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Dirección General de Auditoría Interna“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 14 octubre de 2011INF-DGAI-022-2011

SeñorJuan Carlos Zúñiga JimenezDirectorAdministrativo y Financiero

Asunto: Servicios de AuditoríaInforme de control interno.

Estimado Juan Carlos:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-022-2011 sobre la evaluación de los procesos de reasignación de puestos en el Ministerio de Hacienda.

En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que requieren ser revisados y fortalecidos en lo relacionado a la reasignación de puestos, para asegurar que las actos que realizan las diferentes direcciones del Ministerio y la aprobación del Departamento de Gestión del Potencial Humano, se ajusten a los objetivos institucionales, la normativa vigente; así como a las sanas prácticas administrativas en esta materia.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de diez días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido.

Por lo anterior, conforme con esa normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna vigente en la institución, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo antes señalado, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para su efectiva implantación.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

GBM/ECRc. Estudio 033-2010

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE REASIGNACIÓN DE PUESTOS

INF-DGAI-022-2011

Octubre, 2011


INFORME DE EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE REASIGNACIÓN DE PUESTOS

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................................................3

1.1. Origen...................................................................................................................................................3

1.2. Objetivo del estudio.............................................................................................................................3

1.3. Alcance.................................................................................................................................................3

1.4. Comunicación oral de resultados.........................................................................................................3

1.5. Normativa relacionada con trámite del informe...................................................................................3

1.6. Generalidades.......................................................................................................................................4

2. RESULTADOS.........................................................................................................................................5

2.1 Aspectos a mejorar en la reasignación de puestos...........................................................................5

2.2 Sobre el cumplimiento del Manual de Reasignación código MH-DAF-DGPH-PAO-03...............7

2.3 Sobre los controles establecidos en el Área de Análisis Ocupacional...........................................10

3. Conclusiones............................................................................................................................................11

4 Recomendaciones....................................................................................................................................12



RESUMEN EJECUTIVO

El estudio se realizó de conformidad con el Plan de Auditoría, a fin de evaluar los procesos de reasignación de puestos en el Ministerio de Hacienda.

Como resultado del estudio se determinaron algunos aspectos que requieren ser revisados y fortalecidos para garantizar en forma razonable que los procesos de reasignación que se realizan en el Ministerio, sean efectuados de conformidad con los objetivos institucionales, la normativa vigente, y las sanas prácticas administrativas.

Entre los aspectos que se requiere fortalecer, se tienen los siguientes:

En algunos casos los actos que conducen al traslado de un funcionario o a la designación en un cargo distinto al que le permitirían las funciones asignadas a su puesto, ha sido realizado por los titulares de Dependencia, con una fundamentación inadecuada, y sin que se evidencie una asistencia efectiva por parte de las Gestorías en cuanto a la revisión de la normativa que se invoca en las notas y resoluciones que elaboran las unidades legales para tales efectos, de tal forma que estén debidamente sustentado y a derecho el movimiento de personal que requiere la administración.

Hay ausencia de instrumentos de trabajo que permitan evidenciar el cumplimiento de todas las actividades comprendidas en el “Procedimiento estudio de Reasignación”, código MH-DAF-DGPH-PAO-03, en relación con la revisión, aprobación, traslado de informes, supervisión ejercida y otra documentación de respaldo, con lo cual no se garantiza la razonabilidad, confidencialidad y el acceso a la información, y a los procedimientos establecidos en el Departamento de Gestión del Potencial Humano.

El procedimiento se encuentra desactualizado respecto a nuevos lineamientos que ha emitido la DGSC en materia de reasignaciones, “Reasignación DGSC-GRH-GOT-AO-001-2009” del 16 de Octubre de 2009, lo cual reduce la efectividad de este instrumento y podría propiciar que se dejen de cumplir aspectos previstos en la normativa, al no estar contemplada en el procedimiento.

El DGPH no ha establecido controles para el registro, asignación, trámite y control de estos procesos, lo que no permite garantizar que se verifique las actividades se han desarrollado conforme con lo establecido en el procedimiento, dificultando a su vez el control posterior, la verificación de los actos administrativos y el establecimiento de responsabilidades, en caso de corresponder.

Adicionalmente, la documentación relativa a los procesos de reasignación no se encuentra centralizada y de fácil acceso, generándose el riesgo de pérdida de información y posibilidad de verificar lo actuado. Además, los expedientes de los informes no están foliados, lo que también va en menoscabo del control sobre las operaciones que realizan los Analistas del Proceso.

En razón de lo anterior, se observan oportunidades de mejora en la gestión del Departamento de Gestión del Potencial Humano por lo que se emiten tres recomendaciones sobre lo encontrado, las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno.

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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

El estudio se realiza de conformidad con el Plan de Auditoría, como una auditoria operativa.

1.2. Objetivo del estudio

Evaluar los procesos de reasignación de puestos, realizados por el Departamento de Gestión del Potencial Humano, a fin de determinar si los resultados han sido obtenidos apegándose a la normativa vigente y si están adecuadamente respaldados.

1.3. Alcance

Comprende la evaluación de 16 casos de reasignación de puestos de un total de 51 casos resueltos por el Departamento de Gestión del Potencial Humano, en el periodo 2009-2010, lo que representa un 31.37% de ese total, en las diferentes dependencias del Ministerio, en respuesta a las reformas presentadas en los manuales de la DGSC y a los cambios experimentados en la estructura organizacional de las distintas direcciones del Ministerio, conforme los términos establecidos en el Manual de procedimientos emitido por el Departamento de Gestión del Potencial Humano denominado Procedimiento estudio de Reasignación código MH-DAF-DGPH-PAO-03 del 12 de diciembre del 2008, las Normas de control interno para el Sector Público, el Procedimiento Reasignación DGSC-GRH-GOT-AO-001-2009 de la Dirección General de Servicio Civil del 16 de Octubre, 2009, Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento, y otra normativa conexa aplicable al objeto de estudio.

El estudio se realizó con sujeción al Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público, R-CO-94-2006, en la medida en que las circunstancias permitieron su aplicación, y las disposiciones del Decreto N° 34573-H Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda.

1.4. Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados al Lic. Juan Carlos Zúñiga Jimenez, Director General Administrativo y Financiero, MBA. Wilbert Cordero Fernández, Director del Departamento de Gestión del Potencial Humano y la Licda. Andrea Montero Vásquez, Coordinadora Unidad de Análisis Ocupacional de ese Departamento, el 05 de octubre de 2011. Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.

1.5. Normativa relacionada con trámite del informe

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292, que regulan los deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno y en el trámite de informes, y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.

“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional.

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Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.6. Generalidades

Según Decreto No. 33208-H publicado en La Gaceta No. 138 del 18 de julio del 2006, que otorga el marco jurídico fundamental para la organización, objetivos y funciones de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda (DAF), esa Dirección, tiene como misión servir de soporte a la producción eficiente y eficaz del Ministerio, mediante la adecuada y oportuna dotación, gestión y control de los recursos humanos, financieros, materiales y de servicio bajo los principios de transparencia y legalidad. Siendo que, los aspectos relacionados con la selección y reclutamiento de personal, se realizan a través del Departamento de Gestión del Potencial Humano, quienes coordinan con las diferentes direcciones del Ministerio los movimientos de personal, entre los cuales se encuentran la reasignación y reclasificación de puestos.

En cuanto al Departamento de Gestión del Potencial Humano del Ministerio de Hacienda, el decreto Nº 33208-H, precitado, lo define como una dependencia de la DAF de apoyo técnico y administrativo en materia de recursos humanos y dentro de las funciones que se le asignan según lo establecido en el artículo 5 están:

5.11) Elaborar y mantener actualizados los manuales institucionales de clases de puestos, así como las estructuras ocupacionales del Ministerio.

5.12) Realizar estudios de análisis ocupacional para la aprobación de asignaciones, reasignaciones, cambios de clasificación, ubicaciones por reestructuración necesarios, de acuerdo con las estructuras



organizacionales debidamente aprobadas por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.

En ese sentido, el Departamento de Gestión del Potencial Humano es el responsable de la estrategia de reclutamiento de personal y la unidad administrativa que inicia y apoya los procesos de reasignación y reclasificación de puestos, de conformidad con los principales objetivos del Ministerio.

2. RESULTADOS

2.1 Aspectos a mejorar en la reasignación de puestos

Se revisaron un total de 16 casos de reasignación de puestos efectuados durante el periodo 2009 -2010, de los cuales cuatro de ellos fueron revisados en forma detallada, determinándose que, mediante oficios DM-173-10 del 28 de enero de 2010 de la Licda. Jenny Phillips Aguilar en condición de Ministra de Hacienda, oficios DGH-056-2010 del 29 de enero del 2010 y 00596-2009 de fecha 15 de julio de 2009 de la Directora General de Hacienda, en ese momento, señora Carole Quesada Rodríguez, se realizaron los siguientes movimientos:

A la Licenciada Carole Quesada Rodríguez que ocupaba el puesto Nº 009233 Profesional de Ingresos 3 le fue asignado el cargo de Subdirectora General de Hacienda.

Al Licenciado Jose Francisco Sequeira que ocupaba el puesto Nº 36611 Profesional Jefe de Servicio Civil 1, le fue asignado el cargo de Director de la División de Control y Evaluación de la Gestión de Ingresos de la DGH.

A la Licenciada Darling Castro Campos que ocupaba el puesto Nº 083901 Profesional de Ingresos 2, se le asignó el cargo de Directora de la División de Adeudos Estatales, DGH.

Asimismo, mediante Resolución RES-DGA-351-2009 del 16 de noviembre del 2009 suscrita por el Lic. Desiderio Soto Sequeira, en calidad de Director General de Aduanas, se efectuó el siguiente movimiento:

Al Licenciado José Joaquín Montero Zúñiga que ocupaba el puesto Nº 012379 Profesional de Ingresos 2, le fue asignado el cargo de Subgerente de la Aduana Santamaría.

En los cuatro casos se determinó que la designación de los nuevos cargos y que dio lugar a la reasignación posterior de los puestos, se realizó recurriendo principalmente al artículo 22bis del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil (RESC). Adicionalmente, en la designación que se hace al señor Jose Francisco Sequeira se menciona el artículo 120 del RESC, y en el caso del señor Montero Zúñiga, los artículos 50 del RESC, 19 de la Ley General de Aduanas (LGA) y 5 del Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Hacienda (RASMH).

No obstante lo anterior, se considera que esta normativa no era aplicable a los efectos del objetivo perseguido con dichas designaciones, según se desprende de la reasignación posterior de los puestos que ocupaban dichos funcionarios a los nuevos cargos, a saber:

Puesto Nº 012379 Profesional de Ingresos 2, reasignado a la clase Jefe de Ingresos 3 Puesto Nº 009233 Profesional de Ingresos 3, reasignado a la clase Subdirector de Ingresos Puesto Nº 36611 Profesional Jefe de Servicio Civil 1, reasignado a la clase Gerente de Ingresos Puesto Nº 102636 Profesional de Ingresos 3, reasignado a la clase Gerente de Ingresos

Lo anterior, en razón de lo siguiente:

El artículo 22 bis del RESC, contempla dos situaciones, el inciso a) según el cual la Administración puede unilateralmente trasladar o reubicar un puesto siempre que no se cause grave perjuicio al servidor y el inciso



b) en que se establece que los recargos de funciones de puestos de mayor categoría, que excedan de un mes, podrán ser remunerados, pero estarán sujetos a la aprobación previa de la Dirección General de Servicio Civil, la que deberá constatar que el servidor a quien se hiciere el recargo, reúne los requisitos establecidos.

No obstante lo anterior, se determina que en los cuatro casos revisados, el recargo de funciones no era lo pretendido, pues en ninguno de estos, el funcionario continuó realizando las funciones propias de su puesto, sino sólo aquellas correspondientes al cargo que les fue asignado, no se definió el plazo por el cual se realizaba la designación, no se generó el pago de diferencias salariales existentes entre el puesto de que era titular y el puesto al que correspondía el nuevo cargo, entre otras.

El artículo 120 del RASC, señala que se le pueden asignar tareas al servidor de otro puesto distinto al suyo, pero con un plazo establecido, el cual no debe exceder de sesenta días consecutivos o no durante un año; sin embargo en ninguno de los cuatro casos, se indica el plazo por el cual se realiza la asignación de las nuevas tareas.

El artículo 50 del RASC, trata sobre la prestación personal de servicios por parte de los servidores públicos, mediante el traslado o la reubicación del servidor dentro de un mismo programa presupuestario, de un programa a otro o de un ministerio a otro, y de conformidad con lo que al efecto señala el artículo 22 bis del Reglamento del ESC; no así de la designación de un cargo distinto al que le permitirían las funciones asignadas a su puesto.

El artículo 19 de la Ley General de Aduanas, establece la posibilidad de rotación del personal, propiamente de los funcionarios técnicos y profesionales del SNA, quienes deberán prestar sus servicios en cualquiera de las dependencias ubicadas en el territorio nacional; sin embargo al igual que en el caso anterior, no prevé la designación de un cargo distinto al que le permitirían las funciones asignadas a su puesto.

El artículo 5 del Reglamento Autónomo del Ministerio de Hacienda, instituye el traslado temporal “(….) conforme lo establece el Estatuto y el Reglamento de Servicio Civil, el horario, el lugar de trabajo y otros aspectos de la prestación de servicio, siempre que no cause un perjuicio grave al trabajador(a). Podrá también temporalmente trasladar al servidor(a) a otras dependencias del Ministerio según criterios técnicos de rotación (….)”, pero no así la designación de cargos distintos al que le permitirían las funciones asignadas a su puesto.

Con base en lo anterior se determina que la normativa utilizada para dar respaldo a los actos emitidos con los oficios y la resolución señalada, no es la adecuada, pues ni individuamente ni en forma conjunta, dan sustento legal a las designaciones de cargos efectuados.

Así las cosas, tenemos que si lo pretendido con dichas designaciones era la reasignación posterior de los puestos, lo procedente era motivar y justificar adecuadamente la designación de los nuevos cargos, apelando a la normativa y principios administrativos procedentes y no utilizar normativa que en nuestra opinión no era aplicable para estos efectos, puesto que ni el traslado ni el recargo de funciones que se menciona en los artículos 22 Bis, 50 y 120 del RESC, por las características propias de cada una de estas figuras, pueden dar lugar a procesos de reasignación.

La situación en comentario, evidencia la necesidad de una participación más activa y diligente por de las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera donde se ubican los puestos objeto de evaluación, en cuanto a su función técnica de incorporar la normativa adecuada en las notas y otros documentos formales que elaboraron sus unidades legales para realizar los movimientos de personal, asegurándose la adecuada fundamentación de los actos de la administración y su correspondencia.



Lo anterior podría tener como consecuencia que los actos emitidos por los funcionarios a quienes le fueron asignados los nuevos cargos, puedan ser recurridos, argumentando posibles vicios en los nombramientos de que fueron objeto.

2.2 Sobre el cumplimiento del Manual de Reasignación código MH-DAF-DGPH-PAO-03

El Procedimiento Estudio de Reasignación Código MH-DAF-DGPH-PAO-03, se oficializó a partir del 12 de diciembre del 2008, y es utilizado en el Departamento de Gestión del Potencial Humano, y tiene como objetivo principal, mantener actualizado el Sistema de Clasificación de los puestos en las clases correspondientes de los manuales existentes del Ministerio de Hacienda. Además, es aplicable a todos los funcionarios del Ministerio y se ejecuta en el Área de Proceso de Análisis Ocupacional de ese Departamento.

No obstante, está desactualizado con respecto a los nuevos lineamientos externados por la Dirección General de Servicio Civil en su documento denominado Procedimiento “Reasignación DGSC-GRH-GOT-AO-001-2009” del 16 de Octubre de 2009.

Consultada al respecto, la Coordinadora de la Unidad de Análisis Ocupacional del Departamento de Gestión del Potencial Humano, indicó: “A pesar de que es el mismo procedimiento, pues los dos obedecen a la misma normativa, se está haciendo el ajuste de nuestro procedimiento para que quede al igual que el emitido por la Dirección General de Servicio Civil, por ser del ente rector y que nos exigen que sea de acatamiento obligatorio”.

Al respecto, se logró determinar que el “Procedimiento estudio de Reasignación”, código MH-DAF-DGPH-PAO-03, si bien es cierto, consigna una serie de actividades relacionadas con los procesos de reasignación de puestos, ordenadas de manera cronológica y muy apegadas a la normativa que regula este procedimiento, no prevé un aparte, en donde se defina la obligatoriedad del uso de la documentación suficiente y necesaria, que dé respaldo a esos procesos, lo que no asegura que en la ejecución de estos se haya cumplido con todas las actividades contempladas en ese procedimiento y los requisitos respectivos.

Esto, por cuanto en la muestra revisada, no se observó que en la ejecución de los procesos efectuados en esa Unidad Administrativa, para gestionar y tramitar la reasignación de puestos, existan y se utilicen formularios y documentos de respaldo a las tareas que realizan los Analistas de esa Unidad del Departamento de Gestión del Potencial Humano, así como para la supervisión, que asegure que toda la documentación que se procesa y se registra, corresponde a todos los movimientos de personal que se efectúan en esa Unidad.

Además, la ausencia de información en los expedientes que brinde respaldo a todo lo actuado para cada caso, constituye una dificultad o limitante en los procesos de verificación posterior, al no poderse determinar si la ausencia de estos se debe a un problema de ubicación de la documentación o por el contrario a una omisión en la ejecución de alguna de las actividades o formalidades que comprenden los distintos procedimientos. Asimismo, no permiten verificar la conformidad de lo resuelto con las disposiciones que regulan esa materia.

De los 16 casos, en detalle se revisaron 12 casos de puestos reasignados, con relación al procedimiento “Reasignación DGSC-GRH-GOT-AO-001-2009”, a saber:

Nº de Puesto Condición Ubicación1) Puesto vacante 112741

Se reasigna de la clase Jefe de Egresos 3 a la clase de Gerente de Egresos Tesorería Nacional.

2 Puesto vacante 352158

Se asigna en la clase Profesional de Egresos 3, especialidad Administración, subespecialidad Negocios

Contabilidad Nacional.

3) Puesto N° 008800 Ocupado por el servidor Maximiliano Mora Gómez. se reasigna de la clase Jefe de Artes Gráficas 2, especialidad Generalista, a la clase Misceláneo de Servicio Civil 1, especialidad Servicios Básicos

Departamento de Servicios.Administración Central



Nº de Puesto Condición Ubicación4) Puesto 107285 Ocupado por la servidora Patricia Navarro Vargas. se reasigna de la clase

Profesional Jefe de Servicio Civil 2, especialidad Derecho, a la clase Gerente de Servicio Civil 1

Programa Presupuestario Administración Superior

5) Puesto Nº 12436 Ocupado por la servidora Ileana Portilla Torres. Se mantiene la clasificación del puesto 012436

Dirección General de Aduanas

6) Puesto Nº 10343 Ocupado por el funcionario Carlos Duarte Camacho. Se recalifica de la clase Profesional de Ingresos 1 Grupo A, especialidad Gestión Aduanera a la clase Profesional de Ingresos 1 Grupo B, con la misma especialidad.


7) Puesto Nº 10118 Ocupado por el servidor Gianni Baldi Fernández. Se reasigna de la Clase Profesional de Ingresos 3 Gestión Aduanera, a la Clase Jefe de Ingresos 2 Gestión Aduanera


8) Puesto Nº 8750 Ocupado por la servidora Shirley Calvo Villalobos. Se reasigna de Profesional de Servicio Civil 1-B en Derecho a Profesional de Servicio Civil 2 en Derecho.

Dirección Jurídica

9) Puesto Nº 112956 Ocupado por el servidor Juan Guillermo Alfaro Zamora. Se reasigna, de la clase Técnico de Ingresos, especialidad Administración Tributaria, subespecialidad Gestión y Recaudación, a la clase Técnico de Servicio Civil 3, especialidad Administración, subespecialidad Generalista.

Dirección General de Tributación

10) Puesto Nº 096890

Xenia Fuentes Ramírez. Se reasigna el puesto de Profesional de Ingresos 3 a Profesional de Ingresos 1-A.



Ocupado por el servidor Erick Gerardo Rojas Villalobos. Se reasigna de la Clase Profesional de Egresos 2 Administración/Generalista a la Clase Profesional de Egresos 3 Administración/Generalista

Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria


Ocupado por la servidora Emma Aurora Chacón Alvarado. Se reasigna de la Clase Oficinista de Servicio Civil 2 a la Clase Profesional de Servicio Civil 1-A, especialidad Defensa de los Derechos de la Mujer.

Unidad de Planificación Institucional Despacho del Ministro.

Con respecto al documento MH-DAF-DGPH-PAO-03, se pudo determinar que la mayor debilidad de control que se observa, es la falta de documentos de respaldo sobre los procesos, ya que ni en los expedientes de los informes, ni en el sobre del puesto en donde se mantienen las resoluciones de clasificación, ni en el expediente personal del funcionario, se logró determinar un respaldo del análisis realizado por el Analista del Proceso de Análisis Ocupacional sobre las actividades que conllevan a la reasignación de puesto, como ejemplo para algunos casos, entre otras, las siguientes debilidades de control:

No se observó notas de traslado de documentos para revisión y observaciones al informe por parte del Coordinador de la Unidad y del Director del Departamento de Gestión del Potencial Humano, así como un documento que contenga otros aspectos, en cuanto a la revisión en Integra de la ubicación programa y contenido presupuestario.

En el informe no se menciona en ninguna parte que el programa al cual pertenece el puesto, tiene contenido económico en la coletilla 180, para atender el pago de reasignaciones propuestas para el programa.

En los casos de puestos vacantes, no se logró ubicar, una nota en donde se le hace del conocimiento de los contenidos del informe al Director del Programa y el plazo (tres días hábiles) para conocer las objeciones del caso, o si estaba de acuerdo con la recomendación del informe.

Tampoco se logró determinar la notificación de la Resolución de clasificación a todas las unidades involucradas en el proceso según procedimiento MH-DAF-DGPH-PAO-03.

No se localiza, en el expediente personal, en el expediente del informe, ni en el sobre del puesto, el oficio de comunicación al interesado del resultado del estudio.

No se localiza un documento, que evidencie que se revisaron todos los elementos y atestados, para concluir que el servidor cumplía con los requisitos suficientes para optar por el puesto a reasignar.

No se localiza un documento de trabajo, que evidencie el cotejo de los datos del Cuestionario, contra el Manual de puestos, para concluir que el servidor cumplía con los requisitos suficientes para optar por el puesto a reasignar.

Se observa el acta de entrevista al funcionario, pero no la del jefe inmediato. No se ubica un documento en donde se realice el análisis para determinar que el puesto no ha sido reasignado en el periodo

legal (12 meses).



Se destacan algunas situaciones especiales que se observaron en el proceso de reasignación de los puestos N° 008800, 10343, 112956, 096890 y 107285, que ameritan ser referidas:

Puesto N° 008800 ocupado por el servidor Maximiliano Mora Gómez,

Se logró observar que mediante oficio s/n del 19 de mayo de 2008 el señor Maximiliano Mora presenta un recurso de revocatoria, en contra de Resolución DAS-AS-782-2008 de Clasificación de puesto Trabajador de Servicios Generales nivel A, por cuanto no acepta el nombramiento que se le ofrece, porque no reúne las condiciones ni funciones que estén en relación con el puesto de Jefatura nivel II. Sobre este aspecto, se logra determinar en el expediente personal del funcionario, documentos de respuesta y resolución al conflicto presentado por el señor Mora; no obstante, no se logró localizar documentación de respaldo del funcionario del DGPH (Coordinador, analista, Director) que demuestre que se realizaron todos los procedimientos que establece el documento “Procedimiento estudio de Reasignación”, código MH-DAF-DGPH-PAO-03, para este caso, en cuanto a los procesos en general y los que están relacionados con los recursos de revocatoria y de apelación que señala dicho procedimiento.

Puesto Nº 10343 ocupado por el funcionario Carlos Duarte Camacho:

De acuerdo al informe DGPH-I-AO-134-2008 de fecha 28 de noviembre del año 2008 y emitido por el Departamento de Potencial Humano, el puesto Nº 010343 se reasigna a la Clase Profesional en Ingresos 1 Grupo A, Especialidad Gestión Aduanera, por considerarse que no tenía requisitos para el puesto de Profesional de Ingresos 1-B.

Según nota s/n del 3 de noviembre de 2009, del señor Duarte, dirigida al Director de Recursos Humanos, el 01 de setiembre de 2008, fecha anterior a la del informe DGPH-I-AO-134-2008 resultado del estudio de su puesto, él presenta ante el DGPH, documentos extendidos por la Universidad de San José, que certifican la culminación de la Maestría en Administración de Empresas con Mención en Alta Gerencia. Estos atestados, a la fecha del informe DGPH-I-AO-134-2008, ya estaban en el expediente personal del señor Duarte.

No obstante, es hasta el 2009, que “Se estudia el expediente personal, del señor Duarte Camacho constatándose que ostenta el grado de Maestría en Administración de Empresas con Mención en Alta Gerencia, otorgado por la Universidad de San José el día 23 de mayo del 2008, además que se encuentra incorporado al Colegio de de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica desde el 07 de diciembre del 2007, miembro Nº 19913.”Según se desprende del informe DGPH-I-AO-168-2009, hasta el momento de la reclasificación “Se determina que la clase inmediata corresponde a Profesional de Ingresos 1-B, clasificación a la que el funcionario cumple a cabalidad con los requisitos solicitados.” Además, aún cuando se emite la resolución de clasificación DGPH-AO-DGA-616-2009 del 4/12/2009, de reclasificación del puesto, no se observa en el expediente personal, el expediente del informe, ni el sobre del puesto la realización del estudio para la reclasificación del puesto, solo la nota s/n del 3/11/2009 del señor Duarte en donde solicita al DGPH, se revise su puesto por tener los requisitos para optar por el inmediato superior.

Puesto Nº 112956 ocupado por el servidor Juan Guillermo Alfaro Zamora.

Fue reasignado de la clase Técnico de Ingresos, especialidad Administración Tributaria, subespecialidad Gestión y Recaudación, a la clase Técnico de Servicio Civil 3, especialidad Administración, subespecialidad Generalista.

El Oficio Circular IT-004-2005 del 10 de octubre del 2005, Normas a aplicar en casos de reasignaciones de puestos cuyos ocupantes no reúnan los requisitos académicos y de experiencia exigidos por la clase destino, a la funcionaria se le deberá reasignar hasta donde le den los requisitos. También señala que: “Las condiciones académicas, experiencia, preparación equivalente y demás atestados o pruebas de la idoneidad de los servidores objeto de la aplicación de esta norma, deberán expresarse y analizarse en los informes técnicos respectivos. “



Al respecto, no se logró localizar documentación relacionada con la reclasificación del puesto, en los expedientes que contienen información sobre el caso ni en el sobre del puesto. Además, tampoco se logró evidenciar, el informe técnico que establezca las condiciones académicas, experiencia, preparación equivalente y demás atestados o pruebas de la idoneidad del servidor objeto de la aplicación del Oficio Circular IT-004-2005

Puesto Nº 096890 Xenia Fuentes Ramírez.

Sobre este caso en el que se reasigna el puesto de la señora Fuentes Ramírez a la clase de Profesional de Ingresos 3 siendo que ella no cumplía con los requisitos para ello, según quedó reflejado en el punto 4 del apartado “Resultando” de la resolución de clasificación DGPH-AO-DGH-79-2010, que señala: “(…) Que de acuerdo a oficio sin numero presentado por la funcionaria Xenia Fuentes Ramirez el día 21 de julio del 2010, en el cual comunica que la reasignación otorgada al puesto Nº 096890 a la Clase Profesional de Ingresos 3 no le corresponde por cuanto ella ostenta el grado académico de Bachillerato Universitario.(…)”

El error, se detecta por la comunicación de los hechos de la servidora al DGPH, o sea, es detectado en virtud de una nota de la funcionaria aclarando el aspecto, y no por parte de la Unidad de Análisis Ocupacional, lo cual queda demostrado, en la nota de la servidora, que en lo que interesa, solicita: “(…) la corrección de lo indicado en la resolución de clasificación de puestos Nº DGPH-AO-DGH-31-2010 del 21 de junio de 2010 y lo señalado en el Oficio DGPH-AO-208-2010 del 14 de mayo de 2010. (….) por cuanto en ambos documentos se me indica que el puesto en propiedad Nº 096890 fue reasignado de la Clase Profesional de Ingresos 3, no obstante a la fecha únicamente ostento el grado académico de Bachiller, por lo que considero que no reúno los requisitos para un Profesional de Ingresos 3”.

Esta condición, no asegura, que existiera un análisis exhaustivo del expediente por parte del analista, por cuanto no se logró localizar documentación relacionada con un informe técnico que analice las condiciones académicas, experiencia y preparación equivalente de la funcionaria, en ese sentido, también se desconoce los alcances del análisis, por la ausencia de los correspondientes documentos que respaldan este movimiento de personal.

Puesto 107285 ocupado por la servidora Patricia Navarro Vargas

No se logró localizar en los expedientes, ni en el sobre del puesto documentos (cuestionarios, actas de entrevista, notas de comunicación) de respaldo de revisión y análisis de la información relacionada con la reasignación de este puesto. Esta condición, no asegura que se cumplieron todos los requisitos previos a la reasignación de su puesto, en razón de la ausencia de documentación de respaldo que haga ver el análisis de todos esos requisitos.

La Coordinadora de la Unidad de Análisis Ocupacional, señaló que por tratarse de estudios parciales, la documentación de respaldo se archiva en el expediente del funcionario de manera posterior, no obstante el informe del DGPH es del año 2010 y la revisión por parte de la Auditoria se realiza en abril de 2011.

2.3 Sobre los controles establecidos en el Área de Análisis Ocupacional

No se logró determinar la existencia de un registro para la asignación, el trámite y supervisión de los casos de reasignación de puestos en la Unidad de Análisis Ocupacional del DGPH.

El 04 de abril de 2011, se le consultó a la Coordinadora de la Unidad de Análisis Ocupacional, sobre le existencia de documentación de respaldo a la revisión, traslado, VºBº y observaciones por parte del Coordinador de la Unidad de Análisis Ocupacional, Director de Recursos Humanos y Dirección General del Servicio Civil, sobre los informes, análisis realizados por los Analistas del Proceso, y otros procedimientos y documentación relacionada, con respecto a la reasignación de puestos. Al respecto manifestó: “En esta Unidad al igual que en todo el Departamento, lo que se aplica para controles es la información que se registra en la ventanilla cuando ingresa la documentación a este Departamento, es un registro en papel que cuando pasa a cada Unidad, es el Coordinador encargado que la recibe

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mediante su firma, luego esta misma información se utiliza para asignar la documentación a los analistas de esta Unidad.”

El registro de correspondencia que se utiliza en la Unidad de Análisis Ocupacional, es un formulario que utilizan todas las unidades del DGPH, que contiene once columnas que identifican: la fecha, documento, remitente, descripción, funcionario que recibe, asignado, funcionario (a) que recibe del área o gestoría, un aparte que indica uso exclusivo de las áreas o gestorías que consigna: fecha respuesta, instrucciones, resuelto y Nº de oficio.

No obstante, al menos en la Unidad de Análisis Ocupacional, el mismo no es utilizado conforme su estructura, los campos no se completan de acuerdo al objetivo por el cual fueron creados. Por lo que no se puede decir que sea un control sólido y suficiente para la asignación de casos, traslado de documentos, revisiones, observaciones y aprobaciones sobre la labor de los análisis del proceso ocupacional que analizan los casos de reasignación de puestos, por parte de las jefaturas, así como en el archivo de la documentación.

La condición encontrada representa una debilidad de control interno que puede afectar la oportunidad y la efectividad de la gestión que realiza el Departamento de Gestión del Potencial Humano, y la información que se genera de sus procedimientos, en el proceso de reasignación de puestos en el Ministerio de Hacienda, con el consiguiente efecto en el análisis de los datos, la confiabilidad de la información, y el consecuente riesgo para la toma de decisiones.

Por otra parte, los expedientes de los informes y otra documentación relacionada con los procesos de resignación, se encuentra dispersa en distintos archivos que maneja el Área de Análisis Ocupacional y carecen de foliatura, lo que dificulta el acceso a la documentación y pone en riesgo la integridad de la información, con la consecuente limitación para efectos de los procesos de verificación posterior.

3. Conclusiones

3.1 La normativa vigente, dispone de una serie de figuras que le otorgan flexibilidad a la organización para adaptarse a las condiciones cambiantes que se presentan a lo interno y externo, y que en muchos casos le obligan a recurrir al traslado, reubicación, recargo de funciones, asignación de funciones distintas al puesto desempeñado, o incluso a la reasignación de puestos, como medida de respuesta para enfrentar estos cambios. Conforme los casos revisados en el estudio se evidencia que la normativa aplicada no es congruente con el movimiento dado, y por ende se estima que las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera no velaron porque las notas y otros documentos formales que se utilizaron para generar movimientos de personal en tales condiciones, fueran emitidas con la fundamentación adecuada. Ver puntos 2.1 de este informe.

3.2 La ausencia de formularios e instrumentos de trabajo que permitan evidenciar el cumplimiento de todas las actividades comprendidas en el “Procedimiento estudio de Reasignación”, código MH-DAF-DGPH-PAO-03, en relación con la revisión, aprobación, traslado de informes, supervisión ejercida y otra documentación de respaldo, evidencia una oportunidad para fortalecer el control en dicho proceso, a fin de garantizar la razonabilidad, confidencialidad y el acceso a la información y a los procedimientos establecidos en el Departamento de Gestión del Potencial Humano.

Asimismo, la desactualización que presenta el procedimiento respecto a nuevos lineamientos que ha emitido la DGSC en materia de reasignaciones, “Reasignación DGSC-GRH-GOT-AO-001-2009” del 16 de Octubre de 2009, reduce la efectividad de este instrumento y podría propiciar que se dejen de cumplir aspectos previstos en la normativa al no estar contemplado en el procedimiento. Ver puntos 2.2 de este informe.

3.3 Los controles en el DGPH para el registro, asignación, trámite y supervisión de los procesos de reasignación son insuficientes, y no permiten garantizar que las actividades se desarrollen conforme con lo establecido en el procedimiento y que cuente con la documentación de respaldo sobre las labores que llevan a cabo los Analistas del

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DGPH que intervienen en estos procesos, lo que dificulta a su vez el control posterior, la verificación de los actos administrativos y el establecimiento de responsabilidades, en caso de corresponder.

Lo anterior, aunado a los aspectos que se requieren fortalecer en lo relacionado a las formalidades que se deben cumplir en el sistema de archivo de los documentos de este proceso, a efecto que la documentación de respaldo a los procesos de reasignación se manejen en forma centralizada y de fácil acceso, se evite el riesgo de pérdida de información en la Unidad de Análisis Ocupacional del DGPH. Ver punto 2.3 de este informe.

4 Recomendaciones

Al Director Administrativo y Financiero

4.1 Girar instrucciones a las Gestorías, para que en la elaboración de la documentación que sustenta la emisión de actos que conducen a movimientos de personal correspondientes a las diferentes dependencias del Ministerio de Hacienda, se utilice la fundamentación legal adecuada de conformidad con los actos que se pretenden emitir, de manera que exista consistencia entre la normativa aplicable y el movimiento de personal que se pretende llevar a cabo. Ver punto 3.1 de este informe.

4.2 Girar las instrucciones al Departamento de Gestión del Potencial Humano para que se proceda con lo siguiente:

a. La revisión y actualización del procedimiento establecido para la resignación de puestos conforme las disposiciones contenidas en el documento “Reasignación DGSC-GRH-GOT-AO-001-2009” de la DGSC y asimismo, se incorpore el uso de instrumentos que evidencien lo actuado por los funcionarios que intervienen en estos procesos. Ver punto 3.2 de este informe.

b. Diseñar y establecer controles para el registro, asignación, trámite y supervisión de los procesos de reasignación de puestos a fin de que se mantenga un control adecuado de las gestiones ingresadas al departamento y de su trámite posterior. Asimismo, establecer un mecanismo de control que facilite la ubicación de la información relacionada con los procesos de resignación y de la misma forma, asegurar que toda la documentación que respaldan estos movimientos de personal esté contenida en los expedientes, y debidamente foliada. Ver punto 3.3 de este informe.

Estas recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca y enviará copia a la Auditoría Interna.

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente, proceder en lo que corresponda, conforme con el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo de 10 días hábiles establecido en el citado artículo, así como el plan de acción que en un plazo razonable se defina para la efectiva implementación de lo recomendado.

Edgar Cuadra Ramírez Guillermo Badilla MartínezProfesional de Auditoría Interna 3 Coordinador Auditoría Servicios Corporativos

Estudio 033-2010.

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