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POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE

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I

Servicio Fitosanitario del Estado Auditoría Interna

Plan Estratégico 2013-2021

PLAN ESTRATÉGICO DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL SERVICIO FITOSANITARIO

DEL ESTADO (SFE)

2013-2021 JUNIO 2012




II



PLAN ESTRATÉGICO DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL SFE

2013 – 2021

PRESENTACIÓN Como parte del Programa de Aseguramiento de la Calidad al que está sometida esta Auditoría Interna, se procedió a elaborar y aprobar el Plan Estratégico correspondiente al período 2013-2021. Considerando que la administración activa del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) se encuentra gestionando el ajuste a su Plan Estratégico 2010-2021, la Auditoría Interna alineó su planificación estratégica a dicho Plan. El citado Plan Estratégico 2013-2021 se constituye en la herramienta conductora del desarrollo de la actividad de la auditoría interna, con el propósito de que su implementación contribuya con el fortalecimiento del sistema de control interno del SFE y por ende coadyuvar en el cumplimiento de la misión que le corresponde cumplir a la organización. Este Plan Estratégico contiene el diagnóstico de la Auditoría Interna en lo relativo a sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA); su Misión, Visión, Objetivo General y Valores, así como los objetivos estratégicos y el ciclo de fiscalización definido para el período 2013-2021. De acuerdo con lo expuesto, se presenta dicho Plan Estratégico considerando los lineamientos y directrices emitidas por la Contraloría General de la República.




III



ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. - 1 -

2. MARCO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL .................................................... - 2 -

2.1 Objetivos establecidos por el legislador (Ley N°7664, artículo 2°) .............. - 2 -

2.2 Misión y Visión ...................................................................................................... - 3 -

2.3 Prioridades Institucionales (Plan Estratégico 2010-2021) ............................. - 3 -

2.4 Proyectos Institucionales (Plan Estratégico 2010-2021) ................................ - 4 -

2.5 Objetivos Estratégicos Institucionales (Plan Estratégico 2010-2021) .......... - 4 -

2.6 Principios y Valores Institucionales (Plan Estratégico 2010-2021) ............... - 5 -

2.7 Estructura Organizativa del SFE ......................................................................... - 7 -

3. SOBRE LA AUDITORÍA INTERNA .................................................................. - 8 -

3.1 Base Legal ............................................................................................................. - 8 -

3.2 Misión y Visión ...................................................................................................... - 8 -

3.2.1 Misión ................................................................................................................. - 8 -

3.2.2 Visión .................................................................................................................. - 8 -

3.3 Valores ................................................................................................................... - 9 -

3.4 Políticas Generales ............................................................................................. - 10 -

3.5 Estructura Funcional .......................................................................................... - 10 -

3.6 Estructura Ocupacional...................................................................................... - 11 -

3.7 Estructura de los procesos de fiscalización .................................................... - 12 -

3.8 Resultado Análisis FODA ................................................................................... - 13 -

3.9 Factores de Riesgo Inherentes a la Actividad de Fiscalización ................... - 14 -

3.10 Factores claves para el éxito ........................................................................ - 14 -

3.11 Objetivos Estratégicos, Indicadores y Estrategias ..................................... - 15 -

3.12 Planificación 2013-2021 sobre la base de la Valoración del Riesgo ....... - 18 -

3.13 Ciclo de auditoría con base en valoración del riesgo ................................ - 19 -

4. DISPOSICIONES FINALES ............................................................................. - 21 -




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1. INTRODUCCIÓN En el artículo 21 de la Ley General de Control Interno N° 8292 se establece que “La auditoría interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las entidades y los órganos sujetos a esta Ley. Dentro de una organización, la auditoría interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas”.

Asimismo, conforme con la norma 2.2.1 contenida en las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (Gaceta N° 28 del 10/02/2010) emitidas por la Contraloría General de la República, “El auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben establecer una planificación estratégica, en la que se plasmen la visión y la orientación de la auditoría interna, y que sea congruente con la visión, la misión y los objetivos institucionales.”

Consistente con lo anterior, en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo Nº 36356-MAG) se dispuso lo siguiente: “Artículo 8º—Planeamiento estratégico. El Auditor Interno será el responsable de definir y dirigir el proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna, de conformidad con la normativa legal y técnica aplicable; así como de la elaboración de su Plan Anual de Labores, el cual debe ser coherente con la planificación estratégica a fin de asegurar una óptima calidad en el desarrollo de los procesos. Como parte de dicho proceso, es su obligación establecer y mantener actualizada la visión, misión y principales políticas y procedimientos que regirán el accionar de la Auditoría Interna.”.

En el presente Plan Estratégico 2013-2021 se incorpora el resultado producto de la labor emprendida por el personal de la Auditoría Interna; aspecto que permite dar a conocer el accionar que se estará realizando durante los próximos nueve años, de acuerdo con la estrategia definida.




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2. MARCO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL El Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) es un órgano de desconcentración mínima adscrito al Ministerio de Agricultura y Ganadería; el cual conforme con la Ley de Protección Fitosanitaria N° 7664 cuenta para su funcionamiento y administración con personalidad jurídica instrumental que le posibilita establecer su propia estructura organizativa (técnica y administrativa), así como la administración independiente de los recursos provenientes de la aplicación de la citada Ley. A efectos de dar cumplimiento a la Ley mencionada; la organización cuenta con un Plan Estratégico 2010-2021 denominado “Para la modernización del Servicio Fitosanitario del Estado”.

2.1 Objetivos establecidos por el legislador (Ley N°7664, artículo 2°)

Objetivo 1 Proteger los vegetales de los perjuicios causados por las plagas. Objetivo 2 Evitar y prevenir la introducción y difusión de plagas que amenacen la seguridad alimentaria y la actividad económica sustentada en la producción agrícola. Objetivo 3 Regular el combate de las plagas en los vegetales. Objetivo 4 Fomentar el manejo integrado de plagas dentro del desarrollo sostenible, así como otras metodologías agrícolas productivas que permitan el control de plagas sin deterioro del ambiente. Objetivo 5 Regular el uso y manejo de sustancias químicas, biológicas o afines y equipos para aplicarlas en la agricultura; asimismo, su registro, importación, calidad y residuos, procurando al mismo tiempo proteger la salud humana y el ambiente. Objetivo 6 Evitar que las medidas fitosanitarias constituyan innecesariamente obstáculos para el comercio internacional.




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2.2 Misión y Visión En el Reglamento de la Estructura Organizativa del SFE (Decreto Ejecutivo N° 36801-MAG, Gaceta 198 del 14/10/2011), se estableció la Misión y Visión de la organización; tal como se describe seguidamente:

Artículo 4º—Misión del SFE. El SFE tiene como misión servir como Autoridad Nacional, que protege los recursos agrícolas de las plagas y contribuye con la protección de la salud humana y el ambiente, mediante el establecimiento de las medidas fitosanitarias y sanitarias en el ámbito de su competencia, en aras de un desarrollo competitivo y sostenible del sector agrícola y del bienestar social de la población. Artículo 5º—Visión del SFE. La visión del SFE es ser una organización líder y con prestigio nacional e internacional, reconocida por la eficiencia, credibilidad y confianza de sus servicios a nivel de los usuarios, socios comerciales y partes interesadas, acorde con los cambios del entorno global, que contribuye con el desarrollo de la agricultura sostenible y competitiva del país

2.3 Prioridades Institucionales (Plan Estratégico 2010-2021)

Prioridad 1 Fortalecer los puestos de Cuarentena Vegetal. Prioridad 2 Fortalecer el sistema de vigilancia fitosanitaria y sanitaria. Prioridad 3 Fortalecer el sistema de inspección y certificación de productos de exportación. Prioridad 4 Procurar una mayor integración de los servicios que brinda el SFE a través de la regionalización. Prioridad 5 Reducir el uso de plaguicidas químicos sintéticos. Prioridad 6 Aumentar la cobertura mediante la oficialización de servicios (tercerización). Prioridad 7 Crear o fortalecer alianzas público-privadas. Prioridad 8 Adecuar la estructura organizativa.




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2.4 Proyectos Institucionales (Plan Estratégico 2010-2021) Proyecto 1 Fortalecimiento de los sistemas de inspección, certificación, vigilancia y control de plagas. Proyecto 2 Fortalecimiento del sistema de inocuidad de los productos vegetales. Proyecto 3 Fortalecimiento del sistema de registro y fiscalización de insumos agrícolas. Proyecto 4 Fortalecimiento del área de biotecnología. Proyecto 5 Sostenibilidad institucional y mejoramiento de servicios.

2.5 Objetivos Estratégicos Institucionales (Plan Estratégico 2010-2021)

Objetivo 1 Proteger y mejorar el patrimonio agrícola nacional. Objetivo 2 Facilitar la apertura de nuevos mercados para los productos agrícolas y contribuir a mantener los mercados que se han adquirido. Objetivo 3 Promover la inocuidad de los productos vegetales frescos para consumo humano. Objetivo 4 Controlar las sustancias químicas, biológicas o afines para uso agrícola. Objetivo 5 Regular el uso de materiales transgénicos y de otros organismos genéticamente modificados para uso agrícola. Objetivo 6 Garantizar la condición orgánica de los productos agrícolas mediante la acreditación de la certificación orgánica. Objetivo 7 Asegurar la calidad de los servicios y la sostenibilidad institucional.




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2.6 Principios y Valores Institucionales (Plan Estratégico 2010-2021)

Probidad El funcionario del SFE estará obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público. Este deber se manifestará, fundamentalmente, al identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, de manera planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la República; asimismo, al demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley; al asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución y finalmente, al administrar los recursos públicos en apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente. Credibilidad Se hace patente en la confianza que muestran los usuarios al comprobar la transparencia de las acciones del Servicio. Lealtad La lealtad es un valor que se cultiva en el interior de cada persona y nos hace tener conciencia de lo que hacemos y decimos en el trabajo que desempeñamos. Es una actitud de correspondencia, de honor, de gratitud. Implica defender a las personas y las cosas en las que creemos. Solidaridad Solidaridad es sinónimo de unidad, de cohesión, de colaboración, de entrega al bien común. Respeto Significa tratar a la persona con la dignidad que se merece. Eso basta para lograr un ambiente adecuado en el que reinen la cordialidad, la amabilidad y la camaradería. Ética El valor ético se expresa en el servicio eficiente y equitativo que prestan los funcionarios a los ciudadanos, independientemente de las razones ideológicas, económicas, religiosas y culturales. Vocación de servicio Implica el esfuerzo y dedicación permanente por la satisfacción del usuario, al cual nos debemos.




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Trabajo en equipo Significa trabajar de manera coordinada, ayudándose mutuamente, tanto entre compañeros como con los representantes de otras instituciones y del sector privado. Competencia Cada función es realizada por personal idóneo, preparado y capaz, seleccionado y designado para tal fin. Proactividad Se entiende como la capacidad permanente de previsión, de tomar la iniciativa y de concretar acciones por parte del personal. Mística Compromiso y capacidad para entregarse más allá de las responsabilidades establecidas.




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2.7 Estructura Organizativa del SFE

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Plan Estratrégico 2013-2021

3. SOBRE LA AUDITORÍA INTERNA

3.1 Base Legal En el ejercicio de sus funciones, la Auditoría Interna del SFE se regirá fundamentalmente por lo que establece la siguiente normativa, sus modificaciones y reformas: a) Ley General de la Administración Pública Nº 6227, del 2 de mayo de 1978. b) Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº 7428, del 7 de setiembre de

1994. c) Ley General de Control Interno Nº 8292, del 31 de julio de 2002. d) Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, del

6 de octubre de 2004. e) Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función

Pública, Decreto Ejecutivo Nº 32333-MP-J, del 12 de abril del 2005. f) Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SFE (Decreto

Ejecutivo N° 36356-MAG). g) Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), del 6 de

febrero del 2009. h) Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE),

del 8 de diciembre de 2006. i) Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, Resolución

(R-DC-119-2009) publicada en La Gaceta Nº 28 del 10 de febrero de 2010. j) Otras normas legales, reglamentarias y técnicas que le sean aplicables a la Auditoría

Interna.

3.2 Misión y Visión

3.2.1 Misión Asesorar y fiscalizar con independencia funcional y de criterio, con respecto al sistema de control interno del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE); contribuyendo en forma positiva al logro de los objetivos de la organización y proporcionando una garantía razonable a la ciudadanía de que la actuación del jerarca y del resto de la administración del SFE se ejecute conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas administrativas.

3.2.2 Visión Consolidarse como órgano especializado en la asesoría y evaluación del sistema de control interno del Servicio Fitosanitario del Estado, mediante la utilización de tecnología y procedimientos de auditoría avanzados y contando con personal profesional que mantenga

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vigente su idoneidad; cuya gestión permita contribuir con el cumplimiento de los objetivos de la organización.

3.3 Valores

Además de los “Valores Institucionales” el personal de la Auditoría Interna, deberá mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, entre ellos: Independencia, objetividad e imparcialidad Para el personal de la Auditoría Interna es indispensable la independencia con respecto a la unidad auditada y otros grupos de interés externos. Se requiere objetividad, imparcialidad y exactitud en la labor efectuada; las pruebas que sustentan el trabajo de auditoría deben ser pertinentes y competentes de conformidad con las normas que rigen la materia. Neutralidad política El personal de la Auditoría Interna debe conservar su independencia con respecto a las influencias políticas partidistas o electorales, para desempeñar con imparcialidad sus responsabilidades de fiscalización. Conflicto de intereses El personal de la Auditoría Interna deberá proteger su independencia y evitar cualquier posible conflicto de intereses, rechazando regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad; sin perjuicio del deber de denunciar ante las instancias competentes. Asimismo, debe evitar relaciones razonablemente inconvenientes con la administración activa, otros sujetos fiscalizados y personas que puedan influir, comprometer o amenazar la capacidad de los auditores para actuar. El personal de la Auditoría Interna no deberá utilizar su cargo oficial con propósitos privados y deberá evitar relaciones razonablemente inconvenientes que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e independencia; además, debe mantener confidencialidad respecto de la información que se le haya suministrado para el ejercicio de su trabajo o que hayan conocido con ocasión de éste. Integridad La integridad de los profesionales de auditoría interna establece confianza y, consiguientemente, provee la base para confiar en su juicio profesional. Objetividad Los profesionales de auditoría interna exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado.

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Dichos profesionales hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por otras personas. Confidencialidad Los profesionales de auditoría interna respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo. Transparencia La labor de la Auditoría Interna se basa en criterios objetivos, totalmente independientes, sin que medie en ellos sujeción alguna a intereses externos a la misma. Honestidad Se manifiesta en la rectitud y transparencia en el modo de actuar, asumiendo la responsabilidad de los propios actos y siendo coherente en sus actitudes cotidianas, con los principios y valores éticos más altos.

3.4 Políticas Generales

Política 1 Ejecutar la actividad de la auditoría interna en apego al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente y aplicable. Política 2 Fomentar el mejoramiento continuo de la capacidad instalada de la Auditoría Interna; con el propósito de que su accionar responda a las necesidades de fiscalización que requiere la organización.

Política 3 Orientar los servicios de auditoría a fiscalizar y fortalecer la gestión del riesgo, el sistema de control interno y los procesos de dirección bajo la responsabilidad de la administración activa, así como para reforzar las relaciones inherentes a la responsabilidad de rendir cuentas; con el fin de generar valor agregado a la gestión y contribuir con el fortalecimiento del sistema de control interno de la organización.

3.5 Estructura Funcional La Auditoría Interna se encuentra organizada en tres áreas funcionales, según se muestra en la página siguiente.

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3.6 Estructura Ocupacional

La estructura ocupacional se compone de 2 puestos a nivel profesional; tal y como se muestra en el cuadro siguiente: Cantidad Cargo Clase de puesto Estructura Organizativa

1 Auditor Interno Nivel 2 (1) Auditor Interno

2 Encargado de Área funcional Profesional Servicio Civil 3 (2)

Auditoría Área Técnica Fitosanitaria

Auditoría Área Administrativa-

Financiera-Contable

Auditoría Área Estudios Especiales (1) Puesto excluido del Régimen de Servicio Civil (corresponde a un Contador Público Autorizado) (2) Un Ingeniero Agrónomo y un Contador Público Autorizado.

Los servicios de auditoría y servicios preventivos programados y ejecutados, se clasifican según la naturaleza de las áreas funcionales antes citadas; es decir, pueden ser servicios vinculados con aspectos de índole financiero-contables-presupuestarios-operativos o estudios de auditoría técnico-fitosanitarios. Dicha situación permite la conformación de equipos de trabajo especializados; lo que posibilita la asignación de la coordinación al funcionario responsable del área técnica de especialidad. El Encargado de Área (y/o coordinador del equipo de trabajo) debe asignar, revisar y dar seguimiento a las labores encomendadas al personal que está bajo su coordinación para la realización de los respectivos servicios de auditoría.

Auditor Interno

Auditoría Área

Técnica

Fitosanitaria

Auditoría Área

Administrativa-

Financiera-

Contable

Auditoría

Estudios

Especiales

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3.7 Estructura de los procesos de fiscalización La labor de la Auditoría Interna está estructurada en dos procesos (sustantivo y de apoyo) que a su vez se conforman en tres niveles; tal y como se muestra en los cuadros siguientes:

PROCESO SUSTANTIVO

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3

PSAI Servicios de la Auditoría Interna

PSAI-01 Servicios de Auditoría

PSAI-01-01 Estudios de Auditoría (Financiera, Operativa, de Control Interno y Estudios Especiales diferentes a los vinculados con la determinación de eventuales

responsabilidades)

PSAI-01-02 Estudios Especiales (determinación de eventuales responsabilidades)

PSAI-02 Servicios Preventivos

PSAI-02-01 Asesoría y/o Advertencia

PSAI-02-02

Autorización de Libros (apertura y cierre)

PSAI-03 Servicios de Seguimiento

PSAI-03-01 Servicio de Seguimiento (recomendaciones, disposiciones, asesorías y

advertencias)

PROCESO DE APOYO

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3

PSTA SERVICIOS TÉCNICOS Y

ADMINISTRATIVOS

PSTA-01 Servicios Técnicos

PSTA-01-01 Plan Estratégico

PSTA-01-02 Plan Operativo Institucional (POI)

PSTA-01-03 Presupuesto

PSTA-01-04 Plan Anual de Labores

PSTA-01-05 Informe Ejecución Plan Anual de Labores

PSTA-01-06 Valoración de Riesgos

PSTA-01-07 Autoevaluaciones Anual de control interno

PSTA-01-08 Autoevaluaciones Anual de la Calidad

PSTA-01-09 Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría

PSTA-01-10 Manual de procedimientos de la Auditoría Interna

PSTA-02 Servicios Administrativos

PSTA-02-01 Administración de personal

PSTA-02-02 Administración de la información y documentación

PSTA-02-03 Administración de recursos presupuestarios, bienes y materiales

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3.8 Resultado Análisis FODA

N I V E L I N T E R N O

FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Sobre el recurso humano:

Personal con nivel académico satisfactorio,

capacitado y actualizado en auditoría y con experiencia en esta materia.

Personal honesto, integro, responsable,

competente, disciplinado, con sensatez de juicio y

cortés. Personal motivado con actitud positiva al cambio

Personal con disposición a la capacitación y actualización profesional.

Personal con actitud positiva al trabajo en equipo. Personal con madurez profesional.

Personal productivo.

2. Servicios de auditoría (estudios, informes, asesorías, etc.) realizados bajo procedimientos técnicos que

garantizan en forma razonable la calidad de los mismos. 3. El ordenamiento jurídico y técnico vigente le brinda a la

Auditoría Interna el respaldo suficiente para mantener su independencia funcional y de criterio con respecto a la administración activa.

4. Ambiente laboral positivo dentro de la Auditoría Interna. 5. Disponibilidad de tecnología básica para realizar la

actividad de auditoría interna (hardware y software). 6. Presupuesto asignado posibilita contar con los recursos

materiales, tecnológicos y financieros para cumplimiento

de la actividad de la auditoría interna; acorde con la capacidad instalada con que se cuenta.

7. Procedimientos técnicos de auditoría debidamente documentados y aprobados.

8. Se cuenta con el reglamento de organización y

funcionamiento. 9. Plan de Acciones de Mejora emitido como resultado de

la Autoevaluación de la Calidad; el cual genera la posibilidad de fortalecer el sistema de control interno de la Auditoría Interna.

10. Edificaciones e instalaciones apropiadas para que el personal pueda realizar las funciones de Auditoría

Interna. 11. Buenas relaciones del personal de la Auditoría Interna

con la Administración Activa. 12. Buen posicionamiento de la Auditoría Interna dentro de

la estructura organizacional del SFE.

1. No se cuenta con el Manual de procedimientos administrativos. 2. Algunos procedimientos técnicos de la Auditoría no están

documentados.

3. No se ha determinado en forma técnica la cantidad de recursos adicionales que requiere la Auditoría Interna.

4. Ausencia de un programa de capacitación con soporte presupuestario.

5. Insuficiente conocimiento de indicadores de fraude y

corrupción y en auditoría de sistemas computadorizados. 6. Necesidad de capacitación especializada en las Normas

Internacionales de Contabilidad en el Sector Público; a efecto de fortalecer conocimientos.

7. Insuficiente recurso humano para fiscalizar cada una de las

actividades que conforman los procesos sustantivos y de apoyo bajo la responsabilidad del SFE, que se ejecutan a nivel

de oficinas centrales y regionales. 8. Desactualización de personal en aspectos técnicos

fitosanitarios (vinculados con el SFE) por limitación de la capacitación ofrecida por el mercado nacional.

N I V E L E X T E R N O

OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Apoyo doctrinario, normativo y legal para ejercer

adecuadamente la función de fiscalización y asesoría.

2. Buenas relaciones con la Contraloría General de la República.

3. Confianza y credibilidad por parte de la administración

activa respecto de los servicios que brinda la Auditoría Interna.

4. Presupuesto permite capacitación del personal, así como contratar servicios de auditoría interna (outosourcing).

5. Aprovechar el conocimiento y experiencia de entes externos fiscalizadores y auditorías internas del sector

público. 6. Por ser la Auditoría Interna del SFE una dependencia de

reciente creación existen muchas áreas de la

administración activa que no habían sido auditadas anteriormente y requieren de nuestro apoyo.

1. Restricción en aumento de plazas en el sector público limita capacidad de crecimiento y cobertura.

2. Incremento en la demanda de servicios y mayores riesgos y dificultades en la prestación del servicio por deficiencias en el Sistema de Control Interno institucional.

3. Lentitud de la administración activa en la atención de recomendaciones.

4. Proceso lento en el diseño e implementación del Sistema de Control Interno Institucional –incluye lo relativo al Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI)-.

5. Falta de conocimiento de las funciones y responsabilidades de la Auditoría Interna por parte de los funcionarios de la

administración activa. 6. Renovación futura de la mayoría del personal de la Auditoría

Interna, debido a que existen funcionarios pronto a

pensionarse.

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3.9 Factores de Riesgo Inherentes a la Actividad de Fiscalización Cobertura del universo de fiscalización y comunicación oportuna de resultados La capacidad instalada autorizada a la Auditoría Interna actualmente no es consistente con el universo de fiscalización bajo la responsabilidad del citado órgano; situación que propicia que se presente el riesgo de no poder lograr en forma permanente una adecuada cobertura del mencionado universo. Consecuente con lo anterior, es importante indicar que otro aspecto que incide en la probabilidad de no lograr la comunicación oportuna de resultados de las actividades planificadas, es originado al tener que incluir en el Plan Anual de Labores, situaciones no previstas, como es el caso de la atención de denuncias, asesorías solicitadas y advertencias sobre asuntos que son puestos al conocimiento de la Auditoría Interna. Ejecución de la planificación anual La técnica de auditoría basada en la realización de pruebas selectivas (muestreo), de la actividad bajo la responsabilidad de la unidad auditable, únicamente permite garantizar en forma razonable, que la citada unidad está logrando los objetivos que le fueron encomendados; lo anterior por cuanto dicha técnica no asegura la identificación de la totalidad de los aspectos que impactan negativamente el logro de esos objetivos, para su corrección. Implementación de las recomendaciones La gestión de la Auditoría Interna agrega valor y contribuye con el fortalecimiento del sistema de control interno institucional, en el tanto, las recomendaciones que han sido aceptadas por la administración activa sean implementadas en tiempo y forma.

3.10 Factores claves para el éxito Los factores claves para lograr el éxito, condicionantes para el cumplimiento de la planificación estratégica de la Auditoría Interna, son:

Que la administración activa esté comprometida con el control y la rendición de cuentas.

La adecuada planificación institucional. Recursos asignados a la Auditoría Interna que garanticen en forma razonable el

cumplimiento de su gestión; situación que lleva implícita el fortalecimiento de la capacidad instalada.

Que el personal de la Auditoría Interna esté debidamente capacitado.

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3.11 Objetivos Estratégicos, Indicadores y Estrategias

OBJETIVO ESTRATÉGICO 1 INDICADORES DE GESTIÓN Promover la capacidad instalada requerida por la Auditoría Interna, con el fin de que la misma sea congruente con las exigencias de fiscalización bajo su responsabilidad (articulada con personal altamente capacitado y motivado); la cual debe permitir y facilitar ejercer la actividad de la auditoría interna con total independencia funcional y de criterio

Mide unidades del universo auditable atendidas contra total de unidades del universo auditable

Mide actividades ejecutadas contra actividades planificadas

Mide cantidad de horas totales destinadas a la capacitación y por funcionario

Mide presupuesto ejecutado contra presupuesto asignado

ESTRATEGIA META RESPONSABLE

1. Ajuste de la organización funcional de la Auditoría Interna; con el propósito de

adaptarla al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico, así como a las necesidades

institucionales

Reglamento Organización y Funcionamiento actualizado

Procedimientos técnicos y administrativos actualizados

Auditor Interno

2. Actualización e implementación del programa

de capacitación debidamente soportado en contenido presupuestario

Atender el 100% de las necesidades de capacitación identificadas para cada ejercicio presupuestario

Programa de capacitación actualizado

Auditor Interno

3. Promover ante el Jerarca la asignación de

recursos requeridos por la Auditoría Interna (incluyendo la dotación del recurso humano

requerido)

Presupuesto

formulado y presentado para

aprobación de recursos para los

períodos presupuestarios

comprendidos

entre los años 2013 al 2021

Informe de ejecución

correspondiente a

cada período presupuestario

Auditor Interno

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OBJETIVO ESTRATÉGICO 2 INDICADORES DE GESTIÓN Brindar servicios de asesoría y fiscalización en forma oportuna, que agreguen valor a la gestión de la administración activa en cumplimiento de los objetivos institucionales; con el propósito de que el SFE implemente y mantenga en operación un sistema de control interno que se ajuste al ordenamiento jurídico y técnico

Mide unidades del universo auditable atendidas contra total de unidades de dicho universo

Mide cantidad de estudios concluidos contra cantidad de estudios planificados

Mide cantidad de recomendaciones implementadas contra cantidad de recomendaciones emitidas y aceptadas

Mide cantidad de asesorías atendidas contra cantidad de asesorías solicitadas

Mide tiempo destinado a la autorización de libros (días hábiles); considerando la fecha de solicitud realizada por la administración activa


1. Realización de estudios de auditoría en

apego al Plan Anual de Labores

10 informes al año

Auditor Interno

Encargado de Área

funcional

Auditor Asistente 2. Advertencia (en materia de competencia) a la

administración activa, sobre posibles

consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean del conocimiento de

la Auditoría Interna

3. Asesoramiento (en materia de competencia) a la administración activa

Atender el 100% de solicitudes

Auditor Interno

Encargado de Área

funcional Auditor Asistente

4. Autorización mediante razón de apertura y cierre de libros (y/o registros) que sean

necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno

Atender el 100% de solicitudes

Auditor Interno

5. Fiscalización del estado en que se encuentra

la implementación de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna; así como

aquellas provenientes de otros órganos de fiscalización y las disposiciones emitidas por

la Contraloría General de la Republica (en

este último caso, cuando haya sido requerido por el órgano contralor)

Como mínimo un

informe anual

Auditor Interno

Encargado de Área

funcional

Auditor Asistente

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OBJETIVO ESTRATÉGICO 3 INDICADORES DE GESTIÓN Establecer, mantener e instrumentar un Programa de Aseguramiento de la Calidad relativo a la actividad de la auditoría interna; a fin de asegurar en forma razonable la calidad y oportunidad de los servicios que brinda la Auditoría Interna

Mide unidades del universo auditable atendidas contra total de unidades del universo auditable

Mide actividades ejecutadas contra actividades planificadas

Mide cantidad de acciones de mejora implementadas contra cantidad de acciones de mejora planificadas


1. Revisión periódica de la planificación estratégica, a efecto de que la misma

responda a las necesidades de la

organización

Plan Estratégico 2013-2021 actualizado

Valoración del riesgo actualizada relativa al universo auditable

Auditor Interno

Encargado de Área

funcional Auditor Asistente

2. Elaboración y evaluación de la planificación

anual; considerando como insumo primario el Plan Estratégico 2013-2021 actualizado y los

resultados de la revisión y actualización del universo auditable bajo la responsabilidad de

la Auditoría Interna; así como de la

valoración del riesgo respectiva y el estado en que se encuentra la implementación de

las recomendaciones y disposiciones

Plan Estratégico

2013-2021 actualizado

Plan Anual de Labores comunicado

Evaluación anual y trimestral del Plan Anual de Labores

Valoración del riesgo relativa al universo auditable actualizada

Informe anual de labores

Auditor Interno

Encargado de Área

funcional

Auditor Asistente

3. Autoevaluación del sistema de control interno

(SCI) de la Auditoría Interna y seguimiento al plan de mejora

Autoevaluación SCI

anual Plan de mejora

actualizado y ejecutado, según

lo planificado

Auditor Interno

4. Aplicación del modelo de valoración de riesgo a los procesos bajo la responsabilidad de la

Auditoría Interna y seguimiento al plan de

mejora

Informe con resultados de la

valoración del

riesgo Plan de mejora


lo planificado

Auditor Interno

5. Evaluación de la calidad de la actividad de la auditoría interna y seguimiento al plan de

mejora

Informe con resultados de la

evaluación de la calidad

Plan de mejora


lo planificado

Auditor Interno

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3.12 Planificación 2013-2021 sobre la base de la Valoración del Riesgo

Considerando la metodología de valoración del riesgo establecida por la Auditoría Interna del SFE (la cual posibilita obtener resultados sobre el nivel de riesgo que presenta el universo auditable bajo la responsabilidad de fiscalización de la citada Auditoría), el grupo de expertos fue conformado por los tres funcionarios que integran la Auditoría Interna. En esta oportunidad no fue posible obtener retroalimentación con la gestión emprendida por la administración activa; por cuanto a la fecha el SFE no dispone de un mapa de riesgos institucional. De acuerdo con el criterio del grupo de expertos, en las tablas N° 1 y 2 que se presentan a continuación, se muestra el factor y el nivel de riesgo que consignan las diferentes unidades auditables que conforman los procesos sustantivos y de apoyo.

TABLA N° 1

UNIDADES AUDITABLES

FACTOR DE

RIESGO (%)

NIVEL DE

RIESGO

GRUPO N° 1: PROCESOS SUSTANTIVOS

1.1 Control fitosanitario de importación de vegetales 85 ALTO

1.2 Control fitosanitario de plantas y productos vegetales de exportación 85 ALTO

1.3 Operaciones Regionales 85 ALTO

1.4 Registro de Agroquímicos y Equipos 85 ALTO

1.5 Regulación de agroinsumos y equipos de uso agrícola 90 ALTO

1.6 Control de residuos de plaguicidas y buenas prácticas agrícolas 90 ALTO

1.7 Regulación y control de las actividades relacionadas con organismos vivos modificados (OVM)

48

MEDIO

1.8 Acreditación de agencias certificadoras, registro de productores y procesadores orgánicos 48

MEDIO

1.9 Métodos alternativos para el combate de moscas de las frutas 48

MEDIO

1.10 Servicios de laboratorio requeridos por sujetos externos 30

BAJO

1.11 Decomiso de agroinsumos y de equipos de aplicación 28

BAJO

1.12 Servicio de información y notificación 30

BAJO

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TABLA N° 2

UNIDADES AUDITABLES

FACTOR DE

RIESGO (%)

NIVEL DE

RIESGO

GRUPO N° 2: PROCESOS DE APOYO

SUBGRUPO N° 2.1: GESTIÓN ESTRATÉGICA

2.1.1 Planificación Estratégica Institucional 80 ALTO

2.1.2 Asesoría interna 48 MEDIO

2.1.3 Contraloría de servicios 30 BAJO

2.1.4 Mejora continua institucional (Diseño, implementación, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación del sistema de control interno -INCLUYE LO RELATIVO A LA GESTIÓN DE CALIDAD Y BUEN GOBIERNO CORPORATIVO-)

75

ALTO

SUBGRUPO N° 2.2: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

2.2.1 Gestión de la información y documentación 85 ALTO

2.2.2 Gestión de tecnologías de información 60 MEDIO

SUBGRUPO N° 2.3: GESTIÓN DE RECURSOS

2.3.1 Gestión presupuestaria 80 ALTO

2.3.2 Gestión contabilidad 85 ALTO

2.3.3 Gestión tesorería 80 ALTO

2.3.4 Gestión adquisición de bienes y servicios 64 MEDIO

2.3.5 Gestión administración de bienes y servicios 64 MEDIO

2.3.6 Gestión Recursos Humanos 64 MEDIO

3.13 Ciclo de auditoría con base en valoración del riesgo La Auditoría Interna alineó su planificación estratégica y por ende el ciclo de auditoría al Plan Estratégico 2010-2021, establecido por el SFE. En consecuencia, la planificación estratégica de la Auditoría Interna abarca el período 2013-2021 (nueve años). Tomando en cuenta los recursos disponibles, durante el período 2013-2021, se realizarán al menos 8 estudios por año vinculados con el universo auditable (incluyendo servicios de auditoría interna contratados). Dicha situación permitirá auditar al menos en tres ocasiones cada unidad auditable, durante el período antes citado (delimitando objetivo y alcance); situación que permitirá al menos una cobertura de 80% de las actividades que las conforman. Asimismo, dicha gestión de fiscalización se complementará con la realización de actividades de seguimiento a las recomendaciones y disposiciones comunicadas a la administración activa (en este último caso cuando corresponda); lo anterior con el propósito de determinar el grado de implementación de las respectivas acciones de mejora. Considerando lo anterior, en la tabla N° 3 contenida en la página siguiente, se presenta el ciclo de auditoría establecido para el período 2013-2021. Asimismo, en el documento que se adjunta como parte integral del presente Plan Estratégico (Anexo), se detalla el citado universo auditable.

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TABLA N° 3

UNIDADES AUDITABLES

CICLO DE AUDITORÍA

Estudios

Seguimientos

GRUPO N° 1: PROCESOS SUSTANTIVOS 1.1 Control fitosanitario de importación de vegetales 2015-2018-2021

2016-2019

1.2 Control fitosanitario de plantas y productos vegetales de exportación 2015-2018-2021

2016-2019

1.3 Operaciones Regionales 2015-2018-2021

2016-2019

1.4 Registro de Agroquímicos y Equipos

2014-2017-2020

2013-2015-2018-

2021

1.5 Regulación de agroinsumos y equipos de uso agrícola 2014-2017-2020

2015-2018-2021

1.6 Control de residuos de plaguicidas y buenas prácticas agrícolas 2014-2017-2020

2015-2018-2021

1.7 Regulación y control de las actividades relacionadas con organismos vivos modificados (OVM) 2013-2016-2019

2014-2017-2020

1.8 Acreditación de agencias certificadoras, registro de productores y procesadores orgánicos 2013-2016-2019

2014-2017-2020

1.9 Métodos alternativos para el combate de moscas de las frutas

2013-2016-2019

2014-2017-2020

1.10 Servicios de laboratorio requeridos por sujetos externos

2016-2019

2017-2020

1.11 Decomiso de agroinsumos y de equipos de aplicación

2014-2017-2020

2015-2018-2021

1.12 Servicio de información y notificación

2015-2018-2021

2016-2020

GRUPO N° 2: PROCESOS DE APOYO

SUBGRUPO N° 2.1: GESTIÓN ESTRATÉGICA 2.1.1 Planificación Estratégica Institucional

2014-2017

2015-2018

2.1.2 Asesoría interna

2013-2016-2019

2013-2014-2017-

2020

2.1.3 Contraloría de servicios

2017-2020

2018-2021

2.1.4 Mejora continua institucional (Diseño, implementación, mantenimiento, perfeccionamiento y

evaluación del sistema de control interno -INCLUYE LO RELATIVO A LA GESTIÓN DE CALIDAD Y BUEN GOBIERNO CORPORATIVO-)

2013-2016-2019

2013-2014-2017-2020

SUBGRUPO N° 2.2: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 2.2.1 Gestión de la información y documentación

2014-2020

2015-2021

2.2.2 Gestión de tecnologías de información

2015-2018-2021

2016-2020

SUBGRUPO N° 2.3: GESTIÓN DE RECURSOS 2.3.1 Gestión presupuestaria

2015-2018-2021

2016-2020

2.3.2 Gestión contabilidad

2014-2017-2020

2013-2015-2018-2021

2.3.3 Gestión tesorería

2015-2018-2021

2016-2020

2.3.4 Gestión adquisición de bienes y servicios

2014-2017-2020

2013-2015-2018-2021

2.3.5 Gestión administración de bienes y servicios

2013-2016-2019

2013-2014-2017-2020

2.3.6 Gestión Recursos Humanos

2013-2016-2019

2013-2014-2017-

2020

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4. DISPOSICIONES FINALES Transitorio I.—Debido a que la administración activa se encuentra en proceso de ajuste al Plan Estratégico 2010-2021 (a la fecha desconoce la Auditoría Interna cuándo se hará oficial la entrada en vigencia del respectivo Plan ajustado); se dispuso que el Plan Estratégico de la Auditoría Interna tendría una cobertura comprendida entre los años 2013 al 2021. Dicha situación permitiría ajustar (según corresponda) la planificación de la Auditoría Interna, considerando la gestión que emprenda la administración activa con respecto a su planificación estratégica, durante el segundo semestre del presente año. Transitorio II. Considerando lo anterior, la gestión que emprenda la Auditoría Interna durante el segundo semestre del año 2012, estará regulada en esencia por lo dispuesto en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo Nº 36356-MAG), el Plan-Presupuesto 2012 (comunicado con oficio AI SFE 148-2011 del 30/08/2011) y el Plan Anual de Labores 2012 (comunicado con oficio AI SFE 202-2011 del 03/11/2011).

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