Prácticas bases de datos¿Qué es una base de datos?

Es un sistema informatizado cuyo propósito es mantener información y permitir su acceso cuando se requiera.

Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. Las ventajas son:

• Evitan redundancia

• Evitan inconsistencia

• Siguen normas para añadir y eliminar datos

• Se mantiene la integridad entre datos

Prácticas bases de datosBases de datos relacionales se dice de una forma de organizar la información. Se consigue mediante tablas que representan los datos y las relaciones en la base de datos.

Sistema gestor de bases de datos (SGBD) es el programa que permite organizar y analizar los datos.

Han existido distintos tipos y dentro de cada uno diversas marcas comerciales. El más usado es la base de datos relacional MS Access, aunque no es el mejor sistema.

Seguidamente se describen los sistemas gestores más conocidos:

Prácticas bases de datos

1) Sistemas gestores de archivos (archivos planos)

Archivos planos: archivos de datos simples que no tienen índices u otra estructura de acceso.

Se caracterizan por:

• Organizan los datos en: archivos, registros y campos

• Manejan los datos a través de pantallas o formularios con facilidades de búsqueda simple, sin referencias cruzadas y procesando solamente un registro a la vez.

Ejemplos: PC-File, Q&A, Reflex, Rapidfile, FileMaker.

Prácticas bases de datos2) xBase

Son sistemas gestores de archivos que pueden trabajar con varios archivos simultáneamente, almacenando los datos separadamente en varios archivos físicos.

• Cada archivo es una colección de registros con sus campos definidos.

• La navegación entre ellos se realiza estableciendo relaciones lógicas entre los archivos y moviendo el indicador de registro actual de cada archivo.

Ejemplos: dBase II, III, III+, IV, Alpha IV, FoxBase, DBExcel, Multibase, DBMan y DBFast.

Prácticas bases de datosEstos sistemas se caracterizan por:

• Describen los datos en términos de archivos, registros y campos.

• Organizan los datos en varios archivos relacionados lógicamente y no físicamente.

• Se crean los archivos y los índices a través del lenguaje de programación.

• Permite búsquedas simples y complejas vía múltiples índices.

• Las relaciones entre los archivos se establecen a través de los índices y los indicadores de registros.

• Se procesa un registro a la vez.

Prácticas bases de datos3) Access

Tipo MS-Access, DataEase, Paradox, Omnis 7, Formbase y Double-Helix.

• Mayores facilidades de acceso a datos en disco.

• Similares a los archivos planos en la construcción y acceso a los datos a través de pantallas.

• Su principal diferencia es la programación y su capacidad de referencias cruzadas.

• El acceso a la base de datos puede hacerse a través de pantallas definidas por el usuario, interfaces ODBC (Open Database Connectivity) nativas de Windows y con Visual Basic.

Prácticas bases de datos• Incluyen lenguajes de cuarta generación (4GL) con mayores capacidades que los que proveen los sistemas basados en archivos planos. Los datos son manipulados a través de pantallas o formas diseñadas para tal fin.

• Al entrar al programa se activan las opciones del mismo: Tablas, Consultas, Formas, Reportes, Macros y Módulos. Cada uno permite manipular directamente un tipo de elemento.

• Se puede relacionar las diferentes tablas que componen una base de datos mediante el uso de relaciones, que indican la asociación entre los atributos de la tabla y su cardinalidad (1:M, M:1 y N:M).

Prácticas bases de datos• Las consultas se pueden realizar directamente sobre la base de datos utilizando la función Consultas, la cual está basada en QBE (Query By Example). También permite efectuar consultas en SQL (Structured Query Language).

Estos sistemas se caracterizan porque:

• Describen los datos en términos de tablas, filas y columnas.

• Organizan los datos en varios archivos relacionados vía SQL.

• Se definen a través de pantallas que provee el sistema y que deben ser llenadas.

Prácticas bases de datos• Permite búsquedas simples, complejas y muy complejas vía SQL.

• Las relaciones entre las tablas proveen las referencias cruzadas y el soporte de mayores restricciones de integridad.

• Procesamiento completo basado en conjuntos.

Máquina base de datos

• Es una parte del SGBD que hace el enlace entre el SGBD y los datos en almacenamiento secundario.

Prácticas bases de datos• La máquina de base de datos de Microsoft Access y Visual Basic se denomina Microsoft Jet Database Engine, está basada en el modelo relacional y provee datos a las aplicaciones.

• La máquina Jet no tiene interfaz y por ello debe ser utilizada a través de un programa, es multiusuario y tiene un procesador de consultas integrado con manejo de seguridad, integridad referencial y acceso remoto a los datos.

• Jet está compuesta por una serie de librerías de enlace dinámico (DLL) que pueden ser vistos como programas interconectados.

Prácticas bases de datos• Un interfaz ODBC permite el acceso a los datos en ambientes heterogéneos, SGBD relacionales y no relacionales, es un interfaz universal de acceso a los datos permitiendo que una aplicación pueda acceder, ver y modificar datos concurrentemente desde múltiples bases de datos.

Prácticas bases de datosElementos de MS Access

Tablas. Una tabla es un conjunto de información que se representa como una hoja de cálculo. Las columnas son campos y las filas registros.

• Un campo puede ser DNI, domicilio, teléfono, ...

• Un registro pueden ser datos concretos de una persona

Consultas. Es una solicitud de información a la base de datos. El resultado puede provenir de una o varias tablas. Permiten filtros.

Formularios. Es la interfaz de acceso por parte del usuario. Permiten imágenes y módulos con funciones.

Prácticas bases de datosInformes. Permiten recuperar contenidos de la base de datos y llevarlos a impresora. Son similares a las consultas.

Macros. Permiten la automatización de los proceso a programar. Son de utilidad junto con los módulos, para personalizar la gestión de bases de datos.

Módulos. Permiten crear funciones complejas que realicen funciones específicas.

Controles. Los elementos en un formulario o informe que presentan los datos, se llaman controles. Por ejemplo, permiten mostrar resultados de cálculos.

Prácticas bases de datosManejo de MS Access

Inicio

Acceder al menú Inicio de Windows y seleccionar Programas. Entonces ya es posible acceder al icono de Access.

Seleccionar el botón adecuado, por ejemplo Abrir una base de datos existente.

Prácticas bases de datosAmbiente de Access

Cuando se entra, ya sea para crear una base nueva o para acceder a una ya existente, aparece una pantalla similar a la mostrada.

Prácticas bases de datosLos elementos de que consta son:

• Ventana de Access, es la principal que aparece al abrir. Contiene un listado con los elementos que conforman la base de datos.

• Barra de estado, muestra información acerca de la tarea que se ejecuta en un momento dado.

• Botón restaurar-maximizar, sirve para restaurar la pantalla o mostrarla completa.

• Cerrar base de datos, sirve para cerrar Access y por lo tanto la base de datos activa.

• Botón minimizar, minimiza la pantalla activa.

Prácticas bases de datos• Barra de título, muestra el nombre del programa.

• Barra de menú, comprende las opciones de los menús desplegables, varía según el comando que se esté ejecutando.

• Barra de herramientas, son botones que facilitan la selección de instrucciones. Es posible su personalización.

Prácticas bases de datosApertura de una base de datos ya existente:

Elegir una de estas tres opciones

• en Archivo, abrir base de datos

• en Presentación, abrir base de datos existente

• en barra de herramientas, Base de datos y Abrir

Seguidamente hacer la selección en el cuadro de diálogo y se pulsa Abrir.

Prácticas bases de datosCreación de una base de datos

Hay tres formas de crearla:

• En menú Archivo de inicio, se elige Asistente

• Estando en pantalla de inicio, se elige Base de datos en blanco

• Presionando Nueva Base de Datos en la barra de herramientas Base de Datos

Una vez que aparezca la ventana de la base de datos se tiene el centro de control, desde donde se puede crear y usar cualquier objeto de la base de datos.

Prácticas bases de datosDiseño de una base de datos

Es importante considerar la definición de tablas y las relaciones entre ellas.

Pasos a efectuar para el diseño:

• Se deben especificar las tablas que se precisan para representar la información.

• Se indicarán para cada tabla los campos que la componen.

• Para cada campo se han de analizar los tipos de datos y posibles restricciones.

Prácticas bases de datos• Se indicarán los campos comunes en las tablas.

• Se definirán las llaves primarias.

• Finalmente se diseñarán los mecanismos que manipulan estas tablas.

También es posible crear una base de datos mediante el asistente. Bajo esta opción sólo es necesario responder a una serie de preguntas.