presupuesto

PRESUPUESTO

Rosario, mayo 2009

Aplicación como herramienta de control de gestión

CONTEXTO DE ANÁLISIS

Necesidades

Múltiples

RecursosEscasos

CostoBeneficio


MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

SISTEMAS

TENER MEJOR INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES

ESTRATEGIA


IncertidumbresEstratégicas

Variables críticasde éxito

Riesgos a Evitar

Valores Fundamentales

ESTRATEGIA


IncertidumbresEstratégicas

Variables críticasde éxito

Riesgos a Evitar

Valores Fundamentales

ESTRATEGIASistemas de Creencias Sistemas

de controldiagnóstico

Sistemas de límites

Sistemas de Control Interactivo

Estr

uctu

ra

Intr

od

ucció

nsis

tem

as d

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trol

Cic

lod

e v

ida

SISTEMAS DE CONTROL DIRECTIVO

crecimiento

especializaciónfuncional

unidadesde negocio

informal matricial

madurezstart-up

controles internos

presupuestos y sistemas de control de diagnóstico

sistemas de límites de conducta

sistemas de creencias

sistemas de límites estratégicos

sistemas de control interactivos

PRESUPUESTO: DEFINICIÓN

• Es uno de los pasos finales del proceso de planificación estratégica

• Implica pronosticar pero además tomar decisiones con el objetivo de influir sobre los resultados

• Abarca todas las actividades y áreas de la empresa asignándoles una partida presupuestaria

• Capta las consecuencias financieras de los programas generales y especiales de acción

El presupuesto es la expresión en términos monetarios de los planes de acción que una empresa tiene previsto llevar a cabo a lo largo de un período de tiempo, en general un año.

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

• Comunicar objetivos de alta dirección

• Obtener información operativa para el planeamiento estratégico

• Facilitar el proceso de comunicación y coordinación entre departamentos y áreas de la empresa

• Cuantificar planes para un período de tiempo determinado

• Permitir la asignación de recursos

• Favorecer la formación y desarrollo a través del aprendizaje que implica su elaboración

• Medir resultados y calcular desvíos

• Evaluar performance y promover incentivos

Alta Dirección

Planea

Organiza

Dirige

Controla

Alta Dirección

Planea

Organiza

Dirige

Controla

DIAGNOSTICO INTERNOFORTALEZAS Y BEBILIDADES

DIAGNOSTICO INTERNOFORTALEZAS Y BEBILIDADES

DIAGNOSTICO EXTERNOOPORTUNIDADES Y

AMENAZAS

DIAGNOSTICO EXTERNOOPORTUNIDADES Y

AMENAZAS

VENTAS

COMPRAS

OPERACIÓN

PERSONAL

FINANZAS

INVERSION

ECONOMIA

POLITICO

JURIDICO

TECNOLOGICO

DEMOGRAFICO

CULTURAL

ECOLOGIA

PROCESO PRESUPUESTARIO

Definiciones:•Centralización/ descentralización•Período de presupuestación•Criterios de evaluación•Análisis de desviaciones•Precios de transferencia

CICLO PRESUPUESTARIO

Revisión y coordinación

Negociación

Planes,programas de acción

y presupuestos

Presupuesto Aprobado

Definición de directrices generales

Seguimiento y evaluación

CICLO PRESUPUESTARIOPlanes,

programas de acción

y presupuestos

Negociación

Revisión y coordinación

Presupuesto Aprobado

Seguimiento y evaluación

Definición de directrices generales

Coordinador de presupuesto


Coordinador de Presupuesto

Evitar errores en la comunicación http://www.youtube.com/watch?v=_wzXmpBteKk

Habilitar y favorecer los procesos de negociación http://video.google.com/videoplay?docid=-8090164995198956075

Fomentar el trabajo en equipo http://www.youtube.com/watch?v=W9uaqm-Xa1Y

Pre

sup

uest

o d

e

op

era

cion

es

TIPOS DE PRESUPUESTO

Presupuesto de Ventas

Presupuesto de Tesorería

Presupuesto de

Producción

Presupuesto General

EERRCash FlowBalance

Presupuesto de Insumos

Presupuesto de Mano de

Obra

Presupuesto de Gtos.

Fijos

Presupuesto de

Inversiones

Presupuesto Comercial,

Adm y RRHH

Pla

nific

aci

ón e

stra

tég

ica


Programación del ciclo presupuestario

Presupuesto 2010Num Tarea Inicio Final

Otras áreas: Administración - RRHH

1 Definicion y pautas presupuestarias 1-8-09 15-8-09

agosto-09 septiembre-09 octubre-09 noviembre-09

2 Presupuestos por área 15-8-09 30-9-09

3 Ventas 15-8-09 15-9-09

4 Comercial 15-8-09 15-9-09

5 Producción 10-9-09 30-9-09

6 10-9-09 30-9-09

7 Inversiones 1-9-09 5-10-09

1 Presupuesto Económico - Preliminar 30-9-09 5-10-09

9 Presupuesto Financiero - Preliminar 5-10-09 10-10-09

10 Negociación 10-10-09 30-10-09

11 Presupuesto Económico - Final 1-10-09 10-11-09

12 Presupuesto Financiero - Final 1-10-09 10-11-09

modelo gratuito plantillasmil.comLa Candelaria S.R.L.

Hoja de cálculo de Microsoft Office Exce

Presupuesto de ventas

Volumen Histórico y estudios de mercado

Competencia

Capacidad de

Producción

PublicidadPromoción

Distribución

Mix de productos

Margen de contribución

Política de precios

Previsiónde ventas

•Técnicas cualitativas

•Series temporales

•Modelos causales

Presupuesto Comercial

Además de la previsión de ventas en unidades el presupuesto comercial incluye:

• Precio• Descuentos y Bonificaciones• Publicidad y Promoción• Distribución• Fuerza de ventas: Plantilla, remuneración,

comisiones, gastos fijos.• Gastos propios del departamento

Presupuesto de producción

• Varía según tipo de empresa

– Servicios: capacidad

– Comercial: necesidades de compras

– Fabril: necesidades de producción


• Plan de producción y nivel de stocks: con el objetivo de maximizar el uso de la capacidad de planta y mano de obra contratada

• Presupuesto de Materias Primas: en conjunto con departamento de compras se estiman precios y consumos.

• Presupuesto de Mano de Obra: personal, turnos, jornales.

• Presupuesto de gastos de fabricación: fijos y variables.

Stock Inicial – Ventas + Producción Stock Final

Stock Inicial – Ventas + Producción Stock Final

Fijación de estándares


Cálculo de estándares Un estándar es una estimación de lo que debería ocurrir bajo un

conjunto de supuestos, que incluyen tanto hipótesis sobre variables del entorno como predicciones de las acciones que va a tomar la empresa.

Equivale al concepto de presupuesto solo que, en general, este concepto se utiliza asociado a cantidades globales.

Asociaremos el concepto de costo estándar a unidades de producto como el costo medio que el que incurriremos en condiciones normales, al fabricar una unidad de producto.

COSTO FUTURO

Obtención de estándares:Materia Prima y Mano de obra directa

DATOS HISTÓRICOS DATOS IDEALES

Capacidad práctica, mermasRegistros históricos

Estudios de demanda, tiemposElimina ineficiencias

Estándar difícil pero alcanzableNO teorizar ni perpetuar ineficiencias



CANTIDADESMateria prima: consumos por unidad, mermasMano de obra: estudios de tiempos y movimientos

PRECIOSMateria prima: Depto. Compras, datos históricos y previsiones futuras (inflación)Mano de obra: Depto. RRHH, datos históricos y previsiones futuras

DATOS HISTÓRICOS DATOS IDEALES

Capacidad práctica, mermasRegistros históricos

Estudios de demanda, tiemposElimina ineficiencias

Obtención de estándares:Materia Prima y Mano de obra directa

Presupuesto Económico

Estado de resultados proyectado

Presupuesto de ventasPresupuesto de costos variables

InsumosMano de obra

Contribución MarginalPresupuesto de costos fijosUtilidad final antes de impuestos

Presupuesto de inversiones

Implican una evaluación previa a largo plazo por métodos específicos: TIR, VAN

• Lanzamiento de nuevos productos

• Cambios en la capacidad de producción

• Renovación de Equipamiento

• Cambios de tecnología

• Ampliación de la superficie edificada

Presupuesto Financiero

• Refleja las previsiones de cobros y pagos derivados de las distintas actividades contempladas en los diferentes presupuestos

• Presupuesto Económico – + dimensión del tiempo

– +/- Ajustes

Es el último filtro por el que pasa todo el proceso de planificación presupuestaria: un

presupuesto económicamente factible puede llegar a ser financieramente inviable

Presupuesto Financiero

• Indica con anticipación los excedentes o faltantes de fondos, como consecuencia de las proyecciones efectuadas.

• Permite una utilización más eficiente de las disponibilidades al aplicarlas para nuevas inversiones.

• Detecta cuando es conveniente recurrir a la obtención de préstamos y cuando sería factible su devolución.

• Se constituye en la herramienta más idónea para el control permanente de la posición de efectivo.

• Sirve de sólido fundamento para la obtención de créditos.

PRESUPUESTO: REFORMULACIÓN

Análisis de Sensibilidad•Objetivo: determinar el impacto de una variación en

alguno de los principales supuestos. •Permite determinar cuáles son las variables críticas

Análisis de punto de equilibrio•Determinación del valor de la(s) variable(s) que hacen

el resultado = 0

Escenarios•Determinación de combinaciones de variables y su efecto sobre el presupuesto económico financiero.

Ventaja de la modelización

Modelo Presupuesto

VENTAJAS DE LA PRESUPUESTACIÓN

• Permite fijar objetivos de eficacia

• Facilita el trabajo coordinado de los diferentes servicios

• Permite anticipar los resultados

• Facilita mayor motivación de los responsables

• Simplifica y coordina el proceso de asignación de recursos

• Facilita el control a posteriori de la gestión y el desempeño real en curso, al centrarse en los desvíos significativos

DIFICULTADES

• Planeamiento vs. Motivación (ej. Ventas vs. Presupuesto de Tesorería)

• Planeamiento vs. Control (énfasis en desvíos negativos)

• Motivación vs. Evaluación (nivel actividad, variables no controlables)

• La formación del personal debe ser más cualificada.

• Falta de respaldo por parte de la dirección

• Comportamientos disfuncionales:

– Negociar metas fácilmente cumplibles– Pedir más recursos de los necesarios– Gastar las partidas presupuestadas– Sustituir el sentido común por los presupuestos

CONTROL PRESUPUESTARIO: CONDICIONES PREVIAS

• Claridad organizacional sobre la importancia del presupuesto

• Existencia de soportes de contabilidad que permitan controlar los resultados de la forma en la que fueron presupuestados

• Asignar los resultados obtenidos a los centros de responsabilidad

• Interpretar la información obtenida dentro del marco general del conocimiento del negocio, con sentido común y prudencia. Distinguir entre desviaciones de objetivos y errores de presupuestación

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