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CAPUFE

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CPFM - 01

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR

PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN Y CONTROL DE VALES DE COMBUSTIBLE

OBJETIVO

Definir las actividades que se deben llevar a cabo para dotar de combustible al parque

vehicular del Organismo, con la finalidad de que las diferentes áreas cuenten con el apoyo de

combustible y con esto se contribuya en el desarrollo y logro de sus actividades.

CAPUFE

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CPFM - 01


PROCEDIMIENTO PARA DOTACIÓN Y CONTROL DE VALES DE COMBUSTIBLE

POLÍTICAS

1. Para solicitar la adquisición de los vales de combustible, se deberá establecer en los requisitos

técnicos de las bases, que únicamente se aceptarán en denominaciones de 100, 50 y 20 pesos.

2. Para la integración del estudio histórico de combustible, que sirva de antecedente para requerir

la contratación de vales de combustible, se deberá considerar e incluir el consumo de las

plantas de luz, montacargas y podadoras, si existen en el área.

3. Los vales de combustible son exclusivos para la compra de gasolina y diesel, para requerir

lubricantes los resguardatarios de vehículos oficiales, deberán solicitar al área de transporte la

revisión de niveles mediante una solicitud de mantenimiento.

4. Los vales de combustible que adquiere el Organismo para dotación a los vehículos oficiales, no

deberán ser utilizados para la dotación de combustible a vehículos de la red FARAC y

viceversa.


CAPUFE

Gerencia de Innovación Gubernamental

CLAVE: 02 TITULO:

FECHA: 18 ABRIL 2006

PAG. 1 DE 2UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES

RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO

Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales

Subgerencia de Adquisiciones / Superintendencia de Recursos Materiales Proveedor Subgerencia de transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Proveedor Subgerencia de transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Resguardatario del vehículo Subgerencia de transportes / Superintendencia de Recursos Materiales

1. Elabora estudio, con base en el consumo histórico de combustible, y determina los

requerimientos por cada centro de costos, para efectos de solicitar presupuesto para esta partida. Ver procedimiento para la integración del anteproyecto de presupuesto – Manual De Finanzas.

2. Distribuye, al recibirlo, el presupuesto de la partida de combustible para cada centro de costo, según corresponda, en SIAC (transacción FMBB).

3. Elabora y envía, solicitud de pedido de bienes o servicios para la adquisición de

vales de combustibles en SIAC (Transacción ME51N), estableciendo para cada centro de costos, el techo presupuestal que le corresponde para esta partida.

4. Recibe y lleva a cabo el procedimiento de adquisición del servicio.

Ver Manual de Adquisiciones 5. Entrega los vales de combustible por medio de una compañía de traslado de

valores mensualmente, así como la factura correspondiente con copia.

6. Recibe los vales y verifica que la cantidad de vales corresponda a la factura, la firma de recibido y entrega, quedándose con la fotocopia misma que archiva.

7. Recibe factura original y tramita para pago.

Ver Procedimiento de Cuentas por Pagar Manual de Finanzas 8. Da entrada al almacén de vales de combustible en SIAC (Transacción MIGO) los

vales recibidos, integrando las cantidades por denominación.

9. Accesa al SIAC y da de alta (transacción ZPMEX01) los números de folio de los vales por denominación.

10. Elabora solicitud de vales de combustible para dotación normal o extraordinaria

de acuerdo a sus necesidades, y recaba las firmas que correspondan. Nota: Las solicitudes se requisitan en los formatos establecidos en las “Bases para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de vehículos propiedad de Capufe”.

11. Presenta la solicitud anexando la bitácora de consumo de combustible.

12. Recibe y revisa los datos de la solicitud, así como del tipo de dotación solicitada

Consumo histórico de combustible Presupuesto autorizado Solicitud de pedido de bienes o servicios Solicitud de pedido de bienes o servicios Contrato Vales de combustible, factura Vales de combustible, factura Factura Vales de combustible Vales de combustible Solicitud de vales Solicitud de vales, Bitácora Solicitud de vales, Bitácora

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CAPUFE

Gerencia de Innovación Gubernamental

CLAVE: 02 TITULO:

FECHA: 18 ABRIL 2006

PAG. 2 DE 2UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES

RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO

Subgerencia de transportes / Superintendencia de Recursos Materiales

Resguardatario del vehículo

Subgerencia de transportes / Superintendencia de Recursos Materiales

Dotación extraordinaria 13. Revisa físicamente la lectura del odómetro y el histórico del kilometraje del

vehículo en el SIAC (transacción ZPMEX001) Continúa en la actividad 16

Dotación Normal / Mensual 14. Revisa físicamente la lectura del odómetro y coteja contra el kilometraje

reportado en la bitácora, verificando que coincidan ambas cifras. No coincide el kilometraje

15. Devuelve la solicitud y bitácora, e informa motivos de rechazo, solicitando se

compruebe el consumo de los vales asignados en la dotación anterior. Fin

Si coincide el kilometraje

16. Crea registro en SIAC (transacción ZPMEX001) con los datos de la bitácora,

número económico del vehículo, rendimiento, tipo de dotación, tipo de combustible, fecha de entrega, kilometraje asignado, kilometraje inicial del mes y genera recibo de vales de combustible y lubricantes.

17. Presenta al responsable recibo anexo a los vales.

18. Recibe, coteja los vales y el recibo, firma de conformidad y entrega acuse.

19. Recibe acuse y elabora en SIAC (Transacción MB1A) salida del almacén de vales

de combustible, de los vales entregados, por denominación y por centro de costos según corresponda.

20. Archiva en el expediente del vehículo correspondiente, integrando la solicitud y

bitácora. Termina el procedimiento

Solicitud de vales, Bitácora Solicitud de vales, Bitácora Solicitud de vales, Bitácora Recibo de vales de combustible Recibo de vales de combustible y Vales Recibo de vales de combustible y Vales Solicitud de vales, Bitácora y Recibo de vales de combustible

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CONTRATO

FACTURA FOTOCOPIA

VALES DE COMBUSTIBLE

FACTURA

Titulo

PROCEDIMIENTO PARA DOTACIÓN Y CONTROLDE VALES DE COMBUSTIBLE

Manual:


Autorizado:

18/04/2006

Sustituye:

14/02/2006

Página 1 de 3

Área:

SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN O SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMÓN. DEL CONEXO INDUSTRIAL

INICIO


SUBGERENCIA DE TRANSPORTES / SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES / SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

VER MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR - MANUAL

DE FINANZAS


5

ENTREGA LOS VALES DE COMBUSTIBLE MENSUALMENTE, A

TRAVES DE COMPAÑÍA DE TRASLADO DE VALORES Y ENTREGA FACTURA

CON COPIA

9

ACCESA AL SIAC (TRANSACCIÓN ZPMEX001) Y DA DE ALTA LOS

FOLIOS DE LOS VALES POR DENOMINACIÓN

PROVEEDOR

ESTUDIO

1

ELABORA ESTUDIO DE LOS REQUERIMIENTOS POR CADA

CENTRO DE COSTOS, PARA EFECTOS DE SOLICITAR EL PRESUPUESTO

PARA LA PARTIDA DE COMBUSTIBLES

PRESUPUESTO AUTORIZADO SOLICITUD DE PEDIDO

DE BIENES Y SERVICIO

4

LLEVA A CABO EL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DEL SERVICIO

VER MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE ADQUISICIONES

2

DISTRIBUYE EL PRESUPUESTO AL RECIBIRLO, DE LA PARTIDA DE

COMBUSTIBLE, POR CADA CENTRO DE COSTOS SEGÚN CORRESPONDA EN SISTEMA SAP (TRANSACCIÓN

FMBB)

FACTURA

7

RECIBE FACTURA ORIGINAL Y TRAMITA PAGO

FACTURA

6

RECIBE LOS VALES Y VERIFICA LA CANTIDAD DE VALES CONTRA LA FACTURA, GENERA FOTOCOPIA Y

ARCHIVA

A

VER PROCEDIMIENTO

PARA LA INTEGRACIÓN DE ANTEPROYECTO

DE PRESUPUESTO - MANUAL DE

FINANZAS

SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS

3

ELABORA SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA ADQUISICIÓN DE VALES DE

COMBUSTIBLES EN SIAC (TRANSACCIÓN ME51N),

ESTABLECIENDO PARA CADA CENTRO DE COSTOS TECHO

PRESUPUESTAL


8

DA ENTRADA AL ALMACÉN DE VALES DE COMBUSTIBLE EN SIAC

(TRANSACCIÓN MIGO), LOS VALES RECIBIDOS POR DENOMINACIÓN

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BITÁCORABITÁCORA

BITÁCORA

Titulo


Manual:


Autorizado:

18/04/2006

Sustituye:

14/02/2006

Página 2 de 3

Área:

SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN DE ADMON., SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMINISTRACIÓN DEL

CONEXO INDUSTRIAL

RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO SUBGERENCIA DE TRANSPORTES /SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

PROVEEDOR

TIPO DE DOTACIÓN

EXTRAORDINARIA

SOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE

10

ELABORA SOLICITUD DE VALES PARA DOTACIÓN NORMAL O

EXTRAORDINARIA Y RECABA FIRMAS


11

PRESENTA SOLICITUD ANEXA A BITÁCORA DE CONSUMO DE

COMBUSTIBLE

NOTA: LAS SOLICITUDES SE REQUISITAN DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS Y EN LOS FORMATOS ESTABLECIDOS EN LAS “BASES PARA LA ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS PROPIEDAD DE CAPUFE”.


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RECIBE Y REVISA LOS DATOS DE LA SOLICITUD Y EL TIPO DE DOTACIÓN

NORMAL / MENSUAL


13

REVISA FÍSICAMENTE LA LECTURA DEL ODÓMETRO Y EL HISTÓRICO DEL KILOMETRAJE DEL VEHÍCULO EN SIAC

(TRANSACCIÓN ZPMEX001)


14

REVISA FÍSICAMENTE LA LECTURA DEL ODÓMETRO Y COTEJA CONTRA EL KILOMETRAJE DE LA BITÁCORA,

VERIFICANDO QUE COINCIDAN

¿COINCIDEEL KILOMETRAJE?

SI NO

RECIBO DE VALES DE COMBUSTIBLE

15

DEVUELVE SOLICITUD Y BITÁCORA, INFORMANDO MOTIVOS Y SOLICITA

COMPRUEBE LA DOTACIÓN ANTERIOR

BITÁCORA


16

CREA REGISTRO EN SIAC (TRANSACCIÓN ZPMEX001), INTEGRA DATOS DE LA BITÁCORA Y GENERA

RECIBO

FIN

A

B

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BITACORA

VALES

Titulo


Manual:


Autorizado:

18/04/2006

Sustituye:

14/02/2005

Página 3 de 3

Área:

SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN DE ADMON., SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMINISTRACIÓN DEL

CONEXO INDUSTRIAL

RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO

SUBGERENCIA DE TRANSPORTES /SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES


17

PRESENTA RECIBO Y VALES

VALES


18

RECIBE, COTEJA VALES Y RECIBO, FIRMA DE CONFORMIDAD Y ENTREGA

ACUSE


20

ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO CORRESPONDIENTE, INTEGRANDO LA SOLICITUD Y

BITÁCORA

TERMINA PROCEDIMIENTO

B


BITACORASOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE

19

RECIBE ACUSE, ELABORA EN SIAC (TRANSACCIÓN MB1A) SALIDA DE

DEL ALMACÉN DE VALES DE COMBUSTIBLE, DE LOS VALES

ENTREGADOS POR DENOMINACIÓN Y CENTRO DE COSTOS

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