PLANTILLA PARA INFORME DE AUDITORIA

Instructor: CESAR RENTERIA

Aprendices: ALEJANDRA HENAO MARYORI CARDONA NATALIA HOYOS VIVIANA CAMPIO CARLOS NUEZ TATIANA SUAREZ

TECNOLOGIA EN CONTABILIDAD Y FINANZAS TCF 84450 CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO SENA REGIONAL QUINDIO ARMENIA - 20111

INDICE

1. Introduccin 2. Perfil del Auditor 2.1. Caractersticas personales 2.2. Caractersticas profesionales 3. Cumplimiento del trabajo 3.1. Planificacin 3.2. programacin 4. Documentos de trabajo 4.1. pruebas sustantivas 4.2. pruebas de cumplimiento 4.3. Tipos de dictamen 5. Alcance del informe 5.1. Objetivos 5.2. Modelo: Plantilla informe para cualquier rea 6. Conclusiones 7. Bibliografa

2

1. INTRODUCCION

La Auditora juega un papel fundamental en el mantenimiento de las empresas, por cuanto implica el control de los recursos de los cuales ella dispone, a su vez la calidad de las Auditoras es uno de los temas ms importantes a perfeccionar en esta rama, pues de esto depende la confiabilidad de los estados de control de nuestras empresas. Desarrollaremos de forma clara, la manera adecuada de realizar un informe de auditora para cualquiera que sea el rea de la empresa a trabajar. Revisaremos de forma minuciosa que se cumplan los requisitos legales y de conformidad para un buen resultado y un informe satisfactorio. A travs de unas pautas sencillas de realizar, el auditor tendr una gua que le permitir definir los pasos mas relevantes a informar dentro del resultado de la auditoria. No olvidemos que de este informe depende un adecuado entendimiento del DICTAMEN final del auditor sobre los hallazgos que se puedan encontrar en cada rea de la empresa.

3

PERFIL DEL AUDITOR El auditor debe tener un adecuado entrenamiento tcnico y capacidad profesional para ejercer la importante labor de auditar una entidad. El auditor debe ser objetivo a la hora de entregar el dictamen, ya que este muestra resultados reales y confiables. Entre las principales caractersticas del auditor, se encuentran las siguientes:

2.1. Caractersticas personales: 1. El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estn habilitadas legalmente para ejercer la Contadura Pblica en Colombia. 2. El Contador Pblico debe tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. 3. En la ejecucin de su examen y en la preparacin de sus informes, debe proceder con diligencia profesional. 2.2. Caractersticas profesionales: Los auditores se encuentran cotidianamente con nuevas tecnologas de avanzada en las entidades, por lo que requieren de la incorporacin sistemtica de herramientas con iguales requerimientos tcnicos, as como de conocimientos cada vez ms profundos de las tcnicas informticas ms extendidas en el control de la gestin. El auditor debe reunir, para el buen desempeo de su profesin, caractersticas como: Slida cultura general Conocimiento tcnico Actualizacin permanente4

Capacidad para trabajar en equipo multidisciplinario Creatividad Independencia mental Objetividad Responsabilidad

Adems de esto, este profesional debe tener una formacin integral y progresiva el auditor debe usar su criterio profesional para saber cul de toda la evidencia que posee es la apropiada para el trabajo que est ejecutando, l debe considerar cualquier elemento o dato que le permita realizar una evaluacin objetiva y expresar un dictamen profesional. CONCLUSIN El auditor tiene la responsabilidad de mantener en completa integridad y objetividad la informacin que se le ha dado de manera confidencial para poder llevar a cabo los requerimientos que se le han asignados y ofrecer una mejor calidad de sus servicios con el fin de que la organizacin donde est desempeando su labor quede conforme. Y obtener evidencia suficiente, confiable y til para lograr de manera eficaz los objetivos de la auditoria. Y tener responsabilidades que estn claramente comprendidas en las estipulaciones generales del cdigo de la tica profesional e inculcar normas generales y tcnicas de su competencia. RECOMENDACIONES -El auditor debe realizar procedimientos diseados a obtener suficiente y apropiada evidencia de auditoria, en que puedan todos los elementos hasta la fecha del informe del auditor que puedan requerir de ajustes o exposiciones en los estados financieros, hayan sido identificados. Ciertos eventos y transacciones que ocurren despus de cada fin de ao, deben ser examinados como parte del trabajo normal de verificacin de auditoria.

5

- Adems debe de llevar a cabo una revisin completamente documentada, de eventos subsecuentes la cual tiene como objetivo de obtener una seguridad razonable, de que todos los eventos importantes han sido identificados y expuestos o registrados en los estados financieros. - La revisin debe ser actualizada a una fecha lo ms cercanamente posible a la fecha del informe de auditora, hablando con la gerencia y realizando pruebas futuras de ser necesario. - Todos los procedimientos de auditoria emprendidos y las conclusiones alcanzadas deben estar completamente documentadas las hojas de trabajo deben incluir notas, detalladas de reuniones, incluyendo quien estaba presente, los asuntos discutidos y el resto de las discusiones.

CUMPLIMIENTO DE TRABAJO

Esta auditoria se realizara inicialmente basndonos en el cronograma de actividades de la empresa, la cual ser sujeta a modificaciones una vez el auditor delegado evalu la situacin actual de la entidad.

Planificacin Esta etapa comprender un preliminar, que facilite un enfoque general de la auditoria; dicha planificacin permitir obtener una programacin completa e integral del trabajo a realizar. La planificacin de la auditoria incluir mtodos que nos permitirn resultados de alta calidad, obtenidos de manera eficiente y econmica. Objetivos Principales de la Planificacin de la Auditora 1. Conocer la estructura organizacional6

2. Familiarizarse con las operaciones 3. Estudiar la reglamentacin aplicable 4. Evaluar los controles internos y riesgos Asociado 5. Identificar las reas u objetivos a Auditarse 6. Seleccionar los programas de auditora que se utilizarn 7. Preparar un plan de trabajo y estimado de tiempo 8. Utilidad del programa de planificacin 9. Asegura cumplimiento del auditor con las normas de auditora 10. Provee guas para la realizacin y distribucin de las tareas 11. Permite al auditor detectar fallas o deficiencias en los controles internos Podemos denominar unas etapas especficas en el momento de realizar la auditoria como: DNDE SE VA A REALIZAR EL TRABAJO? CUNDO O EN QU PERIODO DE TIEMPO SE VA A REALIZAR? EN QU FECHA ES NECESARIO QUE EST TERMINADO EL TRABAJO? CUNDO ESTAR TERMINADO EL INFORME? Los pasos a seguir en el momento de planificar una auditoria 1. 2. Definir el grupo de trabajo Notificar el comienzo de la auditoria

3. Obtener y estudiar la documentacin e informacin sobre el rea a auditar 4. 5. 6. Tener una base de las auditorias anteriores Evaluar los factores internos y externos que afectan al rea Evaluar los controles internos del rea a auditarse Ambiente de Control Interno7

Estructura organizacional Independencia en la funcin de auditora interna Adopcin y divulgacin de normas ticas Preparacin y experiencia de los funcionarios del rea

Evaluacin de Riesgo: Identificar las debilidades y fortalezas de los sistemas establecidos en cuanto a la prevencin y deteccin de errores o irregularidades Presentacin y Comunicacin de Informacin Financiera: Datos o informacin del rea o unidad son registrados y comunicados a tiempo para facilitar la toma de decisiones Actividades de Control: Polticas, procedimientos, tcnicas o prcticas que permiten a la gerencia disminuir los riesgos identificados Monitoreo: Evaluacin y revisin contina de los controles, creacin supervisin adecuada a las evaluaciones peridicas

7. Evaluar los cuestionarios de control interno para familiarizarnos en el reglamento y los procedimientos aplicables al rea. 8. Informar a la gerencia los hallazgos determinados en la planificacin de la auditora. 9. Reunirse con los miembros del equipo de trabajo para informarles sobre el resultado de la planificacin.

8

EVIDENCIAS Para realizar un buen procedimiento vamos a revisar las evidencias que podemos recolectar para sustentar de la mejor manera el informe de auditoria. Entre las clases de evidencia que obtiene el auditor tenemos: a. Evidencia sobre el control interno y el sistema de contabilidad, porque ambos influyen en los saldos de los estados financieros. b. Evidencia fsica c. Evidencia documentaria (originada dentro y fuera de la entidad) d. Libros diarios y mayores (incluye los registros procesados por computadora) e. Anlisis global f. Clculos independientes (computacin o clculo) g. Evidencia circunstancial.

PAPELES DE TRABAJO Son el conjunto de cdulas y documentacin que contienen los datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la descripcin de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas CEDULAS Se usan para examinar los libros y los documentos que muestren las operaciones registradas y adems se debe conservar la constancia del examen que se practic en la empresa

9

Clasificacin de las cedulas EVENTUALES Son cedulas de observaciones o programas de trabajo y tambin asientos de ajuste de cartas para salvaguarda o asuntos pendientes.

Tradicionales Son aquellos cedulas cuya numeracin es estndar y su uso es muy comn Clasificacin de las cedulas tradicionales CEDULAS SUMARIAS Son resmenes de cifras iguales de una cuenta o rea CEDULAS ANALITICAS En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman las cedulas sumarias PROPSITO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Ayudar al auditor a garantizar de forma adecuada que esta auditoria se hizo de acuerdo a las (normas de auditora general mente aceptadas).

10

CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO DE REFERENCIA Contiene la informacin que servir para las auditorias posteriores LEGAJO DE AUDITORIA Son los papeles de trabajo que sustentan el resultado de la auditoria PRUEBAS SUSTANTIVAS Es el procedimiento diseado para probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de errores monetarios que afecten la presentacin de los estados financieros y obtiene las evidencias suficientes que permita al auditor emitir su juicio en las conclusiones acerca de cundo pueden ocurrir perdida materiales durante el proceso de la informacin.

LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS SON: 1. pruebas para identificar errores en el procesamiento 2. prueba para asegurar la calidad de los datos. 3. pruebas para identificar la inconsistencia de datos. 4. prueba para comparar con los datos o contadores fsicos. 5. confirmacin de datos con fuentes externas 6. pruebas para confirmar la adecuada comunicacin. 7. prueba para determinar falta de seguridad. 8. pruebas para determinar problemas de legalidad.

11

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Diseado para verificar si el sistema de control interno del cliente Si Est siendo aplicado de acuerdo como se le describi al auditor y tienen como propsito comprobar los riesgos internos y externos y la efectividad de los sistemas de control -- Tambin estn diseadas para obtener seguridad razonable de que se cumplen los procedimientos establecidos de control contable interno. Y Sirven adems para detectar desviaciones respecto a los procedimientos de control y para decidir si el grado de tales desviaciones son significativas respecto a lo que se espera de que existan controles adecuados.

LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO SE DIVIDEN: La frecuencia Es la frecuencia con que los procedimientos de control interno fueron llevados a efecto. LA CALIDAD Es la calidad con que se ejecuta los procedimientos de control Interno LA PERSONA Es la persona que est ejecutando el procedimiento, la persona responsable de los procedimientos de control interno.

12

MARCAS DE AUDITORIA Las marcas de auditoria son aquellos smbolos convencionales que el auditor adopta y utiliza para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y tcnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoria. Son los smbolos que posteriormente permiten comprender y analizar con mayor facilidad una auditoria.

Objetivos de las marcas de auditoria. 1. Dejar constancia del trabajo realizado. 2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al mximo el espacio de la cdula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisin de varias partidas. 3. Agilizar la supervisin, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado. 4. Identificar y clasificar las tcnicas y procedimientos utilizados en la auditoria.

CLASIFICACIN DE LAS MARCAS DE AUDITORIA. Marcas de auditoria estndar. Las marcas estndar se utilizan para hacer referencia a tcnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditorias y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean. Son de utilizacin y aceptacin general.

13

Marcas de auditoria especficas. Las marcas especficas no de uso comn; en la medida en que se adopten debern integrarse al ndice de marcas correspondiente y sealarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Estas dependen de cada auditoria especfica y segn el usuario. No son las mismas marcas en una empresa que en otra, ni son las mismas en un tipo de auditoria que en otro.

PRESENTACION DEL INFORME El informe de auditora es un documento en el cual se oficializan o se dan a conocer los resultados de la auditoria ejecutada en la empresa u organizacin requerida. Su principal caracterstica es que resume la problemtica plasmada en las observaciones registradas por el auditor . Por ello, como informe ejecutivo describe de manera clara y precisa los principales problemas que enfrentan la Entidad o los programas, rubros o conceptos analizados. En el cuerpo del informe, debe ir plasmado de la siguiente manera:

El ttulo o identificacin Deber identificarse el informe bajo el ttulo de Informe de Auditora Independiente de Cuentas Anuales, para que cualquier lector del mismo pueda distinguirlo de otros informes que puede emitir el auditor resultado de trabajos especiales, revisiones limitadas o informes preparados por personas distintas de los auditores, como pueden ser los informes de la Direccin o de otros rganos internos de la entidad. Por tanto, dicho ttulo slo se aplicar por el auditor a informes basados en exmenes cuya finalidad sea la de expresar una opinin sobre los estados financieros en su conjunto.

14

A quin se dirige y quienes lo encargaron El auditor dirigir su informe a la persona o la entidad del que recibi el encargo de la auditora. Normalmente, el informe del auditor se dirigir a los accionistas o socios. En este caso, cuando el encargo del trabajo ha sido realizado por la Junta General de accionistas y el informe va dirigido a sta (a los accionistas).

El prrafo de alcance Este prrafo, cuyo objeto es describir la amplitud del trabajo de auditora realizado, debe claramente: 1. Identificar los estados financieros auditados. Por tanto, deber incluir el nombre de la entidad, los estados financieros objeto de examen, la fecha del balance y el perodo que cubren los dems estados. 2. Hacer referencia al cumplimiento en el examen de las NAGA, que en este contexto se sobrentiende que son las generalmente aceptadas. El texto normalizado del prrafo de alcance sin salvedades se redactar, de acuerdo con el Boletn N14 del ICAC, en los siguientes trminos. Hemos auditado las cuentas anuales de ABC, S.A. que comprenden el balance de situacin al 31 de diciembre de 20XX, la cuenta de prdidas y ganancias y la memoria correspondientes al ejercicio anual terminado en dicha fecha, cuya formulacin es responsabilidad de los administradores de la Sociedad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinin sobre las citadas cuentas anuales en su conjunto, basada en el trabajo realizado de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas, que requieren el examen, mediante la realizacin de pruebas selectivas, de la evidencia justificativa de las cuentas anuales y la evaluacin de su presentacin, de los principios contables aplicados y de las estimaciones realizadas.

15

3. Si el auditor no mencionara en el prrafo de alcance ninguna limitacin o salvedad, se entender que ha llevado a cabo todos los procedimientos y pruebas de auditora necesarios para expresar su opinin sobre los estados financieros de la entidad. En caso contrario, deber hacer constar que han existido limitaciones al alcance en su examen, lo que se dir de la siguiente forma: excepto por la salvedad mencionada en el prrafo X siguiente, el trabajo se ha realizado de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas. Debemos adelantar que las salvedades en general van referenciadas en el informe por las palabras EXCEPTO POR. Hacemos notar que en este prrafo de alcance nicamente se expresa si no han existido limitaciones al alcance (en cuyo caso no se dice nada, es decir, se utiliza el prrafo normalizado anterior) o si, por el contrario, han existido limitaciones, en cuyo caso se menciona nicamente que han existido, pero no se dice nada de qu tipo de limitaciones ni tampoco qu procedimientos de auditora se han dejado de aplicar con motivo de la limitacin o las limitaciones; tal informacin se redactar en uno o varios prrafos de salvedades. El prrafo legal o comparativo Segn la NTA 3.9.3 redactada segn Resolucin de 1 de diciembre de 1994, del ICAC (BOICAC n. 19), cuando el Informe de Auditora se refiera a las cuentas anuales de un ejercicio, deber incluir un prrafo, despus del prrafo de alcance, que hace mencin al hecho de que las cuentas auditadas son nicamente las del ltimo ejercicio. Cuando solamente se presenten cifras comparativas del ejercicio anterior y no cuentas anuales completas, el auditor deber indicar, en un prrafo intermedio, que su opinin se refiere exclusivamente al ltimo ejercicio. Cuando la entidad hubiera estado sometida a auditora obligatoria en el ejercicio anterior, el auditor deber indicar, adems, si fue l mismo quien efectu dicha auditora. Si la empresa someti a auditora, de forma voluntaria, las cuentas anuales del ejercicio anterior, las indicaciones a dicho informe de auditora voluntaria pueden ser omitidas.

16

En este ltimo caso, el auditor deber requerir de la entidad que identifique como no sometidas a auditora obligatoria las cifras relativas al ejercicio anterior incluidas en las cuentas anuales a efectos comparativos. Cuando la sociedad no haya sometido a auditora las cuentas anuales del ejercicio precedente y no hubiera estado obligado a ello, identificar las cifras comparativas como no auditadas. No obstante, cuando la sociedad hubiera incumplido la obligacin de someterse a auditora en el ejercicio anterior, este hecho deber ser mencionado en el informe de auditora.

5. El prrafo de nfasis Mediante los prrafos de nfasis, el auditor pone de manifiesto aquellos hechos que considera relevantes o de especial importancia, aunque tales hechos no llegan a afectar a la opinin. Por tanto, cuando en un informe de auditora aparece un prrafo de nfasis, el auditor pretende con ello destacar al lector ese hecho en concreto, si bien ello no significa que la opinin de auditora deba recoger salvedad alguna. Algunas razones usuales por las que el auditor suele incluir en su informe de auditora prrafos de nfasis son: Por la necesidad de poner de manifiesto que un porcentaje importante de las operaciones (compras o ventas) se estn realizando con una entidad en concreto. Salvedades puestas de manifiesto en anteriores informes y corregidas en el presente ejercicio; dado que al haber sido corregidas en este ejercicio no tiene aplicacin su inclusin como salvedad en este ejercicio, sin embargo, y dada la importancia que esta circunstancia tuvo en anteriores informes (por ello se incluy como salvedad), se incluyen en el presente como prrafo de nfasis. es motivo de mencin especial en el informe a travs del prrafo de nfasis.

17

No aplicacin excepcional de algn PYNCGA (con lo que el auditor est conforme), debido a que su aplicacin impedira mostrar la imagen fiel. Si el auditor no est conforme con la no aplicacin, dar lugar a salvedad o a una opinin negativa. El prrafo de salvedades Cuando el auditor ha de poner de manifiesto en su informe que existen algunos reparos en relacin con los estados financieros formulados por la sociedad, utiliza el prrafo (o prrafos) de salvedades, en el cual se deben justificar siempre los motivos de sus reparos, cuantificndose el impacto que esta salvedad tiene sobre los estados financieros auditados (siempre que la salvedad sea cuantificable); si el efecto de la salvedad no fuese susceptible de ser estimado o cuantificado razonablemente, slo se mencionarn las causas que provocan tal salvedad. Es usual y resulta lgico que el auditor recoja la salvedad o salvedades suficientemente explicadas y detalladas, ya que se causan, normalmente, por las diferencias de criterios o de interpretacin que ante un mismo hecho o circunstancia, se producen entre los administradores o sus asesores y el propio auditor o firma de auditora. El prrafo de opinin El prrafo de opinin del Informe de Auditora Independiente debe mostrar claramente el juicio final del auditor sobre si las cuentas anuales, consideradas en todos los aspectos significativos, expresan adecuadamente o no la imagen fiel de los siguientes aspectos de la entidad auditada: De la situacin financiera (referencia al pasivo del balance) Del patrimonio (referencia al activo del balance), De los resultados de las operaciones (referencia a la cuenta de prdidas y ganancias) De los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio (referencia al cuadro de financiacin anual).

18

Todo ello dentro de un marco de PCGA . Es decir la opinin se refiere al grado de adecuacin a unos estndares preestablecidos. Asimismo, deber expresar si los PCGA, han sido aplicados uniformemente. En este prrafo tambin se dir si las cuentas anuales contienen la informacin necesaria y suficiente para su interpretacin y comprensin adecuada. La citada informacin debe identificarse con la informacin mnima obligatoria que ordena publicar la normativa especficamente aplicable . Tambin en el prrafo de opinin, el auditor har constar, en su caso, la naturaleza de cualquier salvedad significativa sobre las cuentas anuales. Cuando se diera esta circunstancia, es preciso que se incluya la expresin excepto por. Cuando la salvedad o salvedades fueran muy significativas, el auditor deber denegar su opinin o expresar una opinin desfavorable. Hemos de recordar que la opinin expresada en el prrafo de opinin, lo es sobre las cuentas anuales nicamente, que recordamos son el balance, la cuenta de prdidas y ganancias y la memoria; este ltimo documento incluir obligatoriamente en su formato no abreviado el cuadro de financiacin, y potestativamente la cuenta de prdidas y ganancias analtica y el estado de variaciones de tesorera. Sin embargo, en ocasiones, el informe de gestin tambin debe acompaar al informe de auditora y el auditor tambin debe expresar una opinin sobre el mismo, pero tal opinin se expresa slo sobre determinados aspectos del mismo (la informacin contable que contiene), y se menciona en un prrafo distinto (el prrafo sobre el informe de gestin), que ser analizado ms adelante. El texto normalizado del prrafo de opinin sin salvedades se redactar, de acuerdo con el Boletn n. 14 del ICAC, en los siguientes trminos. En nuestra opinin, las cuentas anuales del ejercicio 20XX adjuntas expresan, en todos los aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio y de la situacin financiera de la Sociedad XYZ, S.A., al 31 de diciembre de 20XX, del resultado de sus operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio anual terminado en19

dicha fecha y contienen la informacin necesaria y suficiente para su interpretacin y comprensin adecuada, de conformidad con principios y normas contables generalmente aceptados que guardan uniformidad con los aplicados en el ejercicio anterior. 5.2.8. El prrafo sobre el informe de gestin El informe de gestin no forma parte integrante de las cuentas anuales de una sociedad. No obstante, para aquellas sociedades sometidas a auditora obligatoria, ha de formularse y depositarse conjuntamente con sus cuentas anuales. Ello significa que, bien por imperativo legal, bien por deseo de la sociedad, en determinadas situaciones el auditor se ve en la obligacin de analizar el contenido del informe de gestin, aunque la responsabilidad del auditor respecto al contenido de dicho informe alcanza nicamente lo concerniente a la informacin contable que pudiera contener dicho informe de gestin y no la informacin no contable que los administradores hayan hecho incluir en el mismo. De acuerdo con el Boletn n.o 14 del ICAC, que modifica ligeramente la redaccin del informe de auditora, el prrafo que se incluir en la opinin del auditor, relativa al informe de gestin, ser la siguiente: El informe de gestin adjunto del ejercicio 20XX, contiene las explicaciones que los administradores consideran oportunas sobre la situacin de la Sociedad, la evolucin de sus negocios y sobre otros asuntos y no forma parte integrante de las cuentas anuales. Hemos verificado que la informacin contable que contiene el citado informe de gestin concuerda con la de las cuentas anuales del ejercicio 20XX. Nuestro trabajo como auditores se limita a la verificacin del informe de gestin con el alcance mencionado en este mismo prrafo y no incluye la revisin de informacin distinta de la obtenida a partir de los registros contables de la Sociedad. Este prrafo recoge una opinin independiente en la que el auditor manifiesta que la informacin contable del informe de gestin s concuerda con la de las cuentas anuales del ejercicio; sin embargo, es posible que la informacin contable de dicho informe sea incorrecta, en cuyo caso entendemos que20

el auditor expresar una opinin que ser similar a la opinin con salvedades sobre las cuentas anuales; una posible redaccin de este tipo de hechos puede ser: Hemos verificado que la informacin contable que contiene el citado informe de gestin concuerda con la de las cuentas anuales del ejercicio 20XX, excepto por (. . . sealar la no concordancia . . . ) 5.2.9. El nombre, direccin y datos registrales del auditor Con independencia del nombre del auditor, el informe debe mostrar, lo que normalmente se hace a modo de membrete, la direccin y la ciudad en que radica el despacho de dicho auditor y su nmero de inscripcin en el ROAC. Si ste nmero no figura en el membrete, habr de consignarse junto con el nombre del auditor. 5.2.10. La fecha del informe El informe del auditor debe expresar una fecha. La fecha del informe deber ser la del ltimo da de trabajo en las oficinas de la entidad, ya que en esta fecha habr completado sus procedimientos de auditora. A este respecto hemos de tener en cuenta que el auditor obligatoriamente ha de considerar el efecto que en los estados financieros y en su informe pueden tener los hechos y transacciones que hayan ocurrido y llegado a su conocimiento antes del momento de entrega del informe a la entidad auditada. Por tanto, si bien el informe de auditora contiene la opinin profesional sobre la razonabilidad de los estados financieros del ejercicio auditado, el auditor en su informe tambin opina sobre la existencia (o inexistencia) de hechos significativos acaecidos desde el cierre del ejercicio a la fecha de entrega del informe. En estos casos especiales en que el auditor obtiene una nueva evidencia entre la fecha de terminacin de los trabajos y la fecha de entrega del informe, si esta evidencia afecta al contenido del informe, podr poner dos fechas distintas, una para el contenido del informe y otra para la evidencia en cuestin.

21

5.2.11. La firma del informe por el auditor El informe debe ir firmado por un auditor inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC). En el caso de informes correspondientes a auditoras realizadas por sociedades de auditora inscritas en dicho Registro, el informe debe indicar: Resultados del trabajo desarrollado

En este se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditora; estos resultados asentados deben corresponder a problemas definidos con precisin como queda plasmado en las cdulas de observaciones, haciendo hincapi en las repercusiones dentro de procesos, actividades o reas auditadas. Adems, los resultados deben proporcionar informacin valiosa para la toma de decisiones por parte de los responsables de la empresa; por ello, el auditor vincular las diferentes inconsistencias para mostrar cmo, repercuten y afectan la planeacin, programacin y ejecucin de los programas y consecuentemente el logro de los objetivos. El objetivo del informe va ms all de evidenciar los errores o deficiencias, tambin destaca aquellos aciertos que fueron identificados. En este sentido, debe hacerse referencia a los elementos de xito que permitieron la consecucin de los objetivos. Conclusin y Recomendacin General.

Como es importante sealar las deficiencias ms significativas, tambin es importante promover acciones que conlleven su solucin; por ello, dentro del informe de auditora se incluir la conclusin y recomendacin general. Debido a que dentro de las cdulas de observaciones quedaron plasmadas recomendaciones especficas concertadas en los ejecutivos responsables de atenderlas, la recomendacin general debe estar22

planteada de tal manera que aporte elementos para la toma de decisiones en la planeacin, programacin, organizacin, ejecucin, control y evaluacin de los programas asignadas al rea auditada. Observaciones se incluyen todas las cdulas de observaciones comentadas y firmadas por los ejecutivos responsables de la empresa , tambin deben estar firmadas por el responsable del rea de auditora como evidencia de la supervisin que realiz y de la formalizacin de su envo al rea auditada. Seguimiento de Recomendaciones La auditora no concluye con la emisin del informe; en ste el auditor plasma una serie de recomendaciones para que se corrija la problemtica detectada. A travs de las auditoras de seguimiento se verifica que con las acciones adoptadas se subsanen las anomalas y se evite su recurrencia. Con el fin de que la instancia de control pueda orientar sus seguimientos se recomienda: a) Comprometer al titular del rea auditada con la atencin de las recomendaciones. b) Promover que el rea auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones.

c) Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicacin de las recomendaciones. d) Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicacin de las recomendaciones, con el objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias.23

MARCO LEGAL La norma como tal de donde surgen todas las bases legales para la elaboracin de la auditoria como de los informes se encuentran en la ley 43 de 1990, (Art. 7 al 13)

IVN BOTERO GMEZ S.A. REA DE CONTROL INTERNO SUCURSAL IBAGU INFORME No. FECHA: OBJETIVO: Mayo 9 al 27 de 2011 Verificar si los procesos y controles existentes en la sucursal Ibagu de Administracin e Inventarios se encuentran en un continuo cumplimiento por parte de la sucursal. ALCANCE: Administracin: Arqueo de caja, arqueo de cheques y tarjetas devueltos, arqueo de cheques posfechados, arqueo de papelera numerada sin consumir, arqueo de papelera numerada en consumo, ventas de contado Abril de 2011, ventas de mercanca de matrcula Abril de 2011, incapacidades, salud ocupacional, inventario de vehculos, seguridad en bodega, almacn y manejo de dineros, sistemas y equipo de24

comunicacin, cuenta personal, asesores por debajo del mnimo, llamadas pendientes por pagar y ambiente general de la Sucursal. Cartera: Servicios tcnicos de clientes y

mercanca en depsito. Inventario: Toma fsica en bodega, planta, verificacin con las bodegas y produccin de mercanca pendiente de despacho, visitas a clientes, mercanca de servicio tcnico y prestada a clientes de inventario, verificacin con logstica de procesos pendientes por cambios de servicio tcnico, valoracin de mercanca. EQUIPO AUDITOR: PAULA ALEJANDRA MORALES HOYOS JULIAN ALBERTO ARTEAGA FLOREZ LUIS FELIPE CASTRILLN LPEZ

25

1. 1.1. 1.1.1

ANALISIS DE LA AUDITORIA ADMINISTRACIN ARQUEO DE CAJA

En cuanto a envos de arqueos de caja segn informacin de Mara Fernanda Echeverri del rea de auditora y cruce con los razoneros de la secretaria, se recibieron los siguientes arqueos entre los meses de Enero y Abril de 2011: en Enero 2, en Febrero 2, Marzo 1 y Abril 1. Se solicit informacin al rea de Auditoria, acerca de situaciones pendientes con la sucursal en lo que respecta a movimientos de caja, para lo cual se recibi intranet No. 28949 del 11 de Mayo de 2011, donde se solicit el envo de la factura del gasto del da de la secretaria, de los almuerzos de la cajera, las dos auxiliares de crditos, la secretaria y de la conserje para un total de $50.000. Segn el intranet enviado por la seora Luz Marina Cruz, auxiliar de auditora , el documento de soporte que se envi fue un recibo de caja menor de los que se manejan en las sucursales y se requiere es de la factura donde se indique la razn social o el sello del establecimiento donde se realiz la compra. Adems, se solicit el reintegro de $10.000 correspondientes al almuerzo de la conserje, finalmente segn intranet No.29008 Audi del 12 de Mayo de 2011, se informa que no se debe hacer dicho reintegro. La factura fue solicitada y enviada al rea de auditora el da 9 de Mayo de 2011, segn razonero 14 340.

26

El arqueo de caja fue realizado el da 9 de Mayo por parte de auditora, se verificaron los recibos uno a uno realizando el respectivo punteo, se evidenci un buen diligenciamiento de los recibos manuales por parte de los cobradores por lo que se puede decir que se mejor con respecto a la anterior auditora donde se observaron falencias. Constantemente la cajera va armando fajos de billetes y los va guardando en la caja fuerte. Se not buen orden de la documentacin, todo lo recibido en el transcurso del da se va guardando en una carpeta para evitar que se traspapelen, adems se evidencia que su puesto de trabajo es ordenado y tiene un buen trato para con nuestros clientes. Se encontr en caja en efectivo la suma $8.006.050 y mientras se realizaba $2.649.000 para un total de $10.655.050, los cuales se enviaron a consignar segn comprobantes 141634393 y 141634394 de Bancolombia respectivamente. Se indag a la cajera del por qu se haba dejado acumular tanto efectivo, a lo que respondi que no haba alcanzado a consignar en horas de la maana, ya que le recibi a los cobradores que haban estado en las zonas rurales el fin de semana mucho efectivo y deba grabar en el sistema los recibos, lo que le demor mucho tiempo, adems se tuvo mucho recaudo tambin por parte de los clientes que se acercaban a cancelar en la caja de la sucursal. En el momento previo al arqueo, se evidenci que la cajera tena el dinero guardado en la caja fuerte organizado por fajos listos para enviar a consignar.

27

La persona encargada de recibir el dinero mientras se realizaba el arqueo fue el jefe de cartera Julin Mauricio Herrera a quien se le hizo el respectivo cuadre al finalizar el arqueo de caja sin encontrar novedad. En cuanto a pagos de nminas, se indag a la cajera cmo lo realizan, a lo que respondi que lo primero es verificar que est bien causada, luego que se cuente con el efectivo necesario para realizar los pagos y generar el respectivo comprobante. En el momento del arqueo, se encontraron en la caja fuerte $550.000 correspondientes a pago de gratificacin del director de grupo Carmelo Bonilla, segn indic la cajera el da sbado 7 de Mayo, se gener el total del comprobante, pero el asesor no regres a la sucursal por lo que se le guard el dinero. A la cajera se le hizo la observacin de que no se debe dejar dinero guardado, para ste tipo de situaciones en que no se encuentre el total del personal para pagar, se deben hacer pagos parciales y generar los comprobantes que sean necesarios pero siempre teniendo en cuenta que los funcionarios a quienes se les vaya a cancelar, se encuentren en la sucursal y firmen el documento de soporte de pago. La cajera manifest no conocer sta disposicin, por lo que se le reenvi intranet No.7716 donde se da la instruccin por parte del rea de Contabilidad; se verific y en la fecha en que se envi sta informacin el 27 de Mayo de 2009 y la cajera no laboraba en la empresa. La funcionaria, es cajera desde el 16 de Enero de 2011. Se reenva intranet No.2392 Cont de Mayo 27 de 2011 quedando enterada del proceso de pagos parciales.

28

El da 24 de Mayo de 2011 se realiz un nuevo arqueo de caja por parte del gerente de la sucursal, el seor Orlando Martnez, donde se evidenci un buen proceso por parte de l. Se hizo corte de talonarios tanto de caja como de jefe de cartera, el Seor Humberto Abada quien fue la persona encargada de recibir mientras se realizaba el arqueo. Se solicit a la cajera grabar lo que tuviera pendiente e imprimir el listado del movimiento; en el momento del arqueo, se tenan 3 provisionales, todos con el visto bueno del gerente, correspondientes a: Refrigerios por reunin general por $55.000 del da 20 de Mayo de 2011 Compra de guantes para conductor, almacenista y auxiliar de bodega por $21.000 del 24 de Mayo de 2011 Compra de lmparas para vehculos por $24.000 del 24 de Mayo de 2011 Se realiz el respectivo punteo de recibos y movimiento y

posteriormente el conteo del dinero, donde se encontraron $2.522.700. Se diligenci el formato de caja recomendado por el rea de auditora, dejando aclaradas algunas dudas que se presentaban con dicho formato. Se encontr un sobrante de $28. Posteriormente, se recibi lo recaudado por el jefe de cartera, el Seor Humberto Abada que fueron $1.779.300, donde sobraron $700 que correspondan al jefe de cartera a quien no se le entreg base mientras el arqueo. El dinero se envi a consignar segn comprobante # 137860575 del 24 de Mayo de 2011.29

1.1.2

ARQUEO DE CHEQUES O TARJETAS DEVUELTOS

Se realiz corte a la chequera existente en la sucursal la cual corresponde a Bancolombia con consecutivo JE789201 al JE789300, el ltimo cheque que se diligenci fue el de consecutivo # JE789217 por concepto de liquidacin del conductor Yesid Caizales por valor de $809.785 del 29 de Abril de 2011. Por otra parte, se solicit la respectiva informacin al rea de Financiera en Direccin General y segn intranet No. 16190 Fina del 12 de Mayo, la sucursal Ibagu no tiene nada pendiente. ARQUEO DE CHEQUES POSFECHADOS

1.1.3

Se evidenci el talonario de cheques posfechados en estricto orden consecutivo y ya utilizado el consecutivo No.12001, donde se recibieron 2 cheques posfechados del banco de Occidente del seor Alvaro Hernando Torres para ser pagados as: Cheque No.379068: Por valor de $1.347.200, para ser consignado el 3 de Marzo de 2011, el cual se cruz con recibo de caja # 1400069406 del mismo da. Cheque No.379069: Por valor de $1.347.200, para ser consignado el 3 de Abril de 2011, el cual se cruz con recibo de caja # 1400071762 del 4 Abril de 2011.

30

Con informacin suministrada por el rea de Financiera, no se present novedad con los cheques. ARQUEO DE PAPELERA NUMERADA SIN CONSUMIR

1.1.4

Se solicit el libro kardex a la secretara de la sucursal para verificar que los pedidos realizados a Direccin General se encontraran asentados en el libro radicador. La papelera numerada sin consumir encontrada fue la siguiente: 18 talonarios de recibos de caja manuales 3 talonarios de contratos de depsito 1 caja de recibos de caja sistematizados 6 garantas extendidas de Samsung NOTA: Se solicit informacin al seor Rodrigo Lesmes sobre el uso que debe drsele a las garantas extendidas Samsung, quien indic segn conversacin telefnica y tambin en intranet No.45355 Logi del 25 de Mayo de 2011, que el proveedor ya no autoriz ms ste servicio, por lo que deben destrurse las existentes en la sucursal, lo cual se hizo el da 25 de Mayo de 2011 en presencia de auditora. Con respecto a la anterior auditora, donde se recomend a la secretaria relacionar el nmero del pedido, se observ que se acat la sugerencia. Como nica novedad, no se evidenci la copia del ltimo pedido que se hizo al rea de logstica aunque estaba asentado, segn informa la31

secretaria, cuando firm el recibido, envi las dos copias a Armenia por lo que no se encontr archivado el pedido realizado en el mes de Abril de 2011. Se solicit al seor Orlando Gonzlez de logstica que por favor enviara nuevamente la copia para ser archivada. La papelera sin consumir, se encontr bien custodiada por las

funcionarias responsables, la cajera quien guarda los recibos de caja sistematizados y la secretaria el resto de papelera. TARJETAS DE RECAUDO EMPRESARIAL Con informacin suministrada por la cajera, no se estn utilizando por parte de los cobradores ya que la cuenta del convenio no tiene mucho movimiento. Se solicit informacin a Mara Elena Bocanegra quien indic segn intranet No.16190 Fina del 12 de Mayo de 2011, que si no se les est dando el uso debido a las tarjetas, que se recogieran y se dejaran tres en la sucursal. Se envan a Direccin General las siguientes tarjetas: 1401 1402 1403 1404 1405 1407 1408

32

La tarjeta # 1406 es la asignada a la cajera y se deja ya que sta si es utilizada al momento de consignar en la cuenta del convenio y las tarjetas # 1409 y 1410 tambin se dejan en la sucursal. TARJETAS CLIENTE PREFERENCIAL Segn instruccin dada por Direccin General, donde se debe manejar un archivo por orden alfabtico (por apellido) todas las tarjetas de cliente preferencial existentes en la sucursal, se le solicit a la cajera que realizara el respectivo inventario y la base de datos con nombre completo, nmero de cdula y el nmero de la tarjeta, lo cual fue realizado y entregado el da 23 de Mayo de 2011. En total se encontraron en fsico 678 tarjetas, las cuales se contaron y se compararon los datos relacionados en la base de datos entregada por la cajera. Se dejan debidamente organizadas por rdenes alfabticos y guardados en uno de los cajones del escritorio de la secretaria que se encontraba desocupado, donde el espacio es el apropiado para el total de las tarjetas. Tambin se deja impresa la base de datos para que en el momento de la entrega de alguna tarjeta se haga firmar el recibido por parte del cliente. ARQUEO DE PAPELERA NUMERADA EN CONSUMO

1.1.5

Se est registrando la fecha, el nombre y la firma de quien recibe. Con la papelera numerada en consumo (talonarios de caja), se verific con cada uno de los cobradores los talonarios que tenan en su poder para33

hacer el cruce y verificar que la persona asignada en el libro radicado de papelera fuera la misma que estaba consumiendo el talonario; los talonarios se encontraban con los recibos completos y en estricto orden consecutivo. Como novedad, se encontr el talonario No.24312 con consecutivo 8181351 8181400 asignado en el sistema al jefe de cartera Julian Mauricio Herrera pero en consumo del cobrador Gustavo Carmona quien no se encontraba activo, pero a quien finalmente se le asign el talonario. VENTAS DE CONTADO

1.1.6

El da 13 de Mayo de 2011 se gener radicado de ventas contado, se identific un contado del mes de Abril, el cual se defini el da 13 de Mayo segn reintegro # 1438212 de una mesa de noche Esperanza de matrcula; se encontraron 3 ventas del mes de Mayo que an no haban sido definidas. Ninguna de las 3 ventas superaban en cuanta los dos salarios mnimos, sin embargo se realiz seguimiento a los clientes y a los dineros depositados sin encontrar novedad. lvaro Gonzlez con c.c 14.222.135: Con OE 1480693 del 6 de Mayo de 2011 y definida el 16 de Mayo segn VC 1490352833. La venta se realiz al seor que en el momento se encuentra reemplazando al conductor de la sucursal quien compr un TV LG LCD 32LH20R HD de34

matrcula por valor de $550.000. Gustavo Aldolfo Quimbayo con c.c 1.110.507.104: Con OE 1480782 del 9 de Mayo de 2011 y definida el 17 de Mayo segn VC 1490352835. El da 16 de Mayo, se habl telefnicamente con el cliente quien a la fecha haba depositado $290.000. La compra fue de una poltrona Terranova, una mesa dans y un comedor deko de 4 puestos, todo de matrcula. Luis Eber Villalba con c.c 93.370.183: Es asesor de la sucursal a quien se le carg un vino Baron Rothberg de un reintegro de un sonido Sony que traa como obsequio el vino y el cliente no lo devolvi. El da 18 de Mayo de 2011, se gener nuevamente radicador de contados, encontrando las siguientes 4 rdenes vivas: Jorge Luis Palma Bonilla con c.c 1.110.470.451: Es el almacenista de la sucursal a quien se le carg un colchn Family de 1.40x1.90 y un dvd Samsung de matrcula por faltantes segn toma fsica de auditora, la orden de entrega es la 1481026 del 17 de Mayo de 2011 y se defini el da 25 de Mayo de 2011 segn VC 1490352857. Leonardo Surez Manchola con c.c 6.019.322: Se trata de un cambio por servicio tcnico, ya que cliente interpuso un derecho de peticin, pues haba comprado un televisor LG 21fuUltra Slim y un dvd LG451 en Enero del 2009, pero el televisor le present 335

servicios tcnicos por lo que el cliente no acept nuevamente el artculo. En intranet No.7733 Gere del 29 de Abril de 2011, el asesor jurdico de la empresa Leonardo Gmez, enva documento donde se autoriza cambio de mercanca al cliente, dejando claro que si el artculo que escoja es de mayor valor, debe cancelar el excente. El cliente eligi una nevera IBG 341 gris, teniendo que dar como excedente $141.000, los cuales ingresaron a caja el da 17 de Mayo de 2011. Aldemir Giovani Patio Durn con c.c 5.827.673: Cliente compr una lavadora LG WF-T7011TP 18L Blanca, con OE 1481050 del 18 de Mayo de 2011 y definida segn VC 1490352845 del 19 de Mayo de 2011. Cliente cancel $633.000 por la lavadora. La cuarta orden viva, se trata del vino que fue cargado al asesor Luis Eber Villalba, ya mencionada anteriormente. De las 79 ventas contado, realizadas en el mes de Abril, se evidenci en la preauditora, que 2 de stas ventas pasaron de arrastre, de decir con OE del mes de Marzo (1490352743 1490352782). En cuanto a los descuentos y marginalidades negativas, segn seguimiento realizado a los artculos de electrnica, se evidencia que fueron de matrcula, que debido a su deterioro fueron vendidos con mayores descuentos. Se not tambin, que algunas de las rdenes no tenan en el campo de observaciones la informacin del por qu de los descuentos, la persona que lo autoriza y/o el estado de la mercanca.36

En cuestionario realizado al gerente, informa que en pocas ocasiones autoriza contados fraccionados y de realizarse solo se anexa pagar, no se hace inspeccin ocular. Se hace recomendacin de que en este tipo de contados, adems del pagar, tambin se verifique posesin y ubicacin de la mercanca por medio de la visita del cobrador. VENTAS MERCANCA DE MATRCULA

1.1.7

Se revisaron las ventas de matrcula que se generaron en el mes de Abril 2011 que en total fueron 24, donde se puede observar que el paso de la mercanca a matrcula se gener por la devolucin. Se verific con los listados de valoracin que el gerente ha enviado al rea de auditora y los existentes en la sucursal, para comparar el precio valorado con el de la venta. Tambin se destaca, que las 24 ventas fueron de contado. Se realiz selectiva de clientes para confirmar informacin, de los cuales se llamaron a 7 sin encontrar novedad en cuanto a dineros cancelados por la mercanca. Se indag y los clientes tenan conocimiento de que la mercanca ya haba tenido uso. Al realizar el cuestionario al gerente sobre el manejo de ventas matricula, manifest que constantemente se estn realizando actividades de promocin y de remates para salir de la mercanca de matrcula. Tambin se est valorando la mercanca ya sea de manera mensual o cada vez que va llegando y se enva el listado de valoracin37

al rea de auditora. VENTAS A FUNCIONARIOS

1.1.8

Se efectu revisin de ventas a funcionarios en el periodo de Octubre a Marzo de 2011, encontrando un total de 9 ventas, donde se evidenci lo siguiente: 7 de las ventas se dieron gerencia gerencia 1 de las ventas no se di gerencia gerencia (correspondiente a la anterior gerencia), aunque se gener comisin de $1.293, se trat de 3 colchones de matrcula que se encontraban en muy mal estado y estaban valorados en $50.000, precio en que se vendieron. Se realiz una venta a la seora Elena Constanza Bonilla en el mes de Septiembre de 2010, quien ingres como asesora en la sucursal el da 20 de Abril de 2011. En el momento de la revisin de las ventas a funcionarios, se encontr que la asesora, tena vencidas 3 cuotas (Marzo, Abril y Mayo). Se le indag al gerente de la sucursal quien no tena conocimiento del caso y al jefe de cartera encargado el seor Unverto Abada. Se cit a la asesora el da 19 de Mayo quien adquiri compromiso de pago para el 20 de Mayo del total del atraso $161.000. El da 23 de Mayo, se verific nuevamente la cuenta encontrando que solo se cancel una cuota por $54.600. Se debe gestionar con la asesora el pago del atraso y mantener la cuenta al da, pues se trata de una funcionaria activa.

38

1.1.9

INCAPACIDADES

En el perodo comprendido entre los meses de Enero y Abril de 2011 presentaron incapacidades incapacidades siendo Sigifredo el 6 funcionarios con (3). Gutirrez representadas mayor El total en de 8 de las incapacidades, funcionario nmero

Vidal

incapacidades, corresponden a enfermedad general. El caso del seor Sigifredo Vidal, segn intranet No. 7914 Gere del 20 de Mayo de 2011, en el momento se encuentra en proceso jurdico para que se le reconozca la pensin por invalidez a la que tiene derecho segn dictamen mdico laboral del 9 de Agosto de 2010 la cual el Fondo de Pensiones del ISS, no ha querido reconocer, motivo por el cual se interpuso accin de tutela con la colaboracin del asesor jurdico de la empresa Leonardo Gmez, la cual fall a favor del seor Vidal pero el ISS no ha cumplido, por lo que se present incidente de desacato el cual se encuentra en trmite. La empresa le cancel hasta el mes de Marzo de 2011 las incapacidades que present. En cuanto a reconocimiento por parte de EPS y ARP, con la informacin suministrada por la secretaria y por Juliana Fino del rea de talento humano, a la fecha del corte que se revis (Enero Abril), no se tienen pendientes pagos por parte de las entidades.

39

Se realiz la respectiva conciliacin con la informacin manejada en Talento Humano y se verific que en la sucursal tienen archivadas las copias de las incapacidades tanto las formuladas (entre 1 y 3 das) y las trascritas (mayores a 3 das). 1.1.10 SALUD OCUPACIONAL

En intranet No. 551408 Tale del 12 de Mayo de 2011 enviado por Oscar Eduardo Snchez del rea de talento humano, se solicit informacin de situaciones pendientes de la sucursal Ibagu en cuanto al programa de Salud Ocupacional, quien inform que desde el mes de Agosto de 2010 no se ha recibido documentos de revisin de vehculos, actas de reunin del Copaso ni registro de inspeccin de botiquines y extintores, adems de las revisiones de las motos del personal de cartera. Se solicit informacin a la secretaria de la sucursal donde se verific lo siguiente: La ltima renovacin del Copaso se realiz el 23 de Noviembre de 2009 y an est vigente la inscripcin, se evidenci que el transcurso del ao 2010 se realizaron dos (2) reuniones con su respectiva acta, las cuales tienen fecha de Abril 3 de 2010 y de Julio 14 de 2010. El da 21 de Mayo de 2011, el COPASO se reuni y la copia del acta fue enviada el da 24 de Mayo al rea de talento humano por correo certificado. Con lo anterior se evidencia que hace 10 meses no se reuna el comit paritario de salud, por lo que40

se hace nfasis que el no tener continuidad en las reuniones del COPASO puede causar sanciones en caso de alguna visita por parte del Ministerio de la Proteccin Social, por lo que las reuniones deben realizarse como mnimo, cada dos meses. Con respecto a las capacitaciones de la ARP, ste ao no se han tenido, la ltima que se realiz segn inform la secretaria fue a final de ao por parte de Sura pero no se dej registro de asistencia, el tema tratado fue sobre manejo del estrs. Como evidencia de capacitaciones, la ltima que se evidenci fue del 22 de Junio de 2010, el tema tratado fue el de manejo de cargas, higiene postural y pausas activas, a dicha capacitacin asistieron 21 funcionarios de la sucursal Ibagu. Se deja como compromiso la gestin por parte de la secretaria una nueva capacitacin con la ARP Sura. Se realiz inventario del botiqun de la sucursal y de la bodega encontrando algunos faltantes, los cuales fueron repuestos el da 24 de Mayo de 2011. En cuanto a los elementos de seguridad se encontr que al personal que requiere de ste tipo de elementos, se les ha entregado de manera peridica y se ha dejado constancia, la ltima entrega tiene fecha del 24 de Noviembre de 2010, sin embargo en la auditora, se evidenci que los guantes del41

almacenista, el auxiliar de bodega y el conductor ya se encontraban desgastados, por lo que se sugiri reposicin, la cual se realiz el da 24 de Mayo de 2011 mediante acta de entrega. En cuanto al reporte de accidentes se verific que se lleva un adecuado archivo, se tiene una carpeta aparte donde se recopila la informacin y la documentacin de los accidentes de trabajo. El ltimo accidente de trabajo que se present en la sucursal Ibagu fue de la asesora de planta Mara del Rosario Delgado Robayo el da 31 de Julio de 2010. La secretaria conoce el proceso, en primera instancia se reporta el accidente a la lnea 018000 y se realiza el informe para ser enviado a salud ocupacional en direccin general y ser archivado posteriormente. Con respecto a los extintores de la sucursal se encontraron dos: un Solkaflam 123 (blanco) de 10 libras, el cual se encuentra vigente, con fecha de vencimiento de Abril de 2012 el cual cuenta con su respectiva sealizacin y se encuentra ubicado en el segundo piso de la sucursal por el pasillo de las oficinas del personal administrativo (cerca a la oficina del gerente y de la secretaria). El otro extintor que se evidenci es un Multipropsito (amarillo) de 20 libras, el cual se encuentra vigente con fecha de vencimiento de Abril de 2012 el cual cuenta con su respectiva sealizacin, se42

encuentra ubicado en el primer piso de la sucursal cerca a los puestos de trabajo de los asesores de planta a la entrada de la bodega de madera de matrcula. En la bodega, tambin se realiz la inspeccin de extintores donde hay 3, uno de agua y 2 multipropsito, los 3 se encuentran vigentes con vencimiento para el mes de Abril de 2012, haban 2 extintores sin ubicacin, que segn indic el almacenista tuvo que bajarlos porque se obstrua su visibilidad por la forma en como estaba organizada la mercanca, sin embargo con la colaboracin de los supervisores de inventarios, se ubicaron nuevamente. Se observa que se tienen dos copias del reglamento interno de trabajo est ubicado en la zona de los visibles. En la anterior auditora no se tena el plan de emergencia actualizado, el cual ya se evidenci en la actual auditora 1.1.11 VEHICULOS cobradores y el pasillo de las oficinas del personal administrativo, ambos son

Se realiz inventario el da 17 de Mayo de 2011 a los cuatro (4) vehculos con los que cuenta la sucursal de Ibagu a la fecha, a continuacin novedades:43

se

relacionan

los

vehculos

con

sus

respectivas

Camin Chevrolet NKR GQR 198 Modelo 2005: A la fecha se encuentra como responsable el seor lvaro Gonzlez Soto con licencia de conduccin # 73001000 77284190, ya que el conductor asignado, el seor Yesid Canizalez se encuentra en perodo de vacaciones. El ltimo inventario realizado por auditoria y/o rodamientos es del 24 de Agosto de 2010; en el actual inventario se encontr lo siguiente: La lmina presenta algunos rayones normales por el uso del vehculo, se evidencia un golpe en el lado izquierdo adelante, el cual persiste desde los dos ltimos inventarios. La carpa tiene desgaste normal por el uso, con algunos rotos; tiene completas las correas. Las varillas, aunque estn completas, algunas estn torcidas. La tapicera se encuentra desgastada con algunos rotos, con respecto al anterior inventario, se encontr la misma novedad. El retrovisor izquierdo, se encuentra sin la tapa protectora trasera. Falta el estribo del lado del pasajero, persiste desde la anterior auditora. Con respecto al anterior inventario, las llantas traseras del lado derecho se encontraban en muy mal estado, en el actual inventario se encontraron todas las llantas en buen estado. La herramienta que se evidenci es propiedad del conductor, novedad que tambin se encontr en el anterior inventario, 4 llaves mixtas (17, 14, 12,10) y un destornillador. Con respecto al ltimo inventario realizado, se evidenciaron 1944

cobijas de las cuales 14 estaban nuevas, en el actual inventario solo se encontraron 5, donde 3 estn en buen estado y las otras 2 desgastadas. Se pudo verificar que el resto de cobijas se guardan en la bodega con el fin de que se pierdan, los supervisores de inventario hicieron el conteo encontrando 9 cobijas en la bodega. El extintor se vence en Mayo de 2011, el cual se envi a recargar el da 20 de Mayo de 2011. Con respecto al botiqun se evidenciaron algunos faltantes, que fueron repuestos el da 24 de Mayo de 2011, mediante acta de entrega. El kilometraje del vehculo al da 16 de Mayo era de 226.113, el ltimo cambio de aceite se le realiz a los 222.525 Kms. Segn inform el conductor encargado, est pendiente por cambio la segunda hoja de resorte, la cual en este momento se encuentra partida. Adems, el vehculo viene presentando una falla por momentos cuando se calienta y molesta al tratar de volver a ser encendido. Camioneta Jiang Change Mini Pick GLX 156 Modelo 2005: El vehculo se encuentra bajo la responsabilidad del supervisor de cartera, el seor Jos Alfredo Reyes Nio con licencia de conduccin # 47288000 6911052 0. En la anterior auditora no se le realiz inventario a ste vehculo, ya que se encontraba en el taller en reparacin del motor, lo que tard dos semanas por demora en los repuestos. En la actual auditora, se evidenci lo siguiente:45

La pintura se observa desgastada por el uso normal del vehculo, las calcomanas presentan mucho deterioro, se ven descoloridas. En la lmina, se evidencian pequeos hundidos, en la parte trasera a ambos lados donde est la placa, se evidencian tambin golpes. La carpa presenta desgaste normal, con algunos rotos; tiene todas las correas. La carrocera aunque est completa, por el uso normal, presenta deterioro en la pintura. Est pendiente de ponrsele a la puerta de la carrocera un refuerzo, la cual no tiene chapas para poderse cerrar ni asegurarse con candados, se amarra con una cuerda. El gerente indic que para el prximo mes se hace sta adecuacin al vehculo. La tapicera en la parte delantera se encuentra en buen estado, la trasera presenta desgaste con algunos rotos. En cuanto a las luces, en la parte delantera, la direccional derecha tiene la tapa partida y en la parte trasera, la reversa del lado izquierdo tambin tiene la tapa partida. El gerente inform que stas tapas protectoras no se consiguen, ya se haba gestionado el cambio de las mismas. Con base al ltimo inventario que realiz auditora el 30 de Septiembre de 2009, el tanque de la gasolina no tena tapa, ahora se evidenci con tapa y chapa de proteccin. No tiene chapas exteriores, novedad tambin encontrada en el ao 2009 por auditora, internamente las tiene todas. De igual manera,46

en el 2009 no tena manijas (elevavidrios) las cuales se evidenciaron en sta auditora, aunque la del lado derecho trasera est partida. El cinturn de seguridad del copiloto no tena el broche protector para asegurar, el cual se adecu durante la auditora. Con la herramienta, en el 2009 se contaba con un atornillador y un alicate de propiedad del anterior supervisor de cartera, en la actual auditora se encontr una llave (9/16) y dos atornilladores de estra tambin de propiedad del actual supervisor de cartera. El extintor se encuentra vigente, con fecha de vencimiento en Noviembre de 2011. Con respecto al botiqun se evidenciaron algunos faltantes, los cuales se entregaron mediante acta el da 25 de Mayo de 2011. El kilometraje del vehculo al momento del inventario era de 91.777, el ltimo cambio de aceite se le realiz a los 91.450 Kms. Microbs Chevrolet Sper Carry GQQ 803 Modelo 2006: El vehculo se encuentra asignado a los 3 directores de grupo, todos con licencia de conduccin al da. El ltimo inventario realizado por auditoria y/o rodamientos es del 24 de Agosto de 2010; en el actual inventario se encontr lo siguiente: La pintura presenta deterioro por el uso normal del vehculo. En la lmina, se evidenci un golpe por la puerta del lado derecho, el cual persiste desde la anterior auditora. El extintor se vence en Mayo de 2011 el cual fue enviado a47

recargar el da 24 de Mayo de 2011. Los cinturones de seguridad delanteros estn en perfecto estado, los traseros no tienen los broches protectores para asegurar. En la anterior auditora se encontraban buenos. No se tenan cobijas en la ltima auditora, en la actual se evidenci una en regular estado la cual pertenece al camin. Con respecto al botiqun se evidenciaron algunos faltantes, los cuales se entregaron mediante acta el da 25 de Mayo de 2011. El kilometraje del vehculo al momento del inventario era de 99.443 y el ltimo cambio de aceite se le realiz a los 95.052 Kms. NOTA: El vehculo se encontraba sucio por dentro, con cartones en la parte trasera y la cobija enrollada. Es importante tener los vehculos de la empresa con buen orden y limpios, ya que son parte de la imagen que se da a los clientes. Camioneta doble cabina Zhong Xing Admiral GXP 019 Modelo 2008: Tambin se encuentran como responsables los 3 directores de grupo. ste vehculo lleg de la sucursal de Zipaquir el da 17 de Abril de 2011, ya que la camioneta con placas GXN 754 se declar en prdida total por un accidente. Se tiene como base, las fotos tomadas por el gerente de la sucursal Ibagu donde se evidenci que el vehculo lleg en muy regular estado. En el actual inventario, se observaron varias adecuaciones que se le hicieron mejorando su estado; en general se evidencia lo siguiente:48

La pintura presenta desgaste por el uso normal, con algunos rayones. La carpa tambin se ve desgastada con algunos rotos. Solo tiene una de las cornetas del equipo de perifoneo, la cual se encuentra arrugada y no sirve. Solo tiene manija (elevavidrios) el lado del conductor pero funciona con dificultad para subir y bajar el vidrio. Las otras 3 ventanas no tienen las manijas. La chapa trasera izquierda est daada. La puerta trasera no tiene candado, el cual se repuso durante la auditora. La etiqueta del extintor estaba en mal estado, no se evidenciaba la fecha de recarga y de vencimiento. Por sta razn se envi a recargar el da 24 de Mayo de 2011. Con respecto al botiqun se evidenciaron algunos faltantes, los cuales se entregaron mediante acta el da 25 de Mayo de 2011. El kilometraje del vehculo al momento del inventario era de 135.770. Se solicit informacin a Oscar Valencia de rodamientos para que indicara la ltima vez que se le realiz cambio de aceite al vehculo y fue el 1 de Abril de 2011 cuando an se encontraba en Zipaquir, por lo que el gerente indic que se realizara finalizando mes. El parqueadero est ubicado aproximadamente a cuatro cuadras de la sucursal, por cada vehculo se lleva un formato de control donde se49

registra la fecha, el nombre completo de quien saca el vehculo, hora de salida y de entrada y firma del responsable; all mismo deben dejar las llaves. Por cada carro pequeo se paga mensualmente de $70.000 y por el camin $90.000 por servicio de parqueadero. En cuanto al alquiler de vehculos, el gerente manifiesta que se utiliza muy poco, es de manera espordica, se da cuando todos los carros de la sucursal se encuentran ocupados, el valor que se paga es de $9.000 por entrega urbana. ste tipo de gastos siempre van con el visto bueno del seor gerente de la sucursal. En el perodo comprendido entre los meses de Noviembre y Abril de 2011 se evidenci lo siguiente: Se resalta que en el mes de Abril el gasto en alquiler fue ms alto, por el accidente que sufri el vehculo GXN 754 y an no haba llegado el carro procedente de Zipaquir. En cuanto a controles que maneja el gerente para los vehculos, se evidenci un cuaderno donde se lleva el registro del kilometraje y gastos de combustible por cada vehculo (cabe destacar que a los 4 vehculos les funciona el reloj de kilometraje), lo que hace ms fcil el control en cuanto a consumos. Para el taqueo de los vehculos, lo hace directamente el gerente y se paga a diario. En cada carro se tiene la planilla del da da, el cual fue implementado a partir del mes de Mayo por instruccin del gerente, adems de la planilla de control que se lleva en el parqueadero. Las personas que estn autorizadas para sacar los vehculos del parqueadero son el conductor del camin, el supervisor de cartera y los 3 directores de grupo.50

En la pre auditora realizada, se verific en el Simit y en el RUNT la validez de las licencias de conduccin de las personas autorizadas para conducir los vehculos de la empresa, adems de situaciones pendientes (infracciones, comparendos) que se hayan generado en carros de la empresa. Se encontraron los siguientes funcionarios: En el mes de Diciembre de 2010, cuando se hizo inventario en la sucursal, auditora detect inconsistencias en las licencias de conduccin de algunos funcionarios autorizados para conducir vehculos o motocicletas que no aparecan en las bases de datos del ministerio de transporte, por lo que se haba dejado instruccin de que se gestionara solucin directamente en la oficina de trnsito. En la actual auditora, se verificaron nuevamente las licencias y la informacin registrada en el Simit y en Runt, donde no se encontraron inconsistencias, el personal autorizado para conducir vehculos tienen sus respectivas licencias y los cobradores tambin. 1.1.12 SEGURIDAD EN BODEGA, ALMACEN Y EN

MANEJO DE DINEROS El almacn cuenta con servicio de alarma monitoreada con la empresa de vigilancia Aguialarmas Ltda, los sensores del almacn tienen buena cobertura ya que cubren las partes ms vulnerables. En la sucursal hay un solo botn de pnico que se encuentra ubicado en la caja y dos botones de sirena en la oficina de los cobradores y otro en la oficina de la secretaria. El da 25 de Mayo, se activ el botn de pnico a las 6:00 pm,51

obteniendo como reaccin por parte de la empresa de vigilancia en 3 minutos. A las 6:03 pm lleg a la sucursal el guarda de vigilancia Julio Barragn quien indica que las medidas de seguridad de la sucursal son buenas, los sensores tienen cobertura. Constantemente estn haciendo rondas tanto en el da como en la noche y se deja un reporte. En cuanto a mantenimiento, la empresa no deja ningn documento y en cuestionario realizado al gerente, informa que desde que se encuentra en la sucursal no se ha realizado. En la anterior auditora cuando se hizo la prueba de alarma, se detect el panel de control estaba presentando fallas por lo cual se le hizo la reparacin respectiva y se dej documento de soporte con fecha del 25 de Agosto de 2010. Se ve la necesidad y por sugerencia del guarda de seguridad, que en la planta se tenga un botn de pnico inalmbrico que est bajo la responsabilidad de una de las asesoras de planta, ya que la sucursal es muy grande y en cualquier momento puede presentarse algn tipo de alerta. De igual manera, las asesoras de planta manifestaron que como al almacn ingresa tanta gente, a veces detectan personas sospechosas y no tienen la forma de avisar. La situacin se plante al gerente de la sucursal quien solicit una cotizacin a la empresa de vigilancia para la compra de por lo menos 2 botones de pnico inalmbricos. Las claves de la alarma al igual que las llaves del almacn son manejadas por el jefe de cartera y la secretaria, pero en este momento las est manejando el supervisor de cartera ya que el jefe de cartera, tuvo vencimiento de contrato y reingresa el mes de Junio.

52

Por otro lado, por algunas situaciones que se han presentado en los cierres o concursos de cartera que los cobradores no le cuadran a la cajera con consignacin, se les hizo leer y firmar nuevamente el protocolo de seguridad, pues por lo general llegan temprano alcanzando a ir al banco a consignar pero ponen como excusa el concurso o el cierre, teniendo en cuenta que el banco queda muy cerca de la sucursal. Para ir a consignar al banco, se tiene una programacin diaria para los cobradores, si en el transcurso del da no hay uno de ellos, el gerente, jefe de cartera o la conserje van al banco a consignar. Siempre van de a dos como mnimo pero cuando se tiene por consignar ms de $3.000.000, por lo general van de a tres y no se solicita escolta policial ya que el banco es muy cerca, a media cuadra de la sucursal. Se queda en el banco una sola persona consignando y quienes lo acompaan esperan hasta que entre a las instalaciones. Tambin se menciona, que durante la auditora se evidenciaban grandes cantidades de dinero sin enviar a consignar guardadas en la caja fuerte pero esto se debe a que constantemente, de direccin general causan dinero para pagarle a Induconfort quienes envan a una persona hasta dos veces en el da a recoger el dinero. El acceso a la caja es exclusivo de la cajera, en ocasiones el jefe cartera para entregar algn dato y el gerente cuando va a realizar arqueo. La caja fuerte est ubicada dentro de la misma oficina.

53

1.1.13 1.1.13.1

SISTEMAS Y EQUIPO DE COMUNICACIN INVENTARIO EQUIPOS DE CMPUTO

Se realiz inventario de los equipos de cmputo de la sucursal el 26 de Mayo de 2011, encontrando algunas diferencias: Equipo Gerencia: En la anterior auditora, el equipo que haba en

gerencia era el personal. En sta auditora se encontr un porttil Compumax Aero 41320 con serie # 101SN29878. Equipo Caja: El monitor, el teclado y el mouse que se evidenciaron estaban en el equipo de los asesores. La UPS fue cambiada por el rea de sistemas por una APC ES-750 con serie # X08435. Equipo Cartera: El teclado encontrado es un CEFC con serie C.2121-VLK1700, se encontr como faltante la UPS. Se llam a Hugo Mrquez para confirmar si se encontraba en reparacin y efectivamente, estuvo en mantenimiento y fue enviada el da 25 de Mayo de 2011 nuevamente a la sucursal. Equipo Cobradores: El teclado se cambi por un Nexxt al cual no Equipo Zona90: La serie del monitor es diferente a la encontrada se le evidenci el nmero de serie. en la anterior auditora, es la # 70204564140. La UPS que se evidenci fue la APC BE 650 con serie # KB0636311632 Equipo Servicios tcnicos: A ste equipo se le asign una nueva impresora que no se encuentra relacionada en el inventario de sistemas, es la Samsung ML2010 con serie # 3A27BKEQ401113F.54

Equipo Asesores: Tiene el monitor, el teclado y el mouse que

estaban asignados a la cajera en la anterior auditora, el monitor que se evidenci fue un LG Flatron LCD DE 17 con serie # 803NDPHF0160, el mouse un Microsoft con serie # 50839 y el teclado un Dell con serie # CN 07N124 37172 55E 0091. En el inventario no se encontraron faltantes de partes de los equipos de cmputo, lo que se evidenciaron fueron cruces entre algunos. La nica novedad fue la de la UPS del equipo de cartera que se encontraba en reparacin en Armenia, lo cual se confirm telefnicamente con Hugo Mrquez quien indic que fue enviada el da 25 de Mayo de 2011 con el conductor Javier Castellanos, lo cual fue confirmado por el gerente de la sucursal. En cuanto a usuarios habilitados, todos los funcionarios autorizados tienen sus login y claves de acceso. Los usuarios que no se utilizan en la sucursal, son los habilitados por el rea de sistemas para reas como cartera, auditora y logstica de direccin general. En cuanto al cableado de los equipos de cmputo, se evidencia que se encuentran bien organizados pues aunque algunos son visibles, no podran causar algn accidente. Finalmente se verific la instalacin que no hay software diferente al autorizado al igual que las imgenes corporativas en cada uno de los equipos sin encontrar novedad.

55

1.1.13.2

INVENTARIO EQUIPOS DE COMUNICACIN

La sucursal cuenta actualmente con tres celulares, los cuales se relacionan a continuacin: Comcel 3206320938: Nokia 5000d - 2b, imei 011601/00/086015/7. Se encuentra bajo la responsabilidad de la auxiliar administrativa Mara Edith Tovar. Se realiz corte el da 25 de Mayo encontrando los siguientes consumos: a Comcel 230 minutos y a otros operadores 0 minutos. Tiene corte los das 22 de cada mes con una bolsa de 3.500 minutos. Movistar 3158619456: Nokia 2730c, imei 356058/03/122773/7. Se encuentra bajo responsabilidad de la secretaria de la sucursal. Se realiz corte el da 25 de Mayo encontrando que de $130.000 para consumir, se tenan $26.074 disponibles para consumir. Tiene corte los 26 de cada mes y es el celular de red. Comcel 3137183131: Nokia 5130c 2, imei 354317/04/408759/1. Se encuentra bajo la responsabilidad en ste momento del supervisor de cartera, el seor Jos Alfredo Reyes ya que el jefe de cartera se encuentra en vencimiento de contrato. Se realiz corte el da 26 de Mayo de 2011, encontrando los siguientes consumos: a Comcel 323 minutos y a otros operadores 36 minutos. Tiene corte los das 22 de cada mes con una bolsa de 3.500 minutos.

56

1.1.14

CUENTA PERSONAL

Se realiz revisin de la cuenta personal de la sucursal Ibagu con corte al mes de Marzo de 2011 con un saldo total de $78.048.897, de los cuales $17.891.548 corresponden a funcionarios activos y $60.157.349 a funcionarios retirados. 1.1.14.1 FUNCIONARIOS ACTIVOS

El saldo a Octubre de 2010 era de $20.910.270 y se originaron cargos por $9.702.692, de los cuales $6.948.800 fueron por prdida de mercanca y $2.753.892 por devolucin de mercanca. En el perodo analizado, se haban realizado abonos por $12.721.414. A continuacin se relacionan los cargos ms representativos: Prdida de mercanca Luz ngela Hernndez ($1.249.000 de Febrero 22 de 2011): Tanto cliente como codeudor estn ubicados. La orden de entrega es la 1477766 del 8 de Enero de 2011 y era un credicontado, la mercanca que se entreg fueron 2 colchones Classic de 1.00 y una lavadora Haceb de 28 libras ms un horno de obsequio. El cliente no cumpli compromiso de la cuota inicial en el tiempo establecido, por lo que a principios del mes de Febrero que abon $405.000, adems del total de la cuota inicial, ya le peda la primera cuota de cartera. Para el negocio codificarse, necesitaba tener depositados $611.000, pero el cliente se acerc a la sucursal y no acept las condiciones de pago que ya le57

exiga el sistema y tampoco accedi a devolver la mercanca por lo que se le carg a cuenta personal a la asesora el excedente. Con la asesora se habl quien inform que desde que se le hizo el cargo, cliente y codeudor han quedado en devolverle por lo menos la lavadora pero entre ellos hay un problema personal ya que son familiares y no le han cumplido. Se habl telefnicamente con el cliente quien acept acercarse a la sucursal para llegar a un acuerdo, pero hasta el da en que se present el informe, no lo haba hecho. La asesora es la funcionaria que a la fecha tiene ms alta la cuenta personal, conciliado el mes de Abril con Luzdelia Palacio, el saldo es de $4.933.523, aunque el da 24 de Mayo de 2011, se le realiz un nuevo cargo por prdida de un TV Plasma que segn visita que realiz Julin Arteaga de auditora, la cliente inform que lo tena en la ciudad de Bogot y no quiso dar ms informacin pero que al parecer se encuentra empeado. Por parte de talento humano se solicit que a la asesora se le aumentara la cuota de descuento, en promedio se le estn descontando $120.000, se habl con la asesora quien se comprometi a abonar como mnimo $170.000 mensual, dependiendo de sus devengados, que a la fecha son aproximadamente de $1.700.000. Comprometindose adems, a que cuando termine de pagar un embargo que a la fecha tiene, el cual para mitad de ao ya acaba, se le siga descontando lo del embargo a cuenta personal. Evelio Martnez ($785.000 Octubre 2010 y Marzo 2011): Clientes desubicados de dos rdenes 1473214 de Agosto 4 de 2010, quien compr un sof Penta y un TV Samsung de 26, la cliente reintegr el sof en Octubre 5 de 2010, pero el televisor no, la cliente se desubic.58

Se trat de ubicar con los nmeros que aparecen en el sistema, pero no fue posible. ste cargo se realiz por $385.000 tanto para el asesor como para el director de grupo. La segunda orden de entrega es la 1478967 del 24 de Febrero de 2011 de un TV Sony Bravia, se trat de un robo colectivo en 3 almacenes ms, donde la persona adquiri televisores de alta gama. El caso est en proceso en la fiscala pero hasta la fecha no se tiene respuesta positiva, por lo que tambin se le carg al asesor $400.000 al igual que al director de grupo. El asesor es quien presenta mayor nmero de devoluciones mensuales, por lo que tambin se le solicit por parte de talento humano, aumentar la cuota de pago a la cuenta personal. En promedio se le est descontando $200.000, quien accedi a que se le descontaran $250.000, independiente de los cargos de comisin que le vayan ingresando a su cuenta personal. El asesor devenga en promedio $2.000.000. Jos Carmelo Bonilla ($1.385.000 Octubre de 2010): Clientes desubicados de dos rdenes 1472602 de Julio 3 de 2010, de una nevera IBG 287 y una estufa IBG Almendra. ste cargo se debi a retenciones de dinero que present la asesora Mara Ofelia Rojas quien se retir el 13 de Septiembre de 2010, por lo que el director de grupo tuvo que asumir el total de la responsabilidad por $1.000.000 en ste caso. La segunda orden es la 1473214 de Agosto 4 de 2010 quien compr un sof Penta y un TV Samsung de 26, el mismo caso del asesor Evelio Martnez que se mencion anteriormente por valor de $385.000. En promedio se le est descontando $300.000 mensuales, conciliado el mes de Abril con Luzdelia Palacio, el saldo del director de grupo es de59

$1.272.741. Juan Quionez ($809.900 Noviembre y Diciembre de 2010): Se trat de mercanca faltante en los puntos de venta que el seor manejaba de Lrida y Lbano a finales de ao 2010. Orden 1476641 de Noviembre 27 de 2010 de un TV LG 21SA por $329.900 y orden 1477192 de Diciembre 17 de 2010 de un TV Sony Bravia por $480.000. El saldo que tena hasta el mes de Marzo era de $752.259, lo cual fue cancelado en su totalidad con la liquidacin del da 20 de Mayo de 2011. Cargos por comisin: Los saldos ms representativos en el corte revisado, por ste concepto fueron de los siguientes asesores: Evelio Martnez ($538.843): Es el asesor que mayor devoluciones presenta mensualmente, por lo que la disminucin en su cuenta personal no se ve reflejado mes a mes. Por ste motivo se le hizo compromiso de descuento por $250.000 mensual, independiente de las devoluciones que le vayan ingresando a su cuenta personal, teniendo en cuenta que las nminas de ventas se estn sistematizando por lo que los descuentos ya se harn de acuerdo a lo pactado en las autorizaciones de descuento. Juan Quionez ($321.021): Present por cargo de comisin un total de $321.021, que tambin fueron cancelados en el momento de la liquidacin. Mara Nubia Martnez Agudelo ($195.704): Se le pagaron las vacaciones y se le descont el total del saldo que tena pendiente por concepto de cuenta personal que era al mes de Marzo $85.599. A la fecha se encuentra en cero.60

Rosa Virginia Parra Rey ($189.181): El saldo para el mes de Abril es de $35.000, para los descuentos de Mayo ya se cancela la cuenta personal. Ismelda Rubio Ariza ($160.150): En el perodo revisado, solo se han efectuado cargos por devolucin de mercanca, traa un saldo en el mes de Octubre de $2.606.034. En promedio se le estn descontando $110.000 y para el mes de Abril el saldo que tiene es de $1.944.070. Pedro Mara Snchez Caicedo ($155.718): El asesor tuvo vencimiento de contrato y ya reingres, sin embargo en la liquidacin se le descont lo que tena pendiente, para el mes de Abril su saldo es de cero. Martn Alberto Puentes Amaya ($152.877): En el perodo revisado, solo se han efectuado cargos por devolucin de mercanca, traa un saldo en el mes de Octubre de $1.429.000. En promedio se le est descontando $110.000 y conciliado el mes de Abril el saldo es de $804.864. Se evidenci que en la gran mayora de los casos, se est cumpliendo con lo pactado en las autorizaciones de descuento, la secretaria aclara que al momento de generar la nmina, da prioridad a la cuenta personal y cuando no descuenta lo pactado por el funcionario en la autorizacin de descuento, se debe a los bajos ingresos que a veces tienen los asesores. En el caso de la asesora Luz ngela Hernndez, se evidenci que estaba pagando ms al fondo de empleados, por sta razn tambin se habl con la asesora para que aumentara la cuota de pago a la cuenta personal y as equilibrar los promedios de pago, donde el del fondo de empleados no debe superar el de la cuenta personal.61

Por otra parte, en la revisin de las hojas de vida de los funcionarios con cargos a cuenta personal, evidenciaron todas las autorizaciones de descuento debidamente diligenciadas y firmadas por el funcionario, adems de los informes administrativos por la prdida de mercanca. 1.1.14.2 FUNCIONARIOS RETIRADOS

Se revis en el mdulo de jurdico en intranet y a la fecha la sucursal Ibagu tiene dos procesos vigentes, de los cuales se solicit informacin a la abogada Flor Marina Gutirrez y al asesor jurdico de la empresa Leonardo Gmez, quien segn intranet No.7914 del 20 de Mayo de 2011 inform lo siguiente: Jhon Jairo Bernal Gmez: Ex almacenista de la sucursal que tiene un saldo $51.187.877. Segn proceso jurdico que se ha ido llevando a cabo, el fallo sali favorable para la empresa y se est a la espera de que se fije y hora para las diligencias de remate. Dora Elena Alarcn Osorio: Ex asesora, en el proceso jurdico se declar insolvencia del codeudor ya que cuando se iba a ejecutar el proceso, los bienes no pudieron ser embargados porque fueron pasados a nombre de otra persona. Por otro lado, con la informacin suministrada por el rea de talento humano y la conciliacin que se realiz con la secretaria de la sucursal, Cecilia Guayara, se tienen los siguientes saldos pendientes:62

Mara Elcy Ramrez: Desde la ltima auditora realizada en el mes de Agosto de 2010, se inform que no se tienen datos de la ex asesora. Han tratado de hacerle seguimiento pero sin obtener respuesta positiva. El saldo que tiene pendiente es de $1.060.622, el ltimo abono que realiz fue en el mes de Julio de 2008 por valor de $813.000 y el cargo es por prdida de mercanca y devoluciones. Elconides Ortiz Alonso: En la ltima auditora no se tena informacin del ex funcionario, para la actual auditora, informan que ya fue contactado y que adquiri compromiso para empezar a abonar a la cuenta personal en el mes de Julio de 2011, ya que est recin vinculado a su nuevo trabajo y apenas se est organizando econmicamente. De no cumplir con lo pactado, se solicitar pagar a direccin general para ver la viabilidad de un proceso jurdico. El saldo es de $1.033.836. Rodolfo Barragn Castro: Es el hermano del actual gerente de la sucursal Espinal, en la ltima auditora el ex funcionario se encontraba sin trabajo por lo que no tena forma para ir cancelando la deuda que tiene hasta el momento, que es de $1.886.801. En intranet No.6400 del 4 de Octubre de 2010, segn planteamiento del seor Barragn, por medio de su hermano el gerente de Espinal, la doctora Mara Doris Toro, autoriz que el seor fuera abonando de manera quincenal $40.000 a partir del 1 de Octubre de 2010, pero solo ve reflejado un abono en ste perodo de tiempo hasta la fecha del da 8 de Octubre de 2010. Cuando se llama al seor Rodolfo, no contesta, el nico contacto que se tiene es el hermano a quien se le envi intranet No.29371 Audi del 26 de Mayo63

de 2011, con copia a la doctora Mara Doris para que fuera l mismo quien gestionara el cobro a su hermano, a la fecha de entrega del informe, no se haba recibido respuesta. Telmo Rodrguez: El ex asesor ya fue ubicado, tambin adquiri compromiso de pago a partir del mes de Julio de 2011, a la fecha debe $1.842.663. De no cumplir con lo acordado, se solicitar pagar a direccin general para ver la viabilidad de un proceso jurdico. Mara Ofelia Rojas: Ex funcionaria retirada en el mes de Septiembre de 2010, con un saldo pendiente de $3.315.550. A la fecha no se tiene ninguna informacin de la seora, adems que la asesora Luz ngela Hernndez se encuentra embargada ya que le sirvi de fiadora en un contrato de arrendamiento y tuvo que asumir toda la responsabilidad de la deuda. Con respecto a la anterior auditora, solo se tena algn tipo de informacin del seor Rodrigo Barragn por medio de su hermano. En la actual auditora, ya se tienen datos de algunos y algn tipo de compromiso para el pago de las deudas. Se deja recomendacin de seguir haciendo gestin para ubicar las personas que an se encuentran con saldos a favor de la empresa y de los que ya se tiene informacin y compromiso de pago, tambin hacer el debido seguimiento para que abonen. De lo contrario solicitar al asesor jurdico de la empresa su colaboracin para ver la viabilidad de iniciar procesos jurdicos con stas personas.

64

1.1.15

ASESORES CON SALARIO POR DEBAJO DEL MNIMO

Se analizaron los salarios de los asesores entre los meses de Octubre a Abril del 2011, se encontr que 6 estuvieron por debajo del salario mnimo ms de dos meses. Se analiz con el seor gerente Orlando Martnez el caso de estos asesores, se le solicit su concepto acerca de cada funcionario y la forma cmo se pueden definir, a lo que respondi: Con respecto a la anterior auditora, disminuy de 8 a 6 el nmero de asesores por debajo del salario mnimo. En el momento se tienen 3 asesores pendientes por definir cuando se les cumpla el contrato: 2 en el mes de Julio y 1 en el mes de Agosto. De los otros 3 asesores, hay 2 con incapacidad pero con potencial todos segn concepto del gerente. 1.1.16 LLAMADAS PENDIENTES POR PAGAR

Se solicit relacin de llamadas pendientes por pagar en la sucursal Ibagu a la funcionaria Rosa Amilvia Pea del rea de Auditora, quien segn intranet No. 28980 - Audi del 11 de Mayo de 2011, inform que no se tenan a la fecha pendientes por ste concepto.

65

1.1.17

AMBIENTE GENERAL DE LA SUCURSAL

Se evidenci en la auditoria que no todos los funcionarios estn portando el uniforme de la empresa y segn informacin de la secretaria se debe a que hay personal nuevo en cartera y en ventas y an no se les ha mandado la dotacin. Aunque a algunos funcionarios ya se les ha entregado un pantaln y una camisa, deben alternar en la semana con ropa. En cuanto a la exhibicin se observaron algunos artculos que se encuentran en la parte alta, tenan polvo, se le hizo la observacin a los asesores de planta y a la conserje para que estn ms pendientes de limpiar las partes altas ya que esto genera deterioro de la mercanca que se encuentre en exhibicin, adems de mala imagen ante los clientes. En cuanto a los puestos de trabajo, se not buen orden de la documentacin y aseo en los mismos. Durante la auditoria, entre los funcionarios se observ un ambiente de cordialidad y buen trato, al igual hacia nuestros clientes, adems de puntualidad por parte del personal administrativo con los horarios.

66

2. 2.1

HALLAZGOS FORTALEZAS

Se est cumpliendo por parte del gerente el envo de arqueos de caja de manera mensual al rea de Auditora. El gerente realiza un buen proceso en cuanto al arqueo de caja. Los dineros se estn guardando en la caja fuerte cuando la situacin lo amerita. Se evidenci mejoramiento en el diligenciamiento de los recibos manuales por parte de los cobradores. Se not buen orden en la documentacin que maneja la cajera, adems su puesto de trabajo es ordenado y tiene un buen trato para con nuestros clientes. El diligenciamiento del libro radicador se lleva de forma adecuada, se deja registrado el nombre, fecha de entrega y de consumido adems la firma de quien recibe. Se identific una adecuada custodia de la facturacin sin consumir. La mercanca de matrcula que ha sido valorada por el gerente, se ha vendido de acuerdo a la relacin enviada al rea de auditora. Constantemente se estn realizando actividades de promocin y de remates para salir de la mercanca de matrcula. Las ventas a funcionarios se estn dando gerencia gerencia. Se cuenta con un adecuado manejo de las incapacidades. Se encontr que al personal que requiere de elementos de seguridad, se les ha entregado de manera peridica y se ha dejado constancia.67

La secretaria conoce el procedimiento en cuanto al reporte de accidentes de trabajo, se lleva un adecuado control del mismo. Los extintores tanto de la sucursal como de la bodega se encuentran vigentes. Se evidencia control de ingreso y salida de vehculos del parqueadero. El reglamento interno de trabajo y el de higiene y seguridad, se encuentran exhibidos. Se evidenci el plan de emergencia actualizado. El control de combustible es manejado directamente por el seor gerente