plan de gestón documental liliana
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DOCENTE: Luz Marina Arias González Por: Liliana Palma G4
Ciencia de la información y la documentación, archivística y bibliotecología.GESTIÓN DOCUMENTAL II
2015
INTRODUCCIÓN
Identificar la necesidad de aplicar un SGD en una entidad respetando la normatividad
entendiendo que es implementar las nuevas tecnologías que están en la vanguardia de
nuevos y mejores métodos por protección ambiental y agilidad de procesos . De forma
homogénea y los mas claro posible para todo el personal administrativo de una entidad
para el buen desarrollo del mismo, rigiéndonos siempre a la norma.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Como su nombre lo indica, es la gestión que cada dependencia mediante
sus actividades administrativas da control a la documentación generada y
recibida llevando la organización y custodia de los mismos, aplicada con
medios tecnológicos avanzados que pueden ser. Dicho sistema es
netamente TECNOLÓGICO lo que garantiza orden y cumplimiento de los
logros propuestos desde el inicio hasta el final de un proyecto, bajo la
implementación de las normas técnicas, leyes generadas por el AGN y
requisitos que cada empresa debe tener en cuenta para su
implementación:
• En la normas ISO 9000 dan la posibilidad de aplicar el sentido común y
decidir de acuerdo con las características de la organización en cuanto a
tamaño, tipo de actividad que realiza, complejidad de los procesos y sus
interacciones, y la competencia del personal la extensión de la
documentación del sistema de gestión de la calidad.
EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DECRETO 2609 DE 2912, ARTÍCULO 17°.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERÍSTICAS EXPLICACIÓN
a. Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo
los sistemas de gestión de documentos electrónicos
(SGDE), deben respaldar la gestión de la información a
partir de los procesos administrativos de las entidades.
Respaldo: es la clave de confianza para el buen funcionamiento, pues la
entidad apuesta por un sistema que le garantiza ahorro en presupuesto,
reducción de procesos y soporte 100%.
b. Interoperabilidad. Los sistemas de gestión documental
deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas
de información, a lo largo del tiempo, basado en el
principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos
abiertos y estándares nacionales o internacionales
adoptados por las autoridades o instancias competentes.
Lo pueden usar y consultar en línea todas las dependencias para servicios
de usuarios internos como externos.
c. Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben
mantener la información administrativa en un entorno
seguro.
Debe ser seguro y confiable toda vez que se requiere por la preservación
de la confidencialidad de los asuntos expuestos en la información
contenida en cada documento.
EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DECRETO 2609 DE 2912, ARTÍCULO 17°.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERÍSTICAS EXPLICACIÓN
d. Metadescripción. Se debe procurar la generación de
metadatos normalizados, sean manuales o
automatizados, desde los mismos sistemas y
aplicativos.
Hacer la respectiva normalización de los metadatos
para que sean incluidos de forma ordenada y veraz
dentro del sistema elegido
e. Adición de contenidos: El sistema de gestión
documental debe permitir que sean agregados nuevos
contenidos a los documentos, en forma de metadatos,
sin que se altere la autenticidad, valor de evidencia e
integridad de los documentos.
Maneja la opción de adjuntar más de un documento al
original respetando la autenticidad de la información
contenida en los documentos y sin alterar o modificar la
idea original
f. Diseño y funcionamiento. La creación y captura de
documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para
los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
Hacer pruebas piloto previas, esto genera ahorro de
tiempo en procesos que pueden ser unificados para
toda el personal de la entidad autorizado en manejar la
herramienta.
g. Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión
documental deben ofrecer capacidades para importar y
exportar masivamente los documentos (series,
subseries y expedientes y metadatos asociados desde y
hacia otros sistemas de gestión documental.
Para esto se crean las TRD con las mismas variables
para todas las dependencias de la entidad.
EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DECRETO 2609 DE 2912, ARTÍCULO 17°.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERÍSTICAS EXPLICACIÓN
h. Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de
documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y
comprensión de los documentos electrónicos en su contexto
original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados
en cualquier momento.
Para que sea consultada en cualquier
momento del proceso y desarrollo de la
información suministrada en cada
documento, desde su inicio hasta su
disposición final.
i. Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción
de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos
y normativas de los organismos internacionales competentes e
idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente
prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar
la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con
el desarrollo ambiental sostenible.
Elegir un sistema adecuado, único, nos
permitirá tener credibilidad y total respaldo
de cada dependencia en el desarrollo de sus
actividades y como en los soportes
probatorios de todos los procesos
VISITA
O Para esta visita me dirigí al archivo de la
Fundación Universitaria Hinpau en la
ciudad de Bogotá, ubicada en la av 39 N°
donde fui atendida por la Señora Jeaneth
Quiroga Coordinadora de Gestión
Documental de esta entidad. Quien me
explico grosso modo por lo extenso el
tema la implantación de un Sistema de
Gestión Documental.
¿PORQUÉ ELEGIR UN SGD?
1. El programa de gestión documental, surge en el 2008, por necesidad de la institución y para dar respuesta a la problemática de control de documentos.
2. No existe un sistema integrado de Gestión Documental, existe un Lotus para correspondencia
3. Por el proceso de gestión de calidad Norma ISO 9001-2008 y aprobación del mismo se implemento dicho sistema.
4. Por el control que se le debe tener a la documentación de tipo digital y el uso de las nuevas tecnologías.
FUNCIONES
VISUALIZACIÓN Y CONSULTA DE DOCUMENTOS
MODULO DE BUSQUEDA
Cada ícono arroja métodos de búsqueda exactos
Por dependencias, en este caso «Gestión Documental»
Imagen de tabla de retención.
El sistema permite adjuntar documentos.
Permite la consulta de actualizaciones de procesos y normas desde direccionamiento estratégico para gestión documental,
igual que a todas y cada una de las dependencias.
CONCLUSIONES
O Este sistema fue implantado después de haber realizado un plan de gestión documental previo,
para la selección documental y la información contenida para la selección del sistema en este
caso ISOLUCION sistema tecnológico elegido por esta institución
O Los criterios fueron mejorados por el departamento de calidad, debido a la necesidad de la
certificación y cumplimiento de la norma ISO 9001-2008, evaluado por el comité de gestión de
calidad y gestión documental.
O Para dar cumplimiento con el numeral de los documentos del acuerdo 004 de Marzo 15 de 2013
para TRD inmerso en toda la entidad, luego se articula con los procesos de gestión de calidad y
gestión documental, previamente se estudiaron todos los tipos documentales para subirlos al
sistema, para que pudieran ser tramitados por el formato predeterminado.
O En el proceso desde la recepción de los documentos hasta su disposición final, queda como
material probatorio de cada asunto en el desarrollo de los mismos.
Bibliografía y webgrafía
O http://www.monografias.com/trabajos12/m
ndocum/mndocum.shtml#ixzz3VbAVwCK
4
O http://www.isolucion.co/isolucion3inpahu/F
rameSetGeneral.asp?Pagina=MagazinHo
me.asp
O Decreto 2609 de 2012