UNIDAD 4: Mecánica del proceso administrativo

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Identificar la importancia de la planeación y la estrategia, así como tener habilidad para realizar análisis FODA.

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La planeación es la fase inicial de todo proceso administrativo, toda organización requiere de esta etapa preliminar para el logro de una eficiencia máxima.

29/07/2014 M.T.E. Patricia L. Tejeda Polo 4

La planeación es un proceso continuo, y por supuesto siempre está sujeto a cambios, sujeto siempre al desarrollo constante de la empresa.

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Visión. La visión no es más que una proyección de lo que la organización desea ser en un largo plazo, una declaración de la visión responde a esta pregunta: ¿Qué queremos llegar a ser?.

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Misión.

La misión no es más que el propósito fundamental que tiene la organización, empresa o institución. En otras palabras la misión es una declaración de la razón de ser de una empresa. Esta declaración debe responder a una pregunta clave: ¿Cuál es Nuestro Negocio?

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Misión. En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad misma le asigna. El Propósito común de toda empresa o negocio, es la producción de bienes que satisfagan las necesidades de la sociedad, o la prestación

de servicios.

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Objetivos.

Los objetivos son claves, y deben ser siempre especificados dentro de la organización misma, cada miembro del personal.

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Objetivos.

Las empresas, organización, proyectos, por muy micro o macro que estos sean, si carecen de objetivos concretamente definidos, simplemente como empresa, muy difícilmente tendrá éxito.

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Lineamientos para la fijación de objetivos

1.- Es imprescindible siempre establecer los objetivos por

escrito. 2. No confundir el objetivo con el medio para alcanzarlos. 3. Evitar confusiones, encontrando semejanzas y diferencias entre el objetivo con otros objetivos que tengan cierto parentesco o bien se le parezca.

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Lineamientos para la fijación de objetivos

4. al establecer los objetivos es necesario la aplicación de seis preguntas básicas en la administración: ¿Qué, cómo , Quién, Dónde, Cuándo, y Por qué?. 5. El objetivo debe ser perfectamente claro y bien definido para darse a conocer a todos, de manera que pueda se entendido para su perfecta realización. 6. Deben ser estables, es decir fijar los objetivos, sin ser cambiados durante el proceso de planeación.

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Objetivos en Función del Tiempo: Objetivos a Largo y Corto Plazo: Los primeros se establecen para realizarse en un período mayor de un año, y los segundos en un período menor a 12 meses o bien un año.

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Objetivos en Función del Tiempo: Objetivos a Largo y Corto Plazo: Los primeros se establecen para realizarse en un período mayor de un año, y los segundos en un período menor a 12 meses o bien un año.

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Políticas. Las políticas son una guía para orientar la acción o criterios a seguir para la toma de decisiones, en problemas que se reten una y otra vez, dentro de la empresa misma.

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Programas. Un programa establece la secuencia de acciones que habrá de realizarse y el tiempo que tomará para ejecutar cada una de las partes .del programa mismo.

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Reglas o Normas. Las reglas describen la acción no acción requerida y especifica. Regula la conducta de cada miembro de la organización existiendo Normas Generales y Normas Específicas.

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Procedimientos. Son una serie de tareas concatenadas que forman el orden cronológico y la forma de establecida de ejecutar el trabajo, que deba hacerse de forma repetitiva. Estos son de vital importancia para cualquier organización o empresa, y máximo lo son para la planeación porque estos establecen la secuencia de operaciones que deben seguirse.

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Presupuestos. Son estados de resultados anticipados a través de los cuales, los planes son traducidos a términos financieros. Permiten al ejecutivo ver claramente que el capital será gastado, por quien y donde, que costo, ingresos, unidades o productos.

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Principios. Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de guía a la acción.

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Tipos de Principios. Principio de universalidad. Principio de racionalidad Principio de la precisión Principio de la flexibilidad Principio de la unidad Principio de factibilidad Principio de compromiso Principio de factor limitante Principio de inherencia

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Las Estrategias son tanto planes para el futuro como patrones del pasado Los enfoques clásicos del concepto de estrategia la definen como un "proceso a través del cual el estratega se abstrae del pasado para situarse mentalmente en un estado futuro deseado y desde esa posición tomar todas las decisiones necesarias en el presente para alcanzar dicho estado."

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TECNICAS CUANTITATIVAS DE PLANEACIÓN Cuantitativa (Análisis de series temporales): Ajusta una línea de tendencia a una ecuación matemática y proyecta hacia el futuro por medio de esta ecuación. Aplican un conjunto de reglas matemáticas a una serie de datos anteriores para predecir resultados futuros.

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TECNICAS CUALIITATIVAS DE PLANEACIÓN Cualitativa (Jurado de opinión): Combina y promedia las opiniones de expertos. Utilizan el juicio y las opiniones de conocedores para predecir resultados futuros.

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Planeación Estratégica. Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma.

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Planeación Táctica. Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos.

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Planeación Estratégica & Planeación Táctica. La diferencia entre ambas consiste en el elemento tiempo implicado en los diferentes procesos; mientras más largo es el elemento tiempo, más estratégica es la planeación. Por tanto, una planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa, será táctica, si se refiere a gran parte de la planeación de un producto o de publicidad.

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Planeación Operativa. Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones.

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La sigla FODA, es un acróstico de Fortalezas (factores críticos positivos con los que se cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nuestras fortalezas), Debilidades, (factores críticos negativos que se deben eliminar o reducir) y Amenazas, (aspectos negativos externos que podrían obstaculizar el logro de nuestros objetivos).

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DAFO: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier situación, individuo, producto, empresa, etc, que esté actuando como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo.

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Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo particular que se esté estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares de ese momento. Luego de analizarlas, se deberán tomar decisiones estratégicas para mejorar la situación actual en el futuro.

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Tanto las fortalezas como las debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, y solo se puede tener injerencia sobre las ellas modificando los aspectos internos.

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La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del griego organon que significa instrumento; otra se refiere se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la organización como un proceso.

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Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social.

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Elementos del concepto de Organización Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos

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Elementos del concepto de Organización Sistematización. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

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Importancia de la Organización • Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos). • Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos. • Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las

actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos. • Evita lentitud e ineficiencia.

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Importancia de la Organización • Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades. • La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la

autoridad y su ambiente.

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Proceso de Organización • Es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y

responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos.

• Lo que se espere de un proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes

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Proceso de Organización • Es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y

responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos.

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Proceso de Organización • Lo que se espere de un proceso de organización es disponer de una

estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes.

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Tipos de Organización • 1) Organizaciones según sus fines, • 2) organizaciones según su formalidad y, • 3) organizaciones según su grado de centralización.