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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PARA EL SISTEMA DE INFORMACION

DEL HOSPITAL SAN ANTONIO DE VILLAMARÍA ENFOCADO EN EL ÁREA DE APOYO LOGÍSTICO

GLORIA INES JIMENEZ OSPINA

Monografía para optar el título de

Especialista en Administración de Sistemas Informáticos

Director

Luz Arabany Ramírez Castañeda

Ingeniera de Sistemas

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

FACULTAD CIENCIAS Y ADMINISTRACION

ESPECIALIZACION EN ADMINISTRACION DE SISTEMAS INFORMATICOS

MANIZALES

2000

RESUMEN

Carrera: Especialización en administración de sistemas informáticos.

Titulo del trabajo: PLAANEACION ESTRATÉGICA PARA EL SISTEMA DE

INFORMACIÓN DEL HOSPITAL SAAN ANTONIO DE VILLAMARIA

ENFOCADO EN EL ÁREA DE APOYO LOGÍSTICO.

Director: LUZ ARABANY RAMIRES C.

Resumen de contenido: el hospital San Antonio de Villamaría se encuentra en

una etapa de transición y ajuste debe definir las funciones y procesos de

acuerdo a las nuevas competencias que establece el nuevo sistema general de

seguridad social.

La falta de previsión en el manejo del sistema de información ocasiona

problemas como perdida de tiempo y mala utilización de los recursos la

planeación estratégica del sistema de información que se realizo en este

trabajo proporciona los pasos para implantar un nuevo sistema de información

en el área de apoyo logístico.

Se utilizo la metodología BSP (Bussines System Planing /strategic Arraiment)

planeación de los sistemas de la empresa con un enfoque estratégico.

Se concluyo que:

El sistema de información propuesto permitirá al hospital adaptarse a las

nuevas tecnologías de acuerdo con sus necesidades actuales y futuras.

La metodología BSP profundiza en los datos y los procesos y deja las bases

para realizar el diseño futuro del sistema de información del hospital.

La implantación del nuevo sistema de información depende del compromiso la

alta dirección para vender la idea y lograr el apoyo económico necesario.

Palabras claves: Planeación de Sistemas Informáticos, metodologías para

planeación estratégica de sistemas de información, Metodología BSP,

Metodología SISP

A mi hijo Ricardo que es

alegría en acción.

A Domy y Luis Alfonso por su

apoyo y amor.

AGRADECIMIENTO

La autora expresa sus mas sinceros agradecimientos a:

Luz Arabany Ramírez Castañeda, Ingeniera de Sistemas y directora del trabajo

de grado, por su valiosa orientación.

A la universidad Nacional de Colombia y su cuerpo docente por los aportes a

mi vida profesional.

LISTA DE CONTENIDO

PORTADA

RESUMEN

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTOS

LISTA DE CONTENIDO

LISTA DE TABLAS

LISTA DE FIGURAS

INTRODUCCIÓN

1 MARCO CONCEPTUAL

1.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA

1.2 JUSTIFICACIÓN

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo General:

1.3.2 Objetivos Específicos:

1.4 ALCANCES

2 MARCO TEORICO

2.1 METODOLOGÍA SISP (Strategic Information Systems Planing)

2.1.1 Estudiar las necesidades de la empresa

2.1.1.1 Conocer la empresa

2.1.1.2 Identificar áreas de ventaja estratégica potencial

2.1.2 Determinar objetivos informáticos

2.1.2.1 Determinar oportunidades informáticas

2.1.2.2 Relevar el ambiente informático actual

2.1.2.3 Definir aplicaciones objetivas

2.1.3 Seleccionar la estrategia informática

2.1.4 Desarrollar el plan de implantación de la estrategia

2.1.4.1 Definición de proyectos específicos

2.1.4.2 Plan general de sistematización y presupuesto

2.2 METODOLOGÍA BSP/SA .

2.2.1 Obtener el compromiso

2.2.2 Preparar el estudio

2.2.3 Conducir el primer encuentro

2.2.4 Definir los procesos

2.2.5 Definición de los datos

2.2.6 Analizar relaciones sistema / organización

2.2.7 Determinar la perspectiva ejecutiva

2.2.8 Evaluar los problemas y beneficios de la organización

2.2.9 Definir la arquitectura de la información

2.2.10 Determinar las prioridades de la arquitectura

2.2.11 Revisar la administración de los sistemas de información

2.2.12 Recomendaciones y plan de acción

2.2.13 Reportar resultados.

2.3 COMPARACIÓN DE LAS METODOLOGIAS

3 DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA BSP/SA .

3.1 OBTENER EL COMPROMISO ADMINISTRATIVO

3.2 PREPARACION PARA EL ESTUDIO

3.3 INICIACION DEL PRIMER ENCUENTO

3.3.1 Síntesis del sistema existente

3.3.1.1 Ambiente Externo

3.3.2 Estructura organizacional

3.3.3 Estructura funcional

3.3.4 Misión

3.3.5 Objetivos Institucionales

3.3.6 Objetivos Estratégicos

3.4 DETERMINAR LOS PROCESOS

3.4.1 Determinar los productos o servicios

3.4.2 Lista ordenada de procesos del área de apoyo logístico

3.4.2.1 Financiera

3.4.2.2 Suministros

3.4.2.3 Personal

3.4.2.4 Información

3.4.2.5 Servicios Básicos

3.4.3 Descripción de cada proceso

3.4.3.1 Procesos Financieros

3.4.3.1.1 Caja

3.4.3.1.2 Facturación

3.4.3.1.3 Contabilidad

3.4.3.1.4 Presupuesto

3.4.3.1.5 Tesorería

3.4.3.2 Suministros

3.4.3.3 Personal

3.4.3.4 Información

3.4.3.4.1 Estadística

3.4.3.4.2 Recepción

3.4.3.5 Servicios básicos

3.4.4 Matriz de proceso contra organización

3.5 DEFINICIÓN DE LOS DATOS

3.5.1 Clase de datos de entrada proceso y salida

3.5.2 Identificar las clases de datos

3.5.3 Definición del tipo de datos incluidos en las clases de datos

3.6 ANALISIS DE RELACIONES SISTEMA/ ORGANIZACION

3.6.1 Análisis de funciones y procesos

3.6.2 Análisis de los procesos

3.7 DETERMINAR LA PERSPECTIVA EJECUTIVA

3.8 EVALUAR LOS PROBLEMAS Y BENEFICIOS

3.8.1 Evaluación del sistema de información

3.8.1.1 Debilidades

3.8.1.2 Amenazas

3.8.1.3 Fortalezas

3.8.1.4 Oportunidades

3.8.2 Análisis de hardware, software y personal que lo maneja

3.8.2.1 Inventario de recursos técnicos y humanos

3.8.2.2 Análisis del hardware, software y recurso humano

3.9 DETERMINACIÓN DE LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN

3.9.1 Matriz clases de datos/ procesos

3.10 PRIORIDADES DE LA ARQUITECTURA DEL SISTEMA DE

INFORMACION

3.10.1 Aplicación Financiera

3.10.2 Aplicación de Facturación

3.10.3 Aplicación de Suministros

3.10.4 Aplicación de Desarrollo y Talento Humano

3.10.5 Aplicación de estadística y Programación de Servicios

3.10.6 Aplicación de servicios básicos

3.11 REVISAR LA ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

3.12 RECOMENDACIONES

3.12.1 Recomendaciones generales

3.12.2 Recomendaciones para fortalecer la implantación del PESI.

3.12.3 Estrategias de desarrollo e implantación del sistema

3.13 PLAN DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

3.13.1 Adecuación eléctrica del hospital

3.13.2 Adquisición de hardware y software de base

3.13.3 Adecuación de la red del hospital

3.13.4 Instalación de software de base

3.13.5 Automatización de oficinas

3.13.6 Desarrollo de aplicaciones

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFIA

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Ciclo de vida de los servicios

Tabla 2. Documentos según tipo de paciente

Tabla 3. Matriz proceso / organización

Tabla 4. Documentos de entrada proceso y salida por proceso

Tabla 5. Matriz problema / Urgencia

Tabla 6. Recursos informáticos

Tabla 7. Cantidad de equipos por dependencia

Tabla 8. Ups, Aplicaciones y procesos de cada aplicación

Tabla 9. Resumen número de equipos

Tabla 10. Matriz clase de datos / procesos

Tabla 11. Cronograma general de actividades

Tabla 12. Cronograma de actividades proyecto 1

Tabla 13. Costos proyecto 1










Tabla 23. Resumen de Costos

TABLA DE FIGURAS

Figura 1 Etapas de la metodología SISP

Figura 2. Relación de la planeación estratégica con la implementación de un

sistema de información

Figura 3. Pasos de la metodología BSP y relación entre ellos

Figura 4. Estructura organizacional

Figura 5. Estructura Funcional

Figura 6. Arquitectura actual de los procesos

Figura 7. Sistema propuesto

INTRODUCCIÓN

El nuevo esquema organizacional de las instituciones prestadoras de servicios

de salud expresado en las leyes de modernización del estado y particularmente

en el Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS ), obliga a los

hospitales a implementar transformaciones al interior de su organización,

replanteando sus estructuras, funciones y sistemas de información, para

adecuarse a las nuevas competencias y responsabilidades que les exige el

modelo.

Teniendo en cuenta lo anterior y dado que los sistemas de información y la

infraestructura tecnológica de información deben apoyar la misión, las

estrategias y las necesidades operativas y gerenciales de la IPS Hospital San

Antonio del municipio de Villamaría de acuerdo con sus prioridades y recursos,

se elabora el siguiente Planeamiento Estratégico de Sistemas de Información

(PESI) en donde se dan las pautas necesarias para definir, desarrollar y usar

las tecnologías de información, que respondan al reto que le impone el modelo

del SGSSS .

Este planeamiento comprende la síntesis del sistema existente, un análisis del

componente de sistemas de la IPS hospital San Antonio del municipio de

Villamaría (Hospital), un diagnóstico del sistema actual, la descripción de las

necesidades de información y el macro diseño conceptual del sistema de

información que cobija la definición de los procesos, las clases de datos y la

relación que existe entre ellos. Adicionalmente, se definen las aplicaciones

resultantes y el portafolio de proyectos para la implantación del plan estratégico

de sistemas de información del hospital.

1. MARCO CONCEPTUAL

1.1 Descripción del problema

La complejidad económica y social por la que están atravesando nuestras

empresas hace que ellas se preocupen por la optimización del uso de los

recursos humanos, técnicos y financieros y es hacía estos aspectos donde se

encaminan la gran mayoría de las metas y los objetivos visionarios de la

planeación estratégica; ¿hasta que punto las empresas son conscientes de la

gran importancia de manejar la información como un recurso más y el poder

estratégico que tendría el considerarlo así?.

El Hospital San Antonio de Villamaría es una IPS que presta los servicios de

urgencias, consulta externa, hospitalización, laboratorio, odontología,

programas preventivos y programas comunitarios, cubre esencialmente la

población urbana y rural del municipio. Los directivos del Hospital son

conscientes de tomar el sistema de información como un recurso tan valioso al

recurso humano, técnico y financiero y analizarlo. En esta institución no se ha

realizado la planeación estratégica del sistema de información; por lo tanto las

decisiones tomadas al respecto no han tenido una visión general del problema,

no han correspondido a una visión estratégica y no considera al resto de

aspectos de manera integral.

El Hospital San Antonio de Villamaría al igual que cualquier otra entidad

prestadora de servicios Hospitalarios necesita urgentemente que la información

apoye estratégicamente la entidad para alcanzar objetivos de liderazgo,

competitividad y supervivencia, y realizar la planeación estratégica del sistema

de información que permita además de tomar decisiones acordes con las

necesidades reales del sistema, evitar información superficial, duplicada,

compleja, inadecuada, inoportuna, e inútil.

1.2 Justificación

La introducción de la tecnología para el manejo de la información se ha venido

efectuando para solucionar problemas puntuales de algunas áreas del Hospital

San Antonio de Villamaría y no ha correspondido a un estudio de las

necesidades de información reales y globales; Los directivos del Hospital son

conscientes de la necesidad de realizar un estudio que permita sistematizar los

procesos sin perder de vista la organización como un todo y establecer una

direccionalidad a largo plazo para el área de sistemas.

La planeación estratégica de sistemas de información es importante porque

además de aumentar la productividad de las organizaciones y evitar concentrar

el desarrollo de los sistemas en pocas áreas funcionales, permite resolver el

problema de tomar por separado el hardware y software, resuelve el divorcio

entre los planes de sistematización y los planes de la organización, además

resuelve las dificultades que se tengan para entender el sistema de información

de la organización.

En los últimos años ha sido un motivo de preocupación del director, desarrollar

proyectos que satisfagan las necesidades actuales de mejoramiento y que

proyecten el hospital a largo plazo de tal manera que mantenga y fortalezca su

liderazgo en el ámbito de los hospitales del departamento, de allí que el trabajo

planteado sea tan importante para el Hospital.

El trabajo se realizará sobre el área de apoyo logístico del hospital compuesta

por el sistema financiero (caja, facturación, contabilidad, costos), el sistema de

suministros Hospitalarios, el sistema de personal, el sistema de información

(estadística, recepción), y servicios básicos (servicios generales y transporte)

los cuales manejan toda la información resultante del área de atención al

usuario.

En el desarrollo del trabajo se planteará la arquitectura de los datos la cual es

básica para aprobar proyectos, prioridades, cronogramas, recursos y cambios,

también permite determinar los posibles inconvenientes que puedan

presentarse en las distintas fases de un proyecto o las repercusiones que tenga

en las demás áreas de la organización; la arquitectura de datos es fundamental

para realizar una base de datos ideal que permita compartir recursos y datos

entre las diferentes dependencias.

Con el gran interés que la dirección del hospital ha manifestado sobre el

desarrollo de este plan es posible que los proyectos que resulten tengan apoyo

decidido de todas las áreas de la empresa y se adopten las recomendaciones

planteados en el trabajo.

El trabajo es de gran interés para quien lo realiza ya que además de aplicar un

concepto básico para la administración de sistemas de información como lo es

la planeación estratégica, dará una visión global de un sistema de información

real con sus debilidades y fortalezas y todos los problemas inherentes al

desarrollo estratégico del sistema; además se deberán plantear alternativas

estratégicas a las necesidades de la empresa en estudio, enfrentando

problemas con los que como administrador de sistemas informáticos se

enfrentará continuamente.

El presente trabajo es importante para el Hospital, ya que es la base para

presentar proyectos informáticos ante la Dirección Seccional de Salud de

Caldas que patrocina económicamente los proyectos.

1.3 Objetivos

General: Definir un plan estratégico para el Sistema de Información enfocado

en el área de apoyo logístico del Hospital San Antonio de Villamaría.

Objetivos Específicos:

• Hacer un diagnóstico del manejo de información que se hace

actualmente.

• Realizar la descripción de las necesidades y requerimientos del sistema

de información para el área de apoyo logístico.

• Proponer estrategias para el desarrollo e implementación de un sistema

de información que permita un desarrollo armónico y amplia cobertura

de los sistemas informáticos en beneficio de la eficiencia y desarrollo de

la organización.

1.4 Alcances

El Plan Estratégico de Sistemas de Información que se plantea en el presente

documento pretende hacer el diagnóstico de la situación actual de la IPS

hospital San Antonio del municipio de Villamaría, identificando fortalezas y

debilidades en el manejo de la información de las áreas de apoyo logístico del

Hospital, como el sistema financiero (caja, facturación, contabilidad, costos), el

sistema de suministros hospitalarios, el sistema de personal, el sistema de

información estadística y recepción, y el sistema de servicios básicos (servicios

generales y transporte). Con base en los resultados obtenidos establecer

planes y programas para el desarrollo del sistema de información para el área

de apoyo logístico acorde con las necesidades identificadas durante el

diagnóstico.

2. MARCO TEORICO

En este capítulo se expone la teoría básica para el desarrollo del trabajo

propuesto, de la claridad en los conceptos y pasos metodológicos dependerá

en gran parte el éxito de la propuesta.

METODOLOGIAS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PARA LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Los planes estratégicos para los sistemas de información se realizan siguiendo

unos pasos detallados para el presente estudio se realizará una síntesis de dos

de estas metodologías: SISP (Strategic Information Systems Planing), BSP/SA

(Business System Planing /Strategic Arraigment). De cada una de las

metodologías se explicarán cada uno de los pasos que se deben seguir para la

planeación estratégica de sistemas de información:

2.1 METODOLOGÍA SISP (Strategic Information Systems Planing)

Respecto a la metodología SISP, Tamayo A. Alonso dice 1

Se encuentra incorporada a la planeación estratégica de la organización y

proporciona la forma de cómo crear un ambiente propicio y un plan inicial de

actividades, partiendo de la situación informática actual, las alternativas

estratégicas de las aplicaciones y la determinación de requerimientos de

sistemas, para proveer a la empresa de la capacidad de relación ante posibles

cambios de sus prioridades, sin presentar interrupciones y determinando la

estrategia informática a adoptar. .

La metodología SISP esta ligada al plan estratégico de la organización;

además considera el ambiente informático actual y las alternativas estratégicas

de las aplicaciones, la tecnología y organización; para poder determinar la

estrategia informática seguir.

En forma general los pasos de la metodología SISP son:

1. Estudiar las necesidades de la organización.

2. Determinar objetivos informáticos.

3. Seleccionar estrategias de implantación.

4. Desarrollar el plan de implementación.

Figura 1: Etapas para la planeación estratégica con la metodología SISP y

relación entre ellas.

Identificar las áreas ventaja

Determinar Oportunidades informáticas

Analizar alternativas organizacionales

Analizar alternativas tecnológicas

Analizar alternativas y estrategias para

aplicaciones

Definir aplicaciones objetivo

Revelar ámbito informático actual

Desarrollar el plan de implementación de la

estrategia

Seleccionar la estrategia informática

Conocer la empresa

ETAPA 4

ETAPA 3

ETAPA 2

ETAPA 1

A continuación se describe cada una de las etapas de la metodología SIS

según curso de planeamiento estratégico de sistema de información 2.

2.1.1 Estudiar las necesidades de la empresa:

El objetivo de esta etapa es llegar a un conocimiento profundo de la empresa

con el fin de obtener un sistema modular por áreas.

2.1.1.1 Conocer la empresa: Se estudia la estructura orgánica de la empresa

con el fin de llegar a conocer a fondo cada una de las áreas funcionales de la

misma, igualmente llegar a conocer el ambiente informático actual; como

resultado de este paso se debe obtener un documento que contenga:

Perfil de la empresa:

- Nombre

- Descripción

- Cantidad de empleados

- Metas y estrategias de la empresa

- Ambiente informático actual:

- Principales aplicaciones actuales

- Principales archivos de datos

- Tecnología actual

- Organización actual de sistemas

2.1.1.2 Identificar áreas de ventaja estratégica potencial: Identifica áreas de

participación directa con el logro de los objetivos empresariales y teniendo en

cuenta los factores críticos de éxito (indicadores de gestión) se conviertan en

parte fundamental de la planeación estratégica.

De aquí se obtiene un documento donde se describe el perfil de las áreas

funcionales con los siguientes aspectos:

- Nombre

- Descripción

- Importancia estratégica

- Factores críticos de éxito

- Productos/ servicios

- Procesos del área funcional

2.1.2 Determinar objetivos informáticos:

Análisis detallado de las áreas funcionales teniendo en cuenta su participación

en el objetivo empresarial. Se establece el ambiente informático actual y se

definen las aplicaciones objetivo por áreas funcionales.

2.1.2.1 Determinar oportunidades informáticas: Definidas las áreas de ventaja

estratégica se revisa cada uno de los procesos y datos manejados para

establecer las necesidades informáticas.

2.1.2.2 Relevar el ambiente informático actual: Determinar las principales

aplicaciones de cada una de las áreas: Tecnología, organización y proyectos

en curso.

2.1.2.3 Definir aplicaciones objetivas: Después de analizar el sistema de

información actual se definen los objetivos, los factores críticos de éxito y las

aplicaciones objetivas.

2.1 3 Seleccionar la estrategia informática:

Para ello se deben definir las alternativas estrategias tecnológicas y

organizacionales teniendo en cuenta los siguientes pasos.

Analizar las alternativas: Conociendo las aplicaciones necesarias y las ofertas

del mercado se debe establecer la estrategia para obtener las aplicaciones.

Analizar las alternativas tecnológicas: Determinar la tecnología necesaria y la

disponibilidad del mercado y definir las características del software operacional.

Analizar alternativas organizacionales: En este paso se analizan diferentes

alternativas para los cambios de la estructura organizacional de las áreas a

sistematizar para reorganizar el uso de los recursos humanos y técnicos

involucrados.

2.1.4 Desarrollar el plan de implementación de la estrategia:

A partir del ambiente informático actual se definen las estrategias informáticas y

las aplicaciones objetivo.

2.1.4.1 Definición de proyectos específicos: esta definición se realiza

desarrollando los siguientes puntos:

Objetivos

Alcances

Recursos comprometidos

Cronogramas estimados por proyecto

Factibilidad económica administrativa y técnica

Criterios para asignación de prioridades

2.1.4.2 Plan general de sistematización y presupuesto: esta compuesto por los

siguientes puntos:

plan maestro

proyectos administrativos

proyectos técnicos

equipos

software

Cronograma general

PERT del plan

Presupuesto de inversiones

Proyectos de corto plazo

2.2 Metodología BSP/SA (Business System Planing /Strategic Arraigment) Planeación de los sistemas de la empresa con un enfoque estratégico.

Figura 2: relación de la de planeación estratégica con el desarrollo e

implementación de un sistema de información 3.

Procesos de empresa

Datos de los procesos

Misión de la empresa

Organización empresa

Misión de la empresa Para cumplir la misión

Diseño de bases de datos

Desarrollo aplicaciones

Apoyo de los procesos

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN

PLANEACIÓN

La metodología BSP esta diseñada para ayudar a proporcionar un plan de

sistemas de información que permita un acercamiento modular para la

implantación y una mejor toma de las decisiones concernientes a la

participación eficiente y efectiva de los recursos a través de:

Una aproximación de arriba hacia abajo. Comenzando con el nivel

administrativo superior y trabajando hacia abajo, a lo largo de toda la

organización, estudiándola desde lo general hasta llegar a un nivel de detalle.

Una aproximación de abajo hacia arriba para la implantación de los sistemas

de información.

El uso de una metodología estructurada y el traslado de los objetivos de la

organización a los requerimientos de información.

Los pasos de la metodología BSP según ALBA, Mauricio son 4:

Definición de los objetivos de la organización: Intenta asegurar el acuerdo entre

todos los niveles ejecutivos, tales a donde va la empresa, de tal forma que la

estrategia de sistemas de información puede estar en soporte directo.

Definición de los procesos de la organización: Establece la principal base, a

largo plazo para soporte de los sistemas de información en la organización.

Definición de las clases de datos: Una clase de datos es una categoría principal

de datos requeridos para soportar uno o más procesos.

Definición de la arquitectura de la información: Se convierte en un estamento

de los objetivos a largo plazo del sistema de información pueden ser

identificados, priorizados y construidos módulos individuales.

ESTRUCTURA DETALLADA DE UN ESTUDIO BSP

Detallando los pasos indicados anteriormente la metodología BSP comprende

una serie de actividades a saber 5:

Figura 3: Pasos de la metodología BSP y relación entre ellos.

1. Compromiso administrativo

2. preparar el estudio

3. primer encuentro

4. definir procesos

5. Definir clases de datos

6. Analizar relaciones sistema organización

7. Determinar la perspectiva ejecutiva

8.Evaluar los problemas y beneficios

9. Definir la arquitectura de la información

11. Revisar la administración de los sistemas de información 10. determinar las prioridades

de la arquitectura

12. desarrollar recomendaciones y plan de acción

13. Reportar resultados

2.2.1 Obtener el compromiso:

Un estudio no comienza a menos que un ejecutivo superior en unión de otros

estén comprometidos a participar en él.

Dentro del equipo de trabajo debe existir un gerente patrocinador; el estudio

tiene que reflejar su visión de la organización y el éxito depende de que los

administradores proporcionen el entendimiento y los requerimientos de

información para el buen funcionamiento de la organización.

2.2.2 Preparar el estudio:

Comprende un plan de trabajo, un plan de entrevistas, los datos de la

organización y de los sistemas de información analizados; Es importante para

ahorrar tiempo de trabajo conseguir oficina de trabajo, alejada del ruido

externo, con seguridad, mesa de reuniones, procesadores de palabra etc.; en

esta etapa se debe elaborar un plan de trabajo, un programa de entrevistas, un

programa de puntos de chequeo.

El equipo de trabajo hará las barras de Gant con las actividades a realizar,

igualmente estas barras pueden ser útiles para planear las entrevistas

ejecutivas.

2.2.3 Conducir el primer encuentro:

Consiste en : la revisión del plan de trabajo, la revisión de metas, objetivos y

estrategias de la organización, los problemas el medio ambiente, y toda la

información relacionada con el entendimiento de los principales recursos de la

organización.

2.2.4 Definir los procesos: para ello se deben realizar las siguientes

actividades

Determinar los productos y o servicios de la empresa o área que va a ser

analizada y los recursos necesarios.

Hacer lista ordenada de los procesos que realiza la empresa con la

información.

Describir cada proceso de transformación de la información teniendo en cuenta

la información que entra y la información que genera.

Hacer una matriz de proceso contra organización: una vez definidos los

procesos se establece el grado de responsabilidad que tiene cada dependencia

de la organización con los procesos.

2.2.5 Definición de los datos:

Se agrupan los datos en categorías básicamente relacionadas. Esta etapa

ayuda a la organización a desarrollar bases de datos con un mínimo de

redundancia, en otras palabras en esta etapa se identifican los datos usados y

creados por los procesos ya identificados, agrupándolos en clases de datos.

Clase de datos, entrada proceso salida: Determinar el uso de los datos y el

responsable de crear cada clase de datos. (Entrada, proceso, salida), mediante

un diagrama que permite conocer que datos son creados o usados por cada

uno de los procesos, y servirá para definir posteriormente una matriz en donde

se muestre claramente que clases de datos son creados o usados por un

proceso específico.

Definir las clases de datos más significativas para la organización teniendo en

cuenta el cuadro Entrada/ proceso /salida realizado en el paso anterior.

Descripción del tipo de datos incluidos en cada clase: se enumeran cada uno

de los datos que componen la clase de dato

2.2.6 Analizar relaciones sistema / organización:

Se observa como el procesamiento de datos soporta actualmente la

organización, con el fin de dar recomendaciones futuras.

Se analiza el sistema de información actual con el fin de identificar Vacíos,

redundancias; ayuda a clarificar responsabilidades y a comprender los

procesos de la organización.

2.2.7 Determinar la perspectiva ejecutiva:

Se debe optener la participación de las personas que hacen parte de la

administración, ya que ellos proporcionan el entendimiento necesario de la

organización para poder desarrollar el plan de sistemas de información.

2.2.8 Evaluar los problemas y beneficios de la organización:

Se organizan los datos de las entrevistas, se identifican los problemas, y se

crea una matriz proceso /problema.

2.2.9 Definir la arquitectura de la información:

Es un bosquejo de los sistemas de información futuros y de los datos que los

acompaña. Esta trae orden y estructura a los sistemas y a los datos que ellos

crean y usan.

La arquitectura se desarrolla a través de varias interrelaciones de una nueva

matriz, "matriz proceso/ clases de datos", dicha matriz es creada con base en

la entrada proceso salida descrita anteriormente.

En la matriz proceso/ clases de datos se especifica mediante una "u" que dato

es usado por determinado proceso y una "c" que indica que dato es creado por

un proceso dado.

Según la filosofía de la metodología en esta matriz no puede darse el caso en

que una clase de datos sea creada por diferentes procesos.

El diagrama de arquitectura de información muestra, para cada uno de los

sistemas, los datos creados, controlados y usados, la relación de los sistemas

que soportan un proceso determinado.

Después de haber agrupando las clases de datos credos por un mismo

proceso, se le agrega a la arquitectura el flujo de datos.

2.2.10 Determinar las prioridades de la arquitectura:

Se establecen prioridades para el desarrollo de los sistemas y de las bases de

datos con base en la lista de subsistemas necesarios resultantes de la

arquitectura de información, se dice cuáles serán diseñadas durante el

proyecto a seguir.

Separar los problemas tomando solo los que tienen que ver con el sistema de

información y hacer un bosquejo de los sistemas de información futuros y los

datos que los acompañan. Permitirá ver la relación entre las distintas

aplicaciones que conforman el sistema propuesto y cómo interactúan para

hacer procesos y consolidación de datos y convertirlos en información útil para

el usuario.

Las alternativas que pueden resultar en este paso son:

No hacer nada porque la información es oportuna, confiable, completa etc.

Mejorar el sistema existente (le faltan controles, no da toda la información

necesaria) se debe dar un paquete de estrategias para generar los nuevos

informes.

Hacer un nuevo sistema: De aquí surgen varias alternativas y se debe utilizar

criterios para fijar prioridades.

2.2.11 Revisar la administración de los sistemas de información

Se debe analizar la organización del área de sistemas y los responsables del

área.

2.2.12 Recomendaciones y plan de acción

se recomiendan los cambios necesarios para que el sistema de información

funcione adecuadamente, además se hacen los cronogramas de actividades

estableciendo tiempos para cada actividad.

2.2.13 Reportar resultados.

2.3 COMPARACIÓN DE LAS METODOLOGIAS:

Aspectos a tener en cuenta:

Flexibilidad: la aplicación de la metodología puede realizarse en toda la

organización o en un área específica.

Globalidad: la aplicación de la metodología ofrece una visión general de la

organización sin tener en cuenta detalles que solo serían necesarios en el

momento de la implementación.

Estabilidad: los resultados obtenidos de aplicar la metodología son útiles

durante el tiempo en que la organización permanezca, es decir sin que su

razón o misión cambie.

Sencillez: Su aplicación debe estar al alcance de personas sin formación

profesional en el área de desarrollo de sistemas de información.

Tanto la metodología SIS como la metodología BSP cumplen las

características mencionadas; la diferencia básica entre ellas es la profundidad

que se tiene:

La BSP profundiza en la definición de los procesos y las clases de datos lo cual

es básico para plantear el sistema de información propuesto.

La BSP define la arquitectura del sistema de información lo que permite

plantear claramente las relaciones de los sistemas, procesos y datos para

llegar al planteamiento de la propuesta.

En la metodología SISP se efectúa una revisión superficial de los procesos y de

los datos manejados por la organización en la etapa de determinación de

objetivos informáticos.

Para este caso la metodología BSP es la más adecuada ya que sin llegar al

diseño de la base de datos profundiza en los datos de los procesos y permite

plantear en forma detallada el nuevo sistema de información y los pasos para

implantarlo.

3. DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA BSP/SA (Business System Planing /Strategic Arraigment) Planeación de los sistemas de la empresa

con un enfoque estratégico.

3.1 OBTENER COMPROMISO ADMINISTRATIVO

Para la realización del trabajo se contó con la autorización del director del

hospital, un profesor asesor y el estudiante de la especialización en

administración de sistemas informáticos.

3.2 PREPARACION PARA EL ESTUDIO

Para esta etapa se elaboró un plan de trabajo y un programa de entrevistas,

además se programaron puntos de chequeo del desarrollo del proyecto.

3.3 INICIACION DEL PRIMER ENCUENTRO

Se recolectó información pertinente a la empresa, manuales de información,

funciones, procedimientos etc. de esta información se ha realizado una síntesis

del sistema existente.

3.3.1 Síntesis del sistema existente:

Como insumo fundamental en el desarrollo del Plan Estratégico de Sistemas de

Información, se consultó la documentación existente (Plan de Desarrollo

Institucional y manual de funciones entre otros) y se realizaron 12 entrevistas

para identificar el estado de cada uno de las áreas de apoyo logístico de la

institución. Las entrevistas incluyeron: al Gerente de la IPS, los jefes de área y

en algunos casos se llegó hasta un nivel operativo.

3.3.1.1 Ambiente externo

Aspectos Reglamentarios: Dentro de los factores externos que influyen en el

proceso de implementación del Plan Estratégico de Sistemas de Información

sobresalen principalmente tres: las administraciones departamental y

municipal, la normatividad y las entidades fiscalizadoras.

Con respecto al primer factor, influye en la adecuación del Plan de Desarrollo

Institucional dentro del programa de gobierno municipal y la participación de la

IPS en la elaboración del plan local de salud. Una vez se defina claramente las

competencias de la IPS, la dirección local y el departamento, se tendrán que

ajustar las prioridades de desarrollo del PESI con el objeto de alinearlas a las

estrategias de desarrollo del sector y de la IPS.

En relación con los aspectos reglamentarios es necesario diferenciar los

requisitos legales mínimos hacia el interior del Hospital y a nivel exterior dentro

del departamento y a nivel nacional.

A nivel territorial: En el ámbito territorial es necesario tener en cuenta las

siguientes resoluciones expedidas por el Ministerio de Salud, que son el marco

de referencia para el Sistema de Información en Salud del Departamento:

2542 de julio 2 de 1998: por la cual se reglamenta el Sistema Integral de

Información para el Sistema General de Seguridad Social en Salud - SIIS

2546 de julio 2 de 1998: por la cual se determinan los datos mínimos, las

responsabilidades y los flujos de la información de prestaciones de salud en el

Sistema General de Seguridad Social en Salud.

1832 del 23 de junio de 1999: por la cual se modifican las resoluciones 2546 de

1998 y 0365 de 1999 en relación con la estructura de datos, la transferencia de

los mismos y el establecimiento de períodos de cumplimiento en la generación

y transferencia y el período de transición.

Con estas resoluciones del Ministerio se dio la base reglamentaria del Sistema

de Información, donde se definen los datos mínimos del SIIS y sus flujos de

información.

Sin embargo al Servicio Seccional de Salud de Caldas le compete reglamentar

el SIIS en el ámbito territorial, dentro del marco del SIIS definido por el

Ministerio de Salud.

Las entidades controladoras y fiscalizadoras como la Contraloría, el Servicio

Seccional de Salud, el Ministerio de Salud, entre otras, son otro factor

importante que se debe tener en cuenta para la implementación del Plan

Estratégico de Sistemas de Información. Cada una de estas entidades solicita

diferentes tipos de información y en diferentes períodos de tiempo, por lo cual

la mayoría de las áreas se la pasan "apagando incendios" y no tienen forma de

evaluar cual debería ser la información relevante para la IPS y para su área.

Distribución Geográfica

• Nivel Central: la IPS hospital San Antonio se encuentra ubicada en el

municipio de Villamaría, en Carrera 6 # 5 - 68, y funciona en un edificio

de una planta, con un área aproximada de media manzana.

• Entes Descentralizados: Para lograr una mayor cobertura y calidad de

los servicios de salud en el municipio y en el área de influencia de la

IPS, esta se articula con once puestos de salud de primer nivel: Llanitos,

Río Claro, Santo Domingo, Papayal, Montevideo, Partidas, San Julián,

Cuervos, Gallinazos Turín; los cuales se encuentran ubicados en las

veredas del municipio y dependen del hospital.

3.3.2 Estructura organizacional

Figura 4: estructura organizacional del hospital San Antonio de Villamaría.

COMITE CIENTIFICO TECNICO COMITE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICO

COMITE DE PERSONAL COMITE PARITARIO

COMITE DE CONTROL INTERNO COMITE DE ETICA

COMITE DE FARMACIA OFICINA ACESORA DE CONTROL INTERNO

COMITE DE HISTORIAS SISTEMA DE ATENCION AL USUARIO

AUXILIAERDEDROGERIA

TECNICO ENSANEAMIENTO

CONDUCTOR AAUXILIARSERV. GENER

AUXILIARADMINISTRATIVO

SECRETARIO TECNICO ENESTADISTICA

ADMINISTRADOR FINANCIERO

AUX. HIGIENEORAL

ODONTOLOGO MEDICOGENERAL

PROMOTOR DE SALUD AUXILIARENFERMERIA

ENFERMEROSERVICIO. SOCIAL

AUDITOR MEDICO

DIRECTOR DEL HOSPITAL

Direccion Seccional de Salud de Caldas

Fuente: Reestructuración organizacional del hospital San Antonio de Villamaría

1997.

3.3.3 Estructura funcional

Figura 5: Estructura funcional del hospital San Antonio de Villamaría.

CAJA

FACTURACION

CONTABILIDAD

COSTOS

FINANCIERA

SUMINISTROS

PERSONAL

ESTADISTICA

RECEPCION

INFORMACION

SERV. GENERALES

TRANSPORTE

SERVICIOS BASICOS

AREA APOYO LOGISTICO

ODONTOLOGIA

CONSULTA MEDICA

INTERNACION

ENFERMERIA

SERV. ATENCION

CIRIGIA

GINECOLOGIA

ORTOPEDIA

PEDIATRIA

SERV. ESPECIALES

DROGERIA

FISIOTERAPIA

FONOAUDIOLOGIA

APOYO TERAPEUTICO

LAB. CLINICO

RAYOS X

ECOGRAFIA

COLPOSCOPIA

APOYO DIAGNOSTICO

SANEAMIENTO

PUESTO DE SALUD

BITRAMURAL

ATENCION PRIMARIA PERSONAS

AREA DE ATENCION AL USUARIO

DIRECTOR HOSPITAL

DIRECCION SECCIONALDE SALUD DE CALDAS

GOBERNACION DE CALDASEscriba aquí el cargo

Fuente: Reestructuración organizacional del hospital San Antonio de Villamaría

1997.

3.3.4 Misión según HERAZO, Adalberto 6 :

"Nuestro hospital es una institución Prestadora de Servicios de Salud Pública

cuya misión es contribuir al desarrollo y al bienestar social, dignificar la vida y

aliviar el sufrimiento de la población del municipio de Villamaría Caldas,

mediante la prestación oportuna de servicios de salud. Contamos para ello con

un grupo humano calificado que proyecta calidez al usuario, apoyado en una

tecnología apropiada acorde a nuestro nivel de desarrollo. Estamos trabajando

por hacer nuestra labor más digna, cumpliendo con la legislación y el

compromiso social que nos alienta. Buscamos permanentemente la

oportunidad de crecer en forma integral como personas y como empresa y de

proyectarnos a la comunidad que nos requiere, mediante el fomento de la

participación, el desarrollo científico y tecnológico, el aprendizaje continuo, la

docencia, la investigación y el trabajo en equipo."

3.3.5 Objetivos institucionales según BELALCAZAR, Herman 7:

Producir servicios de salud eficientes y efectivos que cumplan con las normas

de calidad establecidas de acuerdo con la reglamentación que se expida para

tal propósito.

• Prestar los servicios de salud que la población requiera y que la

empresa social, de acuerdo a su desarrollo y recursos disponibles pueda

ofrecer.

• Garantizar mediante un manejo gerencial adecuado, la rentabilidad

social y financiera de la empresa social.

• Ofrecer a las entidades promotoras de salud y demás personas

naturales o jurídicas que los demanden, servicios y paquetes de

servicios a tarifas competitivas en el mercado.

• Satisfacer los requerimientos del entorno, adecuando continuamente sus

servicios y funcionamiento.

• Garantizar los mecanismos de participación ciudadana y comunitarios

establecidos por la ley y los reglamentos.

3.3.6 Objetivos Estratégicos:

• Satisfacer las necesidades de servicios de la comunidad , logrando así

un estado óptimo de salud en las personas y el medio.

• Contribuir al bienestar de la comunidad en su zona de influencia.

• Afianzarnos como una de las primeras empresa generadora de empleo

de la zona.

• Disminuir los costos de funcionamiento, mediante el uso racional de los

recursos.

• Proporcionar un sistema de control y autocontrol en cada una de áreas,

unidades funcionales , actividades y personas de la Empresa.

• Proporcionar un personal y sistemas de servicios amables para el

cliente.

• Crear un ambiente laboral en el que las personas puedan satisfacer sus

necesidades humanas y disponer de mecanismos de motivación.

• Alcanzar la eficacia, eficiencia y alta productividad con los recursos

humanos, físicos y tecnológicos disponibles.

• Asumir la filosofía de Gerencia del Servicio, prestando servicios de

excelente.

• Fortalecer el sentido de pertenencia y el respeto por la empresa en todo

el personal.

• Ser el mejor hospital de primer nivel de atención en Caldas, tendiendo a

la categorización de segundo nivel, mediante el incremento de la

productividad de los recursos humanos, financieros y información,

cumpliendo con los principios de calidad y eficiencia.

• Crear un sistema de mercadeo óptimo que aumente la demanda de

servicios.

• Ofrecer un óptimo servicio de información y atención al usuario, para

que sea un mecanismo institucional y de apoyo a la toma de decisiones

en todos los niveles de la planeación y ejecución del Sistema general de

seguridad Social en salud.

3.4 DETERMINAR LOS PROCESOS

3.4.1 Determinar los productos o servicios de las áreas a analizar y los recursos necesarios:

El área de apoyo logístico tiene como cliente interno el área de prestación de

servicios y la dirección de hospital; los servicios que presta esta área.

• Gestión financiera.

• Gestión de compras y suministros.

• Gestión humana.

• Gestión de la información.

• Servicios Generales y transporte.

A continuación se muestra el ciclo de vida de los servicios que presta el área

de apoyo logístico a las demás áreas del hospital y los recursos humanos y

físicos que se emplean.

Tabla 1: Ciclo de vida de los servicios

ciclo de vida del servicio

Servicio recursos que contribuyen al logro del servicio

recursos humanos recursos físicos

Requerimientos • Gestión

financiera • Administrador financiero

• 1 auxiliar contable

• 1 jefe de facturación

• 2 auxiliares

• área locativa

• 4 equipos de computo

• papelería y elementos de

oficina

• Gestión de

compras y

suministros

• 1 auxiliar administrativo • área locativa

• 1 equipo de computo


oficina

• sitio de almacenamiento de

productos

• productos de almacén

• Gestión humana • Administrador financiero

• auxiliar contable

• área locativa



oficina

• Gestión de la

información • jefe de estadística

• 2 auxiliares

• área locativa



oficina

• Servicios

generales y

transporte

• administrador financiero

• 3 choferes

• 1 vigilante

• 4 personas para servicios

generales

• área locativa

• bienes muebles e inmuebles

• 3 ambulancias

Adquisición

• Gestión

financiera

• Servicios

generales y

transporte

• Gestión de

compras y

• Contrato

• Nombramiento

• Concurso (manejado por la

Dirección Seccional de Salud

de Caldas)

• Licitación

• Donación

• Suministros

suministros

• Gestión humana

Gestión de la

información

• Política

Mantenimiento • Gestión

financiera

• Servicios

generales y

transporte

• Gestión de

compras y

suministros

Gestión humana, Gestión

de la información

• Demanda

• Remplazo (cuando

hay disponibilidad)

• Capacitación

ocasional

• Contratos de mantenimiento

para muebles, enceres, equipos

de oficina, o área locativa.

• Se suscriben pólizas de seguro

y cumplimiento.

Disposición • Gestión

financiera

• Servicios

generales y

transporte

• Gestión de

compras y

suministros

Gestión humana, Gestión

de la información

• Retiro voluntario

• Jubilación

• Pensión

• Destituciones

• Incapacidad

• Muerte

• Deterioro

• daño irreparable

• obsolescencia de equipos

• hurto

• renovaciones

3.4.2 Lista ordenada de procesos del área de apoyo logístico

El administrador financiero es el responsable del área (la cual está conformada

por el área financiera de: suministros, personal, información, y servicios

básicos) y debe ejercer la coordinación, dirección y supervisión de las

actividades que tienen que desarrollar dentro de cada uno de las

dependencias.

3.4.2.1 Financiera: Es el área encargada de la preparación y análisis de los

estados financieros, contables y presupuestales que le permitan a la gerencia

determinar los recursos que tienen y que requiere la institución para el

cumplimiento de su trabajo. El área financiera está conformada por los

siguientes procesos:

Procesos

• Cajas

• Facturación

• Contabilidad

• Presupuesto

• Tesorería

3.4.2.2 Suministros: El área encargada de cotizar comprar y despachar los de

materiales, medicamentos y equipos para todas las dependencias de la IPS;

llevar también el inventario, elaborar las órdenes de compra, de alta y de baja

de suministros.

Procesos

• Cotización.

• Compras.

• Inventario.

• Abastecimiento.

• Balance de almacén.

3.4.2.3 Personal: Es el área encargada de administrar los recursos humanos,

ayuda a que las organizaciones alcancen su efectividad y la eficacia para

alcanzar los objetivos de la organización.

El responsable de esta área funcional es también el administrador financiero.

Los procesos de selección, capacitación, desarrollo y control del recurso

humano no han sido definidos por la institución ya que anteriormente

dependían de la Dirección Seccional de Salud de Caldas.

Procesos

• Nómina y prestaciones sociales

• Sistema de información.

3.4.2.4 Información: el hospital cuenta con una dependencia encargada del

manejo estadístico de la información, y la recepción donde además de dar las

citas de consulta externa se atienden las inquietudes del usuario.

Procesos

• Estadística

• Recepción

3.4.2.5 Servicios Básicos: Servicios generales; es la oficina encargada de

coordinar y prestar los servicios de apoyo a las diferentes áreas de la IPS ;

para ello realizan los siguientes procesos :

Procesos

• Aseo, ropería, lavandería

• Transporte

• Portería

3.4.3 Descripción de cada proceso

3.4.3.1 Procesos financieros

3.4.3.1.1 Cajas: en la caja se realizan varias actividades como son :

• Asigna las citas de urgencias, liquida procedimientos: el usuario se

acerca para cancelar algún servicio (laboratorio, rayos X, ecografías) y

allí se le informa cuánto vale, de acuerdo con el manual de tarifas.

• Recibe pagos de drogas despachadas por la farmacia, los servicios o

procedimientos que se realizan en el hospital; los pagos son tarifa plena

si no se está afiliado a seguridad social, de estarlo se paga la cuota

moderadora (copago).

• Consolidado diario: al final de la jornada se realiza un recibo oficial de

caja y la consignación correspondiente al recaudo del día.

• Recibo de pagos de deudores: recibir los pagos realizados por las ARS,

EPS, aseguradoras de SOAT.

3.4.3.1.2 Facturación: Llevar un estricto control de los servicios prestados y los

insumos hospitalarios consumidos en el proceso de atención de los pacientes

para generar la facturación a EPS, ARS, SOAT y otros contratistas. Para ello

se realizan las siguientes actividades.

• Actualizar bases de datos de los usuarios del régimen subsidiado y

contributivo; mensualmente se recibe la información actualizada de cada

entidad con la cual se tiene contrato de prestación de servicios, dichos

listados muestran los usuarios que pueden ser atendidos; estos listados

son entregados a las dependencias del hospital que atienden usuarios.

• Reporte diario de hospitalización de usuarios a las EPS: las EPS pagan

por evento, es decir por número y tipo de atención por lo tanto necesitan

conocer en detalle el evento de hospitalización porque genera gastos

representativos a la misma. Cuando un afiliado a una EPS es

hospitalizado, se debe informar inmediatamente a la EPS

correspondiente y antes de darle de alta los familiares deben ir con la

cuenta de cobro a la EPS correspondiente y pagar la cuota moderadora

(ya sea el 50 ó el 10% del valor total) y traerla para poder dar de alta al

paciente; las ARS tiene con el hospital un contrato por capitación, es

decir, que le pagan al hospital un valor fijo por cabeza o afiliado,

independientemente de la cantidad de veces que sea atendido o el tipo

de atención que reciba por lo tanto no necesitan reporte diario.

• Atención de inquietudes del usuario respecto a los servicios que cubre o

no cada EPS, ARS o SOAT, para ello se tiene en cuenta el contrato que

haya realizado la entidad con el hospital y la ley 100 que reglamenta

estos derechos.

• Revisar que la documentación que se manda a las EPS o ARS o SOAT

como soporte de las facturas de venta de servicio (cuenta de cobro) esté

completa y bien diligenciada .

• Factura de venta de servicios: para ello se debe digitar en Excel la

información por entidades diferenciando el tipo de atención, servicio o

procedimiento y la droga suministrada a los pacientes. A la factura se le

anexa la información en medio magnético de los RIAS correspondientes

a los servicios prestados.

• Actualizar cartera: se debe digitar las facturas enviadas que tengan firma

y sello de recibido, luego se entran los pagos del mes teniendo en

cuenta que facturas se están pagando.

• Hacer una relación de acreedores , para ello se deben tener en cuenta

todas las cuentas por pagar y los pagos realizados durante el mes.

3.4.4.1.3 Contabilidad: Realización de asientos contables. Registro,

procesamiento y análisis de información relacionada con la actividad financiera

(activos, pasivos, patrimonios, ingresos y egresos) de la empresa. Para llevar a

cabo la contabilidad se realizan los siguientes procesos:

• Digitar en Apolo la información necesaria.

• Conciliar y comparar los saldos que se tienen en Apolo con: los libros de

bancos y caja, con el movimiento general de deudores, la relación de

acreedores y los valores de inventario de farmacia y almacén y ajustar

por inflación y depreciación.

• Sacar reportes mensuales de contabilidad para la contraloría y para el

archivo de contabilidad.

3.4.3.1.4 Presupuesto: Programación y ejecución del presupuesto operativo

según las políticas de la institución. El presupuesto de las unidades funcionales

debe ser un presupuesto de efectivo, basado en el nivel de productividad y de

servicios. El presupuesto consta de dos partes: presupuesto de ingresos y

presupuesto de egresos. Los siguientes son los pasos que se siguen para

realizar el presupuesto:

• Presupuesto de gastos: para ello se debe digitar todos los comprobantes

de egresos del mes y las cuentas por pagar y finalmente se debe

verificar si el total de cuentas por pagar coincide con el movimiento

general de acreedores.

• Presupuesto de ingresos: digitar las facturas de venta de servicios y los

recibos oficiales de caja y verificar los resultados parciales con el

movimiento general de deudores.

3.4.3.1.4 Tesorería: registro y administración de recursos en efectivo. Pago

de contratos de servicios, pago de proveedores, actualizar el estado de cuenta

de los deudores. Controlar las fechas de vencimiento, realizar los cobros

ordinarios, jurídicos y prejurídicos, hacer las proyecciones de cartera. Actualizar

el estado de obligaciones con los acreedores.

• Realizar los pagos correspondientes a los acreedores de la institución ya

sea por bienes o servicios, además se realiza el pago de nómina.

• Consolidar ingresos y egresos. Hacer la relación de gastos y relación de

ingresos.

• Conciliación bancaria.

• Declaración mensual de retención en la fuente.

3.4.3.2 Suministros: es el área encargada de manejar el almacén del hospital y

proveer de los recursos necesarios a las dependencias del hospital. A

continuación se tienen los procesos realizados para este efecto:

• Cotización: solicitar a los posibles proveedores del bien, la cotización de

los productos que se necesitan con las condiciones de pago que

proponen.

• Compras: realizar la compra teniendo en cuenta las facilidades de pago

y calidad del producto.

• Inventario de almacén: verificación de existencias por medio de un

inventario físico y la comparación de las existencias físicas del almacén

con las existencias del Kardex.

• Abastecimiento: Suministrar los materiales, equipos y herramientas

necesarias para el desarrollo de las actividades de la empresa.

• Balance general de almacén: se debe verificar altas y bajas del almacén.

• Inventario de bienes muebles e inmuebles: el cual debe ser actualizado

cuando se tenga una alta o baja de muebles o inmuebles.

3.4.3.3 Personal: en el hospital no se tiene establecido un sistema de

administración de personal como tampoco hay un responsable para ello, los

únicos procesos visibles que se realizan en este aspecto son:

• Nómina: liquidación de salarios y prestaciones sociales a los empleados

de la empresa.

• Banco de datos: es el área encargada de mantener las hojas de vida de

los empleados. prestaciones sociales a los empleados de la empresa.

3.4.3.4 Información: El área de información está formada por dos

dependencias.

3.4.3.4.1 Estadística: es la encargada de recolectar y procesar la información

que se produce en la IPS en cada uno de los servicios; al mismo tiempo debe

consolidar y adecuar esta información a las necesidades de la institución.

• Verificación: cuando llega un usuario nuevo o que ha perdido el carnet

de citas donde está escrito el nº de la historia , se verifica en un fichero

de tarjetas índice, organizadas alfabéticamente por apellidos (donde se

encuentra la información básica de todas las personas que algún día

abrieron historia en el hospital , y además, está el nº de la historia) si

tiene historia, se hace un nuevo carnet de citas; de otra forma se hace la

tarjeta índice para el nuevo usuario y se abre la historia.

• Apertura de historia: con los datos del paciente y el documento de

identificación se llena el formulario de identificación además el resumen

de atenciones van en la primera hoja de la historia, y a continuación se

anexan los formularios a la historia dependiendo del tipo de atención que

requiere.

• Preparación de las historias para consulta externa: cuando se recibe la

programación diaria de consulta externa, odontología y programas

médicos especiales (crecimiento y desarrollo, hipertensos, gestantes,

diabéticos, planificación familiar) se busca en el archivo la historia y se

revisa que tenga los formularios necesarios, luego se lleva al consultorio,

terminado el día se ubican las historias nuevamente en su lugar. Y se

sacan los RIAS los cuales no quedan en la historia sino que son

digitados y mandados en medio magnético para la dirección Seccional

de Salud de Caldas.

Tabla 2: muestra los documentos que se anexan a la historia según el tipo de

paciente.

Tipo de paciente formulario

Gestantes Menores de 5

Consulta externa

Urgencias Hospitalización

Identificación / resumen de atención

x x x

. Planificación familiar

x

Atención infantil y preescolar

x

Rejillas para evaluación de crecimiento

x

Exámenes x x

auxiliares de diagnostico Remisión de pacientes

x x

Historia perinatal

x x

Tratamientos x x Balance de líquidos

x x

Epicrisis x x

Atención de urgencias

x

Radiología x x

• Codificación y revisión de formularios RIA: los formularios de todos los

servicios deben ser revisados y codificados, teniendo en cuenta la CEI

clasificación internacional de enfermedades y la clasificación única de

procedimiento CUP.

• Una vez codificados se separa por entidades y se digita la información

completa de los RIAS para guardar información, dicha información se

anexa en medio magnético a las facturas de venta de servicio hecha

para toda entidad de seguridad social con la que se tenga contrato;

además esta información debe ser enviada a la Dirección Seccional de

Salud de Caldas, esta tarea está compartida con el área de facturación.

• Diligenciamiento, consolidación y cálculo de indicadores estadísticos.

Actualmente no se está realizando ya que el programa que se utilizaba

hasta el año anterior no fue actualizado. De todas maneras se han

enumerado los informes que deberían estar siendo reportados.

3.4.3.4.2 Recepción: Es la persona encargada de: manejar el computador,

atender las inquietudes de las personas, y además asigna la consulta externa.

• Dar citas diarias de consulta externa, odontología y programas médicos

especiales (crecimiento y desarrollo, hipertensos, gestantes, diabéticos,

planificación familiar): programación de horarios, médicos y consultorios.

• Pagos de consulta externa, los pagos pueden ser tarifa completa si son

vinculados y afiliados a una entidad de seguridad social solo paga la

cuota moderadora(bono copago).

3.4.3.5 Servicios básicos: comprende tres aspectos básicos como son:

3.4.3.5.1 Aseo, ropería y lavandería: remendar y distribuir toda la ropa

necesaria para cada uno de los servicios de la IPS, lavar y secar la ropa

utilizada(contaminada, sangrada y no contaminada) en las diferentes áreas de

la IPS en la prestación de servicios, realizar el aseo y mantener la limpieza en

todas las áreas de la IPS (sala de urgencia, sala de cirugía, hospitalización,

consulta externa, administración).

3.4.3.5.2 Transporte: administrar y manejar los vehículos del hospital:

Manejar las ambulancias, controlar el mantenimiento y la reparación de

vehículos.

3.4.3.5.3 Portería: vigilar y controlar las personas que ingresan a la institución,

atención y guía al usuario.

3.4.4 Matriz proceso contra organización:

Tabla 3: Matriz proceso contra organización. Muestra la relación entre los

procesos expuestos anteriormente y la organización:

Convenciones:

• 6 Participa activamente.

• / Tiene alguna participación.

• � No tiene ninguna participación.

• . Responsable del proceso.

3.5 DEFINICIÓN DE LOS DATOS

Para definir los datos se llevan a cabo tres procesos:

3.5.1 Clase de datos de entrada proceso y salida:

Tabla 4: documentos de entrada y salida por proceso. En esta tabla los

procesos han sido organizados en secuencia de ocurrencia.

Entrada Proceso Salida

Cajas

• Carnet de

afiliación.

Asigna citas de urgencias • Ria de urgencias

• Datos del usuario

• Solicitud de

procedimiento

• Manual de tarifas

Liquida procedimientos • Recibo de pago

• Valor del

procedimiento

• Documento de

identidad


• Carnet de afiliación

• Efectivo

Recibe pagos • Recibo de pago

• Bono cuota

moderadora

• Recibos de pago

• Bono cuota

moderadora

Consolidado diario • Recibo oficial de

caja

• Consignación

bancaria

• Factura de venta de

servicios

• Comprobante de

egreso de la

EPS/ARS/SOAT.

• Cheque o efectivo

Recibo de pagos de

deudores

• Recibo oficial de

caja

Tesorería

• Cuentas de cobro

• Facturas de venta

(que se deben

pagar a los

Pagos (acreedores,

nómina, prestación de

servicios etc.)

• Cheques

• Comprobantes de

egreso

proveedores)

• Orden de

suministros

• Orden de

servicios

• Relación de

sueldos

• Recibo oficial de caja

• Comprobante de

egresos

Consolidar ingresos y

egresos

• Relación de

ingresos

• Relación de

egresos

• Extracto bancario

• Relación de ingresos

• Relación de egresos

Conciliación bancaria • Conciliación

bancaria

• Comprobante de

egreso

Declaracion mensual de

retención en la fuente

• Declaracion de

retención en la

fuente

Facturación

• Listado

actualizado de las

EPS,ARS

Actualizar bases de datos • Listados

actualizados

entregados a

todas las

dependencias de

prestación de

servicios del

hospital

• RIA de

hospitalización,

urgencias,

procedimientos.

• Factura de droga

suministrada

Reporte diario de

hospitalización de usuarios

a las EPS

• Resumen de

atención médica

• Preguntas del usuario

• Ley 100

Atención de inquietudes del

usuario respecto a los

servicios que cubre o no

cada EPS/ARS

• Solución a las

inquietudes

• RIAS

• Factura de droga

administrada

• Certificado de

accidente de transito

• Formulario único de

reclamación de las

entidades hospitalarias

por el seguro obligatorio

de accidentes de

transito

• Fotocopia del seguro

Revisar que la

documentación que se

manda a las EPS o ARS o

SOAT como soporte de las

facturas de venta de

servicio (cuentas de cobro)

este completa y bien

diligenciada.

• Documentos

revisados y

paquete por

entidad

organizado.

• RIAS

• Facturas de droga

despachada

Factura de venta de

servicio

• Factura para las

IPS, EPS, ARS,

SOAD y los

clientes con los

que se tenga

contrato de

prestación de

servicios.

• Facturas de venta de

servicios (verificando

que fue enviada y

recibida)


• Comprobantes de

egreso

Actualizar cartera • Movimiento

general deudores

con corte a los 30

días de cada mes


• Comprobantes de

egreso

Hacer una relación de

acreedores

• Movimiento

general

acreedores

Contabilidad

• Comprobantes de

egresos



• Relación de

sueldos

• Orden de

servicios

• Notas débito

• Notas crédito

• Factura de venta

de servicio

• Recibo oficial de

caja y

consignaciones

Digitar en Apolo la

información necesaria

• Documentos

digitados

• Altas de almacén

• Bajas por

dependencia de

almacén

• Libro de bancos y caja

• Relación de

acreedores

• Relación de deudores

• Balance de farmacia

• Balance de almacén

Conciliar • Información

digitada en Apolo,

corregida

Reportes contables • Balance general y

modelo GGN

9601 para

contabilidad

• Libro mayor y

balance

• Libros auxiliares

de caja y bancos

• Paquete de

información para

contraloría, salida

trimestral

• Estado de

actividad

financiera,

económica y

social

• Balance general

comparativo

• Informe sobre

saldo de

operaciones

reciprocas

• estado de

cambios en el

patrimonio

nota: se envía la

información a la

contraloría y se archiva

en el historial de

contabilidad

Presupuesto

• Comprobante de

egreso


(proveedores)


• Relación de

sueldos

• Orden de

servicios

• Movimiento

general

acreedores

Presupuesto de gastos,

digitar y conciliar

• Ejecución

presupuestal de

gastos


• Factura de venta de

servicios

Presupuesto de ingresos • Ejecución

presupuestal de

ingresos

• Relación de recibo

oficial de caja

• Movimiento general

deudores

Suministros

• Listado de

proveedores

• Formato de

pedidos mensual

por dependencia

• Inventario de

existencias

• Rubro

presupuestal para

gastos

Cotización: solicitar a los

posibles proveedores del

bien, la cotización de los

productos que se necesitan

con las condiciones de

pago que proponen

• Cotizaciones

• Orden de

suministros

• Orden de suministro Compras: realizar la

compra teniendo en cuenta

las facilidades de pago y

calidad del producto.

• Altas de almacén

• Factura de venta

(proveedor)

• Bienes de almacén Inventario de almacén • Inventario físico

• Kardex

• Formato de pedidos

mensual por

dependencia

• Listado de personal y

materiales entregados

• Kardex

Abastecimiento • Entrega y

abastecimiento de

materiales,

equipos y

herramientas

• Baja por

dependencia

• Kardex

actualizado

• Alta de bienes

• Baja de bienes

• Baja de suministros

por dependencia

• Kardex

Balance general de

almacén

• Balance general

de almacén

• Inventario inicial Inventario de bienes

muebles e inmuebles

• Inventario

actualizado

Personal

• Datos del

empleado

• Registro de

novedades y

actos

administrativos

Nómina • Relación de

sueldos.

• Comprobante de

egreso

• Cheques

• Autoliquidación de

seguridad social

• Liquidación de

incapacidades

• Formato único de hoja

de vida

• Novedades

• Solicitud de

certificados de trabajo

Banco de datos • Registro de

novedades y

actos

administrativos

• Dar certificaciones

de trabajo

Estadística

• Datos del

paciente

• Documento de

identidad

• Carnet de

afiliación (si lo

tiene)

Verificación. • Nueva tarjeta

índice

• Nuevo carnet de

citas

• Tarjeta índice

• Datos del paciente

Apertura de la historia. • Nueva historia con

los formatos

necesarios

• Programación diaria

de consulta externa

• Historias clínicas ya

utilizadas en consulta

médica

Preparación y archivo de

las historias para consulta

externa.

• Historia clínica

• Formularios RIA

• CUP

• CIE

Codificación y revisión de

formularios.

• Formularios RIA

• RIAS Digitar por entidades la

información completa de

los RIAS

• RIAS digitados y

guardados por

entidades

• RIA de

procedimientos

quirúrgicos

• RIA de consulta

Diligenciamiento;

consolidación y calculo de

indicadores estadísticos

• Resumen

mensual de

vacunación

• Resumen

mensual de

externa

• RIA de

procedimientos

(laboratorio clínico,

protección especifica y

detección temprana,

diagnósticos invasivos y

quirúrgicos)

• RIA de hospitalización

médica, cirugía y

obstetricia

• Ria recién nacidos

hospitalización

• Resumen

mensual de

tratamientos

odontológicos

• Registro individual

de egreso

hospitalario

• Censo diario de

hospitalización

• Diario de partos y

nacimientos

• Diario de consulta

médica

• Enfermedades de

notificación

obligatoria

semanal

• Resumen

mensual de

programas

médicos

especiales

Recepción

• Carnet de citas

• Documento de

identidad


• Carnet de

afiliación a

seguridad social

Citas medicas de consulta

externa

• RIA consulta

externa

• Programación de

consulta externa

• Carnet de citas

actualizado

• Efectivo Pagos de consulta externa • Recibo de caja

• Bono cuota

moderadora

Servicios básicos

• Bienes muebles e

inmuebles

• Programación

semanal de

actividades

Aseo, ropería, lavanderia • Prestación del

servicio

• Recurso humano

• Programas de

atención a veredas

• Programación diaria

Transporte • Prestación del

servicio

• Mantenimiento y

reparación de

vehículos

• Reglamento interno

• Información sobre la

institución y sus

servicios

Portería • Control de las

personas que

ingresan a la

institución

• Atención al

usuario

3.5.2 Identificar las clases de datos:

Las siguientes son las clases de datos más significativas para el sistema de

información del Hospital San Antonio de Villamaría.

1. Datos del paciente

2. Documento de identidad

3. Carnet de afiliación

4. Carnet de citas

5. Historia clínica

6. RIA consulta externa

7. Programación consulta externa

8. Recibo de caja

9. Bono cuota moderadora

10. Ria urgencias

11. Solicitud de procedimiento

12. Manual de tarifas

13. Recibo oficial de caja

14. Consignación

15. Factura de venta de servicio

16. Comprobante egreso EPS/SOAT/Ars

17. Cuentas de cobro

18. Facturas de venta

19. Orden de servicios

20. Relación de sueldos

21. Cheques del Hospital

22. Relación de ingresos (Recibos de Caja)

23. Relación de egresos

24. Conciliación bancaria

25. Extracto bancario

26. Base de datos actualizado

27. Ria (procedimientos(laboratorio, patología, radiología simple,

diagnósticos invasivos y quirúrgicos)

28. RIA hospitalización médica, quirúrgica y obstetricia

29. Ria recién nacidos

30. Ría procedimientos quirúrgicos

31. Factura de droga despachada

32. Resumen de atención médica

33. Ley 100

34. Comprobante de egresos del Hospital

35. Movimiento general deudores

36. Movimiento general acreedores

37. Vademécum

38. Altas de almacén

39. Bajas de almacén por dependencias

40. Libro de bancos

41. libro de caja

42. balance general de farmacia

43. balance general De almacén

44. balance general

45. libro mayor y balance

46. libros auxiliares de cajas y bancos

47. estado de actividad financiera económica y social

48. balance general comparativo

49. estado de cambios en el patrimonio

50. ejecución presupuestal de gastos

51. ejecución presupuestal de ingresos

52. Listado de proveedores

53. pedido mensual por dependencia

54. kardex

55. cotizaciones

56. orden de suministros

57. Bienes físicos en almacén

58. Hoja de vida (datos del empleado)

59. Novedades y actos administrativos

60. Autoliquidación de seguridad social

61. Resumen mensual de vacunación

62. Resumen mensual de hospitalización

63. Registro individual de egreso hospitalario

64. Censo diario de hospitalización

65. Diario de partos y nacimientos

66. Diario de consulta médica

67. Enfermedades de notificación obligatoria semanal y cada cuatro

semanas

68. Programación semanal de actividades

69. Programación semanal de atención a veredas

70. Programación diaria de transporte

71. Información sobre la institución y los procesos que realiza

72. Inventario de bienes muebles e inmuebles

73. Declaración mensual de retefuente

3.5.3 Definición del tipo de datos incluidos en las clases de datos:

1. Datos del paciente, son utilizados cuando se abre la historia y en el

momento de diligenciar los RIAS

• Nombre y apellidos

• Documento de identificación

• Edad

• Sexo

• Dirección

• Teléfono

2. Documento de identidad puede ser la cédula de ciudadanía, el registro civil o

la tarjeta de identidad

• Nombre y apellidos

• Nº del documento

3. Carnet de afiliación es el otorgado por las entidades promotoras

• Nombre de la entidad

• Nombre del usuario

• Nº de identificación

• Fecha

4. Tarjeta índice: permite encontrar fácilmente el nº de la historia en caso de

perderse el carnet de citas

• Nombre

• Apellidos


• Nombres y apellidos de los padres

5. Carnet de citas

• Nombre y apellidos del usuario

• Nº de la historia

• Nombre del hospital

• Fecha para la próxima de cita

• Hora

• Tipo de consulta o control

• Consultorio número

6. Historia clínica

• Formato identificación y resumen de atenciones

• Formato evolución

• Formato planificación familiar

• Formato atención infantil y preescolar

• Formato solicitud remisión de pacientes

• Formato exámenes auxiliares de diagnóstico

• Formato radiología

• Formato historia perinatal

• Formato atención urgencias

• Balance de líquidos

• Epicrisis

• Tratamientos

7. Ria consulta externa: la información de los formatos es guardada en medio

magnético y enviada a la Dirección Seccional de Salud de Caldas y a las

entidades promotoras de salud acompañadas de la factura correspondiente.

• Nombre eps/ars

• Código e/a

• Código ips

• Número de factura

• Nº de autorización



• Tipo de documento

• Tipo de usuario contrib/ subsidiad/ vinculad/partici/otro

• Tipo afiliado cotizante bene/adición

• Ocupación

• Grupo atención especial indígena/negro/desplazado/otro

• Edad días/meses/años

• Sexo m/f/i

• Dirección de residencia

• Departamento/municipio/zona ur.

• Tipo de consulta

• Código

• Fecha de consulta día/mes/año/hora

• Componente código

• Tipo de discapacidad

1.de la conducta

2. De la persuasión

3. De la locomoción

4. Del cuidado personal

5. De la disposición del cuerpo

De la destreza

7. De la situación

8. De determinada actitud

9. Otras restricciones

• Grado de discapacidad leve /moderada/severa

• Condiciones de la usuaria

• Embarazada/primer trimestre/segundo/tercer trimestre

• No embarazada

• No aplica

• Causa externa

• Accidente de trabajo

• Accidente de tránsito

• Otro tipo de accidente

• Evento catastrófico

• Lección por agresión

• Lección autoinfringida

• Maltrato

• Enfermedad general

• Enfermedad profesional

• Otra

• Conducta

• Prescripción médica si/no

• Orden de procedimientos diagnósticos si/no

• Orden de procedimientos terapéuticos sí /no

• Remisión si/no

• Interconsulta sí/ no

• Contra referencias sí/ no

• Ninguna sí/ no

• Diagnóstico

• Código

• Imp.dx

• Nuevo

• Repetido

• Consulta de primera vez o repetida en el año

• Primera vez

• Repetida

• Nombre del responsable

• Código

• Firma paciente

7. Programación consulta externa y programas especiales: contiene los

horarios de las consultas, las agendas de atención médica.

• Programa

• Hora

• Nombre del médico

• Nombre del paciente

• Nº de la historia

8. Recibo de caja: Recibo de pago que se entrega por todo pago de

servicio.

• Nº recibo

• Dependencia

• Fecha nombre del usuario

• Concepto

• Valor

9. Bono cuota moderadora es el recibo que se da cuando el usuario del servicio

está afiliado a alguna entidad de seguridad social.

• Nombre eps

• Nº de afiliación

• Nombre del afiliado

• Tipo de consulta o procedimiento

10. Ria urgencias es el formato diligenciado cuando una persona entra por

urgencias independientes de que tenga o no- seguridad social

• Nombre eps/ars

• Código e/a

• Código ips



• Nombres del usuario


• Tipo de documento

• Tipo de usuario contribu/subsidiad/ vincula/ parti/ otro

• Tipo afiliado cotizante /bene / adición

• Ocupación

• Grupo atención especial indígena / negro / desplazado / otro

• Edad días / meses / años

• Sexo m /f /i


• Departamento / municipio / zona ur.

• Fecha de consulta día / mes /año / hora


• Embarazada primer trimestre / segundi / tercer trimestre

• No embarazada

• No aplica

• Diagnóstico de ingreso

• Código

• Causa externa

• Accidente de trabajo

• Accidente de tránsito

• Otro tipo de accidente

• Evento catastrófico

• Lección por agresión

• Lección autoinfringida

• Maltrato

• Enfermedad general


• Otra

• Conducta

• Alta de la atención

• Remitido a otro nivel de la complejidad

• Orden de hospitalización

• Diagnóstico de egreso

• Código

• Causa básica de la muerte

• Código

• Fecha de salida

• Día / mes / año /hora

• Horas de observación hh / mm /

• Días de incapacidad

• Estado de la salida

• Vivo, muerto tipo de discapacidad


• Código

• Firma del paciente

11. solicitud de procedimiento (exámenes de laboratorio, ecografías,

inyectología)

• Orden médica

• Expresada por el usuario

12. manual de tarifas de la IPS es donde están establecidos los precios para

todos los procedimientos, ó servicios.

13. recibo oficial de caja este es el consolidado diario de los pagos

consignados en los recibos de caja.


• Valor

• Nº

• Nombre acreedor

• Fecha

• Conceptos

• Valor

• Observaciones

• Firma

14. consignación es la forma de entrar el dinero a los bancos y generalmente

se hace junto con el recibo oficial de caja.

• Fecha

• Nombre de la cuenta

• Nº de la cuenta

• Valor de la consignación

15. Factura de venta de servicio es la factura realizada por el hospital para los

usuarios o EPS / ars

• Nombre de la entidad deudora

• Dirección

• Nit

• Teléfono

• Fecha

• Cantidad

• Descripción

• Valor unitario

• Valor total

16. Comprobante egreso de la EPS /ARS / soat / en el momento en que una

entidad cancela al hospital ella entrega este documento como respaldo

contable pero para el hospital es un ingreso.

• Nº

• Nombre destinatario

• Valor exento de iva

• Valor gravado

• Valor

• Conceptos

• Radicado presupuesto (ordenanza)

• Nº cheque

• Nombre del banco

• Fecha

• Firmas

17. Cuentas de cobro: son enviadas por aquellos que prestaron algún servicio

al hospital, este documento cumple la misma función que una factura de venta,

o una orden de servicios.

• Nombre del acreedor

• Cédula

• Detalle o servicio

• Valor

18. Facturas de venta que son enviadas por el proveedor de bienes en el

momento de las compras.

• Nº de pedido

• Condiciones de venta

• Fecha de factura

• Fecha de vencimiento

• Descripción

• Cantidad

• Valor unitario

• Valor total

• Subtotal

• Improventas

• Total

• Firma y sello vendedor

19. Orden de servicios cumple la misma función de la factura de compra o

cuenta de cobro.

• Nombres

• Fecha

• Valor mensual

• Total a pagar

• Cláusulas generales

20. Relación de sueldos: es donde se registra toda la nómina del hospital con

los aportes a salud, retenciones en la fuente, etc.

• Nombres

• Cargo

• Sueldo mensual

• Días laborados

• $ devengados

• Aportes de salud / iss / colmena / salud coop / confamiliares EPS de

Caldas

• Aportes a pensión / iss / colfondos / horizonte / colmena /porvenir /

Colpatria / Colseguro mutuo

• Créditos bancafé

• Cesca

• Sindess

• Embargos

• Almacén exclusivo

• Retefunte

• Asmedas

• Sueldo total neto

• Subsidio alimentación

• Total valor reconocido

• Total valor festivo

• Total líquido

• Cédula de ciudadanía

• Lugar de expedición

• Totales

21. Cheques hospital San Antonio

22. Relación de ingresos (r. O. Caja) allí se relaciona detalladamente los

ingresos del hospital.

• Detalle general (producto de servicios)

• Acreedor

• Día

• Clase de documento (recibo)

• Número

• Valor parcial por factura

• Total

23. Relación de egresos se relaciona las salidas o pagos realizados por el

hospital.

• Detalle sueldos / honorarios / suministros / servicios públicos /

• Abono a cuentas / pago supernumerarios / papelería / combustibles

• Legalización caja menor

• Acreedor

• Día

• Clase de documento (cuenta de cobro) nóminas

• Número

• Valor parcial por factura

• Total

24. Conciliación bancaria: es realizada por tesorería teniendo en cuenta los

ingresos y egresos del hospital y el extracto bancario.

• Banco

• Nombre de la cuenta (dos cuentas)

• Oficina

• Mes

• Nº referencia extracto bancario

• Saldo de estado de cuenta corriente según el banco a la fecha

• Fecha

• Saldo

• Saldo según libro auxiliar de la oficina a la fecha

• Fecha

• Saldo

• Diferencia (cheques girados y no cobrados)

• Cheques

• Fecha

• Serie nº

• Beneficiario y detalle

• Valor

25. Extracto bancario: es enviado mensualmente por el banco con todas las

transacciones del mes realizadas con esa cuenta.

• Nº de cuenta

• Fecha


• Dirección

• Créditos

• Nº de cheque

• Valor

• Débitos

• Día

• Saldo

26. Base de datos actualizada debe ser enviada mensualmente por las EPS

/ARS para ser entregada a las personas que tienen que ver con los pagos de

servicios con el fin de verificar sí la persona está vinculada o no.

27. Ria procedimientos (laboratorio) son llenados por el encargado del servicio

o procedimiento realizado al paciente, para luego ser enviados a estadística y

facturación.

• Nombre EPS / ars

• Código e / a

• Código ips



• Hc



• Tipo documento, tipo de usuario contrib/ subsidiad/ vinculad / parti / otro

• Tipo afiliado cotizante bene / adición

• Ocupación

• Grupo atención especial indígena / negro / desplazado / otro

• Edad días / meses / años

• Sexo m / f/ i


• Departamento / municipio / zona ur.

• Fecha día / mes, año

• Componente código


• Embarazada primer trimestre / segundo / tercer trimestre

• No embarazada

• No aplica clase de procedimiento

• Atención ambulatoria / atención hospitalaria / urgencias

• Procedimiento

• Código

• Nº

• Tipo / pe /dt.

• Nombre responsable

• Código firma del paciente

28. Ria de hospitalización medica, quirúrgica y obstétrica.

• Nombre de la eps/ARS

• Código eps/ars

• Código IPS nº de factura

• Nº de factura


• Nombres y apellidos


• Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, vinculado, etc.)

• Tipo de afiliado

• Vencimiento contrato

• Grupo de atención especial

• Edad sexo

• Ocupación

• Dirección

• Vía de ingreso (urgencias, consulta externa, nacido en la institución.)

• Fecha de ingreso

• Hora

• Condición de usuaria (embarazada, no embarazada, no aplica)

• Causa externa

• Diagnóstico de egreso

• Complicación

• Causa básica de muerte

• Enfem. Sobre-agregada

• Código diagnóstico

• Fecha de egreso

• Días de estancia

• Estado de salida

• Tipo de discapacidad

• Firmas

29. Ria recién nacidos

• Nombre de la EPS /ars

• Código eps/ ars

• Código ips

• Nº de factura


• Nombres y apellidos


• Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, vinculado, etc.)

• Tipo de afiliado

• Vencimiento contrata rs

• Grupo de atención especial

• Edad

• Sexo

• Ocupación


• Edad gestacional en semanas

• Control prenatal

• En caso de muerte de la madre

• Causa de muerte

• Código

• Fecha de muerte

• Datos de la condición del recién nacido

• Fecha de nacimiento

• Sexo

• Peso en gramos

• Talla en centímetros

• Diagnóstico

• Código del diagnóstico

• Apgar a los 5 minutos (0 a 9)

• En caso de muerte del recién nacido causa de muerte

• Código de causa de muerte

• Fecha de muerte


30. Ria procedimientos quirúrgicos

• Nº paciente

• Nº historia

• Empresa

• Tipo de atención

• Datos personales

• Documento de identificación

• Fecha de nacimiento

• Dirección

• Teléfono

• Municipio

• Solicitud de sala

• Médico especialidad

• Diagnóstico propietario

• Intervención propuesta

• Tipo de procedimiento

• Fecha de salida de la solicitud

• Tiempo de cirugía

• Programación

• Fecha

• Hora

• Sala

• Médico

• Anestesiólogo

31. Factura de droga despachada droga entregada al usuario o utilizada para

su atención hospitalaria.

• Nº factura

• Tipo

• Estrato paciente nº de afiliación

• Nº patronal

• Fecha

• Identificación

• Código de droga

• Nombre droga

• Cantidad

• Valor unitario valor total

32. Resumen de atención médica, ésta se realiza cuando el paciente es

hospitalizado y se debe pedir autorización a la EPS para que ella liquide el

copago.

• Nombre

• Fecha

• Consulta, droga, hospitalización.

• Parto

• Legrado

• Nebulización

• Curación

• Droga

• Lavado de oído

• Observación

• Inyectología

• Sutura

• Otros

• Total a pagar

33. Ley 100 es la que normaliza las obligaciones de las eps/ars.

34. Comprobante de egreso del Hospital es el que se realiza a causa de un

pago efectuado por el hospital.

• Comprobante de egresos

• Nº

• Nombre destinatario

• Valor excento de iva

• Valor gravado

• Valor

• Conceptos

• Radicado presupuesto (ordenanza)

• Nº cheque

• Nombre del banco

• Fecha

• Firmas

35. Movimiento general Deudores

36. Movimiento general acreedores: este reporte muestra como esta el hospital

con los acreedores.

• Acreedores

• Saldos anteriores acreedores

• Abonos del mes acreedores

• Nuevas deudas del mes

• Saldo siguiente acreedores

• Rete fuente e iva acreedores

• Total acreedores

• Total acreedores

• A continuación se enumeran algunos acreedores

• Servicios profesionales asociados a la nomina

• Prima de servicios/extralegales/vacaciones/provisiones

• Servicios personales

• servicios de entidades con nº de factura

• Suministros

• Productos farmacéuticos

• Material odontológico

• Material de laboratorio

• Gastos generales

• Equipo de oficina

• Materiales

• Mantenimiento

• Servicios públicos

• Imprevistos

• Transferencias

• Cesantías e intereses

• Movimiento general de deudores

• Oficina (contabilidad y presupuesto)

• Mes

• Factura-fecha

• 1-30 días deudores

• .....+90 días

• Abonos

• Glosas

• Saldo fraccionado

• Saldo total

• Empresas promotoras de salud

• Régimen subsidiado EPS de Caldas/

37. Vademécum: es un documento que tiene la clasificación de los insumos

hospitalarios

38. Atlas de almacén se realiza cada que entran mercancías al almacén.

• Responsable

• Código

• Detalle (adquiridos a)


• Valor total

• (resumen)

• Alta de bienes

• Donaciones

• Adquisiciones almacén

39. Bajas de almacén por dependencia se realizan mensualmente una relación

de las entregas que hizo el almacén a las diferentes dependencias.

• Bajas por dependencia (sale de almacén)

• Fecha

• Dependencia

• Código producto detalle

• Cantidad

• Valor unitario

• Valor total

40. Libro de bancos en el cual se registran las consignaciones y los giros

realizados por el hospital.

• Fecha transacción

• Entrada

• Salida

• Saldo

41. Libro de caja: en el cual se registran los ingresos el recibo oficial de caja y

la salida son las consignaciones hechas al banco.

• Fecha

• Transacción

• Entrada

• Salida

• Saldo

42. Balance general de farmacia: refleja en forma general las entradas, salidas

y saldo de la farmacia durante el periodo.

• Mes

• Saldo anterior

• Ingresos

• Egresos

• Saldo siguiente

43. Balance general de almacén

• Balance general del movimiento de farmacia

• Mes

• Saldo anterior

• Ingresos

• Egreso

• Saldo siguiente

44. Balance general es un reporte sacado por el paquete contable

• Departamento

• Municipio

• Hospital

• Fecha de corte

• Catalogo de cuentas (código contable, nombre)

• Corriente

• Nº corriente

• Total saldo

• Firmas

45. Libro mayor y balance sacado por Apolo

46. Libros auxiliares de caja y bancos reporte sacado por Apolo que debe

coincidir con los libros que se llevan manualmente.

• Sacado por Apolo

47. Estado de actividad financiera económica y social sacado por el paquete

contable

• Fecha


• Código de cuenta contable

• Concepto (ingresos operacionales, costos de ventas, gastos

operacionales)

48. Balance general comparativo

• Logotipo

• Nit

• Fecha

• Código de cuenta contable

• Activos /pasivos / patrimonio

• Valor de la cuenta en el trimestre anterior

• Valor de la cuenta en el trimestre actual

49. Estado de cambios en el patrimonio


• Nit

• Fecha

• Saldo de patrimonio a 31 de diciembre

• Variaciones patrimoniales durante el año

• Saldo patrimonial a la fecha

• Detalle de las variaciones patrimoniales

• Incrementos

• Disminuciones

• Total variación patrimonial

50. Ejecución presupuestal de gasto

• Código

• Concepto

• Presupuesto

• Inicial

• Definitivo

• Compromisos

• Meses anteriores

• Del mes

• Total

• Giros

• Meses anteriores

• Del mes

• Total

• Saldo por ejecutar

• Cuentas por pagar

• Concepto

• Gastos de funcionamiento

• Gastos de personal

• Gastos de administración

• Gastos de operación

• Gastos generales

• Gastos de administración

• Gastos de operación

• Transferencias corrientes

• Gastos de operación comercial y de prestación de servicios

• Deuda pública

• Gastos de inversión

• Sub-total

• Disponibilidad final

51. Ejecución presupuestal de ingresos

• Fecha

• Conceptos (disponibilidad inicial, ingresos corrientes, ingresos de

explotación, aportes, ingresos de capital).


• Código de la cuenta

• Presupuesto inicial / definitivo

• Reconocimientos meses anteriores / del mes / total

• Recaudos meses anteriores /del mes /total

• Saldo por ejecutar

• Cuentas por cobrar

52. Listado de proveedores indispensable para la compra de materiales.

• Listado de proveedores

• Dirección

• Teléfono

• Nombre del proveedor

• Nit

• Productos que provee

• Cotización

• Tiempo de crédito

53. Pedido mensual por dependencia: cada dependencia debe entregarlo al

almacén mensualmente.

• Formato de pedidos mensual

• Fecha

• Dependencia

• Descripción

• Cantidad

• Responsable

54. Kardex : refleja las existencias reales en almacén

• Fecha

• Código

• Detalle

• Valor unitario

• Entradas

• Salidas

• Saldo

55. Cotizaciones: son iguales a una factura de venta pero con la aclaración de

que es una cotización

56. Orden de suministros con esta se le pide al proveedor los insumos

acordados; hay que tener en cuenta que no siempre esta orden coincide con

las cantidades realmente compradas.

• Fecha

• Nº de orden

• Código proveedor

• Cantidad

• Detalle

• Valor unitario

• Valor total

• Ordenador de gasto

57. Bienes físicos en el almacén, existencias físicas en el almacén

58. Hoja de vida (datos del empleado)

• Datos personales

• Formación académica

• Tiempo de experiencia y situación laboral

• Publicaciones e investigaciones

• Idiomas

• Experiencia laboral

• Inhabilidades e incompatibilidades

• Declaración juramentada de bienes y rentas

• Participación en juntas, consejos, corporaciones, sociedades y

asociaciones

• Actividad económica privada

59. Novedades y actos administrativos (incapacidades)

• Nombre

• Cargo

• Sueldo mensual

• Días laborados, días incapacidad

• Sueldo devengado /sueldo incapacidad

• Avance

• Sindes

• Seguro mutuo

• Sueldo líquido

• Recargo festivos / nocturnos

• Prima alimentación

• Total a pagar

• Nº de cédula

• Expedida en

60. Autoliquidación de seguridad social

• Razón social

• Nit

• Fecha

• Cédula

• Nombre

• Novedades

• Días trabajados

• Ingreso de cotización

• Total cotización

61. Resumen mensual de vacunación

• Localidad

• Régimen

• Dosis aplicadas de Antipolio por grupos de edad en años

• Dosis 1

• Dosis aplicada de dpt. Por grupos en edad en años

• Total vacunación

• Dosis aplicada de td por grupos en edad en años

• Total vacunación td

• Dosis aplicadas de bcg

• Total vacunación bcg

• Triple viral

• Total vacunación triple viral

• Dosis aplicadas de hepatitis b por grupos de edad en años

• Total vacunación hepatitis

• Niños con esquema completo hasta los cuatro años

• Total

• Dosis aplicadas por grupos de edad en años

• Antipolio

• Dpt

• Td

• Bcg

• Triple viral

• Hepatitis

• Antimalárica

• Dosis para adultos

• Toxoide tetánico

• Antimeningocoxica en todas las edades

• Tratamientos antirrábicos humanos terminados y dosis aplicadas

• Movimiento de vacunas por dosis

• Tipo

• Saldo mes anterior

• Entradas

• Salidas

• Saldos

• Horas vacunador contratadas

62. Resumen mensual de hospitalización

• Tipo y nombre de la ips

• Municipio

• Egresos y estancia grupos quinquenales

• Grupos de población (menor de 1 año, de 1 a 4 años, 5 a 9,10 a 14, 15 a

19,20 a 24

• 25 a..............

• Días de estadía

• Nº de egresos

• Promedio de estadía

• Disponibilidad y hospitalización

• Pensionados

• No pensionados

• Camas disponibles según (medicina, cirugía, obstetricia, tuberculosis,

otros)

• Días cama

• Días paciente

• Grado de utilización

• Nº de egresos

• Promedio estadía

63. registro individual de egreso hospitalario

• Registro individual de egreso hospitalario

• Nº egreso en el año

• Nº historia clínica

• Nº orden en el mes

• Edad

• Sexo

• Residencia actual

• Tiene derecho a servicio médico

• Institución aseguradora

• Fecha de ingreso

• Fecha de salida

• Total días permanencia

• Egreso del servicio

• Pensionado

• Diagnóstico

• Descripción del diagnóstico

• Código del diagnóstico

• Estado del paciente al egreso

• Tipo de intervención realizada en la sala de cirugía o parto

• Descripción de la cirugía

• Código de la cirugía

64. Censo diario de hospitalización

• Capital municipio mes año

• No pensionados

• Medicina cirugía, obstetricia, pediatría

• Camas disponibles / ocupadas

• Pensión

• Camas disponibles / ocupadas

65. Diario de partos y nacimientos

• Fecha

• Día, número de la historia clínica de la madre

• Datos del parto

• Nº de orden

• Tiempo de gestación en semanas

• Atendido por

• Cesárea

• Datos de nacimiento

• Número de orden

• Viabilidad

• Peso en gramos

• Sexo

66. Diario de consulta médica

• Municipio

• Nombre i.p.s.

• Código i.p.s.

• Código funcionario

• Tipo de consulta

• Médica

• Odontológica

• Otra

• Cual

• Mes, año

• Día

• Número de historia clínica o nombre del paciente

• Viene referido

• Sí

• De

• Nivel i, ii, iii

• Nombre i.p.s.

• 1ª vez año sí, no

• Seguridad social

• Sí / no

• Registro diario de consulta

• Municipio

• Barrio o vereda

• Zona

• Urbana

• Edad

• Cantidad

• Tipo

• Sexo

• Subprograma componente

• Componente

• Código actividad

• Nuevo

• Sí / no

• Código cie


• Días incapacidad

• Conducta

• Hospitalizado

• Referido a nivel

• Tratamiento ambulatorio

67. Enfermedades de notificación obligatoria semanal y cada cuatro semanas

• Semanas epidemiológicas comprendidas entre período epidemiológico

• Enfermedades código de enfermedad

• Nº orden

• Casos nuevos registrados en el presente período

• Totales semanales

• Total cuadrisemanal

• Grupo de edad en años

68. Programación semanal de actividades

• Semana del......al

• Día

• Actividad


69. Programación semanal de atención a veredas

• Semana

• Día

• Conductor

• Vereda

• Hora salida

70. Programación diaria de transporte: se realiza de acuerdo con la solicitud de

la comunidad o necesidad de transportar usuarios a otros centros hospitalarios

71. Información sobre la institución y los procesos que realiza

72. Inventario de bienes muebles e inmuebles

• Nombre de la institución

• Fecha

• Fecha adquisición

• Dependencia

• Código contable

• Grupo

• Detalle

• Cantidad

• Valor unitario

• Valor total

73. Declaración mensual de retefuente

• Declaración mensual de retenciones en la fuente

• Fecha

• Mes

• Nit

• Salarios y demás pagos laborales

• Dividendos y participaciones

• Rendimientos financieros

• Loterías, rifas, apuestas y similares

• Honorarios

• Comisiones

• Servicios

• Pagos al exterior- remesas

• Pagos al exterior renta

• Compras

• Arrendamientos

• Enajenación de activos fijos ante notarios y autoridades de tránsito

• Ingresos provenientes del exterior

• Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito

• Otras retenciones

• Ventas

• Servicios

• Rendimientos financieros

• Otros conceptos

• Total retención a título de renta y complementarios

• Total retenciones iva

• Retención renta

• Retención iva

• Total a pagar

• Fecha

• Fecha adquisición

3.6 ANALISIS DE RELACIONES SISTEMA / Organización

3.6.1 Analisis de funciones y procesos:

En términos generales la IPS hospital San Antonio presenta una consistencia

entre los objetivos, funciones y procesos.

La principal dificultad para que el sistema de información sea consistente es la

falta de previsión que genera duplicidad innecesaria de información, duplicidad

de esfuerzos y perdida de tiempo.

Adicionalmente, existen algunos elementos que hacen que el hospital tenga

problemas en el área de información en este momento como son:

Transición: el nuevo sistema general de seguridad social y el proceso de

descentralización hacen que la IPS Hospital San Antonio se encuentre en la

definición, ajuste e implantación de sus objetivos, funciones y procesos de

acuerdo con las competencias que le corresponden dentro del nuevo marco

jurídico, por lo tanto en la actualidad se vive en la institución un momento de

transición, no solo por la descentralización, la cual esta lejos de darse

completamente ya que no hay voluntad política y esto implicaría que la alcaldía

de Villamaría se hiciera cargo de los obligaciones prestacionales y salariales

del hospital. Además el no haber previsto que los paquetes que sé venia

manejando no se ajustaban al cambio de milenio y las nuevas resoluciones

(2542 y 2546 del 1998 y 365 de 1999) de la actual reglamentación de la ley 100

implica ajustar el sistema de información para cumplir con los requisitos

mínimos de información dentro de los registros individuales de atención (ria) y

el código único de procedimientos (cup).

Estandarización de procesos: en la actualidad el hospital no cuenta con un

sistema de aseguramiento de la calidad y gerencia de los procesos de la

entidad. Por lo tanto, no se cuenta con una descripción detallada del total de

procesos de las diferentes áreas y protocolos de atención, con indicadores de

gestión, que permitan realizar el seguimiento y control de los mismos. De esto,

la importancia estratégica para la institución de terminar el proyecto de

definición y estandarización de

procesos.

Gestión humana: en la actualidad la administración de recursos humanos se

hace empíricamente es decir no se han planteado los subsistemas de

suministro, aplicación, mantenimiento, desarrollo y control de recursos

humanos; por otra parte, el hospital está atravesando por un ajuste

institucional, en la que se encuentra definiendo e implementando nuevas

funciones y procesos de acuerdo con las competencias y a los desafíos de la

ley 100 de 1993, lo que ha generado en los funcionarios expectativas e

incertidumbre frente al futuro de la organización y de los funcionarios mismos.

Por lo tanto, es muy importante definir un proyecto que propenda por el

desarrollo integral de los seres humanos que conforman la institución, con

énfasis en el desarrollo de habilidades de liderazgo y trabajo en equipo y la

capacitación técnica en gerencia, planeación, informática, administración de

proyectos y calidad del servicio. Todo esto con el fin de minimizar al máximo la

resistencia al cambio y contar con un recurso humano con mejores habilidades

para enfrentar los nuevos retos y competencia que el sgss le impone al

hospital.

3.6.2 Análisis de los procesos

Como se dijo en el numeral anterior el Hospital no cuenta con una definición

clara de los procesos y protocolos de atención, lo que genera dificultades para

la gerencia y aseguramiento de la calidad de los mismos. Sin embargo, en la

actualidad se esta adelantando el levantamiento y ajuste de los procesos y la

definición de los protocolos de atención, lo que le permitirá a la institución

regular la gestión y mejoramiento continuo de sus procesos y servicios de

atención a los usuarios. Este ajuste es muy importante para la institución pero

la persona que esta realizando el estudio tiene un contrato como asesor

externo y le dedica poco tiempo al proyecto.

Adicionalmente, se puede observar que en general los procesos actuales se

deberán ajustar con un proyecto de estandarización y mejoramiento de

procesos, ya que se observan las siguientes dificultades:

Existen procesos que su ejecución se encuentra fraccionada en diferentes

áreas, lo que dificulta su seguimiento y control. Por ejemplo, uno de los

productos fundamentales de la gestión y prestación de servicios de salud es la

información, la cual debe ser generada y sistematizada como resultado de cada

proceso y no como un proceso adicional de otra área de la institución como es

el caso de estadística. Finalmente la principal desarticulación existente en el

hospital se encuentra entre el área financiera y el área estadística, y el área de

atención al usuario y la parte administrativa, para lo cual se requiere de manera

prioritaria realizar acciones tendientes a integrar las acciones de las dos áreas

en pro de una mejor y articulada gestión institucional.

En la actualidad se cuenta con procesos redundantes que generan duplicidad

de tareas y resultados diferentes. Por ejemplo gran parte de la información

financiera debe ser digitada dos veces ya que la contabilidad se maneja con un

paquete (Apolo), el presupuesto se maneja en Word y la facturación en Excel,

de la información que se maneja en la parte contable se necesita información

del Ria que también se maneja en facturación. El formulario Ria es llenado en

forma manual por la persona que da las citas médicas y la persona encargada

de prestar el servicio al usuario (médicos, laboratorio, enfermero etc.).

Se tiene una distribución del personal en los diferentes procesos poco

adecuada, lo cual genera sobrecargas de trabajo o el desaprovechamiento de

las habilidades de las personas que laboran en la entidad. Adicionalmente, en

algunos cargos debido a la falta de personal se tiene a la misma persona, la

cual no tiene las competencias ni el perfil profesional adecuado, como es el

caso de los conductores, los cajeros que además de las labores propias de su

cargo realizan labores de portería, facturación y vigilancia.

La falta de claridad en la definición de los procesos y sus responsables ha

dificultado que se asuman los roles y competencias frente a los mismos y por

ende el seguimiento, control y mejoramiento continuo de los procesos es difícil.

3.7 DETERMINAR LA PERSPECTIVA EJECUTIVA

En el proceso de planeación no se logro tener participación activa de los

funcionarios del hospital por sus múltiples ocupaciones.

3.8 EVALUAR LOS PROBLEMAS Y BENEFICIOS

Tabla 5: Matriz problema / urgencia. Aquí se muestran los problemas

detectados en el sistema actual y la urgencia para ser solucionados.

Problema/ Urgencia Urgencia Visibilidad Prioridad Solución

• La red eléctrica no esta estabilizada ni

aislada.

Arreglar

en 1

mes

Alta 1 Arreglar rápido

• Falta de instalaciones adecuadas para la

red. La red local en el hospital esta en

proceso de instalación y el montaje no

tiene todos los puntos que necesita el

nuevo sistema de información.

Arreglar

en 1

mes

Alta 1 Arreglar rápido

• No se calculan los costos de operación y

tampoco se hace la depreciación de

bienes muebles e inmuebles

Arreglar

en seis

meses

Media 3 Nuevo desarrollo

• No se maneja el recurso humano en

forma integral

Arreglar

en seis

meses


• Problemas con la adquisición de

software. Se han ensayado varios

paquetes para el manejo de facturación y

estadística y aun no se tiene el paquete

de software definitivo que maneje en

forma integral los requerimientos del

Arreglar

en tres

meses

Alta 1 Nueva aplicación

compatibles

hospital

• Falta de capacitación de los usuarios en

tareas básicas y conceptos básicos de

sistemas por carecer de conocimientos

en sistemas el personal no aprovecha

los paquetes de software

adecuadamente

Arreglar

en tres

meses

Media 2 Mejorar

• Caja: la información obtenida

directamente del usuario debe ser

posteriormente digitada de allí que haya

duplicidad de esfuerzos, y se preste para

que haya errores en la información.

Arreglar

en seis

meses

Media 3

• Facturación aun no se cuenta con el

paquete definitivo para su manejo, el que

se maneja no es propio y no adecuado a

las necesidades del hospital

Arreglar

en seis

meses

Alta 2 Nuevo desarrollo

• Contabilidad por ser manejada en un

paquete totalmente diferente a las

demás aplicaciones financieras la

información debe ser digitada

nuevamente.

Arreglar

en seis

meses


• Presupuesto digita la información

pertinente la cual en su mayoría ya ha

sido digitada para la contabilidad.

Arreglar

en seis

meses


• Tesorería : debe digitar información de

otras dependencias

Arreglar

en seis


meses

• Suministros no se tiene un sistema que

permita manejar los costos de operación

del hospital

Arreglar

en tres

meses


• Personal no se tiene un manejo integral

en cuanto al desarrollo y talento humano

solo se trabaja la parte contable.

Arreglar

en seis

meses

Baja 3 Nuevo desarrollo

• Estadística el paquete que se venía

manejando no fue actualizado para el

cambio de milenio.

• Un alto porcentaje de información que se

maneja en el área de facturación se

necesita también en estadística

Arreglar

en tres

meses


• Recepción maneja grandes volúmenes

de información y en forma manual

Arreglar

en seis

meses

Baja 3 Nuevo desarrollo

Convención de prioridad para solucionar el problema

Alta Media Baja

Arreglar en 1 mes 1 1 2

Arreglar en tres

meses

1 2 3

Arreglar en seis

meses

2 3 3

Las siguientes son algunas oportunidades encontradas durante el desarrollo

del proyecto.

• Apoyo la Seccional de Salud de Caldas (el actual caos se vive en todos

los hospitales que dependen de la Seccional)

• Reglamentación del sistema de información del sistema general de sgss

• Los cambios en el sistema de información del servicio Seccional de

salud están atrasando el procesamiento de la información.

• Necesidad de actualizar la plataforma informática por el cambio de

milenio

3.8.1 Evaluación del sistema de información:

A partir de la información recolectada se pudo hacer el análisis dofa del

ambiente del hospital:

3.8.1.1 Debilidades:

• Falta de presupuesto

• Falta de una red de datos para toda la institución

• Falta de tiempo para hacer todas las tareas que se tiene asignadas.

• Problemas con la adquisición del software.

• Falta de capacitación de los usuarios en tareas básicas y conceptos

básicos de sistemas.

• La red eléctrica no está estabilizada ni está aislada.

• Falta de instalaciones adecuadas para el manejo de los equipos.

• Un alto porcentaje del trabajo realizado presenta duplicidad de esfuerzos

ejemplo de ello es el digitar la información de los RIAS varias veces para

diferentes procesos.

• No tener sistematizada parte de la información.

• Deficiente coordinación y articulación con el área de estadística

3.8.1.2 Amenazas

• Los programas que funcionaban hasta el año pasado para facturación y

estadística no cumplen con las nuevas exigencias de normatividad ni

fueron actualizados para el año 2000

• Capacidad de algunos funcionarios.

• Los cambios en el sistema de información del servicio Seccional de

Salud están atrasando el procesamiento de la información.

Al mismo tiempo se encontraron las siguientes fortalezas y oportunidades en el

área con lo cual se cuenta para poder iniciar el proceso de fortalecimiento y

desarrollo de la misma:

3.8.1.3 Fortalezas

Recurso humano comprometido.

3.8.1.4 Oportunidades

• Las instalaciones de la red ya se han empezado a montar.

• Se cuenta con 6 equipos adquiridos recientemente

• Apoyo de la gerencia.

• Apoyo del servicio Seccional de salud.

• Reglamentación del sistema de información del SGSSS .

• Necesidad de actualización de la plataforma informática por el cambio

de milenio

3.8.2 Análisis de hardware, software y personal que lo maneja.

3.8.2.1 Inventario de recursos técnicos y humanos:

Tabla 6: Recursos informáticos. Aquí podemos ver los recursos informáticos

que tiene el hospital por dependencia y como están distribuidos:

EQUIPOS IMPRESORAS SOFTWARE Dependencia Marca Procesador Mzh DD RAM Monitor MARCA MODELO ESPECIFICO PROCESO GRAL Almacén Clon Pentiun iii 500 8.4 64 Svga

color Epson lx 300 excel Manejo de

kardex win98

Estadística Clon Pentiun ii Epson fx 1170 COOMEVA

(suministrado

por la dirección

Seccional de

Salud)

En el

momento

solo sé

digita la

información

win98

Farmacia Clon Pentium iii 500 8.4 6.4 Svga

color alex manejo de

farmacia win98

Facturación Clon Pentiun iii 500 8.4 128 Svga

color Epson lx 300 Apolo Contabilidad win98 Epson fx 1170 COOMEVA Y

Facturación

de servicios win.nt

word Presupuesto win 98 Personal Clon Pentiun iii 500 8.4 64 Svga

color excel Nómina win98

Gerencia Dtk 166mmx Vga color Hewle

packard 692

WIN

Administración Dtk 133mmx Vga color Hewle

packard 400 EXCEL Presupuesto win

Tabla 7: Cantidad de equipos por dependencia. resume el número de equipos,

el personal y el software que hay en cada una de las áreas analizadas.

Dependencia Computadores Impresoras UPS Estabilizador # Personas Capacitación Sin

Capacitación

Almacén 1 1 1 1 1 Estadística 1 1 1 3 3

Farmacia 1 1 1 1

Facturación 3 2 1 1 3 3 Personal 1 1 1 1

Gerencia 1 1 1 1 1

Administración 1 1 1 2 1 1

Recepción 1 1

Total 7 6 1 7 14 6 8

Tabla 8: Ups, aplicaciones y procesos de cada aplicación.

dependencia marca modelo de ups

Facturación Power 10,2,0 Kva

Aplicación Proceso

Apolo Maneja la contabilidad. Y proporciona los reportes relacionados con ella.

Excel Procesa la nómina de salarios. La nómina es muy simple y ellos consideran

que con la hoja EXCEL es suficiente; la parte de prestaciones sociales aun no

es de competencia interna del hospital.

Excel Inventario de elementos de consumo y elementos devolutivos, órdenes de

baja, ordenes de alta, órdenes de compra, inventario.

Word Inventario de localidades y es utilizado por saneamiento.

COOMEVA Manejará la facturación de todos los servicios que presta el hospital a cada

uno de los pacientes de las diferentes ips.

3.8.2.2 Analisis del Hardware, software y recurso humano

Tabla 9: Resumen de número de equipos

procesador no. Equipos Porcentaje

166 dtk 1 1.40%

133 dtk 1 1.40% 28%

Pentium iii 5 72%

Totales 7 100.00%

Se puede concluir que el 28% de los equipos (2 de ellos) requieren ser

actualizados, debido a que tienen un procesador 486 o inferior; el 72 %

restante corresponde a equipos de última tecnología, uno de estos tienen

128mb de RAM y será el servidor de la red que se está instalando.

Software: la situación del hospital frente al software se divide en tres

categorías:

Software aplicativo: proporcionado por el servicio Seccional de Salud de

Caldas: cuenta con uno, desarrollado por COOMEVA Cali el cual esta siendo

utilizado provisionalmente; las aplicaciones, que suministra la Seccional de

Salud de Caldas, lo que implica que el hospital depende de la continuidad y

nuevos desarrollos que el servicio haga frente a estas, sin poder en la mayoría

de los casos actualizarlas con recursos propios.

Desarrolladas por el personal del hospital: la nómina, el presupuesto, el

inventario de almacén, son manejados con la ayuda de hojas de cálculo

teniendo en cuenta que los procesos que se llevan a cabo con estas

aplicaciones no son complejos.

La principal dificultad del software aplicativo actual es que no soporta la

totalidad de los requerimientos del hospital, no se encuentran integrados y

están desarrollados en diferentes plataformas, lo que dificulta aun más su

futura integración. Por último, la actualización de estos aplicativos no se ha

hecho por lo que las herramientas en que fueron desarrollados están

desactualizadas.

Software de automatización de oficina: en cuanto a las licencias de uso del

software de automatización de oficina se cuenta con el número necesario para

el sistema de información actual; sin embargo, no todas las versiones son

iguales. En el mercado se encuentran Microsoft Office, Star Office, Corel Office,

Lotus Office entre otras. Lo ideal es que se maneje la misma herramienta en

todo el hospital. Con esto se requiere desarrollar un proyecto de actualización y

capacitación en estas herramientas.

Recurso humano

Como se pudo observar algunas personas no tienen capacitación básica para

la automatización de oficinas además no se tiene un área de informática,

cuando se necesita una asesoría o sucede algún problema se acude a un

ingeniero de sistemas el cual no esta contratado de planta sino que sus

servicios son ocasionales.

3.9 DETERMINACIÓN DE LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN:

Figura 6: muestra la arquitectura de los procesos y la forma como están

relacionados actualmente.

CONTABILIDAD PRESUPUESTO

FACTURACION TESORERIA

CAJA RECEPCION PERSONAL FARMACIA SUMINISTROS

ODONTOLOGIA

SALA DE CIRUGIA

LABORATORIO

URGENCIAS

ETC.

CONSULTA EXTERNA

ESTADISTICA

3.9.1 Matriz clases de datos / procesos:

Tabla 10: Matriz clases de datos / procesos. muestra la relación entre las

clases de datos y los procesos que se llevan actualmente en el área de apoyo

logístico.

En esta matriz se utiliza la "u" para identificar las clases de datos han sido

utilizado en un proceso y la "c" para identificar las clases de datos creados por

el proceso.

3.10 Prioridades de la arquitectura del sistema de información

En este punto se definen las distintas aplicaciones que conforman el sistema

propuesto para la IPS Hospital San Antonio del municipio de Villamaría lo que

dará una visión precisa de la del sistema de información y la forma como

interactúa estas aplicaciones para hacer que los datos de cada uno de los

servicios de la institución sean consolidados, procesados y convertidos en

información útil para el usuario.

Figura 7: Arquitectura del sistema de información propuesto.

CARTERA PRESUPUESTO CONTABILIDAD DE COSTOS

TESORERIA

FACTURACION ESTADISTICA CAJA NOMINA

ALMACEN

FARMACIA

LABORATORIO

SALA DE CIRUGIA

URGENCIAS

CONSULTA EXTERNA

CONTABILIDAD GENERAL

En la figura 7 se observa que cada dependencia que presta servicio debe tener

un equipo de cómputo, dicha información llega directamente a los procesos que

forman parte del sistema de información.

Cada una de las aplicaciones del sistema de información constará de cuatro

componentes:

• Registro de información: permite entrar la información al sistema y tener

acceso a ella fácilmente.

• Herramientas de consulta: permite cruzar y verificar información.

• Flujo de información: permite que la información una vez digitada llegue

a todas las aplicaciones que la requieren.

• Consolidación de la información: permite sacar los reportes necesarios

para el sistema.

3.10.1 Aplicación Financiera:

se encarga de registrar, manejar y mantener actualizados los datos

referentes a la actividad financiera. Los datos corresponden a los

generados en cada uno de los procesos que realiza el área: información

presupuestal; de cartera (deudores) y sus proyecciones; las cuentas por

pagar; información contable; recaudo por servicios prestados a los

usuarios; mantiene actualizado los datos sobre el valor contable y

comercial de los activos fijos de la institución, entre otros.

• Procesos que la conforman

• Contabilidad

• Presupuesto

• Tesorería

•

Nota: en adelante los que este subrayado corresponde a lo que no tiene el

sistema actual.

Costos

El componente de contabilidad apoya las labores de registro y consolidación de

las transacciones financieras de la entidad, y produce los estados financieros

básicos así como otros reportes, tanto en el ámbito financiero como de costos.

El componente de presupuesto permite elaborar el proyecto de presupuesto y

construir el presupuesto definitivo de una institución. Apoya la labor de

modificación del presupuesto (adiciones, recortes y traslados) y el control de su

ejecución a través de las transacciones presupuestales.

Permite llevar el control del Plan Anual de Caja.

El componente de tesorería permite administrar la información que afecta la

situación de liquidez de una entidad, como es la caja la información bancaria,

de cartera y de cuentas por pagar. El componente incluye las siguientes

opciones: Bancos, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar.

Los tres componentes de la aplicación financiera están conectados entre sí

para permitir al usuario un manejo integral de la información y evitar doble

digitación de los movimientos financieros, además está integración asegura la

oportunidad de la información.

Clases de Datos

• Movimientos presupuestales

• Asientos contables

• Transacciones bancarias (consignaciones, notas débito, notas crédito,

cheques girados)

• Cuentas por Cobrar

• Cuentas por Pagar

Procesos que apoya

• Elaborar el plan contable

• Elaboración y seguimiento al presupuesto del hospital

• Pago de contrato de servicios, proveedores

• Seguimiento a las cuentas de cobro dirigidas a las diferentes EPS's

• Realización de asientos contables

•

•

Cálculo de costos de cada centro de producción

•

Cálculo del costo unitario de cada uno de los servicios

Consolidar la información de costos

3.10.2 Aplicación de facturación:

La aplicación de facturación apoya el registro de los RIAS de servicios

prestados a los pacientes, tanto ambulatorios como hospitalizados, con un

submódulo especial para el manejo de pacientes ambulatorios o de consulta

externa. Permite liquidar en línea cada uno de estos servicios, de acuerdo con

el manual de tarifas definido para la IPS, lo que permite conocer en cualquier

momento el estado de cuenta de un paciente. Los servicios que permite

registrar se clasifican en servicios de apoyo diagnóstico y terapéutico, servicios

médico - quirúrgicos, servicios farmacéuticos y servicios de estancia. Maneja

varios tipos de liquidación para los servicios: facturación por servicio prestado y

por paquete (clasifica la información por régimen, por entidad, por tipo de

atención, procedimiento o servicio prestado por entidad). Genera informes

estadísticos de producción.

Componentes

Admisiones.

Servicios.

Liquidación.

Cajas.

Estadísticas.

El componente de admisiones, le permite al usuario registrar los RIAS que

contienen la información de un paciente hospitalizado o ambulatorio. Con esta

información, se identifica totalmente al paciente y además se le dice a la

aplicación, la forma como se le deben cobrar cada uno de los servicios que se

le prestan a los pacientes.

De otra parte debe permite facturar los egresos de los pacientes hospitalizados

teniendo en cuenta información básica como por ejemplo: RIA´s de urgencias,

RIA`s de hospitalización, RIA`s de procedimientos, droga suministrada etc. El

diagnóstico de salida, el motivo de la salida, etc. Además controla la digitación

de los servicios a pacientes que hayan tenido un egreso hospitalario.

El componente de servicios permite registrar los RIAS de todos los servicios

que se le prestan a un paciente dentro de la institución. Se puede registrar

información de servicios quirúrgicos, de servicios de diagnóstico o de

suministros. En cada una de las opciones donde se registra la información, se

factura con base en el manual de tarifas que se le debe aplicar al paciente.

El componente de liquidación le permite al usuario la consulta de los gastos en

los cuales ha incurrido un paciente, esta información se despliega clasificada

por cada uno de los servicios que se han definido dentro del sistema.

Finalmente, genera la factura de los servicios prestados dividiendo lo que paga

la EPS o ARS responsable del paciente de la porción que le corresponde al

paciente (copago).

El componente de Cajas permite registrar el recaudo de los servicios prestados

a los pacientes, tanto ambulatorios como hospitalizados, permite realizar

arqueos de caja, cambios de turno de cajero, generar recibos de caja,

El último componente se refiere principalmente a la consulta de información.

Este componente, permite

obtener

información comparativa de valores recaudados versus valores facturados a las

diferentes EPS o ARS.

generar estadísticas de producción de los servicios

registrados en el sistema

Clases de Datos

, empleando diversos criterios de agrupación.

Servicios

Pacientes

Facturas

Camas

Suministros

Manuales de tarifas

Contratos o convenios EPS / ARS

Procesos que apoya

• Admisión de pacientes hospitalizados o ambulatorios

• Control y facturación de los servicios prestados e insumos consumidos

• Generación de facturas por paciente

• Generación de facturas a EPS/ARS

• Generación de estadísticas de producción

3.10.3 Aplicación de suministros:

Esta aplicación apoya las labores de control y seguimiento de pedidos de las

distintas dependencias, las cotizaciones, el proceso de compras y las entradas

y salidas de elementos del almacén de la institución. Lo importante es registrar

las entradas al momento de llegada de los suministros a la institución, e igual

se registrar las salidas, con el fin de mantener el sistema en línea.

Componentes

• Pedidos

• Cotizaciones

• Ordenes de Compra

• Recepciones

• Despachos

• Kardex

• Configuración

• Activos Fijos

El componente de pedidos es el encargado de registrar la demanda de los

diferentes centros de costo o depósitos de la institución, con el fin de realizar

los despachos o traslados correspondientes, si hay existencias suficientes; en

caso contrario, se puede realizar un despacho parcial. Todos los pedidos que

se reciban en el sistema se deben formular en productos genéricos (v.g.

jabones, en contraposición a jabón marca "xxx"), con el fin de agilizar el

proceso de suministro de insumos dentro de la institución. El sistema en

cualquier momento puede dar información acerca del estado de cada uno de

los pedidos para verificar la demanda insatisfecha dentro de la institución.

El componente de cotizaciones elabora, en forma automática, una guía de

cotización, para indicar a la persona encargada de compras qué y cuánto debe

cotizar. El proceso está basado en la información que se ha registrado durante

algún tiempo en el sistema, tiene en cuenta el consumo promedio y la demanda

insatisfecha de los suministros y también los stocks mínimos

El componente de compras es el eje central del sistema de suministros. Del

buen desempeño del área de compras depende el buen funcionamiento de la

aplicación. Para esto se requiere de una buena organización de los

proveedores y del proceso de compras de la institución. Una vez terminado el

proceso de cotización de suministros, sigue el proceso de compras, en el cual

se comparan las diferentes opciones que resultaron del proceso de cotización

para elegir a quién comprar los suministros.

.

El componente de recepciones registra todas las entradas de suministros que

llegan a los depósitos de almacenamiento de la institución. La recepción de los

suministros se hace de forma independiente para cada uno de los depósitos, si

hubieren definidos más de uno. El tipo de entrada puede ser una orden de

compra, un ajuste o una donación, entre otros. El sistema permite configurar

diversos tipos de entrada.

El componente de despachos permite registrar la salida de suministros, que

pueden tener como destino un centro de costos (solicitud), un proveedor

(devolución) o una entidad externa (donación).

El registro de los despachos se hace en forma independiente para cada uno de

los depósitos. Al igual que las recepciones, los despachos se pueden hacer con

base en otro documento (en este caso, un pedido) o se puede digitar la

información correspondiente. En caso de que el despacho corresponda a un

activo fijo, el sistema genera de forma automática la información requerida para

el registro del bien en el sistema de activos fijos.

El componente de kardex permite al usuario obtener los movimientos de cada

uno de los suministros que maneja la aplicación. Para un buen funcionamiento

de esta parte de la aplicación es necesario mantener alimentado el sistema en

línea, es decir, tener al día los movimientos de cada uno de los suministros.

El componente de configuración permite definir el vademécum de elementos a

manejar en la institución, se definen los elementos genéricos, los comerciales

asociados a los genéricos, dónde se encuentran ubicados los elementos, el

stock mínimo, punto de reorden, unidad de consumo, proveedores de los

suministros, entre otros.

El componente de activos fijos controla cada uno de los bienes que conforman

el inventario de la entidad, como son el equipo de oficina, los equipos de

cómputo, la maquinaria y el equipo médico científico, el equipo de hotelería y

cafetería y el equipo de transporte, entre otros, permitiendo conocer su

ubicación, responsable, valor, etc. Adicionalmente, debe manejar los diferentes

tipo de depreciación y ajustes por inflación de estos elementos y traslados de

elementos (dentro o fuera de la institución)

Clases de Datos

• Pedidos

• Cotizaciones

• Ordenes de Compra

• Ordenes de Alta

• Ordenes de Baja

• Catálogo de elementos

• Activos fijos

• Centros de costo

•

• Proveedores

Depreciación

• Kardex

Procesos que apoya

• Cotizar los suministros

• Comprar los suministros

• Despachar los suministros

• Llevar los inventarios

• Elaborar las órdenes de compra

• Elaborar las órdenes de alta

• Elabora las órdenes de baja

• Llevar el kardex de proveedores

3.10.4 Aplicación de desarrollo y talento humano:

La aplicación de desarrollo y talento humano facilita la administración del

recurso humano, manejando datos relacionados con la solicitud, la

convocatoria, el concurso y la selección del personal; información sobre hojas

de vida por empleado, generando automáticamente la nómina de la institución,

teniendo presente horas extras, nocturnos y festivos, vacaciones, descuentos

por salud, pensiones y cesantías, manejo de novedades, entre otros. La

aplicación debe generar informes de pago para nómina, entidades promotoras

de salud (EPS), administradoras de fondos de pensión y cesantías (AFP y

AFC) y comprobantes de pago por empleado.

Componentes

• Selección del recurso humano

• Administración del Personal

• Nómina

• Manejo de novedades

El componente de administración del personal debe poder manejar la

promoción, la capacitación, el bienestar y la información histórica del empleado.

Este componente deberá manejar las hojas de vida y su actualización

permanente. Igualmente conocer las novedades que ocurran de personal y

permitir la expedición de certificados.

La nómina deberá asimilarse a las normas vigentes, manejando los

descuentos, vacaciones, horas extras, cesantías, pagos de una nómina

convencional y prestaciones sociales. Igualmente debe estar en capacidad de

elaborar las resoluciones de pago y de liquidar las indemnizaciones.

Clases de Datos

• Empleados

• Hojas de vida

• Nómina

• Cesantías

• Pensiones

• Vacaciones

• Horas Extras

• Turnos

• Contratos

• Novedades

Procesos que apoya

• Posesión a un cargo

• Manejo de hojas de vida

• Elaboración de nómina

• Generación de cheques

• Pago de salarios

• Liquidación de festivos y nocturnos

• Liquidación de vacaciones

• Inscripción al sistema de seguridad social

• Registro de novedades y actos administrativos

• Elaboración de certificaciones de trabajo

• Elaboración de autoliquidaciones

• Liquidación de cesantías

• Elaboración de contratos

3.10.5 Aplicación estadística y programación de servicios:

La aplicación de programación de servicios permite organizar y asignar de una

forma eficiente cada uno de los servicios que pueden ser solicitados por los

usuarios de la institución.

Componentes

Citas médicas y de programas especiales

Debe permitir realizar todas las actividades necesarias para manejar consulta

externa y programas médicos especiales, odontología e historia clínica de los

pacientes; permite registrar los RIA`s correspondientes y controlar la

asignación de citas por especialidad, médico y horarios posibles del

hospital.

Este componente permite configurar los horarios de los médicos y del hospital

para la asignación de Consulta externa y programas médicos especiales;

configurar los médicos por especialidad; asignar los médicos por consultorio;

asignar y controlar los diferentes tipos de citas y programas; controlar en línea

de las agendas de cada médico; generar las agendas impresas por médico y

generar las citas por programa o especialidad.

Clases de Datos

• Citas médicas

• Especialidades

• Médicos

• Agenda de médicos

• Consultorios

Procesos que apoya

• Asignación de citas médicas

• Generación de estadísticas de consulta

3.10.6 Aplicación de servicios básicos:

La aplicación de apoyo administrativo brinda apoyo a cada uno de los usuarios

del sistema, en cualquiera de las áreas de la institución.

Componentes

• Servicios Generales

• Mantenimiento

• Manejo electrónico de documentos

El componente de servicios generales apoya básicamente dos funciones de

esta área. La primera es la programación de los turnos de cada uno de los

funcionarios que trabajan en el área de servicios generales. La segunda es el

seguimiento que se le hace a cada uno de las tareas que realizan, por ejemplo,

gasto de combustible, ropa lavada, etc.

Este componente permite llevar una hoja de vida de cada máquina y cada uno

de los vehículos con los cuales cuenta la institución. Por medio de este

componente se puede saber sobre las pólizas de garantía, las fechas de

mantenimiento preventivo y correctivo de cada vehículo, las horas de uso, etc.

Adicionalmente, debe proveer una base de datos documental para almacenar

documentos, que pueden contener cualquier número de objetos y tipos de

datos, incluyendo texto, imágenes, gráficos, sonido y vídeo.

Finalmente, la aplicación debe estar integrada con el correo electrónico para

que cualquier usuario pueda enviar y recibir mensajes, con o sin documentos.

Clases de Datos

• Planta física

• Pólizas de seguro

• Pólizas de garantía

• Parque automotor

• Equipos

• Inventario de ropería

Procesos que apoya

• Mantenimiento de vehículos

• Mantenimiento de equipos

• Mantenimiento de la planta física

• Controlar el gasto del combustible

• Distribuir la ropa a los servicios

• Distribución de documentos

• Aseo área locativa

3.11 Revisar la administración de los sistemas de información

La administración del sistema de información no existe como tal pues hasta

ahora los directivos del hospital no han tomado el sistema de información como

un recurso que se puede hacer planeación, organización y control.

3.12 Recomendaciones

3.12.1 Recomendaciones generales

Las recomendaciones que se proponen pretenden dar una guía en la solución

de los problemas identificados durante el desarrollo de este Plan Estratégico de

Sistemas y no son parte del mismo por lo que cada uno de estos temas

requiere un análisis particular y con detenimiento para diseñar una serie de

proyectos específicos con unos responsables definidos, con el propósito de

tener mecanismos claros para el seguimiento y control de las soluciones

planteadas en los diferentes puntos.

Dentro de los temas más importantes se tienen:

Transición: consiste en fortalecer el proceso de consolidación del Hospital

como IPS donde se clarifiquen y ajusten los objetivos, funciones y procesos de

acuerdo con las competencias que le correspondan dentro del marco legal

vigente; para lo cual se deberá crear un grupo que articule las diferentes

acciones y sea responsable de una manera integral de los procesos de

desarrollo institucional. Adicionalmente, se deben tener claros los procesos que

no son competencia de la IPS y conformar un grupo especial para que éste se

encargue temporalmente de los mismos y de su transferencia definitiva a la

Dirección Local de Salud de Villamaría. Con esto último se podrán conformar

los grupos de trabajo responsables de los procesos que si son competencia del

Hospital.

Estandarización de procesos: es urgente la definición y ejecución del proyecto

que implemente un

sistema de control, seguimiento y estandarización de procesos, que le permita

al Hospital tener claridad de los mismos que debe realizar para responder a su

razón de ser y al área de Control Interno monitorear el desempeño de las

diferentes áreas de la IPS y proponer medidas de mejoramiento.

Adicionalmente, como ya se planteó en el punto anterior, se requiere mantener

éste grupo de estandarización de procesos para que ajuste los mismos de

acuerdo con la nueva normatividad e identifique y vaya desmontando los

procesos que no son necesarios o que no son competencia del Hospital. Para

este aspecto se podría recurrir a estudiantes que vayan a realizar la práctica

empresarial de los programas de Administración de Empresas o Ingeniería

Industrial de la Universidad con el fin de aprovechar recursos ya capacitados.

Sistema de información: al terminar la elaboración del Plan Estratégico de

Sistemas de Información se debe garantizar su implementación asignándole los

recursos necesarios y dándole un apoyo total desde la Gerencia, para lograr lo

más pronto posible resultados que apoyen el desarrollo y la gestión del

Hospital. Adicionalmente, se requiere un área de sistemas que tenga un rol

estratégico y asesor.

Gestión Humana: se requiere identificar un proyecto de desarrollo del talento

humano del Hospital, que propenda por el desarrollo integral de los seres

humanos que conforman la institución, con énfasis en el desarrollo de

habilidades de liderazgo y trabajo en equipo y la capacitación técnica en

planeación, informática, administración de proyectos y servicio al cliente. Todo

esto con el fin de minimizar al máximo la resistencia al cambio y contar con un

recurso humano con mejores habilidades para enfrentar los nuevos retos que el

nuevo SGSSS y sus decretos reglamentarios le impone al Hospital.

Comunicación: es fundamental diseñar una estrategia de comunicación tanto al

interior como al exterior, que le permita al Hospital articularse de una manera

más efectiva en el cumplimiento de sus objetivos y proyectos. Con énfasis, en

la comunicación entre las áreas asistenciales y administrativas.

3.12.2 Recomendaciones que el Hospital debe tener en cuenta para fortalecer la implantación del PESI para el área de apoyo logístico.

Cultura del manejo de la información: En éste aspecto el Hospital deberá

desarrollar estrategias de difusión y capacitación para desarrollar al interior de

la IPS la cultura y capacidad del uso de la información, esto quiere decir que

los funcionarios de la institución pasen de ser simplemente unos procesadores

de datos a analizarlos y sugerir o tomar decisiones basados en la información

resultante de dicho análisis.

Organización del área de sistemas: En concordancia con el punto anterior y

con la propuesta de desarrollo del PESI para el área de apoyo logístico, es

necesario organizar el área de sistemas del Hospital, para lo cual se propone el

siguiente esquema:

Establecer un área (un profesional en sistemas) con excelentes habilidades

administrativas y gerenciales. El fin del funcionario será apoyar o asesorar al

resto del Hospital en la implementación del PESI; adicionalmente, será el

encargado de garantizar el buen funcionamiento de la infraestructura

computacional instalada, lo que incluye hardware, software y comunicaciones,

apoyándose en los usuarios del sistema.

Tener en cada área usuaria del sistema de información, un responsable quien

será el interlocutor oficial con el área de sistemas, adicionalmente será quien

de el soporte técnico al interior del área en la utilización de los diferentes

componentes del sistema de información (hardware, software y

comunicaciones). Esta persona debe contar con conocimientos básicos en

sistemas, en los temas relaciones con el área funcional en donde va dar su

apoyo y conocer muy bien los aplicativos que se utilizan en el área.

Al interior del Hospital: Al interior del Hospital se hace necesario formalizar y

reglamentar las estrategias elementos y conclusiones del Plan Estratégico de

Sistemas, para que éste se convierta en la política de sistemas de la Institución

y sea el marco de referencia para encausar todos los recursos de inversión en

informática en la implementación del PESI. De esta manera se requiere

actualizar o definir algunas reglamentaciones al interior del Hospital que

respondan a los siguientes puntos:

Elaborar el manual de procedimientos de adquisición de hardware y software,

donde quedará contemplada la política de sistemas del Hospital.

Constituir el comité de sistemas del Hospital para garantizar la implementación

del PESI para el área de apoyo logístico y la actualización y mejoramiento del

mismo.

Integrar al plan de capacitación del Hospital, el proyecto de capacitación

contemplado dentro del PESI para el área de apoyo logístico del Hospital.

Posibles Entidades de Soporte: Es importante no perder de vista la articulación

y soporte con las entidades del orden nacional e internacional, de las cuales se

podrá obtener apoyo económico o en productos y servicios informáticos. Dentro

de estas instituciones se encuentran:

Del orden departamental y municipal:

Gobernación

Servicio Seccional de Salud de Caldas

Alcaldía y Dirección Local de Villamaría

Del orden nacional:

Ministerio de Salud: programas de Mejoramiento de los Servicios de Salud,

Cooperación Internacional y la Dirección de Sistemas.

FOSYGA

Planeación Nacional

DANE

FONADE

Fundación CORONA

Fundación Restrepo Barco

Fundación FES

Teniendo en cuenta que con el cambio de milenio y reglamentación el

momento de transición se está dando en todos los hospitales que siendo

entidades de servicio del estado pasan a ser IPS, las entidades de orden

departamental y nacional tienen gran interés en dar solución a este problema

además se podría conseguir que varios hospitales con características similares

(como los hospitales de los municipios de Caldas) se unan en busca de una

solución común para el manejo integral de la información y de esta forma los

costos del software se reducen considerablemente, además el apoyo se puede

lograr más fácilmente.

Del orden internacional:

GTZ, fundación alemana

CIID de Canadá

Embajadas, en especial las de Japón, Francia y España

Para lograr el apoyo de estas instituciones es necesario que el Hospital

desarrolle acciones y estrategias para dar a conocer el PESI en el área de

apoyo logístico a estas entidades, con el fin de obtener apoyo financiero o en

productos o servicios informáticos.

El principal riesgo del proyecto es sin lugar a dudas la falta de presupuesto

para su implementación y los puntos planteados anteriormente. Es así como se

requiere el firme y decidido compromiso de la Gerencia del Hospital y el apoyo

de una entidad para garantizar los recursos económicos, legales y humanos

para lograr el éxito en la implementación del plan.

Por otro lado, es necesario terminar la definición y ajuste de los procedimientos

del Hospital, sin una clara estandarización de los mismos se corre el riesgo de

automatizar el desorden, el ideal sería poder hacer una reingeniería de

procesos previa a la definición y contratación de las diferentes aplicaciones con

el propósito que estas se adecúen y apoyen la implantación de los nuevos

procesos.

Para garantizar los recursos necesarios para la implementación del PESI se

sugiere tener en cuenta las siguientes líneas de acción:

Comprometer vigencias futuras del presupuesto para la implantación del

Sistema de Información soportándose en el PESI

Buscar apoyo económico entre las instituciones del orden departamental,

nacional e internacional planteándoles la situación actual y la PESI propuesta

3.12.3 Estrategias de desarrollo e implantación del sistema que se deben tener en cuenta durante el desarrollo de la planeación estratégica.

A continuación se enumeran algunas alternativas para el desarrollo e

implementación del sistema propuesto y a luego se enumeran las alternativas

elegidas.

Adquisición de Hardware

Para la compra de nuevos equipos se deberá tener en cuenta que la

configuración debe estar de acuerdo con las necesidades y presupuesto del

hospital. Los nuevos equipos deben soportar la plataforma de software que

escoja la IPS Hospital San Antonio del municipio de Villamaría.

Todo equipo adquirido por el Hospital deberá tener el hardware y el software

necesario para que quede configurado en la red, ningún equipo deberá estar

por fuera de la misma. Además, se le deben instalar las aplicaciones

necesarias para que los usuarios del sistema de información propuesto (ver

figura 6.) Tengan acceso a la información oportuna, necesaria y actualizada.

Se debe crear un comité de compra de equipos, este comité debe determinar

las necesidades de equipos o renovación de los mismos, debe encargarse de

la cotización y asegurar que la compra

cumple con sus exigencias.

Para la adquisición de equipos se deben definir criterios de evaluación como:

Costo del equipo

Fecha de Entrega

Capacidad del hardware

Tiempos de respuesta en el hardware (Velocidad)

Compatibilidad con lo ya existente

Soporte del proveedor

Soporte de una máquina similar

Confiabilidad

Requisitos de Instalación

Capacidad de almacenamiento

Entrenamiento al personal

Mantener un catálogo de proveedores. En este catálogo debe existir

información mínima del proveedor como: razón social, teléfono, dirección,

términos de contratación: forma de pago, garantías, referencias, etc.

Mantenimiento y soporte de hardware

Cada equipo que pertenezca al Hospital debe tener un contrato de

mantenimiento una vez adquirido.

Debe realizarse mantenimiento periódico a todos los equipos esto incluye:

computadores, impresoras, UPS, tape backups, etc.

El área de sistemas debe tener conocimiento sobre el contrato de

mantenimiento de su respectivo equipo, para que en caso de daño lo reporte

directamente a la empresa contratada para realizar el mantenimiento. Es

responsabilidad de cada usuario velar porque sus equipos estén en buenas

condiciones y funcionando ciento por ciento.

Al igual que los equipos deben contratarse el mantenimiento del cableado de la

red con el propósito de garantizar su funcionamiento y prevenir fallos por

deterioro.

Para seleccionar los proveedores de hardware se deben definir los

requerimientos mínimos para el mantenimiento y soporte, como son: tiempo de

respuesta del proveedor, cubrimiento del contrato, tipo personal técnico

asignado al soporte y mantenimiento.

Sistema Operacional

El sistema operacional del servidor del Hospital es Windows NT, y los demás

equipos tienen licencia de Windows este sistema operacional es un sistema

abierto que permite interactuar de una manera fácil y transparente con otros

sistemas operacionales y con redes externas además el Windows NT permite

tener claves de acceso para información lo que proporciona un buen nivel de

seguridad . El sistema operacional soporta multitarea. Por lo tanto los nuevos

equipos (clientes) tendrán el Windows como sistema operativo.

Requerimientos mínimos:

Abierto

Multiusuario

Multitarea.

Manejo de usuarios

Seguridad, debe restringir el acceso al sistema a usuarios no autorizados.

Interfaz gráfica

Debe ofrecer facilidades de recuperación ante fallas.

Base de Datos

La IPS Hospital San Antonio del municipio de Villamaría debe tener un

manejador de base de datos único para todas sus aplicaciones, pero si no es

posible, se debe garantizar que entre todos los manejadores de bases de datos

exista la posibilidad de compartir la información.

El manejador de bases de datos debe poseer las siguientes características

mínimas:

Esquema Cliente Servidor.

Soportar SQL - ANSI, hace que la migración a otras plataformas sea menos

traumática y permite que la comunicación con otras bases de datos sea fácil de

implementar.

Manejar procesos almacenados en la base de datos (Stored Procedures), esto

mejora el rendimiento de los procesos complejos sobre la información.

Soportar multiprocesamiento, permite usar las características del sistema

operativo.

Integridad referencial, para hacer confiable la información almacenada.

Manejo de bases de datos espejo (mirroring).

Manejo de seguridad, para proteger la integridad de la información

Integración con la seguridad del sistema operativo.

Copias de seguridad incrementales y en línea.

Auditoría para las acciones de los usuarios.

Manejo de logs (permite el registro o historial) en transacciones, posibilita el

manejo de transacciones.

Sistema operativo Windows NT.

Comunicaciones

Deben ser sistemas abiertos y promover el uso de la Internet para que el

Hospital se comunique con otras instituciones que comparten información, por

ejemplo con el Servicio Seccional de Salud, Ministerio de Salud, entre otros.

Herramientas de propósito general

Para que todos los funcionarios del Hospital puedan compartir textos y hojas de

cálculo deberán unificar las aplicaciones a utilizar, es decir, todos sin excepción

deberán utilizar las mismas herramientas como son procesador de palabra,

hoja de cálculo, manejador de proyectos etc.

Es conveniente tener las herramientas de propósito general en el servidor, esto

quiere decir que la aplicación se encuentra en el servidor y desde las

estaciones se corre esta aplicación, esto garantiza no sólo que todos están

manejando la misma aplicación sino también la misma versión.

Desarrollo de Software

Las aplicaciones desarrolladas para el Hospital deben cumplir con las

siguientes características:

Ser un sistema abierto.

El esquema debe ser cliente/servidor.

Funcionar plenamente sobre la plataforma de hardware y software escogida.

Deben interactuar con las otras aplicaciones ya instaladas.

Debe existir un prototipo o maqueta previa a la aplicación final.

Debe existir un manual del usuario.

Debe existir un manual con especificaciones técnicas.

Debe tener garantía mínima de un año.

Dentro del proceso de puesta en marcha de las aplicaciones deben definirse

actividades de entrenamiento y capacitación de los usuarios. Además debe

medirse la calidad de los procesos de capacitación.

Adicional al grupo encargado del desarrollo de la aplicación debe existir otro

encargado de la evaluación e interventoría del proyecto de desarrollo. Esta

tarea puede ser contratada con entidades externas al Hospital.

Niveles de Acceso

Todas las aplicaciones deben tener niveles de acceso a la información, de

manera que permita clasificar a los usuarios de acuerdo con la prioridad que

tengan con respecto a la información, pueden ser usuarios que modifican la

información o pueden ser usuarios que solo pueden consultar un tipo particular

de información, todas estas ventajas deberán ser tenidas en cuenta para la

aplicación.

Las aplicaciones deben manejar niveles de acceso por objeto (pantalla, forma,

reporte), por proceso (métodos del objeto) por ejemplo: consultar, eliminar,

crear nuevo, modificar, etc. y por usuario (a qué objetos y procesos tiene

acceso). Cada operación realizada por el usuario debe registrarse en un

archivo log o en los registros de la base de datos (auditoría).

Pruebas

Deben realizarse pruebas que exijan al máximo la nueva aplicación, para que

en el futuro no se presenten fallas por cantidad de información, o tiempos de

respuesta lentos.

Dentro de la metodología de desarrollo del software deben contemplarse tareas

donde se prueben los distintos aspectos de la aplicación. Como mínimo se

deben contemplar las siguientes tareas:

Identificar los ítems de prueba.

Elaborar un Cronograma de pruebas y asignar responsabilidades.

Preparar el ambiente de pruebas de acuerdo con los ítems identificados.

Se deben contemplar los siguientes tipos de pruebas:

Pruebas unitarias: prueban la mínima unidad. La unidad mínima depende de la

complejidad del

sistema.

Pruebas de integración: valida la integración correcta entre las diferentes

unidades que componen el sistema.

Pruebas del sistema: evalúan el desempeño del sistema (tiempos de

respuesta, carga, volúmenes de tráfico, comunicaciones) y recuperación ante

fallas.

Las pruebas unitarias, de integración y del sistema se efectúan en la etapa de

programación y deben ser ejecutadas por un grupo capacitado en el desarrollo

de software.

Pruebas de operación: evalúan la funcionalidad del sistema para ser aceptado

formalmente, es decir, se observa que tanto cumple con las expectativas de los

usuarios y como apoya sus tareas.

Esta prueba la ejecutan los usuarios y operadores luego de la fase de

programación.

Adquisición de software

Las aplicaciones genéricas, es decir, no realizadas a la medida del Hospital ,

deben cumplir como mínimo con:

Ser sistemas abiertos.

Tener un esquema/cliente servidor.

Deben poderse ejecutar con la plataforma que tenga la IPS montada.

Debe ser un producto que se esté mejorando continuamente y que sea de fácil

actualización para El Hospital, esto implica que la información que se tenga en

una versión anterior sea soportada por las que le siguen.

La aplicación debe ser evaluada desde el punto de vista técnico (rendimiento,

comunicaciones, plataforma) y de accesibilidad (cumplimiento de los

requerimientos planteados).

Soporte a usuarios por parte del proveedor: Debe existir un área de sistemas

de soporte permanente a los usuarios, por los posibles conflictos que se

puedan presentar.

Seguridad de la infraestructura

Cada equipo debe tener una carpeta donde se tenga información sobre él,

como: números de serie, configuración, quien lo tiene a cargo, las veces que se

le ha dado mantenimiento, las pólizas con las que esta asegurado, las licencias

del software que tiene instalado.

Se debe tener un plan de contingencias, para garantizar que la red este

funcionando en todo momento, es decir, es vital que se tenga un servidor de

backups o de respaldo por si el servidor

principal llega a fallar.

El acceso a la red debe ser controlado, cada usuario debe tener un nombre y

una contraseña para accesar la red, la contraseña debe ser cambiada cada dos

meses como mínimo, esto debe ser controlado por el área de sistemas.

La configuración de la red debe ser resistente a las fallas y ofrecer seguridad

en el ámbito físico y lógico.

La instalación de software en cada computador solo puede ser autorizado por

el administrador de la red, quien deberá verificar que el software tiene licencia y

este libre de virus.

El administrador de la red debe tener una copia original del software al igual

que de los manuales de dichas aplicaciones. Estos deben estar codificados y

ordenados en un archivador, de tal manera que puedan ser consultados

rápidamente.

Seguridad de la información y los datos

Se debe tener un sistema que entre a funcionar en caso de que no exista

corriente (ups), para proteger la información que se encuentra tanto en el

servidor como en las estaciones de trabajo.

Para proteger la información es necesario adquirir un programa antivirus, el

cual debe ser instalado en todos los computadores para que al iniciar el

computador lo revise de virus, además, debe quedar activo para detectar algún

disquete que contenga virus. Todo disquete que entre a la IPS deberá ser

revisado y limpiado de cualquier virus. Este programa antivirus debe ser

actualizado periódicamente para que brinde una mayor seguridad.

Cada usuario es responsable por la información que maneja, por tanto éste

debe hacer copias diarias que aseguren su información.

El sistema de copias debe ser abuelo, padre, hijo, es decir, deben existir por lo

menos tres copias hacia atrás de la información

Capacitación

Todo usuario debe tener fácil y rápido acceso a los manuales de las

aplicaciones que necesita para su labor.

Si el usuario va a ser trasladado, este debe entregar el manual a su reemplazo

y debe explicarle cómo funciona cada una de las aplicaciones que maneja.

Para toda aplicación que se instale en el Hospital, se deben realizar actividades

de divulgación y capacitación.

Alternativas de Implantación de las Aplicaciones

Después de haber definido las estrategias que se deben seguir para la

implantación del sistema de información, se proponen las alternativas que

existen para poder llevar a cabo los puntos planteados en estas estrategias.

Para esto, vamos a dividir las alternativas en tres grupos; la primera tiene que

ver con la parte de desarrollo y adquisición de software; la segunda habla sobre

las alternativas de hardware y software adicional que sea necesaria; y la

tercera explica las alternativas para el ajuste de los procesos de la

organización.

Alternativas de desarrollo

Desarrollo Interno: El desarrollo interno exige que El Hospital cuente con un

diseño definido de las aplicaciones y conforme un grupo de analistas que

desarrolle las aplicaciones que necesite dentro de la institución. Hay que tener

en cuenta que para lograr esta alternativa de desarrollo, se debe contar con la

infraestructura necesaria (hardware, software y recurso humano), lo cual

convertiría al área de sistemas en una empresa desarrolladora de software.

Esta alternativa no sería la más conveniente debido a los altos costos que

implicaría conformar y mantener el equipo de trabajo necesario para el

desarrollo de las aplicaciones.

Software por encargo: La alternativa de contratar software por encargo es

costosa y al igual que la anterior, también exige tener un diseño definido de las

aplicaciones que se quieren desarrollar. Con este diseño, se contrata una

empresa especializada en desarrollo de software quienes realizan la

programación de las aplicaciones que se necesiten, les dan soporte y

mantenimiento.

Adquisición de software existente: Esta alternativa consiste en revisar en el

mercado los paquetes que pueden adaptarse a las necesidades de la IPS y

adquirirlos, con el soporte y asesoría de la empresa proveedora. Es válido para

aplicaciones estándar y donde los proveedores puedan certificar amplia

experiencia y excelente servicio al cliente. Una de las mayores ventajas de esta

alternativa es la variedad de aplicaciones dentro de las cuales se puede

escoger la mejor y por supuesto los bajos costos que esto implica, pues la

mayoría de estas aplicaciones ya están consolidados dentro del mercado y son

lo suficientemente robustas; lo cual exige un mínimo de soporte y un máximo

de rendimiento.

Alternativas de tecnología

Sistemas Cerrados: Sistemas cuya adquisición de equipos obligan a la

utilización de cierto software, normalmente de la misma casa que suministra los

equipos. Aunque la tecnología da interesantes posibilidades de comunicación

requieren de un conocimiento especializado.

Sistemas Abiertos: Sistemas donde el almacenamiento de datos, equipos de

cómputo y aplicaciones pueden estar en diferentes plataformas, pero que

pueden ser integradas con costos técnicos muy bajos. El más conocido se

denomina cliente - servidor que consiste en utilizar las ventajas gráficas y de

interfaz de algunos sistemas operacionales (cliente) y la potencialidad de los

manejadores de bases de datos y comunicaciones (servidor).

Sistemas Híbridos: Sistemas que normalmente parten de un sistema cerrado

preexistente y que por el nivel de su inversión, se convierten en los servidores

de un sistema abierto. Para ello es necesario realizar la comunicación

respectiva.

Sistemas Operacionales: Aunque en cualquiera de los sistemas anteriores

pueden utilizarse varios de ellos, algunos están atados de alguna manera a

sistemas cerrados y otros identificados a sistemas abiertos.

Redes: Para la implantación de cualquier Plan Estratégico de Sistemas en una

institución, es necesario tener en cuenta las redes, las cuales vamos a dividir

en dos grupos. El primero se trata de las redes eléctricas, estas redes no tienen

nada que ver con el software o con el hardware, pero son un requisito esencial

para poder tener una buena infraestructura, estas redes son las encargadas de

distribuir y regular el fluido eléctrico. El segundo grupo de redes, son las redes

lógicas, estas redes son las encargadas de la transmisión de voz, datos e

imagen; para la implementación de una red de este tipo existen en el momento

dos opciones, la primera es el cableado estructurado es el más utilizado en

este momento y el de menor costo, la segunda es la fibra óptica que es la

tecnología de punta mucho más rápida y más costosa.

Alternativas organizacionales

Otro de los puntos importantes que se deben tener en cuenta durante el

desarrollo del Plan Estratégico de Sistemas es el papel que va a desempeñar

el área de sistemas dentro de la organización de la institución, para esto

tenemos las siguientes alternativas:

Crear un área de sistemas estrictamente operativa al interior de la institución

capaz de administrar, desarrollar, mantener y dar soporte a las aplicaciones

que se tengan o pretendan tener.

Contratar externamente la administración, mantenimiento y soporte de las

aplicaciones que se tengan o pretendan tener. Este esquema tiene muchos

inconvenientes, especialmente el de la oportunidad, los costos e inclusive, la

calidad de la administración y soporte.

Tener al interior de la institución un interlocutor técnico que sea capaz de

administrar y dar soporte a las aplicaciones existentes. El mantenimiento a las

aplicaciones y el desarrollo de nuevas estaría a cargo de una entidad externa.

Alternativas seleccionadas

Desarrollo de software

Se propone como alternativa de desarrollo hacer un sistema híbrido, es decir,

escoger de cada una de las opciones definidas la que mejor se ajuste a las

aplicaciones que se definieron anteriormente.

Es importante tener en cuenta que dentro de las opciones que proponemos no

incluimos el desarrollo interno, debido a los grandes costos que esto implicaría

para la IPS y en vista de que no se conoce un sistema que se adapte a los

requerimientos del hospital se propone lo siguiente:

Software por encargo

Aplicación Financiera

Aplicación de Facturación

Aplicación de Suministros y Activos Fijos

Programación de Servicios

Aplicación de Desarrollo y Talento Humano

Software existente

Suite con procesador de textos, base de datos y hoja electrónica.

Tecnología de base:

En el Hospital ya se tiene una parte de la red y se esta haciendo con cableado

estructurado, teniendo en cuenta el tamaño del Hospital y el volumen de

información que se maneja en el y los altos costos de la fibra óptica, esta es la

opción mas acertada.

Organización del área de sistemas:

Se recomienda crear un área administradora del sistema que cuente con un

ingeniero de sistemas y personal técnico (no mas de 2) quienes serán los

encargados dar soporte en cada una de las áreas del servicio.

3.13 PLAN DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACION

Portafolio de Proyectos

1. Adecuación eléctrica de la IPS Hospital San Antonio

2. Adquisición de hardware y software de base

3. Instalación y adecuación de la red local en el hospital de acuerdo con los

puntos de conexión

4. Instalación del software de base y realizar pruebas de conexión

5. Automatización de oficinas

6. Desarrollo de aplicaciones

Tabla 11: Cronograma general de actividades

Nº actividad Nombre de la tarea Meses Tiempo en Meses

1 2 3 4 5 6 Meses 7 al 32

1 Adecuación eléctrica del

hospital 2

2 Adquisición de hardware y

software base 2.5

3 Adecuación de la red en el

hospital 2

4 Instalación de software de

base 1.5

5 Automatización de oficinas 2

6 Desarrollo de aplicaciones 30

TOTAL 32

3.13.1 Proyecto 1: Adecuación Eléctrica del Hospital San Antonio De Villamaría. (Prioridad uno)

Objetivo: Revisar las condiciones eléctricas de la planta física, definiendo los

ajustes a realizar para la instalación de los equipos y redes de comunicación de

la institución.

Requerimientos:

Financiación

Planos de la Planta Física

Definición detallada de los puntos donde van a quedar ubicados los equipos y

características eléctricas que estos necesitan para lograr un funcionamiento

correcto. Adicionalmente, se debe asegurar que exista por lo menos un

regulador de voltaje y un polo a tierra, con el propósito de evitar posibles daños

eléctricos. Es conveniente instalar unidades de respaldo de fluido eléctrico,

denominadas UPS (Uninterrupted Power Supply System) para garantizar la

protección de los equipos servidores de bases de datos.

Nota: los costos del proyecto han sido dado en dólares.

Tabla 12: Cronograma de actividades del proyecto 1

Nº Nombre de las actividades semanas Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4

1 Definir elementos necesarios 1

2 Términos del contrato 2

3 Contratación 1

6 Instalación 4

Total 8

Tabla 13: Costos del proyecto 1

Equipo Cantidad Valor unidad Total +IVA

Puntos de conexión eléctrica con

canaleta 20 12.5 us $+iva 290 us$

3.13.2 Proyecto 2: Adquisición de Hardware y Software de Base (prioridad uno)

Objetivo: Adquirir de acuerdo con las estrategias propuestas de Hardware y

Software los elementos necesarios para la implantación del sistema de

información, teniendo en cuenta que el servidor tiene el sistema operativo

(Windows NT), y los demás equipos tienen licencia para Windows lo ideal seria

adquirir tantos equipos como puntos de servicio se tengan. Adicionalmente, se

debe contemplar la capacitación a las personas que estén encargadas de

manejar dichos equipos.

Requerimientos:

Determinar los requerimientos de hardware y software

Determinar el medio de sistema de comunicación que se va a utilizar si es par

aislado, línea conmutada etc., para adelantar los respectivos trámites

Financiación

Actualización del hardware existente en el hospital.

Tabla 14: Cronograma de actividades proyecto 2.

Nº Nombre de las actividdades semanas Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4

1 Determinar los requerimientos

de hard/ softw

4

3 Cotizar 3

5 Compra 3

6 TOTAL 10


Elementos Cant. Valor

Unidad $

Total US$ Total +

IVA US$

Windows 10 250 us 2.500 2.900

Computadores 10 1000 us 10.000 11.600

3.13.3 Proyecto 3: adecuación de la red local en el hospital de acuerdo con los puntos de conexión. (prioridad uno)

Objetivo: Establecer como se encuentra la red local de la institución. Para

definir lo que es útil y que hace falta para satisfacer el sistema de información

propuesto. Al finalizar este proyecto la RED física debe estar funcionando

perfectamente y deben estar definidos todos los puntos de la RED que se

estimen van a funcionar en el largo plazo, para que en el futuro su conexión

pueda realizarse de forma inmediata y no generen un costo adicional al

hospital.

Requerimientos:

Adquisición de hardware y software de base

Esquema actual de la red

Plano físico del hospital.

Definición de puntos potenciales dentro del hospital.

Definición de conexiones externas

Financiación


Nº Nombre de la actividad semanas Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4

1 Determinar puntos de red

(incluyendo potencial y conexiones

externas

1

4 Cotización 3

5 Contratación 1

7 Instalación y pruebas integrales de

red

5

Total 7

Tabla 17: Costos del proyecto 3.

Concepto Cantidad Valor unidad Total

Puntos de Red doble 20 17.5+ iva us$ 406 us$

3.13.4 Proyecto 4: Instalación del software de Base y realizar pruebas de conexión: (prioridad uno)

Objetivo: Instalar el software de base como el sistema operacional, software

de comunicaciones y realizar las respectivas pruebas. Capacitación a la

persona encargada de administrar el sistema.

Requerimientos:

Financiación.

Pre-requisitos:

Adecuación eléctrica.

Instalación y adecuación de hardware de la red local del hospital.


Nº Nombre de la actividad semanas Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4

1 Montaje de software 2

2 Pruebas de integridad 1

3 Capacitación 2

Total 5

nota: Los costos de pruebas de integridad y capacitación deben estar incluidos

dentro del paquete de adquisición de software.

3.13.5 Proyecto 5: Automatización de oficinas. (prioridad uno)

Objetivo: Instalar en la red los programas necesarios para automatización de

oficina como son: Procesador de Palabra, Hoja de cálculo, Correo electrónico,

agendas, Internet. Capacitar a los usuarios de las aplicaciones.

Además la comunicación interna se debe aplicar para el correo electrónico y la

agenda compartida. La transferencia de información (documentos,

memorandos, recordatorios entre otros) al igual que la asignación electrónica

de citas (y su posterior aceptación) son importantes para el trabajo en equipo.

Requerimientos:

Estar perfectamente instalada la RED física y lógica.

Haber adquirido el software mencionado

Financiación

Pre-requisitos:


Actualización de hardware y software.

Instalación y adecuación de la red local del hospital

Productos:

Suite con procesador de textos, base de datos, hoja electrónica. Algunos

productos que existen en el mercado son Star Office, Microsoft Office, Corel;

Lotus, etc.

Nota: Star Officce es sin costo, se puede obtener a través de Internet es

compatible con Windows NT o Linux www.thinkfree.com; es sugerido ya que el

paso de los archivos de Word y Ecxel, se abren en forma trasparente con Star

Office por lo cual no se incurre en ningún costo adicional ni de tiempo ni de

recursos y igualmente el Antivirus puede obtenerse en la siguiente dirección

www.oiljob.omskcity.com/antivirus.html


Nº Nombre de la actividad semanas Mes

1

Mes

2

Mes

3

Mes

4

1 Instalación del software 2

2 Implantación 4

3 Capacitación 4

Total 6


Concepto Cantidad Valor

unitario

Total+IVA

Microsoft office 10 225 $ 2250

http://www.thinkfree.com);/�

http://www.oiljob.omskcity.com/antivirus.html�

Antivirus 10 0 0

StarOffice y Antivirus 20 0 0

Capacitación en Windows 10 30 $ 348

Capacitación en procesador de texto 10 30 $ 348

Capacitación en hoja electrónica 10 30 $ 348

Capacitación en asistente para presentaciones 5 30 $ 174

3.13.6 Proyecto 6: Desarrollo integrado de aplicaciones

Aplicación financiera (Prioridad Uno)

Objetivos: Registrar, manejar y mantener actualizados los datos referentes a

la actividad financiera. Los datos corresponden a los generados en cada uno

de los procesos que realiza el área contabilidad, presupuesto, tesorería, caja;

debe mantener actualizado los datos sobre el valor contable y comercial de los

activos fijos de la institución, entre otros.

Aplicación de Facturación: (Prioridad Uno)

Objetivos: contratar el diseño, desarrollo e implantación de la aplicación de

Facturación. Este proyecto incluye capacitación y puesta en funcionamiento de

la aplicación.

Aplicación de Suministros: (Prioridad Uno)


Suministros. Este proyecto incluye capacitación y puesta en funcionamiento de

la aplicación.

Aplicación de Desarrollo y Talento Humano: (Prioridad Dos)


Desarrollo y Talento Humano. Este proyecto incluye capacitación y puesta en

funcionamiento de la aplicación.

Estadística y programación de servicios: (Prioridad: uno)

Objetivos: contratar el diseño, desarrollo e implantación de la aplicación

estadística y Programación de Servicios. Este proyecto incluye capacitación y

puesta en funcionamiento de la aplicación.

Requerimientos para la aplicación integral:

Seguir el lineamiento propuesto en las políticas de hardware y software

Financiación.

Pre- requisitos:

Maqueta de las aplicaciones


Adquisición de Hardware y Software de Base.


Nº Nombre de actividades semanas

Tiempo bimensual

2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 27 - 30

1 Términos del contrato 4

2 Contratación 1

3 Cotización 3

4 Desarrollo del software 30

5 Desarrollo de interfaces

entre aplicaciones

10

6 Pruebas 5

7 Implantación 12

8 Capacitación 6

Costos: aquí podemos observar el costo de las aplicaciones individualmente

es mayor a el costo del desarrollo integral de las aplicaciones lo que implicaría

contratar con una sola empresa.


Concepto Valor unidad $

Total US + IVA

Aplicación Financiera 35.000 40.600

Aplicación de Facturación 30.000 34.800

Aplicación de suministros 18.000 20.880

Aplicación de Desarrollo y Talento Humano 18.000 20.880

Aplicación de Programación de Servicios 14.000 16.240

TOTAL Us+IVA 133.240

Desarrollo integral de aplicaciones 100.000

Tabla 23: Resumen de costos

Concepto Cantidad Valor

unidad $

Total US +

IVA

Puntos de conexión eléctrica

con canaleta

20 12.5 290

Windows 10 97 1.125

Computadores 10 10.000 11.600

Puntos de Red doble 20 17.5 406

Capacitación en Windows NT 10 30 348

Capacitación procesador de

palabra

10 30 348

Capacitación en hoja

electrónica

10 30 348

Capacitación asistente para

presentaciones

5 30 174

TOTAL PRIMERA FASE 14.639

Desarrollo integral de aplicaciones 86.206 100.000

TOTAL SEGUNDA FASE 100.000

TOTAL Us+IVA 114.639

CONCLUSIONES

En el hospital San Antonio de Villamaría se vienen presentando

improvisaciones y sobre costos por no tener claridad sobre el futuro del sistema

de información; la implantación del mismo permitirá evitar las inconsistencias

que se mencionan en el documento (ver numeral 3.6 y 3.8), y adaptar el

hospital a las nuevas tecnologías de acuerdo con sus necesidades actuales y

futuras.

La metodología BSP/SA es una metodología que profundiza en los procesos y

datos de los procesos; deja las bases para realizar el diseño del sistema; es

ideal cuando se tenga como meta llegar hasta el diseño del sistema; en este

trabajo solo se llego a la planeación estratégica del sistema de información

enfocado en el área de apoyo logístico y deja las bases para el diseño del

sistema de información de esta área.

Para aplicar la metodología BSP/SA en toda una organización es necesario

tener un equipo de trabajo más grande que el que participó en este trabajo, ya

que es una labor muy extensa contemplar todos los procesos que maneja una

empresa.

La información legal, sobre los procesos y las clases de datos del presente

estudio, puede servir de base para desarrollar la planeación estratégica de

otros los hospitales que tengan las mismas características.

La implantación del sistema de información propuesto para el área de apoyo

logístico del Hospital San Antonio de Villamaría depende del compromiso de la

alta dirección para vender la idea a los usuarios internos del hospital, a

aquellos hospitales que están pasando por una situación similar para que se

unan y logren obtener una solución común, y a las entidades que puedan

apoyar económicamente la propuesta.

BIBLIOGRAFIA

ALBA, Mauricio. Articulo BSP para la planeación de sistemas. s.l. s.n. 1993

.30p

BELALCAZAR, Herman. Planeación estratégica para el hospital San Antonio

de Villamaría. Villamaría : Hospital San Antonio, 2000. 205p.

CURSO PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN. Santafé de Bogotá : Prince Waterhouse Asesores

Gerenciales, 1991.180p.

DIAS, Edison. Sistemas de información para el departamento de medicina

interna del Hospital de Caldas. Manizales : Universidad Autónoma, 1994. 430p.

HERAZO, Adalberto. Reestructuración organizacional del Hospital San Antonio

de Villamaría. Manizales : Universidad Nacional, 1997. 320p.

Laudon, K.C. y Laudon, J.P. Administración de los sistemas de información. 3

ed. México : Prentice-Hall Hispanoamericana, 1996.

McConnell, S. Desarrollo y gestión de proyectos informáticos. Madrid :

McGraw-Hill Interamericana, 1997.

Piattini, M. Análisis y diseño detallado de aplicaciones informáticas de gestión.

Madrid : Ed. Ra-Ma, 1996.

ROGER S, Pressman. Ingeniería de software. Un enfoque práctico. 2da ed.

Madrid : Mc Graw Hill, 1998.

TAMAYO A, Alonso. Sistemas de Información. Manizales : Universidad

Nacional de Colombia, 1998. 104p.

TORRES Jairo, Notas de planeación estratégica. Manizales: Universidad

Nacional, 1999.

WHITTEN, Jeffrey L.; BENTLEY, Lonnie D. y BARLOW, Victor M. Análisis y

diseño de sistemas de información. 3 ed. Madrid : Mc Graw Hill, 1996. 907p.

1 TAMAYO A, Alonso. Sistemas de Información. Manizales : Universidad

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INFORMACIÓN. Santafé de Bogotá : Prince Waterhouse Asesores

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3 TORRES Jairo, Notas de planeación estratégica. Manizales: Universidad

Nacional, 1999.

4 y 5 ALBA, Mauricio. Articulo BSP para la planeación de sistemas. s.l. s.n. 1993

.30p

6 HERAZO, Adalberto. Reestructuración organizacional del Hospital San

Antonio de Villamaría. Manizales : Universidad Nacional, 1997. 320p.

7 BELALCAZAR, Herman. Planeación estratégica para el hospital San Antonio

de Villamaría. Villamaría : Hospital San Antonio, 2000. 205p.

planeaciÓn estratÉgica para el sistema de … · componente de sistemas de la ips hospital san...

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