GOBIERNO MUNICIPAL DE NAVOJOADIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CAMPAÑA DE HONESTIDAD Y TRANSPARENCIA

PREMIO A LA INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL

PROYECTO

“DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS”

OBJETIVO GENERAL APLICADO AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

Blindar la información de los expedientes del personal, agilizar los procedimientos

de solicitudes de papelería del archivos, oficios y documentos que se encuentra en

el Departamento de Recursos Humanos, así como mejorar el mecanismo al

realizar éstos, de tal forma que permitirán ofrecer un servicio más eficiente y de

calidad a los trabajadores, ciudadanía, auditores y a todos aquellos organismos

que demanden resultados por parte del H. Ayuntamiento de Navojoa.

OBJETIVO CORTO PLAZO

Digitalizar, automatizar y optimizar los archivos que se realizan para el

funcionamiento del departamento de recursos humanos.

OBJETIVO LARGO PLAZO

Contar con un sistema moderno que resguarde los archivos y expedientes del

personal y nóminas del Departamento de Recursos Humanos, de la misma

manera logrando que dicho sistema permita resguardar con seguridad los

expedientes y archivos, la búsqueda óptima de los documentos dentro de los

expedientes y al mismo tiempo ahorrando un gran espacio físico.

JUSTIFICACIÓN

GOBIERNO MUNICIPAL DE NAVOJOADIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Diariamente el personal que trabaja para el H. Ayuntamiento de Navojoa recurre al

Departamento de Recursos Humanos para solicitar información referente a la

documentación que se encuentra en sus expedientes (cartas de trabajo, hojas de

servicio, formatos, entre otros), información que a veces requiere cierto tiempo de

espera para ellos ya que se debe de buscar en el archivo la información, de la

misma manera si solicitan copias de documentos que tengan en su expediente

deben esperar a que éstos sean realizadas en el centro de copiado.

El Archivo del Departamento de Recursos Humanos cuenta con alrededor de

2,000 expedientes activos e inactivos de los cuales contienen entre 20 y 50 hojas

tamaño carta y oficio; esto sin contar que hace algunos años tras la inundación

que hubo en 2008 muchos de los expedientes que se encontraban en el archivo

muerto desaparecieron debido a dicha inundación. Estamos hablando entonces de

que existen más de 50,000 hojas con información del personal que labora y ha

laborado en el Ayuntamiento de Navojoa.

El archivo se encuentra dentro del Departamento de Recursos Humanos en

archiveros metálicos que no son suficientes para los expedientes, además que el

espacio en el área tampoco lo es.

PROPUESTA

El equipo representante del Departamento de Recursos Humanos propone como

proyecto para el Premio a la Innovación Gubernamental, la digitalización,

optimización y automatización de documentos.

La implementación de este proyecto consiste en adecuar un software el cual

permita digitalizar, organizar y blindar la documentación de las dependencias y

para municipales que forman parte del municipio de Navojoa. El cual se instalaría

en las computadoras del mismo, creando una serie de usuarios que permitan el

acceso total o controlado a cada uno de ellos, esto monitoreado por un servidor

que administrara un técnico en sistemas de información administrativa.

GOBIERNO MUNICIPAL DE NAVOJOADIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

El sistema permite adjuntar todo tipo de imágenes, documentos y archivos,

prestando un servicio ilimitado de memoria. Así como de garantizar una búsqueda

en tan solo unos segundos.

Si se contara con este sistema los procesos que se llevarían a cabo de una forma

más eficiente, optima e innovadora, de los cual se puede mencionar que se evita

la pérdida de información ya que el acceso a la información en medios digitales

garantiza en todo momento su integridad y permite de manera fácil y rápida la

realización de respaldos de seguridad, mismos que pueden ser resguardados en

un pequeño espacio, de la mima manera se podrá accesar, consultar, enviar por

correo electrónico miles de documentos de manera rápida y sencilla desde una

computadora y a unos cuantos Clics de distancia, además el acceso a la

información puede ser de manera simultánea por dos o más usuarios, aclarando

que no todos los usuarios podrán acensar a toda la información si no solamente a

la información que se le sea permitida.

Todo esto reflejara un importante reducción en costos de impresión, copiado,

transportación de los documentos, papelería, mantenimiento de archivos y el más

importante reduce el costo Operacional, el cual se ocasiona por el tiempo que

pierden los trabajadores en la búsqueda de información.

El acceso a la información por medios digitales es controlado en todo momento de

manera automática y de esta manera se pueden obtener bitácoras de acceso a los

documentos para saber exactamente el uso que se le da a la información. Así

mismo se contribuye en la conservación del medio ambiente ya que con la reducción en

impresión y copiado, se requiere el uso de menos papel por lo que ayudamos a

proteger el medio ambiente y el talado de árboles.