PLANEACIÓN ORGANIZACIONAL

PLANES INSTITUCIONALES 2019 D ECRET O 612 DE 2018

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCION COMUNAL DE CUNDINAMARCA

BOGOTA - COLOMBIA ENERO 2019

ELABORADO POR:

JULIO ROBERTO SALAZAR PERDOMO Gerente General

CESAR AUGUSTO RINCON GARCIA

Subgerente Administrativo y Financiero

LUIS MIGUEL PIRELA CASTAÑEDA Jefe Oficina de Control Interno

WILLSON EZEQUIEL SUESCUN BLANCO

Jefe Oficina Asesora de Jurídica Elaborado por:

ISABEL CRISTINA BARRIGA VARGAS

Profesional Talento Humano

VICTOR HUGO VILLAMIL Profesional Planeación

ANDRES RIOS LEON

Profesional Gestión Documental

Enero 31 de 2019

Contenido 1. Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2. Contexto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¡Error! Marcador no definido.

2.1 Objetivos estratégicos de la entidad ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.2 Normatividad asociada ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.3 Orientaciones estratégicas generales del área de Talento Humano ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3. Información de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 3.1 Planta de personal actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3.2 Recursos requeridos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3.3 Sistemas de información ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.4 Riesgos ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.5 Caracterización del talento humano ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 3.6 Acuerdos sindicales .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 3.7 Manual de funciones ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

4. Diagnósticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 4.1 Matriz GETH ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 4.2 Rutas de Creación de Valor .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 4.3 Necesidades de capacitación .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 4.4 Necesidades de bienestar .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 4.5 Análisis de la caracterización del talento humano ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 4.6 Resultados de la Evaluación de Desempeño ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 4.7 Medición de clima organizacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 4.8 Diagnóstico de riesgo psicosocial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 4.9 Encuesta de ambiente y desempeño institucional - EDI¡Error! Marcador no definido. 4.10 Otros diagnósticos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¡Error! Marcador no definido.

5. Definición estratégica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 5.1 Alcance ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 5.2 Polít ica de calidad ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 5.3 Polít icas específ icas de talento humano de la entidad ... . . . . . . . . . . . . . . . 25 5.4 Objetivos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 5.5 Estrategias... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 5.6 Prioridades identif icadas en el Autodiagnóstico ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

6. Planes temáticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 6.1 Plan de previsión de recursos humanos ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 6.2 Plan de vacantes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 6.3 Plan de bienestar y estímulos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 6.4 Plan de capacitación .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 6.5 Plan de seguridad y salud en el trabajo .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

7. Temáticas adicionales a planear . . . . . . . . . . . ¡Error! Marcador no definido. 7.1 Inducción y reinducción .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¡Error! Marcador no definido. 7.2 Evaluación de desempeño ... . . . . . . . . . . . . . ¡Error! Marcador no definido. 7.3 SIGEP ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¡Error! Marcador no definido.

7.4 Clima organizacional - Cultura organizacional - Valores¡Error! Marcador no definido. 7.5 Gestión de la caracterización del talento humano ¡Error! Marcador no definido. 7.6 Gestión con Gerentes Públicos ... . . . . . . . ¡Error! Marcador no definido. 7.7 Negociación colectiva... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¡Error! Marcador no definido. 7.8 Desvinculación asist ida y transferencia de conocimiento ¡Error! Marcador no definido. 7.9 Otros temas (proyectos - modif icación manual, modif icación estructural, etc.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¡Error! Marcador no definido.

8. Seguimiento y evaluación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 8.1 Herramientas de seguimiento .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 8.2 Indicadores .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 8.3 Resultados FURAG ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 8.4 Revisión de la eficacia de las Acciones del Plan Estratégico .. . . . . . . . 53 8.5 Recalif icación de la Matriz GETH ... . . . ¡Error! Marcador no definido.

9. Mejoramiento continuo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 9.1 Correcciones, acciones correctivas y mejoras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

10. Conclusiones y recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 11. Anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¡Error! Marcador no definido.

1. Introducción

Dando cumplimiento con el Decreto 612 del 4 de abril de 2018, "...las entidades del Estado, de acuerdo con el ámbito de aplicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), al Plan de Acción de que trata el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, deberán integrar los planes institucionales y estratégicos que se relacionan a continuación y publicarlo, en su respectiva página web, a más tardar el 31 de enero de cada año. La Subgerencia Administrativa y Financiera área de Talento Humano de la entidad INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCION COMUNAL DE CUNDINAMARCA, publica el Plan Estratégico de Talento Humano correspondiente a la vigencia 2019.

1. Plan Institucional de Archivos 2. Plan Anual de Vacantes 3. Plan de provisión de Recursos Humanos 4. Plan Estratégico de Talento Humano 5. Plan Institucional de Capacitación 6. Plan de Incentivos Institucionales 7. Plan anual de trabajo SST 8. Plan Anticorrupción y de servicio al ciudadano 9. Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 10. Plan de tratamiento de Riesgos de seguridad y privacidad 11. Plan de seguridad y privacidad de la información

El Plan de Desarrollo Departamental 2016 – 2020 “Unidos Podemos Más”, establece entre sus ejes estratégicos el TEJIDO SOCIAL, comprendido como un conjunto de interrelaciones que crean un sistema de colaboración, sinergia y apoyo, para que las personas Logren su desarrollo. Por este motivo, los valores, la ética, la identidad, la tolerancia, la motivación, el respaldo, el entendimiento, el amor, y la felicidad, son primordiales, teniendo en cuenta que el principal reto de este eje estratégico es la intervención de la familia, que debe ser afrontado con creatividad y seriedad, aportando soluciones que intervengan en la problemática familiar, formulando políticas que contribuyan realmente a la resolución pacífica de los conflictos, al diálogo, al entendimiento, a la atención de las personas en las distintas edades, a fortalecer los lazos de amor y cariño, pero sobre todo, que contribuya a la generación de individuos con ética y moral que tanto necesita la sociedad colombiana. Así mismo otro de los ejes estratégicos del Plan de Desarrollo Departamental 2016 – 2020 “Unidos Podemos Más” hace mención a la INTEGRACIÓN Y GOBERNANZA, reconocida como el empoderamiento de la sociedad que se gobierna y de la integración requerida entre los diferentes enfoques y apuestas de las entidades de Gobierno sobre el mismo territorio Cundinamarqués, pretende entonces a través de este eje fortalecer el trabajo interno que como entidades del departamento debemos asumir y en el mismo sentido, de promover un acompañamiento de las otras entidades del Gobierno de los diferentes niveles, así mismo busca promover la motivación para construir un escenario de bienestar corresponsable a través de las redes colaborativas, la educación con didáctica y la comunicación para el desarrollo serán soporte de la alta dirección de la Gobernación, desde el ejemplo se avanzará en una gestión que transmite optimismo de manera consistente en función de los propósitos comunes.

El cuarto eje estratégico del Plan de Desarrollo Departamental 2016 – 2020 “Unidos Podemos Más”, definido como el NUEVO LIDERAZGO, transversalmente apalanca procesos que cambian la forma de hacer las cosas y configura la nueva identidad del departamento para crear nuevas oportunidades y potenciar el talento excepcional de las familias, comunidades, instituciones y del departamento en su conjunto, constituyendo como la principal tarea del servidor público del departamento servir a su comunidad y es en este escenario donde el liderazgo se convierte en un medio para propiciar una relación de compromiso, respeto y mejor comunicación con el ciudadano. El SUBPROGRAMA BUENAS PRÁCTICAS DE GOBIERNO, proyecta a la Gobernación como una entidad incluyente con sus ciudadanos y respetuosa de sus derechos, así mismo planeará y ejecutará sus recursos de manera eficiente, eficaz y transparente, una administración cercana al ciudadano, que opere de manera armónica en sus distintos niveles de Gobierno a través de servidores íntegros y comprometidos, para cumplir lo que promete y rendir cuentas sobre lo que hace. El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca en su proceso de mejoramiento continuo enmarcado en el sistema de gestión de calidad adoptado, establece como objetivos de calidad entre otros: aumentar los niveles de satisfacción de nuestros clientes, en el entendiendo que también nos interesa la satisfacción de nuestros clientes internos; mantener y mejorar la competencia del personal del IDACO; mejorar el desempeño de nuestros procesos, asumiendo de tal forma que nuestros procesos van ligados al desarrollo del talento humano institucional como base fundamental de la Entidad. Inicialmente el Plan estratégico de talento humano del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca 2019, se ha diseñado con el propósito de continuar mejorando el desarrollo integral del individuo, como un valor agregado a su desempeño laboral, fortaleciendo el conocimiento de la Entidad mediante el desarrollo y crecimiento de sus competencias y habilidades laborales y comportamentales a través de la capacitación; facilitando también espacios de interacción que mejoren la calidad de vida de los funcionarios desde su entorno social, laboral, familiar y personal; buscando generar las expectativas deseadas y la motivación esperada del equipo de trabajo para la consecución de los objetivos y propósitos Institucionales en aras de brindar siempre calidad y servicio al ciudadano. En concordancia con lo establecido en el Modelo integrado de planeación y gestión MIPG y teniendo en cuenta que todas las entidades deben alinear su planeación estratégica a los componentes allí establecidos, el plan estratégico de talento humano del instituto departamental de acción comunal de Cundinamarca se desarrollará conforme lineamientos establecidos en el componente de talento humano del MIPG, fijando las acciones necesarias para apoyar el desarrollo del ciclo de vida del servidor público dentro de la Entidad desde su ingreso, permanencia y retiro, teniendo como objetivo el fortalecimiento del liderazgo y del talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motores de la generación de los resultados para las Entidades públicas. Por otra parte Con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1474 de 2011 “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” o “Estatuto Anticorrupción”, el cual establece que cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, que contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de

corrupción de la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano; en concordancia con lo establecido en los Decretos 124 del 26 de enero de 2016, “por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano" y 1499 del 11 de septiembre de 2017, que actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y atendiendo las recomendaciones del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP; el Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca pone a disposición de los funcionarios y colaboradores de la entidad y de la ciudadanía en general, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano IDACO 2019.

Dentro del marco de la administración de las unidades de información Archivos, es importante contar con herramientas que permitan la planeación, dirección, control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, todo en beneficio de un eficiente funcionamiento de los archivos. Así las cosas, en pro de orientar y contribuir a la normalización de la función archivística en las entidades públicas, Ministerio de Cultura emite el 26 de Mayo de 2015 el decreto 1080 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura; el cual en su artículo 2.8.2.5.8 hace referencia al PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR), como instrumento para el desarrollo de la gestión documental. Dicho lo anterior, PINAR se constituye como una herramienta de planeación que permite:

Cumplir con los propósitos de lo función archivística y gestión documental de lo entidad, mediante lo orientación de procesos desarrollados poso o poso con metas y objetivos cuantificables.

Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnológicos e infraestructura, como soporte para la ejecución de los proyectos previstos a corto, mediano y largo plazo, para gestionar su asignación oportunamente.

Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso a los archivos.

Consolidar y modernizar lo gestión de archivos de la entidad en el marco del archivo total. (Archivo General de la Nación AGN , 2014)

De otra parte, y como se mencionó en líneas anteriores, siendo el PINAR una herramienta de planeación, la implementación de esta al interior del Instituto traerá como beneficio: la optimización del uso de los recursos previstos para la gestión y procesos archivísticos, la mejora de la eficiencia administrativa e incremento de la productividad organizacional y el punto de partida para la planeación y el adecuado desarrollo de la función archivística en el Instituto.

2. Componente Talento Humano

2.1 Objetivos estratégicos de la entidad

El Instituto Departamental de Acción comunal de Cundinamarca tiene los siguientes objetivos estratégicos:

1. fortalecer los escenarios de participación comunitaria, a través de acciones para la participación social y ciudadana, mediante la ejecución de obras de interés comunitario en espacios públicos que expresan soluciones compartidas de las necesidades que involucran a las comunidades y la administración departamental.

2. fortalecer a las organizaciones sociales y comunales mediante la formulación de proyectos

sostenibles participativos y la ejecución de obras de interés comunitario.

3. Atender lo relativo a la ejecución de la política pública de acción comunal; la promoción de la participación ciudadana; la financiación de proyectos sostenibles participativos ciudadanos y comunitarios.

4. Promover por una efectiva cooperación publica comunitaria y de apoyo a nivel local para

solucionar las demandas de las comunidades organizadas y de las juntas de acción comunal convocando los distintos sectores de la administración departamental y de los municipios para el efecto.

5. Servir como órgano asesor del Gobierno Departamental para la formulación de la política de

participación comunitaria, ciudadana de promoción y fortalecimiento de las juntas de acción Comunal.

2.2 Normatividad asociada

Nivel nacional:

a) Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.”. Numeral 2 literal a y b del artículo 15, numeral 1 del artículo 17.

b) Decreto 1567 de 1998 “Por el cual se crea el Sistema nacional de capacitación y el sistema

de estímulos para los empleados del Estado”.

c) Decreto 1599 de 2005, Modelo Estándar de Control Interno en las Entidades del Estado, MECI 1000:2005.

d) Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

e) Decreto 1072 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del

Sector Trabajo”

f) Decreto 1499 de 2017. “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”.

g) Circular 100-009-2017. Estrategia de socialización y capacitación para la implementación del

modelo integrado de planeación y gestión - MIPG

h) Decreto 612 de 2018. “Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado”.

i) Decreto 1083 de 2015 “por el cual se expide el decreto único reglamentario del sector de

función pública”.

j) Decreto 52 del 12 de enero de 2017 “Por medio del cual se modifica el artículo 2.2.4.6.37 del decreto 1072 de 2015 Decreto único reglamentario del sector trabajo , sobre la transición para la implementación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST)”.

Normas del Nivel Territorial:

a) Plan de Desarrollo Departamental 2016 – 2020 “Unidos Podemos Más”.

b) Decreto departamental 073 del 22 de marzo de 2017 .

Normas del Nivel Institucional:

a) Resolución 910 de 2017. "Por el cual se definen los criterios para la implementación, reglamentación y ejecución del Plan Institucional de Capacitación – PIC, plan de incentivos y Programa de Bienestar y estímulos del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca”.

b) Resolución 823 del 19 de abril de 2017 “Por el cual se adopta EL Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SG-SST del IDACO; se íntegra con el sistema de gestión de calidad y se dictan otras disposiciones en el Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca”.

c) Resolución 181 de 2017 ““Por la cual se adopta el Acuerdo 565 del 25 de enero de 2016, de

la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC, que establece el Sistema Tipo de Evaluación

del Desempeño Laboral de los empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Periodo de Prueba”.

2.3 Orientaciones estratégicas generales del área de Talento Humano

a. Modelo integrado de planeación y de gestión – MIPG. Dimensión de Talento Humano, Dimensión de planeación estratégica; con estas dimensiones, y la implementación de las políticas que la integran, se logra cumplir con el objetivo central de MIPG “Fortalecer el liderazgo y el talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motores de la generación de resultados de las entidades públicas”.

b. El Plan de Desarrollo Departamental 2016 – 2020 “Unidos Podemos Más” componentes asociados al desarrollo del talento humano: a. Eje estratégico tejido social.

b. Ejes estratégico integración y gobernanza.

c. Ejes estratégico nuevo liderazgo.

d. El subprograma buenas prácticas de gobierno.

c. Despliegue estratégico del Instituto Departamental de Accion Comunal de Cundinamarca:

Sistema de Gestión de Calidad.

I. Política de Calidad: El talento humano como base fundamental para el cumplimiento de la política de calidad.

II. Objetivo de calidad: “Mantener y mejorar la competencia del personal del Instituto

Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca”.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST.

I. Objetivo. Promulgar el desarrollo del SG-SST y las actividades que dentro del marco legal y en correspondencia con las políticas de la Entidad, garanticen un medio de trabajo agradable, seguro y digno para los funcionarios en el desempeño de sus labores como en el ambiente familiar y social, en el cual se puedan obtener los niveles de desempeño óptimos y un buen medio para el desarrollo humano, en concordancia con el cumplimiento de los deberes éticos y con respeto del medio ambiente.

3. INFORMACIÓN DE BASE

3.1 Planta de personal actual. Actualmente el Instituto departamental de acción comunal de Cundinamarca cuenta con la siguiente planta de personal:

Planta de empleos corte a 31 de diciembre de 2018

NIVELES No. FUNCIONARIOS VACANTE

Directivo 3 0

Asesor 2 0

Profesional 8 0

Técnico 6 0

Asistencial 4 0

TOTAL 23 0

3.2 Recursos requeridos.

El presupuesto aprobado para el desarrollo de la Gestión del Talento Humano del Instituto Departamental de Acción Comunal De Cundinamarca para la vigencia 2019, esta aprobado inicialmente con las siguientes disponibilidades:

Código Nombre Presupuesto Aprobado

GR:1:2-02-48 CHSI – Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - SST $ 10,000,000

GR:1:2-03-01 Gastos de Bienestar Social $ 45,000,000

GR:1:2-03-02 Capacitación $ 20,000,000

3.3 Sistemas de información

El Instituto Departamental de Accion Comunal de Cundinamarca cuenta actualmente con diferentes sistemas que le permiten administrar el recurso humano vinculado a la entidad, así como herramientas idóneas que le permiten hacer seguimiento de las actividades programadas en cada uno de los programas a desarrollar dentro del área adscrita a la Subgerencia administrativa y financiera; actualmente la Entidad cuenta con los siguientes sistemas de información:

1. Sistema de información financiero y administrativo Sinfa® - modulo talento humano – Nomina, presupuesto, contabilidad, tesorería y almacén e inventarios.

2. Sistema de información y gestión del empleo público - SIGEP. Se encuentran activas y actualizadas las hojas de vida de los funcionarios públicos vinculados a la Entidad.

3. Base de datos Excel actualizada del personal de planta activo vinculado y con situaciones

administrativas. 3.4 Riesgos

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO DESCRIPCIÓN DE AMENAZAS

DESCRIPCIÓN DE VULNERABILIDADES

EFECTOS

Vinculación de personal no idóneo o innecesario para el instituto

Influencia de grupos políticos

Incumplimiento del procedimiento de vinculación de personal. Fallas en la definición de los requisitos mínimos para los nombramientos (perfil, experiencia, formación específica, valores de pago).

Deterioro del clima organizacional. Glosas por parte de entes de vigilancia y control. Baja en la productividad. Sobrecostos adicionales para la Entidad. Fallas en la prestación de servicio e insatisfacción del cliente. Demandas laborales.

Fallas en el desarrollo de los planes y programas de Capacitación, Salud Ocupacional y Bienestar.

No encontrar cursos o personal experto en temas requeridos en el mercado.

Fallas en la definición de los programas que se piensan desarrollar. Falta de identificación de las necesidades de capacitación de los grupos de trabajo de la Unidad. Falta de recursos para la coordinación y ejecución de las actividades de Capacitación, Salud Ocupacional y Bienestar.

Deterioro del clima organizacional. Baja en la productividad. Glosas por parte de entes de vigilancia y control.

Perdida o filtración de información de procesos disciplinarios para favorecer a funcionaros o terceros investigados.

Interés de tercero investigado en archivar o torpedear proceso en su contra

Falta de seguimiento y gestión a procesos disciplinarios. Aceptación de dadivas y recompensas de investigados a funcionarios responsable de los procesos. Aprovechamiento de la ausencia o falta de controles idóneos en el proceso disciplinario.

Inoperatividad del control interno disciplinario

3.5 Caracterización del talento humano: a continuación, presentamos la caracterización de los servidores públicos del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca.

3.6 Acuerdos sindicales

Actualmente en la Entidad no existen funcionarios pertenecientes a la planta de empleos que se encuentren vinculados a organizaciones sindicales.

3.7 Manual de funciones

El manual de funciones del instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca se adoptó mediante Decreto Departamental 189 del 21 de junio de 2016 “Por la cual se establece el manual especifico de funciones y de competencias laborales para los empleos públicos del Instituto Departamental de Acción Comunal y Participación Ciudadana de Cundinamarca - IDACO, y se dictan otras disposiciones”. Esta información hace parte de la documentación publicada en la página web de la Entidad puede consultarse la siguiente ruta:

http://www.cundinamarca.gov.co/Home/SecretariasEntidades.gc/idaco/IdacoDespliegue/asservicioalciudadano/transparenciayaccesoinformacionver1.

4.1 normograma

Ubicar decreto 189 de 2016.

4. Diagnósticos

4.1 Matriz GETH

a. Calificación por componentes:

b. Calificación por categorias: Planeación.

81,8 77,9

62,6

46,7

0

20

40

60

80

100

PLANEACIÓN INGRESO DESARROLLO RETIRO

Ingreso.

Desarrollo.

Retiro.

8596

70

100

60

0

20

40

60

80

100

Conocimientonormativo y del

entorno

Gestión de lainformación

PlaneaciónEstratégica

Manual defunciones y

competencias

Arregloinstitucional

7692

60

100

60

0

20

40

60

80

100

Provisión delempleo

Gestión de lainformación

Meritocracia Gestión deldesempeño

Conocimientoinstitucional

80 85

5463

80

58

2920 20

100

53

0

20

40

60

80

100

Conocimientoinstitucional

Gestión deldesempeño

Bienestar Climaorganizacional ycambio cultural

Contratistas Gerencia Pública

100

3020

80

0

20

40

60

80

100

Gestión de lainformación

Administración deltalento humano

Desvinculación asistida Gestión delconocimiento

4.2 Rutas de Creación de Valor. Conforme al resultado obtenido luego de la aplicación del instrumento para medir la gestión estratégica del talento humano - GETH, el resultado de la gestión realizada en el Instituto Departamental de Accion Comunal de Cundinamarca en las rutas de creación de valor son:

RUTAS DE CREACIÓN DE VALOR

RUTA DE LA FELICIDAD La felicidad nos hace productivos

59

- Ruta para mejorar el entorno físico del trabajo para que todos se sientan a gusto en su puesto

70

- Ruta para facilitar que las personas tengan el tiempo suficiente para tener una vida equilibrada: trabajo, ocio, familia, estudio

74

- Ruta para implementar incentivos basados en salario emocional 65

- Ruta para generar innovación con pasión 26

RUTA DEL CRECIMIENTO Liderando talento

59

- Ruta para implementar una cultura del liderazgo, el trabajo en equipo y el reconocimiento

56

- Ruta para implementar una cultura de liderazgo preocupado por el bienestar del talento a pesar de que está orientado al logro

60

- Ruta para implementar un liderazgo basado en valores 55

- Ruta de formación para capacitar servidores que saben lo que hacen

64

RUTA DEL SERVICIO Al servicio de los ciudadanos

75

- Ruta para implementar una cultura basada en el servicio 69

- Ruta para implementar una cultura basada en el logro y la generación de bienestar

81

RUTA DE LA CALIDAD La cultura de hacer las cosas bien

62

- Ruta para generar rutinas de trabajo basadas en “hacer siempre las cosas bien”

65

- Ruta para generar una cultura de la calidad y la integridad 60

RUTA DEL ANÁLISIS DE DATOS Conociendo el talento

80 - Ruta para entender a las personas a través del uso de los datos 80

4.3 Necesidades de capacitación

Conforme a lo establecido en el componente de talento humano contemplado en el Modelo Integrado de planeación y de gestión MIPG; el resultado del diagnóstico FURAG II, y el resultado de la aplicación

de la matriz GETH, aplicados en la Entidad; se evidenciaron las siguientes necesidades de capacitación; que deberán adelantarse por el Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca durante la vigencia 2019.

1. Gestión del talento humano 2. Integración cultural 3. Planificación, desarrollo territorial y nacional 4. Relevancia internacional 5. Buen Gobierno 6. Contratación Pública 7. Cultura organizacional 8. Derechos humanos 9. Gestión administrativa 10. Gestión de las tecnologías de la información 11. Gestión documental 12. Gestión Financiera 13. Gobierno en Línea 14. Innovación 15. Participación ciudadana 16. Servicio al ciudadano 17. Sostenibilidad ambiental 18. Derecho de acceso a la información

Adicionalmente se deben tener en cuenta los procesos formativos:

1. Inducción y reinducción.

2. Entrenamiento en el puesto de trabajo – proyectados por las áreas de la Entidad: Gerencia General, Subgerencia Administrativa y Financiera, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Control Interno.

3. Nuevo sistema de capacitación Acuerdo 617 de 2018 “Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba”.

4. Código de Integridad – Valores Institucionales. Igualmente se integra al plan de capacitación de la Entidad los requerimientos identificados dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo:

1. Campaña Taller Hábitos de vida saludable, alimentación, alcoholismo, adicciones y tabaquismo)

2. Capacitación convivencia laboral 3. Taller - Pausas activas 4. Capacitación Manejo del estrés

5. Capacitación Resolución de conflictos y Comunicación asertiva 6. Capacitación de Trabajo en equipo 7. Capacitación Manejo Defensivo y mecánica básica 8. Taller Autocuidado 9. Capacitación Como Actuar en caso de un Accidente de Transito

El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca adelantará las acciones necesarias para fortalecer el conocimiento de las políticas, procesos y procedimientos desarrollados al interior de la Entidad garantizando el mejoramiento de la gestión administrativa, así como el mejoramiento continuo de los conocimientos y competencias requeridas por el equipo de trabajo del Instituto en el desempeño sus funciones y obligaciones. Así mismo facilitar la formación de su equipo de trabajo en forma presencial, semipresencial o virtual según las necesidades y disponibilidades de la oferta académica existente.

4.4 Necesidades de bienestar

El área de talento humano del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca realizó una encuesta de satisfacción del plan de bienestar e incentivos IDACO 2018, tendiente a identificar la aceptación de las actividades realizadas durante la anterior vigencia, resultado que arrojo una satisfacción superior al 65% de los funcionarios, una vez diligenciadas se envió una encuesta para identificar las necesidades para la presente vigencia arrojando el siguiente resultado; con miras a satisfacer sus niveles de satisfacción con actividades que redunden en el mejoramiento de su calidad de vida y las de su núcleo familiar.

4.5 Análisis de la caracterización del talento humano

De acuerdo a la información clasificada de la planta de personal actual, podemos concluir del análisis poblacional la siguiente información: que el grupo de funcionarios a impactar es de 23 funcionarios, cuyas edades están por encima de los 30 años; de los 23 funcionarios de planta 15 de ellos tienen hijos dentro del rango de edad para ser beneficiarios de los planes de bienestar de la Entidad, es decir menores de 25 años; dentro de este grupo de hijos de funcionarios encontramos 31 beneficiarios que diferenciamos en 4 grupos: 1. menores de 5 años: 7 niñs@s; 2. de 5 a 12 años: 4 niñ@s; 3. de 12 a 17 años: 8 niñ@s y 4. de 17 a 25 años: 10 jóvenes; este grupo como se puede evidenciar es muy diverso, y su número de integrantes por nivel son pequeños para desarrollar actividades enfocadas por cada rango de edad incrementando los presupuestos estimados.

Igualmente encontramos un grupo que no tiene un grupo familiar conformado por hijos o esposo (a) o compañero(a) permanente, cuyas expectativas a satisfacer diferirán de los que si tengas esas condiciones, y se deberá plantear actividades que igualmente ofrezcan niveles de satisfacción esperados por este grupo.

Tres funcionarios del género masculino con edades entre los 58 y 63 años de edad, y dos funcionarias del género femenino entre los conforme a la legislación actual los hombres en Colombia se pensionan a los 62 años de edad con 1300 semanas cotizadas, sin embargo la ley 1821 del 30 de diciembre de 2016, estableció la edad de retiro forzoso en 70 años, permitiendo que quienes accedan o se encuentren en ejercicio de funciones públicas podrán permanecer voluntariamente en sus cargos, con la obligación de seguir contribuyendo al régimen de seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales), aunque hayan completado los requisitos para acceder a la pensión de jubilación. De los cinco funcionarios enviados al curso de pre pensionados en el 2017, solamente asistieron tres funcionarios.

Conforme al resultado del análisis planteado, es importante continuar la labor de identificación de necesidades de los funcionarios del IDACO, se plantea profundizar durante esta vigencia en la identificación y caracterización de funcionarios activos para obtener mejores resultados en el desarrollo del talento humano de la Entidad, con miras a satisfacer sus niveles de satisfacción con actividades que redunden en el mejoramiento de su calidad de vida y las de su núcleo familiar.

4.6 Resultados de la Evaluación de Desempeño

Conforme a lo establecido en la Resolución 181 del 10 de febrero de 2017 - “Por la cual se adopta el Acuerdo 565 del 25 de enero de 2016, de la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC, que establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Periodo de Prueba”, los resultados de la evaluación del desempeño se consolidaran del 25 al 28 de febrero de 2019 una vez los evaluadores consoliden el periodo 2018 – 2019. Así mismo se proyecta realizar la adopción del Acuerdo 617 de 2018 “Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba”.

4.7 Medición de clima organizacional

En el mes de noviembre de 2018 se realizó la encuesta de clima organizacional, pero los resultados obtenidos nos llevan a interpretar que los funcionarios no contestaron las preguntas de acuerdo a la tabla de valoración planteada, se presentan los resultados que arrojan cifras negativas y se evidencia la necesidad de aplicar la encuesta con un tercero externo para brindar mayor confidencialidad en las respuestas y llevarnos a una medición más acertada, para tomar las medidas pertinentes a los resultados obtenidos de ella. Se anexa análisis de la medición de clima organizacional.

4.8 Diagnóstico de riesgo psicosocial

El 16 de octubre de 2018, 33 personas del IDACO, 19 de Planta y 14 contratistas participaron en la aplicación de la Batería de Riesgo Psicosocial, Universidad Javeriana (2010). En el diagnóstico se encontraron los siguientes hallazgos: Personal de Planta: En general el 36.8% del personal de planta percibe riesgo crítico en el dominio de liderazgo y relaciones sociales en el trabajo. Se percibe un liderazgo adecuado por el 42.1%, sin embargo, se requiere mayor especificidad en la retroalimentación al desempeño 52-6%, retroalimentación constante y clara acerca de lo que se hace bien y de los aspectos a corregir. 57.9% percibe las

relaciones sociales en el trabajo como susceptibles de mejora en cuanto al apoyo del grupo social de trabajo, relaciones más colaborativas. 42.2% percibe riesgo alto y muy alto en las demandas ambientales y de esfuerzo físico, ello referente al medio ambiente de trabajo, es de anotar que una semana luego de la aplicación se inician adecuaciones físicas en las oficinas del IDACO. 36.9% refiere atención a público, con los riesgos que conlleva atención a personas en condición de vulnerabilidad, usuarios difíciles, exposición eventual a tratos inadecuados y restricción para manifestar los propios sentimientos – emociones frente al usuario. 47.4% percibe un riesgo critico referente a la claridad del rol que desempeña, referente a las decisiones que pueden tomar en su trabajo, los resultados que se deben lograr, los objetivos y el rol que deben asumir para resolver los problemas que se presentan en relación a sus funciones. La participación y manejo del cambio puntúa en riesgo crítico para el 47.4% en cuanto a recibir notificación de los cambios, de las decisiones tomadas y la posibilidad de opinar o brindar sugerencias al respecto. Los colaboradores de planta en general se sienten con alto nivel de pertenecía a la organización 68.4%, sin embargo se genera una alerta relacionada con el reconocimiento 36.8 % en la que se percibe pocas posibilidades de progresar a pesar de realizar bien el trabajo Referente a los factores extralaborales el 94.7% percibe un alto riesgo por la influencia del entorno Extra laboral sobre el trabajo, ello porque los problemas familiares logran afectar el trabajo y quitan la energía para trabajar adecuadamente. 63.1% percibe dificultades en el desplazamiento de la vivienda al trabajo y del trabajo a la vivienda, por el tiempo usado en el desplazamiento, tomar varios transportes para llegar y transportase incómodo. 47.4% del personal de planta presenta sintomatología asociada al estrés, sin embargo teniendo en cuenta el grupo etario y los exámenes médicos periódicos se recomienda discriminar los síntomas relacionados con otros diagnósticos. Contratistas. El 57.2% de los contratistas perciben riesgo crítico con relaciona la retroalimentación al desempeño derivada de la necesidad de recibir de manera oportuna, clara y precisa comunicación acerca de los cambios que se deben realizar para mejorar la calidad del trabajo y los resultados esperados. 50% de los contratistas evalúan en riesgo crítico la dimensión de capacitación, este aspecto vinculado a la capacitación referente al cargo y a formar técnicamente para realizar mejor el trabajo. Talento humano publica entrenamiento relacionado con los cargos para que las personas se inscriban e indica

que a nivel de la institución se espera personal contratista altamente calificado que no requiere formación técnica adicional para realizar con excelencia la labor asignada. 100% refiere servicio a clientes y usuarios, con los riesgos que conlleva atención a personas con vulnerabilidad, personas difíciles, exposición eventual a tratos inadecuados y restricción para manifestar los propios sentimientos – emociones frente al usuario. 42.9% percibe riesgo crítico por la influencia del trabajo en el entorno extralaboral, esta dimensión está relacionada con atender asuntos de trabajo en tiempos extralaborales, establecimiento de límites para destinar tiempos adecuados de compartir con la familia y tiempos de descanso. El dominio demandas de trabajo puntúa como resultado en riesgo crítico para el 64.4% de los contratistas participantes. El 35.7% de los contratistas percibe riesgo en el reconocimiento y compensación, lo que genera que el dominio Recompensas se encuentre en riesgo para el 57.2%. Este fenómeno puede deberse a que las personas contratistas comparan sus beneficios y compensación con el personal de planta, sin embargo, no tiene contractualmente comparación una modalidad con la otra. En los factores extralaborales el 85.7% presenta la dimensión comunicación y relaciones interpersonales como factor protector. El 71.4% percibe un alto riesgo por la influencia del entorno Extra laboral sobre el trabajo, ello porque los problemas familiares logran afectar el trabajo y quitan la energía para trabajar adecuadamente. 85.7% percibe dificultades en el desplazamiento de la vivienda al trabajo y del trabajo a la vivienda, por el tiempo usado en el desplazamiento, tomar varios transportes para llegar y transportase incómodo. 35.7% del personal contratista participante presenta síntomas relacionados con el estrés en riesgo alto y muy alto. 5. Definición estratégica

5.1 Alcance

Gestionar el talento humano en el Instituto Departamental de Acción Comunal para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores públicos, mediante el desarrollo de planes y programas definidos dentro del proceso

5.2 Política de calidad

En el Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca IDACO, estamos comprometidos con la excelencia de nuestros servicios a través del trabajo articulado con los organismos comunales,

mediante acciones de orientación, formación, promoción y su fortalecimiento, teniendo como base fundamental el Talento Humano institucional, el cumplimiento de los requisitos legales, organizacionales y del cliente, y la focalización de nuestros esfuerzos en el mejoramiento continuo de nuestros procesos, para una mayor satisfacción de nuestros usuarios y partes interesadas.

5.3 Políticas específicas de talento humano de la entidad

1. Aumentar los niveles de satisfacción de nuestros clientes internos y externos.

2. Mantener y mejorar la competencia del personal del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca.

3. Promulgar el desarrollo del SG-SST y las actividades que dentro del marco legal y en correspondencia con las políticas de la Entidad, garanticen un medio de trabajo agradable, seguro y digno para los funcionarios en el desempeño de sus labores como en el ambiente familiar y social, en el cual se puedan obtener los niveles de desempeño óptimos y un buen medio para el desarrollo humano, en concordancia con el cumplimiento de los deberes éticos y con respeto del medio ambiente.

5.4 Objetivos

a. Proporcionar actividades o programas que mejoren la calidad de vida de los integrantes del equipo de trabajo del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca y su grupo familiar en el ámbito educativo, recreativo, deportivo y cultural.

b. Generar condiciones favorables para los funcionarios de la Entidad en el ambiente laboral para el desempeño de sus actividades diarias, con el ánimo de mejorar su desempeño, eficiencia y compromiso institucional.

c. Procurar la satisfacción de las necesidades de protección, ocio, identidad y aprendizaje del funcionario del IDACO y su núcleo familiar, para mejorar sus niveles de salud, vivienda, recreación, cultura y educación, conforme a los planes, proyectos y presupuestos diseñados para tal fin por la Entidad.

d. Promover actividades en el ámbito laboral que estimulen la creatividad, participación y pertinencia del equipo de trabajo de la Entidad, para mejorar los índices de eficiencia y efectividad.

e. Fortalecer en los funcionarios de la Entidad el conocimiento de las políticas, procesos y

procedimientos desarrollados adoptados mediante el sistema de gestión de calidad, seguridad y salud en el trabajo.

f. Identificar las necesidades de los funcionarios de la entidad de acuerdo con los instrumentos establecidos para la gestión estratégica del recurso humano.

g. Fortalecer las competencias técnicas y comportamentales de los servidores públicos de

la Entidad, así como el conocimiento de los valores institucionales, las políticas, procesos y procedimientos de los sistemas de gestión implementados.

h. Gestionar con otras entidades públicas y privadas apoyo en procesos de capacitación,

bienestar e incentivos.

5.5 Estrategias

Pasos

5 6 7

1 Se muestra la Ruta de Creación de Valor con menor puntaje

Nombre de la Ruta de Creación de Valor con menor puntaje

RUTA DE LA FELICIDAD La felicidad nos hace productivos

Variables resultantes Alternativas de mejora

Mejoras a Implementar (Incluir plazo de la implementación)

Incluyendo en el Plan de Bienestar los siguientes temas: Trabajo en equipo

programar y realizar actividad de trabajo en equipo en el plan de bienestar 2019

12 meses

2

Seleccione en la hoja "Resultados" las SubRutas en las que haya obtenido puntajes más bajos

Subrutas con menores puntajes (máximo tres)

Ruta para implementar una cultura del liderazgo, el trabajo en equipo y el reconocimiento

Ruta para implementar una cultura de liderazgo preocupado por el bienestar del talento a pesar de que está orientado al logro

Ruta para implementar un liderazgo basado en valores

Realizar mediciones de clima laboral (cada dos años máximo), y la correspondiente intervención de mejoramiento que permita corregir:

realizar encuesta de medición de clima laboral en 2019

6 meses

3 Identifique en la hoja "Rutas Filtro" la Ruta y las Subrutas seleccionadas en los puntos anteriores

4

En la hoja "Rutas Filtro", filtre las tres Subrutas seleccionadas en el paso anterior para encontrar las variables que impactan en estas rutas, e identifique las variables que son comunes

5 De las variables encontradas, identifique aquellas en las que sería pertinente y viable iniciar mejoras en el corto plazo

Promover ejercicios participativos para la identificación de los valores y principios institucionales, su conocimiento e interiorización por parte

Realizar la socialización del código de integridad y una actividad de elección del valor institucional

6 meses

de los todos los servidores y garantizar su cumplimiento en el ejercicio de sus funciones

6 Diseñe alternativas de mejora en las variables identificadas. Si es necesario, solicite apoyo de la Dirección de Empleo Público DAFP

Diseñar la planeación estratégica del talento humano, que contemple: Plan de evaluación de desempeño

elaboración del plan estratégico del talento humano y proponer metodología de evaluación del desempeño

12 meses

7 Implemente las mejoras seleccionadas. Si es necesario, solicite apoyo del DAFP

Implementar mecanismos para evaluar y desarrollar competencias directivas y gerenciales como liderazgo, planeación, toma de decisiones, dirección y desarrollo de personal y conocimiento del entorno, entre otros.

incluir y realizar en el plan de capacitación 2019 una actividad para fortalecer las competencias del nivel directivo. Elevar consulta al DAFP de las acciones recomendadas para evaluar y desarrollar competencias directivas.

12 meses

8 Evalúe la eficacia de las acciones implementadas

Establecer mecanismos de evaluación periódica del desempeño en torno al servicio al ciudadano diferentes a las obligatorias

incluir en la evaluación de la satisfacción, la percepción del usuario respecto del desempeño de quien lo atendió Nota: este proceso lo lidera el asesor de gerencia mediante el seguimiento de encuestas de satisfacción, se debe completar el método de evaluación y acciones a tomar del resultado obtenido, modificar procedimiento y asignar tarea en acta de comité de gestión y desempeño.

6 meses

9 Recalifique la hoja de autodiagnóstico y establezca el nivel del mejoramiento efectuado

incluir y realizar en el plan de capacitación 2019 los temas de innovación, cultura organizacional

5.6 Prioridades identificadas en el Autodiagnóstico.

1. Programar y realizar actividad de trabajo en equipo en el plan de bienestar 2019. 2. Realizar encuesta de medición de clima laboral en 2019. 3. Realizar la socialización del código de integridad y una actividad de elección del valor institucional. 4. Elaborar el plan estratégico del talento humano y proponer metodología de evaluación del

desempeño. 5. Incluir en el plan de capacitación 2019 una actividad para fortalecer las competencias del nivel

directivo. 6. Elevar consulta al DAFP de las acciones recomendadas para evaluar y desarrollar competencias

directivas." 7. incluir en la evaluación de la satisfacción, la percepción del usuario respecto del desempeño de

quien lo atendió Nota: este proceso lo lidera el asesor de gerencia mediante el seguimiento de encuestas de satisfacción, se debe completar el método de evaluación y acciones a tomar del resultado obtenido, modificar procedimiento y asignar tarea en acta de comité de gestión y desempeño."

8. incluir en el plan de capacitación 2019 los temas de innovación, cultura organizacional 6. Planes temáticos.

6.1 Plan de previsión de recursos humanos. El Plan de Previsión de Recursos Humanos del Instituto Departamental de Accion Comunal de Cundinamarca, se enmarca dentro de lineamientos técnicos establecidos por Departamento Administrativo de la Función Pública; de acuerdo a esto se desarrollaron tres etapas, a saber: 1. Identificación de necesidades de personal, 2. Identificación de actividades tendientes a satisfacer las necesidades planteadas, 3. Proyección de la fuente de financiación dentro del presupuesto oficial de la Entidad. OBJETIVO. El Plan de Provisión de Recursos Humanos tiene por objeto diseñar estrategias de planeación anual, técnica y económica para cubrir las necesidades de la planta de personal del Instituto Departamental de Accion Comunal de Cundinamarca. METODOLOGÍA. De acuerdo a los lineamientos dados por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, se tuvieron en cuenta las siguientes fuentes de información:

1. se realizó un análisis del estado actual de la planta de personal identificando el número de empleos creados, el número de empleos provistos, número de vacantes definitivas y temporales.

2. Igualmente se identificaron las diferentes fuentes para proveer las vacantes a través ingreso o traslado al interior de la planta.

3. Se realizó la proyección de los recursos necesarios para las necesidades identificadas de personal.

PREVISIÓN DEL TALENTO HUMANO en el instituto Departamental De Acción comunal de Cundinamarca.

1. Cálculo de Empleos Necesarios – Análisis de la Planta Actual De acuerdo a lo establecido en el Plan Anual de Vacantes con corte a 31 de diciembre de 2018, se tiene un número de 6 empleos en vacancia definitiva y 2 en vacancia temporal, a continuación, se relaciona la distribución de cargos ocupados y en vacancia por nivel jerárquico y empleo:

NIVEL DENOMINACION NUMERO DE CARGOS

PROVISTO VACANTE DEFINITIVA PROVISTA CON PROVISIONALES

VACANTE TEMPORAL PROVISTA CON PROVISIONALES

LIBRE NOMBRAM Y REMOCION

CARRERA ADMINISTRATIVA

DIRECTIVO

Gerente General 1 1

Subgerente Administrativo Y Financiero

1 1

Jefe Oficina De Control Interno - Periodo

1 1

ASESOR

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1 1

Asesor 1 1

PROFESIONAL

Profesional Especializado 2 2

Tesorero 1 1

Profesional Universitario 5 3 2

TECNICO Técnico Operativo 6 3 1 2

AISTENCIAL Secretaria Ejecutiva 1 1

Auxiliar Administrativo 1 1

Conductor Mecánico 2 1 1

TOTALES 23 7 8 6 2

El número de empleos en vacancia definitiva Corresponde al 26% de la planta de personal establecida para el Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, en virtud de lo anteriormente expuesto se ha logrado identificar que se requiere adelantar los trámites pertinentes para proveer los 6 cargos en carrera administrativa que actualmente se encuentran provistos por nombramientos en provisionalidad.

Provisión de los Empleos: La provisión de los empleos vacantes del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca se realizará de acuerdo con las siguientes etapas:

1. Reporte OPEC a la CNSC. 2. Obtención del certificado OPEC 3. Revisión y actualización de manuales de funciones (ajuste según

Resolución 0667 del 03 de agosto de 2018 - de competencias funcionales y Resolucion_629 modificación manuales de funciones de archivo)

4. Apropiación Presupuestal para asumir el costo del concurso de méritos que debe adelantar la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC.

Estimación de los Costos de Personal: Para la vigencia 2019, el costo total de la planta de personal del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca provista en un 100% corresponde a $ 2.551.000.000.

6.2 PLAN DE VACANTES. El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca a 31 de diciembre de 2018, cuenta con una planta definitiva de 23 empleos, los cuales tienen vinculación de libre nombramiento y remoción, periodo fijo y carrera administrativa, de acuerdo al análisis de vacantes del corte establecido se tiene un número de 6 empleos en vacancia definitiva y 2 en vacancia temporal, a continuación, se relaciona la distribución de cargos ocupados y en vacancia por nivel jerárquico y empleo:

NIVEL DENOMINACION NUMERO DE CARGOS POR PROVEER EN VACANCIA DEFINITIVA

VACANTE DEFINITIVA PROVISTA CON PROVISIONALES

PROFESIONAL Profesional Universitario 2 2

TECNICO Técnico Operativo 1 1

AISTENCIAL

Secretaria Ejecutiva 1 1

Auxiliar Administrativo 1 1

Conductor Mecánico 1 1

TOTALES 6 6

6.3 PLAN DE BIENESTAR E INCENTIVOS

JUSTIFICACIÓN. La Constitución Política en el artículo 54 establece como obligación del Estado y de los empleadores ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes lo requieran. En el mismo sentido la Ley 909 de 2004, dispone que “con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, satisfacción y desarrollo de los empleados en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales, las entidades deberán implementar programas de bienestar e incentivos, de acuerdo con las normas vigentes y las que desarrollen la presente Ley”. En los artículos 19 y 20, del Decreto Ley 1567 de 1998, se establece la obligación de las entidades públicas de crear anualmente programas de bienestar e incentivos para sus funcionarios, construidos a partir de las iniciativas de los servidores públicos como procesos permanentes. En virtud de esto se aplicó en el primer trimestre del año 2018 una encuesta con el propósito de identificar las necesidades, expectativas e intereses de Bienestar de los funcionarios y su grupo familiar. Los resultados del instrumento aplicado, permitieron tener un diagnóstico de las necesidades que presentan los funcionarios de la Entidad, sobre actividades que contribuirían al mejoramiento de su calidad de vida en el ámbito personal, familiar y laboral, esto permitirá contar con un Talento Humano competente innovador y motivado. Teniendo en cuenta la normatividad vigente el programa de bienestar social que diseñe la entidad debe promover una atención integral al funcionario de planta y promover su desempeño productivo; en consecuencia, el programa de bienestar social que se pretenda adelantar deberá enmarcarse dentro del área de protección y servicios sociales y del área de calidad de vida laboral. El área de protección y servicios sociales del plan de bienestar e incentivos del IDACO, debe ser estructurada con programas que atiendan las necesidades de protección, ocio, identidad y aprendizaje del funcionario y su núcleo familiar, para mejorar sus niveles de salud, vivienda, recreación, cultura y educación. Así mismo el área de Calidad de Vida Laboral del plan de bienestar e incentivos del IDACO, debe ser desarrollada a través de programas que se ocupen de problemas y condiciones de la vida laboral de los empleados, de manera que permitan la satisfacción de sus necesidades para el desarrollo personal, profesional y organizacional.

Por último, el Decreto Nacional 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998, estipula en su artículo 65, que los planes de las entidades públicas deben corresponder a estudios técnicos que identifiquen necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los empleados para desarrollar los planes anuales institucionales y las competencias laborales. OBJETIVO GENERAL DEL PROGRAMA Facilitar los mecanismos, herramientas y escenarios adecuados para el mejoramiento de las condiciones laborales del equipo de trabajo del Instituto, mediante el fortalecimiento de sus capacidades intelectuales, deportivas, culturales, sociales y familiares; mejorando de tal forma sus niveles de eficiencia, satisfacción, sentido de pertinencia con el Instituto, el mejoramiento de su calidad de vida y de su grupo familiar, para fortalecer el cumplimiento de los resultados institucionales OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Proporcionar actividades o programas que mejoren la calidad de vida de los integrantes del equipo

de trabajo del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca y su grupo familiar en el ámbito educativo, recreativo, deportivo y cultural.

2. Generar condiciones favorables para los funcionarios de la Entidad en el ambiente laboral para el

desempeño de sus actividades diarias, con el ánimo de mejorar su desempeño laboral, eficiencia y compromiso institucional.

3. Procurar la satisfacción de las necesidades de protección, ocio, identidad y aprendizaje del

funcionario del IDACO y su núcleo familiar, para mejorar sus niveles de salud, vivienda, recreación, cultura y educación, conforme a los planes, proyectos y presupuestos diseñados para tal fin por la Entidad.

4. Procurar la satisfacción de las necesidades del funcionario del IDACO y su núcleo familiar para el

desarrollo personal, profesional y organizacional 5. Promover actividades en el ámbito laboral que estimulen la creatividad, participación y pertinencia

del equipo de trabajo de la Entidad, para mejorar los índices de eficiencia y efectividad. PLAN DE BIENESTAR 2019 PLAN DE TRABAJO De acuerdo a lo reglamentado en la Resolución N° 910 del 03 de mayo de 2017 "Por el cual se definen los criterios para la implementación, reglamentación y ejecución del Plan Institucional de Capacitación – PIC, plan de incentivos y Programa de Bienestar y estímulos del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca”, la Gerencia General delegó al profesional universitario encargado de los asuntos laborales del Instituto, aplicar la encuesta de las actividades de bienestar social y estímulos

realizada en la vigencia 2018, con el ánimo de identificar la satisfacción de las mismas, igualmente se solicitó una encuesta para establecer las necesidades proyectadas por los funcionarios para 2019, previamente aprobada, a los miembros del equipo de trabajo del IDACO, a fin de identificar las necesidades a nivel de bienestar y capacitación, en las diferentes áreas de aplicación. ALCANCE. Serán beneficiarios del programa de bienestar, que se ejecutará con recursos propios de la Entidad, los servidores públicos de la planta de personal del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca y su grupo familiar, definido éste último conforme al parágrafo 2 del artículo 70 del Decreto 1227 de 2005 que señala: “Para los efectos de este artículo se entenderá por familia el cónyuge o compañero(a) permanente, los padres del empleado y los hijos menores de 18 años o discapacitados mayores que dependan económicamente de él”. El Artículo 4, del Decreto 051 del 16 enero de 2018 el cual establece: Modificar el Parágrafo 2 del artículo 2.2.10.2 del Decreto 1083 de 2015, el cual quedará así: "Parágrafo 2. Para los efectos de este artículo se entenderá por familia el cónyuge o compañero(a) permanente, los padres del empleado y los hijos hasta los 25 años o discapacitados mayores, que dependan económicamente del servidor." A su vez mediante Sentencia T-070/15 La Honorable Corte Constitucional evoluciona el concepto de familia en Colombia y entendiéndose por ella: (…) “aquella comunidad de personas emparentadas entre sí por vínculos naturales o jurídicos, que funda su existencia en el amor, el respeto y la solidaridad, y que se caracteriza por la unidad de vida o de destino que liga íntimamente a sus integrantes más próximos”. Entendido lo anterior y para dar mayor cobertura al grupo familiar de los funcionarios, serán beneficiados con todas aquellas actividades de bienestar, que se auspicien con recursos gestionados con el Sector público y privado, los hijos mayores o nietos siempre y cuando demuestren que dependen económicamente del funcionario. La información que se tendrá en cuenta para dar cobertura a los integrantes del grupo familiar, será la que se encuentre reportada por el funcionario en la Ficha Técnica del Grupo Familiar. Es obligación del servidor público su actualización y remisión formal a la Subgerencia Administrativa y Financiera.

Del listado de actividades propuestas que quieran desarrollar los funcionarios se diferenciaron dos programas: 1. ÁREA DE PROTECCIÓN Y SERVICIOS SOCIALES esta área se estructura con programas que

atiendan las necesidades de protección, ocio, identidad y aprendizaje del funcionario y su núcleo familiar, para mejorar sus niveles de salud, vivienda, recreación, cultura y educación.

Programa De Bienestar Laboral, El cual se encuentra subdividido por tres áreas a saber: Área Artística y Cultural, Área Promoción y Prevención de Salud, Área Capacitación Educación no formal.

a. Área Artística y Cultural: cine; eventos culturales (Dibujo al óleo, Danza, karaoke, Música,

Video, Actividades deportivas, Ajedrez, golfito, Teatro, pintura, manualidades),

b. Área Promoción y Prevención de Salud: Capacitación sobre nutrición, Caminatas ecológicas, Gimnasio, prevención seminario - taller - clases de ergonomía, Nutricionista – examen laboral, nutrición vida saludable.

c. Área Capacitación Educación no formal: Capacitación en office, Diplomado presupuesto –

NIIF, Cursos AGN Sistema de Gestión Documental, Seminarios - Foros - Cursos – Diplomados, manejo herramientas ofimáticas, Curso en administración pública, diplomado en temas de carrera administrativa, convivencia laboral con la procuraduría, contratación estatal con la contraloría, constitucional, normas de cultura, redacción, trabajo en equipo, relaciones interpersonales.

2. ÁREA DE CALIDAD DE VIDA LABORAL. Está área se desarrollará a través de programas que

se ocupen de problemas y condiciones de la vida laboral de los empleados, de manera que permitan la satisfacción de sus necesidades para el desarrollo personal, profesional y organizacional.

a. Descanso compensado. Se otorgará a los servidores públicos de la planta de empleos del

IDACO descanso compensado para semana santa y festividades de fin de año, siempre y cuando haya compensado el tiempo laboral equivalente al tiempo del descanso, de acuerdo con la programación y procedimiento que establezca la Gerencia General, la cual deberá garantizará la continuidad y no afectación en la prestación del servicio.

b. Horarios flexibles para Servidores públicos – Salario Emocional.

El salario emocional es una tendencia en las empresas del sector privado y público, está encaminado a brindar a los empleados mejorar su calidad de vida, donde el ámbito laboral este en equilibro con su ámbito personal. El Ministerio del Trabajo y de TIC, viene promoviendo la iniciativa del teletrabajo en las Entidades Públicas, concepto dentro del cual encontramos el salario emocional, estos conceptos sin duda buscan contribuir la retención del talento humano valioso y la fidelización de sus funcionarios. Actualmente han sido varias normas las que brindan a los empleadores del sector público las herramientas necesarias para implementar diferentes alternativas para satisfacer las necesidades del mejoramiento de la calidad de vida de sus funcionarios, dentro de estas normas encontramos: Ley 1221 de 2008. Teletrabajo - Promociona el uso de las tecnologías de la información y establece las garantías para la igualdad y los derechos de los trabajadores que se acojan a esta modalidad. Resolución 2646 de 2008. Riesgo Psicosocial - Referente al monitoreo de forma permanente a la exposición de factores de riesgo como el estrés ocupacional.

Ley 1257 de 2008. Violencia de Genero - Encaminada a la sensibilización, prevención y sanción de formas de violencia y discriminación contra las mujeres. Ley 1496 de 2011. Igualdad Salarial - Enfoca en dar garantías para la igualdad de la retribución laboral entre mujeres y hombres. Ley 1482 de 2011. Discriminación - Contempla la erradicación de cualquier tipo de discriminación, actos de racismo y hostigamiento. Ley 361 de 1997. Discapacidad - Dirigida a la prevención, educación y rehabilitación, integración social y accesibilidad para las personas discapacitadas. Decreto 648 de 2017. Artículo.2.2.5.5.51 Descanso compensado, Artículo 2.2.5.5.53 Horarios flexibles para empleados públicos, Artículo 2.2.5.5.54 Fomento al teletrabajo para empleados públicos. El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, realizará los diagnósticos pertinentes para identificar las necesidades de la Entidad, el impacto y costos para iniciar el proceso de horarios flexibles y teletrabajo.

PLAN DE INCENTIVOS El plan de incentivos se establece anualmente para los servidores públicos (de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción), que conforman la planta de personal del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, con el fin de reconocer el nivel de excelencia en su desempeño. Está integrado por los incentivos pecuniarios y no pecuniarios.

1. INCENTIVO PECUNIARIO: Es un reconocimiento económico que busca exaltar el nivel de

excelencia en el desempeño laboral a los mejores equipos de trabajo.

a. INCENTIVO MEJOR EQUIPO DE TRABAJO: Se entiende por equipo de trabajo el grupo de personas que laboran en forma interdependiente y coordinada, aportando las habilidades individuales requeridas para la consecución de un resultado concreto en el cumplimiento de los planes y objetivos institucionales. Los integrantes de los equipos de trabajo pueden ser funcionarios de una misma dependencia o de distintas dependencias de la entidad.

b. BECAS. Se constituye en un incentivo educativo mediante el apoyo económico por parte de la Entidad para pagar parcialmente los costos de la matrícula que le implica cursar un programa completo de estudios de educación superior. Está orientado a los servidores públicos de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción que se encuentren en el nivel sobresaliente en su evaluación del desempeño laboral.

2. INCENTIVO NO PECUNIARIO: Los incentivos no pecuniarios consisten en reconocimientos por

servicios prestados a la entidad, a los mejores servidores públicos de cada uno de los niveles

jerárquicos y al mejor empleado en los niveles de excelencia que busca darles sentido de pertenencia a los servidores públicos de la entidad y con ello lograr el mejoramiento en la prestación del servicio asignado.

a. RECONOCIMIENTO AL TIEMPO DE SERVICIO AL INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE

ACCIÓN COMUNAL Y/O AL DEPARTAMENTO. Reconocimiento público a los servidores públicos que han permanecido en forma continua e ininterrumpida al servicio del Instituto Departamental De Acción Comunal De Cundinamarca y/o al Departamento por más de 25, 30 y 35 años; mediante publicación en la página WEB de la Entidad.

b. INCENTIVOS NO PECUNIARIOS A LOS MEJORES FUNCIONARIOS POR NIVEL

JERARQUICO Y AL MEJOR FUNCIONARIO DE TODOS LOS NIVELES. En la fecha que se celebre el Día del Servidor Público se proclamará en acto público a los mejores servidores públicos de carrera administrativa de cada nivel jerárquico (asesor, profesional, técnico y asistencial) como reconocimiento a la labor meritoria desempeñada, así como al mejor funcionario del grupo seleccionado.

Estos servidores tendrán derecho a un (1) día de descanso remunerado, con aprobación del jefe inmediato, el cual podrá escoger libremente y utilizarlo dentro del año siguiente a la expedición del acto administrativo, como estímulo a la excelencia en el ejercicio de la función pública asignada.

c. RECONOCIMIENTO AL SERVICIO POR EXCELENCIA EN LA ATENCIÓN AL

CIUDADANO: Los servidores públicos encargados de la atención al ciudadano serán evaluados cada tres (3) meses en sus niveles de excelencia en cuanto a la actitud y gestión, de los cuales se escogerá a quien haya obtenido la mejor puntuación en el período.

Como estímulo a la excelencia en la atención al público se publicará su fotografía en el boletín interno o en el medio de información vigente de la entidad.

d. INCENTIVOS NO PECUNIARIOS – CUMPLEAÑOS. Se concederá un (1) día hábil de

descanso remunerado para cada uno de los servidores públicos de todos los niveles en la fecha de su cumpleaños. En el evento que dicha fecha sea en día no hábil, se concederá el día hábil siguiente.

e. INCENTIVOS NO PECUNIARIOS – GRUPOS QUE INVOLUCREN DISPOSICIÓN

VOLUNTARIA. El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, otorgará incentivos no pecuniarios a los servidores públicos que integren y participen activamente en los grupos que involucren disposición voluntaria, (equipos de mejoramiento, comisión de personal, Copasst, comité de convivencia laboral y brigadas de emergencia), la verificación de la participación en dichos grupos se hará mediante certificación expedida por la autoridad competente.

6.4 Plan de capacitación

JUSTIFICACIÓN El Plan de Desarrollo Departamental 2016 – 2020 “Unidos Podemos Más”, establece entre sus ejes estratégicos el TEJIDO SOCIAL, comprendido como un conjunto de interrelaciones que crean un sistema de colaboración, sinergia y apoyo, para que las personas Logren su desarrollo. Por este motivo los valores, la ética, la identidad, la tolerancia, la motivación, el respaldo, el entendimiento, el amor, y la felicidad, son primordiales, teniendo en cuenta que el principal reto de este eje estratégico es la intervención de la familia, que debe ser afrontado con creatividad y seriedad, aportando soluciones que intervengan en la problemática familiar, formulando políticas que contribuyan realmente a la resolución pacífica de los conflictos, al diálogo, al entendimiento, a la atención de las personas en las distintas edades, a fortalecer los lazos de amor y cariño, pero sobre todo, que contribuya a la generación de individuos con ética y moral que tanto necesita la sociedad colombiana. Otro de los ejes estratégicos del Plan de Desarrollo Departamental 2016 – 2020 “Unidos Podemos Más” hace mención a la INTEGRACIÓN Y GOBERNANZA, reconocida como el empoderamiento de la sociedad que se gobierna y de la integración requerida entre los diferentes enfoques y apuestas de las entidades de Gobierno sobre el mismo territorio Cundinamarqués, pretende entonces a través de este eje fortalecer el trabajo interno que como entidades del departamento debemos asumir y en el mismo sentido, de promover un acompañamiento de las otras entidades del Gobierno de los diferentes niveles, así mismo busca promover La motivación para construir un escenario de bienestar corresponsable a través de las redes colaborativas, La educación con didáctica y la comunicación para el desarrollo serán soporte de la alta dirección de la Gobernación, desde el ejemplo se avanzará en una gestión que transmite optimismo de manera consistente en función de los propósitos comunes. El cuarto eje estratégico del Plan de Desarrollo Departamental 2016 – 2020 “Unidos Podemos Más”, definido como el NUEVO LIDERAZGO, transversalmente apalanca procesos que cambian la forma de hacer las cosas y configura la nueva identidad del departamento para crear nuevas oportunidades y potenciar el talento excepcional de las familias, comunidades, instituciones y del departamento en su conjunto, constituyendo como la principal tarea del servidor público de Cundinamarca servir a su comunidad y es en este escenario donde el liderazgo se convierte en un medio para propiciar una relación de compromiso, respeto y mejor comunicación con el ciudadano. El Subprograma Buenas Prácticas de Gobierno, proyecta a la Gobernación como una entidad incluyente con sus ciudadanos y respetuosa de sus derechos, así mismo planeará y ejecutará sus recursos de manera eficiente, eficaz y transparente, una administración cercana al ciudadano, que opere de manera armónica en sus distintos niveles de Gobierno a través de servidores íntegros y comprometidos, para cumplir lo que promete y rendir cuentas sobre lo que hace. La misión del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, enmarca la ejecución de la política Departamental de acción comunal y la gestión de proyectos de fomento a la participación comunitaria; de acuerdo con la política establecida por la Secretaría de Gobierno y el Gobernador del

Departamento y en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales que regulan la materia. Mediante la Resolución 823 del 19 de abril de 2017 “Por la cual se adopta el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo del IDACO: se integra con el sistema de gestión de calidad y se dictan otras disposiciones en el trabajo en el Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca IDACO”. En virtud de la Recertificación del sistema de gestión de la Entidad, así como del mantenimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, se hace necesario realizar actividades con todos los miembros de la Entidad para fortalecer, afianzar y empoderar el sistema en todo el equipo de trabajo de la Entidad. El Artículo 4 del Decreto 1443 del 31 de julio de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)”, establece que el SG-SST consiste en desarrollar un proceso lógico por etapas, basado en la mejora continua, que incluye la política, organización, planificación, aplicación, evaluación, auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo. Así mismo mediante el Decreto 1567 de 1998, crea el Sistema Nacional de Capacitación, integrado por un conjunto coherente de políticas y por una serie de componentes entre los que se incluyen las disposiciones legales, el plan nacional de formación, de capacitación y los planes institucionales, recursos y organismos responsables. De conformidad con lo establecido con el Decreto-Ley 1567 de 1998, cada entidad formulara con una periodicidad mínima de un año su plan institucional de capacitación, contando para ello con los recursos previstos en el presupuesto, así como sus propios recursos físicos y humanos. El artículo 15 del Decreto 0723 del 15 abril de 2013, de las obligaciones del contratante, establece, que el contratante debe cumplir con las normas del Sistema General de Riesgos Laborales, en especial las siguientes: ….. 3. Realizar actividades de prevención y promoción. 4. Incluir a las personas que les aplica el presente decreto en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 5. Permitir la participación del contratista en las capacitaciones que realice el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. Según concepto N° EE4224 del 9 de mayo de 2008 del Departamento Administrativo de la Función Pública establece que la capacitación sobre el MECI y la NTCGP no hace parte de la educación formal y no formal de que tratan los Decretos Nacionales 1227 y 4461 de 2005, sino que constituyen una instrucción que debe impartirse a toda persona vinculada a la entidad que corresponda con el propósito

de garantizar la puesta en marcha del Sistema de Gestión de Calidad que evidentemente contribuye al logro de los objetivos institucionales. Frente al alcance de la afirmación de que toda persona vinculada a la entidad reciba capacitación sobre el MECI y la NTCGP, el Departamento Administrativo de la Función Pública manifestó que por tal debe entenderse todo servidor público, esto es, empleados públicos y trabajadores oficiales. También cubre a los contratistas que han suscrito un contrato de prestación de servicios con la entidad. El artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 establece que se deben integrar los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad y este Sistema único se debe articular con el Sistema de Control Interno; en este sentido el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG surge como el mecanismo que facilitará dicha integración y articulación. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión se aplica a las entidades del orden territorial que lo implementarán por primera vez y para las cuales se determinarán criterios diferenciales. Que el Decreto Nacional 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998, estipula en su artículo 65, que los planes de las entidades públicas deben corresponder a estudios técnicos que identifiquen necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los empleados para desarrollar los planes anuales institucionales y las competencias laborales. Son funciones del Gerente General del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, entre otras, dictar las disposiciones que regulan los procedimientos y trámites administrativos internos, así como decidir sobre programas de capacitación técnica para funcionarios del Instituto en áreas afines al objetivo del mismo, para estimular la incorporación de nuevas tecnologías, métodos de trabajo, conceptos de reingeniería y calidad en la búsqueda permanente de un alto rendimiento institucional. El Plan Anual de Capacitación del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca 2018, se ha diseñado con el propósito de fortalecer el conocimiento de las políticas, procesos y procedimientos desarrollados al interior de la Entidad garantizando el mejoramiento de la gestión administrativa, así como el mejoramiento continuo de los conocimientos y competencias requeridas por los funcionarios del Instituto en el desempeño diario de sus cargos. Que la metodología para la formulación del Plan Institucional de Capacitación – PIC del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca se debe orientar e implementar conforme a las directrices y disposiciones generales del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Fortalecer el conocimiento de las políticas, procesos y procedimientos desarrollados al interior de la Entidad garantizando el mejoramiento de la gestión administrativa así como el mejoramiento continuo

de los conocimientos y competencias requeridas por el equipo de trabajo del Instituto en el desempeño sus funciones y obligaciones. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Fortalecer en los funcionarios de la Entidad el conocimiento de las políticas, procesos y procedimientos desarrollados adoptados mediante el sistema de gestión de calidad, seguridad y salud en el trabajo.

2. Identificar las necesidades de capacitación de acuerdo a los conocimientos básicos

requeridos por nivel jerárquico.

3. Planear, programar y ejecutar de manera racional el cronograma de capacitación.

4. Fortalecer las competencias técnicas y comportamentales de los servidores públicos.

5. Elevar los valores institucionales a través de la Inducción y Reinducción de los servidores públicos.

6. Estimular la capacidad del trabajo en equipo.

7. Gestionar con otras entidades públicas y privadas apoyo en procesos de capacitación.

PLAN DE TRABAJO: Conforme a lo establecido en el componente de talento humano contemplado en el Modelo Integrado de planeación y de gestión MIPG; el resultado del diagnóstico FURAG II, y el resultado de la aplicación de la matriz GETH, aplicados en la Entidad; se evidenciaron las siguientes necesidades de capacitación; que deberán adelantarse por el Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca durante la vigencia 2019.

1. Gestión del talento humano 2. Integración cultural 3. Planificación, desarrollo territorial y nacional 4. Relevancia internacional 5. Buen Gobierno 6. Contratación Pública 7. Cultura organizacional 8. Derechos humanos 9. Gestión administrativa 10. Gestión de las tecnologías de la información 11. Gestión documental

12. Gestión Financiera 13. Gobierno en Línea 14. Innovación 15. Participación ciudadana 16. Servicio al ciudadano 17. Sostenibilidad ambiental 18. Derecho de acceso a la información

Adicionalmente se deben tener en cuenta los procesos formativos:

1. Inducción y reinducción.

2. Entrenamiento en el puesto de trabajo – proyectados por las áreas de la Entidad: Gerencia General, Subgerencia Administrativa y Financiera, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Control Interno.

3. Nuevo sistema de capacitación Acuerdo 617 de 2018 “Por el cual se establece el Sistema

Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba”.

4. Código de Integridad – Valores Institucionales. Igualmente se integra al plan de capacitación de la Entidad los requerimientos identificados dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo:

10. Campaña Taller Hábitos de vida saludable, alimentación, alcoholismo, adicciones y tabaquismo)

11. Capacitación convivencia laboral 12. Taller - Pausas activas 13. Capacitación Manejo del estrés 14. Capacitación Resolución de conflictos y Comunicación asertiva 15. Capacitación de Trabajo en equipo 16. Capacitación Manejo Defensivo y mecánica básica 17. Taller Autocuidado 18. Capacitación Como Actuar en caso de un Accidente de Transito

Por último se realizó una identificación de competencias según el manual de funciones:

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DURACIÓN: El Plan Institucional de Capacitación tendrá vigencia hasta el 31 de diciembre de 2019.

IDENTIFICACIÓN: Se determinarán las necesidades de capacitación, teniendo en cuenta los resultados de las encuestas de las diferentes dependencias, las auditorías, las evaluaciones de desempeño y los lineamientos normativos aplicables de medición de la gestión del talento humano en la entidad. CARACTERIZACIÓN: Teniendo en cuenta las necesidades identificadas, se priorizarán los programas que identificaron como prioritarios de acuerdo a los instrumentos aplicados, a los que podrán aplicar los funcionarios del Instituto departamental de Acción Comuna de Cundinamarca.

EVALUACIÓN: Al término de cada programa, los asistentes deberán evaluar el nivel de satisfacción de acuerdo con el formato dispuesto por la Entidad para tal fin. CUMPLIMIENTO AL PLAN DE CAPACITACIÓN. Para realizar el control, seguimiento y evaluación del cumplimiento del Plan de Capacitación planteado para la presente vigencia, se tendrán en cuenta los siguientes indicadores: Presupuesto ejecutado en capacitación * 100 Presupuesto apropiado Capacitación Total de funcionarios capacitados * 100 Total de funcionarios de la entidad

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contrata

ción

RECURSOS Los recursos empleados para desarrollar el presente plan de capacitación, estarán conformes a la aprobación del presupuesto de la vigencia 2019 para el rubro de capacitación, por valor de $ 20.000.000 Igualmente, la Entidad gestionará ante entidades públicas y privadas capacitaciones que beneficien a los funcionarios. GLOSARIO Capacitación.- “Es el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como informal, de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios y al eficaz desempeño del cargo”. Competencia. - “Es la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores y actitudes”. Formación. - Es entendida en la referida normatividad sobre capacitación como los procesos que tiene por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. Educación No Formal. - La Educación No Formal, hoy denominada Educación para el trabajo y el Desarrollo Humano comprende la formación permanente, personal, social y cultural, que se fundamenta en una concepción integral de la persona, que una institución organiza en un proyecto educativo institucional, y que estructura en currículos flexibles sin sujeción al sistema de niveles y grados propios de la educación formal. Educación Informal. - La educación informal es todo conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados. Educación Formal. - Se entiende por educación formal aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujeción a pautas curriculares progresivas, y conducente a grados y títulos. Inducción. - Proceso para dar a conocer a los nuevos servidores públicos la información básica de la entidad y del cargo a desempeñar.

Reinducción. - Proceso para reforzar, actualizar y dar a conocer a los antiguos servidores públicos, los cambios y/o modificaciones en la información básica de la entidad, normatividad, políticas y demás aspectos relacionados con la entidad o con el cargo que desempeña. Servidor público. - El artículo 123 de la Constitución Nacional, establece que: ” son servidores públicos “los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado, y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución”.

6.4 Plan de seguridad y salud en el trabajo

OBJETIVO Establecer un plan de trabajo para el año en curso donde se pueda planificar actividades enfocadas al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca - IDACO ALCANCE: El presente plan de trabajo cubre el Sistema de Gestión en Salud y Seguridad en el Trabajo del IDACO para el año 2019 METAS: Cumplir el 90% de las actividades planteadas. PLAN DE TRABAJO 2019.

ACTIVIDAD PERIODICIDAD

Realizar una evaluación anual del Sistema de Gestión en SST Anual P*

E*

Revisión y Actualización de Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, política de prevención de consumo de alcohol drogas y tabaco y política de seguridad vial y divulgación al personal, dejar evidencia de su divulgación a todos los trabajadores, lista de asistencia. Publicarla.

Anual P*

E*

Revisión y/o actualización de la estructura de Objetivos y Metas en SST Anual P*

E*

Revisión, actualización de matriz de Identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos, incluyendo contratistas y terceros

Anual P*

E*

Identificar los requisitos legales en SST y aplicables a la empresa Anual P*

E*

Revisión y Actualización de Reglamento de Higiene y Seguridad, divulgación al personal, dejar evidencia de su divulgación a todos los trabajadores, lista de asistencia.

Anual P*

E*

Asignación de presupuesto para la ejecución del SG SST Anual P*

E*

Realizar revisión y/o actualización de los documentos del Sistema de Gestión SST definidos Anual P*

E*

SGSST

Evaluación de desempeño y responsabilidades Anual P*

E*

Realizar seguimiento del Programa de Capacitación Semestral P*

E*

INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN

Inducción / Reinducción Mensual P*

E*

Campaña Hábitos de vida saludable, alimentación, alcoholismo, adicciones y tabaquismo) Mensual P*

E*

Capacitación convivencia laboral Mensual P*

E*

Pausas activas Mensual P*

E*

Manejo del estrés Mensual P*

E*

Resolución de conflictos y Comunicación asertiva Mensual P*

E*

Capacitación de Trabajo en equipo Mensual P*

E*

Manejo Defensivo y mecánica básica Mensual P*

E*

Autocuidado Mensual P*

E*

Capacitación Como Actuar en caso de un Accidente de Transito Mensual P*

E*

Comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo Mensual P*

E*

Higiene postural (ajuste de silla, etc) Mensual P*

E*

Brigada de Emergencia Mensual P*

E*

Comité de Convivencia Laboral Mensual P*

E*

Técnicas de relajación Meditación y Yoga Mensual P*

E*

SEGUIMIENTO A PROGRAMAS

Seguimiento a ejecución del programa Locativo Mensual P*

E*

Seguimiento a ejecución del programa de Seguridad Vial Mensual P*

E*

Seguimiento a ejecución del programa Biomecánico Mensual P*

E*

Seguimiento a ejecución del programa Psicosocial Mensual P*

E*

Seguimiento a ejecución del programa Mantenimiento Mensual P*

E*

MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO - PROMOCIÓN DE ESTILOS DE VIDA Y ENTORNO SALUDABLE

Revisión y actualización de profesiograma para exámenes de ingreso/periódico y de egreso de acuerdo a las actividades a realizar

Anual P*

E*

Campañas informativas acerca de la prevención de accidentes recreo-deportivos. Anual P*

E*

Realización de campañas de estilos de vida saludable, envío folletos de información asociadas a prevención de consumo de alcohol, tabaco y drogas.

Anual P*

E*

Rumbo terapia Mensual P*

E*

Promover realización de ejercicio en los funcionarios - seguimiento a Contratos o convenios con gimnasios

Anual P*

E*

Realización de exámenes Ocupacionales Anual P*

E*

Registrar, caracterizar y analizar la accidentalidad / enfermedad Laboral Mensual P*

E*

Registrar, caracterizar y analizar el ausentismo. Mensual P*

E*

Realización de campañas de prevención de Riesgos de Salud Publica Anual P*

E*

Realizar Exámenes periodicos Anual P*

E*

Actualizar el perfil sociodemográfico de la población trabajadora Anual P*

E*

SANAMIENTO BASICO

Seguimiento al Mantenimiento de tanques de almacenamiento de agua Anual P*

E*

HIGIENE INDUSTRIAL

Realizar medición de iluminación Anual P*

E*

Realizar inspección de puestos de trabajo Anual P*

E*

Seguimiento a eficacia de controles implementados Mediciones Higiénicas de Iluminación Anual P*

E*

SEGURIDAD INDUSTRIAL

Inspección de EPP Trimestral P*

E*

Inspección Locativa de Archivo Bimensual P*

E*

Inspección Locativa de Oficinas Bimensual P*

E*

Inspección Mensual de Vehículos Mensual P*

E*

Inspección Preoperacional de Vehículos Diaria P*

E*

Seguimiento a los hallazgos y Planes de acción derivados de inspecciones / reportes de Actos y/o condiciones Inseguras

Permanente P*

E*

Revisión y actualización de inventario de productos químicos Rotulación de prod. Químicos, socialización y verificación en sitio de MSDS

semestral P*

E*

PREPARACIÓN PARA EMERGENCIAS

Actualización plan de Emergencias Anual P*

E*

Divulgación del plan de Emergencias Anual P*

E*

Simulacro Anual P*

E*

inspección de camilla y botiquín Bimensual P*

E*

Inspección de Extintores Bimensual P*

E*

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Establecimiento/seguimiento de acciones correctivas (AC) y preventivas (AP) y Planes de acción Mensual P*

E*

Seguimiento a la Ejecución Presupuestal semestral P*

E*

MOTIVACION - PARTICIPACION - CONSULTA

Conformación COPASST 2019-2021 Anual P*

E*

Reuniones de Copasst Mensual P*

E*

Conformación COMITÉ DE CONVIVENCIA 2019-2021 Anual P*

E*

Reuniones de Comité de Convivencia Trimestral P*

E*

Verificar el cumplimiento de los planes de acción, programas y actividades propuestas Mensual P*

E*

Seguimiento y análisis de Metas y Objetivos SST Mensual P*

E*

Revisión por la dirección consolidando la información Anual P*

E*

Auditoria Interna Anual P*

E*

PROGRAMA DE GESTIÓN LOCATIVO-ORDEN Y ASEO OBJETIVO DEL PROGRAMA: Establecer e implementar un programa que prevenga la ocurrencia de accidentes e incidentes relacionados con instalaciones locativas y orden y aseo ALCANCE: Aplica para todas las actividades administrativas del IDACO METAS: Cumplir el 90% de las actividades planteadas. Mantener en cero los accidentes con lesión o incapacidad relacionados con riesgo locativo. Capacitar el 90% del personal que desarrolle actividades relacionadas con riesgo locativo" PLAN DE TRABAJO.

ACTIVIDAD

FASE 1. PLANEACIÓN

Revisión y actualización de la matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles.

P*

E*

FASE 2. INTERVENCIÓN

Socialización de Reporte de actos y condiciones P*

E*

Seguimiento a reporte de actos y condiciones P*

E*

Seguimiento a programa de mantenimiento de instalaciones P*

E*

Adecuación área de archivo P*

E*

Capacitación de autocuidado P*

E*

Campañas de orden y aseo P*

E*

Inspecciones locativas P*

E*

FASE 3. VERIFICACIÓN DE EFECTIVIDAD DEL PROGRAMA

Seguimiento a indicadores relacionados con seguridad vial P*

E*

Seguimiento de acciones preventivas y/o correctivas generadas

P*

E*

PROGRAMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD VIAL OBJETIVO DEL PROGRAMA: Establecer e implementar un programa que prevenga la ocurrencia de accidentes e incidentes relacionados con la seguridad vial ALCANCE: Aplica para todas las operaciones o actividades relacionadas con transporte terrestre desarrolladas por trabajadores del IDACO y sus contratistas. METAS: "Cumplir el 90% de las actividades planteadas. Mantener en cero los incidentes con lesión o incapacidad relacionados con riesgo de seguridad vial en el año 2019. Capacitar el 90% del personal que desarrolle actividades relacionadas con manejo de vehículos."

ACTIVIDAD

FASE 1. PLANEACIÓN

Revisión y actualización de la matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles.

P*

E*

Revisión y actualización del Normograma con los requisitos legales en transporte P*

E*

Definición de exámenes ocupacionales para conductores. P*

E*

Definición de Política de Seguridad Vial P*

E*

Revisión y actualización de la Política de Prevención en consumo de Alcohol Tabaco y drogas Alucinógenas

Definición de normas de seguridad vial P*

E*

Diseño de matriz control de vehículos y conductores P*

E*

FASE 2. INTERVENCIÓN

Divulgación de política de seguridad vial - Política de Prevención en consumo de Alcohol Tabaco y drogas Alucinógenas

P*

E*

Socialización de normas de seguridad vial P*

E*

Realización de exámenes médicos periódicos a conductores P*

E*

Capacitación en manejo defensivo y mecánica básica P*

E*

P*

Divulgación de legislación aplicable en transporte a conductores. (Entrega de código de tránsito a conductores)

E*

Implementación matriz de conductores y vehículos. P*

E*

Seguimiento a Mantenimiento preventivo a vehículos P*

E*

Capacitación Como Actuar en caso de un Accidente de Transito

Inspecciones preoperacionales a vehículos P*

E*

Inspecciones Mensuales a vehículos P*

E*

FASE 3. VERIFICACIÓN DE

EFECTIVIDAD DEL PROGRAMA

Seguimiento a indicadores relacionados con seguridad vial P*

E*

Seguimiento de acciones preventivas y/o correctivas generadas P*

E*

PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA PARA PREVENCIÓN DE PATOLOGIAS OSTEOMUSCULARES OBJETIVO DEL PROGRAMA 1. Proteger a los trabajadores de IDACO durante la realización de su trabajo de lesiones musculo

esqueléticas mediante el control de factores adversos, diagnóstico precoz, tratamiento, seguimiento de la enfermedad y especialmente de la promoción de estilos de vida y trabajo saludables

2. Establecer mecanismos que permitan identificar, evaluar y controlar condiciones biomecánicas adversas a los trabajadores en los sitios de trabajo

3. Establecer mecanismos que permitan identificar la población expuesta a condiciones biomecánicas adversas en los sitios de trabajo

4. Determinar la prevalencia de patología musculo esqueléticas relacionada con la exposición a carga física y/o manipulación manual de carga

5. Garantizar el cumplimiento de las actividades de promoción de la salud y prevención de enfermedades musculo esqueléticas de los trabajadores involucrados en el PVE para manejo de carga y postura"

ALCANCE: El programa de vigilancia epidemiológica para riesgo biomecánico por posturas y movimientos repetitivos está elaborado para los trabajadores del IDACO, con el propósito de recopilar la información pertinente para orientar las actividades de prevención de lesiones musculo esqueléticas con el apoyo y participación de las áreas administrativa y operativa de la organización. METAS : Cumplir el 95% de las actividades planteadas. Tasa de ausentismo <=0,03 - 24 días al año por cada 23 trabajadores (2 días al mes por cada 23 trabajadores). Cubrir el 80% del personal expuesto en las capacitaciones y charlas relacionadas. Incidencia <= 0.34 - 1 caso nuevo al año. Prevalencia <= 0,69 - 2 casos prevalentes durante el año"

ACTIVIDAD

FASE 1. PLANEACIÓN

Revisión y actualización de la matriz de peligros. P*

E*

Establecer grupos de intervención según presencia de sintomatología (asintomáticos, sintomáticos y diagnósticos confirmados). Clasificación del personal en los grupos de vigilancia epidemiológica.

P*

E*

Aplicación de pruebas tamizaje a través de encuestas de morbilidad sentida para sistema musculo esquelético a los trabajadores expuestos.

P*

E*

FASE 2. INTERVENCIÓN

Realizar exámenes médicos Ocupacionales con énfasis osteomuscular P*

E*

Seguimiento a ausentismo patologías osteomusculares P*

E*

Charlas de educación y reforzamiento en higiene de columna y manejo postural P*

E*

Notificación al trabajador con diagnostico confirmado y remisión al especialista para vigilancia y seguimiento médico ocupacional. Remisión a EPS de personal con patología Osteomuscular

P*

E*

Seguimiento a actividades de prevención de riesgo biomecánico: * pausas activas: que permita periodos de micro recuperación en los diferentes segmentos a nivel osteomuscular.

P*

E*

Capacitación en Hábitos de vida saludable P*

E*

Capacitación pausas Activas P*

E*

Capacitación Autocuidado P*

E*

Capacitación en higiene postural P*

E*

Implementación de recomendaciones derivadas del estudio ergonómico. P*

E*

Solicitud a la IPS del Diagnóstico de condiciones de salud de los trabajadores del IDACO P*

E*

Clases grupales ( Rumba aeróbica) P*

E*

Revisión de cumplimiento en las recomendaciones personales y grupales por los hallazgos del diagnóstico de salud de los trabajadores del IDACO.

P*

E*

FASE 3. VERIFICACIÓN DE EFECTIVIDAD DEL PROGRAMA

Seguimiento a personal enviado a EPS P*

E*

Seguimiento a indicadores relacionados con lesiones osteomusculares P*

E*

Seguimiento de acciones preventivas y/o correctivas generadas P*

E*

PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA PSICOSOCIAL OBJETIVO DEL PROGRAMA: Establecer un programa que minimice la exposición de los trabajadores a factores de riesgo psicosocial

ALCANCE: Aplica para todas las operaciones o actividades desarrolladas por trabajadores del IDACO METAS "Cumplir el 90% de las actividades planteadas. Tasa de ausentismo 0,01 - 12 días al año por cada 22 trabajadores (1 dia al mes por cada 22 trabajadores). Cubrir el 80% del personal expuesto en las capacitaciones y charlas relacionadas. Incidencia <= 0,3 (1 caso nuevo al año). Prevalencia <= 0,69 (2 casos prevalentes durante el año)"

ACTIVIDAD

FASE 1. PLANEACIÓN

Revisión y actualización de la matriz de peligros. P*

E*

Revisión de diagnósticos de salud para identificar posibles patologías relacionadas P*

E*

Aplicación instrumento guía para evaluación de condiciones de trabajo - Batería del Ministerio (Factores intralaborales, extralaborales e individuales)

P*

E*

FASE 2. INTERVENCIÓN

Sensibilización dirigida a prevenir el acoso laboral P*

E*

Seguimiento a ausentismo patologías derivadas de Estrés P*

E*

Reuniones de comité de Convivencia. P*

E*

Presentación de informes trimestrales de la Gestión del Comité de Convivencia Laboral a la alta gerencia

P*

E*

Presentación de informes anuales de la Gestión del Comité de Convivencia Laboral a la alta gerencia

P*

E*

Actividad encaminada al desarrollo de Competencias en Administración del Tiempo y Manejo del Tiempo Libre

P*

E*

Capacitación Hábitos de vida saludable, alimentación, alcoholismo, adicciones y tabaquismo) P*

E*

Capacitación Comunicación asertiva P*

E*

Capacitación Pausas activas P*

E*

Capacitación Manejo del estrés P*

E*

Capacitación de Trabajo en equipo P*

E*

Capacitación Resolución de conflictos P*

E*

Capacitación Comité de Convivencia Laboral P*

E*

Capacitación Técnicas de relajación Meditación y Yoga P*

E*

Clases grupales ( Rumba aeróbica) P*

E*

Socializar la ley de acoso laboral con los trabajadores P*

E*

Socialización de perfiles de cargo P*

E*

Establecimiento de vías para resolver los conflictos de forma objetiva y democrática P*

E*

FASE 3. VERIFICACIÓN DE EFECTIVIDAD DEL

PROGRAMA

Seguimiento a indicadores de cumplimiento del programa P*

E*

Seguimiento de acciones preventivas y/o correctivas generadas P*

E*

8. Seguimiento y evaluación

8.1 Herramientas de seguimiento

Conforme a lo establecido en el componente de talento humano contemplado en el Modelo Integrado de planeación y de gestión MIPG; se realizará seguimiento con la aplicación de la matriz GETH, aplicados en la Entidad.

8.2 Indicadores

PROCESO INDICADOR FORMULA TIPO META LIMITE

SUPERIOR LIMITE

INFERIOR RESPONSABLE ÁREA FUENTE PERIODICIDAD

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

26-Medir la eficacia del plan de Capacitación de la entidad

(Presupuesto Ejecutado en capacitación/Presupuesto Apropiado capacitación)*100

Eficacia 85% 100% 80% Profesional

Talento Humano SAF Presupuesto Mensual

27-Cobertura de capacitación

(Total de funcionarios capacitados/total de funcionarios de la entidad)*100

Cobertura 85% 100% 80% Profesional

Talento Humano SAF

Plan de capacitación

Mensual

28-Eficiencia en la evaluación de desempeño

Promedio (fecha de evaluación-fecha de

solicitud de evaluación) Eficiencia

15 días calendario siguientes

al corte

28 días calendario siguientes

al corte

10 días calendario siguientes

al corte

Profesional Talento Humano

SAF Evaluaciones

de desempeño

Semestral

8.3 Resultados FURAG

La gestión de Talento Humano se evaluará a través del instrumento de política diseñado para la verificación y medición de la evolución de MIPG: el FURAG. Los resultados obtenidos de esta medición permitirán la formulación de acciones de mejoramiento a que haya lugar para el siguiente año.

8.4 Revisión de la eficacia de las Acciones del Plan Estratégico

Se hará seguimiento mediante el control en la matriz de indicadores, y durante las reuniones de seguimiento en el comité de gestión y desempeño

9. Mejoramiento continuo

9.1 Correcciones, acciones correctivas y mejoras. Actualmente no se cuenta con planes de mejoramiento suscritos, toda vez que se encuentra pendiente la evaluación al segundo semestre del año 2018, el cual generara acciones correctivas y de mejora individual, las cuales serán incluidas dentro del presente plan.

10. Conclusiones y recomendaciones. El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, cuenta con un Plan Estratégico de Talento Humano que incluye todos los planes relacionados en el decreto 612 de 2018.

11. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS:

11.1 IDENTIFICACION DE LA SITUACION ACTUAL:

Para la identificación de la situación actual del archivo se tiene como base los siguientes documentos:

Matriz DOFA.

Formato Único de Reporte de Avance de la Gestión FURAG

Formato de diagnóstico MIPG

Otras herramientas que faciliten la evaluación de la administración y gestión del archivo del Instituto. 11.1.1 MATRIZ DOFA:

Debilidades Oportunidades

D1. No continuidad del personal que apoya la actividades propias de archivo

O1. Ampliación de planta de personal del Instituto.

D2. Herramientas tecnológicas insuficientes para el desarrollo de actividades propias del archivo.

O2. Compra de herramientas tecnológicas que permitan el adecuado desarrollo de la función archivística.

D3. Desconocimiento de los procesos técnicos de archivo por parte de las áreas productoras de la información.

O3. Implementación de cronograma de capacitaciones en materia de gestión documental para todo el personal del Instituto.

D4. Ausencia de personal encargado de la infraestructura tecnológica

O4.Creación del cargo de tecnología.

D5. Falta de apropiación por parte de la alta gerencia en temas relacionados con gestión documental.

O5. Revisión de los procesos y procedimiento del área de Gestión Documental

Fortalezas Amenazas

F1.Implementación del sistema de gestión de calidad. A1.Áreas destinadas para la custodia del acervo documental insuficientes a mediano plazo.

F2. Conocimiento de los procesos técnicos por parte de gestión documental del Instituto.

A2. Cambio de administración y modelos de operación a nivel departamental.

F3.Implementación de mecanismos que permiten la oportuna respuesta a las solicitudes de información tanto de usuarios internos y externos.

A3.Presupuesto insuficiente para suplir las necesidades del Instituto.

F4.Implementación del modelo de administración de unidades de información centralizado.

A4. Ausencia de objetivos estratégicos que permitan el direccionamiento del Instituto.

A5. Demoras por parte de los entes de control para la aprobación de instrumentos archivísticos.

11.1.2 RIESGOS Y EJES ARTICULADORES:

EJES ARTICULADORES

ASPECTOS CRITICOS

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

ACCESO A LA INFORMACION

PRESERVACION DE LA INFORMACION

ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD

FORTALECIMIENTO Y ARTICULACION

No continuidad del personal que apoya la actividades propias de archivo

Perdida de información por no unicidad del expediente,

Dificultad en la recuperación de la información los documentos que conforman un expediente

al no tener unicidad de un expediente la manipulación constante de los documentos contribuye al deterioro de los mismo

dificultad de descripción del expediente por no estar unificado

Generar mecanismos que permitan la continuidad del desarrollo de las actividades de archivo según modelos de contratación establecidos por ley

Herramientas tecnológicas insuficientes para el desarrollo de

dificultad en cuanto a la descripción y recuperación de la

La falta de un sistema de información el cual permita la interacción de los

La utilización de herramientas tecnológicas inadecuadas genera riesgo de

Riesgo de filtración de información por inadecuados

Inclusión dentro del plan anual de adquisiciones el estudio de la implementación

actividades propias del archivo.

información que administra el archivo

usuarios con la información genera concentración por parte del archivo y en consecuencia demoras en la búsqueda y recuperación de información.

pérdida de información en los procesos de descripción documental.

modelos de seguridad que no permiten las herramientas tecnológicas actualmente utilizadas y modernización de las herramientas tecnológicas.

de sistemas de administración de archivos y modernización de los equipos tecnológicos

Desconocimiento de los procesos técnicos de archivo por parte de las áreas productoras de la información.

Archivo de la documentación por parte de las aéreas que conforman el instituto de forma inadecuada

demoras en la recuperación de información por archivar documentos de forma errónea en los expedientes

manipulación constante de los expedientes disminuyen la conservación de los documentos

sustracción de los documentos que conforman los expedientes

Generar mecanismos como capacitaciones periódicas, que permitan un adecuado archivo de los documentos tanto de las aéreas productoras, como del área de archivo.

Falta de apropiación por parte de la alta gerencia en temas relacionados con gestión documental.

La falta de definición de objetivos estratégicos, dificultan la articulación de la gestión documental con la visión y la misión del Instituto

establecimiento de modelos de recuperación de información erróneos por parte del área de gestión documental

Adquisición de herramientas tecnológicas que no suplen las necesidades reales del Instituto en cuanto a la administración de los archivos.

Establecer objetivos estratégicos por parte de la alta gerencia que permitan la articulación de la función archivística con las necesidades reales del instituto.

11.2 OBJETIVOS: 11.2.1 OBJETIVOS GENERALES:

Normalizar la producción documental al interior del Instituto Departamental de Acción Comunal de

Cundinamarca IDACO.

Racionalizar la producción documental tenido en cuenta los procesos y procedimientos establecidos

por el IDACO.

Articular la función archivística entro con el Modelo Integrado de Gestión y Planeación y Gestión

MIPG.

11.3. DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS.

ESTRATEGIAS DE SUPERVIVENCIA DO ESTRATEGIAS DE SUPERVIVENCIA FA

D2-O2: inclusión dentro del plan anual de adquisiciones la compra de herramientas tecnológicas (HW Y SW) que permitan el adecuado desarrollo de la función archivística en el Instituto

F1-O5: Actualización por parte de las áreas que conforman el instituto de los procedimientos que conforman el sistema de gestión de calidad

D3-O3: Elaboración de cronograma de capacitación y recolección de temas de interés en materia archivística al interior del Instituto

F4-A1: administración de series documentales sensibles de riesgo de corrupción que manejan las áreas productoras por parte del archivo central, garantizando el acceso a la información por vías electrónicas.

D1-O1: Ampliación de la planta de personal base correspondiente al área de gestión documental

ESTRATEGIAS DE CRECIMIENTO FO ESTRATEGIAS DE FUGA DA

F1-O5: Revisión de los procesos y procedimientos asociados al área de gestión documental de conformidad con la normatividad vigente.

D5-A4: Formular objetivos estratégicos, que permitan el adecuado direccionamiento de la operación del Instituto

F2-O3: Capacitar al personal de gestión documental en normatividad de archivo de conformidad con legislación nueva.

D1-A2:

F4-O2: Adquisición de herramientas tecnológicas que permitan la administración de series documentales por medios electrónicos, para garantizar posibles fugas de información y deterioro de la memoria institucional.

F3-O2: Implementación de tecnologías de información que permitan la optimización a la respuesta oportuna a las solicitudes de información del usuario interno y externo, y que contribuyan a la conservación de la memoria institucional.

Así las cosas y con el fin de identificar la cadena de valor en los procesos de gestión documental a continuación se expone el modelo de operación.

12. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE SERVICIO AL CIUDADANO.

OBJETIVOS DEL PLAN

Objetivo General

Definir actividades concretas encaminadas a fomentar la transparencia en la gestión que permitan la identificación, seguimiento y control oportuno de los riesgos; la racionalización de los trámites y servicios, en procura de contar con una Entidad que lucha contra la corrupción de manera efectiva, aplicando los principios de transparencia, eficiencia administrativa y buen gobierno

Objetivos Específicos

- Sensibilizar a los funcionarios y colaboradores de la entidad para que las estrategias anticorrupción y

de atención al ciudadano sean de aplicación permanente.

- Promover la gestión eficiente basada en valores institucionales y personales que se reflejen en cada

una de nuestras actuaciones.

- Tener en cuenta las opiniones, sugerencias y necesidades de los diferentes sectores que conforman

la comunidad para que todos nuestros esfuerzos se dirijan a cumplir con sus expectativas.

Metodología del Plan En la actualización del presente Plan, se tomó como documento orientador las “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, que es una herramienta de tipo preventivo para el control de la gestión que consta de cinco componentes autónomos e independientes con parámetros y soporte normativo propio. Además se tomaron como base los insumos institucionales con que se cuenta en cumplimiento de la gestión de calidad de la entidad.

DESPLIEGUE ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Misión El Instituto Departamental de Acción Comunal es un establecimiento público descentralizado, tendrá como misión, la ejecución de la política Departamental de acción comunal y la gestión de proyectos de fomento a la participación ciudadana y comunitaria de acuerdo con la política establecida por el gobernador del departamento y en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales que regulan la materia. Visión

El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca para el año 2020 será una entidad ampliamente reconocida en el ámbito Departamental y Nacional, puesto que pretenderá generar de manera constante espacios incluyentes de integración ciudadana caracterizados por la transparencia de un buen Gobierno, enfocados hacia la formación de nuevos liderazgos.

Objetivos Corporativos

a. Fortalecer los escenarios de participación comunitaria, a través de acciones para la participación social y ciudadana, mediante la ejecución de obras de interés comunitario en espacios públicos que expresan soluciones compartidas de las necesidades que involucran a las comunidades y la administración departamental.

b. Fortalecer a las organizaciones sociales mediante la formulación de proyectos participativos y la ejecución de obras de interés comunitario, aplicando metodologías y tecnologías diseñadas por la entidad.

c. Atender todo lo relativo a ejecución de la política de acción comunal, la promoción de la participación ciudadana y la financiación de proyectos participativos ciudadanos y comunitarios.

d. Promover una efectiva cooperación pública comunitaria y de apoyo a nivel local para solucionar las demandas de las comunidades organizadas y de las juntas de acción comunal, convocando los distintos sectores de la administración departamental y de los municipios.

e. Servir como órgano asesor del Gobierno Departamental para la formulación de la política de participación ciudadana de promoción y fortalecimiento de las juntas de acción comunal.

Política de Calidad En el Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca IDACO, estamos comprometidos con la excelencia de nuestros servicios a través del trabajo articulado con los organismos comunales, mediante acciones de orientación, formación, promoción y su fortalecimiento, teniendo como base fundamental el Talento Humano institucional, el cumplimiento de los requisitos legales, organizacionales y del cliente, y la focalización de nuestros esfuerzos en el mejoramiento continuo de nuestros procesos, para una mayor satisfacción de nuestros usuarios y partes interesadas.

COMPONENTES DEL PLAN

1. Gestión del Riesgo de corrupción – Mapa de Riesgos de corrupción

2. Racionalización de trámites.

3. Rendición de Cuentas

4. Mecanismos para mejorar la atención al Ciudadano

5. Mecanismos para la Transparencia y acceso a la información.

6. Iniciativas adicionales PRIMER COMPONENTE: GESTION DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, implementó el procedimiento de administración del riesgo que describe la metodología propuesta en los documentos “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” y la “Guía para la Gestión de Riesgo de Corrupción”

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCIÓN COMUNAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

PRIMER COMPONENTE: MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Misión: El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca es un establecimiento público descentralizado, tendrá como misión, la ejecución de la política Departamental de acción comunal y participación ciudadana; y la

gestión de proyectos de fomento a la participación ciudadana y comunitaria de acuerdo con la política establecida por el gobernador del departamento y en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales que regulan la

materia.

IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO

PROCESO Causas Riesgo No./Descripción

Probabilidad de

materialización.

VALORACIÓN Tipo de

control

Administración del riesgo.

Acciones Responsable Indicador

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Presupuesto variable para el desarrollo misional.

1 La entidad no cuenta con un presupuesto asignado que permita hacer una planeación efectiva. Está sujeta a adiciones y traslados del nivel central.

Casi Seguro Correctivo Reducción del riesgo Gestionar con el nivel central la asignación de presupuesto acorde a los compromisos proyectados por la entidad.

Gerente General Presupuesto Asignado/Cumplimiento de metas.

ORIENTACIÓN AL

CIUDADANO

Derechos de petición

incumplidos o no resueltos.

2 Redacción confusa del derecho de

petición. Radicación errada.

Posible Preventivo Evitar el riesgo Asignar al funcionario por áreas para el seguimiento cotidiano de la correspondencia recibida y represada. Jornadas periódicas de respuestas a oficios próximos a vencimiento.

JEFES DE ÁREA

Derechos de petición radicados/Derechos de petición resueltos.

GESTIÓN FINANCIERA

Error en la Planeación

Presupuestal, PAA y giros.

3 Disminución del presupuesto

desde del nivel central.

Casi seguro Correctivo Reducción del riesgo Revisar el anteproyecto de presupuesto y el PAA con la subgerencia administrativa antes de ser enviado a la secretaría de hacienda.

Profesional encargado de presupuesto y

Subgerente Administrativa y

Financiera.

Ejecución del presupuesto/ cumplimiento de metas.

Error en el pago de las facturas

4 Errores en facturación por parte de proveedores. Falta de revisión de la facturación que favorece los errores.

Casi seguro Correctivo Reducción del riesgo Realizar controles en las facturas y/o cuentas de cobro de acuerdo al contrato antes de realizar el pago.

Encargados de presupuesto, contabilidad y

tesorería.

Facturación/Pagos efectivos

SEGUNDO COMPONENTE: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES En el marco de la política de racionalización de trámites del Gobierno Nacional y con el objeto de dar cumplimiento a este componente el Instituto Departamental de Acción comunal de Cundinamarca, ha venido realizando la migración de los trámites aprobados por el DAFP a la plataforma SUIT; como resultado de lo anterior, en este momento contamos con 5 tramites normalizados por el DAFP, para las organizaciones comunales, que ha permitido acercarlas a los servicios que presta el Instituto, los cuales se relacionan a continuación.

Nº DEPENDENCIA NOMBRE_DEL_TRAMITE

1

Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca

Apertura y registro de libros de las organizaciones comunales de primero y segundo grado del Departamento de Cundinamarca

2 Certificación de Personería Jurídica y representación legal de las organizaciones comunales de primer y segundo grado en el Departamento de Cundinamarca

3 Inscripción de dignatarios de las organizaciones comunales de primero y segundo grado del Departamento de Cundinamarca

4 Inscripción o reforma de estatutos de las organizaciones comunales de primer y segundo grado del Departamento de Cundinamarca

5 Reconocimiento y registro de personería jurídica de los organismos de acción comunal de primero y segundo grado en el Departamento de Cundinamarca

TRAMITES PUBLICADOS EN EL SUIT VERSIÓN 2.0 TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS Este componente se desarrolla en atención al artículo 78 del Estatuto Anticorrupción y al artículo 48 de la Ley 1757 de 2015 de Promoción y protección al derecho a la Participación Ciudadana, los cuales señalan que la estrategia de Rendición de Cuentas hace parte del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, para lo cual todas las entidades y organismos de la administración Pública deben rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía como una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno en el marco de la ley. El IDACO, ha realizado esta actividad y está comprometido en continuar desarrollando este componente como un ejercicio que ha permitido acercarse a los organismos comunales, trabajando de manera permanente en el fortalecimiento de sus mecanismos de comunicación; esto con el objetivo de fomentar espacios de interacción con el instituto que fortalecen la gestión y administración de las juntas de acción comunal en sus territorios. La Gerencia General del IDACO, permanentemente da cuenta de la gestión realizada por el Instituto a la comunidad que asiste a las diferentes actividades programadas, permitiendo la interacción con la comunidad, Además, se reporta la

información correspondiente al avance de metas del Plan Departamental de Desarrollo, ejecuciones presupuestales, contratación realizada y la focalización de la inversión, periódicamente al sector central Secretaría de Planeación Departamental, quien compila la información para programar posteriormente la rendición de cuentas del señor Gobernador, la que se ha venido realizando a través de audiencias públicas, dirigidas a los diferentes grupos poblacionales. En forma masiva y constantemente a través de las redes sociales, correos electrónicos, página web, prensa escrita y radial; se ha informado respecto de las actividades realizadas, logrando fortalecer el uso de las nuevas tecnologías en las juntas de acción comunal, retroalimentación de información a nuestros líderes comunales. CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Para el Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, la atención al ciudadano es uno de los Ejes fundamentales de la misión institucional y quehacer cotidiano, motivo por el cuál en nuestro Sistema de Gestión de Calidad éste factor cuenta con un Proceso específico denominado Orientación al Usuario que consta de dos procedimientos debidamente caracterizados y que están enmarcados en el área misional de la Entidad.

1. Procedimiento de Orientación al Ciudadano:

Mediante éste procedimiento se han establecido los canales y actividades a seguir para la atención, orientación y resolución de inquietudes de la ciudadanía; El procedimiento aplica a todas las consultas físicas o virtuales que presentan los ciudadanos a los funcionarios del Instituto Departamental de Acción Comunal y Participación Ciudadana frente a la labor misional de la entidad. El procedimiento contempla ente otras actividades de manera explícita la recepción y registro del usuario, la identificación de la solicitud, la respuesta a la solicitud y la evaluación de la satisfacción; la configuración de todo el procedimiento ha dado paso a la implementación de un protocolo completo de atención al ciudadano.

2. Procedimiento de Trámite de derechos de petición y solicitudes.

En cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 el Instituto Departamental de Acción Comunal y Participación Ciudadana ha dispuesto un procedimiento específico para cumplir adecuadamente con las gestiones de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos presentadas por los usuarios. Éste procedimiento define y establece las acciones a seguir para dar respuesta a los derechos de petición y solicitudes generadas por los usuarios y aplica para todos los derechos de petición y solicitudes radicadas en la Entidad. El procedimiento establece una actividad específica de radicación de la solicitud o derecho de petición, donde se garantiza la recepción, radicación y registro del documento, para asegurar el trámite y resolución de la queja, sugerencia y/o reclamo, el procedimiento hace explícito el direccionamiento que se debe hacer al área competente y el control de términos correspondiente. Frente al seguimiento oportuno que se debe hacer a los requerimientos y la trazabilidad de los documentos, la Entidad cuenta con el programa denominado “Mercurio” que permite evidenciar los pasos y estado del trámite de la solicitud radicada desde el momento de su recepción, hasta el cierre de la misma a través de una respuesta formal.

Con base en los resultados obtenidos de la implementación de los procedimientos enunciados y en atención a los mecanismos señalados por la Presidencia de la República a través del documento “Estrategias para la construcción del Plan anticorrupción y de atención al ciudadano” la Entidad identifica y establece como acciones de mejora a desarrollar durante el año 2019 en lo concerniente a la Atención al Ciudadano las siguientes:

- Concentrar en la página Web el portafolio de servicios de la Entidad en una misma sección.

- Poner a disposición de la ciudadanía en lugares visibles información actualizada sobre los requisitos para la

radicación y desarrollo de trámites y servicios de la Entidad.

- Disponer de atención prioritaria para personas en condición de discapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes y

adultos mayores.

- Desarrollar las competencias y habilidades para el servicio al ciudadano en los servidores públicos, mediante programas de capacitación y sensibilización.

- Realizar mantenimiento y actualización al Programa de Gestión Documental con que cuenta el Instituto. - Mantener el alto índice de satisfacción en los indicadores de atención al ciudadano en los procedimientos de la

Entidad (Niveles del 94% de satisfacción).

QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Bajo este componente el Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca para la presente vigencia fortalece cinco líneas de operación: la primera estructura los lineamientos de transparencia activa, la segunda lineamientos de transparencia pasiva, la tercera la elaboración los Instrumentos de gestión de la información, la cuarta el criterio diferencial de accesibilidad y por ultimo: el monitoreo del acceso a la Información pública.

SEXTO COMPONENTE: INICIATIVAS ADICIONALES Como iniciativa adicional para respaldar las actividades de transparencia y la lucha contra la corrupción, se implementará una “Ruta de Integridad” como herramienta para promover la cultura de transparencia, legalidad y lucha contra la corrupción.

13. COMPONENTE TECNOLOGICO: PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN – PETIC DEL INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCIÓN COMUNAL DE CUNDINAMARCA

13.1 OBJETIVO

El Instituto Departamental de Acción comunal de Cundinamarca tiene los siguientes objetivos estratégicos: 7. fortalecer los escenarios de participación comunitaria, a través de acciones para la participación social y

ciudadana, mediante la ejecución de obras de interés comunitario en espacios públicos que expresan soluciones compartidas de las necesidades que involucran a las comunidades y la administración departamental.

8. fortalecer a las organizaciones sociales y comunales mediante la formulación de proyectos sostenibles participativos y la ejecución de obras de interés comunitario.

9. Atender lo relativo a la ejecución de la política pública de acción comunal; la promoción de la participación ciudadana; la financiación de proyectos sostenibles participativos ciudadanos y comunitarios.

10. Promover por una efectiva cooperación publica comunitaria y de apoyo a nivel local para solucionar las demandas de las comunidades organizadas y de las juntas de acción comunal convocando los distintos sectores de la administración departamental y de los municipios para el efecto.

11. Servir como órgano asesor del Gobierno Departamental para la formulación de la política de participación comunitaria, ciudadana de promoción y fortalecimiento de las juntas de acción Comunal.

Estableciendo que dadas las condiciones actuales del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, y la interacción que sostiene con sus grupos de interés, es de vital importancia que la entidad cuente con mecanismos y herramientas que permitan sostener su operación, razón por la cual se hace de necesario que el IDACO establezca como uno de sus objetivos estratégicos la actualización y mantenimiento de su infraestructura tecnológica, encaminada a la satisfacción de los organismos comunales y sus grupos de interés en general. 13.2 ALCANCE DEL DOCUMENTO: El Plan estratégico de Tecnologías de la información del IDACO está encaminado al soporte técnico y tecnológico de la infraestructura tecnológica y de sus sistemas de información que permita la comunicación y el flujo normal de información para el cumplimiento de labor misional, apoyado en la estrategia de TI, el gobierno de TI y la implementación de dichas herramientas. 13.3 MARCO NORMATIVO:

Norma Disposición

Documento Conpes 3920 de 2018

POLÍTICA NACIONAL DE EXPLOTACIÓN DE DATOS (BIG DATA)

Decreto 1413 de 2017

Por el cual se adiciona el título 17 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente el capítulo IV del título 111 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales

Documento Conpes 3854 de 2016

POLÍTICA NACIONAL DE SEGURIDAD DIGITAL

Decreto 415 de 2016 Por el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del sector de la Función Pública, Decreto Numero 1083 de 2015, en lo relacionado con la definición de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Ley 1753 de 2015 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”

Decreto 1083 de 2015

Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el cual incluye el Decreto 2573 de 2014 que establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea (Hoy Gobierno Digital).

Decreto 1078 de 2015

Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el cual incluye el Decreto 2573 de 2014, el cual establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea.

Decreto 103 de 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 en lo relativo a la gestión de la información pública y se dictan otras disposiciones.

Ley 1712 de 2014 Por la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1377 de 2013

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012

Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto 2482 de 2012

Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión.

Directiva Presidencial 04 de 2012

Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública

Decreto Ley 019 de 2012

Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

Ley 1273 de 2009 Por la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

Ley 1341 de 2009 Por la cual se definen Principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC-, se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones

Ley 527 de 1999 Por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones

Decreto ordenanzal 262 de 2008

Por se crea el Instituto Departamental de Acción Comunal y Participación Ciudadana de Cundinamarca.

Decreto ordenanzal 252 de 2016

Por el cual se modifica el objeto social llamándolo Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca y se establece el estatuto orgánico del mismo.

13.4 RUPTURAS ESTRATÉGICAS Dada las condiciones de cuarta revolución Industrial, el Instituto Departamental de Acción Comunal IDACO, establece como necesidad el inicio del proceso hacia la transformación digital, buscando que el uso de la tecnología permita soportar sus procesos y visualizando la optimización y aumento de la satisfacción del ciudadano a través de procesos de automatización empresarial; así las cosas, se han identificado como puntos de ruptura estratégica los siguientes:

1. No existencia de una oficina de Tecnologías de información, ni designación de responsabilidad relacionada.

2. No se presenta una estrategia definida que permita la transformación digital de la organización.

3. No se cuenta con una arquitectura tecnológica organizada, ni estándares para la gestión e intercambio de

información.

4. No existen bases de datos estructuradas que permitan el consumo masivo de datos.

5. La gestión documental de la organización no se encuentra ajustada a las necesidades digitales de la entidad.

6. Sistemas de información sin integración

7. No se presenta una metodología para la apropiación e interiorización de políticas digitales y de tecnologías de

información.

8. No se cuenta con capacidad instalada para el almacenamiento y gestión de datos.

13.5 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

13.5.1 Estrategia de TI:

El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca no cuenta con un área de tecnología ni un responsable asignado, generando así una ausencia de políticas y estrategias en materia de TI.

13.5.2 Uso y Apropiación de la Tecnología:

Dentro del plan de capacitación del IDACO, hasta la vigencia anterior, no se incluyeron actividades de capacitación e interiorización para el uso de la tecnología, encontrando que para la vigencia 2019, esta temática es incluida como un elemento de capacitación permanente.

13.5.3 Sistemas de información:

Actualmente la entidad cuenta con SINFA y Mercurio como sistemas de información que apoyan las labores administrativas del IDACO, en el cual SINFA apoya las labores financieras y contables, así como la radicación de derechos de petición dirigidos a la entidad, y Mercurio apoya la radicación y direccionamiento de correspondencia de toda la organización; por otra parte, se cuenta con un acceso a la plataforma ARCGIS en el cual se maneja el maneja el mapa comunal, el cual vincula información de georreferenciación de las juntas de acción comunal por municipio y las obras vinculadas a las metas del plan de desarrollo, plataforma suministrada por la Oficina de Planeación Departamental a través de la Dirección de Sistemas de Información Geográfico, Análisis y Estadística, de igual manera el micrositio en el cual se encuentra alojada la página web en el nivel central de la Gobernación de Cundinamarca a través de la Secretaria de las TIC. Los sistemas de información actuales no cuentan con interoperabilidad, de igual manera hay una ausencia de sistemas de información directamente dirigidos a la operación de la entidad.

13.5.4 Servicios Tecnológicos:

El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, no cuenta con un gobierno de TI, generando ahí, la falta de una estrategia que permita optimizar la infraestructura tecnología de la entidad enfocada al servicio, los sistemas de información actualmente carecen de un responsable tanto para su operación como para su soporte, el cual en algunas ocasiones es suministrado por el nivel central de la entidad.

13.5.5 Gestión de Información

La entidad ha realizado grandes esfuerzos por la consecución de la información, sin embargo, por los diferentes cambios de gobierno, la unidad en la consecución de la información no ha sido posible, generando así diversidad de bases de datos que no se encuentran estructuradas ni actualizadas, adicionalmente no hay un repositorio único de información, de igual manera, no hay políticas de seguridad de la información que garanticen su confidencialidad, disponibilidad y accesibilidad requeridas.

13.5.6 Gobierno de TI:

Actualmente no existe un área o responsable encargado de las TIC en la entidad.

13.5.7 Análisis Financiero:

La entidad no cuenta con un presupuesto asignado para adquisición y soporte de TI, toda vez que los sistemas de información son suministrados a través de convenios interadministrativos con el nivel central.

13.6 ENTENDIMIENTO ESTRATÉGICO:

13.6.1 Modelo operativo Misión: El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, tendrá como misión, la ejecución de la política Departamental de Acción Comunal y la gestión de proyectos de fomento a la participación comunitaria; de acuerdo con la política establecida por la Secretaria de Gobierno y el Gobernador del Departamento y en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales que regulan la materia

Visión El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca para el año 2020 será una entidad ampliamente reconocida en el ámbito Departamental y Nacional, puesto que pretenderá generar de manera constante espacios incluyentes de integración ciudadana caracterizados por la transparencia de un buen gobierno, enfocados hacia la formación de nuevos liderazgos

Política de Calidad En el Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca IDACO, estamos comprometidos con la excelencia de nuestros servicios a través del trabajo articulado con los organismos comunales, mediante acciones de orientación, formación, promoción y su fortalecimiento, teniendo como base fundamental el Talento Humano institucional, el cumplimiento de los requisitos legales, organizacionales y del cliente, y la focalización de nuestros esfuerzos en el mejoramiento continuo de nuestros procesos, para una mayor satisfacción de nuestros usuarios y partes interesadas.

Objetivos de Calidad A. Aumentar los niveles de satisfacción de nuestros clientes. B. Mantener y mejorar la competencia del personal del Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca. C. Responder de manera oportuna a los requerimientos de nuestros clientes y usuarios. D. Mejorar el desempeño de nuestros procesos

Estructura Organizacional:

Mapa de Procesos:

13.6.2 Necesidades de información El IDACO tiene interacción permanente con las juntas de acción comunal del Departamento de Cundinamarca de manera continua, esta comunicación se realiza tanto en la oficina del IDACO en la Gobernación de Cundinamarca, así como en las locaciones de las diferentes juntas en los respectivos municipios, la información que se genera de esta interacción es la relacionada a la gestión jurídica y administrativa de los organismos comunales, así como la relacionada al apoyo que brinda el IDACO para su correcto funcionamiento y en el ejercicio de sus funciones. Esta información es gestionada por los Técnicos del área operativa directamente en las sedes de la junta de acción comunal y en las instalaciones del IDACO, información que se registra en el sistema de información mercurio. 13.6.3 Alineación de TI con los procesos Estructura del Plan Estratégico de TI Guía Técnica:

13.7 MODELO DE GESTIÓN DE TI:

13.7.1 Estrategia de TI: El instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca, establece como una de sus actividades principales la definición de roles y responsabilidades frente a las tecnologías de información y las comunicaciones, estableciendo de una manera clara y visible las responsabilidades del personal vinculado para este fin, de igual manera se establece la necesidad de fortalecer el mapa comunal como herramienta no solo de consulta de información, sino enlazado a sistemas de información que permitan la actualización de los organismos comunales y de las acciones desarrollada por el IDACO en tiempo real, estableciendo así, la necesidad de un desarrollo propio de una aplicación o una APP que permita a los técnicos del instituto por medios tecnológicos, realiza el registro de las acciones desarrolladas de manera inmediata. De igual manera, desde la recepción de la documentación tanto para proyectos como para trámites jurídicos y administrativos de los organismos comunales, la digitalización y cargue de información al expediente en línea, manteniendo

así la información actualizada y garantizando su conservación, disponibilidad y accesibilidad, teniendo entonces que realizar una actualización de la infraestructura tecnológica de la entidad. La estrategia definida se denomina OCAD por las siglas de Organismo Comunal Al Dia, ya que es mecanismo mediante el cual el IDACO realizara su gestión diaria de manera transparente de cara a los ciudadanos y sus grupos de interés. 13.7.1.1 Definición de los objetivos estratégicos de TI:

Estructuración de un área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Renovación de equipos técnicos y tecnológicos

Realizar la digitalización del archivo institucional

Adquisición de software, sistemas de información, control, protección y gestión con interoperabilidad.

Implementación de estrategia OCAD

13.7.1.2 Gobierno de TI

13.7.1.2 Indicadores y Riesgos

RIESGO PLAN DE ACCIÓN

Realizar un proceso de reorganización institucional sin incluir los requerimientos TIC

Justificar el proceso de reorganización administrativa institucional desde los requerimientos TIC solicitados por el MIPG.

No ejecutar la estrategia OCAD Establecer la estrategia OCAD como una iniciativa de alto nivel de la administración y vincularla de manera detallada en el presupuesto de la entidad. Generar un proyecto de inversión de transformación digital de la entidad.

7.2.3 Plan de implementación de procesos

1. Racionalización de procesos 2. Optimización de procesos 3. Automatización de procesos.

7.3 Gestión de información 1. Identificación de fuentes de información de interés 2. Estructuración de bases de datos 3. Normalización y alistamiento de bases de datos

4. Vinculación a sistemas de información. 8 MODELO DE PLANEACIÓN

13.8 Lineamientos y/o principios que rigen el plan estratégico de TIC:

1. Políticas, reglamentos, disposiciones y procedimientos en materia de Arquitectura Empresarial se establecen

de mayor relevancia en las adquisiciones de la entidad.

2. La estrategia OCAD se establece como estratégica.

3. Uso común de soluciones.

4. Racionalización y optimización de procesos y procedimientos antes de la automatización.

5. Mantener una visión única de la Entidad y los requerimientos de nivel central.

6. Los servicios y sus procesos relacionados deben tener un solo “dueño”.

7. Adoptar estándares de cumplimiento y modelos de manejo de riesgo universales.

8. Maximizar la eficiencia operacional y la continuidad del servicio.

13.9 Estructura de actividades estratégicas 8.3 Plan maestro o Mapa de Ruta

OBJETIVO PLAN DE ACCIÓN FECHA CUMPLIMIENTO

Restructuración de un área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Realizar contratación de prestación de servicios a personal que soporte las necesidades técnicas y tecnologías del IDACO.

Marzo 2019

Presentar a la Secretaría de la Función Pública un estudio técnico de modernización institucional fundamentado en la creación del área de Planeación y Tecnologías de la información y las comunicaciones.

Agosto 2019

OBJETIVO PLAN DE ACCIÓN FECHA CUMPLIMIENTO

Renovación de equipos técnicos y tecnológicos

Realizar la actualización del inventario de equipos, herramientas, sistemas de información del IDACO definiendo su estado actual.

Marzo de 2019

Elaborar un plan de mantenimiento correctivo y preventivo de la infraestructura técnica y tecnológica del IDACO

Abril de 2019

Aplicar plan de mantenimiento correctivo y preventivo

Diciembre de 2019

Hacer la actualización de equipos técnicos y tecnológicos necesarios.

Junio de 2020

Realizar la digitalización del archivo institucional

Actualizar TRD Marzo 2019

Actualizar el 50% del archivo físico misional de la entidad.

Mayo 2019

Digitalizar el 50% del archivo físico misional de la entidad ya actualizado.

Diciembre de 2019

Actualizar el 100% del archivo físico misional de la entidad.

Mayo 2020

Digitalizar el 100% del archivo físico misional de la entidad ya actualizado.

Diciembre de 2020

Actualizar el 100% del archivo físico administrativo, financiero y de apoyo de la entidad

Diciembre 2019

Digitalizar el 100% del archivo físico administrativo, financiero y de apoyo de la entidad

Diciembre de 2020

Adquisición de software, sistemas de información, control, protección y gestión con interoperabilidad.

Elaborar el diagrama de red de infraestructura requerido por la entidad acorde a la estrategia OCAD

Agosto 2019

Renovación de licencias Diciembre 2019

Adquisición de plataforma técnica y tecnológica.

Febrero a mayo de 2020

Implementación de estrategia OCAD

Establecer ruta de acción Agosto 2020

Implementación estrategia OCAD Diciembre 2020

13.10 Proyección de presupuesto área de TI:

En el presupuesto debe ser incluido las acciones fijadas para cada una de las vigencias de ejecución planteadas en el PETI.

14 Plan de Comunicaciones del PETI:

La ejecución del PETIC por si solo no genera todos los resultados que quisieran alcanzarse, razón por la cual se hace necesario que este sea comunicado de manera efectiva tanto a actores internos como a actores externos de la entidad, alineando las diferentes disposiciones al sistema de comunicaciones que ya existe en la entidad, estableciendo así que pueden utilizarse diferentes tipos de piezas de comunicación como comunicados, boletines, memorandos, circulares, oficios, cartas, cuñas radiales, reuniones, redes sociales y pagina web. El objetivo final de tales comunicaciones es la facilitar su proceso de implementación del PETIC, requiriendo comunicarlo a las diferentes partes interesadas como son los funcionarios, el consejo directivo, los organismos comunales, el nivel central y los entes de control, cuando corresponda.

15 Política se privacidad y seguridad de los datos:

Los datos como fuente de conocimiento de la entidad, son de suprema importancia para la gestión, razón por la cual el comité de gerencia del IDACO incluirá en su agenda temas que permitan la alienación de procesos y tecnología que permitan su administración y gestión estratégica para una mejor utilización de los mismos, buscando que los datos sean de las mejores calidades y eliminar la información redundante que distorsione la información estratégica de la organización.

Como acciones inmediatas del responsable de las TIC en la organización son:

Establecer reglas y definiciones del negocio ajustado desde el SGC.

Identificación de datos críticos

Monitoreo de calidad de datos en cuanto a la identificación y corrección de datos erróneos.

Identificación de fuentes de datos fidedignas. El responsable de TIC, debe trabajar en conjunto con los grupos de los procesos estratégicos, misionales, apoyo y evaluación, enfocándose en asegurar que los datos sean tratados como un activo de información, Y promover buenas las prácticas y principios de administración de datos en el IDACO, así como la gestión del almacenamiento y los medios para generar la interoperabilidad entre sistemas y compartimentación de la información.

16 POLITICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

El Instituto Departamental y de Acción Comunal basa la seguridad de la información en los dominios de control referenciados en la norma internacional ISO 27001, encaminando la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información cumpliendo el ciclo PHVA y su enfoque en riesgos de seguridad de la información, el cual será guiado desde el más alto nivel organizacional y armonizado a los sistemas de gestión ya implementados en la entidad.

17. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES:

El Instituto Departamental de Acción Comunal de Cundinamarca elaboro su plan anual de adquisiciones teniendo en cuenta las diversas necesidades de contratación para la vigencia y las metas a las cuales debe dar cumplimiento del Plan de Desarrollo Departamental “Unidos podemos mas”, este plan fue publicado y se encuentra en el siguiente enlace https://www.contratos.gov.co/entidades/ModifiqueArchivoPAA.do