PLANIFICACIN ESTRATGICA ENLAS ORGANIZACIONES

Mg. Damin Reyes

Lo que de verdad distingue a unas organizaciones de otras no es

Si producen u ofrecen serviciosSi son de mbito local, regional, de un solo pas o multinacionalesSi son grandes o pequeasSi son pblicas o privadasSi son con nimo de lucro o sin nimo de lucro

sino

Si son competentes o son incompetentesy las COMPETENTES son aquellas que

Han incorporadoPlanificacin EstratgicaHan asumido el reto de la Calidad Total

Organizar y hacer funcionar la organizacin mirando siempre al futuro Cada paso tiene sentido en funcin de los objetivos prefijados. Planificar Organizar Coordinar Acompaarcon VISIN de futuroQu es la Planificacin Estratgica?aprovechar lo que tienes cerca y lo que tienes lejos Dirigir es POCA cosa:

No hay nada ms difcil y ms necesario que saber aprovechar lo que tienes cerca y lo que tienes lejos.

La estrategia es la gran tarea de la organizacin. En situaciones de vida o muerte es el Tao de la supervivencia o de la extincin.

Caminante: son tus huellasel camino y nada ms.Caminante: no hay camino,se hace camino al andar. Antonio Machado

Consejo de CalidadSISTEMADE CALIDAD

PLANEACIN ESTRATGICA =

Quines somos?Dnde estamos?Adnde vamos?De dnde venimos?1. MISIN2. VISIN3. FODAACCIONESINDICADORES...EJESOBJETIVOS

FotoAnlisishistricoAnlisisFODA

Estrategia general

MISINVISINcompartida

Accionesestratgicas

GruposimplicadosProblemasestratgicosSolucionesestratgicasFactores clave externosreas claveinternasDecisiones estratgicasLneasestratgicas

MatrizFODA

PLAN ESTRATGICO ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICOP R O C E S O

Respuesta a las preguntas:

Quines somos?A qu nos dedicamos?En qu nos diferenciamos?Por qu y para qu hacemos lo que hacemos? Para quin lo hacemos?Cmo lo hacemos?Qu valores respetamos? La razn de ser de la organizacin MISIN

Debe ser:

Ambiciosa: Un retoClara: De fcil interpretacinSencilla: para que todos la comprendanCorta, para que se pueda recordar fcilmenteCompartida: Consensuada por las personas de la organizacinLa razn de ser de la organizacin MISIN

Algunas recomendaciones para una sesin de trabajo de elaboracin de la MISIN

Deben participar los mximos responsables de la organizacinTrabajo individual, en grupos y todos juntosAconsejable, un facilitador externo(Oficina Planificacin)Importante, conseguir que todos participen: Es ms importante la participacin que el debateLo ms importante es recoger los elementos que el grupo considere indispensables. La redaccin vendr despusSe trata de encontrar identificacin. Signo de identidad: es el DNIEs mejor no agotar la imaginacin: sesiones cortas y con resultados provisionales

FotoAnlisishistricoAnlisisDAFO

Estrategia general

MISINVISINcompartida

Accionesestratgicas

GruposimplicadosProblemasestratgicosSolucionesestratgicasFactores clave externosreas claveinternasDecisiones estratgicasLneasestratgicas

MatrizFODA

PLAN ESTRATGICO ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICOP R O C E S O

La mejor manera de predecir el futuro es inventarlo VISIN Compartida Planificar no significa saber qu decisin voy a tomar maana, sino qu decisin debo tomar hoy para conseguir lo que quiero maana (Peter Drucker)

Sin VISIN no hay futuro. Planificar mirando hacia atrs es resignarse a mejorar el pasado.

Una accin sin visin...carece de sentido.Una visin sin accin...es un sueo.Una visin con accin... puede cambiar al mundo.

Respuesta a las preguntas:

Qu y cmo queremos ser a futuro?En qu nos queremos convertir?Para quin trabajaremos?En qu nos diferenciaremos?Qu valores respetaremos? Es el futuro de la organizacin: es lo que queremos lograr a futuro VISINcompartida

Debe ser:

Con visin de futuro, no de mejorar el pasadoCoherente con la MISINAmbiciosa: Un reto, pero realista, viableClara: De fcil interpretacinSencilla: para que todos la comprendanAtractiva: para provocar ilusinCompartida: Consensuada por las personas de la organizacinVISINcompartida

Algunas recomendaciones para una sesin de trabajo de elaboracin de la VISIN

Grupo de personas implicadas: mximo 20 Trabajo individual, en grupos y todos juntosAconsejable, un facilitador externo(Oficina de Planificacin)Importante, conseguir que todos participen: Es ms importante la participacin que el debateEs necesario no distraerse en el pasado, sino mirar al futuro

VISIN Compartida

La transformacin de la VISIN en realidad implica revisar la forma de hacer las cosas, la estructura organizativa y la estrategia

Si se detectan barreras (dudas, indefiniciones, problemas...) hay que identificarlas, dibujar los escenarios posibles y decidir.

Visin de futuro = siempre mirando hacia adelante...!

Slo puedes navegar seguro

si dispones de una buena brjula (VISIN)

si consultas a menudo el GPS para saber donde te encuentras (INDICADORES)

y si cuentas con un buen sistema de comunicaciones (INFORMACIN, RED, INTRANETS, etc.)

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Estrategia general

MISINVISINcompartida

Accionesestratgicas

GruposimplicadosProblemasestratgicosSolucionesestratgicasFactores clave externosreas claveinternasDecisiones estratgicasLneasestratgicas

MatrizFODA

PLAN ESTRATGICO ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICOP R O C E S O

Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo no has de temer el resultado de cien batallas.

Si no conoces el entorno pero te conoces a ti mismo, tienes las mismas posibilidades de ganar que de perder.

Si no conoces el entorno ni te conoces a ti mismo, todos tus combates se convertirn en derrotas. Sun Tzu, El arte de la guerra (en versin libre) FODA

Matriz FODA14321. MAXI-MAXI. Estrategia ofensiva. Potenciar las Fortalezas, para aprovechar las Oportunidades.Pregunta clave: Si potenciamos esta Fortaleza podremos aprovechar mejor esta Oportunidad?

2. MAXI-MINI. Estrategia defensiva. Potenciar las Fortalezas, para defendernos de los efectos de las Amenazas.Pregunta clave: Si potenciamos esta Fortaleza podremos defendernos mejor de los efectos de esta Amenaza?3. MINI-MAXI. Estrategia adaptativa. Superar las Debilidades, para aprovechar las Oportunidades.Pregunta clave: Si superamos esta Debilidad podremos aprovechar mejor esta Oportunidad?

1. MINI-MINI. Estrategia de supervivencia. Superar las Debilidades, para defendernos de los efectos de las Amenazas.Pregunta clave: Si superamos esta Debilidad podremos defendernos mejor de los efectos de esta Amenaza?

O1O2O3O4O5A1A2A3A4A5+ F1F2F3F4F51 2 1+2 D1D2D3D4D53 4 3+4 + 1+3 2+4

Algunas recomendaciones para una sesin de trabajo de un ejercicio FODA

Grupo de personas implicadas: mximo 20 Trabajo individual indispensable y puesta en comn Alternativas: Directivos/puestos-base. O directivos de alto nivel/directivos medios/puestos-base. O sesin de trabajo con directivos/slo encuestas para puestos-base Imprescindible, un facilitador externo

FODA

Entretenerse en debatir slo las discordancias interesantes, si es posibleEl ejercicio de la Matriz FODA hay que hacerlo en pequeo comit

Una buena herramienta los cuestionarios de los modelos de calidadImportante, conseguir que todos aporten su perspectiva

Hay que empezar siempre por los puntos fuertes y las oportunidades, si no...!

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Estrategia general

MISINVISINcompartida

Accionesestratgicas

GruposimplicadosProblemasestratgicosSolucionesestratgicasFactores clave externosreas claveinternasDecisiones estratgicasLneasestratgicas

MatrizDAFO

PLAN ESTRATGICO ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICOP R O C E S O

MISINVISINFODA EJESPLAN

OBJETIVOSObjetivos Estratgicos Finalidades a conseguir para poder alcanzar la visin de futuro de la institucin.Declaraciones amplias, no especficas, sin fechambitos distintos, aunque todos relacionados con el EJE correspondienteHomogneosPocos (1-3 por cada EJE)Viables, de acuerdo con el FODAPLAN ESTRATGICO

Objetivos Operativos Actuaciones generales orientadas a conseguir cada uno de los objetivos estratgicosDiferenciables, distinguiblesPocos (4-5 por cada Objetivo Estratgico)

ACCIONESPasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir los objetivos operativosPermiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario, recursos, indicadores, seguimiento y evaluacinRealistas (consultar DAFO)Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de la anterior (formar-proyectar-implementar...)Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesariasPLAN ESTRATGICO

Responsables Tiene que sentirse propietario del proceso y participar en l desde el punto 0. Deber rendir cuentasCon nombres y apellidosNo es necesario que sean siempre los jefes

PLAN ESTRATGICO Indicadores Instrumentos de medida

Pocos, pero significativos (especialmente pensando en los clientes) Pueden ser de tiempo, de coste, de actividad, pero mejor, de resultados. Cuantitativos o cualitativosPreferible un pequeo sistema de indicadoresFciles de obtener Permiten introducir medidas correctoras

PLAN ESTRATGICO Calendario Una fecha concretaPermite realizar un seguimiento lo ms preciso posible y reaccionar a tiempoViableSi se planifica por 4 aos, distribuir las acciones Estndar-ObjetivoResultados deseados o previstos o nivel que se pretende alcanzar. Lo ms concreto posible

RecursosLos costes totales de cada accin, o por lo menos los costes aadidos, si los hay Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es necesario rehacer el cuadro: Calendario, Estndar, Acciones e incluso objetivos

Seguimiento y evaluacin del Plan Institucional- controlando su correcta periodificacin- evaluando para tomar decisionesDespliegue a las unidades- planes estratgicos de cada unidad coherentes- seguimiento, evaluacin y revisin

... y despus qu?