prÁctica profesional como opciÓn de grado en la …
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PRÁCTICA PROFESIONAL COMO OPCIÓN DE GRADO EN LA CADENA
COMERCIAL OXXO COLOMBIA S.A.S
FABY GABRIELA MONTEALEGRE ARDILA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA
OPCION DE GRADO
PRÁCTICA EMPRESARIAL
BOGOTÁ
2021
2
PRÁCTICA PROFESIONAL COMO OPCIÓN DE GRADO EN LA CADENA
COMERCIAL OXXO COLOMBIA S.A.S
FABY GABRIELA MONTEALEGRE ARDILA
DIRECTOR
ADRIANA JIMÉNEZ HERRERA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
CONTADURIA PUBLICA
OPCION DE GRADO
BOGOTA
2021
3
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN……………………………………………………………………………… 7
ABSTRACT…………………………………………………………………………….. 7
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………. 9
OBJETIVOS……………………………………………………………………………..10
DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE………………………………………….11
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO……………………………………..11
ELEMENTOS TEMÁTICOS DEL PLAN DE ESTUDIOS……………………………..12
CARACTERIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN……………………………………...20
CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO…………………………………….30
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES……………………………………………………….33
DIAGNOSTICO DE LA PRÁCTICA…………………………………………………....37
RESULTADO DE LA PRÁCTICA……………………………………………………....38
APORTE DEL PRACTICANTE…………………………………………………………40
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………………………….44
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS…………………………………………………...45
4
LISTA DE TABLAS
Tabla No. 1 Datos generales …………………………………………………..11
Tabla No. 2 Elementos temáticos del plan de estudios………………………..12
Tabla No. 3 Diagnóstico de la práctica………………………………………..38
Tabla No. 4 Factores actitudinales y comportamentales………………………39
Tabla No. 5 Factores profesionales……………………………………………40
5
LISTA DE FIGURAS
Figura No. 1 Objetivos oxxo…………………………………………………21
Figura No. 2 Políticas oxxo…………………………………………………..22
Figura No. 3 Valores oxxo……………………………………………………23
Figura No. 4 Necesidades de los clientes…………………………………….23
Figura No. 5 Canales de distribución…………………………………………24
Figura No. 6 Clasificación de tiendas…………………………………………24
Figura No. 7 Competencias oxxo……………………………………………...25
Figura No. 8 Organigrama oxxo Colombia……………………………………26
Figura No. 9 Organigrama área contabilidad oxxo……………………………30
Figura No. 10 Análisis DOFA de oxxo………………………………………..32
Figura No. 11 Formato orden de compra………………………………………34
Figura No. 12 Factores actitudinales y comportamentales…………………….39
Figura No. 13 Factores profesionales ………………………………………….40
6
LISTA DE ANEXOS
Anexo No. 1 Plan de práctica…………………………………………………….46
Anexo No. 2 Seguimiento de prácticas…………………………………………..48
7
RESUMEN
El presente informe describe las prácticas empresariales realizadas en la empresa Cadena
Comercial OXXO COLOMBIA SAS que se dedica a la comercialización de productos de
consumo masivo a través de tiendas en Bogotá y Bucaramanga, se ocupó el cargo de practicante
contable en al área administrativa, con el objetivo de consolidar los conocimientos adquiridos en
el programa de contaduría pública de la Universidad Cooperativa de Colombia.
El informe tiene como finalidad describir las funciones realizadas durante la práctica y la
relación que se encontró con el plan de estudio y con la modalidad de teletrabajo por la
contingencia del COVID-19, a su vez se presentará un aporte significativo que mejore los
procesos del área contable y que se generó después de la caracterización y diagnóstico del área
de práctica.
Abstract
This report describes the business practices carried out in the company Cadena Comercial
OXXO COLOMBIA SAS that is dedicated to the commercialization of mass consumer products
through stores in Bogotá and Bucaramanga, he held the position of accounting intern in the
administrative area, with the objective of consolidating the knowledge acquired in the public
accounting program of the Universidad Cooperativa de Colombia.
The purpose of the report is to describe the functions carried out during the internship and
the relationship that was found with the study plan and with the telework modality due to the
COVID-19 contingency, in turn, a significant contribution will be presented that improves the
processes of the accounting area and that was generated after the characterization and diagnosis
of the practice area.
8
Palabras claves: Prácticas – Contabilidad – Experiencia
9
INTRODUCCIÓN
En el siguiente informe se evidencia a detalle las actividades que se realizaron ocupando
el cargo de practicante contable en la empresa Cadena Comercial OXXO COLOMBIA SAS, las
cuales tienen como resultado afianzar los conocimientos adquiridos durante el desarrollo del plan
de estudios de la universidad y visualizar desde el ámbito laboral la importancia del área
contable dentro de una empresa.
Las prácticas de desarrollaron en la ciudad de Bogotá por un período de seis meses desde
el tres de marzo al dos de septiembre del 2021, las actividades se desarrollaron bajo la modalidad
de trabajo en casa debido a las medidas de bioseguridad establecidas por la empresa para la
contingencia del COVID-19, la empresa proporcionó computador de escritorio equipado con
todos los programas necesarios para el desarrollo de las actividades definidas.
La inducción estuvo a cargo de algunas personas de RRHH encargadas de los nuevos
ingresos, durante el tiempo restante se tuvo contacto directo con los auxiliares contables, la
coordinadora de activo fijo, el analista contable de arriendos y de gastos, el auditor de
inventarios y la contadora a nivel país de Oxxo Colombia.
Durante el desarrollo de las practicas se tuvo a cargo funciones como causación de
facturas utilizando el software contable de la empresa, el seguimiento de las facturas mes a mes
con el fin de cumplir los estándares de tiempo establecidos, se debía conciliar con los
proveedores los pagos que se realizaban, entre otras que se describirán a lo largo del informe.
El resultado de esta práctica es crecer desde el ámbito profesional, aplicando los
conocimientos adquiridos en el área administrativa de la empresa y empezar a consolidar una
base para incursionar en el mundo laborar.
10
OBJETIVOS
Objetivo General
Analizar las funciones realizadas durante los seis meses de práctica profesional midiendo
el desempeño y consolidando las competencias adquiridas en la Universidad.
Objetivos específicos
• Establecer la relación del plan de estudios de la Universidad Cooperativa
de Colombia con las actividades ejecutadas en las prácticas empresariales.
• Caracterizar el área de trabajo y las funciones designadas describiendo los
procedimientos y formatos establecidos por la empresa para cada función a realizar.
• Crear un manual de procedimientos para el cargo de practicante del área
contable.
11
DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE
Tabla No. 1
Datos generales
Empresa Cadena Comercia Oxxo SAS
Nit 900.236.520-7
Teléfono 7444545
Jefe inmediato Wendy Fonque Reyes
Cargo Encargada Ingresos
Correo [email protected]
Nombre practicante Faby Gabriela Montealegre Ardila
Correo electrónico [email protected]
Fecha inicio de contrato 03 marzo 2021
Fecha terminación 02 septiembre 2021
Tipo de contrato Contrato de aprendizaje
Área de trabajo Administrativo
Carrera Contaduría Pública
Semestre Séptimo
Institución de formación Universidad Cooperativa de Colombia
Elaboración propia (2021)
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO
El objetivo es facilitar la formación profesional del estudiante para la especialidad de
contaduría pública, desarrollando dentro de la empresa las funciones propias del cargo de
practicante contable, la formación profesional y metódica del practicante será impartida por la
Universidad Cooperativa de Colombia
El contrato tiene una duración de seis meses desde el tres de marzo del 2021 fecha en que
inicia la etapa práctica, hasta el dos de septiembre de 2021 fecha que finaliza la citada etapa, la
empresa proporcionará un apoyo de sostenimiento durante la vigencia del contrato. Así mismo el
estudiante estará afiliado a la ARL y la empresa realizará al pago mensual del sistema general de
Seguridad Social en salud, la jornada del practicante durante la etapa práctica no podrá exceder
de 48 horas semanales.
12
ELEMENTOS TEMÁTICOS DE PLAN DE ESTUDIO POR COMPETENCIAS
Tabla No. 2
Elementos temáticos de plan de estudios
TIPO DE COMPETENCIA
LINEA DE CURSO
CURSO MACRO COMPETENCIA
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
FUNDAMENTACIÓN PRÁCTICA
GÉN
ERIC
AS
HU
MA
NID
AD
ES
Humanidades I, II Y III
Valorar las manifestaciones culturales como mediadores de goce estético y comunicadoras
de la experiencia
humana
Habilidad para redactar correos e
informes.
Capacidad para comunicarme con los integrantes del equipo de manera escrita y dejar los
nervios para hablar en público.
ING
LÉS
Ingles I, II, III y IV
Realizar actos comunicativos de forma oral y
escrita haciendo uso
de expresiones cotidianas.
Entender palabras en inglés sobre
actividades realizadas en el área de trabajo.
Participar en las actividades
planteada por la empresa donde se debía hacer uso del
inglés.
INST
ITU
CIO
NA
L
Institucional I, II y III
Explicar la solidaridad desde un
enfoque para el desarrollo de la
ciudadanía.
Entender el enfoque solidario
en el desarrollo de las actividades
diarias.
Ser solidarios y empáticos con los
integrantes del equipo a la hora de
desarrollar las actividades.
TRA
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EPIS
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GÍA
DE
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CA
EC
Escuelas del pensamiento económico
Evaluar las teorías
económicas, administrativas
y contables para el estudio
de la problemática económica y
social mundial.
Hacer uso de las teorías que
describen las corrientes
económicas para analizar la realidad
organizacional.
Identificar los factores
económicos que se relacionan en el
proceso de la empresa.
Teoría de la empresa
Interpretar las teorías económicas para comprender la
problemática económica y social
relacionándolas con cada escuela.
Entendía la demanda y oferta
de mercado para la empresa según su
actividad.
13
Teoría del comercio
internacional
Analizar las implicaciones que tiene la empresa
respecto a su relación con otros
países.
Comprender la relación comercial de la empresa con
otros países.
Agregados económicos
Interpretar los agregados
económicos para la comprensión de su
desarrollo e implicación dentro
de la economía relacionando los
criterios macroeconómicos
Identificar los factores
macroeconómicos dentro de la
empresa y como afectan los
procesos de comercialización.
Escuelas de pensamiento
contable
Interpretar y analizar las teorías de las corrientes del pensamiento
contable identificándolas
dentro de la realidad
organizacional.
Identificar las escuelas contables
que tienen incidencia dentro
de la estructura de la organización.
Escuelas del pensamiento
administrativo
Interpretar y analizar las teorías de las corrientes del pensamiento
administrativo identificándolas
dentro de la realidad
organizacional.
Identificar las escuelas
administrativas que tienen incidencia
dentro de la estructura de la
organización.
TRA
NSV
ERSA
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REG
ULA
CIÓ
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Legislación comercial
Identificar las obligaciones comerciales,
legales y tributarias de una persona
natural o jurídica dentro
del entorno económico.
Identificar las normas
comerciales y los tipos de contratos bajos los que una
empresa desarrolla sus actividades
mercantiles.
Pude identificar los contratos que tiene
la empresa con algunos
proveedores y las características y obligaciones de
cada parte.
Legislación laboral
Identificar las normas laborales y
los tipos de contratos laborales
que tiene una
Pude identificar los derechos y
obligaciones que me correspondían teniendo claridad
14
organización con sus empleados.
sobre los diferentes tipos de contrato.
Legislación tributaria
Identificar las normas y las obligaciones
tributarias que tiene una
organización según el tipo de
contribuyente.
Conocí los impuestos que la empresa le debe
aplicar a los proveedores y las
consecuencias que acarrea el mal manejo de los
impuestos.
TRA
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LIC
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Elaboración de Presupuestos
Evaluar proyecciones financieras de
una organización usando las
matemáticas y razones
financieras y teorías sin perder los
principios del presupuesto
Realizar presupuestos para cada área de una organización sin
perder los principios de los presupuestos.
Tuve la oportunidad de
conocer los presupuestos que tenía la empresa para cada área
(mtto - construcción-
adquisiciones, etc.) y como se deben regir bajo estos
mismos durante el periodo estipulado.
Gestión Pública
Participar en procesos de la administración
pública para contribuir a los objetivos del
estado relacionando
las teorías administrativas y la regulación sobre gestión
pública
Diagnosticar los procesos que se
deben seguir para que el Estado pueda realizar
contrataciones.
Identificar los procesos que hacia
la empresa para poder contratar a los proveedores.
Control y Finanzas Publicas
Evaluar el control que se le hacen a
los recursos públicos basados en los resultados de cada proyecto.
Evaluar los resultados de cada
proyecto de la empresa al cual se
le asigno un presupuesto.
TRA
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ERS
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O Oportunidad de
Negocios
Proponer alternativas
productivas o de
fortalecimiento organizacional
Identificar las oportunidades que tiene una empresa dentro del entorno.
Pude tener conocimiento sobre
el proceso de expansión que lleva a cabo la empresa
para identificar
15
centradas en las oportunidades del mercado
gestionando los riesgos y
generando valor agregado
posibles puntos potenciales.
Plan de negocios
Identificar la viabilidad
financiera que va a traer el plan de un nuevo negocio y
todo el proceso de planificación de
este.
Pude observar los estudios s lo puntos
potenciales para determinar la
viabilidad financiera de la nueva tienda.
Gestión de proyectos
Verificar que el plan de negocios
planteado se cumpla en tiempos
y en el presupuesto.
Pude observar los concursos y los procesos que se
desarrollan para la construcción de la nueva tienda, para
remodelarla y equiparla y poder
funcionar a la perfección a los consumidores.
TRA
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ERSA
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DÍS
TIC
AS
Estadística Descriptiva
Proponer alternativas
parala solución a problemas del
entorno de la organizacional,
basados en herramientas
para el tratamiento e interpretación
de datos
Construir información que
soporte la toma de decisiones de la
organización mediante la
interpretación, organización y
lectura de datos
En las juntas Top se presentaban bajo
estadísticas los resultados de le
empresa durante el mes en curso.
Estadística Inferencial
Inferir los futuros comportamientos,
resultados y tendencias bajo los
que se deberá orientar la toma de
decisiones de la empresa utilizando
herramientas estadísticas
En las Juntas Top se presentaban
estadísticas para predecir los
resultados del nuevo mes con las nuevas aperturas
de tiendas.
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TRA
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LES
FIN
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ZAS
Valoración de estados
financieros
Valorar los estados
financieros identificando el patrimonio de una empresa y sus cuentas de rentabilidad y
gastos.
Diagnosticar la situación actual de la empresa basado
en los estados financieros.
En las Juntas Top mensuales se presentan los
estados financieros de la empresa y en los cierres de mes
se hace una revisión de las
cuentas puentes.
Toma de Decisiones Financieras
Tomar decisiones de inversión y de financiación
para incrementar las utilidades de la
empresa.
Evaluar las alternativas de
inversión y financiación más factibles para la
situación actual de la empresa.
Tuve oportunidad de conocer las
obligaciones de las empresas
adquiridas para su financiación.
ESP
ECÍF
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IÓN
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Teoría de la contabilidad
Comprender la teoría y la
epistemología contable
teniéndolo como la de
conceptos para el desarrollo de
la disciplina.
Validar la construcción del
conocimiento de la contabilidad
teniendo en cuenta los antecedentes
Teóricos para nuevas
investigaciones.
Reconocer las Teorías contables
con vigencia dentro de las actividades de la compañía.
Métodos y Metodologías
de la Investigación
Abordar los problemas
contables teniendo en cuenta los
enfoques normativos,
positivos y críticos.
Comprender la normatividad y las
fuentes de información base
de la empresa.
Opción de grado
Plantear propuestas
relacionadas con la disciplina contable teniendo en cuenta las teorías aplicadas
durante la etapa lectiva.
Aplicar lo aprendido durante
la etapa lectiva como crecimiento
en el ámbito profesional.
17
ESP
ECÍF
ICA
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REG
ULA
CIÓ
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Contabilidad del Sector Solidario
Diseñar y comprender los
sistemas contables para el reporte de información financiera
acorde a las políticas
económicas y sociales.
Conceptuar la normativa contable y administrativa de
las entidades del sector solidario
Diferenciar el tratamiento de las cuentas contables
de una entidad comercial a una
entidad solidaria.
Filosofía de la Regulación Profesional
Analizar los momentos
históricos que dieron paso a la regulación de la
profesión contable.
Entender los antecedentes de la
normativa y el marco legal bajo la
que se regula la entidad y la
actuación del contador en ella.
Código de Ética del Contador
Publico
Argumentar los dilemas morales
del contador público
reflexionando sobre las
implicaciones desde puntos de
vista teóricos y de reglamentación.
Comprender la importancia y
responsabilidades al manejar
información confidencial de la
empresa.
ESP
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IDA
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ZAS
Procesos Contables
Proveer información útil
para tomar decisiones
teniendo en cuenta los marcos de regulación
internacional y las
disposiciones del país.
Formular y analizar hechos de un ciclo
contable clasificándolos
según su naturaleza en el patrimonio,
situación financiera y de resultados.
Clasificar las cuentas de la
empresa comprendiendo su naturaleza en los
estados financieros.
Información Contable por
Ciclos
Reconocer los ciclos contables de
acuerdo con la regulación vigente.
Reconocer los ciclos contables de
la información a cargo de la empresa.
Preparación de Estados
Financieros
Elaborar Estados Financieros
cumpliendo con la regulación vigente
y la naturaleza de la organización.
Entender la información
presentada en los estados financieros
de las juntas mensuales.
18
Consolidación de Estados Financieros
Validar el tratamiento de los estados financieros de empresas que deben consolidar
estados financieros.
Comprender los estados financieros
consolidados de todas las empresas
asociadas presentados en las juntas mensuales.
Contabilidad de Inversión y
Financiación
Clasificar los flujos de recursos para
actividades de inversión y
financiación teniendo en cuenta
la normativa vigente.
Reconocer los recursos con los
que cuenta la empresa y las
decisiones que han tomado para su
financiación
Mercados de Derivados
Interpretar los títulos de rentas,
monedas y derivados
reconociendo las mayores
rentabilidades.
Identificar las variaciones de las
acciones de la empresa dentro del mercado capitales.
Sistemas de Costeos
Gestionar los costos de la
actividad desarrollada
utilizando herramientas de
medición acorde a la naturaleza del
negocio.
Comprender el sistema de costeos
que maneja la empresa para el desarrollo de su
actividad.
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Teoría del Aseguramiento
Evaluar el control y
aseguramiento de la
información de una empresa
desde una óptica
organizacional y profesional.
Verificas la información de una compañía teniendo
en cuentas los postulados de las teorías de control.
Identificar los procesos sometidos a auditoría interna
y externa de la compañía.
Aseguramiento Interno
Proponer métodos para disminuir los riesgos del control
de la empresa y prevenir
situaciones no deseadas.
Reconocer los procesos de riesgo
de la empresa resultados de la
auditoría interna.
19
Elaboración propia (2021)
Aseguramiento Financiero
Internacional
Evaluar la razonabilidad de
los estados financieros para poder emitir una opinión a juicio
profesional cumplimento con el
marco legal vigente.
Analizar los resultados de la
auditoría interna en base a los estados financieros de la
empresa.
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Fortalecimiento Organizacional
Considerar la importancia de la información
de gestión dentro de la
toma de decisiones de la
compañía.
Diseñar estrategias para mejorar los
procesos de gestión dentro de
la compañía.
Identificar las falencias dentro del sistema de gestión de la compañía y retroalimentar en
las juntas mensuales.
ESP
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TRIB
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RIA
Impuestos Nacionales y Territoriales
Enfrentar situaciones
tributarias para el diseño de estrategias
contemplando la regulación
vigente
Identificar las obligaciones
tributarias de cada contribuyente de
acuerdo con la norma vigente.
Identificar los impuestos que se le
deben practicar a cada proveedor a cargo teniendo en cuenta la ciudad.
Procedimientos y Planeación
Tributaria
Relacionar la causación jurídica
de cada contribuyente
teniendo en cuenta posibles recaudos,
devolución y sanciones.
Identificar la responsabilidad que representa para la empresa
como contribuyente presentar sus declaraciones.
20
CARACTERIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Historia
OXXO en una cadena de tiendas de conveniencia de origen mexicano cuya finalidad
inicialmente era promocionar la Cervecería Cuauthémoc, su primera tienda se abrió en
Monterrey, Nuevo León, cuentan con una trayectoria de más de 30 años en los cuales se han
expandido a varios países de Latino América, actualmente las tiendas OXXO se encuentran
vinculada al Grupo FEMSA en la unidad FEMSA comercio.
Oxxo llega a Colombia estableciendo operaciones en la ciudad de Bogotá y
Bucaramanga, en el año 2009 inauguró su primera tienda llamada “plaza 39” en la ciudad de
Bogotá y en el 2016 abrió su primera tienda llamada “basílica” en Bucaramanga, al año 2020
Oxxo cuenta con más de 100 en Bogotá y Bucaramanga.
Visión
La visión de Oxxo es convertirse en la cadena de tiendas de proximidad más grande en
Colombia logrando satisfacer por completo las necesidades de los clientes.
Misión
Lograr satisfacer en todo momento y con pasión las necesidades presentes de los clientes
facilitándoles su vida para que ellos disfruten más su día.
21
Política global de integridad.
Política sobre educación.
Política ambiental.
Política cultural de legalidad.
Objetivos
Figura No. 1
Objetivos Oxxo
Elaboración propia 2021
Políticas
Figura No. 2
Políticas Oxxo
Elaboración propia 2021
Ser la cadena de tiendas de comercio más grande en America Latina.
Hacer parte del estilo de vida de millones de personas enfocados en brindar una gran oferta de productos y servicios que le sean prácticos.
22
Valores
Figura No. 3
Valores Oxxo.
Elaboración propia 2021
Presentación productos.
En Oxxo se ofrecen productos capaces de satisfacer las necesidades de los clientes ya sea
de Antojo, de diario, de sed y de reuniones.
Figura No. 4
Nesecidades de los clientes.
Fuente: Cadena Comercial Oxxo
Fundamentos de la cultura
Foco en la persona.
Confianza.
Valores de negocio
Colaboración.
Compromiso a la excelencia.
Orientación al oficio.
Enfoque al cliente.
Espíritu innovador.
Valores de persona
Pasión por aprender.
Integridad y respeto.
Sentido de responsabilidad.
Sencillez y actitud de servicio.
23
Canales de Distribución
Figura No.5
Canales de distribución
Elaboración propia 2021
Oxxo clasifica sus tiendas por la ubicación en la que se encuentran y las secciones de
productos primordiales dentro de casa sección.
Figura No.6
Clasificación de tiendas
Fuente: Cadena Comercial Oxxo
93 Tiendas en Bogota
19 Tiendas en Bucaramanga
112 Tiendas nivel
Colombia
24
Competencia
Figura No. 7
Competencias Oxxo
Elaboración propia con información de Tiendas D1- Justo&Bueno – Ara tiendas 2021
Cadena de almacenes de descuento
ubicados por toda Colombia.
Tiendas D1
Cadena de supermercados con productos de buena calidad y precios
competitivos
Justo & Bueno
Cadena de tiendas cercanas con
productos a precios muy bajos.
ara tiendas
25
Organigrama
Figura No. 8
Organigrama Oxxo Colombia
Elaboración propia (2021)
Jefe operacionesJefe Contabilidad
Coordinador Fiscal
Encargado Egresos
Jefe de adqusiciones
Jefe de Expansión
Coordinador domicilios
Jefe Mantenimiento
Encargado Salud
Ocupacional
Responsable de
atracción talento
Responsable
entrenamiento y
desarrollo
Coordinador cultura y
comunicación.
Coordinador aseguramiento
de calidad.
Responsable estrategia
Comercial Coordinador
Infraestructura
Coordinador
Operaciones TI
Coordinadorr legal y
regulatorio
Gerente General Oxxo
Colombia
Gerente de Procesos
Operativos y
Planeación
Gerente
AdministrativaGerente Comercial
Gerente de
Expansión
Gerente Recursos
Humanos
Gerente
Operaciones Gerente TI
26
Descripción de funciones
➢ Gerente general Oxxo Colombia: es el encargado de representar la división Oxxo
Colombia ante la división de FEMSA Comercio.
➢ Gerente procesos operativos y planeación: es la persona encargada de coordinar los
que se le realizaron a procesos alimenticios y productos de consumo que se comercializan
en las tiendas Oxxo.
• Coordinador de aseguramiento de Calidad: se encarga de realizar las pruebas a
los alimentos comercializados en las tiendas Oxxo.
➢ Gerente Administrativa: es el contacto directo desde el área de contabilidad con el
gerente de Oxxo Colombia para definir temas de cierre y presupuestos.
• Jefe de Contabilidad: tiene a cargo vigilar que el área de gastos de oficina y
tiendas cumplan con los planes establecidos por la gerente Administrativa y los
lideres de FEMSA Comercio.
• Coordinador Fiscal: tiene a cargo los temas relacionados directamente con el
área de impuestos de Oxxo y de sus proveedores.
• Encargado de egresos: Tiene a cargo controlar los registros de los proveedores
directos de los productos que se comercializan en las tiendas Oxxo y adicional
tiene a cargo la liberación de los pagos generales de Oxxo.
• Coordinador legal y regulatorio: se encarga de todos los trá mites legales
que requiere Oxxo, ya sea demandas, contratos de arriendo, contratos con
empleados, entre otros temas relacionados directamente con leyes.
27
➢ Gerente comercial: Se encarga de liderar los procesos relacionado son la promoción,
publicidad y nuevas implementaciones de Oxxo para mejorar su imagen y sus servicios.
• Coordinador de domicilios: se encarga de controlar los cobros que nos las
empresas que nos prestan servicios de domicilios, de call center y temas
relacionados con la APP de Oxxo teniendo en cuenta los servicios prestados por
tienda.
• Responsable estrategia comercial: se debe encargar de los proyectos de
publicidad ya sea física o digital que se va a realizar Oxxo como días de
promociones y las actividades para inauguración de tiendas.
➢ Gerente de expansión: se encarga de recibir proyectos para nuevas aperturas de tiendas,
remodelaciones o mantenimientos que se necesiten en las tiendas operando.
• Jefe de adquisiciones: se encarga de coordinar las áreas o tiendas que necesitan
reposición de maquinaria, muebles y enseres o utensilios para no afectar los
procesos de las tiendas.
• Jefe de expansión: es el encargado de presentar los proyectos para revisión de
puntos potenciales para apertura nuevas tiendas y hacer el estudio de presupuestos
del proyecto para poder pasar a gerencia y que el proyecto se pueda aprobar.
• Jefe de mantenimiento: se encarga de todos los procesos de mantenimiento que
requieren las tiendas, la maquinaria, los carros corporativos, con el fin de no tener
que interrumpir las operaciones por daños locativos.
➢ Gerente TI: es el encargado de controlar el área de sistemas de las oficinas y de las
tiendas, estar pendientes de las licencias que se deben usar en todos los equipos,
problemas técnicos de redes, entre otros.
28
• Coordinador operaciones TI: se encarga de coordinar que todos los equipos tengan
accesos a las plataformas corporativas para no interrumpir las comunicaciones de las
operaciones de las oficinas y las tiendas.
• Coordinador de infraestructura: se encarga de coordinar el estado de los equipos de TI
y en caso de que se deban reemplazar los equipos debe presentar el proyecto para que se
puedan aprobar los montos del gasto.
➢ Gerente de recursos humanos: se encarga de representar el área ante el gerente general
y de coordinar las tareas de todas las personas encargadas de recursos humanos.
• Encargado de salud ocupacional: se encarga de programar los exámenes
médicos de los nuevos ingresos de Oxxo, coordina los cursos que deben realizar
las personas que se encargan de las operaciones en tiendas.
• Responsable de atracción de talento: se encarga de publicar las vacantes de
Oxxo en las diferentes páginas de trabajo y realizar las primeras entrevistas con
los aspirantes a las vacantes.
• Responsable de entrenamiento y desarrollo: se encarga de realizar las
inducciones de información general de Oxxo y de coordinar las inducciones
específicas del área del personal de tienda.
• Coordinador de cultura y comunicación: encargado de coordinar las
actividades de integración para todo el personal de Oxxo y de sus familias.
29
➢ Gerente de operaciones: encargado de coordinar la operación y los procesos del
personal de tienda.
• Jefe de operaciones: se encarga de vigilar a los asesores y operadores de tienda
para confirmar que o se presenten situaciones que puedan afectar la operación de
las tiendas.
CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO
Organigrama del área
Figura No. 9
Organigrama área contabilidad Oxxo.
Elaboración propia (2021)
➢ Jefe de Contabilidad: tiene a cargo vigilar que el área de gastos de oficina
y tiendas cumplan con los planes establecidos por la gerente Administrativa y los lideres
de FEMSA Comercio.
➢ Analista contable (arrendamientos y servicios públicos): se encarga de
la causación de las facturas por arriendos y servicios públicos de locales de tiendas y
oficinas, adicional debe tener el seguimiento de los contratos por conceptos de arriendos.
JEFE DE CONTABILIDAD
Practicante Auxiliar
contable
Coordinador
activo fijo
Analista Contable
( arrendamientos y
servicios públicos)
Analista Contable
(gastos)
30
➢ Coordinador activo fijo: se encarga de la causación de las facturas
relacionadas con compras de activo para tiendas y para oficina, adicional debe
contabilizar las transacciones de estos activos los cuales están marcados con una
consecutivo de Oxxo para tener el registro de en donde se encuentra cada activo.
➢ Analista contable (gastos): se encarga de causar las facturas relacionadas
con el área de recursos humanos como exámenes médicos, cursos de manipulación de
alimentos, eventos para integración del personal, entre otros.
➢ Auxiliar contable: se encarga de la causación de los gastos relacionados a
domicilios, publicidad, tramites de curaduría y construcción, Mantenimiento de tiendas,
oficinas y vehículos, implementos de aseo y papelería para oficinas y tiendas, entre otros
gastos no recurrentes.
➢ Practicante: se encarga de la recepción de facturas y OC y de apoyar los
procesos de los compañeros de contabilidad.
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Fortalezas
- Adecuada distribución de las funciones dentro del equipo.
- Reconocimiento de méritos a la realización de buenas labores.
- Horarios de trabajo flexibles con la formación académica
- Capacidad para que los colaboradores puedan ascender dentro de la organización.
Debilidades
- Falta de comunicación de las diversas áreas con el área de contabilidad.
- Demora de las plataformas para aprobar las facturas.
- Demora en la activación de plataformas para realizar las actividades.
- Poco tiempo para los procesos de inducción relacionados directamente con el puesto de practicante.
Oportunidades
- Empatía con los compañeros del área de trabajo.
- Capacitar a los colaboradores para reducir las cargas de trabajo por procesos perdidos.
- Actitudes de colaboradores con cargo base.
- Implementación de nuevas herramientas contables que aportan para el crecimiento profesional
- Teletrabajo
Amenazas
- Perdidas de información por no contar con un back app seguro.
- Reajuste de presupuesto que ocasiona reducción de personal.
- Con la implementación del teletrabajo dedicamos más tiempo al trabajo fuera de nuestro horario laboral.
Análisis DOFA
Análisis DOFA.
Figura No. 10
Análisis DOFA de Oxxo
Elaboración propia (2021)
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Recepción de facturación: para realizar el proceso de facturación se tiene
en cuenta los siguientes pasos:
1.1 Abrir el correo del proveedor y descargar la factura adjunta para
posteriormente guardarla en la carpeta compartida del equipo de contabilidad.
1.2 Se debia dejar la evidencia del recibido de la factura en un excel el cual
represntaba el control de facturas diarias recibidas.
1.3 Se debia clasificar las facturas para saber a quien se le debe enviar
dependiento el rubro al que pertenecia teniendo en cuenta si traian orden de compra o
necesitaban aprobación.
2. Seguimiento a facturas con aprobación: Oxxo recibe facturas de gastos
genreales que solicitan en las diferentes áreas, algunas facturas como lo son las de
domicilios y nominas temporales las cuales necesitan una respectiva aprobación a la cual
se le debe hacer el seguimiento ya que por la ley solo se cuentan con 3 dias habiles para
rechazar o aceptar la factura del proveedor.
3. Asignación de consecutivos de Orden de compra: en Oxxo se tiene una
politica de emitir ordenes de compra de gasto para realizar compras que no son
recurrentes y que no se encuentran amparadas por los contratos.
3.1 inicialmente la tarea es asignar a las diferentes plataformas los numeros de
consecutivos por ejemplo 100-101-102…. Según la cantidad que necesiten.
3.2 Cuando ya se adignaron los consecutivos se debe dejar la evidencia en un
archivo de excel donde se especifica los datos del consecutivo y a la persna que se le
asigno.
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3.3 Se debe hacer el seguimiento para que nos devuelvan el formato de la
Orden de compra dentro de los siguientes 3 dias, especificando el proveedor al que va
dirigido, los servicios o productos que se solictaron, elvalor por el cual debe llegar la
factura y debe tener las 2 firmas del jefe inmediato de la persona que pidio el consecutivo
y la firma del gerente de área.
Figura No. 11
Formato Orden de compra
Fuente Cadena comercial Oxxo Colombia
4. Causación de reembolsos de fondos fijos y gastos de empleados: se
tenia a cargo la causacion y registro en Oracle los fondos fijos de asesores y los
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gastos de empleados, estos registros se deben realizar con cortes a los miercoles y
como minimo deben realizar las legalizaciones 3 veces al mes.
4.1 Fondos fijos: en un monto de caja menor asignado a los asesores de
tiendas para que puedan cubrir los gastos que se les presenten al momento de estar
realizando las visitas a las tiendas asignadas, dentro de las politicas de Oxxo solo
pueden legalizar los siguientes gastos:
• Parqueaderos para el vehiculo durante el tiempo que e este
haciendo la revision a la tienda.
• Refrigerios para los empleados de tienda cuando realicen horas
extras.
• Fotocopias o impresiones que necesiten durante la visita a la tienda.
• Taxis de los empleados cuando hay manifestaciones que afecten la
movilidad de los operarios de tienda.
4.2 Gastos de empleados: son los gastos en los que incurren los empleados de
las diferentes plataformas para poder realizar sus actividades de la empresa, dentro de
los gastos se admiten:
• Gastos de transporte del personal port emas de manifestaciones,
cierre de mes.
• Refrigerios para los empleados cuando hacen horas extras.
• Cuando el empleado debe trasladarse de ciudad debe legalizar los
taxis, las comidas y refrigerios del viaje, y otros gastos en los que incurra para
no afectar la operación de la empresa.
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Para realizar las legalizaciones los fondos fijos y los gastos cuentan con un formato
donde deben detallar los gastos y los datos como Nit, razon social y direccion del lugar donde se
realizaron los gastos, adicionala al formato deben enviar como soporte las facturas relacionadas a
cada gasto.
5. Descargue y causación de facturas de servicios publicos: se tenia a
cargo el descargue y registro en Oracle de las facturas correspondientes a servicios de
acueducto de tiendas y oficinas en Bogota y Bucaramanga y los servicios de energia
de las tiendas y oficinas de Bucaramanga:
5.1 inicialmente debemos tener en un excel el control de los numeros de
contratos y fechas de lectura de cada tienda u oficina.
5.2 Se accedia a la plataforma y se descargaba la factura relacionada con el
numero de contrato y se dejaba la evidencia en un archivo de excel de los cobros de
cada factura.
5.3 Se realizaba el registro en Oracle teniendo en cuenta las siguientes cuentas
:
• 5235250001 – cobros de acueducto
• 5235250002 – corbos de aseo.
• 5235300001 – cobros de energia
• 5225050001 – contribución de energia ( solo aplica para
Bucaramanga)
6. Asignación de Consecutivos de transferencia de activo fijo: se tenia a
cargo asignar el consecutivo de transferencia de activo fijo a la plataforma que lo
solicitara y se dejaba la evidencia en un archivo de excel a cargo de la coordinadora
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de activo fijos, con estos consecutivos se tenia la misión de tener el control de los
equipos de computo asignados a cada empleado, muebles y maquinarias asignadas a
las tiendas en operación.
7. Registro de facturas de activo fijo: se tenia a cargo el registro de las
facturas de activo fijo en el software contable para poder realizar el registro se tenian
en cuenta que llegaban facturas por concepto de contruccion de tiendas, maquinaria y
equipamento para tiendas, equipos de computo para oficina y tiendas y utensilios para
renovación de utencilios, en el Software se tenian las siguientes clasificaciones para
realizar el registro:
• MPC – Mejoras de propiedad arrendada y cableado.
• AC – activos capitalizados.
• AF- activos para capitalizar.
• MA- maquinaria y equipo.
• EC- equipo de computo.
• MU- muebles y enseres.
8. Descargue y envio de aviso de pago a proveedores: se tenia a cargo
descaragr los avisos de pago de facturas a proveedores por medio del Oracle y envias
estos soportes a los proveedores en el momento que lo requieran.
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DIAGNÓSTICO DE LA PRÁCTICA
Tabla No. 3
Diagnóstico de la práctica
MATRIZ DE EVALUACIÓN
CRITERIO 1 2 3 4 5 RETROALIMENTACIÓN
Recepción de facturación x se tuvo una rápida adaptación al proceso de
recepción de facturas
Seguimiento a facturas con
aprobación x
Se realizo un aun largo trabajo de seguimiento a
las plataformas, pero no se tenían las respuestas
esperadas.
Asignación de consecutivos
de Orden de compra x
Se tuvo una rápida comprensión y adaptación del
proceso.
Causación de reembolsos de
fondos fijos y gastos de
empleados
x Se adopto de forma rápida y practica el proceso.
Descargue y causación de
facturas de servicios públicos x
se tuvo una buena inducción para realizar el
proceso.
Asignación de Consecutivos
de transferencia de activo fijo x se tuvo una rápida comprensión del proceso.
Registro de facturas de activo
fijo x
se tuvo una lenta compresión del proceso ya que
no se tuvo la inducción necesaria.
Descargue y envió de aviso de
pago a proveedores x se tuvo una rápida compresión del proceso.
Elaboración propia (2021)
38
RELACIONES
INTERPERSONALES
TRABAJO EN
EQUIPO
SOLUCIÓN DE
PROBLEMASCUMPLIMIENTO ORGANIZACIÓN
Series1 4 4 4 5 5
80% 80% 80% 100% 100%
0
1
2
3
4
5
6
FACTORES ACTITUDINALES Y COMPORTAMENTALES
RESULTADO DE LA PRÁCTICA
Tabla No.4
Factores actitudinales y comportamentales
FACTORES ACTITUDINALES Y COMPORTAMENTALES
VARIABLE VALORACIÓN
RELACIONES INTERPERSONALES 4
TRABAJO EN EQUIPO 4
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 4
CUMPLIMIENTO 5
ORGANIZACIÓN 5
Elaboración propia (2021)
Figura No. 12
Factores actitudinales y comportamentales
Elaboración propia (2021)
39
TRANSFERENCI
A DE
CONOCIMIENTO
MEJORA
CONTINUA
OPORTUNIDAD
Y CALIDAD
ADMINISTRACIÓ
N DE RECURSOS
RESPONSABILID
AD AMBIENTAL
SEGURIDAD Y
SALUD EN EL
TRABAJO
Series1 4 4 5 5 5 5
80% 80%100% 100% 100%
100%
0
1
2
3
4
5
6
FACTORES PROFESIONALES
Tabla No.5
Factores Profesionales
FACTORES PROFESIONALES
VARIABLE VALORACIÓN
TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO 4
MEJORA CONTINUA 4
OPORTUNIDAD Y CALIDAD 5
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS 5
RESPONSABILIDAD AMBIENTAL 5
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 5
Elaboración propia (2021)
Figura No. 13
Factores Profesionales
Elaboración propia (2021)
40
APORTE DEL PRACTICANTE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Como aporte para facilitar el proceso de las practicas empresariales se realizo un manual
de procedimientos para la recepción de facturas y el seguimiento de las facturas que necesitan
aprobación de otras plataformas:
• Recepción de facturas.
1. Ir a “bandeja de entrada” del correo autorizado para recibir las facturas electrónicas por
parte del proveedor
2. Abrir el correo del proveedor y abril el archivo ZIP donde viene adjunta la factura.
3. Abrir el PDF de la factura electrónica.
4. Identificar si la factura trae relacionada una Orden de Compra de gasto.
Ejemplo: Orden de compra “19262”
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5. Dejar evidencia de la recepción de la factura en un archivo de excel teneindo en cuenta
los siguientes datos:
• Orden de Compra. De gasto.
• Fecha en que se genero la OC.
• Fecha en que se recibio la factura.
• Fecha de OC (estado), especificar si la persona que solicito el consecutivo de OC ya lo
legalizo autorizado o sigue pendiente por entregar.
• Mes en que llego la factura.
• Dias de diferencia que se tarde el proveedor en facturar luego de recibir la orden ce
compra.
• No. de la factura electrónica.
• Proveedor al que cooresponde la factura.
• Subtotal de la factura antes de IVA.
• IVA de la factura.
• Aprobacion de Oxxo: especificar la fecha en que la plataforma responsable de la factura
aprueba la factura, (solo en caso de que la factura no traiga OC)
• Nombre quien aprueba: persona encargada de aprobar la factura (responder solo si es
necesario).
• Cumplimiento: si la persona encargada de aprobar las facturas la aprueba antes de 3 días
se debe poner que la “si”, si la persona supera los 3 días para aprobación se debe poner
“no”.
• Envio para registro: se pone la persona de contabilidad a la que se le envia la factura para
que realice el registro.
• Fecha envio para registro: especificar la fecha en la que se le envia el correo de la factura
a la persona encargada.
• Rubro: identificar a que gasto corresponde la factura, por ejemplo: RRHH- bienerstar,
nomina y temporales, MTTO tiendas, vehiculos, Administrativos, Utensilios. Entre otros.
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6. Guardar el archivo PDF de la factura en la carpeta compartida a la cual tienen acceso
clasificandola según su naturaleza :
• Activo fijo.
• Arrendamientos y servicios públicos.
• Gatos.
7. Guardar la carpeta teneindo en cuanta el siguiente orden de almacenamiento:
• Proveedor
• Año
• Mes
Procedimientos para pedir aprobados de facturación electrónica luego de recibir la factura.
1. El primer dia se debe enviar el correo a la persona enacargada de autorizar la factura
según corresponda.
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2. Si al segundo día no hemos obtenido respuesta, debemos reenviar el correo con copia al
Jefe inmediato de la persona que debe autorizar la factura
3. Si al tercer día no se tiene respuesta del aprobado de la factura se debe reenviar el correo
con copia al jefe inmediato de la persona que debe aprobar la factura y al Gerente
administrativo.
4. En caso de que se reciba respuesta de la factura y nos informen de algun error se debe
enviar un directamente al proveedor informando el motivo por el cual se rechaza la
factura para que ellos puedan corregir el error.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En consecuencia a la conexión que se hizo de los cursos realizados para obtener el titulo
profesional y la facilidad al realizar las actividades asignadas durante el desarrollo de la practica
corresponde en su mayoría a los conocimientos y herramientas proporcionadas por la
Universidad Cooperativa de Colombia durante la etapa de formación.
Las practicas profesionales representan la oportunidad laboral que como estudiante es
muy compleja de conseguir, fue el primer acercamiento a una realidad contable, las diversidad de
tareas y procedimientos que se ejecutan en el área de contabilidad, las practicas me hicieron
desarrollar habilidades de autoaprendizaje con el fin de cumplir las expectativas de la empresa y
adquirir más conocimiento para mi experiencia laboral.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Centro de Escritura Javeriano. (2020). Normas APA, séptima edición. Pontificia
Universidad Javeriana, seccional Cali. https://www2.javerianacali.edu.co/centro-
escritura/recursos/manualde-normas-apa-septima-edicion#gsc.tab=0%C2%A0
Jiménez A. (2021). Guía para la elaboración de informe de prácticas, publicado en:
https://www.flipsnack.com/adrany/guia-informe-de-pr-cticas-profesionales.html
Oxxo (2021). Base de datos empresarial, tomado de:
http://femsarh/PortalConnect/?urlRedireccion=%2FPortalConnect%2FInicio%2FInicio
Oxxo (2021). Quienes Somos, tomado de: https://www.oxxo.co/quienes-somos
Rankia (2021). Como realizar el analisis FODA de una empresa, tomado de:
https://www.rankia.cl/blog/analisis-ipsa/3814132-como-realizar-analisis-foda-empresa
UCC (2011). Plan de estudios, publicado en:
https://www.ucc.edu.co/bogota/Documents/Plan_Estudios_Contaduria_Publica.pdf
UCC (2014). Acuerdo No. 2019, tomado de:
https://www.ucc.edu.co/bogota/sede/Documents/Acuerdo_219_2014%20Modalidades%20de%2
0Grado.pdf
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ANEXOS
Anexo No. 1
Plan de prácticas
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Anexo No. 2
Seguimiento de prácticas
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