(PGC-05) Procedimiento Control Documental

Versión: 4

Fecha de Aplicación: 01/08/2017

Historial de Control de Cambios

Edición # Fecha de

Aplicación Descripción del Cambio

1 01/03/2010 Documento Inicial

2 01/11/2013 Se ajustan las políticas específicas, se incluye el Normograma como un

documentos controlado por el SGC y se establece su responsable.

3 20/10/2014 Se aclaran las disposiciones para los documentos obsoletos y se

actualiza la ruta de ingreso a los documentos del SGC en la web.

4 01/08/2017

Se unifica el procedimiento Control Documental y control de

registros.

Se actualiza el procedimiento con base en los lineamientos de la norma

ISO 9001:2015

Firmas

Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por

Asistente de Calidad Coordinador Administrativo Director General

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1. OBJETIVO

Establecer lineamientos respecto a la creación, actualización y control de la documentación interna y externa

que se considere pertinente involucrar dentro del Sistema de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 (Manuales,

procedimientos, instructivos y formatos de origen interno y externo que interfieran en el mismo). Inicia con

la necesidad de crear un documento o modificar uno ya existente y finaliza con el seguimiento y aplicabilidad

del mismo.

3. POLÍTICAS

3.1 Políticas Generales

A fin de garantizar la correcta administración y distribución de los documentos que forman parte

del Sistema de Gestión de Calidad, es importante que se cumplan los lineamientos estipulados en el

presente documento y lo establecido en el Procedimiento Control Documental (PGC-05) por las

personas de la organización.

No se pueden utilizar documentos, fuera del control del presente procedimiento, esto incluye

formatos, instructivos, entre otros.

Para el desarrollo de las diferentes actividades incluidas en los documentos, se debe contar con la

versión actualizada del documento, a fin de garantizar la utilización de la documentación vigente.

Cuando se presenten incumplimientos derivados de la aplicación del presente procedimiento y

dependiendo de la magnitud del caso, los líderes de proceso deciden la pertinencia de la generación

de un reporte de Acción Correctiva (FGC-02)

Toda información referente a los clientes y/o servicios suministrados externamente, se considera

de carácter confidencial, por tanto no puede ser divulgada, sino con autorización expresa por parte

de los mismos. (Propiedad, del cliente y/o servicios suministrados externamente).

Todos los “documentos que conservaran la información” deben ser identificados de manera única,

pues de esta manera se evitan ambigüedades, y se controlan de acuerdo al Procedimiento Control

Documental (PGC-05).

3.2 Políticas Específicas

Es deber de todos los Colaboradores que intervienen en el presente documento, dar a conocer al

Asistente de Calidad, los cambios, modificaciones, actividades que estén sujetas a una mejora,

siempre y cuando los cambios sean revisados y aprobados.

Los documentos de carácter confidencial, solamente se suministran bajo la supervisión del

Director General y a manera de consulta. Estos documentos no se pueden reproducir mediante

ninguna forma ni impresa ni magnética, la omisión de ésta política va en desacuerdo con los principios

de ética y confidencialidad.

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Con el propósito de garantizar la legibilidad en los documentos controlados por el Sistema de

Gestión de Calidad, es necesario tener en cuenta las siguientes prácticas como mínimo para el buen

manejo de los mismos:

- Digitar los documentos en letra imprenta, clara.

- Los documentos deben ser escritos en español.

- Emplear en lo posible vocabulario sencillo y adecuado al nivel y jerarquía del documento.

- Organizados de tal manera que facilite su fácil comprensión y lectura, ver Procedimiento

Fundamental (PGC-02)

- Buscar siempre que los documentos no presenten manchas o marcas que interrumpan la

lectura.

- En lo posible no fotocopiar documentos, a excepción de aquellos que se requiera su

distribución, teniendo en cuenta que sea el documento actualizado.

Con el propósito de garantizar la disposición de las versiones actualizadas de los documentos

externos es responsabilidad de los líderes de cada proceso, permanecer constantemente indagando

sobre las ediciones actualizadas de los diferentes documentos. Dado el caso en que las entidades

que suministran documentos externos los actualicen a través de la página web, es responsabilidad

de los líderes de proceso garantizar la respectiva actualización y divulgación de los mismos al equipo

de trabajo.

La información documentada se identificará conforme lo establece el procedimiento

Fundamental.

La información documentada estará almacenada adecuadamente en los diferentes archivadores

del Colegio Internacional Cañaverales en carpetas individuales ya sea por consecutivo numérico, u

orden cronológico o por temas, dependiendo de la aplicabilidad para cada proceso. Los archivadores

de las diferentes áreas deben tener un nombre o numeración respectivos, con el propósito de

acceder con mayor facilidad a la ubicación de la información. Los responsables de conservar la

información documentada deben identificar los archivos conservados en las respectivas carpetas

de los usuarios en medio magnético, con nombres acordes a su contenido, ejemplo: cotizaciones

aprobadas, cotizaciones emitidas, entre otros.

Orden Cronológico

Fecha más reciente

Fecha más antigua

Orden numérico

1

9

Orden

alfabético

A

Z

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La información documentada de recibidos en papel químico y que se disponga conservarlos

por lo menos durante un año, son fotocopiados y luego almacenados adecuadamente en

archivadores, bajo el criterio del líder de proceso.

La información documentada por medios electrónicos, serán almacenados en los equipos de la

empresa, bajo los lineamientos de la ruta de acceso establecida en el Control Documental (FGC-

11)

Con el propósito de garantizar la preservación de la información relevante para Colegio

Internacional Cañaverales a través del tiempo, se recomienda tener en consideración las siguientes

prácticas de buen manejo, buscando garantizar la legibilidad en los “documentos que conservaran

la información” que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad. En la medida de lo posible

No enmendar ni tachar los datos consignados en los “documentos que conservaran la

información”, en el caso en que se presente dicha situación, la persona que diligencia el documento

que conservará la información debe colocar una línea sobre el dato errado e ingresar al lado el

dato correcto; en el caso en que se requiera enmendar datos de información crítica para Colegio

Internacional Cañaverales solamente el líder de proceso puede autorizar la enmendadura,

colocando una firma abreviada al lado de la corrección.

Los datos consignados en los “documentos que conservaran la información” de manera manual

deben ser claros y en lo posible utilizar letra imprenta.

Identificar adecuadamente las carpetas con el fin de facilitar su ubicación.

Todos los “documentos que conservaran la información” deben ser identificados de manera única,

pues de esta manera se evitan ambigüedades.

Cuando los “documentos que conservaran la información” no sea necesario diligenciar algunas

casillas, se debe escribir la palabra NA (no aplica) o una línea horizontal que atraviese la casilla.

La protección de los “documentos que conservaran la información” del Sistema Integrado de

Gestión tanto operativos como administrativos son preservados de plagas, humedad, sol y factores

ambientales, con el propósito de conservarlos de forma legible y prolongar su tiempo de vida útil.

ENMENDADURA

NOMBRE DE LA

CARPETA

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Para garantizar el buen uso y entendimiento de los “documentos que conservaran la información” se

recomienda no consumir alimentos y bebidas en el momento de consultar y/o trabajar con los documentos.

A fin de garantizar la protección y preservación de los “documentos que conservaran la información

conservados físicamente, se ha establecido un control de roedores y plagas, a través de aplicación de

fumigantes y pesticidas, dicha actividad se realiza por medio de las campañas de fumigación que se llevaran

a cabo en la organización.

A fin de garantizar la protección de los “documentos que conservaran la información administrados en

medio magnético, se han dispuesto las siguientes medidas:

- Actualización permanente de un software antivirus que garantice el continuo monitoreo de virus que

puedan arriesgar la protección de la información.

- Los formatos presentan protección contra modificaciones lo cual permite que no se realicen cambios

en la información, adicionalmente, se mantiene un sistema en el cual los usuarios tienen acceso a los

documentos, sin embargo no pueden modificar, eliminar o ingresar información a la carpeta del Sistema

de Gestión de Calidad.

- Conservar los documentos en sus respectivos sitios y carpetas designadas para tal fin.

Medio Magnético

- Los documentos expuestos en la red (página web) se encuentran protegidos para la visualización

solamente de los usuarios asignados los cuales tienen todos los permisos solo de lectura.

- Es responsabilidad del Asistente de TIC´S generar la copia de seguridad a los documentos que hacen

parte del Sistema de Gestión de Calidad con una frecuencia mensual, teniendo en consideración que la

copia emitida se conservara en el servidor de la institución, en el cual se identificara con el nombre

"CALIDAD”. Cabe aclarar que la información se reescribe, por tanto únicamente se conserva la

evidencia del último mes, así mismo se realiza una segunda copia de seguridad en dispositivo nube local

NAS, servidor espejo y disco duro externo con el fin de garantizar la recuperación de la información en

caso de suceder algo al servidor.

El líder de los respectivos procesos dispone del acceso a los “documentos que conservaran la

información del Sistema de Gestión de Calidad. Existen algunos que se encuentran a disposición solo de

personal autorizado, de acuerdo al criterio del Director General, no obstante, a fin de garantizar la

recuperación de los “documentos que conservaran la información del SGC, dado el caso en que dichos

funcionarios se ausenten de la empresa y esto no afecte el mantenimiento del sistema, se dispone de copias

de seguridad, en donde se puede acceder a la información pertinente, adicionalmente, en el Control

Documental se han definido las rutas de acceso a los mismos, de tal manera que se facilite su recuperación.

Respecto a la retención de los “documentos que conservaran la información” son conservados en archivo activo

de acuerdo al criterio legal, contractual o lo que la organización considera pertinente, lo cual se registra en

el Control Documental; posteriormente los “documentos que conservaran la información” son almacenados y

conservados en archivo inactivo durante el tiempo establecido en los formatos anteriores o destruidos

dependiendo de la aplicabilidad del caso.

ENMENDADURA

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La disposición de los “documentos que conservaran la información” se clasificaran dependiendo del área y

consecuentemente si son operativos o administrativos, de acuerdo al criterio legal, contractual o lo que la

organización considere pertinente.

Colegio Internacional Cañaverales cuenta con dos clasificaciones de disposición de los “documentos que

conservaran la información” del Sistema de Gestión de Calidad.

Archivo activo: son conservados los “documentos que conservaran la información” que se encuentran

en uso permanente.

Archivo inactivo: en el cual se conservan los “documentos que conservaran la información” que no se

encuentran en uso pero que es importante disponer de ellos para efectos legales, contractuales o

dispuesto por la organización. El archivo inactivo será almacenado adecuadamente en cajas numeradas

y/o identificadas con el nombre del área a la cual pertenezca el documento.

4. VOCABULARIO

Documento: Información y el medio en el que está contenido.

Información Documentada: Información que se requiere para ser controlada y mantenida por

una organización y el medio en el que está contenida.

Documento Interno: Información y el medio en el que está contenido desarrollados por la

organización entre ellos los manuales, procedimientos, instructivos, etc.

Documento Externo: Información y el medio en el que está contenido y que son de origen externo

a la organización; se incluyen las guías, normas, estatutos, códigos, los cuales pueden ser enviados por

el cliente, proveedor o una entidad externa que interfieren en el Sistema de Gestión de Calidad.

Documentos Controlados: Son los documentos sobre los cuales la empresa posee la obligación de

actualizar la última versión a las personas involucradas como responsables en las diferentes actividades

del procedimiento. Los documentos controlados se referencian en la red del SGC y en el formato

Control Documental. Aquellos que se impriman o dupliquen en cualquier medio se considerarán No

controlados, a excepción de aquellos documentos impresos originales los cuales llevan firma de

aprobación en la portada por parte del líder de proceso y del Director General.

Documentos No Controlados: Son los documentos sobre los cuales la empresa no posee la

obligación de actualizarlos. El Asistente de Calidad, únicamente controla los documentos distribuidos

de manera oficial a través de la red del SGC y el Control Documental; toda fotocopia o documento

reproducido al interior de la organización sin autorización, se considerará documento No controlado,

por tal motivo no es válido para efectos de auditoría, a excepción de aquellos documentos impresos

originales los cuales llevan firma de aprobación en la portada por parte del líder de proceso y del

Director General.

Documento Obsoleto: Son los documentos que cambian de versión, los cuales no son conservados

ni en medio magnético ni físico.

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Documento Controlado Confidencial: Son los documentos, los cuales se consideran como

documento controlado y que además, poseen información de acceso y divulgación restringida, por tanto

la máxima autoridad define su acceso, control y distribución.

Registro: Documento necesario para proporcionar evidencias de la conformidad con los requisitos

“Información documentada para conservar”.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Procedimientos

PGC-02 Procedimiento Fundamental

PGC-03 Acción Correctiva y de mejora

PGC-04 Auditoría Interna

Formatos

FGC-11 Control Documental

Otros

Carpeta Obsoletos

6. DESARROLLO

6.1 Control Documental

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No Actividad Registro Responsable

1.

Cualquier colaborador del Colegio que detecte la necesidad de

crear un documento, modificar o anular uno vigente, debe

solicitarlo al Asistente de Calidad

Se puede detectar la necesidad de cambio, modificación o

elaboración de documentos a través de:

­ Requisitos del Sistema de Gestión de Calidad.

­ Informes de auditoría.

­ Registros de No Conformidades.

­ Observación de los Colaboradores que participan en el

proceso.

­ Cambios en la normatividad

- Todos los Colaboradores

del Colegio.

- Asistente de

Calidad

2.

El Asistente de Calidad evalúa la necesidad y pertinencia de crear,

modificar o anular el documento, verificando que no afecte los

requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, legales, del cliente y

propios de la institución.

- Asistente de

Calidad

3. Si se aprueba, se inicia el proceso de elaboración, edición o

anulación del documento.

- Asistente de

Calidad

Documento nuevo (elaboración)

4.

Al elaborar el documento (borrador) el Asistente de Calidad asigna

un código o identificación para el mismo, de acuerdo con lo

estipulado en el procedimiento fundamental (PGC-02).

La elaboración de los documentos es responsabilidad del Asistente

de Calidad, quien por medio de entrevistas y/o trabajo de campo

con las personas implicadas, recopila la información necesaria para

su elaboración.

- Asistente de

Calidad

5.

Una vez elaborado el borrador del documento, se debe someter a

revisión por parte del líder de proceso y de los colaboradores a

quienes les corresponde; el documento se corrige con las

observaciones realizadas, hasta que sea aprobado.

En el caso de procedimientos la revisión del documento se formaliza

con la firma en la portada por parte del líder de proceso en

representación del equipo de trabajo y la aprobación se formaliza

con la firma por parte del Director General; para el caso de

aprobación de formatos solo se firma por el líder del proceso y/o

responsable del mismo en el documento original físico, en un

extremo del formato. Posteriormente son publicados y distribuidos

para empezar su aplicación a partir de la fecha de vigencia

establecida y controlada en el formato Control Documental (FGC-

11).

Los documentos se elaboran de acuerdo con la forma establecida

por el Asistente de Calidad, sin embargo, el Manual de Calidad y los

documentos de apoyo no obedecen a disposiciones de forma pre-

establecidas. Dado el caso en que algunos formatos no puedan

- Documento

aprobado

- Control

Documental

(FGC-11)

- Correo

electrónico

- Líderes de

Proceso.

- Asistente de

Calidad

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realizarse bajo los lineamientos establecidos en el procedimiento

fundamental, esto será aclarado en el Control Documental (FGC-

11) o en el respectivo procedimiento.

6.

Aprobado el documento, el Asistente de Calidad realiza el siguiente

control:

Ingresar el documento al formato Control Documental (FGC-11)

Ingresar el documento aprobado en la carpeta del Sistema de

Gestión de Calidad en la web (no llevan firma), a fin de garantizar

que los Colaboradores del Colegio tengan acceso a la información

actualizada.

Imprime un original del documento a modo de consulta y como

forma de protección de la información dado el caso que se

presenten fallas en el servidor o en la web, éste documento es el

único que lleva firma de aprobación en forma física puesto que los

documentos en la red no poseen firma en la portada.

La implementación del documento se realiza de acuerdo al caso:

convocando a las personas involucradas, quienes exponen el

procedimiento y realizan simulacro de diligenciamiento de los

formatos asociados al mismo, lo cual se registra en el formato

“Lista de asistencia a capacitación (FTH-33)” o enviándolo por

correo electrónico para su gestión, no obstante, dado el caso que

derivado de la socialización surjan algunas modificaciones en

el(los) documento(s), éstas se realizan y la fecha de aplicación

empieza a regir una vez los cambios se hayan realizado.

- Control

Documental

(FGC-11)

- Lista de

asistencia a

capacitación

(FTH-33)

- Documento

aprobado

- Correo

electrónico

- Asistente de

Calidad

Cambio a documentos (Edición)

7.

Una vez generados los cambios al documento, el líder del proceso

debe realizar la revisión de éstos, así mismo, el documento debe ser

revisado y aprobado por parte de los Colaboradores

correspondientes y en el documento que se exija conforme este

procedimiento debe ser aprobado por el Director General.

- Líder de

Proceso

- Colaboradores

del Proceso

- Director

General

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8.

El Asistente de Calidad actualiza el Control Documental (FGC-11),

retira el documento de la red y el documento original impreso se

destruye, conservando únicamente una copia en medio magnética,

la cual se archiva en la carpeta 5. Documentos Obsoletos

establecida en el proceso de Gestión de Calidad, teniendo en

consideración que se conservan únicamente las dos versiones

anteriores a la última.

Con el nuevo documento actualizado, se realiza los siguientes

controles:

Se envía un correo electrónico donde se informa a los

Colaboradores participantes el cambio que se realizó y se ingresa

en la red, dado el caso que el cambio lo amerite, el líder de

proceso y/o Asistente de Calidad deben darlo a conocer en

reunión, la cual se registra en el formato “Lista de asistencia a

capacitación (FTH-33)”

Se imprime un original, el cual se hace firmar nuevamente para

empezar su aplicación a partir de la fecha establecida.

En la nueva versión, los cambios realizados al documento

(procedimientos y manuales) respecto al anterior deben ser

consignados en la portada del mismo, de igual forma, se debe

actualizar la versión en la portada y en el encabezado del

documento; para los formatos, el cambio se presenta a través de la

actualización de la versión en el encabezado, adicionalmente, se

registra el cambio en la casilla “observaciones” en los formatos de

Control Documental (FGC-11). Para aquellos documentos que

aplique como instructivos y anexos se debe diligenciar el cuadro de

historial de cambios al finalizar del documento.

- Control

Documental

(FGC-11)

- Lista de

asistencia a

capacitación

(FTH-33)

- Carpeta 5.

Documentos

Obsoletos

- Correo

electrónico

- Documento

Aprobado

- Asistente de

Calidad

Anulación de documentos y Control Documental obsoletos

9.

Si se requiere dar de baja o anular un documento, este se retira del

formato Control Documental (FGC-11), e igualmente se retira de

la web y se elimina el documento original impreso y firmado.

El Asistente de Calidad realiza la disposición de los documentos

obsoletos cuando se hace la publicación de nuevas versiones,

informando por medio de correo electrónico a los líderes y

colaboradores de procesos y recogiendo de los puntos de

distribución la versión anterior, se destruyen todas las copias físicas

y el archivo original magnético se archiva en la carpeta 5.

Documentos Obsoletos, establecida en el proceso de Gestión de

Calidad. En esta carpeta, dispuesta en el PC de calidad, se

conservan como mínimo las dos versiones anteriores de

cada documento.

- Correo

Electrónico

- Carpeta

Documentos

Obsoletos

- Control

Documental

(FGC-11)

- Asistente de

Calidad

Distribución y difusión del documento

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10.

El Asistente de Calidad notificara a los líderes y colaboradores de

proceso la emisión, actualización o anulación de documentos por

medio del correo electrónico utilizando la opción de confirmación

de entrega y lectura para evidenciar su distribución. Teniendo claro

que este es uno de los medios de comunicación establecido por la

institución. Estos correos electrónicos se conservan magnética o

físicamente como evidencia de la distribución o difusión.

La versión electrónica de los documentos permanecen en el

servidor y la página web del Colegio, conforme al esquema de

procesos establecidos en el mapa de procesos.

Estos se encuentran protegidos contra modificaciones no

controladas. La ruta de acceso será por la página web

www.canaverales.edu.co en la pestaña destinada para el sistema de

gestión de calidad donde se encuentran los seis procesos

organizados con sus respectivos procedimientos, formatos,

indicadores y caracterizaciones.

Para visualizar los documentos se debe ingresar el usuario y

contraseña que se ha proporcionado a todos los colaboradores de

la institución.

Las copias impresas que no se controlen a través del formato

Control Documental (FGC-11), se consideran documentos no

controlados y por tal motivo el Asistente de Calidad no posee la

obligación de actualizarlas.

A fin de garantizar el acceso y consulta de los documentos

pertenecientes al SGC, el Asistente de Calidad tiene bajo su

custodia un original físico, dado el caso en que se presenten fallas

en el servidor.

- Control

Documental

(FGC-11)

- Asistente de

Calidad

Seguimiento del Procedimiento

11. Se realiza seguimiento al documento, cuando se plantea una mejora

o cambio al mismo, mediante revisiones de la Dirección (PD-01),

auditorías internas (PGC-04) de Calidad, entre otras.

- Director

General

- Líderes de

proceso

- Asistente de

Calidad

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6.1 Control Documental externos

No Actividad Registro Responsable

1. Se presenta el ingreso de Documentos Externos - Documento

físico o

magnético

- Entidad externa

2.

Verificar que la información consignada en el documento sea la

correcta y que esté completa, en caso contrario, contactar a la

persona o entidad que envió el documento y se realiza el ajuste

necesario.

Dado el caso que la información corresponda al marco legal

vigente para el sector educativo, esta información se registra en

el formato Normograma Institucional (IGC-A)

- Normograma

Institucional

(IGC-A)

- Director

General

- Líderes de

proceso

- Secretaria

Académica

3. El documento se remite al Asistente de Calidad, para su registro

en el formato Control Documental (FGC-11). Los documentos

externos no poseen ninguna codificación.

- Control

Documental

(FGC-11)

- Asistente de

Calidad

4.

La distribución del documento es responsabilidad de la

secretaria académica, quien se encargara de entregar a los

procesos o a las personas involucradas las correspondientes

copias.

Su archivo se hace en sitio destinado para cada proceso, en el

caso que la información corresponda al marco legal vigente para

el sector educativo, esta información se registra en el formato

Normograma Institucional (IGC-A) y la secretaria académica

archiva una copia del documento.

- Normograma

Institucional

(IGC-A)

- Secretaria

Académica

Recuperación de Documentos Externos

5.

Con el propósito de evitar la pérdida de los documentos de

origen externo que se conserven físicamente en el Colegio, es

responsabilidad del Líder de Proceso velar por la custodia de

los mismos.

A fin de garantizar la actualización de los documentos de origen

externos, el colegio se encuentra afiliado a:

Legis

Cámara de Comercio

Organización del Bachillerato Internacional

Entre otras

Dichas entidades suministran las actualizaciones pertinentes,

respecto al sector en que se desenvuelve la Institución.

Dado el caso en que entidades regulatorias, no suministren los

documentos de manera física y la actualización haya que

realizarla a través de la página web designada por la institución,

- Documento

externo

- Secretaria

Académica

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No Actividad Registro Responsable

es responsabilidad de la secretaria académica permanecer en

constante actualización y consulta de la normatividad vigente.