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PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTOS
PROYECTO
1 Introducción
Uno de los elementos clave a la hora de asegurar el éxito en el proyecto, medido en términos de
cumplimiento de plazos, costes, alcance funcional y calidad final de la solución, es la Gestión de
Riesgos. Implantar una Gestión de Riesgos adecuada será un elemento decisivo a la hora de
asegurar el Proyecto, mediante la identificación y el análisis por adelantado de los riesgos
potenciales que puedan afectar al Proyecto, y la elaboración de las acciones de
contingencia adecuadas para evitar su aparición o para minimizar el impacto en el
Proyecto, en caso de que finalmente el riesgo se verifique.
2 Propósito
Este documento presenta el análisis de los riesgos identificados durante la fase de Inicio del
proyecto “DISEÑO Y CONSTRUCCION DE EDIFICIO DE FUERZA E IMPLEMENTACION DE
BARRAS MT 22.9 kV. TIPO INTERIOR EN SET PUEBLO NUEVO PARA LIBERAR
SOBRECARGA, Y ATENCION DE NUEVOS CLIENTES IMPORTANTES EN LA ZONA”. Para
cada riesgo observado se valorarán sus efectos y contexto de aparición para el caso en que se
convierta en un hecho. Además, se definirán estrategias para reducir la probabilidad del riesgo o
para controlar sus posibles efectos.
3 Alcance
El ámbito del análisis de riesgos cubre toda la extensión del proyecto observado desde su fase
inicial. Será necesario durante el desarrollo del proyecto revisar y actualizar los contenidos del
análisis de riesgos en caso de que se detecten nuevos riegos no visibles en este momento.
Este documento será aplicable a todas las fases del Proyecto.
Las etapas principales dentro de la metodología que serán desarrolladas dentro de este plan y
sobre el cual la Gestión de Riesgos será realizada entre el CLIENTE y el PROVEEDOR son:
1. Identificar los riesgos al inicio y durante la vida del Proyecto
2. Realizar análisis cuantitativo y cualitativo de los riesgos
3. Crear Planes de Respuesta a los riesgos identificados para mitigar el impacto de los mismos
4. Controlar y Monitorear los riesgos
La aplicación del Plan de Gestión de Riesgos debe ser un proceso iterativo, el cual es revisado y
ajustado fase a fase de acuerdo con la evolución del proyecto y los Planes de Respuesta
implementados.
Este procedimiento de Gestión de Riesgos incluye únicamente los riesgos identificados de común
acuerdo entre CLIENTE y PROVEEDOR como de impacto en los objetivos del Proyecto “DISEÑO Y
CONSTRUCCION DE EDIFICIO DE FUERZA E IMPLEMENTACION DE BARRAS MT
22.9 kV. TIPO INTERIOR EN SET PUEBLO NUEVO PARA LIBERAR SOBRECARGA, Y
ATENCION DE NUEVOS CLIENTES IMPORTANTES EN LA ZONA”.
PROVEEDOR podrá utilizar este procedimiento para el análisis de riesgos interno en los diferentes
frentes en los cuales no tenga participación CLIENTE, y para los riesgos que estén fuera del alcance
de CLIENTE, éste no tendrá ninguna responsabilidad de su gestión.
4 Referencias y lineamientos
- PMBOK Fifth Edition (PMI®)
- Metodología XXXX de la compañía
- Sistema de gestión de calidad XXX
5 Descripción de las políticas para la gestión de los riesgos
1. Todos los integrantes del equipo de proyecto son responsables de participar en la gestión de
riesgos.
2. Únicamente los roles designados en este documento podrán enviar formatos de riesgos
identificados. Su responsabilidad consiste en recolectar los riesgos desde los frentes 1 a 10 del
proyecto y presentarlos al comité de riesgos
3. Todos los formatos del presente documento son de uso obligatorio, y todos los campos deben
ser diligenciados, a menos que se requiera alguna aclaración o complemento, el cual debe quedar
claro como un tema por resolver en el proceso.
4. Existirá un Administrador de Riesgos durante la totalidad de la ejecución del proyecto, y su
función es mantener el proceso bajo control según los requerimientos de este plan
5. Se deberá establecer un Comité de Riesgos con una periodicidad no mayor a 15 días, del cual
debe quedar un acta en la que conste cuales riesgos se incluirán en el informe de estado del
proyecto, así como cuales harán parte del proceso de monitoreo y control.
6. Los responsables del seguimiento a los planes de respuesta deberán asegurar que han evaluado
el estado del riesgo como resultado de las acciones tomadas
7. Los planes de respuesta que requieran aprobaciones superiores por cualquiera de los actores
deberán ser gestionados por cada una de las partes con la diligencia requerida. Los planes de
respuesta que requieran aprobaciones en Comité de Gobernancia o Comité Directivo deberán ser
llevados por el Comité de Riesgos para su resolución.
6 Descripción del procedimiento para la gestión de los riesgos
El procedimiento para la gestión de riesgos es usado para documentar y administrar los riesgos
que pueden ocurrir durante el Proyecto. La Gestión de Riesgos puede ser dividida en 5 actividades
principales:
1. Planeación de la Gestión de Riesgos: Consiste en determinar un enfoque para la administración
de riesgos del Proyecto, la cual está presente en este documento
2. Identificación de riesgos: Consiste en identificar los riesgos a todos los niveles del Proyecto.
3. Evaluación de riesgos: Consiste en realizar el diagnóstico de la probabilidad que un riesgo
identificado ocurra y su posible impacto en el Proyecto.
4. Desarrollo de Planes de Respuesta: Consiste en el desarrollo de estrategias y acciones para
administrar o mitigar el riesgo.
5. Control y monitoreo de riesgos: Consiste en realizar el seguimiento de los riesgos actuales, y la
identificación de nuevos riesgos, así como la actualización del estado de los riesgos monitoreados,
con el fin de evaluar la efectividad de los planes de respuesta.
A continuación se presenta el lineamiento del proceso de gestión de riesgos, indicando las
responsabilidades de cada uno de los involucrados en el modelo.
7 RBS del proyecto
Para el proyecto se ha definido la siguiente RBS, acorde con las opiniones de los expertos y la
necesidad de controlar a dicho nivel los riesgos.
DISEÑO Y CONSTRUCCION DE EDIFICIO DE FUERZA E IMPLEMENTACION DE BARRAS MT 22.9 kV. TIPO INTERIOR EN SET PUEBLO NUEVO PARA LIBERAR SOBRECARGA, Y ATENCION DE NUEVOS CLIENTES
IMPORTANTES EN LA ZONA
1. Técnicos
1.1 Requerimientos
1.2 Tecnología
1.3 Complejidad e interfases
1.4 Desempeño y confiabilidad
1.5 Calidad
2. Externos
2.1 Subcontratistas y proveedores
2.2 Regulaciones
2.3 Mercado
2.4 Cliente
2.5 Clima
3. Organizacionales
3.1 Dependencias del proyecto
3.2 Recursos
3.3 Fondos
3.4 Priorización
4. Gerencia del proyecto
4.1 Estimaciones
4.2 Planeación
4.3 Control
4.4 Comunicación
DEL ENTORNO
SEGURIDAD
CATEGORIZACIÓN DE LOS RIESGOS
Categoría Sub categoría
Descripción Probabilidad de que sucedan
Impacto Prioridad por su
importancia
RIE
SGO
S D
EL P
RO
YECT
O
REC
UR
SOS
(RR
.HH
)
La dificultad de reclutar personal de calidad
para la Unidad Ejecutora debido a ser una
zona de alta delincuencia, puede producir
retrasos en el inicio del proyecto.
M M M
SEG
UR
IDA
D
La intervención de grupos delincuenciales
que quieran atentar contra la integridad de
los trabajadores.
M A A
SUB
CON
TR
AT
IST
AS
Y
PR
OV
EED
OR
ES
Escases de materiales de construcción a
causa del retraso en la entrega debido a que
el proveedor cuenta con tan solo un equipo
para trasladar el material.
M M M
CLIE
NT
E
Es posible que la modificación de los planos
de detalle del canalizado se retrasen (el
encargado a entregarlo es el cliente debido a
sus necesidades). Electrodunas
A B A
CLIM
A
Las últimas temporadas de lluvia en la zona
han sido desmedidas y pueden retrasar la
ejecución del proyecto más de lo planificado
ya que se trabajara en una zona de alto
riesgo eléctrica (permanecerán encendidos
los transformadores de 60kV)
A A A
8 Identificación de riesgos
Los diferentes miembros del Proyecto participarán en la identificación de los riesgos que puedan
afectar el logro de los objetivos propuestos tanto al inicio como durante la vigencia del Proyecto.
La documentación de los riesgos identificados se realizará formalmente por medio del Formato:
“Formato de Registro y Control de Riesgos” en el Anexo 1 de este documento, el cual incluye la
información sobre el estado actual del riesgo; la probabilidad e impacto asociados al riesgo; las
opciones de mitigación; y los planes de respuesta requeridos por el mismo.
Para esta el proceso de identificación, se deberá diligenciar la parte 1 del formato, en la cual se
documenta el riesgo en su totalidad, y se identifican causas e impactos potenciales. Cada riesgo
identificado deberá revisarse, analizarse y validarse por el actor que identifica el riesgo, y una vez
realizado este análisis y diligenciado el formato en medio electrónico se debe guardar con la
siguiente nomenclatura: “Riesgo PROYECTO XXX Actor xxxx yyyy/mm/dd”, y enviarse a la dirección
de e-mail del Administrador de Riesgos, con copia a cada Gerente de Proyecto.
8.1 Técnicas para el levantamiento de riesgos
Para identificar los riesgos, los interesados utilizarán la RBS incluida en este procedimiento,
generarán espacios para discusión con los líderes, se revisarán los cronogramas del Proyecto, se
podrán programar sesiones de presentación y discusión de ideas, Análisis DOFA, lluvia de ideas,
entre otros. Este proceso debe llevarse a cabo con los expertos, y
8.2 Datos mínimos que debe contener la lista de riesgos identificada:
Número único para cada riesgo, para su posterior seguimiento (este número será asignado
automáticamente por el Administrador de Riesgos en el momento del recibo del riesgo
identificado).
Organización que identifica el riesgo
Comité en el que se identifica el riesgo
Estado del riesgo
Fecha del reporte
Categoría del riesgo
Gerente de proyecto responsable del riesgo (CLIENTE, PROVEEDOR, Otra organización)
Identificado por
Responsable del riesgo
Título del Riesgo
Fecha de identificación del riesgo
Hitos del proyecto que afecta o entregables
Fechas impactadas
9 Evaluación de los riesgos
Posterior a la identificación se debe llevar a cabo su evaluación. La evaluación de riesgos
contempla principalmente la estimación o determinación de la probabilidad e impacto asociados
al o los riesgos identificados. La evaluación de los riesgos identificados, incluyendo la definición de
la probabilidad y el impacto se hará en primera instancia por la Organización que identifica
(PROVEEDOR, CLIENTE, otra Organización) y posteriormente se validará en el Comité de Riesgos,
buscando retroalimentación de los impactos por todas las partes involucradas. Una vez evaluados
por el Comité de Riesgos, se obtendrá la categorización final y la definición de las prioridades, así
como la cuantificación de la Probabilidad y el impacto.
9.1 Técnicas para la evaluación de los riesgos – Análisis cualitativo
Para realizar el análisis cualitativo de los riesgos se establece una modelo de impacto y
probabilidad con las siguientes escalas:
A partir de la evaluación, haciendo uso del juicio de expertos y de acuerdo con la prioridad
identificada o urgencia de atención de los riesgos, se complementará el formato con la
información resultante de este análisis.
9.2 Datos resultantes del análisis cualitativo
El formato incluirá los datos relativos a probabilidad e impacto calificados en la escala cualitativa.
Esta escala será utilizada para cada objetivo de proyecto evaluado con potencial de ser impactado
por el riesgo identificado.
9.3 Técnicas para la evaluación de los riesgos – Análisis cuantitativo
Para realizar el análisis cuantitativo de los riesgos se establece como estándar el cálculo de Valor
Monetario Esperado, tanto para costos como para tiempo.
El valor obtenido del análisis de cada riesgo respecto a la probabilidad de ocurrencia y el impacto
en tiempo o costo, será el riesgo total del proyecto y determinará el monto de reserva de
contingencia en cada objetivo del proyecto.
Conforme se haga uso de la contingencia, en se debe llevar el registro controlando el nivel de
exposición al riesgo y el remanente de contingencia, y éste deberá ser reportado en el informe
periódico de estado y progreso del proyecto.
10 Elaboración de los planes de respuesta a los riesgos
Una vez evaluados los riesgos que pueden generar un mayor impacto y que tienen una mayor
probabilidad de ocurrencia, se procederán a analizar los planes de respuesta posibles para
enfrentar el riesgo identificado. Este plan de respuesta será validado y acordado posteriormente
en el Comité de Riesgos.
10.1 Tipos de planes de respuesta
En general se consideran cuatro planes básicos de respuesta al riesgo:
Plan para evitar el riesgo: Implica cambiar el alcance o modificar el plan del Proyecto con el fin
de eliminar los factores de riesgo identificados. Cambios al alcance, adición o cambio de
recursos, utilización de metodologías probadas, o contratación de proveedores
experimentados son ejemplos de esta tipo de respuesta al riesgo.
Plan para transferir el riesgo: Consiste en transferir la administración y responsabilidad del
riesgo identificado a un tercero. La subcontratación (outsource) y la adquisición de pólizas de
seguros y cumplimiento son ejemplos de esta opción.
Plan para mitigar el riesgo: En esta alternativa se decide mitigar el riesgo, definiendo y
ejecutando acciones que permitan reducir la probabilidad y/o el impacto de los riesgos
identificados. Dentro de las opciones disponibles se utilizan frecuentemente la implementación
de controles y la definición de alternativas o contingencias.
Plan para aceptar el riesgo: En esta opción se asume el impacto generado si el riesgo llegara a
materializarse o después del análisis de alternativas no se logra identificar una respuesta
diferente para el riesgo.
10.2 Datos e información a diligenciar en el formato de registro de riesgos
respecto a los planes de respuesta
El formato de Registro y Control de Riesgos será complementado con la siguiente información
resultado de esta etapa:
Plan de Respuesta al riesgo seleccionada
Plan con las acciones, responsables y fechas establecidas para inicio y final de cada acción
Costo del plan de respuesta
Plan de Contingencia, con las acciones, responsables y determinación de los “trigger” o
disparadores del inicio de cada una de las acciones
Costo de la contingencia
Los Planes de Respuesta definidos serán llevados a cabo por los responsables del mismo. Cada
Plan de Respuesta definido debe ser incorporado en los cronogramas de trabajo del proyecto, y
será el insumo al seguimiento y control de riesgos.
Plan para mitigar el riesgo: En esta alternativa se decide mitigar el riesgo, definiendo y
ejecutando acciones que permitan reducir la probabilidad y/o el impacto de los riesgos
identificados. Dentro de las opciones disponibles se utilizan frecuentemente la implementación de
controles y la definición de alternativas o contingencias.
Plan para aceptar el riesgo: En esta opción se asume el impacto generado si el riesgo llegara a
materializarse o después del análisis de alternativas no se logra identificar una respuesta diferente
para el riesgo.
10.2 Datos e información a diligenciar en el formato de registro de riesgos
respecto a los planes de respuesta
El formato de Registro y Control de Riesgos será complementado con la siguiente información
resultado de esta etapa:
Plan de Respuesta al riesgo seleccionada
Plan con las acciones, responsables y fechas establecidas para inicio y final de cada acción
Costo del plan de respuesta
Plan de Contingencia, con las acciones, responsables y determinación de los “trigger” o
disparadores del inicio de cada una de las acciones
Costo de la contingencia
Los Planes de Respuesta definidos serán llevados a cabo por los responsables del mismo. Cada
Plan de Respuesta definido debe ser incorporado en los cronogramas de trabajo del proyecto, y
será el insumo al seguimiento y control de riesgos.
Hitos del proyecto (entregables) y fechas impactados
Fase o Etapa en la cual el riesgo es activo
Probabilidad del Riesgo
Impacto cualitativo
Impacto financiero
Bases de estimación del impacto financiero
Plan de mitigación
Costo de la mitigación
Para cada acción de mitigación o contingencia detallar: Acción, Responsable,
Fecha de inicio, Fecha de finalización
Impacto cualitativo x Probabilidad
Impacto en costos x Probabilidad
Impacto en semanas
Costo de la contingencia
Estado actual del riesgo a la fecha del reporte
Conclusiones sobre el estado y verificación del cumplimiento de los planes de acción
Costo real (Riesgo Closed)
Para el seguimiento y revaluación de cada riesgo, el responsable del riesgo puede apoyarse en el
Gerente de Proyecto.
El reporte de seguimiento y avance de cada riesgo debe remitirse al respectivo gerente de
proyecto, para que este a su vez lo remita al Administrador de Riesgos para el seguimiento y
control consolidado de los riesgos.
12 Bitácora de riesgos
Todos los Gerentes de Proyecto, apoyados por el Administrador de Riesgos, tendrán la
responsabilidad de la administración de riesgos, la cual requiere el seguimiento periódico de los
riesgos identificados, evaluados y de los planes de respuesta definidos, al igual que la
incorporación de los reportes enviados por los responsables de riesgos a través de sus gerentes de
proyecto.
Para dicho seguimiento se utilizará la versión vigente del formato “Bitácora de Riesgos Proyecto
XXX”, la cual contiene el resumen de los riesgos identificados, la valoración y el estado de los
mismos en cada una de las fechas de seguimiento.
Dentro del proceso de seguimiento y control se debe actualizar periódicamente la probabilidad y
el impacto de acuerdo con el estado de implementación de los Planes de Respuesta. Este formato
será el principal insumo para el Comité de Gobernancia, en el cual se presentarán los indicadores
de gestión de los riesgos.
13 Comité de Riesgos
El comité de riesgos estará conformado por:
El gerente de proyecto
El administrador de riesgos
Cada responsable de riesgo asignado
El líder técnico
El líder social
El líder de sostenibilidad
La principal herramienta del comité será la bitácora de riesgos.
La frecuencia de reunión para la Fase I y II será semana, y conforme avance el proyecto a la Fase III
y siguientes podrá determinarse su realización quincenal.
Este comité determinará la información con la cual se generará el reporte de desempeño de los
riesgos.
14 Reporte de desempeño de la gestión de riesgos
El gerente de proyecto y el equipo informarán el desempeño de la gestión como mínimo con las
siguientes métricas, como gráficas de estado y con complemento de histogramas:
Número de riesgos abiertos, cerrados, materializados, con análisis de tendencias
Monto de la contingencia remanente VS Nivel de exposición al riesgo, con análisis de tendencia
Nivel de exposición al riesgo por periodo de reporte
Edades de los riesgos
Riesgos por criticidad
Análisis causal de los riesgos
De acuerdo con los resultados de la gestión, el gerente del proyecto, con el involucramiento de los
stakeholders de acuerdo con el rol y el análisis de los mismos, determinará y acordará otras
métricas o reportes, con el fin de lograr los objetivos del proyecto.