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Política de Planificación, Seguimiento y Evaluación de proyectos
Dirección General Federal2015
PI 06
Política Institucional
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Política Institucional
Política de Planificación, Seguimiento y Evaluación de proyectos
1 IntroDuccIón1.1 Contexto1.2 Conceptos fundamentales y definiciones
2 caractEríStIcaS PrIncIPalES 2.1 Objetivos2.2 Características de la política de Planificación,
Seguimiento y Evaluación de Handicap International2.3 Estructura
3 PrIncIPIoS FunDamEntalES3.1 Calidad 3.2 Aprendizaje 3.3 Rendición de cuentas
4 rEFErEntE DE calIDaD DE loS ProyEctoS4.1 Criterios4.2 Compromisos4.3 Utilización
5 aPlIcacIón En El cIclo DEl ProyEcto
6 EjEcucIón, SEGuImIEnto y EvaluacIón DE la PolítIca
6.1 Actores6.2 Ayuda a la ejecución 6.3 Seguimiento y evaluación de la ejecución 6.4 Revisión de la política
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1.Introducción
Este documento determina la política de Planificación, Seguimiento y Evaluación de Handicap International para la ejecución de sus proyectos, en cualquier contexto, zona o sector de intervención. Este documento actualiza y reemplaza la política de Seguimiento y Evaluación de proyectos de 2010.
1.1contexto
Esta nueva política permite adaptar nuestra respuesta a los desafíos externos e internos de Handicap International.
a nivel externo: las últimas décadas han estado marcadas por fuertes debates sobre la calidad de la ayuda humanitaria y la eficacia de la ayuda para al desarrollo, que se concretan, por ejemplo, en la “Declaración de París sobre
la eficacia de la ayuda para el desarrollo“ 1 (2005), el “Programa de Acción de Accra“ 2 (2008) o los ocho “Principios para la eficacia del desarrollo de las Organizaciones de la Sociedad Civil“ (validados en Estambul en 2010 3). Estos textos marcaron un momento decisivo en la gestión de la ayuda internacional. Paralelamente, a mediados de los años 1990, surgieron un conjunto de iniciativas que pretendían establecer un marco para la calidad (Código de conducta para el Movimiento internacional de la Cruz Roja y de la Media luna roja, La Carta Humanitaria y las normas mínimas para la respuesta humanitaria ESFERA, el manual Compás Calidad del grupo URD, etc.), a las cuales Handicap International se refiere en el marco general de sus intervenciones.En este contexto, los donantes son especialmente exigentes con respecto a la capacidad que tienen los agentes implementadores de rendir cuentas de los resultados de sus intervenciones. En algunas ocasiones, estos imponen mecanismos específicos de seguimiento-evaluación, y/o exigen la ejecución de nuevos enfoques
1. Carta redactada en 2005 bajo el auspicio del Comite para el desarrollo de la OCDE. Ha sido aprobada simbólicamente por las agencias nacionales de ayuda para al desarrollo y por los dirigentes de los países beneficiarios que participaron en su redacción.http://www.oecd.org/dac/effectiveness/34580968.pdf 2. http://www.oecd.org/dac/effectiveness/34580968.pdf 3. Página web de los 8 Principios de Estambul y su puesta en marcha efectiva: http://cso-effectiveness.org/principios-de-estambul,118?lang=es
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(como la Teoría del Cambio), y promueven conceptos relacionados con el desempeño de la acción de la acción (como la relación calidad–precio). Los donantes esperan que las ONG sean capaces de demostrar cambios positivos, producidos por las acciones financiadas, sobre los grupos meta; todo esto poniendo un énfasis especial en la eficiencia.
a nivel interno: esta nueva política contribuye a los desafíos de calidad y de rendición de cuentas presentes en los Principios de Intervención de la Federación, particularmente a los “Principios relativos a la gestión de calidad y al impacto“, que nos “obligan a concretar los resultados de nuestras acciones, y, además, a medir el impacto de nuestras actividades sobre los beneficiarios finales“. Esta política se inscribe en una dinámica de coherencia y de complementariedad con los diferentes marcos de referencia, procedimientos, instrumentos y prácticas de las diferentes direcciones de acción y de los servicios de soporte (técnicos, administrativos, financieros, logísticos, recursos humanos, comunicación…) de la Federación. La presente política sitúa en el centro del enfoque de calidad la medida de la realización de los resultados de nuestros proyectos,
ya que esto representa el principal propósito de la rendición de cuentas de Handicap International hacia los grupos destinatarios de su acción, los socios, los actores locales y los donantes.
1.2conceptos fundamentales y definiciones
la planificación puede ser definida como “el proceso de establecer objetivos, desarrollar estrategias, trazar los planes de implementación y asignar recursos para alcanzar esos objetivos“ 4. La planificación es considerada como el punto de partida y, por tanto, una etapa crucial que instaura los fundamentos tanto del proyecto (marco del proyecto), como del sistema de seguimiento evaluación (plan de seguimiento).
El seguimiento, por su parte, se define como una “función continua que utiliza una recopilación sistemática de datos sobre indicadores especificados para proporcionar a los administradores y a las partes interesadas principales de una intervención para el desarrollo, indicaciones
4. PNUD, Manual de planificación, seguimiento y evaluación de los resultados de desarrollo, 2009. http://web.undp.org/evaluation/handbook/spanish/documents/manual_completo.pdf
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sobre el avance y el logro de los objetivos así como de la utilización de los fondos asignados“ 5.
la evaluación es un proceso de “apreciación sistemática y objetiva de un proyecto, programa o política en curso o concluido, de su diseño, su puesta en práctica y sus resultados“ 6, que incluye el intercambio de resultados y la adopción de medidas correctivas. El objetivo principal es determinar la pertinencia y el cumplimiento de los objetivos, de acuerdo con los criterios previamente definidos. La evaluación debe brindar información fiable y útil, permitiendo integrar las lecciones extraídas de la experiencia en los procesos futuros de toma de decisiones y de programación.
Un proyecto se define como “un conjunto de actividades que apuntan a alcanzar, en los plazos previstos y con un presupuesto dado, objetivos claramente definidos“ 7. Es importante hacer una distinción entre proyecto y contrato de financiación.
2.características principales
2.1objetivos
Esta política de Planificación, Seguimiento y Evaluación de proyectos tiene por objetivo:
Suministrar a la organización un lenguaje común a todos los equipos en la ejecución de los proyectos.
Reforzar el enfoque de mejora continua de la organización, particularmente en la gestión de los resultados de nuestros proyectos.
Guiar nuestras prácticas de Planificación, Seguimiento y Evaluación de proyectos y garantizar que responden a los desafíos de calidad, aprendizaje y rendición de cuentas que figuran en la base de nuestros referentes institucionales, tales como los Principios de Intervención de Handicap International.
5. OCDE, Glosario de los principales términos sobre evaluación y gestión basada en resultados, 2010. http://www.oecd.org/dac/2754804.pdf 6. Comisión Europea, Bases metodológicas de evaluación, 2006.http://ec.europa.eu/europeaid/evaluation/methodology/examples/guide1_es.pdf 7. Unión Europea, Líneas directrices — Gestión del Ciclo del Proyecto, Marzo 2004. http://eeas.europa.eu/delegations/bolivia/documents/eu_bolivia/manualespfinal.pdf
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2.2características de la política de Planificación, Seguimiento y Evaluación de Handicap International
Su campo de aplicación: el conjunto de contextos y modalidades de intervención Además de su mandato relacionado con las personas con discapacidad y con las personas vulnerables, Handicap International cuenta con una gran variedad de campos de intervención y de contextos para la ejecución de sus proyectos. Es por ello que, con la elaboración de una política de Planificación, Seguimiento y Evaluación adaptable a todos sus proyectos, la organización pretende fortalecer la coherencia de sus misiones y de sus valores comunes, los cuales crean un vínculo entre el conjunto de sus intervenciones.
Su enfoque estratégico y transversalLa mayoría de las políticas de Planificación, Seguimiento y Evaluación de proyectos se estructuran en torno a las etapas fundamentales del ciclo del proyecto, por lo cual desarrollan un enfoque cronológico y secuenciado de la gestión del proyecto. La presente política se estructura de una forma
diferente: se trata, en efecto, de construir la Planificación, Seguimiento y Evaluación partiendo de la finalidad de nuestras intervenciones, sobre la base de 3 grandes principios: calidad, rendición de cuentas y aprendizaje. Posteriormente, dicha política se aplica en las diferentes fases del ciclo de proyecto a través de los compromisos de acción. De esta manera, se mantiene una visión clara de las finalidades de la política mientras se orienta a los equipos en su aplicación concreta.
una política viva y evolutivaEsta nueva política pretende constituir un marco flexible y dinámico mediante dos herramientas propuestas a los equipos: una guía metodológica y la alimentación periódica de la caja de herramientas asociada a la política.
2.3Estructura
La política se compone de tres niveles que se inscriben, a su vez, en un conjunto coherente de los criterios de calidad y de compromisos mínimos de acción, y que tiene por objetivo responder a los principales desafíos internos y externos de la organización.
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Estos tres niveles se articulan en torno a un marco de análisis: el referente de calidad para los proyectos, aplicable durante todo el ciclo del proyecto.
calidad, con el fin de realizar su objeto y su misión, y de hacer que los servicios que la organización y sus programas prestan a los beneficiarios sean más eficaces. Con arreglo a las reflexiones y las dinámicas internacionales, Handicap International define la calidad como “la capacidad que tiene la organización para cumplir su objeto social y su misión, para realizar sus objetivos, para servir a sus beneficiarios y para satisfacer las expectativas de las partes interesadas… a un coste justo“, y de esta manera, adaptarse a las necesidades, a las exigencias y a los contextos de intervención. Esta
3.Principios fundamentales
Los tres principios fundamentales de la política de Planificación, Seguimiento y Evaluación de Handicap International son la calidad, la rendición de cuentas y el aprendizaje.
3.1calidad
Handicap International se esfuerza constantemente por mejorar la
loS 36 comPromISoSDefinen el mínimo de acciones requeridas
en todos los proyectos de Handicap International
loS 12 crItErIoS DE calIDaD Definen la situación meta recomendada
para todos los proyectos de Handicap International
loS 3 PrIncIPIoS FunDamEntalES: calidad, aprendizaje, rendicion de cuentas
Constituyen el fundalento y definen su finalidad política
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iniciativa se compone de varias dimensiones: gobernabilidad, administración, recursos humanos, comunicación y colecta de fondos, gestión financiera, organización de equipo, programas, y desempeño de los proyectos a destinación de los beneficiarios. Esta política, se interesa tanto por los dispositivos de pilotaje, normas y proceso como a las prácticas.
La política de Planificación, Seguimiento y Evaluación de proyectos desarrolla esta noción en 3 componentes:
la calidad de los procesos de realización, de suporte, de pilotaje y de Seguimiento que contribuyen a la ejecución fluida y coherente de las diversas actividades que componen un proyecto.
la calidad técnica que se aplica principalmente a los productos o servicios del proyecto, en relación con normas específicas a cada dominio o sector de actividad.
la calidad de la respuesta a las necesidades identificadas relativas a la contribución de Handicap International en los cambios positivos que benefician al grupo meta.
El principio de calidad debe, además, estar en el centro de la ejecución de todo proyecto de la asociación, ya que tiene como
finalidad garantizar y reafirmar los buenos resultados de nuestros proyectos.
3.2aprendizaje
Handicap International desea convertirse en una organización en continuo proceso de aprendizaje, que se alimenta de la realidad del entorno para mejorar sus modos de intervención y ajustarse a las necesidades, a las expectativas y a la elección de las poblaciones involucradas.Independientemente de la duración el proyecto, la gestión del aprendizaje y de los conocimientos debe formar parte integrante de la gestión del ciclo de proyecto, desempeñando un papel central en la mejora constante de las acciones de la organización. El principio de “aprendizaje“ de esta política tiene, también, como finalidad contribuir al mejoramiento continuo de las intervenciones, facilitando a la creación y la transmisión de conocimientos, circulación de la información, la socialización de los resultados y las lecciones aprendidas de la experiencia de nuestros proyectos.
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3.3rendición de cuentas
En Handicap International, la noción de “rendición de cuentas“ corresponde a la disposición a “rendir cuenta de…“, de manera transparente clara e inteligible a las partes interesadas (agencias, organizaciones, grupos o individuos que poseen un interés directo o indirecto en la acción). Esta noción pretende demostrar que las acciones se realizan según las modalidades convenidas, con el fin de alcanzar los objetivos fijados y de explicar, en su caso, las desviaciones o las evoluciones.La rendición de cuentas puede ser reforzada por la implementación de un dispositivo de información adaptado y fiable, asociado a los mecanismos de planificación, de seguimiento y de evaluación del proyecto, lo que permite difundir los resultados y demostrar la contribución a los cambios. Una política de planificación, seguimiento y evaluación facilita, además, un mayor grado en la rendición de cuentas hacia nuestros beneficiarios, quienes sabiendo con qué se compromete Handicap International, pueden más fácilmente exigir la rendición de cuentas.Por otra parte, el principio de “rendición de cuentas“ de esta política tiene como finalidad
reforzar nuestra capacidad de rendir cuenta de nuestra acción y de la realización de nuestros objetivos, gracias a un mecanismo transparente y responsable de colecta, análisis y divulgación de información relativa a los eventos, a las acciones y a la realización de nuestros proyectos.
4.referente de calidad de los proyectos
Handicap International está dotada de un referente de calidad para los proyectos, que pueden ser consultados por los equipos y los socios, con el fin de mejorar la calidad, el aprendizaje y la rendición de cuentas de nuestra acción. Dicho referente de calidad crea un marco de análisis que permite definir:
La situación meta (recomendada). Los compromisos mínimos de acciones (exigidos) a llevar a cabo en todos los proyectos de Handicap International.
Este referente de calidad es el resultado de un proceso de consulta interna y externa, está inspirado en los elementos clave de las normas y compromisos propios a los sectores emergencia y desarrollo, presentados a continuación (lista no exhaustiva):
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El COMPAS Calidad 8, Los criterios de evaluación de la asistencia humanitaria y la asistencia para el desarrollo desarrollados por la Dirección de la Cooperación para el Desarrollo (DCD — CAD) de la Organización para la Cooperación y el desarrollo económicos (OCDE) 9,
La certificación P3O® — Escritoriode Portafolio, Programa y Proyecto/PMO 10,
Los sistemas de evaluación y seguimiento basados en los resultados de Europe Aid1 11,
La Norma Humanitaria Esencial (CHS) 12,
Los Principios de Estambul para la eficacia del desarrollo de las Organizaciones de la sociedad Civil 13.
Este referente se articula en torno a: 12 criterios: Participación, cooperación, sinergia, ética, pertinencia, cambios, capacidades, perennidad, administración, eficacia, eficiencia y rendición de cuentas.
Y 3 compromisos mínimos de acción por cada criterio.
4.1criterios
Este referente de calidad para los proyectos establece doce criterios.Cada criterio se explica a través de tres palabras claves. A cada palabra le corresponde una descripción de situación meta.Con el fin de facilitar su lectura, estos criterios se agrupan en tres categorías, a saber: “Actores“, “Beneficios“ y “Gestión“.
actorES
Haciendo referencia al entorno del proyecto, la categoría “actores“ hace alusión a las nociones de participación de los beneficiarios, cooperación de los socios, sinergia con todas las partes interesadas en el proyecto, y de comportamiento ético que respeta los principios morales universales y los valores promovidos por Handicap International.
8. http://www.compasqualite.org/es/index/index.php 9. http://www.oecd.org/dac/evaluation/dcdndep/46297655.pdf10. http://www.best-management-practice.com/gempdf/P3O_Appendix_D_Version_1_2009.doc 11. http://capacity4dev.ec.europa.eu/public-design_monitoring_evaluation/document/rom-handbook-2015 12. http://www.corehumanitarianstandard.org/files/files/Core%20Humanitarian%20Standard%20-%20Spanish.pdf 13. http://cso-effectiveness.org/IMG/pdf/istanbul_principles_rio_20_es.pdf
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1. Participación
El proyecto ha implementado mecanismos de implicación de los beneficiarios
consulta: Se consulta a los beneficiarios durante todas las fases del proyecto. Expresión: Los beneficiarios tienen acceso a espacios o procesos de expresión (mecanismos de queja, medidas de satisfacción, etc.).comprensión: Los beneficiarios están de acuerdo con la definición de las prioridades y la intervención propuesta, y comprenden los beneficios que se esperan de ella.
2. cooperación
los socios del proyecto están implicados de manera óptima
Elección: Los posibles socios son objeto de un análisis previo (financiero, técnico, logístico, ético, estratégico…).Implicación: Los socios son regularmente informados y se implican en los procesos de decisión relativos a las orientaciones y a la implementación del proyecto (comité de pilotaje…).resultado: Los socios contribuyen de forma activa al éxito del proyecto.
3. Sinergias
El proyecto es coherente y se coordina con su entorno
colaboración: El proyecto es aceptado y pretende implicar a las partes interesadas.complementariedad: El proyecto es coherente con otras intervenciones para garantizar una respuesta global a las necesidades múltiples y evolutivas de los grupos meta.respeto: Los equipos del proyecto adoptan una conducta humilde y justa hacia toda persona y garantizan que las acciones emprendidas sean socialmente aceptables por las personas beneficiarias y por las comunidades.
4. Ética
El proyecto respeta los principios morales universales y practica los valores promovidos por Handicap International
no discriminación: De acuerdo con los principios humanitarios y los convenios internacionales (Convención sobre los derechos de las personas con discapacidad, Ottawa...), el proyecto contribuye a prevenir todo tipo de distinción, exclusión o restricción en particular las vinculadas al género, a la discapacidad, a la edad o
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la pertenencia cultural/política/geográfica.no perjudicar: El proyecto contempla sistemáticamente todo riesgo de efecto negativo y replantea la acción que resulte perjudicial.valores: El proyecto aplica los principios éticos promovidos por Handicap International (Humanidad, Solidaridad, Imparcialidad y equidad, Independencia, Compromiso).
GEStIón
la categoría “Gestión“ puntualiza las exigencias en términos de gestión, eficacia, eficiencia y rendición de cuentas. Además, esta noción establece las características de la gestión óptima de un proyecto, dirigido completamente hacia el alcance de los objetivos y los resultados esperados.
5. administración
El proyecto presenta capacidades adaptadas de gestión
organización: Los equipos proyecto (Handicap International y socios) y los equipos apoyo (programa, sede y exterior) conocen su papel y ofrecen su contribución (operativa, financiera) en tiempo, costes y calidad necesarios.control: Un sistema de control
garantiza un seguimiento de las actividades, las normas Handicap International y los efectos del proyecto, y toma medidas correctoras en caso de necesidad.comunicación: La comunicación del proyecto es adaptada, dimensionada y centrada en los objetivos de aquellos a los que se dirige.
6. Eficacia
los objetivos del proyecto se han alcanzado
viabilidad: El proyecto posee los recursos (Humanos, financieros, logísticos, técnicos…) necesarios para alcanzar sus objetivos.coherencia: Los resultados contribuyen a alcanzar los objetivos del proyecto.Producto/Servicio: Las realizaciones del proyecto alcanzan la calidad máxima exigida, en relación con las normas técnicas de Handicap International y/o internacionales.
7. Eficiencia
los recursos (humanos, financieros, logísticos, técnicos…) se convierten en resultados de forma económica
Estrategia: El modo de intervención propuesta permite alcanzar los resultados esperados al mejor coste.
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Flexibilidad: El proyecto es flexible y se adapta en función de la evolución de las necesidades y de los riesgos (limitaciones y oportunidades).optimización: Los recursos necesarios se movilizan y optimizan a lo largo del proyecto.
8. rendición de cuentas
El proyecto tiene la capacidad de rendir cuentas a todas las partes interesadas
Información: Las partes interesadas (y en particular los beneficiarios) están informados de forma clara e imparcial de los resultados del proyecto.conformidad: El proyecto respeta el derecho internacional, las leyes del país de intervención, las obligaciones del o de los donantes así como las reglas, normas y compromisos internos de Handicap International.Disponibilidad: La documentación y los justificantes del proyecto son conservados, clasificados y permanecen accesibles.
BEnEFIcIoS
Finalmente, la categoría “Beneficios“ constituye el eje principal del referente de calidad; esta categoría hace referencia a la pertinencia del proyecto respecto a las necesidades de los grupos meta et de su satisfacción, los cambios inducidos por el proyecto, la existencia o el fortalecimiento de capacidades locales e internas de la organización, que permite responder a estas necesidades; y finalmente, a la perennidad del conjunto de los beneficios aportadas por el proyecto.
9. Pertinencia
El proyecto responde a las prioridades demostradas y se adapta al contexto de intervención
necesidades: El proyecto responde a las solicitudes y a las necesidades de los beneficiarios y contribuye a alcanzar las prioridades de las demás partes interesadas (Autoridades, socios, donantes…).mandato: El proyecto se inscribe en la estrategia y los valores de Handicap International.contexto: El proyecto adapta su acción en función del contexto de intervención (Determinantes socioculturales, seguridad, limitaciones logísticas, marco reglamentario…) y de su evolución.
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10. cambios
El proyecto tiene como objeto cambios positivos a corto, medio y largo plazo para las poblaciones meta
Efectos: El proyecto provoca cambios positivos a corto y mediano plazo en la vida de los beneficiarios y su entorno. Impactos: El proyecto contribuye al alcance de efectos positivos a largo plazo en las vidas de los beneficiarios y su entorno. mitigación: Todo cambio negativo susceptible de ser generado por el proyecto (entorno, economía, seguridad…) debe ser evitado, reducido al máximo o compensado.
11. capacidades
El proyecto se inscribe en una dinámica de refuerzo de las capacidades internas y externas
autonomía: El proyecto contribuye a reforzar las capacidades de los actores locales y los acompaña para que alcancen su autonomía al final del proyecto.competencias: El equipo del proyecto y los socios desarrollan las competencias necesarias para la ejecución del proyecto.aprendizaje: El proyecto contribuye a la dinámica interna y externa de aprendizaje y de mejoramiento de las prácticas de Handicap International.
12. Perennidad
los efectos positivos del proyecto perduran después de la intervención
anticipación: La fase de post-proyecto se anticipa y planifica.continuidad: La intervención ha respondido a las necesidades de la población identificadas y/o garantiza la transferencia a actores con capacidad de continuar la intervención.resiliencia: El proyecto contribuye a reducir la vulnerabilidad de las poblaciones meta frente a las crisis y a incrementar sus capacidades de respuesta.
4.2compromisos
Estos compromisos corresponden a las acciones mínimas que deben ser ejecutadas en todos los proyectos de Handicap International. A cada palabra clave y descripción de la situación objetivo, corresponde una descripción del compromiso mínimo de acción a ejecutar. Algunas veces, se hace la distinción entre “proyectos largos“ (de 12 meses o más) y “proyectos cortos“ (menos de 12 meses).
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actorES
comPromISoS mínImoS
Participación
consulta: Implicar a los beneficiarios (o a sus representantes) en el transcurso de la fase de diagnóstico inicial y de inicio del proyecto.Expresión: Promover y proporcionar durante la fase de ejecución del proyecto los medios a los beneficiarios (o a sus representantes) para expresar su grado de satisfacción.comprensión: Informar a los beneficiarios (o a sus representantes) acerca de nuestra intervención, durante la fase de ejecución y finalización del proyecto.
cooperación
Elección: Realizar un análisis previo acerca de las capacidades y la estructura de los socios potenciales de ejecución, durante la fase de elaboración del proyecto.Implicación: Dirigir un comité piloto con los socios eventuales por lo menos cada 3 meses para los proyectos cortos y una vez al año para los proyectos largos.resultado: Realizar periódicamente un seguimiento (para los proyectos cortos como mínimo todos los meses y para los proyectos largos cada 4 meses) de la consecución de los resultados de los socios.
Sinergias
colaboración: Analizar a los actores durante la fase de diagnóstico inicial.complementariedad: Comprobar las oportunidades de cooperación y complementariedad entre los proyectos de una misma zona de intervención durante las fases de elaboración e inicio del proyecto.respeto: Comprobar durante la fase de elaboración que según los principios de Handicap International, la intervención es percibida como adaptada al contexto y aceptable por la población, y no va en contra de estrategias locales de desarrollo.
Ética
no discriminación: Comprobar durante la etapa de elaboración que el proyecto corresponda de manera inclusiva y diferenciada a las necesidades e intereses de la totalidad de los individuos.no perjudicar: Incluir durante la fase del diagnóstico inicial y de elaboración del proyecto, un análisis de los riesgos de generar efectos negativos a la comunidad a corto o largo plazo.valores: Responsabilizar a los equipos del proyecto y a los socios sobre las políticas institucionales de Handicap International (protección de la infancia, género, contra la explotación/abusos sexuales…).
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GEStIón
comPromISoS mínImoS
administración
organización: Planificar las actividades, el presupuesto, las necesidades logísticas y el seguimiento de los indicadores y compartir sobre una base de datos, las actividades realizadas y planificadas, al menos una vez al mes.control: Realizar una revisión periódica interservicios del proyecto (proyecto/soportes), mínimo cada cuatro meses, permitiendo el control, seguimiento y el reajuste de las actividades, los indicadores, del presupuesto, de las necesidades logísticas, de los riesgos, de las recomendaciones, de la aplicación de las reglas de Handicap International; y redacción de un informe.comunicación: Definir una comunicación diferenciada según los actores y realizar al menos un resumen del proyecto, a partir de la experiencia de un hombre y una mujer beneficiarios.
Eficacia
viabilidad: Comprobar la viabilidad del proyecto durante la fase de elaboración e inicio.coherencia: Formalizar la lógica de intervención, explicando
el vínculo entre actividades, resultados y objetivos.Producto/Servicio: Seguimiento de los indicadores de calidad técnica del producto/servicio.
Eficiencia
Estrategia: Comprobar durante la etapa de elaboración que la estrategia de intervención del proyecto, permite el alcance de los resultados al mejor coste.Flexibilidad: Definir y dirigir los principales riesgos e hipótesis vinculados con la ejecución del proyecto.optimización: Controlar y analizar el presupuesto entre el equipo de proyecto y los servicios de soporte (mínimo cada mes para los proyectos cortos y cada cuatro meses para los proyectos largos).
rendición de cuentas
Información: Poner a disposición de las diferentes partes interesadas (beneficiarios, socios, donantes, colaboradores internos) la información clara y comprobaba que necesiten, en la forma y el soporte adecuados.conformidad: Comprobar el respeto de las reglas durante la elaboración, el inicio y la ejecución del proyecto, con los servicios competentes (Admin/Log/RH, etc.).Disponibilidad: Alimentar, actualizar y salvaguardar una
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base documental del proyecto, que pueda ser utilizada dentro del respeto de las reglas de acceso y protección de los datos.
BEnEFIcIoS
comPromISoS mínImoS
Pertinencia
necesidades: Analizar las necesidades, expectativas y recursos durante la fase del diagnóstico inicial.mandato: Comprobar durante la fase de elaboración y de ejecución que el proyecto respete el mandato y la estrategia del programa.contexto: Analizar el contexto de intervención en la estrategia del programa o durante la fase de diagnóstico inicial.
cambios
Efectos: Ejecutar una evaluación basada en una situación de referencia, de acuerdo a la situación de los proyectos:
Una autoevaluación para todo proyecto (mínimo cada tres meses por los proyectos cortos y una vez por año para los proyectos largos).
Evaluación intermedia para todos los proyectos de una duración igual o superior a 3 años.
Evaluación final externa para todos los proyectos de una duración igual o superior a 2 años o un volumen financiero superior a 3 M€.
Impactos: Consolidar una base de datos con el nombre y la categoría de beneficiarios, por lo menos una vez al año.mitigación: Identificar y controlar los riesgos y supuestos vinculados a la ejecución del proyecto.
capacidades
autonomía: Realizar un análisis previo, durante la fase de elaboración, sobre las capacidades y la estructura de los socios potenciales de la ejecución del proyecto.competencias: Formar a los equipos del proyecto y a los socios, si es necesario, sobre los enfoques y competencias de Handicap International.aprendizaje: Formalizar y compartir la experiencia de cada proyecto durante la fase de finalización.
Perennidad
anticipación: Formular un escenario de continuidad y/o salida adaptado al contexto antes de la fase de finalización.continuidad: Actualizar el análisis de necesidades, de actores, de riesgos y del contexto durante la
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fase de ejecución del proyecto.resiliencia: Comprobar durante la fase de elaboración y durante la fase de finalización, en caso de una evaluación final, que el proyecto contribuya a reducir la vulnerabilidad de las poblaciones meta.
Estos compromisos deben ser respetados por cada Jefe/Jefa de proyecto, como también por los demás actores implicados o interesados por la implementación del proyecto y por la realización mínima del referente de calidad para los proyectos de Handicap International.En las situaciones de crisis agudas, o de un entorno particularmente reticente al despliegue de estos compromisos, toda derogación de estos compromisos mínimos debe ser categóricamente explicada, acompañada por una propuesta alternativa de compromiso adaptado al contexto y validada.
4.3utilización
El referente está concebido para ser utilizado de diferentes maneras, especialmente para:
Compartir una visión común sobre la situación de los proyectos de Handicap International.
Evaluar y mejorar la calidad de un proyecto.
Hacer seguimiento de la calidad, rendición de cuentas y aprendizaje de un proyecto conducido por Handicap International.
Desarrollar planes de acción para el mejoramiento continuo de la implementación de nuestros proyectos.
Un póster presentado a continuación permite tener una visión sintética de los 12 criterios y palabras clave, de sus definiciones, al igual que de los compromisos mínimos de acción para los proyectos de Handicap International. El esquema presentado en la siguiente página ha sido simplificado. La versión completa puede encontrarse en: http://www.hiproweb.org/uploads/tx_hidrtdocs/PosterReferenteCalidadHI.pdf
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BEnEFIcIoS
actorES
GEStIón
Cooperación
ElecciónImplicaciónResultado
Sinergias
ColaboraciónComplementariedad
Respeto
ÉticaNo discriminación
No perjudicarValores
Administración
Organización Control
Comunicación
Rendiciónde cuentas
Información Conformidad Disponibilidad
Perennidad
Anticipación Continuidad Resiliencia
Capacidades
Autonomía Competencias Aprendizaje
ParticipaciónConsultaExpresión
Comprensión
Cambios
Efectos Impactos
Mitigación
Eficiencia
Estrategia Flexibilidad
Optimización
Pertinencia
Necesidades MandatoContexto
Viabilidad Coherencia
Producto/Servicio
Eficacia
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5.aplicación en el ciclo de proyecto
Este esquema representa la visión de Handicap International sobre el ciclo del proyecto: un ciclo compuesto por cinco fases y dos componentes transversales, el seguimiento y la evaluación, e inscrito dentro del respeto de los marcos estratégicos y operacionales (especialmente
la estrategia de intervención de un programa formalizado por el Marco Operacional Plurianual, Country Business Plan o Country Operational Framework), así como por los enfoques y marcos técnicos definidos por la organización o reconocidos a nivel internacional.
Seguimiento
Evaluación
Fin del cicloSalida
Diagnósticoinicial
1
2 Elaboración del proyecto
3 Inicio del proyecto
4 Ejecución
del proyecto
5 Finalización del proyecto
nIvEl ProyEcto
Marco estratégico
P
rincipios – Calidad
R
efer
ente
de
calid
ad
& operativo
Aprendizaje — R
endición de cuentas
pa
ra lo
s pr
oyec
tos
nIvEl InStItucIonal
marcos técnicos Enfoque y
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La fase de diagnóstico inicial permite identificar y comprender las necesidades de una población, determinadas a través del análisis detallado de un contexto. Este diagnóstico consiente en proponer potenciales soluciones a los problemas analizados e identificar si estas son coherentes con el mandato y la especialidad de Handicap International. Si la decisión de desarrollar el proyecto es tomada, entonces una propuesta de respuesta adecuada, así como una demanda de financiación son concebidas durante la fase de elaboración del proyecto.
Una vez se financia el proyecto, una fase inicio del proyecto permite crear las bases y establecer un entorno favorable para la ejecución del proyecto. Durante la ejecución, el Jefe/Jefa del proyecto gestiona los recursos humanos, financieros y logísticos desde la orientación de una buena gestión y de la eficiencia a fin de producir los resultados previstos y de alcanzar los objetivos del proyecto.
Debe realizarse un análisis periódico para controlar la evolución de las necesidades, cuestionar la calidad de las acciones emprendidas y los efectos sobre la población destinataria, favorecer el aprendizaje a lo
largo del proyecto y para aportar flexibilidad al proyecto, en el caso de necesitar ajustes.
Al final del proyecto, una fase de finalización del proyecto permite comprobar y comunicar la terminación del conjunto de las actividades y el nivel de alcance de los objetivos, de igual manera, permite asegurar el cierre de todo expediente contractual relativo a su ejecución.
Los elementos de seguimiento y de evaluación se basan en la colecta y el análisis de información diversa y pertinente, estos elementos son transversales y, por tanto, se encuentran en cada una de estas etapas.
Tratándose de situaciones de urgencia, que requieran una intervención en un periodo de 72 horas, las medidas a adoptar deben seguir un cierto grado de estructuración en función de la experiencia y de acuerdo con una tipología de las necesidades a cubrir. Así pues, la intervención se nutre rápidamente de los elementos de la fase de diagnóstico, de elaboración del proyecto y de inicio del proyecto realizados en paralelo a la ejecución de la respuesta inicial.
Marco estratégico
P
rincipios – Calidad
R
efer
ente
de
calid
ad
marcos técnicos
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resumen de los compromisos según las etapas del ciclo de proyecto
criterioscompromisos mínimos r recomendado o obligatorio 1.
Dia
gnós
tico
inic
ial
2. E
labo
raci
ón
3. I
nici
o
4. E
jecu
ción
5. F
inal
izac
ión
Participación consulta: Se consulta a los beneficiarios durante todas las fases del proyecto
o r o r r
Expresión: Evaluar la satisfacciónde los beneficiarios
r o r
comprensión: Informar a los beneficiarios
r r r o o
cooperación Elección: Analizar la capacidad delos socios
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Implicación: Dirigir un comité de pilotaje con los socios
r r r o r
resultado: Seguimiento del alcance de los resultados de los socios
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Sinergias colaboración: Analizar los actores o r r r r
complementariedad: Comprobar las oportunidades de cooperación entre proyectos de la misma zona de intervención
r o o r r
respeto: Comprobar que la acción propuesta es apropiada al contexto y aceptada por la población
r o r r r
Ética no discriminación: Comprobar el enfoque inclusivo del proyecto
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no perjudicar: Analizar los riesgos y los efectos negativos
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valores: Responsabilizar a los equipos sobre las políticas institucionales (Protección de la infancia…)
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criterioscompromisos mínimos r recomendado o obligatorio 1.
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Pertinencia necesidades: Analizar las necesidades, expectativas y recursos
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mandato: Comprobar el respeto del mandato y de la estrategia
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contexto: Analizar el contexto de intervención
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cambios Efectos: Ejecutar una evaluación basada en una situación de referencia. Una autoevaluación para todo proyecto y según los criterios de duración de los proyectos y del presupuesto, una evaluación intermedia y final
r r o o o
Impactos: Consolidar los datos relativos a los beneficiarios
r r r o r
mitigación: Identificar y controlar los riesgos y las hipótesis
r o r o r
capacidades autonomía: Analizar las capacidades del socio
r o r r r
competencias: Formar los equipos del proyecto, y si es necesario a los socios, sobre los enfoques y competencias de Handicap International
r r o r r
aprendizaje: Formalizar y compartir las “Lecciones aprendidas“
r r r r o
Perennidad anticipación: Formular un escenario de continuidad/salida
r r r o r
continuidad: Actualizar el análisis de necesidades, actores, riesgos y del contexto
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resiliencia: Comprobar la reducción de vulnerabilidad
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criterioscompromisos mínimos r recomendado o obligatorio 1.
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adminis-tración
organización: Planificar y compartir las actividades y necesidades de soporte
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control: Facilitar un archivo documental de todo el proyecto para seguimiento y ajustes
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comunicación: Definir una comunicación diferenciada y realizar un resumen del proyecto a partir de la perspectiva de los beneficiarios (H/M)
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Eficacia viabilidad: Comprobar la viabilidad del proyecto
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coherencia: Explicar la conexión entre actividades/resultados/objetivos
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Producto/Servicio: Seguimiento de los indicadores de calidad técnica
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Eficiencia Estrategia: Comprobar la estrategia de intervención del proyecto
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Flexibilidad: Identificar y controlar los riesgos y supuestos
r o r o r
optimización: Controlar y analizar el presupuesto
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rendición de cuentas
Información: Compartir la información que los socios, los donantes y los equipos de apoyo necesiten
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conformidad: Comprobar el respeto de las reglas
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Disponibilidad: Preservar una base documental del proyecto
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NB: La definición completa de cada compromiso se encuentra disponible en el apartado 4.2 y en el póster.
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6.Ejecución, seguimiento y evaluación de la política
6.1actores
La política de Planificación, Seguimiento y Evaluación de proyectos proporciona un marco común a todos los implicados(as), directa e indirectamente, en la gestión de los proyectos de Handicap International.
La ejecución de esta política implica la responsabilidad tanto de los Jefes/Jefas de proyecto y de quienes se encuentran en la línea de gestión, como de los actores interesados directa o indirectamente por la ejecución del proyecto (servicios de apoyo, actores técnicos, financieros, etc.), quienes deben, de igual manera, referirse a este marco, respetarlo y apoyar su ejecución.
La política también se dirige a: A los socios operacionales de Handicap International implicados en los procesos de planificación, seguimiento y evaluación.
A los socios institucionales y donantes de fondos, cada vez
más atentos a las gestiones de Planificación, Seguimiento y Evaluación adoptadas por los actores sobre el terreno.
De igual manera, la política de Planificación, Seguimiento y Evaluación está concebida como marco y como referencia común para la totalidad de las personas que mantienen un vínculo directo o indirecto con los proyectos implementados por la asociación. Esta política desempeña un papel de “columna vertebral” entre los diferentes interlocutores, poniendo por delante el papel de cada uno, las complementariedades, y las dinámicas de colaboración.
Respetando la ejecución de la política de Planificación, Seguimiento y Evaluación de proyectos, cada colaborador Handicap International contribuye al cumplimiento de la misión de Handicap International: la respuesta a las necesidades esenciales de las personas con discapacidad y de las poblaciones vulnerables, el mejoramiento de sus condiciones de vida y la promoción del respeto de su dignidad y de sus derechos fundamentales.
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6.2ayuda a la ejecución
Se ofrecerá una guía destinada a los diferentes colaboradores implicados, con el fin de presentar los procesos, funciones y herramientas para la aplicación de las normas y los principios expuestos en la política.
Algunas herramientas derivadas de las prácticas sobre el terreno y de la experiencia de nuestros pares serán propuestas como soportes para la acción. Estas herramientas serán clasificadas según las fases del ciclo de proyecto y según los criterios de calidad.
Según las necesidades identificadas, algunos elementos de soporte al despliegue de la política, tales como un kit de formación para el jefe de proyecto, serán desarrollados y propuestos a los equipos.
El apoyo a la ejecución de la política pretende ser igualmente dinámico, gracias a la alimentación continua de la caja de herramientas propuesta a los equipos de Handicap International. Esta tarea será responsabilidad del Servicio de Impacto, Seguimiento y Evaluación y contará con las contribuciones de todos los servicios de la asociación
implicados en la ejecución de nuestros proyectos.
Para estar continuamente informado, puede consultar el apartado “Projects management and quality”: http://www.hiproweb.org/en/home/quality-of-activities.html
6.3Seguimiento y evaluación de la ejecución
El seguimiento de la ejecución de esta política es responsabilidad de cada Dirección de Acción y debe ser aplicado por lo menos una vez al año.
La evaluación de la ejecución de la política es responsabilidad del Servicio de Impacto, Seguimiento y requiere la participación de todas las Direcciones de Acción para la realización de este ejercicio.
Como toda política institucional, la ejecución de la política de Planificación, Seguimiento y Evaluación de proyectos puede ser objeto de verificación comandadas por la cadena de gestión, en virtud de su responsabilidad en materia de control interno. De igual manera, la aplicación de esta política puede ser objeto de auditoria interna, programada
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por el Comité de auditoría, por cuenta de la Dirección general y por el Consejo de administración federal.
6.4revisión de la política
La política será revisada y actualizada por decisión de la Dirección de Operaciones y de Recursos técnicos, en función de la práctica y de las lecciones aprendidas, basándose en una evaluación de su ejecución así como en la recopilación de las experiencias y las necesidades de las diferentes partes interesadas o en la coherencia necesaria con las orientaciones estratégicas de la organización.
En la misma colección
PI: Misión, Ámbito de acción, Principios de intervención, Carta, Identidad visual
PI 01: Política de Protección de la infancia (2007)
PI 02: Política de género (2007)
PI 03: Protección de los beneficiarios contra la explotación y el abuso sexual (2011)
PI 04: Política y dispositivo de prevención y lucha contra la corrupción (2012)
PI 05: Afrontar el riesgo: la política de seguridad de Handicap International (2012)
Cubierta: © E. Cartuyvels / Handicap International (Kenya, 2015).
Política de Planificación, Seguimiento y Evaluación de proyectos
Este documento determina la política de Planificación, Seguimiento y Evaluación de Handicap International para la ejecución de sus proyectos, en cualquier contexto, zona o sector de intervención.
rED HanDIcaP IntErnatIonal
FEDEracIón138, avenue des Frères LumièreCS 8837969371 Lyon cedex 08 – [email protected]
alEmanIaLeopoldstr. 236 80807 Mü[email protected]
BÉlGIcaRue de l’Arbre Bénit 441050 Bruxelles [email protected]
canaDa50 rue Sainte Catherine OuestBureau 400Montréal (QC) H2X [email protected]
EStaDoS unIDoS8757 Georgia Avenue – Suite 420Silver Spring, Maryland – 20910 [email protected]
FrancIa138, avenue des Frères Lumière CS 78378 – 69371 Lyon Cedex [email protected]
luXEmBurGo140, rue Adolphe-Fischer1521 [email protected]
rEIno unIDo9 Rushworth Street – London SE1 [email protected]
SuIZaAvenue de la Paix 11 – 1202 Genè[email protected]