practicas complementarias access 2007 02

8/10/2019 Practicas Complementarias Access 2007 02

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ACCESS: PRLOGO

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EJERCICIO PRLOGO

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS: TABLAS, CONSUL-TAS, FORMULARIOS E INFORMES

ACCESS es un programa de gestin de bases de datos.

Una base de datos es un conjunto estructurado de datos entre los queexiste algn vnculo comn.

Ejemplos: datos de una empresa (clientes, empleados, proveedores, pro-ductos...), de una biblioteca (volmenes, ttulos, estanteras, salas...), de un insti-tuto (niveles, grupos, alumnos, profesores...), de un aeropuerto (vuelos, compa-as, terminales...). En estos casos, el vnculo comn es la empresa, la biblioteca,el instituto o el aeropuerto

Access permite crear una base de datos y gestionarla (es decir, realizarconsultas a dicha base, introducir nuevos datos, suprimir otros, etc.).

ACTIVIDAD:

La estructura de una basede datos puede comprobarseabriendo alguna de las plantillasdescargables online desde laventana de presentacin delprograma. Aqu utilizaremospara ello la base de datosNORTHWIND que se incluye enel apartado Ejemplo.

CCESS

INGENIERIA CIVIL 2014 CURSO INFORMATICA

PROFESOR EDIDSON FUENTES TEMA ACCESS 2007 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS


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En nuestro caso, para abreviar, puedes descargar directamente en tu pen-drive el archivo Northwind.zip desde la web del mdulo y, a continuacin, des-comprmelo. Desde el pendrive, abre el archivo descomprimido (doble clic sobreel mismo).

2.- Al abrirse la base de datos aparecer el siguiente mensaje de presen-tacin:

Este es un formulario que personaliza la base de datos en funcin del em-pleado seleccionado. Pero ahora mismo no nos interesa averiguar cmo funcio-na. Deja el empleado que aparece por defecto y pulsa Iniciar sesin.

La pantalla que aparece es la correspondiente al formulario de Inicio. Tam-poco interesa demasiado, de momento. Hay que profundizar un poco ms paraacceder a la estructura bsica de la base de datos.

Haz clic en la dobleflecha del Panel deexploracin paraacceder al panelcon los objetos dela base de datos. .




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El panel de exploracin tambin ha sido personalizado para esta base dedatos e n concreto. Para visualizar el panel genrico hace falta un paso ms:

El Panel de exploracin adopta este aspecto:

Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macrosy Mdulos son los obje-tos tpicos de cualquier base de datos. De momento nos limitaremos a los 4 pri-meros.

Cierra el formulario Iniciohaciendo clic enel aspa de la esquina superior derecha de laventana del mismo

Haz clic en estaflecha y seleccionala opcin Tipo deobjeto .




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TABLAS:

Incluyen todos los datos que queramos almacenar sobre cualquier elemen-to: clientes, empleados, artculos...

A continuacin, haz doble clic sobre la primera tabla (estn en orden alfa-btico) de la base: Clientes.

Para acceder a las tablas, hazclic en esta flecha




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Tabla Clientes

Todas las tablas de la base tienen la misma estructura. Su creacin requiereuna cuidadosa planificacin previa, as que lo dejaremos para ms adelante.

CONSULTAS:

Son instrucciones que se proporcionan al programa para que extraiga de labase de datos y muestre slo aquella informacin que nos interesa en cada mo-mento.

La informacin se muestra a su vez en forma de tabla aunque ocupa mucho

menos espacio en el disco que una tabla (ya que lo que se almacena es slo lainstruccin y no los datos).

ACTIVIDAD:

Como ejemplo, vamos a hacer una consulta sobre la tabla Empleados quenos muestre slo los apellidos y el nombre de los empleados que sean represen-tantes de ventas (pg. sig.):

1.- Cierra en primer lugar la tabla Clientes, haciendo clic en el aspa de la

ventana correspondiente a la tabla.

Cada uno de los datos almacenados sobre los clienteses un campo . Los campos se disponen en columnas.

Cada clientede la tabla esun registro .Los registrosse disponenen filas




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2.- Despliega las consultas de la base de datos en el panel izquierdo ( To-dos los objetos de Access)

3.- Selecciona la opcin Crear de la cinta de opciones del programa:

Haz clic en el botnDiseo de consulta.

En el cuadro Mostrar tabla selecciona la tabla Empleados yhaz clic en Agregar . A continua-cin, haz clic en Cerrar .

Doble clic sobre el campo Apellidos. Luego,haz doble clic sucesivamente sobre los cam-

pos Nombre y Cargo.




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4.- La mitad inferior de la ventana presenta la forma de una tabla.

5.- A continuacin, indicaremos al programa que slo queremos mostrarlos vendedores que sean representantes de ventas:

En la mitad inferior de la ventanaaparecern, en diferentes columnas,los campos seleccionados y el nombre

de la tabla a que pertenecen .

En la fila Criterios de la columna Car-go, escribe Representante de ventas ydesactiva la casilla Mostrar (dado quetodos los empleados sern represen-tantes de ventas, no tiene sentidomostrar este dato) .




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7.- En el penltimo paso, ejecutaremos la consulta para ver los resultados:

Los resultados se visualizan en forma de tabla de 2 columnas (ya que slonos interesan dos campos: apellidos y nombre; el campo Cargo lo hemos oculta-do, aunque sirve para filtrar los datos).

Haz clic sobre el botn Ejecutar en la

pestaa Diseode la cinta de opciones

Para guardar la consulta, haz clicsobre el icono de disquete de la barra deOffice..




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Cierra la consulta y observa cmo su nombre aparece en la lista de consul-tas del panel izquierdo . En adelante, para conocer cules son los empleados queocupan el cargo de representante de ventas ya slo ser necesario seleccionar yabrir esta consulta.

Este, no obstante, es ya un ejemplo de cierta complejidad;convendr, para ir paso a paso, retroceder un poco y empezarcon consultas ms simples que no incluyan filtrado de datos niocultacin de campos (como la anterior).

FORMULARIOS:

No son, en general, ms que una forma distinta (ms atractiva) de presen-

tar en pantalla los datos de las tablas y facilitan, adems, la introduccin de da-tos. Suelen incluir botones que permiten ejecutar ciertas acciones.

Los formularios tienen estructura de fichas. A cada registro de la tabla co-rresponde una ficha. A continuacin se muestra el formulario Detalles de Clientesde la base de datos Northwind :

En el cuadro de dilogo en el que se nos pideun nombre para la consulta escribe Repre-sentantes de ventas y pulsa Aceptar




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El formulario Detalles de clientes incluye elementos adicionales, como: bo-tones asociados a acciones, una lista de bsqueda de clientes y una pestaa adi-cional con un subformulario de pedidos. Todos esos objetos no forman parte,necesaria de un formulario y, de momento, no los trataremos.

ACTIVIDAD:

Crear un formulario simple es muy sencillo. Haremos uno que muestre ca-da producto en una ficha independiente:

1.- Despliega la lista de tablas en el panel izquierdo Todos los objetos de Access. Selecciona, sin abrirla, la tabla

2.- En la cinta de opciones del programa,.selecciona con un solo clic la ta-

bla Productos .

Clic aqu para pasar al si-guiente cliente (registro)

Clic aqu para ir al ltimocliente (registro)

Clic aqu para aadir un nuevocliente (registro)




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2.- En la cinta de opciones del programa, en la pes-taa Crear , haz clic en el botn Formulario

La creacin del formulario es inmediata (si bien se trata de un formulariomuy bsico, sin formato):

3.- Para guardar el formulario haz clic en el icono de disquete de la barrade herramientas; acepta el nombre propuesto ( Productos).

Esto es un subformulario, que muestra losproveedores que suministran el producto ala empresa




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Cierra el formulario y despliega la lista de formularios del panel izquierdoTodos los objetos de Access. Observa cmo en la lista aparece el nombre delformulario recin creado. Finalmente, cierra el formulario.

INFORMES:

Presentan los datos de las tablas o de las consultas con un formato ade-cuado para su impresin y presentacin por escrito.

De momento, no crearemos ninguno.




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EJERCICIO 2 DE ACCESS

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ACCESS

EJERCICIO 2CONSULTAS SENCILLAS

Una consulta en Access slo tiene sentido cuando se quiere:

A.-O bien mostrar slo parte del contenido de una tabla: consultas sencillas

B.-O bien combinar la informacin de dos o ms tablas: consultas complejas

C.-O bien las dos cosas al mismo tiempo

D.- O realizar algn tipo de operacin con los datos de uno o ms campos (p.ej,en la base de datos Videoclub El Oscar , sumar lo gastado en alquiler de vdeos por undeterminado cliente)

No tiene sentido, por ejemplo, hacer una consulta en la base de datos Videoclub

El Oscar en la que se pida que se muestren todos los registros y campos de una de lastablas( p.ej., todos los datos de todos los clientes). Sera repetir informacin intilmen-te 1.

NOTA: AUNQUE HASTA AQU SLO SE HA HABLADO DE CON-SULTAS REALIZADAS SOBRE TABLAS, TAMBIN ES POSIBLE UTILIZARUNA CONSULTA COMO BASE PARA OTRA CONSULTA.

Vamos a ver, mediante ejemplos realizados sobre la base de datos Videoclub ElOscar cmo se realiza cada uno de estos tipos de consulta.

Antes de empezar , descarga el archivo Videoclub El Oscar desde la pgina webdel mdulo y gurdalo en la memoria USB.

1 Y uno de los principales objetivos de los programas de bases de datos es, precisamente, evitar las repe-ticiones intiles de informacin




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A.- Consultas sencillas

EJEMPLO: visualizar el nombre y apellidos de todos los clientes y su n de tel-fono.

PROCEDIMIENTO

Para consultas sencillas como esta podemos utilizar el Asistente para consultassencillas.

1.- Abre el programa Access y el archivo Videoclub El Oscarhaciendo doble clicsobre el mismo.

2.- Al abrir Videoclub El Oscar , lo primero que aparece es el panel izquierdo To-dos los objetos de Access, mostrando las tablas de la base de datos (de momento, es elnico contenido del archivo)

En la pestaa Crear de labarra de opciones , haz clic enel botn Asistente para con-sultas.




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3.- En el cuadro de dilogo Asistente para consultas sencillas se nos pide que se-leccionemos la tabla o consulta sobre la que queremos realizar la nueva consulta, ascomo los campos que debern aparecer como resultado de sta.

4.- En el cuadro de dilogo siguiente, escribe, co-mo nombre de la consulta, Telfono clientes y deja acti-vada la opcin Abrir la consulta para ver informacin.Luego pulsa Finalizar . Aparecer el resultado de la con-sulta (para ensanchar las columnas, el procedimiento esigual que en Excel).

Cierra la consulta y observa como aparece ya sunombre en el panel izquierdo.

ACTIVIDAD:

Realiza, a modo de prctica, las siguientes consultas sencillas (no todas son sobrela misma tabla) y gurdalas con el nombre que se indica (en cursiva y negrita):

a) Directores: Ttulos disponibles en el videoclub y sus directores.

b) Fechas alquiler: N de los clientes y las fechas en que alquilaron y devol-vieron el vdeo.

Haz clic sobre la flecha y se-lecciona Tabla: Clientes (laconsulta se realizar sobreesta tabla

Selecciona del cuadro izquierdo elcampo Nombre y haz clic en estaflecha. Haz lo mismo con los cam-pos Apellidos y Telfono. Luego,haz clic en Siguiente.




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c) Importe ventas: .N de venta, n de vdeo e importe de la venta.

Algo ms elaboradas son las consultas simples con filtrado de datos . Filtrar da-tos significa seleccionar slo una parte de los registros de una tabla (o consulta), ba-sndonos en un determinado criterio (el que sea).

A su vez, la consulta podr mostrar, en relacin con esos registros, todos loscampos de la tabla o slo los que se indiquen (p.ej., todos los datos de la tabla Existen-cias referentes a los vdeos en formato Blu-ray; el nombre, apellidos y NIF de los clien-tes de SArenal, etc.).

Para estas consultas ya no nos sirve el Asistente para consultas sencillas . Es pre-ciso disear la consulta sin asistencia. Lo veremos con los ejemplos antedichos.

EJEMPLOS:

Una consulta que muestre todos los datos de la tabla Existencias referentes alos vdeos en formato Blu-ray.

1) En la pestaa Crear de la cinta de opciones, haz clic en el botn Diseo deconsulta:

2) En el cuadro de dilogo Mostrar tabla selecciona la tabla Existencias ypulsa Agregar . Luego, haz clic en Cerrar .

3) En la mitad superior del cuadro de dilogo Consulta1 aparece la lista decampos de la tabla Existencias.

Haz doble clic sobre el asterisco(que representa todos los cam-pos de la tabla)

A continuacin, haz doble clic sobreel campo Formato

Para acabar, escribe Blu-ray en el apar-tado Criterios del campo Formato ydesactiva la casilla Mostrar




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4) Haz clic en el botn de la pestaa Diseo. Aparecer una nuevatabla con los mismos campos que la tabla Existencias pero con slo 11registros.

5) Para guardar la consulta, haz clic sobre el icono de disquete de labarra de Office. En el cuadro de dilogo en el que se nos pide un nombrepara la consulta escribe Vdeos Blu-rayy pulsa Aceptar .

Cierra la consulta y observa cmo en la ficha Consultas aparece el t-tulo de la consulta realizada.

Una consulta que muestre slo el nombre y apellidos y NIF de los clientes deSArenal.

1) Repite los dos primeros pasos de la consulta anterior, aunque esta vez se-leccionando la tabla Clientes.

2) En la lista de campos de la tabla Clientes haz doble clic sucesivamente so-bre los campos Nombre, Apellidos , NIFy Poblacin.

3) En la mitad inferior del cuadro de dilogo, en el apartado Criterios delcampo Poblacin escribe SArenal . A continuacin, desactiva la casilla deverificacin Mostrar correspondiente al campo Poblacin.

4) Haz clic en el botn Ejecutar de la pestaa Diseo. Aparecer una nuevatabla con tres campos (nombre, apellidos y NIF) y slo dos registros.

Para guardar la consulta, haz clic sobre el icono de disquete de la ba-rra de Office. En el cuadro de dilogo en el que se nos pide un nombre pa-ra la consulta escribe NIF de clientes de SArenal y pulsa Aceptar.

Cierra la consulta y observa cmo en la ficha Consultas aparece el t-tulo de la consulta realizada.

ACTIVIDAD:

Realiza las siguientes consultas (has de seleccionar la tabla adecuada en cada ca-so) y gurdalas con los nombres que se indican (en negrita y cursiva):

a) Pelculas de Clint Eastwood : Ttulo, gnero y ao de las pelculas dirigidaspor Clint Eastwood, disponibles en el videoclub




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b) DVD en venta: IdVdeo, y nmero en existencias de los vdeos en DVD a laventa.

c) Clientes de Palma : Todos los datos de los clientes de Palma de Mallorca.

d) Vdeos ms caros : Nmero (IdVdeo) y formato de los vdeos de ms de14 .

e) Ttulos en alquiler ms disponibles : N (Id) de los vdeos y de los ttulosen alquiler con ms de 4 unidades en existencias.

f) Vdeos por 12 : N (Id) y formato de los vdeos de 12 .




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ACCESS

EJERCICIO 3

CONSULTAS COMPLEJAS Y CON OPERACIONES

B) Consultas complejas

Son las que incluyen datos de ms de una tabla: p.ej., en la base de datos Video-club El Oscar , una consulta que muestre los nombres y apellidos de los clientes (tablaClientes ) y los das que han durado sus alquileres (tabla Alquileres ).

Para hacer consultas que muestren de forma coherente datos de ms de una ta-bla (o consulta) es necesario que:

1.- Las tablas consultadas tengan un campo comn : en el ejemplo propuesto, in-tervienen las tablas Clientes y Alquileres. El campo comn es IdCliente .

2.- El campo comn a ambas tablas es el campo principal en una de ellas y uncampo secundario en la otra. Esto necesita una explicacin aparte:

Campo principal en una tabla es aquel cuyos datos no puedenrepetirse (p.ej., cada cliente slo aparecer una vez en la tabla Clien-tes )

Campo secundario en una tabla es aquel cuyos datos puedenrepetirse (p.ej., un cliente que haya alquilado en ms de una ocasinaparecer repetido en la tabla Alquileres )

As, en el ejemplo, el campo IdCliente (que numera uno por uno a losclientes del videoclub) es campo principal o clave de la tabla Clientes. Encambio, en la tabla Alquileres, no es ms que un campo secundario, dadoque sus datos pueden repetirse.

3.- Entre las tablas se ha de establecer alguna relacin por medio de la herra-mienta Relaciones del men principal (en la base de datos Videoclub El Oscar lasrelaciones ya estn establecidas).




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ACTIVIDAD A REALIZAR

Crea una consulta que muestre los ttulos disponibles y el formato del vdeo (ovdeos) que los contiene.

1.- En la pestaa Crear de la cinta de opciones, haz clic en el botn Diseo deconsulta.

2.- En el cuadro de dilogo Mostrar tabla selecciona la tabla Alquileres y pulsa Agregar luego, haz lo mismo con la tabla Clientes. Despus, cierra el cuadro de dilogoMostrar tabla . El resultado ser el siguiente:

En caso de que seleccionsemos para la consulta dos o mstablas y no existiese entre las mismas ninguna relacin, no podra-mos hacer ninguna consulta coherente sobre ellas

3.- A continuacin, haz doble clic sobre los campos que interesa que aparezcanen la consulta:

De la tabla Clientes, los campos Nombre y Apellidos

De la tabla Alquileres, el campo Das alquiler

Esta lnea indica la relacinentre las dos tablas




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Ejecuta la tabla y gurdala (con el nombre Duracin alquileres) de la forma yaaprendida.

ACTIVIDAD:

Realiza y guarda las siguientes consultas:

a) Datos sobre ttulos : ttulos disponibles, formato en el que estn grabadosy si son de venta o alquiler

b) Datos de alquileres : nombre, apellidos de los clientes, ttulos alquilados yen qu formato y duracin de sus alquileres

C.- Consultas complejas con filtrado de datos

Slo se diferencian de las consultas sencillas con filtrado de datos en que en lascomplejas ser necesario seleccionar dos o ms tablas (relacionadas).

Teniendo esto en cuenta, intenta realizar las siguientes consultas (sobre la baseVideoclub El Oscar ):

a) Fechas venta HD-DVD: n (Id) de los vdeos en HD-DVD vendidos, ttulo y

fecha de la venta. Registros ordenados por la fecha de la venta, en senti-do ascendente.

b) Blu-ray Palma: ttulos en Blu-ray alquilados por clientes de Palma de Ma-llorca. Registros ordenados por ttulo, en sentido ascendente.

c) Clientes penalizados : nombre, apellidos y telfono de los clientes penali-zados y el importe de sus alquileres.

D.- Consultas para operar con datos.

Vamos a ver los tres ejemplos ms frecuentes:

a.- Agrupar aquellos registros que se repiten, de forma que, en la consulta, semuestre una sola vez cada uno (p.ej, una consulta sobre las tablas Existencias quemuestre los formatos en que pueden encontrarse los vdeos del videoclub).

b.- Contar cuntas veces se repite uno o ms registros en una tabla (p.ej., cun-tos alquileres ha realizado cada cliente)




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c.- Sumar datos numricos (p.ej., sumar cuntas unidades en existencias hay decada ttulo)


a.- Consulta Formatos :

1.- Realiza los pasos ya vistos de una consulta hasta que tengamos selecciona-das las tablas y los campos que han de intervenir en la misma (aqu: la tabla Existencias y el campo Formato )

2.- En la pestaa Diseo de la cinta de opciones, hazclic sobre el botn Totales .

A continuacin ejecuta la consulta (el resultado son tres registros: Blu-ray, DVD yHD-DVD) y gurdala con el nombre Formatos

b.- Consulta Nmero de alquileres por cliente

1.- Para esta consulta, selecciona las tablas Clientes y Alquileres, y luego hazdoble clic sucesivamente sobre los campos Nombre y Apellidos de la tabla Clientes y elcampo IdAlquiler de la tabla Alquileres.

2.- Pulsa el botn Autosuma de la barra de herramientas.

La expresin Agrupar por agrupa enuno todos los registros en los que estedato ( Formato ) sea igual.




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Finalmente, ejecuta la consulta y gurdala con el nombre Nmero de alquileres por cliente.

c.- Consulta Uds en existencias de cada ttulo

1.- Selecciona las tabla Ttulos y Existencias y los campos Ttulo y N en existen-cias

2.- Pulsa el botn de Autosuma .

Haz clic en la flecha a la derecha de Agrupar por , en el campo IdAlquiler yselecciona la funcin Cuenta. En elapartado Orden de este mismo cam-po, selecciona Descendente

En el apartado correspondiente al nombredel campo escribe N de alquileres: IDAl-quiler (con lo que se cambia el nombre deeste cam o en esta consulta




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A continuacin, ejecuta la consulta y gurdala como Uds en existencias de cadattulo .

Despliega la lista de funciones de estecampo y selecciona Suma .

Cambia el nombre del campo N enexistencias por Unidades disponibles dela manera vista anteriormente.




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ACCESS

EJERCICIO 4

CONSULTAS CON EXPRESIONES

El filtrado de datos que requiera una consulta puede ser ms complicado que losvistos hasta el momento.


Consultar en la base de datos Videoclub El Oscar los ttulos disponibles de ladcada de los 80:

1) Sigue los pasos habituales para crear una consulta: selecciona la tabla otablas donde se encuentren los datos (en este caso: la tabla Ttulos) y loscampos necesarios (aqu: Ttulo y Ao ).

Como criterio de consulta escribe la ex-presin Entre 1980 y 1989 .




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2) Ejecuta la consulta y gurdala con el nombre Ttulos de los 80.

Tener en cuenta que si en lugar de AoLanzamiento , que es undato numrico, se tratara de, por ejemplo, Formato , que es un datode texto, los formatos iran entre comillas; si se tratara de un dato de

fecha, cada fecha ira entre los smbolos # (p.ej., Entre #02/11/2000#y #02/11/2001#)

Consultar los alquileres hechos por c lientes de Llucmajor y SArenal y su dur a-cin.

1) Como antes, sigue los pasos habituales para crear una consulta: seleccionala tabla o tablas donde se encuentren los datos (en este caso: las tablas Clien-tes y Alquileres) y los campos necesarios (aqu: Nombre , Apellidos , Poblacin yDas alquiler. ).

2) Ejecuta la consulta y gurdala con el nombre Alquileres de clientes deLlucmajor y SArenal .

Consultar los ttulos que comienzan por la letra H y el formato en que estngrabados:

1) Una vez seleccionadas las tablas ( Ttulos y Existencias) y los campos ( Ttulo y Formato ) haz lo que se indica a continuacin:

Como criterio de consulta escribe Lluc-major en la fila Criterios y S Arenal enla fila de abajo (que permite aadir un 2criterio alternativo) lo que dar comoresultado los alquileres hechos por clien-tes de cualquiera de estas poblaciones




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2) Ejecuta la consulta y gurdala con el nombre Ttulos que empiezan por H ysu formato (honestamente, no se me ocurre qu utilidad pueda tener una con-sulta como esta,pero se trata de aprender las diferentes expresiones posibles).


Realiza las siguientes consultas en la base de datos Videoclub El Oscar:

1- Alquileres entre el 14 y el 16 de abril: el ttulo y el formato en que estn gra-badas, de las pelculas alquiladas entre el 14 y el 16 de abril de 2012.

2- Clientes que alquilan Blu-ray o HD-DVD: apellidos, nombre y NIF de los clien-tes que hayan alquilado videos en formato Blu-ray o HD-DVD.

3- Ttulos del siglo XX vendidos en abril: ttulos de fecha anterior al ao 2000que se hayan vendido en el mes de abril. Se mostrarn el ttulo, la fecha delmismo y la de la venta.

Como criterio de consulta escribe H se-guida de un asterisco (que significa cual-quier texto ). Al hacer clic fuera de lacelda, lo que has escrito es sustituido porla expresin Como H* .




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ACCESS

EJERCICIO 5CONSULTAS DE ACCIN

Hasta el momento hemos visto cmo se realizan las consultas de seleccin de da-tos. Pero los datos, adems de consultarse, han de actualizarse peridicamente.

Por ejemplo , si la empresa NORTHWIND sube el precio delos productos de repostera un 10%, ser necesario actualizarese dato en la base de datos (el campo Precio unitario de la ta-bla Productos )

Si esa misma empresa deja de vender un producto, ser preciso borrar los registros de la base relativos a ese producto..

La eliminacin o modificacin de datos podra hacerse registro por registro peroeso supondra muchas veces un trabajo excesivo. Por eso se recurre a las llamadas

Consultas de accin (frente a las Consultas de seleccin, que son las que habamosvisto hasta ahora).

En Access existen cuatro tipos bsicos de consultas de accin :

a) Consultas de eliminacin de datos :

Sirven para eliminar de una tabla todos los registros que cum-plen una determinada condicin.

Por ejemplo , eliminar todos los vdeos en formato Blu-ray que estna la venta.

b) Consultas de creacin de tablas (normalmente comple-mentarias de las anteriores).

Por ejemplo, supn que, ya en abril, quieres conservar los datos delos alquileres de marzo pero en otra tabla; lo que tendras que hacersera crear una tabla con dichos datos (mediante una consulta de

creacin de tablas) y, posteriormente, eliminar dichos datos de la ta-bla original (con una consulta de eliminacin de datos).




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c) Consultas de anexado de datos:

Sirven para aadir (en una sola operacin) varios registros auna tabla existente.

Por ejemplo, si en mayo quieres traspasar los datos de los alquileresde abril de la tabla Alquileres a la tabla que hemos creado en el apar-tado anterior, debers usar una consulta de anexado de datos.

d) Consultas de actualizacin de datos:

Son tiles cuando cambian datos incluidos en la base de datos yque afectan a varios registros.

Por ejemplo, si la empresa NEPTUNO sube el precio de venta de, porejemplo, las bebidas, ser necesaria una consulta de actualizacinsobre la tabla Productos .

En este ejercicio slo veremos ejemplos de consultas de eliminacin y de actuali-zacin.

NOTA IMPORTANTE: antes de hacer estas consultas es prudente

hacer una copia del archivo de base de datos que vamos a modificar, por si cometemos un error en la consulta. Haz la copia en la mismacarpeta (en el pendrive) y llmala Videoclub el Oscar 2.


Consulta de eliminacin de datos: eliminacin de todos los videos en HD-DVD ala venta.

1.- Abre la copia de la base de datos ( Videoclub El Oscar 2) y realiza en ella laconsulta. Para ello sigue, en principio, los mismos pasos que para una consulta normal.Selecciona, para la consulta, la tabla Existencias.

2.- De la lista de campos de la tabla Existencias haz doble clic sobre los camposFormato y Venta/Alquiler .




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3.- Ejecuta la consulta.

Este cuadro nos informa de que sevan a eliminar 4 registros y de queno habr vuelta atrs. Haz clic enS

Se ha aadido una nueva lnea ( Elimi-

nar ) en la tabla del panel inferior.Aade los criterios de eliminacin quese indican en la fila Criterios.La traduccin vendra a ser, p.ej, en la1 columna: eliminar todos los regis-tros de la tabla Existencias dnde elformato sea HD-DVD .

En la pestaa Diseo de la cinta de op-ciones, haz clic en el botn Eliminar .




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5.- Aunque normalmente estas consultas no es necesario guardarlas, gurdalacon el nombre Fuera HD-DVD a la venta.

Abre la tabla Existencias y observa cmo han desaparecido los vdeos en formatoHD-DVD a la venta.

Consulta de actualizacin de datos: apuntar llamada telefnica a clientes lentos(aquellos el impo rte de cuyo alquiler sea superior a 9 )

1.- Sigue, en principio, los mismos pasos que para una consulta normal. Selec-ciona, para la consulta, la tabla Alquileres

2.- Haz doble clic sucesivamente sobre los campos Importe alquiler y Llamar(s/no).

3.- En la pestaa Diseo, haz clic en el botn Actualizar

Ejecuta la consulta. Aparece el siguiente aviso:

Observa que se ha aadido una nueva fila: Actualizar a.

Como criterio (qu registros se han de actuali-zar), escribe, en el campo Importe alquiler laexpresin >9. En el campo Llamar (s/no), en elapartado Actualizar a:escribe S (sin comillas).

Esto se traduce como: actualiza (cambia) elvalor del campo Llamar (s/no) a S en todoslos registros en los que el valor del campoImporte alquiler sea mayor que 9.

Haz clic en S




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4.- Guarda la consulta con el nombre Llamar a clientes lentos . Cirrala y abre latabla Alquileres; observa cmo aparece marcada la casilla correspondiente al campoLlamar (s/no)en los alquileres de m s de 9 .

ACTIVIDAD (A REALIZAR EN LA COPIA DE LA BASE DE DATOS):

Consulta de eliminacin (Fuera ttulos antiguos ): de todos los ttulos an-teriores a 1980

Consulta de actualizacin (Reducir precio DVDs de 17 ): aumentar elprecio de los DVD de 17 para que pasen a costar 1 2




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ACCESS

EJERCICIO 6

FORMULARIOS (1 parte)

En Access se utilizan dos tipos de formulario:

Formularios de inicio y/o paneles de control: se muestran al abrir la ba-se de datos y sirven como panel de presentacin y, muchas veces, paraacceder a otros elementos de la base de datos (una tabla, una consulta,otro formulario...).

Formularios de presentacin e introduccin de datos: presentan enpantalla los datos de las tablas y de las consultas en forma de fichas, fa-cilitando as la introduccin de nuevos registros en las tablas. Estos sonlos ms numerosos.

Ejemplo de formulario de inicio




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Crea formularios para cada una de las tablas de la base de datos Videoclub El Os-car , salvo para la tabla Precios alq.

PROCEDIMIENTO

Crear los formularios

Abre la base de datos Videoclub El Oscar. Si es necesario, despliega el apartadoTablas del panel izquierdo Todos los objetos de Access . Selecciona con un clic la tabla

Alquileres . A continuacin, en la pestaa Crear , haz clic en Formulario .

El formulario creado presentar aproximadamente el siguiente aspecto (salvo porlas fechas):

Ejemplo de formulario de introduccin de datos




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Guarda el formulario con el nombre Alquileres (de la forma ya vista en el ejerci-cio-prlogo).

Repite la operacin con las dems tablas de la base de datos, salvo la tabla Pre-cios alq., dando a cada formulario el nombre de la tabla respectiva.

Observa que en los formularios Titulos y Clientes en la parte inferior del formula-rio se muestran (en forma de hoja de datos) informacin que no es de la tabla Ttulos oClientes sino de la tabla Existencias o Alquileres .

Dicha informacin se incluye en lo que se llama un subformulario . Cuando a unelemento (registro) de una tabla le corresponde (o puede corresponder) ms de unregistro en otra, al crear el formulario basado en la primera tabla el Access crea auto-mticamente un subformulario con los datos correspondientes de la segunda. Salvoque esa relacin se d con ms de una tabla (como es el caso de Existencias , cuyo for-mulario no incluye ningn subformulario).

Cambiar el formato de los formularios creados

1. Abre el formulario Alquileres

Las flechas sirven para desplazarse deun registro a otro

En la pestaa Inicio , haz clic en la fle-cha del botn Ver y, luego, sobre laopcin Vista Diseo .




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Repite esta operacin siempre que necesites espacio para colocar adecuadamen-te los objetos en el formulario; tambin es posible aumentar slo el ancho o el alto delrea del formulario haciendo clic sobre el borde derecho o inferior y arrastrando.

2. A continuacin, en la pestaa Organizar de la cinta de opciones, despliega la lista de

Autoformato y elige el modelo Equidad .

Sita el cursoren la esquina inferior derecha del formulario y, cuandoel cursor adopte la forma de un cuadro con 4 flechas, arrastra haciaabajo y hacia la derecha para agrandar el rea disponible (ver abajo)




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3. Esto cambia el aspecto de la seccin Detalle del formulario. El encabezado del mis-mo permanece igual. Vamos ahora a cambiarlo.

Antes de eso, sin embargo, descarga de la web del mdulo en tu pendrive el ar-chivo de imagen Oscar.jpg y, si es necesario, la letra Broadway . A continuacin:

A la izquierda de la etiqueta Alquileres hay unicono que representa el logo de la base dedatos. Seleccinalo y, en el panel derecho Ho-

ja de propiedades , en el apartado Imagen (el2), haz clic sobre los puntos suspensivos.

Busca en tu pendrive el archivo de imagen Oscar.jpg y haz doble clic sobre l.La imagen se inserta a la izquierda de la etiqueta Alquileres . Mueve la etique-

ta hacia la derecha y ensancha la seccin Encabezado del formulario haciendoclic sobre la barra Detalle y arrastrando hacia abajo. Luego, agranda la imagenrecin insertada hasta que el encabezado tenga ms o menos este aspecto:

A continuacin, en el panel derecho Hoja de propiedades , haz clic en la flechadel cuadro Tipo de seleccin: Seccin para desplegar la lista de objetos delformulario. Elige EncabezadoDelFormulario .




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Ahora, el encabezado presenta como fondo el color elegido pero el texto dela etiqueta apenas se ve. Seleccinala y cambia el color, tipo y tamao deltexto:

o Tipo: letra Broadway (si no est, instlala con el archivo bajado de laweb)

o Tamao: 36 puntoso Color: elige un beige claro

En el apartado Color del fondo , haz clic en los pun-tos suspensivos. En el cuadro Colores selecciona lapestaa Estndar y, de la lista de colores, elige elmarrn oscuro que se indica abajo. Dado que elprograma numera los colores, en la casilla aparece-r el n correspondiente al color elegido.

Usa para ello las opciones del apartadoFuente en la pestaa Diseo .




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Asimismo, haz ms estrecha la etiqueta, de manera que el cuadro se ajuste ala longitud del texto. Ahora el encabezado tiene este aspecto:

De momento, lo vamos a dejar as.

4. Nos ocuparemos ahora de la seccin Detalle .

Selecciona los campos trazando con el cursor un rectngulo que los abarque atodos. Cambia el tipo de letra a Calibri, 14 ptos.

Observa que es imposible modificar o mover cada campo independientemen-te. Al crear el formulario, el Access rene los campos en dos bloques, parapoder alinearlos y tratarlos ms cmodamente. Sin embargo, si queremos dar

a cada campo un tamao y posicin distinta, hemos de

romper

ese bloque.Para ello:

o Selecciona todos los campos de la manera ya vista.

o Ahora, cada campo puede editarse por separado. Selecciona slo loscuadros con los nombres de los campos; elige para el texto un colorgris muy oscuro y ponlo en negrita. Hazlo primero con los campos dela izquierda y luego, con los de la derecha.

En la pestaa Organizar haz clic en elbotn Quitar .




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o Selecciona por separado cada uno de los 3 primeros campos y, en elpanel de propiedades de la derecha, cambia el texto de la propiedadTtulo de modo que los campos presenten este aspecto:

o Dado que los datos de este formulario son cortos (lo ms largo son

las fechas), reduce el ancho de las casillas blancas al mnimo necesa-rio para que muestren la informacin. Puedes comprobarlo haciendoclic en el botn Ver de la pestaa Inicio . Luego, vuelve a la vista Dise-o . A estas alturas, el aspecto de la seccin Detalle ser parecido aesto:

o A continuacin, recoloca los campos uno a uno aprovechando la cua-drcula. Para mover un campo haz clic sobre la casilla con el nombredel campo (no la casilla blanca sino la otra) y arrstralo a donde co-rresponda. Si es necesario, ensancha alguna casilla para que se mues-tre todo el texto de la misma. Una vez recolocados los campos, laseccin Detalle tendr el siguiente aspecto (ver pgina siguiente):




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Nota: para mover por separado los elementos de un mismo campo (p.ej, N dealquiler e IdAlquiler ), selecciona el elemento que quieras mover y haz clic sobre el cua-dro que aparece en la esquina superior izquierda del mismo. Luego, arrstralo.

Para mover varias de las casillas blancas hacia la derecha sin mover las etiquetascon los nombres de los campos, seleccinalas y modifica el valor de la propiedad Iz-quierda en el panel de propiedades de la derecha.

Finalmente, en la pestaa Inicio haz clic en la flecha del botn Ver y selecciona laopcin Vista formulario . El resultado ser aproximadamente el siguiente:

Si el formularioocupa toda laventana, haz clicen el botnMinimizar ta-mao (el de enmedio) y gurda-lo as. La prxi-ma vez que loabras, manten-dr ese formato.




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Formulario Ventas

Formulario Ttulos




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ACCESS

EJERCICIO 7

FORMULARIOS (2 parte): PANEL INICIAL


En este ejercicio confeccionaremos el formulario que aparecer al iniciar la ba-se de datos Videoclub El Oscar y que permitir:

acceder a cada uno de los formularios creados en el ejercicio anterior cerrar el panel inicial salir de la base de datos y del programa Access

PROCEDIMIENTO

Abre la base de datos Videoclub El Oscar y en la pestaa Crear de la cinta deopciones haz clic en el botn Diseo del formulario .

Sita el cursor en la esquinade la cuadrcula y expndelahasta que ocupe toda laventana




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Guarda el formulario con el nombre Panel inicial . No lo cierres.

En el nuevo formulario slo se muestra la seccin Detalles . Para aadir un en-cabezado:

Ensancha el encabezado haciendo clic en la barra Detalle yarrastrando hacia abajo. Para insertar el logo de la base de datos,en la pestaa Diseo haz clic en el botn Logotipo.

Busca la imagen del oscar en tu pendrive e insrtala en elencabezado del formulario.

A continuacin, establece como fondo del encabezado el mismo color marrnoscuro que para los formularios creados en el ejercicio 6.

A la derecha de la imagen, inserta una etiqueta cuyo texto sea VIDEOCLUB ELOSCAR. El formato para esta etiqueta ser:

Tipo de letra: BroadwayTamao de letra: 48 ptos.Color de letra: beige claroColocacin:

Izquierda: 5 cm.Superior: 1 cm

En la pestaa Organizar haz clicen el botn Encabezado o piedel formulario del apartadoMostrar u ocultar

Agranda la imagen para queocupe todo el ancho del enca-bezado.




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El aspecto del encabezado debe parecerse a esto:

Antes de seguir adelante, activa la pestaa Organizar de la cinta de opcionesy aplica al formulario el modelo de autoformato Equidad.

Ahora hay que introducir botones de comando que permitan realizar (hacien-do clic encima) las acciones indicadas al inicio del ejercicio.

Botones de comando para abrir formularios

Con ello se pone en marcha el asistente para la creacin de botones de coman-do:

En la pestaa Diseo haz clic enel icono Botn y luego, haz clicen la seccin Detalle del formula-rio y dibuja un pequeo cuadra-do (del tamao de una celda de

la cuadrcula)

En el primer paso, entre las cate-goras de acciones que se reali-zarn al hacer clic en el botn,elige Operaciones con formula-rios . Como accin concreta, se-lecciona Abrir formulario. Luego,haz clic en Siguiente.




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En el tercer paso, deja seleccionada la opcin Abrir el formulario y mostrar to-

dos los registros y haz clic en Siguiente.

Este botn deber abrir el for-mulario Alquileres as que djaloseleccionado .y haz clic en Si-guiente .

En este paso, decidiremos qu es lo quese mostrar dentro del botn. En estecaso, selecciona la opcin Texto y borrael contenido de la casilla correspon-diente.

Como nombre para el botn, escribeNuevo alquiler y haz clic en Finalizar.




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Inserta a la derecha del botn una etiqueta con el texto Nuevo alquiler . El for-mato del texto de la etiqueta ser el siguiente:

Tipo de letra: Rockwell (si no est en el ordenador, bjala de la web del mduloe instlala)

Tamao: 16 ptos.Estilo: negritaColor: #663300 (lo puedes establecer en el panel derecho Hoja de propiedades ,

en la propiedad Color del texto .

Ajusta el largo y alto de la etiqueta para que se ajuste al texto. El formulariopresentar aproximadamente el siguiente aspecto:

Pasa a vista Formulario (Ver, Vista Formulario ) y haz clic sobre el botn creado:deber abrirse el formulario Alquileres. Cierra dicho formulario para volver al Panelinicial


De acuerdo con el procecimiento visto (aunque seleccionando en cada caso, enel asistente, el formulario que corresponda), crea los siguientes botones de coman-do, con sus etiquetas correspondientes:

Nuevo cliente: abrir el formulario Clientes Nueva venta: abrir el formulario VentasNuevo vdeo: abrir el formulario ExistenciasNuevo ttulo: abrir el formulario Ttulos

Una vez creados, colcalos y configralos para que presenten el siguiente as-

pecto:




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Para enmarcar mejor este bloque de bo-tones, insertaremos un rectngulo que losabarque. En la pestaa Diseo de la cinta deopciones, haz clic en el botn Rectngulo . Lue-go, en la seccin Diseo del formulario traza unrectngulo que abarque tanto los botones comolas etiquetas. En el panel derecho Hoja de propiedades , modifica los siguientes pun-tos:

Efecto especial: SombreadoColor delos bordes: #BA1419 (rojo oscuro)

Si es necesario, mueve el rectngulo de manera que el aspecto del formulario-sea lo ms parecido posible a esto:




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Botn para abrir la ventana principal

Haz clic en el icono Botn de comando del cuadro de controles y, a continua-

cin, otro clic en el punto en el que queremos que aparezca el botn.

En el primer paso del asistente, selecciona las opciones Operaciones con formu-larios y Cerrar formulario .

Sigue con los dems pasos del asistente. Cuando te pida un nombre para elbotn, escribe Salir del panel inicial .

Este botn no tendr etiqueta sino que mostrar l mismo el texto. Para ello,seleccinalo y, en el panel derecho Hoja de propiedades , en la propiedad Ttulo , sus-tituye el texto que ya hay por ste: Salir del panel inicial .

El formato del texto (tipo, color, tamao, estilo) ser el mismo que el de lasetiquetas creadas anteriormente.

Botn para cerrar la base de datos y salir de Access

Sigue los mismos pasos que para crear los dems botones, pero, en el primerpaso del asistente, selecciona las opciones Aplicacin y Salir de la aplicacin.

El nombre y el texto del botn sern: Salir de Access . El formato del texto (tipo,color, tamao, estilo) ser el mismo que el de las etiquetas creadas anteriormente.

Para acabar, inserta un rectngulo que incluya los dos ltimos botones creados.Aplcale el mismo formato que el anterior rectngulo:

Efecto especial: SombreadoColor delos bordes: #BA1419 (rojo oscuro)




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Si es preciso, mueve o ajusta el tamao de los ltimos botones y del rectngulode modo que el aspecto del formulario sea ste:

Ajusta el tamao de la ventana para que slo se muestre el contenido del for-mulario (sin reas vacas).

Guarda todos los cambios realizados en el formulario y pasa a vista Formulario .Debera aparecer algo como esto:




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Comprueba el funcionamiento de todos los botones (dejando para el final elbotn de Salir de Access ).


Para acabar, le diremos al programa que, al abrir la base de datos Videoclub ElOscar , abra en primer lugar el formulario Panel inicial .

Adems, como nombre de la aplicacin, en lugar de Microsoft Access apare-cer el nombre de la base de datos. Y, en la esquina superior izquierda de cada for-mulario e informe aparecer el logo de Videoclub El Oscar.

Antes de empezar, baja de la web el archivo de icono logo oscar.ico .

Haz clic en el botn de Microsoft Offi-ce y en Opciones de Access

Selecciona la ficha Base de datos actual (panel izquierdo) y configura las prime-ras opciones (panel derecho) de la manera que se muestra:

Finalmente, cierra la base de datos y vulvela a abrir. El formulario Panel inicial (que acta como distribuidor) aparecer en primer lugar.

Ttulo de la aplicacin: Videoclub El Oscar

Icono de la aplicacin: haz clic en Examinar ;busca en tu pendrive yabre el archivo logooscar.ico

Deja activadaesta casilla

Mostrar formulario : Panel inicial




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ACCESS

EJERCICIO 8

FORMULARIOS (3 parte): macros, e introduccin de datos; controlesde formulario

MACROS

En el ejercicio anterior hemos creado botones en un formulario por medio deun asistente. A veces nos puede interesar que un botn de comando realice ms deuna accin: p.ej, cerrar el formulario activo y abrir otro. En tal caso, el asistente nobasta. Es necesario crear una macroinstruccin o macro y asociarla al botn.

Macroinstruccin o macro es un conjunto de instrucciones o accio-nes que se ejecutan por medio de una combinacin de teclas o un clic delratn.


Crear en cada uno de los formularios de la base de datos Videoclub El Oscar (salvo en el Panel inicial) botones que sirvan para acceder a otros formularios deintroduccin de datos sin pasar por el panel inicial.

Tales botones debern:

- Cerrar el formulario activo-

Abrir otro formulario

Los botones a crear sern los siguientes:

Formulario Alquileres:

Botn 1 (A Ttulos desde Alquileres): para ir al formulario Ttulos Botn 2 (A Clientes desde Alquileres): para ir al formulario Clientes




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Formulario Clientes:

Botn 1 (A Alquileres desde Clientes): para volver al formulario Alqui-leres

Formulario Ttulos:

Botn 1 (A Alquileres desde Ttulos): para volver al formulario Alquile-res

Botn 2 (A Existencias desde Ttulos): para ir al formulario Existencias

Formulario Existencias:

Botn 1 (A Ttulos desde Existencias): para ir al formulario Ttulos Botn 2 (a Ventas desde Existencias): para ir al formulario Ventas

Formulario Ventas:

Botn 1 (A Existencias desde Ventas): para volver al formulario Exis-tencias

Adems, para redondear la navegacin entre formularios, crea en cada unode los formularios de datos un botn suplementario que cierre el formulario activo yabra el formulario Panel inicial . Dale a dicho botn el mismo formato que a los de-ms. Llama al botn Al Panel inicial desde (y aqu escribe el nombre del formularioen que ests creando el botn)

PROCEDIMIENTO

Abre la base de datos Videoclub El Oscar . Haz clic en el botn Ir a la ventana principal de la base de datos. En la ventana principal, haz clic en el apartado Formu-larios .

Abre el formulario Alquileres y activa la vista Diseo.

Crea en el encabezado del formulario (debajo y a la derecha de la etiqueta)un botn de comando, pero, en el primer paso del asistente, haz clic en Finalizar .

Con el nuevo botn seleccionado, en el panel derecho Hoja de propiedadesselecciona la ficha Todas y modifica las siguientes propiedades del botn:

- Nombre: A Ttulos desde Alquileres - Ttulo: Ttulos - Cursor al activar: Mano de hiper-vnculo- Imagen: borra el contenido de lacasilla (mapa de bits).

- Nombre de la fuente: Calibri.- Tamao de la fuente: 14 ptos.- Espesor de la fuente: Negrita- Color del texto: blanco- Estilo del fondo: Transparente

-




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A continuacin, en el mismo panel, selecciona la ficha Eventos .

Con ello abrimos una nueva ventana en la que procederemos a crear la ma-

cro que abra un formulario nuevo y cierre el activo:

En la propiedad Al hacer clic borra laexpresin [Macro incrustada] y, luego,

haz clic sobre los puntos suspensivos dela derecha.

Deja seleccionada la opcin Generadorde macros y acepta

En la columna Accin , haz clic en la fle-cha de la 1 celda y selecciona Abrir-Formulario.




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En la parte inferior de la ventana ( Argu-mentos de accin ) haz clic en la flecha deNombre de formulario y selecciona elformulario Ttulos.La propiedad Vista (debajo de Nombrede formulario ) ha de mostrar la opcin

Formulario .

A continuacin, haz clic en la flecha de la2 celda de la columna Accin y selec-ciona la accin Cerrar.

Configura las opciones del panel inferiorde la accin Cerrar de la manera que semuestra .




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Finalmente, haz clic en el botn Guardar como de la pestaa Diseo en laventana de la macro.

Cierra la ventana de la macro haciendo clic en el botn Cerrar de la pestaaDiseo (si el programa te pide guardar los cambios, haz clic en S). Una vez en el for-mulario, guarda los cambios realizado en el mismo. Luego, pasa a vista Formulario. Elaspecto (parcial) del formulario ser aproximadamente ste:

Sita la flecha del cursor sobre el nuevo botn; el cursor adopta la forma deuna mano con el ndice levantado (si has configurado correctamente la propiedadCursor al activar ). Haz clic; se cerrar el formulario Alquileres y se abrir el formularioTtulos (las dos acciones son prcticamente simultneas).

A continuacin, procede a crear los dems botones indicados al principio delejercicio, por el procedimiento visto. Los botones se situarn en la esquina inferiorderecha del encabezado de cada formulario respectivo. Las propiedades sern lasmismas (cambiando los nombres en su caso, claro) para todos los botones.

Escribe el nombre de lamacro y acepta.




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5. A continuacin, selecciona los campos que habas movido al pie del formula-rio. Crtalos y, haciendo clic en la primera ficha del control, pgalos. Si es ne-cesario, agranda la ficha para que se ajuste a los campos.

6. Selecciona el campo con el subformulario y muvelo (cortando y pegando) ala segunda ficha del control. Borra la etiqueta correspondiente al subformula-rio

7. Finalmente, cambia el nombre de las fichas en la propiedad Ttulo de cada fi-cha (has de seleccionarla antes en la lista de objetos del panel Hoja de pro-

piedades ). Los nombres sern:

a. Ficha 1:Clientes b. Ficha 2:Alquileres por cliente

El n de las pginas quiz nocoincida pero da igual




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Finalizadas estas operaciones, el aspecto del formulario ser el siguiente:

Pasa a vista Formulario y observa cmo puedes alternar entre los datos delcliente y los alquileres realizados por el mismo.


Por el procedimiento ya visto, en el formulario Ttulos , crea un control de fichacon dos fichas.

- En la primera sita los campos referentes a cada ttulo. Llmala Titulo. - En la 2, el subformulario, con los datos del soporte (DVD, Blu-ray o HD-

DVD) o soportes que lo contienen (un mismo ttulo puede estar en DVD yen Blu-ray, p.ej). Llmala Soporte.

Control de cuadro combinado

Este control evita la necesidad de escribir manualmente el dato, seleccionndo-lo de una lista procedente de una tabla o consulta.




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En el formulario Existencias , sustituye el campo Formato por un cuadro combi-nado que permita elegir uno de los tres formatos (DVD, Blu-ray o HD-DVD) en que sehallan grabadas las pelculas del videoclub.

PROCEDIMIENTO

1. Abre el formulario Existencias en modo Diseo .

2. Selecciona el campo Formato y brralo (las dos casillas)

3. En la pestaa Diseo de la cinta de opciones, haz clic en elicono Cuadro combinado (Control de formulario)

4. Dibuja el cuadro combinado en el lugar que ocupaba an-tes el campo Formato . Con ello se inicia el asistente para la creacin delcuadro combinado:

En el primer paso, deja selec-cionada la 1 opcin y haz clicen Siguiente .




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En el segundo paso, activa laopcin Consulta y, arriba, selec-

ciona la consulta Formatos . Lue-go, haz clic en Siguiente .

En este paso, haz clic en estaflecha para aadir el nico campode la consulta: Formato . Luego,clic en Siguiente .




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En el siguiente paso, no cambies nada (puesto que el ancho de la columna essuficiente para mostrar todo el texto) y haz clic directamente en Siguiente.

En el ltimo paso, como nombre del cuadro combinado escribe Formato . Lue-go, haz clic en Finalizar.

Sita el cuadro combinado en el mismo lugar que ocupaba el campo Formato yaplcale las mismas opciones de formato que tena ese campo.

Para acabar, guarda los cambios realizados en el formulario y pasa a vista For-mulario . Observa el resultado.

Como campo para ordenar los registros,obviamente, selecciona el nico de laconsulta: Formato . La ordenacin Ascen-dente significa, en este caso, orden al-fabtico.

En este paso, activa la opcin Almacenar el valor enel campo y selecciona el campo Formato. De estemodo, el campo mostrar el valor que figura en latabla Existencias y, en caso de seleccionar otro, eldato se modificar tambin en la tabla Existencias .A continuacin, haz clic en Siguiente .




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Introduccin de datos

La principal utilidad de los formularios es la introduccin de datos en la base.Supongamos que un cliente nuevo alquila un vdeo. Hemos de introducir dos

registros, en el siguiente orden:

- El que corresponde al nuevo cliente: para lo que utilizaremos el formula-rio Clientes.

- El que corresponde al nuevo alquiler: para lo que emplearemos el formu-lario Alquileres

Si intentas introducir el nuevo alquiler antes que el nuevo cliente,la base de datos no te lo permitir. Slo es posible introducir alquileres

de clientes ya registrados en la base. Esto es as porque el formulario Alquileres incluye el dato Cliente mientras que el formulario Clientes noincluye ninguna referencia a los alquileres.


Introduce en la base de datos los siguientes registros, teniendo en cuenta queel primer campo (Id...) de cada formulario no es necesario escribirlo, sino que apare-ce automticamente al introducir el segundo:

Supuesto: un cliente nuevo alquila una pelcula ( Matrix , en DVD) y la devuelveal cabo de dos das

Idcliente Nombre Apellidos NIF Telfono Direccin CP Poblacin

21 AgapitoLpezAguilar

42351836G 971462319Cam deGrcia, 71

07620 Llucmajor

IdAlquiler Idcliente IdVdeo FechaalquilerFecha devo-

lucinDas

alquilerImportealquiler

Penalizacin(s/no)

Llamar(s/no)

21 21 7 18/04/12 21/04/2012 3 4

Supuesto: el videoclub adquiere un nuevo vdeo en DVD, que incluye la pelculaEl Coloso en llamas,y lo destina a alquiler.

IdTtulo Ttulo Tipo Gnero Director Ao Duracin Fichaimdb Comentario

31El Colosoen llamas

Pelcula CatstrofesJohnGuillermin

1975 165

IdVdeo Formato vdeo IdTtulo N en existen-

ciasPrecio Venta/alq.

46 DVD 31 1 Alquiler




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PROCEDIMIENTO

1. Abre el formulario Panel inicial y cierra todos los dems (o bien, cierra la basede datos y vulvela a abrir). Haz clic en el botn Nuevo cliente del formularioPanel inicial . Se abrir el formulario Clientes

2.

3. Has de tener en pantalla una nueva ficha en blanco. Haz clic en la casilla co-rrespondiente al campo Nombre y escribe el nombre del nuevo cliente (ob-serva cmo se llena automticamente el campo Idcliente con el n 21).

4. Pulsa la tecla Tabulador para pasar al siguiente campo, o haz clic con el ratnen la casilla correspondiente, ( Apellidos ) e introduce el dato.

5. Tras introducir el ltimo dato ( Poblacin ), haz clic en la ficha Alquileres porcliente .

Hecho lo cual, ya puedes cerrar directamente el formulario Clientes; los datoshan quedado guardados en el mismo momento de introducirlos. No es necesarioguardar los cambios.

Sigue el mismo procedimiento para aadir el nuevo ttulo y el nuevo vdeo.

Con la ficha Cliente seleccionada, haz clic en laflecha con asterisco que aparece en la esquinainferior izquierda de la ventana del formulariopara introducir un nuevo registro

Introduce a mano los datos del nuevo alquiler,empezando por el campo Idvideo (el campoIdAlquiler se llena solo y el campo IdCliente dela tabla Alquileres no aparece aqu porque yase ha llenado en la ficha Cliente )




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ACCESS

EJERCICIO 9

INFORMES

Los informes presentan los datos de las tablas y/o de las consultas en unformato adecuado para su impresin.


Confecciona un informe que muestre los siguientes datos relativos a los al-quileres:

N del vdeo alquilado (IdVdeo) Ttulo incluido en el vdeo (Ttulo) N del alquiler (IdAlquiler) Duracin del alquiler (Das alquiler) Importe (Importe alquiler)

PROCEDIMIENTO

1. Abre la base de datos Videoclub El Oscar y, en la pestaa Crear de la cinta deopciones, haz clic en el botn Asistente para informes .

Selecciona la tabla Alquileres y agrega el campoIdvdeo . Luego, elige la tabla Ttulos y aade elcampo Ttulo . Por ltimo, vuelve a seleccionar

la tabla Alquileres y agrega los campos IdAlqui-ler, Das alquiler e Importe alquilerPara agregar un campo al informe, selec-cinalo del panel izquierdo ( Camposdisponibles ) y haz clic en esta flecha

Una vez agregados los cam-pos que se indican, haz clicen Si uiente.




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2. En el siguiente cuadro de dilogo, se nos dice cmo deseamos ver los datos.Selecciona Por Ttulos (se mostrarn los datos de alquiler de cada ttulo por separado)y pulsa Siguiente

3. El cuadro que aparece a continuacin nos pregunta por qu campo queremosagrupar los datos:

Agrupar los datos por el campo Idvdeo significa que, si un vdeo hasido alquilado en ms de una ocasin, el n de ese vdeo slo aparecer unavez y, a continuacin, los datos de los diversos alquileres de ese vdeo.

4. Aparece este cuadro:

Haz doble clic en el campo Idvi-deo del panel izquierdo y dichocampo aparecer destacado enazul en el panel derecho. Luego,haz clic en Siguiente .

Haz clic en la flecha y selecciona elcampo Das alquiler . Con lo que seordenarn los alquileres en funcinde su duracin, de menos a ms.Luego, pulsa en Siguiente .




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5. En el siguiente cuadro, selecciona, como modo de distribucin, el modelo Es-quema y pulsa Siguiente .

6. Como ttulo a aplicar al informe, escribe Alquileres; deja seleccionada la op-cin Vista previa del informe y haz clic en Finalizar. Al cabo de unos momentos, apare-ce el informe ya acabado.

7. Para pulir algunos aspectos del informe tendremos que ir a la vista Diseo .

Como estilo a aplicar al infor-me, escoge Viajes (por escogeralguno) y haz clic en Siguiente .

En la pestaa Inicio , haz clic en laflecha del botn Ver y seleccionaVista Diseo ..




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La vista Diseo es sensiblemente distinta de la vista previa del informe.

7.a.- En primer lugar, en la pestaa Organizar , aplica al informe el modelo deAutoformato Equidad (por dar una cierta homogeneidad de formato a la base de da-tos)

7.b.- En segundo lugar, da a la seccin Encabezado del informe el mismo forma-to que a los encabezados de los formularios creados en el ejercicio 6. Para ello, insertala imagen del oscar a la izquierda del ttulo del informe. Cambia el color de fondo, eltipo y tamao de letra de la etiqueta de ttulo. El resultado ha de ser como el que si-

gue:

Dado que los procedimientos son bsicamente los mismos que los seguidos conlos formularios, no los repetiremos aqu.

Si tienes problemas para insertar como logo el archivo logo oscar.ico , elige el ar-chivo oscar.jpg y configura su propiedad Estilo del fondo como Transparente .

7.c.- En tercer lugar, selecciona todos los campos de las secciones EncabezadoIdvdeo y Detalle y cambia el tipo, tamao y color de letra a: Calibri, 12 puntos y negro.

7.c.- En cuarto lugar, cambia el nombre de los campos Idvdeo e IdAlquiler a Nde vdeo y N de alquiler. Ha de quedar as:




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7.d.- En cuarto lugar, ensancha un poco la seccin Encabezado Idvdeo y arrastrahacia abajo los campos Das alquiler, N de alquiler e Importe alquiler :

7.e.- En quinto lugar, separa los campos Das alquiler, N de alquiler e Importealquiler (tanto en la seccin Encabezado Idvdeo como en Detalle ). Para ello, antes se-lecciona los tres campos (en las 2 secciones) y, en la pestaa Organizar , haz clic en el

botn Quitar (para poder mover cada campo independientemente.Adems, centra el contenido de dichos campos (con el botn Centrar de la pes-

taa Inicio , igual que en Word y en Excel).

7.e.- Como sexto y ltimo paso, selecciona todos los campos de todas las sec-ciones y, en el panel derecho Hoja de propiedades , elige el color negro para la propie-dad Color de los bordes .

El aspecto del informe en vista Diseo ser ahora ste:




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Finalmente, guarda los cambios realizados en el informe y en el botn Ver de lapestaa Diseo haz clic en la opcin Vista Informes. El resultado ha de ser algo as (slose muestra una parte):


Aplica el procedimiento visto para crear los siguientes informes:

Clientes y alquileres: Nombre, Apellidos y Telfono (tabla Clientes ), Idvdeo, Fe-cha alquiler y Fecha devolucin (tabla Alquileres ). Los datos se vern por clien-tes, sin aadir ningn nivel de agrupamiento, y se ordenarn por fecha de al-quiler, en sentido ascendente. La distribucin del informe ser: En pasos . El es-tilo : Viajes.




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Preferencias: Ttulo (tabla Ttulos ), IdVideo (tabla Alquileres ), Apellidos y Nom-bre (tabla Clientes ), Importe alquiler (tabla Alquileres ). Los datos se vern porTtulos , se agruparn por el campo IDVideo y se ordenarn por los apellidos delos clientes (ascendente). La distribucin del informe ser: Esquema . El estilo :Viajes.

Categoras: Tipo y Ttulo (tabla Ttulos ), Formato, N en existencias y Venta/alq(tabla Existencias ), Duracin (minutos) (tabla Ttulos ). Los datos se vern porExistencias, se agruparn por Tipo y se ordenarn por N en existencias . La dis-tribucin del informe ser: En pasos y Horizontal . El estilo : Viajes.




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ACCESS

EJERCICIO 10

CREACIN Y MODIFICACIN DE TABLAS; PERSONALIZACIN DELPANEL IZQUIERDO

Hasta aqu hemos trabajado con los datos ya incluidos en las tablas iniciales.Ahora vamos a suponer que el Videoclub El Oscarcuenta con cuatro locales diferentesen Palma y que queremos poder introducir y consultar informacin acerca de dichoslocales. Dicha informacin consistir en: el nmero identificativo del local, la direcciny el telfono.


Ser necesario:

A.- Crear una nueva tabla, Locales, que contenga los datos referidos a los cuatrolocales. Dicha tabla se relacionar con la tabla Alquileres, por lo que ser preciso:

B.- Incluir en la tabla Alquileres un nuevo campo que contenga el nmero identi-ficativo del local en que se ha realizado cada alquiler. Este campo, IdLocal , tambinaparecer en la tabla Locales.

C.- Relacionar las tablas Alquileres y Locales por medio del campo comn IdLo-cal .

Tambin podramos introducir toda la informacin sobrelos locales en la tabla Alquileres. Pero, en tal caso, si hubiera 50alquileres realizados en el mismo local, estaramos obligados aescribir 50 veces todos los datos de ese local.

De esta forma, en cambio, en la tabla Alquileres slohemos de introducir el nmero del local; los dems datos deste los podemos extraer de la tabla Locales. As se evita la re-

peticin de datos.




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PROCEDIMIENTO

A.- Creacin de la tabla Locales

1.- Abre la base de datos Videoclub El Oscary cierra el panel inicial. En la pesta-a Crear de la cinta de opciones, haz clic en Diseo de Tabla .

2.- En el cuadro de dilogo que se muestra, aparece una tabla con tres colum-nas: Nombre del campo , Tipo de datos y Descripcin.

3.- Haz clic en la celda que contiene el nombre del campo IdLocal.. En la mitadinferior de la ventana en que estamos aparece una serie de apartados, correspondien-tes a las propiedades del campo seleccionado.

En el campo Telfono configura la propiedad Tamao del campo a 10 (caracte-res). (el programa no nos dejar introducir en este campo ningn dato mayor el nme-ro que especifiquemos en esta propiedad).

7.- Vuelve a hacer clic en la celda que contiene el nombre del campoIdLocal . En la barra de herramientas del programa pulsa el botn Clave

principal . Con esto convertimos el campo IdLocal en el campo clave o prin-cipal de esta tabla.

En esta colum-na escribe, filapor fila, elnombre de loscampos queincluir la tabla

En la columna Tipo de datos , elige, dela lista desplegable, de qu tipo ser elcampo creado

En el apartado Ttulo escribe Nmero del local (ser lo que aparecercomo nombre del campoal abrir la tabla)

Este icono de la izquier-da muestra que se tratade un campo clave.




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Campo principal de una tabla es aqul cuyos datos no pueden repetirse; deesa forma, identifica cada registro diferencindolo de cualquier otro de la mismatabla. Suele ser un campo autonumrico (una secuencia consecutiva de nmerosque se crea sola al introducir los dems datos) cuyo nombre empieza por Id (deidentificador ).

8.- Pulsa en el icono de disquete de la barra de acceso rpido para guardar latabla. Llama a la tabla Locales. Cierra la ventana de diseo de la tabla. Si despliegas elapartado Tablas del panel izquierdo Todos los objetos de Access vers como ya aparecela nueva tabla.

9.- Lo anterior nos proporciona una tabla con tres campos pero sin datos. Intro-duce los siguientes datos en la tabla. Para ello, brela haciendo un doble clic sobre ellay escribe directamente los datos (recuerda que el campo Nmero de local no es nece-sario introducirlo):

Nmero de local Direccin Telfono

Se llena automticamente

C/ Conquistador, 4 971214040C/ Joan Mir, 36 971 210240

C/ Aragn, 13 971 297474Pza. de Sta. Catalina, 3 971 710017

Una vez introducidos los datos, cierra la tabla.

B.- Modificacin de la tabla Alquileres.

1.- Del apartado Tablas , haz clic derecho sobre la tabla Alquileres y selecciona laopcin Vista Diseo .




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Aparecer una ventana con todas las tablas que tienen alguna relacin.

2.- Para que aparezca la nueva tabla, pulsa el botn de la barra deherramientas. Del cuadro de dilogo selecciona la tabla Locales y pulsa Agregar . Luego,cierra el cuadro de dilogo.

En la ventana Relaciones aparece ahora el cuadrocorrespondiente a la tablaLocales




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3.- Se trata de relacionar el campo IdLocal de la tablaLocales con el campo IdLocal de la tabla Alquileres. Paraeso, en primer lugar, agranda el cuadro-resumen de la tabla Alquileres hasta que sea visible el campo IdLocal .

A continuacin, arrastra con el ratn el campo IdLocal de la tabla Locales sobreel campo IdLocal de la tabla Alquileres y sultalo all. Aparecer el siguiente cuadro dedilogo:

Activar la casilla Exigir integridad referencial garantiza que no po-damos introducir en el campo IdLocal de la tabla Alquileres ningn datoque no aparezca previamente en el mismo campo de la tabla Locales.

Las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Elimi-nar en cascada los registros relacionados hacen que cambios realizados enlos datos de una tabla se reflejen tambin en las tablas relacionadas con

ella.

Activa estas tres casillas. Estogarantizar la coherencia enla informacin contenida enla base de datos. A continua-cin, haz clic en Crear .




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4.- Pulsa el botn con el icono de disquete para guardar la nueva relacin crea-da. Luego, cierra la ventana Relaciones .

5.- Con el fin de comprobar que se ha creado la relacin correctamente, creauna consulta que muestre los ttulos alquilados por los clientes de Palma en el local n1. La consulta mostrar los campos: Ttulo, Apellidos y Nombre, aunque deber incluirotros dos para hacer el filtrado de datos. Llama Alquileres en local 1a la consulta.

ACTIVIDADDe acuerdo con el procedimiento ya visto, crea una nueva tabla, llamada Em-

pleados , para introducir los datos relativos a los empleados en los diferentes localesdel videoclub.

Los campos a crear, y los datos correspondientes, sern los siguientes:

IdEmpleado Apellidos Nombre IdLocal1 Amador Gonzlez Amalia 32 Nicolau Hernando Roberto 1

3 Claramunt Garca Jordi 44 Ceballos Carvajal Rosa M 15 Adrover Cap Pere Joan 26 Lpez Candado Rebeca 2

El campo clave o principal ser IdEmpleado (autonumrico). La propiedad Ttulode este campo se configurar como N de empleado .

El campo IdLocal se configurar como numrico.El Tamao del campo de Nombre ser 25 .

Ahora ya aparece la nueva relacin creada, del tipouno a varios (he movido un poco los cuadros de lastablas para que se vea mejor) ; eso significa quecada local slo puede aparecer una vez en la tablaLocales pero un nmero indefinido de veces en latabla Alquileres (de ah el smbolo de infinito)




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Aade luego a la tabla Alquileres el campo IdEmpleado (como campo secunda-rio) e introduce como datos correspondientes al nuevo campo creado los siguientes: 2,4, 1, 1, 6, 3, 5, 2, 2, 1, 5, 3, 1, 6, 4, 4, 1, 3, 5, 2, 1.

Relaciona ambas tablas, por el procedimiento visto anteriormente.

Relaciona, asimismo, la tabla Locales con la tabla Empleados por medio del cam-po IdLocal (principal en Locales y secundario en Empleados).

Finalmente, haz las siguientes consultas

Alquileres de empleados 1 y 3: ttulos alquilados por los empleados 1 y 3, la di-reccin del local y el importe del alquiler

Locales de empleados 2 y 5: direccin y telfono de los locales en que trabajanlos empleados 2 y 5

PERSONALIZACIN DEL PANEL IZQUIERDO

Para acabar (de momento) con la base de datos Videoclub El Oscar , y a falta deun mejor sitio para explicarlo, vamos a explorar las posibilidades de personalizacin delpanel izquierdo, a travs del cual accedemos a los diferentes objetos de la base de da-tos.

ACTIVIDAD

Personalizar el nombre y contenido del panel izquierdo de la base de datos Vi-

deoclub El Oscar .

PROCEDIMIENTO

1- Si es necesario, abre de nuevo la base de datos Videoclub El Oscar.




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2- En primer lugar, cambiaremos el modo de visualizar los objetos de la base dedatos:

3- En el panel, podemos crear grupos para visualizar los diversos objetos de labase de datos segn los criterios que nosostros escojamos. En nuestro caso,como slo estamos probando, crearemos siete grupos, atendiendo a los ele-mentos que dan lugar a las tablas: Alquileres, Clientes, Existencias, Ttulos,Ventas, Locales y Alquileres.

Para ello:

En el panel izquierdo, haz clic en la flecha y selec-ciona la opcin Personalizado .Como puedes ver, hay otras maneras predefinidasde visualizar los objetos de la base de datos; pue-den ser tiles en su momento, pero no ahora.

La vista Personalizado , de momento, slo tiene unapartado: Objetos no asignados .All se incluyentodos los objetos de la base de datos, sin diferen-ciacin por tipo (el orden no ha de ser necesaria-mente el mismo que aqu).




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Haz clic derecho sobre Personali-zado y elige Opciones de explora-cin .

En el cuadro de la izquierda seleccionaPersonalizado .Observa que contieneun solo

practicas complementarias access 2007 02

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