5.2 Elementos para el diseño de control en la empresa

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Los elementos más importantes en los que se basa un adecuado diseño de un Sistema de Control son: el ambiente de control, los sistemas de contabilidad, los controles contables internos y los controles administrativos internos, los cuales se traducen en los siguientes subelementos:

a) Objetivos y planes perfectamente definidos.

Se basan en normas que servirán primordialmente para planificar y controlar las operaciones con el fin de disminuir el riesgo de la incertidumbre. Dichos objetivos y planes deben ser: “posibles y razonables, definidos claramente por escrito (formalizados), útiles, aceptados y usados, flexibles, comunicados al personal y controlables”.

b) Estructura sólida de la organización:

Proporciona una separación apropiada de las responsabilidades funcionales y responsabilidades. Dicha estructura debe poseer las siguientes características:

Asignación o fijación de funciones a cada empleado.

Segregación adecuada de funciones.

Establecimiento y delimitación de líneas claras de autoridad y responsabilidad.

Coordinación entre departamentos y personas.

Existencia de un programa permanente de capacitación de personal.

c) Procedimientos efectivos y documentados:

Sirven para determinar claramente cómo realizar las tareas, los cuales deben reunir las siguientes características:

Diseño y aplicación a nivel de las diferentes operaciones.

Libros y registros.

Plan de cuentas.

Inventario y contabilidad de costos.

Informes.

Sistema de información útil y periódica.

d) Personal competente:

Que sepa cumplir sus responsabilidades eficazmente. Exige los siguientes requisitos:

• Selección cuidadosa del personal antes de su contratación.

• Capacitación del personal.

• Evaluación del personal.

• Remuneraciones de acuerdo con la responsabilidad asumida y con el grado de destreza demostrado.

• Vacaciones obligatorias anuales y rotación del personal.

e) Sistema de revisión de los controles y de las operaciones:

Auditoria interna.Auditoria externa.

Revisión fiscal.

f) Sistema protector de activos.

Protección física.Coberturas adecuadas de seguros y provisiones contra posibles contingencias

(incendios, catástrofes, robos, descomposturas y/o reparaciones, mejoras, adiciones, etc.).

Verificación de los sistemas de custodia preservación y registro.

g) Sistema de información útil y periódica:

Sistema de contabilidad.Estados financieros razonables.

Informes.Información estadística.

Elaboración de presupuestos.Análisis de Presupuestos.

Planeación Estratégica.Actualización e implementación de políticas.