Modernización Integral del Archivo Académico Administrativo de los

estudiantes de la Universidad Autónoma de Nuevo León

Práctica premiada con el 2do. lugar en la Categoría Mejora de la Gestión Administrativa, subcategoría Modelos de gestión

susceptibles de acreditación o certificación, del Reconocimiento de la Mejora de la Gestión 2013, otorgado por la Secretaría de

Educación Pública.

Ponentes: Ing. Jesús Leos Pérez

Sra. Rosalinda Palacios Pérez

SECRETARÍA GENERAL

DEPARTAMENTO ESCOLAR Y DE ARCHIVO

Objetivo Convertir a imagen digital los

documentos microfilmados que el Departamento Escolar y de Archivo

resguarda en la División Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios,

preservando íntegro el expediente de cada uno de los estudiantes activos y

egresados de la universidad.

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Antecedentes

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Factores restrictivos de la microfilmación

Obsolescencia en el equipamiento

Mantenimiento oneroso

Escases de refacciones

Continuo movimiento y manipulación de jackets

Espacio de almacenamiento de jackets

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Beneficios

Preservación de los archivos

Reducción de espacios físicos de almacenamiento

Alto nivel de seguridad y control de acceso a la información

Optimización en tiempos de consulta

Consulta simultánea de información en equipos diferentes

Eficiencia en el servicio

Almacenamiento en formato pdf

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Documentos probatorios de los estudiantes

Acta de Nacimiento

CURP

Certificados de antecedentes académicos

Trámites realizados ante DEyA

Credencialización

Certificación de Documentos Escolares

Registro y Titulación

Escuelas y Facultades

Auditoria académico – administrativa de los expedientes de estudiantes

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Boleta de pago Formato de Inscripción

definitiva Copia de permiso migratorio

Kárdex Comprobante de entrega de

documentos Contrarecibo de credencial

Inscripciones y Credencialización

Solicitud de trámite

Acta de Titulación

Carta pasante

Pasantía

Oficios

Identificación oficial

Diplomas

Certificación de Documentos

Escolares

Solicitud de trámite

Identificación oficial

Servicio Social

Título

Cédula Profesional

Mención honorífica

Méritos académicos

Registro y Titulación

Documentos contenidos

en el archivo

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Comportamiento de la Matrícula Estudiantil

0

20,000

40,000

60,000

80,000

100,000

120,000

140,000

160,000

180,000

200,000

1956 1974 2000 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

39.96% Incremento

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Planeación del Programa Justificación

a ) Diagnosis de las condiciones físicas del archivo, dimensionamiento de volumen y calidad de imágenes microfilmadas.

FORMATO CANTIDAD ESTIMADA CANTIDAD APROXIMADA DE IMÁGENES

JACKETS 1;000,000 20;000,000

ROLLOS 1,000

Nombre: Matrícula:

Nombre: Matrícula:

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b) Selección de equipo tecnológico

Planeación del Programa Justificación

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c) Estructura Organizacional

Planeación del Programa Justificación

Rector

Secretario General

Director del Programa

Subdirector del programa

Gerente Fase de Control y

Revisión de archivo

Gerente Fase de Conversión

y validación de imágenes

Supervisor de verificación

y registro de expedientes

Subdirector del programa

Personal operativo

Personal operativo

Personal operativo

Personal operativo

Personal operativo

Personal operativo

Personal operativo

Director General de Informática

TECRED

Equipo Externo

Personal operativo

Personal operativo

Personal operativo

Personal operativo

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d) Conformación de roles de participación y responsabilidades

Planeación del Programa Justificación

Puesto asignado al Programa Responsabilidad asignada en el Programa

Director del Programa

• Efectuar la planeación en conjunto con su equipo directivo. • Gestionar los recursos necesarios para el buen desempeño del

programa. • Dar seguimiento a la implementación del programa. • Brindar reportes informativos de los avances a las autoridades

universitarias que lo requieran. • Designar a los coordinadores y personal auxiliar operativo que

participa • Presidir las reuniones de trabajo y de seguimiento.

Subdirector del Programa (Fase I)

• Ser enlace entre la DGI y el personal asignado al programa. • Dar seguimiento a las implementaciones tecnológicas y

desarrollos proporcionados por la DGI. • Solicitar informes de avance del proyecto al gerente operativo

de la Fase I. • Presentar informes ejecutivos a la Dirección.

Mencionar no proyectar

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d) Conformación de roles de participación y responsabilidades

Planeación del Programa Justificación

Puesto asignado al Programa Responsabilidad asignada en el Programa

Subdirector del Programa (Fase II)

• Dar seguimiento al cumplimiento de los objetivos trazados en la planeación directiva del programa.

• Ser enlace entre el proveedor externo y el personal de DEyA. • Solicitar informes de avance del proyecto al gerente operativo

de la Fase II. • Presentar información ejecutiva al Director del DEyA de los

avances y situación.

Gerente de la Fase de control y revisión de archivo

• Planear, coordinar y verificar que se realicen de forma efectiva, todas las actividades correspondientes a la FASE I.

• Generar reportes informativos de los avances del programa. • Mantener informados a los Subdirectores y Director de

cualquier acontecimiento relacionado con el funcionamiento del programa de la FASE de Control y Revisión de Archivo.

Mencionar no proyectar

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e) Presentación del Proyecto a la Autoridad Ejecutiva de la UANL

Fecha de arranque del programa

1 de octubre de 2012

Planeación del Programa Justificación

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Flujo del Proceso

inicio

fin

DGI Proceso Sistematizado de alta relevancia previo a la carga de

imágenes digitales

1.Preparación:

Revisar, registrar y ordenar los expedientes (jackets)

por lotes para su conversión

2.Procesamiento:

Convertir las imágenes de microfilm a imágenes

digitales

3.Validación:

Verificar la calidad de las imágenes obtenidas de la

conversión

4.Indexación:

Integrar las imágenes validadas al Content

Manager

5.Resguardo:

Regresar los expedientes (jackets) al orden del archivo de microfilm

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Operación del proceso

Revisión de la condición física del jacket

Elaboración de jacket nuevo Insertar imágenes al jacket nuevo

Nombre: Matrícula:

Nombre: Matrícula:

Revisión y clasificación de jackets

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Operación del proceso

Verificación de la información contenida en el jacket

Identificación de jacket aplicando código de control impreso

Codificación de jackets y conformación de lotes

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Operación del proceso

Conversión de Microfilm a digital

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Operación del proceso

Validación de la calidad de la imagen

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Operación del proceso

Resultado de la calidad de la imagen digital

Sin restauración Restaurada

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Operación del proceso

Solicitan trámite

Estudiantes

Departamento Escolar y de

Archivo

Consulta trámite

en Content Manager

Importación de imágenes digitalizadas al servidor institucional

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19,509,452

17,169,046

17,038,078

17,007,435

0

2,000,000

4,000,000

6,000,000

8,000,000

10,000,000

12,000,000

14,000,000

16,000,000

18,000,000

20,000,000

Octubre 2012 - Diciembre 2012

Enero -Junio 2013 Julio - Diciembre 2013 Enero -Junio 2014 Julio 2014 - Septiembre 2015

REVISADOS DEyA DIGITALIZADOS VALIDADOS DEyA RESGUARDO AL CONTENT MANAGER

Avances del programa

Fecha de corte: 15 de septiembre de 2015

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Avances del programa

En proceso

2,992,56514.97%

Aproximadamente

Histórico,

17,007,43585.03%

Imágenes de microfilmconvertidas a digitaldisponibles para su

consulta

Inicio de programa1 de Octubre de 2012

con corte al 15 de septiembre de 2015

Total:

20,000,000 de imágenes

aproximadamente

Histórico: Contiene

documentos microfilmados

que datan desde los albores

de la Universidad

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DEPARTAMENTO ESCOLAR Y DE ARCHIVO Aplicaciones futuras

Internacionalización de trámites escolares

Integrar los expedientes digitalizados como parte de la base de consulta del Sistema Integral para la Administración de los Servicios Educativos (SIASE).

Verificar antecedentes académicos por Instituciones de Educación Superior o entidades federales, a través de consulta de expedientes previa firma de convenio.

Ofrecer trámites de clase mundial

* Copias certificadas en línea.

* Envío de documentos escolares solicitados por estudiantes que se encuentren fuera del país.

Modernización Integral del Archivo Académico Administrativo de los

estudiantes de la Universidad Autónoma de Nuevo León

Gracias por su atención