presentación de powerpointterritorio.s3-accelerate.amazonaws.com/archivos/clases/... · 2016. 4....
TRANSCRIPT
Administración del Área de Compras
MAE David Javier González Madrigal
MODULO 1
1
GENERALES
3
• Aprender los aspectos mas
relevantes de la gestión del
departamento de compras que
todo directivo o gerente debe
dominar.
OBJETIVO
4 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
1. Establecimiento de objetivos
2. Identificación de requerimientos
3. Preparación de solicitudes (RFx)
4. Especificaciones, criterios de aceptación y desempeño
5. Localización y selección de fuentes potenciales de suministro
6. Ejecución , Implementación y Administración de contratos o Pedidos
7. Administración y Organización
8. Perfil de puestos en compras.
9. Ventajas y Desventajas de diferentes estructuras organizacionales
10. Desarrollo de políticas de operación, procedimientos y líneas guía
11. Reportes periódicos de actividad
12. Criterios de evaluación del desempeño del departamento de compras
TEMARIO
5 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
CADENA DE VALOR
6 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Actividades de Valor: son las actividades distintas físicas y tecnológicamente que desempeña una empresa.
•Las actividades primarias son las implicadas en la creación física del producto y su venta y transferencia al comprador, así como asistencia posterior a la venta. •Las actividades de apoyo sustentan a las actividades primarias y se apoyan entre sí. La infraestructura apoya a la cadena entera.
Margen: es la diferencia entre el valor total y el costo colectivo de desempeñar las actividades de valor.
CADENA DE VALOR
7 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Comprar es la adquisición de Bienes, Arrendamientos o Servicios a cambio de un valor monetario establecido llamado precio.
• Materias primas
• Materiales Indirectos
• Suministros de Oficina
• Renta de Maquinaria
• Mercancias (Comercio)
• Inmuebles
DEFINICIÓN
8 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Antes del uso del dinero, las compras se llevaban a cabo por medio de Trueque
PRINCIPALES FUNCIONES
9 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Tiempo Costo
Calidad
Alcance
RESTRICCIONES
10 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
1.- Respaldar las operaciones de la
compañía con un flujo ininterrumpido de
materiales y servicios.
Es el objetivo
fundamental del área de compras.
Es la razón clave para la existencia del departamento.
OBJETIVOS GENERALES
11 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
2.- Comprar competitivamente
Todo comprador debe conocer las fuerzas de oferta y demanda que regulan los precios y la disponibilidad de los bienes o servicios que compra.
Considera el entendimiento de la
estructura de costos del proveedor .
Un comprador que paga mas de lo
que paga el mercado por un bien o servicio determinado, no esta comprando competitivamente.
OBJETIVOS GENERALES
12 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
3.- Comprar inteligentemente
Representa una investigación
continua para encontrar mejores oportunidades que produzcan la mejor combinación de calidad, servicio y precio.
Esto usualmente requiere la conciliación de las necesidades del usuario, las especificaciones del mercado y capacidad del proveedor.
OBJETIVOS GENERALES
13 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
4.- Mantener el inventario y las perdidas
por inventario al mínimo
Es fundamental alcanzar un balance razonable entre el nivel del inventario requerido para respaldar las operaciones y el costo de tener el inventario.
Es muy importante evitar faltantes,
que provoquen perdidas en producción o en ventas.
Los materiales obsoletos o de lento
movimiento deben ser reducidos al mínimo.
OBJETIVOS GENERALES
14 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
5.- Desarrollar fuentes de
suministro efectivas y confiables
Dependiendo el caso, los proveedores de materiales críticos, deberán ser apoyados para ser mas eficientes y confiables, buscando la reducción de costos donde sea factible.
De ser posible, es conveniente establecer con los proveedores clave acuerdos de asociación o alianza estratégica.
OBJETIVOS GENERALES
15 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
6.- Desarrollar buenas relaciones
con los proveedores
Las buenas relaciones con los
proveedores son imperativas, ya que sin ellas el alcance de los objetivos seria virtualmente imposible.
El potencial de los proveedores es mayormente aprovechado cuando la empresa compradora propone contratos ganar-ganar.
OBJETIVOS GENERALES
16 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
7.- Alcanzar el máximo de integración
con otros departamentos
Es muy importante que el área de Compras trabaje en equipo con otros departamentos derivado de que continuamente se interacciona en temas como por ejemplo:
Desarrollar nuevos materiales, Programas de estandarización, Requerimientos de información, etc.
OBJETIVOS GENERALES
17 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
8.- Manejar la función de compras en forma pro-activa y profesional
Para alcanzar cada objetivo se deberá trabajar forma profesional,
haciendo uso de los principios y valores (código de ética) que guían la actuación del personal dentro y fuera de las instalaciones de la empresa
OBJETIVOS GENERALES
18 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
ENFOQUE POR SECTOR
19 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
INDUSTRIAL COMERCIAL
SERVICIOS PÚBLICO
Compras
Total
activos
Ganancia
neta
Ventas
Margen
de
utilidad
Tasa interna
de retorno
Depreciación
Otros costos
Efectivo
Otros activos
Inventarios
Ventas
Costos
totales
Ventas
Rotación
de
activos
IMPACTO EN EL NEGOCIO
20 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Ganancia neta
Margen de utilidad = --------------------
Ventas
Ventas
Rotación de los activos = ----------------------
Total de Activos
TIR = Margen de utilidad x
Rotación de los activos
FORMULAS
21 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Mano de
Obra
$700,000
Materiales
$2,300,000
Gastos
generales
$800,000
Costos de los
artículos
$3.800,000
Otros
Costos
$800,000
Ventas
$5,000,000 Ganancia
neta
$400,000
Ventas
$5,000,000
Margen
de
Utilidad
8%
Retorno
de la inversión
10.0%
Inventarios
$500,000
CXP
$300,000
Ventas
$5,000,000
Activo total
$4.000,000
Activo
Circulante
$1.100,000
Rotación
1.25
Activo Fijo
$2.900,000 Efectivo
$300,000
Ele
mento
s d
e los
Costo
s d
e O
pera
ció
n
Activos
EJEMPLO
22 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Menos
5 %
Mano de
Obra
$700,000
Materiales
$2,300,000
($2,185,000)
Gastos
generales
$800,000
Costos de los
artículos
$3.800,000
($3,685,000)
Otros
Costos
$800,000
Ventas
$5,000,000 Ganancia
neta
$400,000
($515,000)
Ventas
$5,000,000
Margen
de
Utilidad
8%
(10.3%)
Retorno
de la inversión
10.0%
(13.0%)
Inventarios
$500,000
($475,000)
CXP
$300,000
Ventas
$5,000,000
Activo total
$4.000,000
($3,975,000)
Activo
Circulante
$1.100,000
Rotación
1.25
(1.26)
Activo Fijo
$2.900,000
($1,075,000)
Efectivo
$300,000
Ele
mento
s d
e los
Costo
s d
e O
pera
ció
n
Activos
Mas
28.75
%
Mas
30 %
Menos
5 %
EJEMPLO
23 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Incremento en ganancia neta
Margen de utilidad
115,000
Ventas adicionales = ---------------- = $ 1,437,500
0.08
1, 437,500
---------------- x 100 = 28.75 % 5,000,000
Comparado con 5% es un esfuerzo de 6 a 1.
EJEMPLO
Ventas adicionales =
24 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
FLUJO DE ACTIVIDADES
25 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Compras - Pago
Requirementos
Especificaciones
Y Terminos de
Compra
Investigar el
Mercado
Selecionar y
Evaluar
Proveedores
Orden de
Compra
ó Contrato
Administración y
Supervisión
Recibir e
Inspeccionar
Proceso
de Pago
Mantener
Registros
PROCESO
26 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Normatividad
NORMATIVIDAD
– Política de Compras
– Procedimiento de Compras
– Políticas y procedimientos de otros departamentos
– Leyes, Reglamentos, Disposiciones, Lineamientos y Acuerdos
27 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Requirementos
Especificaciones
Y Términos de
Compra
Investigar el
Mercado
Selecionar y
Evaluar
Proveedores
Orden de
Compra
ó Contrato
Administración y
Supervisión
Recibir e
Inspeccionar
Proceso
de Pago
Mantener
Registros
REQUERIMIENTOS
28 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Compra Repetitiva
ó
Compra de Única Ocasión
Compras
repetitivas
para procesos
de
manufactura
Pronóstico de Venta Planeación de producción
Planeación de Inventarios Planeación de
Mantenimiento Plan de Compra
Explosión de Materiales
REQUERIMIENTOS
29 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Compras
repetitivas
con fines
comerciales
(Retail)
Pronóstico de Venta Plan de Mercadotecnia
Plan de Publicidad Plan de Promociones
Plan de Temporada / Moda Plan de Distribución Plan de Compra
(Resurtimiento)
REQUERIMIENTOS
30 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Compra
Única
Ocasión
(Proyectos)
Plan de Administración del Proyecto
Planeación del Presupuesto
Análisis Hacer o Comprar
Plan de Compras
REQUERIMIENTOS
31 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
FORMATO REQUISICIÓN
34 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Especificaciones
Y Términos de
Compra
– Dibujos de ingenieria
– Hoja de Especificación
– Requisición o Solicitud de pedido
– Autorización de presupuesto
– Fecha de entrega
– Proposito o Justificación del requerimiento
– Etc.
Investigar el
Mercado
Selecionar y
Evaluar
Proveedores
Orden de
Compra
ó Contrato
Administración y
Supervisión
Recibir e
Inspeccionar
Proceso
de Pago
Mantener
Registros Requirementos
ESPECIFICACIONES Y TÉRMINOS DE COMPRA
32 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Descripción: Caja corrugada.
Clave: VWCAJCOHAG200
Nivel de inspección 3 , Estándar: NOM Z-12/2
Muestreo: Sencillo.
Nota: Muestreo se realiza por atados Material: Cartón corrugado, flauta C, espesor de 3.5 mm, res. 9 kg.
Peso: 463.0 g .
Color: Kraft. Impresión dos tintas, colores GCMI: rojo 70 y 82 negro
Acabado: Sin rebabas ni malformaciones.
Dimensiones: Según dibujo: 122-C
Uso: Empaque y protección de 16 válvulas serie 400 en 4 cajas
Presentación: Listas para armado, en atados de 20 pzas.
Pruebas funcionales: Si
ESTABLECER ESPECIFICACIONES
33 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Investigar el
Mercado Requirementos
Especificaciones
Y Términos de
Compra
Objetivos de la Investigación de mercado,
– Identificar la existencia de posibles proveedores que cumplan los requerimientos y esten dispuestos a participar.
– Conocer el precio estimado para establecer las necesidades de presupuesto.
– Decidir el Tipo de procedimento a emplear que garantice la obtención de las mejores condiciones del Mercado de Precio, Oportunidad y Calidad.
Selecionar y
Evaluar
Proveedores
Orden de
Compra
Ó Contrato
Administración y
Supervisión
Recibir e
Inspeccionar
Proceso
de Pago
Mantener
Registros
INVESTIGAR EL MERCADO
35 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Request for information (RFI)
• Directorios generales y especializados
• Cámaras Industriales
• Asociaciones
• Instituciones educativas
• Embajadas
• Internet
Típicamente es usada para conocer mas sobre la compañía y para saber si se dedica al tipo de producto o servicio requerido por el comprador, la búsqueda se hace por medio de:
36 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
INVESTIGAR EL MERCADO
Precio
estimado
Precios históricos
Análisis de costos
Precios internacionales de referencia
Estimados independientes
Precio nuevos proveedores
39 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
UNO DE LOS OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN DEL MERCADO ES CONOCER:
Tipo de
procedimiento
para comprar
Licitación Pública
Invitación a cuando menos tres
Adjudicación directa
Subasta
37 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
CONOCER EL MERCADO NOS AYUDA A PROPONER EL:
38
Definición Preparación de
oferta de parte de los
vendedores
Solicitud
de oferta
Recepción
de ofertas
Evaluación de
propuestas por parte de
la empresa compradora
Selección del
vendedor
Adjudicación
de contrato
Preparación del
contrato
X Días Y Días Z Días
Tiempo de contratación = X + Y + Z
Tiempo de Contratación
39
Definición Aprovisionamiento
Inicio, definición
de Alcance
Solicitud de
oferta
Proceso de compra Ejecución del contrato
Contrato Entrega
Proveedor
Definición Aprovisionamiento
Inicio, definición
de Alcance
Solicitud de
oferta
Proceso de
compra Ejecución del contrato
Contrato Entrega
Proveedor
Definición Aprovisionamiento
Inicio, definición
de Alcance
Solicitud de
oferta
Proceso
de compra Ejecución del contrato
Contrato Entrega
Proveedor
Adjudicación
Competitiva
Adjudicación
Restringida
Adjudicación
Directa
Selecionar y
Evaluar
Proveedores
Requirementos
Especificaciones
Y Términos de
Compra
Investigar el
Mercado
– Análisis del riesgo
– Criterios de selección
– Criterios de desechamiento
– Metodos de evaluación
– Request for Quotation
– Request for Proposal
– Invitation for Bid
Orden de
Compra
ó Contrato
Administración y
Supervisión
Recibir e
Inspeccionar
Proceso
de Pago
Mantener
Registros
SELECCIONAR PROVEEDORES
40 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
ANÁLISIS DEL RIESGO
41 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Las empresas requieren proveedores confiables, que aseguren el
cumplimiento de los términos que se establecerán, evitando los riesgo
implícitos en la operación y dándole transparencia al proceso.
Es muy importante conocer quiénes son los proveedores, verificando
su grado de confianza y asegurar correr el mínimo riesgo con un
proveedor,
parámetros medibles
COMPRAS
FLEXIBILIDAD TIEMPO DEENTREGA
UBICACIÓNPRECISIÓN ENLAS ENTREGAS
PRECIO CALIDAD
RECURSOS DEMANUFACTURA
ENFOQUE JUSTOA TIEMPO
CRITERIOS DE SELECCIÓN
42 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Otros parámetros
INTERÉS EN LA
COLABORACIÓN
COMPETENCIA
IMAGEN
REFERENCIAS
USO DE NUEVAS
TECNOLOGÍAS
CONCEPTO
COMERCIAL
ÉTICA Y CAPACIDAD
DE CUMPLIMIENTO
CLASE “A”CLASE “A”
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
SITUACIÓN
FINANCIERACOMPRAS
COMPRAS
2 2 22 2 22 2 2
CRITERIOS DE SELECCIÓN
43 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Administrativos
CRITERIOS DE DESECHAMIENTO
44 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Legales
Económicos
Precio No Aceptable Es aquél que derivado de la investigación de mercado realizada resulte superior en un
diez por ciento al ofertado respecto del que se observa como mediana en dicha investigación o en su defecto, el promedio de las oferta presentadas en la misma
licitación.
LAASSP Art. 28 fracción II inciso b) Podrá realizarse una licitación pública internacional bajo la cobertura de los tratados de
libre comercio cuando se desierta una licitación nacional porque los precios ofertados no resultaron aceptables.
LAASSP Art. 37, fracción III Cuando se determine que el precio de una proposición no es aceptable se indicará
en el fallo y se deberá anexar copia de la investigación de precios realizados o del cálculo correspondiente.
LAASSP Art. 38, primer párrafo Posibilidad de declarar desierta una licitación cuando los precios de todos los
bienes, arrendamientos o servicios ofertados no resulten aceptables.
CRITERIOS DE DESECHAMIENTO
45 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Precio Conveniente
Es aquel que se determina a partir de obtener el promedio de los precios preponderantes que resulten de las proposiciones aceptadas técnicamente en la licitación, y a éste se le resta el porcentaje que determine la dependencia o entidad en sus políticas, bases y lineamientos.
LAASSP Art. 36 Bis, fracción II Adjudicación al precio más bajo siempre que el precio sea
conveniente, en caso contrario podrán desecharse. LAASSP Art. 37, fracción III Cuando se determine que el precio de una proposición no es
conveniente se indicará en el fallo y se deberá anexar copia de la investigación de precios realizada o del cálculo correspondiente.
CRITERIOS DE DESECHAMIENTO
46 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Sistema de filtrado o Binario:
• Eliminar los proveedores que no cubran los requerimientos mínimos
Sistema de Ponderación o Puntos y Porcentajes:
• Asignar un peso a cada uno de los criterios de evaluación en función a prioridades
Precio mas bajo
Precio máximo de referencia
Costo anual equivalente (CAE)
Valor presente neto (VPN)
METODOS DE EVALUACIÓN
47 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Request for quotation (RFQ)
Típicamente es usada para obtener una cotización del producto o servicio requerido por el comprador. Normalmente lo que se cotiza es de tipo común en el mercado o sea estandarizado (commodity) y generalmente la decisión se basa en el precio.
En compras de alto valor se usa el términos de licitación o postura (bid).
48 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
SOLICITUD DE PROPUESTAS
Request for proposal (RFP)
Típicamente es usada para obtener propuestas de productos o servicios personalizados requerido por el comprador.
Normalmente el vendedor describe en forma detallada en que consiste la solución e incluye información a cerca de su experiencia en el área
Por lo general se usa en compras de alto valor que dependen en gran medida de otras consideraciones superiores, tales como habilidades técnicas o métodos técnicos.
Se emplea cuando existen varias opciones para obtener el resultado esperado.
49 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
SOLICITUD DE PROPUESTAS
Invitation for bid (IFB)
Empleada normalmente en compras gubernamentales
El proceso usado es el de sobre cerrado con características similares a la RFP donde normalmente el vendedor describe en forma detallada en que consiste la solución e incluye información a cerca de su experiencia en el área
50 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
SOLICITUD DE PROPUESTAS
Ventajas de hacer un buen diseño de
los documentos de la adquisición
• Facilita la comparación de las respuestas de proveedores
• Propuestas más completas
• Precios más precisos
• Disminución en la cantidad de cambios en el proyecto
• Evita la perdida de tiempo en recotizaciones
51 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
SOLICITUD DE PROPUESTAS
DETALLE DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA EN CASO DE:
38 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Orden de
Compra
ó Contrato
Selecionar y
Evaluar
Proveedores
– Requisición
La Requisición provee la información para el llenado de la Orden de Compra
– Controles internos
Presupuesto
Autorizaciones
– Tipos de contratos
Precio Fijo, Costo Rembolsable, Tiempo y Material
Requirementos
Especificaciones
Y Términos de
Compra
Investigar
el
Mercado
Administración y
Supervisión
Recibir e
Inspeccionar
Proceso
de Pago
Mantener
Registros
ORDEN DE COMPRA Ó CONTRATO
52 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Contratos de Precio Fijo
o de Suma Global.
• Esta categoría de contrato implica un precio total fijo para un producto bien definido.
• Los contratos de precio fijo pueden incluir también incentivos para quienes cumplan o superen objetivos del proyecto, tales como los objetivos del cronograma.
• La forma más simple de contrato de precio fijo es una orden de compra por un artículo específico que debe ser entregado en una fecha específica por un precio determinado.
TIPO DE CONTRATO
53 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Contrato de Precio Fijo
(Fixed Price, FP, or Firm Fixed Price, FFP). El comprador pagará al proveedor una suma determinada
(definida en el contrato) independientemente de los costos
del proveedor
TIPO DE CONTRATO
54 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Ventajas y Desventajas
TIPO DE CONTRATO
55 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Contrato Precio Fijo más Incentivos
(Fixed-Price-Incentive-Fee, FPIF) El comprador pagará al proveedor una suma determinada
(definida en el contrato) y el proveedor puede ganar utilidad
adicional si alcanza el desempeño y/o criterios definidos.
TIPO DE CONTRATO
56 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Contrato Precio Fijo con Ajuste Económico (Fixed-Price-Economic-Price-Adjustment, FP-EPA) Este contrato es usado para reconocer las contingencias
económicas que pudieran surgir durante la vida del
contrato. Equivale a un FFP con cláusulas de ajuste.
TIPO DE CONTRATO
57 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Contrato de Costos Reembolsables
• Esta categoría de contratos implica el pago (reembolso) al vendedor
de sus costos reales, más un honorario que, por lo general,
representa la ganancia del vendedor.
• Los contratos de costos reembolsables incluyen a menudo cláusulas
de incentivos en virtud de las cuales, si el vendedor cumple o supera
determinados objetivos del proyecto, como los objetivos del
cronograma o costo total, recibe del comprador un incentivo o pago
de bonificación.
TIPO DE CONTRATO
58 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el
trabajo del contrato y recibe un honorario fijo calculado como un
porcentaje de los costes estimados del proyecto. El honorario fijo no
varía con los costes reales a menos que se modifique el alcance del
proyecto.
Contrato Costo más Honorarios Fijos
(Cost-Plus-Fixed-Fee, CPFF)
TIPO DE CONTRATO
59 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Ventajas y Desventajas
TIPO DE CONTRATO
60 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y
recibe un honorario predeterminado y una bonificación de incentivo, dependiendo de que
logre ciertos niveles de objetivos de rendimiento establecidos en el contrato.
En algunos contratos de CPIF, si los costes finales son menores que los costes
esperados, tanto el comprador como el vendedor se benefician de los ahorros sobre la
base de una fórmula de distribución prenegociada.
Contrato Costo Más Honorarios con
Incentivos
(Cost-Plus-Incentive-Fee, CPIF)
TIPO DE CONTRATO
61 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Al vendedor se le reembolsan los costos permitidos por
realizar el trabajo del contrato y recibe un honorario premio
(bono) basado en la satisfacción de ciertos criterios de
desempeño definidos e incorporados en el contrato.
Ejemplo: Rapidez en tiempos de captura de información,
volumen de información procesada por unidad de tiempo,
porcentaje de eficiencia en el funcionamiento de algún
equipo, grado de satisfacción en el servicio, etc.
Contrato Costo Más Honorarios Premio
(Cost-Plus-Award-Fee, CPAF)
TIPO DE CONTRATO
62 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Contratos por Tiempo y Materiales (T&M) • Los contratos por tiempo y materiales son un tipo híbrido de acuerdo contractual
que contiene aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables, como de contratos de precio fijo.
• La cantidad de los materiales y el tiempo que tomará la realización de los trabajos no pueden ser definidos en el momento de la adjudicación del contrato.
• El comprador y el vendedor establecen las tarifas unitarias para las categorías específicas de recursos.
• Se requiere de una buena supervisión, para que cuando se cuente con información suficiente se cambie a un contrato de Precio Fijo ó de Costos Reembolsables
TIPO DE CONTRATO
63 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Contrato Tiempo y Materiales
(Time & Materials, T&M)
El comprador reembolsará al proveedor los costos de los
materiales y un costo por tiempo empleado.
TIPO DE CONTRATO
64 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Componentes
principales
de un
contrato:
Entregables
Reportes de desempeño
Periodo de desempeño
Roles y responsabilidades
Lugar de trabajo
Precios
Terminos de pago
Lugar de entrega
Criterios de inspección y aceptación
Garantia
Soporte técnico
Limitación de responsabilidad
Retenciones
Penalizaciones
Incentivos
Seguros
Manejo de cambios
Mecanismos alternativos de disputa
65 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
CONTRATO
Términos y condiciones comúnmente utilizados
• Aceptación: como se entenderá específicamente que el trabajo está aceptado
• Agente: quien es el representante legal de cada una de las partes
• Arbitrio: un método para resolver disputas en las que interviene un tercero que toma una decisión en cuanto al problema.
• Asignación: describe las circunstancias en que cada una de las partes puede asignar sus derechos u obligaciones del contrato a otros.
• Autoridad: quien tiene el poder de hacer que
• Avisos y noticias: destino preestablecido de cierta correspondencia.
• Bonos: que tipo de bonos o garantías, en su caso, deben comprarse
• Cambios: como se realizarán, qué formatos de utilizan, tiempos para avisos y publicidad
• Contratación independiente: establece que el vendedor no es empleado del comprador.
• Fallas graves: fallas graves que ocasionen el no poder cumplir con los trabajos conforme al contrato
CONTRATO
66 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Términos y condiciones comúnmente utilizados
• Fuerza mayor: un suceso de la naturaleza; un incendio, una tormenta, que no permita a
una de las partes cumplir una obligación.
• Garantías: promesas de calidad de los productos y servicios entregados bajo el contrato,
normalmente restringidos a un período de tiempo.
• Incentivos: beneficios que el vendedor puede obtener para alinearse con los objetivos de
tiempo, costo, calidad, riesgo y desempeño del comprador
• Incumplimiento / alcances: cuando no se cumple una obligación establecida en el
contrato, advierte de que un incumplimiento por la parte vendedora, no puede ser cobrado
con un incumplimiento por la parte compradora
• Indemnizaciones: quién es elegible por indemnizaciones en caso de accidentes
personales o daños
• Inspección: establece el derecho y las circunstancias de inspeccionar el trabajo durante la
ejecución del proyecto.
• Pagos: cuando deberán realizarse, penas por pagos tardíos, razones para no pagar.
Especialmente poner atención en la administración de los pagos.
CONTRATO
67 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Términos y condiciones comúnmente utilizados
• Propiedad intelectual: quién es el dueño de la propiedad intelectual (patentes, marcas
registradas, derechos de reproducción, código, fuentes, libros) usados o desarrollados como
parte del contrato. Pueden incluirse garantías para el derecho de uso de material existente
durante la ejecución de los trabajos.
• Renuncias: declaraciones en las que se establece que los derechos establecidos en el
contrato, son irrenunciables, y no pueden ser modificados de otra manera más que por un
acuerdo expreso de las partes.
• Requerimientos de administración: asistencias a juntas, aprobaciones por personal
asignado al proyecto, etc.
• Retenciones: un monto previamente acordado, normalmente entre el 5% y el 10% que se
retiene para asegurar la terminación del trabajo, y se entrega al finalizar el mismo.
• Riesgo de pérdidas: asignación de los riesgos entre las partes, en el evento de que algunos
artículos resulten dañados o destruidos durante la duración del contrato..
• Trabajos por contrato: el trabajo realizado bajo un contrato, es propiedad del comprador.
CONTRATO
68 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Acuerdos
Firma de
contrato
Un contrato es un acuerdo legal vinculante
para las partes en virtud del cual el
vendedor se obliga a proveer los productos,
servicios o resultados especificados, y el
comprador se obliga a pagarle al vendedor.
Un contrato es un vínculo legal sujeto a
resolución en los juzgados.
69 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
CONTRATO
FORMALIZACIÓN DE LA RELACIÓN
70 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Administración y
Supervisión
Orden de
Compra
o Contrato
– La aplicacónes ERP asumen que los requerimientos programados serán recibidos a tiempo.
– La fechas del programa de entregas requieren ser monitoreadas y administradas
– Los posibles incumplimientos deben ser identificados y evitados
Si el retraso es inevitable , se deberan hacer los ajustes a los planes programados.
– Otros asuntos a considerar
Entender el proceso de producción del proveedor, su capacidad y limitaciones es fundamental para solucionar problemas en colaboración
La expeditación debe ser por excepción. Si un proveedor es consistentemente expeditado, se debe revisar su desempeño.
Selecionar y
Evaluar
Proveedores Requirementos
Especificaciones
Y Términos de
Compra
Investigar
el
Mercado
Recibir e
Inspeccionar
Proceso
de Pago
Mantener
Registros
ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN
71 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Principales actividades durante la
administración del contrato:
• Monitoreo del desempeño técnico, de costo y de cronograma. • Control de calidad • Autorizar el trabajo del vendedor en tiempo y forma • Revisión de facturas y Autorización de pagos • Negociación con el administrador de contratos de los cambios y las
reclamaciones al contrato • Realización, soporte y control integral de cambios • Notificación de cambios a todos los afectados • Resolución de conflictos • Realizar juntas • Mantener registros • Identificación, Seguimiento y Control de riesgos
72 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN
Control de cambios
• Lo primero a hacer cada vez que surja un cambio es analizar los impactos del proyecto.
• Los procedimientos de cambio al contrato, deben llevar un seguimiento y deben documentarse formalmente como modificaciones al contrato.
• No se debe continuar trabajando en una tarea sin estar seguro que el cambio será autorizado.
• Si se da el caso de la existencia de muchos cambios o incluso de un cambio muy importante, podría resultar mejor terminar el contrato e iniciar otro nuevo o buscar otro vendedor.
ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN
73 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Medios para hacer cambios a
los contratos
• Convenio modificatorio
• Anotación en bitácora
• Memoranda de entendimiento
ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN
74 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Precio fijo: Aspectos a vigilar
• Asegurarse que no haya cortes al alcance o la calidad
• Vigilar las órdenes de cambio con sobreprecio
• Verificar falta de entendimiento del alcance
ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN
75 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Costos Reembolsables:
Aspectos a vigilar • Asegurarse que los costos cargados son aplicables a nuestro
proyecto.
• Evitar que el vendedor adicione recursos al proyecto que no aporten valor real o que no desempeñen trabajo alguno y que no fueron pactados en el contrato original
• Auditar todas las facturas
• Asegurarse que el avance del trabajo sea eficiente
• Asegurarse que no se haya cambiado los recursos anotados en la propuesta original (gato por liebre)
ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN
76 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
T & M: Aspectos a vigilar
• Supervisar al proveedor en el día a día
• Intentar obtener entregables concretos
• Se requiere mayor atención para asegurarse que la duración del proyecto no se alargue
• Estar alerta al momento en que sea conveniente un cambio en el tipo de contrato
• Podemos iniciar un contrato de T&M para fijar el alcance del trabajo y después cambiar a un contrato de precio fijo.
ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN
77 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Revisión del Desempeño
• Es pertinente realizar una junta de evaluación del desempeño del proveedor, usualmente en su presencia, quien a su vez expone sus necesidades para mejorar su trabajo. El propósito de esta revisión es determinar y recomendar acciones preventivas o correctivas y solicitar cambios formalmente.
ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN
78 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Penas convencionales
Es el convenio que celebran las partes para cuantificar el importe de los daños y perjuicios que se causen con motivo del incumplimiento de las obligaciones pactadas.
– Tipo de daños y perjuicios
• Compensatorios: son la perdida o menoscabo que sufre el acreedor,
así como la privación de la ganancia licita que se han causado por el absoluto y definitivo incumplimiento de la obligación
• Moratorios: son la perdida o menoscabo que sufre el acreedor, así como la privación de la ganancia licita que se causan por el retardo en el cumplimiento de la obligación
ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN
79 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Penas convencionales
• El importe de la pena convencional no puede exceder ni el valor ni en cuantía al de la obligación principal.
• Si se incumple parcialmente la obligación principal, la pena se modifica en la misma proporción al cumplimiento.
• Se pueden imponer penas convencionales derivadas del impacto negativo de las actividades del proveedor o contratista en la sustentabilidad ambiental.
ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN
80 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Auditorias
• Las auditorias pueden realizarse durante la
ejecución del contrato para identificar las
debilidades en los procesos de trabajo o en los
productos entregables del vendedor.
ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN
81 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Recibir
E Inspeccionar
Administración y
Supervisión
– Objetivos Clave
Confirmar la aceptación de los articulos o servicios
Asegurar que este en condiciones fisicas apropiadas, la cantidad y la documentación
Cumplimiento de los parametros de calidad.
– Es una actividad functonal cruzada entre Compras, Almacen, Calidad, Planeación y Finanzas
– Otros puntos a considerar
La meta es asegurar la calidad y eliminar la necesidad de la inspección.
Orden de
Compra
ó Contrato
Selecionar y
Evaluar
Proveedores Requirementos
Especificaciones
Y Términos de
Compra
Investigar
el
Mercado
Proceso
de Pago
Mantener
Registros
RECIBIR E INSPECCIONAR
82 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Proceso de
Pago
Recibier e
Inspeccionar
Flujo de Documentación
Requisición Orden de
Compra
Recepción e
Inspección
Autorización
de pago
Trasferencia
electrónica
– Se corroboran los datos entre la Orden de Compra, Recibido y Facturado.
Las discrepancias deben ser conciliadas antes del pago o descontadas del mismo.
Administración y
Supervisión
Orden de
Compra
o Contrato
Selecionar y
Evaluar
Proveedores Requirementos
Especificaciones
Y Términos de
Compra
Investigar
el
Mercado
Mantener
Registros
PROCESO DE PAGO
83 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Mantener
Registros
Proceso de
Pago
– Los expedientes de compra deben ser archivados por X años (ver politica al respecto)
– Registros clave
Requisición
Cotizaciones
Evaluaciones
Orden de Compra
Recepción, Inspección y Documentos de Pago
– Otros asuntos a considerar
Registros electrónicos
Recibier e
Inspeccionar Administración y
Supervisión
Orden de
Compra
ó Contrato
Selecionar y
Evaluar
Proveedores Requirementos
Especificaciones
Y Términos de
Compra
Investigar
el
Mercado
MANTENER REGISTROS
84 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Proceso de
Pago
– Indicadores
– Benchmarking
– Incentivos
Recibier e
Inspeccionar Administración y
Supervisión
Orden de
Compra
o Contrato
Selecionar y
Evaluar
Proveedores Requirementos
Especificaciones
Y Términos de
Compra
Investigar
el
Mercado
MONITOREO
Mantener
Registros
85 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Evaluación del desempeño:
¿Qué resultados del desempeño del departamento de compras debemos
medir o reportar?
106 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
106 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
¿Qué indicadores debemos establecer?
Categoría Región
Proyecto Producto
Etapa
Procedimiento
ORGANIZACIÓN
86 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
106 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
¿Qué tipo de estructura del departamento de compras tiene su
empresa?
Estructura Centralizada Ventajas :
Mayor poder de compra por medio de la consolidación de pedidos de
materiales comunes. Negociación con proveedores de contratos por los consumos de todas
las localidades. Evitar la duplicación de trabajo con propósitos comunes. Realizar la logística del ciclo de adquisición de cada localidad
mejorando el flujo de materiales en toda la compañía. En un solo lugar se atiende a todos los proveedores.
ORGANIZACIÓN
87 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Estructura Centralizada
Desventajas:
Escasez de información entre los departamentos solicitantes y la oficina central.
Celos entre el personal que trabaja en las localidades y la oficina
central debido a las oportunidades de desarrollo. La inevitable perdida de tiempo para colocar una Orden de Compra
como resultado del envío de requisiciones a la oficina central. Desconocimiento en la oficina central del uso final de los artículos
a comprar.
ORGANIZACIÓN
88 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Estructura Descentralizada
Ventajas :
Los Compradores locales tienen autoridad y responsabilidad. Proceso de compra mas económico. Reducción de tiempos de entrega y flexibilidad para emergencias. Programa de compras mas apegado a los programas. Facilita la coordinación de las actividades de compra con los departamentos
usuarios. El comprador se familiariza con el uso de los materiales que compra. Desarrollo de fuentes de suministro locales.
ORGANIZACIÓN
89 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Estructura Descentralizada Desventajas:
Falta de políticas y procedimientos comunes en todas las
localidades. Uso de alto numero de proveedores y gran cantidad de
ordenes de compra. Falta de visión para el empleo de técnicas avanzadas de
compra. El proveedor de artículos comunes deberá visitar cada
localidad.
ORGANIZACIÓN
90 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Estructura Corporativa
Jefe de
Compras
Gerente
Planta 1
Jefe de
Compras
Gerente
Planta 2
Jefe de
Compras
Gerente
Planta 3
Director de
Manufactura
Directores de
Otras Areas
Director de
Compras
Director General
ORGANIZACIÓN
91 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Actividades
en Compras CONOCIMIENTO
DEL MERCADO
ADMINISTRACION DE LA
BASE DE PROVEEDORES
ABASTECIMIENTO ESTRATEGICO
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DEL
PROVEEDOR
NEGOCIACION ESTRATEGICA
DESARROLLO DE PROVEEDORES
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
NEGOCIACIÓN TACTICA
EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR
PROCESO DE COMPRA
OPERATIVAS
ESTRATEGICAS
93 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Estructura por procesos
ORGANIZACIÓN
92 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Líder
Comunicador
Asertivo
Saber
trabajar en
equipo
Estratega
Hábil para
percibir y
explotar su
poder
Inteligencia
emocional
Habilidad
para
relacionarse
PERFIL DEL COMPRADOR
94 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
106 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
¿Qué tipo de perfil tiene ud.?
HABILIDADES
95 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
FACTORES QUE RIGEN LA
CONDUCTA DEL COMPRADOR
102 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Son los actores de la organización implicados en la
adquisición. Esta formado por grupos y personas que
comparten los intereses y riesgos de la decisión de
compra.
Iniciadores,
Usuarios,
Influenciadores,
Decisores,
Aprobadores,
Compradores
Personal de trato con proveedores
STAKEHOLDERS
103 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
• Establecer y mantener políticas uniformes • Monitorear continuamente el desempeño de las actividades de compra • Negociar contratos y acuerdos comerciales • Hacer estudios especiales • Conducir programas de entrenamiento • Depurar la lista de proveedores • Supervisar a los agentes de compras • Elaborar estudios de investigación y análisis en compras • Establecer estándares de evaluación de desempeño para el personal de
compras. • Ayudar a la asignación de funciones del personal de compras así como a
planes de capacitación y motivación. • Establecer lazos cooperación con los principales proveedores que se
reflejen en relaciones de largo plazo y que puedan servir como marco para la creación de Convenios de cooperación y/o Alianzas estratégicas.
• Participar en la elaboración de los planes estratégicos del negocio
ROL DEL DIRECTOR DE COMPRAS
104 Módulo 1 Administración del Área de Compras
Administración avanzada de compras
Administración de Compras y materiales Harold E. Fearon CECSA
La Gerencia de Compras Williams A. Messner Ed. Norma
Purchasing and Materials Management Donald W. Dobler McGraw Hill
Purchasing and Supply Management Michel R. Leenders Ed. Irwin
Bibliografía
NOTAS