Memorando

FORMATO: PLAN GENERAL DE AUDITORIA DE GESTIN Y SEGUIMIENTOS

CDIGO: Pgina : 1

VERSIN: 1FECHA: Febrero de 2013

FECHA:Febrero de 2013

RESPECTO A LA AUDITORA

No. de la auditora:001 de 2013

Proceso, procedimiento o actividad a auditar:Coordinacin Administrativa y sus Procedimientos; Gestin Financiera y sus procedimientos; Gestin Presupuestal, Contable y Tesorera y sus procedimientos, Administracin Financiero del Fondo y sus procedimientos, Gestin de Talento Humano y sus Procedimientos; Gestin de Recursos Fsicos, Documentales y Tecnolgicos y sus procedimientos; Coordinacin Legal y sus procedimientos; Plan de Contratacin, Gestin de Cartera y sus procedimientos, Coordinacin Atencin de Usuarios y Televidentes y sus Procedimientos, Derechos de Peticin y sus procedimientos, Control Interno Disciplinario y sus procedimientos y Comunicaciones y sus procedimientos, SIG Producto o Servicio no conforme y Control de Documentos/Registros,

Normatividad promocin y Proteccin y sus procedimientos, Asuntos Concesionales y sus procedimientos, Fomento de la Industria y sus procedimientos y Vigilancia, Control Seguimiento y sus procedimientos.Se realizarn seguimientos permanentes a los hallazgos de auditoria sus correspondientes planes de accin y cumplimientos de las acciones correctivas y planes de mejoramiento.

Fechas de la auditora:Febrero 5 de 2013

Objetivo de la auditora:Evaluar la eficacia, eficiencia y nivel de sostenibilidad en los aspectos financieros, operativos, de gestin, jurdicos, y de control interno, a travs de los procesos y procedimientos a cargo de las diferentes reas y sus Coordinaciones.

Alcance de la auditora:Funcionamiento de las reas y tareas realizadas durante el ltimo trimestre sobre Coordinacin Administrativa y sus Procedimientos; Gestin Financiera y sus procedimientos; Gestin de Talento Humano y sus Procedimientos; Gestin de Recursos Fsicos, Documentales y Tecnolgicos y sus procedimientos; Coordinacin Legal y sus procedimientos; Coordinacin Atencin de Usuarios y Televidentes y sus Procedimientos, Control Interno Disciplinario y sus procedimientos y Comunicaciones y sus procedimientos.

RESPECTO A LA DOCUMENTACIN

Proceso, procedimiento o actividad a auditar:Requerimientos de los entes de control y vigilancia externos de la ANTV, Contralora, Funcin Pblica (DAFP), Contadura General, etc. Seguimiento a las obligaciones de la ANTV en materia de informacin, requerimientos, derechos de peticin y sus respuestas, canalizar la informacin entregada a cada entidad y su publicacin cuando esta sea necesario u obligatorio. (Administracin del Control Interno de la Entidad)

Criterios de la auditora:Procedimientos de Coordinacin Administrativa: Conciliacin de informacin, Informes financieros, Transacciones de pago, Registro de informacin, Administracin informtica, PAC, Declaraciones tributarias, Caja, Caja menor, Bancos, arqueos, conciliaciones Bancarias, circularizaciones, Informes entes de control, Proyeccin planta de cargos, plan financiero, Proyecto de presupuesto, liquidacin de presupuesto, Primeros movimientos, Expedicin CDP, Expedicin CRP, Cierre mensual, Cierre Anual, Traslado presupuestal, Adicin presupuestal, Reduccin presupuestal, Vigencias futuras,

Procedimientos Gestin de Talento Humano: Planta de Personal, Salud Ocupacional, Manual de Funciones, Vinculacin, Plan de Capacitacin, Liquidacin Nmina, Evaluacin de Desempeo, Induccin, Medicin Clima Organizacional, Re induccin, Comits, programas de Bienestar.

Procedimientos de Gestin Documental: Correspondencia, Administracin de Archivos.

Procedimientos de Gestin de Recursos Fsicos: Administracin de recursos fsicos, Adquisicin de bienes y servicios, Gestin ambiental interna, Reclasificacin de bienes devolutivos, Baja de bienes servibles no utilizables, Toma fsica de inventarios bienes devolutivos, procedimientos de las reas.

Administracin de Software y Hardware. Procedimientos Coordinacin Legal: Contratacin Pblica adquisicin de bienes, Plan de Compras, contratistas ANTV, Normagrama, procedimientos de las reas. Coordinacin Atencin de Usuarios y Televidentes: Resolucin y tratamiento de quejas y reclamos, derechos de peticin, tutelas y procedimientos de las reas. Control Interno Disciplinario: Procedimientos del rea, inventarios de procesos y resolucin de conflictos.

Comunicaciones: Procedimientos del rea, comunicaciones oportunas y efectivas, medios de comunicacin internos y externos.

INSUMOSNormatividad vigente, Resoluciones, Instructivos, Polticas, SIG, Plan Financiero, Plan Estratgico, Planes de accin, herramientas de Autoevaluacin, Ley 80 de 1193, Plan Institucional de Gestin Ambiental, Tratamiento a no Conformidades, observaciones y recomendaciones de auditoras anteriores y todas las dems herramientas de auditoria establecidas por la ley.

RESPECTO A LOS PARTICIPANTES

Auditor Lder:Joaqun Salinas Tibabuso

Equipo Auditor:Joaqun Salinas Tibabuso y

Auditado:Coordinador Administrativo y Equipos de Trabajo; Gestin Financiera y su equipo de trabajo; Gestin de Talento Humano y su equipo de trabajo; Gestin de Recursos Fsicos, Documentales y Tecnolgicos y su equipo de trabajo; Coordinacin Legal y su equipo de trabajo; Coordinacin Atencin de Usuarios y Televidentes y su equipo de trabajo, Control Interno Disciplinario y su equipo de trabajo, Comunicaciones y su equipo de trabajo, Normatividad, Promocin y Proteccin y su equipo de trabajo, Asuntos Concesionales y su equipo de trabajo, Fomento de la Industria y su equipo de trabajo y Vigilancia, Control y Seguimiento y su equipo de trabajo.

Experto Tcnico:N/A

Acompaantes:N/A

RESPECTO A LA METODOLOGA

Tiempos de duracin de la auditora:Nueve (10) entrevistas con una duracin promedio de dos (2) horas: Coordinaciones y Equipos de trabajo.

Para cada proceso de auditoria se realizara un cronograma de actividades y tiempo de ejecucin.

Mtodo de recoleccin de evidencias:1. Realizar una revisin previa de las carpetas de los Contratistas del rea, hoja de vida de trabajadores oficiales, anlisis de informacin solicitada al rea y revisin y anlisis de documentacin adicional en sitio.

2. Preparacin de la Lista de Verificacin.

3. Elaboracin del Plan de Auditora.

4. Realizar Reunin de Apertura (Auditado y su Equipo de Trabajo).

5. Ejecutar la auditora de gestin y resultados.

6. Realizar las preguntas y pruebas de cumplimiento obteniendo informacin a travs de:

Entrevistas con servidores pblicos y contratistas.

Observacin de actividades y de las condiciones y medios de trabajo circundantes.

Documentos tales como la poltica, objetivos, planes, procedimientos, instrucciones, proyectos, contratos, manual de funciones, entre otros.

7. Registrar los hallazgos de auditora.

8. Adelantar reuniones de seguimiento al desarrollo de la auditora.

9. Presentacin Informe Preliminar

10. Adelantar Reunin de Cierre con el Auditado y su Equipo de Trabajo.

RESPECTO A LA METODOLOGA

Informacin a incluir en el reporte:Registro del desarrollo normal de la auditoria establecido en el Manual de Control Interno, fechas de realizacin, personas entrevistadas, No Conformidades identificadas, observaciones, recomendaciones, debilidades, fortalezas.

Fecha esperada de entrega y distribucin:El reporte o informe de auditora ser elaborado y presentado de la siguiente manera:

1. Dentro de los tres (3) das siguientes de realizada la auditora, se har llegar a travs de memorando un Informe Preliminar para que dentro de los tres (3) das siguientes a su recibo sea controvertido y/o manifestada su conformidad.

2. Un Informe Final luego de transcurrido el trmino anterior, realizando la entrega formal en Reunin de Cierre de auditora.

3. El informe final se entregar al Auditado (Coordinador), y en l estar contenido los resultados de auditora. Copia del informe se har llegar a los dueos de los procesos que se vean comprometidos en los hallazgos y a la Direccin General en informe Gerencial.

OTROS

Confidencialidad: El Equipo Auditor garantiza a los usuarios, funcionarios y comunidad en general el comportamiento tico basado en los principios de confidencialidad y seguridad de los datos suministrados.El Director de la ANTV se compromete a generar y estimular la participacin de los servidores pblicos en el cumplimiento de las actividades establecidas en el Plan General de Auditoria de Gestin y Resultados, para as llevar a cabo el desarrollo del mismo.

Reuniones de Apertura y Cierre: El Coordinador de cada rea se hace responsable y en todo caso deber garantizar la asistencia de los entrevistados a estas reuniones, las cuales sern citadas oportunamente.

Tratamiento No Conformidades y/o Plan de Mejoramiento. Dentro de los (8) das hbiles siguientes a la Reunin de Cierre, el Auditado deber presentar a Control Interno previo anlisis de las causas que generaron los hallazgos, el Formato Aplicacin de Acciones Correctivas, Preventivas y de Plan de mejoramiento con el diligenciamiento que contenga las acciones correctivas y/o preventivas para subsanarlas.

JOAQUIN SALINAS TIBABUSOAuditor LderAuditadoAsesor Control Interno

Versin No.Fecha de vigencia:31/12/13