planificación
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Función Gerencial de PlanificaciónTRANSCRIPT
UTN – FRMIngeniería CivilGestión IngenierilUnidad 3.2 “Planificación”
Planificación
La palabra “planificación” proviene del latín, “planta” plan + “facere” hacer + el sufijo “ción” que indica acción, es decir, podemos interpretarla como “plan para realizar”.
La Real academia española, a la palabra “plan” le da entre sus significados los siguientes:
Intención, proyecto. Modelo sistemático de una actuación pública o privada, que se
elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla.
La planeación o planeamiento es la acción y efecto de planear, es decir, trazar un plan. Implica tener uno o varios objetivos a cumplir, junto con las acciones requeridas para que estos objetivos puedan ser alcanzados.
Dentro de una organización, el administrador, al diseñar un ambiente para el desempeño efectivo y funcional de los individuos que trabajan en grupo, la tarea principal de un administrador es asegurarse de que todos comprendan el proyecto a realizar y los objetivos del grupo, así como los métodos para alcanzarlos. Si el esfuerzo del grupo se enfoca en ser efectivo, las personas deben saber lo que se espera que cumplan. Esto es lo que implica la función administrativa de planeación, la más básica de todas las funciones gerenciales.
La planificación incluye seleccionar proyectos y objetivos, decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos; requiere toma de decisiones.
La planificación cierra la brecha entre dónde estamos y hacia donde queremos llegar. Para lograr este fin, la planeación y el control son inseparables. Cualquier intento por controlar sin una buena planeación no tiene sentido, pues no hay forma de que las personas sepan si van en
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la dirección que quieren a menos de que primero estén seguros de dónde quieren ir. Podemos decir que los planes aportan los estándares de control.
Tipos de Planes:
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Planes
Misión o propósito
Objetivo o Meta Estrategias Políticas
Procedimientos Reglas Programas Presupuestos
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1. Misión o PropósitoLa misión identifica al propósito básico de una organización. Todo tipo de operación organizada debiera de tener una misión o propósito.
En cada sistema social, las empresas deben realizar una función básica que es asignada por la sociedad. Por ejemplo, el propósito de una empresa en general es la producción y distribución de bienes y servicios.
El propósito de Vialidad Nacional es diseñar, construir y operar el sistema de rutas, el propósito de los Tribunales de Justicia es la interpretación de las leyes y su aplicación, etc.
"La misión es el propósito general o razón de ser de la empresa u organización que enuncia a qué clientes sirve, qué necesidades satisface, qué tipos de productos ofrece y en general, cuáles son los límites de sus actividades; por tanto, es aquello que todos los que componen la empresa u organización se sienten impelidos a realizar en el presente y futuro para hacer realidad la visión del empresario o de los ejecutivos, y por ello, la misión es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas".
Es necesario señalar que para que la misión cumpla su importante función, debe tener la capacidad de mover a las personas (propietarios, inversionistas, empleados, clientes y proveedores) a ser parte activa de lo que es la razón de ser o propósito general de la empresa u organización. Para ello, debe:
Definir los principales campos de competencia de la compañía, ser motivadora,
enfatizar en las principales políticas a las que la empresa quiere honrar
proporcionar a la organización dirección durante los próximos 10 o 20 años.
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Otro aspecto que se debe tomar en cuenta (porque suele ser motivo de discusiones al momento de definir la misión de la empresa u organización), es que la misión no necesita ser exclusiva de la empresa u organización porque sirve para guiar pero no necesariamente para diferenciar.
2. EstrategiaDel griego: Estrategos o el arte del general en la guerra, procede de la fusión de dos palabras: stratos (ejército) y agein (conducir, guiar).
En el diccionario, se define estrategia como el arte de dirigir operaciones militares, habilidad para dirigir, lo cual se refiere a la manera de derrotar a uno o a varios enemigos en el campo de batalla, sinónimo de rivalidad, competencia; no obstante, es necesario precisar la utilidad de la dirección estratégica no sólo en su acepción de rivalidad para derrotar oponentes sino también en función de brindar a las organizaciones una guía para lograr un máximo de efectividad en la administración de todos los recursos en el cumplimento de la misión.
Determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la implementación de cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzar esas metas.
Atributos de la planeación estratégica.
1. Se ocupa de las cuestiones fundamentales2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada
y para las decisiones ordinarias;
3. Supone un marco temporal más largo;
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4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad, y
5. Es una actividad de alto nivel, en el sentido de que la alta gerencia debe participar. La planeación operacional procura hacer bien esas cosas, eficiencia.
Las estrategias son programas generales de acción que llevan consigo compromisos de énfasis y recursos para poner en práctica una misión básica. Son patrones de objetivos, los cuales se han concebido e iniciado de tal manera, con el propósito de darle a la organización una dirección unificada.
3. PolíticasLas políticas son declaraciones o entendimientos generales que guían o canalizan el pensamiento en la toma de decisiones.
No todas las políticas son declaraciones, sino más bien están implícitas en las acciones de los gerentes.
Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y asegurarse de que ésta será
consistente y contribuirá con un objetivo.
Las políticas ayudan a solucionar problemas antes de que se vuelvan serios, hacer innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y unificar otros planes, permitiendo así que los gerentes deleguen autoridad pero con el control sobre lo que sus subordinados hacen.
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4. PROCEDIMIENTOSSucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad de función para la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinación de tiempos de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones
Los procedimientos establecen un método de manejo necesario para actividades futuras.
Son secuencias cronológicas de acciones requeridas, son guías para la acción, más que para pensar y detallan la manera precisa de cómo deben realizarse ciertas actividades.
5. ReglasLas reglas establecen acciones específicas necesarias que no permitirán que existan desviaciones; son del tipo: “NO FUMAR”, esta es una regla que no permite la desviación de un curso de acción establecido.
La finalidad de una regla es reflejar una decisión gerencial de que cierta acción debe o no seguirse.
Las reglas no permiten discreción en su aplicación.
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6. ProgramasLos programas son un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir y demás, para realizar un curso de acción determinado. Por lo general cuentan con un presupuesto designado.
El plan es un esquema pre-hecho que muestra la secuencia que lleva a cabo un proceso o secuencia de actividades
A continuación se muestra esquema de un programa para la prevención de adicciones, nótese que este es del tipo continuo que se retroalimenta constantemente.
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7. Presupuestos
Definición:Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
El presupuesto puede expresarse en términos financieros, en horas laborales, unidades de producción, etc. Se lo puede expresar en cualquier término numéricamente conmensurable.
El presupuesto es el instrumento de planeación fundamental, pues obliga a elaborar por adelantado una compilación numérica de los flujos de efectivo, gastos e ingresos, gastos de capital u horas máquina esperados.
El presupuesto es necesario para el control, pero no puede servir como un estándar sensible de control a menos que refleje planes.
Funciones de los presupuestos
Control financiero de la organización. Control presupuestario, es el proceso de descubrir qué es lo
que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o subsanar diferencias.
Los presupuestos podrán desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.
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Minimizan el riesgo en las operaciones de la organización. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones
de la empresa en unos límites razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias
de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Objetivos de los presupuestosEl presupuesto es un documento jurídico que autoriza y vincula a las administraciones para realizar gastos y los ingresos con los que cumplir las exigencias.Constituye la técnica de gestión más potente de la que disponen las administraciones, ya que proporciona una información muy importante para la mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus funciones. Es una garantía para los administradores, pues su actividad se dirige hacia fines concretos y está sometida a control.
Clasificación de los presupuestosPodemos clasificar a los presupuestos de acuerdo a que tanto los podemos modificar o de acuerdo al período de tiempo de aplicación.
A. Según la flexibilidad1. Presupuestos rígidos2. Presupuestos flexibles1. Rígidos, estáticos, fijos o
asignados:
Algunas veces denominado presupuesto estático, consiste en un solo plan y no hace reservas para los cambios que puedan ocurrir durante el período para el cual se ha confeccionado. Por ejemplo: Se realiza una estimación de la producción trimestral y anual de la fábrica de
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confecciones y, también, de las ventas para esos períodos. No se hace ninguna previsión para considerar posibles cambios en las cifras de producción o en las estimaciones de ventas debido a cambios en la situación económica del país, el aumento de los precios de las materias primas, etc. Es decir, considera que no se producirá cambio alguno.En el caso de un país cuya economía no es estable, los presupuestos fijos no son los más recomendables, a menos que cubran un período de tiempo relativamente corto. También pueden ser utilizados cuando los pronósticos sobre el futuro de la empresa son altamente confiables. Por ejemplo, los colegios que tienen una matrícula más o menos fija, los hospitales, cuya demanda está más o menos calculada. Pero no podrían utilizarse, por ejemplo, en un fondo agrícola, ya que los pronósticos sobre los resultados de la cosecha no siempre son confiables. Están sujetos a muchas contingencias que hacen que el resultado sea a veces impredecible.
2. Flexibles o variables.
Se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones productivas o comerciales.El presupuesto flexible se elabora para distintos niveles de operación, brindando información proyectada para distintos volúmenes de las variables críticas, especialmente las que constituyen una restricción o factor condicionante. Se confecciona para un cierto intervalo de volumen comprendido entre un mínimo y otro más elevado, dado por el nivel máximo de actividad de la empresa
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B. Según el período que cubren A corto plazo A largo plazo
A corto plazo:
Son los que se realizan para cubrir la planificación de la organización en el ciclo de operaciones de un año.
A largo plazo:
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
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