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UNIVERISIDAD UDKA

PLAN DETALLADO DE PROYECTO

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30 DE NOVIEMBRE DE 2010

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UDKA

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Nombre Cargo Firma Fecha

ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. INFORMACIÓN GENERAL...................................................................................................................................................................5

2. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................................................5

3. JUSTIFICACIÓN.................................................................................................................................................................................5

Plan Detallado de Proyecto30/11/2010 Pág.: 2 / 37

4. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO..........................................................................................................................................6

4.1. RESUMEN DEL PROYECTO.......................................................................................................................................................6

4.1.1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO.....................................................................................................................................6

4.1.2. OBJETIVOS DEL PROYECTO............................................................................................................................................7

4.2. COMPROMISOS ADQUIRIDOS CON EL CONSEJO ACADÉMICO...................................................................................................7

4.3. ASUNCIONES Y RESTRICCIONES..............................................................................................................................................8

5. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO........................................................................................................................................................8

5.1. ALCANCE.................................................................................................................................................................................8

5.2. NECESIDADES DEL NEGOCIO...................................................................................................................................................8

5.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (ANEXO 1)..............................................................................................................................9

5.3.1. HITOS O ENTREGABLES................................................................................................................................................10

6. EQUIPO DE TRABAJO COMPETENCIAS Y ROLES..............................................................................................................................10

7. RECURSOS......................................................................................................................................................................................12

7.1. NECESIDADES DE RECURSOS HUMANOS................................................................................................................................12

7.2. NECESIDADES DE RECURSOS DE HARDWARE........................................................................................................................12

7.3. NECESIDADES DE RECURSOS DE SOFTWARE.........................................................................................................................13

7.4. NECESIDADES DE RECURSOS DE SERVICIOS..........................................................................................................................13

8. GESTIÓN DE RIESGOS.....................................................................................................................................................................13

8.1. GENERALIDADES...................................................................................................................................................................13

8.1.1. CLASIFICACIÓN DEL RIESGO.........................................................................................................................................13

8.1.2. CLASIFICACIÓN DE PRIORIDAD......................................................................................................................................14

8.1.3. PROBABILIDAD DE OCURRENCIA...................................................................................................................................14

8.1.4. COSTO ESTIMADO.........................................................................................................................................................14

8.2. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO.................................................................................................................................................15

9. ANEXO N° 1(CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES).................................................................................................................................32

10. ANEXO N° 2 (PLAN DE COMUNICACIONES).....................................................................................................................................33

11. ANEXO N° 3 (MATRIZ DE RIESGOS).................................................................................................................................................34

12. ANEXO N° 4 (ACTAS)......................................................................................................................................................................35


1. INFORMACIÓN GENERAL

La universidad UDKA con más de 18 sedes a nivel nacional, posee entornos tecnológicos de pruebas y producción de su sistema de gestión académico y administrativo, distribuidos en cuatro zonas del país, la zona Caribe, Pacifica, Centro y Amazonia. Actualmente estos entornos tecnológicos funcionan de manera independiente en cada una de las cuatro sedes mencionadas, así mismo cada sede cuenta con la infraestructura técnica y humana necesaria para su óptimo funcionamiento. El sistema de gestión académico y administrativo (En adelante SGAA), centraliza la información en el entorno principal (Zona Centro), mediante una sincronización de “Exports” de base de datos, de esta manera la universidad realiza los procesos que requiere y mantiene el flujo de información.


Actualmente este modelo de flujo de información tiene significativas falencias que de afectan de manera determinante los procesos de gestión de la universidad, la sincronización de la información es poco ágil lo que ocasiona retrasos y problemas para obtener la información a tiempo. Estos inconvenientes terminan afectado a tola la comunidad universitaria en el país, lo que propicio agilizar la implementación de una solución definitiva de manera inmediata.

Después de un juicioso análisis de esta problemática en la que se plantearon muchas hipótesis, se resolvió que el SGAA funcionara centralizado y en línea para todo el país, esto requiere de una infraestructura técnica robusta, con requisitos muy precisos a cumplir, previamente se realizo un estudio de viabilidad técnica en el cual se definieron una serie de requerimientos y actividades que este proyecto tiene como propósito ejecutar.

2. INTRODUCCIÓN

Este documento contiene toda la información relevante acerca del Proyecto de INSTALACIÓN DE INFRAESTRUCTURA ENTORNO DE PRODUCCIÓN para el SGAA (Sistema de Gestión Académico y Administrativo de la Universidad UDKA), y pretende ser una herramienta de ayuda para la gestión exitosa de este proyecto.

Lo constituye la información relevante acerca del proyecto como lo es un pequeño resumen o abstract acerca de la razón del ser del proyecto, los compromisos pactados, asunciones, restricciones, aspectos de planificación como procesos del proyecto, necesidades del negocio, alcance, estimaciones, cronograma de actividades, hitos y entregables. También contiene algunos criterios mínimos de aceptación por parte del Consejo Académico de la Universidad, la estimación de presupuesto y finalmente el componente de gestión de riesgos.

3. JUSTIFICACIÓN

Hoy en día los sistemas de gestión universitaria requieren que el flujo de información sea ágil, cada vez es más necesario que todos los procesos académicos y administrativos estén en línea y disponibles para las partes interesadas, la comunidad universitaria. Los procesos actuales se desarrollan en la universidad de manera diferente, lo que dificulta el flujo fiable de información a tiempo, debido a que el SGAA se maneja de manera independiente en las diferentes zonas en las que está dividido el país, estas dificultades mencionadas son el pan de cada día, adicionalmente los métodos de sincronización de la información en la sede central presentan la mayoría de veces complicaciones inesperadas que se han convertido difíciles de controlar.

Los altos costos de mantenimiento y sostenibilidad de las cuatro plataformas que actualmente están funcionando en todo el país, el equipo humano que de igual forma soporta estas infraestructuras y las dificultades operativas ya mencionadas hicieron necesario y vital que naciera este proyecto.

Que el SGAA funcione en línea en todo el país es una ventaja para toda la comunidad de la universidad, los procesos en los que cada uno interviene serán más agiles y seguros, se reducirán de manera importante los costos operativos y los procesos académicos se automatizarán.


4. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO

4.1. RESUMEN DEL PROYECTO

4.1.1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Número de Proyecto: 01-TEC-2010División Gerencia de TecnologíaNombre del proyecto: INSTALACIÓN DE INFRAESTRUCTURA ENTORNO DE

PRODUCCIÓN para el SGAAFecha de inicio: 01/10/2010Fecha prevista de fin: 30/04/2010Duración del proyecto: 7 MesesReferencia de autorización del proyecto:

Consejo Académico Resolución 025 del 30 de Junio de 2010.

Presupuesto Aprobado:

$800.000.000 (Pesos Colombianos)

4.1.2. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Proveer la infraestructura técnica y tecnológica en Hardware y software acorde con las necesidades específicas de la universidad, que permitan llevar a cabo el proceso de centralización del SGAA.

Ejecutar el proceso de compra y adquisición de los equipos, servidores, software y servicios necesarios para el proceso de centralización del SGAA.

Realizar la instalación de la plataforma de hardware y software necesaria para el funcionamiento del SGAA.

Dotar a todas las sedes de la universidad en el país de la infraestructura de comunicación necesaria para que el SGAA funcione de manera optima en cada una de ellas.

Posterior al proceso de consolidación de la información del sistema de información, en la sede centralizada, realizar las pruebas técnicas de funcionamiento, rendimiento, stress y calidad de la plataforma instalada.

Reducir los costos operativos que la universidad tiene que asumir por cuenta de tener 4 infraestructuras diferentes en las zonas del país, que soportan el SGAA.

Reducir el costo total de propiedad de la tecnología utilizada por la universidad, y obtener de ella la mejor relación de costo beneficio y retorno de inversión.

4.2. COMPROMISOS ADQUIRIDOS CON EL CONSEJO ACADÉMICO

Nº Descripción Fecha Prevista Entrega Responsable


1

Realizar un informe de costos y funcionamiento de la plataforma antigua VS la plataforma nueva. 30/05/2010

IVAN DARIO ZAMBRANO

Gerente de Proyecto

2

Realizar una encuesta de satisfacción de la comunidad universitaria antes de después de la implementación del proyecto.

30/05/2010

IVAN DARIO ZAMBRANO

Gerente de Proyecto

3

Presentar un informe de avance del proyecto mensual, en el que se visualice las tareas completadas y las faltantes a fecha de calendario. De la misma forma el presupuesto ejecutado a esa fecha.

Mensual durante 7 Meses / Primera entrega 30/10/2010

IVAN DARIO ZAMBRANO

Gerente de Proyecto

4

Colaborar con el interventor y presentarle toda la información que requiera de manera ágil, para facilitar su labor de control.

Durante el proyecto

IVAN DARIO ZAMBRANO

Gerente de Proyecto

4.3. ASUNCIONES Y RESTRICCIONES

La instalación de la infraestructura debe cumplir con alguno de los estándares de calidad existentes. El software instalado debe ser la última versión liberada por el fabricante, mediante certificado expedido a la

universidad. El hardware adquirido e instalado debe tener garantía de no menos de 3 años y debe tener certificado de Calidad La versiones de software instaladas deben ser la consignadas en el estudio de viabilidad técnica, adicionalmente,

deben corresponder al licenciamiento requerido para la totalidad de la infraestructura, en el aspecto legal y comercial. La instalación del SGAA debe ser la última versión liberada por el proveedor. Las pruebas de rendimiento de la aplicación deben realizarse conforme al procedimiento consignado en el proceso de

gestión de calidad.

5. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

5.1. ALCANCE

Este proyecto abarca aspectos técnicos únicamente, prevé la adquisición de bienes y servicios relacionados con la plataforma de software y hardware requerido para la centralización del SGAA, la adecuación de un centro de cómputo para una plataforma de alto rendimiento, y la instalación del software necesario para el funcionamiento del SGAA que funciona sobre plataforma ORACLE. Otro aspecto importante que define claramente el alcance tiene que ver con las pruebas de funcionamiento, rendimiento y stress, se realizaran y se levantaran informes que permitan establecer niveles óptimos de funcionamiento en diferentes eventos de concurrencia de usuarios en la aplicación.

Este proyecto no tiene en cuenta adecuaciones reparaciones y/o ajustes funcionales o relacionados con desarrollo de software al SGAA, tampoco establece administración, soporte y mantenimiento de la aplicación y/o su plataforma de tecnología posterior a su ejecución.


Vale la pena mencionar que todos los productos que se van a adquirir previamente en detalle se definieron, producto de un juicioso análisis en el estudio de factibilidad técnica que se realizo, el proyecto garantizará que la plataforma aprobada quede en funcionamiento, así mismo tendrá la responsabilidad de realizar pruebas suficientes para establecer cómo se desempeña en diferentes eventos y escenarios hipotéticos creados para tal fin.

5.2. NECESIDADES DEL NEGOCIO

Durante el desarrollo del presente documento se ha presentado una situación actual y un diseño idealizado de lo que la universidad espera implementar. Actualmente la universidad maneja la información de sus procesos académicos, administrativos y financieros de manera independiente, en cada una de las zonas o sedes que hay en el país, existe un proceso de consolidación de información en el que se han presentado muchos inconvenientes y que va a cambiar sustancialmente con la puesta en marcha de este proyecto.

Adicionalmente los gastos de mantenimiento y sostenimiento de cada una de las sedes de la universidad, reflejan un costo demasiado alto que la universidad cree debe disminuir.

Deseamos mejorar dos aspectos, primero agilizar los procesos académicos, administrativos y financieros que la universidad actualmente considera no se desarrollan en los tiempos adecuados, adicionalmente existe una clara insatisfacción de nuestros alumnos respecto a los procesos que realizan a través del sistema, se presentan muchas quejas relacionadas con lentitud en el sistema.

El personal directivo de la universidad encabezado por el consejo académico espera que la centralización del SGAA reduzca al máximo la insatisfacción de la comunidad universitaria respecto a los procesos que el sistema maneja.

Además espera que los costos operativos de cada una de las sedes se reduzcan de manera importante, así como el TCO (Costo total de propiedad) de la tecnología de hardware adquirida.

La infraestructura a implementar es robusta, escalable y segura, se espera poder superar definitivamente los inconvenientes de rendimiento del sistema en las temporadas de matriculas.

La gerencia de tecnología, espera obtener el mejor retorno de inversión de la plataforma de hardware y software instalada.

Al finalizar el proceso de evaluación y pruebas, se espera que la infraestructura satisfaga todas necesidades descritas con anterioridad.


5.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (ANEXO 1)

5.3.1. HITOS O ENTREGABLES

Hito / EntregableResponsable Grupo

Fecha Entrega

Documento de requerimientos de Hardware y software, con el fin de que compañías reconocidas en el mercado presenten sus propuestas para la fase de adquisición de los bienes de tecnología requeridos para el proyecto.

EVERLIDES CUESTA.

Coordinador de Adquisición de Hardware y Software.

Gerencia de Tecnología

Documento técnico de infraestructura instalada, este documento debe tener un inventario detallado de las instalaciones de hardware y de software de cada capa del modelo de infraestructura instalado, así mismo de la infraestructura de comunicación instalada en cada sede. Además debe consignar la totalidad de las versiones instaladas en el caso del software.

IVAN DARIO ZAMBRANO

Gerente de Proyecto.



Documento técnico del resultado de las pruebas de funcionamiento, rendimiento y stress del SGAA.

ALBERTO SANTOFIMIO

Responsable de pruebas zona centro.

JUAN CARLOS MEJIA

Responsable de Instalación de servicios y pruebas en Zonas


Informe de Ejecución presupuestal por parte de la gerencia financiera.

JUAN ALBERTO TORRES Interventora

6. EQUIPO DE TRABAJO COMPETENCIAS Y ROLES

Gerente de Proyecto -- Ingeniero Iván Darío Zambrano

Ingeniero de Sistemas especializado en Gerencia de Proyectos

Responsable de dirigir el proyecto durante todas sus etapas, organiza y controla las etapas en cada punto con el fin de obtener los mejores resultados optimizando todos los recursos.

Interventor -- Ingeniero Juan Alberto Torres

Ingeniero de Sistemas con especialización en Auditoría

Responsable de verificar que todas las fases consignadas en el cronograma del proyecto, se estén cumpliendo dentro de los plazos propuestos y el presupuesto establecido.

Coordinador de Adquisición de Hardware y Software -- Ingeniero Everlides Cuesta Navas

Ingeniero de Sistemas con especialización y experiencia mínima de 5 años en compras de tecnología.

Responsable de hacer la convocatoria a las empresas oferentes para la participación en la licitación como proveedores de tecnología, hardware y asesoría en la ejecución del proyecto.

Una vez formalizado los proveedores, realizará contratos y clausulas de responsabilidades de entregas de dichos proveedores.

Revisión y aprobación de cotizaciones del Hardware y Software contemplado para la puesta en marcha del SGAA.

Coordinador de Instalación de servicios y pruebas zonas (Excepto zona centro) -- Ingeniero Juan Carlos Mejía

Ingeniero de Sistemas con especialización en Redes


Responsable de la supervisión y control de la instalación de los servicios necesarios para la completa implementación del SGAA.

Responsable de todas las pruebas de rendimiento y estrés en todas las zonas a excepción de la mencionada.

Retroalimentación, verificación y control de los resultados de todo el paquete de pruebas.

Coordinador de Instalación de Hardware y Software -- Ingeniero Juan Manuel Cubillos

Ingeniero de Sistemas con especialización

Responsable de la instalación de todo el Hardware y Software en el centro de cómputo en las sedes donde vaya a funcionar el SGAA.

Planeación, ejecución y control de la instalación de los equipos de cómputo y comunicaciones del centro de cómputo del SGAA.

Coordinador de pruebas Zona Centro -- Ingeniero Carlos Alberto Santofimio

Ingeniero de Sistemas con amplia experiencia en pruebas tester, preferiblemente con especialización

Responsable de todo el proceso de pruebas para la zona en la cual quedara montado el centro de cómputo del SGAA.

Completa planeación, ejecución, verificación y control de la pruebas de rendimiento y estrés.

7. RECURSOS

7.1. NECESIDADES DE RECURSOS HUMANOS

NECESIDAD RECURSO CANTIDAD ESTADOGerente de Proyecto Iván Darío Zambrano 1000 horas AsignadoResponsable adquisición Hardware y Software

Everlides Cuesta 200 horas Asignado

Responsable de Instalación de servicios y pruebas en zonas

Juan Carlos Mejía 500 horas Asignado

Responsable de Instalación de Hardware y Software

Juan Manuel Cubillos 350 horas Asignado

Responsable de pruebas zona centro

Alberto Santofimio 200 horas Asignado

Interventor Juan Alberto Torres 1000 horas AsignadoExperto de consultoría en Oracle

No asignado 200 horas Pendiente


7.2. NECESIDADES DE RECURSOS DE HARDWARE

Posibles Valores del Estado

Pendiente: la solicitud está esperando una decisión administrativa

Asignado: la tarea ha sido asignada al Responsable adquisición Hardware y Software

Localizado: solicitud primaria aprobada por administración, pero el recurso no está disponible

Cumple: la solicitud ha sido satisfecha, y el recurso está disponible

Rechazado: la solicitud no será atendida, el plan deberá ajustarse a trabajar sin este recurso

NECESIDAD FUENTE CANTIDAD ESTADOServidor Web 4 procesadores, 16 Gb

en RAM, 2 Terabytes de discos duro, fuente de poder redundante

2 Asignado

Servidor de seguridad 4 procesadores, 16 Gb en RAM, 2 Terabytes de discos duro, fuente de poder redundante

2 Asignado

Servidor MIDTIERS 4 procesadores, 16 Gb en RAM, 2 Terabytes de discos duro, fuente de poder redundante

4 Cumple

Servidor de autenticación

4 procesadores, 16 Gb en RAM, 2 Terabytes de discos duro, fuente de poder redundante

2 Cumple

Servidor de base de datos

4 procesadores, 16 Gb en RAM, 2 Terabytes de discos duro, fuente de poder redundante

2 Cumple

7.3. NECESIDADES DE RECURSOS DE SOFTWARE

NECESIDAD SOFTWARE CANTIDAD ESTADOMotor de base de datos Oracle 10G R2 2 CumpleOAS Oracle Aplication Server

10G R24 Cumple

Sistemas Operativos Linux RED HAT Enterprise v5

12 Cumple


7.4. NECESIDADES DE RECURSOS DE SERVICIOS

NECESIDAD SERVICIO CANTIDAD ESTADOAcceso a internet Canal Dedicado de

16Mb2 Cumple

Acceso a internet Canal Dedicado de 2Mb 8 Cumple

8. GESTIÓN DE RIESGOS

8.1. GENERALIDADES

Para realizar la identificación y análisis de riesgos debemos señalar y definir los siguientes aspectos:

8.1.1. CLASIFICACIÓN DEL RIESGO

La clasificación del riesgo estará definida por una serie de aspectos que se identificaron en las diferentes fases de ejecución del proyecto, en base a ello fueron definidos:

Riesgos Presupuestales de Organización y Eficiencia de Recursos Riesgos Comerciales y Financieros Riesgos Técnicos (Hardware y Software)

8.1.2. CLASIFICACIÓN DE PRIORIDAD

La clasificación de prioridad del riesgo está definida en una escala de valoración de la siguiente manera y teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Clasificación Definición

AltaSe clasifica como alta cuando el riesgo necesite atención inmediata o de carácter crítico y requiera adiciones presupuestales que tengan que ser aprobadas por el consejo académico (Mayores a $20.000.000), o provoque retrasos de un mes o más en los cronogramas del proyecto.

MediaSe clasifica como media cuando el riesgo amerite adiciones presupuestales dentro de los costos de imprevistos (Menores a $20.000.000), y provoque retrasos mayores de una semana pero menores a un mes en los cronogramas establecidos.

BajaSe clasifica como baja cuando el riesgo no amerite adiciones presupuestales, y provoque retrasos no mayores de una semana en los cronogramas establecidos.

8.1.3. PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

La clasificación de probabilidad de ocurrencia del riesgo está definida en una escala de valoración de la siguiente manera y teniendo en cuenta los siguientes aspectos:



AltaSe identifica como alta cuando la valoración de los expertos defina una probabilidad de ocurrencia mayor o igual al 80%

MediaSe identifica como media cuando la valoración de los expertos defina una probabilidad de ocurrencia entre el 30% y el 79%

BajaSe identifica como baja cuando la valoración de los expertos defina una probabilidad de ocurrencia entre el 1% y el 29%

8.1.4. COSTO ESTIMADO


Critico Se identifica como alta cuando la valoración del costo sea de un igual o mayor a $50.000.000

AmenazaSe identifica como amenaza cuando la valoración del costo sea igual a $20.000.000 y menor a $50.000.000

Tolerable Se identifica como tolerable cuando la valoración del costo sea de menor a $20.000.000

8.2. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

Ocurren demandas importantes no contempladas en el presupuesto que afectan los recursos destinados a otras actividades.

No se realiza una adecuada estimación de costos del proyecto.

Proveedor de servicios de internet contratado incumple con la instalación y puesta en marcha del servicio de internet en sedes en el tiempo pactado.

Servicio de Internet instalado no cumple con las especificaciones pactadas con el proveedor en la pruebas del servicio. Las características del servicio de internet solicitado y posteriormente instalado resultan insuficientes para el óptimo

funcionamiento del Sistema. Retrasos en las instalaciones y/o configuraciones de software de Oracle, sistemas operativos, SGAA, por errores

técnicos inesperados. El resultado de las pruebas de conectividad, rendimiento y funcionalidad del SGAA no son satisfactorias o resultan

fallidas en alguna o todas las sedes. Tiempos de entrega estimados con proveedores externos insuficientes. Retraso en la entrega de los equipos e insumos necesarios para las adecuaciones de la infraestructura por parte de

los proveedores. Elevados costos de hardware y software por parte de proveedores. Fallas en la certificación del cableado estructurado y red eléctrica establecida para el acoplamiento del centro de

cómputo, fallas en su funcionamiento y seguridad industrial requerida. Incompetencia por parte del personal a cargo para la instalación, manejo y posterior puesta en funcionamiento de los

equipos.


N° ¿Qué pasaría si? Causas Originarias Consecuencia Clasificación

1 Ocurren demandas importantes no contempladas en el presupuesto que afectan los recursos destinados a otras actividades.

No se realizo el análisis adecuado de recursos para el proyecto.

Los recursos y servicios presupuestados en la planeación no poseen la calidad requerida. Amenaza

2

No se realiza una adecuada estimación de costos del proyecto.

Los recursos definidos para el proyecto no tienen claras las funciones, roles ó responsabilidades.

Las herramientas para la preparación del presupuesto de costos no fue la adecuada.

Los recursos y servicios presupuestados en la planeación no poseen la calidad requerida.

Critica

3Proveedor de servicios de internet contratado

incumple con la instalación y puesta en marcha del servicio de internet en sedes en el tiempo pactado.

No se realizo el análisis requerido para la elección del proveedor de servicios de Internet.

Retrasa el inicio de las pruebas de conectividad, rendimiento y funcionalidad del SGAA en el tiempo requerido para cumplir con los tiempos del cronograma del proyecto.

Tolerable

4 Servicio de Internet instalado no cumple con las especificaciones pactadas con el proveedor en la pruebas del servicio.

No realizaron los acuerdos de niveles de servicio necesarios con el proveedor de servicios de Internet.

Se ve afectado el funcionamiento y rendimiento del SGAA, adicionalmente puede retrasar las actividades relacionadas con las pruebas de conectividad, rendimiento y funcionalidad del sistema.

Tolerable

5 Las características del servicio de internet solicitado y posteriormente instalado resultan insuficientes para el óptimo funcionamiento del Sistema.

No se realizo el análisis y calculo correcto y necesario de los anchos de banda requeridos para el funcionamiento del SGAA en las zonas establecidas teniendo en cuenta su ubicación geográfica.

Se ve afectado el funcionamiento y rendimiento del SGAA, adicionalmente puede retrasar las actividades relacionadas con las pruebas de conectividad, rendimiento y funcionalidad del sistema.

Tolerable

6 Retrasos en las instalaciones y/o configuraciones de software de Oracle, sistemas operativos, SGAA, por errores técnicos inesperados.

No se tiene clara y completa documentación sobre los requisitos de hardware y software previos a la instalación del producto.

Genera retrasos en el cronograma de actividades, poniendo en riesgo el cumplimiento de tiempo del proyecto.

Amenaza

7 El resultado de las pruebas de conectividad, Algunos de los componentes necesarios y Retrasa la entrega del informe de resultados AmenazaPlan Detallado de Proyecto

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rendimiento y funcionalidad del SGAA no son satisfactorias o resultan fallidas en alguna o todas las sedes.

definidos para el funcionamiento del SGAA, no se cumplió, estos componentes pueden ser de conectividad, rendimiento o hardware y software.

de las pruebas de conectividad, rendimiento y funcionalidad del sistema, adicionalmente puede incurrir en el desplazamiento de personal adicional al previsto para diagnosticar las fallas.

8 Tiempos de entrega estimados con proveedores externos insuficientes.

Mala planificación de tiempos de entrega con el proveedor.

Genera retrasos en el cronograma de actividades, poniendo en riesgo el cumplimiento de tiempo del proyecto.

Amenaza

9 Retraso en la entrega de los equipos e insumos necesarios para las adecuaciones de la infraestructura por parte de los proveedores.

Elección equivocada de proveedor. Genera retrasos en el cronograma de actividades, poniendo en riesgo el cumplimiento de tiempo del proyecto.

Amenaza

10 Elevados costos de hardware y software por parte de proveedores.

Inadecuada estimación de costos y recursos para el proyecto, poco conocimiento acerca de los precios manejados en el mercado de los equipos requeridos para el proyecto.

Costos adicionales por mala planificación y realización del presupuesto para el proyecto.

Amenaza

11 Fallas en la certificación del cableado estructurado y red eléctrica establecida para el acoplamiento del centro de cómputo, fallas en su funcionamiento y seguridad industrial requerida.

Inadecuada instalación por parte del proveedor.

Amenaza

12 Incompetencia por parte del personal a cargo para la instalación, manejo y posterior puesta en funcionamiento de los equipos.

Falta de competencias experiencia y conocimiento necesarias por parte del personal asignado.

Daño el alguno de los equipos, retraso en el cronograma por tiempos de instalación, costos adicionales no presupuestados.

Tolerable


FICHA TECNICA DE ANALISIS DE RIESGO - ANALISIS CUANTITATIVO

ID : 001NOMBRE DEL RIESGO : Demandas no contempladas

PRIORIDAD DE GESTION

MediaDESCRIPCION DEL RIESGO: Ocurren demandas no contempladas que afecten los recursos destinados a otras actividades.

IMPACTO Amenaza

HORIZONTE DE TIEMPO

120 CALIFICACION: 8,2ASIGNADO A :Ivan Zambrano

CONTEXTO JUICIO DE EXPERTO

La no contemplación de términos y estatus que se puedan salir de los acuerdo harán que se alteren y retrasen por daños y perjuicios actividades propias del proyecto

FUENTES CONSULTADASabogados expertos en proceso de proyectos

CONCLUSION DEL ANALISIS

Se afecta la calidad y el funcionamiento del SGAA, ya que al presentarse estos inconvenientes factores externos intentaran aprovechar la oportunidad de hacer ganancia


CALIFICACION DEL EXPERTO 35%COSTO ESTIMADO $45,000,000PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Baja

DESCRIPCION DE LA ACCION

TRATAMIENTO

EVITAR X

Se debe verificar y cubrir totalmente total la parte de normatividad, ya que una demanda seria algo costoso para el proyecto, todo debe ir con las normas especificadas y cumpliendo normas de calidad, en cualquier caso que no se haya contemplado alguna norma se debe de poner en marcha para que se cumpla en el proyecto.

TRANSFERIR COMPARTIR

FECHA QUE DEBE ESTAR TOMADA LA ACCION 15/01/2011 PLAZO RESPONZABLE 15 díasFICHA TECNICA DE ANALISIS DE RIESGO - ANALISIS CUALITATIVO

ID : 002NOMBRE DEL RIESGO : Servicio de Internet instalado no cumple con las especificaciones


Media DESCRIPCION DEL RIESGO: El Servicio de Internet instalado no cumple con las especificaciones pactadas con el proveedor en la pruebas de servicio las cuales se realizan

IMPACTO Amenazaen las instalaciones físicas de la planta en funcionamiento

HORIZONTE DE TIEMPO

120 días CALIFICACION: 8,2ASIGNADO A :Juan Carlos Mejía


El mal funcionamiento del servicio ya puesto en marcha generara traumatismos en los usuarios ya que son estos quienes dependen del mundo externo por medio de este

FUENTES CONSULTADASse recurrió a personal calificado en el área de telecomunicaciones ingenieros y directivos del proyecto

CONCLUSION DEL ANALISIS Retrasa el inicio de las pruebas de conectividad, rendimiento y funcionalidad del SGAA en el tiempo requerido para cumplir con los tiempos del cronograma del proyecto.

CALIFICACION DEL EXPERTO 38%COSTO ESTIMADO $35,000,000


PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Media


TRATAMIENTO

EVITAR x

La implementación se debe de hacer progresivamente, teniendo como base la conectividad que tiene la universidad antes de poner en marcha el nuevo proyecto se debe tener por respaldo la conectividad anterior por si hay alguna falla.

TRANSFERIR en lo posible buscar un nuevo proveedorCOMPARTIR FECHA QUE DEBE ESTAR TOMADA LA ACCION 28/02/2011 PLAZO RESPONZABLE 8 DIAS

FICHA TECNICA DE ANALISIS DE RIESGO - ANALISIS CUALITATIVO

ID : 003NOMBRE DEL RIESGO : Proveedor de servicios de internet contratado


media DESCRIPCION DEL RIESGO: El Proveedor de servicios de internet contratado incumple con la instalación y puesta en marcha del servicio de internet en zonas en el tiempo pactado

IMPACTO Tolerable

HORIZONTE DE TIEMPO



su repercusión se vera reflejada en las tareas que tengan prioridad en uso del mismo, especialmente las comunicaciones internas como externas de proyecto

FUENTES CONSULTADASse recurrió a personal calificado en el área de telecomunicaciones ingenieros y directivos del proyecto

CONCLUSION DEL ANALISIS Retrasa el inicio de las pruebas de conectividad, rendimiento y funcionalidad del SGAA en el tiempo requerido para cumplir con los tiempos del cronograma del proyecto


CALIFICACION DEL EXPERTO 22%COSTO ESTIMADO $15,000,000PROBABILIDAD DE OCURRENCIA MEDIA


TRATAMIENTO

EVITAR X

Se debe de hacer la solicitud del servicio unos días antes de la instalación de los equipo para que así se de el tiempo prudente para hacer pruebas de conectividad y que el servicio funcione correctamente y cuando se realice la implementación de los equipos no haya problemas

TRANSFERIR

COMPARTIR

Tener un segundo proveedor para en caso de incumplimientos del primero

FECHA QUE DEBE ESTAR TOMADA LA ACCION 15/02/2011 PLAZO RESPONZABLE 8 DIAS


ID : 004NOMBRE DEL RIESGO : Inadecuada estimación de costos


AltaDESCRIPCION DEL RIESGO: No se realiza una adecuada estimación de costos

del proyecto

IMPACTO Critica

HORIZONTE DE TIEMPO

CALIFICACION: 8,2ASIGNADO A :

Ivan ZambranoCONTEXTO JUICIO DE EXPERTO La no adecuada estuación de los coto traerá como consecuencia que bien haya un


sobrecostos en el proyecto como un déficit del mismo ocasionando perdidas elevadas

FUENTES CONSULTADASeconomistas con énfasis en proyecciones financieras


Los recursos y servicios presupuestados para la implementación del SGAA no poseen

la calidad requerida.

CALIFICACION DEL EXPERTO 80%

COSTO ESTIMADO $$80,000,000

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Baja


TRATAMIENTO

EVITAR x

Se debe de realizar una estimación de costos exacta, sin ningún impase en tal caso que este se salga de los costos estimados se tendrá que hablar con la parte administrativa para solicitar los recursos, y asignarlos a la parte que en este momento se encuentre faltante

TRANSFERIR

COMPARTIR

FECHA QUE DEBE ESTAR TOMADA LA ACCION 15/01/2011 PLAZO RESPONZABLE 1 mes

FICHA TECNICA DE ANALISIS DE RIESGO - ANALISIS CUALITATIVOID : 005 NOMBRE DEL RIESGO : Costos elevados en la adquisición de equipos



Alta DESCRIPCION DEL RIESGO: Elevados costes de hardware y software por parte deproveedores de igual forma sobrefacturación en implementos periféricos que ayudan a

IMPACTO Criticael acoplamiento del sistema

HORIZONTE DE TIEMPO

12dias CALIFICACION: 7,1ASIGNADO A :Everlides Chuetas

CONTEXTO

JUICIO DE EXPERTOLa sobrefacturación o costos elevados harán que el proyecto se incremente y es posible queno se cumplan con los objetivos de implementar los elementos necesarios y requeridos

FUENTES CONSULTADASAdministradores de empresa, consultores, Jefes de aéreas de sistemas

CONCLUSION DEL ANALISIS Se ve afectado el presupuesto del proyecto, ya que no existen muchas diferencias de preciosentre las distintas cotizaciones efectuadas por parte de los proveedores proponentes, sin embargo pretenden cumplir con las expectativas técnicas y tiempos de entrega.

CALIFICACION DEL EXPERTO 68%COSTO ESTIMADO $70,000,000PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Media


TRATAMIENTO

EVITAR hacer varias cotizaciones y dejarlas abiertasTRANSFERIR

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x

Se llega aun acuerdo con los proveedores para que ellos nos hagan cambios por equipos mas robustos si el proyecto lo requiere estos gastos deben de ir estipulados dentro de los costos y presupuestos del proyecto.




ID : 006NOMBRE DEL RIESGO : Incompetencia por parte del personal a cargo


Media DESCRIPCION DEL RIESGO: incompetencia por parte del personal a cargo para el manejo delos equipos o falta de capacitación de los mismos para su administración y posterior

IMPACTO Amenazapuesta en funcionamiento

HORIZONTE DE TIEMPO

CALIFICACION: ASIGNADO A :Juan Manuel Cubillos Cardozo

CONTEXTO

JUICIO DE EXPERTO

FUENTES CONSULTADAS

CONCLUSION DEL ANALISIS Implicaría que se tendría que poner primero a capacitar personal que labora en el proyecto pero con personal con suficiente capacidad intelectual, técnica y profesional se evitaría el tener que pagar para que aprendan y luego venir a implementar lo que aprendieron

CALIFICACION DEL EXPERTO 35%COSTO ESTIMADO $ 30,000,000



TRATAMIENTO

EVITAR x

Nuestro personal es altamente capacitado, y el gerente de proyecto hará un seguimiento a cada recurso que tengamos para verificar el cumplimiento de las actividades.

TRANSFERIR COMPARTIR

FECHA QUE DEBE ESTAR TOMADA LA ACCION 15/05/2011 PLAZO RESPONZABLE 5 meses



ID : 007NOMBRE DEL RIESGO : Tiempos de entrega fuera de los limites


AltaDESCRIPCION DEL RIESGO: Tiempos de entrega estimados con proveedores externos insuficientes o mal calculados por parte de los proveedores como de los contratistas

IMPACTO Criticapara medir el alcances y su puesta en marcha

HORIZONTE DE TIEMPO

120 días CALIFICACION: 7,6ASIGNADO A :Everlides Cuetas

CONTEXTO

JUICIO DE EXPERTOGerentes de proyectos, abogados especializados en proceso civiles

FUENTES CONSULTADASLa no contemplación de vida de los tiempos de entrega son el problema que mas común se encuentra en los proyectos, es por esto que se debe de medir claramente el tiempo

CONCLUSION DEL ANALISIS Se retrasan todos los procesos incluso puede afectar el tiempo de entrega final del proyectoSe generaría un problema si los tiempos son muy prolongados pues presentaría efectos de presión en los procesos siguientes, y consecuencias legales por pólizas de cumplimiento.

CALIFICACION DEL EXPERTO 70%COSTO ESTIMADO $75,000,000PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Media


TRATAMIENTO

EVITAR en lo posible trazar hitos de entrega para evitar contratiemposTRANSFERIR

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x

Hay acuerdos contractuales los cuales los obliga a entregar en una fecha estipulada, hay clausulas económicas para el incumplimiento y entrega de estos.




ID : 008NOMBRE DEL RIESGO : Fallo en certificación de cableado


AltaDESCRIPCION DEL RIESGO: FALLO EN LA CERTIFICACION DEL CABLEDO ESTRUCTURADOINSTALADO DENTRO DEL AREA ESTABLECIDA PARA EL ACOPLAMIENTO DEL CENTRO DE

IMPACTO AmenazaCOMPUTO

HORIZONTE DE TIEMPO

120 Días CALIFICACION: ASIGNADO A :Juan Manuel Cubillos Cardozo

CONTEXTO

JUICIO DE EXPERTOSi esta no se llegase a cumplir el centro de computo no tendría un de sus columnas base pues de allí dependen en su mayoría las comunicaciones y el proyecto estaría en riesgo vital

FUENTES CONSULTADASIngeniero de telecomunicaciones, de sistemas y gerente de proyectos


LAS COMUNICACIONES COLAPSARIAN PUES ES EN CIERTO MODO UNO DE LOS EJES CENTRALESSOBRE LOS CUALES DESCARGAN TODOS LOS PROCESOS HECHOS EN EL CENTRO

CALIFICACION DEL EXPERTO 35%COSTO ESTIMADO $40,000,000



TRATAMIENTO

EVITAR

Contratar con personal no calificado para el desempeño de dicha función

TRANSFERIR en caso tal a personal competente en este tema

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x

Se llega aun acuerdo de cumplir con las normas de cableado para centros de computo, hay clausulas económicas para el incumplimiento de normas por parte de proveedores




ID : 009NOMBRE DEL RIESGO : Fallo en el sistema eléctrico del centro


AltaDESCRIPCION DEL RIESGO: Red eléctrica con fallos en su funcionamiento y seguridad industrial requerida para su implementación

IMPACTO Amenaza

HORIZONTE DE TIEMPO

120 Días CALIFICACION: 4,8ASIGNADO A :Juan Manuel Cubillos Cardozo

CONTEXTO

JUICIO DE EXPERTOSi se falla en este proceso y no se lleva a cabo con todas las normas, técnicas y medidas de seguridad pertinentes puede en un futuro acarrear grande consecuencias

FUENTES CONSULTADASIngenieros eléctricos, ingenieros de sistemas

CONCLUSION DEL ANALISIS En el momento de un fallo eléctrico en el centro de computo caería por completo toda lainfraestructura montada ya que deshabilitaría por completo todas las funciones que allí se lleven a cabo por falta de la electricidad

CALIFICACION DEL EXPERTO 40%COSTO ESTIMADO $45.000.000 PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Media


TRATAMIENTO

EVITAR

Contratar con personal no calificado para el desempeño de dicha función

TRANSFERIR x

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ID : 010NOMBRE DEL RIESGO : insuficiencia en el óptimo desempeño del Sistema


Media DESCRIPCION DEL RIESGO: Las características del servicio de internet solicitado y

posteriormente instalado resultan insuficientes para el óptimo funcionamiento del

IMPACTO Amenazasistema para los requerimiento de la empresa

HORIZONTE DE TIEMPO


CONTEXTO

JUICIO DE EXPERTOcausara caos dentro de la infraestructura de la empresa ya que este es el cordón umbilicalpor el cual toda la empresa tendrá un canal de comunicación con el área de sistemas

FUENTES CONSULTADASingeniero de comunicaciones, jefe de personal

CONCLUSION DEL ANALISIS Se ve afectado el funcionamiento y rendimiento del SGAA, adicionalmente puede retrasar las actividades relacionadas con las pruebas de conectividad, rendimiento y funcionalidad del sistema



TRATAMIENTO

EVITAR en lo posible hacer pruebas que no estén acorde con le sistema montado

TRANSFERIR

COMPARTIRx

Solicitar al proveedor mas ancho de banda e ir haciendo las pruebas respectivas en conjunto y si se necesita mas ancho de banda para el canal subirlo.




ID : 011NOMBRE DEL RIESGO : Resultado de las pruebas de conectividad


Media DESCRIPCION DEL RIESGO: El resultado de las pruebas de conectividad, rendimiento y funcionalidad del SGAA no son satisfactorias o resultan fallidas en alguna o todas de

IMPACTO Amenaza las sedes

HORIZONTE DE TIEMPO


CONTEXTO

JUICIO DE EXPERTOsi al momento de enlazar las comunicaciones no se obtiene las respuestas esperadas tanto en calidad como velocidad el trabajo que se ha hecho fue en vano

FUENTES CONSULTADASpersonal especializado en software de comunicaciones, técnicos en la medición de velocidad de transferencia de datos y voz

CONCLUSION DEL ANALISIS Retrasa la entrega del informe de resultados de las pruebas de conectividad, rendimiento y funcionalidad del sistema, adicionalmente puede incurrir en el desplazamiento de personal adicional al previsto para diagnosticar las fallas.



TRATAMIENTO

EVITAR

TRANSFERIR xEl inconveniente se pasa al proveedor que nos da el servicio de comunicaciones, para que sea resuelto con prontitud.

COMPARTIR la información con personal calificado para su evaluación final




ID : 012NOMBRE DEL RIESGO : Retrasos en las instalaciones y/o configuraciones de especificaciones

no aptas para la magnitud del proceso


Alta DESCRIPCION DEL RIESGO: instalación y configuración de los equipos de cómputo con

especificaciones no aptas para la magnitud del proceso que conlleva el SGAA.

IMPACTO Criticaesto conlleva retrasos en las instalaciones y/o configuraciones de software

HORIZONTE DE TIEMPO

12 días CALIFICACION: 7,2ASIGNADO A :Everlides Cuetas

CONTEXTO

JUICIO DE EXPERTOVital para cumplir con las metas propuestas es que se garantice la entrega de los

equipo con las especificaciones requeridas sino el SGAA perderá valor de desempeño

FUENTES CONSULTADASIngenieros de sistemas especializados en hardware


El proceso de pruebas determina que parte de las fallas presentadas, se debe a que

algunos equipos de computo tienen características técnicas inferiores a las mínimas

requeridas para el manejo del SGAA, y se generan retrasos en los tiempos de respuesta


COSTO ESTIMADO $65,000,000

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Baja


TRATAMIENTO

EVITAR no recibir por parte inconclusas los hitos propuestos TRANSFERIR

COMPARTIR x

Se llega a un acuerdo con los proveedores para el cambio de cualquier equipó que no de la capacidad suficiente, este cambio se hará con el proveedor con un costo mínimo el cual debe de ir incluido en los estudios de presupuestos y costos que se hicieron dentro del proyecto.



FICHA TECNICA DE ANALISIS DE RIESGO - ANALISISCUALITATIVO


ID : 013NOMBRE DEL RIESGO : Retraso en la entrega de los equipos e insumos


Alta DESCRIPCION DEL RIESGO: Retraso en la entrega de los equipos e insumos necesarios para las adecuaciones de la infraestructura por parte de los proveedores.

IMPACTO Critica

HORIZONTE DE TIEMPO

12 días CALIFICACION: 7,2 ASIGNADO A :Everlides Cuetas

CONTEXTO

JUICIO DE EXPERTOVital para cumplir con las metas propuestas es que se garantice la entrega de los

equipo con las especificaciones requeridas sino el SGAA perderá valor de desempeño

FUENTES CONSULTADASIngenieros de sistemas especializados en hardware


El proceso de pruebas determina que parte de las fallas presentadas, se debe a que

algunos equipos de computo tienen características técnicas inferiores a las mínimas

requeridas para el manejo del SGAA, y se generan retrasos en los tiempos de respuesta


COSTO ESTIMADO $60,000,000



TRATAMIENTO

EVITAR contratar con empresas no certificados par dichos contratos TRANSFERIR

COMPARTIRx

Se realizan contratos con los proveedores con clausulas de incumplimiento por las garantías solicitadas.

FECHA QUE DEBE ESTAR TOMADA LA ACCION 15/05/2011 PLAZO RESPONZABLE 5 meses


9. ANEXO N° 1(CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES)


10. ANEXO N° 2 (PLAN DE COMUNICACIONES)


11. ANEXO N° 3 (MATRIZ DE RIESGOS)


12. ANEXO N° 4 (ACTAS)


plan detallado de proyecto

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