Presentación Guía para la

Definición de Indicadores de

Gestión

Grupo Sistemas Integrados de Gestión

El Control de Gestión

P

Diseñar Indicadores 1

Aplicar mediciones

H 2

Analizar Datos

V 3

Tomar Acciones A

4

A P

H V

La Medición en el

Marco del Sistema

Integrado de Gestión

8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos

‟La Entidad debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento de los

procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea posible, su

medición. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos

para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de

los recursos disponibles (eficiencia).

El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la gestión tanto

en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los

recursos utilizados pueden realizarse por proceso, por conjunto de

procesos o en forma global para el Sistema”

Atributos de la

Medición

Económica:

Los costos incurridos para realizar la medición deben ser razonables comparados con los beneficios o la relevancia de la información suministrada.

Oportuna:

La información debe estar disponible en el tiempo que se requiere, tanto para corregir como para prevenir

Precisa:

La información debe reflejar fielmente el comportamiento de las variables de medición, por lo tanto es importante la elección del instrumento adecuado de medición

Pertinente:

La información debe ser relevante y útil para facilitar las toma de decisiones de acuerdo a los resultados obtenidos.

Premisas con Respecto

a la Medición

Medir no garantiza el éxito de una actividad, tan solo evidencia los atributos que se están monitoreando

Una medición se debe definir solo si los resultados obtenidos sirven para la toma de decisiones

Se debe evitar al máximo el diseño de mediciones que incitan resultados no esperados o incentivos perversos, por ejemplo Número de Sanciones Aplicadas / Número

de Establecimientos Sujetos a Inspección

Indicadores de Gestión

¿Qué es un Indicador de

Gestión?

• “Un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa observable que

permite describir características, comportamientos o fenómenos de la

realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento

de una relación entre variables, la que comparada con periodos

anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el

desempeño y su evolución en el tiempo”

Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). Guía para la

Construcción de Indicadores de Gestión. Versión 2. Bogotá D.C., Octubre de 2012.

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Clasificación de los

Indicadores de Gestión

Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). Guía para la

Construcción de Indicadores de Gestión. Versión 2. Bogotá D.C., Octubre de 2012.

Clasificación de

Indicadores

Eficacia Eficiencia Efectividad

Economía Ambientales

Según la Naturaleza del Indicador

Clasificación de

Indicadores

Según el Nivel de Utilización del Indicador

¿Cómo Establecer

Indicadores de Gestión?

1. Revisar Plataforma Estratégica y

Objetivos de los Procesos

2. Establecer Medidas Claves de

Desempeño

3. Realizar la Definición de Indicadores

4. Validar los Indicadores

5. Consolidar la Información

¿Cómo Establecer

Indicadores de Gestión?

1. Revisar Plataforma Estratégica y Objetivos de los Procesos

Misión Visión

Política de Calidad

Objetivos Estratégicos

Objetivos de Calidad

Objetivo del Proceso

¿Cómo Establecer

Indicadores de Gestión?

Claro: Preciso e inequívoco

Relevante: Apropiado al tema en cuestión

Económico: Disponible a un costo razonable

Medible: Abierto a validación independiente

Adecuado: Ofrece una base suficiente para estimar el desempeño

Sensible: Se observan cambios en periodos cortos de tiempo

2. Establecer Medidas Claves de Desempeño

¿Cómo Establecer

Indicadores de Gestión?

2. Establecer Medidas Claves de Desempeño

Medida Clave C R E M A S Total

Medida Clave 1 5 5 5 5 5 5 30

Medida Clave 2 5 4 5 5 4 5 28

Medida Clave 3 3 5 1 5 4 3 21

Medida Clave 4 5 5 4 4 4 4 26

. 5 4 3 2 1 5 20

. 2 2 2 2 2 2 12

. 5 4 5 4 5 4 27

. 5 4 4 3 4 4 24

Medida Clave n 2 2 1 1 2 2 10

¿Cómo Establecer

Indicadores de Gestión?

3. Realizar la Definición de Indicadores

Código: F11-PE01-GD

Versión: XXX

Fecha de Emisión: dd-Mmm-aaaa

Código del Indicador:

Naturaleza:

Nivel de Utilización:

Fórmula del Indicador

Unidad de Medida:

Resultados Año 2013 Rango

Año 2012 Valor Inferior Valor Superior Valor Inferior Valor Superior Valor Inferior Valor Superior Valor Inferior Valor Superior

Año 2011

Año 2010

Año 2009

APLICA APLICA

Mes Numerador Denominador ResultadoRango de

Gestión

Ene

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

Mes

FICHA TÉCNICA Y REPORTE DE RESULTADOS

INDICADORES DE GESTIÓN

IMPACTO INSTITUCIONAL

Incrementar el nivel de competencias de los servidores públicos que desarrollan actividades de tipo misional.

Fortalecer la cultura interna de servicio al ciudadano y trabajo en equipo que oriente las labores de los servidores

públicos en pro de la satisfacción del ciudadano.

Evaluar y mejorar de manera permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los Sistemas Integrados de

Gestión.

Minimizar el impacto ambiental de las actividades desarrolladas en el INVIMA

Dar cumplimiento a la legislación vigente y los requisitos aplicables al INVIMA.

OBJETIVOS DE CALIDADOBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Consolidar al INVIMA como un líder y articulador de la vigilancia sanitaria bajo un enfoque de gestión de riesgo.

Mejorar la confianza del ciudadano y la legitimidad de la gestión institucional.

Dinamizar y fortalecer los procesos de apoyo a la competitividad, mejoramiento del estatus sanitario del país y su

reconocimiento como agencia sanitaria en el contexto internacional.

Ene

2. Principales actividades desarrolladas:

3. Dificultades o problemas de brecha:

4. Plan de accion para la mejora:

Análisis

1. Analisis cuantitativo:

SobresalienteDirección del Indicador

IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR

FORMULACIÓN DEL INDICADOR

Área / Coordinación

Sede

Nombre del Indicador

Objetivo

Proceso Dirección / Oficina

Tipo del Indicador

VARIABLES

Nombre Descripción Origen de Datos

Numerador

DenominadorFrecuencia de Medición:

METAS

RESULTADOS

Responsable de Registro de Datos Responsable de Consolidación de Datos Responsable de Cálculo y Análisis del Resultado

No Aceptable Aceptable Satisfactorio

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

RESPONSABLES

¿Cómo Establecer

Indicadores de Gestión?

4. Validar los Indicadores

Pertinencia

Precisión

Oportunidad

Economía

Practicidad

Claridad

Especificidad

¿Cómo Establecer

Indicadores de Gestión?

5. Consolidar la Información

No

Acep

tab

le

Acep

tab

le

Sati

sfa

cto

rio

So

bre

sali

en

te

TABLA CONSOLIDADA DE INDICADORES DE GESTIÓN

Responsables

Registro de DatosConsolidación de

DatosCálculo y Análisis

Formulación

Unidad de

Medida

Frecuencia

de MediciónFórmula Estado Actual

Rango de Gestión

Meta

Dir

ecció

n d

el

Ind

icad

or

Tipo de Indicador

CódigoNombre del

IndicadorDirección / OficinaProceso

Objetivo del

IndicadorNaturaleza del

Indicador

Nivel de Utilización

del Indicador

1 2 3 1 2 3 4 5

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

Objetivos Estratégicos Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

Definición Variable

3

Origen de Datos

Variable 3

Definición Variable

4

Origen de Datos

Variable 4

Unidad de

Medida

Frecuencia

de Medición

TABLA CONSOLIDADA DE INDICADORES DE GESTIÓN

CódigoNombre del

Indicador

Tipo de Indicador Formulación Impacto Institucional

Naturaleza del

Indicador

Nivel de Utilización

del Indicador

Definición Variable

1

Origen de Datos

Variable 1

Definición Variable

2

Origen de Datos

Variable 2

Beneficio del Uso de

Indicadores de Gestión

• Potencializar el mejoramiento continuo a partir de la detección de

oportunidades de mejora teniendo como base los resultados de las

mediciones realizadas.

• Apoyar el proceso de Gestión Directiva en la planificación estratégica

(definición de objetivos y metas) y en la formulación de políticas, planes

y programas.

• Apoyar la priorización en la asignación de recursos mediante la

detección de los procesos en los cuales existen problemas de gestión

tales como: uso ineficiente de los recursos, inoportunidad de atención a

requerimientos, deficiente asignación de recurso humano a las

diferentes actividades, etc.

Beneficio del Uso de

Indicadores de Gestión

• Identificar las prioridades del cliente en cuanto a sus necesidades,

permitiendo el logro de los resultados deseados.

• Apoyar la definición de sistemas de reconocimiento al desempeño con

excelencia, tanto institucionales como de equipo e individuales.

• Sentar las bases para un mayor compromiso con los resultados por

parte de los servidores públicos que prestan sus servicios en la

Institución.

• Conocer el aporte de cada persona en las metas organizacionales y en

los resultados que son la evidencia objetiva de que las actividades se

están realizando bien.

GRACIAS

www.invima.gov.co Carrera 68 D No. 17-11 - Bogotá, D.C. Colombia.

Teléfono: (1)2948700