planeacion estrategica (sesion ii)

ADMINISTRACION Y PLANEACION ESTRATEGICA

Maestría en Administración de Hospitales y Servicios de Salud

MODELO DE FORMULACIÓN ESTRATEGICA:

PLANEACION DEL PLAN

ETAPA FILOSOFICA

ETAPA ANALITICA

ETAPA OPERATIVA

ETAPA ANALITICA

ETAPA 0

ETAPA 4

ETAPA 3

ETAPA 2

ETAPA 1

• Desarrollo de infraestructura

• Sistema de información directiva

• Misión

• Visión

• Valores

• Análisis Interno

• Análisis Externo

• Matriz FODA

• Adaptación de la organización• Desarrollo de ventajas competitivas

• Objetivos estratégicos• Cronograma• Mecanismos de control• Mecanismos de evaluación


Etapa 0: PLANEACION DEL PLAN

• Esta etapa no forma parte propiamente de la planeación estratégica.

• Es la preparación del proceso por eso se conoce como etapa 0.

• Esta integrada por: 1.- La estructuración del plan y 2.- Desarrollo del sistema de información.

• Con estas etapas se asegura contar con la infraestructura, materiales y suministro de la materia prima para dodo el proceso (información).


1.- Estructuración del Plan:

Antes de iniciar el proceso de planeación estratégica conviene analizar los siguientes puntos:

a) Definición del equipo de planeación: Deberá contar con todo el apoyo y recursos de la organización, deben de ser líderes dentro de la organización de salud quienes impulsen el proceso de planeación e implementación, además este equipo deber estar ser parte del área de gobierno de primer o segundo nivel por lo siguiente:

Tienen una visión de conjunto del todo el funcionamiento del hospital o centro de salud.

Cuenta con mas información de la organización Cuentan con una mayor escolaridad Tienen mas poder de decisión y cuentan con un liderazgo formal.


b) Definir claramente el objetivo: Es el contestar a la pregunta ¿ Por qué se quiere iniciar un proceso de planeación estratégica?, en todas las organizaciones cada enfoque es diferente por lo tanto el enfoque del plan será distinto. Se deberán definir los objetivos específicos que se persiguen y por lo tanto estos objetivos deberán contar con las siguientes características:

Mesurables Verificables Alcanzables Lógicos Claros Concretos Conocidos por todos Aceptados


c) Información: Se inicia con la determinación de los requerimientos de información y de las fuentes de donde se obtiene, se debe establecer un proceso que permita planear para obtener, procesar y analizar sistemáticamente la información necesaria para el modelo de formulación estratégica.


d) Infraestructura física: Para realizar una adecuada discusión del análisis y formulación del plan estratégico se deberá contar con la siguiente infraestructura física:

• Sala de juntas con suficiente espacio, con comunicación al exterior• Computadora con conexión a internet o sistemas de información de la

organización• Cañón• Rotafolio• Pintarron o pizarrón• Cafetera• Baño, etc.


e) Recursos: Al principio debe realizarse un presupuesto estimativo del dinero que se requerirá para desarrollar el plan. Se incluyen desde los honorarios de consultores hasta renta de aulas, salones, equipos necesarios para la elaboración del sistema de información directiva.


e) Compromiso: Se deberá generar un compromiso y formalizarse, con lo cual se asegura hasta cierto punto el éxito del proceso. Así al comprometerse a realizarse un esfuerzo real, el equipo pone en juego toda su creatividad para generar, implantar y seguir rigurosamente lo establecido en el plan. Después es importante que la organización recompense estas acciones.


f) Cronograma : Para complementar la elaboración del plan se traza un cronograma con las principales actividades y los responsables de cada una.


1.- Sistema de información directiva:

El SID es el medio a través del cual se genera y obtiene información de forma sistemática y debe tener los siguientes objetivos:

Proporcionar información valida, oportuna, concisa y relevante para la toma de decisiones

Con esta información hacer del conocimiento del área de gobierno los resultados, deficiencias y, en general, el estado de los factores e indicadores de la organización.

Poner esta información al alcance de la organización de modo que se aproveche. Servir de soporte al sistema de planeación Sistematizar la generación de información Proporcionar canales de información en el interior de la organización.

Los componentes que conforman el SID son:

SID

Interna (Información que se genera en la organización)

Normativa Abarcan normas, reglamentos y políticas de la organización que se imponen por decisión de la organización y son las que sientan la base para el saber actuar en la organización

De planificación Comprende la información referente a las decisiones de la dirección acerca del curso futuro de la organización. (Objetivos globales, Planes y programas, etc.)

Operativa Incluye toda la información que se genera en la operación diaria de la organización entre la que se encuentran (Datos financieros, de personal, de producción, etc.)

De relación Representa la información de los resultados de la organización que se obtiene al relacionar dos o mas fuentes de información.

Externa(Factores externos que tienen un efecto positivo o negativo en la organización)

De comportamiento Es la información generada por factores externos como economía, aspectos fiscales, políticas presupuestales, demografía, aspectos de desarrollo tecnológico, ecológica, etc.

De inteligencia Es el elemento fundamental del SID para generar estrategias entre los elementos están Mercado, competencia, clientes o usuarios.


Las principales fuentes de información son:

Fuentes directas como son: Estudios de mercado, monitoreo de productos o servicios, cruces de información, etc.

Observación. Se puede observar el comportamiento de los clientes, procesos, etc. Y esta se realiza directamente por los responsables del desarrollo del sistema.

Encuestas: Para saber que quiere el cliente o usuarios del sistemas, sus expectativas y sus quejas y la forma mas fácil de hacerlo es preguntárselo.

El sistema de información directiva se debe de desarrollar e implementar antes de empezar a desarrollar las estrategias.


MODELO DE FORMULACIÓN ESTRATEGICA:Etapa I (Filosófica)

La filosofía de la empresa es la forma de pensar oficial de la organización, para establecerla se deben analizar tres elementos fundamentales que indican a donde se dirige la organización (la misión), para que se dirige allá (visión) y que es lo que impulsa en esa dirección (valores).

La planeación estratégica inicia con la definición de la misión y la visión, enseguida se verifica la congruencia de estas con los valores de la organización.

Si el plan estratégico no concuerda con la filosofía de la organización hay que modificar la filosofía o el plan, ya que una parte importante de la planeación estratégica es señalar las premisas que rigen a la empresa en lo referente al entorno, mercado, operaciones o productos.


La misión:

Describe el propósito de la empresa, esto es, su razón de ser además se determina en que negocios participará y en cuales no. A que mercados servirá, como se administrará y como crecerá la compañía.

Para formular la misión se requiere una definición clara de cual es el origen de la organización (o cual se planea que sea), En ella tienen que quedar explícitas diez características que se enumeran a continuación:

1.- Clientes ¿Quienes son los clientes de la organización de salud?.


2.- Productos o Servicios ¿Cuáles son los productos o servicios mas importantes de la organización?

3.- Mercado ¿Compite la organización de salud geográficamente?

4.- Tecnología ¿ Cuales son las tecnologías básicas de la organización?

5.- Preocupación por supervivencia, crecimiento y rentabilidad ¿Cuál es la actividad de la organización en función a sus metas económicas?


6.- Filosofía: ¿Cuáles son los valores o creencias y aspiraciones fundamentales de la firma y sus prioridades filosóficas?

7.- Concepto de si misma ¿Cuáles son las fortalezas y ventajas competitivas claves de la organización de salud?

8.- Preocupación por imagen pública ¿Cuál es la imagen publica a que aspira la firma?

9.- Efectividad reconciliatoria ¿Pone la firma atención a los deseos de las personas claves relacionadas con la organización de salud?

10.- Calidad Inspiradora ¿ Movita y estimula a la acción la lectura de la misión?

Una vez que se ha dado respuesta a las preguntas anteriores para formular la misión se deben realizar los siguientes pasos.

1.- Definir el alcance que se quiere desarrollar con la misión (Toda la organización, un departamento , un producto, etc.).2.-Reunir al grupo de personas clave de la organización (Directivos y personal operativo).3.- Realizar una lluvia de ideas sobre lo que cada quien considera que debe ser la misión.4.- Clasificar la ideas y determinar las ideas mas recurrentes.5.- Con lo anterior realizar una primera redacción de la misión .6.- Analizar y criticar de manera objetiva y constructiva la propuesta de redacción, además de proponer cambios.7.- Si existe consenso se acepta esta declaración, en caso contrario se repite el procedimiento desde el punto (3).8.- Si la misión es aceptada, se verifica que conteste la preguntas formuladas con anterioridad.9.- Se hace oficial la redacción final10.- Se publica y explica la misión a todo el personal11.- La misión se mantiene vigente y llega un momento en que todo el personal la tiene presente.


EJEMPLOS DE MISION:

SECRETARIA DE SALUD

Contribuir a un desarrollo humano justo incluyente y sustentable, mediante la promoción de la salud como objetivo social compartido y el acceso universal a servicios integrales y de alta calidad que satisfagan las necesidades y responsan a las expectativas de la población, al tiempo que ofrecen oportunidades de avance profesional a los prestadores en el marco de un financiamiento equitativo, un uso honesto , transparente y eficiente de los recursos y una amplia participación ciudadana.


La visión:

Es el resultado de los sueños en acción, nos dice a donde queremos llegar. Par la visión lo importante es el punto adonde se quiere llegar, no como llegar ahí.

La visión debe de ser idealista, positiva, completa y detallada. Debe tener un alcance, de forma que todos en la empresa conozcan cual será su contribución para conseguirla.

Debe de transmitir fuerza y profunda inspiración a la organización, debe plantear un reto y justificar el esfuerzo.

La visión es mas que un simple plan para el futuro, ya que incorpora la creencia de que es posible influir y cambiar ciertos aspectos del porvenir con las decisiones del presente para llegar a ese ideal soñado.

Metodología para formular la visión.

1.- Reunir al equipo de formulación estratégica .2.- Delimitar claramente sin lugar a dudas y en pocas palabras sobre lo que se quiere definir la visión (Toda la organización, un área, un departamento, etc.).3.- Definir el horizonte temporal que se desea visualizar (15, 10, 5 años).4.- Desarrollar un ambiente sin tensiones en donde todos los participantes tengan verdaderos deseos de participar. 5.- instalarse en una posición cómoda (sentados, acostados, etc.).6.- Relajación metal7.- En estado de relajación se le pide a los participantes que vean a la organización en el año deseado y se pide contesten a lo siguiente:• ¿Cómo es la organización?• ¿Dónde esta ubicada?• ¿Cómo es el edificio y el color?• ¿Qué hay alrededor?• ¿ Que servicios se están generando o que se esta produciendo?• ¿Cómo se esta haciendo?• ¿Cómo esta la gente dentro de la organización?• ¿Cómo es la competencia?• ¿Qué estrategias nos permitieron llegar ahí?• ¿Qué estrategias están a punto de implantarse?


• ¿Cuáles son nuestras principales fortalezas?• ¿Cuáles son nuestros principales retos?

La visión debe ser dinámica, de forma que cuando se alcance se plantee una nueva.


Los Valores:

Son todo lo útil, deseable o admirable para un persona, familia, grupo, organización o país. Son principios que norman las conductas y comportamientos específicos que se muestran con orgullo y que se defienden.

Los valores organizacionales condicionan el comportamiento de la empresa , ya que determinan modos de pensar y actuar que enfocan decisiones de acuerdo a lo que se considere importante.


Los valores organizacionales se adquieren o modifican en tres etapas:

1.- Pensamiento: En esta etapa los valores se eligen libre y racionalmente (con excepción de los adquiridos durante la niñez) entre varias alternativas y después de considerar las consecuencias.

2.- Emoción: Una vez elegidos racionalmente los valores, se empieza a sentir emociones al manifestarlos y defenderlos.

3.- Comportamiento: En esta etapa el valor arraiga en nuestro sistema y se manifiesta en comportamientos concretos.


Madurez Los mas recientes

Los mas antiguos

La actualidad -

Grado de dificultad

para el cambio

+

Vida profesional

Juventud Estudios profesionales

Adolescencia Secundaria y Preparatoria

Niñez Amigos

Nacimiento Familia

El sistema de Valores


Método para determinar el sistema de valores:

1.- Reunir al equipo de gobierno, luego por etapas se reúne a los equipos siguientes.2.- En las juntas se entrega a los grupos un listado de valores y cada quien califica los valores con una escala de 1 a 10 en la que uno es el menos importante y 10 el mas importante, en aquellos valores por los que se siente un rechazo se califican con una escala de (-1) a (-10).3.- Cuando se hallan calificado todos los valores se forman grupos de cinco a seis personas que analicen los resultados de cada una y elijan aquellos valores que por consenso o votación consideran que representan al grupo. 4.- En seguida se repite el proceso para los valores que hayan obtenido las peores calificaciones, lo cual revela el sistema de anti valores. 5.- Luego los grupos toman los cinco valores que hayan obtenido las mayores calificaciones y los cinco anti valores con las calificaciones mas baja.6.- Se anota en una hoja de rota folio los valores y su definición de manera que todos los vean, se vota por los valores mas importantes para los asistentes así como los cinco valores mas rechazados.

7.- Una vez que se tiene el listado general de valores y anti valores, se analiza el resultado.

¿ Los valores y anti valores de los grupos directivos coinciden con los de otros grupos de la organización?¿ Los valores de un grupo aparecen como anti valores de otro de los grupos y ¿Qué problemas puede ocasionar esto?¿ Garantiza el listado (y sus definiciones) de los valores mas aceptados el logro de los objetivos de la organización?¿Garantiza la competitividad el crecimiento y el éxito?¿ Algunos de estos valores que se requieren para asegurar el éxito forman parte de la lista de anti valores?¿Cuál debe ser la estrategia de cambio de los valores actuales por los requeridos?¿ Son congruentes los listados de los valores?

Con esto se complementa la etapa filosófica de la organización, que fija los lineamientos y confiere validez a las estrategias del plan.

planeacion estrategica (sesion ii)

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