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San José, 22 de noviembre del 2012INF-DGAI-029-2012

SeñorEdgar AyalesMinistro

Asunto: Informe de control interno. Programa de Regularización del Catastro y Registro.

Estimado señor Ministro:

Nos permitimos presentar el informe Nº INF-DGAI-029-2012, relacionado con el Programa de Regularización del Catastro y Registro (1248-OC/CR).

En el estudio se determinaron aspectos de control que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, en relación con el control de los bienes del Programa, la información contable, y la documentación que respalda la gestión, considerando su próximo cierre.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 37 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio1. Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo de treinta días hábiles posterior al recibo del informe según se establece en la normativa citada, así como el plan de acción que se defina en un plazo razonable para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

OSA/gbm/nmsc: Estudio Nº 003-2012

1 Decreto Nº 34323-H, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008

Dirección: Av. 2da, Calle 1 y 3, diagonal al Teatro Nacional, San José, Costa Rica •Tel 2284-5242/Fax: 2222-1334 • www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/


INFORME SOBRE EL PROGRAMA DE REGULARIZACIÓN DEL CATASTRO Y

REGISTRO (1284/OC-CR)

INF-DGAI-029-2012

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNANoviembre, 2012


INFORME SOBRE EL PROGRAMA DE REGULARIZACIÓN DEL CATASTRO Y REGISTRO (1284/OC-CR)

TABLA DE CONTENIDORESUMEN EJECUTIVO.................................................................................................................................................. i

1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................... 1

1.1. Origen.............................................................................................................................................................. 1

1.2. Objetivo............................................................................................................................................................ 1

1.3. Alcance............................................................................................................................................................ 1

1.4. Comunicación de resultados........................................................................................................................1

1.5. Normativa relacionada con control interno................................................................................................1

1.6. Aspectos generales....................................................................................................................................... 2

2. RESULTADOS........................................................................................................................................................ 4

2.1. Sobre el funcionamiento de la Comisión Interinstitucional para el Fortalecimiento Municipal .........4

2.2. Sobre Libro de Actas del Consejo Consultivo...........................................................................................4

2.3. Aspectos contables........................................................................................................................................5

2.3.1. Actualización de libros contables y cambio de base de registro.......................................................5

2.3.2. Existencia de procedimientos contables y cumplimiento de las NICSP..........................................5

2.3.3. Ajuste al registro de erogaciones para el desarrollo de sistemas.....................................................6

2.4. Necesidad de mejorar el control sobre los bienes...................................................................................7

2.4.1. Conciliación entre SIBINET y los registros del Programa..................................................................7

2.4.2. Sobre operaciones relacionadas con bienes del Programa...............................................................8

2.4.3. Sobre la cuenta Maquinaria, equipo y mobiliario..............................................................................10

2.5. Sobre el control de documentos que respaldan pagos por bienes y servicios.................................10

2.6. Previsiones sobre el cierre del Programa...............................................................................................11

2.6.1. Sobre el contenido del Plan elaborado por la Comisión de Cierre del Programa.......................11

2.6.2. Necesidad de respaldo y custodia documental de contrataciones de personal..........................13

3. CONCLUSIONES................................................................................................................................................ 13

4. RECOMENDACIONES....................................................................................................................................... 14



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RESUMEN EJECUTIVO

Este informe es el resultado del estudio realizado sobre algunos aspectos relacionados con el programa de Regularización del Catastro y Registro (1284-OC/CR), con el objetivo de verificar la suficiencia de las acciones ejecutadas por el programa para minimizar los riesgos señalados en el informe N° DFOE-PG-IF-03-2011, emitido por la Contraloría General de la República (CGR) el 31 de mayo de 2011. Lo anterior, conforme con el Plan de Trabajo Anual del 2012.

La evaluación comprendió la revisión de las actividades relacionadas con la administración de activos y rendición de cuentas del Programa de Regularización del Catastro y Registro, durante el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2011, extendiéndose cuando se consideró necesario, así como las actividades realizadas para dar cumplimiento a las disposiciones emitidas por la CGR en su informe DFOE-PG-IF-03-2011. No comprende la revisión de aspectos técnicos y logros del Programa en el cumplimiento de sus objetivos.

La Unidad Ejecutora del Programa de Regularización del Catastro y Registro ha venido realizando esfuerzos importantes para cumplir con lo dispuesto por la Contraloría en el citado informe, entre los que se incluyen la administración de los riesgos relacionados con el funcionamiento de la Comisión Interinstitucional para el Fortalecimiento Municipal, el Libro de Actas del Consejo Consultivo, el cambio de base de registro contable, la utilización de libros contables autorizados por la Auditoría Interna, y la creación de procedimientos contables.

No obstante, existen algunos aspectos que requieren ser revisados y fortalecidos referentes a la necesidad de que se cuente con la información real y actualizada sobre los bienes del Programa, la cual debe estar conciliada con el Sistema Registro y Control de Bienes del Estado (SIBINET), así como respaldar documentalmente las acciones realizadas para trasladar y dar de baja los activos. Asimismo, mejorar el plan de trabajo de la Comisión de Cierre del Programa considerando que su cierre está próximo y las actividades se deben precisar en cuanto a responsables de ejecutarlas y plazos, el archivo de los documentos que respaldan los pagos realizados y asegurar el buen estado de los expedientes, incluido las contrataciones de los consultores individuales y demás personal contratado, de forma que puedan ser utilizados en caso necesario de atender reclamos por derechos laborales.

En razón de lo anterior, se emiten las recomendaciones correspondientes, las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 37 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio, según Decreto Nº 34323-H, y su reforma, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008.



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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

El presente estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2012.

1.2. Objetivo

Verificar la suficiencia de las acciones ejecutadas por la administración activa para minimizar los riesgos señalados en el informe Nº DFOE-PG-IF-03-2011 emitido por la Contraloría General de la República.

1.3. Alcance

El estudio comprende la revisión de las actividades relacionadas con los riesgos señalados por la Contraloría General de la República en el informe DFOE-PG-IF-03-2011 del 31 de mayo del 2011, así como otros relacionadas con el cierre del Programa. Lo anterior para el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2011, extendiéndose cuando se consideró necesario.

No se verificó la naturaleza de los gastos ni la exactitud de los montos de los ajustes contables realizados por la Unidad Ejecutora, así como tampoco la exactitud de los montos referidos a la cuantificación de los bienes registrados.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.

1.4. Comunicación de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el 7 de noviembre de 2012 al Lic. Juan Carlos Pacheco Romero, Viceministro de Inversión y Crédito Público, y el 19 de noviembre del 2012, al Lic. Olman Rojas Rojas, Coordinador General, y al Lic. Marcelo Solís Duncan, Coordinador Operativo, ambos de la Unidad Ejecutora del Programa de Regularización del Catastro y Registro. Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.

1.5. Normativa relacionada con control interno

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”




“Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 37.—Informes dirigidos al jerarca. // Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implementación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.”

“Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.6. Aspectos generales

La Ley N°81542 “Aprobación del Convenio de Préstamo Nº 1284/OC-CR ‘Programa de Regularización del Catastro y Registro’, entre la República de Costa Rica y el Banco Interamericano de Desarrollo”, aprueba el Contrato de préstamo N °1284/OC-CR, suscrito en Washington, distrito de Columbia, Estados Unidos de América el 1° de febrero de 2001, entre el Banco Interamericano de Desarrollo y el Gobierno de la República de Costa Rica, por un monto hasta de sesenta y cinco millones de dólares estadounidenses sin centavos (US $65.000.000,00) para ejecutar un “Programa de Regularización del Catastro y Registro”. En la cláusula 1.01 del Contrato se especifica que el costo total del Programa se estima en el equivalente de noventa y dos millones de dólares de los Estados Unidos de América (US$92.000.000).

En el artículo 2 de la citada Ley, se crea la Unidad Ejecutora del Programa, como un órgano desconcentrado del Ministerio de Hacienda, que cuenta con autonomía administrativa, técnica y financiera, independencia de presupuesto, personalidad jurídica instrumental y capacidad para licitar, contratar y realizar todos los actos que fueren necesarios para la ejecución del Programa. Se estipula que contará con un Coordinador General, y con un Coordinador Operativo.

La estructura organizativa de la Unidad Ejecutora se establece en el Contrato de Préstamo, que forma parte integrante de la Ley 8154, y el Reglamento de la Ley 8154. De acuerdo con el punto 3 del Contrato, “la utilización de los recursos del financiamiento del Banco serán llevadas a cabo por el Prestatario, por intermedio de su Ministerio de Hacienda”.

Se emiten también las “Normas Generales del Convenio de Préstamo N°1284/ OC-CR ‘Programa de Regularización del Catastro y Registro” entre la República de Costa Rica y el Banco Interamericano de Desarrollo”, entre las cuales se encuentra la “6.01.- Disposiciones generales sobre ejecución del Proyecto.//(a) El Prestatario conviene en que el Proyecto será llevado a cabo con la debida diligencia de conformidad con eficientes normas financieras y técnicas y

2 Publicada en La Gaceta N°237 del 10 de diciembre de 2001.



de acuerdo con los planes, especificaciones, calendario de inversiones, presupuestos, reglamentos y otros documentos que el Banco haya aprobado.”

Con respecto a la utilización de los bienes, el artículo 6.03 establece que “Salvo autorización expresa del Banco, los bienes adquiridos con los recursos del Financiamiento deberán dedicarse exclusivamente para los fines del Proyecto. Concluida la ejecución del Proyecto, la maquinaria y el equipo de construcción utilizados en dicha ejecución, podrán emplearse para otros fines.”

El Anexo A se refiere al Programa de Regularización del Catastro y Registro, y define el objeto de la siguiente manera: “1.01.- El Programa tiene como objeto principal el mejoramiento de la seguridad jurídica de los derechos sobre la propiedad inmueble. Con ello se busca contribuir a mejorar el clima para la realización de las inversiones públicas y privadas en Costa Rica.”

En el Decreto 30795 MP-J-H, se establece la conformación del Consejo Consultivo del Programa de Catastro y Registro, de la Comisión Interinstitucional para el Fortalecimiento del Régimen Municipal y se integra el Comité Técnico Institucional formado por los Representantes Técnicos Especializados según la competencia de cada Institución.

El Decreto 34434-H-J del 08/04/2008 Reglamento Operativo del Programa de Regularización del Catastro y Registro deroga el reglamento anterior emitido con el Decreto Ejecutivo Nº 30793-H-J del 8 octubre 2002 y sus modificaciones contenidas en Decreto Ejecutivo 32560-H-J del 13 mayo del 2005, esto debido a que “el Gobierno de Costa Rica y el Banco Interamericano de Desarrollo, como partes suscribientes del Convenio de Préstamo No. 1284/OC-CR han procedido a revisar el contenido temático original del Programa con el fin de adecuarlo a la realidad de su ejecución por razones técnicas y económicas…” Este Reglamento dispone en su artículo 4 que la Unidad Ejecutora tiene bajo su responsabilidad la ejecución y coordinación de los siguientes componentes, los cuales presentan algunas modificaciones con respecto a los establecidos anteriormente:

a) Componente I Formación del Catastro Nacional de la propiedad inmueble y su compatibilización con el Registro: Consta de 4 subcomponentes:

1. Reestructuración institucional del sistema catastral registral y adecuación del marco legal normativo.2. Formación del Catastro y compatibilización con el Registro.3. Sistema Nacional de Información Territorial (SNIT).4. Resolución Alternativa de Conflictos (RAC) administrativo.b) Componente II: Regularización de los Derechos relacionados con la propiedad inmueble en áreas bajo

Regímenes Especiales. Consta de 4 subcomponentes:1) Identificación, prevención y resolución de los conflictos de tenencia y uso de la tierra relacionada con la propiedad

inmueble en las Zonas ABRE.2) Establecimiento de 3 centros regionales RAC3) Ordenamiento de Territorios en Zonas Marítimo Terrestres (ZMT)4) Levantamiento Situacional, levantamiento catastral y amojonamiento de las Zonas ABRE previamente definidas.c) Componente III Fortalecimiento Municipal en el uso de la información catastral: Consta de 2

subcomponentes:1. Apoyo a la gestión fiscal municipal.2. Apoyo a la planeación municipal y el ordenamiento territorial.”De acuerdo con la cláusula 4.3 del Anexo A del Contrato de Préstamo, el seguimiento del Programa por parte del Gobierno será efectuado por: (i) un Consejo Consultivo de asesoría y orientación estratégica presidido por un representante del Poder Ejecutivo y del más alto nivel jerárquico, compuesto por representantes de las entidades participantes; (ii) la Comisión Interinstitucional para el Fortalecimiento Municipal actuando como órgano para asesoría y consulta general en el ámbito técnico; y (iii) los expertos designados por las entidades participantes para la supervisión técnica de las actividades del Programa en las áreas de competencia respectivas.



La Contraloría General de la República emitió el 31 de mayo de 2011 el informe Nº DFOE-PG-IF-03-2011 “Informe sobre el estudio de tipo financiero realizado en el Programa de Regularización del Catastro y Registro” del 31 de mayo de 2011. Este informe señala, entre otros, los siguientes riesgos:

No funcionamiento de la Comisión Interinstitucional para el Fortalecimiento Municipal. No se contaba con Libro de Actas del Consejo Consultivo. Necesidad de que se fortalezcan las acciones de control y supervisión por parte de las autoridades del

Gobierno y las instituciones participantes, especialmente en cuanto a los bienes y entregables que deberán trasladarse para ser utilizados como parte de su gestión.

El sistema de información contable carece de controles contables relacionados con el registro por partida doble, libros autorizados por la Auditoría Interna, procedimientos y planes orientados a la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP).

Existencia de una diferencia importante en el Sistema de Registro y Control de Bienes del Estado (SIBINET), con respecto del saldo por ese concepto en el Balance de Situación de la Unidad Ejecutora del Programa.

Los “Gastos por servicios de desarrollo de sistemas informáticos”, no son capitalizados y por ende, no se crean las cuentas de activos “obras en proceso” y “activos intangibles”, tal como lo establecen las directrices de la Contabilidad Nacional, para el adecuado control contable de esas erogaciones.

2. RESULTADOS

2.1. Sobre el funcionamiento de la Comisión Interinstitucional para el Fortalecimiento Municipal

De acuerdo con el informe DFOE-PG-IF-03-2011, se había determinado como una debilidad el hecho de que no estaba en operación la Comisión Interinstitucional para el Fortalecimiento Municipal, con lo cual se incumplía lo establecido en el artículo 13 del Reglamento Operativo del Programa de Regularización del Catastro y Registro3, y por tanto se carecía de asesoría, de consulta general y del seguimiento en el ámbito técnico por parte del Gobierno.

Al respecto, durante la revisión de documentos se obtuvo evidencia de que la Comisión Interinstitucional para el Fortalecimiento Municipal se encontraba activa durante el periodo revisado. Aunque se verificó la existencia de solo un acta de las sesiones celebradas, sí se observaron las firmas de los miembros de la Comisión en las respectivas hojas de asistencia a las sesiones ordinarias. Asimismo, el libro de actas fue legalizado por la Dirección General de Auditoría Interna el 27 de agosto de 2012.

2.2. Sobre Libro de Actas del Consejo Consultivo

Otro riesgo identificado por la Contraloría General de la República consistía en que las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo Consultivo del Programa de Regularización del Catastro y Registro, no estaban transcritas en un libro formal de actas y carecían de folio. Esta condición incumplía lo establecido en el Reglamento Interno del Consejo Consultivo del Programa de Regularización del Catastro y Registro, Decreto Ejecutivo No. 34594-H-J4

Sobre este riesgo se determinó que el Libro de Actas del Consejo Consultivo del Programa fue legalizado por la Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda, es por tanto válido, y las actas cuentan con las firmas respectivas.

El libro se está utilizando para incluir en forma consecutiva, por fecha de las sesiones, las actas aprobadas con las firmas del Presidente del Consejo y del Coordinador General de la Unidad Ejecutora del Programa. Se constató además que se encuentra en condiciones normales de orden y limpieza.

3 Decreto Ejecutivo Nº 34434-H-J, publicado en La Gaceta No. 68 del 08/04/20084 Publicado en La Gaceta No. 129 del 4 de julio de 2008.



2.3. Aspectos contables

2.3.1. Actualización de libros contables y cambio de base de registro

Se había determinado por la Contraloría General en su estudio una debilidad relacionada con la no existencia de libros contables autorizados por la Auditoría Interna. Asimismo, que la contabilidad se llevaba al margen de algunos Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público, por cuanto no utilizaba el sistema de partida doble, y se incumplía con el principio contable de “devengo”, ya que las transacciones se registraban utilizando la base de efectivo.

Al respecto, se obtuvo evidencia de la existencia de los libros Mayor General, Libros Auxiliares, Diario General y Libro de Inventario y balances, correspondientes a la contabilidad de la Unidad Ejecutora del Programa de Regularización del Catastro y Registro.

De acuerdo con lo observado, los libros legales fueron actualizados con la información contable del cierre del periodo 2011, según los cambios realizados en cumplimiento de lo dispuesto en el informe DFOE-PG-IF-03-2011.

Asimismo, se constató la existencia de un registro de cuentas, cuya nomenclatura corresponde al registro por partida doble requerido por la Contabilidad Nacional. Se revisaron los registros contables del Programa de Regularización de Catastro y Registro, y se determinó que las cuentas utilizadas corresponden a un sistema de registro con base a devengado.

2.3.2. Existencia de procedimientos contables y cumplimiento de las NICSP

La falta de procedimientos contables para la generación de los estados financieros a remitir a la Contabilidad Nacional y que no se tenían planes de acción para que estos cumplan con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), son otras de las debilidades señaladas por la Contraloría General en el informe de cita.

Al respecto, se determinó la existencia de un documento denominado “Procedimiento No. 1- UE/ Pago mediante transferencia y pago de cheques” y que consta de varias partes, identificadas como “productos”:

Contabilidad del Programa de Catastro Nómina de pagos Fondos BID, Fondos IDA, Contrapartida Pago mediante cheque (dólares o colones) Pago mediante transferencia (dólares o colones) Pago de servicios públicos Pago directo Pago Transferencia SINPE-TEF

También se observó el documento “Política Contable N°001-1284 Programa de Regularización del Catastro y Registro”, el cual contiene la política respecto a las “Obras en proceso”, cuyo objetivo es “Establecer el registro contable de las obras en proceso por las modalidades de: construcciones de edificios, infraestructura de beneficio y uso público, de bienes culturales y de los sistemas de información de esta Unidad Ejecutora”

Por otra parte, se evidenció que no se utilizan las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) para la presentación de la información contable del Programa de Regularización del Catastro y Registro, no obstante se considera que esta parte de la disposición ha perdido oportunidad, por cuanto con el Decreto N°36961-H publicado en La Gaceta N°25 del 3 de febrero de 2012, establece enero de 2016, como nueva fecha a partir de la cual se debe proceder a realizar los procesos contables con base en las Normas Internacionales de Contabilidad del



Sector Público (NICSP) publicadas en español por la Federación Internacional de Contadores (IFAC, por sus siglas en inglés). Considerando que el Programa de Regularización del Catastro y Registro terminará sus funciones antes dicha fecha, no se estima conveniente ni prioritaria la realización de esfuerzos para homologarse a las NICSP.

2.3.3. Ajuste al registro de erogaciones para el desarrollo de sistemas

Se había determinado por parte de la Contraloría General de la República que las erogaciones efectuadas para el desarrollo de sistemas se contabilizaban como gastos del Programa de Regularización del Catastro y Registro, por lo que formaban parte del Estado de Resultados. Esta práctica se contrapone a las políticas y procedimientos que sobre este aspecto ha dictado la Contabilidad Nacional. Para solventar esta condición la Contraloría General dispuso que debían crearse subcuentas de “Obras en Proceso” como parte del Activo Fijo y de “Bienes Intangibles que forma parte de Otros Activos a Largo Plazo, y determinar los saldos respectivos de cada una de ellas. Como resultado de esa cuantificación, debían efectuarse los ajustes contables en relación con los gastos de operación del año 2010 y de períodos anteriores y las correcciones necesarias a los estados financieros de ese año.

Sobre este tema, de la revisión del catálogo de cuentas proporcionado por la empresa Finanzas Incorporadas S.A, (FISA), contratada para llevar la contabilidad de la Unidad Ejecutora del Programa 1284, se determinó que existe una cuenta denominada “10-17 Obras en proceso”, dentro de la cual se encuentran las subcuentas “10-17-01 Programa SIRI”, “10-17-02 Programa SNIT”, “10-17-03 Programa SITRIBU5”, y “10-17-04 Programa Plan 2000”. Según se consultó en la empresa FISA, estas cuentas fueron creadas a propósito del cumplimiento de la disposición 4.1. e) mencionada.

Con respecto a los “ajustes contables en relación con los gastos de operación del año 2010 y de períodos anteriores y las correcciones necesarias a los estados financieros de ese año”, se tuvo a la vista el asiento de ajuste en el que se reclasifican los montos que se habían registrado como gastos en las cuentas correspondientes al valor de diferentes proyectos del Programa, a saber: el Sistema de Información de Registro Inmobiliario (SIRI), el Sistema Tributario Municipal (SITRIMU), el Sistema Nacional de Información Territorial (SNIT) y el Plan 2000.

Según el asiento observado, se clasificaron los gastos acumulados hasta diciembre de 2011 en diferentes cuentas correspondientes al Programa SIRI, cuenta del Programa SNIT, Servicios de Ingeniería, cuenta del Programa SITRIMU, Servicio de Desarrollo de Sistemas, cuenta del Programa Plan 2000, y cuenta de Servicios de Ciencias Económicas y Sociales. Se registraron contra la cuenta de “Utilidad o Pérdida de periodos anteriores”. El saldo total ajustado es de ¢ 2 237 350 042,07 (dos mil doscientos treinta y siete millones trescientos cincuenta mil cuarenta y dos colones con siete céntimos. De esta forma se clasificó la información para determinar los costos del Programa registrados por año y por destino que se les dio.

De acuerdo con el nuevo procedimiento que se mencionó en el punto 2.3.2, las erogaciones correspondientes a desarrollo de sistemas actualmente se están registrando como “obras en proceso” para posteriormente trasladarlos como activos de la Unidad Ejecutora del Programa de Regularización del Catastro y Registro.

Posteriormente, se solicitaron los estados financieros de la UE, y se revisó el movimiento de las cuentas “10-17-01 Programa SIRI”, “10-17-02 Programa SNIT”, “10-17-03 Programa SITRIBU”, y “10-17-04 Programa Plan 2000” en el año 2012, ya que durante el 2011 se estaba en proceso de creación y ordenamiento de cuentas. No obstante, no fue posible observar el movimiento de dichas cuentas en los estados financieros, debido a que no se habían realizado pagos hasta la fecha de la revisión.

2.4. Necesidad de mejorar el control sobre los bienes

5 Aunque el sistema se denomina Sistema Tributario Municipal “SITRIMU”, la cuenta se denominó “SITRIBU”, no obstante, se entiende que se refiere a este Sistema.



2.4.1. Conciliación entre SIBINET y los registros del Programa

En el citado informe DFOE-PG-IF-03-2012, la Contraloría General había señalado como debilidad que: “En la revisión de la cuenta general de Maquinaria, Equipo y Mobiliario del Balance de Situación al 31 de diciembre del 2010, se refleja un saldo en la Cuenta de Maquinaria, Equipo y Mobiliario de ¢836.565.250,00, en tanto el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET) del Ministerio de Hacienda, apenas indica un monto de ¢215.643.032,38, por lo que existe una diferencia de ¢620.922.217,62 entre ambas fuentes de información”

Sobre esta debilidad se emitió la disposición 4.1.d) “Ordenar al Coordinador de la Unidad Ejecutora del Programa de Regularización del Catastro y Registro y a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, que en coordinación, realicen un estudio detallado a efecto de determinar las razones específicas por las cuales existen las diferencias comentadas en el punto 2.2. de este informe. Como resultado de ese estudio, como mínimo deberán identificarse claramente la existencia o no de los bienes respectivos, efectuarse los ajustes contables que procedan, establecerse los controles necesarios y tomar las medidas que en derecho correspondan.”

Es importante mencionar que el punto 4.3.3 del Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) de la Contraloría General de la República, señala que: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos asociados, para garantizar su rendimiento óptimo y su protección contra pérdida, deterioro o uso irregular, así como para prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios que deban utilizarlos.”

El artículo 1º del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central Decreto y sus reformas N° 30720-H6, indica: “Todo bien que ingrese a la Administración deberá ser identificado por un sistema de rotulado (placa de metal o plástica o cualquier otro sistema de alta seguridad), en el que se indique el número de patrimonio asignado por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa” y el artículo 3 de este decreto Ejecutivo Nº 30720-H del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, indica: “Las instituciones de la Administración Central estarán obligadas a utilizar los sistemas informáticos de administración y control de bienes diseñados por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.//Todos los bienes deberán estar debidamente registrados y actualizados en el sistema informático.”

Con relación a este tema, de la revisión de una muestra de veintiséis (26) activos que están registrados en el SIBINET, se determinaron inconsistencias con respecto al registro consolidado que lleva esa Unidad en la herramienta informática diseñada para ese efecto, por cuanto se comprobó la existencia de activos diferentes que tienen el mismo número de patrimonio en los dos registros. Asimismo, bienes que están registrados en SIBINET pero no aparece su registro en el listado de inventario de activos de la UE.

Se determinaron también activos del registro de inventario de la UE que están en uso, pero no aparece el valor unitario del bien, tampoco una explicación del porqué no se registra ese rubro. Bienes para los que se indica “malo” y “en desuso” que tampoco tienen registrado el valor y se desconoce si se dieron de baja. Para otros activos se indica “no está” o “en desuso”, pero mantienen su valor unitario. Otros activos mantienen números en rojo y con la leyenda “robada” o “no se recibió”.

Al respecto el señor Homer Badilla Toledo, especialista en Adquisiciones y encargado de bienes de la UE, entre otras cosas, señaló lo siguiente: “(…) existen varias particularidades en cuanto al registro de bienes y su universalidad; una es que existen bienes que son procedentes del Ministerio de Hacienda que poseen placa de Hacienda y no se encuentran registrados, otros bienes que no se encuentran plaqueados y por lo tanto no se encuentran registrados en SIBINET, (de hecho se están realizando las labores de identificación de esos bienes y su respectivo registro en SIBINET)…”

6 Decreto N°30720-H, publicado publicado en La Gaceta N° 188 del 1 de octubre de 2002



Según lo anterior, no se logró determinar que exista una conciliación entre los datos que brinda el Sistema de Registro y Control de Bienes del Estado (SIBINET) sobre los activos del Programa de Regularización del Catastro y Registro, con relación a la información del sistema de registro que mantiene la Unidad Ejecutora del Programa, para el control y registro de esos bienes, por lo cual persiste la debilidad señalada por la Contraloría General de la República. Por tanto, aún cuando la UE dispone de una herramienta informática para el registro y control de bienes, y actualmente se están dedicando esfuerzos al respecto, se evidencia que los datos que contiene ese sistema no han sido revisados, depurados, actualizados, y verificados, lo que incide negativamente en la generación de los Estados Financieros, por cuanto no se ha logrado integrar la información de ese sistema al SIBINET para efectos de registro contable.

2.4.2. Sobre operaciones relacionadas con bienes del Programa

En el citado informe DFOE-PG-IF-03-2012, la Contraloría General señaló como origen de la debilidad referida a la no conciliación entre el SIBINET y el registro de bienes que mantiene la Unidad Ejecutora del Programa, “la práctica de realizar donaciones de equipo y otros a los entes municipales, de lo cual no se ha llevado un control adecuado. Esto especialmente por cuanto la Unidad Ejecutora del Programa ha sufrido una importante rotación de personal clave y la actual administración no cuenta con los registros al respecto. Lo anterior pone en evidencia una falta de compromiso por parte de la Administración del Programa, en relación con el control interno relativo al tema de los bienes, así como la ausencia de supervisión por parte de los órganos de control respectivos”

El artículo 4 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, decreto N° 30720-H publicado en La Gaceta N° 188 del 1 de octubre de 2002, dice: “El sistema informático de bienes contará con los formularios correspondientes para tramitar las altas de bienes, asignación, reasignación, préstamo concesión y baja de bienes. Asimismo, las instituciones podrán contar con otros formularios internos necesarios para dichos trámites . (El resaltado no es del original)

Sobre este tema, en el Balance de Comprobación del Programa de Regularización del Catastro y Registro al 31 de diciembre de 2011, se observó que se acreditó un monto de ¢604.970.936,1 para ajustar la cuenta de MAQUINARIA EQUIPO Y MOBILIARIO de un saldo inicial ¢842.372.110,41 a un saldo final de ¢237.401.174,31, no obstante, no se logró obtener información detallada de los movimientos contables realizados para llegar a esas cifras.

Con relación a este aspecto, el señor Homer Badilla, indicó: “El procedimiento fue por operaciones normales del Programa. Se refiere a las donaciones que se han hecho a las instituciones beneficiarias del Programa, pero por la naturaleza establecida en la Ley de Creación del Programa, como por ejemplo los activos que se han donado a instituciones como el Registro Nacional, Municipalidades, etc. De este modo se logró detectar la diferencia por medio de contabilidad, y fue de esta manera como se realizó la conciliación.”

Asimismo, no se logró comprobar que exista un efectivo control sobre los activos del Programa de Regularización del Catastro y Registro, en cuanto a la baja o traslado de bienes.

Lo anterior puede deberse a que la Unidad Ejecutora del Programa no estableció un procedimiento de control de manera formal y por escrito, para documentar el trámite de dar de baja a un activo, fuera por obsolescencia, mal estado del bien o por donación del activo propiedad del Programa de Regularización del Catastro y Registro.

De acuerdo con el encargado de bienes de la UE: “Hasta el momento no se ha hecho una donación como tal, hasta la fecha se está realizando un listado de activos dañados que serán donados a algún colegio técnico o vocacional para utilizarlo para reparación. //El otro aspecto que les mencioné se refiere a las compras que se han hecho a las



instituciones beneficiarias del Programa, además se les indica que no existe un procedimiento formalizado para estas actividades.”

Según lo anterior, los activos que se han dado de baja corresponden a bienes que se han entregado a las instituciones beneficiarias, es decir, como parte de las operaciones normales del Programa. No obstante, la situación señalada conlleva el riesgo de pérdida de los bienes en poder de la Unidad Ejecutora del Programa de Regularización del Catastro y Registro, debido a la falta de información precisa sobre su destino cuando se les da de baja, y en consecuencia afecta el proceso de registro y control de esos bienes en el SIBINET.

Asimismo, persiste la debilidad señalada en el informe DFOE-PG-IF-03-2012, en cuanto a la afectación del cumplimiento de los objetivos de control interno relativos a proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, exigir confiabilidad y oportunidad de la información y el cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico, establecidos por la Ley General de Control Interno.

En la reunión de comunicación de resultados, el Licenciado Marcelo Solís Duncan, manifestó la necesidad de ir trasladando los bienes que quedan en desuso debido al proceso de cierre del Programa, el cual dio inicio con el cierre de uno de sus componentes. En este sentido considera importante se le reciba dichos bienes por parte del Ministerio, a efectos de que se dé un proceso ordenado en el traslado de los activos y además evitar gastos innecesarios en el arriendo de instalaciones para su almacenamiento.

2.4.3. Sobre la cuenta Maquinaria, equipo y mobiliario

Se determinó que el Sistema de Registro y Control de Bienes del Estado (SIBINET) al 29 de junio de 2012, reporta para el Programa de Regularización del Catastro y Registro, un total de 915 registros de bienes, con un saldo de ¢215.283.511,34 y el Balance de Comprobación del mismo Programa, al 31 de diciembre para la cuenta Maquinaria, Equipo y Mobiliario consigna un saldo por ¢237.401.174,3, para una diferencia de ¢22.117.662,97. Además, se constató, que el insumo para alimentar los Estados Financieros que presenta la empresa contable FISA, son las compras de activos que realiza la UE y no los saldos de inventario que podría presentar el Sistema de Registro Interno que mantiene esa Unidad Ejecutora para el control de inventario de activos.

Sobre la diferencia, el señor Homer Badilla señaló: “…Se debe a aquellos activos que se detectaron en contabilidad, pero que no se encuentran registrados en el SIBINET.” No obstante, se desconoce los procedimientos internos que se realizaron para llegar a esas cifras.

Por lo tanto, no se logró determinar una relación entre el reporte que brinda el Sistema de Registro y Control de Bienes del Estado (SIBINET) sobre los bienes de la Unidad Ejecutora del Programa de Regularización del Catastro y Registro y el saldo en la cuenta de Maquinaria Equipo y Mobiliario, del Balance de Comprobación del Programa al 31 de diciembre de 2011.

Relacionado con lo anterior, el punto 4.4.5 del Manual de Normas de Control Interno de la CGR, señala: La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.

Se estima que esta condición se debe a la falta de control en la administración de los bienes del Programa 1284, y afecta la cuantificación del inventario. Tampoco se consideran los activos que han sido dados de baja ni el cambio del valor de los activos por la depreciación acumulada.



Según lo manifestado por el Coordinador Operativo y por el Encargado de bienes de la UE, como parte de las actividades enfocadas al cierre del Programa, se está trabajando en la depuración de los registros de bienes de la UE, con el objetivo de conciliar la información del registro interno con el SIBINET.

2.5. Sobre el control de documentos que respaldan pagos por bienes y servicios

El punto 4.4.1 de las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) de la Contraloría General de la República, aprobadas mediante Resolución Nº R-CO-9-2009 del 26 de enero, 20097, señala: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda”.También la Norma 5.4, sobre la Gestión documental indica: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales.”

El artículo 70 del Reglamento Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 que indica: "La Preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo"

Al respecto se determinó una debilidad en el control sobre los documentos que respaldan los pagos por bienes y servicios prestados a la Unidad Ejecutora del Programa de Regularización del Catastro y Registro, debido a que en la revisión de los portafolios con el respaldo de las transacciones mensuales, si bien está ordenada por apartados, se encontró que ninguno de los portafolios revisados se encontraba foliado y que no mantienen una tabla de contenido.

Lo anterior puede deberse a que no se cuenta con una metodología de archivo que establezca la necesidad de incorporar elementos que mejoren la seguridad de los documentos.

Esta condición no permite controlar la cantidad de folios que corresponde a cada portafolio, así como en cuanto al orden consecutivo y la cronología del archivo de la documentación, lo que impediría ubicar de manera precisa los documentos que sirven como respaldo técnico y legal de la gestión administrativa y financiero-contable de esa Unidad Ejecutora, y podría resultar en pérdida o menoscabo de esa documentación que respalda las operaciones de la UE, así como atrasos en la ubicación de información que se requiera consultar.

Con relación a este tema, en la reunión de comunicación de resultados, el Coordinador Operativo, Licenciado Marcelo Solís Duncan, manifestó haber solicitado la colaboración a la Dirección Administrativa Financiera del Ministerio de Hacienda, a fin de coordinar el traslado de los documentos del Programa al Archivo Central, no obstante según indicó, se le informó que la recepción de dichos documentos debía hacerse hasta el cierre del Programa. Asimismo, señaló que se está decidiendo sobre cómo respaldar digitalmente los archivos físicos y su almacenamiento, para lo cual requieren de la colaboración de la Dirección General de Informática del Ministerio.

2.6. Previsiones sobre el cierre del Programa

2.6.1. Sobre el contenido del Plan elaborado por la Comisión de Cierre del Programa

La Norma 4.5 de las Normas de control Interno para el Sector Público, N-2-2009-CO-DFOE, “Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones”, se establece que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo

7 Publicada en La Gaceta Nº 26 del 6 de febrero, 2009



anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.”

Relacionado con esto, como preparación para el cierre del Programa de Regularización del Catastro y Registro, de acuerdo con lo mencionado por el Coordinador Operativo, Lic. Marcelo Solís Duncan, a raíz del oficio DCP-137-2012 del 1/3/2012 enviado por la Dirección de Crédito Público en el que comunica la circular DCP-001-2012, que contiene los “Lineamientos Generales dirigidos a Unidades Ejecutoras y Coordinadoras de programas y Proyectos de inversión pública financiados mediante endeudamiento público”, el Coordinador General, Lic. Olman Rojas, creó una Comisión de Cierre de Programa (CCP).

Dicha Comisión está conformada por el Coordinador Operativo, Lic. Marcelo Solís Duncan, quien preside; el Especialista en Adquisiciones, Homer Badilla Toledo; la Asesora Legal, Maritza Blanco Vargas; y la Encargada del Archivo Central, María de los Ángeles Cerdas Cruz. Se les asignó la tarea de “realizar las gestiones pertinentes para hacer efectivo el traslado del Archivo Central y los activos de la Unidad Ejecutora al Ministerio de Hacienda, de cara al cierre y finiquito de la Unidad Ejecutora”

Actualmente se está negociando una prórroga para que el Programa 1284-OC/CR finalice en diciembre de 2013, por lo tanto las actividades de dicha Comisión podrían extenderse hasta ese plazo.8

De acuerdo con el Coordinador Operativo, la Comisión se reúne semanal o quincenalmente y sus esfuerzos se han centrado en el tema de archivo y de bienes. Las demás actividades orientadas a la rendición de cuentas (avance físico y financiero) las atiende la Coordinación General, con base en datos suministrados por las coordinaciones técnicas y el Coordinador Operativo.

Se observó un documento denominado “CCP cronograma de trabajo / 30 de mayo 2012”, el cual, según se consultó al Coordinador Operativo, constituye el plan de la Comisión. En este se incluyen las tareas de: Consultas evacuadas (DGABCA y Archivo); Inventario; Archivo; Plan de digitalización de documentos / traslado; Actualización de inventario de bienes (uso, desuso, baja); Informe del mes (CO); Dar de baja a activos en desuso; Depuración de base de datos de inventario; Desechar activos en mal estado; Informe avance activos en desuso; Informe del mes; Informe activos en mal estado; Actualización estado activos; Informe del semestre (CO).

Asimismo, se observaron documentos que respaldan la ejecución de trámites para obtener información de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa sobre el proceso para dar de baja o donar bienes, y gestiones ante el Archivo Institucional del Ministerio de Hacienda sobre el procedimiento para entregar el archivo documental de la UE.

No obstante, el mencionado cronograma no constituye un plan propiamente dicho, debido a que no cuenta con una presentación o introducción, no define su objetivo general ni los objetivos específicos, no se especifican tareas que permitan el cumplimiento de las actividades planeadas, con su respectiva justificación, no cuenta con definición de responsables, y las fechas de inicio y fin, entre otros.

Esto puede deberse a que no se han seguido criterios de planificación administrativa para la creación del plan de la Comisión de Cierre del Programa. En consecuencia, no es posible darle seguimiento documental a la ejecución del Plan, a su pertinencia y al logro de los objetivos de dicha Comisión.

8 Sobre la fecha de conclusión del Programa, en la reunión de comunicación de resultados celebrada el 19 de noviembre de 2012, se informó sobre el otorgamiento formal de una extensión del plazo vigente para el último desembolso del Préstamo 1284/OC-CR para el 31 de diciembre de 2013, de acuerdo con oficio CID/CCR/1540/2012 del 10 de octubre de 2012, enviado al señor Ministro de Hacienda por el señor Fernando Quevedo, Representante del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)



Con respecto a la definición del responsable de ejecutar la actividad, el señor Marcelo Solís mencionó que en el oficio de designación a los funcionarios como miembros de la Comisión de Cierre del Programa se les asignaron funciones, por lo cual no consideró necesario mencionar al responsable en el Plan.

Con relación a la ejecución del Plan, se observaron al menos tres actividades que no habían tenido avance.

Por lo anterior, aunque se evidencia un esfuerzo por parte de los funcionarios de la UE del Programa de Regularización del Catastro y Registro, es posible mejorar el Plan que propuso la Comisión de Cierre del Programa, enriqueciéndolo con los elementos mencionados, lo cual además permitiría darle un seguimiento más específico a su cumplimiento.

2.6.2. Necesidad de respaldo y custodia documental de contrataciones de personal

Con respecto al pago de derechos laborales, la Constitución Política de Costa Rica, en su artículo 73 dicta que: “Se establecen los seguros sociales en beneficio de los trabajadores manuales e intelectuales, regulados por el sistema de contribución forzosa del Estado, patronos y trabajadores, a fin de proteger a éstos contra los riesgos de enfermedad, invalidez, maternidad, vejez, muerte y demás contingencias que la ley determine.// La administración y el gobierno de los seguros sociales estarán a cargo de una institución autónoma, denominada Caja Costarricense de Seguro Social.”

Durante la revisión de documentos realizada en la Unidad Ejecutora se observaron dos sentencias sobre demandas laborales presentadas ante el Juzgado de Trabajo por trabajadoras que estuvieron contratadas por la UE. En estos dos casos el Juzgado determinó la existencia de una relación laboral de la Unidad Ejecutora con las demandantes, por lo que la UE fue condenada a pagar a las trabajadoras lo correspondiente a vacaciones, aguinaldo y cesantía.

De acuerdo con el Coordinador Operativo, han sido varias personas que han interpuesto demandas aproximadamente desde el 2007. Asimismo, un informe de inspección realizado por la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) determinó la existencia de relación laboral entre la Unidad Ejecutora y el personal contratado, y en consecuencia una deuda de la UE con la CCSS. Debido a esto, se negoció un arreglo de pago entre la Unidad Ejecutora del Programa 1284, el Ministerio de Hacienda y la CCSS.

Manifiesta también el Coordinador Operativo que “entre marzo y abril de 2012, el Ministerio de Hacienda procedió a hacer el primer aporte por el periodo de enero 2002 a mayo 2007. Este aporte corresponde al ROP y al FCL. A esta fecha ya se notificó el total adeudado a la CCSS hasta diciembre de 2011. Con esto se solucionó la situación laboral con respecto al ROP y FCL de los contratados hasta diciembre de 2011. Para el 2012 se confeccionó una planilla de 14 personas que actualmente la paga el Ministerio de Hacienda.”

Debido a los antecedentes observados y a los resultados de las inspecciones realizadas por la CCSS, es esperable que el personal contratado, una vez finalizado el Programa y sus contratos, presente reclamos sobre derechos laborales.

Por lo anterior, corresponde a la Unidad Ejecutora realizar la previsión de que los expedientes correspondientes a las contrataciones de cada uno de los consultores individuales y demás personal contratado, queden en óptimas condiciones, de forma que en caso necesario, el Ministerio de Hacienda pueda utilizarlos para constatar la procedencia o no de pagos de derechos laborales.

3. CONCLUSIONES

3.1. La Unidad Ejecutora del Programa de Regularización del Catastro y Registro ejecutó acciones para administrar los riesgos señalados por la Contraloría General de la República relacionados con el funcionamiento de



la Comisión Interinstitucional para el Fortalecimiento Municipal, el Libro de Actas del Consejo Consultivo, el cambio de base de registro contable, la utilización de libros contables autorizados por la Auditoría Interna, y la creación de procedimientos contables; con lo cual cumplió las disposiciones 4.1.b), 4.1.c), 4.1e) y 4.2 del informe DFOE-PG-IF-03-2011 relacionadas con estos temas. Ver los puntos 2.1., 2.2. y 2.3. de este informe.

3.2. Los datos que brinda el Sistema de Registro y Control de Bienes del Estado (SIBINET) sobre los activos del Programa de Regularización del Catastro y Registro, no son consistentes y están debidamente conciliados con los del sistema que mantiene la Unidad Ejecutora del Programa para el control y registro de esos bienes, por lo cual, aunque se están realizando acciones al respecto, persiste la debilidad señalada por la Contraloría General de la República en el informe de cita sobre este tema. Tampoco se logró comprobar que exista un efectivo control sobre los activos del Programa de Regularización del Catastro y Registro, en cuanto a la baja o traslado de bienes y como consecuencia de estas condiciones el saldo en la cuenta Maquinaria, Equipo y Mobiliario y los datos sobre bienes del Programa de Regularización del Catastro y Registro no son confiables. Ver punto 2.4. de este informe.

3.3. Los portafolios que contienen los documentos que respaldan los pagos por bienes y servicios adquiridos por la Unidad Ejecutora no se encuentran foliados ni cuentan con tablas de contenido, lo cual puede generar el riesgo de pérdida de la documentación archivada, así como atrasos en la ubicación de información que se requiera consultar para verificar la corrección y exactitud de las operaciones. Ver punto 2.5. de este informe.

3.4. Como previsión para el cierre del Programa, se cuenta con una Comisión de Cierre del Programa (CCP), que se encuentra desarrollando tareas relacionadas con el ordenamiento del inventario de bienes y de las tareas relacionadas con la conservación de los archivos documentales. No obstante, el cronograma o plan realizado por esta Comisión no constituye un plan propiamente dicho, debido a que no cuenta con descripción precisa y completa de actividades a cumplir en lo que resta de su ejecución, fechas de inicio y fin de las actividades, definición de responsables, objetivos, justificación, entre otros. Ver punto 2.6.1. de este informe.

3.5. Conforme con algunos antecedentes, existe la probabilidad de que una vez finalizado el Programa el personal contratado pueda presentar reclamos sobre derechos laborales, por lo que resulta conveniente tomar previsiones sobre el respaldo y custodia de la documentación relacionada. Ver punto 2.6.2 de este informe.

4. RECOMENDACIONES

Al señor Ministro de Hacienda:

4.1. Ordenar al Coordinador General del Programa de Regularización del Catastro y Registro realizar las siguientes acciones:

4.1.1 Continuar con los esfuerzos que se vienen realizando para normalizar la información referida a los bienes del Programa, entre ellos el registro adecuado, la documentación referida al traslado y baja de activos, lo acontecido con activos adquiridos y que no figuran dentro del inventario, de forma que a más tardar el 30 de junio de 2013 se disponga de información confiable sobre los bienes del Programa de Regularización del Catastro y Registro, así como su inclusión en el Sistema de Bienes del Estado (SIBINET), y se pueda contar con Estados Financieros que muestren el valor de los activos en forma completa y actualizada para información y toma de decisiones. Ver punto 3.2. de este informe.

4.1.2 Realizar las gestiones que correspondan para que los portafolios donde se archivan los documentos que respaldan los pagos por bienes y servicios de la UE, cuenten con la foliación respectiva y una tabla de contenido, para evitar el riesgo de pérdida y facilitar la localización de los documentos. Ver punto 3.3. de este informe.



4.1.3 Fortalecer el Plan propuesto por la Comisión de Cierre del Programa, para que cuente con una presentación o introducción, definición del objetivo general y objetivos específicos, descripción de actividades a llevar a cabo, definición de fechas de inicio y fin de actividades, indicación de responsables de llevarlas a cabo, entre otros, de forma que permita realizar el seguimiento a la ejecución del Plan, y tomar acciones oportunas considerando las fechas previstas para el cierre de este Programa. Ver punto 3.4. de este informe.

4.1.4 Asegurar que los documentos y expedientes del Programa, tanto en medios físicos como electrónicos, entre ellos los correspondientes a las contrataciones de personal, se conserven y custodien de conformidad con el Sistema Nacional de Archivo y la Norma 5.4 de las Normas Generales de Control Interno para el Sector Público9, como respaldo de la gestión efectuada, y en caso necesario se puedan utilizar para diferentes efectos, Ver punto 3.5. de este informe.

4.1.5 Coordinar con el Director Administrativo y Financiero, el Director General de Informática, la Directora General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y el Director de Crédito Público, a fin de obtener el apoyo necesario para el traslado oportuno y ordenado a las Dependencias correspondientes del Ministerio de Hacienda, del respaldo documental de la gestión (medios físicos y electrónicos), así como activos y demás aspectos requeridos con miras al cierre del Programa. Ver puntos 3.2., 3.3., y 3.5 de este informe.

4.2 Girar instrucciones al Director Administrativo y Financiero, al Director General de Informática, a la Directora General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y al Director de Crédito Público, a fin de que brinden el apoyo requerido por la Unidad Ejecutora del Programa de Regularización del Catastro y Registro, para el traslado oportuno y ordenado al Ministerio de Hacienda del respaldo documental de la gestión (medios físicos y electrónicos), así como activos y demás aspectos con miras al cierre del Programa. Ver punto 3.2., 3.3 y 3.5.

Estas recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 37 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, que establece: “Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.”

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente proceder en lo que corresponda, con la aplicación de esta normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, según Decreto Nº 34323-H del 22 de febrero de 2008, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto, dentro del plazo de treinta días hábiles señalado, así como en un plazo oportuna el plan de acción que defina la Unidad Ejecutora para la efectiva implementación de lo recomendado.

Natalia Mora Sánchez Guillermo Badilla MartínezProfesional de Auditoría Interna 3 Coordinador Auditoría Servicios Corporativos

9 Norma 5.4 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, N-2-2009-CO-DFOE, publicadas en La Gaceta N°26 del 26/02/2009: “Gestión documental” establece que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales.”



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