Procedimientos de la planeación operativa

Censo de escuelas, maestros y alumnos de educación básica y especial 2013

Procedimientos de la planeaciónEl objetivo de la presentación es describir los procedimientos para realizar la segunda fase de la planeación operativa del Censo de Escuelas, Maestros y Alumnos de Educación Básica y Especial del Sistema Escolarizado Público y Privado (CEMABE) que consiste en conformar el área del Responsable de Enumeradores.

Los procedimientos de la planeación

• Son una serie de pasos estructurados en el marco de una Estrategia y unos lineamientos que descansan en el uso de herramientas informáticas que le dan soporte técnico y logístico a la actividad.

• Se representan en el siguiente diagrama de flujo

Finalidad

Se trata de obtener como resultado la conformación de áreas de responsabilidad “operativas”, que para nuestros fines se entiende como “la conformación óptima de un área de responsabilidad, que resulta de haber considerado y ponderado en su conformación:

Finalidad

• Los tiempos invertidos en el levantamiento de la información considerando la concentración y/o dispersión de las unidades de estudio y su efecto en las cargas de trabajo;

• El tipo de vías de comunicación y la disponibilidad de servicios de transporte público de pasajeros y su impacto en la inversión de tiempos de traslado;

• El tipo de área urbana o rural • Las situaciones de riesgo operativo que hacen más o menos

difícil el objetivo de recabar la información”.

• Directorios de instituciones y/o particulares para la concertación de apoyos.

• Información histórica y actual sobre la problemática de campo.

• Personal que vive en el área y ha trabajado en operativos de campo.

Preparación de los insumos

• Municipios y/o localidades contiguas no vecinas.• Zonas peligrosas por temporada de lluvias y

huracanes que aíslan a las localidades por bloqueo de caminos.

• Entre otros insumos según necesidades y disponibilidad en la coordinación estatal.

Preparación de los insumos

Herramientas informáticas de apoyo

• El Sistema para la Conformación de Áreas de Responsabilidad (SICAR) es la aplicación informática que ayuda a realizar la planeación de una manera sencilla y rápida.

Herramientas informáticas de apoyo

• El Sistema de Seguimiento Operativo (SISEO) que servirá para ordenar y llevar el registro puntual de las acciones de entrega y recepción de archivos, revisión, validación y aprobación de los resultados de la planeación operativa.

PROCEDIMIENTOS

Conformación automatizada inicial

Ajuste de vecindades

Entre los requisitos más importantes de una buena planeación operativa se encuentran los siguientes:

Las unidades geográficas que conforman el área deben ser vecinas y bien comunicadas.

Ajuste de vecindades

En el SICAR se proponen vecindades tomando como referencia los centroides de los polígonos y uniéndolos mediante una línea recta estableciendo así el concepto de vecindad entre los polígonos que pueden o no compartir un límite.

Ajuste de vecindades

Se entiende por vecindad con fines operativos:

Que las unidades geográficas que conforman el área tengan una comunicación ágil a través de las vías de comunicación carretera o vialidades urbanas y de preferencia con disponibilidad de servicios de transporte de pasajeros a su interior.

Ajuste de vecindades

Según la capa geográfica (municipios, ageb, manzanas), se establecen vecindades; la idea es revisar, modificar, suprimir o adicionar las vecindades entre áreas geográficas a fin de que el sistema las reconozca.

Ajuste de vecindades

Conformación sin verificar vecindades

Ajuste de vecindades

Conformación verificando vecindades

Conformación automatizada

Una vez revisadas y ajustadas las vecindades entre las áreas geográficas, se corre el proceso automatizado para obtener la propuesta que ofrece el sistema como óptima.

  Se revisa y valora si el resultado del balanceo entre carga de trabajo y compacidad del área son aceptables.

Análisis cuantitativo

Si la conformación automatizada es aceptable se realiza un análisis más detallado de tipo numérico.

Este análisis verifica si se satisfacen criterios de distribución equilibrada de las cargas de trabajo que están representadas por la fracción de figura operativa, en este caso del RE.

Concepto de fracción

El concepto de fracción se conforma del conjunto compuesto de elementos que intervienen en el cálculo de plantilla, principalmente:

• carga de trabajo (número y tipo de centros de trabajo y volumen de maestros y alumnos).

• dificultades para el levantamiento de la información (riesgos operativos).

Concepto de fracción

• tiempo de entrevista (tiempo necesario para levantar la información de cada centro de trabajo).

• accesibilidad mediante vías de comunicación (carreteras, autopistas, brechas, caminos de terracería, transporte, etc.)

• dificultad para localizar al informante.

Concepto de fracción

Salvo la fracción de Enumerador, todas las demás fracciones de figura: RE, JA, SL y L contienen además el dato de TRAMO DE CONTROL definido para el censo. La variabilidad de las sumatorias va a determinar que unas figuras tengan mas o menos figuras subordinadas, pero nunca más del tope establecido.

Análisis de distribución de la fracción

Al conformar las áreas de responsabilidad cada una acumula por sumatoria cierta cantidad, por lo regular ninguna igual.

¿Cuándo es correcta o aceptable una sumatoria de fracción de figura operativa?

Interpretación de la fracción

La unidad representa, en forma aproximada, la carga de trabajo ideal para un periodo, dado un contexto de mayor o menor dificultad operativa, para que la figura responsable termine en el plazo previsto.

El Tramo de control

El tramo de control es el número de personas que cada figura operativa de mando coordina, supervisa y apoya.

Para el CEMABE los tramos van de 5 a 9.

Variabilidad del tramo de control

Cuando la fracción operativa esta cercana a la unidad es casi seguro que se obtengan los tramos de control establecidos, sin embargo, se pueden alterar si hay variaciones mayores y un acomodo intencionado de las áreas geográficas.

Variabilidad del tramo de control

Un valor numérico con enteros y una fracción se somete al procedimiento de redondeo simple:

- Toda fracción igual o superior a 0.5 es redondeada al entero superior inmediato, por ejemplo 3.5 = 4

- Todo valor fraccionario menor a 0.5 se reduce al entero inmediato inferior, por ejemplo 3.49 = 3

Tramo de control

La modificación intencionada del tramo de control por efecto del método de redondeo altera la distribución de plantilla y se rechaza; sin embargo si se modifica por un motivo válido, se acepta.

Algunos motivos para aceptar ajustes de tramos de control son: 

Tramo de control

- Por la manera en que quedó establecida el área de responsabilidad del nivel superior.

- Por ajustes necesarios para solventar problemas operativos como: la extensión territorial, el tamaño y acomodo de los centros de trabajo y su dispersión o concentración.

Rango de tolerancia

El rango de tolerancia es una medida de control y ajuste de las cargas de trabajo para solventar problemas de conformación de las áreas de responsabilidad originados por:- la concentración o dispersión de los centros de trabajo,

- la dificultad para llegar a los centros de trabajo,

- el tamaño y acomodo de los centros de trabajo.

Rango de toleranciaEl rango de tolerancia se establece como +- 10% del valor medio de la figura operativa.

– El valor medio es el cociente de la suma de la fracción, entre el entero que resultó de aplicarle el redondeo simple, en el ejemplo 4.3323 / 4 = 1.0831

– Se obtiene el límite inferior del rango de tolerancia restándole el 10% al valor medio de la fracción operativa. En el ejemplo 1.0831*0.9 = 0.9748

– Se obtiene el límite superior del rango de tolerancia sumándole el 10% al valor medio de la fracción operativa. En el ejemplo 1.0831*1.1 = 1.1914

Aplicación del rango de toleranciaLa idea es que se cumplan lo mejor posible los dos siguientes principios:

1º. En contextos similares de problemática operativa, favorecer áreas con mayor grado de ruralidad:1. Áreas con carga rural, por debajo del valor medio de la

figura operativa.

2. Áreas con carga urbana, por encima del valor medio de la figura operativa.

3. Áreas con carga mixta, alrededor del valor medio de la fracción operativa.

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Aplicación del rango de tolerancia

2º. En contexto de diferente dificultad operativa, favorecer a las áreas con mayor dificultad operativa:

1. A mayor riesgo operativo, la fracción lo más cercana al límite inferior.

2. Baja incidencia de riesgo, fracción por alrededor del valor medio.

3. Sin casos de riesgo operativo, lo más cerca del límite superior.

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Análisis de distribución de la fracción

Al conformar las áreas de responsabilidad cada una de ellas acumula, por sumatoria directa, cierta cantidad y por lo regular ninguna igual que las otras. ¿es la mejor conformación?

PROCEDIMIENTOS

Ajustes a la conformación automatizada

Formular plan inicial de ajustes

– Mejorar el equilibrio de las cargas de trabajo.– Redistribuir las áreas geográficas de la RE y reducir o

minimizar su extensión.– Reconformar las RE para controlar mejor la

problemática operativa y atender adecuadamente las acciones de prevención de riesgos operativos.

– Otras consideraciones.

Aspectos a cuidar durante el ajuste

– Que la fracción de RE quede dentro del rango de tolerancia– Que la fracción de RE observe el criterio de diferencia entre

urbanos, rurales y mixtos.– Que las áreas geográficas ajustadas sean vecinas y de una

extensión geográfica controlable.– Si no cumplen estos criterios, JUSTIFICAR– Si el riesgo operativo es el fundamento para conformar un

área con menor carga de trabajo, también se deberá JUSTIFICAR.

Informe de resultados

• Verificar en el SICAR que ya se aplicaron los pasos para realizar la conformación.

• Salvar o guardar los ajustes o cambios• Antes de “Cerrar la JA” deberás generar el

“Informe de resultados”

Elaboración del Informe de resultados

• Es un formato que describe las características de las áreas de RE.

• Se genera automáticamente por el SICAR para que lo descargues, lo abras, lo revises y en su caso escribas las justificaciones en aquellos aspectos que lo requieran.

• Presentar este informe es obligatorio y es motivo de rechazo a la planeación si no se entrega debidamente llenado.

Protocolo de entrega de resultados

• El procedimiento de entrega, recepción, revisión, validación y aprobación de los resultados de la planeación operativa se realiza mediante el sistema de seguimiento operativo SISEO.

• La entrega de resultados se realiza cada vez que termines una jefatura de área.

PROCEDIMIENTOS

Asignación del área de responsabilidad del Jefe de Área

Asignación de área 4 instrumentos

• Su área de responsabilidad mediante el SICAR.• El Informe de resultados de la planeación de las RE de

su jefatura de área.• La carpeta de insumos y material de apoyo para

realizar la tercera fase de la planeación.• La lista de actividades o acciones de prevención de

riesgos operativos en sus respectivas jefaturas de área, de acuerdo con el tipo de riesgos existentes.

Material y documentación

• Carpeta “Jefatura de Área 30L111000”– Sub carpeta “Jefatura de Área” contiene: información,

materiales y documentación que sirvieron para conformar la JA y la lista de actividades de prevención de riesgos operativos que le corresponde atender.

– Sub carpeta “Responsables de enumeradores: información e insumos para la planeación y el Informe de resultados de la planeación de la segunda fase de su JA.

Prevención de riesgos operativos

• Te corresponde elaborar la lista de acciones de prevención de riesgos operativos que realizarán tus jefes de área.

• Te apoyas en la tabla de riesgos operativos para definir o sugerir las acciones a realizar

• En las reuniones de trabajo les pides avances y resultados.