------------------------------------------------- 9

Conteo de textos y confirmación de recepción en el SIGE.-----------------------------------------------------------------11

PASO 3: ACTUALIZACIÓN DE ALUMNOS NUEVOS ------------------------------------------- 13

PASO 4: CONFIRMAR INFORMACIÓN TEXTOS 2011---------------------------------------- 15

5. PREGUNTAS FRECUENTES --------------------------------------------------------------------- 16

6. DUDAS Y CONSULTAS ---------------------------------------------------------------------------- 19

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1. Objetivos de este manual

Describir de forma breve y clara los pasos a seguir por cada establecimiento en la recepción y entrega de los textos escolares a los alumnos y profesores del Ministerio de Educación.

Apoyar a los establecimientos educacionales en la recepción y entrega de los textos escolares a los alumnos.

2. Aspectos Generales

El proceso de distribución comenzará el 14 de febrero con la salida de los primeros despachos a establecimientos. Para esto, los establecimientos deberán nombrar a una persona como responsable de la recepción y disponer de un espacio adecuado para guardar el material. La información de la asignación de textos para cada establecimiento, con la que podrán estimar la cantidad de material que se recibirá, se encuentra disponible en el sistema SIGE, al cual puede ingresar vía www.comunidadescolar.cl, donde deberán acceder con su RBD y clave de subvenciones. El Ministerio de Educación enviará los textos en cajas etiquetadas. Algunas de estas cajas podrían contener distintos títulos en su interior, por lo que es importante abrirlas y revisar su contenido. A través del SIGE, los establecimientos deberán informar al Ministerio de Educación la recepción efectiva de los textos. Así, las diferencias que pueda presentar el material recibido respecto a su asignación podrán ser solucionadas. Posteriormente, deberán entregar los textos escolares a cada alumno matriculado y guías para los docentes según corresponda. El Ministerio de educación ha dispuesto que los textos escolares serán de cada alumno, por lo que éstos podrán quedarse con ellos. Los tipos de enseñanza que recibirán textos del Ministerio son:

Educación Parvularia.

Enseñanza Básica. Enseñanza Media.

El Proceso de Distribución de Textos en el SIGE se realiza en 4 pasos:

Paso 1: Asignación de textos y distribución primer envío. Paso 2: Confirmar recepción de Textos y Guías. Paso 3: Actualización de alumnos nuevos. Paso 4: Confirmar Información Textos 2011.

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Para algunos establecimientos de menor tamaño, la entrega de los textos se realizará a través del Departamento Provincial del Ministerio de Educación (DEPROV) correspondiente a su sector. La información oficial respecto a si el establecimiento recibirá los tex tos a través del DEPROV se encuentra disponible en el SIGE.

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3. Ingreso a SIGE Para acceder al sistema SIGE se debe ingresar a través del portal web www.comunidadescolar.cl:

Figura 1. Pantalla de Comunidad Escolar de ingreso SIGE.

Para ingresar es necesario contar con el RBD del establecimiento y la clave de subvenciones para el caso de municipales y particular subvencionados o la clave de RECH para particular pagados o administración delegada.

Figura 2. Pantalla de Autenticación en SIGE.

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4. Inicio y Bienvenida Inmediatamente al ingresar al SIGE, se desplegará la ventana de noticias donde se mostrará la información más destacada del desarrollo del proceso y los avisos de algún problema especial que podría tener el establecimiento.

Figura 3. Pantalla de Bienvenida a SIGE

Es recomendable siempre revisar las noticias publicadas debido a que el sistema podría verse afecto a cambios que afecten el desarrollo del proceso y la información brindada por el establecimiento. La ventana de noticias se cierra con el botón “Cerrar” en la esquina inferior derecha. Al hacer esto se podrá ver la ventana de bienvenida donde se destaca el proceso que se está desarrollando en el momento. Posteriormente debe dirigirse a Distribución Textos 2011. Ahí podrá verse la Introducción al Proceso de Textos 2011, con las áreas de trabajo que deberá completar.

Noticias Importantes

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Es importante que se actualicen los datos de contacto, pues esta información es fundamental para que los textos lleguen a su establecimiento. Para realizar las modificaciones guíese por la figura que se muestra a continuación:

Figura 4. Pantalla de Distribución de Textos 2011

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Paso 1: Asignación de textos y distribución primer envío

A partir del 14 de Febrero podrá ingresar al SIGE y ver la cantidad de textos asignados al establecimiento en la primera etapa Ver Asignación Inicial. Se recomienda imprimir esta información para manipularla más fácilmente.

Figura 5. Pantalla de una asignación de textos del SIGE

Es importante que reserve un espacio para guardar los textos según la cantidad de cajas que recibirá el establecimiento. Puede ser en una bodega, una sala desocupada o donde se puedan almacenar los textos sin sufrir daños ni pérdidas.

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Paso 2: Confirmar recepción de Textos y Guías

Recepción de los textos contando el número de cajas

El despacho se realizará en la dirección entregada por cada establecimiento (disponible en el sistema SIGE para su revisión y modificación) a la persona que ha sido designada como encargada del proceso en el SIGE. El establecimiento debe estar atento y preocuparse que haya una persona responsable de la recepción de los textos para cuando estos lleguen.

Los textos escolares serán enviados por el Ministerio de Educación en cajas etiquetadas, especificando el subsector, curso, editorial, tipo de texto y número de ejemplares contenidos.

Figura 6. Etiqueta de una caja de textos

Revisar el detalle de la Guía de Despacho del operador logístico antes de firmarla, verificando que la cantidad de cajas (bultos) esté correcta. Es importante guardar una copia de ella, pues servirá de comprobante en caso que hayan problemas con la entrega de los textos.

Si las cantidades no coinciden, se deben recibir los textos de todas maneras, pero se deben anotar las diferencias encontradas en la guía de despacho y, por último, firmar la guía.

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Figura 7. Ejemplo de guía de despacho

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Conteo de textos y confirmación de recepción en el SIGE.

Ordenar las cajas agrupándolas por nivel y subsector de modo que sea más fácil contar los textos y repartirlos a los alumnos.

Figura 8. Textos a ser contados

A más tardar 72 horas después de la recepción, deberá ingresar a www.comunidadescolar.cl, al sistema SIGE y confirmar la recepción de los Textos y Guías, detallando si es necesario la diferencia entre lo asignado y lo recibido.

Abra las cajas y cuente la cantidad de Textos por nivel y subsector. Luego informe en el

sistema SIGE, la cantidad de textos. En Observaciones se puede indicar que recibió textos en mal estado o de una Editorial que no correspondía. Para finalizar, presionar el botón: Enviar Recepción Textos.

Luego, para la recepción de Guías, se debe indicar el número de guías que recibió y si lo requiere solicitar guías nuevas. Para finalizar se debe presionar el botón: Enviar Recepción Guías.

Una vez que se envíe a recepción los Textos y Guías, tiene 72 horas para realizar modificaciones. Después de las 72 horas se bloqueará el módulo para modificar la recepción de textos y guías.

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Figura 9. Diferencias en recepción de Textos

Figura 10. Diferencias en recepción de Guías.

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Paso 3: Actualización de alumnos nuevos

Una vez realizada la confirmación de recepción, es posible que e l establecimiento tenga nuevos alumnos matriculados. Para ello, existirán instancias de ajuste donde se distribuirán estos textos a cada establecimiento.

Cada ajuste se realizará en base a la información que el establecimiento ingrese al SIGE y a la información de recepción de textos, por ejemplo:

- Supongamos que en pre-matrícula se tenían 10 alumnos y cada uno debía recibir

solo 1 texto (como por ejemplo en pre-básica), por lo cual, se debían entregar 10 textos.

- En el primer envió le llegaron solo 9 textos, lo cual fue informado al SIGE.

- Además, se han matriculado 2 alumnos nuevos en su establecimiento después del 30 de Enero y un alumno pre-matriculado no continuará este año, lo cual ha sido informado en el sistema SIGE también.

- Entonces, en el envío de ajuste se le deberían entregar 2 textos.

2 + 1 – 1 = 2 ALUMNOS NUEVOS TEXTO NO ENTREGADO ALUMNO QUE NO SIGUE ENVÍO DE AJUSTE

Para indicar la cantidad de alumnos nuevos se debe dirigir al Módulo 3: Actualizar Nº Alumnos para Textos. En este formulario se debe actualizar la cantidad de alumnos para solicitar textos adicionales.

Para solicitar textos adicionales de acuerdo a la cantidad de alumnos nuevos que su establecimiento posee, se debe hacer click en los botones que se muestran en la figura a continuación para aumentar o disminuir:

Importante: los datos serán validados con el proceso regular de Matrícula 2011

Es necesario presionar el botón Enviar Cantidad Alumnos antes de continuar con el siguiente paso.

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Figura 11. Imagen Actualizar Nº Alumnos para Textos

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Paso 4: Confirmar Información Textos 2011

Para completar el proceso se debe confirmar la información de Textos 2011. En esta sección se muestra la cantidad de Textos faltantes y sobrantes, tanto por diferencia de alumnos nuevos como por diferencia por recepción.

Para finalizar se debe presionar el botón Confirmar Datos.

Figura 12. Imagen Confirmación de la Información de Textos 2011.

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5. Preguntas Frecuentes

Aspectos Generales

¿A qué establecimientos entrega textos el Ministerio?

El Ministerio entrega gratuitamente textos a los establecimientos municipales y particulares subvencionados. En el primer envío, se le entregará textos a aquellos establecimientos que posean pre-matrícula.

¿Cuántos textos recibirá mi establecimiento?

En el sitio web www.comunidadescolar.cl, debe ingresar a la sección de “Asignación Inicial” del sistema SIGE, en donde estará disponible la cantidad destinada a cada establecimiento.

¿Qué pasa si el número de textos que aparece en Comunidad Escolar no corresponde a la cantidad que requiere mi establecimiento?

En caso de necesidades adicionales generadas por cambios en la matrícula debe ingresar www.comunidadescolar.cl, al sistema SIGE, e ingresar la cantidad real de alumnos que tendrá el 2011.

¿Hay que recuperar los textos del 2010 para reutilización?

No. El Ministerio tendrá una política de distribución que cubrirá el 100% con textos nuevos para el 2011.

¿Los textos escolares son del estudiante?

Sí. Los estudiantes deben conservar los textos dado que no deberán ser reutilizados.

¿Me aparecen alumnos que no le llegan textos porque están colisionados?

Le solicitamos que corrobore lo antes posible si es que ese alumno estará en su establecimiento o no, de no ser así por favor retirarlo de la Pre-matrícula 2011. De todas formas, tan pronto como la colisión se solucione, los textos serán asignados al alumno.

Tengo alumnos que no reciben textos por estar mal promovidos. ¿Cómo lo soluciono?

Le sugerimos que revise en que curso deben estar estos alumnos para este año 2011 y si los tiene en un curso que no corresponda, cámbielos de curso en el Sistema. Si efectivamente los alumnos están en el curso que muestra el Sistema, le pedimos que nos confirme la situación escribiendo a distribuciontextos@mineduc.cl.

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Proceso de Distribución

¿Cuándo empieza la distribución de textos?

A contar del 14 de Febrero se comenzará a distribuir los textos asignados a los establecimientos. No existe una fecha exacta de envío de los textos a cada establecimiento, pero se intentará contactar a cada uno antes de despacharle los textos de manera que esté preparado para la recepción.

Los textos asignados no corresponden a la cantidad de alumnos de mi establecimiento.

La asignación de textos inicial se realiza en base a la pre-matrícula declarada en el SIGE al 30 de enero 2011, Si se han integrado se han registrado nuevos estudiantes en el SIGE luego de esta fecha, deberá declararlos en el Paso 3 del proceso de Distribución de Textos 2011.

¿Qué debo hacer una vez recibidos los textos?

Debe confirmar la recepción de los textos en www.comunidadescolar.cl, en el sistema SIGE. De ser necesario, deberá informar diferencias en la entrega respecto a la asignación inicial, o requerimientos adicionales de textos por aumento de la matrícula.

¿Cuándo llegarán los textos de mi establecimiento?

No existe una fecha definida, pero el Ministerio se intentará comunicar con cada establecimiento antes de despacharle los textos, de manera que haya una persona responsable para recibirlos. De todas formas podrá estar revisando el estado de sus textos en el sistema SIGE, mediante el servicio de “Seguimiento Distribución de Textos Escolares 2011”.

¿Qué pasa si sobran libros en mi establecimiento?

Si recibió más textos que los que su establecimiento tenía asignados, debe ingresar las diferencias www.comunidadescolar.cl, en el sistema SIGE.

Si le sobran textos porque se retiraron alumnos de su establecimiento, debe modificar la información de matrícula en el sistema SIGE.

Nuestro establecimiento estará cerrado el 2011(o definitivamente) por lo que no requerimos textos

Debe enviar un correo notificando su situación a distribuciontextos@mineduc.cl indicando los datos de contacto del encargado para poder comunicarnos con su establecimiento.

No puedo entrar al SIGE o no tengo mi clave para entrar

Sólo puede ingresar con el RBD de su establecimiento y su clave respectiva a través de www.comunidadescolar.cl. En caso de olvido diríjase la sección “¿Olvidó su Clave?” de la zona

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privada. Si es que no posee clave de acceso debe comunicarse con el departamento de Subvenciones del Ministerio.

Textos o Guías para el Profesor

¿Hay guías para el profesor para todos los subsectores y niveles?

Sí, hay guías didácticas para el profesor para todos los subsectores y niveles que reciben textos escolares del Ministerio, pero éstas se envían cuando se entregan textos para la matrícula completa de un curso.

¿Cuáles textos de inglés tienen CD del estudiante y cuáles del profesor?

Los textos de Inglés NO incluyen ningún disco para los estudiantes, estos son exclusivos para los profesores y se encuentran en las guías para ellos.

Mi establecimiento no recibió las Guías del Docente en la entrega Anticipada realizada en Enero. ¿Cuándo las recibiremos? La entrega anticipada contempló solamente la entrega de Guías del Docente para educación básica a la mayoría de los establecimientos urbanos del país. Los establecimientos que no reciban las guías en este plan piloto las recibirán en el proceso de distribución regular que comienza a partir del 14 de Febrero de 2011, junto con las guías de Educación Media y todos los textos escolares.

¿Qué sucede si no me llegaron suficientes Guías del Docente en la entrega masiva?

Al igual que en el caso de los textos escolares, si recibió menos textos que los que su establecimiento necesita, debe ingresar las diferencias en www.comunidadescolar.cl, en el sistema SIGE.

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6. Dudas y Consultas

Con el fin de mantener una comunicación fluida con todos los actores involucrados en la distribución de los textos escolares, serán habilitados los siguientes canales de comunicación:

Contacto Telefónico: Contáctese con el Encargado de Textos de su DEPROV o con el 600-600-2626 del MINEDUC.

Sección de consultas del SIGE: Ingrese a www.comunidadescolar.cl a la sección de consultas del SIGE.

Correo electrónico: Envié sus consultas al correo electrónico distribuciontextos@mineduc.cl

Los invitamos a usar estos medios para canalizar cualquier consulta o problema que surja durante el proceso.