Instrucciones para el envío de Informe de Dotación de Personal:

Personal con días no trabajados

2011 Período informado:

Personal que presenta días no trabajados por cualquier causal

entre el 1 de junio y el 30 de septiembre de 2011

Archivo A

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Contenido

TERCER INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL 2011 ..................................................... 3

1. Ingreso de informes .................................................................................................. 3

2. Actualizar Datos de contacto.................................................................................... 3

3. Consultas .................................................................................................................. 3

4. Información de dotación de personal solicitada al 30 de Septiembre de 2011 ....... 3

4.1 Instrucciones generales ...................................................................................... 3

4.2 Personal con días no trabajados (archivo A) ...................................................... 5

4.2.1 Personal que debe ser informado ............................................................... 5

4.2.2 Nombre del archivo ..................................................................................... 6

4.2.3 Características del archivo ........................................................................... 6

4.2.4 Instrucciones generales sobre entrega de información en matrices .......... 7

4.2.5 Definiciones ................................................................................................. 7

4.2.6 Tabla de Conversión .................................................................................. 13

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TERCER INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL 2011

1. Ingreso de informes Se requiere ingresar los archivos con la información solicitada mediante web DIPRES, sección “Acceso Restringido”, seleccionando el proceso “Envío informe Trimestral Dot. Personal” e ingresando el usuario y contraseña asignado a su Servicio para operar en portal DIPRES (utilizar usuario –i). Por cada archivo recibido, el sistema emitirá una nota de recepción conforme o fuera de plazo, según corresponda a la fecha de envío.

2. Actualizar Datos de contacto Se les recuerda actualizar la información de contacto entregada por el Servicio en el sistema de envío de informes trimestrales, al cual puede acceder mediante web Dipres, previa autentificación.

La información de contacto requerida dice relación con el cargo, nombre, teléfono y correo electrónico de al menos tres y hasta cuatro funcionarios de la institución, que puedan resolver las dudas o realizar las correcciones que surjan durante la revisión de los informes.

Específicamente, se solicita ingresar datos de contacto del jefe de Recursos Humanos, del encargado del PMG o en su defecto, del encargado de la unidad de Finanzas y del o los funcionarios que elaboran directamente los informes, igual como lo hacía en la ficha de identificación del Servicio incluida en el set de formularios publicados hasta el trimestre anterior.

Es responsabilidad del Servicio mantener estos datos actualizados, así como informar a esta Dirección sobre cualquier cambio ocurrido a este respecto entre informes. No será responsabilidad de esta Dirección cualquier falla en la comunicación con aquellos Servicios que no incorporen esta información de contacto o no la actualicen.

3. Consultas Todas las consultas sobre estos formularios se deberán realizar por escrito al correo estadisticas@dipres.cl, y serán respondidas el día hábil siguiente al que fueron recibidas. Ponga atención al hecho que si su consulta es realizada el mismo día de vencimiento del plazo de recepción del informe, ella será respondida 1 día hábil después de dicha fecha. Por lo tanto, si usted requiere tener la respuesta a sus dudas o consultas antes del envío del informe, estas deberán plantearse al menos dos días antes del cierre del proceso normal de recepción del respectivo informe.

Considerando lo anterior, las consultas relacionadas con la elaboración de este informe, deberá enviarlas por correo electrónico en las siguientes fechas:

Primer grupo de información: enviar consultas por correo electrónico a más tardar el día 7 de octubre de 2011.

Segundo grupo de información: enviar consultas por correo electrónico a más tardar el día 21 de octubre de 2011.

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4. Información de dotación de personal solicitada al 30 de Septiembre de 2011

4.1 Instrucciones generales

A contar de este año 2011, la información sobre dotación de personal se solicitará mediante matrices con datos por cargo; para algunos temas específicos, se seguirá solicitando el llenado de formularios. Tal como en años anteriores, la información específica que se solicitará para cada período se comunicará mediante oficio circular en conjunto con la publicación de las instrucciones.

En este tercer informe se solicita la entrega de 10 matrices de datos y 1 formulario. Esta información se solicitará en dos envíos diferidos, quedando el calendario del tercer trimestre como sigue:

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Calendario Proceso de Recepción Tercer Informe Trimestral 2011 Hito Fecha

Publicación de Instrucciones 21 de septiembre

Apertura del proceso 26 de septiembre

Fecha de corte de la información 30 de septiembre

Recepción dentro del plazo, hasta:

Primer grupo de información: Antecedentes generales (Archivos D, S, H, R, C, V, Z)

11 de octubre

Segundo grupo de información: Otras Características (Archivos F, L, E, A)

24 de octubre

En el segundo envío se solicita la entrega de 4 matrices de datos, de acuerdo con lo siguiente:

1. Matrices de datos con situaciones entre el 1 de enero y el 30 de septiembre. Se solicita informar la situación del personal de la dotación o fuera de dotación, que se desempeñó en la institución en el período 1 de enero al 30 de septiembre de 2011, independiente de su calidad jurídica o tipo de contrato y aún cuando el personal no se encuentre en funciones a la fecha de cierre del informe:

a) Función Crítica (archivo F): Personal que percibió asignación por función crítica durante el período informado. Las características deben declararse según el cargo que desempeña la persona al 30 de septiembre o que desempeñaba al momento del cese, e informando acumulativamente el monto de la asignación percibida durante el período informado.

b) Licencias médicas (archivo L): Licencias médicas presentadas por funcionarios de la institución (dotación o fuera de dotación) durante el período informado. Se informan en el mes en que se inicia la licencia.

En ambas matrices se solicita informar acumulativamente los casos presentados entre el 1 de enero y el 30 de septiembre, aún cuando se hayan declarado en informe anterior y no hayan sufrido modificaciones.

Si el servicio no tiene situación que informar en una o ambas matrices, no debe enviar archivos en blanco; en este caso, debe incorporar una nota en el Registro de Observaciones donde se identifique claramente el tipo de información y se indique que el servicio no tiene casos que informar para el período Enero-Septiembre 2011

2. Matrices de datos con situaciones entre el 1 de junio y el 30 de septiembre. Con el fin de complementar la información entregada en el proceso de elaboración presupuestaria, se solicita informar la situación del personal de la dotación o fuera de dotación, que se desempeñó en la institución en el período 1 de junio al 30 de septiembre de 2011, independiente de su calidad jurídica o tipo de contrato y aún cuando el personal no se encuentre en funciones a la fecha de cierre del informe. Se requiere remitir nuevamente la situación correspondiente al mes de Junio, aún cuando haya sido informada en el proceso anterior.

c) Horas Extraordinarias (archivo E): Personal que realizó horas extraordinarias en la institución durante el período informado, entendiéndose como horas extraordinarias realizadas, aquellas autorizadas por la autoridad competente y que derivan en un pago monetario o en descanso complementario. Se informan en el mes en que fueron realizadas y no en el mes en que fueron pagadas o derivadas a descanso complementario.

d) Días no trabajados (archivo A): Personal que presentó días no trabajados por causales diferentes a licencia médica, durante el período informado. Se informa el número de días utilizados por el personal en el mes indicado.

En ambas matrices se requiere informar el número de horas extraordinarias o número de días no trabajados según lo acumulado por el funcionario en cada uno de los meses del período informado.

Si el servicio no tiene situación que informar en una o ambas matrices, no debe enviar archivos en blanco; en este caso, debe incorporar una nota en el Registro de Observaciones donde se identifique

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claramente el tipo de información y se indique que el servicio no tiene casos que informar para el período Junio-Septiembre 2011.

El detalle de los datos requeridos para este tercer trimestre, se entregan a continuación.

4.2 Personal con días no trabajados (archivo A)

4.2.1 Personal que debe ser informado

Se debe informar a TODO el personal que presentó días no trabajados por causales distintas a licencia médica, aún cuando este personal ya no se encuentre en funciones, y aún cuando la persona se desempeñe en un cargo no contabilizado en la dotación del servicio. En caso del tiempo de descanso complementario utilizado, declarar cada minuto utilizado.

Se solicita informar nuevamente la situación al mes de junio, aún cuando no haya sufrido cambios en relación con lo declarado en el informe enviado anteriormente.

IMPORTANTE:

Si el funcionario informado cesó en funciones, también debe ser declarado en la matriz sobre personal con cese de funciones (archivo C). Si el funcionario se encuentra en funciones, también debió ser declarado en la matriz sobre personal de la dotación (archivo D).

Para cada persona con días de ausentismo, y para cada mes del período, se deberá declarar lo siguiente:

RUN y DV del funcionario con días no trabajados

Mes en que se hizo uso de los días no trabajados.

Número de días no trabajados en el mes informado, por las siguientes causales: Días administrativos, Permiso paternal, Permiso por Fallecimiento, Feriado Legal, Descanso compensatorio (exclusivo personal servicios de salud), permiso sin goce de remuneraciones.

Número de horas de descanso complementario utilizados en el mes informado.

Si se contrató a un suplente o reemplazante durante el periodo en que el trabajador no presta sus servicios, en el mes informado.

Para efectos de la información solicitada en este archivo, se entenderá como funcionario a todo el personal que se desempeña o desempeñó en la institución durante el período informado, aún cuando no se encuentre en funciones a la fecha de cierre del informe, e independiente de su calidad jurídica, tipo de contrato o si se contabiliza o no en la dotación de personal del servicio informante.

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4.2.2 Nombre del archivo

El archivo a remitir, debe nominarse según la siguiente estructura

APACA00TAA.xls, donde:

A: El carácter con que comienza el nombre del archivo, que varía

según el tipo de información entregada, a saber: Matriz con el personal que presentó días no trabajados durante el período informado.

PACA: Número de la Partida y Capítulo presupuestario

correspondiente al servicio informante, expresado en cuatro cifras.

00: Incluir dos ceros antes del número del período informado

T: Período que se informa, a saber:

Valor T Período informado Informe al que corresponde

8 1 de junio al 30 de septiembre Tercer trimestre

AA: Año que se informa, expresado en dos cifras.

xls: Extensión del archivo, puede ser .txt, .xls, .xlsx.

En caso de servicios que cuentan con personal de la dotación en más de un programa presupuestario, debe informar a todo su personal en el mismo archivo, identificando claramente el programa presupuestario del cual dependen.

Esto, con excepción de las Direcciones del Ministerio de Obras Públicas, las que deberán incluir el programa presupuestario en el nombre del archivo. Por tanto, para estos servicios la estructura del nombre de sus archivos será la siguiente: DPACAPRTAA.ext

Los servicios en esta situación son: - Dirección General de Obras Públicas. - Dirección de Contabilidad y Finanzas. - Fiscalía. - Dirección de Arquitectura. - Dirección de Obras Hidráulicas. - Dirección de Vialidad. - Dirección de Obras Portuarias. - Dirección de Aeropuertos. - Administración sistema de concesiones. - Dirección de Planeamiento. - Agua Potable Rural.

4.2.3 Características del archivo

Archivo plano, en formato .txt, .xls o .xlsx.

Un registro por línea; cada registro debe identificar a una persona. En el caso del personal afecto a las leyes 15.076 y 19.664, se debe informar un registro por cargo desempeñado.

Campos separados con signo "|" (pipe), sólo para el envío de archivos en formato .txt.

Largo de registro variable, de acuerdo con la definición de cada campo.

Los datos numéricos deben ser números enteros sin decimales, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso use una coma para separar el número entero del decimal.

Los datos alfanuméricos y alfabéticos deben estar alineados a la izquierda.

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Los caracteres a informar en los campos alfabéticos deben corresponder al rango de letras entre la A y la Z (en mayúsculas), además de caracteres de puntuación, guiones y apostrofes.

Las fechas que no corresponda informar deben registrarse como 00-00-0000.

4.2.4 Instrucciones generales sobre entrega de información en matrices

Además de lo señalado anteriormente, tenga en consideración lo siguiente:

Las matrices deben presentar información por funcionario (o por cargo, según corresponda) en cada una de sus filas, y en las columnas debe incluir las características que correspondan a cada campo consultado, conforme a las definiciones y a la codificación establecida en este documento.

Debe incluir el nombre del campo establecida en las definiciones de la matriz (columna NOMBRE DEL CAMPO de las tablas presentadas en el punto 4.2.5 de este documento).

No agregue columnas entre los campos, al inicio o al final de la matriz.

Mantenga el orden señalado para los campos en las definiciones de la matriz (punto 4.2.5 de este documento).

No agregue fila con el número de los campos.

Respete la codificación establecida en las tablas de conversión (punto 4.2.6 de este documento). Al respecto, utilice la codificación señalada en la columna CÓDIGO de cada tabla.

Asegúrese de no agregar espacios en blanco antes o después de cada código o dato ingresado.

Cada matriz tiene sus propias tablas de conversión. Por tanto, utilice las tablas de conversión que correspondan a cada una.

Si va a entregar su matriz en formato EXCEL, además de lo anterior, tenga en consideración lo siguiente:

La matriz debe comenzar en la celda A1, sin incluir otro encabezado que el nombre establecido para cada campo.

Entregue la información en valores; no incluya fórmulas de ningún tipo.

No utilice formatos de ningún tipo para las celdas, con excepción de lo siguiente: Para los campos numéricos donde se le solicite informar códigos que incluyan

ceros a la izquierda, ingréselos en formato de texto; Para los campos donde se solicita ingresar fechas, puede utilizar el formato

de fecha respetando el ingreso de datos en formato DD-MM-AAAA.

Si va a entregar la información en formato Excel incluya solo una hoja por archivo. Nombre la hoja según la letra inicial del nombre del archivo (que en este caso corresponde a la letra A).

4.2.5 Definiciones

Para cada persona que durante el período informado presentó días no trabajados, según lo señalado en el punto 4.2.1 de este documento, se solicita entregar los datos presentados en las tablas a continuación, las que contienen las definiciones principales para el envío de información, a saber:

- El nombre que le debe entregar al campo (columna) - Largo máximo de la variable. - Descripción, formato y contenido de cada campo, que incluye el o los validadores técnico del

campo y/o el o los validadores de consistencia considerados. - Observaciones: donde se incluyen situaciones a considerar al momento de llenar cada campo.

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Identificación del Archivo

N° Nombre del campo Largo Descripción del formato o contenido Observación

01 TIPO_INFO 1 Corresponde al tipo de información que solicita DIPRES, esto es: J: Personal con días no trabajados. Validador técnico del campo

Campo alfabético.

Valor posible: “J”.

Debe informarse siempre.

Identificación del Servicio

N° Nombre del campo Largo Descripción del formato o contenido Observación

02 ID_SERV 6 Identificación presupuestaria del servicio informante, conforme a la ley de presupuestos vigente, que debe señalarse en formato PACAPR, donde: PA: Corresponden a la partida presupuestaria; CA: Corresponde al capítulo; PR: Corresponde al programa presupuestario al cual se imputa la persona informada; Ingresar el valor de este campo en formato de texto. Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de cero.

Debe informarse siempre.

Partida: nivel superior de agrupación asignada a la Presidencia de la República, al Congreso Nacional, al Poder Judicial, a la Contraloría General de la República, Ministerio Público y a cada uno de los Ministerios. Capítulo: Subdivisión de la Partida, que corresponde a cada uno de los organismos que se identifican con presupuestos aprobados en forma indirecta en la Ley de Presupuestos. Programa: División presupuestaria de los Capítulos, en relación a funciones u objetivos específicos identificados dentro de los presupuestos de los organismos públicos.

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Identificación del funcionario

N° Nombre del campo Largo Descripción del formato o contenido Observación

03 RUN 8 Corresponde al número de RUN del funcionario informado, campo NO incluye dígito verificador y debe informarse sin puntos. En caso de extranjeros sin CI nacional, informar el número de TI o de pasaporte. Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de cero (0).

Debe informarse siempre.

No debe ser menor a 1.000 Validador de consistencia con otros campos

Si el valor del campo DV es diferente a E, el valor de este campo debe ser validado con el valor del campo DV, conforme a instrucciones del Servicio de Registro Civil

Manual de validación RUN http://www.registrocivil.cl/Manuales/Validacion_de_Run.pdf

04 DV 1 Corresponde al dígito verificador del RUN informado en el campo 03. En caso de extranjeros sin CI nacional, señalar en este campo la letra E. Validador técnico del campo

Campo alfanumérico distinto de blanco.

Valores posibles 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, K, E.

Debe informarse siempre.

Validador de consistencia con otros campos

Si el valor de este campo es diferente a E, se debe verificar según el número declarado en el campo RUN, conforme a instrucciones del Servicio de Registro Civil.

Manual de validación RUN http://www.registrocivil.cl/Manuales/Validacion_de_Run.pdf

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Característica del Beneficio

N° Nombre del campo Largo Descripción del campo Formato o contenido Observación

05 MES 2 Código del mes informado. Ingresar el valor de este campo en formato de texto. Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco o cero (0).

Debe informarse siempre

Valores posibles: 06 al 09 (tabla de conversión N°01).

Señalar conforme a la codificación establecida en la tabla N°01.

06 DA 3 Señalar el número de días administrativos (días enteros o medios días) utilizados por el funcionario durante el mes señalado en el campo MES. Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0). Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre

Valores posibles: 0 al 10.

Señalar con hasta un decimal.

07 PP 1 Señalar el número de días de permiso paternal utilizados por el funcionario durante el mes señalado en el campo MES. Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0). Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre

Valores posibles: 0 al 5.

08 FA 2 Señalar el número de días de permiso por fallecimiento de hijo o cónyuge, de hijo en gestación y/o por fallecimiento del padre o madre del funcionario, utilizados por éste durante el mes señalado en el campo MES. Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0). Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre

Valores posibles: 0 al 13.

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Característica del Beneficio

N° Nombre del campo Largo Descripción del campo Formato o contenido Observación

09 FL 2 Señalar el número de días de feriado legal utilizados por el funcionario durante el mes señalado en el campo MES. Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0). Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre

Valores posibles: 0 al 49.

10 DC 5 Señalar el número de horas de descanso complementario utilizados por el funcionario durante el mes señalado en el campo MES. Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0). Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre

Valores posibles: 0 al 200.

Señalar con hasta un decimal. En caso de utilizar un número de minutos inferior a una hora, informar como N_minutos/60.

11 DCC 3 Exclusivo Servicios de Salud: Señalar el número de días de descanso compensatorio utilizados por el funcionario durante el mes señalado en el campo MES. Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0). Para el resto de las instituciones, señale cero (0). Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre

Valores posibles: 0 al 31.

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Característica del Beneficio

N° Nombre del campo Largo Descripción del campo Formato o contenido Observación

12 PSR 3 Señalar el número de días de permiso sin goce de remuneraciones utilizados por el funcionario durante el mes señalado en el campo MES. Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0). Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre

Valores posibles: 0 al 31.

13 REEMPLAZO 1 Señalar si se contrató o no a un suplente o reemplazante durante el período en que el trabajador no prestó sus servicios. Validador técnico del campo

Campo alfabético distinto de blanco.

Debe informarse siempre

Valores posibles: S, N.

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4.2.6 Tabla de Conversión

TABLA N°01

Mes

Descripción Código

Junio 06

Julio 07

Agosto 08

Septiembre 09