COORDINACIÓN DE CENTROS

Modalidad Abierta y a Distancia

ANTECEDENTES

• Se constituye en el nexo entre la Sede y los diferentes centros universitarios existentes a lo largo y ancho del país así como también de los centros del exterior.

• De esta manera facilita el flujo de información desde y hacia la Universidad para agilitar los procesos de comunicación.

• Convirtiendo a los Centros Universitarios en entes de desarrollo académico – productivo en beneficio del entorno, asegurando de esta manera el cumplimiento de la misión universitaria.

 PROPÓSITOS:

• Los propósitos de esta unidad son los siguientes:

• Orientar y supervisar la gestión académica, operativa y de infraestructura que se desarrolla en cada uno de los centros universitarios.

• Operativizar el envío y la recepción de comunicaciones que se generan con la actividad universitaria.

ESTRUCTURA

Coordinador de la Unidad de Centros

Universitarios

Área de Correspondenc

ia

Fondo Rotativ

o

Chofer

Gestión Produc-

tiva

Área de Gestión Académica -

operativa

Coord. Centros

Supervisores de Centros

SUPERVISOR DE CENTROS TIPO

CENTRO UNIVERSITARIO

Mba. Zulema Malo (15)

Experimental Balzar

Institucional Daule

Institucional ESMA - Salinas

Regional Guayaquil

Subcentro-Guayaquil Durán

Subcentro-Guayaquil Centenario Sur

Asociado Isabela

Asociado La Troncal

Provincial Manta

Experimental Milagro

SUPERVISOR DE CENTROS TIPO

CENTRO UNIVERSITARIO

Mba. Zulema Malo (15)

Provincial Quevedo

Asociado Salinas

Asociado San Cristòbal

Provincial Santa Cruz

Experimental Santuario de Olón

Ec. Diego Alvarado (12)

Provincial Ambato

Experimental Alausí

Regional Cuenca

Provincial Latacunga

Asociado Machachi

Provincial Tena

Provincial Riobamba

Subcentro-Quito San Rafael

Provincial Guaranda

Exterior Roma

Exterior New York

Asociado Santa Isabel

Ing. Dennis Lozano (12)

Provincial Puyo

Asociado Gualaceo

Asociado Paute

Asociado Azogues

Asociado Cañar

Provincial Loja

Experimental Pedernales

Asociado Bahía de Caráquez

Asociado Calceta

AsociadoJipijapa

ExperimentalLimones

Experimental San Lorenzo

Lcda.Patricia Castillo (10)

Asociado Quinindé

Provincial Ibarra

Provincial Tulcán

Asociado San Gabriel

Experimental El Angel

Asociado Chone

Provincial Santo Domingo

Experimental La Concordia

Provincial Portoviejo

Lcdo. César Granda (9)

Provincial Macas

Asociado Sucúa

Asociado Méndez

Asociado Limón Indanza

Asociado Gualaquiza

Asociado Zamora

Experimental Guaysimi

Asociado Yanzatza

Asociado Alamor

Experimental Macará

Experimental Saraguro

Mgs. Henry Quezada (11)

Provincial Machala

Experimental Arenillas

Experimental Balsas

Experimental Huaquillas

Experimental Pasaje

Asociado Piñas

Experimental Portovelo

Asociado Santa Rosa

Experimental Pacto

Asociado Zaruma

Exterior Madrid

Provincial Esmeraldas

Ing. Patricia Samaniego (12)

Asociado Cariamanga

Asociado Celica

Experimental Gonzanamá

Asociado Catacocha

Asociado Zumba

Subcentro-Quito Tumbaco

Asociado Villaflora

Asociado Cayambe

Experimental Pedro V. Maldonado

Experimental San Miguel Bancos

Regional Quito

Experimental Tabacundo

Lcda. Elizabeth Novillo (5)

Asociado Coca

Asociado El Chaco

Asociado Joya de los Sachas

Provincial Nueva Loja

Asociado Shushufindi

ÁREA DE CORRESPONDENCIA:

• Responsables del envío de las encomiendas tanto a los centros universitarios nacionales y extranjeros, como a las diferentes organizaciones que se encuentran vinculadas con el quehacer universitario.

• Responsables de la recepción de comunicaciones provenientes de los diferentes lugares para las dependencias de la institución.

• Evaluación y seguimiento en la entrega oportuna de la correspondencia por parte de los diferentes courier y medios de transporte

• Punto para fortalecer: sistema informático de gestión de correspondencia

ÁREA DE GESTIÓN ACADÉMICA – OPERATIVA

SUPERVISORES DE CENTROS

• Para el desarrollo de la gestión académica-operativa, se ha procedido a establecer el concepto de Supervisores de Centros, quienes tienen como misión llevar adelante las actividades de orientación y supervisión referidas en los aspectos académicos y operativos del área de gestión.

• Las líneas generales en esta área se pueden dividir en dos aspectos: Académico y Operativo, las que contemplan las acciones a desarrollarse por parte de los coordinadores y personal del Centro Universitario:

ASPECTOS ACADÉMICOS:

• Consolidar la presencia, el prestigio y el mejoramiento continuo de la UTPL en el entorno que se desenvuelve

• Servir de nexo académico y administrativo, estimulando y motivando al estudiante con excelente atención, disponibilidad, amabilidad, simpatía, transmitiéndole confiabilidad y calidad de nuestra oferta académica

• Organizar los procesos de asesoría y tutoría para estudiantes para robustecer la acción educativa según las políticas de la Universidad

…

• Difusión de calendarios en lo referentes a: matrículas, tutorías, evaluaciones presenciales, evaluaciones a distancia, y todos los eventos que se organicen.

• Establecer y planificar estrategias de promoción y difusión de las carreras que ofrece la Universidad a través de Modalidad a Distancia, por medio de visitas a Instituciones públicas, educativas, privadas, publicidad en radio, prensa, etc. En el entorno local y parroquial.

…

• Preparar oportunamente el lugar de recepción de evaluaciones presenciales y facilitar todas las herramientas necesarias para el normal desarrollo de éstas

• Promover interrelación entre los estudiantes del Centro para conformar grupos de estudio

ASPECTOS OPERATIVOS:

• Diseñar e implementar estrategias de autogestión para cada uno de los centros a su cargo a través de programas y eventos de desarrollo cultural, etc. con el propósito de mejorar la infraestructura y el equipamiento de los CUA

• Realizar convenios de cooperación mutua con organizaciones e instituciones para favorecer la calidad de los servicios de la UTPL

…

• Cumplir con los horarios de atención establecidos para un mejor servicio a los alumnos.

• Fortalecer el crecimiento de nuestra institución brindando información oportuna y adecuada a los estudiantes en el proceso de matriculación

• Revisión minuciosa de los trabajos que entregan los estudiantes .

…

• Definición de las necesidades del material (formularios de matricula, trípticos informativos, formularios de pago, etc...)

• Realizar el ingreso de matriculas y el seguimiento de los trámites que realiza el alumno.

• Envío de documentación en forma oportuna a la matriz y mantener un adecuado archivo de todos los documentos enviados (copias).

…

• Control del cumplimiento de pagos de cada uno de los estudiantes.

• Solicitar oportunamente al CEDIB el material bibliográfico de acuerdo a una estimación del número de estudiantes para cada una de las carreras

• Receptar el material y organizarlo en el Centro Universitario para la entrega eficaz a los estudiantes con el comprobante respectivo.

…

• Llevar un estricto control del material bibliográfico entregado, no entregado y el sobrante para que sea remitido al CEDIB.

• Organizar el proceso de recepción de las evaluaciones a distancia y entregar a cada uno de los estudiantes con el respectivo comprobante de presentación.

…

• Posteriormente receptar los trabajos a distancia clasificándolos por carreras y enviarlos inmediatamente a la sede central de la Universidad de acuerdo a las fechas establecidas.

• Presentar al inicio de cada ciclo a la asamblea general el PLAN DE ACCIÓN que se llevará a efecto para un eficiente desarrollo y funcionamiento del Centro

ASPECTO FINANCIERO

Para atender necesidades prioritarias y urgentes en el desarrollo administrativo, los Centros Universitarios funcionarán mediante un fondo de autogestión de acuerdo a lo siguiente:

• Para elaborar el informe y agilitar la transferencia del fondo es necesario el control de los gastos por rubros y la justificación respaldada con documentación soporte de manera mensual

• Todos los recibos, facturas, notas de venta, deben estar a nombre del Coordinador

REGIONALIZACIÓN DE LOS CENTROS

Para la regionalización de los centros en el período Abril – Agosto/2006 se consideró los siguientes criterios:

• La situación y ubicación geográfica

• Sistema académico DANTA

• Número de estudiantes

• Infraestructura del CUA

• Condición laboral del Coordinador del CUA

…

El objetivo principal es mejorar y llevar a cabo los procesos de matriculación y gestión financiera. Se distinguen entre Centros Universitarios Base y Centros Universitarios Vinculados.

…

Se ha considerado el desplazamiento en las fechas establecidas de los Coordinadores de los centros vinculados, hacia los centros base para el ingreso de matrículas. Esperamos que bajo la supervisión del Coordinador del centro base se garantice los resultados esperados y la información al día.

RESPONSABILIDADES DEL CUA BASE

MATRICULACIÓN:

• Brindar la capacitación necesaria y asesorar en el ingreso de las matrículas

• Facilitar el equipo y las instalaciones para el desarrollo normal del proceso de matriculación

• Verificar el cumplimiento de todos los procesos de matriculación

• Mantener continua comunicación con los centros vinculados

…

• Cumplir y respetar las fechas límites para el ingreso de las matrículas

• Los estudiantes que adeuden valores no ingresarán en el sistema (es indispensable que los Coordinadores transmitan a los estudiantes la importancia de tener saneadas las deudas)

Responsabilidades del CUA base …

GESTIÓN FINANCIERA:

• Controlar que la información de la documentación de pagos sea la correcta de acuerdo a la forma y tipo de pago

• Está prohibido recibir dinero de parte de los estudiantes

Responsabilidades del CUA base …

RESPONSABILIDADES DEL CUA VINCULADO

MATRICULACIÓN:

• Realizar en forma manual el proceso de matriculación y constatar que los depósitos se los realice en los bancos autorizados

• Trasladarse al centro base para ingresar las matrículas en el sistema. El número de viajes no puede ser superior a los establecidos (cuatro)

…

Responsabilidades del CUA vinculado …

• El desplazamiento del Coordinador será por un día y su financiamiento se cubrirá a través de los fondos de autogestión. Posteriormente se elaborará el informe respectivo para tramitar la reposición correspondiente.

• Respetar las políticas de matriculación.

• Las matrículas que no puedan ser admitidas en el sistema, se las ingresará en una próxima fecha.

GESTIÓN FINANCIERA:

• Revisar constantemente el estado de cuenta de cada estudiante con la finalidad de recuperar las cuotas vencidas

• Enviar al Departamento de Contabilidad de Modalidad Abierta, la documentación respectiva

Responsabilidades del CUA vinculado …