plataforma web spairal manual de usuario versión 1

Plataforma Web Spairal

Manual de Usuario

Versión 1.6

Spairal Commerce S.L.

C/ Alemania, 1, bajo C.P. 26007 - Logroño (La Rioja)

https://spairal.com


Manual de Usuario v 1.6

https://spairal.com/intranet Página 2 de 76

ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN: ...................................................................................................................................................... 3 2. OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA: ....................................................................................................................... 3

3. REQUISITOS TÉCNICOS: ......................................................................................................................................... 4 4. ACCESO A LA HERRAMIENTA: ............................................................................................................................ 5

5. USO DE LA HERRAMIENTA: .................................................................................................................................. 7

5.1. PAGINA DE BIENVENIDA Y ZONAS ............................................................................................................. 7

5.2. TIPOS DE PÁGINAS ........................................................................................................................................... 9 5.3. AYUDA .............................................................................................................................................................. 12 5.4. MI CUENTA ...................................................................................................................................................... 13 5.5. ADMINISTRACIÓN :: EMPRESA ................................................................................................................... 14

5.5.1. DATOS DE EMPRESA............................................................................................................................... 14

5.5.2. SOCIEDADES ............................................................................................................................................. 14 5.5.3. USUARIOS DE EMPRESA ........................................................................................................................ 15

5.5.4. PERFILES DE EMPRESA .......................................................................................................................... 16

5.5.5. NOTIFICACIÓN INCIDENCIAS ............................................................................................................... 18

5.6. ADMINISTRACIÓN :: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS/VENTAS ........................................................ 20 5.6.1 ESTRUCTURA DE COMPRAS/VENTAS ................................................................................................. 20

5.6.2 PUNTOS OPERACIONALES ..................................................................................................................... 20

5.6.3 JERARQUÍA DE PRODUCTOS ................................................................................................................. 23

5.6.4 CATÁLOGO DE PRODUCTOS .................................................................................................................. 24

5.6.5 ESCALADO Y VARIANTES ...................................................................................................................... 26

5.6.6 TIPOS DE MATERIAL................................................................................................................................ 27

5.6.7 TEMPORADAS ........................................................................................................................................... 28 5.6.8 USUARIOS ADMINISTRACIÓN COMPRAS/VENTAS .......................................................................... 28 5.6.9 DOCUMENTACIÓN ................................................................................................................................... 29

5.7. ADMINISTRACIÓN :: COMMERCE ............................................................................................................... 32

5.7.1 INTERCAMBIO MENSAJES ...................................................................................................................... 32

5.7.2 VÍAS ............................................................................................................................................................. 33 5.7.2.1 VÍAS .......................................................................................................................................................... 33 5.7.2.2 DATOS GENERALES DE LAS VÍAS ..................................................................................................... 33

5.7.2.3 TRANSCODIFICACIONES ..................................................................................................................... 35

5.7.3 CERTIFICADOS .......................................................................................................................................... 36 5.8 ALINEACIÓN DE MAESTROS ........................................................................................................................ 36

5.8.1 PARES ALINEABLES ................................................................................................................................ 37

5.8.2 DOCUMENTACIÓN ................................................................................................................................... 44

5.9 COMMERCE ....................................................................................................................................................... 45 5.9.1 CATÁLOGO ................................................................................................................................................ 46 5.9.1.1 ENTRADA DE CATÁLOGOS ................................................................................................................. 46

5.9.1.2 DETALLES DEL CATÁLOGO ................................................................................................................ 47

5.9.1.3 ESTADOS DE LAS LÍNEAS .................................................................................................................... 48

5.9.1.4 ACCIONES ............................................................................................................................................... 49 5.9.2 PEDIDOS ...................................................................................................................................................... 58 5.9.3 CONFIRMACIÓN DE PEDIDO .................................................................................................................. 60

5.9.4 ALBARANES .............................................................................................................................................. 62 5.9.5 CONFIRMACIÓN DE ALBARÁN ............................................................................................................. 65

5.9.6 FACTURAS .................................................................................................................................................. 66 5.9.7 CHATS ......................................................................................................................................................... 68 5.9.8 INCIDENCIAS ............................................................................................................................................. 69 5.9.9 LOG DE MENSAJES ................................................................................................................................... 72

ANEXO 1 – GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................................... 75

ANEXO 2 – PREGUNTAS FRECUENTES ................................................................................................................. 75

ANEXO 3 – SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN EL MANUAL..................................................................................... 76




1. INTRODUCCIÓN: Spairal simplifica y dinamiza la gestión integral de las transacciones comerciales electrónicas y la facturación electrónica entre clientes y sus partners.

2. OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA: Los objetivos principales que persigue la herramienta son los siguientes:

• Garantizar la visibilidad, trazabilidad, integración y correcta secuenciación de las principales transacciones comerciales llevadas a cabo con Serunion.

• Asegurar la estandarización de pedidos, albaranes y facturas. • Extender procesos de actuación únicos y flexibles en toda la red de proveedores para favorecer y

dinamizar su evolución. • Conseguir una integración con la forma de proceder del proveedor. • Garantizar el pago de facturas dentro del plazo de vencimiento establecido.

Al utilizar la Herramienta de Spairal se consiguen las siguientes ventajas:

• Flexibilidad, usabilidad, interacción con cualquier medio. AHORRO. • Transacciones Cliente - Proveedor. • Trazabilidad completa desde Pedido hasta Factura. • Reducción de incidencias que afectan al pago de facturas y reducción de pérdida de papeles,

albaranes y/o facturas. • Mayor agilidad en contabilización de facturas y pago dentro de la fecha de vencimiento,

consiguiendo, eliminación de deuda. • Estación / integración EDI. • Integración sistemas SAP. • APP para gestión en movilidad. • Múltiples interfaces entrada / salida. • Múltiples formatos: EDI / IDOC / XML / CSV / WEB. • Atención al Cliente 24 horas. • Garantiza la confidencialidad de la información de cada proveedor. Acceso restringido y exclusivo

de cada proveedor a su información.




3. REQUISITOS TÉCNICOS: Para poder utilizar adecuadamente la herramienta Web el proveedor debería disponer de los siguientes elementos técnicos (equipamiento):

• Ordenador PC compatible con las siguientes características o superiores: • Intel Core 2 Duo a 1,5 GHz 1 GB RAM • Monitor con resolución 1280x1024 • Sistema operativo Windows XP o superior • Navegador de Internet (recomendados Google Chrome, Firefox, Explorer 9 o superior) • Acrobat Reader (se puede instalar posteriormente) Puede descargar Acrobat Reader desde la

dirección Web: http://www.adobe.com/es/ • Impresora (preferible Láser o Inyección Tinta)

• Conexión a Internet (preferible Banda Ancha) • Correo Electrónico (si no se dispone se podría activar)

En cualquier caso, se podría utilizar otro tipo de equipamiento (equipos o sistema operativo) siempre y cuando dispongan de prestaciones análogas y herramientas adecuadas (Navegador, Acrobat Reader y Correo Electrónico).




4. ACCESO A LA HERRAMIENTA: La dirección Web de acceso a la herramienta es la siguiente:

https://spairal.com/intranet Abra su explorador Web y teclee en la barra de direcciones la dirección indicada. Acto seguido se cargará la página inicial de la herramienta. Le recomendamos que guarde dicha dirección en los f avoritos de su navegador , de tal manera que en accesos futuros no sea necesario volver a teclearla, para ello existirá una opción en su navegador (por ejemplo, en Internet Explorer se encuentra en Favoritos / Agregar a Favoritos…).

Como puede observar se trata de una dirección https que indica que estamos trabajando mediante un protocolo seguro de Internet , es decir, la información que gestione mediante la herramienta Web viaja cifrada y no es visible por ningún otro usuario de Internet, garantizando la confidencialidad de los datos enviados. Todas las páginas en Internet que trabajan bajo este protocolo seguro tienen en su barra de navegación, justo a la derecha de la dirección web que está visitando, un candado negro. Usted mismo puede comprobar que la herramienta trabaja bajo este protocolo seguro.

Para acceder a la herramienta tiene que introducir las claves de acceso que se le haya proporcionado. Introduzca su nombre de usuario y su contraseña asignada, recuerde que el sistema diferencia entre mayúsculas y minúsculas , y pulse el botón Aceptar.




Si los datos introducidos son incorrectos, la herramienta no permitirá su acceso y se lo indicará mediante un aviso de error, mostrado en el propio formulario de acceso. Después de varios intentos de acceso erróneos la herramienta, por motivos de seguridad, realizará un bloqueo de sus códigos de acceso . Necesitará contactar con el servicio de soporte para desbloquear sus códigos de acceso. Si los datos introducidos son correctos, la herramienta registrará sus datos de su acceso y le redirigirá a la página de trabajo principal.




5. USO DE LA HERRAMIENTA: 5.1. PAGINA DE BIENVENIDA Y ZONAS Cada vez que usted acceda a la herramienta se le mostrará una página que le dará la bienvenida al sistema. Esta página le muestra sus datos de Proveedor y sus últimos datos de acceso. De esta forma usted podrá comprobar que es el único usuario que hace uso de la herramienta Web con su código.

A partir de este momento y en el resto de las páginas de la herramienta se distinguen dos zonas de trabajo , las cuales no varían en toda la herramienta y una zona central en la que se cargan las diferentes funcionalidades que se ofrecen. Además, se muestra una barra que muestra la ubicación actual del usuario. Zonas comunes:

• Zona izquierda de menús. Esta zona nos permite acceder a las funcionalidades principales de la herramienta. Está clasificada en secciones, y dentro de cada sección se muestran los menús (opciones) de dicha sección. Por ejemplo: existe la sección Empresa y dentro de ella tenemos el menú-opción de Datos de empresa. Solamente los menús de las secciones nos permiten acceder a las diferentes páginas de funcionalidad de la herramienta. Cuando usted pulse en uno de los menús accederá a la página seleccionada y esta opción automáticamente aparecerá resaltada en otro color para que usted sepa de un vistazo en que sección-menú se encuentra. En el ejemplo nos encontramos en Datos de empresa. • Zona superior.

Podemos distinguir dos zonas dentro de la zona superior. En la parte izquierda nos encontramos con las áreas principales de la aplicación, mientras que, en la derecha, se muestra la gestión del usuario que accedió a la herramienta y las alertas. Áreas principales.




En ella se cargarán las diferentes páginas de la herramienta Web. A través de esta zona podremos realizar los diferentes procesos de los que se compone la herramienta: alineación maestros, commerce y administración.

Administración , nos permitirá configurar los datos de la empresa y los datos de compra/venta.

Alineación , nos permitirá alinear nuestros puntos operaciones, productos y precios con los del Cliente/Proveedor.

Commerce , nos posibilitará la realización de las principales transacciones: pedidos, albaranes, facturas.

Finanzas , nos permitirá comprobar el estado financiero de nuestras facturas.

Incidencias. Al colocar el ratón sobre el símbolo de incidencias, aparecerá un

listado con todas las incidencias sin revisar. En caso de existir alguna, la herramienta mostrará un pequeño círculo rojo con la cantidad de incidencias no resueltas disponibles. Pulsando sobre cualquiera de ellas accederemos a la página de gestión de incidencias donde podremos revisar y solucionar las mismas (Ver apartado Incidencias). Las incidencias son avisos que nos informan que ten emos pendiente alguna acción o aviso de una nueva información (como una comunicación nueva) A lo largo del manual presentaremos distintos ejemplos.

Gestión de usuario.

Al pulsar sobre el nombre del usuario, se muestra un menú contextual con las opciones disponibles.

Pulsando sobre la opción Cerrar sesión se cerrará de forma segura la sesión de trabajo con la herramienta Web. Pulsando sobre la opción Mi Cuenta el usuario podrá visualizar y editar los datos almacenados la herramienta Web. Pulsando sobre la opción Ayuda el usuario accederá a la página de ayuda, donde se facilita el manual de la aplicación y la información de soporte.

• Barra de ubicación.

Está situada justo debajo del menú principal de la herramienta. En esta sección se muestra el título de la página, la ubicación actual, la ruta que ha seguido hasta llegar a la ubicación actual y, sólo en algunas páginas, un botón que realiza alguna acción en la página actual. Normalmente estas acciones son agregar un nuevo registro, o cancelar, para salir de la página actual sin guardar ningún cambio.




5.2. TIPOS DE PÁGINAS Principalmente la herramienta Web Spairal maneja dos tipos de páginas:

• Páginas para llevar a cabo los procesos que permite la herramienta. • Páginas resultado de las acciones realizadas.

Existen dos tipos de páginas para llevar a cabo procesos . Páginas tipo Listado: La parte inferior de este tipo de páginas es una zona de resultados donde se muestra una lista de registros. Inicialmente se muestran todos los registros existentes referentes al concepto de la página en cuestión. Usted podrá ordenar estos resultados simplemente pulsando uno de los títulos de las columnas del listado. En el ejemplo mostrado se puede observar que el listado esta ordenado por fecha prevista en orden descendente (primero la más nueva). Volviendo a pulsar sobre la columna por la que se encuentra ordenado el listado se cambia el tipo de ordenación, es decir de ascendente a descendente o viceversa. El orden se muestra en todo momento por medio de un pequeño triángulo situado al lado derecho del título de las columnas (la punta hacia abajo indica descendente y hacia arriba ascendente).

En algunas de estas páginas será posible hacer clic sobre estos registros para acceder a la página ficha del registro correspondiente.

En las páginas Listado la zona superior es una zona de filtros de búsqueda donde es posible acotar el resultado de este listado inicial de registros por varios criterios de búsqueda. Seleccione uno o varios de estos criterios y pulse el botón filtrar. Es posible ocultar/mostrar los criterios de búsqueda seleccionados pulsando en la flecha blanca de la esquina superior derecha. De esta forma se gana espacio de trabajo sobre el listado generado. A continuación, se muestra la apariencia de las páginas Listado cuando se oculta la zona de búsqueda:




Adicionalmente en los campos de tipo fecha siempre será posible especificar un intervalo de fechas para acotar la búsqueda. Para ello, se deberá seleccionar una fecha en los dos campos . En caso de que se desee buscar registros cuya fecha sea igual a la especificada, se deberá introducir la misma información en los dos campos .

Automáticamente la herramienta mostrará solamente los registros que coincidan con los criterios de búsqueda seleccionados. Además, le mostrara un pequeño resumen de las coincidencias encontradas. Si el número de registros fuese elevado, en la parte inferior de la página la herramienta mostrara una secuencia de números: 1|2|3… que funcionarán a modo de paginación . Pulsando sobre alguno de ellos iremos a la página de resultados del número seleccionado. Por ejemplo, si pulsamos sobre el número 2, iremos a la página de resultados Nº 2. El sistema indica con un sombreado la página de resultados en la que nos encontramos.

Además de todo esto, desde la esquina superior izquierda del listado, habitualmente podremos ver un botón que permite mostrar u ocultar algunas de las columnas de la página.

Marcar y desmarcar cada una de las opciones cambiará la visibilidad de esa columna. También aparece en la esquina superior derecha un icono con forma de chincheta. Si la pulsamos, convertimos esta página en la principal, que se abrirá cada vez que iniciemos sesión.




Paginas tipo Ficha: Este tipo de páginas son utilizadas en la herramienta para la creación y edición de la información que gestiona la herramienta. Normalmente se accede a través de una página de tipo listado por lo que en la parte superior derecha tendremos un botón Cancelar que nos remite a la página anterior en la que nos encontrábamos. Estas páginas muestran la información del registro a crear o editar en una ficha con cajas de texto, desplegables… En estas fichas dispondremos de diferentes botones para llevar a cabo acciones diversas: Grabar, Borrar, Modificar, Imprimir… Es importante destacar que la herramienta recuerda la última búsqueda realizada. Es decir, en el caso de que estemos en una página de tipo Ficha y volvamos al Listado de registros, la aplicación nos mostrará el listado anterior en el estado exacto en el que lo dejamos.

Para informar del resultado de las acciones que se van realizando, la herramienta muestra tres tipos de alertas en la parte superior de la página. En caso de la acción se haya realizado con éxito, se mostrará una alerta de color verde con un mensaje.

En caso de haberse producido un error, y que no se haya podido realizar la acción, se mostrará una alerta de color rojo y la información referente al error cometido para corregirlo. Este tipo de errores pueden ser: Campos obligatorios sin rellenar, campos rellenados incorrectamente, etc.

En el resto de casos, se mostrará una alerta de color naranja.




5.3. AYUDA Se accede a través del menú de mi cuenta .

En la página de ayuda podremos descargarnos el manual de ayuda de la aplicación, y consultar los datos del soporte técnico.




5.4. MI CUENTA Desde el menú superior >> nombre de usuario >> Mi Cuenta usted podrá visualizar sus datos de usuario , así como modificar sus datos de contacto.

Una vez usted haya informado estos datos pulse el botón Guardar para almacenar los cambios en el sistema.




5.5. ADMINISTRACIÓN :: EMPRESA En esta sección se dispondrá de herramientas de carácter general que le permitirán gestionar los datos referentes a la empresa a la que pertenece el usuario.

5.5.1. DATOS DE EMPRESA Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Empresa >> Datos de empresa. En esta sección se configuran los datos de la Empresa que va a utilizar Spairal. Consiste en una pequeña ficha donde el usuario podrá ver y modificar el CIF y el Nombre de la empresa. Para guardar los cambios, deberá pulsar sobre Guardar.

5.5.2. SOCIEDADES Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Empresa >> Sociedades. Spairal permite trabajar tanto a empresas con una única sociedad, como a empresas multisociedad. Esta sección permitirá gestionar las sociedades de su empresa. Se muestra un listado con las sociedades pertenecientes a la empresa. Dicho listado se puede filtrar por CIF, nombre y ciudad.

Pulsando sobre una sociedad, el usuario accederá a una ficha donde podrá modificar sus datos. Para añadir una nueva sociedad basta con pulsar sobre el botón Nueva Sociedad situado en la parte superior derecha.




Para guardar los cambios, el usuario deberá pulsar sobre Guardar.

5.5.3. USUARIOS DE EMPRESA Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Empresa >> Usuarios de empresa. Esta sección permite gestionar los usuarios pertenecientes a la empresa. Son los usuarios que van a utilizar Spairal. Se pueden crear, editar o eliminar. Se les tiene que asignar un perfil que especifica los permisos que el usuario tiene en la plataforma, este es el perfil de empresa. Los usuarios se pueden bloquear o desactivar con su estado. Se muestra un listado con los usuarios pertenecientes a la empresa. Dicho listado se puede filtrar por nombre, email, estado (activo, baja o bloqueado) y por tres tipos de perfil distintos.

Los usuarios, administrador de empresa, tendrán acceso a operaciones especiales sobre los usuarios y permisos de dichos usuarios. Para añadir un nuevo usuario basta con pulsar sobre el botón Nuevo Usuario situado en la parte superior derecha.





5.5.4. PERFILES DE EMPRESA Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Empresa >> Perfiles de empresa. Esta sección permite gestionar los perfiles pertenecientes a la empresa. Estos perfiles se utilizarán para gestionar los permisos de los usuarios.




Se muestra un listado con los perfiles pertenecientes a la empresa. Dicho listado se puede filtrar por nombre y tipo de perfil.

Para añadir un nuevo perfil basta con pulsar sobre el botón Nuevo Perfil situado en la parte superior derecha. En Spairal existen tres tipos de perfiles y cada tipo de perfil permite acceder a secciones específicas:

• Perfil de Empresa: Este es el perfil relativo a los datos de la empresa dentro de Spairal. Permite controlar el acceso a la sección de Administración Empresa, Administración Commerce, y Commerce Subir ficheros.

• Perfil de Compras: Con este perfil se definen los permisos que va a tener un usuario cuando esté ejerciendo el rol de cliente en un par. Este perfil permite especificar el acceso a todo el apartado de Alineación maestros, la sección de Administración Compras y la sección de Commerce.

• Perfil de Ventas: Este perfil es el que define los permisos del usuario cuando ejerce el rol de proveedor en un par. Este perfil permite especificar el acceso a todo el apartado de Alineación maestros, la sección de Administración Compras y la sección de Commerce.

Para guardar los cambios, el usuario deberá pulsar sobre Guardar




5.5.5. NOTIFICACIÓN INCIDENCIAS Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Empresa >> Notificación incidencias. En esta sección la empresa define las direcciones de e-mail donde recibir cada una de las diferentes incidencias que genera la plataforma. Se muestra un listado con las diferentes incidencias y se podrá añadir las direcciones de e-mail donde se van a recibir.




Para guardar los cambios, el usuario deberá pulsar sobre Guardar




5.6. ADMINISTRACIÓN :: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS/VE NTAS En esta sección se dispondrá de herramientas de carácter general que le permitirán gestionar los datos referentes a compras/ventas. Dependiendo del perfil de su empresa, Spairal dispondrá de un menú Administración de Compras, si la empresa actúa como Cliente y de un menú de Administración de Ventas, si la empresa actúa como proveedor. En el caso de que su empresa actúe como ambos, tendrá ambas secciones.

5.6.1 ESTRUCTURA DE COMPRAS/VENTAS Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Admón. Ventas/Compras >> Estructura de compras/ventas. En esta sección la empresa define y visualiza su estructura de compras/ventas que puede atender a diversos criterios: criterio geográfico, criterio por tipo de producto, criterio de precios etc. Se muestra un listado con las diferentes estructuras de compras/ventas de la empresa. Dicho listado se puede filtrar por Código, y Descripción.

Pulsando sobre una estructura, el usuario accederá a una ficha donde podrá visualizar y modificar sus datos.


5.6.2 PUNTOS OPERACIONALES Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Admón. Compras/Ventas >> Puntos operacionales. En esta sección la empresa define y visualiza los centros y puntos de distribución que posee. Posteriormente estos puntos operacionales intervendrán directamente en las transacciones que cliente-proveedor intercambien: Pedidos, Albaranes, Facturas. Se muestra un listado con las sociedades pertenecientes a la empresa. Dicho listado se puede filtrar por código, EAN, Descripción, Ciudad, Estructura de compras/ventas y Sociedad.




Pulsando sobre un punto operacional, el usuario accederá a una ficha donde podrá modificar y visualizar sus datos. Para añadir un nuevo punto operacional basta con pulsar sobre el botón Nuevo Punto operacional situado en la parte superior derecha.





Será imprescindible que cada punto operacional sea asignado a una única sociedad y a una estructura de compra/venta definida en Spairal.




5.6.3 JERARQUÍA DE PRODUCTOS Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Admón. Compras/Ventas >> Jerarquía de productos. Esta sección permite definir y visualizar la jerarquía de productos de la empresa tanto para compras como para ventas. Dicha jerarquía propia de la empresa soporta hasta 4 niveles. Cada elemento final de la jerarquía puede ser ligado a la jerarquía genérica Spairal de 2 niveles para facilitar la identificación de productos a la hora de realizar una transacción. Se muestra un listado con las jerarquías de productos pertenecientes a la empresa. Dicho listado se puede filtrar por los cuatro niveles de familias propias y su código.

Pulsando sobre una jerarquía, el usuario accederá a una ficha donde podrá modificar y visualizar sus datos. Para añadir una nueva sociedad basta con pulsar sobre el botón Nueva jerarquía de productos situado en la parte superior derecha.

Además de la propia jerarquía, tendrás que establecer el tipo de material asociado. En la parte de abajo, se puede asignar a la jerarquía de Spairal que corresponde. Para guardar los cambios, el usuario deberá pulsar sobre Guardar.




5.6.4 CATÁLOGO DE PRODUCTOS Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Admón. Compras/Ventas >> Catálogo. En esta sección la empresa puede definir y visualizar su catálogo de productos tanto de compra como de venta (dependiendo del perfil de la empresa). Se muestra un listado con los productos pertenecientes a la empresa. Dicho listado se puede filtrar por Familia, Subfamilia, Familias propias, Código, Descripción, Surtido, EAN, Sociedad, Material, Par y si está dado de baja o no el artículo. En la parte de la derecha del listado, si tiene información sobre alérgenos, nutricional o datos técnicos, veremos varios iconos indicándolo.

Pulsando sobre un producto, el usuario accederá a una ficha donde podrá modificar y visualizar sus datos.




Para guardar los cambios, el usuario deberá pulsar sobre Guardar. En la parte de abajo podemos ver los datos de Ficha técnica, Alérgenos e Información Nutricional. Estos datos se rellenan desde la sección Administración, Admón. Ventas >> Documentación. Se ven en la sección 5.6.9




5.6.5 ESCALADO Y VARIANTES Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Admón. Compras/Ventas >> Escalado y variantes. Los escalados son la manera de clasificar las distintas variantes que existen de un producto. En esta sección la empresa puede gestionar sus escalados y variantes asociadas. Aparece un listado con los escalados propios y, en la parte derecha, se muestran las variantes de cada escalado. También podemos crear un escalado nuevo.

Si accedemos a cualquier escalado, nos aparece su ficha, donde podremos realizar cambios en el escalado, o gestionar sus variantes.




Para confirmar los cambios, pulsa Guardar.

5.6.6 TIPOS DE MATERIAL Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Admón. Compras/Ventas >> Tipos de material. En esta sección la empresa puede gestionar los materiales que se podrán asignar a cada uno de los productos. Se muestra un listado con los materiales que tenemos almacenados.

Podemos añadir un material nuevo desde el botón de “Nuevo Material” Si pulsamos sobre cualquier material, accedemos a su ficha, donde podemos realizar las modificaciones pertinentes.




5.6.7 TEMPORADAS Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Admón. Compras/Ventas >> Temporadas. Desde esta sección podemos gestionar las temporadas de los productos.

Podemos crear una nueva temporada desde su botón correspondiente. Si pulsamos sobre una temporada, accedemos a la ficha.

Para guardar los datos, el usuario deberá pulsar Guardar.

5.6.8 USUARIOS ADMINISTRACIÓN COMPRAS/VENTAS Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Admón. Compras/Ventas >> Usuarios compras/ventas. Se muestra un listado con los usuarios con acceso a los datos de compras/ventas de la empresa. Dicho listado se puede filtrar por nombre, email y estado.




5.6.9 DOCUMENTACIÓN Esta sección es exclusiva de la Administración Ventas. Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda Admón. Ventas >> Documentación. En esta sección podemos ver un listado de la documentación perteneciente al catálogo de productos. Para que se muestre algún resultado, tenemos que filtrar por alguna de las tres categorías:

• Fichas técnicas. • Alérgenos. • Información Nutricional.

Desde el listado podemos ver el tipo de carga del documento, el artículo al que pertenece, la fecha de subida o ver los datos del documento. Existen tres tipos de carga de documentos en Spairal:

• Web Individual: La carga del documento se ha realizado desde el botón Nuevo Documento de manera individual.

• Web masiva: Se puede realizar también desde el botón Nuevo Documento. Se suben varios documentos desde un solo fichero.

• Aecoc: Se realiza automáticamente. Se recogen datos desde Aecoc. Si queremos añadir alguna documentación nueva, tenemos que pulsar en Nuevo Documento. Si en el listado habíamos filtrado por algún campo, se autorrellenarán estos en el nuevo documento. A la hora de cargar un nuevo documento, tenemos las tres categorías, que establecen tres comportamientos distintos:

• Fichas técnicas Al subir la ficha técnica, tenemos que establecer el par y el artículo. Podemos subir cualquier fichero pdf o documento de Word.




También nos permite realizar cargas masivas estableciendo sólo el par. En este caso, los ficheros a subir tienen que seguir una nomenclatura específica en su nombre que viene indicada en la página de subida.

• Alérgenos En esta categoría se establecen los datos de cada uno de los alérgenos por separado. Primero establecemos el par y el artículo. Después establecemos cada uno de los alérgenos según:

o Sí o No o Puede contener

Además, nos permite realizar la carga masiva mediante un fichero CSV. Si seleccionamos la opción de carga masiva, nos aparecerá un enlace para descargar un fichero de ejemplo que deberemos utilizar para que la carga sea correcta.




• Información Nutricional

Para establecer la información nutricional, establecemos primero el par y el artículo. Una vez empecemos a establecer cualquier otro campo, nos aparecerá una frase que indica la descripción de la información nutricional que aparecerá en el artículo al que hacemos referencia. Por cada campo que establezcamos, la frase irá cambiando hasta que hayamos establecido todos.

Además, como el tipo alérgenos, podemos realizar la carga masiva. Seleccionando la opción de carga masiva, nos aparecerá el enlace para descargar el fichero de ejemplo. Deberemos seleccionar el par.




5.7. ADMINISTRACIÓN :: COMMERCE En esta sección se dispondrá de herramientas de carácter general que le permitirán gestionar los datos referentes a las comunicaciones entre clientes y proveedores.

5.7.1 INTERCAMBIO MENSAJES Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Commerce >> Intercambio mensajes. En esta sección la empresa puede visualizar la forma de intercambiar información con la plataforma Spairal. Se diferencian tres tipos de intercambios:

• ERP >> SPAIRAL: en este apartado aparecen todos los mensajes enviados a Spairal desde los Sistemas de Información de su empresa. Estos mensajes importados a Spairal posteriormente son procesados y enviados a sus destinatarios por las vías que éstos tengan configuradas. Son mensajes en los que su empresa actúa como remitente.

• SPAIRAL >> ERP: en este apartado se listan las vías de exportación de los mensajes desde Spairal hacia los Sistemas de Información de su empresa. Son mensajes en los que su empresa actúa como destinatario.

• SPAIRAL >> Notificaciones Email / Fax: en este apartado se muestran un caso especial de exportación de mensajes que son vía Email o Fax. Se pueden configurar a nivel de grupo de empresa, sociedad y/o punto operacional.

Se muestra un listado las distintas sociedades que forman parte de la empresa y los diferentes tipos comunicaciones que han tenido con sus clientes/proveedores.




5.7.2 VÍAS En esta sección el usuario podrá ver la configuración del intercambio de mensajes entre Spairal y su sistema de gestión.

Se accede desde la sección Administración. Selecciona en el menú de la izquierda Commerce >> Vías.

5.7.2.1 VÍAS

En esta sección se visualizarán todos los formatos que hay configurados de comunicación entre Spairal y vuestro sistema de Gestión.

En el listado principal, se muestran todas las vías. Tendrán un nombre relacionado con la función que realizan dentro de Spairal.

El sentido de la vía indica si ésta está configurada para permitir la entrada o salida de ficheros de Spairal. Indica que la vía va a ser de entrada a Spairal, por lo que el formato lo utilizará la empresa para mandar mensajes hacia Spairal.

Indica que la vía es de salida a Spairal, por lo que este formato definirá los ficheros que salgan desde Spairal hacia la empresa.

El campo rol indica qué papel cumple la empresa en esa vía. Si es DESTINO, indica que la empresa es la Destinataria de estos mensajes.

Además de estos datos, tenemos el Formato que tienen que seguir los ficheros que vayan a utilizar esa vía. Las columnas de la derecha del listado se refieren a las transcodificaciones que se verán en el punto 5.7.2.3

5.7.2.2 DATOS GENERALES DE LAS VÍAS Esta sección es puramente informativa de cara al usuario dentro de Spairal. La información que se muestra en la ficha de la Vía no se puede modificar por parte del usuario ya que es parte crítica de la configuración que utiliza Spairal para la recogida y tratamiento de ficheros del proveedor. Cuando accedemos a la ficha de una Vía, podemos ver mucha más información:




Los datos más importantes son los siguientes:

• El tipo de mensaje que va a llegar por esa vía. Pueden ser Albaranes, Facturas, etc. • El formato del fichero que va a utilizar esa vía, con su configuración. • La vía de comunicación:




5.7.2.3 TRANSCODIFICACIONES Se accede desde la sección Administración. Selecciona en el menú de la izquierda Commerce >> Vías. Nos aparecen en la parte derecha del listado. Por defecto, las transcodificaciones están ocultas, hay que mostrarlas desde la opción del listado.

Las transcodificaciones son las conversiones de datos que se realizan en Spairal para que en los mensajes se interpreten correctamente los datos. Cuando importamos y exportamos los datos, nos basamos en 4 tipos de transcodificaciones:

• Unidades de medida • Impuestos • Formas de pago • Descuentos y cargos

Estas transcodificaciones permiten que la conversión de estos datos sea automática. Éstas, son exclusivas de cada vía por lo que están definidas a partir de ellas.




Si accedemos a visualizar los datos de las transcodificaciones, depende del tipo de la transcodificación, veremos los campos que son equivalentes y cuál es el sentido de la transformación. Por ejemplo, en el tipo de transcodificación de unidades de medida, en este caso, el código LAT de Spairal equivale al código KAN del proveedor.

En este otro ejemplo de transcodificaciones, en este caso de impuestos, vemos que aparece la información relativa a ellos.

5.7.3 CERTIFICADOS Se accede desde la sección Administración, seleccionando en el menú de la izquierda en Commerce >> Certificados. En esta sección la empresa define diferentes certificados públicos y privados, para favorecer unas comunicaciones más seguras. Estos certificados se utilizan para validar la firma electrónica de los mensajes recibidos y también para el envío de mensajes firmados electrónicamente. Actualmente, esta validación y firma, se aplica a los mensajes de Factura. Se muestra un listado con los certificados públicos y privados de la empresa.

5.8 ALINEACIÓN DE MAESTROS En esta sección se dispondrá de herramientas de carácter general que le permitirán al usuario gestionar las diferentes relaciones entre su empresa y sus clientes/proveedores.




5.8.1 PARES ALINEABLES Se accede desde la sección Alineación de maestros, seleccionando en el menú de la izquierda Pares alineables. En el momento en el que dos empresas deciden establecer una relación comercial Spairal establece una conexión especial denominada, Par. De esta forma, una empresa tendrá establecidos tantos pares como empresas con las que mantenga una relación comercial. En esta sección la empresa puede realizar y visualizar el alineamiento de todas las entidades con las que trabaja con cada uno de los Pares que tenga establecidos. Estas entidades son: sociedades, puntos operacionales, artículos y catálogos de precios. Se muestra un listado con todos los pares establecidos. Para cada Par existe una línea principal que muestra el estado general de alineamiento, los estados posibles para cada entidad son “Alineado” y “No alineado”. Desplegando esta línea principal se muestran, para cada tipo de entidad o columna, unos datos diferentes que pasamos a describir. Si pulsamos sobre los enlaces que aparecen debajo de la empresa de venta, nos lleva a la Documentación ya filtrada por el par y la categoría de documentación.

• Columna sociedades : pulsando sobre un Par, accederemos al formulario de sociedades alineables del Par Empresa cliente / Empresa proveedor. Podemos crear o modificar un código de homologación para cada sociedad del cliente con el fin de que no haya problemas a la hora de intercambiar información con otras sociedades. Dicho código de homologación es el que utiliza su grupo de empresas para identificar cada una de las sociedades de la otra empresa.




Por otro lado, en el listado inferior aparecen sus sociedades desde donde es posible marcar cuales de ellas se desean alinear con el cliente y cuáles no, marcando el check Autorizado.


• Puntos Operacionales : Pulsando sobre una de las sociedades listadas en esta columna ,

accederemos al formulario de alineamiento de puntos operacionales del grupo de empresa cliente con la sociedad seleccionada del proveedor. Cada uno de estos registros indica, para cada punto operacional del cliente, desde qué punto operacional del proveedor va a ser servido. Podemos crear o modificar un código de homologación para cada punto operacional con el fin de que no haya problemas a la hora de intercambiar información con otras sociedades. Dicho código de homologación es el que utiliza la otra sociedad o empresa para identificar el punto operacional.





• Jerarquías : Pulsando sobre una de las sociedades listadas en esta columna, accederemos al alineamiento de jerarquías entre la empresa cliente y la sociedad del proveedor.

o Como proveedor podemos Autorizar más jerarquías desde su botón correspondiente.

Marcamos todas las familias que nos interesen y pulsamos sobre Autorizar. Desde el listado podemos dar de baja el par de familias.

o Como cliente podemos asignar la jerarquía/familia que corresponda con el proveedor.




Una vez seleccionada la jerarquía, pulsamos Aceptar. Una aceptada las jerarquias cliente y proveedor quedaran alineadas.

• Escalados: Pulsando sobre una de las sociedades listadas en esta columna, accederemos al formulario de alineamiento de escalados del grupo de empresa cliente con la sociedad del proveedor.

o Como proveedor , podremos autorizar los escalados para que el cliente asigne y homologue sus escalados. Pulsando sobre el botón de Autorizar más escalados, nos aparecerán los escalados sin autorizar. Podremos seleccionar los que necesitemos y autorizarlos.

o Como cliente, podremos asignar los escalados a los del proveedor y homologarlos.




• Variantes: Pulsando sobre una de las sociedades listadas en esta columna, accederemos al formulario de alineamiento de variantes del grupo de empresa cliente con la sociedad del proveedor.

o Como proveedor, podremos autorizar las variantes. Pulsando sobre el botón de Autorizar más variantes, nos aparecerán las variantes sin autorizar. Podremos seleccionar las que necesitemos y autorizarlas.

o Como cliente, podremos asignar y homologar las variantes.

• Temporadas: Pulsando sobre una de las sociedades listadas en esta columna, accederemos al formulario de alineamiento de temporadas del grupo de empresa cliente con la sociedad del proveedor.

o Como proveedor, podremos autorizar las temporadas. Pulsando sobre el botón de Autorizar más temporadas, nos aparecerán las temporadas sin autorizar. Podremos seleccionar las que necesitemos y autorizarlas.




o Como cliente, podremos asignar y homologar las temporadas.

• Artículos : Pulsando sobre una de las sociedades listadas en esta columna, accederemos al formulario de alineamiento de artículos del grupo de empresa cliente con la sociedad del proveedor. Podemos crear o modificar un código de homologación para cada artículo con el fin de que no haya problemas a la hora de intercambiar información con otras sociedades. Dicho código de homologación es el que utiliza la otra sociedad o empresa para identificar el artículo.

Pulsando sobre el botón de unidades de una determinada línea aparece el alineamiento de unidades de la unidad de pedido y de facturación acordada por el cliente y el proveedor y sus coeficientes de conversión a la unidad de medida base del artículo.





• Precios: Pulsando sobre uno de los catálogos de precios listado en esta columna,

accederemos al formulario de precios. Podemos crear o modificar tarifas e importes para cada artículo con el fin de que no haya problemas a la hora de intercambiar información con otras sociedades. Los catálogos de precios se definen a nivel de grupo de empresa cliente - sociedad proveedor y puede aplicar a una o varias de las estructuras de compra del cliente. Los tipos de tarifa son:

o Precio Tarifa se establece para un determinado artículo y opcionalmente para una planta concreta.

o Precio Promoción se establece para un determinado artículo y opcionalmente para una planta concreta.

o Dto. Comercial se establece para una determinada planta o para una planta / articulo. Se puede indicar como un valor absoluto o como un valor porcentual.

o Dto. / Cargo Logístico se establece para una determinada planta o para una planta / articulo. Se puede indicar como un valor absoluto o como un valor porcentual.

o Precio Venta se establece para especificar el precio que se cobra al cliente final.


En cada par nos aparece un botón de Configuración. Este botón nos permite acceder a la Configuración del par. Desde esta configuración podremos modificar las distintas reglas que tenemos definidas.

Al pasar el ratón por encima de las interrogantes, tendremos un texto explicativo referido a cada una de las reglas.




5.8.2 DOCUMENTACIÓN Se accede desde la sección de Alineación maestros, en Pares Alineables >> Documentación. Se muestra la documentación asignada a cada par según la categoría seleccionada.

Si seleccionamos la categoría de fichas técnicas, podremos descargar las fichas directamente desde el listado. Si seleccionamos cualquier otra categoría, podremos acceder a la ficha desde el botón de cada documento: Ver alérgenos o Ver nutricional.

Información Nutricional:

Alérgenos:




5.9 COMMERCE En esta sección, el usuario podrá realizar todas las operaciones comerciales con sus clientes/proveedores. Dependiendo del perfil de la empresa, Spairal dispondrá de pequeños cambios en esta sección, debido a que la empresa puede actuar como Cliente o como Proveedor. Estas operaciones comerciales (mensajes Spairal ) se pueden resumir en:

• Envío, recepción de catálogos. • Envío, recepción de pedidos. • Envío, recepción de confirmaciones de pedido. • Envío, recepción de albaranes. • Envío, recepción de confirmaciones de albarán. • Envío, recepción de facturas. • Envío, recepción de confirmaciones de factura.

En todo momento se dispondrá trazabilidad completa de cada mensaje intercambiado a través de Spairal. De tal forma, desde una factura será posible llegar hasta el mismo albarán y pedido que la originó.

A su vez, se dispondrá de visibilidad completa de las formas en las que el mensaje fue enviado al destinatario.

Y todo ello complementado con posibles incidencias asignadas a cada uno de los mensajes para poder detectar lo antes posible cualquier problema que pudiese surgir en alguno de los mensajes. Cada mensaje tiene asignado un Estado general de envío. Los estados posibles que verá el emisor del mensaje son:

·Enviando todavía hay al menos una forma de envío pendiente de enviar. ·Enviado todas las formas de envío han realizado el envío, ya sea de forma correcta o con errores.

El receptor del mensaje verá los estados complementarios ·Recibiendo si al menos lo ha recibido vía web y tiene alguna forma más pendiente de recibir. ·Recibido todas las formas de recepción han finalizado, ya sea de forma correcta o con errores. Dependiendo de tipo de mensaje y las formas de recepción que tenga configuradas el destinatario el mensaje tendrá unas formas de envío concretas. Por ejemplo, un pedido puede ser enviado al proveedor vía: •WEB, siempre, el proveedor puede acceder vía plataforma web Spairal •Fax •Email •etc… En el listado de mensajes los números que aparecen entre paréntesis indican:

2/2 el mensaje se ha enviado por 2 formas de envío y las 2 han quedado en estado Entregado. 2+1/3 el mensaje se ha enviado por 3 formas de envío, 2 han quedado en estado entregado y 1

en estado Error al enviar. Además, en este caso el mensaje irá enlazado con Incidencia Luego para cada forma de envío se detallan los estados de envío:




·Pendiente de enviar en espera de enviar ·Enviado: se ha enviado, pero está pendiente saber si el envío ha sido correcto o no ·Entregado: dependiendo de la forma de envío este estado indica, por ejemplo:

-WEB: que los usuarios de la empresa destinataria del mensaje pueden acceder vía Spairal a la ficha del pedido

-FAX: el dispositivo fax del destinatario ha recepcionado correctamente el fax. -EMAIL: el servidor de correo emisor ha recepcionado y enviado correctamente el email al servidor del destinatario.

·Error al enviar , también depende de la forma de envío, por ejemplo: -FAX: han fracasado los 5 intentos de envío del fax -EMAIL: no se ha podido entregar el email al servidor de destino. En la generación o edición de cualquier tipo de mensaje, se pueden adjuntar ficheros que puedan dar información extra al receptor del mismo.

5.9.1 CATÁLOGO En esta sección, el usuario podrá realizar las operaciones relacionadas con el catálogo. El catálogo es un tipo de mensaje que permite vincular y actualizar los artículos entre el cliente y el proveedor. Se accede desde la sección Commerce. Selecciona en el menú de la izquierda Catálogo >> Enviados – Recibidos.

5.9.1.1 ENTRADA DE CATÁLOGOS El catálogo enviado por la empresa se importa desde un fichero. El formato y el tipo de archivo viene definido en su conexión con Spairal. Una vez se envía el fichero, este se procesa y pasa al listado de Enviados. Estos catálogos pueden estar en varios estados:

• Pendiente: El catálogo se ha importado pero aún no se ha realizado ninguna modificación sobre él.

• En proceso: Ya se han realizado cambios sobre el catálogo. • Confirmado: El catálogo no tiene ninguna línea pendiente de tratar.

El catálogo puede ser de dos tipos:

• Compra: se utiliza cuando la empresa hace el papel de comprador, • Venta: se utiliza cuando la empresa hace el papel de vendedor.

Desde el botón de visibilidad del listado, podremos mostrar el número de líneas en cada uno de sus estados: nº de líneas pendientes, nº de líneas confirmadas, etc.




5.9.1.2 DETALLES DEL CATÁLOGO Una vez accedemos a la ficha del catálogo, vemos sus datos y sus líneas. En la parte superior, tenemos los datos del catálogo como el tipo del catálogo o su estado. También tenemos los datos del cliente y del proveedor. En la parte inferior tenemos las líneas. Especificado en el artículo del proveedor, tenemos dos botones que filtran y muestran las variantes de ese artículo respectivamente. También tenemos un filtro por acción, el botón de acciones masivas, y las líneas organizadas por estado. En la parte derecha del listado, Spairal muestra la información relativa a la línea. Cuando las líneas están en estado pendiente, mostrará las diferencias de datos entre la línea y lo que tiene el sistema. En la columna Acción se especifica la acción que hay que realizar con esa línea.




Si mostramos las variantes, nos aparecerá un listado de las variantes de ese artículo, resaltando en negrita el artículo actual seleccionado. Para que un artículo esté completamente procesado, tendrá que tener todas sus variantes procesadas.

5.9.1.3 ESTADOS DE LAS LÍNEAS Para cada uno de los catálogos, nos indica en qué estado están sus líneas.

Hay tres estados en los que pueden estar las líneas tras procesarse el fichero de catálogos y sin que el usuario realice ninguna acción:

• Error: a las líneas les falta algún valor clave. • Sin cambios: esta línea ya estaba informada en Spairal y no se ha realizado ningún cambio. • Pendiente: líneas donde el usuario tiene que realizar alguna acción de las tratadas en el

apartado 5.9.1.4 Los otros tres estados, son estados que no requieren de intervención del usuario:

• Confirmado: Línea tratada (alguna de las acciones) y confirmada para enviar al ERP. • Enviado: Línea confirmada y enviada al ERP. • Ignorado: línea ignorada, la información no se va a actualizar en el sistema.

Una vez mostramos el contenido de una línea de catálogo, en la parte de abajo a la derecha tenemos los botones de acción de la línea. En la izquierda, nos aparecen dos botones, el log y las variantes:

El botón de las variantes, nos muestra el cuadro de las variantes que ya hemos visto en el listado. Si




mostramos el log, veremos el log de todos los cambios que se han realizado sobre esa línea. Resaltamos los datos de fecha de la modificación, acción y resultado.

Si la línea está en estado enviado, podemos acceder también al log de envío de la línea.

Este log nos envía a la pantalla de log de mensajes utilizando el filtro Id Spairal con los datos del catálogo y la línea. Nos muestra todos los ficheros que se han enviado, al sobre que pertenecen y su estado.

5.9.1.4 ACCIONES Las acciones que puede realizar un usuario en cada una de las líneas en estado pendiente, se pueden realizar de forma individual (accediendo a cada una de ellas) o de forma masiva (indicando que líneas pendientes quiere tratar). Estas acciones son:




• Alta en proveedor: el artículo de proveedor indicado en el catálogo, no está actualmente en el

sistema y es necesario que sea creado. Aparecerá un formulario con el contenido del lote y el contenido que tenemos que confirmar. Podremos seleccionar y modificar todo el contenido del artículo. Una vez rellenado el contenido del artículo, deberemos pulsar el botón “Alta” para la creación. Se indica en azul, el contenido sobre el que hay que actuar. Además aparece un botón en la parte inferior del artículo del proveedor que muestra todos los datos.

• Modificación en proveedor: alguna información enviada en el catálogo (descripción, unidad de medida, EAN, …) difiere a la actual y es necesario confirmar o ignorar dicha información. Se indica en azul, el contenido sobre el que hay que actuar. Además aparece un botón en la parte inferior del artículo del proveedor que muestra todos los datos. Para aceptar los cambios hay que pulsar en el botón Modificación:




Las discrepancias en los valores entre lo que ya existe en el sistema y lo que se ha importado, se muestran en rojo.

• Asignar artículo cliente: Aceptar autoasignación: el artículo del proveedor se ha asignado

automáticamente a un artículo del cliente porque tienen el mismo EAN. Podemos aceptar la autoasignación de ese artículo o podremos asignar un nuevo artículo, ya sea seleccionándolo del listado de artículos o creándolo desde cero.

• Asignar artículo cliente: El artículo del proveedor no está asignado a ningún artículo de cliente. Se puede ver el artículo confirmado, puedes asignar otro artículo o puedes crear uno nuevo. Si asignas otro artículo , se te mostrarán aquellos que tengan familias alineadas por defecto.




Desde Artículo cliente se puede ver el artículo actualmente confirmado, puedes asignar otro artículo o puedes crear uno nuevo. Si asignas otro artículo , se te mostrarán aquellos que tengan familias alineadas por defecto.

Si creamos un nuevo artículo, éste se creará con casi todos los datos iguales a los del artículo del proveedor. Sin embargo, los datos de familia, temporada, escalados y tipo de material del nuevo artículo de cliente se obtiene de los alineamientos entre proveedor y cliente.




Para guardar los cambios y crear el nuevo artículo, debemos pulsar Crear y Asignar.

En cualquier momento, si han ocurrido cambios entre el artículo del proveedor y del clien te, se podrán mostrar mensajes informativos como en la imagen, acerca del alineamiento entre ambos artículos.




• Modificación en Cliente : El sistema ha detectado que el artículo del cliente asignado, no corresponde con el artículo que se generaría automáticamente a partir del artículo del proveedor. En este caso, se muestra un mensaje informativo que te permite ignorar las modificaciones o revisarlas.

o Ignorar modificaciones : el artículo cliente es considerado correcto y se continuará en el siguiente paso.

o Revisar modificaciones : nos muestra la pantalla de edición de artículo y nos permite revisar los cambios.




• Aceptar tarifa: La tarifa indicada en el catálogo difiere a la del sistema y por lo tanto es necesario aceptarla y actualizar en el sistema. Podrás comprobar la variación entre la tarifa en Spairal y la del Lote.




• Confirmar parcialmente: Se utiliza para mostrar la no conformidad con la tarifa del artículo. La línea quedará en estado Confirmada para enviar, pero sin los datos de tarifa.. Para que el alineamiento sea correcto, no es aconsejable utilizar esta opción.

• Ignorar: el usuario puede ignorar la línea del catálogo al no estar de acuerdo con la información indicada en el catálogo. Al ignorar la información, no se actualizara en el sistema. Es suficiente con clicar el botón de forma individual o de forma masiva para que esta línea del catálogo se ignore y cambie de estado.

• Deshacer ignorar: el usuario puede volver a querer tener pendiente de tratar una de las líneas ignorada con anterioridad. Es suficiente con clicar el botón de forma individual o de forma masiva para que esta línea de catálogo vuelva a estado pendiente.

• Recalcular: esta acción sirve al usuario para obtener la última información almacenada en Spairal. En este punto se pueden dar dos opciones:

o La información no ha variado, la línea sigue en el mismo estado/paso. o La información ha variado y Spairal te lleva al paso correspondiente para poder

continuar con el proceso. Es suficiente al estar dentro de alguna de las acciones individuales, clicar en el botón inferior correspondiente.




Spairal también permite la realización de operaciones masivas:

Desde el listado de líneas del Catálogo, podemos seleccionar aquellas líneas que nos interesen y realizar una de las acciones masivas desde el botón. Hay que tener en cuenta que dependiendo en qué estado esté cada una de las líneas es posible que no permita realizar esta acción. En estos casos, se informará correctamente en cada una de las líneas.




5.9.2 PEDIDOS Se accede desde la sección Commerce, seleccionando en el menú de la izquierda en Pedidos >> Enviados/Recibidos. En esta sección se podrán visualizar, aceptar, aceptar parcialmente y rechazar los pedidos enviados o recibidos por la empresa. Se muestra un listado con toda la información disponible sobre los pedidos que haya emitido o recibido la empresa.

En la columna confirmación puede haber tres estados: Aceptación, Rechazo y Sin Generar. Al hacer clic sobre un pedido en estado Aceptación o Rechazo, la herramienta nos mostrará una ficha de un pedido ya generado cuyo estado es el de rechazado o aceptado, según haya indicado la empresa con anterioridad. Sin embargo, si se hace clic sobre un pedido en estado Sin Generar, nos llevará a la ficha de un pedido pendiente de Aceptar, Aceptar Parcialmente o Rechazar.




Podemos distinguir tres zonas: • Ficha : se muestra la información del pedido, como los datos generales propios del pedido, datos

del cliente y del proveedor, y las líneas que forman el pedido. Por último, los botones de aceptar, aceptar parcialmente y rechazar nos permiten aceptar, aceptar parcialmente o rechazar el pedido.

• Trazabilidad : se muestran los mensajes generados relacionados con el pedido. • Estado del mensaje : se muestran las comunicaciones entre el cliente y el proveedor.

Al aceptar, aceptar parcialmente o rechazar el pedido, se mostrará una ventana de confirmación.

La herramienta rellena automáticamente el número de confirmación. Si el usuario lo desea, puede introducir un texto a modo de observaciones. Para finalizar, pulsar sobre Aceptar (o Rechazar en su caso) pedido y se mostrará de nuevo la ficha del pedido con los últimos cambios ya realizados. Si hemos dado al botón Aceptación parcial, se creará un borrador de confirmación de pedido.

5.9.3 CONFIRMACIÓN DE PEDIDO Se accede desde la sección Commerce, seleccionando en el menú de la izquierda en Confirmación de pedido >> Borradores o Enviados/Recibidos. En esta sección se muestran los pedidos aceptados, aceptados parcialmente o rechazados generados en la sección de pedidos. Se muestra un listado con toda la información disponible de los pedidos ya generados por la empresa. En la sección de borradores se mostrará un listado similar con todos aquellos pedidos confirmados, pero no enviados. Es especialmente útil para tener una última visión del pedido antes de enviarlo.




Al pulsar sobre una confirmación de pedido, la herramienta nos mostrará una ficha con toda la información de dicho pedido.

Si el pedido ya tiene un albarán asociado nos aparecerá un botón de Ver albarán, desde el cual la herramienta nos mostrará directamente la ficha del albarán generado correspondiente. Si por el contrario no existe ningún albarán asociado nos mostrará un botón de Generar Albarán desde donde podremos acceder a un borrador del albarán.




5.9.4 ALBARANES Se accede desde la sección Commerce, seleccionando en el menú de la izquierda en Albaranes >> Borradores - Enviados/Recibidos. En esta sección se crean y gestionan los albaranes. Podemos crearlos desde cero, a partir de una plantilla, a partir de los pedidos generados en las secciones anteriores y de los confirmados. Si generamos el albarán desde cero, deberemos rellenar todos los datos que nos requiere la plataforma. Al crearlo desde la plantilla, podremos generar varios albaranes a la vez con los mismos datos. Spairal nos facilita la creación del albarán desde los pedidos, copiando todos los datos originales de éste. De esta forma el usuario solamente tendrá que indicar las ligeras variaciones que haya pactado con la otra parte. Tanto en la sección de borradores como en la de enviados se mostrará un listado con todos los albaranes generados.

Si pulsamos sobre un albarán de la sección de borradores , tendremos la opción de revisar los datos del albarán antes de crearlo definitivamente. La herramienta nos mostrará una ficha donde podemos editar los datos del albarán seleccionado. En primer lugar, en la parte donde se muestra la ficha, podremos editar los valores de los datos generales del albarán:




Para guardar los cambios deberemos pulsar sobre Guardar cabecera. En segundo lugar, la herramienta permite editar las líneas que forman el albarán desde donde se pueden modificar las cantidades, unidades, fecha de caducidad, lote o realizar sustituciones o eliminaciones. Al pulsar sobre el botón sustituir, podremos sustituir la línea seleccionada por otra nueva.

La herramienta mostrará un formulario donde podremos crear la nueva línea.




Al pulsar sobre el botón eliminar, la herramienta eliminará la línea.

Antes de eliminarla, se muestra una caja de texto para anotar el motivo de la eliminación de la línea.

Para finalizar, la herramienta mostrará en la parte de las líneas las modificaciones realizadas. Para confirmar el albarán y enviarlo, deberemos pulsar sobre Guardar y enviar. En caso contrario, pulsaremos sobre Eliminar para eliminar el albarán.




5.9.5 CONFIRMACIÓN DE ALBARÁN Se accede desde la sección Commerce, seleccionando en el menú de la izquierda en Confirmación de albaranes >> Enviados/Recibidos. En esta sección se procede a confirmar los albaranes que la empresa haya recibido. Se muestra un listado con todos los albaranes confirmados, bien porque estén aceptados o rechazados.

Al pulsar sobre cualquiera de ellos, el sistema nos mostrará una ficha con la información del albarán.

En la sección de Líneas, podemos ver los detalles de cada línea. A la derecha, pasando el ratón por encima del símbolo comentario o del símbolo incidencia, se mostrarán los comentarios e incidencias asociadas que deben de ser tratadas.




5.9.6 FACTURAS Se accede desde la sección Commerce, seleccionando en el menú de la izquierda en Facturas >> Borradores - Enviadas/Recibidas. En esta sección se crean y gestionan las facturas. Se pueden crear desde cero o a partir de los albaranes generados y confirmados en las secciones anteriores. Se crean desde cero en el botón Nuevo de Facturas >> Borradores. En el caso que la creemos a partir de un albarán o confirmación de albarán, Spairal nos facilita la creación de la factura copiando todos los datos originales del albarán o confirmación del albarán en su caso. De esta forma el usuario solamente tendrá que indicar las ligeras variaciones que haya pactado con la otra parte. Tanto en la sección de borradores como en la de enviados se mostrará un listado con todas las facturas generadas.

Si pulsamos sobre una factura de la sección de borradores , tendremos la opción de revisar los datos de la factura antes de crearla definitivamente. La herramienta nos mostrará una ficha donde podemos editar los datos de la factura seleccionada. En primer lugar, en la parte donde se muestra la ficha, podremos editar los valores de los datos generales de la factura:




Para guardar los cambios deberemos pulsar sobre Guardar cabecera. En segundo lugar, la herramienta permite editar las líneas que forman la factura desde donde se pueden modificar las cantidades o realizar eliminaciones. La herramienta también permite especificar el IVA de cada una de las líneas. En algunos casos, se podrán añadir artículos no alineados a las líneas de las facturas especificando todos los datos necesarios.

Para finalizar, la herramienta mostrará en la parte de las líneas las modificaciones realizadas. Para confirmar la factura y enviarlo, deberemos pulsar sobre Guardar y enviar. En caso contrario, pulsaremos sobre Eliminar para eliminar la factura.




5.9.7 CHATS Se accede desde la sección Commerce, seleccionando en el menú de la izquierda en Chats >> Chats de Compra – Chats de Venta En esta sección se visualizarán los chats abiertos con la otra parte (cliente/proveedor). Mediante los chats se puede mantener una comunicación fluida con la otra parte. Se muestra un listado con todos los chats abiertos, fecha de última modificación y si hay líneas sin leer.

En el apartado de filtros, situada en la parte superior, podremos configurar los resultados mostrados. Podemos destacar los siguientes filtros:




• Contenido: Este dato indica un fragmento del contenido del mensaje. • Estado: Estado del chat (abierto o cerrado) • Referencia de mensaje: Este dato indica la referencia de alguno de los mensajes que están en el

mismo flujo que el chat

Todos los chats, están vinculados a un flujo de mensajes. Cualquier comentario en el chat escrito en el pedido estará vinculado hasta la factura. Para crear un nuevo chat o acceder a un chat vinculado a un flujo, se accede desde el apartado trazabilidad de cualquier ficha de los mensajes.

Además de intercambiar textos, también se pueden enviar archivos pdf, jpg o png. Para ello, hay que indicar un texto y adjuntar el archivo, clic en Seleccionar archivo:

5.9.8 INCIDENCIAS Se accede desde la sección Commerce, seleccionando en el menú de la izquierda en Incidencias >> Enviadas - Recibidas. La herramienta, genera Incidencias cuando se dan cierto tipo de circunstancias de forma automática. Cuando tengamos Incidencias pendientes de revisar el sistema nos informará de manera inmediata en la barra superior mostrando el símbolo de incidencias con un pequeño círculo rojo con la cantidad de dichas incidencias.




Al colocar el ratón sobre el símbolo de incidencias, aparecerá un listado con todas las incidencias sin revisar. Pulsando sobre cualquiera de ellas accederemos a la página de gestión de incidencias donde podremos revisar y solucionar las mismas. Simultáneamente el sistema le informará vía e-mail de las alertas que la herramienta vaya generando. De esta forma podrá tener un control y conocimiento total sobre todas estas incidencias que la aplicación genera. Por otro lado, podemos acceder al listado completo de incidencias, hayan sido revisadas o no, pulsando sobre la última opción del listado de incidencias, llamada Ver todas las incidencias. Al acceder al listado aparecerán todas las incidencias recibidas:

En el apartado de filtros, situado en la parte superior, podremos configurar los resultados mostrados. Podemos destacar los siguientes filtros:

• Categoría incidencia: este dato indica la categoría a la que pertenece la incidencia generada, más adelante se describen las diferentes categorías en las que se dividen las incidencias.

• Tipo incidencia: este dato indica el tipo de incidencia generada, más adelante se describen los diferentes tipos de incidencias que puede generar el sistema. Tipo mensaje: indica el tipo de mensaje que lleva la incidencia.

• Estado: estado en el que se encuentra la incidencia, que podrá ser generada, pendiente o revisada.

Accediendo al detalle de la incidencia se mostrará una página de tipo ficha con todos los datos asociados a la incidencia.




El sistema controla actualmente las siguientes categorías de incidencias :

• Pedido: forman parte todas aquellas incidencias que tengan que ver con un pedido. • Confirmación de pedido: forman parte todas aquellas incidencias que tengan que ver con la

respuesta a modo de confirmación de un pedido. • Albarán: forman parte todas aquellas incidencias que tengan que ver con un albarán. • Confirmación de albarán: forman parte todas aquellas incidencias que tengan que ver con la

respuesta a modo de confirmación de un albarán. • Factura: forman parte todas aquellas incidencias que tengan que ver con una factura. • Confirmación de factura: forman parte todas aquellas incidencias que tengan que ver con la

respuesta a modo de confirmación de una factura. • Incidencia: forman parte todas las incidencias. • Maestros y alineamientos: forman parte todas las incidencias que tengan que ver con los

alineamientos y los maestros. Además también aparecen las incidencias relacionadas con el catálogo y con la información nutricional.

Además, el sistema controla actualmente los siguientes tipos de incidencias :

• Técnica: la incidencia se genera por un motivo técnico, por ejemplo, al no poderse procesar o leer un mensaje inyectado automáticamente en Spairal.

• Rechazado: la incidencia se genera por haberse rechazado la transacción indicada. Ejemplo, un pedido.

• Difiere del pedido: la incidencia se genera por alguna incongruencia entre los datos de un albarán y su pedido.

• Difiere del albarán: la incidencia se genera por alguna incongruencia entre los datos de un albarán y su confirmación.




5.9.9 LOG DE MENSAJES Se accede desde la sección Commerce, seleccionando en el menú de la izquierda en Log de Mensajes >> Enviados - Recibidos. En esta sección se visualizará el estado de los mensajes transferidos entre el cliente y el proveedor. Si este estado es Procesado OK, el mensaje ha sido procesado correctamente. Si aparece Procesado Error, el mensaje ha dado un error al ser procesado, y necesita que la incidencia generada sea solucionada para pasar a Procesado OK. Se muestra un listado con todos los mensajes intercambiados siendo el usuario el receptor (recibidos) o el emisor (enviados)

En el apartado de filtros, situado en la parte superior, podremos configurar los resultados mostrados. Podemos destacar los siguientes filtros:

• Referencia: Este dato indica la referencia del mensaje que se quiere buscar. • Fichero: Nombre del fichero del mensaje intercambiado • Tipo de mensaje: Este dato indica el tipo del mensaje intercambiado (Pedido, Confirmación de

Pedido, Albarán, Confirmación de Albarán, Factura, Confirmación de Factura, Incidencia, Acuse, Catálogo, Información Nutricional, Petición plataforma externas, Maestro PO, Maestro alineamiento sociedad) Este filtro tiene un selector aparte. En este selector, puedes seleccionar si los ficheros son importados en Spairal o exportados desde Spairal.

• Estado: estado en el que se encuentra el mensaje, que podrá ser Pendiente, Procesado ok o Procesado error.

• Archivado: Este dato indica si el mensaje esta archivado (y no sale en el listado predeterminado) o no.

• Incidencia técnica: Este dato indica si el mensaje tiene alguna incidencia técnica y si está revisada o no.




Las acciones a realizar sobre los mensajes o información que detallan, depende del estado del mensaje:

• Procesado ok : el mensaje ha entrado correctamente en la plataforma. No nos da información adicional y podemos ir al contenido del mensaje haciendo clic en la columna Referencia.

• Procesado error : el mensaje no ha entrado a la plataforma debido a un error. Dicho error se puede visualizar accediendo a la incidencia generada por el mensaje (columna incidencia). Las posibles acciones a realizar con este estado de mensaje son:

o Reprocesar: la plataforma reprocesa el mensaje. El mensaje pasa a estado procesado ok si la causa se ha solucionado, si no, seguirá en procesado error.

o Archivar: mensaje que hemos tratado y no queremos que salga en el listado predeterminado.

• Pendiente : el mensaje está pendiente de reprocesar o de que entre algún mensaje anterior correspondiente al mismo flujo: La posible acción a realizar con este estado es:

o Archivar: mensaje que hemos tratado y no queremos que salga en el listado predeterminado.

Ejemplos de Log de mensajes según los tipos de fichero:

• Petición plataformas externas: En log de mensajes > recibidos, podemos mostrar los mensajes de peticiones de plataformas externas, que contienen un listado de EAN de los artículos de los que recibiremos los datos nutricionales.

• Información nutricional. Como cliente, podemos ver los mensajes que importa Spairal desde AECOC, en Recibidos:

Además, en el mismo listado también podemos ver los ficheros que se exportan a vuestro entorno.




• Catálogo: Podemos ver que los ficheros que recibimos desde Voxel o EDICOM siguen todos el patrón “CatalogoProv_” y pueden ser ficheros de texto plano, o ficheros XML. Esos ficheros son importados por Spairal y al gestionar el catálogo, generan los ficheros “ARTMAS_”, “COND_A_” e “INFREC_”, que se recibirán en el SAP del cliente. Como se ve en el ejemplo, son mensajes recibidos por el cliente que se exportan desde Spairal y llegan al ERP del cliente o que se importan en Spairal desde el proveedor.

• Maestro PO: Se muestran los ficheros de importación de los maestros de Puntos Operacionales. • Maestro alineamiento sociedad: Se muestran los ficheros de maestros del alineamiento de las

sociedades.




ANEXO 1 – GLOSARIO DE TÉRMINOS A continuación, aparece un listado de términos utilizados a lo largo del manual y la propia herramienta con la descripción correspondiente. Albarán : es el documento que acompaña a los materiales durante el transporte e indica todos los materiales que contiene el envío. Alineación de maestros : cuando se establece una relación comercial cliente / proveedor es necesario realizar un acuerdo a varios niveles, por ejemplo de los puntos operacionales que van a intervenir, sociedades involucradas, de los productos se van a intercambiar con sus unidades de medida, precios, … Alineamiento: Correspondencia / Asignación entre los datos del cliente y los del proveedor. Catálogo de productos : listado de productos pertenecientes a una empresa. Certificado externo : se utilizan para validar la firma electrónica de los mensajes recibidos procedentes de un determinado par. Es la clave pública de un certificado que la otra parte nos proporciona para realizar dicha validación. Certificado propio : se utilizan para generar la firma electrónica de los mensajes enviados. Es la clave privada de un certificado necesaria para poder firmar documentos. Confirmación de pedido: es el documento de aceptación o rechazo del pedido que proveedor envía al cliente para indicarle que continúa o no con la transacción. Confirmación de albarán: es el documento de aceptación o rechazo del albarán que cliente envía al proveedor para indicarle lo que realmente ha recibido en sus instalaciones. En algunos casos lo especificado en el albarán diferirá de lo que realmente un cliente recibe. Factura : es el documento que refleja toda la información de una operación de compraventa. Entre otros datos incluye los productos intercambiados, los importes y fecha de vencimiento. Familia de productos : es un grupo de productos relacionados entre sí por alguna característica. Ficha : es la página donde se muestran todos los datos relacionados con un objeto seleccionado por el usuario. Incidencia : se trata de mensajes que nos envía la herramienta automáticamente y que requieren nuestra atención, ya que están causadas por “irregularidades”. Jerarquía de productos : permite categorizar nuestros productos por uno o varios criterios. Par: Conexión especial que Spairal crea en cada relación comercial establecida entre un perfil de compras/cliente y un perfil de ventas/proveedor. Password : se trata de la contraseña de acceso al sistema. Es importante que la recordemos correctamente y no se la dejemos a nadie sin autorización. Pedido : encargo hecho a un proveedor. Punto operacional : lugar físico donde se realiza la salida (almacén proveedor) o entrega de mercancía (planta cliente). También puede hacer referencia a una entidad lógica como una sociedad. Sociedad : empresa en las que se divide un grupo de empresas. Transacción : acuerdo comercial. Transcodificación: Mapeo de los datos del formato utilizado por la empresa contra los datos internos de Spairal. Trazabilidad : serie de procedimientos que permiten seguir el proceso de evolución de una operación en cada una de sus etapas. Usuario administrador : usuario con permisos para realizar tareas propias de administración en la herramienta.

ANEXO 2 – PREGUNTAS FRECUENTES A continuación, se indican preguntas frecuentes que pueden surgir al utilizar la herramienta, con sus respuestas correspondientes: ACCESO A LA HERRAMIENTA: P: Al acceder a la herramienta, después de introduc ir mis datos de acceso me indica que los datos de acceso son incorrectos, ¿Qué está ocurriendo? R: El motivo de dicho error es que o el usuario es incorrecto o la contraseña introducida es incorrecta. Revise que la contraseña es correcta y recuerde que la herramienta diferencia entre mayúsculas y minúsculas, por lo que debe asegurarse de que el botón Bloq. Mayús de su teclado no está activada.




P: Al acceder a la herramienta, después de introduc ir mis datos de acceso me indica que el acceso a mi cuenta ha sido bloqueado, ¿Qué está ocurriendo ? R: El sistema ha bloqueado su cuenta tras varios intentos fallidos de acceso seguidos por motivos de seguridad. Contacte con el servicio de soporte técnico (ir a Ayuda) para que tras su identificación desbloqueen su código. P: No recuerdo la contraseña de acceso, ¿Qué puedo hacer? R: Contacte con el servicio de soporte técnico (ir a Ayuda) para que tras su identificación le comuniquen la contraseña o le proporcionen una nueva. INCIDENCIAS: P: Aparece un pequeño número en la barra superior i ndicando que tengo incidencias sin resolver, ¿Qué debo hacer? R: Al colocar el puntero del ratón sobre el símbolo de incidencias se le mostrará un listado con las incidencias no revisadas, puede seleccionar la incidencia pulsando sobre una incidencia o si lo prefiere puede acceder a través de la opción Incidencias de la sección Commerce. P: He entrado en el listado de notificaciones pendi entes y el mensaje no ha desaparecido, ¿Qué está pasando? R: El mensaje de notificaciones pendientes solo desaparecerá cuando haya revisado individualmente todas y cada una de las notificaciones pendientes. CAMBIO DE CONTRASEÑA: P: ¿Por qué debería cambiar mi contraseña al princi pio? R: Al principio se le ha asignado una contraseña genérica, que es igual para todos los proveedores, debe cambiarla ya que otro proveedor podría acceder a la herramienta de forma involuntaria utilizando sus códigos de acceso. P: ¿Por qué debería cambiar mi contraseña posterior mente? R: Dado que dicha contraseña le identifica en los procesos que hace con Spairal, si cree que alguien no autorizado posee esos datos, debe cambiarlos inmediatamente para evitar problemas de seguridad en dichos procedimientos.

ANEXO 3 – SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN EL MANUAL A continuación, se muestra el significado de la notación utilizada a la hora de escribir este manual:

• Cada capítulo estará precedido de un título del estilo del siguiente: 1. INTRODUCCIÓN: • En cada párrafo, normalmente aparecerán resaltadas en negrita aquellas palabras más

importantes para la comprensión del contenido de dicho párrafo. • Las referencias a opciones de menú de la plataforma Spairal aparecerán subrayadas . Ejemplo:

“Utilice el botón Crear de la parte superior”. • Normalmente, las referencias a botones del menú de la herramienta vendrán acompañadas de

un pequeño dibujo:

• Las direcciones de Internet aparecerán en azul. Ejemplo: https://spairal.com/intranet

plataforma web spairal manual de usuario versión 1

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