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SOPORTE ADMINISTRATIVO GERENCIA COMERCIAL CORPORATIVO

PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CENTROS DE COSTOS

IDENTIFICACIÓN REVISIÓN VERSIÓN PRÓXIMA REVISIÓN

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PI.GC.002 01.09.2015 08 POR DEFINIR 1 de 13

Copia Controlada se encuentra firmada y archivada en Departamento de Prevención de Riesgos y Medio Ambiente.

1 de 13 PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CENTROS DE COSTOS

Procedimiento

Apertura y Cierre de Centros de Costos Elaborado por: Jefe Departamento Soporte Administrativo Aprobado por: Gerente Comercial Corporativo

Fecha: 01.09.2015 Fecha: 01.09.2015

Firmas

Firma

1.- Objetivo.

Asegurar que el proceso de apertura y cierre de centros de costos se realice de manera correcta y dentro del plazo correspondiente, a fin de mantener un control adecuado de toda la información comercial de cada servicio o actividad que entregue PAIS. 2.- Aplicación. Este procedimiento aplica para todas las nuevas solicitudes de generación de centros de costos asociados a proyectos, servicios, contratos y estudio de licitaciones que administra PAIS. Respecto al cierre de Centros de Costos, el procedimiento aplica a todos los que se encuentren vigentes a la fecha de entrada en vigencia del presente procedimiento. 3.- Definiciones.

3.1 Abreviaturas.

ADMCC : Sistema de Administración de Centros de Costos

GAyF: Gerente Administración y Finanzas Corporativo

GC: Gerente Comercial Corporativo

JDCG: Jefe Departamento Control de Gestión

JD: Jefe Departamento Operacional

SG: Subgerente de Operaciones

GO: Gerente de Operaciones

JDC: Jefe Departamento Comercial

DC: Departamento Comercial

JDSA: Jefe Departamento Soporte Administrativo

CC: Centro de Costo

CCO: Centro de Costo Operativo

CCEL: Centro de Costo Estudio de Licitaciones

FRCSP: Formulario Reporte y Cierre de Servicio o Proyecto

OC: Orden de Compra




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DSA: Departamento Soporte Administrativo

3.2 Términos. Centro de Costo Operativo (CCO): Es un CC que acumula toda la información

comercial y financiera de un determinado proyecto, servicio o contrato de mantenimiento y/o servicio. Existen 2 tipos; aquellos asociados a servicios habituales y aquellos asociados a servicios categorizados como de “Emergencia”.

Centro de Costo Estudio de Licitaciones (CCEL): Es un CC que acumula toda la información comercial, áreas de apoyo y financiera de un determinado proceso de estudio de licitaciones.

Softland: Software de gestión comercial desde donde todas las aplicaciones internas toman la información en línea, incluyendo los CC.

Aplicaciones Internas: Son todos los sistemas desarrollados por el Departamento de Informática en donde se imputan y distribuyen ingresos y costos por CC, como por ejemplo el sistema de horas, sistema Fus-Web, sistema de transporte, entre otros.

Sistema de Administración de CC (ADMCC): Aplicación Informática que tiene por objeto administrar el ciclo de vida y perfiles de aprobación de un CC desde la generación hasta su cierre.

Formulario Reporte y Cierre de Servicio o Proyecto (FRCSP): Formulario que registra el término de un servicio, proyecto o contrato operativo en terreno y que debe ser firmado por el JD y el cliente, cuyo formato se adjunta en Anexo 6.1.

4.- Método o Descripción del Proceso. 4.1 Generación de Centros de Costo 4.1.1 CC Operativo Habitual

El proceso en cuestión se inicia a partir de la adjudicación de un servicio, proyecto o licitación por parte del Cliente: Dicha formalización puede ser a través de una OC, Contrato, Orden de Proceder o a lo menos un correo electrónico del cliente. La comunicación oficial es recepcionada por el Departamento Comercial, quienes acusan recibo al cliente la recepción conforme del requerimiento adjudicado. Inmediatamente el Departamento Comercial informa vía correo electrónico al Jefe de Departamento Operacional respectivo con copia al correo [email protected] y al grupo de




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correos de Soporte Administrativo la adjudicación, adjuntando a lo menos los siguientes antecedentes:

Carta Oferta Comercial Presupuesto Documento de Adjudicación RUT del Cliente Línea de Negocio Sublínea de Negocio Unidad Encargada de ejecutar el servicio

El Departamento de Soporte Administrativo revisa, valida y en caso de proceder habilita el CC en el ADMCC con un plazo no superior a 1 día hábil, sistema que genera un código único de CC y que informa de la generación en forma automática a los correos grupales de los departamentos Comercial, Soporte Administrativo y Contabilidad, por parte de operaciones a los Jefes de Departamento, Subgerente y Gerente de Operaciones correspondientes a la Unidad Encargada del Servicio y por parte de Control de Gestión al Jefe Departamento de Control de Gestión. A continuación se presenta un flujograma de este proceso:




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4.1.2 CC Operativo Emergencia

El proceso en cuestión se inicia a partir de la solicitud de parte de un cliente de la atención de un servicio en forma urgente. La decisión de movilizar recursos de PAIS para atender un servicio de este tipo recae en un Jefe de Departamento de Operaciones. En forma inmediata y antes de dar inicio a la atención en terreno, el JD debe informar vía correo electrónico a los correos grupales de los Departamentos Comercial y Soporte Administrativo de dicha solicitud indicando la razón social y/o el rut del cliente involucrado, así como también la Unidad encargada de atender el Servicio. Soporte Administrativo revisa, valida y en caso de proceder habilita el CC en el ADMCC en un plazo no superior a 1 día hábil, sistema que genera un código único de CC y que informa de la generación en forma automática a los correos grupales de los departamentos Comercial, Contabilidad y Soporte Administrativo, por parte de Control de Gestión a la casilla del Jefe Departamento Control de Gestión y por parte de Operaciones a los Jefes de Departamento, Subgerente y Gerente de Operaciones correspondientes a la Unidad Encargada del Servicio. Por otro lado el JD respectivo, en un plazo no superior a los 2 días hábiles después de haber informado la solicitud de atención de emergencia debe enviar vía correo electrónico a la casilla grupal del DC con copia a la casilla de Soporte Administrativo los siguientes antecedentes:

Borrador Carta Oferta Comercial Presupuesto (MG sin descuento) FRCSP firmado por JD correspondiente y cliente (ver formato en Anexo 6.1) Línea de Negocio Sublínea de Negocio

Con esta información Soporte Administrativo actualiza los antecedentes del CC en el ADMCC. Por otro lado en forma inmediata el Departamento Comercial formaliza al cliente con copia a la casilla grupal de Soporte Administrativo la Carta Oferta Comercial. De esta forma Soporte Administrativo rescata este documento para subirlo en el ADMCC.




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A continuación se presenta un flujograma de este proceso:

4.1.3 CC Estudio de Licitación

El proceso en cuestión se inicia cuando un cliente envía una invitación a PAIS para participar en un proceso de licitación. El Departamento Comercial debe solicitar inmediatamente la creación de un CC a la casilla grupal de Soporte Administrativo para registrar los gastos de estudio incurridos en dicho proceso. Junto con la solicitud debe enviar la siguiente información:

Subgerencia o Departamento responsable de generar la respectiva Oferta Fecha de Entrega de la Oferta Comercial Razón Social y/o Rut del Cliente Breve descripción de la Licitación

Soporte Administrativo revisa, valida y en caso de proceder habilita el CC en el ADMCC con un plazo no superior a 1 día hábil, sistema que genera un código único de CC y que informa de la generación en forma automática a los correos grupales de los departamentos Comercial, Contabilidad y Soporte Administrativo, por parte de Control de Gestión a la casilla del Jefe de Departamento y por parte de Operaciones a los Jefes de Departamento, Subgerente y Gerente de Operaciones correspondientes a la Unidad Encargada del Servicio.




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4.2 Cierre del Centro de Costo

4.2.1 Cierre de Centros de Costos Operativos Una vez terminado el o los servicios, el Jefe de Departamento deberá gestionar con el cliente la firma del Formulario FRCSP en señal de conformidad, quedando una copia en poder del cliente. El Jefe de Departamento deberá despachar una copia de este documento a las casillas grupales de los departamentos Soporte Administrativo y Comercial en un plazo no superior a 2 días hábiles desde que se termina el o los servicios. A partir del proceso descrito en el párrafo anterior, el JD cuenta con un plazo máximo de 30 días corridos para ingresar a Soporte Administrativo el formulario de Pre-Cierre de Centro de Costos Operativos firmado por el JD respectivo y con las visaciones de los Departamentos de Apoyo que se indican en él (ver Anexo 6.2). En caso de que el formulario se reciba fuera de este plazo, deberá existir una visación por parte del GO. Soporte Administrativo cuenta con un plazo no superior de 1 día hábil para revisar el formulario y generar la deshabilitación parcial del CC en las aplicaciones internas. A partir de esta acción se dará un plazo de 30 días calendario para desactivar el CC en Softland, deshabilitando automáticamente el centro de costo asignado de todos los sistemas de la empresa. En forma inmediata a la deshabilitación del Softland, el Jefe Departamento Soporte




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Administrativo enviará un informe de resultado de explotación del CC dirigido a las siguientes personas: Jefe Departamento Comercial, Gerente Comercial Corporativo, Jefe de Departamento Operaciones, Subgerente, Gerente de Operaciones, Jefe Departamento Control de Gestión y Gerente de Administración y Finanzas Corporativo. En caso de que algún Departamento de Apoyo de la empresa desee solicitar la habilitación temporal del Sofland para cerrar un proceso interno asociado al CC en etapa de cierre, deberá obtener la aprobación del Gerente de Administración y Finanzas indicando a lo menos el motivo y la fecha que requiere la rehabilitación. Inmediatamente luego de la re-deshabilitación se enviará una nueva revisión del resultado de explotación dirigido a los mismos destinatarios que se describen en el párrafo anterior. En caso que el monto a cargarse en un CC desactivado sea igual o menor a $ 50.000 bastará con el VB del Jefe del Departamento de Contabilidad, no siendo necesario el VB del Gerente de Administración y Finanzas. A continuación se presenta un flujograma de este proceso:




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4.2.2 Cierre de Centros de Costos para Estudios de Licitaciones Una vez el Departamento Comercial toma conocimiento del resultado de una licitación asociada a un determinado CC, debe comunicar de este hecho en forma inmediata a Soporte Administrativo vía correo electrónico para iniciar el control del proceso de cierre del respectivo CC. En caso de que la licitación tenga resultado favorable se debe indicar el código del CC Operativo asociado a la ejecución del servicio. A partir de esta comunicación, el Departamento Comercial cuenta con un plazo máximo de 30 días corridos para despachar a la casilla grupal del Soporte Administrativo el formulario de Pre-Cierre de Centro de Costos Estudio Licitaciones firmado por el Jefe Departamento Comercial y con las visaciones de los Departamentos de Apoyo que se indican en él (ver Anexo 6.3). En caso de que el formulario se reciba fuera de este plazo, deberá existir una visación por parte del Gerente Comercial Corporativo.

Soporte Administrativo cuenta con un plazo no superior de 1 día hábil para revisar el formulario y generar la deshabilitación parcial del CC en las aplicaciones internas. A partir de esta acción se dará un plazo de 30 días corridos para desactivar el CC en Softland, deshabilitando automáticamente el centro de costo asignado de todos los sistemas de la empresa. En forma inmediata a la deshabilitación del Softland, el Jefe Departamento Soporte Administrativo enviará un informe de Costo de la Licitación dirigido a las siguientes personas: Jefe Departamento Comercial, Gerente Comercial Corporativo, Jefe de Departamento Operaciones, Subgerente, Gerente de Operaciones, Jefe Departamento Control de Gestión y Gerente de Administración y Finanzas Corporativo. En caso de que algún Departamento de Apoyo de la empresa desee solicitar la habilitación temporal del Sofland para cerrar un proceso interno asociado al CC en etapa de cierre, deberá obtener la aprobación del Gerente de Administración y Finanzas indicando a lo menos el motivo y la fecha que requiere la rehabilitación. Inmediatamente luego de la re-deshabilitación se enviará una nueva revisión del informe de gastos dirigido a los mismos destinatarios que se describen en el párrafo anterior. En caso que el monto a cargarse en un CC desactivado sea igual o menor a $ 50.000 bastará con el VB del Jefe del Departamento de Contabilidad, no siendo necesario el VB del Gerente de Administración y Finanzas.

mailto:[email protected]




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5.- Responsabilidades y Obligaciones.

Jefe Departamento SA: Responsable de abrir y cerrar Centros de Costos de todas las actividades de PAIS.

Jefes Departamentos de Operaciones: Responsables del cumplimiento del proceso técnico y administrativo para el cierre del centro de costo.

Subgerente de Operaciones: Responsable de Supervigilar el cumplimiento oportuno del proceso Técnico administrativo por parte de Operaciones.




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6.- Anexos.

6.1 Formulario de Reporte y Cierre de Servicio o Proyecto

N°

DATOS DEL CLIENTE

EMPRESA

RUT

TELEFONO

NOMBRE REPRESENTANTE DEL CLIENTE

CARGO

DATOS DEL SERVICIO U OBRA

CENTRO DE COSTO

NOMBRE DEL SERVICIO

OTI ASOCIADA

FECHA INICIO FECHA TERMINO

HORA INICIO HORA DE TERMINO

DESCRIPCION DEL SERVICIO

RECURSOS UTILIZADOS

HH UTILIZADAS

MOVILES UTILIZADOS

MATERIALES UTILIZADOS

CALIFICACION DEL SERVICIO

EXCELENTE BUENO SATISFACTORIO DEFICIENTE PESIMO

OBSERVACIONES DEL CLIENTE

FIRMA REPRESENTANTE DE PAIS FIRMA REPRESENTANTE DEL CLIENTE

ORIGINAL CLIENTE

COPIA OPERACIONES

COPIA COMERCIAL

REPORTE Y CIERRE DE SERVICIO O PROYECTO

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6.2 Formulario de Pre – Cierre de Centros de Costos Operativos

Mediante el presente documento se solicita el cierre del siguiente centro de costos:

Código CC

1

2

3

4

5

6

7

8

Formulario de Pre-Cierre de Centro de Costos

Operativos

Jefe Departamento

Fecha:

Junto con lo anterior declaro que se revisaron los siguientes puntos los cuales fueron regularizados

integramente y no registran temas pendiente:

Descripción CC

Todos los servicios ejecutados se encuentran con una solicitud de facturación

válidamente emitida a Soporte Administrativo

No quedan rendiciones por entregar al Dpto de Contabilidad

Firma

No quedan materiales por retirar o devolver a Bodega

No quedan facturas de proveedores por entregar a Adquisiciones

No quedan HH por imputar y/o aprobar en Sistema de Horas

No quedan Servicios PAT por distribuir y/o imputar

Nombre:

9

No quedan activos fijos por regularizar de acuerdo a

procedimiento vigente para tal efecto, es decir, ya se

encuentran derivados a otros CC o bien dados de baja

según correspondaVB Control de Gestión

No quedan finiquitos con contratistas pendientes por regularizar a través de

Soporte Administrativo

No quedan Boletas de Garantía Vigentes por regularizar a través de Soporte

Administrativo

12Los servicios de fotocopiadora han sido regularizado

con informática.

VB Informática

10

En caso de existir contratos con proveedores distintos

a contratistas, sus respectivos finiquitos fueron

gestionados a través de Adquisiciones.VB Adquisiciones

11Los servicios de telefonía, internet y casino han sido

regularizado con adquisiciones

VB Adquisiciones




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6.3 Formulario de Pre – Cierre de Centros de Costos Estudio de Licitaciones

Mediante el presente documento se solicita el cierre del siguiente centro de costos:

Código CC

ESTADO

2

3

4

5

6

7

8

Nombre:

Jefe Departamento Comercial

Firma

Fecha:

CC ADJUDICACIÓN

11Los servicios de telefonía, internet y casino han sido

regularizado con adquisiciones

VB Adquisiciones

12Los servicios de fotocopiadora han sido regularizado

con informática.

VB Informática

9

No quedan activos fijos por regularizar de acuerdo a

procedimiento vigente para tal efecto, es decir, ya se

encuentran derivados a otros CC o bien dados de baja

según correspondaVB Control de Gestión

10

En caso de existir contratos con proveedores distintos

a contratistas, sus respectivos finiquitos fueron

gestionados a través de Adquisiciones.VB Adquisiciones

No quedan materiales por retirar o devolver a Bodega

No quedan facturas de proveedores por entregar a Adquisiciones

No quedan HH por imputar y/o aprobar en Sistema de Horas

No quedan Servicios PAT por distribuir y/o imputar

No quedan finiquitos con contratistas pendientes por regularizar a través de


No quedan Boletas de Garantía Vigentes por regularizar a través de Soporte

Administrativo

Formulario de Pre-Cierre de Centro de Costos

Estudio Licitaciones

Descripción CC

Junto con lo anterior declaro que se revisaron los siguientes puntos los cuales fueron regularizados

integramente y no registran temas pendiente:

No quedan rendiciones por entregar al Dpto de Contabilidad




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7.- Registros.

Código e Identificación

Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable

Formulario de Pre – Cierre de

Centros de Costos

Por Correlativo interno

- JDSA

- GC

Directorio compartido.

Digital Eliminar

Jefe Departamento


8.- Bitácora de Actualizaciones.

Número Ítem alterado Fecha

00 Todos 21.09.07

01 Todos 18.02.10

02

a) Revisión general del documento. b) Se modifica pie de página del documento. c) Se cambia ítem 3 “Referencias” decía:

- PI-GE-001 “Emisión, Revisión y Modificación de Documentos“ (Este documento fue fundido con el PI-GE-002 y ahora se llama: PI-GE-002 Generación y Control de Documentos)

d) Se elimina item 9 “Diagrama de Procesos”.

01.06.2010

03 Modificación según nueva estructura. 12.09.2011

04 a) Se modifica los términos Unidades y Áreas a Departamentos. b) Se realiza una revisión general del documento

31.05.2012

05 a) Modificación según nueva estructura 03.08.2012

06 b) Revisión general del documento 03.06.2013

07

a) Se modifica nombre de procedimiento de Procedimiento Generación, Control y Cierre de Centros de Costos por el nombre de “Procedimiento Generación y Cierre de Centros de Costos”, por la reestructuración del Departamento.

b) Se cambia codificación “PI-GF-007” ya que el Departamento pasa bajo las dependencias de Gerencia Comercial, quedando con la codificación “PI-GC-002”

c) Registros asociados a este procedimiento, comenzaran a regir desde la actualización de este procedimiento.

17.03.2014

08 Título Procedimiento / 2.- Aplicación. / 4.1.1 CC Operativo Habitual / 4.2 Cierre del Centro de Costo / 5.- Responsabilidades y Obligaciones. / 6.- Anexos.

01.9.2015

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