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EnKOnTROL MODULO DE PROVEEDORES

ÍNDICE ÍÍNNDDIICCEE INTRODUCCIÓN............................................................................................4

INICIO DE SESIÓN........................................................................................5

MENU PRINCIPAL .........................................................................................6

MENÚ DE CONTROL.......................................................................................... 6 MENÚ DE DATOS GENERALES .............................................................................. 6 MENÚ DE PROCESOS DIARIOS ............................................................................. 6 MENÚ DE CONSULTAS ....................................................................................... 6 MENÚ DE REPORTES......................................................................................... 6 MENÚ DE MANTENIMIENTO AL SISTEMA .................................................................. 7 MENÚ DE CONFIGURA ....................................................................................... 7 MENÚ DE UTILERIAS......................................................................................... 7 MENÚ DE AYUDA ............................................................................................. 7 MENÚ DE VENTANA .......................................................................................... 7 SALIR.......................................................................................................... 7

BARRA DE HERRAMIENTAS ...........................................................................8

MENU DE CONTROL.....................................................................................11

USUARIOS .................................................................................................. 12 NIVELES..................................................................................................... 14 RELACIÓN DE PROGRAMAS-NIVEL ....................................................................... 15 CAMBIAR DE USUARIO (ADMINISTRADOR) ............................................................. 17 CONTRASEÑA DE PROCESOS ............................................................................. 18 CONFIGURACIÓN DEL IDENTIFICADOR .................................................................. 19 NIVELES POR IDENTIFICADOR DE CC ................................................................... 20 RELACIÓN IDENTIFICADOR CC NIVEL IDENTIFICADOR POR CC ..................................... 21

MENU DATOS GENERALES...........................................................................23

DATOS GENERALES DE LA COMPAÑÍA ................................................................... 24 PROVEEDORES.............................................................................................. 27 A,B,C A TABLAS DEL SISTEMA........................................................................... 32

Tipos de Movimientos............................................................................... 32 ABC a Tipos de Proveedores...................................................................... 34 Modificación de Plazos.............................................................................. 36 Ciudades................................................................................................ 37 Estados.................................................................................................. 39 Países.................................................................................................... 41 Monedas ................................................................................................ 43 Relación TM- Póliza.................................................................................. 45

MENU DE PROCESOS DIARIOS ....................................................................49

A,B,C A CONTRA RECIBOS ............................................................................... 50

Versión 7.03 1 de 155 ABRIL-2005


CARGA DE MOVIMIENTOS................................................................................. 53 AUTORIZACIÓN DE FACTURAS............................................................................ 55 PROGRAMACIÓN DE PAGOS............................................................................... 57 GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE CHEQUES............................................................... 59

MENU DE CONSULTAS .................................................................................63

POR VENCIMIENTOS ....................................................................................... 64 POR TIPO DE MOVIMIENTO ............................................................................... 66 ANTIGÜEDAD DE SALDOS................................................................................. 68 SALDOS MAYORES ......................................................................................... 70 50 PROVEEDORES PRINCIPALES ......................................................................... 72 RELACIÓN DE MOVIMIENTOS DE PROVEEDORES/SCO................................................ 73 SALDOS POR PROVEEDOR / C.C. ........................................................................ 75 ESTADO DE CUENTA DE PROVEEDOR.................................................................... 77 ESTADO DE CUENTA POR C.C. ........................................................................... 79 CONSULTA DE RELACIÓN TIPO DE MOVIMIENTO....................................................... 80

MENU DE REPORTES ...................................................................................81

CONTRA RECIBOS .......................................................................................... 82 SALDOS DE PROVEEDORES POR CENTRO DE COSTO .................................................. 84 CONDENSADO DE SALDOS POR CENTRO DE COSTO................................................... 87 VENCIMIENTO DE FACTURAS POR CENTRO DE COSTO ................................................ 90 RELACIÓN POR TIPO DE MOVIMIENTO................................................................... 93 ANTIGÜEDAD DE SALDOS................................................................................. 96 SALDOS POR VENCER ..................................................................................... 99 ESTADO DE CUENTA ..................................................................................... 102 SALDOS MAYORES ....................................................................................... 105 ANALÍTICO DE VENCIMIENTOS ......................................................................... 108 ANALÍTICO DE VENCIMIENTO 6 COLUMNAS........................................................... 111 ANALÍTICO DE MOVIMIENTOS POR VENCER 6 COLUMNAS.......................................... 114 ANALÍTICO DE PROVEEDORES .......................................................................... 116 ANALÍTICO ESTADÍSTICO POR TIPO DE MOVIMIENTO............................................... 119 LOS 50 PROVEEDORES PRINCIPALES ................................................................. 122 RELACIÓN DE MOVIMIENTOS DE PROVEEDOR/SCO................................................. 125 REQUISICIÓN DE FONDOS .............................................................................. 128 FACTURAS POR CC ...................................................................................... 131 REPORTE POR TIPOS DE MOVIMIENTO POR CENTRO DE COSTO ................................... 134 REPORTE DE AUTORIZACIÓN ........................................................................... 137 PROGRAMACIÓN DE PAGOS............................................................................. 140

MENU DE MANTENIMIENTO AL SISTEMA ..................................................143

MODIFICACIÓN A REGISTROS SCP/SCO............................................................. 144 MODIFICACIÓN A REGISTROS SCO/SCP............................................................. 145 CAMBIO DE T.M. PROVEEDORES/BANCOS ........................................................... 147

MENU DE CONFIGURA...............................................................................149



IMPRESORA ............................................................................................... 150 LIBERADOR DE INSTANCIAS ............................................................................ 151

MENU UTILERIAS......................................................................................152

MENU AYUDA ............................................................................................153

MENU DE VENTANA...................................................................................154

MENU SALIR .............................................................................................155



SISTEMA INTEGRAL DE PROVEEDORES

Introducción

El módulo de proveedores se diseñó para proporcionar herramientas computacionales con las cuales se evitará el efectuar manualmente el trabajo tedioso y repetitivo que ocasiona el control de las cuentas por cobrar.

Este sistema se encuentra enlazado con el Sistema de Contabilidad ENKONTROL. Con esta comunicación se evitarán dobles y hasta triples capturas, ya que al momento de capturar las facturas y los pagos se contabilizarán inmediatamente con el formato tipo del asiento contable definido por el usuario.

Es conveniente que el Sistema de Proveedores sea solamente utilizado por personal relacionado y autorizado del área de cuentas por pagar.

Con este sistema el usuario manejará con oportunidad las cuentas por pagar contando así con un amplio rango de confiabilidad.



Inicio de Sesión

Para iniciar la sesión en el módulo debemos dar doble clic en el acceso directo que corresponde al sistema de proveedores

Inmediatamente aparecerá la pantalla de acceso del sistema en la cual nos

solicitará los datos principales para identificarnos y abrir las bases de datos.

Estos datos son:

• Compañía El sistema es multicompañía, debemos introducir el número de empresa que deseamos acceder para que sea abierta la base de datos correspondiente.

• Password Esta es la clave de acceso configurada por el administrador del

sistema que nos identifica como usuario y que es única. Está compuesta por un número de usuario de cuatro dígitos y una contraseña (password) confidencial y personal.

Al teclearlos correctamente se le presentarán las opciones del menú principal

como se muestra a continuación:



MENU PRINCIPAL

El Menú Principal se compone de 10 opciones, éstas le permitirán operar de manera eficaz y rápida los datos o información administrativa de los procesos diarios que se generan en toda entidad operativa. A su vez algunas de las opciones del Menú Principal se componen de submenús que posteriormente se detallan.

Describiremos brevemente las opciones del menú principal Menú de Control

Nos permite definir los niveles de acceso al sistema y las opciones de menú a que se tiene derecho según lo establecido en las funciones operativas. También nos facilita la administración de los usuarios, passwords o contraseñas y sus niveles de acceso para asegurar nuestra información.

Menú de Datos Generales

A través de este menú definimos las tablas de inicio del sistema y le damos mantenimiento a los catálogos que nos facilitan la operación diaria. Tablas como: ciudades, países, estados, etc. Existen catálogos como los tipos de movimientos y proveedores los cuales son indispensables para iniciar la operación del sistema.

Menú de Procesos Diarios

Esta opción nos permite la captura de las transacciones o movimientos de los proveedores, los cuales generan de forma semiautomática la afectación contable. A través de los estados de cuenta y antigüedad de saldos, entre otros reportes, daremos seguimiento a los pasivos comprometidos o adquiridos por la empresa.

Menú de Consultas

Nos permite desplegar en pantalla diferentes formatos de nuestros movimientos como son estados de cuenta, antigüedad de saldos, etc.

Menú de Reportes

De la misma manera que las consultas, nos facilita la visualización y consulta de datos, la diferencia está en que nos da la opción de imprimirlos.



Menú de Mantenimiento al Sistema

Este menú nos muestra utilerías para realizar una revisión de posibles inconsistencias de la información ocasionadas por apagones y otros problemas, durante el proceso de captura. Estas opciones comparan los movimientos en el estado de cuenta del proveedor y los del auxiliar contable para asegurarse de que concuerden.

Menú de Configura

Nos permite seleccionar y administrar las características de las impresoras tanto locales como de red que tengamos definidas en el sistema.

Menú de Utilerias Nos permite conocer la conexión de los usuarios. Menú de Ayuda

Esta opción solo proporciona información de Copyright así como la versión del sistema.

Menú de Ventana

Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada.

Salir

Esta opción no es un menú, es la decisión del usuario para cerrar la aplicación y salir totalmente del sistema.



Barra de Herramientas

Los iconos de la barra de herramientas nos permiten realizar las siguientes actividades:

Configura la Impresora: Seleccionar y configurar las impresoras tanto locales como de red para utilizarse como dispositivos de salida según convenga en cada momento del proceso diario. Al presionar este botón se despliega el cuadro de diálogo:

Debemos seleccionar la impresora que deseamos y presionar el botón OK. Si necesitamos ajustar la definición de la impresora oprimimos el botón Setup y entramos al menú correspondiente. Si no deseamos hacer cambios oprimimos el botón Cancel.

Salir: Al oprimir este botón el sistema asume que deseamos Salir del Sistema, pero nos envía la ventana de confirmación:

Si en verdad desea terminar su sesión de trabajo con esta aplicación presione

el botón Aceptar, en caso contrario presione el botón Cancelar. NOTA: En la esquina superior derecha se encuentra el botón marcado con una X. Al presionar este botón la sesión se termina automáticamente sin confirmar. Tenga precaución al utilizar esta opción ya que puede perder datos que no hayan sido grabados a la base de datos.



Otros iconos que se despliegan en la barra de herramientas durante las sesiones de trabajo en las ventanas de captura son:

Envía a Imprimir el reporte o catálogo seleccionado mostrándonos en la mayoría de las veces una vista preliminar.

Agrega un renglón en blanco que nos permite la introducción de datos para dar de alta un registro en la base de datos, también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + A

Nos permite Modificar información de un registro grabado previamente en la base de datos. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + M

Grabar la información de la ventana activa en la base de datos. Por ejemplo Al dar de alta el registro para su uso posterior. también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + G

Cancela la información introducida hasta la última grabación en la base de datos. Regresando a la posición inicial de captura en el cuadro de diálogo. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + C

Borra el renglón de la base de datos. Se debe tener cuidado con el uso de este botón ya que puede perder información importante. Cuando el registro en cuestión tiene asociadas otras transacciones en la base de datos, el sistema NO nos permite borrarlo para mantener la consistencia. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl.+B

Busca información en la base de datos mostrándonos los catálogos, facilitando así la selección de las claves o códigos correctos en los campos de captura de los cuadros de diálogo. Se tiene la opción de las teclas rápidas: F1, CtrlF1 y/o ALT+F1 dependiendo de la opción a la que se ingrese La pantalla mostrada varía de acuerdo al catálogo en cuestión.

Salir o cerrar la última ventana abierta. Este botón nos facilita regresarnos a la ventana inmediata anterior abierta, cerrando correctamente la ventana actual. En la ejecución de reportes mientras nos muestra la vista preliminar, este botón nos facilita desplazarnos a la página anterior para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir. Se encuentra a la derecha del botón de Siguiente Página.

En la ejecución de reportes este botón nos facilita desplazarnos a la Siguiente Página para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.



Este botón nos permite Aumentar el tamaño (Zoom In) de la vista preliminar para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.

Este botón nos permite Disminuir el tamaño (Zoom Out) de la vista preliminar para revisar su contenido y formato antes de enviarlo a imprimir.

Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico

Cabe destacar que cada vez que se selecciona una opción dentro de cualquiera de los menús, aparece una serie de iconos debajo de la barra de menús y al mismo tiempo un menú adicional en la parte superior izquierda de la ventana denominado Edición y/o Reporte, las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación.


EnKOnTROL MODULO DE PROVEEDORES CONTROL

MENU DE CONTROL

Dentro de este menú el sistema permite definir las características de acceso que tendrán los usuarios a los diferentes procesos del módulo. Al dar un clic en el título del menú, se despliegan las opciones que permitirán introducir la información, las cuales se presentan continuación:

Al entrar en alguna de las opciones del menú se habilitara un menú adicional llamado Edición las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación



Usuarios

Dentro de esta opción se asigna al usuario su nivel de acceso al sistema definido anteriormente, así como su clave de acceso al mismo. Al seleccionar la opción Usuarios dentro del menú Utilerías del Sistema se despliega la ventana siguiente:

El procedimiento para definir usuarios es el siguiente:

• Agregar.: Se le da clic al icono de la barra de herramientas ó se puede hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A

• Usuario Se asigna un número al usuario formado por cuatro dígitos como

máximo.

• Nombre En este parámetro se escribe el nombre del usuario.



• Password En este parámetro se asigna la clave de acceso del usuario,

misma que puede ser numérica o alfanumérica. Cabe mencionar que al iniciar la ejecución del sistema, éste solicitará al usuario su Password, el cual está compuesto por el número asignado al usuario, seguido por el Password asignado en este campo. Si el número de usuario es de un solo dígito deben llenarse con ceros los primeros dígitos.

• Nivel De este menú descendente se selecciona el nivel al cual será

asignado el usuario para su acceso al sistema.

• Grabar: Se graba la información con el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de disco ó con las teclas rápidas Ctrl.+G y/ó con el menú descendente Edición en la opción Grabar



Niveles

Dentro de esta opción se realiza una ordenación de los usuarios, definiendo su nivel de acceso al sistema, el cual permitirá identificar el tipo de procesos que puede ejecutar un usuario dentro de ese nivel. Al seleccionar la opción Niveles Seguridad dentro del menú Utilerías del Sistema se despliega la siguiente ventana:

El proceso para definir niveles es el siguiente:

• Agregar. Se le da clic al icono de la barra de herramientas ó se puede hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A

• Nivel En este parámetro se escribe el número (máximo dos dígitos) que

identificará al nivel.

• Descripción En este parámetro registrar el nombre o concepto que hará referencia al nivel, este campo acepta como máximo veinte caracteres

• Grabar: Se graba la información con el icono que se encuentra en la

barra de herramientas en forma de “disco” ó con las teclas rápidas Ctrl.+G y/ó con el menú descendente Edición en la opción Grabar..



Relación de Programas-Nivel

Esta opción permite asignar los programas específicos que puede ejecutar un usuario dentro de un nivel de seguridad determinado. Al seleccionar la opción Relación de Programas-Nivel del menú Utilerías del Sistema se despliega la ventana siguiente:

Esta ventana se divide en 3 opciones

1. Nivel: Como su nombre lo dice es el Nivel de Acceso al sistema 2. Programa Descripción : Programas o ventanas a las que dicho

nivel NO TIENE ACCESO

3. Usuario tiene accesos solo a estas ventanas: Como su nombre lo indica son las opciones de acceso que tiene el nivel definido con anterioridad.



El proceso para relacionar niveles con programas es el siguiente:

• Seleccionar con el mouse el nivel

• Seleccionar Todo: Con este botón se seleccionan todas los programas ó

ventanas que aparecen a mano izquierda y a las cuales dicho nivel NO TIENE ACCESO

• Una vez seleccionada se arrastran hacia la ventana que se encuentra a

mano derecha “ usuario tiene accesos solo a estas ventanas” para que el nivel pueda tener acceso.

• Se selecciona la opción Grabar. Si es necesario asignar varios programas

a un mismo nivel debe repetirse el proceso..



Cambiar de Usuario (Administrador)

Esta opción permite cambiar de usuario sin salir del sistema adoptando las características de acceso propias del nuevo usuario.

Para cambiar de usuario se realiza lo siguiente: • Password: En este campo debemos teclear el password del nuevo

usuario

• Aceptar: Una vez tecleado se le da clic en este icono y el sistema cambiara el nivel de acceso del nuevo usuario.



Contraseña de Procesos

Existen algunos procesos que requieren de una clave de acceso para poder ejecutarse, esta opción permite modificar dichas claves para mantener la seguridad del sistema. Para ello se debe seleccionar la opción Contraseña de Procesos.

En la ventana que se despliega se selecciona el proceso al que se quiere

modificar la clave, en el campo Password se introduce la nueva clave (máximo cuatro caracteres), se graba la información y de ser necesario se repite el proceso

Para realizar el cambio de password hacemos lo siguiente:

• Te posicionas con el mouse en la ventana en la que se desea hacer el cambio de password

• Modificar: Se le da clic a este icono que se encuentra en la barra de

herramientas en forma de lápiz, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+M, el sistema pondrá el cursor en el campo Password y el usuario podrá realizar el cambio.

• Grabar: Una vez realizado el cambio del password se le da clic en el

botón que se encuentra en la barra de herramientas en forma de Disco para grabar los cambios, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+ G



Configuración del Identificador Esta opción nos permite dar de alta la configuración del identificador de Centro de Costo. La suma de la longitud de todos los niveles debe ser de ocho caracteres..

• Nivel: Identificador numérico de Nivel. El contenido máximo de Niveles permitidos son ocho.

• Long: Número de caracteres por Nivel. Máximo de caracteres permitidos en

un Nivel ocho

• Descripación: Descripción del Nivel.



Niveles por Identificador de CC Dentro de esta opción se realiza una ordenación de los usuarios, definiendo su nivel de acceso al sistema por identificador y CC, el cual permitirá identificar el tipo de procesos que puede ejecutar un usuario dentro de ese nivel. Al seleccionar la opción Niveles Seguridad por Identificador de CC dentro del menú Configura se despliega la siguiente ventana:

El proceso para definir niveles de identificadores es el siguiente:

• Agregar. Se le da click al icono de la barra de herramientas ó se puede hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A

• Nivel: En este parámetro se escribe el número (máximo dos dígitos) que

identificará al nivel.

• Descripción: En este parámetro registrar el nombre o concepto que hará referencia al nivel, este campo acepta como máximo veinte caracteres.

• Grabar: Se graba la información con el icono que se encuentra en la barra de

herramientas en forma de diskette ó con las teclas rápidas Ctrl.+G y/ó con el menú descendente Edición en la opción Grabar.



Relación Identificador CC Nivel Identificador por CC Esta opción permite asignar los identificadores por CC específicos que puede tendrá permiso un usuario dentro de un nivel de seguridad determinado. Al seleccionar la opción Relación Identificador CC Nivel Identificador por CC del menú Configura se despliega la ventana siguiente:

• Nivel: Como su nombre lo dice es el Nivel de Acceso al sistema

• Identificador : Identificador a las que dicho nivel NO TIENE ACCESO

• Usuario tiene permiso solo a estos identificadores: Como su nombre lo

indica son los identificadores a los cuales se tiene acceso el nivel definido con anterioridad. Todos los niveles tienen definido como default un identificador “99-99-99-99”.

El proceso para relacionar niveles con los indicadores es el siguiente:

• Seleccionar con el mouse el nivel

• Seleccionar Todo: Con este botón se seleccionan todas los identificadores

que aparecen a mano izquierda y a las cuales dicho nivel NO TIENE ACCESO



• Una vez seleccionada se arrastran hacia la ventana que se encuentra a mano derecha “ usuario tiene accesos solo a estos indicadores” para que el nivel pueda tener acceso.

• Se selecciona la opción Grabar. Si es necesario asignar varios programas a

un mismo nivel debe repetirse el proceso.


EnKOnTROL MODULO DE PROVEEDORES DATOS GENERALES

MENU DATOS GENERALES El objetivo principal en este menú es dar de alta todos los datos referentes a la empresa, alta de proveedores, tablas del sistema y la relación tipo de movimiento a una póliza. Todo lo anterior es la parte medular e inicio de la parametrización inicial para el funcionamiento del sistema de proveedores. Al dar un clic en el título del menú se despliega una serie de opciones dentro de las cuales se introducirá la información, para ello es aconsejable seleccionar cada una de las opciones en la secuencia indicada a continuación:

Al entrar en alguna de las opciones del menú se habilitara un menú adicional

llamado Edición las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación



Datos Generales de la Compañía

Al seleccionar esta opción se despliega una ventana donde aparecen el nombre y dirección de la empresa; éstos no son de acceso total al usuario final ya que automáticamente son campos que se inhabilitan.

Aparecen tres campos Leyenda 1, 2 y 3 en las cuales se podrán escribir las

políticas de recepción de facturas, mismos que aparecerán impresos en los contra recibos. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

• IVA: Es un campo informativo, sin embargo se recomienda siempre tener

como dato el 15.00.

• Contrarecibo: En este campo es donde se estipula la política o procedimiento por el cual los proveedores presentarán sus facturas a revisión.

• “Utilizar Password para validar fecha venc. En Contrarec:”:,Check box

que proporciona un nivel adicional de seguridad en donde la persona encargada de elaborar los contrarecibos no pueda modificar la fecha de vencimiento de las facturas, de tal forma que los procesos de Autorización y Programación de Pagos se realicen conforme a los días de crédito proporcionados del proveedor a la empresa.

• “Generación de Cheques Automáticos” : Parámetro que tiene dos check

box:



I. Corte por Centro de Costo: Si esta opción se habilita, los cheques se emitirán por centro de costo, es decir si un proveedor facturó a dos o más centros de costos, los cheques se generarán por cada uno de ellos.



II. Corte por Tipo de Movimiento Bancario: Esta opción le

permite clasificar los egresos asignándoles un tipo de movimiento bancario; el beneficio de habilitar esta opción es poder contar con los elementos suficientes para la elaboración de Reportes de Flujo de Efectivo clasificados.

• Utilizar Password para cambiar monto a Pagar: Al seleccionar este

check box el sistema pide Password cuando deseas modificar la cantidad a pagar esto se encuentra en la ventana “Generación Automática de Cheques” (que esta en Proveedores y Bancos).

• Día de la semana para corte: Esta opción es opcional por el manejo

del cliente.

• Día de la semana para pago: Esta opción es opcional por el manejo del cliente.

• Sesión Única de Registro: Al seleccionar este check box el sistema bloquea que se puedan abrir dos sesiones de proveedores utilizando la misma clave de usuario.

• Grabar: Una vez definido los campos se presiona el icono que se

encuentra en la barra de herramientas “disco”, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y /o con las teclas rápidas Ctrl.+G



Proveedores

El sistema permite crear una lista con la información general de todos los proveedores de la empresa. Para ello se despliega la siguiente ventana

El procedimiento para dar de alta un proveedor es el siguiente: Datos Generales: Es una pestaña donde aparecen varios campos a llenar.

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción sería desde el menú Edición



• Proveedor, se refiere al número que se asignará al proveedor; se sugiere hacer una agrupación por rangos, por ejemplo proveedores de materiales, proveedores de mano de obra, proveedores de servicios.

• Nombre se debe ingresar el nombre del proveedor de acuerdo a su

Cédula Fiscal.

• Dirección: En este campo se ingresa la dirección fiscal del proveedor.

• Nombre Corto: En este campo se especifica un nombre corto (máximo veinte caracteres) para identificar al proveedor.

• Ciudad Menú descendente y se refiere a la ciudad a la que pertenece el

proveedor y que debe estar ya registrada en la base de datos.

• Tipo de Proveedor: Permite catalogar a los proveedores para para filtrarlos en futuros reportes.

• Nac. O Ext.: Nacionalidad del Proveedor

• Código Postal: En este campo se introduce el código postal del

proveedor.

• RFC: En este campo se introduce el registro federal de contribuyentes del proveedor. Este último dato es importante ya que el sistema lo utiliza para evitar el registro de un proveedor por más de una vez.

• Estatus General: En este campo se hace referencia al status en el cual

se encuentra el Proveedor

I. Vigente: Proveedor con el cual se esta trabajando actualmente (ACTIVO).

II. Cancelado: Proveedor con el que no se esta trabajando más y al

seleccionarlo no te permitirá realizar la compra.

III. Habilitado Con Password: Proveedor especial, que se encuentra restringido a los usuarios de compras



Otros Datos En esta pestaña se despliega una serie de campos para ingresar datos complementarios del proveedor.

• Responsable En este campo se registra el nombre de la persona con el

que se contactará en esa compañía.

• Teléfono 1, Teléfono 2 y Fax: En estos campos se registran los números correspondientes.

• E-mail@: En este campo se registra la dirección de correo electrónico del

proveedor.

• Cuenta Bancaria: En este campo se registra el # de cuenta de proveedor. Campo Informativo.

• Límite de Crédito : Ene este campo se refiere al monto total acumulado

de compras que proporciona el proveedor, siempre que no existan restricciones se recomienda sea una cantidad muy grande (máximo 17 dígitos). Se recomienda utilizar una cantidad grande, mientras se captura el presupuesto real (por ejemplo: 1´000,000.00).

• Tipo de Movimiento Base se refiere a la operación más común que se

tiene con ese proveedor en particular.


mailto:E-mail@:


• Descuento En este campo se indica el porcentaje de descuento que

otorga el proveedor por cada compra, mismo que no afecta en operaciones del sistema, es simplemente información que se utiliza en el cuadro comparativo de proveedores.

• Condiciones de Pago : Este ampo se refiere a los días de plazo para

pagar.

• Moneda: En este campo se define que moneda maneja el proveedor.

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G

Retenciones: En esta opción se registran las retenciones que por default se le generarán al proveedor en cada orden de compra que se le registre. La retención puede ser eliminada en la orden de compra solo si la columna Opcional así lo indica. Si NO es opcional, no podrá ser eliminada.



• Orden: Indica el orden en que se registro la Retención • Concepto: Descripción que se le dará a la Retención.

• Porc Ret: Porcentaje de la Retención.

• Opcional: Indica si es opcional o no la Retención.

Se repite el procedimiento para agregar más proveedores.



A,B,C a Tablas del Sistema Tipos de Movimientos

Los tipos de movimientos son una forma de clasificar la naturaleza de una compra, en el sistema ya están definidos cuatro rangos:

1 –25 Cargos (Facturas) 26 – 50 Cargo Rojo (Notas de Crédito) 51 – 75 Abonos (Pagos) 76 - 99 Abonos Rojos (Cancelación de pagos, rebote de

cheques)

Es importante señalar que los tipos de movimientos deben reflejar las operaciones de recepción de documentos de proveedores más repetitivas o de mayor volumen de transacciones. Gracias a los tipos de movimiento, el sistema automatiza la elaboración de pólizas de contabilidad derivadas de la recepción de documentos en el módulo de proveedores. NOTA En la configuración de los tipos de movimientos debe ser capacitado el personal de contabilidad. El personal de compras y cuentas por pagar es opcional.

Al seleccionar la opción Tipos de Movimientos del menú Maestros se despliega la ventana siguiente:



A continuación se describe el procedimiento para registrar tipos de

movimientos:

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción sería desde el menú Edición

• Tipo de Movimiento: En este campo se introduce el número

correspondiente al movimiento de acuerdo a los rangos descritos.

• Naturaleza El sistema automáticamente proporciona el campo. Se tienen definidos como estándar los tipos de movimiento 24 para Saldos Iniciales y el 51 para Pago de Factura.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre o una descripción corta

con la cual se identificará al movimiento en cuestión.

• Referencia: En este campo se permite definir si el tipo de movimiento validará o no contra una orden de compra.

• I.V.A. da la posibilidad de elegir que el sistema solicite cantidades

monetarias con el IVA desglosado, para ello se selecciona la opción Sí, por el contrario, si se desean manejar montos totales se selecciona la opción No.

• Afecta Compra En esta opción se determina si el tipo de movimiento

será considerado o no, para la declaración anual de los 50 principales proveedores que se presenta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

• Factura En este campo se indica si el movimiento referido implica un

control por medio de factura o no.

• Valida el monto recibido de la O.C al: Existen 3 opciones:

I. Recibir Contra-recibido II. Autorizar la Factura

III. Generar el pago


Se repite el proceso las veces que sea necesario.



ABC a Tipos de Proveedores En esta opción se definen las clasificaciones de los proveedores, según sea su

actividad preponderante. De tal forma que le permita identificar fácilmente las transacciones realizadas con ellos, además de que existen consultas y reportes que se pueden emitir desde el sistema de este tipo.



El procedimiento para registrar tipos de movimientos es el siguiente:

• Agregar : Se agrega un renglón al darle clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas, esto también se puede hacer desde el menú Edición y / o con las teclas rápidas Ctrl.+A.

• Tipo de Proveedor: En este campo se introduce el número

correspondiente de acuerdo a la clasificación que se determine. Se pueden tener de 1 hasta 999 tipos.

• Descripción: En este campo se registra el nombre o titulo asignado a

la clasificación previamente definida. Tiene un máximo de 40 caracteres.

• Cuenta Contable: En este campo se introduce el número de cuenta

contable de mayor. Esta es numérica y de cuatro posiciones. • Sub Cuenta: En este campo se teclea el número que corresponde a la

SubCuenta de la cuenta de mayor que se dio de alta. Este puede ser hasta de cuatro dígitos.

• Descripción Cuenta: En este campo se teclea el nombre de la

Cuenta.

• Grabar: Una vez definidos los campos se le da clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “disco”.



Modificación de Plazos Con esta opción el sistema permite definir los plazos que serán utilizados en las

consultas y reportes de antigüedad de saldos de los proveedores. La ventan que se despliega es similar a la siguiente:

El procedimiento para definir los plazos es el siguiente:

• Plazo: Se muestran seis campos, en los cuales se debe introducir el

número de días correspondiente a cada plazo que quiera manejarse en las consultas y reportes antes mencionados.

• Cancelar: En caso de que exista un error se le da clic al icono que se

encuentra en la barra de herramientas “ X”

• Grabar: Al terminar se presiona el botón que se encuentra en la barra de herramientas “disco” o por medio del menú Edición y / o las teclas rápidas Ctrl.+G



Ciudades

Mediante esta ventana el sistema permite registrar las ciudades donde están

localizados los proveedores con los que la empresa hace operaciones, para esto se debe tener ya registrado el estado que corresponde a la ciudad que se van agregar. La ventana que se despliega es la siguiente

El procedimiento para dar de alta ciudades es el siguiente:

• Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de

herramientas, o por medio del menú adicional Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Ctrl+A

• Ciudad: En este campo hay que escribir el nombre de la ciudad deseada

(25 caracteres como máximo).

• Estado: Menú descendente donde se selecciona el estado al cual pertenece la ciudad a registrar.

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en

forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G



• Modificar/Borrar: Si después de grabar un ciudad se quiere modificarlo,

solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Ctrl+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.

• Borrar: Si la ciudad seleccionada no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. estado), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Ctrl+B y/o dando un clic sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

La nueva ciudad ha quedado registrada, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantas ciudades como sean necesarias.



Estados

El sistema da la posibilidad de anexar todos los estados donde se localizan los

proveedores con los cuales la empresa tiene operaciones, para poder hacer esto, es necesario haber registrado en la opción anterior el país al cual pertenece el estado deseado.

El procedimiento para registrar nuevos estados es de manera similar al caso anterior:

• Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú adicional Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Ctrl+A

• Estado: En este campo se teclea el nombre del estado deseado (5

caracteres como máximo).

• País: Menú descendente se selecciona el país al cual pertenece el estado a registrar.





• Modificar/Borrar: Si después de grabar un estado se quiere modificarlo,


• Borrar: Si el estado seleccionado no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. ciudad), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Ctrl+B y/o dando un clic sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo estado ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se

pueden registrar tantos estados como sean necesarios.



Países Al seleccionar la opción Países, el sistema da la posibilidad de registrar los

países donde se localizan los proveedores con los cuales tendrá operaciones la empresa, la ventana desplegada en este caso se presenta a continuación:

El procedimiento para dar de alta un nuevo país es el siguiente:

• Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de

herramientas, o por medio del menú Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Ctrl+A

• País: En este parámetro se debe escribir el nombre del país deseado (15

caracteres como máximo).


• Modificar/Borrar: Si después de grabar un país se quiere modificarlo,




• Borrar: Si el país seleccionado no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. estado o ciudad), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Ctrl+B y/o dando un clic sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo país ha quedado grabado .y siguiendo el mismo procedimiento se

pueden registrar tantos países como sean necesarios



Monedas Antes de registrar a los proveedores de la empresa, es necesario elaborar la

lista de monedas con las cuales se efectuarán operaciones. Se despliega la ventana siguiente:

El proceso para el registro de monedas es el siguiente:

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra

en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas Ctrl+A y otra opción sería desde el menú Edición.

• Moneda Este campo es el número (máximo cuatro dígitos) que

identificará a la moneda.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre de la moneda.



• Tipo de Cambio: En este campo se introduce la equivalencia en moneda

nacional de alguna moneda extranjera. Se debe tener especial cuidado en actualizar el tipo de cambio, además se recomienda definir al tipo de cambio en moneda nacional como la unidad (1.00) para facilitar la conversión de otras monedas.

• Id Moneda:



Se repite el proceso para dar de alta las monedas que sean necesarias.



Relación TM- Póliza

Esta opción permite definir, mediante un asiento contable, la relación entre los

tipos de movimiento especificados para los proveedores y las cuentas contables definidas en el módulo de Contabilidad. la ventana que se despliega es similar a la siguiente:

El procedimiento para definir el asiento contable que establecerá la relación

entre los tipos de movimiento y pólizas es el siguiente:

• Tipo de Movimiento: Con el puntero del ratón se selecciona el tipo de movimiento para el cual se definirá la póliza.

• Agregar: Dando un clic sobre el primer icono de la izquierda,

automáticamente se despliega el número de línea en la que aparecerá la cuenta contable dentro de la póliza. La línea uno siempre debe ser para la cuenta de interfase (proveedores) con el módulo de contabilidad y las subsecuentes para asientos parciales.

• Cta: En esta columna se debe seleccionar el número de la cuenta definido

en el catálogo de cuentas contables del módulo de contabilidad. En este menú se tienen dos opciones, definir el número de la cuenta o permitir que el sistema pregunte al usuario el número de la cuenta al momento de generar la póliza, para esto último se debe seleccionar el signo de interrogación, misma función que tendrá en cada uno de los registros en los cuales aparezca dentro de esta ventana.



• Scta y Sccta: En estas columnas se seleccionan los números correspondientes a cada nivel dentro de la cuenta. Se tiene la opción de seleccionar el número definido en el catálogo de cuentas, el número del proveedor o bien el tipo de moneda.



• Descripción: Menú desplegable donde se selecciona el concepto

mediante el cual se quiere identificar a esa línea de la póliza.:

I. Leyenda,: El sistema permitirá escribir una leyenda específica para esa línea al momento de realizar la póliza.

II. Concepto: El sistema insertará como descripción el concepto

definido en el contra recibo.

III. Proveedor: El sistema tomará como descripción el nombre del proveedor.

• C.C.: Menú desplegable donde se selecciona, si se desea o no, que la

cuenta afecte contablemente al centro de costo respectivo.

• Base: Menú desplegable donde se debe seleccionar el monto que el sistema utilizara para generar la póliza:

I. I.V.A.: Para obtener el porcentaje de IVA desglosado.

II. Total Para manejar montos totales.

• Naturaleza: Menú desplegable donde se selecciona el tipo de movimiento

correspondiente a la cuenta.

• Retencion: Agregar comodín Retención en columna Configura. Cuando se especifique este comodín se habilitará la columna Retención donde se capturará el concepto de Retención que aplica para este TM. Este comodín indicará que el monto deberá ser tomado de los acumulados de retenciones de la Orden de compra (Facturado o Retenido). La cuenta contable será tomada del catálogo de retenciones según clave de Retención

• Cargo y Abono: En estos campos se introduce el porcentaje del monto

base correspondiente a la cuenta.

• St: Debe activarse el campo SOLO Y EXCLUSIVAMENTE para la primer línea en las cuentas definidas como de interfase en el módulo de contabilidad.

• T. Cambio :Se refiere solo a proveedores en dólares y se define si el tipo

de cambio lo tomará al momento de registrar la FACTURA en el Contrarecibo al tipo de cambio del día o bien del tipo de cambio previamente registrado en la ORDEN DE COMPRA.



• Grabar: Se graba la información con el segundo icono de la izquierda en forma de disquete y de ser necesaria otra línea se repite el proceso.


EnKOnTROL MODULO DE PROVEEDORES PROCESOS DIARIOS

MENU DE PROCESOS DIARIOS

En este menú es donde se lleva a cabo la elaboración y el control de las operaciones que la empresa realiza con sus proveedores, desde la recepción de la factura hasta la generación de cheques automáticos para el módulo de bancos.




A,B,C a Contra recibos

Al seleccionar la opción el sistema permite generar e imprimir el contra recibo que será entregado al proveedor al recibir una factura. La ventana desplegada para la generación de contra recibos es similar a la siguiente:

El proceso para generar contra recibos es el siguiente:

• Folio: El sistema proporciona el número correspondiente al contra recibo, no es modificable.

• Proveedor: En este campo se anota el número del proveedor al que se le

realizará la recepción de documento(s)y se le entregará el contra recibo correspondiente. La búsqueda es sencilla , dando clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Edición y /o con la tecla rápida F1.

• Agregar Renglón: Del menú Edición se selecciona la opción y /o del

icono que se encuentra en la barra de herramientas, el sistema despliega automáticamente otra ventana de captura para registrar los campos solicitados. Ver figura siguiente:



• Factura: En este campo se anota el número del documento que se está

recibiendo. la fecha de recepción de la factura y emisión del contra recibo.

• Fecha: Este campo se refiere a la fecha de recepción o bien la fecha del documento. Es muy importante esta fecha, dado que en ese día, mes y año se registrará automáticamente la póliza al Sistema de Contabilidad.

• Fecha de Vencimiento: El sistema en automático calcula esta fecha

según los días de crédito que se le hayan establecido en el ABC de Proveedores.

• Tipo de Movimiento: En este campo se indica el tipo de movimiento que

corresponde a la operación realizada con el proveedor. La búsqueda del TM se puede hacer con la ayuda del 1er icono que se encuentra del lado izquierdo.

• Concepto: En este campo se anota el concepto o descripción por la que

se emite el contra recibo.

• Centro de Costo: En este campo se introduce el número del centro de costo al cual pertenece la factura, este se puede copiar de la Orden de Compra que deberá acompañar el proveedor con su factura.



• Referencia: En este campo se anota el número de la orden de compra a

la que hace referencia la factura.

• Orden de Compra: En esta sección se presenta la información de la Orden de Compra tales como: monto total, importe recibido, facturado, saldo y tipo de cambio según se haya capturado en la misma. Esta información se despliega una vez que se capturó el número de referencia del campo anterior.

• Monto: En este campo se anota el monto total registrado en la factura

que se esta recibiendo y para la cual se generará el contra recibo.

• Tipo de Cambio: Solo se podrá editar siempre y cuando el proveedor este dentro del rango de proveedores de moneda extranjera. Este tipo de cambio es diferente al de la orden de compra dado que el registro de un Contrarecibo y una Orden de Compra son en diferentes momentos o instancias.

• Grabar: Una vez definidos estos campos se da clic al icono en forma de

disco, una vez que se ejecuta esta instrucción el sistema le asigna un número de póliza. Al presionar el icono de Salir aparecerá una ventana auxiliar para imprimir el Contrarecibo, se da la confirmación o cancelación del mismo.

Se repite el proceso las veces que sea necesario.



Carga de Movimientos

Mediante esta opción el usuario podrá consultar las facturas registradas para un proveedor determinado y de ser necesario generar nuevas facturas. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

El proceso para consultar facturas ya registradas es el siguiente:

• Proveedor: En este campo se introduce el número correspondiente del proveedor del que se desea consultar las facturas. La búsqueda del proveedor es sencilla, se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también por medio del menú Edición y / o la tecla rápida F1.

• Sólo Facturas con Saldo: En este parámetro se selecciona si se desea o

no consultar sólo las facturas que tienen saldos pendientes.

• Procesar: Se da clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”y el sistema despliega en la parte de la izquierda la relación de todas las facturas registradas para el proveedor, presentando el número de la factura, su fecha, el tipo de movimiento correspondiente con el proveedor y el saldo total de la factura. Del lado derecho se despliega información adicional para cada factura, misma que puede verse al seleccionar con el puntero del mouse la factura deseada. Entre la nueva información se encuentra el centro de costo al que pertenece la factura y la orden de compra a la que hace referencia.



Si se desea generar una nueva factura se hace lo siguiente: • Agrega Renglón: Con el icono que se encuentra en la barra de

herramientas y / o por medio del menú Edición. El sistema despliega una ventana para realizar la captura de la nueva información. Dicha ventana se presenta a continuación:

• Factura: En este campo se introduce el número correspondiente al

documento que se está recibiendo.

Los campos subsecuentes, se procede de la misma forma que en el ABC de Contrarecibos (página 41).



Autorización de Facturas

Mediante esta opción el sistema permite autorizar o bloquear facturas pendientes por pagar. La ventana que se despliega para dicho proceso es la siguiente:

El proceso para autorizar o bloquear facturas es el siguiente:

• Proveedor: En este campo se anota el número del proveedor al que pertenece la factura a autorizar. La autorización de facturas puede ser de un proveedor específico o bien estableciendo rangos. La búsqueda del proveedor es sencilla, se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también por medio del menú Edición y / o la tecla rápida F1.

• Centro de Costo: En este campo se anota el número del centro de costo

al que pertenece la factura a autorizar. Si se desea realizar el proceso para todos los centros de costo se deja el rango por default que presenta la ventana la primera vez que se abre. La búsqueda del CC es sencilla, se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también por medio del menú Edición y / o la tecla rápida F1.



• Tipo de Proceso: En este parámetro se tienen 3 estatus principales:

I. Autorizar: Esta opción sirve para listar las facturas que se

autorizarán para posteriormente proceder a la programación del pago.

Nota Importante: Aquí solamente se le determina a la factura si el pago será con cheque (forma continua) o cheque electrónico (pago electrónico)

II. Bloquear: Esta opción sirve para detener las facturas que por alguna razón o motivo no se pagarán, hasta que no sea retirado o cambiado este estatus la(s) factura(s) no podrán ser autorizadas.

III. Todas: Con esta opción el sistema muestra todas las facturas

registradas independientemente si están autorizadas o bloqueadas.

• Fecha Corte: En este campo se anota el periodo en el cual el sistema

buscará la información que se le esta solicitando. Esta fecha está en función de los periodos o plazos de vencimiento.

• Procesar: Una vez que se terminan de capturar los datos antes

mencionados, se presiona el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” y la información que presenta el sistema es: Número y Nombre del Proveedor, Factura, Fecha de Vencimiento, Tipo de Movimiento, Centro de Costo, Orden de Compra, Concepto, Saldo (en moneda nacional o extranjera, según haya sido el movimiento original). En la parte inferior izquierda aparece con color azul la información de la Orden de Compra, nombre del centro de costo, importe o cantidad solicitada (orden de compra), importe Facturado, Recibido y Pagado.

• Autorizado: En esta columna se selecciona el tipo de pago que se le

asignará a la factura.

• “B”: Este botón sirve para bloquear la factura. Si posteriormente se requiere quitar este estatus solo se tiene que presionar este botón y la factura quedará desbloqueada.

• Grabar: Una vez que se haya realizado los pasos antes mencionados, se

procede a dar clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “disco” para confirmar la autorización y/o bloqueo de facturas.



Programación de Pagos

Mediante esta opción el sistema permite con este proceso elaborar los cheques o pagos automáticamente. La ventana que se despliega para realizar dicho proceso es la siguiente:

El proceso para la programación del pago es similar al anterior, el procedimiento

es el siguiente:

• Proveedor: En este campo se anota el número del proveedor al que pertenece la factura a autorizar. La programación de pagos puede ser de un proveedor específico o bien estableciendo rangos. La búsqueda del proveedor es sencilla, se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también por medio del menú Edición y / o la tecla rápida F1.

• Centro de Costo: En este campo se anota el número del centro de costo

al que pertenece la factura a autorizar. Si se desea realizar el proceso para todos los centros de costo se deja el rango por default que presenta la ventana la primera vez que se abre. La búsqueda del CC es sencilla, se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, también por medio del menú Edición y / o la tecla rápida F1.




buscará la información que se le esta solicitando. Esta fecha está en función de los periodos o plazos de vencimiento. Nota Importante: Si la fecha de vencimiento no es la correcta la información no aparecerá.

• Fecha Pago: En este campo se anota la fecha exacta que llevará el

cheque o bien la transferencia electrónica.

• Procesar: Una vez que se terminan de capturar los datos antes mencionados, se presiona el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” y la información que presenta el sistema es: Número y Nombre del Proveedor, Factura, Fecha de Vencimiento, Tipo de Movimiento, Centro de Costo, Orden de Compra, Concepto, Saldo (en moneda nacional o extranjera, según haya sido el movimiento original) y el Monto por el cual se realizará el pago, este último puede ser el 100% de la factura o bien pagos a cuenta. En la parte inferior izquierda aparece con color azul el tipo de movimiento bancario, movimiento pago factura, información de la Orden de Compra, nombre del centro de costo, importe o cantidad facturada, solicitada, pagada y recibida. Y por último el Monto Máximo de pago, el cual por default es el 100% de la factura, sin embargo este importe se puede modificar siempre y cuando sea menor o igual al saldo de la factura.

• TM B y TM P: Estas columnas ya aparecen por default sus asignaciones,

dado que vienen relacionadas desde el ABC Tipos de Movimientos.

• Grabar: Una vez que se hayan realizado los pasos antes mencionados se procede a dar clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “disco”, para confirmar la programación del pago.



Generación Automática de Cheques

Mediante este proceso permite confirmar el monto a pagar (definido en la programación de pagos) o bien redefinir el importe a pagar, dependiendo de los recursos financieros con los que cuente en ese momento la Empresa. Una vez realizado lo anterior genera automáticamente los cheques correspondientes. Cabe señalar que previo a esta generación debe haberse efectuado el proceso de programación. Nota Importante: Esta opción no estará habilitada para todos, solo y exclusivamente el personal autorizado. Generalmente se utiliza cuando en la empresa hay una persona asignada para la elaboración de cheques automáticos. De no ser ésta la política, este proceso se realiza en el Sistema de Bancos. La ventana que presenta esta opción es la siguiente:

El proceso para realizar la generación de cheques es el siguiente:

• Proveedor: En este parámetro introducimos la clave o número del proveedor inicial. A la derecha del campo existe un cuadro en blanco etiquetado como al que es el rango final de proveedores. La búsqueda es sencilla se puede realizar por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.. La generación de



cheques para pago de facturas puede ser de un proveedor específico o bien estableciendo rangos.

• Centro Costo: En este parámetro capturamos el número del centro de

costo inicial del que deseamos generar los cheques. A la derecha del campo aparece un cuadro en blanco con la etiqueta al que es el rango final de centro de costo. La búsqueda es sencilla se puede realizar por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares”, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1. Si se desea realizar el proceso para todos los centros de costo se deja el rango por default que presenta la ventana la primera vez que se abre.



• Fecha de Pago: En este campo se anota la fecha exacta que llevará el

cheque o bien la transferencia electrónica.

• Facturas: En este parámetro existen 2 opciones:

I. Programadas: Son las que fueron aceptadas y marcadas en la ventana de programación de pagos W_EK209 en proveedores.

II. Todas: Son las que fueron marcadas en la ventana Autorización

de facturas W_SCP220 en proveedores, pero no han sido programadas pero que se pueden pagar

Nota Importante: Siempre el check box titulado “Programadas” deberá estar asignado (.) y no se deberá de cambiar a “Todas”.

• Procesar: Una vez que se terminan de capturar los datos antes mencionados, se presiona el icono que se encuentra en l abarra de herramientas “palomita” y la información que presenta el sistema es: Número y Nombre del Proveedor, Factura, Fecha de Vencimiento, Tipo de Movimiento, Centro de Costo, Orden de Compra, Concepto, Saldo (en moneda nacional o extranjera, según haya sido el movimiento original) y el Monto por el cual se realizará el cheque, este último puede ser el 100% de la factura o bien pagos a cuenta. En la parte inferior izquierda aparece con color azul el tipo de movimiento bancario, movimiento pago factura, información de la Orden de Compra, nombre del centro de costo, importe o cantidad facturada, solicitada, pagada y recibida. Y por último el Monto Máximo de pago, el cual por default es el 100% de la factura, sin embargo este importe se puede modificar siempre y cuando sea menor o igual al saldo de la factura.



• Monto: En esta columna se nos muestra por default el importe total

pendiente de pago de la factura, para indicarnos si deseamos pagarlo en su totalidad. Si así es, aceptamos el importe mostrado, en caso contrario, introducimos el importe que vamos a pagar de esa factura.

• Tm Banco: En esta columna se desplegara el Tipo de Movimiento que

identificará la salida de dinero (egreso) y que este fue definido en los tipos de movimientos de proveedores o le capturamos el que deseamos para el pago de esa factura.

• Tm Prov: En esta columna se desplegara el TM que indique PAGO

(generalmente el número 51) para indicar que la afectación en el Sistema de Proveedores será un pago de facturas.

• Grabar: Al darle clic en el icono que se encuentra en la barra de

herramientas “ disco” se desplegará una pantalla que pregunta si sesea generar los cheques ahora?, si la respuesta es “NO” termina la ventana, si la respuesta es “SI” Inmediatamente aparece la siguiente ventana:

En la cual seleccionaremos primeramente: • Cuenta Bancaria: Menú desplegable donde seleccionamos la Cuenta.

• Banco: Automáticamente aparece la descripción del Banco al que esta

relacionada dicha cuenta.



• Proveedor, Centro de costo, (Inicial y Final) Fecha Corte, Fecha

Pago: Estos parámetros nos muestran los rangos seleccionados para generar los cheques. Podemos modificarlos para filtrar aún mas la generación de cheques.

• Tipo de Cambio: Este se utiliza para afectar cuentas bancarias en otras

monedas. Debemos capturar el valor del tipo de cambio que afectará estas transacciones. Este se puede modificar en el cuadro que se encuentra del lado derecho de la ventana

Existe un cuadro con 5 iconos que nos ayudan en lo siguiente:

• Preliminar: Si deseamos ver como se generan los cheques o con que números de cheques, esto para revisar los cheques antes de generarlos definitivamente.

• Procesar que pertenece a esta ventana para proceder a generar los

cheques. Se indicarán los beneficiarios, números de cheque e importes con que se generaron, así como el importe total de este proceso.

• Buscar: Esta opción la puedes usar en los campos de Proveedor, CC para

realizar la búsqueda de estos datos.

• Monedas: Al darle clic a este icono aparece una ventana donde defines el tipo de cambio cuando utilizas proveedores y cuentas en moneda extranjera.

• Salir: Cuando terminamos de generar el cheque debemos presionar este

botón para regresar a la ventana de Generación de Cheques.

Es importante tomar en cuenta la información que aparece en la parte inferior de las ventana ya que de cada factura seleccionada muestra: TM Bancos, TM proveedor, lo Facturado que es la suma de las facturas recibidas de esa orden de compra, Solicitado en la orden de compra, Pagado de la orden de compra, Recibido en almacén de la orden de compra, Máximo a Pagar según lo recibido.


EnKOnTROL MODULO DE PROVEEDORES CONSULTAS

MENU DE CONSULTAS

Este menú despliega una serie de opciones mediante las cuales el usuario está en posibilidad de realizar consultas y análisis sobre algún rubro de interés específico, que le permitan realizar decisiones de seguimiento y actualización de sus planes presupuestados y programación de pagos; cabe señalar que todas las consultas se podrán realizar sólo en pantalla, ya que el sistema no permite la impresión de las mismas. Al seleccionar este menú se despliegan las opciones siguientes:

Al entrar en alguna de las opciones del menú se habilitara un menú adicional llamado Reporte las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación



Por Vencimientos

Mediante esta opción el usuario podrá consultar información referente a todas las facturas que tienen un saldo por vencer en un periodo de tiempo determinado, teniendo la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para realizar la consulta de vencimientos de facturas es el

siguiente:

• Proveedor Inicial y Final: En este parámetro se define el rango dentro del cual se encuentran los proveedores a quienes corresponden las facturas a consultar, se introduce el número del proveedor. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1.

• Factura Inicial y Final: En este parámetro se define el rango dentro del

cual se encuentran las facturas a consultar, se introduce el número de la factura. La búsqueda de la factura es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1.

• Saldo Moneda Nacional: Al seleccionar este check box el sistema

convierte los montos de moneda extranjeras en Moneda Nacional.

• Sin Saldo a Cero: Al seleccionar esta opción el sistema muestra solo las facturas con saldo mayores de 0.



• Fecha de Vencimiento Inicial y Final: En este parámetro se introduce

el periodo dentro del cual se encuentran las fechas de vencimiento de las facturas a consultar.

• Estatus: En este parámetro se selecciona el tipo de facturas a consultar,

capturadas, autorizadas o bloqueadas, si se desea que el sistema despliegue todas las facturas se seleccionan las tres opciones.

• Procesar Impresión del menú Reporte, el sistema despliega en la parte

inferior todas las facturas encontradas dentro de los parámetros definidos. El sistema presenta información referente a la fecha de vencimiento de la factura, proveedor al que corresponde la factura, número de la factura, cargo, saldo y estatus actual.

Para realizar otra consulta bajo diferentes parámetros se repite el proceso.



Por Tipo de Movimiento Mediante esta opción el usuario podrá consultar información referente a todas las facturas registradas dentro del tipo de movimiento correspondiente a los proveedores y mediante el cual se salda la factura, el usuario tiene la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. La ventana que se despliega es una similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para realizar la consulta del tipo de movimiento de las facturas es

el siguiente:

• Proveedor Inicial y Final: En este parámetro se define el rango dentro del cual se encuentran los proveedores a quienes corresponden las facturas a consultar, se introduce el número del proveedor. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1.

• Tipo de Movimiento: Menú desplegable donde se selecciona el tipo de

movimiento correspondiente a proveedores.

• Fecha Inicial y Final: En este parámetro se introduce el periodo dentro del cual se encuentran las fechas de las facturas a consultar.

• Factura Inicial y Final: En este parámetro se define el rango dentro del

cual se encuentran las facturas a consultar, se introduce el número de la factura.



• Saldo en Moneda Nacional: Al seleccionar este check box el sistema

convierte los montos de moneda extranjeras en Moneda Nacional

• Procesar Impresión: una vez definidos los campos anteriores se da clic al icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte, y el sistema despliega en la parte inferior todas las facturas encontradas dentro del tipo de movimiento definido. El sistema presenta información referente a la fecha de la factura, proveedor al que corresponde la factura, número de la factura, concepto y el monto correspondiente a la factura.




Antigüedad de Saldos

Esta opción nos facilita el análisis de aquellos pagos por vencer y con diferentes días de vencimiento (configurados en la opción de Modificación de Plazos). Con esto podremos administrar nuestro flujo de efectivo más eficientemente. La ventana para esta consulta es la siguiente:

El procedimiento es el siguiente:

• Proveedores Inicial-Final: En este parámetro se selecciona un rango de claves de proveedores para analizar sus vencimientos. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1.

• Centro de Costo Inicial-Final: En este parámetro se selecciona un

rango de centros de costo. Cabe mencionar que la consulta de saldos vencidos solo puede ser por proveedores o centros de costo, el nombre de este último es la descripción corta que se captura en el ABC de Centro de Costos del Sistema de Contabilidad.

• Fecha de Corte: En este parámetro se pone la fecha hasta la cual

(inclusive) nos mostrará los vencimientos de las facturas.

• Saldo a M.N. Check box que sí está activado presentará información en pesos, si no se activa los saldos se podrán consultar en la moneda original.

• Procesar: Una vez definido los campos anteriores se presiona el botón

que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”, esto también se puede hacer por medio del menú Reporte con el fin de generar la información en pantalla.



El botón de color gris que se encuentra en cada renglón, al dar doble click le

presenta la información de Saldos por proveedor y Centro de Costo de manera instantánea para tener un mejor detalle de la información mostrada para ese proveedor específico o proveedores en general. La ventana es similar a la siguiente:



Saldos Mayores

Mediante esta opción, el usuario podrá consultar información referente a todos los pagos pendientes de la empresa con cada uno de sus proveedores, así como obtener el saldo total acumulado en un periodo de tiempo determinado. Al seleccionar la opción se despliega una ventana como la que se presenta a continuación:

El procedimiento para realizar la consulta de saldos de proveedores es el siguiente:

• Proveedor Inicial-Final: En este parámetro se define el rango dentro

del cual se encuentran los proveedores para los que se desea hacer la consulta, se introduce el número del proveedor. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1.

• Fecha de Corte: En este campo se introduce la fecha que el sistema

tomará como referencia para desplegar la información encontrada antes de esa fecha.

• Saldo a Moneda Nacional: Check box que si está activado presentará

información en pesos, si no se activa los saldos se podrán consultar en la moneda original.



• Procesar Impresión Una vez definido los campos anteriores se presiona

el botón que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”, esto también se puede hacer por medio del menú Reporte y el sistema despliega en la parte inferior cada uno de los proveedores encontrados dentro del rango definido. Para cada proveedor se presenta el saldo y el porcentaje que le corresponde del saldo total acumulado, mismo que se presenta en el campo Totales.




50 Proveedores Principales

Mediante esta opción el usuario podrá consultar sus 50 proveedores principales, es una herramienta para elaborar sus declaraciones anuales. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para realizar la consulta de vencimientos de facturas es el

siguiente:

• Proveedor Inicial-Final: En este parámetro se define el rango dentro del cual se encuentran los proveedores sobre los que se desea realizar la consulta. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1.

• Período Inicial y Final: En este parámetro se introducen las fechas

inicial y final del periodo a consultar. • Procesar Impresión: Una vez definidos los campos anteriores se le da

clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte, el sistema despliega en la parte inferior todos los proveedores encontrados dentro del rango definido. Se presenta el nombre del proveedor, su RFC correspondiente, su saldo y porcentaje correspondiente del saldo total acumulado, mismo que se presenta en el campo Total. Los proveedores son ordenados de mayor a menor saldo.




Relación de Movimientos de Proveedores/SCO

Mediante esta opción el usuario podrá consultar la relación de cada proveedor con el módulo de contabilidad, en base a la captura de movimientos realizada. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para consultar la relación contable de proveedores es el siguiente:

• Proveedor Inicial-Final: En este parámetro se define el rango dentro del cual se encuentran los proveedores sobre los que se desea realizar la consulta. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Fecha Inicial-Final: En este parámetro se introducen las fechas inicial y

final del periodo a consultar.

• Nivel: En este parámetro se selecciona el nivel de la cuenta que será presentada la información.

• Moneda Nacional Check box que si está activado presentará información

en pesos, si no se activa los saldos se podrán consultar en la moneda original.



• Procesar Impresión: Una vez definido los campos antes mencionados se

da clic al icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte, el sistema despliega en la parte inferior todos los proveedores encontrados dentro del rango definido. Para cada uno de ellos se presentan dos columnas generales, una denominada Cuentas por Pagar y otra Contabilidad, dentro de estas columnas se presentan los movimientos realizados con el proveedor y las pólizas generadas automáticamente en el módulo de contabilidad por dichos movimientos.

Para realizar otra consulta para otro rango de proveedores o fechas se repite

el proceso.



Saldos por Proveedor / C.C.

Mediante esta opción, el usuario podrá consultar información referente a todos los pagos pendientes de la empresa con cada uno de sus proveedores o en cada uno de sus centros de costo, para un periodo de tiempo determinado. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para consultar saldos por proveedor o centros de costo es el

siguiente:

En la parte superior izquierda se selecciona si la consulta será por Proveedor o Por Centro de Costo.

• Proveedor Inicial - Final: En este parámetro se define en los campos el

rango dentro del cual se encuentran los proveedores sobre los que se desea realizar la consulta. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Centro de Costo Inicial-Final: En este parámetro se define en el rango

dentro del cual se encuentran los centros de costo sobre los que se desea realizar la consulta. La búsqueda del centro de costo es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1


tomará como referencia para desplegar la información encontrada antes de esa fecha.



• Saldo a M.N.: Si este check box está activado presentará información en

pesos, si no se activa los saldos se podrán consultar en la moneda original.

• Procesar Impresión: Una vez definidos los campos anteriores se da clic

al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o se puede hacer por medio del menú Reporte, el sistema despliega en la parte inferior todos los proveedores o centros de costo encontrados dentro del rango definido. Para cada uno de ellos se presenta el Saldo Vencido, el Saldo Por Vencer y el Total.

• Botón Gris: Al darle clic al botón que se presenta en cada renglón, le

permitirán consultas en cascada, la primera será la Consulta de Antigüedad de Saldos, y el último doble click le presentará el Estado de Cuenta del Proveedor.

Para realizar otra consulta para otro rango de proveedores o centros de costo

se repite el proceso.



Estado de Cuenta de Proveedor

Mediante esta opción, el usuario podrá consultar el estado de cuenta de cada uno de sus proveedores. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para consultar el estado de cuenta de proveedores es el siguiente:

• Proveedor: En este campo se introduce el número del proveedor para el cual se desea obtener información. Aquí no hay rangos, la consulta es específica. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1


tomará como referencia para desplegar la información encontrada hasta esa fecha.

• Saldo a Moneda Nacional: Check box que si está activado presentará




• Procesar Impresión: Una vez definido los campos anteriores se da clic

al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte, y el sistema despliega en la parte inferior el estado de cuenta del proveedor. Para cada una de las facturas generadas se despliega el número y fecha de la factura, tipo de movimiento correspondiente, fecha de vencimiento de la factura, la orden de compra a la que se hace referencia y su descripción, y el saldo a una fecha determinada.

Por cada factura el sistema le proporcionará los Saldos particularmente. Para

realizar otra consulta para otro proveedor se repite el proceso.



Estado de Cuenta por C.C.

Mediante esta opción, el usuario podrá consultar el estado de cuenta de cada uno de sus centros de costo. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para consultar el estado de cuenta por centro de costo es el

siguiente: • C.C.: En este campo se introduce el número del centro de costo para el

cual se desea obtener información. La búsqueda del centro de costo es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1


tomará como referencia para desplegar la información encontrada hasta esa fecha.

• Moneda Nacional: Check box que si está activado presentará


• Procesar Impresión: Una vez definido los campos anteriores se da clic

al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte, y el sistema despliega en la parte inferior el estado de cuenta del centro de costo. Para cada una de las facturas generadas se despliega el proveedor al cual se emitió la factura, el número y fecha de la factura, tipo de movimiento correspondiente, fecha de vencimiento de la factura, la orden de compra a la que hace referencia y su descripción, así como el monto total facturado.



Por cada factura el sistema le proporcionará los Saldos particularmente. Para realizar otra consulta para otro centro de costo se repite el proceso. Consulta de Relación Tipo de Movimiento

A través de esta opción podemos visualizar cada registro capturado para los proveedores. Ordenado primeramente por el tipo de movimiento, nos muestra la estructura de la afectación contable. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para consultar la relación por Tipo de Movimiento es el siguiente:

• Tipo de Movimiento Inicial-Final: En este parámetro se introducen los rangos de TM de los cuales se quiere realizar la consulta. La búsqueda del TM es sencilla, se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” y / o por medio del menú Reporte o con las teclas rápidas ALT+F1

• Procesar Impresión Se presiona el icono que se encuentra en la barra

de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte, y el sistema despliega en la parte inferior los tipos de movimientos seleccionados con sus respectivos datos.

Para realizar otra consulta se repite el proceso.


EnKOnTROL MODULO DE PROVEEDORES REPORTES

MENU DE REPORTES

Este menú presenta una gama de opciones que permiten al usuario generar reportes de diferentes tipos y en rubros propios del área de proveedores, tales como contra recibos, saldos de proveedores, vencimientos de facturas, antigüedad de saldos, requisición de fondos, etc., de tal forma, que le permitan realizar decisiones de seguimiento, actualización de sus planes presupuestados y programación de pagos.




Contra recibos

Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presenten todos los contra recibos generados por centro de costo.

El proceso para generar el reporte de contra recibos es el siguiente:

• Fecha Inicial y Final: En estos parámetro se define el rango dentro del cual se encuentran las fechas de generación de los contra recibos sobre los que se hará el reporte.

• Formato: En este parámetro se selecciona el nivel de detalle que tendrá

el reporte, si se desea generar sólo un resumen o un reporte detallado.

I. Resumen: La información que presenta es: # contrarecibo, Proveedor, CC, fecha de vencimiento y totales.

II. Detallado: Con este se tiene la opción de presentar el reporte

por centros de costo, así en los campos se define el rango en el que se encuentran los centros de costo sobre los que se quiere hacer el reporte.



• Saldo a Moneda Nacional: Si está activado presentará información en pesos, si no se activa los saldos se podrán consultar en la moneda original.

• Procesar Impresión Una vez definidos los campos anteriores se da clic

al icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte, el sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del

menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas.

• Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los

nuevos iconos desplegados:

I. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico

II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra dentro del reporte.

III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del

documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.

IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otro formato.



Saldos de Proveedores por Centro de Costo

Este reporte nos muestra el saldo a la fecha de corte de los proveedores para cada uno de los centros de costo, de tal manera, que nos facilita el análisis de los pasivos y determinar los flujos necesarios para pagos. La pantalla para filtrar la información es la siguiente:

El procedimiento para generar el reporte de saldos de proveedores por centro

de costo es el siguiente:

• Proveedores: En este parámetro se define el rango de las claves de proveedores que deseamos imprimir. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Centro de Costo: Check box nos permite indicar si deseamos desglosar

los saldos por cada centro de costo. Pulse un clic sobre le cuadro en blanco y aparecerá un símbolo de “palomita” para indicar que se seleccionó. En el parámetro Inicial y Final es el rango de los centros de costo que vamos a reportar. La búsqueda del CC es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1



• Salto de página por C.C.: Este check box nos sirve para imprimir separados los datos de los centros de costo. Pulse un clic sobre el cuadro en blanco y aparecerá un símbolo de “palomita” para indicar que se seleccionó.

• Fecha de Corte: Este campo se refiere a la fecha límite que necesitamos

de información.

• Saldo en Moneda Nacional: Al seleccionar esta opción nos permite reportar todos los saldos en moneda extranjera convertidos a moneda nacional. Tome en cuenta que el tipo de cambio será el registrado durante la captura de cada movimiento.

• Solo Proveedores con saldo: Al seleccionar esta opción nos permite

reportar todos los saldos en moneda extranjera convertidos a moneda nacional. Tome en cuenta que el tipo de cambio será el registrado durante la captura de cada movimiento.

• Procesar Impresión: Una vez definidos los campos anteriores se da clic

al icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte, el sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas.











Si se desea generar un reporte bajo diferentes parámetros se repite el

proceso.



Condensado de Saldos por Centro de Costo

A través de este reporte podemos obtener un saldo global de los proveedores por cada centro de costo. De esta manera, nos permite analizar los pasivos por cada centro de costo.

Los datos solicitados son:

• Proveedores Inicial-Final: En este parámetro se define el rango de las claves de proveedores que deseamos imprimir. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Reporte Detallado: Esta opción nos permite reportar todos los

movimientos del proveedor. Pulse un clic sobre el cuadro en blanco y aparecerá un símbolo de “palomita” para indicar que se seleccionó.



• Centro de Costo Inicial-Final: Es el rango de los centros de costo que

vamos a reportar. La búsqueda del CC es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Salto de página por C.C.: Esta opción nos imprime separados los datos

de los centros de costo. Pulse un clic sobre el cuadro en blanco y aparecerá un símbolo de “palomita” para indicar que se seleccionó.

• Fecha de Corte: Este campo se refiere a la fecha límite que necesitamos

de información.

• Saldo en Moneda Nacional: Check box que nos permite reportar todos los saldos en moneda extranjera convertidos a moneda nacional. Tome en cuenta que el tipo de cambio será el registrado durante la captura de cada movimiento.

• Solo Proveedores con saldo: Check box que nos permite reportar todos

los proveedores con saldo

• Procesar Impresión: Una vez que se dieron los datos para el reporte, presione el botón que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte y se desplegará la vista preliminar.














proceso.



Vencimiento de Facturas por Centro de Costo

Mediante esta opción el usuario podrá imprimir información referente a todas las facturas que tienen un saldo por vencer en un periodo de tiempo determinado, teniendo la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:


• Proveedores : Se refiere al rango de las claves de proveedores que

deseamos imprimir. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Facturas: Se refiere al rango de los números de factura que deseamos

imprimir. La búsqueda de las facturas es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1



• Solo Facturas con saldo: Con esta opción nos permite reportar sola las

facturas del proveedor que tengan saldo mayor a cero. Pulse un clic sobre el cuadro en blanco y aparecerá un símbolo de “palomita” para indicar que se seleccionó.

• Estatus de Facturas: En este parámetro existen 3 opciones:

I. Autorizadas

II. Bloqueadas III. Capturadas

• Reporte por Centro de Costo: Con este check box se nos permite

reportar las facturas del proveedor separándolas por centro de costo. Pulse un clic sobre el cuadro en blanco y aparecerá un símbolo de “palomita” para indicar que se seleccionó.

• Centro de Costo Este parámetro se define el rango de los centros de

costo que vamos a reportar. La búsqueda de los CC es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Fechas de Vencimiento: Es el rango de fechas que necesitamos de

información.

• Saldo en Moneda Nacional nos permite reportar todos los saldos en moneda extranjera convertidos a moneda nacional. Tome en cuenta que el tipo de cambio será el registrado durante la captura de cada movimiento.

• Procesar Impresión: Una vez que se dieron los datos para el reporte,

presione el botón que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte y se desplegará la vista preliminar.














proceso.



Relación por Tipo de Movimiento

Este reporte nos muestra una relación de todas las facturas de proveedores ordenando primero el Tipo de Movimiento con el cual se introdujo y enseguida el Centro de Costo (si así se especificó). Nos permite revisar el detalle de todas las facturas capturadas y obtener el total por cada tipo, además de un gran total. Al seleccionar esta opción se despliega una ventana similar a esta:

Los campos que solicita son:


• Facturas: En este parámetro se define el rango de los números de

factura que deseamos imprimir. La búsqueda de las facturas es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1



• Períodos: En este parámetro se define el rango de fechas que

necesitamos de información.

• Tipo de Movimiento : Menú descendente donde le permite selecciona uno solo un TM.

• Saldo en Moneda Nacional: Con esta opción el sistema le permite

reportar todos los saldos en moneda extranjera convertidos a moneda nacional. Tome en cuenta que el tipo de cambio será el registrado durante la captura de cada movimiento.

• Reporte por Centro de Costo: Al seleccionar este check box se habilita

el parámetro de CC

• Centro de Costo: En este parámetro se define el rango de los centros de costo que vamos a reportar. La búsqueda del CC es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Procesar Impresión: Una vez introducidos los datos solicitados para

generar el reporte, presione el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o puede ser por medio del menú Reporte y sistema mostrará la vista preliminar:














proceso.



Antigüedad de Saldos

Este reporte nos permite administrar los saldos por vencer y vencidos divididos en cuatro períodos de acuerdo a los días de vencimiento capturados en la opción Modificación de Plazos del menú de Datos Generales. La ventana que se despliega es la siguiente:



• Fecha de Corte: Este parámetro se refiere a la fecha límite de

información que se debe de incluir en el reporte.

• Corte por Tipo de Proveedor: Con este check box el sistema desplegará la información dada la actividad preponderante del proveedor y por la cual fue clasificado previamente en el ABC a Proveedores.



• Saldo a Moneda Nacional: Con este check box señalamos si deseamos

todos los saldos en moneda extranjera convertidos en moneda nacional.

• Solo Proveedores con Saldo: Con este check box señalamos si deseamos un filtro de aquellos proveedores que no tengan saldo, de tal manera que solo se desplieguen a los que se les adeudan pagos.

• Incluir las Facturas con tipo de Movimiento: Este parámetro nos sirve

para seleccionar la clasificación por la fue etiquetada la factura desde la elaboración del Contrarecibo, para eliminar algún tipo de movimiento, solo se debe dar un click en el renglón que no se requiera información alguna.


generar el reporte, presione el botón que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte el cual mostrará la vista preliminar.














proceso.



Saldos por Vencer Mediante esta opción el sistema muestra a los saldos por vencer en base a la configuración que se le indique. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:







• Fecha de Pago: En este campo se anota la fecha exacta que llevará el

cheque o bien la transferencia electrónica

• Saldo a Moneda Nacional: Con este check box señalamos si deseamos todos los saldos en moneda extranjera convertidos en moneda nacional.

• Miles de Pesos: El Importe lo “redondea”

• Por Tipo de Movimiento: Saca el reporte en base a los tipos de

movimientos.

• Por Proveedor: Saca el reporte en base a los proveedores.

• Incluir las facturas por Tipo de Movimiento: Este parámetro nos sirve para seleccionar la clasificación por la que fue etiquetada la factura desde la elaboración del Contrarecibo, para eliminar algún tipo de movimiento, solo se debe dar un click en el renglón que no se requiera información alguna

• Tipo de Reporte: Este parámetro se divide en 3 opciones:

I. Autorizadas II. Bloqueadas

III. Capturadas

• Procesar Impresión: Una vez introducidos los datos solicitados para generar el reporte, presione el botón que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte el cual mostrará la vista preliminar.











IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otro formato.


proceso.



Estado de Cuenta

En un estado de cuenta deben aparecer todos los movimientos registrados en cargos y abonos cronológicamente. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Proveedores: Se refiere al rango de las claves de proveedores que deseamos imprimir. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Centro de Costo: Al seleccionar el check box se habilita el rango de

CC..La búsqueda del CC es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1



• Saldo a Moneda Nacional: Al seleccionar esta opción señalamos si

deseamos todos los saldos en moneda extranjera convertidos en moneda nacional.

• Solo Facturas con Saldo: Al seleccionar esta opción señalamos si

deseamos un filtro de aquellos proveedores que no tengan saldo, de tal manera que solo se desplieguen a los que se les adeudan pagos.

• Fecha de Corte: Se refiere a la fecha límite de información que nos debe

de incluir el reporte.

• Procesar Impresión: Una vez introducidos los datos solicitados para generar el reporte, presione el b icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte y el cual mostrará la vista preliminar.













proceso.



Saldos Mayores

Este reporte nos imprime en orden descendente (de mayor a menor), los saldos de nuestros proveedores. Esto facilita el análisis de los proveedores más importantes. La ventana que se despliega es la siguiente:



• Fecha de Corte: En este parámetro se define la fecha límite de

información que nos debe de incluir el reporte.

• Saldo a Moneda Nacional: Esta opción se selecciona si se desea todos los saldos en moneda extranjera convertidos en moneda nacional o bien en la moneda original.



• Solo Proveedores con Saldo: Al seleccionar esta opción se filtra

aquellos proveedores que no tengan saldo, de tal manera que solo se desplieguen a los que se les adeudan pagos.


generar el reporte, presione el b icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte y el cual mostrará la vista preliminar.




nuevos iconos desplegados










proceso.



Analítico de Vencimientos

A través de este reporte podremos tener un detalle exhaustivo de todos los proveedores y cada una de sus facturas con los diferentes vencimientos, totalizando por proveedor los montos vencidos y por vencer. La ventana que se despliega es la siguiente:

Los campos que solicita son: Nota Importante: Este reporte presenta información para un solo parámetro, ya sea por Proveedores o Por Centro de Costo.


• Por Centro de Costo: Al seleccionar este check box se deshabilita el

parámetro de Proveedores y se enciende los campos de CC Inicial y Final donde definimos el rango de CC a consultar y el sistema le presenta las facturas del proveedor separándolas por centro de costo.



• Estatus: En este parámetro nos permiten seleccionar los que deseemos

incluir. El estatus se refiere a la etapa en la que está la factura Autorizada, Bloqueada o Capturada.

• Fecha de Corte: Se refiere a la fecha límite de información que nos debe


• Saldo a M. N.: Nos permite indicar que deseamos todos los saldos en moneda extranjera convertidos en moneda nacional.


generar el reporte, presione el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte y el cual mostrará la vista preliminar.










documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión




proceso.



Analítico de Vencimiento 6 columnas

Este reporte le presenta el detalle de los movimientos del proveedor, relacionándolos por factura y mostrando su saldo, es a seis columnas dado que le presenta dos rangos más de plazos de vencimiento de facturas. Totaliza por proveedor y en forma global. La ventana que se despliega es la siguiente:



• Fecha de Corte: Se refiere ala fecha límite de información que nos debe


• Saldo Moneda Nacional: Le indica al sistema, que se requieren todos los saldos en moneda extranjera convertidos en moneda nacional, siempre y cuando esté habilitado este check box, de otra forma le presenta la información en la moneda original.



• Incluir las facturas con tipo de Movimiento: Le presentará

información con corte de Tipo de Movimiento que se haya seleccionado.

• Incluir las facturas con Centro de Costo: Le presentará información con corte de CC que se haya seleccionado.

Nota Importante: Cuando se tiene acceso a este reporte por primera vez, todas las opciones de estas dos secciones aparecen sombreadas, para eliminar alguna de ellas, se coloca el puntero del ratón y se da un click en la que no se desea ver información.

• Procesar Impresión: Una vez introducidos los datos solicitados para generar el reporte, presione el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte y el cual mostrará la vista preliminar.







II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a

otra dentro del reporte Si se desea generar un reporte bajo diferentes parámetros se repite el proceso.






proceso.



Analítico de Movimientos por Vencer 6 Columnas Este reporte le presenta el detalle de los movimientos por vencer. La ventana que se despliega es la siguiente


• Fecha de Corte: Se refiere ala fecha límite de información que nos debe


• Saldo Moneda Nacional: Le indica al sistema, que se requieren todos los saldos en moneda extranjera convertidos en moneda nacional, siempre y cuando esté habilitado este check box, de otra forma le presenta la información en la moneda original.



• Incluir las facturas con tipo de Movimiento: Le presentará

información con corte de Tipo de Movimiento que se haya seleccionado.

• Incluir las facturas con Centro de Costo: Le presentará información con corte de CC que se haya seleccionado.



Analítico de Proveedores

Este reporte nos muestra el detalle de todos los movimientos del proveedor, relacionándolos por factura y mostrando su saldo. Totaliza por proveedor y en forma global. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Proveedor Inicial-Final: Se refiere al rango de las claves de proveedores que deseamos imprimir. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Fecha de Corte: Es la fecha límite de información que nos debe de incluir

el reporte.

• Salto de Pagina por proveedor: Al seleccionar esta opción el sistema hace corte de pagina por proveedor.



• Solo Facturas con Saldo : Filtra aquellas facturas que no tengan saldo,

de tal manera que solo a las que se les adeudan pagos sean las que se impriman.

• Saldo en M. N.: Nos permite indicar que deseamos todos los saldos en

moneda extranjera convertidos en moneda nacional.





I. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico.

II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra

dentro del reporte Si se desea generar un reporte bajo diferentes parámetros se repite el proceso








proceso.



Analítico Estadístico por Tipo de Movimiento

Este reporte le presenta el detalle de los movimientos del proveedor, relacionándolos por factura y mostrando su saldo, es a seis columnas dado que le presenta dos rangos más de plazos de vencimiento de facturas. Totaliza por proveedor y en forma global. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Proveedor Inicial-Final: Se refiere al rango de las claves de proveedores que deseamos imprimir. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Períodos: Este parámetro es la fecha inicial y final para presentarle

información.



• Tipo de Movimiento Inicial-Final: En estos campos es para determinar

la clasificación de la información que se deberá de consultar. La búsqueda del TM es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Tipo de Reporte: En este parámetro se tienen 3 opciones para obtener la

información estadísticamente por semana, mensual y anual.

• Análisis de Pagos: Si se selecciona presentará información de los tipos de movimientos bancarios (egresos) relacionados a un tipo de movimiento de proveedores.

• Desglose por Proveedor: Le presentará la información con corte de las

facturas, tipos de movimiento (factura en Contrarecibo) y tipo de movimiento de pago.

Nota Importante: Cuando se tiene acceso a este reporte por primera vez, todas las cuatro primeras secciones aparecen globales, es decir, todos los proveedores, fecha actual del sistema, todos los tipos de movimiento y semanal.










dentro del reporte Si se desea generar un reporte bajo diferentes parámetros se repite el proceso.






proceso.



Los 50 Proveedores Principales

Con este reporte podremos cubrir el requerimiento fiscal de los datos de los proveedores a los que se les realizaron las mayores adquisiciones durante el período determinado o ejercicio fiscal. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Proveedor Inicial-Final: Es el rango de las claves de proveedores que deseamos imprimir. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Períodos: Este parámetro es la fecha inicial y final para presentarle

información.

• Cantidad mayor a: En este campo se puede determinar un monto con rango específico, de tal forma que se particularice la información.

• Total sin I.V.A.: Al seleccionar este check box se presentará la

información con importes antes de del impuesto.



• Total: Al seleccionar esta opción se presentará la información con

importes totales.
















proceso.



Relación de Movimientos de Proveedor/SCO

Con esta opción se pueden revisar algunas inconsistencias entre el estado de cuenta del proveedor y los movimientos en el auxiliar contable del mismo, ya que deben de ser exactamente los mismos. En caso de no ser así, nos facilita el análisis y su corrección. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Proveedor Inicial-Final: Es el rango de las claves de proveedores que deseamos imprimir. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Fechas: Parámetro donde se ingresa el rango de fechas que necesitamos

de información.

• Nivel : Parámetro con 2 opciones (1-Cuenta, 2-Subcuenta) que nos permite indicar bajo qué nivel de cuenta contable está capturado el catálogo de cuentas.



• Corte por Moneda: Si se selecciona, le presentará información con

cortes de moneda original del movimiento de las facturas.
















proceso.



Requisición de Fondos

A través de este reporte se establece el flujo de dinero entre las obras y otras oficinas foráneas y la oficina central para el envío de recursos económicos devengados o por devengar. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Proveedor: Es el rango de las claves de proveedores que deseamos imprimir. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Centro de Costo: Es un rango inicial y final o bien se puede generar este

reporte específicamente (por un solo centro de costo). La búsqueda del CC es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Corte por Centro de Costo: Realiza el corte de requisición de fondos por

C.C



• Fecha de Corte: Es la fecha límite en que se solicita la información.

• Saldo a Moneda Nacional: Le presentará la información en pesos, si es

caso de un proveedor en dólares, o bien si no se activa presentará la información en la moneda original.

• Estatus: Este parámetro nos indica el estado de las facturas que

deseamos imprimir:.

I. Autorizadas: Son aquellas facturas que previamente en la opción “Autorización de Facturas” del menú Procesos Diarios, se les asignó pago con cheque o cheque electrónico.

II. Autorizadas por pagar: Son aquellas facturas que provienen de

la opción “Programación de pagos” del menú Procesos Diarios, y se les asignó un monto parcial o total para realizar el pago al proveedor o proveedores. Si ésta opción se activa, automáticamente debajo de ella le aparecerá un check box (cuadro blanco) en donde le puede especificar si requiere Ordenar por centro de costo y proveedor, el sistema le hará cortes de información para cada uno de ellos.

III. Bloqueadas: Son aquellas facturas que en la opción

“Autorización de Facturas” del menú Procesos Diarios, se les bloqueo por alguna razón. Este reporte le proporcionará todas las facturas que permanecen con estatus de bloqueo.

IV. Capturas: El reporte le presentará TODAS las facturas que

provienen de un Contrarecibo, independientemente del estatus que tengan o bien si ya fueron liberadas de un bloqueo o pagadas.

















proceso.



Facturas por CC

Este reporte nos muestra el detalle de las facturas de los proveedores por cada uno de nuestros centros de costo, totalizando los saldos pendientes de pago por cada proveedor y por cada centro de costo. Con ello se facilita la revisión y el seguimiento de los gastos y costos ocasionados. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centro de Costo Inicial-Final: Es el rango de los centros de costo que vamos a reportar. La búsqueda del CC es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Proveedor Inicial-Final: Es el rango de las claves de proveedores que

deseamos imprimir. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1



• Fecha de Corte: Es la fecha tope, en la cual se requiere información.

• Corte por hoja: Al seleccionar este check box nos permite reportar las

facturas del proveedor separándolas por centro de costo. Pulse un clic sobre le cuadro en blanco y aparecerá un símbolo de “palomita” para indicar que se seleccionó.

• Facturas : Parámetro donde podemos filtrarlas en : Todas, Pendientes y

Saldadas.

• Mostrar: Parámetro donde podemos filtrarlas en: Cargos, Abonos o los Saldos.

• Saldo a Moneda Nacional: Le permite indicar que desea todos los

saldos en moneda extranjera convertidos en moneda nacional siempre y cuando esté activado, de otra forma le presentará información en la moneda original.

• Estatus: Nos indica el estado de las facturas que deseamos imprimir

Autorizadas, Bloqueadas o Capturadas. Dé un clic sobre el círculo en blanco para indicar cuál es el estado de las facturas que desea.

















proceso.



Reporte por Tipos de Movimiento por Centro de Costo

Este reporte nos imprime el detalle de movimientos ordenados primeramente por el Tipo de Movimiento y enseguida por el Centro de Costo. Totaliza por cada uno de ellos y muestra un gran total. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centro de Costo Inicial-Final: Es el rango de los centros de costo que vamos a reportar. La búsqueda del CC es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Períodos: Es el rango de fechas que necesitamos de información. Este

parámetro cuenta con dos opciones:

I. Fecha del Movimiento Nos indica si deseamos seleccionar la información por la fecha del movimiento.

II. Fecha de Vencimiento Nos indica si deseamos seleccionar la

información por la fecha de vencimiento.



• Tipos de Movimiento: En este parámetro donde se nos permiten indicar

el rango de TM que necesitamos sea impreso. En el primer renglón seleccione el Inicial y en el segundo el Final.

• Reporte: Parámetro que cuenta con dos opciones:

I. Reporte Resumido: Es para solicitar que la impresión solo

contenga totales.

II. Reporte Detallado: Es para solicitar que la impresión contenga todos los movimientos.

• Saldo en Moneda Nacional: Le permite analizar la información de

moneda extranjera convertida a pesos sí es que se activa, en caso contrario le presentará información en la moneda original.

















proceso.



Reporte de Autorización

Este reporte le proporciona un formato preliminar, en donde le detalla la información de las facturas o movimientos para la autorización de las mismas. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Proveedor Inicial-Final: Es el rango de proveedores disponible para presentación de la información, ésta puede ser de un proveedor específico. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1


va filtrar la información. La búsqueda del CC es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Por Centro de Costo: El sistema le proporciona cortes de la información

por centro de costo.



• Fecha Movimiento Inicial y Final: Es el rango de fechas que le

permitirá obtener la información deseada.
















proceso.



Programación de Pagos Mediante este reporte se tiene una vista preliminar en donde se detalla las facturas que fueron programadas para pagos. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:


• Centro de Costo Inicial-Final: Es el rango de los centros de costo que va filtrar la información. La búsqueda del CC es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Proveedor Inicial-Final: Es el rango de proveedores disponible para

presentación de la información, ésta puede ser de un proveedor específico. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1.

• Fecha de Programación: En este parámetro se indica el rango de fechas

a consultar la programación de pagos.




generar el reporte, presione el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del menú Reporte y el cual mostrará la vista preliminar















proceso.


EnKOnTROL MODULO DE PROVEEDORES MANTENIMIENTO

MENU DE MANTENIMIENTO AL SISTEMA

Este menú le permite verificar, y en su caso corregir, las inconsistencias creadas entre los módulos de contabilidad y proveedores, por causas ajenas al sistema, como son interrupciones de energía o caídas del servidor de la red, etc.

Como también le presenta la opción de Cambio de Tipo de Movimiento asignado a una factura desde la configuración a un tipo de movimiento bancario, esto es, siempre y cuando por error se haya clasificado mal los dos movimientos (pasivo y cancelación de pasivo) respectivamente. La presentación de las ventanas y descripciones a detalle se explican a continuación:

Al entrar en alguna de las opciones del menú se habilitara un menú adicional llamado Edición / Reporte las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación



Modificación a Registros SCP/SCO

Mediante esta opción el usuario podrá consultar la relación de cada proveedor con el módulo de contabilidad, en base a la captura de movimientos. Al seleccionar esta opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para consultar la relación contable de proveedores es el

siguiente:

• Proveedor Inicial-Final: En estos parámetros se define el rango dentro del cual se encuentran los proveedores sobre los que se desea realizar la consulta. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1.

• Período Inicial-Final: En este parámetro se introducen las fechas del

periodo a consultar.

• Nivel: En este parámetro se selecciona a que nivel de la cuenta será presentada la información. (Nivel1 y Nivel2)

• Mostrar solo Inconsistencias: Con está opción filtras aquellos

movimientos con correcta afectación en ambos sistemas. Al dar un clic sobre el cuadro en blanco aparecerá una “palomita” indicando que solo se desplegarán aquellos movimientos que posiblemente necesiten ser corregidos.

• Procesar: Una vez definido los campos anteriores se presiona el icono

que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” para que despliegue la información. Una vez analizados los movimientos con problemas se deben de corregir ya sea a través de los módulos correspondientes o utilizando las herramientas de esta opción.



Modificación a Registros SCO/SCP

Mediante esta opción el usuario podrá consultar los movimientos contables generados automáticamente por movimiento de proveedor, en base a la captura de movimientos realizada y de esta manera verificar inconsistencias para proceder a su corrección. Al seleccionar esta opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para consultar la relación contable de proveedores es el siguiente:

• Cuenta de Mayor: En los campos Inicial y Final se define el rango dentro del cual se encuentran las cuentas contables sobre los que se desea realizar la consulta. La búsqueda de la cuenta de mayor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1.

• Período Inicial y Final: En estos parámetros se introducen las fechas del

período a consultar.

• Mostrar solo inconsistencias: Con esta opción filtras aquellos movimientos con correcta afectación en ambos sistemas. Al dar un clic sobre el cuadro en blanco aparecerá una “palomita” indicando que solo se desplegarán aquellos movimientos que posiblemente necesiten ser corregidos.

• Procesar: Una vez definido los campos anteriores se presiona el icono

que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” para que despliegue la información. Una vez analizados los movimientos con problemas se deben de corregir ya sea a través de los módulos correspondientes o utilizando las herramientas de esta opción.Una vez analizados los movimientos con problemas se deben de corregir ya sea a



través de los módulos correspondientes o utilizando las herramientas de esta opción.



Cambio de T.M. Proveedores/Bancos

Esta opción es una utilería que le permitirá identificar y realizar cambios a los tipos de movimiento asignado a una factura desde la elaboración del contrarecibo a un tipo de movimiento bancario, esto es, siempre y cuando por error se haya clasificado mal los dos movimientos (pasivo y cancelación de pasivo) respectivamente.

Este proceso no modifica la relación tipo de movimiento-factura (asiento contable semiautomático o fijo), en caso de requerir una modificación a los asientos contables que origina la elaboración de un Contrarecibo, se tendrá que realizar la reclasificación de la póliza correspondiente.

Al seleccionar esta opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para ejecutar esta utilería es el siguiente:

• Proveedor Inicial-Final: En estos parámetros se define el rango dentro del cual se encuentran los proveedores sobre los que se desea realizar la consulta. La búsqueda del proveedor es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1




va filtrar la información. La búsqueda del CC es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas “binoculares” o por medio del menú Reporte y / o con las teclas rápidas ALT+F1

• Fecha Inicial-Final: En este parámetro se determina el período que se

quiere revisar para ejecutar este proceso.

• Procesar: Una vez definido los campos anteriores se presiona el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” para que solo se desplegarán aquellos movimientos que posiblemente necesiten ser corregidos.

Una vez que es presentada la información, se procede a realizar los cambios

en las dos columnas correspondientes a los tipos de movimientos de proveedores y bancos, al terminar se procede a Guardar los cambios.


EnKOnTROL MODULO DE PROVEEDORES CONFIGURA

MENU DE CONFIGURA

Nos permite seleccionar y administrar las características de las impresoras tanto locales como de red que tengamos definidas en el sistema.



Impresora

En la opción Impresora, el usuario tiene la posibilidad de definir las características propias de la impresora que utilizará para realizar la impresión de documentos dentro del sistema.



Liberador de Instancias

El Liberador de Instancias, le permitirá al Administrador del Sistema “desbloquear” una sesión. La filosofía de contraseñas en EnKontrol como en cualquier otro ámbito deben de ser PERSONALES E INSTRANSFERIBLES y dado que el producto es integral, internamente se lleva una bitácora de modificaciones o ajustes a los procesos más importantes del Flujo de Operación.


• Status : Menú descendente el cual solo le permitirá bloquear o desbloquear la conexión, una vez que se realice cualquiera de estas dos opciones, la conexión del usuario quedará liberada o bien bloqueada.

La información que le presenta de cada conexión es:

1. Sistema 2. Nombre del Usuario 3. Fecha de conexión 4. Hora de conexión 5. Status 6. Dirección IP (asignada por el Administrador de la Red).


EnKOnTROL MODULO DE PROVEEDORES UTILERIAS

MENU UTILERIAS Este menú nos muestra las conexiones que tienen los usuarios a la aplicación.


EnKOnTROL MODULO DE PROVEEDORES AYUDA

MENU AYUDA El menú que se presenta es el siguiente:

Al entrar en la opción se presenta la información de los Derechos Reservados e

información de la versión tal como se muestra en la ilustración


EnKOnTROL MODULO DE PROVEEDORES VENTANA

MENU DE VENTANA

Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada.


EnKOnTROL MODULO DE PROVEEDORES SALIR

MENU SALIR

Mediante este menú puede salirse del sistema. Nos manda un aviso que se muestra con la siguiente pantalla el botón Aceptar se sale del sistema y el botón de Cancelar se queda dentro del sistema.


enkontrol modulo de proveedoresenkontrol modulo de proveedores menu principal el menú principal se...

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