poliìticas nacionales de relaciones externas

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POLÍTICAS NACIONALES DE RELACIONES EXTERNAS

AIESEC EN COLOMBIA

Actualizado a Reunión Nacional de Presidentes Septiembre 28-‐30 de 2012


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CONTENIDO

ARTÍCULO 1. Definición de segmentación nacional ........................................................................ 2

ARTÍCULO 2. Definición de segmentación local .............................................................................. 2

ARTÍCULO 3. Procedimiento para tocar una empresa de segmentación nacional ......................... 3

ARTÍCULO 4. Administración del portafolio nacional. ..................................................................... 3

ARTÍCULO 5. MULTAS Y SANCIONES ............................................................................................... 7


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ARTÍCULO 1. DEFINICIÓN DE SEGMENTACIÓN NACIONAL

1.1 La administración de la segmentación nacional, actualización y permisos de la misma en la herramienta de trabajo establecida, estará a cargo de una persona del Equipo Nacional de Business Development para la gestión en curso.

La asignación de empresas a ser contactadas por alguna de las entidades se hará a través de de la herramienta y es compromiso de toda entidad respetar el flujo de comunicación y/o contactos con las empresas que dentro de la segmentación estén asignadas a otra entidad. PARAGRAFO 1: En el caso de Medios de Comunicación, Aliados Estratégicos Internacionales y Globales, la asignación será automática para el Comité miembro. 1.2 Será parte de la segmentación nacional la planta de personal superior a los doscientos

(200) trabajadores y activos totales superiores a treinta mil (30.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

1.3 Será parte de la segmentación nacional todas las entidades del gobierno menos entidades de jurisdicción local con el fin de prestar y garantizar un buen asesoramiento en los procesos de negociación y cierre de ventas con las entidades gubernamentales.

PARÁGRAFO 1: El Comité Miembro tiene autonomía en decidir la repartición del total de la negociación, en ciudades donde hay 2 o más comités locales, de acuerdo a estudio previo.

PARÁGRAFO 2: Considerando que el parágrafo 1º de la Ley 590 de 2000 fue suprimido por la Ley 905 de 2004.

ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN DE SEGMENTACIÓN LOCAL

2.1 El manejo de la Segmentación local y permisos de la misma estará a cargo del COMITÉ MIEMBROVP Mercadeo de la gestión en curso.

2.2 Será parte de la segmentación local todas aquellas organizaciones que no están dentro del marco anteriormente definido (i.e.: Universidades, Entidades sin ánimo de lucro, microempresas entre 1 y 10 trabajadores y activos totales menores a 501 SMMLV, pequeña empresa entre 11 y 50 trabajadores y activos totales entre 501 y 5000 SMMLV, mediana empresa entre 51 y 200 trabajadores y activos totales entre 5000 a 30.000 SMMLV)

PARÁGRAFO 1: Definición de segmentación local basada en la Ley 905 de 2004.


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2.3 Si un comité local gestiona la venta de intercambios con alguna organización y quiere que estos sean administrados por algún(os) comités locales, la decisión de que capítulo(s) local(es) administrará(n) este(os) intercambio(s) debe quedar establecido por escrito y firmado por los Directores Ejecutivos Locales de los comités involucrados y tener el visto bueno del Vicepresidente de Relaciones Externas de AIESEC en Colombia.

El dinero de las cuotas de afiliación serán para el comité local que realice la venta y el dinero de los márgenes administrativos mensuales serán para el/los capítulos(s) local(es) que los administren.

ARTÍCULO 3. PROCEDIMIENTO PARA TOCAR UNA EMPRESA DE SEGMENTACIÓN NACIONAL

3.1 Presentar al representante del Equipo Nacional de Business Development la información del contacto que tiene en la empresa (Nombre Completo, Cargo, Teléfono, Correo) dónde preferiblemente sean contactos importantes de las áreas de Recursos Humanos, Mercadeo y Responsabilidad Social.

3.2 Presentar al representante del Equipo Nacional de Business Development el borrador de la propuesta con el producto específico que el comité local desee vender para el equipo de BD adaptarlo a la propuesta integral.

3.3 Coordinar en conjunto con el representante del Equipo Nacional de Business Development las fechas de posible cita con la empresa, para que alguna persona del Equipo Nacional de Business Development tenga obligatoriamente un acompañamiento a la cita y garantizar la presentación del portafolio nacional completo.

3.4 Toda la comunicación de cualquier índole que se tenga en el proceso de negociación y cierre de ventas, debe ser canalizado a través del equipo de BD. El comité local podrá acompañar al equipo de BD a todas las citas y tener copia de todos los correos intercambiados, pero no tiene la potestad para contactarlos por cuenta propia.

ARTÍCULO 4. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO NACIONAL.

4.1 INTERCAMBIOS ENTRANTES (GIP + GCDP)

4.1.1 Administración de nuevas alianzas

Las ventas de intercambios entrantes tanto GIP como GCDP, que se hagan con empresas de segmentación nacional sí son contactadas o vendidas en conjunto con el comité local, las ganancias de Margen Administrativo Mensual serán distribuidas 50% para el LC y 50% para el COMITÉ MIEMBRO (dónde éste dinero será destinado a las políticas establecidas según el modelo financiero) y las entradas correspondientes a la


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CUA serán del 100% para el COMITÉ MIEMBRO, dónde el intercambio en plataforma contará para el comité local como mínimo para pleno derecho de IGIP o IGCDP dependiendo sea el caso de la venta.

PARAGRAFO 1: En los casos dónde el COMITÉ MIEMBRO tenga un acercamiento a una empresa de segmentación nacional dónde el comité local haya tenido una participación baja o nula dentro del proceso de negociación y cierre de venta, el dinero y los números en plataforma en su totalidad contarán para el COMITÉ MIEMBRO y es el equipo de BD quién define qué intercambios contará como mínimos para cada LC.

PARÁGRAFO 2: Se considera participación baja, no proveer un contacto dentro la empresa, una propuesta definida y no asistir a las citas de negociación y seguimiento de la alianza.

4.1.2 Administración de alianzas antiguas

Para que una cuenta nacional existente sea asignada a un comité local, se deben cumplir los siguientes pasos:

4.1.2.1 Diligenciar debidamente el formato de aplicación para hacer el delivery de una cuenta nacional, dónde debe solicitar este formato al equipo nacional de BD, quién definirá cada gestión sus requisitos.

4.1.2.2 Las TNs IDs se suben a la plataforma como TNs del COMITÉ MIEMBRO, puesto que éstas TNs no fueron negociadas en conjunto con el Comité Local y por lo tanto, no cuentan para mínimos de pleno derecho de intercambios entrantes.

4.1.2.3 La asignación de TNs no deberá ser asignada por necesidad de resultados de un Comité Local, sino por la capacidad administrativa y calidad de procesos de esos Comités Locales.

4.1.2.4 Los beneficios que reciben los comités locales son de carácter económico puesto que al comité local entrará el 50% del margen administrativo mensual de cada TN administrada.

4.1.2.5 Responsabilidades del COMITÉ MIEMBRO a) Negociaciones con la empresa b) Proceso de visado (Primera vez y renovación) c) Presentación del entrenado en la empresa d) Seguimiento al entrenado en cuanto a la práctica como tal. e) Seguimiento al LC en mínimos de Delivery f) Solucionar inconvenientes que se presenten entre el

entrenado y la empresa g) Procesos de vinculación y desvinculación con Migración

Colombia 4.1.2.6 Responsabilidades del LC

a) Recibimiento en el aeropuerto b) Hospedaje inicial en casa de un miembro (Primera semana

del entrenado)


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c) Ayuda en el hospedaje definitivo (búsqueda) d) Afiliación a Salud + ARP (sin pensiones ni cesantías) e) Apertura cuenta bancaria f) Garantizar el proceso de expedición de toda la facturación

correcta y a tiempo de los subsidios y entregarla personalmente de acuerdo a los tiempos definidos de cada empresa.

g) Pago al entrenado los primeros 5 días de cada mes vencido. h) Integración con AIESEC (Padrino) i) Encuesta de seguimiento de calidad para el entrenado y la

empresa cada 3 meses. j) Presentación en Migración Colombia y asesoría en Cédula

de Extranjería. k) Realizar la desafiliación a EPS cuando el entrenado termine

su práctica y desvinculación en Migración Colombia.

4.1.2.7 Responsabilidades mutuas a) El COMITÉ MIEMBRO le compartirá a la persona

responsable en el LC una carpeta en la herramienta definida, con todos los documentos del entrenado (Pasaporte, AN, Visa, Cedula de Extranjería, etc.)

b) La afiliación a EPS + ARP por parte del LC debe ocurrir a partir del 3er mes de estadía en Colombia.

c) La apertura de la cuenta bancaria debe estar activa antes de la fecha del primer pago.

d) En caso de retraso de pago por parte del TN taker (si las facturas fueron llevadas a tiempo), el COMITÉ MIEMBRO soportará al LC con el dinero para pagar al entrenado.

e) El LC debe facilitar al COMITÉ MIEMBRO, cada que este lo requiera, los soportes de la inversión en el entrenado.

f) El LC debe pasar al COMITÉ MIEMBRO en formato digital los soportes de pago de la PILA en los primeros 5 días de cada mes.

g) El COMITÉ MIEMBRO es responsable de los procesos de visado (primera vez y renovación) pero se requiere que el LC acuda al entrenado en el diligenciamiento de los formatos requeridos (Formulario ministerio, poder notariado) y los hagan llegar al COMITÉ MIEMBRO en la fecha pactada

4.1.3 Causales de retiro de una cuenta nacional a) Se incurra en una segunda falla leve después de los

llamados de atención que se realicen al comité local. b) Cuando después de haber llamado la atención por una falla

leve esta no se haya corregido en los tiempos pactados


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c) Se incurra en una falla grave. 4.1.4 Fallas 4.1.4.1 Se consideran Fallas Leves:

1. No abrir la cuenta bancaria en los tiempos señalados. 2. No realizarle el pago del subsidio al entrenado dentro de las fechas

establecidas por justa causa. 3. No pasar los soporte de pago de la PILA en las fechas establecidas. 4. No realizar la inversión obligatoria en el entrenado. 5. No asegurar hospedaje inicial por una semana mínimo. 6. No soportar en el proceso de búsqueda de hospedaje al entrenado. 7. No llevar la facturación de los subsidios en las fechas indicadas. 8. Hacer incurrir al entrenado en gastos adicionales por

desconocimiento en procesos de ICX básicos (i.e.: visados). 9. No realizar la desafiliación a la EPS y desvinculación a Migración

Colombia, cuando un entrenado haya finalizado su práctica. 10. No soportar el proceso de match.

4.1.4.2 Se consideran Fallas Graves:

1. No realizar la afiliación a EPS, Pensión y ARP en el tiempo establecido.

2. No realizar los aportes mensuales a la PILA de cada entrenado. 3. Quejas reiteradas del entrenado (más de 3 diferentes) o de la

empresa (más de 2 diferentes). 4. Cuando por incurrir en una falla leve se ponga en riesgo la alianza.

4.2 POSICIONAMIENTO DE MARCA- EVENTOS

4.2.1 Venta de Eventos Nacionales y Regionales

Un comité local puede acercarse a las empresas de segmentación nacional para vender un producto específico de posicionamiento si cumple con el total de procedimientos indicados en la política N.3 “Procedimiento para tocar una empresa de segmentación nacional”

4.2.2 Repartición de Ganancias.

4.2.2.1 Youth to Business Nacional

a) El equipo Nacional de Business Development recibirá el 100% de las ganancias de las ventas de los workshops y/o el producto estrella del Y2B de ese momento, independientemente quién haya hecho la venta.


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b) El equipo Nacional de Business Development será el responsable de conseguir los ponentes y moderador del foro.

c) El equipo Nacional de Business Development estará encargado de administrar las relaciones con cuentas nacionales que participen en el evento.

d) La venta de Stands será posible para el OC del evento y para el equipo Nacional de Business Development, el 100% de las ganancias irán para aquella entidad que lo haya vendido (COMITÉ MIEMBRO o OC).

e) Los otros productos del Y2B (Focus group, activación de marca, etc) podrán ser vendidos por el COMITÉ MIEMBRO y el OC del evento y el 100% de las ganancias irán para aquella entidad que lo haya vendido (COMITÉ MIEMBRO u OC).

4.2.2.2 Otros productos de posicionamiento a) Si el LC/OC realiza una venta de algún otro producto de un evento nacional o

regional a una empresa de segmentación nacional, la repartición de ganancias se hará 40% para el LC/OC y el 60% para COMITÉ MIEMBRO.

ARTÍCULO 5. MULTAS Y SANCIONES

El incumplimiento de alguna de estas medidas será causal para multar o sancionar al comité local. Las medidas serán otorgadas dependiendo de la gravedad de la falta, mencionadas anteriormente.

PARÁGRAFO 1: Cualquier comité local que contacte a cualquier empresa de segmentación nacional para cualquier tipo de acercamiento, sin previo aviso al Equipo Nacional de BD pagará una multa de un (1) SMMLV por cada una de las cuentas que sean contactadas para cualquier fin y en el caso de ser reiterativo (3 sanciones) se procederá a vetar el comité local para tocar aliados nacionales con cualquier fin por término de seis (6) meses.

PARÁGRAFO 2: En el caso de un capítulo local que reciba recursos de una empresa de segmentación nacional, sin previa autorización del Comité Miembro, este deberá transferir los recursos al comité miembro para efectos de distribución a nivel nacional

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