¿Por qué usar un gestor documental para ayudarnos en la gestión de expedientes?

Gestionar expedientes significa, normalmente, trabajar

con un volumen elevado de documentos. Los problemas

relacionados con la gran cantidad de documentos

empeora exponencialmente si dichos documentos se

encuentran en formato papel.

Los trámites a los que se someten expedientes se

componen de tareas interdependientes. Cualquier error

durante el flujo de ejecución de tareas desemboca en un

trámite que entrega resultados no deseados.

La actividad de muchas empresas e instituciones se sustenta en la gestión de expedientes, por ejemplo, las empresas de la

banca, seguros, educación, etc. Desafortunadamente, el manejo de expedientes trae consigo algunas dificultades y problemáticas

particulares para las empresas:

Un sistema de gestión documental orientado a expedientes permite obtener el máximo rendimiento sorteando estas problemáticas

porque...

Elimina el desorden documental y evita la posible pérdida de documentos.

Otorga recuperación casi inmediata de documentos y expedientes previamente almacenados.

Reduce el uso del papel y los costes de almacenamiento asociados a este.

Mediante flujos de trabajo otorga mayor control sobre las tareas que componen un trámite, incidiendo en el resultado final.

¿Por qué Athento Expedientes Electrónicos y no un gestor documental cualquiera?

No todos los gestores documentales están diseñados para el manejo de expedientes, Athento E.E ha sido creado específicamente para

facilitar el trabajo con ellos. Además, con Athento E.E podrás...

Tener la estructura de expediente que se adapte a tus

necesidades y manejar varios tipos de expedientes

Almacenar otros tipos de documentos que NO forman

parte de expedientes.

Acceder a tus expedientes mediante una plataforma web

adaptada a tu imagen corporativa.

Navegar por distintos niveles: Por la estructura física en la

que han sido almacenados los expedientes, por

documentos en general o por categorías (Por ejemplo:

contratos, actas, polizas, etc.)

Captura Aplicación: Búsquedas

Buscar en el interior de un expediente -búsquedas locales- o a nivel de todos los documentos almacenados en el gestor -

búsquedas globales.

Captura Aplicación: WorkflowsDefinir flujos de trabajo asociados a expedientes: Se

pueden especificar tareas que componen un proceso al

que se encuentren asociados expedientes, de manera

que diferentes empleados puedan revisar, aprobar y

controlar los documentos sometidos a dicho proceso. Los

miembros del equipo serán notificados de tareas

pendientes y podrán deshacer tareas ya efectuadas.

Mantener el control de los expedientes mediante

históricos de cambios.

Almacenar de manera fácil y rápida nuevos documentos,

ya que el sistema es capaz de sugerir las posibles

ubicaciones de acuerdo al tipo de documento y número

de expediente. Esto es muy útil, cuando se tienen

estructuras complejas de expedientes y un gran volumen

de documentación.

Digitalizar documentos desde la plataforma, sin tener que

acceder a la aplicación propia del escáner.

Subir al gestor documentos vía correo electrónico. Sólo

hay que indicar en el asunto el número de expediente al

que pertenece el documento.

¿Quieres saber más?No te lo pienses, pregúntanos. Podemos ayudarte, sólo tienes que contactar con nosotros. Estaremos encantados de

hablar contigo.

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