DISEÑO DETALLADO

Justificación

En el capitulo anterior se explicó en que consistía la etapa de diseño conceptual dentro del desarrollo de un sistema de información gerencial.

Pues bien, una vez se tiene todo el plan a seguir y el modelo que se va a utilizar, se debe pasar al hecho todos los esquemas y planes trazados La materialización del diseño conceptual es lo que se conoce como diseño detallado.

Objetivos

Mostrar al estudiante los aspectos que deben ser abordados en esta fase del desarrollo de Sistemas de Información Gerencial.

Orientar el desarrollo de la documentación del diseño detallado, que sustente el sistema desarrollado.

Índice del Capítulo

o Resumen o Definición y Objetivos. o Definición de subsistemas. o Diseño efectivo de salidas. o Sistema computacional. o Preparación de la base de datos. o Documentación del diseño detallado. o Cuestionario Diseño Detallado

El diseño detallado es la materialización del diseño conceptual por medio de la ampliación y extensión de las características generales del diseño que fueron planteadas. El objetivo es proporcionar una descripción del sistema para alcanzar las metas requeridas, esta descripción incluye dibujos, especificaciones de los equipos y personal, tablas de flujo, procedimientos, tareas de apoyo, especificaciones de archivos, manuales de organización y operación, documentación del análisis y pruebas del diseño

La administración de un proyecto dentro del diseño detallado se compone de la definición, organización, planeación y control.

Definición: realizar el planteamiento de las especificaciones detalladas definir las tareas.Organización: determinar los modelos de documentación, comunicación y técnicos, métodos a utilizar, los indicadores y el sistema de medida y control.

Planeación: generar un plan de trabajo cuantificado y programado donde se tienen en cuenta las decisiones requeridas para establecer el carácter general y direccionamiento del proyecto. Dentro de la planeación se debe: establecer los objetivos del proyecto, definir tareas del proyecto, planear el desarrollo lógico de tareas secuenciales y simultáneas, programar el trabajo, estimar la mano de obra, equipo y otros costos del proyecto, establecer un presupuesto y asignar fondos, planear de la dotación de personas.

Para esta etapa se pueden utilizar herramientas de manejo de proyectos como gráficas de Gantt, diagrama de redes, redes de tiempos constantes, redes Pert, métodos de la ruta crítica,

Control del Proyecto: evaluar cada actividad desde un enfoque de tiempo, costo y funcionamiento según los planes establecidos para cada etapa, con el fin de emprender acciones correctivas cuando no sean iguales a los resultados planeados.

Definición de subsistemas

Para definir un subsistema se hace de acuerdo a la función de las relaciones que se manejan en la empresa a través de sus áreas funcionales. El objetivo de identificar subsistemas es encontrar un conjunto de subsistemas que satisfagan las necesidades de rendimiento especificadas por el diseño conceptual. Esta actividad requiere de información como los criterios dominantes y de intercambio para los subsistemas de proceso y los del sistema de información administrativa en general, posiciones necesarias de control en el sistema, recursos disponibles que la compañía asigne, puntos de decisión gerencial para la planeación y control de los sistemas, tareas requeridas para la operación de los sistemas y especificaciones de resultados, información necesaria para la toma de decisiones programada y requerimientos específicos de salida para todos los sistemas.

Subsistema de Planeación, Procesamiento y Control

El diseño detallado de un subsistema de información consta de los siguientes elementos:

o Objetivos del sistema o Diagramas de flujo del sistema o Descripción del sistema que indica cada función del mismo en un lenguaje no técnico. o Organización de los registros o Fuente de datos para cada programa empleado en el sistema. o Programas usados o Manual de procedimientos con instrucciones de operación fáciles de seguir. o Informes de salida, formatos, distribución y conservación.

Diseño Efectivo de Salidas

Las salidas de información del sistema son los informes, las consultas, los listados. El diseño de las mismas es importante debido a que a partir de ellas los usuarios finales toman decisiones, una buena salida tiene como objetivos dar solución al problema de información encontrado en el diagnóstico, resolver la mayoría de las necesidades de los usuarios, y proveer la cantidad adecuada de información.

Método y tecnología de salida

Las salidas pueden ser cualquier información que se contenga del sistema. Existen salidas externas y salidas internas; es necesario estudiar estos tipos de salida en la empresa, cuales son necesarios y qué características tienen para determinar el método con que se diseñarán las salidas. Para definir la tecnología a usar, existen factores que contribuyen en al análisis para seleccionar la más óptima (quién usará la salida, cuántas personas la necesitan, en dónde se necesita la salida, cuál es el propósito, con qué velocidad se requiere, con qué frecuencia, durante cuánto tiempo será almacenada)

Impresoras:

Se utilizan este tipo de salidas cuando el material puede ser impreso de manera secuencial, lineal y láser. Cuando se establece el método de salida se procede a elegir la tecnología teniendo en cuenta la confiabilidad, compatibilidad con el software y el hardware, el soporte del fabricante

Pantalla:

Ofrece la posibilidad de interactuar con el usuario, se utiliza cuando la información se consulta una sola vez y no requiere ser almacenada.

Sonido:

Es usada para capturar información valiosa, favorece por lo general a un solo usuario y son temporales, para configurar esta salida se tienen en cuenta los siguientes pasos: determinar la salida de audio para una aplicación particular, estructurar el vocabulario y efectuar la grabación y traducción a señales digitales.

Microformas:

Brinda ventajas en ahorro de espacios, mantiene registros sin almacenamiento masivo, preserva el material frágil y de uso frecuente y evita la impresión de reportes voluminosos

Una vez que se ha definido el uso de la salida se puede iniciar el proceso de diseño físico que tiene en cuenta el reporte impreso, la información constante, la información variable, las salidas por pantalla.

Sistema Computacional

Los principales componentes de un sistema computacional son: hardware, software, la base de datos, el sistema de telecomunicaciones y su organización física en función de los usuarios. El análisis empieza con las necesidades de información y de datos, para determinar la naturaleza y el tamaño de la base de datos, después de esto se examinan las opciones de hardware y software que cumplan con las exigencias del modelado del procesamiento de datos y con la presentación de información.

Hardware y Software: se realiza una evaluación del hardware y software disponible, a partir de un inventariado, luego se determina qué hardware es necesario.

Estimación de cargas de trabajo: Deben ser estimadas las cargas de trabajo de los sistemas actuales y futuros, es decir elaborar cifras que representen las cargas de trabajo para que cualquier hardware que se obtenga posea la capacidad de manejar las cargas de trabajo.

Evaluación del hardware: Es responsabilidad compartida de la administración, los usuarios y el analista de sistemas. Los criterios para evaluar el desempeño del hardware incluyen el tiempo requerido para las transacciones promedio, la capacidad de volumen total del sistema, el tiempo inactivo de la unidad central de proceso y el tamaño de memoria proporcionado.

Evaluación de software: Los principales aspectos para evaluar software son: efectividad de desempeño, eficiencia operativa, facilidad de uso, interfaz de usuario satisfactoria, flexibilidad, soporte del fabricante. Para realizar una mejor evaluación se comparan las características del software con los requerimientos de la aplicación desarrollados.

Preparación de la base de datos: Consiste en desarrollar el diseño de los archivos y la base de datos, se identifica que modelo adoptar en el almacenamiento. Existen dos modelos de almacenamiento.

Archivos convencionales: almacena los archivos individuales, que permiten mayor velocidad de procesamiento pero implican falta de potencialidad para evolucionar, duplicidad de datos. Se utilizan generalmente archivos maestros, archivos de tablas, archivos de transacción y archivos de trabajo.

Existen diferentes métodos de organización donde las necesidades de consultas establecerán la utilización de uno u otro archivo.

o Organización secuencial o Lista de enlace Método de ordenación lógica o Organización indexada o Organización de índices secuenciales

Entre las ventajas de este modelo se resaltan la integridad de los datos, la evolución de acuerdo a las necesidades del usuario, acceso a múltiples usuarios y aplicaciones, aunque también hay que considerar desventajas en costos, centralización de los datos

Estructuración lógica y tipos de estructura: Es la forma de almacenamiento de los datos y sus interrelaciones que permiten el adecuado funcionamiento de la base de datos

Existen tres tipos básicos de estructuración lógica.

1. Estructura de datos jerárquica 2. Estructura de la red de datos

3. Estructura de datos relacionales

Documentación del Diseño Detallado

Es el soporte mediante el registro el físico el cual debe contar con los siguientes elementos:

Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema de información administrativa, a su implantación, operación y mantenimiento.

El diseño del sistema de información administrativa Procedimientos para instalar el sistema de información administrativa Procedimientos para operar el sistema de información administrativa Procedimientos para mantener (revisar) el sistema de información administrativa. Algunas razones para documentar el diseño detallado son la rotación del personal de la

empresa, para poder realizar modificaciones al sistema, y para verificar si existen falencias.

Características de la Documentación

La documentación debe contar con dos características especificación (descripción clara y detallada) y estandarización (suministro detallado de las especificaciones).

Manual de Documentación: Se utiliza para el mantenimiento de los estándares y provee controles adecuados al sistema de información, se compone por un tema, finalidad, formas, tablas diagramas.

Puede definirse como diseño detallado de un sistema de información gerencial a la ampliación y extensión de todas y cada una de las características generales del diseño, que fueron planteadas en el diseño conceptual.

El objetivo específico del diseño detallado es proporcionar una descripción del sistema de forma tal que se puedan alcanzar las metas requeridas del diseño conceptual. Dicha descripción ésta compuesta por dibujos, especificaciones de los equipos y personal, tablas de flujo, procedimientos, tareas de apoyo y las especificaciones concernientes a los archivos de información y manuales de organización y operación requeridos para el manejo del sistema. De igual forma hace parte del diseño detallado la documentación tanto de análisis como de pruebas que justifica el diseño. Dichas especificaciones deben ser tan completas que las personas que no se hallan familiarizadas con el proyecto estén en capacidad de realizarlo.

Administración de proyectos

Se debe partir del hecho que la administración de un proyecto es totalmente diferente de la que se aplica a una operación, ya sea continua o en marcha. Así, para emprender la administración de un proyecto dentro del diseño detallado, el primer paso se compone por dos tareas; definición y organización. Una vez se ha determinado quien será el gerente del proyecto y el personal que estará a cargo del mismo, se deben tener en cuenta dos pasos: la planeación y el control, teniendo en cuenta que tanto los esfuerzos como el tiempo y los recursos empleados en cada uno de estos pasos estarán en función del tamaño del proyecto y del costo en el que se incurre al desarrollar el diseño detallado del mismo.

Definición

En la definición del proyecto se busca concretar las ideas provenientes del diseño conceptual, es decir; hacer un planteamiento de especificaciones detalladas que nos permita definir tareas para el diseño detallado.

Organización

A través de la organización se determinan los modelos de documentación, comunicación y técnicos, así como los métodos a utilizar, los indicadores y el sistema de medida y control. Sin embargo los dos puntos críticos son la planeación y el control que se relacionan a continuación.

Planeación del Proyecto

La planeación del proyecto hace referencia a todas aquellas decisiones requeridas al inicio de un proyecto y a través de los cuales se establece tanto su carácter general como su direccionamiento.

El objetivo de la planeación es generar un plan de trabajo que sea cuantificado y programado según fechas establecidas.

La planeación del proyecto debe:

1. Establecer los objetivos del proyecto. En este punto se hace necesario hacer una revisión, subdivisión y un refinamiento de los objetivos de desempeño que se hallan fijado en el diseño conceptual.

2. Definir tareas del proyecto, lo cual permite la identificación de la estructura jerárquica de las tareas que se deben realizar y las cuales se pueden documentar a través de instrucciones.

3. Planear el desarrollo lógico de tareas secuenciales y simultáneas, así como las actividades que constituyen cada una de ellas. Se aplican para tal fin los diagramas de redes y actividades.

4. Programar el trabajo teniendo en cuenta la fecha establecida para la terminación del proyecto y las restricciones de la secuencia de actividades y tareas.

5. Llevar a cabo una estimación de la mano de obra, equipo y otros costos del proyecto en los que se puede incurrir a través del mismo.

6. Establecimiento de un presupuesto para el proyecto a través de la asignación de fondos a cada tarea y a los gastos en que se llegue a incurrir, cuya periodicidad será mensual.

7. Planeación de la dotación de personas de la organización del proyecto durante su trayectoria. En esta sección se pueden incluir algunas herramientas utilizadas en el manejo de proyectos.

Herramientas utilizadas en el manejo de proyectos

Gráficas de Gantt

Son de gran utilidad ya que son fáciles de usar, sin embargo cuando se aplican en proyectos de mayor complejidad se tornan inadecuados dado que no muestra las interdependencias que las relaciones existentes entre cada una de las actividades a desarrollar.

Diagramas de redes

Este presenta de manera clara las relaciones de procedencia entre las actividades del proyecto, de igual modo permite desarrollar un algoritmo de programación que facilita la reprogramación del proyecto, sin embargo, representa un mayor costo que los gráficos de Gantt, por ello deben ser usados en proyectos complejos y cuando el costo adicional que este representa quede justificado por las circunstancias propias del proyecto.

Redes de tiempos constantes

Es el más sencillo, a partir de él se derivan otros más complejos. Parte del hecho de considerar que el tiempo requerido para llevar a cabo una actividad determinada es constante, los métodos de tiempos constantes resultan adecuadas para aquellos casos en que el tiempo de las actividades resultan ser constantes o casi constantes.

Redes PERT o técnica de revisión y evaluación de programas

Requiere de tres estimaciones de tiempo para cada actividad a desarrollar, el tiempo optimista, el tiempo más probable y el tiempo pesimista.

Método de la ruta critica

Utiliza una función de tiempo /costo, asignando cuatro valores para cada actividad: tiempo nominal, costo normal, tiempo de aceleración y costos de aceleración. Su solución básica se da tomando tanto los costos como el tiempo normales, dado que si son satisfactorios, las actividades se programaran dentro de sus tiempos normales.

Control del Proyexto

El control del proyecto se ejerce a través de la evaluación de cada actividad a medida que se van ejecutando, dicho control se debe emprender desde un enfoque del tiempo, el costo y el funcionamiento, según los planes establecidos en cada etapa de planeación y programación.

Cuando existe alguna discrepancia que sea significativa entre los planes y los resultados reales del proyecto, se deben emprender acciones correctivas, las cuales pueden llegar a incluir la revisión del plan, una reasignación de fondos, cambios en el personal o en los demás recursos; lo cual debe arrojar resultados tales que el plan sea nuevamente factible y realista.

Se hace por tanto conveniente estudiar cada cambio que se haya identificado, en virtud a que la gestión que lleva a cabo al respecto no debe considerarse como una contrariedad capaz de "frenar la definición de las necesidades o cuestionar situaciones establecidas" sino que debe ser contemplado como un método que permite juzgar la pertinencia de dicho cambio de acuerdo a su contenido, así como los beneficios esperados, el costo y las consecuencias sobre el proyecto.

En la fase de control del proyecto se distinguen actividades tales como:

1. Determinar si se están cumpliendo los objetivos del proyecto a medida que este avanza.

2. Conservar el control del programa a través de un cambio tanto en las cargas de trabajo como en las prioridades según los requerimientos en los retrasos de las actividades criticas.

3. Evaluar los desembolsos en función tanto del tiempo como del trabajo realizado. Hacer una revisión del presupuesto según se necesite, con el fin de reflejar cambios en la definición del trabajo.

4. Valorar o evaluar la utilización del personal y el progreso del trabajo a nivel individual y hacer los ajustes que se requieran.

5. Evaluar el desempeño del tiempo, costo y trabajo a partir de programas, presupuestos y planes técnicos con el fin de identificar problemas resultantes de la interacción de los mismos.

Si bien es cierto que el diseño conceptual retoma algunas suposiciones sobre los subsistemas es necesario redefinirlos. Los criterios para definirlos están en función de las relaciones que se manejan en la empresa . Una posibilidad es clasificarlos de acuerdo a las áreas funcionales esta no es siempre la división más eficaz. El Gráfico N.12 muestra una división de subsistemas con sus respectivas relaciones , aunque es un ejemplo simplificado, es necesario que cada una de estas actividades sea descrita minuciosamente en el diseño detallado. En últimas el objetivo de la identificación de subsistemas es encontrar un conjunto de subsistemas que satisfagan las necesidades de rendimiento especificadas por el diseño conceptual.

A la hora de definir subsistemas requerimos de información que nos sirva como fundamento de la clasificación propuesta, lo anterior incluye:

o Criterios dominantes y de intercambio para los subsistemas de proceso y los del sistema de información administrativa en general.

o Posiciones necesarias de control en el sistema o Recursos disponibles que la compañía asigne. o Puntos de decisión gerencial para la planeación y control de los sistemas o Tareas requeridas para la operación de los sistemas y especificaciones de resultados

o Información necesaria para la toma de decisiones programada o Requerimientos específicos de salida para todos los sistemas

Para tal fin el diseñador de sistemas podrá utilizar distintas fuentes entre las que se destacan las reuniones de equipo especial de trabajo, las entrevistas personales, los documentos de fuente internas y externas y la observación personal de operaciones y comunicaciones. Todas estas con el fin profundizar en la información recopilada en la fase de diagnóstico y diseño conceptual.

Subsistemas de planeación, procesamiento y control

Estos sistemas pueden ser descritos detenidamente ahora; para cada caso, el subsistema de información nace de la naturaleza del sistema administrativo o de procesos. Todos los subsistemas de información han de encajar además en la estructura del diseño conceptual del sistema global de información administrativa.

El diseño detallado de un subsistema de información consta de los siguientes elementos:

1. Objetivos del sistema

2. Diagramas de flujo del sistema

3. Descripción del sistema que indica cada función del mismo en un lenguaje no técnico

4. Organización de los registros

5. Fuente de datos para cada programa empleado en el sistema

6. Programas usados

7. Manual de procedimientos con instrucciones de operación fáciles de seguir

8. Informes de salida, formatos, distribución y conservación

La formulación de objetivos del sistema puede presentarse mediante una estructura como la siguiente:

OBJETIVOS DEL SISTEMA

(Nombre del sistema)______________

Objetivos

Los objetivos del sistema _____________ totalmente implantado pueden sintetizarse brevemente del modo siguiente:

- ___________________

- ___________________

- ___________________

Subsistemas

A fin de cumplir con las necesidades concretas de una compañía en sistema de _____________ de MSA ha sido subdividido en cinco subsistemas, a saber:

· (Subsistema 1)

· (Subsistema 2)

· (Subsistema 3)

El primer subsistema es el de ________________. Este subsistema se encarga de cumplir varias funciones fundamentales: El segundo subsistema del sistema ________ , cumple con el siguiente objetivo.... ... ... El último subsistema del sistema ___________ es el de ________________, que permite a la gerencia _________

 

Descripción de las necesidades de información de cada gerente

En el diseño conceptual se describieron las necesidades de información de cada gerente, las que se pueden clasificar así:

1. Es suficientemente importante y frecuente lo solicitado?

2. Es tan rara que no merezca almacenarse, sino buscarse?

En el Diseño Detallado se hace una rigurosa determinación de esas exigencias :

o Analizando la descripción de puestos o Aclarando los objetivos del sistema del cual el gerente es responsable o Identificando el tipo de cambios ambientales que lo afectan o Se amplían las obligaciones de planeación y control. o Se discute entre el gerente y el analista los problemas y las soluciones normales. o Se revisa la clase de informes que recibe y su verdadera utilidad. o Se hacen las recomendaciones o Administrar por excepción. o Eliminar el papeleo o Consultar el computador o Vigilar cambios ambientales

Por último se prepara una descripción detallada de cada elemento especificando:

o Información necesaria o Uso de la información o Grado de detalle y agregación o Frecuencia de informes o consultas o Medios (escritos, orales, etc) o Formato (organización de la información) o Periodicidad o Actualidad o Grados de confiabilidad y precisión.

Lo anterior implica la necesidad de generar un sistema de informes y formatos teniendo en cuenta la forma en que los datos ingresarán al sistema (entradas) y como saldrán (salidas).

Para entrar a analizar todo lo concerniente al manejo de los informes, tomados como el "producto final" que los usuarios aprovecharán para conocer toda la información relevante de la organización, debemos empezar por identificar su origen..

Los informes, las consultas, los listados, etc., son la salida de información del sistema. Es decir, es la información que reciben los usuarios, del sistema de información. El estudio de estas salidas, ha sido abordado desde diferentes puntos de vista.

El diseño de salidas tiene una importancia notable, ya que los usuarios confían en ellas para tomar decisiones que afectan a toda la empresa, y muchas veces juzgan la utilidad de todo el sistema, sólo por sus salidas.

Objetivos

Los objetivos que debe alcanzar una buena salida son:

o Satisfacción del objetivo principal planteado en el análisis. La solución al problema de información encontrado en el diagnóstico.

o Que se apegue a la mayoría de las necesidades de los usuarios. o Proveer la cantidad adecuada de información. Para esto, es bueno mantener en mente la

cantidad de información que requiere el tomador de decisiones. o Que esté disponible donde se requiere. Que tenga una distribución adecuada entre las

personas que la utilizan. o Proporcionar oportunamente la salida. Puntualidad o Elección del método correcto de salida. Evaluando los costos, la flexibilidad, vida media,

distribución, almacenamiento, posibilidad de acceso y transporte, determinar cuál es la más indicada en cada caso.

Método y tecnología de salida

Se puede concebir las salidas como cualquier información que se contenga del sistema. Existen salidas externas (cuando salen de la organización: terceros), y salidas internas (cuando permanecen dentro de la organización). Es necesario estudiar estos tipos de salida en la empresa, cuales son necesarios y qué características tienen, para así determinar el método con que se diseñarán las salidas, porque se debe tener en cuenta que estas difieren no sólo en su mecanismo de distribución, sino en su diseño y apariencia.

Impresoras

El informe impreso es el más común, por lo que esta tecnología es de las más usadas. Aún teniendo en cuenta su constante cambio, vemos que las tendencias siempre apuntan a fabricar impresoras cada vez más veloces, mas silenciosas, con mayor capacidad gráfica, más automatizadas y con una "letra de calidad" de tipos y estilos más variados. Debemos delinear algunas características básicas, con las que tomaremos la decisión de utilizarla o no para nuestras salidas.

El material puede ser impreso de manera secuencial (un carácter a la vez: lo que las hace muy lentas), lineal (un renglón a la vez: más veloces) y láser (imprime toda una página a la vez: mucho más rápidas).

Se pueden dividir en dos grupos, existen impresoras de impacto y de no impacto. Las primeras se reconocen porque tienen un objeto que "golpea" la cinta entintada. Dentro de este grupo encontramos la impresora de matriz de punto, la de margarita y la de banda. Las dos primeras son relativamente veloces y producen letras cercanas a las "de calidad", aunque en general están en desuso. El segundo grupo, las impresoras de no impacto, son las que crean los caracteres sin impactar la cinta sobre el papel. Son de alta capacidad y velocidad, además que poseen una mejor calidad en la impresión. Dentro de este grupo encontramos las térmicas (papel y cinta especial: mayor costo), electrostáticas, laser (gran velocidad y impresión de letra de calidad, pero necesitan de una gran cantidad de memoria de cómputo) e impresoras de chorro de tinta (buenas para combinar colores en gráficos). Este grupo ofrece entonces mayor velocidad y mejor calidad, pero no producen copias múltiples y algunas son costosas.

Una vez que se establece el método de salida, el paso a seguir es elegir la tecnología y para ello se deben tener en cuenta tres puntos:

o Confiabilidad de la impresora: es decir, su eficiencia. o Compatibilidad con el software y el hardware: evaluar los recursos actuales para

crear esa compatibilidad. o Soporte del fabricante: que exista una buena disponibilidad por parte del

fabricante para realizar las reparaciones o el mantenimiento necesario.

 

Pantalla

Se ha convertido en un método de salida muy popular, porque es silenciosa, ágil, y ofrece la posibilidad de interactuar con el usuario. Es ideal para mostrar información que sólo se consultará una vez y que no requerirá almacenarse, es decir, presenta información efímera, usada para tomar decisiones momentáneas.

Los tipos de pantallas más comunes son hechas con tubos de rayos catódicos (CRT), lo que explica su tamaño, aunque también existen pequeñas como las pantallas de cristal líquido (LCD), especiales para cuando la movilidad es un factor importante para el usuario.

Sonido

Estas salidas generalmente favorecen a un solo usuario y son temporales. Un buen ejemplo de este método son los sistemas telefónicos para la atención al público. Los pasos para configurar esta salida son:

o Determinar la salida de audio para una aplicación particular o Estructurar el vocabulario o Efectuar la grabación y traducción a señales digitales

Es usada para capturar información valiosa de los clientes (pedidos, reclamos, etc), evitando la contratación de empleados para ofrecer atención las 24 horas.

Microformas

Poseen ventajas como:

o Ahorra espacios o Mantiene registros sin almacenamiento masivo o Preserva el material frágil y de uso frecuente o Evita la impresión de reportes voluminosos

Desventajas:

o Hay que adquirir equipo nuevo y mantenerlo. Se necesitan máquinas especiales para crear, ampliar y copiar este material, por lo que se puede acarrear mayores costos.

o Sin un sistema de búsqueda activa por computadora, el acceso a los documentos puede consumir más tiempo del normal

o Es necesario capacitar a los usuarios sobre su uso.

Consideraciones importantes sobre la tecnología a usar

Existen factores que pueden ser de mucha utilidad al analizar la tecnología que requiere su salida particular, estos son:

o Quién usará (verá) la salida? o Cuántas personas necesitan la salida? o En dónde se necesita la salida?

Tener en cuenta el destino físico de la salida. Si se debe situar de manera cercana o lejana al punto de origen .

o Cuál es el propósito?

Establecer cuál es la función de la salida. Puede ser, atraer accionistas, actualizar constantemente índices de mercado, etc.

o Con qué velocidad se requiere? o Con qué frecuencia? o Durante cuánto tiempo será almacenada? Debe ser almacenada?

o Bajo qué relaciones particulares se produce la salida, almacena y distribuye? o Cuáles son los costos iniciales y posteriores de mantenimiento y de suministros? o Cuáles son los requisitos ambientales para las tecnologías de salida?

Sesgo

Al diseñar la salida, muchas veces el analista corre el riesgo de crear un sesgo en ella, es decir, trasmitir cierta influencia en la información, por la forma particular con que este percibió la organización. Se crea sesgo de dos maneras:

1. En la manera de ordenar la información, porque las formas comunes de ordenamiento son: alfabético, cronológico y de costos. Si observamos, los primeros elementos que se muestran en ese listado, son los que captan mayor atención de los usuarios. De esta manera, serán los que comienzan con A y B, los que ocurrieron primero o los que tuvieron mayor o menor costo, desviando su interés preferencialmente en estos y no en los intermedios o finales. ü En la manera de establecer los límites de aceptación. Un claro ejemplo de este caso, lo muestran los informes generados por excepción, que son producidos, cuando se alcanza un cierto valor límite (que se va acumulando). Estos reportes hacen que el que toma las decisiones se percate de la desviación entre valores satisfactorios.

2. En la elección de gráficas. Este sesgo esta asociado a la forma de presentación de la salida, tiene que ver con el tamaño, el color, la escala o el tipo de gráfica. El uso de cada una de estas características podrá hacer que el usuario fije su atención en algún dato en especial y no en el resto, creando un sesgo, dándole mayor importancia a cierta información.

El sesgo puede evitarse por medio de cinco estrategias:

a. Reconocer la fuente de sesgo: reconocer el impacto potencial de la salida, estén al tanto de las posibilidades por las que se podrían presentar sesgos accidentales.

b. Diseño interactivo de salidas que consideren a los usuarios: solicitar la retroalimentación activa del usuario, creando varias interacciones antes que la salida esté lista para ser usada.

c. Trabajar con los usuarios, de manera que conozcan el sesgo en la salida: el mismo usuario podría percatarse del sesgo (con capacitación).

d. Creación de una salida flexible, que permita al usuario modificar los límites y rangos: esto es muy conveniente para las salidas en línea.

e. Proponer diferentes salidas para conducir "pruebas realistas" sobre la salida del sistema: esto incluye la comparación de sus experiencias con salidas múltiples, para comprender lo que sucede "realmente" en la organización.

Diseño

Una vez que se ha definido el uso de la salida, el analista puede iniciar el proceso de su diseño físico.

Reporte impreso

Es fundamental el análisis de convenciones sobre: cómo resaltar el tipo de datos de la hoja, mostrar las dimensiones exactas de la forma, etc.

Información constante

Es la información sin cambios, para indicarla el analista la anota en la forma con un carácter por espacio.

Ejemplo: títulos y encabezados.

Información variable

Es la que varía cada vez que se imprime el reporte.

Salidas por pantalla

Estas salidas en general se consideran salidas tabulares tradicionales porque se manejan con el teclado y van de pantalla en pantalla,

Estas salidas se caracterizan porque: son efímeras, es decir, no son permanentes, no se pueden portar, se pueden dirigir al usuario de manera más específica, su formato es más flexible, se puede interactuar con ellas, por lo que se pueden modificar. Es adecuado proporcionarle al usuario toda la información sobre las teclas de manejo de la pantalla y sobre el acceso, que puede ser controlado por medio de un código confidencial.

Al diseñar estas salidas es importante tener en cuenta los siguientes lineamientos para el diseño:

o Mantener una pantalla sencilla o Mantener una presentación consistente en la pantalla o Facilitar el movimiento del usuario entre pantallas o Crear una pantalla atractiva

Los principales componentes del sistema computacional son: el hardware, el software, la base de datos, el sistema de telecomunicaciones y su organización física en función de los usuarios. Aunque el análisis es largo, siempre empezará con las necesidades de información de los gerentes y las de los datos de entrada determinadas con anterioridad. La naturaleza y el tamaño de la basede datos quedan determinados de ese modo. Después de esto, se examinan las opciones de hardware y software que cumplan con las exigencias del modelado del procesamiento de datos y con la presentación de información en la forma más económica y a largo plazo.

Las propuestas del sistema computacional son preparadas por el gerente del sistema de información administrativa y por el departamento de procesamiento de datos. A la alta gerencia compete la decisión de selección.

Hardware y Software

Primero debe ser inventariado todo el hardware de cómputo actual, para descubrir lo que se tiene y lo que es utilizable, con la ayuda del inventario del diagnóstico . Luego deben ser estimadas las cargas de trabajo de sistema actuales y futuras. A continuación, se realiza una evaluación del hardware y software disponibles. El analista de sistemas necesita trabajar junto con los usuarios para determinar qué hardware será necesario. Las determinaciones de hardware sólo pueden darse en conjunción con la determinación de requerimientos de información. El conocimiento de la estructura organizacional también puede ser útil par alas decisiones de hardware. Sólo cuando los analistas de sistemas, usuarios y administración tienen un buen conocimiento del tipo de tareas que deben ser logradas, pueden ser consideradas las opciones de hardware.

Inventario Del Hardware Computacional

Se comienza inventariando el hardware computacional que se encuentra disponible en la organización. Con toda seguridad, algunas de las opciones de hardware involucran la expansión o el reciclado del hardware actual, por lo que es importante conocer lo que se tiene a la mano.

Se necesita saber:

1. El tipo de equipo, número de modelo, fabricante

2. El estado de operación del equipo, por surtir, en operación, en almacén, requiere reparación.

3. edad estimada del equipo

4. vida proyectada del equipo

5. ubicación física del equipo

6. departamento o persona que se considera responsable del equipo.

7. asuntos financieros del equipo, propio, arrendado o rentado.

La determinación de las disponibilidades de hardware actuales ayudarán a un proceso de toma de decisiones más firme cuando se tengan que realizar, a final de cuentas, las decisiones de hardware. Debido a que será eliminada mucha de la adivinación sobre lo que existe. Por medio de las entrevistas, cuestionarios e investigación de datos de archivo anteriores, se sabrá la cantidad de personas disponibles para el procesamiento de datos, así como sus habilidades y capacidades. Use esta información para proyectar qué tanto pueden ser satisfechas las necesidades del personal en relación con el nuevo hardware.

Estimación de cargas de trabajo

El siguiente paso en la determinación de las necesidades de hardware es estimar las cargas de trabajo. Esto significa que los analistas de sistemas tienen que elaborar cifras que representen las cargas de trabajo, tanto actuales como proyectadas, del sistema, para que cualquier hardware que se obtenga pose la capacidad de manejar las cargas de trabajo actuales y futuras. Si las estimaciones e logran adecuadamente, el negocio no tendrá que reemplazar hardware debido solamente al crecimiento no previsto del uso del sistema. (Sin embargo, otros eventos tales como innovaciones tecnológicas superiores, pueden indicar el reemplazo del hardware, si el negocio quiere mantener su posición competitiva).

Las cargas de trabajo son muestreadas en vez de ser puestas realmente en varios sistemas de cómputo. Debido a que en el muestreo de las cargas el analista de sistemas está tomando una muestra de las tareas y recursos de cómputo necesarios que se requieren para realizarlas.

Evaluación del hardware computacional

La evaluación del hardware computacional es responsabilidad compartida de la administración, los usuarios y el analista de sistemas.

Aunque los vendedores pueden proporcionar detalles acerca de sus ofertas particulares, los analistas necesitan revisar el proceso de evaluación personalmente, debido a que ellos tendrán el mejor conocimiento delos intereses del negocio. Adicionalmente, los

Analistas de sistemas pueden tener que educar a los usuarios y a la administración acerca de las ventajas y desventajas generales del hardware antes de que sean capaces de evaluarlo.

Con base en el inventario actual de equipo de cómputo y a las estimaciones adecuadas sobre la carga de trabajo actual y prevista, el siguiente paso del proceso es considerar los tipos de equipo disponibles que parecen satisfacer las necesidades del proyecto. En esta etapa es más pertinente la información de los vendedores sobre posibles sistemas y configuraciones de sistema, y debe ser revisada con la administración y los usuarios.

Además, las cargas de trabajo pueden ser simuladas y ejecutadas en sistemas diferentes, incluyendo' aquellos que ya se encuentran en la organización. A este proceso se le llama prueba de desempeño. Los criterios que deberán usar los analistas de sistemas y usuarios para evaluar el desempeño del hardware de sistemas diferentes incluyen el tiempo requerido para las transacciones promedio (incluyendo qué tanto se lleva la entrada de datos y qué tanto tarda recibir la salida), la capacidad de volumen total del sistema (qué tanto puede ser procesado al mismo tiempo antes de que suceda algún problema), el tiempo inactivo de la unidad central de proceso y el tamaño de memoria proporcionado.

Evaluación de software

Los principales aspectos que se tienen en cuenta en el momento de evaluar software son:

Efectividad de desempeño

o Capaz de realizar todas las tareas requeridas o Capaz de realizar todas las tareas que pueden ser deseadas en algún momento futuro

o Capacidad adecuada

Eficiencia de desempeño

o Tiempo de respuesta rápido o Entada eficiente o Salida eficiente o Almacenamiento de datos eficiente o Respaldo eficiente

Facilidad de uso

o Interfaz de usuario satisfactoria o Se dispone de menús de ayuda o Interfaz flexible o Retroalimentación adecuada o Buena recuperación de errores.

Flexibilidad

o Opciones para la entrada o Opciones para la salida o Usable con otros software

Soporte del fabricante

o Línea directa o Boletines de noticias o Frecuentes actualizaciones (a bajo costo)

Cuando los analistas evalúan el posible software a adoptar, lo hacen comparando las características del software con los requerimientos de la aplicación desarrollados previamente. Entre las consideraciones representativas de requerimientos están las siguientes:

¿Qué transacciones y qué datos de cada transacción se deben manejar?

¿Qué reportes, documentos y otras salidas debe producir el sistema?

¿Qué archivos y bases de datos maneja el sistema? ¿Qué archivos de transacciones son necesarios para mantenerlos?

¿Cuál es el volumen de los datos por almacenar? ¿Qué volumen de transacciones será procesado?

¿Existen características únicas en esta aplicación que requieran de especial atención cuando se elija el' software?

¿Qué requerimientos de consultas debe soportar el sistema?

¿Cuáles son las posibles ampliaciones y cuáles de ellas ofrecerá el sistema?

¿Qué características de hardware y comunicación requiere el software?

¿Cuáles son las limitaciones del software?

Al analizar este conjunto básico de preguntas, junto con la orden de limitación en costos, el analista es capaz de rechazar rápidamente aquellos paquetes que no cumplan los requisitos. Es necesario analizar más a los candidatos restantes para su adopción con base en su flexibilidad, capacidad y soporte del vendedor.

Estando detalladas las necesidades de información, al igual que identificados y parametrizados las entradas, procesos y salidas de la misma, la tarea ha desarrollar es el diseño de los archivos y la base de datos, labor que adquiere importancia por referirse al almacenamiento de los datos, donde la disponibilidad de los datos en el momento que el usuario desee utilizarlos y la consistencia y precisión de los mismos es el reto de diseño para el analista. El desarrollo y evolución de los sistemas de almacenamiento de datos, en las últimas décadas se ha caracterizado por su dinámica, presentando diferentes técnicas y modelos en bases de datos, como son los data mart, los modelos de data warehouse entre otros.

Evolución que se lidero después que en el mundo académico y en especial en el comercial, se identifico la importancia que tenia la buena estructuración del almacenamiento de los datos para identificar información relevante sobre el comportamiento de la realidad a través de sus perfiles históricos. Es así que el posicionamiento de técnicas como el data warehouse en el almacenamiento dio a la luz nuevos modelos que aprovechando las montañas de datos estructuradas, se dedicaron a la tarea de identificar patrones de comportamientos en este mundo de información, técnicas como el data mining.

En el desarrollo de sistemas de información adquiere importancia para el analista, conocer el alcance de los sistemas a desarrollar, para que de esta manera pueda determinar el nivel de complejidad y desarrollo de sus sistemas de almacenamiento, debido principalmente a la relación directa entre complejidad y costos.

La primera tarea a seguir es identificar que modelo adoptar en el almacenamiento, la utilización de archivos convencionales o utilizar sistemas de bases de datos. Para solventar esta labor a continuación se identificaran estos dos modelos, resaltando sus características, ventajas y desventajas.

Archivos convencionales

Método que consiste en almacenar los archivos individuales, exclusivos para una aplicación en particular. No siendo el método mas eficiente, es recomendable el uso de este principalmente en situaciones en donde las organizaciones ya estén utilizando archivos separados y el proceso de rehacer el modelo para lograr un enfoque de bases de datos es altamente costoso. Ventajas del modelo de archivos.

Entre las ventajas de la utilización del método de archivos se encuentran:

Velocidad de procesamiento: dicha velocidad se alcanza al desarrollar archivos para aplicaciones especificas y sencillas, pero llega a ser imposible alcanzar diseños óptimos para tareas muy variadas.

Reducción de problemas de disponibilidad de datos y de seguridad.

Desventajas

En las desventajas encontramos:

Falta de potencialidad para evolucionar:

el desarrollo de sistemas de archivos va ligado generalmente a soluciones a necesidades inmediatas, y que ante situaciones de necesidades información que involucrasen combinación de atributos y datos entre archivos separados, no se podrían dar soluciones con este enfoque.

Duplicidad de datos:

sintiéndose necesidad de integrar la mayor parte de atributos a un archivo en especifico, para evitar problemas de consulta posteriores, es común observar la presencia de datos duplicados entre archivos, hecho que convierte la actualización de los datos en un proceso largo y costoso.

Tipos de archivos

Archivos maestros:

Los archivos maestros contienen registros para un grupo de entidades. Los atributos pueden actualizarse frecuentemente, pero los registros en si, se mantienen permanentes.

Archivos de tablas:

Un archivo de tablas contiene datos que se utilizan para calcular otros datos o más parámetros de desempeño.

Archivos de transacción:

utilizados para introducir cambios para la actualización del archivo maestro.

Archivos de trabajo:

Archivos utilizados para optimizar el desarrollo de aplicaciones en tareas especificas.

Métodos de ordenación para archivos convencionales

La forma en que organizan los registros dentro de un archivo en particular, repercutirá en la agilidad y velocidad de las consultas, es por esto que existen diferentes métodos de organización donde las necesidades de consultas establecerán la utilización de uno u otro.

Organización secuencial

Ordenación que consiste en el ordenamiento físico de los registros tomando como parámetro un campo en particular de los registros. Por ejemplo la organización de los registros de facturación según número de factura.

Lista de enlace Método de ordenación lógica

Donde se utilizan campos nuevos en los registros conocidos como apuntadores que identifican los registros en un orden lógico según diferentes parámetros de ordenación que dependen de los campos propios del archivo.

Por ejemplo la utilización de un apuntador que ordena alfabéticamente los nombre de los clientes registrados en las facturas del ejemplo anterior.

Organización indexada

Desarrollando la misma metodología de los apuntadores la organización indexada se caracteriza por almacenar dichos apuntadores en un archivo independiente del archivo de datos.

Organización de índices secuenciales

Los registros se ordenan en bloques , los registros dentro de los bloques se almacenan en un orden físico, pero los bloques o registros pueden presentarse en cualquier orden.

"Una base de datos es un almacenamiento formalmente definido, controlado centralmente para tratar de servir a múltiples y diferentes aplicaciones." En los sistemas basados en computadoras la utilización de un modelo de bases de datos es fundamental, dada la necesidad de los datos para múltiple usuarios y la integridad de los mismos.

Ventajas

Entre las ventajas del modelo se resaltan:

Integridad de los datos.

Evolución de acuerdo a las necesidades del usuario FLEXIBILIDAD.

Acceso a múltiples usuarios y aplicaciones.

Flexibilidad y estandarización que permite a los usuarios centrar su atención en los datos y no en la estructura y ubicación física del sistema de almacenamiento.

Desventajas

Las desventajas del modelo se centran principalmente en sus costos, debido que en funcionalidad es realmente eficiente, entre las desventajas encontramos:

Burocratización del proceso de administración, conllevando a centralización de poderes y por ende en procesos demorados de actualización, Inconveniente fácilmente solucionable, ya que no depende del sistema en si, sino, del proceso a adoptar para la administración

La centralización de los datos en un solo sistema computacional, conlleva a riesgos de seguridad y soporte de los datos, lo que lleva a tener que implementarse sistemas de soporte, que generalmente son costosos.

Los sistemas de bases de datos, según su complejidad son mas costosos.

Estructuración lógica y tipos de estructura

Para el adecuado funcionamiento de la base de datos es necesario desarrollar un modelo lógico que considere la forma de almacenamiento de los datos y sus interrelaciones, así como la mecánica de acceso, dicho modelo se conoce como estructura o esquema de la base de datos. Existen tres tipos básicos de estructuración lógica.

1. Estructura de datos jerárquica

La estructura de datos jerárquica implica que una entidad no pueda tener más de una entidad propia, estableciéndose solamente relaciones de 1 a muchos o de 1 a1. La ventaja de este tipo de estructuración radica en la velocidad de consulta, sin embargo por las características propias de su estructura, las operaciones complicadas o sofisticadas de consultas encuentran un veto en este sistema.

2. Estructura de la red de datos

Una estructura donde cualquier entidad puede tener relaciones con otras entidades. Las entidades se conectan mediante el uso de enlaces de res, los cuales son datos comunes en ambas entidades conectadas, su desventaja radica en la complejidad.

3. Estructura de datos relacionales

Un estructura que consiste en una o mas tablas bidimensionales, las cuales se refieren con relaciones. Los renglones de las tablas representan los registros y las columnas contiene los

atributos. Este tipo de estructura es el mas altamente empleado debido a las ventajas propias de eficiencia en las consultas y facilidad en el mantenimiento.

La documentación del diseño detallado es un concepto que ha ganado vigencia dentro de los últimos sistemas de información, y esto se debe a los grandes procesos y avances que han afectado los sistemas que se han vuelto mas complejos y caros en cuanto a su implantación, lo que deja ver la mayor necesidad de tener soportado mediante el registro el físico, generalmente por escrito o en forma impresa el cual debe contar con los siguientes elementos:

Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema de información administrativa, a su implantación, operación y mantenimiento.

El diseño del sistema de información administrativa

Procedimientos para instalar el sistema de información administrativa

Procedimientos para operar el sistema de información administrativa

Procedimientos para mantener (revisar) el sistema de información administrativa.

A cada documento dentro de la empresa se le debe asignar un tiempo de duración en el cual la vigencia dentro de la organización es lo primordial. De allí que se debe designar la autoridad que permite la eliminación de cada documento, puede ser decisión interna o externa.

Interna, es cuando los directivos o los que tomas las decisiones dentro de la organización, consideran conveniente la eliminación del documento porque ha perdido vigencia dentro de la organización. Externa cuado por decisión de algún ente administrativo como el gobierno decide que los documentos se vuelven obsoletos y no requieren de esta información, esto sucede primordialmente con los documentos que van hacia exterior de la organización.

Para una empresa que tiene el sistema de información administrativa centralizado en una persona y este es el responsable del buen funcionamiento la información que posee dicha persona es muy valiosa y en el momento que faltara si el sistema no se encuentra documentado, la reconstrucción del sistema podría valer aun más que el mismo desarrollo del mismo.

Razones de la Documentación

1. Rotación del personal de la empresa. Cualquier persona involucrada con la organización y mas exactamente con el sistema de información administrativa si llegare a faltar su reemplazo necesita encontrar su "sitio", y como lograr esto, simplemente si se cuenta con un record de las funciones que cada persona desempeña dentro de la organización es fácil el poder ubicarlos dentro de sus tareas, es una manera rápida y eficiente de lograr objetivos de corto plazo. Sus tareas deben estar escritas en algún lugar dentro de la documentación, que información necesita de otros subsistemas así como la información que necesitan de él.

2. Cuando se necesita realizar modificaciones al sistema de información administrativa la manera de realizarlas eficientemente es acudiendo a la información contenida en la documentación, ya que es difícil que una persona logre recordar toda la información allí contenida.

3. La documentación revela si existen falencias en cuanto a un sistema de información administrativa deficiente y la falta de normas para imponer medidas correctivas.

Características de la Documentación

La documentación debe contar con dos características primordiales: la especificación y la estandarización. La especificación es una descripción clara y suficientemente detallada. Es decir que se deben suministrar detalladas y cuidadosas especificaciones sobre el sistema diseñado.

La estandarización es el empleo de procedimientos y documentación normalizados que proporciona una base de comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso, reducción de costos de almacenamiento y evaluación del rendimiento de los analistas y del sistema en general.. Las fuentes de estándares son:

El American National Standars Institute (ANSI) y la International Estándar

Organization (ISO)

Usuarios de la industria

Los fabricantes

Los artículos y libros publicados

Las organizaciones internas staff de la compañía.

Manual de Documentación

Se utiliza para el mantenimiento de los estándares y provee controles adecuados alsistema de información administrativos. El manual se compone por un tema, finalidad, formas, tablas diagramas descripción.En cuanto el tema se puede clasificar utilizando conceptos generales que se desglosan sucesivamente, acompañado de la finalidad, utilizado dicho proceso y se relacionan indicando que tipo de documento es (ejemplo: formas, tablas, diagramas o descripción).