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PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA COMISION PRESIDENCIAL COORDINADORA DE LA
POLÍTICA DEL EJECUTIVO EN MATERIA DE DERECHOS HUMANOS
- COPREDEH -
Manual de Procedimientos Departamentos de Apoyo Institucional y Sustantivos
Guatemala, Abril de 2011
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
COMISION PRESIDENCIAL COORDINADORA DE LA POLÍTICA DEL EJECUTIVO
EN MATERIA DE DERECHOS HUMANOS - COPREDEH -
Manual de Procedimientos
Departamentos de Apoyo Institucional y Sustantivos
CONTENIDO Pág. I. INTRODUCCIÓN 01
II. ASPECTOS GENERALES 02
2.1 OBJETIVO 03 2.2 FINALIDAD 03 2.3 ALCANCE 03 2.4 BASE LEGAL 03 2.5 NIVEL DE APROBACIÓN 04
III. ORGANIGRAMA GENERAL 04
IV. ÍNDICE DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 05 GLOSARIO DE TÉRMINOS DIRECTORIO DE SÍMBOLOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTOS DE APOYO INSTITUCIONAL Y SUSTANTIVOS – COPREDEH - Página 1
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA COMISION PRESIDENCIAL COORDINADORA DE LA
POLÍTICA DEL EJECUTIVO EN MATERIA DE DERECHOS HUMANOS
- COPREDEH -
Manual de Procedimientos Departamentos de Apoyo Institucional y Sustantivos
I. INTRODUCCIÓN
Mediante Acuerdo Interno No. 04-06, de fecha uno de septiembre del año dos mil seis, el Presidente de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos – COPREDEH se aprobó el Manual de Funciones Puestos y Procesos para la Dirección Administrativa y Financiera de la Comisión presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, sobre la base del objetivo de contribuir a su eficiente organización y funcionamiento, dotando al personal de esta Dirección de un instrumento técnico orientado a establecer las funciones básicas dentro de las unidades Administrativas que se desempeñen. De acuerdo al Artículo 2. de dicho acuerdo, con el objeto de mantener actualizado el Manual de Puestos, Funciones y Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera de esta institución y garantizar su efectiva funcionalidad, se facultó a los usuarios del mismo, enviar periódicamente sus recomendaciones para la actualización y modificación de dicho Manual, las cuales deben ser entregadas a la Dirección Administrativa y Financiera para que se evalúen las propuestas y se eleven al Despacho Superior para la aprobación de las mismas. Con base al mandato anterior y de acuerdo a disposición de los Acuerdos Internos 86-2008, 98-2008, 87-2008, 92-2008, 07-2008, 93-2008, 101-2008, 91-2008, de fecha 30 de diciembre 2008; con fundamento en el Artículo 29 de Ley de Servicio Civil Decreto 1748 y los acuerdos gubernativos 486-91, 404-92, 222-94 y 192-95, se aprobó la creación de los diferentes departamentos que integran la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos. En virtud de lo anterior, se hace necesaria la actualización del Manual de Procedimientos Institucional, tomando en cuenta las disposiciones del Acuerdo Gubernativo 185-2008 de fecha 07 de julio de 2008 donde dicta entre otras disposiciones relacionadas a la Política Administrativa, “Las entidades descentralizadas y autónomas que no cuentan con disposiciones propias sobre
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administración de puestos y salarios, deben proceder a realizar los estudios técnicos correspondientes, con el objeto de aplicar un Plan de Clasificación de Puestos y Salarios que se adapte a la organización prevaleciente en cada una de las unidades administrativas”; lo que representó la base para la creación del departamento Administrativo, separando las funciones de logística y servicios para el funcionamiento de COPREDEH con las propias del departamento de Recursos Humanos. Como soporte a lo anterior, se encuentra en fase de revisión, el Reglamento de Organización Institucional. El valor del Manual de Procedimientos, radica en la veracidad y actualidad de su información; por lo que se requiere de revisiones periódicas para mantenerlo al día, registrando los cambios que se presenten en la organización; es así que para la actualización del presente manual, se seguirán las políticas que para tal fin se encuentran en su contenido y que permiten mantener la información en condiciones óptimas de utilización. El presente Manual de Procedimientos consta de tres partes principales, la primera comprende los aspectos relacionados con el propósito que se trata alcanzar, el beneficio o la utilidad que se obtendrá con el logro del objetivo propuesto, el ámbito de aplicación y las normas y disposiciones legales relacionadas con el objetivo. En la segunda y tercera parte se incluye la relación de procesos y procedimientos previstos como necesarios en los diferentes departamentos para su normal funcionamiento; donde se describen las actividades de cada proceso con sus respectivos flujogramas.
II. ASPECTOS GENERALES Los departamentos de Apoyo Institucional y Sustantivos son organismos técnicos normado dentro de la Dirección Ejecutiva de COPREDEH, en cumplimiento a lo que para el efecto establece el artículo 10 del Decreto No. 1748 del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil, que dicta “que el Manual de Especificaciones de Clases de Puestos es de observancia obligatoria en todas las dependencias del Organismo Ejecutivo y los títulos con que se denomina a cada clase de puestos, deben ser utilizados en expedientes y documentos relacionados con nombramientos, administración de personal, presupuesto y cuentas”.
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2.1 OBJETIVO El objetivo del presente Manual de Procedimientos es el de normar, registrar y transmitir la información básica referente al funcionamiento, facilitando el seguimiento, evaluación, control interno y vigilancia de los diferentes procesos y procedimientos: Objetivos Específicos
• Fortalecer el Control Interno. • Servir como guía de análisis o revisión de los diferentes procesos internos y
como herramienta de consulta para el personal de COPREDEH, auditoría Interna y contraloría.
• Determinar de manera sencilla las responsabilidades, el área de acción y las líneas de coordinación interna y externa.
• Aumentar la eficiencia de los funcionarios y empleados del área Administrativa y Financiera, fijando reglas dentro de su campo de acción.
2.2 FINALIDAD
• Dar a conocer en forma clara y definida los procedimientos de los departamentos de Apoyo Institucional y Sustantivos de COPREDEH.
• Permitir que el personal conozca con claridad las responsabilidades y la relación de los diferentes procesos con relación al cargo que se le ha asignado.
• Facilitar el proceso de inducción de personal, relativo al conocimiento de los procesos que competen al cargo, en los casos de ingreso o desplazamientos de personal (rotación, traslado, reubicación y otras acciones).
2.3 ALCANCE El ámbito de aplicación del presente manual comprende al personal que integra los departamentos Apoyo Institucional y Sustantivos de la Comisión Presidencial de la Coordinación de Derechos Humanos de la Presidencia de la República; y será de estricto cumplimiento de quienes la conforman. 2.4 BASE LEGAL • Acuerdos Internos Números 86-2008, 98-2008, 87-2008, 92-2008, 07-2008,
93-2008, 101-2008 y 91-2008 de fecha 30 de diciembre 2008; con fundamento en el Artículo 29 de Ley de Servicio Civil Decreto 1748 y los acuerdos gubernativos 486-91, 404-92, 222-94 y 192-95, donde se aprueba la creación de los diferentes departamentos que integran la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos.
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• Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, sobre la
Ley de Contrataciones del Estado. La compra, venta y la contratación de bienes, suministros, obras y servicios que requieran los organismos del Estado.
• Acuerdo Gubernativo 318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. Desarrolla las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica de la Contraloría de Cuentas, Decreto número 31-2002 de la República de Guatemala, en lo referente a la Estructura Funcional Administrativa.
• SEGEPLAN, 25 de agosto de 2009, Acuerdo Interno N0. 304-2009, la Unidad de Planificación Sectorial como la responsable de proponer el diseño y normativa, así como implementar, gestionar y monitorear, el proceso de planificación Institucional –sectorial.
• Decreto Número 57-2008, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública.
2.5 NIVEL DE APROBACIÓN El presente Manual de Procedimientos es aprobado y puesto en vigencia mediante Acuerdo Interno emitido por la Presidencia de la Comisión Presidencial de Derechos Humanos COPREDEH. III. ORGANIGRAMA GENERAL La ubicación jerárquica de los departamentos Administrativo y Financiero se ubica dentro de la Estructura de COPREDEH en línea con los diferentes departamentos operacionales.
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IV. ÍNDICE DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTOS DE APOYO INSTITUCIONAL Pag. COPREDEH-DSI -DIC Departamento de Información y
Comunicación COPREDEH-DSI -DIC-001 Difusión de Información en Materia de
DDHH 09 COPREDEH-DSI -DIC-002 Ordenamiento, Recuperación y Adminis-
tración de la Información 18 COPREDEH-DSI -DIC-003 Acceso a la Información Pública 24 COPREDEH-DSI-DAJ Departamento de Asesoría Jurídica
Administrativa COPREDEH-DSI-DAJ-001 Solicitud de Dictámenes y Opiniones
Jurídicas 27 COPREDEH-DSI-DAJ-002 Solicitud de Respuestas a Instituciones y
Organismos del Estado 31 COPREDEH-DSI-DAJ-003 Cartas de Entendimiento y Convenios
Interinstitucionales 35 COPREDEH-DSI-DAJ-004 Gestiones Administrativas y/o Jurídicas
ante otras Instituciones y Organismos de Estado 40
COPREDEH-DSI-DRRHH Departamento de Recursos Humanos COPREDEH-DSI-DRRHH-001 Elaboración Nóminas Personal 45 COPREDEH-DSI-DRRHH-002 Creación de Puestos 50 COPREDEH-DSI-DRRHH-003 Contratación e Inducción de Personal 54 COPREDEH-DSI-DRRHH-004 Control de Asistencia y Horarios del
Personal 60 COPREDEH-DSI-DRRHH-005 Pago de prestaciones e Indemnizaciones 63 COPREDEH-DSI-DRRHH-006 Capacitación al Personal 67 COPREDEH-DSI-DRRHH-007 Evaluación del Desempeño 70 COPREDEH-DSI-DPSES Departamento de Planificación,
Seguimiento, Evaluación y Sistematización
COPREDEH-DSI-DPSES-001 Formulación Plan Operativo Anual POA 75 COPREDEH-DSI-DPSES-002 Anteproyecto de Presupuesto COPREDEH 80 COPREDEH-DSI-DPSES-003 Programación Mensual de Gastos 86 COPREDEH-DSI-DPSES-004 Seguimiento, Monitoreo y Evaluación 89 COPREDEH-DSI-DPSES-005 Formulación y Seguimiento de Proyectos 102 DEPARTAMENTOS SUSTANTIVOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTOS DE APOYO INSTITUCIONAL Y SUSTANTIVOS – COPREDEH - Página 6
COPREDEH-DAS-DAMC Departamento Análisis y Mediación
Conflictos con Enfoque DDHH COPREDEH-DAS-DAMC-001 Alerta Temprana 110 COPREDEH-DAS-DAMC-002 Adopción de la medida de protección,
Monitoreo y Seguimiento de cumplimiento 114 COPREDEH-DAS-DMPD Departamento de Mecanismos de
Protección para Defensores DDHH COPREDEH-DAS-DMPD-001 Solicitud de Información 121 COPREDEH-DAS-DMPD-002 Adopción y Monitoreo de Medidas 126 COPREDEH-DAS-DMPD-003 Presentación de Informes Convencio-
Nales 131 COPREDEH-DAS-DMPD-004 Presentación de Informes No Convencio-
Nales 135 COPREDEH-DAS-DEyCP Departamento de Educación y Cultura de
Paz COPREDEH-DAS-DEyCP-001 Fortalecer las Capacidades Técnicas y
Políticas del Personal Institucional 140 COPREDEH-DAS-DEyCP-002 Fortalecer las Capacidades Técnicas y
Políticas de Funcionarios Públicos 150 COPREDEH-DAS-DSC Departamento de Seguimiento de Casos
en Materia de DDHH COPREDEH-DAS-DSC-001 Informes a CIDH y Corte IDH 157 COPREDEH-DAS-DSC-002 Negociación de casos ASA y ACR ante la
CIDH 163 COPREDEH-DAS-DSC-003 Cumplimiento de Compromiso ante IDH 169 COPREDEH-DII Departamento de Investigación e Infor-
mes COPREDEH-DII-001 Elaboración de Informes de Estado
Convencionales y no Convencionales 173 COPREDEH-DII-002 Seguimiento a Recomendaciones al
Estado en Materia de DDHH 177 COPREDEH-DII-003 Coordinación de Visitas de Procedimien-
tos Especiales 180
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 7
DEPARTAMENTOS DE APOYO INSTITUCIONAL COPREDEH-DSI -DIC Departamento de Información y
Comunicación COPREDEH-DSI -DIC-001 Difusión de Información en Materia de
DDHH COPREDEH-DSI -DIC-002 Ordenamiento, Recuperación y Adminis-
tración de la Información COPREDEH-DSI -DIC-003 Acceso a la Información Pública COPREDEH-DSI-DAJ Departamento de Asesoría Jurídica
Administrativa COPREDEH-DSI-DAJ-001 Solicitud de Dictámenes y Opiniones J
urídicas COPREDEH-DSI-DAJ-002 Solicitud de Respuestas a Instituciones y
Organismos del Estado COPREDEH-DSI-DAJ-003 Cartas de Entendimiento y Convenios
Interinstitucionales COPREDEH-DSI-DAJ-004 Gestiones Administrativas y/o Jurídicas
ante otras Instituciones y Organismos de Estado
COPREDEH-DSI-DRRHH Departamento de Recursos Humanos COPREDEH-DSI-DRRHH-001 Elaboración Nóminas Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-002 Creación de Puestos COPREDEH-DSI-DRRHH-003 Contratación e Inducción de Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-004 Control de Asistencia y Horarios del
Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-005 Pago de prestaciones e Indemnizaciones COPREDEH-DSI-DRRHH-006 Capacitación al Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-007 Evaluación del Desempeño COPREDEH-DSI-DPSES Departamento de Planificación,
Seguimiento, Evaluación y Sistematización
COPREDEH-DSI-DPSES-001 Formulación Plan Operativo Anual POA COPREDEH-DSI-DPSES-002 Anteproyecto de Presupuesto COPREDEH COPREDEH-DSI-DPSES-003 Programación Mensual de Gastos COPREDEH-DSI-DPSES-004 Seguimiento, Monitoreo y Evaluación COPREDEH-DSI-DPSES-005 Formulación y Seguimiento de Proyectos
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Departamento de Información y Comunicación COPREDEH-DSI -DIC
COPREDEH-DSI -DIC-001 Difusión de Información en Materia
de DDHH COPREDEH-DSI -DIC-002 Ordenamiento, Recuperación y
Administración de la Información COPREDEH-DSI -DIC-003 Acceso a la Información Pública
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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE DDHH CÓDIGO: COPREDEH-DSI -DIC-001
Página No. 1 de 3 Tiempo total estimado: Monitoreo de Medios 01 día/03 horas/45 min Campañas Divulgación 2 Semanas/05 horas Boletines informativos 05 días/03 horas Información en Línea 04 días/ 04 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 47
PROPÓSITO DEL PROCESO: Proporcionar información en materia de DDHH a organización interna, medios de comunicación, entidades de Gobierno y organizaciones civiles, con relación a la función de COPREDEH. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 92-2008, 30 de diciembre de 2008. Creación del Departamento de Información y Comunicación como Órgano especializado en la divulgación de las políticas y actividades que realiza la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en materia de Derechos Humanos y facilitar el acceso a la información Pública. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Definición de actividades con base a lineamientos POA por áreas: a. Monitoreo de Medios, paso 2 b. Campañas de Divulgación, paso 6 c. Boletines informativos, paso 19 d. Información en Línea (Web y Redes Sociales), paso 41
1 días Coordinación DIC
2 Cada departamento traslada las áreas temáticas de su interés a considerar en el monitoreo.
30 min Coordinadores de Departamento
3 Seleccionar, leer y redactar información de interés para la institución en los medios de comunicación definidos y las áreas determinadas (medios nacionales, internacionales, departamentales)
2 horas y media Encargado de Prensa y Difusión
4 Reproducción de notas seleccionadas 30 min. Auxiliar DIC 5 Entrega de información a la Coordinación de
Departamentos 15 min. Auxiliar DIC
FIN SUB PROCESO DE MONITOREO 6 Convoca a reunión informativa y asigna Coordinador de
departamento responsable 30 min. Despacho Superior
7 Reunión Informativa con Coordinadores de Departamento asignados por Presidencia
1 hora Coordinación DIC
8 Entrega de información (Difusión) 30 min. Coordinadores de Departamento
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9 Entrevistas para recabar información 2 horas Encartado de Publicidad y Materiales
10 Análisis de la información 4 horas Encartado de Publicidad y Materiales
11 Elaboración de primera propuesta 2 días Encartado de Publicidad y Materiales
12 Revisión y traslado a Coordinación de Departamentos asignados
30 min. Coordinación DIC
13 Revisan y solicitan corrección, paso 11 2 horas Coordinadores de Departamento
14 Autorizan información y traslada, paso 15 1 hora Coordinadores de Departamento
15 Recibe material autorizado y elabora proyecto de campaña (concepto, materiales y difusión)
1 semana Encartado de Publicidad y Materiales
16 Revisa , da VoBo y traslada a Presidencia 30 min. Coordinación DIC
17 Revisa, aprueba y traslada a Coord. DIC 2 días Presidencia
18 Distribuye información e inicia coordinación para la contratación de servicios no personales para impresiones, medios y/o realización de eventos. (Ver proceso de compras de servicios personales y No personales)
1 hora Coordinación DIC
FIN SUB PROCESO DE CAMPAÑAS DE DIVULGACIÓN
19 Remite solicitud a Coordinación DIC para asistir a eventos institucionales
3 min. Coordinadores de Departamento
20 Recibe solicitud para asistir a eventos institucionales firmado por el Coordinador de Departamento.
2 min Coordinación DIC
21 Traslada a Encargado de Prensa y Difusión 5 min Coordinación DIC
22 1. Revisa si es necesario que se invite a medios de comunicación, otras instituciones y divulgación en redes sociales. 2. Determina el tema 3. Fecha, hora y lugar
5 min. Encargado de Prensa y Difusión
23 Investiga y se documenta sobre el tema , emite comunicado y coordina con Coordinación DIC Para revisión
1 hora Encargado de Prensa y Difusión
24 Revisa, 1. Solicita enmienda, ampliación 2. Traslada a Presidencia y/o impresión
a. Sólo si es un acto oficial se traslada a presidencia para revisión y autorización
b. Si es evento regular se traslada a Coordinación de Departamentos para proceder a trámite de impresión (Ver proceso de compras y contrataciones)
1 hora Coordinación DIC
25 Diseño y diagramación de la invitación y del boletín, en coordinación con los Coordinadores de Departamentos. (Se respeta formato institucional de Gobierno, de la Secretaria de Comunicación Social de la Presidencia)
2 horas Encargado de Publicidad y Materiales
26 Se entrega al Coordinador de Departamento solicitante para solicitar autorización de Despacho superior
15 min. Encargado de Publicidad y Materiales
27 Solicitan autorización de Despacho Superior y trasladan 1 día Coordinadores de
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autorización a Encargado de Prensa y Difusión Departamento
28 Envía el comunicado y la invitación por correo electrónico a base de datos de entidades relacionadas con el tema
2 horas Encargado de Prensa y Difusión
29 Coordina con personal de COPREDEH relacionado con el evento, para obtener insumos de la información relacionada al tema, antecedentes e información de interés relevantes, para dar a conocer
1/2 hora Encargado de Prensa y Difusión
30 Asiste al evento: grabación, toma de fotografías, está pendiente de entrevistas que hace cualquier medio y grabarla, distribuye comunicados a participantes y medios de comunicación.
4 horas Encargado de Prensa y Difusión
31 Supervisa y coordina acciones del evento, así como acompaña a Presidencia en acciones específicas
3 horas Coordinación DIC
32 Elabora boletín informativo, selecciona fotografías y traslada a Coordinación DIC para revisión
2 horas Encargado de Prensa y Difusión
33 Revisa y presenta enmiendas para Corrección de boletín 15 min. Coordinación DIC
34 Coordina con Coordinación de departamentos que corresponde y traslada a despacho superior para autorizar impresión
30 min. Coordinación DIC
35 Entrega de boletín para corrección a presidencia 15 min. Coordinación DIC
36 Revisión de boletín 2 días Presidencia
37 Corrección de boletín 30 min Encargado de Prensa y Difusión
38 Envío de boletín a medios de comunicación, redes sociales y a la página web de COPREDEH
15 min. Encargado de Prensa y Difusión
39 Envío de boletín a personas de base datos 1 hora Encargado de Prensa y Difusión
40 Imprimir y archivo de Boletín 15 min. Encargado de Prensa y Difusión
FIN SUB PROCESO BOLETINES INFORMATIVOS
41 Entrega de información a Coordinación DIC 15 min. Coordinadores de Departamento
42 Recepción de Información, Revisión de formatos de información, Subir archivos al Servidor, Linkeo de archivos a la página correspondiente,
11 horas, 45 min. Encargado de Prensa y Difusión
43 Registro de notas periodísticas en la red en Sección de boletines
1día Encargado de Prensa y Difusión
44 Entrega de enlace para revisión de Coordinación DIC 15 min. Encargado de Prensa y Difusión
45 Revisión 15 min. Coordinación DIC
46 Correcciones 1 hora Encargado de Prensa y Difusión
57 Documentos finales en página web y redes sociales 3 horas Encargado de Prensa y Difusión
FIN DE PROCESO
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PROCESO: DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PROCEDIMIENTO: DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE DDHH CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DIC-001
COORDINACIÓN DIC
COORDINADORES DE DEPARTAMENTO
ENCARGADO DE PRENSA Y DIFUSIÓN
AUXILIAR DIC
Fin
Inicio
Definición de actividades con base a lineamientos POA por áreas: a. Monitoreo de
Medios, paso 2 b. Campañas de
Divulgación, paso 6
c. Boletines informativos, paso 19
d. Información en Línea (Web y
Redes Sociales), paso 41
Cada departamento traslada las áreas
temáticas de su interés a considerar en el
monitoreo.
Seleccionar, leer y redactar información de
interés para la institución en los medios de
comunicación definidos y las áreas determinadas
(medios nacionales, internacionales,
departamentales)
Reproducción de notas
seleccionadas
Entrega de información a la Coordinación de Departamentos
FIN SUB PROCESO DE MONITOREO
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Revisan y solicitan corrección
Autorizan información y traslada
Análisis de la información
Recibe material autorizado y elabora
proyecto de campaña (concepto, materiales
y difusión)
Elaboración de primera propuesta
DESPACHO SUPERIOR
Revisa, aprueba y traslada a Coord. DIC
COORDINACIÓN DIC
COORDINADORES DE
DEPARTAMENTO
Inicio
Convoca a reunión informativa y asigna
Coordinador de departamento
responsable
Reunión Informativa con Coordinadores de
Departamento asignados por
Presidencia
Entrevistas para recabar información
Entrega de información (Difusión)
Revisión y traslado a
Coordinación de Departamentos asignados
FIN SUB PROCESO DE CAMPAÑAS DE DIVULGACIÓN
ENCARTADO DE PUBLICIDAD Y MATERIALES
Revisa , da VoBo y traslada a
Presidencia
Distribuye información e inicia coordinación
para la contratación de servicios no personales
para impresiones, medios y/o realización
de eventos. (Ver proceso de compras de servicios personales y
No personales)
PRESIDENCIA
Fin
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SI
Diseño y diagramación de la invitación y del
boletín, en coordinación con los Coordinadores de
Departamentos. (Se respeta formato
institucional de Gobierno, de la
Secretaria de Comunicación Social de
la Presidencia)
Revisa
A
Solicitan autorización de
Despacho Superior y trasladan
autorización a Encargado de
Prensa y Difusión
COORDINADORES DE
DEPARTAMENTO
COORDINACIÓN DIC
ENCARGADO DE PRENSA Y DIFUSIÓN
Inicio
Remite solicitud a Coordinación DIC
para asistir a eventos institucionales
Recibe solicitud para asistir a eventos
institucionales firmado por el Coordinador de
Departamento.
Investiga y se documenta sobre el tema , emite
comunicado y coordina con Coordinación DIC
Para revisión
Traslada a Encargado de Prensa y Difusión
Se entrega al Coordinador de Departamento
solicitante para solicitar autorización de Despacho
superior
ENCARGADO DE PUBLICIDAD Y MATERIALES
1. Revisa si es necesario que se invite a medios de comunicación, otras
instituciones y divulgación en redes
sociales. 2. Determina el tema 3. Fecha, hora y lugar
1. Solicita enmienda, ampliación 2. Traslada a Presidencia y/o
impresión a. Sólo si es un acto oficial se
traslada a presidencia para revisión y autorización
b . Si es evento regular se traslada a Coordinación de Departamentos para proceder a trámite de impresión (Ver proceso de compras y contrataciones)
PRESIDENCIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 15
B
A Envía el comunicado y la invitación por correo electrónico a base de
datos de entidades relacionadas con el
tema
Coordina con personal de COPREDEH relacionado
con el evento, para obtener insumos de la
información relacionada al tema, antecedentes e información de interés relevantes, para dar a
conocer
Asiste al evento: grabación, toma de
fotografías, está pendiente de entrevistas
que hace cualquier medio y grabarla,
distribuye comunicados a participantes y medios
de comunicación.
Supervisa y coordina acciones del evento, así
como acompaña a Presidencia en acciones
específicas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 16
B
Revisión de boletín
Elabora boletín informativo, selecciona fotografías y traslada a Coordinación DIC para
revisión
Revisa y presenta enmiendas para Corrección
de boletín
Corrección de boletín
Coordina con Coordinación de
departamentos que corresponde y traslada a despacho superior para
autorizar impresión
Envío de boletín a personas de base datos
Entrega de boletín para corrección a presidencia
Envío de boletín a medios de
comunicación, redes sociales y a la página web de COPREDEH
Fin
Imprimir y archivo de Boletín
FIN SUB PROCESO BOLETINES
INFORMATIVOS
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Correcciones
Documentos finales en página web y redes
sociales
Recepción de Información, Revisión de formatos de información,
Subir archivos al Servidor, Linkeo de archivos a la página
correspondiente
COORDINADORES DE
DEPARTAMENTO
ENCARGADO DE PRENSA Y DIFUSIÓN
COORDINACIÓN DIC
Inicio
Entrega de enlace para revisión de Coordinación
DIC
Entrega de información a
Coordinación DIC
ENCARGADO DE PUBLICIDAD Y MATERIALES
Revisión
Registro de notas periodísticas en la red en
Sección de boletines
Fin
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 18
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ORDENAMIENTO, RECUPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN CÓDIGO: COPREDEH-DSI -DIC-002
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Administración 09 días/07 horas/15 min Solicitud Documentos 05 días/03 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: Administración 12 Solicitud Documentos 6
PROPÓSITO DEL PROCESO: Administración apropiada del Archivo General de COPREDEH, donde se localice toda la información de las diferentes administraciones. BASE LEGAL: El Archivo General debe contar con un Reglamento de Administración de Archivos con el Manual de Administración correspondiente, bajo la responsabilidad de la Coordinación del Departamento IC. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Se capacita a asistentes de cada Departamento y personal de nuevo ingreso, para la clasificación y archivo físico y digital bajo el Sistema de archivo Temático establecido.
3 horas Encargada de Archivo
2 Se proporciona asistencia a cada departamento para el correcto proceso de archivo
1 hora Encargada de Archivo
3 Cada departamento archiva por series documentales definidas con base a lineamientos generales proporcionados
4 horas Asistentes de Departamento
4 Cada departamento realiza los procesos técnicos (clasificación catalogación, rotulación, foliación)
2 días Asistentes de Departamento
5 Traslado de documentación al archivo general, llenando formato Formulario de entrega de documentación con base a reglamentación de entrega, donde se definen tiempos
30 min. Coordinadores de Departamento
6 Recibe, verifica documentos con base a formulario y firma de recepción
15 min. Encargada de Archivo
7 a. Separación de documentos para archivo directo b. Escaneo de documentos identificados c. Clasificación digital en la base de datos d. Archivo de doctos escaneados
5 días Encargada de Archivo
8 Colocación de cajas por ubicación orgánico funcional por departamento y por series
4 horas Encargada de Archivo
9 Informe de movimientos mensuales, de ingresos y egresos de documentación por departamento, con copia a
2 horas Encargado de Archivo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 19
Coordinación DIC y traslado al Despacho Superior. 10 Conoce Informe y Archiva 15 min. Despacho Superior 11 Se realiza Back Up mensual de base de datos, índice de
ingresos y documentos escaneados y se presenta informe a Coordinación DIC
1 día Encargado de Archivo
12 Incorpora a informe de departamento y traslada a Departamento PSES
15 min. Coordinación DIC
FIN DE PROCESO
SUB PROCESO SOLICITUD DE DOCUMENTOS
1 Tramita autorización para solicitar documento a la Unidad de Archivo
15 min. Usuario
2 Firma formulario de solicitud 15 min. Coordinadores de Departamento
3 Presentan formulario de solicitud con firma de Coordinador de Departamento
15 min. Usuario
4 Entrega documentos con conocimiento firmado por el coordinador de Departamento solicitante
15 min. Asistente de Archivo
5 Regresar los documentos o bien s amplia la solicitud 5 días Usuario
6 Seguimiento y control de documentos 2 horas Asistente de Archivo
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 20
PROCESO: DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PROCEDIMIENTO: ORDENAMIENTO, RECUPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DIC-002
ENCARGADA DE ARCHIVO
ASISTENTES DE DEPARTAMENTO
COORDINADORES DE
DEPARTAMENTO
DESPACHO SUPERIOR
COORDINACIÓN DIC
Recibe, verifica documentos con base a
formulario y firma de recepción
Traslado de documentación al archivo general,
llenando formato Formulario de entrega de documentación con base a reglamentación de entrega, donde se
definen tiempos
Inicio
Se capacita a asistentes de cada Departamento y
personal de nuevo ingreso, para la clasificación y
archivo físico y digital bajo el Sistema de archivo Temático establecido.
Cada departamento archiva por series
documentales definidas con base a lineamientos
generales proporcionados
Se proporciona asistencia a cada departamento
para el correcto proceso de archivo
A
Cada departamento realiza los procesos técnicos
(clasificación catalogación, rotulación, foliación)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 21
A
Colocación de cajas por ubicación orgánico
funcional por departamento y por series
B
a. Separación de documentos para archivo directo
b. Escaneo de documentos identificados
c. Clasificación digital en la base de datos
d. Archivo de doctos
escaneados
Informe de movimientos mensuales, de ingresos y
egresos de documentación por
departamento, con copia a Coordinación DIC y traslado al Despacho
Superior.
Conoce Informe y Archiva
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 22
B
Fin
SUB PROCESO SOLICITUD DE DOCUMENTOS
COORDINADORES DE
DEPARTAMENTO
Incorpora a informe de departamento y
traslada a Departamento PSES
Se realiza Back Up mensual de base de
datos, índice de ingresos y documentos
escaneados y se presenta informe a Coordinación DIC
ASISTENTE DE ARCHIVO
USUARIO
Inicio
Tramita autorización para solicitar documento a la
Unidad de Archivo
Firma formulario de solicitud
C
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 23
Regresa los documentos o bien amplia la solicitud
Presentan formulario de solicitud con firma
de Coordinador de Departamento
Entrega documentos con conocimiento firmado por el coordinador de
Departamento solicitante
Seguimiento y control de documentos
Fin
C
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 24
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA CÓDIGO: COPREDEH-DSI -DIC-003
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 01 día/02 horas/45 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 9
PROPÓSITO DEL PROCESO: Garantizar a toda persona, natural o jurídica, el acceso a la información o actos de la administración pública que se encuentre en los archivos, fichas, registros, base, que competen a COPREDEH. BASE LEGAL: Decreto Número 57-2008, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Se recibe solicitud de Interesados por medio de correo electrónico, fax, teléfono o de manera personal en oficinas centrales.
15 min. Asistente DIC
2 Se asigna número correlativo de solicitud y se traslada a Coordinación DIC para conocer nivel de atención
05 min. Asistente DIC
3 Conoce el caso y asigna nivel de atención: a. Caso normal, paso 5 b. Caso especial o trascendental, paso 4
10 min. Coordinación DIC
4 Cuando son casos delicados o trascendentes se solicita Vobo de Despacho Superior para proceder a paso 5 y la autorización previa a la entrega de información al solicitante.
1 día Despacho Superior
5 Traslada al Departamento con referencia al caso 15 min. Coordinación DIC 6 Coordinadores de Departamento asigna a
Asistentes para localizar la información y la traslada a Coordinación DIC
2 horas Coordinadores de Departamento
7 Traslada a Asistente DIC para elaborar documento informativo de entrega
30 min Coordinación DIC
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 25
8 Entrega al solicitante o institución 15 min. Coordinación DIC 9 Archiva caso y registro de caso base de datos de
casos atendidos con base a la Ley de Acceso a la Información Pública
15 min. Asistente DIC
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 26
Departamento de Asesoría Jurídica Administrativa
COPREDEH-DSI-DAJ COPREDEH-DSI-DAJ-001 Solicitud de Dictámenes y Opiniones
Jurídicas COPREDEH-DSI-DAJ-002 Solicitud de Respuestas a
Instituciones y Organismos del Estado
COPREDEH-DSI-DAJ-003 Cartas de Entendimiento y Convenios Interinstitucionales
COPREDEH-DSI-DAJ-004 Gestiones Administrativas y//o Jurídicas ante otras Instituciones y Organismos de Estado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 27
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE DICTÁMENES Y OPINIONES JURÍDICAS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-001
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 03 días/05 horas/45 min. Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 7
PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar respuesta a Solicitud de Dictámenes, Opiniones Jurídicas y/o requerimientos para la revisión o redacción de cartas de entendimiento y/o convenios interinstitucionales del despacho superior o de los coordinadores de depto. BASE LEGAL BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 93-2008 (30 de diciembre de 2008). Órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado de asesoría en materia jurídica-legal. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Presenta memoranda con solicitud de dictamen jurídico.
05 min. Usuario
2 a. Recepción de memoranda con solicitud por parte de la Coordinación de Departamento solicitante., sellando de de recibido
b. Capta información sobre el requerimiento dependiendo el tema
c. Analiza respuesta al requerimiento d. Elabora minuta de documento con el cual se
da respuesta al requerimiento y traslada a despacho superior
05 min. 1.5 día 1 día 1 día
Asesor Jurídico Administrativo
3 Revisa y Aprueba 15 min. Despacho Superior 4 Prepara documento con observaciones, da
respuesta al requerimiento y traslada al Despacho Superior
1 hr. Asesor Jurídico Administrativo
5 Firma, sella y prepara memoranda con copia de traslado de docto. al Despacho o Departamento que lo requiere.
10 min. Asesor Jurídico Administrativo
6 Entrega documento con firma de recepción 05 min. Asesor Jurídico
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 28
Administrativo 7 Archivo 05 min. Asesor Jurídico
Administrativo FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 29
PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE DICTÁMENES Y OPINIONES JURÍDICAS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-001
USUARIO ASESOR JURÍDICO ADMINISTRATIVO
DESPACHO SUPERIOR
Inicio
Presenta memoranda con solicitud de dictamen
jurídico.
d. . Recepción de memoranda con solicitud por parte de la Coordinación de Departamento solicitante., sellando de de recibido
e. Capta información sobre el requerimiento dependiendo el tema
f. Analiza respuesta al requerimiento
Elabora minuta de documento con el cual se
da respuesta al requerimiento y traslada a
despacho superior
Revisa y Aprueba
Se Entera
A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 30
Archiva
Fin
A
Prepara documento con observaciones, da
respuesta al requerimiento y traslada
al Despacho Superior
Entrega documento con firma de
recepción
Se entera
Firma, sella y prepara memoranda con copia de traslado de docto. al Despacho o Departamento que lo requiere.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 31
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE RESPUESTAS A INSTITUCIONES Y ORGANISMOS DEL ESTADO CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-002
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 03 días/06 hrs Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 8
PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar respuesta a solicitud de Dictámenes y Opiniones Jurídicas de otras organizaciones del estado u organizaciones civiles sobre el tema de DDHH. BASE LEGAL BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 93-2008 (30 de diciembre de 2008). Órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado de asesoría en materia jurídica-legal. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Presenta solicitud de Dictamen y opinión jurídica sobre el tema de DDHH
15 min. Organizaciones del estado u organizaciones civiles
2 Presenta memoranda (formato de trámite de expediente) con solicitud de dictamen y opinión jurídica.
05 min. Despacho Superior
3 e. Recepción de memoranda con solicitud por parte del Despacho Superior, sellando de de recibido
f. Capta información sobre el requerimiento dependiendo el tema
g. Analiza respuesta al requerimiento h. Elabora minuta de documento con el cual se
da respuesta al requerimiento y traslada a Despacho Superior
05 min. 1.5 día 1 día 1 día
Asesor Jurídico Administrativo
4 Revisa y Aprueba 15 min. Despacho Superior 5 Prepara documento con observaciones, da
respuesta al requerimiento y traslada al Despacho Superior
1 hr. Asesor Jurídico Administrativo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 32
6 Firma, sella y prepara documento de notificación a la Institución que lo requirió, con copia de traslado de docto.
10 min. Asesor Jurídico Administrativo
7 Entrega documento con firma de recepción y notifica a Despacho Superior sobre trabajo realizado.
05 min. Asesor Jurídico Administrativo
8 Archivo 05 min. Asesor Jurídico Administrativo
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 33
PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE RESPUESTA A INSTITUCIONES Y ORGANISMOS DEL ESTADO CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-002
ORGANIZACIONES DEL ESTADO U
ORGANIZACIONES CIVILES
DESPACHO SUPERIOR
ASESOR JURÍDICO ADMINISTRATIVO
Revisa y Aprueba
Inicio
Presenta solicitud de Dictamen y opinión
jurídica sobre el tema de DDHH
A
Presenta memoranda (formato de trámite de
expediente) con solicitud de dictamen y opinión
jurídica.
a. Recepción de memoranda con solicitud por parte del Despacho Superior, sellando de de recibido
b. Capta información sobre el requerimiento dependiendo el tema
c. Analiza respuesta al requerimiento
Elabora minuta de documento con el cual se da respuesta al requerimiento y traslada a Despacho Superior
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 34
Archiva
Fin
A
Se Entera
Prepara documento con observaciones, da
respuesta al requerimiento y traslada
al Despacho Superior
Firma, sella y prepara documento de
notificación a la Institución que lo
requirió, con copia de traslado de documento.
Se Entera
Se Entera
Entrega documento con firma de recepción y notifica a Despacho Superior sobre trabajo realizado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 35
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CARTAS DE ENTENDIMIENTO Y CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-003
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 10 días/04 horas/20 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 14
PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar respuesta a instituciones de Estado u organizaciones civiles para la preparación de cartas de entendimiento y/o convenios interinstitucionales en materia de DDHH. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 93-2008 (30 de diciembre de 2008). Órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado de asesoría en materia jurídica-legal. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Traslada Cartas de Entendimiento y/o Convenios interinstitucionales recibidos de otras organizaciones del Estado u organizaciones civiles.
05 min. Despacho Superior
2 Recibe del Despacho Superior Cartas de Entendimiento y/o Convenios interinstitucionales recibidos de otras organizaciones del Estado u organizaciones civiles a. Para la creación de los mismos b. Revisión de uno ya redactado
05 min. Asesor Jurídico Administrativo
3 Si es Convenio, solicita bases y puntos del Convenio y continúa con paso 4 Si es Carta de Entendimiento, continúa con paso 4
1.5 día Asesor Jurídico Administrativo
4 Análisis de la solicitud proporcionada 1.5 día Asesor Jurídico Administrativo
5 Recepción de información de entidades externas 2 días Asesor Jurídico Administrativo
6 Análisis y sistematización de la información 2 días Asesor Jurídico Administrativo
7 Elaboración de proyecto de Convenio o carta de entendimiento
3 horas Asesor Jurídico Administrativo
8 Traslado para revisión a Despacho Superior 05 min. Asesor Jurídico Administrativo
9 Revisa y aprueba y traslado 3 días Despacho Superior 10 Realización de correcciones y adiciones 30 min. Asesor Jurídico
Administrativo 11 Se notifica a Institución que lo requirió 10 min Asesor Jurídico
Administrativo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 36
12 Con documento de recepción, informa a Despacho Superior trabajo realizado y la entrega del mismo
05 min. Asesor Jurídico Administrativo
13 Firman de enterado 15 min. Despacho Superior
14 Archiva 05 min. Asesor Jurídico Administrativo
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 37
PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: CARTAS DE ENTENDIMIENTO Y CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-003
DESPACHO SUPERIOR
ASESOR JURIDICO ADMINISTRATIVO
Es Convenio
Inicio
Traslada Cartas de Entendimiento y/o
Convenios interinstitucionales recibidos de otras organizaciones del
Estado u organizaciones
civiles.
solicita bases y puntos del Convenio y
continúa con paso 4
A
Recibe del Despacho Superior Cartas de Entendimiento y/o
Convenios interinstitucionales recibidos de otras organizaciones del
Estado u organizaciones civiles
a. Para la creación de los mismos b. Revisión de uno ya redactado
Si es carta de
entendimiento Si
continúa con
paso 4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 38
A
Elaboración de proyecto de Convenio o carta de
entendimiento
Análisis de la solicitud
proporcionada
Realización de correcciones y
adiciones
Revisión y Aprueba Traslado
Recepción de información de
entidades externas
Análisis y sistematización de la
información
BA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 39
Archiva
Fin
Con documento de recepción, informa
a Despacho Superior trabajo realizado y
la entrega del mismo
Firma de Enterado
Devuelve
Se notifica a Institución que lo
requirió
B
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 40
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: Asesoría Jurídica Administrativa NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestiones Administrativas y/o Jurídicas ante otras Instituciones y Organismos de Estado CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-004
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 02 días/05 horas/15 min. Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 11
PROPÓSITO DEL PROCESO: Garantizar las gestiones Administrativa y/o Jurídicas ante otras instituciones y organismos del Estado. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 93-2008 (30 de diciembre de 2008). Órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado de asesoría en materia jurídica-legal. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Da instrucción de gestiones ante otras instituciones y organismos del Estado
05 min. Despacho Superior
2 Análisis de documentos 25 min. Asesor Jurídico Administrativo
3 Elaboración de proyectos de respuestas 01 hr. Asesor Jurídico Administrativo
4 Traslado para revisión de Despacho superior 05 min. Asesor Jurídico Administrativo
5 Revisa y traslada observaciones 02 ó + días Despacho Superior 6 Toma en cuenta observaciones para documento
final 30 min. Asesor Jurídico
Administrativo 7 Solicitud de vehículo 05 min. Asesor Jurídico
Administrativo 8 Traslado para diligencia y entrega de documento
en la Institución correspondiente 03 hr. Asesor Jurídico
Administrativo 9 Entrega de copia de trámite realizado, con sello
de recibido. 05 min. Institución Solicitante
10 Notifica a Despacho Superior (Secretaría de Presidencia) trámite realizado, adjunta copia de trámite.
05 min. Asesor Jurídico Administrativo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 41
11 Archiva Expediente 05 min. Asesor Jurídico Administrativo
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 42
PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: GESTIONES ADMINISTRATIVAS Y/O JURÍDICAS ANTE OTRAS INSTITUCIONES Y ORGANISMOS DE ESTADO CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DAJ-004
DESPACHO SUPERIOR
ASESOR JURÍDICO ADMINISTRATIVO
INSTITUCIÓN SOLICITANTE
Inicio
Elaboración de proyectos de respuestas
Análisis de documentos
Da instrucción de gestiones
ante otras instituciones y organismos del
Estado
Revisión y Traslado de
Observaciones
Solicitud de Vehículos
A
Toma en cuenta observaciones para
documento final
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 43
Archiva
Fin
A
Traslado para diligencia y entrega de
documento en la Institución
correspondiente
Archiva Expediente
Entrega de copia de trámite
realizado, con sello de
recibido.
Notifica a Despacho Superior (Secretaría
de Presidencia) trámite realizado, adjunta copia de
trámite.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 44
Departamento de Recursos Humanos COPREDEH-DSI-DRRHH
COPREDEH-DSI-DRRHH-001 Elaboración Nóminas Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-002 Creación de Puestos COPREDEH-DSI-DRRHH-003 Contratación e Inducción de
Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-004 Control de Asistencia y
Horarios del Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-005 Pago de prestaciones e
Indemnizaciones COPREDEH-DSI-DRRHH-006 Capacitación al Personal COPREDEH-DSI-DRRHH-007 Evaluación del Desempeño
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 45
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN NÓMINAS PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-001
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado 02 días/02 hrs/30 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 10
PROPÓSITO DEL PROCESO: Pagar sueldos y honorarios mensualmente de las personas contratadas bajo el renglón 011, 022 y 029 BASE LEGAL: Personal Permanente: Decreto 63-88 del Congreso de la República, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. Ley de Servicio Civil, la ONSEC participa como administradora del Régimen en la autorización de puestos y asignación de salarios. Personal Temporal, Decreto Número 27-2009, Reformas al Decreto Número 57-92 Del Congreso de la República, Ley De Contrataciones Del Estado, 07/09/2009. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Integra nómina por renglón presupuestario: a. Si es personal ya contratados, pasa paso 3. b. Si es personal de nuevo ingreso, pasa paso 2.
03 hrs. Recursos Humanos
2 Ingreso de datos a Guatenómina. 01 hrs. Recursos Humanos
3 Verificar bonos y descuentos correspondientes (movimientos de personal)
02 hrs. Recursos Humanos
4 Estructura de nómina, revisión, aprobación, generación y envío de CUR para aprobación, traslado a Departamento Financiero.
02 hrs. Recursos Humanos
5 Revisa nómina y documentación correspondiente a. Si está correcto, aprueba CUR y emite
solicitud de pago y traslada a Dirección Ejecutiva
b. Si está incorrecto, regresa a Recursos Humanos para rectificación
(ver procedimiento Liquidación de Nómina para Personal)
04 hrs. Departamento Financiero
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 46
6 Aprueba solicitud de pago 01 hr. Dirección Ejecutiva
7 Genera archivos de acreditamiento y publica 15 min. Recursos Humanos
8 Verifica pago de nóminas, imprime constancias de pago y entrega a empleados para firma
04 hrs. Recursos Humanos
9 Confirmas recepción de pago y firman constancia 01 hr. Personal
10 Archiva 15 min. Recursos Humanos
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 47
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN NÓMINAS PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-001
RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
DIRECCION EJECUTIVA
PERSONAL
Inicio
Integra nómina por renglón presupuestario:
Personal ya
contratados
Ingreso de datos a
Guatenómina
Pasa paso 3
A
Personal Nuevo
SI
Pasa paso 2
Verificar bonos y
descuentos correspondien
tes (movimientos de personal)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 48
A
Revisa nómina y documentación correspondiente
Si está incorrecto, regresa a Recursos
Humanos para rectificación
(ver procedimiento Liquidación de Nómina
para Personal)
Aprueba solicitud de pago
Genera archivos de acreditamiento y
publica
Estructura de nómina, revisión, aprobación,
generación y envío de CUR para aprobación,
traslado a Departamento Financiero.
Si esta incorrecto
Si está correcto, aprueba CUR y
emite solicitud de pago y traslada a
Dirección Ejecutiva
Si esta correcto
SI
BA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 49
Inicio
Archiva
Fin
Confirma recepción de pago y firman
constancia
Verifica pago de nóminas, imprime
constancias de pago y entrega a empleados
para firma
B
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 50
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE PUESTOS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-002
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 36 días/04 horas/15 min. Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 11
PROPÓSITO DEL PROCESO: Atender la solicitud de Presidencia de COPREDEH de cubrir necesidades de recurso humano dentro de la estructura organizacional de la institución. BASE LEGAL: Personal Permanente: Decreto 63-88 del Congreso de la República, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. Ley de Servicio Civil, la ONSEC participa como administradora del Régimen en la autorización de puestos y asignación de salarios. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Traslada a RRHH solicitud y justificación de cubrir necesidades de recurso humano con visto bueno
05 min. Presidencia
2 Solicita certificación de disponibilidad financiera a Departamento Financiero
05 min. Coordinación RRHH
3 Entrega certificación a recursos humanos 02 días Departamento Financiero
4 Revisa términos de referencia, dependencia jerárquica y llenar el o las formularios de creación de puestos correspondientes, redacta solicitud ante Dirección Técnica de Presupuestos y envía a Presidencia para firma
01 día Coordinación RRHH
5 Firma documentación y devuelve a Recursos Humanos
01 día Presidencia
6 Envía el expediente completo a la Dirección Técnica del Presupuesto para su revisión
medio día Coordinación RRHH
7 a. Si se confirma disponibilidad presupuestaria, resuelve y envía a ONSEC
b. Si no se confirma disponibilidad presupuestaria, devuelve a COPREDEH (finaliza proceso)
8 días DTP
8 Analiza justificación de la creación de puesto, 20 días ONSEC
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 51
revisa documentación, Dictamina y devuelve a DTP
9 Recibe, resuelve y envía a COPREDEH 03 días DTP 10 Ingresa dentro de la Estructura de COPREDEH en
el Sistema de Guatenóminas 01 día Departamento de
Recursos Humanos 11 Archiva 05 min. Departamento de
Recursos Humanos FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 52
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE PUESTOS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-002
PRESIDENCIA COORDINACIÓN RRHH
DEPARTAMENTO FINANCIERO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
DIRECCIÓN TÉCNICA DEL
PRESUPUESTO
Revisa términos de referencia, dependencia
jerárquica y llenar el o las formularios de creación de puestos correspondientes,
redacta solicitud ante Dirección Técnica de
Presupuestos y envía a Presidencia para firma ONSEC
Resuelve y envía a ONSEC
Traslada a RRHH solicitud y justificación de cubrir necesidades de recurso
humano con visto bueno
Solicita certificación de disponibilidad
financiera a Departamento
Financiero
Entrega certificación a recursos humanos
Enterado
Firma
Envía expediente completo para su
Revisión
Si Confirma
A
SI
Enterado
NO Confirma
Devuelve a COPREDEH (Finaliza
el Proceso)
Enterado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 53
Archiva
Fin
A
Analiza justificación de la creación de puesto, revisa documentación, Dictamina y devuelve
a DTP
Ingresa dentro de la Estructura de COPREDEH en el
Sistema de Guatenóminas.
DIRECCIÓN TÉCNICA DEL
PRESUPUESTO
Recibe, resuelve y envía a COPREDEH
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 54
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DE PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-003
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 01 Mes/03 semanas 01 día/04 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 18
PROPÓSITO DEL PROCESO: Atender la solicitud de Presidencia de COPREDEH de cubrir las necesidades de recurso humano en los distintos departamentos de la institución, independientemente que sea bajo el renglón 011, 022 y 029 BASE LEGAL: Personal Permanente: Decreto 63-88 del Congreso de la República, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. Ley de Servicio Civil, la ONSEC participa como administradora del Régimen en la autorización de puestos y asignación de salarios. Personal Temporal, Decreto Número 27-2009, Reformas al Decreto Número 57-92 Del Congreso de la República, Ley De Contrataciones Del Estado, 07/09/2009. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Presenta Solicitud y justificación de cubrir necesidades de recurso humano ante presidencia de COPREDEH
1 hr. Coordinador de Departamento Interesado
2 Analiza solicitud: a. Si es aprobada, gira instrucciones al Departamento de
RRHH para que inicie proceso de selección y contratación
b. Si no es aprobada devuelve solicitud a departamento solicitante y se cierra el proceso.
1 día Despacho Superior
3 a. Recibe solicitud y documentación, b. analiza base de datos y/o expedientes presentados por
el interesado, c. investiga y selecciona de tres a cinco expedientes para
iniciar el proceso de reclutamiento y selección, d. Realiza entrevista preliminar.
3 días Departamento de Recursos Humanos
4 Se realiza evaluación técnica de candidatos 1 día Departamento de Recursos Humanos
5 Selecciona tres candidatos mínimo y convoca a la Comité Evaluador nombrado para entrevista final
4 hrs. Coordinador de RRHH
6 Realizan entrevista a candidatos, unifican criterios para presentar propuesta a Presidencia
1 día Junta Calificadora
7 Redacta Informe sobre el resultado de las entrevistas y 1 ½ hr. Coordinación RRHH
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 55
propone a Presidencia para la toma de decisión 8 Autoriza o rechaza el proceso 1 hr. Presidente (a) 9 a. Si se acepta propuesta inicial, se inicia el proceso de
contratación, b. Si no se acepta, se inicia nuevamente el proceso
1 hr. Departamento de Recursos Humanos
10 a. Si la contratación es 011 o 022, se envía expediente a ONSEC para su respectiva calificación y aprobación
b. Si la contratación es 029, (ver proceso de contratación de Servicios Personales)
1 hr. Coordinación RRHH
11 Resuelve ante COPREDEH aprobación o desaprobación 3 semanas ONSEC
12 a. Si fue a probado, se elabora contrato cuando corresponda y se gestiona ante la Secretaria General
b. Si no fue aprobado, informa a Departamento solicitante y cierra proceso
10 días Departamento de Recursos Humanos
13 Resuelve ante COPREDEH aprobación o desaprobación 1 mes Secretaria General
14 a. Si es aprobado, elabora formulario de movimiento de personal, lo ingresa al sistema Guatenóminas y envía a ONSEC para aprobación
b. Si no es aprobado, informa a Departamento solicitante y cierra proceso
1 hr. Departamento de Recursos Humanos
15 Aprueba o rechaza en Guatenóminas 7 días ONSEC
a. Si es aprobado, notifica a Despacho Superior, Departamento que solicitó la contratación y personal seleccionado
b. Si no es aprobado, informa a Departamento solicitante y cierra proceso
15 min. Departamento de Recursos Humanos
16 Se archiva expediente 15 min. Departamento de Recursos Humanos
17 Introducción del nuevo empleado, recorrido por las instalaciones para que conozca los distintos ambientes de la COPREDEH; visitar a los diferentes departamentos de la COPREDEH con el objeto que el nuevo servidor público inicie a identificarse con el personal de la institución y Se presenta al jefe inmediato para que le dé la inducción al puesto
1 hr. Departamento de Recursos Humanos
18 Taller de Inducción, se proporciona breve reseña histórica sobre la Institución, misión, visión y funciones
2 días Departamento de Recursos Humanos
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 56
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DE PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSIC-DRRHH-003
COORDINADOR DEPARTAMENTO
INTERESADO
DESPACHO SUPERIOR
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
COORDINADOR DE RRHH
JUNTA CALIFICADORA
No
Inicio
Presenta Solicitud y justificación de cubrir
necesidades de recurso humano ante presidencia
de COPREDEH
Se realiza evaluación técnica de candidatos
a. Recibe solicitud y documentación,
b. analiza base de datos y/o expedientes presentados por el interesado,
c. investiga y selecciona de tres a cinco expedientes para iniciar el proceso de reclutamiento y selección,
Realiza entrevista preliminar.
Si es aprobada, gira instrucciones al
Departamento de RRHH para que inicie proceso de selección y contratación
Selecciona tres candidatos mínimo
y convoca a la Comité Evaluador nombrado para entrevista final
Autoriza o rechaza el Proceso
Redacta Informe sobre el resultado de las entrevistas y
propone a Presidencia
para la toma de decisión
A
Analiza
Solicitud
Si
Si no es aprobada devuelve solicitud a
departamento solicitante y se cierra el proceso.
Realizan entrevista a candidatos, unifican
criterios para presentar propuesta
a Presidencia
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 57
SI
A
Se Acepta
Resuelve ante COPREDEH aprobación
o desaprobación
Fue
Aprobado
ONSEC
inicia el proceso
de contratación
B
Calificación y Aprobación
Si la contratación es 011 o 022, se envía
expediente a ONSEC para su respectiva
calificación y aprobación
NO
se inicia nuevamente
el proceso Si la contratación
es 029, (ver proceso de
contratación de Servicios
Personales)
SI
Se elabora contrato cuando
corresponda y se gestiona
ante la Secretaria General
NO
Informa a Departamento solicitante
y cierra proceso
SECRETARIA GENERAL
Resuelve ante COPREDEH
aprobación o desaprobación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 58
B
Aprueba o rechaza en Guatenóminas
Aprobado NO
Si no es aprobado, informa a
Departamento solicitante y
cierra proceso
SI
Elabora formulario de
movimiento de personal, lo ingresa al sistema
Guatenóminas y envía a ONSEC
para aprobación
Aprobado SI
Notifica a Despacho Superior,
Departamento que solicitó la contratación y
personal seleccionado
NO
Informa a Departamento solicitante
y cierra proceso
DESPACHO SUPERIOR
Se Entera
C
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 59
Fin
c
Se archiva Expediente
Introducción del nuevo empleado, recorrido por
las instalaciones para que conozca los distintos
ambientes de la COPREDEH; visitar a los
diferentes departamentos de la
COPREDEH con el objeto que el nuevo servidor
público inicie a identificarse con el
personal de la institución y Se presenta
al jefe inmediato para que le dé la inducción al
puesto
Taller de Inducción, se proporciona breve
reseña histórica sobre la Institución, misión,
visión y funciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 60
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ASISTENCIA Y HORARIOS DEL PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-004
Página No. 1 de 1 Tiempo total estimado: 03 días/01 hr/20 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 6
PROPÓSITO DEL PROCESO: Atender la solicitud de Presidencia de COPREDEH de cubrir las necesidades de recurso humano en los distintos departamentos de la institución, independientemente que sea bajo el renglón 011, 022 y 029 BASE LEGAL: Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Presidencia de la República, Reglamento de la Ley De Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo No. 18-98. Artículo 77. Puntualidad y Asistencia a las Labores. Los servidores públicos quedarán sujetos a las normas que sobre puntualidad y asistencia establece el Reglamento de la Ley de Servicio Civil y otras disposiciones internas de personal de las dependencias, así como a las que por la naturaleza del cargo que desempeñan estén sujetas a una reglamentación especial. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Ingreso de datos del empleado al sistema del reloj marcador y se asigna un código para su registro diario
15 min. Departamento de Recursos Humanos
2 los primeros días del mes siguiente se imprime reporte, revisa y notifica llamada de atención a quien corresponde
2 días Departamento de Recursos Humanos
3 Redacta informe para Despacho Superior, adjunta reporte con observaciones y llamadas de atención al personal que incumplió su horario
30 min. Departamento de Recursos Humanos
4 Indica que procede 1 día Despacho Superior 5 Ejecuta instrucción 30 min. Departamento de
Recursos Humanos 6 Archiva 5 min. Departamento de
Recursos Humanos FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 61
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ASISTENCIA Y HORARIOS DEL PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-004
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
DESPACHO SUPERIOR
Inicio
Ingreso de datos del empleado al sistema del
reloj marcador y se asigna un código para su registro
diario
Indica que procede
A
Los primeros días del mes siguiente se imprime
reporte, revisa y notifica llamada de atención a
quien corresponde
Redacta informe para Despacho Superior, adjunta reporte con
observaciones y llamadas de atención al personal
que incumplió su horario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 63
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PAGO DE PRESTACIONES E INDEMNIZACIONES CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-005
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 07 días/03 hrs/30 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 10
PROPÓSITO DEL PROCESO: Atender la solicitud de Presidencia de COPREDEH de cubrir las necesidades de recurso humano en los distintos departamentos de la institución, garantizando la liquidación de personal, independientemente que sea bajo el renglón 011, 022 y 029 BASE LEGAL: Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Presidencia de la República, Reglamento de la Ley De Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo No. 18-98. Personal Permanente: Decreto 63-88 del Congreso de la República, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. Ley de Servicio Civil, la ONSEC participa como administradora del Régimen en la autorización de puestos y asignación de salarios. Personal Temporal, Decreto Número 27-2009, Reformas al Decreto Número 57-92 Del Congreso de la República, Ley De Contrataciones Del Estado, 07/09/2009. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Se recibe carta de renuncia o despido y solicitud de prestaciones
10 min. Coordinador RRHH
2 Prepara expediente para iniciar trámite 1 ½ Hr. Coordinador RRHH 3 Traslada expediente a Asesoría Jurídica para la emisión de
Dictamen, resolución y/o finiquito para certificar el retiro del personal en referencia
10 min Coordinador RRHH
4 Prepara y traslada los oficios legales que certifican legalmente el retiro del personal
3 días Asesor Jurídico
5 Recibe de Asesoría Jurídica y Trasladar a Dirección Ejecutiva para aprobación
15 min. Coordinador RRHH
6 Revisa y da su VoBo para la liquidación del personal en referencia
3 días Director Ejecutivo
7 Recibe de Dirección Ejecutiva y trasladar a Presidencia 15 min Coordinador RRHH 8 Conoce y da su autorización para la liquidación del
personal en referencia 1 día Presidencia
9 Recibe de Presidencia y Preparar expediente final para enviar a UDAF para pago (ver procesos de pago)
1 hora Coordinador RRHH
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 64
10 Archiva expediente 10 min Asistente RRHH FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 65
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: PAGO DE PRESTACIONES E INDEMNIZACIONES CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-005
COORDINADOR RRHH
ASESOR JURÍDICO DIRECTOR EJECUTIVO
PRESIDENCIA
Inicio
Se recibe carta de renuncia o despido y
solicitud de prestaciones Prepara y traslada los oficios legales
que certifican legalmente el retiro
del personal
Recibe de Asesoría Jurídica y Traslada a
Dirección Ejecutiva para aprobación
A
Prepara expediente para iniciar trámite
Traslada expediente a Asesoría Jurídica para la
emisión de Dictamen, resolución y/o finiquito
para certificar el retiro del personal en referencia
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 66
Archiva
Fin
A
Recibe de Presidencia y Preparar expediente
final para enviar a UDAF para pago (ver
procesos de pago)
Revisa y da su VoBo para la liquidación del personal en referencia
Conoce y da su autorización para la
liquidación del personal en referencia
Recibe y Traslada a Presidencia
Traslada para Aprobación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 67
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN AL PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-006
Página No. 1 de 1 Tiempo total estimado: 02 Sem/04 hrs/30 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 10
PROPÓSITO DEL PROCESO: Cumplimiento de los mandatos del POA con relación a capacitación al personal, garantizando la contratación de Servicios Personales y No personales apropiados. BASE LEGAL: Decreto Número 27-2009, Reformas al Decreto Número 57-92 Del Congreso de la República, Ley De Contrataciones Del Estado, 07/09/2009. Artículo 11 que reforma el artículo 43 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Verificar en POA las capacitaciones programadas para el mes
30 min. Analista de RRHH
2 Prepara TDR y gestionar con entidades externas propuestas de capacitación
3 hrs. Analista de RRHH
3 Presentan propuestas con base a TDR proporcionados 1 Sem. Proveedores de Capacitación
4 Analiza propuestas y presenta a Despacho Superior para aprobación
30 min. Coordinación RRHH
5 Revisa propuestas presentadas: a. Aprueba y traslada de Coord. de RRHH para su
ejecución, sigue paso 6 b. Solicita nuevas propuestas y traslada a RRHH para
cotizar otras opciones, regresa paso 2 c. Desaprueba propuesta, cierra proceso.
1 día Despacho Superior
6 Seguimiento con Dirección Ejecutiva para coordinar logística de ejecución
15 min. Coordinación RRHH
7 Coordina con Departamento Administrativo para contratación de Consultores (ver proceso de contratación de Servicios Personales y No personales)
4 hrs. Coordinadora RRHH
8 Ejecuta logística del evento 3 días Coordinación RRHH 9 Liquida Evento de Capacitación e informa a Dirección
Ejecutiva 4 hrs. Coordinación RRHH
10 Archiva Expediente de Evento. Analista de RRHH FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 68
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN AL PERSONAL CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-006
ANALISTA DE RRHH
PROVEEDORES DE CAPACITACIÓN
COORDINADOR RRHH
DESPACHO SUPERIOR
NO
Aprueba y traslada de Coord. de RRHH para
su ejecución
Traslada para su Ejecución Desaprueba
propuesta
Inicio
Prepara TDR y gestionar con entidades externas
propuestas de capacitación
Verificar en POA las capacitaciones programadas para
el mes
Presentan propuestas con base a TDR proporcionados
Analiza propuestas y
presenta a Despacho
Superior para aprobación
Solicita nuevas
propuestas y traslada a RRHH para
cotizar otras
opciones
Enterado
Revisa propuestas
presentadas
A
SI
Aprueba
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 69
Fin
A
Liquida Evento de Capacitación e
informa a Dirección Ejecutiva
Seguimiento con Dirección Ejecutiva para
coordinar logística de ejecución
Archiva Expediente de Evento
Coordina con Departamento
Administrativo para contratación de
Consultores (ver proceso de contratación de
Servicios Personales y No personales)
Ejecuta logística del evento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 70
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-007
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 09 días/01 hora/15 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 11
PROPÓSITO DEL PROCESO: Cumplir con el Programa de Evaluación del Desempeño y Rendimiento Laboral que servirá de base para ascensos, capacitación y adiestramiento, incrementos salariales, traslados y permutas. Evaluaciones de ingreso, ordinarias y extraordinarias. BASE LEGAL: Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Presidencia de la República, Reglamento de la Ley De Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo No. 18-98. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ARTICULO 44. Evaluación del desempeño y rendimiento laboral. ARTICULO 45. Evaluación de ingreso, ARTICULO 46. Evaluación ordinaria., ARTICULO 47. Evaluación extraordinaria, ARTICULO 48. Instrumentos de evaluación., ARTICULO 49. Evaluación del desempeño en el periodo de prueba, ARTICULO 50. Facultad de las autoridades. Resultados serán enviados a la Oficina Nacional de Servicio Civil para los registros correspondientes. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
PROCESO POR CADA TIPO DE EVALUACIÓN 1 Reproduce y prepara los formularios de evaluación
incluidos en el Manual de cada tipo de Evaluación 1 hora Departamento de
Recursos Humanos 2 a. Si es personal de nuevo ingreso, se realiza reunión
con Coordinador del Departamento que corresponda. b. Si es evaluación ordinaria o extraordinaria, Se realiza
taller para instrucción y entrega de los formularios a los responsables de evaluación (Despacho Superior y Coordinadores de Departamento)
15 min. Coordinador de RRHH
3 Se realiza proceso de evaluación con el personal 2días Despacho Superior y Coordinadores de Departamento
4 Socializa con personal evaluado resultados 3 días Despacho Superior y coordinadores
5 Reunión con jefatura inmediato superior, para discutir cada 2 horas Dirección y Coordinadores
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 71
una de las evaluaciones del personal a su cargo 6 Se elabora formato final con resultados de evaluación y
traslado a RRHH 3 horas Dirección y Coordinadores
7 Revisión de boletas de evaluación y separación de casos especiales
2 horas Departamento de Recursos Humanos
8 Hace diagnóstico y Procede a: a. Presentar Informe de Resultados Consolidado a
Presidencia quien autoriza traslado de resultados a ONSEC.
b. Proponer Plan de Capacitación a Presidencia (ver proceso de Capacitación)
c. Soluciones a casos especiales en coordinación con Coordinación de Departamentos
2 días Coordinador de RRHH
9 Autoriza envío de Resultados a la Oficina Nacional de Servicio Civil para los registros correspondientes.
1 día Despacho Superior
10 Resultados son enviados a la Oficina Nacional de Servicio Civil para los registros correspondientes.
30 min. Coordinación RRHH
11 Archiva expedientes en carpetas de personal e Informe de Resultados
30 min. Departamento de RRHH
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 72
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RRHH PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DRRHH-007
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
COORDINADOR DE RRHH
DESPACHO SUPERIOR Y
COORDINADORES DE
DEPARTAMENTO
DIRECCIÓN Y COORDINADORES
DEPARTAMENTO DE RRHH
Inicio
Reproduce y prepara los formularios de evaluación incluidos en el Manual de cada tipo de Evaluación
Se elabora formato final con resultados
de evaluación y traslado a RRHH
a. Si es personal de nuevo
ingreso, se realiza
reunión con
Coordinador del
Departamento que
corresponda.
b. Si es evaluación
ordinaria o
extraordinaria, Se
realiza taller para
instrucción y entrega
de los formularios a los
responsables de
evaluación (Despacho
Superior y
Coordinadores de
Departamento)
Se realiza proceso de evaluación con
el personal
Reunión con jefatura inmediato
superior, para discutir cada una de las evaluaciones del personal a su cargo
A
Socializa con personal evaluando
resultados
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 73
Archiva
Fin
A
Hace diagnóstico y Procede a:
a. Presentar Informe de Resultados Consolidado a
Presidencia quien autoriza traslado de resultados a ONSEC.
b. Proponer Plan de Capacitación a
Presidencia (ver proceso de
Capacitación) Soluciones a casos
especiales en coordinación con Coordinación de Departamentos
Enterado Revisión de boletas de evaluación y
separación de casos especiales
Autoriza envío de Resultados a la
Oficina Nacional de Servicio Civil
para los registros correspondientes.
Resultados son enviados a la Oficina Nacional de Servicio
Civil para los registros correspondientes.
Enterado, Archiva expedientes en
carpetas de personal e Informe
de Resultados
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 74
Departamento de Planificación, Seguimiento, Evaluación y Sistematización
COPREDEH-DSI-DPSES COPREDEH-DSI-DPSES-001 Formulación Plan Operativo Anual
POA COPREDEH-DSI-DPSES-002 Anteproyecto de Presupuesto
COPREDEH COPREDEH-DSI-DPSES-003 Programación Mensual de Gastos COPREDEH-DSI-DPSES-004 Seguimiento, Monitoreo y Evaluación COPREDEH-DSI-DPSES-005 Formulación y Seguimiento de
Proyectos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 75
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN PLAN OPERATIVO ANUAL POA CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-001
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 31 días/02 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 19
PROPÓSITO DEL PROCESO: Preparación del Plan Operativo Anual POA Institucional como base y lineamiento en la actuación Institucional e Informe a SEGEPLAN en cumplimiento de los mandatos establecidos. BASE LEGAL: SEGEPLAN, 25 de agosto de 2009, Acuerdo Interno N0. 304-2009, la Unidad de Planificación Sectorial como la responsable de proponer el diseño y normativa, así como implementar, gestionar y monitorear, el proceso de planificación Institucional –sectorial. COPREDEH, 30 de diciembre de 2008, Acuerdo Interno No. 101-2008, crea el DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN MONITOREO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN como órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado en Planificación, monitoreo, evaluación y sistematización. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Envía nota de solicitud para elaboración de POA 1 día SEGEPLAN 2 Recibe solicitud y remite a Dirección Ejecutiva con
instrucciones 30 min. Presidencia
3 Traslada instrucciones a Depto. Planificación y Departamento Financiero para coordinar proceso
2 días Dirección Ejecutiva
4 Recibe instrucción y convoca por medio de memoranda a Coordinadores y Despacho Superior con instrucciones
30 min. Coordinación DPSES
5 Se establecen formatos para elaboración de POA por depto.
5 días Coordinación DPSES
6 Se realiza reunión con coordinadores y Despacho Superior 1 día Coordinación DPSES (Reunión Coordinadores y Despacho Superior)
7 Se definen lineamientos para la elaboración del POA y fecha de entrega
5 días Coordinación DPSES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 76
8 Se definen lineamientos de coordinación y seguimiento para integrar POA Institucional con Grupo 4 integrado por Dirección Ejecutiva, Sub Dirección, Coordinación Financiera y Coordinación DPSES
4 horas Grupo 4 (G4)
9 Preparan planificación interna en cada departamento 7 días Coordinadores de Departamento
10 Recepción de POA por departamento 4 horas Coordinación DPSES
11 Reunión de Revisión y devolución para correcciones 4 horas Presidencia y G4 12 Realizan correcciones y trasladan a Coordinación DPSES 2 días Coordinadores de
Departamento 13 Integración y traslado a Presidencia 2 horas Coordinación DPSES
14 Revisión final y aprobación 5 días Presidencia
15 Recepción de versiones finales e instrucciones para traslado a SEGEPLAN y Coordinadores de Departamento
30 min. Coordinación DPSES
16 Preparación Versión Final presentación a SEGEPLAN con firma de Presidencia
4 horas Coordinación DPSES
17 Firma Oficio de para presentación de POA institucional a SEGLEPLAN
4 horas Presidencia
18 Presentación a SEGEPLAN y copia a departamentos 2 horas Coordinación DPSES
19 Archivo 30 min Coordinación DPSES
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 77
PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN PLAN OPERATIVO ANUAL POA CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-001
SEGEPLAN PRESIDENCIA DIRECCIÓN EJECUTIVA
COORDINACIÓN DPSES
GRUPO 4(G4) COORDINADORES DE
DEPARTAMENTO
Se definen lineamientos para la elaboración del POA y fecha de entrega
Inicio
Envía nota de solicitud para
elaboración de POA
Recibe solicitud y remite a Dirección
Ejecutiva con instrucciones
Recibe instrucción y convoca por medio de
memoranda a Coordinadores y
Despacho Superior con instrucciones.
Se realiza reunión con
coordinadores y Despacho
Superior
Coordinación DPSES (Reunión Coordinadores
y Despacho Superior)
A
Traslada instrucciones a
Depto. Planificación y Departamento Financiero para
coordinar proceso
Se establecen formatos para
elaboración de POA por depto.
Se definen lineamientos de coordinación y
seguimiento para integrar POA
Institucional con Grupo 4 integrado
por Dirección Ejecutiva, Sub
Dirección, Coordinación
Financiera y
Preparan planificación interna en cada departamento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 78
A Recepción de POA por departamento
Realizan correcciones y trasladan a
Coordinación DPSES
Reunión de Revisión y devolución
para correcciones
B
Integración y traslado a
Presidencia
Reunión de Revisión y devolución
para correcciones
Revisión final y aprobación
Recepción de versiones finales e instrucciones para
traslado a SEGEPLAN y
Coordinadores de Departamento
Preparación Versión Final presentación a SEGEPLAN con firma
de Presidencia
Firma Oficio de para presentación de POA
institucional a SEGLEPLAN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 79
Archiva
Fin
B
Envía a Presentación a
SEGEPLAN y copia a departamentos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 80
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO COPREDEH CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-002
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 09 Meses/01 Sem/03 días/05 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 24
PROPÓSITO DEL PROCESO: Preparación del Anteproyecto de Presupuesto de COPREDEH para el Plan Operativo Anual POA Institucional como base y lineamiento en la actuación Institucional e Informe a SEGEPLAN en cumplimiento de los mandatos establecidos. BASE LEGAL: SEGEPLAN, 25 de agosto de 2009, Acuerdo Interno N0. 304-2009, la Unidad de Planificación Sectorial como la responsable de proponer el diseño y normativa, así como implementar, gestionar y monitorear, el proceso de planificación Institucional –sectorial. COPREDEH, 30 de diciembre de 2008, Acuerdo Interno No. 101-2008, crea el DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN MONITOREO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN como órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado en Planificación, monitoreo, evaluación y sistematización. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Convoca a Comisión de Planificación (Grupo 4 (G4)) para trasladar lineamientos de Planificación presupuestaria.
30 min. Presidencia
2 Se elabora propuesta para proceso de planificación POA y se presenta a Dirección Ejecutiva y Presidencia para aprobación.
2 días Coordinación DPSES
3 Se analiza propuesta metodológica aprobada previo a su traslado a convocatoria de coordinadores de departamento
2 días Grupo 4 (G4)
4 Se convoca a coordinadores de Departamento, proporcionando lineamientos generales
30 min. Coordinación DPSES
5 Taller para la integración de Presupuesto con Coordinadores de Departamento
4 días Coordinación DPSES y coordinadores de Departamento
6 Reunión para distribución del Gasto para su consideración 1 semana Grupo 4 (G4)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 81
en el POA y convocatoria de coordinadores para correcciones
7 Elabora documento Anteproyecto Presupuesto y presenta a Dirección Ejecutiva para revisión
1 día Coordinador Financiero
8 Revisa y traslada a Presidencia para Aprobación 1 día Dirección Ejecutiva 9 Reunión de trabajo para proceso de aprobación. Si hay
correcciones regresa a Coordinadores para corrección 1 día Presidencia y Grupo 4
(G4) 10 Realizan correcciones 1 días Coordinadores de
Departamento 11 Reunión de Discusión y aprobación de Anteproyecto de
Presupuesto 4 horas Presidencia y Grupo 4
(G4) 12 Ingreso de Anteproyecto de Presupuesto a SICOIN 3 días Coordinador Financiero
13 Imprime, integra y traslada a Dirección Ejecutiva para firma de Vobo.
1 día Coordinador Financiero
14 Revisa, firma de VoBo y traslada a Presidencia para aprobación
4 horas Director Ejecutivo
15 Revisa, aprueba y devuelve a DE para envío de la DTP, SEGEPLAN y Contraloría General de Cuentas.
1 hora Presidencia
16 Envía a DTP y Contraloría General de Cuentas, paso 18 1 hora Coordinador Financiero
17 Envía a SEGEPLAN, paso 19 1 hora Coordinación DPSES
18 Seguimiento en la DTP para conocer si hay modificaciones, observaciones (en indicadores, metas, productos), paso 20
4 meses Coordinador Financiero
19 Seguimiento en SEGEPLAN proceso de revisión, si solicita cambios se comunica con Coordinadora DPSES, paso 21
2 días Coordinación DPSES
20 Solicita Anteproyecto a DTP y se realizan los cambios en SICOIN
2 días Coordinador Financiero
21 Nuevamente se imprime, se obtienen las firmas de VoBo de Dirección Ejecutiva y de Aprobación de Presidencia para su presentación final.
1 día Coordinador financiero
22 Se envía nuevamente a SEGEPLAN, Contraloría General de Cuentas y DTP
1 día Coordinador Financiero y Coordinación DPSES
23 Notifica aprobación de Presupuesto con Acuerdo Gubernativo que aprueba presupuesto para próximo año
4 meses DTP del Min. Finanzas P.
24 Archivo 1 hora Coordinador Financiero y Coordinación DPSES
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 82
PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN PROCEDIMIENTO: ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO COPREDEH CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-002
PRESIDENCIA COORDINACIÓN DPSES
GRUPO 4(G4) COORDINADORES DE
DEPARTAMENTO
COORDINADOR FINANCIERO
DIRECCIÓN EJECUTIVA
DTP. Del Min. Finanzas P.
Revisa y traslada a
Presidencia para
Aprobación
Inicio
Convoca a Comisión de Planificación
(Grupo 4 (G4)) para trasladar lineamientos
de Planificación presupuestaria.
Se elabora propuesta para proceso de
planificación POA y se presenta a Dirección
Ejecutiva y Presidencia para aprobación.
Se analiza propuesta
metodológica aprobada previo
a su traslado a convocatoria de
coordinadores de departamento
Reunión para distribución del Gasto para su
consideración en el POA y
convocatoria de coordinadores
para correcciones
Se convoca a coordinadores de
Departamento, proporcionando
lineamientos generales
A
Taller para la integración de Presupuesto con Coordinadores de
Departamento
Taller para la integración de Presupuesto con Coordinadores de
Departamento
Elabora documento Anteproyecto Presupuesto y
presenta a Dirección Ejecutiva para revisión
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 83
A
Ingreso de Anteproyecto de
Presupuesto a SICOIN
Reunión de Discusión y
aprobación de Anteproyecto de
Presupuesto
Revisa, firma de VoBo y traslada
a Presidencia para aprobación
Realizan correcciones
B
Revisa, aprueba y devuelve a DE para
envío de la DTP, SEGEPLAN y
Contraloría General de Cuentas.
Imprime, integra y traslada a Dirección Ejecutiva para firma
de Vobo. Envia a Director
Ejecutivo
Reunión de trabajo para proceso de
aprobación. Si hay correcciones regresa a Coordinadores para
corrección
Reunión de trabajo para proceso de
aprobación. Si hay correcciones
regresa a Coordinadores para corrección
Reunión de Discusión y
aprobación de Anteproyecto de
Presupuesto
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 84
C
B Envía a DTP y Contraloría General
de Cuentas
Envía a SEGEPLAN
Seguimiento en la DTP para conocer si hay modificaciones, observaciones (en
indicadores, metas, productos)
Seguimiento en SEGEPLAN proceso de
revisión, si solicita cambios se comunica
con Coordinadora DPSES
Solicita Anteproyecto a DTP y se realizan los cambios en SICOIN Nuevamente se imprime,
se obtienen las firmas de VoBo de Dirección
Ejecutiva y de Aprobación de Presidencia para su
presentación final.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 85
Archiva
Fin
C Notifica aprobación de Presupuesto con Acuerdo Gubernativo que aprueba presupuesto para próximo
año
Se envía nuevamente a SEGEPLAN, Contraloría General de Cuentas y
DTP
Se envía nuevamente a SEGEPLAN, Contraloría General de Cuentas y
DTP
Archiva
Fin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 86
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN MENSUAL DE GASTOS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-003
Página No. 1 de 1 Tiempo total estimado: 22 días/06 hrs/30 min Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 10
PROPÓSITO DEL PROCESO: Preparación del Plan Operativo Anual POA Institucional como base y lineamiento en la actuación Institucional e Informe a SEGEPLAN en cumplimiento de los mandatos establecidos. BASE LEGAL: SEGEPLAN, 25 de agosto de 2009, Acuerdo Interno N0. 304-2009, la Unidad de Planificación Sectorial como la responsable de proponer el diseño y normativa, así como implementar, gestionar y monitorear, el proceso de planificación Institucional –sectorial. COPREDEH, 30 de diciembre de 2008, Acuerdo Interno No. 101-2008, crea el DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN MONITOREO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN como órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado en Planificación, monitoreo, evaluación y sistematización. DECRETO NÚMERO 57-92 DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA, ARTICULO 3. Disponibilidades Presupuestarias, ARTICULO 4. Programación de Negociaciones. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Solicita programaciones de gasto a cada departamento 30 min. Coordinación DPSES 2 Elaboran Planes cada mes 2 horas Coordinadores
Departamento 3 Recepción de programaciones 1 días Coordinación DPSES 4 Revisión de Planes y remite a Asesora de Planificación 5 días Coordinación DPSES 5 Revisa y Traslada a Presidencia 5 días Coordinación DPSES 6 Revisa y Aprueba 7 días Presidencia 7 Recibe y Traslada a Dirección Ejecutiva 1 hora Coordinación DPSES 8 Revisa y Aprueba 4 días Dirección Ejecutiva 9 Recibe y reproduce para archivo del Depto. 1 hora Coordinación DPSES
10 Recibe y traslada a los Departamentos 2 horas Coordinación DPSES
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 87
PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN MENSUAL DE GASTOS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-003
COORDINADOR DPSES
COORDINADORES DEPARTAMENTO
PRESIDENCIA DIRECCIÓN EJECUTIVA
Inicio
Recepción de Programaciones
Elaboran Planes cada mes.
Solicita programaciones de gasto a cada departamento
Revisa y Aprueba
Revisión de Planes y remite a Asesora
de Planificación
Revisa y Traslada a Presidencia
A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 88
Fin
A
Recibe y Traslada a Dirección Ejecutiva
Recibe y reproduce para archivo del
Depto.
Revisa y Aprueba
Recibe y traslada a los Departamentos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 89
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACIÓN CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-004
Página No. 1 de 3 Tiempo total estimado: Seguimiento 01 Mes/01 Semana/ 03 días/01 horas Monitoreo 01 Mes/06 días/04 hrs Evaluación 02 Meses/01 Sem/02 días/01 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: Seguimiento 16 Monitoreo 08 Evaluación 10
PROPÓSITO DEL PROCESO: Seguimiento, monitoreo y evaluación del Plan Operativo Anual POA Institucional como base y lineamiento en la actuación Institucional e Informe a SEGEPLAN en cumplimiento de los mandatos establecidos. Finalidad cumplimiento de resultados previstos. BASE LEGAL: SEGEPLAN, 25 de agosto de 2009, Acuerdo Interno N0. 304-2009, la Unidad de Planificación Sectorial como la responsable de proponer el diseño y normativa, así como implementar, gestionar y monitorear, el proceso de planificación Institucional –sectorial. COPREDEH, 30 de diciembre de 2008, Acuerdo Interno No. 101-2008, crea el DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN MONITOREO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN como órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado en Planificación, monitoreo, evaluación y sistematización. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
SEGUIMIENTO POA 1 Recordatorio a coordinadores de Departamento que
deben presentar el informe del mes vencido con una semana de anticipación a la fecha de entrega (fecha límite, día 8 de cada mes)
15 min. Coordinador DPSES
2 Presentan informe mensual con base a formato 1 semana Coordinadores de
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 90
Departamento 3 verifica uso de formato, contenido del informe contra el
POA y el cuatrimestral, cumplimiento de actividades (13 departamentos de área y 16 regionales)
4 días Asesor de Seguimiento
4 Planifica monitoreo de actividades, con base a esquema de actividades para determinar avances
2 días Asesor de Seguimiento
5 Verifica presencialmente el cumplimiento, realización y avance de actividades, con base esquema previsto
2 días Asesor de Seguimiento
6 Elabora informe de seguimiento y monitoreo de actividades por cada departamento
2días Asesor de Seguimiento
7 Elabora informe de seguimiento y monitoreo de actividades por cada regional (16)
5 días Asesor de Seguimiento
8 Traslada a Coordinación de Planificación para revisión, verificación y VoBo
4 días Asesor de Seguimiento
9 Traslado con VoBo de Coordinación de Planificación, a los departamentos para que justifiquen, amplíen y corrijan forma o contenido
3 horas Asistente DPSES
10 Efectúan cambios solicitados para presentación versión corregida a Coordinación DPSES
1 día Coordinadores de Departamento
11 Recibe informes en versión corregida, archiva informes con observaciones presentadas en versión electrónico
1 hora Coordinación DPSES
12 Archivo físico y electrónico 30 min. Asistente DPSES
13 Informa a despacho superior cumplimiento del proceso 3 horas Coordinación DPSES
14 Reunión de seguimiento, con todos los coordinadores de Departamento y Despacho Superior (entre 9 y 13 de cada mes)
1 día Coordinador DPSES
15 Hacen enmiendas, se reclasifican los acuerdos y se definen lineamientos de coordinación a seguir (en una minuta) y se traslada a los Coordinadores de Departamento, luego de la reunión, para seguimiento.
1 día Coordinador DPSES
16 Toman en cuenta observaciones o ampliaciones y lo incorporan a su plan de trabajo.
4 horas Coordinadores de Departamento
FIN PROCESO DE SEGUIMIENTO
MONITOREO CUATRIMESTRAL
1 Elabora propuesta de monitoreo con base a la planificación y traslada a Despacho Superior
1 día Coordinación DPSES
2 presenta observaciones o aprueba 2 días Despacho Superior
3 Se convoca a Coordinadores de Departamento, a reunión de monitoreo cuatrimestral con quince días de anticipación con los documentos siguientes:
1. memoranda de convocatoria 2. formato de presentación 3. lineamientos y 4. agenda
1 día Coordinador DPSES
4 Prepara informe y presentación 15 días Coordinadores de departamento
5 Se realiza taller de monitoreo con la participación de 1dia Coordinadora DPSES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 91
Despacho Superior y coordinaciones de depto.
6 a. Se hacen enmiendas, se reclasifican los acuerdos y se definen lineamientos de Coordinación a seguir.
b. En minuta se traslada a los Coordinadores para seguimiento
4 horas Grupo 4 (G4)
7 Toman en cuenta observaciones o ampliaciones, lo incorporan a su plan de trabajo. Si hay ajustes en el Plan, los Coordinadores reestructuran el Plan y lo trasladan a Coordinación DPSES.
5 días Coordinadores de Departamento
8 entrega Informe a SEGEPLAN en Coordinación con Coordinador Financiero (a más tardar 10 días posteriores al vencimiento del cuatrimestre)
1 día Coordinación DPSES
FIN PROECESO MONITOREO
EVALUACION
1 Elabora propuesta de evaluación con base a la planificación y traslada a Despacho Superior
1 día Coordinación DPSES
2 Despacho Superior presenta observaciones o aprueba 1 día Despacho Superior
3 Se envía agenda de evaluación y lineamientos para que cada departamento lo realice con su equipo
1 hora Coordinación DPSES
4 Se realiza taller por Departamento 1 día por depto. Coordinadores de Departamento
5 Integran proceso de evaluación con sus diferentes informes e instrumentos previo a la reunión de evaluación con Coordinadores y Despacho Superior, coordinadora de planificación da acompañamiento
1 semana Coordinadores de Departamento
6 DAMC convoca a sus regionales para llevar a cabo taller de evaluación
2 días Coordinador DAMC
7 Se lleva a cabo taller de evaluación con Coordinadores y Despacho Superior
2 días Coordinación DPSES
8 Con los insumos de la evaluación se prepara una presentación de resultados que responde al Plan institucional
3 días Coordinación DPSES
9 Reunión de presentación de resultados con todo el personal
1 día Coordinación DPSES
10 a. Informe final de labores detallado con firma de la Presidencia de COPREDEH, se entrega a la Unidad de Planificación de SEGEPLAN
b. Informe presidencial focalizado se entrega a la Unidad de Políticas Públicas de SEGEPLAN
1 mes Coordinación DPSES
FIN PROCESO DE EVALUACIÓN
CONSIDERACIONES ESPECIALES DE INFORMES
1 Solicita actualización a coordinadores de departamento para elaborar informe preliminar que se entrega en noviembre
1 semana Coordinación DPSES
2 En las dos primeras semanas de diciembre, se solicita una actualización cuantitativa a los coordinadores de departamentos sustantivos
2 días Coordinación DPSES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 92
3 Presentación de informe Final e enero 1 mes Coordinación DPSES
NOTA: todos los informes con VoBo de Despacho Superior
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 93
PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACIÓN CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-004 SEGUIMIENTO POA
COORDINADOR DPSES
COORDINADORES DE DEPARTAMENTO
ASESOR DE SEGUIMIENTO
Inicio
Presentan informe mensual con base a
formato Recordatorio a
coordinadores de Departamento que deben presentar el
informe del mes vencido con una
semana de anticipación a la fecha de entrega (fecha límite, día 8 de
cada mes)
A
Verifica uso de formato, contenido del informe
contra el POA y el cuatrimestral,
cumplimiento de actividades (13
departamentos de área y 16 regionales)
Planifica monitoreo de actividades, con base a esquema de actividades para determinar avances
Verifica presencialmente el
cumplimiento, realización y
avance de actividades, con base esquema
previsto
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 94
A
Elabora informe de seguimiento y monitoreo de
actividades por cada departamento
Asistente DPSES
Efectúan cambios solicitados para
presentación versión corregida a Coordinación
DPSES Recibe informes en versión corregida,
archiva informes con observaciones
presentadas en versión electrónico
Elabora informe de seguimiento y monitoreo de
actividades por cada regional (16)
Traslada a Coordinación de
Planificación para revisión, verificación y
VoBo
Traslado con VoBo de Coordinación de
Planificación, a los departamentos para
que justifiquen, amplíen y corrijan forma o contenido
B
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 95
Reunión de seguimiento, con todos
los coordinadores de Departamento y
Despacho Superior (entre 9 y 13 de cada
mes)
B
Asistente DPSES
Informa a despacho superior cumplimiento del
proceso
Archivo físico y electrónico
C
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 96
MONITOREO CUATRIMESTRAL
C
Fin
Toman en cuenta observaciones o ampliaciones y lo
incorporan a su plan de trabajo.
Hacen enmiendas, se reclasifican los acuerdos y se definen lineamientos de coordinación a seguir
(en una minuta) y se traslada a los
Coordinadores de Departamento, luego de
la reunión, para seguimiento.
COORDINACIÓN DPSES
DESPACHO SUPERIOR
COODINADORES DE
DEPARTAMENTO
Inicio
Elabora propuesta de monitoreo con base a
la planificación y traslada a Despacho
Superior
Presenta observaciones o aprueba
A
GRUPO 4(G4)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 97
Se convoca a Coordinadores de Departamento, a reunión de monitoreo cuatrimestral
con quince días de anticipación con los
documentos siguientes: 1. memoranda de
convocatoria
2. formato de
presentación
3. lineamientos
4. agenda
Toman en cuenta observaciones o ampliaciones, lo
incorporan a su plan de trabajo.
Si hay ajustes en el Plan, los Coordinadores
reestructuran el Plan y lo trasladan a Coordinación
DPSES.
A
Prepara informe y presentación
Se realiza taller de monitoreo con la participación de
Despacho Superior y coordinaciones de
depto.
a. Se hacen
enmiendas, se
reclasifican los
acuerdos y se
definen
lineamientos de
Coordinación a
seguir.
b. En minuta se
traslada a los
Coordinadores
para seguimiento
B
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 98
EVALUACIÓN
Entrega Informe a
SEGEPLAN en Coordinación con
Coordinador Financiero (a más tardar 10 días
posteriores al vencimiento del
cuatrimestre)
B
Fin
COORDINACIÓN DPSES
DESPACHO SUPERIOR
COORDINADORES DE
DEPARTAMENTO
Inicio
Elabora propuesta de evaluación con base a la planificación y traslada a
Despacho Superior
Presenta observaciones o aprueba
A
COORDINADOR DAMC
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 99
Se entera.
A
Integran proceso de evaluación con sus
diferentes informes e instrumentos previo a
la reunión de evaluación con
Coordinadores y Despacho Superior,
coordinadora de planificación da
acompañamiento
Se envía agenda de evaluación y lineamientos
para que cada departamento lo realice
con su equipo
DAMC convoca a sus regionales para llevar a
cabo taller de evaluación
Se realiza taller por Departamento
Se lleva a cabo taller de evaluación con
Coordinadores y Despacho Superior
Con los insumos de la evaluación se prepara una presentación de
resultados que responde al Plan
institucional
Reunión de
presentación de resultados con todo el
personal
B
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 100
B
a. Informe final de
labores detallado con
firma de la Presidencia
de COPREDEH, se
entrega a la Unidad de
Planificación de
SEGEPLAN
b. Informe presidencial
focalizado se entrega a
la Unidad de Políticas
Públicas de SEGEPLAN
Fin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 101
CONSIDERACIONES ESPECIALES DE INFORMES
COORDINACIÓN DPSES
Inicio
Solicita actualización a coordinadores de
departamento para elaborar informe
preliminar que se entrega en noviembre
En las dos primeras semanas de diciembre,
se solicita una actualización
cuantitativa a los coordinadores de departamentos
sustantivos
Presentación de informe Final e enero
NOTA: todos los informes con
VoBo de Despacho
Fin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 102
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-005
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 02 años/09 Meses/02 Sem/02 días/1/2 hora Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 16
PROPÓSITO DEL PROCESO: Preparación de Proyectos específicos, con base a las oportunidades de financiamiento que ofrece la Cooperación Nacional e Internacional, para su consideración dentro del Plan Operativo Anual POA Institucional. BASE LEGAL: SEGEPLAN, 25 de agosto de 2009, Acuerdo Interno N0. 304-2009, la Unidad de Planificación Sectorial como la responsable de proponer el diseño y normativa, así como implementar, gestionar y monitorear, el proceso de planificación Institucional –sectorial. COPREDEH, 30 de diciembre de 2008, Acuerdo Interno No. 101-2008, crea el DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN MONITOREO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN como órgano adscrito al Despacho Superior de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, especializado en Planificación, monitoreo, evaluación y sistematización. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 a. Se detecta necesidad de incorpora un nuevo al Proyecto durante el proceso de análisis y estructura del POA
b. Se verifica si hay espacio presupuestario en la Fuente 61
2 días Grupo 4 (G4)
2 Se contacta con coordinador o coordinadora del Depto. donde surge la necesidad para tomar las primeras ideas de los que se quiere lograr, con datos más específicos
30 min. Coordinación DPSES
3 Se llevan a cabo una serie de reuniones con el coordinador o coordinador para elaborar el Perfil y se traslada para autorización de Presidencia
1 semana Coordinación DPSES
4 Autoriza Perfil para continuar el proceso de formulación y negociación y traslada a Coordinación DPSES.
4 horas Presidencia
5 Con base a perfil se hace investigación de las fuentes de 1 mes Coordinación DPSES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 103
financiamiento de Cooperación Externa a. Si procede, pasa siguiente paso b. Si se localizan posibilidades de financiamiento, regresa
para hacer una reformulación del perfil con base a lo detectado en las oportunidades analizadas dentro de la Coop. Externa
c. Si no es factible se informa a Coordinador de Depto. Y se cierra el proceso
6 Se gestiona reserva de espacio en la fuente 61 en Departamento Financiero
4 horas Coordinación DPSES
7 Investiga y recaba información a. Parte sustantiva el Coordinador b. Parte técnica Planificación
2 semanas Coordinación DPSES Coordinadores de Departamento
8 Reunión para la integración de información 1 día Coordinación DPSES Coordinadores de Departamento
9 Formulación de Proyecto y traslado para aprobación de Presidencia
2 semanas Coordinación DPSES
10 Revisa y aprueba y traslada a Coordinación DPSES 2 días Presidencia 11 Hace nota de presentación de proyecto con firma de
presidencia y se traslada a SEGEPLAN para registro y VoBo para la gestión de negociación a mas tardar 15 de abril de cada año para su gestión en el año subsiguiente
4 horas Coordinación DPSES
12 SEGEPLAN aprueba la gestión 6 meses SEGEPLAN
13 De manera paralela o posterior a autorización con SEGEPLAN, se realiza gestión y negociación con la Cooperación Internacional
1 año Coordinación DPSES
14 Se recibe acompañamiento de la representación de la Cooperación internacional, para los trámites de firma de convenios de Cooperación Bilateral o Multilateral
1 año Cooperación financiera
15 Se firman convenios y acuerdos SEGEPLAN , COOPERACION y COPREDEH
1 mes Presidencia
16 Notifica a Interesados y archiva 4 horas Coordinación DPSES
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 104
PROCESO: PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS CÓDIGO: COPREDEH-DSI-DPSES-005
GRUPO 4(G4) COORDINACIÓN DPSES
PRESIDENCIA COORDINADORES DE
DEPARTAMENTO
SEGEPLAN COOPERACIÓN FINANCIERA
Inicio Se contacta con coordinador
o coordinadora del Depto. donde surge la necesidad para tomar las primeras
ideas de los que se quiere lograr, con datos más
específicos
Se llevan a cabo una serie de reuniones con el
coordinador o coordinador para elaborar el Perfil y se
traslada para autorización de Presidencia
Autoriza Perfil para continuar el
proceso de formulación y negociación y
traslada a Coordinación
DPSES.
Con base a perfil se hace investigación de las fuentes
de financiamiento de Cooperación Externa
a. Se detecta necesidad de
incorpora un nuevo al Proyecto durante
el proceso de análisis y estructura
del POA b. Se verifica si hay
espacio
presupuestario en
la Fuente 61
A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 105
No Si
A
Investiga y recaba información
a. Parte sustantiva el Coordinador
b. Parte técnica
Planificación
SI
PROCEDE PASA A
Se gestiona reserva de espacio en la fuente 61 en Departamento Financiero
Si no es factible se informa a
Coordinador de Depto. Y se cierra el
proceso
B
Si se localizan posibilidades de financiamiento, regresa
para hacer una reformulación del perfil con base a lo detectado en las oportunidades analizadas
dentro de la Coop. Externa
Investiga y recaba información
c. Parte sustantiva el Coordinador
d. Parte técnica
Planificación
Reunión para la integración de
información
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 106
Reunión para la integración de
información
B
Formulación de Proyecto y traslado para aprobación
de Presidencia
C
Hace nota de presentación de proyecto con firma de
presidencia y se traslada a SEGEPLAN para registro y VoBo para la gestión de
negociación a mas tardar 15 de abril de cada año
para su gestión en el año subsiguiente
Revisa y aprueba y traslada a
Coordinación DPSES
De manera paralela o posterior a autorización con
SEGEPLAN, se realiza gestión y negociación con la Cooperación Internacional
SEGEPLAN aprueba la gestión
Se recibe
acompañamiento de la representación de la
Cooperación internacional, para los trámites de firma de
convenios de Cooperación Bilateral o
Multilateral
Se firman convenios y acuerdos SEGEPLAN ,
COOPERACION y COPREDEH
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 107
C
Archiva
Fin
Notifica a Interesados
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 108
DEPARTAMENTOS SUSTANTIVOS
COPREDEH-DAS-DAMC Departamento Análisis y Mediación Conflictos con Enfoque DDHH
COPREDEH-DAS-DAMC-001 Alerta Temprana COPREDEH-DAS-DAMC-002 Adopción de la medida de protección,
Monitoreo y Seguimiento de cumplimiento COPREDEH-DAS-DMPD Departamento de Mecanismos de Protección
para Defensores DDHH COPREDEH-DAS-DMPD-001 Solicitud e Información COPREDEH-DAS-DMPD-002 Adopción y Monitoreo de Medidas COPREDEH-DAS-DMPD-003 Presentación de Informes Convencionales COPREDEH-DAS-DMPD-004 Presentación de Informes No Convencionales COPREDEH-DAS-DEyCP Departamento de Educación y Cultura de Paz COPREDEH-DAS-DEyCP-001 Fortalecer las Capacidades Técnicas y Políticas
del Personal Institucional COPREDEH-DAS-DEyCP-002 Fortalecer las Capacidades Técnicas y Políticas
de Funcionarios Públicos COPREDEH-DAS-DSC Departamento de Seguimiento de Casos en
Materia de DDHH COPREDEH-DAS-DSC-001 Informes a CIDH y Corte IDH COPREDEH-DAS-DSC-002 Negociación de casos ASA y ACR COPREDEH-DAS-DSC-003 Cumplimiento de Compromiso ante IDH COPREDEH-DII Departamento de Investigación e Informes COPREDEH-DII-001 Elaboración de Informes de Estado
Convencionales y no Convencionales COPREDEH-DII-002 Seguimiento a Recomendaciones al Estado en
Materia de DDHH COPREDEH-DII-003 Coordinación de Visitas de Procedimientos
Especiales
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 109
Departamento Análisis y Mediación Conflictos con Enfoque DDHH
COPREDEH-DAS-DAMC COPREDEH-DAS-DAMC-001 Alerta Temprana COPREDEH-DAS-DAMC-002 Adopción de la medida de
protección, Monitoreo y Seguimiento de cumplimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 110
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: ANÁLISIS Y MEDIACIÓN CONFLICTOS CON ENFOQUE DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALERTA TEMPRANA CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DAMC-001
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Varía dependiendo Caso Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 10
PROPÓSITO DEL PROCESO: Captar la información de fuentes confiables, coordinar con todas las instituciones del Estado y sociedad civil que contribuyan a evitar la vulnerabilidad del defensor; en respuesta a las “alertas” llamados que hacen los organismos internacionales o nacionales, en donde se alerta sobre el peligro que corre un defensor, para lo cual se generan acciones para proteger su vida, integridad o bienes. Un Sistema de Alerta Temprana es una herramienta para la atención de conflictos que se conforma a través de un Programa de Prevención y Protección, fortaleciendo a sus instituciones con acciones de coordinación y cooperación para el intercambio de información, análisis y procesamiento de la misma con la finalidad esencial de tomar decisiones, que se traduzcan en acciones para la prevención y protección de los derechos humanos. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 86-2008, 30 de diciembre de 2008, de creación como órgano especializado en la asesoría sobre la conflictividad basado en la aplicación sistemática de procedimientos estandarizados de captación, análisis y procesamiento de información relativa a situaciones potencialmente violatorias a derechos humanos en coordinación con las instituciones del Estado, destinado a alentar a los centros de decisión política del Ejecutivo. Cuenta con las Unidades Regionales de Análisis y Mediación de conflictos con enfoque en Derechos Humanos, como órganos regionales especializados en la prevención de conflictos , basadas en la aplicación sistemática de procedimientos estandarizados de captación, análisis y procesamiento de información relativa a situaciones potencialmente violatorias a Derechos Humanos en su región, destinado a alentar, coordinar e informar al departamento de análisis y Mediación de Conflictos con enfoque en Derechos Humanos. El sistema de alerta temprana reúne una serie de acciones de instituciones gubernamentales, tales como: Ministerios, Secretarías, Comisiones, Municipalidades incluyendo los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural (artículo 25 de la Constitución Política de la República y el Decreto 11-2002 del Congreso de la República; asimismo organizaciones de la sociedad civil y Procurador de los Derechos Humanos. Las oficinas regionales de la COPREDEH desarrollan sus acciones establecidas en el Acuerdo Gubernativo 486-91, 12 de julio de 1991, Mandato de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, y posteriores modificaciones: Acuerdo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 111
Gubernativo 404-92- junio 1992; Acuerdo Gubernativo 222-94- mayo 1994 y Acuerdo Gubernativo 192-95- abril 1995 No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Se escucha un rumor o comidilla: a. Información adecuada; b. poca información; c. Demasiada información; d. Información tergiversada –Proceso de recolección de
información-
Depende situación
Comunidad
2 Instituciones y organizaciones relacionadas con las redes de Coordinación informan de manera personal, teléfono, Correo, o bien medios de comunicación detectan alertas e informan a la comunidad
1día Organizaciones
3 Emiten una vía de alerta en cualquiera de los temas, media hora Asesores Regionales 4 Elaboran un informe donde hace el análisis de la situación
y traslada la importancia: alta, media o baja Análisis y procesamiento de la Información –Coordinadores elaboran un informe a la Unidad del Sistema de Alerta Temprana.
1 día Asesores Regionales
5 Da instrucciones al Regional y traslada la alerta a Sub Dirección, Dirección Ejecutiva y Presidencia, para conocimiento
2 horas Coordinador DAMC
6 Filtra y depura la información: a. Establece las líneas de acción sobre determinado
asunto, b. Semaforiza el nivel alerta. c. Documenta el análisis y presenta recomendaciones.
1 día Analista DAMC Asignado
7 Se eleva a Dirección Ejecutiva, Sub dirección y Presidencia, para la coordinación de alianzas estratégicas y toma de decisiones para abordar el conflicto o prevenir violaciones a Derechos Humanos.
2 días Coordinador DAMC
8 Gira instrucciones por si requieren más información 1 hora Presidencia y Sub Dirección
9 dependiendo de la gravedad: a. Asesores Regionales coordinan con otras instancias a
nivel nacional o b. Sub Dirección o Presidencia coordinan acciones en
conjunto y se brindan informes a organismos nacionales e internaciones
dos días
Asesores Regionales Presidencia y Sub Dirección
10 Seguimiento –Unidad y Coordinadores regionales/Departamentales.
Variable según el Caso
Coordinador DAMC
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 112
PROCESO: ANALISIS Y MEDIACIÓN CONFLICTOSCON ENFOQUE DDHH PROCEDIMIENTO: ALERTA TEMPRANA CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DAMC-001
COMUNIDAD ORGANIZACIÓNES ASESORES REGIONALES
COORDINADOR DAMC
ANALISTA DAMC
ASIGNADO
PRESIDENCIA Y SUB DIRECCIÓN
Inicio Emiten una vía de
alerta en cualquiera de los temas
Instituciones y organizaciones
relacionadas con las redes de Coordinación informan de manera personal, teléfono,
Correo, o bien medios de comunicación detectan alertas e informan a la
comunidad
Se escucha un rumor o comidilla: a. Información
adecuada; b. poca
información; c. Demasiada
información; d. Información
tergiversada –
Proceso de
recolección de
Gira instrucciones por si requieren más información
Dependiendo de la gravedad:
a. Asesores Regionales coordinan con otras
instancias a nivel nacional o
b. Sub Dirección o
Presidencia
coordinan acciones
en conjunto y se
brindan informes a
organismos
nacionales e
internaciones
Se eleva a Dirección Ejecutiva, Sub
dirección y Presidencia, para la coordinación
de alianzas estratégicas y toma de
decisiones para abordar el conflicto o prevenir violaciones a Derechos Humanos.
A
Elaboran un informe donde hace el análisis de la situación y traslada la importancia: alta, media o baja Análisis y procesamiento
de la Información –Coordinadores elaboran un informe a la Unidad del Sistema de Alerta
Temprana.
Da instrucciones al Regional y traslada la
alerta a Sub Dirección, Dirección Ejecutiva y
Presidencia, para conocimiento
Filtra y depura la información: a. Establece las
líneas de acción sobre determinado asunto,
b. Semaforiza el nivel alerta.
c. Documenta el
análisis y presenta
recomendaciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 113
Fin
A Seguimiento –Unidad y
Coordinadores regionales/Departamentales.
Dependiendo de la gravedad:
c. Asesores Regionales coordinan con otras
instancias a nivel nacional o
d. Sub Dirección o
Presidencia
coordinan acciones
en conjunto y se
brindan informes a
organismos
nacionales e
internaciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 114
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: ANÁLISIS Y MEDIACIÓN CONFLICTOS CON ENFOQUE DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADOPCIÓN DE LA MEDIDA DE PROTECCIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE CUMPLIMIENTO CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DAMC-002
Página No. 1 de 3 Tiempo total estimado: Varía según caso e instancias involucradas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 13
PROPÓSITO DEL PROCESO: Facilitar la relación con los defensores locales de derechos humanos, para la adopción de las medidas correspondientes. Y apoyar el seguimiento de cumplimiento de las mismas, en coordinación con las instancias de protección en apoyo a los defensores en su relación con otras instituciones. Regionales: Alta Verapaz (Alta y Baja), Puerto Barrios (Izabal), Petén, Zacapa (Zacapa, Chiquimula y El Progreso); Jutiapa (Jutiapa, Jalapa y Santa Rosa); Escuintla; Coatepeque; Quetzaltenango (Quetzaltenango menos Coatepeque y Totonicapán); San Marcos; Huehuetenango; Santa Cruz El Quiché; Nebaj (Ixil, San Juan Cotzal, Nebaj); Ixcán; Central (Chimaltenango, Sacatepéquez y Guatemala); Suchitepéquez (Suchitepéquez y Retalhuleu) y Sololá. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 86-2008, 30 de diciembre de 2008, de creación como órgano especializado en la asesoría sobre la conflictividad basado en la aplicación sistemática de procedimientos estandarizados de captación, análisis y procesamiento de información relativa a situaciones potencialmente violatorias a derechos humanos en coordinación con las instituciones del Estado, destinado a alentar a los centros de decisión política del Ejecutivo. Cuenta con las Unidades Regionales de Análisis y Mediación de conflictos con enfoque en Derechos Humanos, como órganos regionales especializados en la prevención de conflictos , basadas en la aplicación sistemática de procedimientos estandarizados de captación, análisis y procesamiento de información relativa a situaciones potencialmente violatorias a Derechos Humanos en su región, destinado a alentar, coordinar e informar al departamento de análisis y Mediación de Conflictos con enfoque en Derechos Humanos. El sistema de alerta temprana reúne una serie de acciones de instituciones gubernamentales, tales como: Ministerios, Secretarías, Comisiones, Municipalidades incluyendo los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural (artículo 25 de la Constitución Política de la República y el Decreto 11-2002 del Congreso de la República; asimismo organizaciones de la sociedad civil y Procurador de los Derechos Humanos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 115
Las oficinas regionales de la COPREDEH desarrollan sus acciones establecidas en el Acuerdo Gubernativo 486-91, 12 de julio de 1991, Mandato de la Comisión Presidencial Coordinadora de la Política del Ejecutivo en Materia de Derechos Humanos, y posteriores modificaciones: Acuerdo Gubernativo 404-92- junio 1992; Acuerdo Gubernativo 222-94- mayo 1994 y Acuerdo Gubernativo 192-95- abril 1995 No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
(VER PROC ESO ALERTA TEMPRANA) 1 Traslado de Alertas hacia los entes responsables de
decisión política a. Bajo impacto, paso 3 b. Alto impacto, paso 8 c. Se realizan otras instancias de Negociación
1 día Coordinador DAMC
2 Coordinación con Ministerios, Secretarías, Comisiones, municipalidades, consejos de desarrollo, organizaciones de la sociedad civil y Procurador de los Derechos Humanos.
Varía según caso e instancias involucradas
Analista DAMC Asignado o Asesores Regionales
3 a. Acciones de mediación y negociación para la transformación de conflictos.
b. Instalación de mesas de diálogo, concertación con especial énfasis en la protección a los derechos fundamentales y el desarrollo humano.
(los regiones pueden promover mesas de diálogo o de mediación con la participación de las diferencias instancias que tienen que ver con la solución de conflicto)
Varía según caso e instancias involucradas
Analista DAMC Asignado o Asesores Regionales
4 Una vez se instituye la “alerta” como conflicto con las características ya referidas: a. Se realizan acciones de seguimiento y monitoreo a fin
de establecer el desarrollo y la intensidad del mismo. b. Se continúa con el mismo ciclo que resulta en la toma
de decisiones políticas y acciones concretas a fin de promover la cultura de la paz.
Varía según caso e instancias involucradas
Analista DAMC Asignado o Asesores Regionales
5 Se determina: a. Mapeo de conflictividad b. Mapeo de poder c. Recomendaciones a las instancias del Organismo
Ejecutivo
1 día Analista DAMC Asignado o Asesores Regionales
6 Seguimiento a las recomendaciones, continúa paso 10 Varía según caso e instancias involucradas
Analista DAMC Asignado o Asesores Regionales
7 Traslada la información a la sede Central de COPREDEH para decisiones a Nivel de Despacho Superior.
15 días Asesores Regionales
8 Decide si se traslada a asuntos Específicos de la Presidencia, para que se de seguimiento y respuesta de solución a algunos conflictos
1 día Presidencia COPREDEH
9 Remite Informe, a partir de la alerta y boleta de seguimiento.
1 día Asesores Regionales
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 116
Si hay mesa de diálogo, los informes siguientes son de seguimiento
10 Cierre de caso: a. Si hay voluntad, se continúa dando seguimiento. b. No hay voluntad del caso, se cierra c. Se abre otra alerta derivada de la alerta primaria
Varía según caso e instancias involucradas
Coordinador DAMC
11 Se analizan antecedentes para retomar casos. 1 día Analista DAMC Asignado o Asesores Regionales
12 Informe de cierre de caso a Presidencia y Sub Dirección 2 días Coordinador DAMC
13 Archivo de Caso 2 horas Analista DAMC Asignado y Asesores Regionales
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 117
PROCESO: ANÁLISIS Y MEDIACIÓN CONFLICTOS CON ENFOQUE DDHH PROCEDIMIENTO: ADOPCIÓN DE LA MEDIDA DE PROTECCIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE CUMPLIMIENTO CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DAMC-002
COORDINADOR DAMC
ANALISTA DAMC ASIGNADO O ASESORES
REGIONALES
ASESORES REGIONALES
PRESIDENCIA COPREDEH
Inicio
Traslado de Alertas hacia los entes responsables de
decisión política a. Bajo impacto, paso 3 b. Alto impacto, paso 8
c. Se realizan otras instancias de Negociación
Coordinación con Ministerios, Secretarías, Comisiones,
municipalidades, consejos de desarrollo, organizaciones de la
sociedad civil y Procurador de los Derechos Humanos.
a. Acciones de mediación y negociación para la
transformación de conflictos. b. Instalación de mesas de diálogo,
concertación con especial énfasis en la protección a los derechos fundamentales y el
desarrollo humano. (los regiones pueden promover mesas de diálogo o de mediación con la participación de las diferencias instancias que tienen que ver con la solución de conflicto)
A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 118
No Si
A
Se determina: a. Mapeo de conflictividad b. Mapeo de poder c. Recomendaciones a las
instancias del Organismo
Ejecutivo
Cierre
de caso:
Decide si se traslada a asuntos Específicos de la Presidencia, para que se
de seguimiento y respuesta de solución a
algunos conflictos
Seguimiento a las recomendaciones, continúa con
Coordinador DAMC
B
Traslada la información a la sede Central de COPREDEH para
decisiones a Nivel de Despacho
Superior.
Se abre otra alerta derivada de la alerta
primaria
Si hay voluntad,
se continúa dando
seguimiento.
Remite Informe, a partir de la
alerta y boleta de seguimiento.
Si hay mesa de diálogo, los
informes siguientes son de
seguimiento
No hay voluntad del
caso, se cierra
Una vez se instituye la “alerta” como conflicto con las características ya referidas: a. Se realizan acciones de
seguimiento y monitoreo a fin de establecer el desarrollo y la intensidad del mismo.
b. Se continúa con el mismo ciclo
que resulta en la toma de
decisiones políticas y acciones
concretas a fin de promover la
cultura de la paz.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 119
Archiva
Fin
B
Se envía a
Archivo de Caso
Se analizan antecedentes para retomar casos.
Informe de cierre de caso a Presidencia y Sub
Dirección
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 120
Departamento de Mecanismos de Protección para Defensores DDHH
COPREDEH-DAS-DMPD COPREDEH-DAS-DMPD-001 Solicitud de Información COPREDEH-DAS-DMPD-002 Adopción y Monitoreo de
Medidas COPREDEH-DAS-DMPD-003 Presentación de Informes
Convencionales COPREDEH-DAS-DMPD-004 Presentación de Informes No
Convencionales
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 121
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE INFORMACIÓN CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-001
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 06 Meses/02 Sem/ 03días Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 15
PROPÓSITO DEL PROCESO: Atender las solicitud de información para previo determinar medidas cautelares en cumplimiento del artículo 25 del reglamento de la Comisión Interamericana de DDHH y arto 26 del Reglamento de la Corte Interamericana de DDHH. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 85-2008, 30 de diciembre de 2008. Creación del Departamento de Defensores, órgano especializado de Coordinar con las instituciones del Estado responsables de otorgar la protección hacia las personas que solicitan medidas cautelares, provisionales y de seguridad. Artículo 25 del Reglamento de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y Arto. 26 del Reglamento de la Corte Interamericana de Derechos Humanos. Artículo 12 de la Declaración de Naciones Unidas sobre Defensores. Compromiso 7 del Acuerdo Global de Derechos Humanos de los Acuerdos de Paz, firmado el 29 de marzo de1994. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Recepción de solicitud de información de medida, a través de la Presidencia de COPREDEH, de diferentes instancias, como: Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio Público, Instancias Gubernamentales, Organización civil
30 min Coordinador DMPD
2 Elabora Perfil del caso y determina los actores a investigar o consultar, analiza, elabora instrucciones para el caso al analista asignado y traslada a Despacho Superior para aprobación.
3 horas Coordinador DMPD
3 Aprueba propuesta de seguimiento y regresa a Coordinador DMPD
4 horas Despacho Superior
4 Traslada a Analista Asignado 30 min Coordinador DMPD 5 Realiza gestiones e investigación y traslada resultados a
Coordinador DMPD 1 mes Analista DMPD Asignado
6 Revisa y presenta Informe de Estado borrador, a Despacho Superior
1 día Coordinador DMPD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 122
7 Revisa y procede a: a. Solicitar información adicional o ampliación de
información, regresa paso 4 b. Da su VoBo y traslada a Coordinador DMPD para
redacción de Informe Final
1 día Despacho Superior
8 Revisa conjuntamente con Analista DMPD Asignado y presenta Informe de Estado Final, a Presidencia
2 días Coordinador DMPD y Analista DMPD Asignado
9 Aprueba Informe final y envío a Embajada de Guatemala en la Comisión Interamericana de Derechos Humanos en Washington, a Naciones Unidas en Ginebra y Corte Interamericana de Derechos Humanos en Costa Rica
1 día Presidencia COPREDEH
10 Recibe informe por parte de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos en Washington, a Naciones Unidas en Ginebra y Corte Interamericana de Derechos Humanos en Costa Rica, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores, para la protección del caso y para que se adopte la medida.
2 meses Presidencia COPREDEH
11 Gestionan la adopción y se traslada a Analista para contactos y coordinaciones necesarias para darle cumplimiento a la medida.
1 día Presidencia COPREDEH y Coordinador DMPD
12 Realiza contactos y coordinaciones necesarias para darle cumplimiento a la medida, hasta levantar un Acta donde se adopta la medida en la Instancia que corresponda.
1 semana Analista DMPD Asignado
13 Se habilita una mesa de coordinación para definir y acordar las medidas establecidas, cada instancia toma su compromiso en el marco de su competencia y firma una Acta Administrativa que suscribe COPREDEH
1 mes Mesa de Coordinación Establecida
14 De los acuerdos se informa a la Instancia Internacional que corresponda, en un período prudencial se vuelve hacer otro informe dependiendo el mecanismo.
2 meses Coordinador DMPD y Analista DMPD Asignado
15 Archivo
30 min Analista DMPD Asignado
FIN DE PROCESO Pasa a Adopción, Monitoreo o Presentación de informes Convencionales y No Convencionales
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 123
PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE INFORMACIÓN CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-001
COORDINADOR DMPD
DESPACHO SUPERIOR
ANALISTA DMPD ASIGNADO
PRESIDENCIA COPREDEH
MESA DE COORDINACIÓN ESTABLECIDA
Inicio
Elabora Perfil del caso y determina los actores a investigar o consultar,
analiza, elabora instrucciones para el caso
al analista asignado y traslada a Despacho
Superior para aprobación.
Aprueba propuesta de seguimiento y regresa a
Coordinador DMPD
Recepción de solicitud de información de medida, a través de la Presidencia
de COPREDEH, de diferentes instancias, como: Ministerio de
Relaciones Exteriores, Ministerio Público,
Instancias Gubernamentales, Organización civil
A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 124
A Aprueba Informe final y envío a Embajada de
Guatemala en la Comisión Interamericana
de Derechos Humanos en Washington, a
Naciones Unidas en Ginebra y Corte
Interamericana de Derechos Humanos en
Costa Rica
Traslada a
REVISA
Y PROCEDE A
Traslada a Analista
Asignado
B
Recibe informe por parte de la Comisión
Interamericana de Derechos Humanos en
Washington, a Naciones Unidas en Ginebra y
Corte Interamericana de Derechos Humanos en Costa Rica, a través del
Ministerio de Relaciones Exteriores, para la
protección del caso y para que se adopte la
medida.
Realiza gestiones e investigación y traslada
resultados a Coordinador DMPD
Revisa conjuntamente con Analista DMPD Asignado y
presenta Informe de Estado Final, a Presidencia
a. Solicitar información adicional o ampliación de información, regresa a Coordinador DMPD
b. Da su VoBo y traslada a Coordinador DMPD para redacción de Informe Final
Revisa y presenta Informe de Estado borrador, a
Despacho Superior
Gestionan la adopción y se traslada a Analista para
contactos y coordinaciones necesarias para darle cumplimiento a
la medida.
Revisa conjuntamente con Analista DMPD
Asignado y presenta Informe de Estado Final, a Presidencia
Gestionan la adopción y
se traslada a Analista para contactos y
coordinaciones necesarias para darle cumplimiento a
la medida.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 125
B Realiza contactos y coordinaciones
necesarias para darle cumplimiento a la
medida, hasta levantar un Acta donde se adopta la medida en la Instancia
que corresponda.
Traslada a
Se habilita una mesa de coordinación para definir
y acordar las medidas establecidas, cada instancia toma su
compromiso en el marco de su competencia y
firma una Acta Administrativa que suscribe COPREDEH
De los acuerdos se informa a la Instancia
Internacional que corresponda, en un
período prudencial se vuelve hacer otro
informe dependiendo el mecanismo.
De los acuerdos se informa a la Instancia
Internacional que corresponda, en un
período prudencial se vuelve hacer otro
informe dependiendo el mecanismo.
Archiva
Fin
Pasa a Adopción, Monitoreo o Presentación de informes
Convencionales y No Convencionales
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 126
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADOPCIÓN Y MONITOREO DE MEDIDAS CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-002
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Adopción 06 horas/15 min. Monitoreo 09 horas/45 min. Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 12
PROPÓSITO DEL PROCESO: Atender las solicitud de medidas cautelares cumplimiento del artículo 25 del reglamento de la Comisión Interamericana de DDHH y arto 26 del Reglamento de la Corte Interamericana de DDHH BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 85-2008, 30 de diciembre de 2008. Creación del Departamento de Defensores, órgano especializado de Coordinar con las instituciones del Estado responsables de otorgar la protección hacia las personas que solicitan medidas cautelares, provisionales y de seguridad. Artículo 25 del Reglamento de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y Arto. 26 del Reglamento de la Corte Interamericana de Derechos Humanos. Artículo 12 de la Declaración de Naciones Unidas sobre Defensores. Compromiso 7 del Acuerdo Global de Derechos Humanos de los Acuerdos de Paz, firmado el 29 de marzo de1994. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
ADOPCIÓN DE MEDIDAS 1 Se recibe de Presidencia de COPREDEH solicitud de
adopción de medida, procedente de diferentes instancias (Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio Público, Instancias Gubernamentales y Organización civil
15 min. Coordinador DMPD
2 Asigna analista Responsable y traslada Caso 15 min. Coordinador DMPD 3 Elabora Perfil de Beneficiario y del Caso
3 horas Analista DMPD
4 Se realizan los contactos y Primera entrevista
1 ½ hora Analista DMPD
5 Redacta actas administrativas de implementación, sustitución, renuncia y levantamiento de medidas de protección (Primer archivo de expediente)
2 ½ Analista DMPD
6 Realiza gestiones de coordinación para la implementación de la medida de protección a. Revisión y aprobación de carta (Coordinador DMPD,
6 horas
Analista DMPD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 127
Dirección Ejecutiva y Presidencia COPREDEH) b. Envío de convocatoria a reunión de coordinación
(instituciones vinculadas, beneficiarios) c. Elaboración de propuesta de acta para revisión por los
comparecientes d. Impresión y firma e. Archivo
4 horas 1 hora 30 min. 15 min.
MONITOREO 7 Coordinar con monitores las medidas a supervisar 4 horas Coordinador DMPD 8 Reuniones de monitoreo colectivo
Traslado (en caso necesario y en el perímetro de la capital ida-vuelta)
1 ½ hora Monitor DMPD Asignado
9 Monitoreo en instancias de coordinación
1 hora Monitor DMPD Asignado
10 Elaboración de informe sobre monitoreo y presentación a Coordinador DMPD
2 horas Monitor DMPD Asignado
11 Informa a Presidencia sobre resultados 1 hora Coordinador DMPD 12 Archivo 15 min. Monitor DMPD Asignado
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 128
PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH PROCEDIMIENTO: ADOPCIÓN Y MONITOREO DE MEDIDAS CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-002
COORDINADOR DMPD
ANALISTA DMPD MONITOR DMPD ASIGNADO
Se realizan los contactos y Primera
entrevista
Inicio
Se recibe de Presidencia de COPREDEH solicitud de
adopción de medida, procedente de diferentes instancias (Ministerio de
Relaciones Exteriores, Ministerio Público,
Instancias Gubernamentales y Organización civil
Asigna analista Responsable y traslada Caso
Elabora Perfil de Beneficiario y del Caso
A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 129
A
Monitoreo en instancias de coordinación
Coordinar con monitores las
medidas a supervisar
Reuniones de monitoreo colectivo
Traslado (en caso necesario y en el perímetro de la
capital ida-vuelta)
B
Traslada a
Elaboración de informe sobre monitoreo y
presentación a Coordinador
DMPD
MONITOREO
Redacta actas administrativas de implementación, sustitución, renuncia y levantamiento de medidas de protección (Primer archivo de expediente) Realiza gestiones de coordinación para la implementación de la medida de protección a. Revisión y aprobación de carta
(Coordinador DMPD, Dirección Ejecutiva y Presidencia COPREDEH)
b. Envío de convocatoria a reunión de coordinación (instituciones vinculadas, beneficiarios)
c. Elaboración de propuesta de acta para revisión por los comparecientes
d. Impresión y firma e. Archivo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 130
Archiva
Fin
B Informa a Presidencia
sobre resultados
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 131
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES CONVENCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-003
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 01 Mese/02 Sem/17 días Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 14
PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar a conocer los compromisos asumidos por el Estado guatemalteco, así como los avances, retrocesos, desafíos y retos para el cumplimiento de las recomendaciones hechas por diversas entidades internacionales para la protección de Defensores en materia de DDHH; por medio de la presentación de Informes Convencionales y No Convencionales por parte de COPREDEH, como institución responsable de monitorear el cumplimiento de los compromisos internacionales en materia de derechos humanos, como seguimiento y promoción en la implementación de los derechos amparados en las 9 Convenciones fundamentales de Naciones Unidas en materia de derechos humanos. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 85-2008, 30 de diciembre de 2008. Creación del Departamento de Defensores, órgano especializado de Coordinar con las instituciones del Estado responsables de otorgar la protección hacia las personas que solicitan medidas cautelares, provisionales y de seguridad. Artículo 25 del Reglamento de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y Arto. 26 del Reglamento de la Corte Interamericana de Derechos Humanos. Artículo 12 de la Declaración de Naciones Unidas sobre Defensores. Compromiso 7 del Acuerdo Global de Derechos Humanos de los Acuerdos de Paz, firmado el 29 de marzo de1994. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Plan de investigación con base a las actividades de la Misión Permanente de Guatemala para su presentación ante la ONU, por medio de la Cancillería Guatemalteca del Min. de Relaciones Exteriores, con equipo de investigadores
2 días Coordinador DMPD
2 Traslado de casos a investigador por temas específicos a investigador asignado por especialidad
2 horas Coordinador DMPD
3 Envío de solicitud de información a las diferentes 2 horas Analista DMPD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 132
entidades de Estado (cuestionario de acuerdo a la dependencia de Estado)
4 Recepción de la solicitud 1 hora Institución 5 Desarrollo de consulta y seguimiento a la solicitud 3 días Analista DMPD
6 Envío de la información a COPREDEH 1 día Analista DMPD
7 Elaborar borrador de informe 2 semanas Analista DMPD
8 Revisión del informe 1 día Coordinador DMPD
9 Corrección del informe 3 días Analista DMPD
10 Verifica Informe para traslado a Cancillería y traslado a Presidencia COPREDEH
1 día Coordinador DMPD
11 Revisión y aprobación 5 días Presidencia COPREDEH
12 Envío del informe: a. Informes Convencionales, paso 12 b. Informes No Convencionales, se presenta a la Misión
Permanente de la ONU en Guatemala, paso 13
2 horas Coordinador DMPD
13 Se presenta Informe a Cancillería y se da apoyo en la presentación del informe ante la ONU
1 mes Coordinador DMPD
14 Archivo 1 hora Analista DMPD
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 133
PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES CONVENCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-003
COORDINADOR DMPD
ANALISTA DMPD INSTITUCIÓN PRESIDENCIA COPREDEH
Inicio
Plan de investigación con base a las actividades de
la Misión Permanente de Guatemala para su
presentación ante la ONU, por medio de la
Cancillería Guatemalteca del Min. de Relaciones
Exteriores, con equipo de investigadores
Envío de solicitud de información a las
diferentes entidades de Estado
(cuestionario de acuerdo a la
dependencia de Estado)
Traslado de casos a investigador por temas
específicos a investigador asignado
por especialidad
Recepción de la solicitud
Corrección del informe
Envío de la información a COPREDEH
Desarrollo de consulta y
seguimiento a la solicitud
A
Elaborar borrador de informe
Revisión del informe
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 134
Archiva
Fin
A
Verifica Informe para traslado a
Cancillería y traslado a
Presidencia COPREDEH
Revisión y aprobación Envía a
Envío del informe: a. Informes
Convencionales b. Informes No
Convencionales, se
presenta a la Misión
Permanente de la
ONU en Guatemala,
paso a Coordinador
DMPD
Se presenta Informe a Cancillería y se da apoyo
en la presentación del informe ante la ONU
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 135
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES NO CONVENCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-004
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Varía según el Caso y las instancias que intervienen Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades:
PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar a conocer los compromisos asumidos por el Estado guatemalteco, así como los avances, retrocesos, desafíos y retos para el cumplimiento de las recomendaciones hechas por otros mecanismos e instancias de estado no establecidos; como institución responsable de monitorear el cumplimiento de los compromisos internacionales en materia de derechos humanos. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 85-2008, 30 de diciembre de 2008. Creación del Departamento de Defensores, órgano especializado de Coordinar con las instituciones del Estado responsables de otorgar la protección hacia las personas que solicitan medidas cautelares, provisionales y de seguridad. Artículo 25 del Reglamento de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y Arto. 26 del Reglamento de la Corte Interamericana de Derechos Humanos. Artículo 12 de la Declaración de Naciones Unidas sobre Defensores. Compromiso 7 del Acuerdo Global de Derechos Humanos de los Acuerdos de Paz, firmado el 29 de marzo de1994. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Recepción de solicitud que traslada la Presidencia de COPREDEH, proveniente de la OEA/ONU al Estado
30 min. Coordinador DMPD
2 Se inicia proceso de Adopción de Medida Cautelar/Provisional y Llamamiento Urgente a. Elaboración de perfil de beneficiario y el caso b. Redactar actas administrativas de implementación,
sustitución, renuncia y levantamiento de medidas de protección
c. Realizar gestiones de coordinación para la implementación de la medida de protección
3 horas 2 ½ horas 4 horas
Coordinador DMPD Analista DMPD
3 Proceso de Monitoreo/Información de Medida Cautelar, Provisional, Llamamiento Urgente y Protección Nacional
Monitor DMPD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 136
a. Coordinar con monitores las medidas a supervisar b. Reuniones de monitoreo colectivo
4 horas 4 horas
4 Seguimiento a Proceso de Adopción de Medida Nacional Varia con base a caso e Instancia
Monitor DMPD
5 Seguimiento a Proceso de información organizaciones de internacionales de derechos humanos
Varia con base a caso e Instancia
Monitor DMPD
6 Seguimiento a Proceso de Acceso a la Información Varia con base a caso e Instancia
Monitor DMPD
7 Seguimiento a Proceso de Información CSJ, MP, MINTRAB, MINGOB, PNC, PDH, Ministerio de Relaciones Exteriores
Varia con base a caso e Instancia
Monitor DMPD
8 Preparación de Informes Temáticos 1 semana Monitor DMPD 9 Presentación de Informes a Presidencia COPREDEH e
instancias correspondientes 2 días Coordinador DMPD
10 Archivo 1 hora Monitor DMPD
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 137
PROCESO: PROTECCIÓN PARA DEFENSORES DDHH PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES NO CONVENCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DMPD-004
COORDINADOR DMPD
ANALISTA DMPD MONITOR DMPD
Inicio
Recepción de solicitud que traslada la Presidencia de COPREDEH, proveniente de la OEA/ONU al Estado
Se inicia proceso de Adopción de Medida Cautelar/Provisional y Llamamiento Urgente a. Elaboración de perfil
de beneficiario y el caso
b. Redactar actas administrativas de implementación, sustitución, renuncia y levantamiento de medidas de protección
Realizar gestiones de coordinación para la implementación de la medida de protección
Seguimiento a Proceso de Adopción de Medida
Nacional
A
Se inicia proceso de Adopción de Medida Cautelar/Provisional y Llamamiento Urgente c. Elaboración de perfil
de beneficiario y el caso
d. Redactar actas administrativas de implementación, sustitución, renuncia y levantamiento de medidas de protección
Realizar gestiones de coordinación para la implementación de la medida de protección
Proceso de Monitoreo/Información de Medida Cautelar,
Provisional, Llamamiento Urgente y Protección Nacional
a. Coordinar con monitores las
medidas a supervisar
Reuniones de monitoreo colectivo
Seguimiento a Proceso de información
organizaciones de internacionales de derechos humanos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 138
Archiva
Fin
A
Presentación de Informes a Presidencia COPREDEH e
instancias correspondientes
Seguimiento a Proceso de Información CSJ,
MP, MINTRAB, MINGOB, PNC, PDH,
Ministerio de Relaciones Exteriores
Seguimiento a Proceso de Acceso a la
Información
Preparación de Informes Temáticos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 139
Departamento de Educación y Cultura de Paz COPREDEH-DAS-DEyCP
COPREDEH-DAS-DEyCP-001 Fortalecer las Capacidades Técnicas
y Políticas del Personal Institucional COPREDEH-DAS-DEyCP-002 Fortalecer las Capacidades Técnicas
y Políticas de Funcionarios Públicos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 140
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: EDUCACIÓN Y CULTURA DE PAZ NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORTALECER LAS CAPACIDADES TÉCNICAS Y POLÍTICAS DEL PERSONAL INSTITUCIONAL CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DEYCP-001
Página No. 1 de 3 Tiempo total estimado: 02 Meses/02 Sem/ 12 días/01 hora Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 31
PROPÓSITO DEL PROCESO: Fortalecer las capacidades técnicas y políticas del personal institucional, así como de informar a lo interno en materia de DDHH para la toma de conciencia y la participación y divulgación sobre las fechas y los eventos conmemorativos de trascendencia a nivel nacional e internacional en la materia. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 98-2008, 30 de diciembre de 2008, establece la creación como órgano especializado de promover acciones de educación, capacitación, información y seguimiento o incidencia en materia de derechos humanos, así como proponer acciones o programas relativos a educación y difusión de los derechos humanos como herramienta de inclusión del enfoque de derechos humanos a las dependencias gubernamentales. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Diseño de planes de formación interna 4 horas Coordinación DEYCP 2 a. Coordinación con el Departamento de Recursos
Humanos b. Coordinación con DAMC participación de personal de
las regionales, paso 14
4 horas Coordinación DEYCP
3 Validación y autorización de los planes de trabajo con base al POA
2 días Presidencia COPREDEH
Implementación: a. Formación Interna, paso 4 b. Formación virtual para regionales, paso 14 c. Conmemoración de Fechas Relevantes en DDHH, paso
24
Coordinación DEYCP
A. FORMACION INTERNA 4 Preparación de talleres de formación para el personal de la
sede central en materia de DDHH en coordinación con RRHH a. Nivel Intermedio, para personal técnico y
coordinaciones b. Nivel Avanzado para una especialización, con docentes
invitados de la Oficina de Alto Comisionado de
8 días Coordinación DEYCP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 141
Naciones Unidas, agencias de Cooperación y expertos nacionales expertos en el tema.
c. Incorporación de personal en diplomados que se organizan hacia afuera, de formación en DDHH
5 Presenta calendario de talleres a RRHH para la convocatoria de personal interno, con VoBo de Despacho Superior
2 horas Coordinación DEYCP
Da VoBo a proceso 1día Despacho Superior 6 Convoca y asegura participación de personal en
coordinación con coordinadores de departamento 1 hora Coordinación RRHH
7 Coordinan y planifican con personal la participación en los talleres programados
1 hora Coordinadores de Departamento
8 Coordinación con Departamento Administrativo, logística y compra de suministros necesarios en los eventos (ver procesos de compras y adquisiciones)
2 días Coordinación DEYCP
9 Prepara materiales y certificados para el personal que participa en los diferentes eventos de formación interna
2 días Coordinación DEYCP
10 Participa en talleres y eventos deformación interna y en diplomados externos.
5 días Personal Institucional
11 Evalúa y sistematiza procesos 2 días Coordinación DEYCP
12 Informa resultados por evento 1 día Coordinación DEYCP
13 Archiva expediente por evento 1 hora Coordinación DEYCP
FIN DE SUB PROCESO
B. FORMACIÓN VIRTUAL
14 Se elabora documento base, para propuesta a Presidencia, sobre Diseño virtual para sedes regionales de formación anual, en 3 etapas de 3 meses
2 semanas Coordinador DEYCP y Coordinador DAMC
15 Aprueba propuesta de Diplomado Virtual 1 semana Presidencia
16 Preparación de material en valija temática el que incluye el Manual de enfoque a Derechos Humanos (ver proceso
Coordinador DEYCP
17 Sesiones presenciales de dos horas cada 15 días, donde presentan trabajos asignados y se realiza proceso de monitoreo de cumplimiento
12 horas Personal Regional
18 Seguimiento a proceso de formación interna, se proporciona documento de lectura (2 hojas) con cuestionario de evaluación.
12 horas Asesora de Educación
19 Realizan trabajos virtuales con guías establecidas, lectura de materiales, respuesta de cuestionarios y presentación de trabajo de investigación y/o video previo a su certificación
1 semana Personal Regional
20 Evaluación final a. Aprueban, recibe certificación b. no aprueba, repite proceso
2 horas Asesora de Educación
21 Acto simbólico de graduación con la presencia de Presidencia y/o Dirección Ejecutiva
4 horas Coordinación DEYCP
22 Informe final de proceso 1 semana Coordinación DEYCP
23 Archivo por parte de Asistente de Depto. 1 hora Coordinación DEYCP
FIN DE SUB PROCESO
C. CONMEMORACIÓN FECHAS DDHH
24 Presentación de propuesta dentro del Plan de Trabajo con 1 día Coordinadora DEYCP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 142
la finalidad de informar dentro de COPREDEH un tema por mes de fechas memorables o trascendentales; con temas transversales de género, pluriculturalidad, diversidad etaria, derecho humano y ambiente, derechos económicos sociales y culturales Se traslada para conocimiento y aprobación de Despacho Superior
25 Conoce y aprueba 1 día Despacho Superior
26 Campaña vía Intranet de sensibilización con base al tema o la fecha memorable del mes. 1 semana previo al evento
1 Semana Coordinación
27 Logística del evento y definición de presupuesto – Si presupuesto lo permite, impresión de playeras, gorros, pancartas, pronunciamientos en radio y prensa – (ver proceso de Compra Directa)
4 horas Coordinación DEYCP
28 Participación activa del personal de COPREDEH: a. En marchas por fechas memorables representando a
COPREDEH b. Análisis de Coyuntura con la invitación de expertos en
el tema político que se esté viviendo. c. Espacios de formación en conversatorios internos y
participación en eventos externos d. Cine Foro, el último viernes de cada mes e. Espacios de Información
1 día al mes Personal de COPREDEH
29 Informe por cada evento a Despacho Superior 1 día Coordinación DEYCP
30 Conoce y archiva 1 día Despacho Superior
31 Archivo 1 hora Coordinación DEYCP
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 143
PROCESO: EDUCACIÓN Y CULTURA DE PAZ PROCEDIMIENTO: FORTALECER LAS CAPACIDADES TÉCNICAS Y POLÍTICAS DEL PERSONAL INSTITUCIONAL CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DEYCP-001 COORDINACIÓN
DEYCP PRESIDENCIA
COPREDEH DESPACHO SUPERIOR
COORDINACIÓN RRHH
COORDINADORES DE
DEPARTAMENTO
PERSONAL INSTITUCIONAL
Inicio
Diseño de planes de formación interna
Validación y autorización de los planes de trabajo con base al POA
a. Coordinación con el Departamento de Recursos Humanos
b. Coordinación con
DAMC participación
de personal de las
regionales
Implementación: a. Formación Interna b. Formación virtual
para regionales Conmemoración de
Fechas Relevantes en DDHH
A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 144
A
Preparación de talleres de formación para el personal de la sede central en materia de DDHH en coordinación con RRHH a. Nivel Intermedio,
para personal técnico y coordinaciones
b. Nivel Avanzado para una especialización, con docentes invitados de la Oficina de Alto Comisionado de Naciones Unidas, agencias de Cooperación y expertos nacionales
A. FORMACION INTERNA
BA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 145
Presenta calendario de talleres a RRHH para la
convocatoria de personal interno, con VoBo de
Despacho Superior
Da VoBo a proceso
Participa en talleres y eventos deformación
interna y en diplomados externos.
B
Coordinan y planifican con personal la participación
en los talleres programados
Coordinación con Departamento
Administrativo, logística y compra de suministros
necesarios en los eventos (ver procesos de compras
y adquisiciones)
Prepara materiales y certificados para el
personal que participa en los diferentes eventos de
formación interna
CA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 146
C
Fin
Evalúa y sistematiza
procesos
Informa resultados por evento
Archiva expediente por
evento
FIN DE SUB PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 147
Sesiones presenciales de dos horas cada 15
días, donde presentan trabajos asignados y se
realiza proceso de monitoreo de cumplimiento
Informe del proceso final
Archivo por parte de Asistente de Depto.
Recibe certificación
Repite proceso
COORDINADOR DEYCP
ASESORA DE EDUCACIÓN
PERSONAL REGIONAL
PRESIDENCIA COORDINACIÓN DEYCP Y
COORDINADOR DAMC
B. FORMACIÓN VIRTUAL
Inicio
Se elabora documento base, para propuesta a
Presidencia, sobre Diseño virtual para sedes regionales de formación anual, en 3 etapas de 3
meses
Preparación de material en valija temática el que
incluye el Manual de enfoque a
Derechos Humanos (ver proceso
Seguimiento a proceso de
formación interna, se proporciona documento de lectura (2 hojas) con
cuestionario de evaluación.
Aprueba propuesta de Diplomado Virtual
Realizan trabajos virtuales con guías
establecidas, lectura de materiales, respuesta de
cuestionarios y presentación de trabajo
de investigación y/o video previo a su
certificación
No Si
APRUEBA
Evaluación final Acto simbólico de graduación con la
presencia de Presidencia y/o
Dirección Ejecutiva
Fin
FIN DE SUB PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 148
D
COORDINACIÓN PERSONAL DE COPREDEH
DESPACHO SUPERIOR
COORDINADORADEYCP
C. CONMEMORACIÓN
FECHAS DDHH
Inicio
Presentación de propuesta dentro del Plan de Trabajo con la finalidad de informar dentro de COPREDEH un tema por mes de
fechas memorables o trascendentales; con temas
transversales de género, pluriculturalidad, diversidad
etaria, derecho humano y ambiente, derechos económicos sociales y culturales Se traslada para conocimiento y aprobación
de Despacho Superior
Campaña vía Intranet de
sensibilización con base al tema o la fecha memorable
del mes. 1 semana previo al evento
Conoce y Aprueba
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 149
Archiva
D
Conoce y archiva
Informe por cada evento a Despacho
Superior
Participación activa del personal de COPREDEH: a. En marchas por
fechas memorables representando a COPREDEH
b. Análisis de Coyuntura con la invitación de expertos en el tema político que se esté viviendo.
c. Espacios de formación en conversatorios
Logística del evento y definición de
presupuesto – Si presupuesto lo permite, impresión de playeras,
gorros, pancartas, pronunciamientos en radio y prensa – (ver proceso de Compra
Directa)
Fin
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 150
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: EDUCACIÓN Y CULTURA DE PAZ NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORTALECER LAS CAPACIDADES TÉCNICAS Y POLÍTICAS DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DEYCP-002
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Meses/ días/ horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 25
PROPÓSITO DEL PROCESO: Fortalecer las capacidades técnicas y políticas en las organizaciones de gobierno y civiles, a través de la formación en diplomados a diferentes niveles, que permitan el fortalecimiento a lo interno, la toma de conciencia y la Gestión del conocimiento. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 98-2008, 30 de diciembre de 2008, establece la creación como Órgano especializado de promover acciones de educación, capacitación, información y seguimiento o incidencia en materia de derechos humanos, así como proponer acciones o programas relativos a educación y difusión de los derechos humanos como herramienta de inclusión del enfoque de derechos humanos a las dependencias gubernamentales.
No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO ESTIMADO
RESPONSABLE
1 Recibe solicitud de organizaciones del Ejecutivo, algunas de Estado y Sociedad Civil y traslada a Presidencia.
3 días Coordinación DEYCP
2 Orienta prioridades en el POA de instancias a atender y proporciona lineamientos a seguir.
4 horas Presidencia
3 Reuniones y acuerdos con organizaciones a. Se llevan a cabo reuniones para poner en común términos
de convenios para identificar las acciones prioritarias que se desarrollan en el merco del Convenio (proceso de educación y de asesoría en formación en Derechos Humanos)
b. Se elabora en conjunto con la Institución, Propuesta de suscripción de Convenio de Cooperación Interinstitucional o Carta de Entendimiento.
c. Paralelo a la negociación, COPREDEH diseña el proceso de formación (diplomado, curso específico) , se hace malla curricular en consenso
(Proceso que se proporciona a varias instituciones) con cada institución se elabora Convenio o Carta de entendimiento.
de 1 a 6 meses Coordinación DEYCP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 151
4 Presenta a Presidencia documento base del proceso con calendario y cronograma de trabajo (Borrador Consensuado)
1 semana Coordinación DEYCP
5 Prepara TDR, listado de facilitadores propuestos y presenta solicitud de trámite a Departamento Administrativo
2días Coordinación DEYCP
6 Realiza gestiones administrativo financieros para lanzar convocatoria. (Ver proceso de Contratación de Servicios Personales y No personales)
2 semanas Departamento Administrativo
7 Lección inaugural o apertura del evento para la ejecución de los diplomados FORMADOR I, FORMADOR II, ESPECIALIZACIÓN
1 hora Presidencia
8 Seguimiento a la logística del evento, monitoreo, evaluación de docentes, enlace entre COPREDEH y las instituciones beneficiarias (6 horas de trabajo presencial, 20 horas de estudio dirigido y 15 horas de investigación)
15 a 20días Asesor (a) de Educación
9 Informe de monitorio y cumplimiento por cada sesión 2 horas Asesor (a) de Educación
10 Clausura y Conferencia de Cierre con la participación dela Presidencia de COPREDEH. La clausura la hacen las instituciones participantes o bien la entidad que avala el proceso.
4 horas Institución Participante
11 Al finalizar, se documenta cada Proceso Educativo (documenta) Memoria. (Fotografías, listas de participantes, descripción del proceso, documento base, informe las evaluaciones, logística, y clausura).
1 mes Asesor (a) de Educación
12 Boletines de información de cada proceso de lanzamiento y cierre, se suben a la página web y a las redes sociales, como parte de la sistematización del proceso. (Ver proceso de Difusión)
4días Coordinación DIC
13 Archivo de cada proceso. Coordinación DEYCP
14 SEGUIMIENTO
15 Seguimiento de acuerdo a lo que las instituciones solicitan, Si se abre otra etapa, se realizan reuniones de coordinación para la definición las etapas a seguir
1 mes Coordinación DEYCP Asesor (a) de Educación
16 a. Contactos vía telefónica b. Visita inicial y planteamiento de propuestas c. Concertación prioridades y creación de equipo de trabajo
3 horas Coordinación DEYCP Asesora Educación
17 Formulación de propuestas y/o convenios, cartas de entendimiento. Coordinación de reuniones de trabajo colectivo Suscripción de convenios Elaboración de propuestas metodológicas y planes de formación
1 día Asesor (a) de Educación
18 Validación de las propuestas 30 Coordinación DEYCP
19 Negociación para la acreditación académica de los procesos 1 hora Coordinación DEYCP
20 Estimación de presupuestos en coordinación Con Dirección Ejecutiva
120 Coordinación DEYCP
21 Implementación de procesos de formación en derechos humanos
2 Semanas Coordinación DEYCP Asesor (a) de Educación
22 Monitoreo de la ejecución de los procesos de formación 2 Semanas Asesor (a) de Educación
23 Acompañamiento en la multiplicación de los procesos de formación
1 Semana Asesor (a) de Educación
24 Informe de Seguimiento y Archiva 2 días Asesor (a) de Educación
25 Conoce Informe, firma VoBo y presenta a Despacho Superior y Archiva
2 horas Coordinación DEYCP
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 152
PROCESO: EDUCACIÓN Y CULTURA DE PAZ PROCEDIMIENTO: FORTALECER LAS CAPACIDADES TÉCNICAS Y POLÍTICAS DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DEYCP-002
COORDINACIÓN DEYCP
PRESIDENCIA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
PRESIDENCIA ASESOR(A) DE
EDUCACIÓN
INSTITUCIÓN PARTICIPANTE
COORDINACIÓN DIC
Reuniones y acuerdos con organizaciones a. Se llevan a cabo reuniones para poner en
común términos de convenios para identificar las acciones prioritarias que se desarrollan en el merco del Convenio (proceso de educación y de asesoría en formación en Derechos Humanos)
b. Se elabora en conjunto con la Institución, Propuesta de suscripción de Convenio de Cooperación Interinstitucional o Carta de Entendimiento.
c. Paralelo a la negociación, COPREDEH diseña el proceso de formación (diplomado, curso específico) , se hace malla curricular en consenso
(Proceso que se proporciona a varias instituciones) con cada institución se elabora Convenio o Carta de entendimiento.
Inicio
Recibe solicitud de organizaciones del
Ejecutivo, algunas de Estado y Sociedad Civil
y traslada a Presidencia.
Orienta prioridades en el POA de
instancias a atender y proporciona lineamientos a
seguir.
A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 153
A
Presenta a Presidencia documento base del
proceso con calendario y cronograma de trabajo
(Borrador Consensuado)
Al finalizar, se documenta cada Proceso Educativo (documenta) Memoria. (Fotografías, listas de
participantes, descripción del proceso, documento
base, informe las evaluaciones, logística, y
clausura).
Seguimiento de acuerdo a lo que las instituciones
solicitan, Si se abre otra etapa, se
realizan reuniones de coordinación para la
definición las etapas a seguir
Boletines de información de cada proceso de lanzamiento y cierre, se suben a la página web y a las redes sociales, como parte de la sistematización del proceso. (Ver proceso de Difusión)
B
Clausura y Conferencia de
Cierre con la participación
dela Presidencia de COPREDEH. La clausura la
hacen las instituciones
participantes o
Prepara TDR, listado de facilitadores propuestos y
presenta solicitud de trámite a Departamento Administrativo
Realiza gestiones administrativo
financieros para lanzar convocatoria. (Ver
proceso de Contratación de Servicios Personales y
No personales)
Lección inaugural o apertura del evento para la
ejecución de los diplomados
FORMADOR I, FORMADOR II,
ESPECIALIZACIÓN
Seguimiento a la logística del evento,
monitoreo, evaluación de docentes, enlace
entre COPREDEH y las instituciones
beneficiarias (6 horas de trabajo presencial, 20
horas de estudio dirigido y 15 horas de
investigación)
Informe de monitorio y cumplimiento por
cada sesión
SEGUIMIENTO
Archivo de cada proceso.
SEGUIMIENTO
B
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 154
B
C
Implementación de procesos de formación en derechos humanos
Estimación de presupuestos en coordinación Con
Dirección Ejecutiva
a. Contactos vía telefónica
b. Visita inicial y planteamiento de
propuestas c. Concertación
prioridades y creación de equipo de trabajo
Seguimiento de acuerdo a lo que las instituciones
solicitan, Si se abre otra
etapa, se realizan reuniones de
coordinación para la definición las etapas a seguir
Negociación para la acreditación académica
de los procesos
Validación de las propuestas
B
c. Contactos vía telefónica
d. Visita inicial y planteamiento de
propuestas c. Concertación
prioridades y creación de equipo de trabajo
Formulación de propuestas y/o convenios, cartas de entendimiento.
Coordinación de reuniones de trabajo colectivo
Suscripción de convenios Elaboración de propuestas
metodológicas y planes de formación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 155
C
Fin
Monitoreo de la ejecución de los
procesos de formación
Acompañamiento en la
multiplicación de los procesos de
formación
Implementación de procesos de formación en derechos humanos
Conoce Informe, firma VoBo y
presenta a Despacho Superior y Archiva
Informe de Seguimiento y
Archiva
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 156
Departamento de Seguimiento de Casos en Materia de DDHH
COPREDEH-DAS-DSC COPREDEH-DAS-DSC-001 Informes a CIDH y Corte IDH COPREDEH-DAS-DSC-002 Negociación de casos ASA y ACR ante la
CIDH COPREDEH-DAS-DSC-003 Cumplimiento de Compromiso ante IDH
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 157
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: SEGUIMIENTO DE CASOS EN MATERIA DE DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INFORMES A CIDH Y CORTE IDH CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DSC-001
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: INFORMES A LA CIDH
02 Sem/02 días/07 horas INFORMES A LA CORTE IDH 03 Sem/02 días/07 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 22
PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar respuesta a las notificaciones que recibe el Estado a través del Ministerio de Relaciones Exteriores, con relación a peticiones presentada ante la CIDH, por personas particulares u organizaciones civiles, relacionadas a violaciones de derechos humanos ocurridas en Guatemala. Dar seguimiento a notificaciones presentadas por la Corte IDH en Costa Rica, por demandas contra el estado de Guatemala, interpuestas por la Comisión CIDH, por violación de los derechos humanos. La Corte IDH emite una sentencia contra el Estado de Guatemala, de la cual se derivan diversos compromisos de reparación moral y material, incluyendo el pago de la Indemnización Económica (Ver Procedimiento Pago de Sentencias) BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 97-2008, 30 de diciembre de 2008, creación como órgano especializado en el seguimiento y gestión de casos por violaciones a los derechos humanos que se ventilan en el sistema interamericano y ante el sistema universal; así como análisis, asesoría y representación del Estado que corresponda al seguimiento de cualquiera de los compromisos derivados de estos procedimientos.
No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
INFORMES A LA CIDH 1 Recibe del Ministerio de Relaciones Exteriores notificación
oficinal de la CIDH a COPREDEH de Caso presentado ante la CIDH
30 min. Presidente COPREDEH
2 Traslada para seguimiento de caso 2 días Presidente COPREDEH 3 Registra en Libro de Notificaciones y traslada a
Coordinación DSC 4 horas Asistente DSC
4 Designa a los asesores y da instrucciones 4 horas Coordinación DSC 5 Realizan consultas a las instituciones relacionadas,
documentan y realizan un análisis del caso para buscar elementos de defensa del Estado, si fuera procedente y redacción de informe sobre el caso
2 semanas Asesor DSC Asignado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 158
6 Redacción del informe y traslado a Coordinación DSC para revisión
4 horas Asesor DSC Asignado
7 Revisa, firma de VoBo y traslada a Sub Dirección para revisión
4 horas Coordinación DSC
8 Revisa, da VoBo y traslada a Presidencia COPREDEH 4 horas Sub Dirección 9 Revisa Informe:
a. Hace correcciones y/o solicita ampliación, paso 5 b. Autoriza, traslada a Coordinación DSC para
enviarlo a la CIDH por medio del Min de RE
1 día Presidente COPREDEH
10 Remite al Ministerio de Relaciones Exteriores, Informe de Caso para su envío oficiala la Comisión IDH en Washington
2 horas Coordinación DSC
11 Archivo Informe 30 min. Asistente DSC
FIN DE PROCESO
INFORMES A LA CORTE IDH
1 Recibe del Ministerio de Relaciones Exteriores notifica de demanda al Estado de Guatemala, en materia de Derechos Humanos, para que se de respuesta en un plazo determinado y se atiendan las otras fases del Proceso Judicial.
30 min. Presidente COPREDEH
2 Traslada para seguimiento de caso 2 días Presidente COPREDEH
3 Registra en Libro de Notificaciones y traslada a Coordinación DSC
4 horas Asistente DSC
4 Designa a los asesores y da instrucciones 4 horas Coordinación DSC
5 Trabaja, realiza las consultas a las instituciones relacionadas, documentan, consulta y realizan un análisis del caso para buscar elementos de defensa del Estado, si fuera procedente y luego se redacta el informe sobre al caso.
3 semanas Asesor DSC Asignado
6 Redacción del informe y traslado a Coordinación DSC para revisión
4 horas Asesor DSC Asignado
7 Revisa, firma de VoBo y traslada a Sub Dirección para revisión
4 horas Coordinación DSC
8 Revisa, da VoBo y traslada a Presidencia COPREDEH 4 horas Sub Dirección
9 Revisa Informe: a. Hace correcciones y/o solicita ampliación, paso 5 b. Autoriza, traslada a Coordinación DSC para enviarlo a
la CIDH por medio del Min de RE
1 día Presidente COPREDEH
10 Remite al Ministerio de Relaciones Exteriores, Informe de Caso para su envío oficial a la Corte IDH en Costa Rica
2 horas Coordinación DSC
11 Archivo Informe 30 min. Asistente DSC
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 159
PROCESO: FONDOS EN ADMINISTRACIÓN PROCEDIMIENTO: INFORMES A CIDH Y CORTE IDH CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DSC-001
PRESIDENTE COPREDEH
ASISTENTE DSC COORDINACIÓN DSC
ASESOR DSC ASIGNADO
SUB DIRECCIÓN
INFORMES A LA CIDH
Inicio Registra en Libro de
Notificaciones y traslada a Coordinación DSC
Recibe del Ministerio de
Relaciones Exteriores notificación oficinal de la CIDH a COPREDEH de Caso presentado ante la
CIDH
Designa a los asesores y da instrucciones
Traslada para seguimiento de caso
2días
Remite al Ministerio de Relaciones Exteriores,
Informe de Caso para su envío oficiala la Comisión
IDH en Washington
Revisa Informe: a. Hace correcciones y/o
solicita ampliación, pasa a Asesor DSC Asignado
b. Autoriza, traslada a
Coordinación DSC
para enviarlo a la
CIDH por medio del
Min de RE
Revisa, firma de VoBo y traslada a Sub Dirección
para revisión
A
Realizan consultas a las instituciones relacionadas,
documentan y realizan un análisis del caso para
buscar elementos de defensa del Estado, si
fuera procedente y redacción de informe
sobre el caso.
Redacción del informe y traslado a Coordinación
DSC para revisión
Revisa, da VoBo y traslada a Presidencia
COPREDEH
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 160
FIN DE PROCESO
A Archivo Informe
Recibe del Ministerio de Relaciones Exteriores notifica
de demanda al Estado de Guatemala, en materia de
Derechos Humanos, para que se de respuesta en un plazo
determinado y se atiendan las otras fases del Proceso
Judicial.
Envía a
B
Archiva
Fin
INFORMES A LA CORTE IDH
Inicio
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 161
Designa a los asesores y da instrucciones
B
Revisa, da VoBo y traslada a Presidencia COPREDEH
Registra en Libro de Notificaciones y traslada
a Coordinación DSC
C
Traslada para seguimiento de caso
2días
Redacción del informe y traslado a Coordinación
DSC para revisión
Revisa, firma de VoBo y traslada a Sub Dirección
para revisión
Trabaja, realiza las consultas a las instituciones relacionadas,
documentan, consulta y realizan un análisis del
caso para buscar elementos de defensa
del Estado, si fuera procedente y luego se
redacta el informe sobre al caso.
Revisa Informe: a. Hace correcciones
y/o solicita ampliación, a Asesor DSC Asignado
b. Autoriza, traslada a
Coordinación DSC
para enviarlo a la
CIDH por medio del
Min de RE
Remite al Ministerio de Relaciones Exteriores, Informe de Caso para
su envío oficial a la Corte IDH en Costa Rica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 162
C
Archiva
Fin
Envía a
Archivo Informe
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 163
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: SEGUIMIENTO DE CASOS EN MATERIA DE DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: NEGOCIACIÓN DE CASOS ASA Y ACR ANTE LA CIDH CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DSC-002
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Variable dependiendo caso e instituciones involucradas. Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 19
PROPÓSITO DEL PROCESO: Proporcionar seguimiento a las negociaciones que se derivan cuando la Comisión Internacional de Derechos Humanos (CIDH) se pone a la disposición de las partes para iniciar la negociación de los Acuerdos de Solución Amistosa (ASA) y Acuerdos de Cumplimiento de Recomendaciones (ACR) notificados a través del Ministerio de Relaciones Exteriores, donde establece un plazo de 1 a 2 meses para que las partes se pronuncien. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 97-2008, 30 de diciembre de 2008, creación como órgano especializado en el seguimiento y gestión de casos por violaciones a los derechos humanos que se ventilan en el sistema interamericano y ante el sistema universal; así como análisis, asesoría y representación del Estado que corresponda al seguimiento de cualquiera de los compromisos derivados de estos procedimientos.
No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Recibe notificación del CIDH por medio del Ministerio de Relaciones Exteriores, para el seguimiento y gestión de caso por violación a los derechos humanos y traslada a Coordinación DSC.
30 min. Presidente COPREDEH
2 Designa a los analista y da instrucciones 4 horas Coordinación DSC 3 Analiza el caso para determinar si procede o no la
petición: a. Si Procede, paso 4 b. No procede, paso 5
Analista DSC Asignado
4 Prepara y presenta a Presidencia: a. Respuesta que el Estado está de acuerdo y que
también se pone a disposición para resolver amistosamente el caso; y, que se solicite a los peticionarios que envíen su propuesta.
b. Respuesta que están de acuerdo el Estado. c. Consulta a Presidencia y recibe instrucciones de cómo
responder.
3 meses 1 semana 2 días
Coordinador DSC
5 Presenta respuesta a la CIDH por medio del Min. de 1 día Coordinador DSC
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 164
Relaciones Exteriores, con firma de la Presidente COPREDEH
6 Recibe respuesta y traslada a Coordinador DSC: a. De la CIDH por medio del Ministerio de Relaciones
Exteriores, con propuesta de las partes b. De las partes, con propuesta.
2 meses Presidente COPREDEH
7 Se entera y se reúne con Analista DCS Asignado para dar instrucciones
4 horas Coordinador DSC
8 Analiza los compromisos que solicitan las partes y traslada a Coordinador DSC a. Son viables, se hace el análisis y determina si el caso
procede, se hacen consultas y solicitud de apoyo a instituciones.
b. No son viables, informa para que se notifique.
2 semanas Analista DSC Asignado
9 Traslada a Presidente COPREDEH para VoBo de Propuesta 1 hora Coordinador DSC 10 Inicia negociación:
a. Se reúne con las partes para llegar a acuerdos finales, podrías renunciar total o parcialmente.
b. Solicita participación de instituciones relacionadas. c. Da seguimiento de manera paralela a trámite de
mandato ante la PGN y Escribanía de Gobierno.
2 semanas Variable 2 meses
Analista DSC Asignado
11 Elabora Proyecto de Acuerdo que se va a formalizar y traslada a Coordinador DSC y Presidente COPREDEH
1 semana Analista DSC Asignado
12 Analizan y dan VoBo para continuar con proceso y trasladan a Analista DSC Asignado
2 semanas Coordinador DSC y Presidente COPREDEH
13 Se reúne con peticionarios, para revisión a. si están de acuerdo, se elabora una solicitud, por
medio de memo se solicita dictamen jurídico de la procedencia de la negociación (ver proceso jurídico)
b. Si no hay acuerdo, se reinicia negociación, paso 10
Analista DSC Asignado
14 Prepara Oficio y traslada a Coordinador DSC y Presidente COPREDEH, con: a. Proyecto de Acuerdo b. Dictamen Jurídico interno c. Estudio para cálculo de indemnización d. Otros doctos. importantes
1 días Analista DSC Asignado
15 Presenta Oficio solicitando a PGN VoBo del Acuerdo con partes, del que se recibe Providencia con VoBo.
1 mes Coordinador DSC
16 Recibe respuesta de la PGN (providencia con VoBo, solicita firma de Presidente COPREDEH y procede a programar fecha de suscripción de Acuerdo
2 semanas Coordinador DSC
17 Se lleva a cabo Acto de Firma de Acuerdo con Partes 4 horas Coordinador DSC
18 Notifica a la CIDH por medio del Ministerio de Relaciones Exteriores que ya se suscribió el Acuerdo
1 día Presidente COPREDEH
19 Archiva Expediente 4 horas Analista DSC Asignado
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 165
PROCESO: SEGUIMIENTO DE CASOS EN MATERIA DE DDHH PROCEDIMIENTO: NEGOCIACIÓN DE CASOS ASA Y ACR ANTE LA CIDH CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DSC-002
PRESIDENTE COPREDEH
COORDINACIÓN DSC
ANALISTA DSC ASIGNADO
No Si
Inicio Designa a los analistas y da instrucciones.
Recibe notificación del CIDH por medio del
Ministerio de Relaciones Exteriores, para el
seguimiento y gestión de caso por violación a los
derechos humanos y traslada a Coordinación
DSC.
Analiza el caso para determinar si procede o
no la petición:
Presenta respuesta a la CIDH por medio del Min. de Relaciones
Exteriores, con firma de la Presidente COPREDEH
Recibe respuesta y traslada a Coordinador DSC: a. De la CIDH por medio
del Ministerio de Relaciones Exteriores, con propuesta de las partes
b. De las partes, con
propuesta.
A
Analiza el caso
Prepara y presenta a Presidencia: a. Respuesta que el Estado está
de acuerdo y que también se pone a disposición para resolver amistosamente el caso; y, que se solicite a los peticionarios que envíen su propuesta.
b. Respuesta que están de acuerdo el Estado.
c. Consulta a Presidencia y recibe
instrucciones de cómo
responder.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 166
A Analiza los compromisos que solicitan las partes y traslada a Coordinador DSC a. Son viables, se hace
el análisis y determina si el caso procede, se hacen consultas y solicitud de apoyo a instituciones.
b. No son viables,
informa para que se
notifique.
Coordinador DSC Traslada a Presidente
COPREDEH para VoBo de Propuesta
B
Inicia negociación: a. Se reúne con las partes
para llegar a acuerdos finales, podrías renunciar total o parcialmente.
b. Solicita participación de instituciones relacionadas.
c. Da seguimiento de
manera paralela a
trámite de mandato
Envía a
Se entera y se reúne con Analista DCS Asignado para
dar instrucciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 167
C
B
Analizan y dan VoBo para continuar con
proceso y trasladan a Analista DSC Asignado
Se reúne con peticionarios, para revisión a. si están de acuerdo, se
elabora una solicitud, por medio de memo se solicita dictamen jurídico de la procedencia de la negociación (ver proceso jurídico)
b. Si no hay acuerdo, se
reinicia negociación,
con Analista Designado
DSC
Elabora Proyecto de Acuerdo que se va a
formalizar y traslada a Coordinador DSC y
Presidente COPREDEH
Analizan y dan VoBo para continuar con
proceso y trasladan a Analista DSC Asignado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 168
Archiva
Fin
Archiva Expediente
C
Notifica a la CIDH por medio del Ministerio de
Relaciones Exteriores que ya se suscribió el Acuerdo
Prepara Oficio y traslada a Coordinador DSC y Presidente COPREDEH, con:
a. Proyecto de Acuerdo
b. Dictamen Jurídico
interno
c. Estudio para cálculo
de indemnización
d. Otros doctos.
Importantes
Coordinador DSC Presenta Oficio
solicitando a PGN VoBo del Acuerdo con partes,
del que se recibe
Providencia con VoBo.
Se lleva a cabo Acto de Firma de Acuerdo con Partes
Coordinador DSC Recibe respuesta de la PGN
(providencia con VoBo, solicita firma de Presidente
COPREDEH y procede a programar fecha de
suscripción de Acuerdo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 169
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: SEGUIMIENTO DE CASOS EN MATERIA DE DDHH NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CUMPLIMIENTO DE COMPROMISO ANTE IDH CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DSC-003
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: Variable dependiendo el Caso Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 8
PROPÓSITO DEL PROCESO: Garantizar el cumplimiento de compromisos de Solución Amistosa acordados (Tipo de cumplimiento: Becas; nombramiento de calles, indemnizaciones (COPREDEH); Justicia, investigaciones etc.; Medidas legislativas, impulsar proyectos ante el Congreso de la República; Placas; Medidas relacionadas a salud; Construcción; Monumentos; Aumentos de presupuesto para alguna institución; Actos públicos de reconocimiento de responsabilidad y petición de perdón. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 97-2008, 30 de diciembre de 2008, creación como órgano especializado en el seguimiento y gestión de casos por violaciones a los derechos humanos que se ventilan en el sistema interamericano y ante el sistema universal; así como análisis, asesoría y representación del Estado que corresponda al seguimiento de cualquiera de los compromisos derivados de estos procedimientos. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Se recibe consulta de la CIDH de cómo van los avances en el cumplimiento de los acuerdos, traslada a Coordinador DSC
6 meses Presidente COPREDEH
2 Traslada a Asesor a cargo y da lineamientos 1 hora Coordinador DSC 3 Se emiten informes de Estado 2 semanas Analista DSC Asignado 4 Conocen y firmas de Vobo y Autorizado para envío s a la
CIDH a través del Min. de Relaciones Exteriores. 1 día Coordinador DSC y
Presidente COPREDEH 5 Coordina y notifica para que las instituciones hagan lo que
les corresponde, con base a Acuerdo de Solución Amistosa establecido. (ver procedimiento ASA)
(tiempo depende de las instituciones)
Analista DSC Asignado
6 Se organizan actos públicos para los Compromisos donde se ha establecido. (ver proceso de compras y contrataciones)
(tiempo depende de la Institución)
Analista DSC Asignado Coordinador DSC
7 Se notifica informe final de cumplimiento a la CIDH a través del Min. de Relaciones Exteriores
1 días Coordinador DSC y Presidente COPREDEH
8 Archivo Expediente 4 horas Analista DSC Asignado
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 170
PROCESO: SEGUIMIENTO DE CASOS EN MATERIA DE DDHH PROCEDIMIENTO: CUMPLIMIENTO DE COMPROMISO ANTE IDH CÓDIGO: COPREDEH-DAS-DSC-003
PRESIDENTE COPREDEH
COORDINADOR DSC ANALISTA DSC ASIGNADO
Se organizan actos públicos para los
Compromisos donde se ha establecido. (ver
proceso de compras y contrataciones)
Inicio
Coordina y notifica para que las instituciones hagan lo que les corresponde, con
base a Acuerdo de Solución Amistosa establecido. (ver
procedimiento ASA)
Se recibe consulta de la CIDH de cómo van los
avances en el cumplimiento de los acuerdos, traslada a
Coordinador DSC
Se emiten informes de Estado
Traslada a Asesor a cargo y da
lineamientos
Conocen y firmas de Vobo y Autorizado para
envío s a la CIDH a través del Min. de
Relaciones Exteriores.
Se notifica informe final de cumplimiento a la CIDH a
través del Min. de Relaciones Exteriores
A
Conocen y firmas de Vobo y Autorizado para envío s a la CIDH a través del Min. de Relaciones Exteriores.
Se organizan actos públicos para los
Compromisos donde se ha establecido. (ver proceso
de compras y contrataciones)
Se notifica informe final de cumplimiento a la CIDH a
través del Min. de Relaciones Exteriores
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 172
Departamento de Investigación e Informes COPREDEH-DII
COPREDEH-DII-001 Elaboración de Informes de Estado
Convencionales y no Convencionales COPREDEH-DII-002 Seguimiento a Recomendaciones al
Estado en Materia de DDHH COPREDEH-DII-003 Coordinación de Visitas de
Procedimientos Especiales
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 173
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: INVESTIGACIÓN E INFORMES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMES DE ESTADO CONVENCIONALES Y NO CONVENCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DII-001
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 01 Mese/02 Sem/17 días Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 14
PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar a conocer los compromisos asumidos por el Estado guatemalteco, así como los avances, retrocesos, desafíos y retos para el cumplimiento de las recomendaciones hechas por diversas entidades internacionales; por medio de la presentación de Informes Convencionales y No Convencionales por parte de COPREDEH, como institución responsable de monitorear el cumplimiento de los compromisos internacionales en materia de derechos humanos, como seguimiento y promoción en la implementación de los derechos amparados en las 9 Convenciones fundamentales de Naciones Unidas en materia de derechos humanos. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 87-2008, 30 de diciembre de 2008, creación del Departamento de Investigación e Informes, como órgano especializado en el seguimiento de los compromisos internacionales del Estado adquiridos a partir de la ratificación de los distintos instrumentos internacionales en materia de derechos humanos, esencialmente en el tema de recomendaciones e informes de los organismos internacionales de supervisión en materia de derechos humanos. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Plan de investigación con base a las actividades de la Misión Permanente de Guatemala para su presentación ante la ONU, por medio de la Cancillería Guatemalteca del Min. de Relaciones Exteriores, con equipo de investigadores
2 días Coordinador DII
2 Traslado de casos a investigador por temas específicos a investigador asignado por especialidad
2 horas Coordinador DII
3 Envío de solicitud de información a las diferentes entidades de Estado (cuestionario de acuerdo a la dependencia de Estado)
2 horas Investigador designado por especialidad
4 Recepción de la solicitud 1 hora Institución
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 174
5 Desarrollo de consulta y seguimiento a la solicitud 3 días Investigador designado por especialidad
6 Envío de la información a COPREDEH 1 día Institución 7 Elaborar borrador de informe 2 semanas Investigador designado
por especialidad 8 Revisión del informe 1 día Coordinador DII 9 Corrección del informe 3 días Investigador designado
por especialidad 10 Verifica Informe para traslado a Cancillería y traslado a
Presidencia COPREDEH 1 día Coordinador DII
11 Revisión y aprobación 5 días Presidencia COPREDEH
12 Envío del informe: c. Informes Convencionales, paso 12 d. Informes No Convencionales, se presenta a la Misión
Permanente de la ONU en Guatemala, paso 13
2 horas Coordinador DII
13 Se presenta Informe a Cancillería y se da apoyo en la presentación del informe ante la ONU
1 mes Coordinador DII
14 Archivo 1 hora Asistente DII
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 175
PROCESO: INVESTIGACIÓN E INFORMES PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMES DE ESTADO CONVENCIONALES Y NO CONVENCIONALES CÓDIGO: COPREDEH-DII-DA-001
COORDINADOR DII INVESTIGADOR DESIGNADO POR ESPECIALIDAD
INSTITUCIÓN PRESIDENCIA ASISTENTE DII
Inicio
Plan de investigación con base a las actividades de la
Misión Permanente de Guatemala para su
presentación ante la ONU, por medio de la Cancillería Guatemalteca del Min. de Relaciones Exteriores, con equipo de investigadores.
Traslado de casos a investigador por temas
específicos a investigador asignado por especialidad
Desarrollo de consulta y seguimiento a la solicitud
Recepción de la solicitud
Envío de la información a
COPREDEH
Revisión del informe
Envío de solicitud de información a las diferentes
entidades de Estado (cuestionario de acuerdo a la dependencia de Estado)
A
Elaborar borrador de
informe
Corrección del informe
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 176
Archiva
Fin
A
Envía a
Revisión y aprobación
Verifica Informe para traslado a Cancillería y traslado a Presidencia
COPREDEH
Se presenta Informe a Cancillería y se da apoyo
en la presentación del informe ante la ONU
Envío del informe: c. Informes
Convencionales d. Informes No
Convencionales, se presenta a la Misión Permanente de la ONU en Guatemala
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 177
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: INVESTIGACIÓN E INFORMES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES AL ESTADO EN MATERIA DE DDHH CÓDIGO: COPREDEH-DII-002
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 01 Meses/01 Sem/03 días/ 04 horas Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 15
PROPÓSITO DEL PROCESO: Dar seguimiento a las recomendaciones de Estado en materia de Derechos Humanos, en las instituciones que corresponda, creando foros de intercambio y análisis. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 87-2008, 30 de diciembre de 2008, de creación como órgano especializado en el seguimiento de los compromisos internacionales del Estado adquiridos a partir de la ratificación de los distintos instrumentos internacionales en materia de derechos humanos, esencialmente en el tema de recomendaciones e informes de los organismos internacionales de supervisión en materia de derechos humanos. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Instrucciones a Analista DII para Foro de Seguimiento de Recomendaciones
2 horas Coordinador DII
2 Elaborar boletas de consulta de acuerdo a las instituciones, notas de convocatoria y traslado para firma de aceptación por porte de presidencia
2 días 1/2 Analista designado por especialidad
3 Proceso de aceptación y firma de notas de convocatoria 2 días Presidencia COPREDEH 4 Envío de las notas y boleta de consulta por medio de
mensajería 2 horas Analista designado por
especialidad 5 Confirmación de la recepción de la nota 3 días Analista designado por
especialidad 6 Elaborar agenda de reunión 2 días Asistente DII 7 Reproducir material del Foro y traslado a Coordinador DII 2 días Asistente DII 8 Con base a POA se llevan a cabo reuniones del foro 2 horas Coordinador DII 9 Trasladar las boletas de consulta a analistas 5 días Coordinador DII
10 Analizar la boleta 1 semana Analista designado por especialidad
11 Publicación on line en Sistema Establecido 2 días Analista designado por especialidad
12 Evaluar los procesos 3 horas Coordinador DII 13 Presentación Informe de Resultados a Presidencia
COPREDEH 1 día Coordinador DII
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 178
14 Conoce 1 día Presidencia COPREDEH 15 Archiva Informe 1 hora Asistente DII
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 179
PROCESO: INVESTIGACIÓN E INFORMES PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES AL ESTADO EN MATERIA DE DDHH CÓDIGO: COPREDEH-DII-DA-002
COORDINADOR DII ANALISTA DESIGNADO POR ESPECIALIDAD
PRESIDENCIA COPREDEH
ASISTENTE DII COORDINADOR DII
Fin
Archiva Informe
Inicio
Instrucciones a Analista DII para Foro de Seguimiento de
Recomendaciones
Trasladar las boletas de consulta a analistas
Proceso de aceptación y firma de notas de
convocatoria
Con base a POA se llevan a cabo reuniones
del foro
Envío de las notas y boleta de consulta por medio de mensajería
Confirmación de la recepción de la nota
Analizar la boleta
Elaborar boletas de consulta de acuerdo a las
instituciones, notas de convocatoria y traslado
para firma de aceptación por porte de presidencia
Elaborar agenda de reunión
Reproducir material del Foro y traslado a Coordinador DII
Publicación on line en Sistema Establecido
Evaluar los procesos
Conoce
Presentación Informe de Resultados a Presidencia
COPREDEH
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 180
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE PROCESO: INVESTIGACIÓN E INFORMES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN DE VISITAS DE PROCEDIMIENTOS ESPECIALES CÓDIGO: COPREDEH-DII-003
Página No. 1 de 2 Tiempo total estimado: 02 Mes/01 Sem/01día Fecha Revisión: MARZO 2011 No. Actividades: 17
PROPÓSITO DEL PROCESO: Coordinar las visitas efectuadas al país, por medio de la Misión Permanente de ONU, atendiendo a los relatores asignados por la OACNUDH. BASE LEGAL: Acuerdo Interno No. 87-2008, 30 de diciembre de 2008, de creación como órgano especializado en el seguimiento de los compromisos internacionales del Estado adquiridos a partir de la ratificación de los distintos instrumentos internacionales en materia de derechos humanos, esencialmente en el tema de recomendaciones e informes de los organismos internacionales de supervisión en materia de derechos humanos. No. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE
1 Solicitud de la visita por parte del Relator 2 horas OACNUDH/Relator 2 Recepción de la solicitud 2 horas Misión Permanente 3 Traslado de la Solicitud al país, Presidencia COPREDEH
recibe solicitud ½ hora Misión Permanente
4 Análisis de la pertinencia de la visita 3 días Presidencia COPREDEH 5 Aprobación de la vista y fecha probable a realizarse a
través de una nota 3 días Presidencia
6 Confirmación de la fecha de visita por parte del Relator 1 día Coordinador DII 7 Envío de la probable solicitud de agenda 3 días OACNUDH/Relator 8 Elaborar proyecto de agenda 3 días Asistente DII /
Coordinador DII 9 Aprobación de la agenda 3 días OACNUDH/Guatemala
10 Hacer notas de convocatoria con base a la Agenda 1 semana Asistente DII
11 Aprobación de las notas de convocatoria 2 días Presidencia COPREDEH
12 Envío de las notas por medio de mensajería 2 horas Asistente DII
13 Coordinar cita de COPREDEH con el Relator 2 semanas Asistente DII
14 Desarrollo de la visita del Relator 1 semana Presidencia COPREDEH
15 Brindar acompañamiento al Relator y coordinar reunión en COPREDEH
1 semana Coordinador DII
16 Informe de Actividades y resultados de la Coordinación a Presidencia COPREDEH
2 días Coordinador DII
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 181
17 Archivo ½ hora Asistente DII
FIN DE PROCESO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 182
PROCESO: INVESTIGACIÓN E INFORMES PROCEDIMIENTO :COORDINACIÓN DE VISITAS DE PROCEDIMIENTOS ESPECIALES CÓDIGO: COPREDEH-DII-003
OACNUDH/RELATOR MISIÓN PERMANENTE
PRESIDENCIA COPREDEH
PRESIDENCIA COORDINADOR DII
ASISTENTE DII
Elaborar proyecto de agenda
Aprobación de la agenda
OACNUDH/Guatemala
Envío de las notas por medio de mensajería
Aprobación de las notas de
convocatoria
Coordinar cita de COPREDEH con el Relator
Inicio
Solicitud de la visita por parte del Relator
Recepción de la solicitud
Análisis de la pertinencia de la
visita
Traslado de la Solicitud al país, Presidencia COPREDEH recibe
solicitud
Aprobación de la vista y fecha probable a
realizarse a través de una nota
Confirmación de la fecha de visita por parte del Relator
Envío de la probable solicitud
de agenda
A
Desarrollo de la visita del Relator
Elaborar proyecto de
agenda
Hacer notas de convocatoria con base a la Agenda
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 183
Archiva
Fin
A
Brindar acompañamiento al Relator y coordinar
reunión en COPREDEH
Informe de Actividades y resultados de la
Coordinación a Presidencia COPREDEH
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 184
GLOSARIO DE TERMINOS ACTITUD ADMINISTRACIÓN ASESORAR AUTOEFICACIA CARGO CONTROL COORDINACIÓN CONSOLIDAR
Reacción evaluativa favorable o desfavorable hacia algo a alguien, que se manifiesta en nuestras creencias, sentimientos o conducta proyectada. Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad de una organización. Dar consejo o dictamen. Convicción de que uno puede actuar adecuadamente en una situación. Se compone de tres dimensiones: magnitud, intensidad y generalidad. Conjunto de tareas y responsabilidades que constituyen el trabajo asignado a un solo empleado. Proceso de monitorear las actividades de la organización para comprobar si se ajusta a lo planeado y para corregir las fallas o desviaciones. Proceso de armonizar todas las actividades de una organización, facilitando el trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y actividades en proporciones adecuadas y ajusta los medios a los fines. Establecer relaciones entre varias partes del trabajo. Integrar o unificar en un todo la información de varias dependencias.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 185
CREATIVIDAD CUR CUSTODIAR DELEGAR DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO EFICACIA EFICAZ EFICIENCIA ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ETICA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Característica de aquellas personas generadoras de nuevas ideas. Comprobante Único de Registro, documento que emiten las instituciones del Estado previo a hacer efectivo el pago de una obligación y que sirve de constancia. Tener bajo la responsabilidad, el cuidado y resguardo de determinado bien, ya sea mobiliario o documentación confidencial. El acto de asignar a un supervisado la autoridad y la responsabilidad formales para realizar actividades específicas. Subordinación, sujeción, oficina dependiente de otra, transfiriendo una parte de ella a diversas corporaciones o personas. Documento que proporciona información respecto de las actividades, deberes y responsabilidades de un puesto. Capacidad para determinar los objetivos adecuados. “Hacer lo indicado”. Se refiere al logro de los objetivos en los tiempos establecidos. Capacidad para reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización. “Hacer las cosas bien”. Documento que establece el perfil mínimo de calificaciones aceptables que una persona debe poseer para desempeñar un puesto particular. Principios que distinguen al comportamiento correcto del incorrecto. Acción sistemática de evaluar la conducta y el trabajo de una persona en relación a sus responsabilidades.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 186
FUNCIONES HABILIDAD HUMANA HABILIDAD TÉCNICA LIDERAZGO LIQUIDAR MADUREZ MANUAL NORMAS ORGANIGRAMA PLANEACION
Desempeño de un cargo. Actividad ejecutada para desarrollar papeles laborales o de otras índoles. Habilidad y criterio para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones. Conocimientos, métodos y técnicas necesarias para la realización de las tareas específicas de acuerdo con la instrucción, experiencia y educación. Proceso que ayuda a dirigir y movilizar personas y/o ideas. Influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a la consecución de un objetivo. Hacer el ajuste final de una cuenta, poner término a una cosa, desistir de un negocio. Capacidad y voluntad de las personas de guiar su propia conducta. Estado de equilibrio que permite llegar a la mayor plenitud de la personalidad, a la comprensión y a la aceptación de sí mismo, de los demás y del entorno social. Instrumento administrativo utilizado como guía para brindar información al recurso humano de una organización sobre la responsabilidad que adquiere al desempeñar un cargo, identificación de los procesos y procedimientos que debe ejecutar, descripción de la estructura organizacional de la Dependencia en donde brinda sus servicios entre otros. Reglas para la conducta aceptada y esperada. Estándares de conducta aceptables en un grupo y compartidos por todos sus miembros. Gráfico de la estructura formal de una organización, señala los diferentes cargos, departamentos, jerarquía y relaciones de apoyo y dependencia que existe entre ellos. Proceso por el cual los administradores de la empresa de forma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 187
ESTRATEGICA PLANEACION POLÍTICAS PRESUPUESTO PROBO REGLAMENTO RELACIONES HUMANAS SICOIN SIAF VALORES
sistemática y coordinada piensan sobre el futuro de la organización, establecen objetivos, seleccionan alternativas y definen programas de actuación a largo plazo. Proceso de establecer objetivos y cursos de acción adecuados antes de iniciar la acción. Guías para orientar la acción; criterios o lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez en el ambiente de una organización. Cómputo anticipado de los gastos o ingresos o de unos y otros, que han de resultar en un negocio de interés público o privado. Persona honrada, íntegra, recta. Conjunto de reglas, preceptos e instrucciones para la ejecución de una ley o para el régimen de una colectividad o dependencia. Acciones y actitudes resultantes de los contactos entre grupos y personas. Sistema Integrado de Contabilidad. Sistema Integrado de Administración Financiera. Conjunto de convicciones perdurables que posee una persona, el tipo de conducta que les acompaña y la importancia que representa para ella.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES – COPREDEH - Página 188
DIRECTORIO DE SÍMBOLOS
No. SIMBOLO SIGNIFICADO
01
Documento
02
Decisión
03
Procesos
04
Entrada de datos
05
Respuesta a decisión si o no
06
Despliegue o impresión de datos
07
Preparación de documentos
08
Conector
09
Inicio de proceso definido
10
Demora de tiempo
11
Reunión
Si/No