plan estratÉgico de recursos humanos...

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PLAN ESTRATÉGICO

DE RECURSOS HUMANOS

2016-2018

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO FEBRERO DE 2016

PLAN ESTRATEGICO DE RECURSOS HUMANOS 2016-2018

Código: GH-PN-01

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ............................................................................... 3

2. OBJETIVO ........................................................................................ 3

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................. 3

4. MARCO LEGAL .................................................................................. 4

5. MISION …………………………………………………………………………………………………………..6

6. VISION …………………………………………………………………………………………………………. 6

7. DIAGRAMACIÓN……………………………………………………………………………………………. 6

8. PLANEACIÓN DEL TALENTO HUMANO .................................................. 7

9. GESTIÓN DEL DESEMPEÑO Y DESARRROLLO ........................................ 8

10. GESTIÓN DE LAS RELACIONES SOCIALES Y HUMANAS ........................ 10

11. RESPONSABLE ................................................................................ 11

12. COBERTURA ................................................................................... 12

13. MECANISMOS DE CONSULTA Y DIFUSION DEL PLAN ESTRATÉGICO DE

RECURSOS HUMANOS ........................................................................... 12

14. BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………………………..12

15. VIGENCIA……………………………………………………………………………………………………. 12

PLAN ESTRATEGICO DE RECURSOS

HUMANOS 2016-2018

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1. INTRODUCCION

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, adopta el Plan Estratégico de Recursos Humanos para el periodo 2016-2018, alineándonos con el Plan Estratégico

de la Agencia, como una política orientadora y facilitadora para la ejecución de tres (3) grandes ejes así:

1. Planeación del Talento Humano 2. Gestión del Desempeño y Desarrollo

3. Gestión de Relaciones Humanas y Sociales.

Estos tres grandes ejes, bajo el objetivo estratégico de fortalecer el compromiso individual e institucional con la cultura del logro, buscan reafirmar el compromiso de la Agencia, en cuanto a mejorar los procesos donde esté involucrado el Talento

Humano.

El Plan Estratégico busca el desarrollo del Talento Humano y traza las directrices educativas y de bienestar laboral y formula los programas a desarrollar durante el periodo 2016-2018, en lo relacionado con el proceso de formación integral que debe

brindarse a los servidores públicos de la Agencia.

Así mismo formula las actividades que llevará a cabo la Secretaría General a través de la coordinación de Talento Humano, el cual será divulgado a través de la inducción y reinducción, intranet, correo electrónico, y SIGI entre otros, el cual

permitirá efectuar un seguimiento a cada uno de los programas establecidos, dentro de los 3 ejes estructurados. Este plan se elabora teniendo en cuenta los resultados

de la encuesta 2015 y las experiencias obtenidas en los planes de capacitación y bienestar que fueron evaluados, y cumplimiento de orden legal en las otras materias.

2. OBJETIVO

Desarrollar estrategias que permitan contribuir al mejoramiento de las competencias del Talento Humano de la Agencia, su bienestar y calidad de vida.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

3.1. Actualizar el plan estratégico de recursos humanos de la Agencia.

3.2. Mejorar la calidad de vida de los servidores de la Agencia a través del desarrollo y ejecución del plan de bienestar social e incentivos.

3.3. Establecer una cultura de prevención y manejo de los riesgos en el

entorno laboral, a través de la implementación del sistema de seguridad y salud en el trabajo.


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3.4. Fortalecer los conocimientos y competencias de los servidores a través de

la implementación del Plan Institucional de Capacitación. 3.5. Administrar la nómina y la seguridad social de los servidores de la

Agencia. 3.6. Brindar los elementos necesarios para la evaluación del desempeño

laboral de los servidores de la Agencia en carrera y libre nombramiento y

remoción. 3.7. Administrar el ingreso, permanencia y retiro de los servidores de la

Agencia, a través del plan de vacantes, manuales de funciones y estructura de planta de personal.

4. MARCO LEGAL

El artículo 15 de la Ley 909 de 20041, señala que las Unidades de Personal deben elaborar Planes Estratégicos de Recursos Humanos.

De igual forma la Ley 489 de 19982, establece los fundamentos del sistema de desarrollo administrativo, las cuales son formuladas por el Departamento

Administrativo de la Función Pública, entre ellos el de Programas de mejoramiento continuo de las entidades en las áreas de gestión, en particular en las de recursos

humanos, financieros, materiales, físicos y tecnológicos, así como el desempeño de las funciones de planeación, organización, dirección y control, evaluación del clima organizacional, de la calidad del proceso de toma de decisiones y de los estímulos e

incentivos a los funcionarios o grupos de trabajo.

El Decreto 2482 de 2012, “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, señala en su artículo 3º literal c) dentro de las políticas de Desarrollo Administrativo, la política de Gestión del Talento

Humano, la cual señala:

“Orientada al desarrollo y cualificación de los servidores públicos buscando la observancia del principio de mérito para la provisión de los empleos, el desarrollo de competencias, vocación del servicio, la aplicación de estímulos y

una gerencia pública enfocada a la consecución de resultados. Incluye, entre otros el Plan Institucional de Capacitación, el Plan de Bienestar e Incentivos,

los temas relacionados con Clima Organizacional y el Plan Anual de Vacantes”.

1 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se

dictan otras disposiciones. 2 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se

expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.


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De igual manera el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el

Estado Colombiano MECI 2014, dentro del Módulo de Control de Planeación y Gestión, lleva inmerso el “Componente de Talento Humano”.

Este Componente lo conforman dos elementos:

1. Acuerdos, compromisos y Protocolos Éticos. 2. Desarrollo del Talento Humano

Este segundo elemento establece como productos mínimos los siguientes:

Manual de Funciones y Competencias Laborales. Plan Institucional de Formación y Capacitación.

Programa de Inducción y Reinducción. Programa de Bienestar.

Plan de Incentivos. Sistema de Evaluación del Desempeño.

El Plan Estratégico 2015-2018, actualizado por la Agencia mediante Resolución No 006 del 19 de enero de 2016, establece entre otros los siguientes objetivos

estratégicos:

a) Intervenir y/o coordinar la defensa judicial (nacional e internacional), la

extrajudicial y contribuir a la recuperación de recursos públicos b) Generar lineamientos para la formulación de políticas de prevención del daño

antijurídico y lineamientos generales de defensa c) Promover el fortalecimiento de la gestión jurídica de las entidades y las

capacidades de los abogados de la defensa jurídica.

d) Fortalecer el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado

e) Lograr una efectiva implementación y evaluación de los Sistemas de Gestión de la ANDJE

f) Fortalecer el compromiso individual e institucional con la cultura del logro

g) Fortalecer la cultura institucional en términos de transparencia, participación y servicio al ciudadano

h) Hacer seguimiento a la tasa de éxito procesal anual de las entidades públicas del orden nacional

Los objetivos estratégicos aplicables a Talento Humano están relacionados con los literales e) y f) específicamente, pues todas sus gestiones son transversales a todos

los trabajadores con fines del cumplimiento de sus objetivos, orientadas a cumplir y ser partícipes de la misión y visión establecida.

El artículo 2.2.10.7 del Decreto 1083 de 20153, señala que las entidades, deberán efectuar los siguientes programas: 3 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.


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1. Medir el clima laboral, por lo menos cada dos años y definir, ejecutar y evaluar estrategias de intervención.

2. Evaluar la adaptación al cambio organizacional y adelantar acciones de preparación frente al cambio y de desvinculación laboral asistida o readaptación laboral cuando se den procesos de reforma organizacional.

3. Preparar a los prepensionados para el retiro del servicio. 4. Identificar la cultura organizacional y definir los procesos para la

consolidación de la cultura deseada. 5. Fortalecer el trabajo en equipo.

6. Adelantar programas de incentivos

5. MISIÓN.

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado establece como misión “Liderar

la defensa jurídica de la Nación a través de la generación de conocimiento que

permita a las entidades públicas prevenir el daño antijurídico y fortalecer la defensa

de los intereses litigiosos del Estado, con el fin de garantizar los derechos

constitucionales y optimizar los recursos públicos en beneficio de los colombianos.”

6. VISIÓN.

En el 2018 la Agencia Nacional de defensa Jurídica del Estado habrá logrado fortalecer la gestión de defensa jurídica de la Nación y contribuido a la eficiencia fiscal del Estado.

7. DIAGRAMACIÓN.


OBJETIVO ESTRATEGICO

Fortalecer el compromiso individual e institucional con la cultura del logro

Planeación del Talento

Humano

Gestión del Desempeño

y Desarrollo

Gestión de las

Relaciones Humanas y

Sociales 1. Plan Anual de Vacantes.

Selección

Movilidad y Permanencia

Retiro

1. Evaluación del Desempeño

1. Plan de Bienestar Social y Estímulos:

Área de Protección de Servicios Sociales. Área de Calidad de Vida laboral 2. Sistema de 2. Acuerdos de Gestión


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Información de Empleo Público – SIGEP

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

3. Manual de Funciones 3. Plan de Capacitación Inducción Reinducción

4. Proceso de Selección

5. Proceso de Nómina.

8. PLANEACIÓN DEL TALENTO HUMANO

La Planeación del Talento Humano contribuye al proceso de dirección estratégica y de calidad de la Agencia, toda vez que aporta los medios para alcanzar los

resultados esperados del proceso de planificación de sus procesos, aportando cultura organizacional.

La Planeación estudia las necesidades de Recursos Humanos contrastándolas con la capacidad interna y determinando las acciones que se deben emprender para cubrir

las diferencias, de acuerdo con los recursos existentes.

8.1. Plan Anual de Vacantes. Para el año 2016, siguiendo los lineamientos de austeridad inteligente del Gobierno

Nacional, no se contempla presentar proyectos de reestructuración, no obstante las necesidades de la Agencia requieren la creación y supresión de otros cargos; sin

embargo vale la pena señalar que el proyecto presentado en el año 2014 no ha tenido mayor variación, a la de creación de dos cargos adicionales de Gestor T1-09 en la Secretaría General para el grupo de Talento Humano que en virtud del Decreto

1072 de 20154, maneje el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cargo de Director de Tecnologías conforme al Plan Nacional de Desarrollo Ley 1753 de 2015

art 45 y la modificación de las funciones del cargo de Analista T2-06 del grupo de Talento Humano – Secretaría General, eliminando las funciones correspondientes al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Los archivos mensuales de vacantes, se encuentran en carpeta compartida de talento humano. Así mismo, el plan es presentado mensualmente a la comisión de

personal e informado al secretario general por el grupo de talento humano. Así mismo se presentarán los informes a la Función Pública una vez sea por ella solicitado.

Este plan contempla el proceso de selección, movilidad y permanencia y retiro de la

Agencia.

8.2. Sistema de Información de Empleo Público – SIGEP.

Este sistema es alimentado siguiendo los parámetros del Departamento

Administrativo de la Función Pública – DAFP y a la fecha se tienen actualizados los

4 artículo 2.2.4.1.3


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módulos: Hoja de Vida, Bienes y Rentas y Vinculación y Desvinculación, del

Subsistema de Recursos Humanos. Por parte del DAFP no ha habido orientación para ingresar información en algún otro módulo, diferente al monitoreo del cargue

de hojas de vida tanto de funcionarios como de contratistas a través del SIGEP, con informes por sector. En el año 2016 se seguirá trabajando conforme a los lineamientos de la función pública.

8.3. Manual de Funciones.

En el año 2015 se actualizó el Manual de Funciones de la Agencia conforme al

Decreto 1785 de 2014; sin embargo el DAFP no ha dado lineamientos para efectuar la actualización en el SIGEP y sustituir el anterior. El actual manual se encuentra contenido en la Resolución No 057 de 2015 modificada por las Resoluciones 088 y

108 de 2015.

8.4. Procesos de Selección. En Octubre de 2015, en cumplimiento de la Circular No 04 de 2015 expedida por la

Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, se sostuvo reunión con dicha Comisión, con el fin de recibir los lineamientos para efectuar el registro de la Oferta Pública de

Empleos de Carrera Vacantes - OPEC y elaborar un cronograma de trabajo con miras a efectuar proceso de selección de los cargos de carrera de la Agencia.

Para ello se dispuso la creación de claves y usuarios para el cargue de la información requerida. Esta labor no se ha podido efectuar por cambio de la

plataforma de la Comisión lo que ha dificultado que las claves funcionen para ingresar y cargar la información.

Se espera para el primer trimestre del año 2016 efectuar el cargue de la información en el OPEC y esperar las instrucciones de la Comisión Nacional del

Servicio Civil.

8.5. Proceso de Nómina.

Para el año 2016 se iniciará el proceso de expedición de certificados digitales a

través del software de nómina, sistema que se ha venido parametrizando acorde con el régimen salarial de la Agencia, permitiendo mayor agilidad en la revisión de la nómina y el registro de novedades.

9. GESTIÓN DEL DESEMPEÑO Y DESARROLLLO El desempeño de los colaboradores de la Agencia, establece una conexión entre el

cumplimiento de sus funciones y las metas individuales propuestas, alineadas con las metas de la entidad. Esta conexión se cobija y proyecta bajo el desarrollo o las


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herramientas adoptadas para gestionar mayor organización y capacidad de los

funcionarios, en aras de conseguir un mayor impacto en las metas propuestas.

9.1. Evaluación del Desempeño: La evaluación del desempeño es un instrumento para mejorar el recurso humano y un insumo de los planes que adopta la Agencia. Aquí se valora y califica el desempeño de un

servidor en el marco del propósito principal, de las funciones y responsabilidades del empleo, con condiciones previamente establecidas.

Esta evaluación es aplicable para los funcionarios de carrera y libre nombramiento y remoción, y deben fijarse compromisos, los cuales son

evaluados cada 6 meses para obtener la calificación definitiva. Para el año 2016 en el mes de febrero deben fijarse los nuevos compromisos 2016-2017 y efectuar la segunda evaluación y definitiva del desempeño de los

servidores. Esta evaluación es un insumo importante para el plan de incentivos y el plan de capacitación.

9.2. Acuerdos de Gestión: Los Acuerdos de Gestión, están dirigidos a los

empleados de libre nombramiento y remoción de Gerencia Pública, que

para el caso corresponde a quienes ejercen los cargos de Director de Defensa Jurídica, Director de Políticas y Estrategias, Secretario General,

Director de Gestión de la Información, y Subdirector de Acompañamiento a los Servicios Jurídicos. En la fijación de compromisos están involucrados el Jefe de la Oficina de Planeación y de Talento Humano, conforme al art

2.2.13.1.8 del Decreto 1083 de 2015. Los compromisos se pactan dentro de los 4 meses a la fecha de llegada del funcionario.

Los compromisos para el año 2016 se pactan de acuerdo con la planeación estratégica de la vigencia que se encuentra contenida en la Resolución No

06 de 2016.

La evaluación final se efectuará cada mes de enero, correspondiente a la vigencia anterior y una revisión parcial en el mes de agosto.

9.3. Plan de Capacitación y Formación: Este Plan busca estimular el conocimiento y las competencias, así como entrenar a los servidores en

aquellas actividades necesarias para el ejercicio de sus funciones. De igual manera contempla la inducción dentro del proceso de vinculación y la reinducción de actualización de los lineamientos de la Agencia.

El Plan 2016 será presentado a la Comisión de Personal para su revisión,

dejando pendiente uno de sus insumos como es la evaluación del desempeño, que una vez se tenga consolidada, se informará a la Comisión para anexar al plan que se apruebe. Este Plan hará parte integral de este

documento y se publicará en la Intranet. Ante la falta de recursos suficientes conforme a la directiva de austeridad del gasto, se buscarán

alianzas estratégicas con entidades del estado y se continuará con los


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formadores internos de la Agencia. De acuerdo con las necesidades de

capacitación, se revisará el presupuesto asignado, cuales son las de carácter transversal más importante.

10. GESTIÓN DE LAS RELACIONES HUMANAS Y SOCIALES.

La Agencia se interesa no solo en la gestión del desempeño y desarrollo de quienes laboran en ellas, sino en otorgarles incentivos, espacios de esparcimiento que

mejoren sus relaciones humanas, el clima laboral, la salud entre otros factores que afectan a la persona, todo ellos sustentado en los valores éticos definidos para la Agencia.

10.1 Plan de Bienestar Social y Estímulos: Este Plan busca programar acciones

y actividades, destinadas a fortalecer el clima laboral, el trabajo en equipo, el bienestar y las capacidades de sus colaboradores, así como a estimular y resaltar las actuaciones adelantadas en beneficio institucional. Este plan contempla:

10.1.1. Área de Protección y Servicios Sociales: Comprende dos ítems:

i) Seguridad social integral: Esta actividad se divide en dos:

Salud: Donde encontramos la semana de la salud, exámenes médicos periódicos, de ingreso y egreso, hábitos saludables, cabaña alpina, talleres

del chef. Social: Que corresponde a la organización de espacios de identidad,

protección, familia, salud, vivienda, cultura y educación, para lo cual se

efectuarán alianzas con corporaciones bancarias, de vivienda, de salud, para temas de préstamos, libranzas, servicios de salud y el envío de mensajes en

fechas especiales. ii) Recreación: Esta actividad comprende:

Recreación: Cierre de olimpiadas deportivas 2015, Deportes internos,

vacaciones recreativas, Día del servidor, talleres del chef familiar, celebración Halloween.

Cultural: Feria de Arte y Manualidades.

10.1.2. Área de Calidad de Vida Laboral: Comprende todas aquellas

actividades enfocadas al desarrollo profesional, personal y organizacional que pretenden mejorar el clima laboral. Para el año 2016 se trabajará así:

i) Clima laboral: Aquí encontramos el Teletrabajo como estrategia de horario flexible y mejoramiento de las condiciones de vida y la Encuesta

de Clima laboral para saber cómo vamos en esta materia.


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ii) Cultura, Sensibilización y Comunicación interna: Aquí se trabajara todo lo concerniente al código de ética, los valores y principios y un

periódico virtual con noticias actualizadas de la Agencia.

iii) Gerencia del Cambio: Se liderará estrategia a través de los grupos

primarios e itinerantes para desarrollar el trabajo en equipo. Se continuará con el apoyo de los gestores de cultura y cambio en cada área de trabajo

y todas aquellas actividades transversales de otros programas.

iv) Plan de Preparación para el retiro del servicio y Prepensionados:

Busca orientar y fortalecer competencias de los funcionarios de la Agencia, con miras a planear el retiro laboral, ya sea como consecuencia de una

pensión, de una enfermedad, de un despido entre otros. Se prevé para el año 2016 iniciar talleres con aquellos servidores a quienes les faltan 20 años o menos para acceder a su pensión y la segunda fase con quienes les

faltan 10 años o menos.

v) Preparación laboral asistida: Aquí se busca brindar información de que existen mecanismos de protección en un eventual retiro, como la protección al cesante o la oportunidad de efectuar diversos cursos libres

con la caja de compensación para ocupar el tiempo libre.

vi) Incentivos: En el año 2015 fueron entregados los primeros incentivos de

la Agencia del periodo 2014, lo cual quedó contemplado en la Resolución No 184 del 22 de junio de 2015. Para el año 2015 que se evalúa en 2016,

se expidió la Resolución No 076 del 31 de marzo de 2015, que contiene los factores para acceder al nivel sobresaliente y ser merecedor de incentivos. Se espera efectuar la premiación de incentivos en el mes de

junio de 2016 del periodo 2015.

En el primer trimestre de 2016 se expedirá el nuevo acto administrativo que contiene los factores mínimos para tener derecho a los incentivos en la Agencia, para el periodo 2016 que se evaluará en 2017 y actualizar el

Plan de Incentivos de la Agencia.

10.2. Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo: De acuerdo con lo señalado en el Decreto 1072 de 2015, en el año 2016 se implementará el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Este programa se

integra con el sistema de calidad de la Agencia y con los Planes de Bienestar Social y Estímulos y el de Capacitación.

11. RESPONSABLE

El responsable del diseño, ejecución, evaluación y seguimiento del Plan Estratégico de Recursos Humanos de la Agencia, es el Coordinador del Grupo Interno de Gestión de Talento Humano de la Secretaría General o quien haga sus veces, quien


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contará con el apoyo de la Comisión de Personal según el reglamento de

funcionamiento de éste organismo.

12. COBERTURA El Plan Estratégico de Recursos Humanos tiene una cobertura para todos los

Servidores de la Agencia Nacional y sus familias. Se exceptúan aquellos que legalmente tienen restricción. Aquellas actividades que motiven la participación y el

compromiso y que no generen costo económico para la Agencia y los que son transversales por la importancia del tema, se harán extensivas a contratistas de

prestación de servicios y apoyo a la gestión.

13. MECANISMOS DE CONSULTA Y DIFUSIÓN DEL PLAN

ESTRATEGICO DE RECURSOS HUMANOS

Los mecanismos de consulta y difusión de este Plan, será a través de la publicación en la intranet, el programa de inducción y reinducción, correo electrónico, consulta física en el grupo interno de gestión de talento humano.

14. BIBLIOGRAFIA

Ley 909 de 2004 Decreto 2482 de 2012

Modelo Integrado de Planeación y Gestión del 14 de diciembre de 2012 – Departamento Administrativo de la Función Pública

Planeación Estratégica de la Agencia Nacional de defensa Jurídica del Estado 2014-2018.

Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado

Colombiano MECI 2014.

Decreto 1083 de 2015 y sus modificaciones “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

Decreto 1072 de 2015 y sus modificaciones “Por medio del cual se expide el

Decreto Único Reglamentario del sector Trabajo”.

15. VIGENCIA

El Plan Estratégico de Recursos Humanos tiene una vigencia 2016-2018, armonizado

con el Plan Estratégico de la Agencia, que tendrá revisión y actualización anual y cuenta con la revisión de la Comisión de Personal, según acta del 28 de enero de 2016 y la aprobación del Secretario General como líder del proceso, del día 3 de febrero de

2016.

Elaboró Revisó Aprobó

Andrea Carolina Carrasco Coordinador Grupo Interno de Gestión de Talento Humano

Comisión de Personal 2014-2016

Acta del 28 de Enero de 2016

Nombre: Isabel Abello Albino Cargo: Secretaría General

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