procedimiento administrativo -...

GERENCIA DE FINANZAS Y

PLANIFICACIÓN

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CÓDIGO GFP/PRC-CORP-005 - COM

REVISIÓN Nº 2

Gestión de Compras de Bienes y Servicios

FECHA INICIO VIGENCIA 08.08.2011

ARCHIVO Procedimientos/GFP/PRC-CORP-005-Gestión de Compras.doc

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CONTENIDO

1.0 PROPÓSITO .................................................................................................................... 2

2.0 ALCANCES ...................................................................................................................... 2

3.0 DEFINICIONES: ............................................................................................................... 2

4.0 RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES ...................................................................... 3

5.0 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ..................................................................................... 4

6.0 COMPRAS ESPECIALES .............................................................................................. 13

7.0 TIMINGS PROCESO DE COMPRA ............................................................................... 17

8.0 ANEXOS ........................................................................................................................ 18

CONTROL DE MODIFICACIONES

Revisión Nº Fecha Descripción del cambio Elaborado por

0 17/06/2010 Revisión inicial Ricardo López P.

1 7/07/2011 Actualiza procesos Patricio Sepúlveda

2 15/11/2011 Actualiza plazos Roberto Morales


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1.0 PROPÓSITO El propósito de este documento es reglamentar la realización de todas las Compras que efectúe Enaex para satisfacer las necesidades de bienes y/o servicios de sus clientes internos, con el objetivo de mantener la continuidad de las operaciones de Enaex.

2.0 ALCANCES El alcance del presente procedimiento es para toda la compañía, todos los departamentos y todas las personas que se desempeñan tanto en Enaex S.A. como Enaex Servicios S.A. que requieran de bienes y/o servicios para desarrollar sus operaciones normales. Contempla desde la necesidad de adquisición de un bien o servicio hasta la recepción de este por parte del solicitante.

LA SUBGERENCIA DE ABASTECIMIENTO (EXCLUSIVAMENTE) ES QUIÉN DEFINE LA

METODOLOGÍA DE ABASTECIMIENTO. TODAS LAS PERSONAS QUE REQUIERAN ABASTECERSE DE MATERIALES DIRECTOS E INDIRECTOS DE FABRICACIÓN O DE SERVICIOS, DEBEN CONOCER Y CUMPLIR LA METODOLOGÍA QUE ESTA SUBGERENCIA ESTABLEZCA.

3.0 DEFINICIONES:

• Solicitud de pedido (Solped): elemento del sistema SAP, que permite al solicitante hacer una petición al área de Abastecimiento, con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado. • Pedido de Compra (PO): elemento de SAP a través del cual se notifica al proveedor de los materiales y/o servicios que se desean adquirir. • Imputación: corresponde al medio en donde se cargará el costo o gasto de las compra de materiales o servicios. Existen tres tipos:

- K: Centro de Costo o CeCo (Cargo directo a gasto) - F: Orden Interna, Orden de mantenimiento y Orden de Gasto. - Vacía: Compra de materiales para stock (Cargo a cuentas de stock)

• Orden Interna: elemento de SAP que se utiliza para planificar, cobrar y analizar los costos que originan actividades internas. Nace de una Solicitud de Inversión la cual se vacía en SAP y se transforma en una Orden Interna. • Orden de Mantenimiento: elemento de SAP que se utiliza para planificar, cobrar y analizar los costos que originan actividades internas de mantenimiento de planta.

• Orden de Gasto: elemento de SAP que se utiliza para organizar y canalizar los gastos por centro de costo de un determinado proyecto.


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• Centro de Costo (CeCo): son áreas independientes (dentro de una sociedad CO) en las que se producen costos.

• Cuenta Contable: corresponde a la clase de costo en SAP donde se clasifican los distintos conceptos de una compra de acuerdo al presupuesto informado a cada centro de costo.

• Activos Fijos: aquellos bienes muebles o inmuebles comprados o construidos por la empresa para destinarlos a la explotación o apoyo a las actividades con su giro comercial, sin ánimo de venderlo, con una vida útil superior a 1 año. Tales como: terrenos, edificios, instalaciones, maquinarias, equipos mobiliarios, de oficina, mejoras en propiedad arrendada, entre otros.- • Servicios de Terceros: corresponden a servicios prestados por personas externas a

Enaex, que tienen como finalidad atender las necesidades de los clientes internos de Enaex. Existen distintos tipo de servicios, cada uno de ellos debe tener asociado un código en el Maestro de Servicios.

• Materiales directos: es toda aquella materia prima, envase o material de embalaje utilizado directamente en la producción o fabricación un producto determinado. • Materiales indirectos: son aquellos materiales que por su naturaleza no se incorporan directamente en la producción o fabricación de productos pero que son utilizados frecuentemente por funcionarios de la empresa. Son considerados materiales indirectos: Materiales y Artículos para Oficinas, Muebles, Materiales Eléctricos, Papelería Corporativa, Toner, Tintas, Elementos de Protección Personal, Ropa de Trabajo, Etc.

4.0 RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES Los responsables que participan en la ejecución del procedimiento son: • Área Solicitante: corresponde al área que solicita la compra o la contratación de un servicio. Si bien, cualquier persona puede manifestar la necesidad de adquirir un determinado bien o servicio, la solicitud de compra a través del sistema SAP la realiza sólo el personal autorizado para realizar esta función. El Área Solicitante será responsable de que la SolPed quede correctamente creada desde todo punto de vista (Ver Punto 5.1)

.

• Liberador Solicitud de Pedido de Compra: corresponde a la persona que, según la estrategia de Liberación definida por la Gerencia de Administración y Finanzas de Enaex, debe aprobar o rechazar las Solicitudes de Pedido que se requieran,

será de su completa responsabilidad verificar la correcta imputación de la SolPed.

• Comprador: persona del área de Abastecimiento, o de otra área de la compañía con dependencia funcional del Departamento de Compras, encargada de canalizar la necesidad de


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compra del solicitante y gestionar con el proveedor la entrega de los materiales y/o servicios requeridos, como la validación • Liberador Pedido de Compra:

corresponde a la persona que, según la estrategia de Liberación definida por la Gerencia de Administración y Finanzas de Enaex, debe aprobar ó rechazar las compras que se requieran, (Ver Punto 5.5 “Liberación de Orden de Compra / Contrato”

• Encargado Recepción:

persona responsable de recepcionar los bienes y servicios en SAP, puede ser el encargado de bodega para los materiales, o el solicitante de cada área para la aceptación de los servicios.

• Administrativo contable:

persona encargada de verificar las facturas con el pedido en SAP para su contabilización y posterior pago conforme a las condiciones establecidas en la compra.

• Proveedor:

persona natural o jurídica externa a Enaex con la que se establece una relación comercial de compraventa de materiales directos, indirectos o la contratación de servicios. Éste será responsable de hacer entrega de los bienes y/o servicios solicitados, de acuerdo a nuestra política comunicada (Ver anexo comunicado a proveedores)

5.0 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1 El Solicitante de Compras y la creación de Solicitud de Pedido El Proceso de Compras se inicia cuando cualquier Departamento o Área de Enaex manifiesta, al Solicitante (persona autorizada por su Departamento o Área), la necesidad de comprar un material, Directo o Indirecto, o de contratar un servicio para poder continuar con las operaciones normales de la organización. El Solicitante ingresará en el Sistema SAP la solicitud para que el Área de Abastecimiento, a través de un Comprador, realice las acciones correspondientes para gestionar la compra con el Proveedor. El solicitante de compras debe tener en consideración los siguientes puntos:

• Emisión oportuna de “Solicitud de Pedido”: con el fin de no generar retrasos en las operaciones normales de las distintas áreas y departamentos de Enaex.

• Transmitir Claramente la Cantidad de Compra, Fecha de Entrega y quién gestionará la compra. Opcionalmente puede proponer uno o más proveedores, cotizar y entregar un precio referencial.

• Estará bajo su responsabilidad Ingresar todos los datos correctamente: entre otros incluidos datos contables como Cuenta Mayor, CECO, Orden Interna, orden de mantenimiento, imputación vacía (stock).

• Una vez recibido el material o servicio solicitado deberá: - Realizar la “Entrada de Mercadería” en SAP en el caso de Productos - Realizar la “Entrada de Servicios” en la Hoja de Entrada de Servicios “HES” en SAP,

en el caso de Servicio


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Es importante tener en cuenta que el Solicitante no podrá pedir directamente al proveedor que inicie trabajos, no podrá comprometer compras de bienes y/o servicios si el Pedido de Compra no ha sido generado por el Área de Abastecimiento y no haya sido autorizado por el liberador, excepto en el caso de compras de emergencia debidamente justificadas según punto 7.0 del presente procedimiento.. Solamente el Comprador podrá comprometer compras con proveedores después de haber seguido el proceso formal de Compra. No obstante lo anterior, el solicitante podrá sugerir proveedores de manera de facilitar el proceso de compra, sin perjuicio de esto, la cotización siempre será de responsabilidad del comprador. Si el área de compra detecta cualquier dato erróneo en la solicitud de pedido, será obligación del comprador avisar al solicitante que debe corregir la Solicitud de Pedido. El comprador en ningún caso deberá modificar los datos ingresados por el solicitante. El comprador deberá formalizar el pedido de compra vía e-mail al proveedor. Se deberá trabajar para que en un futuro este e-mail sea enviado automáticamente por SAP.

5.1.1 Plantas de Servicios Las Solicitudes de Pedido en las Plantas de Servicios se generan a través de la Interfaz SIAP-SAP o a través de un encargado asignado por la Subgerencia, dependiendo del tipo de material, ya que estas plantas no cuentan con SAP en sus dependencias.

- Materiales y Servicios Indirectos: deberán ser reflejadas en SAP por persona asignada por la Subgerencia correspondiente

- Materias Primas, Envases, Embalajes, Productos de Reventa, Semielaborados, Producto Terminado y Materiales Intercompany (entre Enaex S.A. y Enaex Servicios): Notas de Pedido SIAP se transmiten a SAP y se transforman en solicitudes de pedido SAP.

5.2 El Comprador y la recepción de Solicitud de pedido La Solicitud de Pedido generada en SAP, y los documentos anexados a ésta digitalmente, quedarán disponibles en el sistema para que sea tratada por el comprador que corresponda, según el grupo de compra asignado en la Solicitud de Pedido, y el comprador sea quien defina al proveedor, las condiciones comerciales, precios, plazos, etc. El Comprador es la persona autorizada para gestionar las órdenes por materiales directos, indirectos o servicios para el beneficio de Enaex. Las responsabilidades del Comprador son las siguientes:

• Selecciona proveedores de materiales y servicios. • Realiza cotizaciones. • Negocia con proveedores condiciones comerciales. • Convierte las Solicitudes de Pedido en Órdenes de Compra. En este proceso debe

considerar la exclusión del centro de costo cuando se trate de pedidos asociados sólo una orden de inversión.

• Transmite las Órdenes de Compra a los proveedores externos


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• Monitorea la entrega a tiempo de los bienes y la ejecución de servicios en la fecha , lugar,, cantidad, y calidad requerida,

• Resuelve eventuales diferencias de precios o cantidades facturadas respecto a lo indicado en los pedidos.

• Asegura el cumplimiento de las actividades establecidas en el procedimiento de compra de la subgerencia.

• Mantiene la información de compras efectuadas, asegurando su disponibilidad. • Resuelve desviaciones a lo indicado en el pedido de compra. • Responde en forma oportuna los requerimientos del cliente. • Asesora al cliente interno en el proceso de abastecimiento. • Informa al cliente sobre el estado del pedido de compra. • Se hace cargo del grado de urgencia de la solicitud y toma acciones acordes a éstas. • Conoce los procesos de la compañía y a los clientes. • Monitorea la Recepción de materiales y servicios que debe realizar el solicitante

en SAP • Cierra el pedido de compras en SAP

Las Solicitudes de pedido generadas en el sistema deberán ser aprobadas en SAP y esta liberación dependerá del tipo de imputación (K, F, Vacía), tipo de documento (ZNB, ZAU) Centro (planta u oficina), Grupo de compra (Comprador), monto, etc.

5.3 Cotización El área de Abastecimiento solicitará a los Proveedores con capacidad de proveer lo solicitado en tiempo y calidad requerida y cuenten con una evaluación satisfactoria, una o dos cotizaciones, dependiendo del monto de la compra cuando las Solicitudes de Pedido no cuenten con un Contrato asociado. Si bien las áreas solicitantes pueden sugerir proveedores , en ningún caso pueden comprometer o acordar la compra antes de pasar por Abastecimiento, área responsable de la cotización y compra. Si se trata de proveedores únicos o compras inferiores a $500.000, se puede realizar la compra con una cotización. Será el aprobador de los Pedidos de Compra quién puede requerir una cotización adicional y la solicitará al comprador que corresponda. Si se trata de compras superiores a $500.000, se solicitarán como mínimo 2 cotizaciones, exceptuando las compras de especialidad, o compras con proveedor único las que deberán contar con la justificación respectiva como documento anexo del pedido de compra. (Anexo 1 Justificativa interna de Compra) Para compras de bienes o servicios de alto volumen o frecuencia se deberá efectuar una licitación privada o pública generándose las respectivas bases administrativas y técnicas. Para el caso de compras de emergencia, debidamente justificadas, se emitirá un pedido de compra sin Solped que deberá adjuntar una justificación escrita por el solicitante (Anexo 1 Justificativa interna de Compra) y con la autorización via correo electrónico del dueño del centro de costo respectivo. Será responsabilidad del solicitante gestionar dicha autorización.


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Contratos Marco El proceso estratégico de Compra, donde se consolidarán los volúmenes de compra corporativamente para crear contratos a plazo fijo, deberá estar centralizado en Abastecimiento y tendrá obligatoriamente que cumplir con la obtención de dos cotizaciones o más y dejar documentada la negociación adjunto al contrato SAP el cual, dependiendo del monto del contrato, deberá ser liberado por el Subgerente de Abastecimiento, Gerente Administración y Finanzas y Gerente General. (Ver punto 5.5 “Liberación de Orden de Compra / Contrato”) Una vez recibidas las cotizaciones el comprador evaluará la mejor oferta que cumpla con las especificaciones técnicas requeridas y condiciones comerciales.

5.4 El Comprador y la Generación Pedido de Compra / Contrato

5.4.1 Pedidos de Compra Decidido el proveedor, el comprador genera el Pedido de Compra en SAP, para que sea autorizada y liberada por los responsables siguiendo la estrategia de liberación definida. De acuerdo al tipo de compra y a los montos involucrados en ella, el área de Abastecimiento determina el medio a través del cual se realizará la transacción con el proveedor (Pedido de Compra o Contrato). Todos los Pedidos de Compra deberán incluir la condición de pago de 30 días, según la Política de pago de Enaex definida por Finanzas. Las excepciones deberán consultarse con la Subgerencia de Abastecimiento. Compras menores con pagos realizados al contado, dependiendo de su naturaleza podrán eventualmente ser efectuadas vía fondos por rendir o fondos fijos de acuerdo al procedimiento de fondos por rendir y fondos fijos publicado por la gerencia de administración y finanzas. Importante: en el caso que la solicitud de pedido generada considere algún bien o servicio y que actualmente se encuentre cubierto por un contrato vigente (contrato marco), el área de Abastecimiento evaluará dejar sin efecto el pedido original generando un pedido nuevo al proveedor establecido en el contrato marco.

5.4.2 Contratos En el caso de generarse contratos por la compra de los bienes/servicios será el área de Abastecimiento la responsable de la custodia. Igualmente estará a cargo de la administración del contrato para el caso del suministro de bienes, salvo contratos específicos (por ejemplo de alta especialización o complejidad técnica) en que el área solicitante se defina como la administradora del contrato. Para el caso de la contratación de servicios, cada área solicitante administrará dicho contrato y asegurará la correcta prestación del servicio. Será responsabilidad del Comprador el mantener correctamente actualizados los pedidos/contratos en SAP.


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La gerencia de Administración y finanzas proporcionará apoyo en aspectos legales y tributarios (impuestos, tipos de servicio, etc.) para la generación y mantención del contrato.

5.5 Liberación de Pedidos de Compra / Contrato El Pedido de Compra no podrá ser enviado al proveedor hasta que sea liberada o autorizada por todos los responsables. Además, será exclusivamente el comprador el responsable de comunicar el pedido al proveedor. Las estrategias de liberación de pedidos están definidas por niveles de monto. En Enaex se ha determinado ejecutar tres niveles de autorización:

• Subgerente Abastecimiento Hasta $ 999.999 • Gerente Administración y Finanzas Entre $1.000.000 y $4.999.999 • Gerente General Desde $5.000.000.

En el caso de no ser aprobada la compra por los niveles de autorización definidos en la estrategia de liberación, el área de abastecimiento quedará posibilitada para eliminar el pedido de Compra/Contrato después de esperar 30 días.

5.6 Notificación al Proveedor Una vez liberado el Pedido de Compra, es decir, autorizado por cada uno de los responsables de acuerdo a la estrategia de liberación definida, éste es enviado por el comprador a través de correo electrónico a la casilla del proveedor. El área de Abastecimiento debe confirmar la recepción conforme del Pedido de Compra por parte del proveedor y administrar toda la información de respaldo asociada a la compra:

• Solicitud de Pedido (En el sistema SAP) • Cotizaciones (En el sistema SAP) • Pedidos de Compra o Contrato (En el sistema SAP)

5.7 El Solicitante y la Recepción de Mercadería / Hoja de recepción de Servicio HES Una vez que los materiales son recibidos en planta o alguna oficina Enaex, será obligatorio que el solicitante de compra ingrese a SAP y refleje dicha recepción en el sistema inmediatamente. Si el solicitante no hace la recepción de mercadería no se podrá registrar el o los documentos fiscales relacionados al pedido Enaex por lo que tampoco se podrá generar el pago al proveedor. El “Solicitante de Compra” es responsable de efectuar la Entrada de mercadería en SAP durante las siguientes 24 hrs. de haber recibido el material físicamente conforme a lo solicitado. La recepción de materiales en bodega debe hacerse en SAP dejando el stock en estado de “Control de calidad” y luego de la revisión del área desde donde nace la necesidad y posterior validación, será la persona que hizo la recepción SAP quien haga el traspaso de estado de control de calidad a libre utilización. Particularmente para Materias Primas, Envases y embalajes, el bodeguero recepciona el stock en estado de “control de calidad” y el área de


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Calidad Enaex será la responsable por dar el alta del stock y cambiar su estado a “libre utilización”. En caso que los materiales sean rechazados, el proveedor los deberá reemplazar por otra partida que cumpla con la revisión de calidad En caso de no poder reemplazarlos, deberá emitir una nota de crédito y proceder a retirarlos de las dependencias de Enaex. El “solicitante de compra” será responsable de dar salida física y sistémica de los materiales únicamente contra los documentos que lo respalden, de tal manera que el stock, las características y el valor de los materiales queden correctamente contabilizados en SAP.

5.7.1 Consecuencias de no realizar la Entrada de mercadería o recepción de servicios a tiempo • El proveedor no recibirá su pago a tiempo, debido a que la Factura quedará Pendiente

de pago. • El comprador tendrá que hacer el seguimiento, perdiendo tiempo en procesos que no

agregan valor. • El comprador no podrá negociar mejores precios, si al proveedor no se le paga a

tiempo. • Perdida de IVA si la Factura permanece pendiente de registro por mas de 60 días.

Compras

ROL COMPRADOR ENAEX

Creación de la Solicitud de Pedido

Aprobación de la Solicitud de Pedido

Cotizar y Crear Pedido de Compra

Aprobación de Orden de Compra

ROL COMPRADOR ENAEX

Verificación de Facturas

Envío de Orden de Compra al Proveedor

Recepción contable Registro de facturas

ROL APROBADOR DE SOLPED ROL APROBADOR DE

COMPRA

CUENTAS POR PAGAR CUENTAS POR

PAGAR

Ingreso físico de materiales

Entrada Mercadería/ Servicio

Pago de la Factura

TESORERÍA

Solicitante

Contabilidad y Finanzas

Recepción Preliminar Preingreso de facturas

OFICINA DE PARTES

ROL SOLICITANTE ENAEX

ROL SOLICITANTE ENAEX


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Diagrama de Flujos de Compras

PROVEEDOR Entregar Productos

Gu í a de Despacho o Factura

Recibir Producto 1

Est á Conforme? Detallar Inconformidad

2 Entregar

Conformidad 3

No Si

Ingresar Conformidad

A SAP 4

Analista de Log í í

Bodega Cellstar del

C ó ndor

RECEPCION BODEGA

Formulario de Requerimiento

SAP

Otras Bodegas

Bodega Sucursal

Jefe de Bodega Administrador

de Contrato o Solicitante

de la Compra

PROVEEDOR Entregar Materiales

í Guia de Despacho o Factura

Recibir Materiales

Est á Conforme? Informar Rechazo

Entregar Conformidad

No Si

Ingresar Recepción

A SAP

Encargado de Bodega í

BODEGA OFICINA

RECEPCION BODEGA

Formulario de Requerimiento

SAP

Otras Plantas

Oficina Santiago

Encargado de Bodega Administrador

de Contrato o Solicitante

de la Compra

Planta Prillex Planta

Rio Loa

Administrador de contrato o solicitante de la compra

Recibir Pedido

Encargado de Faena Encargado

de Faena

Oficina Antofagasta

Oficina Copiapo


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Gerencia de Administración y Finanzas Solicitante Abastecimiento Nivel de Autorización Proveedor

[OC]

[CONTRATO]Contrato

Contrato

Contrato Firmado

[SI]

[SI]

[NO]

[NO]

Recibir y Revisar Solicitud

Enviar Contrato/OC

Generar OC en SAP

¿Generar Contrato u

OC?

Generar Contrato y Solicitar VB

Recibir y Corregir Contrato

Enviar Contrato Corregido

Recibir y Registrar

Contrato en SAP

Inicio

Fin

Recibe OC / Contrato

Solicitar Autorización

Liberación en SAP

¿Aprobado?

Custodia Contrato

Enviar Orden de Entrega

Recibe Orden de Entrega

Necesida de Bien / Servicio

Ingresar Solicitud de

Pedido en SAP

¿Contrato Vigente?

Petición de Ofertas

Envío de Ofertas

Comparativa de Ofertas

Solicitud de Pedido

Orden de Comprao

Contrato

Modificación de la Orden de Compra

/ Contrato

Anulaciónde la Orden de Compra

/ Contrato


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CRONOGRAMA CICLO GENERAL DE PAGO

DIA 1 DIA 2 DIA

VENCIMIENTO

RECEPCIÓN FACTURA

PAGO SEGÚN CONDICIONES

FACTURA

GESTION DE RECEPCION DEL PEDIDO

DIA 3

OFICINA DE

PARTES TESORERIA

CUENTAS POR

PAGAR

SUB-GERENCIA ABASTECIMIENTO COMPRADOR

ACCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO FACTURA


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6.0 COMPRAS ESPECIALES Aunque todas las compras Enaex deben obligatoriamente cumplir con el proceso descrito en punto 5 del presente procedimiento, existen algunas excepciones y compras con tratamiento especial que son mencionadas a continuación:

6.1 Pasajes Aéreos, Reservas de Hotel y Arriendo de Vehículos para viaje. Para cotizar, comprar y encontrar las mejores condiciones y tarifas para pasajes aéreos existen dos alternativas a disposición de Enaex:

o Lan.com & Skyairlines.com

• Por medio de las páginas web el asistente de viajes Enaex podrá acceder a las tarifas negociadas para pasajes aéreos.

• Cotizar con una agencia y un portal (Sky y Lan) por lo menos, hacer reservas para mantener tarifas y cupos (aconsejable). Lan y Sky capacitarán y dispondrán de correo y teléfono de atención por si hay dudas.

• Validar con el responsable del centro de costo cual es la opción a tomar • Una vez definida la opción de proveedor se debe crear Solped en SAP con el valor

definitivo a pagar. • Solped debe incluir imputación K (ceco correspondiente), tipo de posición F (Servicio

500046), Cuenta contable 600600010 (vuelos nacionales) y 600600020 (vuelos internacionales). Adjuntar ticket y cotización de otro proveedor.

• Ir al portal de Lan o Sky y comprar ticket ingresando el número de la solped SAP • (obligatorio). • En Abastecimiento Santiago o un comprador regional (según el área donde se genere la

solicitud), hará pedidos quincenales consolidando las Solped con tickets adjuntos. • Proveedor factura quincenalmente Importante: Si hay modificaciones de tickets que

generen pagos adicionales se generar • Solped por dicha diferencia haciendo mención a la solped original.

o Agencias de Viajes

• Por medio de las agencias Travel Security y Cocha se pueden cotizar Tickets aéreos, Reservas de hotel y Arriendo de automóviles.

• El pasajero del área solicitante debe llenar y enviar al asistente de viaje correspondiente el formulario de cotización de viaje SK vía mail a [email protected].

• Las agencias de viajes recibirán de forma simultánea la cotización de viaje SK. Cada agencia enviará sus ofertas al correo electrónico de la asistente de viajes que remite la cotización.

• Definida la agencia, el asistente de viajes Enaex emite solped adjuntando cotización. La solped deberá considerar ceco y cuenta (cuenta tickets para vuelos nacionales 600600010, vuelos internacionales 600600020, Hoteles 600600050 y Arriendo de vehículos 600710040) y debe ser enviada a la agencia por mail. Se debe confirmar tanto

• la oferta adjudicada como la no adjudicada.


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• En Abastecimiento Santiago o un comprador regional (según el área donde se genere la solicitud), hará los pedidos consolidando las solped remitiéndola después a la agencia de viaje y al asistente de viaje que generó la solped.

• Agencia de viajes procederá a facturar el servicio contratado. Factura deberá hacer mención al número de SOLPED previamente informado.

Para cualquier modificación en el precio de los servicios contratados, el solicitante deberá complementar la cotización original con la nueva cotización y deberá actualizar la respectiva Solped

6.2 Importaciones

, de manera de evitar futuras diferencias con lo facturado por el proveedor.

Los gastos de transporte de importaciones y otros asociados como agenciamiento de aduanas, servicios de manipulación, transporte personal, etc., deben ser gestionados con sus respectivos pedidos de compra.

6.3 Compras de Tecnologías de Información Compra de activos menores de TI como Hardware, Software, Dispositivos de Comunicación y Transmisión de Voz y Datos, cuyo valor de compra exceda los USD 1000 deben solicitarse y comprarse imputando a una orden interna. La solicitud de pedido debe salir del equipo de TI validando que estén dentro de la Política de compra de Equipos de TI y así cumplir con el estándar definido. La orden de compra será gestionada por el departamento de Compras. Ver detalles en Procedimiento de Compras de Bienes y Servicios TI, código: PO-ENAEX-GAF-TI-001 (http://enaexintranet/opensite_20110413163802.aspx )

http://enaexintranet/opensite_20110413163802.aspx�


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6.4 Arriendo Vehículos y Maquinarias

i) Rent a Car: Arriendos diarios, mensuales o semanales que no estén cubiertos por el contrato serán comprados por medio de Solicitud y pedido de compra. Las solicitudes podrán ser emitidas por los solicitantes validados por Enaex (Anexo 4) quien debe transmitir el Nº de la Solped al proveedor y al comprador para que proveedor incluya obligatoriamente dicho número en la factura. La creación del pedido de compra quedará centralizada en Santiago a través de la Asistente de Abastecimiento mientras no exista un contrato en SAP. Al momento de generarse éste contrato, cada comprador será responsable por generar el correspondiente pedido de compra en base al contrato.

ii) Leasing Operativo: Arriendos mensuales de camionetas y vehículos en contrato son gestionados por Abastecimiento y los pedidos de compra son hechos por la Asistente de Abastecimiento. Todo lo adicional que no esté contenido en el acuerdo deberá ser transformado en un pedido de compra aparte previa solicitud de pedido. Proveedor factura mensualmente.

iii) Arriendo de Maquinaria: Arriendos de maquinaria en contrato serán gestionados desde Abastecimiento y los pedidos son hechos por la Asistente de Abastecimiento. Todo lo adicional que no esté contenido en el acuerdo deberá ser transformado en un pedido de compra aparte previa solicitud de pedido. Proveedor factura mensualmente.

6.5 Servicios de Casino y alimentación: solicitantes de cada centro donde exista éste tipo de servicios deberá hacer una Solped adjuntando el detalle resumido de la cantidad de colaciones, precio y proveedor. Si existen contratos deberán ser informados a Abastecimiento y la Solped debe ser dirigida al grupo de compras del Comprador que corresponda.

6.6 Traslado de Pasajeros: solicitantes de cada centro donde exista éste tipo de servicios deberá hacer una Solped adjuntando el detalle resumido de la cantidad de pasajeros, tarifas y proveedor. Si existen contratos deberán ser informados a Abastecimiento y la Solped debe ser dirigida al grupo de compras del Comprador que corresponda.

6.7 Combustibles para Planta: como los precios varían semanalmente, Abastecimiento comunica cada jueves la carta de precios del proveedor a compradores y contabilidad. El comprador de cada planta es responsable por hacer cada jueves un pedido semanal con precio fijo. El mismo día Producción genera una Solped incluyendo la cantidad de petróleo para los siguientes 7 días, utilizando el grupo de compra correcto, separado en posiciones según sea el despacho y se pone en contacto diariamente con el proveedor para gestionar las entregas. Paralelamente el proceso sigue y se libera la Solped en un nivel (precio por posición será igual a $1). El pedido deberá tener tantas posiciones como entregas diarias se espera recepcionar de manera que cada posición coincida con cada factura para después recepcionar por posición y permitir la contabilización y posterior pago. El comprador validará el precio con la carta del proveedor e informa el pedido al solicitante, contabilidad y los proveedores. La recepción en SAP debe ser realizada por Producción cada miércoles y se comunicará al comprador cualquier variación del pedido original para su modificación antes de recepcionar. El precio incluido en el


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pedido debe ser el neto ya que al recepcionar la factura será contabilidad quien incluya el impuesto específico y el IVA.

6.8 Activos menores de Producción, operaciones y servicios Compra de activos menores de Producción, operaciones y servicios hasta USD 1000, exceptuando compras de TI (Ver 6.3), corresponden a gasto por lo que deben solicitarse y comprarse imputando a un centro de costo. Sobre los USD 1000 se debe imputar a Orden Interna la cual debe crearse previamente a partir de la Solicitud de Inversión. La Solped debe ser realizada por la unidad organizativa que tenga la necesidad y el pedido de compra será generado por el comprador que corresponda.

6.9 Sistemas de Iniciación: Este tipo de materiales es negociado por el Área Comercial y corresponde a productos de reventa. El Jefe de Ventas Enaex Servicios será el encargado de mantener la lista de precios actualizada en sistema y a la vez entregarla a los compradores. Las Solped que se generen desde plantas productoras deben incluir los precios y el código de proveedor mientras que aquellas Solped que se generan en las plantas de servicios serán enviadas a través de la interfaz SIAP – SAP, estás también incluirán los precios que serán tomados de manera automática de la lista de precios, actualizada en sistema por el Jefe de Ventas, de tal manera que la Asistente de Santiago ó cualquier comprador Regional los transforme en Pedidos de Compra. Cada vez que se actualicen los precios, el área comercial debe actualizar en sistema la lista de precios e informar por medio de la planilla Excel de Precios de accesorios al asistente de abastecimiento y a los compradores regionales.

6.10 Materiales que no tienen valor comercial: Aquellas muestras y materiales que proveedores envían a Enaex que no tengan valor comercial explicito en algún documento fiscal deben ser ingresados a las dependencias de Enaex pero no a stock y no es necesario generar pedido de compra. De existir gastos asociados se debe hacer solicitud y pedido de compra imputando al centro de costo que corresponda.

6.11 Excepciones: Transitoriamente, hasta el 31 de diciembre de 2011, no se exigirá la creación de Solicitud de Pedido y Pedido de Compra solamente para los casos descritos en este punto. Las facturas serán ingresadas directamente al módulo de finanzas a través de la transacción SAP para tal efecto (FB60). Los casos son:

6.11.1 Servicios básicos (energía eléctrica, agua, gas y telefonía)

6.11.2 Seguros

6.11.3 Artículos de Escritorio, Insumos computacionales, Resmas de Papel y abarrotería: deben ser comprados por medio del Portal Web de Prisa www.prisa.cl


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donde cada centro de costo está cargado y usuarios validados están configurados para poder comprar. Toners, Cartridges y cintas de impresión serán compradas centralizada y exclusivamente por TI y sus requerimientos deben ser enviados por medio de correo electrónico a dicha unidad. Los pedidos se liberarán por el responsable del CECO en el mismo portal y un mail llegará al aprobador para que ingrese a Internet a liberar. Más Detalles en Procedimiento de Compra Artículos de Escritorio. (Anexo 2)

6.11.4 Transporte

6.11.4.1 De materiales por compraventa Intercompany, pedidos de traslado y venta directa a clientes: El área de Logística es responsable de la validación de los transportes efectuados.

6.11.4.2 De materiales desde Proveedores en Santiago a destino en plantas y oficinas por compras vía terceros: se envía materiales a las distintas plantas de manera regular por medio de un transportista (hoy transportes Gil). La validación de estos cobros es gestionada por el área de Logística. Aquellas compras urgentes se despachan desde Santiago por medio de Pullman y Lan Cargo, validándose los cobros por el área de Abastecimiento.

6.11.4.3 De materiales internamente en Pta. Prillex y hacia y desde Puerto: gestionado por el área de logística de Planta, un tercero realiza el movimiento de materiales entre bagging, canchas del desierto y canchas internas. Se incluye aquellas Exportaciones con entrega a granel a puerto de Angamos y las importaciones direccionadas a Planta Mejillones que van desde puerto de Iquique, Antofagasta y Angamos a planta. Estos servicios de transporte son validados para pago por el área de logística planta.

6.12 Emergencias Para el caso de compras de emergencia, debidamente justificadas, se emitirá un pedido de compra sin solped que deberá adjuntar una justificación escrita por el solicitante (Anexo 1 Justificativa interna de Compra) y con la autorización vía correo electrónico del dueño del centro de costo respectivo. Será responsabilidad del solicitante gestionar dicha autorización.

7.0 TIMINGS PROCESO DE COMPRA

Transacción Comentario Tiempo Procesamiento SAP


PLANIFICACIÓN


REVISIÓN Nº 2




18

Transacción Comentario Tiempo Procesamiento SAP

Solicitud de Pedido

Cada unidad Solicitante deberá emitir una Solicitud de Pedido en su grupo de compras. Existen dos tipos de Solicitudes, con proveedores propuesto y sin proveedores propuesto. Cuando un solicitante de Compra envía una solicitud sin proveedor propuesto, podrá enviar sus recomendaciones de proveedor vía email mediante el formulario de maestro de proveedores en SAP.

Dependerá de la Unidad Solicitante

Aprobación Solicitud de Pedido

Las Solicitudes de Pedido serán aprobadas por el Jefe Directo del Ceco y Subgerente del área. Dependerá de aprobador

Creación Pedido de Compras

Todo Pedido de Compra se creará en base a solicitudes de Pedido en SAP. No se procesarán pedidos sin solicitud de Pedido. Los pedidos se crearán en el grupo de compras de la Planta

Dependerá de la Complejidad. En promedio: Baja - 2 días Media - 3,5 días Alta - 7,6 días

Aprobador Pedidos La aprobación de pedidos está acotada a la estrategia de liberación expuesta anteriormente.

Dependerá del monto del pedido de compra: Nivel 1: 1 días + Nivel 2: 1 días + Nivel 3: 1 días Máximo 3 días

Envío Pedido al Proveedor

Envío de pedidos al proveedor se hace inmediatamente después de estar aprobado Una vez liberado

Proveedor envía materiales

Proveedor entrega directamente en planta o en dependencias del transportista que asigne el comprador

Depende del tipo de material y stock del proveedor. Compras Importadas deben verse caso a caso

Recepción en Planta Solicitante es quien está autorizado y debe recepcionar servicios o materiales

En promedio no debe superar 1 día.

Creación Contrato Será creado por el comprador

Dependerá del proceso de negociación, la dificultad, los antecedentes y el proceso en general.

Aprobador Contratos

Todo contrato deberá ser creado en el grupo de compras LUF y Liberados por el Jefe de Compras. 3 días en promedio

8.0 ANEXOS Revisar documento Word complementario con anexos.

procedimiento administrativo -...

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