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Informe de fin de Gestión BN Corredora de Seguros S.A.
RE01- PR08GA01 Informe fin de gestión. Edición 1
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San José, 13 de diciembre, 2018
BNCS-UAF-374-2018
Señor
Jose Barrientos Solano
BN Corredora de Seguros, S.A.
Presente
Estimado Señor:
En cumplimiento de lo dispuesto por la Contraloría General de la
República en las “Directrices que deben observar los funcionarios
obligados a presentar el Informe Final de su gestión, según lo dispuesto
en el inciso E) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno (D-1-
2005-CO-DFOE)” hago de su conocimiento mi informe final de gestión
como Jefatura de la Unidad Administrativa Financiera, cargo que
desempeñé desde el 04 de octubre del 2016 al 19 de diciembre del
2018; aclarando que presencialmente estoy hasta el 13 de diciembre en
BN Corredora, por cuanto los días 14, 17, 18 y 19, son los días de Ley
que corresponden a un día por semana para el funcionario que renuncia
y brinda su preaviso, esto por cuanto durante mi preaviso no tome día
alguno, acumulándolos para el final de mi labor en BN Corredora.
Geovanna Guerrero Godínez
Jefe Unidad Administrativa Financiera
C.c. Unidad Administrativa Financiera
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A. PRESENTACIÓN
Nombre del Funcionario Geovanna Guerrero Godínez
Cargo Jefatura
Unidad o Dirección Unidad Administrativa
Financiera
Periodo: 04 de Octubre 2016- 19 de
Diciembre 2018
Fecha de Entrega del Informe 13 de diciembre, 2018
Fecha de aprobación del
informe por la Administración
13 de diciembre, 2018
B. RESULTADOS DE LA GESTIÓN.
a) Referencia sobre la labor sustantiva institucional o de la
unidad a su cargo
La Unidad Administrativa tiene como fin centralizar las funciones
administrativas del negocio, para lograr un apoyo alineado a los
objetivos estratégicos de la Corredora, con el fin de buscar la
eficiencia en los tiempos de respuesta (MA02GA01 Manual
Organizacional de BN Corredora de Seguros).
b) Cambios habidos en el entorno durante el periodo de su
gestión
Como parte del proceso de reorganización y la conformación de áreas
funcionales, la Unidad de Soporte Técnico al ser un departamento de
atención integral para toda la organización, deja de estar bajo la
supervisión del Director de Operaciones, y a partir del 01 de Octubre
2017, es trasladada a la Unidad Administrativa Financiera, como parte
del área, quedando en la supervisión de dicha jefatura.
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c) Estado de la autoevaluación del sistema de control interno
al inicio y al final de su gestión
La calificación correspondiente a la Unidad Administrativa Financiera
para el periodo 2017 es de 87,20% ubicándonos en un nivel de
Excelente según los rangos establecidos en el Marco General para la
Aplicación de las Autoevaluaciones del SCI. Se aclara que el proceso
de la autoevaluación para el año 2018, aún no ha sido finalizado, por
lo cual, no se cuenta con la calificación correspondiente.
Se adjunta documento presentado en su momento con los respectivos
planes de acción para la calificación correspondiente al periodo 2017:
d) Acciones emprendidas para establecer, mantener,
perfeccionar y evaluar el sistema de control interno
Se han recibido capacitaciones a nivel interno para establecer,
mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno,
asimismo, el Conglomerado BNCR brinda de manera anual una
certificación en el tema, la cual se desarrolló durante el III trimestre
del año 2018.
Presentación Eventos
de Riesgo.pptx
Presentación Inicio
Autoevaluación SCI 2018.ppsx
Adicionalmente se ha cumplido con el ingreso de eventos de riesgo que
se han presentado durante el año en cumplimiento con los procesos
establecidos por la Unidad de Riesgos de BN Corredora.
Informe Resultados Autoevaluación - UAF.pdf
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e) Principales logros alcanzados durante su gestión de
conformidad con la planificación institucional
La Unidad Administrativa Financiera tiene a su cargo 3 metas
institucionales para el año 2018, las cuales se detallan a continuación:
Meta Estado
2.1.2 Realizar el estudio de
brechas de los funcionarios,
utilizando la herramienta
acordada por la Administración.
En el PAO 2018, se solicitó para I
semestre el traslado de la meta, dado
que forma parte del proyecto para el
desarrollo de una metodología de gestión
del talento humano que fue aprobado en la
sesión n° 199 de Junta Directiva y que se
estará contratando y desarrollándose
durante todo el año 2019.
2.1.4 Contratar la asesoría en
temas presupuestarios para
lograr el adecuado ejercicio
presupuestario.
Con motivo de la visita de la Contraloría
General de la República para realizar la
evaluación del proceso presupuestario de
BN Corredora de Seguros, se decidió
posponer la contratación de la asesoría en
materia presupuestaria, a fin de conocer
las recomendaciones que el informe de la
Contraloría emitirá a nuestra institución de
manera que estas sean un insumo para el
asesor que estaremos contratando para el
periodo 2019.
4.1.1 Lograr un porcentaje igual
o superior al 90% en
Responsabilidad Social,
cumpliendo con los siguiente
componentes del indicador:
Las acciones planteadas para cumplir con
el indicador de Responsabilidad Social, ha
tenido un excelente desempeño logrando
conseguir el galardón Bandera Azul,
además se han realizado diferentes
actividades que han permitido cumplir con
el 100% del voluntariado, además se han
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• Obtención bandera azul.
Participación en voluntariado
por parte de todo el personal
de BNCS.
• Informe PGAI.
• Capacitaciones y charlas en
temas ambientales.
realizado actividades de concientización
sobre temas ambientales donde han
participado todos los funcionarios de la
institución.
El equipo que conforma el Comité
Ambiental ha sido capacitado durante todo
el año, cumpliendo en un 100% su plan de
capacitación.
4.1.3 Lograr la meta establecida
para Salud Organizacional,
correspondiente al 2018.
La evaluación de Salud Organizacional
elaborada por el Conglomerado Banco
Nacional, se realiza hasta la noviembre
2018, sin embargo BN Corredora durante
el primer semestre ha trabajado en la
aplicación de las evaluaciones preliminares
y ejecución de actividades de promoción
de la Salud Organizacional.
4.1.4 Lograr una certificación
que permita por medio de un
diagnóstico de Clima y
Cultura Organizacional,
identificar fortalezas y áreas
de oportunidad, para
permitir a la Corredora
convertirse en un excelente
lugar para trabajar.
En el PAO 2018, se solicitó para I
semestre el traslado de la meta, dado que forma parte del proyecto para el
desarrollo de una metodología de gestión del talento humano que fue aprobado en la
sesión n° 199 de Junta Directiva y que se estará contratando y desarrollándose
durante todo el año 2019.
f) Estado de los proyectos más relevantes en el ámbito
institucional o de la unidad, existentes al inicio de su
gestión y de los que dejó pendientes de concluir.
Se detallan a continuación los proyectos o gestiones realizadas por la
Unidad durante los últimos dos años:
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1. Sala de Lactancia: Se deja la sala instalada en BN Corredora,
cumpliendo con los requisitos de Ley.
2. Colocación Rótulo: Queda instalado Rótulo en BN Corredora.
3. Contratación de mobiliarios espacios abiertos: Se realiza la
gestión del contrato 297-2017 Espacios Abiertos (mobiliario de
Euromobilia), para el cambio del mobiliario en BN Corredora,
mobiliario que se estará instalando a mediados de diciembre
2018 y estará finalizando en el I semestre 2019.
4. Compra de 75 computadoras portátiles para los funcionarios de
BN Corredora, por medio de la Licitación Abreviada 2017LA-
000001-BNCS "COMPRA DE EQUIPO DE COMPUTO PARA BN
SOCIEDAD CORREDORA DE SEGUROS". Las computadoras
pendientes se estarán adquiriendo en el periodo 2019.
5. Remodelación de la nueva sala para reuniones en BN Corredora.
La cual se estará equipando a mediados de diciembre y será de
uso gerencial, la instalación del aire acondicionado se estará
finalizando en el I semestre 2019.
6. Mejoras al presupuesto: Como parte de las mejoras se espera
para inicios del año 2019, la contratación de un funcionario a
cargo del presupuesto institucional, con el fin de lograr
desahogar las gestiones del Jefe de la Unidad quien ha tenido a
su cargo el PAO-Presupuesto 2019. A partir del 2017 los
informes de presupuesto fueron sometidos a una mejora
integral, lo cual se percibe en la información entregada a Junta
Directiva y la Contraloría General de la República, tema que se
vio reflejado en la revisión efectuada a la Corredora en tema
presupuestal.
7. Instalación Red Inalámbrica Mercurio en BN Corredora. Para el
año 2018 se realizaron los primeros avances y atención de
requisitos solicitados con el proveedor para la instalación de la
red, la cual estará terminada en el año 2019.
8. Planteamiento y aprobación del Proyecto Gestión de Recursos
Humanos:
La jefatura de la Unidad Administrativa tenía a cargo la
implementación del proyecto denominado gestión de recursos
humanos, proyecto que fue traslado para ser ejecutado en año 2019,
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por cuanto se debe de contratar los servicios de una empresa
especializada que acompañe la empresa en el desarrollo de temas
como los que se detallan a continuación, sin embargo para poder
obtener resultados satisfactorios que contemplen el uso adecuado de
los fondos públicos, es necesario que el Core de Seguros, en este caso
el I Bróker este implementado y trabajando en su totalidad en la
Corredora, permitiendo así el desarrollo de las diferentes actividades
pero posterior al tema I Bróker, de los contrario estaríamos
desarrollando o implementando gestiones basados en sistemas en
desuso en la Corredora:
Definición y acompañamiento en el Plan de acción para cierre de
brechas.
Aplicación de herramientas para identificar las actividades de
valor, y oportunidades de mejora, que les permita determinar
los procesos ideales.
Estudio de Cargas.
Análisis de perfiles y levantamiento del Manual de Puestos.
Levantamiento del Manual de Políticas y Procedimientos.
Levantamiento del Mapa de Talento.
Diseño del modelo de competencias.
Análisis e implementación de un modelo de desempeño.
Herramientas para un proceso de reclutamiento.
g) Administración de los recursos financieros asignados
durante su gestión
Los recursos asignados a la Unidad de Riesgo y Control Interno se
distribuyen de la siguiente manera:
Plan de capacitación de la unidad: se encuentra en este momento con
una ejecución de un 100% del monto presupuestado
Con relación al pago de la planilla de la Unidad de Riesgo y Control
Interno detallo los puestos y categorías de los funcionarios:
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Por otra parte, se han realizado pagos por servicios brindados a la
Unidad Administrativa Financiera. Para mayor información sobre estos
puntos y montos se pueden dirigir a la Unidad Administrativa
Financiera, la cual les puede brindar más detalle.
h) Sugerencias para la buena marcha de la institución o de la
unidad
La Unidad Administrativa Financiera tiene a su cargo una serie de
gestiones de carácter relevante dentro de la institución, por cuanto la
mayoría de las funciones que se realizan en la unidad requieren de un
amplio conocimiento técnico-normativo por parte de los funcionarios
que laboran en la unidad. Temas relacionados con Procesos de
Contratación Administrativa, Subsistema Presupuestario, Normativa
Contable y Reforma Laboral, requieren de constante actualización,
por lo cual es requerido contar un amplio plan de capacitación para los
funcionarios, así como realizar un adecuado estudio y tratamiento
salarial, por cuanto se requiere de conocimientos técnicos de calidad,
los cuales actualmente no son lo suficientemente remunerados de
acuerdo a la responsabilidad que asume cada responsable de la
gestión.
Actualmente la unidad recibe el acompañamiento de unidades del
Banco, que proceden a brindar servicios de asesoramiento o bien
tareas contratadas, sin embargo estos departamentos o unidades
cuentan con personal limitado, lo cual no permite la entrega oportuna
de información requerida para que la Corredora a su vez pueda
cumplir con un servicio oportuno a sus clientes internos y externos, lo
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cual obliga al personal a cargo a finalizar o entregar en tiempo
limitado su producto.
i) Observaciones sobre otros asuntos de actualidad que a
criterio del funcionario que rinde el informe la instancia
correspondiente enfrenta o debería aprovechar
La exigencia a la que es sometida la Unidad Administrativa- Financiera
en el desarrollo de planes de acción para el mejoramiento del Sistema
de Control Interno, el levantamiento de riesgos, cumplimiento de
recomendaciones de entes internos y externos, cumplimiento en la
entrega de información normativa conlleva a una adecuada
planificación del tiempo, tiempo del cual se carece ya que el personal
que trabaja en la unidad se encuentra saturado de temas adicionales
a los exigidos en sus funciones.
Debido a lo anterior es importante que la Gerencia General analice la
posibilidad de realizar un estudio de cargas que permita demostrar la
necesidad de personal que tiene la unidad, lo cual limita a gestiones
de análisis, revisiones, supervisión que en este momento el Jefe de la
unidad no puede realizar por tener que asumir gestiones operativas
que lo limitan a brindar valor agregado a sus funciones.
j) Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que
durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General
de la República.
Durante el periodo 2018 la Contraloría General de la Republica,
remitió el Informe N. DFOE-EC-IF-00016-2018 (periodo analizado del
01 enero al 31 diciembre 2017), Auditoria de carácter especial sobre
el cumplimiento de requisitos normativos, técnicos y mecanismos de
control en las etapas del proceso presupuestario que se realizan en la
Corredora. Se obtuvo un puntaje de 85.1, lo cual coloca a la corredora
en una gestión de riesgo razonable.
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Como resultado de la revisión sobresalieron oportunidades de mejora
para el proceso presupuestario, las cuales se describen de forma
general:
Elaboración de un manual de procedimientos donde se definan
unidades y funcionarios responsables de realizar las
estimaciones de los ingresos y mecanismos de control interno
para garantizar la validez de las estimaciones.
Mecanismos que permitan al jerarca o instancia interna conocer,
verificar y pronunciar mediante acto razonado el cumplimiento
del bloque de legalidad aplicable a modificaciones
presupuestarias.
Mejoras en mecanismos de control en el ingreso de información
en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos
(SIPP).
Elaborar una guía interna para la verificación de los requisitos
que se deben de cumplir en los presupuestos iniciales y sus
variaciones.
Se solicita a la Gerencia considerar el uso del indicador
denominado “Índice de Cumplimiento de las Normas Técnicas
sobre Presupuesto Público”, con el fin de ser utilizados como un
insumo para la mejora y perfeccionamiento de la gestión
presupuestaria.
k) Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o
recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado
algún otro órgano de control externo
Durante el periodo laborado no se han girado a la Unidad
Administrativa disposiciones o recomendaciones algún otro órgano de
control externo
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Cantidad Especialización Estatus
29 Tecnología Información 3 están esperando
respuesta por parte de AI,
en cuanto a su
cumplimiento (evidencia
fue entregada).
21 estarán siendo
finalizadas al 31-03-2019.
1 se estará finalizando en
junio 2019.
7 Contabilidad 7 recomendaciones
3 recomendaciones
esperando respuesta por
parte de la Auditoría
Interna en cuanto a su
cumplimiento.
2 estarán siendo finalizadas
al 31-12-2018.
2 estarán siendo finalizadas
al 31-03-2019.
1 Presupuesto 1 estará siendo finalizada
en febrero 2019.
17 Recursos Humanos 5 estarán siendo finalizadas
al 31-12-2018.
1 estará siendo finalizada
en febrero 2019.
7 estarán siendo finalizadas
al 31-12-2019.
4 Pendiente de definir
fecha, por cuanto fueron
entregadas a la Autoría
Interna, quien rechazo la
evidencia entregada.
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l) Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones de la
Auditoría Interna.
Al momento de asumir el puesto en Octubre del 2017, la Unidad
Administrativa contaba con recomendaciones pendientes de cumplir,
las cuales aumentaron al incorporar dentro de la Unidad al
departamento de Tecnología de Información, por lo tanto al día de
hoy la Unidad cuenta con 54 recomendaciones por atender de
periodos anteriores, de las cuales muchas de ellas se encuentran
avanzadas y estarán siendo finalizadas en el primer trimestre 2019.
Se hace la aclaración que durante el periodo en que ejercí como
Jefatura no he recibido recomendaciones nuevas por parte de la
Auditoría Interna y la que actualmente existen, se han venido
trabajando en conjunto con el Banco, lo cual ha generado que la
gestión no sea tan fluida por cuanto involucra otras dependencias
para su finalización, por ejemplo el caso de las recomendaciones de
Tecnología de Información y recomendaciones relacionadas con el
Sistema de Evaluación de Desempeño (SEDI):
Asimismo, este es el estatus de los acuerdos de Junta Directiva para el
periodo 2018:
Titulo Sesión Acuerdo Estatus
Gerencia
General
196 De conformidad con la solicitud expresa de la
Administracion, presentada mediante oficio BNCS-
UAF-091-2018 del 09 de abril del 2018, POR
VOTACION NOMINAL Y UNANIME SE ACORDO EN
FIRME: modificar en lo conducente, el acuerdo
tomado en el artículo 6, numeral 2), sesión 163 del
14 de marzo del 2017, en el sentido de que los
avances de la ejecución del Plan Estratégico te
Tecnología de Información (PETI) se presenten, en
lo sucesivo, de manera semestral; es decir, en los
meses de junio y diciembre de cada año.
Cumplida
Gerencia
General
196 1) en atención a la propuesta de la directora Ruiz
Delgado presentada en la parte expositiva del
presente artículo, encargara la Gerencia General
girar las instrucciones pertinentes con el propósito
Cumplida
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Titulo Sesión Acuerdo Estatus
de presentar, en la próxima sesión, un criterio
técnico que respalde la viabilidad de que BN
Corredora de Seguros, S. A. pueda incrementar el
monto que debe distribuir al Banco Nacional por
concepto de dividendos del ejercicio económico
2017, a fin de que este órgano colegiado resuelva lo
que corresponda.
Gerencia
General
200 2) Encargar a la Gerencia General instruir lo
pertinente con el fin de que el nuevo texto del
Reglamento aprobado en el numeral anterior de esta
resolución, sea publicado en el diario oficial La
Gaceta, con el fin de cumplir con lo que dispone la
normativa y reglamentación aplicable.
Cumplida
Gerencia
General
200 3) Encargar a la Gerencia General instruir lo
pertinente con el propósito de divulgar, a nivel
interno y a quienes corresponda, el Reglamento
aprobado en el numeral 1) de este acuerdo.
Cumplida
Gerencia
General
200 2) Encargar a la Gerencia General instruir lo
pertinente con el propósito de divulgar, a nivel
interno y a quienes corresponda, el Reglamento de
Fondo de Caja Chica de BN Corredora de Seguros
(RG02-GA01), edición 3, aprobado en el numeral 1)
de esta resolución. Es entendido que este acuerdo
deja sin efecto las versiones anteriores del citado
Reglamento.
Cumplida
Gerencia
General
204 1) encargar a la Gerencia General realizar las
gestiones pertinentes con el propósito de presentar,
a la brevedad posible, una modificación
presupuestaria que brinde contenido económico a la
partida correspondiente a capacitaciones, para lo
cual deberán considerarse las posibles actividades a
desarrollar en lo que resta del año.
Cumplida
Gerencia
General
12282 1) aprobar la Política de disfrute de vacaciones del
Conglomerado Banco Nacional, de conformidad con
el siguiente texto:
Todo el personal del Banco Nacional y sus
Sociedades Anónimas al 31 de diciembre de cada
año, no podrá exceder de un período y medio de las
vacaciones vencidas, sin detrimento que con motivo
del impacto que la provisión pueda generar en la
unidad de negocio (Sociedad o Banco) el período
vencido por disfrutar pueda ser menor.
Cumplida
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Titulo Sesión Acuerdo Estatus
Es responsabilidad de cada jefatura garantizar el
cumplimiento de esta política a través de la
programación anual de vacaciones, misma que
deberá elaborarse a inicio de cada año y ser
debidamente acordada con el personal a cargo. Las
áreas a cargo de la gestión de personal en el Banco
y sus Sociedades deberán efectuar seguimientos
mensuales del estado de disfrute de las vacaciones y
en caso de que el personal tenga más de 1.5
períodos vencidos sin disfrutar activar lo
correspondiente para que las jefaturas y el personal
ejecuten el plan de vacaciones del período.
2) Encargar a la Gerencia General de esa
subsidiaria, para que divulgue, a nivel interno y a
quienes corresponda, la Política de disfrute de
vacaciones del Conglomerado Banco
Nacional, aprobada en el numeral 1) de esta
resolución. 3) Considerando lo acordado por la Junta
Directiva General en el artículo 3.°, numeral 1),
sesión 11.730 del 11 de noviembre del 2011,
encargar a la Gerencia General de BN Sociedad
Corredora de Seguros, S. A., realizar las gestiones
pertinentes con el propósito de ajustar el esquema
de vacaciones de esta sociedad, de conformidad con
la política que rige para los empleados del régimen
de salario de mercado del Banco Nacional, según las
siguientes condiciones: a) derecho a catorce días de
vacaciones, desde su ingreso hasta cumplir diez
años de servicio continuo; b) derecho a dieciocho
días de vacaciones, a partir de los once años de
servicio continuo en adelante. Es entendido que
estas condiciones aplicarán, en adelante, para
nuevas contrataciones."
Gerencia
General
208 3) Encargar a la Gerencia General que anualmente,
al finalizar cada período, presente a conocimiento y
aprobación de este órgano colegiado, la
actualización del Manual Organizacional de esta
subsidiaria. En caso de que se realice una
modificación integral de dicho documento, debe ser
presentado ante este órgano colegiado para resolver
lo correspondiente.
Cumplida
Gerencia
General
208 4) Encargar a la Administración realizar las gestiones
pertinentes con el fin de divulgar, a nivel interno y a
Cumplida
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Titulo Sesión Acuerdo Estatus
quienes corresponda, el Manual aprobado en el
numeral 1) de esta resolución.
Gerencia
General
208 2) Encargar a la Gerencia General instruir lo
pertinente con el propósito de divulgar, a nivel
interno y a quienes corresponda, la Política
Corporativa de Inversión (PO17CGFI01), Edición n.°
1, aprobada en el numeral 1) de esta resolución.
Gestionada
Gerencia
General
207 2) En atención a la propuesta realizada por la
directora Ruiz Delgado en la parte expositiva del
presente artículo, encargar a la Gerencia General
presentar, en la próxima sesión que celebre este
órgano colegiado, el Manual Organizacional para que
esta Junta Directiva resuelva lo que corresponda.
Cumplida