PRESENTACIÓN CORTA PRESENTACIÓN CORTA SOFTWARE SOFTWARE

MEJORAMISO COMO MEJORAMISO COMO APOYO A LA APOYO A LA

IMPLANTACIÓN Y IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE UN SEGUIMIENTO DE UN SISTEMA DE GESTIÓNSISTEMA DE GESTIÓN

www.mejoramiso.comwww.mejoramiso.com

• MODELO MODELO

CONCEPTUALCONCEPTUAL

• MAPA DE MAPA DE PROCESOS Y PROCESOS Y CARACTERIZACICARACTERIZACIONON

RED DE PROCESOS: Se cuenta con un Editor para establecer el mapa de RED DE PROCESOS: Se cuenta con un Editor para establecer el mapa de procesos de la entidad, permitiendo niveles (macro, proceso y procesos de la entidad, permitiendo niveles (macro, proceso y

subproceso) así como tipo de Proceso (Estratégico, Misional, Apoyo, etc) subproceso) así como tipo de Proceso (Estratégico, Misional, Apoyo, etc) y muchas operaciones más.y muchas operaciones más.

SEGUIMIENTO: Se puede observar si la entidad ya estableció el mapa de SEGUIMIENTO: Se puede observar si la entidad ya estableció el mapa de procesos y sus característicasprocesos y sus características

Se puede obtener los maestros de documentos y registros

SEGUIMIENTO: Se puede conocer las fechas de las últimas actualizaciones de procedimientos con el fin de detectar el grado de

actualización del SGC

Los reportes de documentos por proceso se actualizan automáticamente Los reportes de documentos por proceso se actualizan automáticamente de acuerdo con las modificaciones que se hagan en la sección de acuerdo con las modificaciones que se hagan en la sección

Caracterización de los procesos del software, de acuerdo con las Caracterización de los procesos del software, de acuerdo con las disposiciones del control documental.disposiciones del control documental.

SEGUIMIENTO: Con los reportes de documentos, se puede conocer las SEGUIMIENTO: Con los reportes de documentos, se puede conocer las versiones y fechas de actualización con el fin de detectar el movimiento versiones y fechas de actualización con el fin de detectar el movimiento

y vigencia del SGCy vigencia del SGC

Con la caracterización de procesos, determinamos los elementos que Con la caracterización de procesos, determinamos los elementos que componen un proceso y que hacen parte del nuevo enfoque que las componen un proceso y que hacen parte del nuevo enfoque que las

entidades deben adoptar. El mayor beneficio es que las personas pueden entidades deben adoptar. El mayor beneficio es que las personas pueden abrir los documentos del proceso por la lupaabrir los documentos del proceso por la lupa

Cada uno de los elementos de la caracterización del proceso tienen completa funcionalidad. Por ejemplo el cuadro de Recursos permite

controlar los documentos y registros según la norma ISO 9001

SEGUIMIENTO: Por ejemplo en el cuadro de Recursos se pueden observar los documentos disponibles de consulta (lupa) pertenecientes al proceso,

lo que permite conocer el pricipio de Transparencia aplicado en la entidad.

Para el control de documentos se dispone de varias pestañas para cumplir con las disposiciones de la

normatividad.

El modulo cuenta con varios reportes, como maestros de El modulo cuenta con varios reportes, como maestros de documentos y registros, búsqueda de documentos por texto e documentos y registros, búsqueda de documentos por texto e

información de control documental como esteinformación de control documental como este

O podemos buscar documentos por texto. Es decir, donde O podemos buscar documentos por texto. Es decir, donde aparezca una palabra o texto en los campos Descripción y aparezca una palabra o texto en los campos Descripción y

Titulo, podemos abrir el documentoTitulo, podemos abrir el documento

• MEJORAMIENTO MEJORAMIENTO CONTINUOCONTINUO

MEJORAMIENTO: Posee las etapas completas de los métodos de mejora continua como acciones correctivas, preventivas y

mejoras. Envía pendientes y correos electrónicos a los responsables además de alertas antes de vencerse el tiempo.

Maneja la modalidad Workflow

Posee varios reportes por múltiples filtros para hacer seguimiento a las acciones. Incluyendo reporte de atrasos, reportes de tiempo, etc

Es un sistema gráfico para uso gerencial orientado a la mejora del SG. Tiene gráficos de barras, de tortas, comparativos, de bloque., útiles también para el análisis de datos con respecto a las actividades del

mejoramiento en la organización

• AUDITORIASAUDITORIAS

AUDITORIAS: El módulo de Auditorias cumple con la normatividad ISO 19011, con todos los pasos: programa, plan, ejecución e informe.

SEGUIMIENTO: Se puede consultar la última programación realizada y el alcance

En la medida que va avanzando la auditoria se va llenando En la medida que va avanzando la auditoria se va llenando automáticamente este reporte hasta la planificaciónautomáticamente este reporte hasta la planificación

Produce por medio del sistema, el plan , el informe, evitando papel y avisa a los interesados por pendientes y emails (work flow).

Los resultados de auditoria se pueden obtener con buscador, por Los resultados de auditoria se pueden obtener con buscador, por ejemplo las que tengan una palabra en el objetivo, las que se hayan ejemplo las que tengan una palabra en el objetivo, las que se hayan

realizado a algún proceso, las que el auditor sea una persona realizado a algún proceso, las que el auditor sea una persona especifica o por numeroespecifica o por numero

Se pueden obtener muchos gráficos relacionados con el ejercicio de la auditoria, como la clasificación de los hallazgos encontrados.

SEGUIMIENTO: Se puede consultar los resultados estadísticos de las auditorias

puedenpueden

Se puede obtener gráficos comparativos sobre cuantas acciones y de que tipoSe levantaron por auditoria entre periodos

Se obtienen gráficos comparativos de cuantos hallazgos por Se obtienen gráficos comparativos de cuantos hallazgos por Auditoria a procesos se han registrado entre periodosAuditoria a procesos se han registrado entre periodos

• MEDICIONMEDICION

MEDICIÓN: El módulo de medición permite crear, medir, analizar cualquier indicador, inclusive financieros

SEGUIMIENTO: Se pueden consultar si el tipo de indicadores son de eficacia,eficiencia o efectividad, exigencia de la norma NTCGP 1000:2004

El software Mejoramiso ofrece la función de semáforos, para que con El software Mejoramiso ofrece la función de semáforos, para que con base en las metas establecidas, el sistema de medición retroalimente base en las metas establecidas, el sistema de medición retroalimente

el SGC con acciones correctivas o preventivasel SGC con acciones correctivas o preventivas

SEGUIMIENTO: Se puede consultar si la entidad está SEGUIMIENTO: Se puede consultar si la entidad está retroalimentando adecuadamente el SGC desde la fuente de mediciónretroalimentando adecuadamente el SGC desde la fuente de medición

Se pueden analizar los indicadores y grabarlos como insumo para el informe Se pueden analizar los indicadores y grabarlos como insumo para el informe de dirección. de dirección.

SEGUIMIENTO: Se puede consultar los indicadores que se tienen analizados SEGUIMIENTO: Se puede consultar los indicadores que se tienen analizados con el fin de conocer si se acomodan al plan de desarrollo inmerso con el fin de conocer si se acomodan al plan de desarrollo inmerso

en el SGC en el SGC

Se obtienen reportes por clasificación del indicador (Perspectiva), por proceso,Por Sistema de gestión. En el reporte hay un vinculo de los indicadores Analizados para abrir el gráfico del análisis

• TALENTO TALENTO HUMANO POR HUMANO POR COMPETENCIASCOMPETENCIAS

TALENTO HUMANO: El módulo de Talento humano permite crear los TALENTO HUMANO: El módulo de Talento humano permite crear los cargos por competencias , Evaluar el desempeño y obtener las cargos por competencias , Evaluar el desempeño y obtener las

brechasbrechas

A través de las evaluaciones del desempeño se puede obtener las A través de las evaluaciones del desempeño se puede obtener las brechas entre el desempeño y los requisitos del cargo. Tambien brechas entre el desempeño y los requisitos del cargo. Tambien

produce informacion cuantitativa de la evaluación de las produce informacion cuantitativa de la evaluación de las competenciascompetencias

Con las brechas encontradas, se realiza el plan de acciòn (formación)para disminuirlas

EL reporte de Mejoramiento produce un informe por persona al EL reporte de Mejoramiento produce un informe por persona al comparar las dos últimas evaluaciones, con el fin de detectar el comparar las dos últimas evaluaciones, con el fin de detectar el

mejoramiento en los diferentes requisitos y competenciasmejoramiento en los diferentes requisitos y competencias

Se cuenta con reportes gerenciales como el promedio de una competencia en Se cuenta con reportes gerenciales como el promedio de una competencia en toda la organización, en un proceso y en un cargo. Con el fin de tomar toda la organización, en un proceso y en un cargo. Con el fin de tomar decisiones sobre el mejoramiento de la competencia a través de la decisiones sobre el mejoramiento de la competencia a través de la formaciónformación

• EVALUACION EVALUACION DE DE PROVEEDORESPROVEEDORES

EVALUACION DE PROVEEDORES: Matriz de la calificación de los EVALUACION DE PROVEEDORES: Matriz de la calificación de los criterios y la ponderación de estos. Puede ser ajustada de acuerdo al criterios y la ponderación de estos. Puede ser ajustada de acuerdo al

control ejercido a los proveedorescontrol ejercido a los proveedores

Hay estados por defecto y otros creados por el usuario. Estos rangos Hay estados por defecto y otros creados por el usuario. Estos rangos permiten definir lo que el sistema va a sugerir después de la permiten definir lo que el sistema va a sugerir después de la

evaluaciónevaluación. .

Un reporte permite seleccionar el proveedor evaluado y obtener los Un reporte permite seleccionar el proveedor evaluado y obtener los resultados de sus productos. Adicionalmente puede retroalimentar al resultados de sus productos. Adicionalmente puede retroalimentar al proveedor imprimiendo y enviando por fax o Enviar por email el proveedor imprimiendo y enviando por fax o Enviar por email el resultado. Al activar el botón “Enviar Informe a Proveedor”…………resultado. Al activar el botón “Enviar Informe a Proveedor”…………

Se cuenta con reportes gerenciales como el promedio de cada criterioSe cuenta con reportes gerenciales como el promedio de cada criterio

• CONTROL DE CONTROL DE EQUIPOSEQUIPOS

CONTROL DE EQUIPOS DE MEDICION Y OTROS: Es de gran CONTROL DE EQUIPOS DE MEDICION Y OTROS: Es de gran utilidad mantener el registro de operaciones de los utilidad mantener el registro de operaciones de los

equiposequipos

Se cuenta con un reporte de operaciones programadas incumplidas. Apoyándose tambiénEn alertas por email días antes de vencerse una operación programada

• GESTION DEL GESTION DEL RIESGORIESGO

GESTION DEL RIESGO: Los riesgos son una fuente para el mejoramiento continuo especialmente generando acciones

preventivas. En el 2do bloque se muestran las etapas. Cumple con la evolución de las normas de gestión del riesgo internacionales

…..con las etapas anteriores, se puede obtener el mapa de riesgos. A través de un reporte para todos los procesos o por proceso para

entregar al líder de cada uno

Se puede obtener el reporte del plan General de acciones para mitigar el Riesgo o se puede por Proceso para entregar al líder del mismo

• ESTRATEGIA ESTRATEGIA CORPORATIVACORPORATIVA

 

ESTRATEGIA CORPORATIVA: Es el módulo gerencial que abarca el seguimiento al sistema de gestión. Al mas alto nivel. Aparecen las políticas de los sistemas de gestión de la organización. .Para lograr las Políticas se requieren unos Objetivos que aparecen ubicados al lado de la correspondiente perspectiva (del método BSC). El resto de columnas pertenece a los elementos principales de los indicadores de cada objetivo incluyendo un vínculo al último análisis del mismo. A traves de simples vnculos (clicks) el Gerente puede acceder a toda la información. Se quiere saber como va este objetivo por lo tanto activamos el vinculo señalado con la flecha delgada

El vinculo despliega el último análisis del Indicador

Se puede observar en forma de barras y los periodos medidos

Después de observar el indicador, se regresa para ver mas detalles del Objetivo que estamos analizando. Se puede entrar al Objetivo por su vinculo como se ve en la flecha

Se despliegan los detalles del objetivo. La estrategia para lograrlo. El proyecto para lograr la estrategia y por ende el objetivo. Podemos activar el vinculo del proyecto como se ve en la flecha delgada.

El sistema despliega el estado de la acción de mejora que contiene el proyecto

Después de observar el proyecto, regresamos a la pantalla anterior en donde aparece el proceso que a través de su indicador apoya al Objetivo. Es decir, el proceso Personal tiene un indicador (Evaluación competencias) que apoya al objetivo

El análisis del indicador del proceso

Luego de ver el proyecto, podemos observar mas detalles del proceso que apoyaEl objetivo a través de su indicador. Activamos el vinculo del proceso como se muestra

Aparecen 4 vínculos del proceso para observar mas información. Por ejemplo Comenzar con la caracterización del proceso

Poner caracterizacion

Ver acciones entre periodos que se han levantado al proceso

El Mapa de riesgos del proceso

Consultar las evaluaciones de las personas que trabajan en el proceso

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