Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución Nº 1860

Revisó: Jefe División de Mantenimiento Tecnológico Profesional de Mantenimiento Tecnológico

PROCEDIMIENTO DE METROLOGÍA

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS

OBJETIVO

NORMATIVIDAD

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Código : PRT.03

Página 1 de 9

Versión : 07

Aprobó: Rector

ALCANCE

Aplica desde la elaboración del Plan de Mantenimiento Preventivo Anual hasta la prestación del servicio de verificación y gestión del servicio de calibración, de acuerdo con lo establecido en la Guía de orientación para actividades de mantenimiento de equipos GRT. 03.

Calibración: Operación que bajo condiciones específicas, establece en una primera etapa una relación entre los valores y sus incertidumbres de medida asociadas, obtenidas a partir de los patrones de medida y las correspondientes indicaciones con sus incertidumbres asociadas y, en una segunda etapa, utiliza esta información para establecer una relación que permita obtener un resultado de medida a partir de una indicación.

Patrón: Realización de la definición de una magnitud dada, con un valor determinado y una incertidumbre de medida asociada, tomada como referencia.

Trazabilidad: Propiedad del resultado de una medición, donde puede ser relacionada a un patrón de medición apropiado, generalmente el patrón nacional o internacional, a través de una cadena continua de comparaciones.

Verificación: Aportación de evidencia objetiva de que un elemento dado satisface los requisitos especificados.

Norma Técnica Colombiana de Gestión Publica NTC GP 1000:2009. NTC 2031:2014. ISO 17025:2005 Requisitos Generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración. ISO 9001:2008

Establecer las actividades necesarias para prestar los servicios de verificación en las magnitudes de masa, temperatura y humedad relativa y, gestionar los servicios de calibración con proveedores externos certificados, de los instrumentos de seguimiento y medición de los procesos de la Universidad Industrial de Santander.

Fuente: Decreto 1471 de 2014 por el cual se organiza el Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología.

DEFINICIONES CONSIDERACIONES

PROCEDIMIENTO DE METROLOGÍA

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código : PRT.03

Versión : 07

Página 2 de 9

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES DEL SERVICIO DE CALIBRACION.

El proveedor del servicio de calibración debe:

Estar acreditado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC como laboratorio de calibración para realizar cal ibraciones en las magnitudes correspondientes o asegurar la trazabilidad de los patrones de referencia utilizados en las mediciones

REQUISITOS DEL CERTIFICADO DE CALIBRACION

Un certificado de calibración debe contener:

Titulo: certificado de calibración . Identificación o número de certificado. Nombre y ubicación del laboratorio y cliente. Identificación y descripción del instrumento. Fechas de recepción, calibración y emisión. Identificación del método de calibración.

Resultados de calibración. Declaración de la incertidumbre. Declaración sobre la trazabilidad. Nombre y firma de los responsables. Declaración sobre la integridad del certificado. Declaración sobre limitaciones de uso.

ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO ANUAL

De acuerdo con el plan anual de mantenimiento preventivo de la División de Mantenimiento Tecnológico, los procesos deben remitir a la DMT, la información de los equipos que necesitan control metrológico en los formatos FRT. 19 Plan De Verificación Metrológica de equipos , y en el FRT.04 Plan de mantenimiento de equipos , con el objetivo de actualizar el listado de equipos que requieren control metrológico. Con base en este listado, la DMT establece la programación individual de mantenimiento en el Formato FRT.10, donde se asignan los equipos al técnico según su especialidad, disponibilidad, detallando la ubicación y la fecha de la actividad de metrología. Una vez ejecutadas las actividades, se deja evidencia en los formatos FRT.18 Verificación de Temperatura de medios Isotérmicos y humedad relativa y FRT.12 Protocolo Estándar de Verificación de Balanzas.

DEFINICIONES CONSIDERACIONES

PROCEDIMIENTO DE METROLOGÍA

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código : PRT.03

Versión : 07

Página 3 de 9

LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS DE CALIBRACIÓN Y VERIFICACIÓN

De acuerdo a como se establece en este procedimiento la División de Mantenimiento enviará una copia de los formatos de verificación y el original de los certificados de calibración a cada Unidad Académico y/o Administrativa, la cual deberá remitirse a los lineamientos establecidos por la NTC GP 1000:2009 Numeral 4.2.4 para el control de los registros.

VERIFICACIÓN DE BALANZAS

La División de Mantenimiento Tecnológico presta el servicio de verificación interna de Balanzas digitales y análogas , para esto cuenta con la GRT. 04 Guía para verificación interna de balanzas análogas y digitales y el FRT. 12 Protocolo estándar verificación balanzas análogas y digitales para el registro de esta actividad; además cuenta con un conjunto de pesas patrón con rango de 1mg a 1kg clase E2 y con 11 pesas clase M1 con rango de 500 g a 20 kg con certificado de calibración . El técnico encargado de realizar esta verificación cuenta con la capacitación pertinente en el área de Mantenimiento preventivo y verificación de Balanzas de acuerdo a los parámetros establecidos por la ONAC.

VERIFICACIÓN DE TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA.

La División de Mantenimiento Tecnológico presta el servicio de verificación de Temperatura y Humedad Relativa, para esto cuenta con la GRT. 05 Guía de verificación para el control de temperatura de almacenamiento para cuartos fríos. y el FRT. 18 Verificación de temperatura Medios Isotérmicos y Humedad Relativa para el registro de esta actividad; además cuenta con un conjunto de equipos patrones para realizar dicho servicio, como un termómetro Fluke con dos sondas de temperatura ( 1 con punta redonda ), un tacómetro digital Amprobe y un aire meter Fluke,

DEFINICIONES CONSIDERACIONES

PROCEDIMIENTO DE METROLOGÍA

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código : PRT.03

Versión : 07

Página 4 de 9

SERVICIO DE CONTROL METROLÓGICO PARA EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LAS SEDES REGIONALES

El servicio de control metrológico de equipos de seguimiento y medición en las sedes regionales se realiza a través de una solicitud a la División de Mantenimiento Tecnológico.

De acuerdo al plan de mantenimiento preventivo anual, la sede correspondiente envía el registro del inventario de equipos en el formato FRT.19 Plan de Verificación Metrológica de equipos o en el formato FRT.04 plan de mantenimiento de equipos, a la División de Mantenimiento Tecnológico.

La División de Mantenimiento Tecnológico presta el servicio de:* Verificación de balanzas análogas y digitales.* Verificación de básculas.* Verificación de temperatura.* Verificación de humedad relativa.

Para otras magnitudes la División de Mantenimiento Tecnológico contrata la prestación del servicio con proveedores externos que deben

cumplir los requisitos establecidos para la selección.

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Actividad Dec isión Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de páginaInicio/Fin Documento

RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO

TIEMPO

ESTIMADO

PROCEDIMIENTO DE METROLOGÍA

Código : PRT.03

Página 5 de 9

Versión : 07

A

Pág.6

INICIO

Profesional DMT

Unidad Académico y/o administrativa

Profesional DMT

3. Asigna la solicitud a traves del SIMAT y/o realiza la programación individual de mantenimiento en el formato correspondiente, FRT.10, e Informa a la UAA la fecha y la hora en la que se realizará la verificación del equipo.

4. Informa al Técnico que corresponda la especialidad la fecha y hora en que se realizará la actividad metrológica Y entrega al técnico el formato FRT.12 protocolo Estandar de Verificación Metrológica y/o el FRT.18 Verificación de Temperaturas de Medios Isotérmicos y Humedad Relativa, según corresponda.

1. Realiza la solicitud de verificación metrológica por medio del SIMAT, y/o envía a la DMT el listado de los equipos que requieren actividades de verificación metrológica en los formatos FRT.04 o FRT.19.

2. Revisa la solicitud en el SIMAT y/o el listado de equipos enviados por las UAA´s para determinar cuales equipos pueden ser intervenidos por personal técnico de la DMT y cuales deben ser intervenidos por proveedores externos.

FRT.04. Plan de Mantenimiento de equipos

Acuerdo 050 de 2015Reglamentación del

Estatuto de Contratación

FRT.10 Programación individual de

mantenimiento.

¿El personal de la DMT puede ejecutar la

actividad?

4. Se informa al técnico

1

Sujeto al tiempo de la UAA

5 Jornadas(Actividades 2 y

3)

1 Jornada

5 Jornadas

FRT.19 plan de

verificación metrológica

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

5. Solicita cotizaciones para la calibración del

equipo

6.Informa al usuario el costo del servicio y, solicita

su autorización

¿El usuario está de acuerdo con el valor

de la reparación/repuesto?

Si

No

B

Pág.6

No

Profesional DMT

5. Realiza solicitud de cotizaciones de proveedores externos requeridos para la prestación de servicio de calibración de acuerdo a lo establecido en los procedimientos del proceso de contratación.

6. Informa al usuario el costo del servicio y se solicita autorización del mismo para continuar con el proceso contractual.

Profesional DMT

Profesional DMT

5 Jornadas

1. Realiza la solicitud por el SIMAT o envía listado de

los equipos

2. Revisa del listado de equipos enviados por las

UAA

3. Asigna la solicitud Y realiza la programación de

mantenimiento

Listado equipos

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO

RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

TIEMPO

ESTIMADO

PROCEDIMIENTO DE METROLOGÍA

Código : PRT.03

Página 6 de 9

Versión : 07

1

7. Realiza solicitud de servicio de transporte a la División de Planta Física.

Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de respuesta de solicitud de servicio de la División de Planta Física.

Técnicode Mantenimiento

8. Traslado a la UAA donde se encuentre el instrumento de medición.Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de respuesta de solicitud de servicio de la División de Planta Física.

Proveedor o Personal Técnico

DMT

9. Lleva a cabo la calibración o verificación del equipo en la fecha y hora establecidas y las registra en el FRT.12 y/o FRT.18 .

Nota 1: Para el servicio de verificación (magnitud masa) realizado en la DMT, inicialmente realiza un mantenimiento preventivo, para permitirle al técnico un equipo fiable para la posterior verificación y/o ajuste del equipo en la fecha y hora establecidas.Nota 2: si el servicio realizado es el de calibración, la DMT enviará la cuenta de cobro correspondiente por el servicio, a la Unidad Académico Administrativa solicitante.

11. Revisa el Certificado de Calibración y/o formato de verificación del instrumento de medición con el fin de constatar el cumplimiento de los requisitos.

10. Entrega al profesional de la DMT los certificados de calibración y/o formatos de verificación.

Profesional DMT

Protocolo Estándar de Verificación Balanzas

Análogas-Digitales FRT. 12

Profesional DMT

¿El instrumento de medición se encuentra

fuera del campus central?

Servicio de Transporte PRF 05

8. Traslado a la UAA donde se encuentra el

instrumento de medición

9. Realiza servicio de calibración o verificación de

equipos.

10.Entrega certificado de calibración y/o formato de

verificación de equipos

No

2

11. Revisa el certificado o formato de verificación

Servicio de transporte PRF.05

Proveedor o Personal Técnico

DMT

1 Jornada

1 Jornada

Personal DMT: 1 Jornada por

equipo

Personal Externo: aprox

20 jornadas

2 Jornadas

3 Jornada

A

C

Verificación de temperatura medios Isotérmicos FRT. 18

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

Protocolo Estándar de Verificación Balanzas

Análogas-Digitales FRT. 12

Verificación de temperatura medios Isotérmicos FRT. 18

7. Solicita transporte del personal

Si

Certificado de calibración y/o Formatos de

Verificación

RESPONSABLE

RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO

DOCUMENTOS DE

REFERENCIADIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN

TIEMPO

ESTIMADO

PROCEDIMIENTO DE METROLOGÍA

Código : PRT.03

Página 7 de 9

Versión : 07

2

12. Comunica al Proveedor o técnico los requisitos no cumplidos para que se haga las respectivas correcciones.Nota1: La unidad Académico Administrativa es la encargada de comunicar a la DMT cualquier tipo de inconsistencias en el certificado o formato, por lo tanto este tiempo esta sujeto a la UAA correspondiente.Nota2: El profesional de la DMT es el encargado de comunicar al proveedor o técnico cualquier inconsistencia en el formato o certificado.

UAAProfesional

DMT

13. Envía el certificado de calibración y/o formatos de verificación a las Unidades académico y/o Administrativas, igualmente guarda en el archivo de la DMT, la información enviada.

Profesional DMT

C

Pág.6

14. Cierra la solicitud a través del SIMAT. Técnico DMT

¿El certificado o formato contiene la

información necesaria?

12. Comunica a la DMT y al proveedor o técnico la necesidad de cambios al

certi ficado o formato

13. Envía y Archiva la copia del certificado o formato

de verificación

FIN

No

Si

1 Jornada

1 Jornada

Nota1: Sujeto al

tiempo de la UAA

Nota2: 1 Jornada

Protocolo Estándar de Verificación

Balanzas Análogas-Digitales FRT. 12

Verificación de temperatura medios Isotérmicos FRT. 18

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

14. Cierra la solicitud B

CONTROL DE CAMBIOS

PROCEDIMIENTO DE METROLOGÍA

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código : PRT.03

Versión : 07

Página 8 de 9

01 Creación del Documento.

VERSIÓNFECHA DE

APROBACIÓNDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Abril 17 de 2008

Diciembre 04 de 2007

Inclusión de consideraciones sobre la selección de proveedores de calibración y definición de requisitos de los certificados de calibración. Modificación del diagrama de flujo, descripción, responsable y documentos de referencia. Cambio en el código del documento.

02

03

Inclusión de consideraciones sobre la actualización del Plan de Control de Mantenimiento y Metrología de equipos y Control Registros de Calibración. Lineamientos para el Control de Registros de Calibración o Verificación. Modificación del diagrama de flujo, descripción, responsable y documentos de referencia.

Noviembre 12 de 2008

04Inclusión de las versiones de la Normas de referencia NTC 2031:2002, eliminación actividad relacionada con el acompañamiento del Profesional de la DMT Para calibraciones contratadas con personal externo.

Abril 17 de 2009

05 Octubre 05 de 2009Inclusión en las consideraciones lo relacionado con el control metrológico de equipos para las sedes regionales UIS.

Se realizaron cambios en la normas técnicas colombianas a la versión vigente. NTC GP 1000:2009 y NTC 2031:2014. Adicionalmente se actualizó el procedimiento para el servicio de Metrología y verificación de los equipos en las sedes regionales y se corrigen los formatos usados para el desarrollo de las actividades. Se incluye la ONAC como la entidad que acredita a los laboratorios de calibración. Se actualiza el procedimiento para contratación por OPS según el estatuto de contratación vigente.Inclusión de tiempos estimados para cada actividad. Inclusión de nota aclaratoria en las actividades 6,7 y 11.Inclusión de unidades de tiempos aclaratorias.

06Octubre 05 de 2015

CONTROL DE CAMBIOS

PROCEDIMIENTO DE METROLOGÍA

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código : PRT.03

Versión : 07

Página 9 de 9

07Inclusión de los equipos patrones de la División de Mantenimiento. Inclusión de información de verificación de Temperatura y Humedad Relativa en consideraciones .Modificación del diagrama de flujo.

VERSIÓNFECHA DE

APROBACIÓNDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Mayo 12 de 2017