I. OBJETIVO.

Relacionar la Factura con la Orden de Compra y proporcionar al proveedor el seguimiento de sus facturas.

II. FRECUENCIA DE LA REALIZACIÓN DE LA TAREA.

Cada vez que el proveedor tenga una factura para pago o seguimiento.

III. CONFIGURACIÓN.

1. Se le enviará un correo electrónico a su cuenta de correo, del destinatario pagosgrupointegra@mx-integra.com

Abrir Correo

2. Abrir correo y dar click en la liga marcada con color azul.

III. CONFIGURACIÓN.

3. Al dar clic sobre el link nos abrirá la siguiente pantalla, donde asignaremos una contraseña para poder ingresar al portal web.

Clic

4. Posteriormente nos abrirá la ventana del sistema Enkontrol, donde proporcionaremos nuestro correo y contraseña.

III. CONFIGURACIÓN.

5. Posteriormente nos abrirá la ventana del sistema Enkontrol, donde proporcionaremos nuestro correo y contraseña para después dar clic en Acceder.

III. CONFIGURACIÓN.

7. Se abrirá la siguiente pestaña, dar clic en administración y posteriormente en Proveedores.

En esta opción del menú se muestra la información referente a los datos que están registrados, como la razón social con la cual estamos dados de alta con el cliente, el RFC y el correo al cual estarán llegando las notificaciones. Aquí tenemos una opción para poder cargar información relevante al expediente que es solicitado por el cliente; En el icono Se pueden agregar documentos solicitados, presionando dicha opción se abre una nueva ventana para se puedan agregar los nuevos documentos presionando el icono Nuevo Documento . Al seleccionar esta opción, mostrará la siguiente ventana, en la cual se deberá asignar el nombre del documento que se quieraasociar y después seleccionar el archivo a adjuntar. Una vez

8. Dar clic en a siguiente imagen y posteriormente en agregar documentos , presionando dicha opción se abre una nueva ventana para poder agregar los nuevos documentos presionando el icono Nuevo Documento

III. CONFIGURACIÓN.

9. Al seleccionar esta opción, mostrará la siguiente ventana, en la cual se deberá asignar el nombre del documento que se quiera asociar y después seleccionar el archivo a adjuntar. Una vez capturada la información solicitada presionar el botón de guardar.

Si necesitamos asociar más documentos repetimos el proceso.

IV. CARGA DE FACTURAS.

10. En esta opción, se muestran las Órdenes de Compra que tenemos pendientes por asociar alguna factura, es necesario que validemos correctamente los datos de la factura que vamos a asociar para que la información sea correcta. Se puede realizar la búsqueda con los siguientes parámetros: • Proveedores • Centro de Costo • Orden de Compra • Unidad de Negocio • Fechas

Una vez seleccionado uno o todos los parámetros de búsqueda, presionar el botón de Buscar

11. Una vez que se relaciona la Factura con la Orden de Compra, se valida que esta no sobrepase el monto total de la Orden deCompra, y el sistema nos permite asociarla, una vez facturado el monto total de la orden de compra esta ya no se mostraran en laCarga de Facturas.

IV. CARGA DE FACTURAS.

12. Para asociar la factura, necesitamos identificar cual es la orden de compra a la que deseamos asociar una factura, una vezidentificada la Orden de Compra se selecciona el icono el cual se encuentra en la columna Orden de Compra.

IV. CARGA DE FACTURAS.

• Documentos: Mostrará los documentos que tengo que relacionar antes de asociar una factura, algunos son obligatorios yotros son opcionales.

13. Al seleccionar la opción de Asociar Facturas a la Orden de Compra, mostrará la siguiente ventana, en la cual se mostrarandos pestañas

IV. CARGA DE FACTURAS.

14. Una vez asociados los documentos, presionamos la siguiente pestaña, de Archivos Facturas.• Archivos de Factura(s)

IV. CARGA DE FACTURAS.

Solicitará los archivos XML y PDF, una vez seleccionados presionar el botón Cargar Factura

15. Al momento de cargar las facturas se realizan las validaciones necesarias de que el RFC Emisor corresponda, así como elRFC receptor, si por algún motivo no coincidieran el sistema mandara el mensaje, para que hagamos la corrección. Si la facturasobrepasa el monto de la orden de compra, el sistema también nos mandara la validación para que revisemos. En caso de quelas validaciones se cumplan, se realiza la asociación de la factura, y se podrá dar seguimiento en la siguiente opción del menúque es Seguimiento de Facturas.

V. SEGUIMIENTO DE FACTURAS.

16. En esta opción se mostrarán las Facturas ya Relacionadas para que podamos dar seguimiento a los estatus que se están generando con la factura que ya relacionamos. En esta ventana contamos con criterios para realizar una búsqueda los cuales son por: • Proveedores • Centro de Costo • Orden de Compra • Unidad de Negocio • Fechas

Los estatus que se muestran en el seguimiento son: • CONTRARECIBO.- Nos indica que la factura ya fue recibida • AUTORIZADA.- Nos indica que la factura ya está en proceso de autorización. • PAGADA.- Nos indica que la factura ya fue pagada.

17. Una vez seleccionado uno o todos los filtros de búsqueda, presionar el botón de Buscar En esta ventana al igual que la anterior cuenta con la opción de Exportar a Excel la información

V. SEGUIMIENTO DE FACTURAS.