Preparación de Fondos y Procesamiento de Vales

Bienvenidos a la Guía de Preparación de Fondos y Procesamiento de Vales

La guía de “preparación de Fondos y Procesamiento de Vales” fue diseñada como un suplemento para los usuarios entiendan mejor el sistema durante el proceso de entrenamiento. Le recomendamos a los usuarios a hacer referencia a esta guía durante el entrenamiento y como una forma de refrescar sus conocimientos una vez el entrenador se haya marchado.

La Guía de Comienzo Rápido de ORS utiliza un proceso de paso-a-paso para guiar a los usuarios a través de las varias funciones en el Sistema ORS. Esta guía en particular le mostrara a los usuarios como realizar las siguientes funciones.

Preparar un Fondo

Creando un Fondo Nuevo

Preparación de Data de Vales

Procesamiento de Vales

A medida que usted trabaja a través de la guía asegúrese que usted sigue cada paso y no se adelante. Las secciones en esta guía se construyen una sobre la otra para ayudar a simplifi car el proceso de entrada para los usuarios.

Además usted notara Cajas Grises que contienen Información Importante Ejemplos y Recordatorios. Por favor asegúrese de prestar especial atención a estas áreas.

Ejemplo

Para reducir la oportunidad de errores humanos durante la entrada de data, ORS esta diseñado para permitirles a los usuarios seleccionar data de una caja de selección. La información en estas cajas de selección es determinada por los Administradores del Sistema. Si en algún momento estas cajas no contienen la información que usted necesita comuníquese con su administrador de sistema para que ellos puedan añadir la información al sistema.

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� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �Preparando un Fondo

Antes de comenzar a caminar a través de los pasos de preparación de un Fondo en el programa de ORS, nosotros veremos los elementos de data central envueltos en la Preparación de Fondos. Cuando usted prepara un Fondo en ORS hay tres áreas principales de las cuales usted debe tomar en consideración; Programas, Niveles de Asistencia, y Pueblos. Cada uno de estos tres elementos debe ser entrado para poder crear un Fondo.

1.) Seleccione un Programa

Usted debe seleccionar el Programa con el cual el Fondo será asociado. Si usted esta preparando un Fondo que va a trabajar con el Programa LIHEAP, usted seleccionara LIHEAP como el programa para este Fondo. La caja de selección de esta llena con Programas que usted ha entrado al sistema. Los usuarios solamente verán los programas que les esta permitido acceder.

2.) Seleccione Niveles de Asistencia.

Niveles de Asistencia son utilizados para determinar las reglas que serán utilizadas para procesar vales en este fondo. En el Sistema de ORS hay tres Niveles de Asistencia que vienen precargados. (CSBG/General, Directo y Emergencia) En muchos casos estos Niveles de Asistencia nunca necesitan ser cambiados. Usted aprenderá más sobre niveles de asistencia en esta guía.

3.) Seleccionar ID de Pueblo

Todos los fondos son asociados con un pueblo. Esto es para que usted fácilmente pueda crear reportes por pueblo. Usted seleccionara un pueblo para el Fondo.

Visión General de la Preparación de Fondos

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, ( $ + " ( " 7 ) 8 . # $ 9 * . # * ' : , ( * 7 $ ' " ; ) $ . < * # $ = " % $ 'Para comenzar a preparar su Fondo usted abre el menú de Preparación de Sistema. Presione el botón de Preparación de Sistema.

Presione el Botón de Preparación de Tablas y la Etiqueta de Vale

Paso 1: Entre el Modulo de Preparación de Sistema

> ? @ A B C D E F ? A G H I J A G A D A K A L H M A B C N O P Q R S T U

K G C J A G A V H W M B C X I M B I F Y K G I V C F A Z H C M [ I B C \ A D C FPaso 2: Presione el Botón de Niveles de Asistencia

El sistema de ORS viene precargado con tres diferentes de Niveles de Asistencia. En este momento usted NO necesita Añadir, Eliminar, o Editar estos Niveles.

Note que hay tres tipos de Métodos de Procesamiento de Fondos, Asistencia Directa, Asistencia de Emergencia, CSBG/General. Estos Métodos serán explicados mas tarde en esta guía.

NOTA - En muchas organizaciones, NO HABRA NECESIDAD de Añadir, Eliminar, o Editar estos Niveles de Asistencia. Los Niveles de Asistencia precargados trabajan para la mayoría de las Organizaciones.

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j f b i ` f ` u g v l a b w h l a h e x j f h u b e ` y g b l z h a b { ` c b ePaso 3: Seleccione el Botón de Pueblo

La Tabla de Preparación de Pueblos les permite a los usuarios Añadir, Eliminar, y Modifi car Información de Pueblos. Pueblos son un campo requerido en el proceso de preparación de Fondos.

NOTA – El Archivo de Pueblo es diferente del Código Geográfi co que usted preparo en la Tabla de Preparación de Familia. Estos pueblos serán utilizados únicamente para fondos de vales y sus reportes.

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� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �Paso 1: Seleccione Fondo

La sección de Fondo es donde usted prepara Fondos en ORS.

Creando un Fondo Nuevo

Nota - Cuando usted presiona el Botón de Fondo la pantalla abre en una Página de Listado con TODOS los Fondos existentes. Esta es una forma fácil de búsqueda de fondos.

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¨ ¤   § � ¤ � ³ ¥ ´ ª �   µ ¦ ª � ¦ £ ¶ ¨ ¤ ¦ ³   £ � · ¥   ª ¸ ¦ �   ¹ � ¡   £Paso 2: Presione el Botón de NUEVO

Para crear un Fondo nuevo, presione el botón en el tope de la página.

Una vez usted presione el botón de NUEVO, pagina 1 abre una forma en blanco. Aquí es donde usted preparara su fondo.

NOTA – Usted notara que ORS automáticamente crea un número de Fondo. Este número es utilizado por el sistema para ayudar a trazar el fondo. Usuarios no tienen que preocuparse con el número de Fondo.

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Ç Ã ¿ Æ ½ Ã ½ Ò Ä Ó É ¾ ¿ Ô Å É ¾ Å Â Õ Ç Ã Å Ò ¿ Â ½ Ö Ä ¿ É × Å ¾ ¿ Ø ½ À ¿ ÂPaso 3: Seleccione la Descripción del Fondo

Entre una descripción del Fondo para identifi car el Fondo

RECOMENDACIÓN – Cree una Descripción del Fondo que lo va a identifi car de otros Fondos. Si su Organización recibe dineros del mismo fondo de todos los años, nosotros recomendamos usted incluya los años o año fi scal, que el fondo cubre. De esta manera usted puede identifi car a simple vista cual año esta cubierto por el fondo.

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æ â Þ å Ü â Ü ñ ã ò è Ý Þ ó ä è Ý ä á ô æ â ä ñ Þ á Ü õ ã Þ è ö ä Ý Þ ÷ Ü ß Þ áPaso 4: Seleccione un Programa, Nivel de Asistencia y Código de Pueblo.

Seleccione el programa con el cual el Fondo esta asociado.

Seleccione el Nivel de Asistencia para este fondo. Las reglas para cada tipo de Procesamiento de Fondo serán cubiertas en más detalle mas adelante en esta guía.

Seleccione un Pueblo para asociar con el fondo. El Pueblo es utilizado para Reporte y Análisis de Fondo avanzado.

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� � ý � û � û � � � � ü ý � � � ü � � � � � � � ý � û � � ý � � � ü ý � û þ ý �Paso 5: Seleccione Fecha de Comienzo, Fecha de Terminación, Total del Fondo y Cantidad Liberada.

Entre la Fecha de Comienzo del Fondo.

Entre la Fecha de Terminación del Fondo.

Entre la Cantidad Total del Fondo en dólares.

Entre la cantidad usted desea liberar en este momento. Usted escribe vales contra la cantidad liberada. ORS previene que usted escriba vales pormás de la cantidad liberada.

EJEMPLO – Suponga que tiene $100,000.00 en el. Si usted desea liberar dinero para solo el primer trimestre, usted puede entrar $25,000.00 en el campo de “Cantidad Liberada”. Una vez su agencia a desembolsado $25,000.00 en Vales usted no podrá escribir mas vales hasta que mas dinero sea puesto en “Cantidad Liberada”. Al comienzo del segundo trimestre usted cambiara la “Cantidad Liberada” a $50,000.00. Entonces sus trabajadores podrán escribir otros $25.000.00 en vales.

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$ � # � � 0 ! 1 & � � 2 " & � " � 3 $ " 0 � � � 4 ! � & 5 " � � 6 � � � �Paso 6: Presione la Etiqueta de Pagina 2 y Reglas de Preparación de Fondo

Seleccione la Etiqueta de Pagina 2 para preparar reglas.

Reglas cubren cosas como Cantidades Máximas de Vale, Cantidades Mínimas de Vale, Número de Vales por Familia, y Cantidad Máxima de Familia. Estas reglas aseguran que sus vales son escritos por las cantidades que usted especifi ca y familias solo reciben el número de vales a los cuales tienen derecho.

NOTA – La información mostrada en la pagina 2 depende en como el fondo es preparado. Lea la siguiente información para entender mejor los Niveles de Asistencia y Reglas de Vales.

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D @ < C : @ : O A P F ; < Q B F ; B ? R D @ B O < ? : S A < F T B ; < U : = < ?Cuando usted primero prepare su fondo, usted selecciona su Nivel de Asistencia, ya sea CSBG/General, Directo o Emergencia. Cada uno de estos Niveles de Asistencia tiene diferentes Reglas asociadas con ellos. Listado aquí es información sobre que reglas están disponibles para cada nivel de asistencia.

Preparar Reglas para su Fondo.

CSBG/Asistencia General:

Si su fondo usa CSBG/Asistencia General, usted puede seleccionar Cantidades Máximas y Mínimas de Vales, El numero de Vales permitidos por Familia y la cantidad máxima permitida por Familia.

Asistencia Directa:

Si su Fondo usa Asistencia Directa, Usted puede seleccionar las mismas reglas que con CSBG/Asistencia General y muchas más. Asistencia Directa les da a los usuarios más fl exibilidad para preparar reglas detalladas para un fondo.

Asistencia de Emergencia:

Si su Fondo usa Asistencia Directa, Usted puede seleccionar las mismas reglas que con CSBG/Asistencia General pero usted además tiene dos opciones adicionales para Deducciones de Utilidades y Grafi ca de Asistencia de Pago.

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c _ [ b Y _ Y o ` p e Z [ q a e Z a ^ r c _ a o [ ^ Y s ` [ e t a Z [ u Y \ [ ^Paso 7: Guardar Cambios

Presione el botón en la Pantalla de Mantenimiento de Fondo Maestro una vez usted haya hecho sus cambios al Fondo.

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� � { � y � y � � � � z { � � � z � ~ � � � � � { ~ y � � { � � � z { � y | { ~Paso 1: Preparar Suplidores

La Tabla de Preparación de suplidores permite a los usuarios añadir, eliminar o editar suplidores. Estos son los suplidores a los cuales usted les escribe los vales. La única información que usted tiene que entrar es la identifi cación del suplidor y el nombre del

Preparando Data de Vale

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£ � � ¢ � � � ¯   ° ¥ � � ± ¡ ¥ � ¡ � ² £ � ¡ ¯ � � � ³   � ¥ ´ ¡ � � µ � � � �Paso 2: Seleccione Categoría de Vale

La Tabla de Categoría de Vale les permite a los usuarios añadir, eliminar y editar categorías.

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à ¿ »  ¹ ¿ ¹ Ï À Ð Å º » Ñ Á Å º Á ¾ Ò Ã ¿ Á Ï » ¾ ¹ Ó À » Å Ô Á º » Õ ¹ ¼ » ¾Procesando un Vale

Antes de que usted pueda añadir un vale para un Individuo usted los debe localizar.

Paso 1: Encuentre el Individuo para el cual usted creara el Vale

Cuando usted abra el modulo de trazado cliente usted notara el Botón en la parte superior derecha de su pantalla. Presione el Botón para ver todos los individuos en el sistema.

Presione dos veces en el individuo para el cual usted desea crear el vale para abrir su información demográfi ca.

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ã ß Û â Ù ß Ù ï à ð å Ú Û ñ á å Ú á Þ ò ã ß á ï Û Þ Ù ó à Û å ô á Ú Û õ Ù Ü Û ÞPaso 2: Seleccione “Etiqueta Rápida” de Abrir Vale al fi nal de la Pagina de Indi-viduo.

Presione la etiqueta de Abrir Vale al fi nal de la página. Presione el Botón de Editar para añadir el vale.

NOTA – Usted puede además ver Vales para todos los miembros de la Familia. Presione el Botón de “Mostrar Vales” en la parte superior derecha de la pantalla para ver un listado de todos los vales para los Miembros de la Familia.

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� ÿ û � ù ÿ ù � � � � ú û � � � ú � þ � � ÿ � � û þ ù � � û � � � ú û � ù ü û þPaso 3: Presione el botón de “NUEVO”

Para crear un vale nuevo para el individuo presione el Botón en la parte superior de la página.

Paso 4: Seleccione el Numero de Fondo

Cuando usted presiona el Botón de Nuevo, la Etiqueta de Data abre con una forma en blanco.

Seleccione el Botón para abrir un listado de Fondos de los cuales usted tiene la

NOTA: Usted notara que ORS creara un número de Vale para usted. Este numero es utilizado por ORS para trazar el Vale Este numero de Vale es una forma de identifi car varios vales uno de los otros.

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Paso 5: Seleccione ID de Suplidor y Código de Categoría.

Presione el Botón para abrir una forma de Vale en blanco.

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C ? ; B 9 ? 9 O @ P E : ; Q A E : A > R C ? A O ; > 9 S @ ; E T A : ; U 9 < ; >Paso 6: Seleccione Fecha de Solicitud, Numero de Cuenta, Nombre de la Cuenta y

Fecha de Solicitud es la fecha en que usted crea el Vale. El Número de Cuenta es la cuenta a la cual el Vale será acreditado. Nombre de la Cuenta es la persona para la cual el Vale esta siendo escrito.

Comentarios son utilizados para cualquier información de narrativa que usted desee incluir. Esta narrativa aparecerá solo en esta pantalla y no se refl ejara en ningún reporte.

Paso 7: Seleccione la Etiqueta de Directo/Emergencia o CSBG que esta subrayada al tope de la pagina.

RECUERDE – La etiqueta que usted ve subrayada depende de la forma en que el fondo fue preparado. En este ejemplo el “Fondo de Prueba” fue preparado para utilizar el Nivel de Asistencia de Emergencia, por lo cual “Emergencia” es permitido.

NOTA – ORS además tiene dos cualidades de sistema las cuales se pueden preparar cuando usted procese Vales Primero, organizaciones pueden requerir que requerir que una pieza particular de información demográfi ca tenga que ser entrada. Esta información puede ser dirección, numero de teléfono, o numero de seguro social. Segundo el la habilidad de usar la verifi cación de Numero de Cuenta para asegurar que los números de cuenta son entrados en el formato correcto. Comuníquese con el Administrador del Sistema para saber más.

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c _ [ b Y _ Y o ` p e Z [ q a e Z a ^ r c _ a o [ ^ Y s ` [ e t a Z [ u Y \ [ ^Presione la Etiqueta al tope de la pantalla para comenzar a entrar información detallada para el Vale.

Paso 8: Entre información para el Vale

No importa si usted esta trabajando con Directo, Emergencia, o CSBG/General, usted debe entrar información para el Vale

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� � { � y � y � � � � z { � � � z � ~ � � � � � { ~ y � � { � � � z { � y | { ~Paso 9: Guardar Cambios

Presione el Botón en la Pantalla de Vale cuando usted haya fi nalizado de entrar su información.

Paso 10: Imprimir la Forma de Vale

Para ver o imprimir la Forma de Vale, presione el Botón de Imprimir forma de Vale al fi nal de la página.