plan de comunicaciÓn externa 2012
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PLAN DE COMUNICACIÓN
EXTERNA 2012-14
ÍNDICE:
1. Equipo de Comunicación.
2. Misión, Visión, Valores.
3. Justificación.
4. La Comunicación Externa en Aprosuba 11.
5. Plan de Comunicación externa. -A quienes va dirigido el plan -Objetivo general -Objetivos específicos -Canales de comunicación 6. Estrategias. 7. Herramientas. Puesta en marcha. 8. Seguimiento y Evaluación. 9. Revisión.
1. EQUIPO DE COMUNICACIÓN DE APROSUBA 11 Silvia Cortés Rengel.
Directora-Gerente.
Francisco Godoy Prada.
Responsable de Comunicación.
2. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES. La Asociación Pro-Personas con Discapacidad Intelectual
APROSUBA-11, de Cabeza del Buey es una entidad privada sin ánimo
de lucro cuya Misión es “Contribuir, desde un compromiso ético, con
los servicios y apoyos necesarios, para que cada Personas con
Discapacidad Intelectual y/o del desarrollo, y cada familia ,puedan
llevar a cabo sus proyectos de calidad de vida, en un marco del
ejercicio de sus derechos y de inclusión social”.
Nuestra Visión es ser una Organización centrada en la persona con
discapacidad intelectual, fomentando la participación y el ejercicio de
sus derechos, donde la familia encuentre los apoyos necesarios acorde
a nuestra misión y al Código Ético de FEAPS.
Los Valores que sustentan nuestra Organización son:
Solidaridad: Compromiso con el entorno y con otras entidades.
Generosidad. Ayuda mutua.
Honestidad: Coherente y sincera con los principios que promueven la
autodeterminación y el ejercicio de los derechos de las personas con
discapacidad intelectual.
Dignidad: Alejada del sentido de beneficencia.
Respeto: Tolerante con la diversidad
Entusiasmo: Con motivación para afrontar retos y avanzar.
Flexibilidad: Capaz de dar respuesta a los múltiples cambios que se
producen en nuestros contextos.
Creatividad: Aportando ideas y soluciones innovadoras.
Trabajo en equipo: Se cuenta con la participación de todos,
promoviéndose la creación de equipos.
Eficiencia: Optimización de los recursos.
Sentido de pertenencia: Las personas que componen la Organización
están identificadas con las líneas de la entidad, con una alta
participación e implicadas en las diferentes áreas.
3. JUSTIFICACIÓN.
El objetivo que se persigue con esta acción de mejora, es definir y
establecer la estructura del Plan de Comunicación Externa, enfocando el
proceso para la detección y recogida de necesidades de comunicación y
de evaluación de la eficacia de los canales utilizados, de forma que sean
incorporadas a las acciones que se definan en el Plan de Comunicación.
El contenido de lo que comunicamos y los canales a través de los cuales
comunicamos esos contenidos son la base para que el proceso de la
comunicación sea eficaz. Por tanto, son necesarias la claridad y
concreción en el contenido, el conocimiento y la habilidad para
correlacionar informaciones así como también una “sintonía” de
intereses entre las partes que intervienen en el proceso.
4. LA COMUNICACIÓN EXTERNA EN APROSUBA 11
Antecedentes
En los últimos tiempos las principales actuaciones que se han llevado a
cabo para mejorar la comunicación externa son:
2009. Se elabora el blog: ”Comunidad Aprosuba11”
con la dirección web:
www.comunidadaprosuba11.blogspot.com y
comienza la publicación de artículos y noticias.
2010. Se registran cuentas en redes sociales como
Facebook, como herramienta de comunicación interna
y externa.
2011. En junio se aprueba por parte de la Junta
Directiva de la Entidad, el Informe de Autoevaluación
y Plan de mejora, en el que se contempla la
elaboración de un Plan de Comunicación Interna y
Externa.
En Septiembre se nombra a una persona Responsable
de Comunicación.
En Diciembre nace el Boletín: ”ACTUALIDAD
APROSUBA 11” con Información sobre la Asociación.
2012. En Enero comienzan los trabajos para la
elaboración del plan de comunicación.
Durante los últimos años se han divulgado a través de
los medios de comunicación (prensa , radio, televisión
los acontecimientos más significativos de nuestra
Entidad y se ha compartido con otras entidades
nuestra información, actividades y experiencias.
Punto de partida y metodología
A mediados de 2011 se aprobó la primera Autoevaluación, como una de
las fases de las líneas de estrategia que incorpora herramientas de calidad
que permita a nuestra Organización integrar ciclos de mejora continua
basados en: identificar qué mejorar, cómo hacerlo, medir los resultados y
volver a detectar qué mejorar. Esta evaluación tuvo como resultado, la
identificación de distintas áreas de mejora lo que llevó posteriormente a la
elaboración de un Plan de Mejora. En dicho diagnóstico aparece la
Comunicación Interna y Externa como áreas a tener en cuenta en las
líneas de mejora.
Una vez valoradas las necesidades de comunicación existentes, se
formó un Equipo de tres profesionales que estudiaron las estrategias a
seguir en materia de Comunicación y las fases para la elaboración de los
planes.
Identificación de las necesidades de Comunicación y posibles líneas
de mejora.
Diagnóstico actual de la Comunicación en Aprosuba 11. Revisión de
las herramientas existentes y los distintos canales de comunicación.
Elaboración y diseño del Plan de Comunicación.
Revisión, aprobación e implantación del Plan.
Evaluación de los resultados. Propuestas de mejora
5. PLAN DE COMUNICACIÓN EXTERNA
A quién va dirigido el plan
Las actividades de comunicación y difusión de nuestro proyecto tiene como objetivo transmitir una serie de mensajes en informaciones a destinatarios que se agrupan en:
Organismos, asociaciones y entidades públicas o privadas.
Mandatarios políticos de nivel local o regional.
Agentes económicos y sociales.
Medios de comunicación
Sociedad en general
Organizaciones de misiones similares a APROSUBA 11 y
Federaciones que atienden a personas con Discapacidad
Intelectual u otro tipo de Discapacidades (Movimiento
asociativo )
Objetivo general
Difundir nuestras acciones, nuestro trabajo, actos, eventos, experiencias ,
servicios que ofrecemos, y la defensa mediante la comunicación de los
derechos de las personas con Discapacidad Intelectual.
Objetivos específicos
Utilización de un lenguaje adecuado a lo que queremos comunicar y
a quién se lo queremos comunicar.
Sistematizar la comunicación externa
Divulgar los cambios y avances de la Organización en los periodos
de implantación del plan.
Proporcionar una base documental y material de referencia para
proyectos , a instituciones públicas o privadas delas que
necesitamos apoyo.
Realizar una comunicación eficaz, transparente, entendible y que se
asiente en la misión ,visión, valores y código ético de FEAPS
Utilizar los canales más adecuados para lo que queremos divulgar y
al público que pretendemos que llegue.
Canales de comunicación
Prensa escrita , para noticias y anuncios.
Radio para noticias microespacios o cuñas
Televisión, intervención en programas, noticias, anuncios
Nuevas tecnologías blog, correo electrónico…
Directos : cartas , fax ,revistas ,boletines folletos…
Medios Audiovisuales :DVD , video , cine…
Encuentros, reuniones…
Redes sociales.
6. ESTRATEGIAS
La estrategia de comunicación y difusión, así como las actividades y
herramientas de comunicación deben adecuarse coherentemente a los
diferentes objetivos y grupos de destinatarios.
La comunicación externa que se dirige a receptores directos y a otros
destinatarios indirectos generales (medios de comunicación,
sociedad),abarca las siguientes líneas de actuación .
Difusión de logotipo e imagen corporativa en todos los correos,
cartas, folletos, carteles etc…
Difusión de noticias , eventos, etc.. a través del blog:
www.comunidadaprosuba11.blogspot.com
Participación en redes sociales como Facebook.
Elaboración de material promocional y divulgativo, como folletos ,
dípticos informativos sobre actividades y publicaciones específicas.
Trabajos con medios de comunicación (Notas de prensa,
comunicados, entrevistas).Difusión de actos y eventos.
Jornadas de sensibilización y puertas abiertas.
7. HERRAMIENTAS
Las herramientas y elementos de difusión y comunicación externa son:
El blog:www.comunidadaprosuba11.blogspot.com, será un elemento
central no sólo para ofrecer información directa, sino también para alojar
y difundir otros materiales como: logotipo, folletos, publicaciones etc…e
invitar a actos y eventos.
El material promocional se compone de folletos informativos de
carácter general sobre APROSUBA 11, otros de carácter específicos
relacionados con el acto y carteles publicitarios a utilizar en eventos
importantes y actos oficiales. Los folletos incluirán logos de la
Organización, visión general y objetivos.
El trabajo con los medios de comunicación es otro elemento
importante. Las notas de prensa y los artículos , deberán estar adaptados
al lenguaje de los medios, utilizando titulares llamativos, organizando la
información según importancia, empleando herramientas visuales
(gráficos, fotografías…) y ofreciendo datos que intenten atraer la atención.
Los actos y eventos que se organicen dentro o fuera de la Organización,
relacionados con la misma y que tengan un carácter significativo, deberán
ser difundidos tanto interna como externamente.
Material de referencia compuesto por publicaciones de edición media
como boletines y otro tipo de materiales (formato electrónico, pdf etc…)
que también servirán como base documental para algunos colectivos de
interés.
Puesta en marcha
El presente documento se difundirá a través de:
-Sesiones informativas.
-Correo electrónico.
-Correo ordinario
-Blog.
-Tablón de anuncios.
8. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN.
Para garantizar la realización de las medidas previstas en materia de
comunicación externa y difusión se incluye la siguiente tabla de
indicadores así como la estimación de consecución.
INDICADORES OBJETIVO PERIODICIDAD
Porcentaje de noticias o eventos significativos de la Asociación publicados en medios de comunicación externos: blog, redes sociales, prensa, radio-televisión local y prensa regional.
80 % Anual
Tiempo transcurrido desde que se produce el evento hasta que se publica
Inferior a 10 días.
Anual
Campañas de sensibilización para incrementar la aceptación y valoración de las personas con D.I.
1 anual Anual
Inserción gratuita de publicidad en los medios de comunicación locales
2 veces Anual
Nº de convocatorias de participación de los medios de comunicación locales en firma de convenio con entidades, eventos deportivos etc…
Al menos 1 Anual
Participación con un stand de la Organización en ferias, para dar a conocer nuestra Asociación.
Mínimo 1 vez Anual
Organizar concursos entre los centros educativos y asociaciones cuyo lema esté relacionado con las personas con D.I.
1 vez durante el desarrollo del proyecto
2012-2014
Difundir folletos y exponer murales de la Asociación en actos importantes.
90% Anual
Porcentaje de comunicados internos y externos lleven insertados logotipos de la Asociación.
80 % Anual
La identificación de los indicadores y de la cuantificación de los objetivos
son elementos fundamentales para llevar a cabo un seguimiento y poder
evaluar el plan de comunicación externa.
Especialmente en la evaluación intermedia, a realizar a finales de
2013, referente a las actividades, hará posible la detección de
problemas, que se intentarán corregir mediante la revisión de los
indicadores.
Estrategias de evaluación
Número de personas por Grupos de Interés que conocen el Plan de
Comunicación en el transcurso de un año desde su implantación
(Encuestas de satisfacción), medido sobre el total de personas que
respondan a la encuesta.
-Periodo anual
-Estandar-60 %
Encuesta de Comunicación a realizar a los 18 meses de la
implantación del plan.
Número de acciones llevadas a cabo en dicho plazo.
Periodo 18 meses
Valoración de la variación global de la Comunicación Externa en
Aprosuba 11 entre la encuesta previa y la posterior.
9. REVISIÓN.
El presente Plan tendrá una vigencia de 2 años y medio (hasta finales de
2014) . Durante dicho periodo se introducirán las modificaciones que se
consideren necesarias reflejándolas en el Anexo I. Tras esta etapa se
elaborará otra edición con las nuevas necesidades, áreas de mejora
detectadas y cambios normativos , estructurales y organizativos que así
lo requieran.
ANEXO I
Registro de modificaciones
FECHA MODIFICACIONES RESPONSABLE