jefatura de apoyo administrativo - uaa proyecto: “conceptualizaciÓn e implantaciÓn del sistema...

Jefatura de ApoyoAdministrativo - UAA

PROYECTO:

“CONCEPTUALIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE PROCESOS DE ADQUISICIÓN CON DIFERENTES FUENTES DE FINANCIAMIENTO”.

1. Identificación del Proyecto

4. ¿Cómo beneficia el proceso pedagógico?

¿cómo llegará al aula?

5. ¿Cómo cambia o mejora la capacidad de respuesta

y la cultura de servicio de los GMM del MINED?

6. ¿Qué aprendizajes y qué retos nos ofrece el proyecto

como GMM?

CONTENIDO A DESARROLLAR

2. Descripción del Proyecto, En que consiste?

3. ¿Qué es lo innovador?

PROYECTO: “CONCEPTUALIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE PROCESOS DE ADQUISICIÓN CON DIFERENTES FUENTES DE FINANCIAMIENTO”.

Identificación del Proyecto

¿Cómo beneficia el proceso pedagógico?


¿Cómo cambia o mejora la capacidad de respuesta


¿Qué aprendizajes y qué retos nos ofrece el proyecto

como GMM?


Descripción del Proyecto, En que consiste?

¿Qué es lo innovador?







como GMM?




El proyecto se denomina “CONCEPTUALIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE PROCESOS DE ADQUISICIÓN CON DIFERENTES FUENTES DE FINANCIAMIENTO”.

Responsable Directo: Renzo Uriel Valencia Arana

Equipo Técnico Ejecutor: René Francisco Rojas

Nelly Jeannette Guevara Sandoval.

Rosa Elvira Bautista

Coordinación de Procesos de Compra de la Unidad e Apoyo Administrativa de la DNE.

Fecha: Inicio: 07/02/05,

Finaliza: 07/03/2005

Población Meta: Técnicos y Jefaturas de las diferentes Gerencias de la Dirección Nacional de Educación - DNE.

Lugar de Realización: MINED , Nivel Central, San Salvador.








como GMM?










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• Consiste en diseñar e implementar un CONJUNTO DE HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL (formatos y tablas dinámicas), FLUJO DE PROCESOS Y NORMATIVAS, que juntos constituyen el Sistema de seguimiento y monitoreo de todas las actividades y recursos plasmados en el POA de cada una de las Gerencia de la DNE.

•El Sistema dará seguimiento y monitoreo a las actividades y recursos que demandan los procesos de:

Adquisiciones.

Presupuestarios (internos y externos - Ministerio de Hacienda y Organismos Cooperantes).

Tesorería.

Servicios Generales (Logística y Bodegaje).

Reprogramación de POA, PAC, PEP.

Recepción de Bienes y Servicios por parte de as Unidades Técnicas, Direcciones Departamentales, CDPD y Centros Escolares.







como GMM?










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POA DNE

PAC-UACI

EJECUCIÓN DELPROCESO HASTALA FIRMA DELCONTRATO

PRESUPUESTOCERTIFICADO DEDISPONIBILIDAD

PAGOSPROGRAMADOSEN CONTRATO(TESORERÍA)

RECEPCIÓNDEL BIEN

O SERVICIO(UNIDAD TÉCNICA)

CENTROESCOLARCON ELBIEN O

SERVICIORECIBIDO

UAA-DNEELABORA INFORMES

DE SEGUIMIENTOY

MONITOREO







como GMM?










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Descripción del Proyecto, en qué consiste?

• Resolverá la falta de una conceptualización clara, de las etapas y procesos de un sistema de seguimiento y monitoreo de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios, que demandan las diferentes unidades de la Dirección Nacional de Educación.

• Conjugará los diferentes requerimientos y políticas exigidas por los organismos cooperantes y financiadores de proyectos de Préstamos y Donaciones (BIRF, BID, Luxemburgo, Excell-USAID, AECI, FORGAES, otros).

• Conjugará también aquellos procesos financiados con los fondos GOES, que están plasmados en la Ley de Presupuesto de cada año fiscal (Presupuesto de funcionamiento de la DNE); aplicando la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública – LACAP.







como GMM?










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• Retoma todos los procesos y normativas que aplica la UACI, así como la información generada por diversos susbistemas informatizados, con el fin de contar con un panorama integrado, para la toma de decisiones.

• Nos permitirá contar con un análisis financiero exhaustivo para la reorientación de los saldos de cada uno de los proyectos que se están ejecutando.

• Nos dará la oportunidad de realizar un análisis de aquellas actividades que se encuentran desfinanciadas, para asignarle fondos. Actividades surgidas en el desarrollo de los nuevos programas (COMPRENDO, COMPITE, REDES, MEGATEC, otros) y líneas del Despacho y de la Dirección Nacional de Educación.







como GMM?










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• El Sistema es INTEGRADO, es decir, conecta directamente, el POA, con el PAC, el Presupuesto y su PEP, para cada uno de los Proyectos.

• Los técnicos de la Unidad de Apoyo Administrativo de la DNE, PODRÁN DARLE SEGUIMIENTO A CADA UNO DE LOS PASOS DE LAS MACRO TAREAS DEL PROCESO DE ADQUISICIONES, facilitando un acercamiento eficaz entre la Unidades Técnicas de la DNE con la UACI, UFI, y Centros Escolares meta, y garantizando que las compras se efectúen en los tiempos programados.

• Permite tener una VISIÓN GLOBAL DE CADA PROCESO INDIVIDUAL DEL PAC, en una sola matriz de reporte (un solo reporte ejecutivo).








como GMM?










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MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIRECCION NACIONAL DE EDUCACIÓNUNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

ACTIVIDAD (CODIGO)

RECURSOESPECIFICACION

ADICIONALES DEL RECURSO

CANTIDADFECHA DE

ADQUISICIONCOSTO TOTAL POA 2005

(RUBROS:54/55)PRESUP. APROB. AÑO 2005

(RUBROS:54/55)

DIFERENCIA POA_2005 - PRESP.

APROB.

1 2 3 4 5 6 7 8=6-7

080101: DIRECCION Y GERENCIA DEPROGRAMACION. Velar por el cumplimiento delas actividades programadas en los Planes de Acciònen los tiempos estableciodos de los ProyectosEstratègicos.

1476 Varios Varias $ 463.393,01 463.393,00$ 0,01$

080102 - GERENCIA DE GESTIONINSTIUCIONAL. Normar la elaboraciòn yejecuciòn del PEI en el 100% de las institucioneseducativas de todos los niveles.

1477 Varios Varias $ 519.051,34 515.783,00$ 3.268,34$

080103-GERENCIA DE GESTIONPEDAGOGICA. Formular y actualizar planes yprogramas de estudio de los distintos niveles ymodalidades de educaciòn a implementarse en elmarco de la polìtica educativa nacional durante elquinquenio 2004-2009.

1478 Varios Varias $ 347.924,14 352.182,00$ (4.257,86)$

080104-GERENICA DE SEGUIMIENTO DE LACALIDAD. Mantene los procesos pedagògicos enun 80% de los centros educativos y modalidades.

1479 Varios Varias $ 14.806,61 14.797,00$ 9,61$

080105 - GERENCIA DE PROGRAMASCOMPLEMENTARIOS. Diseñar e implementar unmodelo de educaciòn flexible en los niveles deeducaciòn bàsica y media , por medio de estraegiascomo: educaciòn acelerada, aulas alternativas,educciòn a distancia y semipresencial.

1480 Varios Varias $ 30.603,88 30.770,00$ (166,12)$

$ 1.375.778,98 $ 1.376.925,00 $ (1.146,02)

DESCRIPCION DEL RECURSO

NOMBRE DE LA UNIDAD EJECUTORA: DIRECCION NACIONAL DE EDUCACION

DETALLE DE PLAN OPERATIVO ANUAL AÑO 2005, REGISTRADO EN EL SIAP

UNIDAD PRESUPUESTARIA: 08-FORTALECIMIENTO DEL ACCESO, CALIDAD Y EQUIDAD DE LA EDUCACIONLINEA DE TRABAJO: 01: DIRECCION NACIONAL DE EDUCACION

TOTALES

OBJETIVO META

Garantizar que las diversas necesidades de aprendizaje de los niños, niñas, jòvenes y adultos, sean atendidas con servicios educativos de calidad.







como GMM?










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MINISTERIO DE EDUCACION Página # 1:

DIRECCION NACIONAL DE GESTIÓN EDUCATIVA -DNE.UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVA UAA-DNE.

MATRIZ PANORAMICA POR PROCESO DEFINIDO EN POA Y PAC DE LA DNE(SEGÚN LA LEY DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA - LACAP)

FECHAS RECIBO DE ESPECIFIC. TECNICAS

ELABORAC. DE BASES DE LICITACIÓN (o Docto. de Invitación)

APROBACION BASES / DESPACHO

NO OBJECION DEL BIRF A BASES DE LICITACIÓN

INVITACIÓN O PUBLICACIÓN

APERTURA DE OFERTAS

EVALUACIÓN DE OFERTAS

NO OBJECIÓN DEL BIRF A RECOMEND. DE ADJUDIC.

ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

CONTRATA- CIÓN

FECHA ESTIMADA DE ORDEN DE INICIO

PREVISTAS

REALES

Código de estado de la Actividad:

I. GENERALIDADES:

II. MACROTAREAS DEFINIDAS Y APROBADAS POR LA UACI (SEGÚN PAC)_

Nombre del Responsable directo del proceso y de la ejecuión:

Nombre del Responsable del Seguimento y Monitoreo:

COMENTARIOS A (FECHA):

Categoria del Gasto (Si esta definida):

Método de Adquisiciones: Unidad Responsable:

Nombre del Proyecto:

Fuente de financimiento:

Nombre de la Actividad:

Código de la Actividad Según PAC: Costo Estimado US$:

Componente y Subcomponente:







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Página # 2:

COMENTARIOS A (FECHA):

Pagos Efectuados: Monto US$ Fecha: Factura Nª:

Primer

Segundo

Tercero

Cuarto

SITUACIÓN (DESCRIPCIÓN Y COMENTARIOS RELEVANTES):

SITUACIÓN (DESCRIPCIÓN Y COMENTARIOS RELEVANTES):

INFORME ELABORADO POR:FECHA DE ELABORACIÓN:FIRMA:

IV. Recepción del BIEN O SERVICIO (BODEGA Y LOGISTICA - DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN) - NIVEL CENTRAL.

V. Recepción del BIEN O SERVICIO EN EL CENTRO ESCOLAR:

III. INFORMACIÓN DEL CONTRATO:

Monto del Contrato:

Pagos programados:

Nombre de la Empresa Contratada:







como GMM?










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• El personal técnico de la UAA y de las diferentes Gerencias y Jefaturas conocen los pasos o MACRO TAREAS Y SUS TIEMPOS (CONSULTORIAS, BIENES Y OBRAS), que cada método de adquisiciones tiene definido por las NORMATIVAS DE CADA COOPERANTE.

• Procesos GOES, tiempos y montos.

• Unificación de Normativas emitidas por la UACI.

• Unificación de formatos para presentar TOR´s y especificaciones técnicas de la UACI.







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4. ¿Cómo beneficia el proceso pedagógico?


• Los Bienes y Servicios llegan con calidad (Podemos verificar la calidad con el proveedor).

• Llegan en los tiempos previstos y simultáneos al momento que el docente los requiere (PEI, POA, PCC).

• Las niñas y niños cuentan con sus libros de trabajo, calendario escolar, alimentación, materiales didácticos, materiales gastables, otros, cuando realmente los necesitan y es exigido por el proceso de aprendizaje y desarrollo de sus competencias.







como GMM?










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5. ¿Cómo cambia o mejora la capacidad de respuesta


• La GMM del MINED toma decisiones sobre los PROCESOS DE ADQUISICIONES, PRESUPUESTO Y DAN RESPUESTA A LAS ACTIVIDADES PROGRAMAS Y A LAS QUE SE ENCUENTRAN DESFINANCIADAS.

• A partir de la Matriz de Seguimiento y Monitoreo, elaborada por los Técnicos de la UAA, en coordinación con la UACI, la DIRECCIÓN y las GERENCIAS pueden ajustar los tiempos de llegada de los Bienes Servicios al C.E., y por tanto, no atrasar los PROCESOS PEDAGÓGICOS EN EL AULA, garantizando QUE SE CUMPLAN LAS PROGRAMACIONES DEL DOCENTE.

• Se rompe con el paradigma de que el MINED-DNE y la UACI son ineficientes.

• Se genera una NUEVA CULTURA DE SERVICIO EFECTIVA CON LOS DOCENTES, PROVEEDORES, DONENTES Y BANCOS.







como GMM?










como GMM?





como GMM?

• La GMM del MINED aprende y maneja los temas de la UACI, la aplicación de las normativas y leyes.

• Se garantiza y se construyen espacios de coordinación con las diferentes instancias del MINED-DNE: UACI, UFI, TESORERIA, LOGíSTICA – BODEGA, DIRECCIONES DEPARTAMENTALES y C.E..

• Ejecutamos los procesos planificados en cada año fiscal del Plan de Educación 2004 – 2009.

• Ejecutamos los procesos CLAVES DE LOS PROYECTOS Y PROGRAMAS PRESIDENCIALES (COMPRENDO, COMPITE, REDES, MEGATEC, otros).

• Elevamos los niveles de entendimiento y cumplimiento de las condiciones con los COOPERANTES y BANCOS (BIRF, BID, LUXEMBURGO, USAID, FORGAES, otros).

Jefatura de ApoyoAdministrativo - UAA

GRACIAS

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