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La experiencia de certificación según

ISO 30301

Junio 2013

Normas de sistemas de gestiónpara documentos

Marco de gobernabilidad para los documentos

Fundamentosy terminología

Requisitos

DirectricesApoyo a los

elementos de laestructura de alto nivel

ISO 30300Sistemas de gestión para

documentos. Fundamentos yvocabulario

ISO 30301Sistemas de gestión paradocumentos. Requisitos


documentos. requisitos paralos organismos que rechazanla auditoría y la certificación

ISO 30302Sistemas de gestión paradocumentos. Guía para

la implementación


documentos. Guíade evaluación

Normas e informes técnicosrelacionados

Implementación de procesos de gestión documental

Directrices - 2Directrices - 2

ISO 15489Gestión de

documentos.Generalidaess - 1

ISO 15489Gestión de

documentos.Generalidaess - 1

Métodosdeautoavaluación - 3

Métodosdeautoavaluación - 3

Elementosde implementacióny conceptuales - 2

Elementosde implementacióny conceptuales - 2

ISO 23081Metadatos para

la gestió dedocumentos.Principios - 1

ISO 23081Metadatos para

la gestió dedocumentos.Principios - 1

ISO TR 26122Análisis de losprocesos detrabajo paraala gestión dedocumentos

ISO TR 26122Análisis de losprocesos detrabajo paraala gestión dedocumentos

ISO TR 13028Directrices para

la implementaciónde la

digitalitzaciónde documentos

ISO TR 13028Directrices para

la implementaciónde la

digitalitzaciónde documentos

ISO 13008Proceso demigración y

conversión dedocumentos

ISO 13008Proceso demigración y

conversión dedocumentos

33

22

ISO 16175Principios yrequisitos

funcionales para documentos en

entornoselectrónicos

de oficinas - 1

ISO 16175Principios yrequisitos

funcionales para documentos en

entornoselectrónicos

de oficinas - 1

Normas elaboradas por ISO / TC 46/SC 11 sobre SGD y normas internacionales e informes técnicos relacionados

Contexto de la organizaciónEntrada

Liderazgo

Planificación

Soporte

Operación

Mejora

Evaluación

Documentosde calidad

Salida

Requisitos yexpectativasde la gestión dedocumentos

Clientes y partesinteresadas

Clientes y partesinteresadas

Decisiones degestión correctaspara alcanzar lapolítica ylos objetivos

Estructura del SGD

Proceso

Implantación Auditoria interna

Auditoria de certificación

Certificación

Proceso



Certificación

Planificación Implementacióny control

Análisis del contexto

Definición del alcancedel Sistema

Definición del alcance del SGD

Fundación UAB

Dirección de Patrimonioy de Servicios al Campus

Dirección General

Dirección Econòmica yFinancera

Dirección Jurídica y deRecursos Humanos

Servicios Vila Universitària Hotel Campus Casa Convalescència Agència de Promoció d'Activitats i de Congressos Centre de Serveis Plaça Cívica Escola Bressol Gespa Fundació Autònoma Solidària

Investigación Fundació Josep Laporte Institut de l'Envelliment Fundación Wassu

Docencia Study Abroad-Afers Internacionals Escola de Prevenció i Seguretat Integral Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents Escola Universitària de Turisme i Direcció Hotelera UAB Idiomes Barcelona Fundació Doctor Robert Fundació Hospital Clínic Veterinari

Definició de l'abast del SGD

Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents

Área de Consultoria yCertificación

Dirección

Área de Estudis yFormación

Secretaria Académica

Área de investigación

Administración yServicios. Calidad

Consejo Asesor Associació d’Arxivers-Gestors de Documents de Catalunya Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya Escola d’Administració Pública de Catalunya El Periódico Baratz Artyplan Document Dinser, servicios informáticos S.L. AGTIC, S.L

Consejo Académico

Empleados: 40 (incluido profesorado)Titulados 2002-2012: 800

Proceso



Certificación

Planificación

Análisis del context

Definición de losObjetivos estratégicos

Identificación de losbeneficios

Complicidades ycompromisos

Desarrollo dela política de GD

Comunicación

Política de GDPolítica de GD

Implementacióny control

Proceso



Certificación

Planificación

Análisis

Compromisosy responsabilidades

Objetivos eidentificación de riesgos

Procesos degestión documental

Evaluación ymejora

Soporte

Implementacióny control Manual del

Sistema de Gestión para Documentos

Manual delSistema de Gestión para Documentos

proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora

Soporte

Implementación y control

Roles:DirecciónResponsable de GD y ArchivosAdministrador del Sistema informàticoJefes de DepartamentoEmpleados

Roles:DirecciónResponsable de GD y ArchivosAdministrador del Sistema informàticoJefes de DepartamentoEmpleados



Certificación

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora

Soporte


Cuadro de mando

Cuadro de mando

- Objetivo- Acción a realizar- Responsable- Recursos necesarios- Prioridades- Requisitos aplicables- Plazos- Evaluación de resultados- Riesgos y efectos no deseados- Oportunidades de mejora- Frecuencia de control- Fecha de cumplimiento




Certificación

Cuadro de mando - Objectivos





Certificación

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora

Soporte


Categoritzaciónde riesgos

Categoritzaciónde riesgos

- Riesgo- Nivel de riesgo- Tratamiento y control- Oportunidades de mejora- Prioridad

- Riesgo- Nivel de riesgo- Tratamiento y control- Oportunidades de mejora- Prioridad



Certificación

Categoritzación de riesgos

Proceso

Planificació

Análisis




Evaluación ymejora

Soporte

Implementació icontrol

Recursos humanosy materialss

Formación

Control de la Documentacióndel SG para D



Certificación

Proceso

Planificación

Anàlisis

Compromisosi responsabilitats



Evaluación ymejora

Soporte


Recursos humanosy materiales

Formación

Control de la Documentacióndel SD para D

Control yplanificación

accionesformativas

Control yplanificación

accionesformativas

Verificación del momento de la formación y contenidospor empleado:- Requisitos legales- Política gestión documental- Manual de gestión documental- Reglamento de archivos- Procedimientos- Fichas de procesos- Plantillas de documentos- Compromisos voluntarios- Procedimiento de control de no conformidades- Procedimiento de acciones correctivas y preventivas- Procedimiento de control de documentación

Verificación del momento de la formación y contenidospor empleado:- Requisitos legales- Política gestión documental- Manual de gestión documental- Reglamento de archivos- Procedimientos- Fichas de procesos- Plantillas de documentos- Compromisos voluntarios- Procedimiento de control de no conformidades- Procedimiento de acciones correctivas y preventivas- Procedimiento de control de documentación



Certificación

Tabla de necesidades de formación

Proceso

Planificación

Anàlisis


Objectius i identificacióde riscos


Evaluación ymejora


Recursos humanosy materiales

Formación

Control de la Documentacióndel SD para D

Procedimiento decontrol de la

documentacióndel Sistema

Procedimiento decontrol de la

documentacióndel Sistema

CUADRO DE CONTROL

- Documento- Fecha de creación- Responsable de la creación- Fecha de aprobación- Responsable de la aprobación- Fecha de modificación- Responsable de la modificación- Fecha de aprobación de la modificación- Modificaciones realizadas- Versión vigente- Observaciones

CUADRO DE CONTROL

- Documento- Fecha de creación- Responsable de la creación- Fecha de aprobación- Responsable de la aprobación- Fecha de modificación- Responsable de la modificación- Fecha de aprobación de la modificación- Modificaciones realizadas- Versión vigente- Observaciones

Soporte



Certificación

Proceso

Implantació Auditoria interna

Auditoria de certificació

Certificació

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Soporte

Desarrollo de acuerdo con laISO 15489:2001 y el código deontológico

de la AAC

Desarrollo de acuerdo con laISO 15489:2001 y el código deontológico

de la AAC



Certificación

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Reglamento de GD

Reglamento de GD

Soporte



Certificación

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Cuadro de clasificación

Cuadro de clasificación

Suport

- Procesos- Código- Nombre- Nivel- Heredabilidad- Función (breve descripción)- Cronología- Apoyo- TAD- Disposición- Observaciones- Plazo- Acceso- Fecha alta- Persona alta- Fecha baja- Persona baja- Fecha modificación- Persona modificación

- Procesos- Código- Nombre- Nivel- Heredabilidad- Función (breve descripción)- Cronología- Apoyo- TAD- Disposición- Observaciones- Plazo- Acceso- Fecha alta- Persona alta- Fecha baja- Persona baja- Fecha modificación- Persona modificación



Certificación

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Cuadro de creación y control

de documentosdel SGD

Cuadro de creación y control

de documentosdel SGD

Soporte

- Núm.- Proceso- Controles

- Núm.- Proceso- Controles



Certificación

Ciuadro de Creación y Control



Certificación

Proceso

Planificació

Análisis



Processos degestió documental

Evaluación ymejora


Mapa deprocesos

Mapa deprocesos

Suport

Mapa de procesos

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Ficha de procesoFicha de proceso

Suport

- Código- Versión- Página- Fechas (Elaboración | Aprobación | Entrada en vigor)- Nombre del proceso- Definición- Responsable / propietario- Destinatario- Inició / final- Entradas- Salidas- Indicadores- Variables de control- Riesgos- Tratamiento de riesgos- Registros- Procedimientos / documentos

- Código- Versión- Página- Fechas (Elaboración | Aprobación | Entrada en vigor)- Nombre del proceso- Definición- Responsable / propietario- Destinatario- Inició / final- Entradas- Salidas- Indicadores- Variables de control- Riesgos- Tratamiento de riesgos- Registros- Procedimientos / documentos



Certificación

Ficah de Proceso

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Manual deusuario

Manual deusuario

Soporte



Certificación

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Programa anualde seguimiento

de cumplimiento

Programa anualde seguimiento

de cumplimiento

Suport

- Seguimiento y auditorías- Cláusulas de las normas- Procesos a auditar- Criterios de auditoría- Equipo auditor- Periodización mensual- Método de auditoría- Observaciones

- Seguimiento y auditorías- Cláusulas de las normas- Procesos a auditar- Criterios de auditoría- Equipo auditor- Periodización mensual- Método de auditoría- Observaciones



Certificación

Programa anual de evaluacion del cumplimiento

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Procedimiento decontrol de acciones

correctivas ypreventivas

Procedimiento decontrol de acciones

correctivas ypreventivas

Soporte



Certificación

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Procedimiento decontrol de

No Conformidades

Procedimiento decontrol de

No Conformidades

Soporte



Certificación

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Fichas deseguimiento

Fichas deseguimiento

Soporte



Certificación

Ficha de seguimiento de No Conformidades

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Registro deNo Conformidades

y AccionesCorrectivas

Registro deNo Conformidades

y AccionesCorrectivas

Soporte

- Núm.- Año- Descripción- Referencia normativa- Origen- Tipo (Acción Correctiva / Acción Preventiva)- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones

- Núm.- Año- Descripción- Referencia normativa- Origen- Tipo (Acción Correctiva / Acción Preventiva)- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones



Certificación

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Registred'Accions de

Millora

Registred'Accions de

Millora

Soporte

- Núm- Any- Descripció- Referència normativa- Origen- Situació (En curs / Reoberta / Tancada)- Responsable- Observacions

- Núm- Any- Descripció- Referència normativa- Origen- Situació (En curs / Reoberta / Tancada)- Responsable- Observacions



Certificación

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Registrode Acciones de

Mejora

Registrode Acciones de

Mejora

Soporte

- Núm.- Año- Descripción- Referencia normativa- Origen- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones

- Núm.- Año- Descripción- Referencia normativa- Origen- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones



Certificación

Proceso

Planificación

Análisis




Evaluación ymejora


Registrode AccionesPreventivas

Registrode AccionesPreventivas

Suport

- Núm.- Año- Descripción- Referencia normativa- Relación AC- Relación AP- Relación AM- Origen- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones

- Núm.- Año- Descripción- Referencia normativa- Relación AC- Relación AP- Relación AM- Origen- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones



Certificación

Proceso

Planificación

Análisis



Processos degestió documental

Evaluación ymejora


Registrode incidencias

Registrode incidencias

Soporte

- N- Año- Descripción- Referencia normativa- Origen- AC- AP- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones

- N- Año- Descripción- Referencia normativa- Origen- AC- AP- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones



Certificación

Registro de NC, AC, AP, AM

Proceso



Certificación

AuditoríaSeleccióndel auditor

Proceso

AuditoriaSeleccióndel auditor

Procedimientode auditorias

internas

Procedimientode auditorias

internasAptitudes y competenciassegún ISO 19011:2011

Aptitudes y competenciassegún ISO 19011:2011



Certificación

Proceso

AuditoríaSeleccióndel auditor

Plande auditoría

Plande auditoría

Informesde auditoría

Informesde auditoría



Certificación

Au

dit

or

Proceso



Certificación

AuditoríaSelección entidad certificadora

Proceso


Según requisitos ISO/IEC 17021:2011

Según requisitos ISO/IEC 17021:2011



Certificación

Proceso


Plande auditoría

Fase 1

Plande auditoría

Fase 1

Informede auditoría

Fase 1


Fase 1

Plande auditoría

Fase 2

Plande auditoría

Fase 2


Fase 2


Fase 2



Certificación

Au

dit

or

Proceso



Certificación