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Dirección Sistema Nacional de Capacitación

Manual de Procedimientos de Instructivos - Procedimiento

específico de capacitación

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V:5 E:A Fecha: 03/09/2012

Manual de Procedimientos e Instructivos

Procedimiento específico de capacitación

Control de cambios: La versión 5 introdujo los siguientes cambios respecto de la v4

Tipo de cambio Punto Observaciones

Incorporaciones 5.3 Prestación del servicio en condiciones de excepcionalidad. Determina situaciones para aplicar concesiones en las actividades.

Modificaciones

5.1

SP2 SP5

SP6 SP7

Se realizó un nuevo gráfico del proceso.

Se clarificó la metodología adoptada para la selección docente. Se incorpora como subproceso la Programación y Difusión.

Se ajustó la redacción para la comunicación al CTC. Se definieron las condiciones de finalización de la actividad.

Derogaciones

5.3

Validación. Al estar excluido el requisito en el Sistema de Gestión de la Calidad resulta improcedente su descripción en este procedimiento.

Anexos V y VI

Fichas de proceso y subproceso. Se eliminan porque se utilizaron para dar origen al

procedimiento, pero ahora la información queda duplicada.

Revisó: Liliana González Aprobó: Alberto Bonifacio





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1. Objeto

Describir el diseño y la prestación del servicio de capacitación y establecer la metodología

para la gestión del proceso en condiciones controladas.

Establecer los registros a obtener para la planificación, producción y prestación del

servicio.

2. Alcance

Todas las actividades del proceso para la prestación del servicio de capacitación.

3. Definiciones y abreviaturas

Para el propósito de este documento, son aplicables para los términos de calidad las

definiciones dadas en la Norma ISO 9000:2005, Sistemas de gestión de la calidad —

Fundamentos y vocabulario.

No obstante, se reseñan a continuación las principales definiciones y abreviaturas propias

del Sistema Nacional de Capacitación y las más utilizadas referidas al sistema de gestión

de la calidad, que pueden ser de utilidad en la interpretación de este documento.

CTC: Coordinador Técnico de Capacitación. Es el responsable de la capacitación en el

organismo. Puede aparecer mencionado también como Responsable de capacitación o

Responsable de personal.

Documento: Información y su medio de soporte.

DSNC: Dirección del Sistema Nacional de Capacitación.

INAP: Instituto Nacional de la Administración Pública.

Información: Datos que poseen significado.

Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

SAI: Sistema de Acreditación INAP.

SGC: Sistema de gestión de la calidad. Sistema de gestión para dirigir y controlar una

organización con respecto a la calidad.

SNC: Sistema Nacional de Capacitación.

Usuario: Destinatario del proceso. Equivale al “Cliente” utilizado en la ISO 9001:2008,

definido en ISO 9000:2005 como: Organización o persona que recibe un producto.

4. Referencias normativas

Los documentos de referencia siguientes son de utilidad para la aplicación de este

documento.

- Resolución SGP 02/2002

- Disposición INAP N° 28/2010

- Disposición INAP N° 10/2009

- Disposición INAP N° 32 /2002





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- ISO 9001:2008

- Manual de la Calidad del Sistema Nacional de Capacitación.

5. Descripción

5.1 Producción y prestación del servicio

Mapa del proceso de capacitación

El propósito es brindar una capacitación que responda a las necesidades de los usuarios y

esté alineada con los objetivos estratégicos de la organización. Las actividades a

acreditar deben estar incluidas en el Plan Anual de Capacitación del INAP. Las

actividades nuevas que se organicen o promuevan fuera de lo previsto en el Plan deberán

estar respaldadas por Disposición complementaria.

El proceso comienza con la definición de la actividad y allí se obtiene información del Plan

de Capacitación del INAP y de los intereses de los destinatarios, principalmente en los

Planes Estratégicos y de Actividades de los organismos, actividades diagnósticas de las

propias coordinaciones de la DSNC, evaluaciones a las actividades que se realizaron

previamente, reuniones con los representantes de los organismos y solicitudes puntuales

de capacitación.

Esta información permite elaborar la propuesta de capacitación para la que, en primer

término, de corresponder según el programa, se realiza la selección del docente que

llevará adelante la actividad. La producción de la actividad de capacitación incluye el

diseño de la misma, para lo que se realizan reuniones con el docente y/o el usuario con

el propósito de acordar los lineamientos e identificar los requisitos que permitan asegurar

el buen desempeño de la actividad. El diseño de la actividad de capacitación se elabora

en base a un documento que es común para todas las actividades.

La evaluación del diseño es realizada por un Comité que produce un dictamen para que la

Dirección efectúe la aprobación definitiva, que queda registrada con una Disposición.





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Luego de aprobado el diseño comienza la difusión para proceder a la inscripción. En

forma simultánea, se procede a verificar la disponibilidad de los recursos planificados.

Terminado el subproceso de inscripción, se desarrolla el dictado de la capacitación.

Finalmente, con las actas correspondientes se procede a la certificación de la actividad y

la asignación de los créditos de capacitación a los cursantes aprobados.

A continuación se describen los subprocesos:

SP1. Definición de actividad

La definición de las actividades de capacitación se realiza a partir de:

a) Plan de capacitación del INAP, lineamientos específicos de la Dirección, Planes

Estratégicos y de Actividades de Capacitación de las jurisdicciones. El responsable de

programa analizará los contenidos y registrará los datos y criterios seleccionados para la

definición de la actividad.

b) Acciones de vinculación. Contactos realizados por el responsable de programa con las

jurisdicciones. Se deberá mantener registro de las actividades.

c) Actividades diagnósticas: Son aquellas realizadas para detectar necesidades en las

jurisdicciones. Cada responsable de programa establecerá la modalidad para las mismas,

debiendo registrar su resultado.

d) Solicitudes: Son los pedidos que llegan desde las jurisdicciones con demandas

específicas. Debe llevarse registro de las solicitudes y de las respuestas.

El responsable de programa realizará una evaluación en base a los registros obtenidos y

registrará la definición de las actividades de capacitación, en el campo “Origen” que se

encuentra en el SAI.

SP2. Selección de perfiles docentes

En el caso que para el proceso corresponda la selección del docente, se procederá a:

a. Relevar entre los docentes inscriptos en el Registro de Prestadores, con una

búsqueda que se efectuará por los campos de competencia.

b. Relevar entre las instituciones académicas y profesionales la disponibilidad de un

docente con el perfil requerido.

Si se ha realizado lo explicado en “b” y se resuelve de este modo la selección del

docente, en el caso en que el seleccionado no se encuentre inscripto se lo invitará a

incorporarse al Registro de Prestadores.

La inscripción se realiza según lo establecido en la Disposición INAP N° 32 /2002. El

comité de evaluación creado por la Disposición INAP N° 10/2009, cuyos integrantes son

designados por el Director del INAP, es el responsable de la inscripción definitiva de los





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docentes prestadores. El funcionamiento de la comisión está establecido por un

reglamento que se documenta en el IN 02.

El responsable de programa evalúa y selecciona el docente y solicita las horas cátedra.

Realiza el seguimiento a través de una planilla que le permite obtener registros.

SP3. Producción de actividades de capacitación (Producción del diseño)

La producción de actividades de capacitación tiene como objetivo lograr un diseño de la

actividad que responda a las demandas de los usuarios. Además de los requisitos

identificados en la definición de la actividad, este subproceso busca asegurar el

cumplimiento de aquellos que no han sido especificados en los planes y/o solicitudes pero

que se consideran esenciales para el buen desempeño de la capacitación.

Así los coordinadores o responsables de programa mantendrán reuniones con los

docentes y/o usuarios en todas las oportunidades que consideren necesario, hasta

verificar que se comprenden estos requisitos y hay acuerdo con los lineamientos y

resultados esperados de la capacitación.

El Diseño de la actividad se realiza sobre un documento controlado (IN 01).

Se carga el diseño de la actividad en el SAI con todos los campos completos y

prestador/es asignados.

Se informan vía electrónica, los códigos de los diseños ingresados a la Secretaría Técnica

del Comité Evaluador de proyectos de capacitación. Plazo: no menos de 50 (cincuenta)

días antes del inicio de la primera comisión.

La Secretaría Técnica del Comité Evaluador de proyectos de capacitación imprime los

diseños y los presenta ante el Comité.

SP4. Aprobación de diseño

El Comité de Evaluación de Diseños está integrado por el Responsable del Programa de

Formación Continua; el Responsable del Programa de Innovación en la Capacitación y por

el Responsable del Programa de Formación de Formadores. La designación se realiza por

disposición del Director Nacional del INAP.

El Comité evalúa la consistencia interna de los diseños presentados, la secuencia

didáctica de los aprendizajes planteados y las metodologías/herramientas de evaluación

planteadas en los diseños. Esto último tendrá que reflejar los resultados de aprendizaje

del proceso educativo y los indicadores utilizados para medir dichos resultados. Para esto

utiliza la matriz que se describe en el IN 03.

El Comité evalúa los diseños de las actividades, simultáneamente la Secretaría Técnica

del Comité Evaluador de proyectos de capacitación inicia la apertura del Expediente en el

Departamento de Coordinación Técnica.

El Comité vuelca los resultados de la evaluación en el Dictamen SAI y envía por sistema

la solicitud de aprobación al rol Coordinador INAP del SAI (correspondiente al Director

del Sistema Nacional de Capacitación).





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La Secretaría Técnica deriva el expediente que contiene los diseños impresos y los

dictámenes firmados por los integrantes del Comité presentes a la Dirección del Sistema

Nacional de Capacitación.

El rol Coordinador INAP vuelca el resultado de su evaluación en SAI (Modelo del Anexo

IV) y firma los dictámenes del expediente.

La Dirección del Sistema Nacional de Capacitación deriva el expediente al Departamento

de Coordinación Técnica quien confecciona el acto administrativo (Disposición DSNC).

El Director del Sistema Nacional firma la Disposición de acreditación y la envía para su

protocolización.

Una vez asignado el número a la Disposición, la División distribuye las copias

autenticadas a la Dirección del Sistema Nacional de Capacitación y a la Coordinación de

actividades de capacitación

La Coordinación de Actividades de Capacitación ingresa el número de Disposición en SAI

y lo vincula con las actividades acreditadas.

SP5. Programación y difusión de las comisiones

Programación

Cada Programa/Proyecto responsable organiza la ejecución de las actividades acreditadas

en comisiones en función de: a) la información surgida de los Planes Anuales de

Capacitación aprobados a las Jurisdicciones del Sistema; b) la planificación realizada en

el marco de los proyectos de Modernización del Estado por las oficinas Nacionales de la

Secretaría de la Gestión Pública y solicitada por nota de los Directores Nacionales

respectivos; c) las solicitudes presentadas por organismos externos o jurisdicciones del

Sistema mediante nota al Director Nacional del INAP donde se especifique la cantidad de

personal a capacitar y la fuente de financiamiento y d) toda otra información obtenida en

el SP 1.

El responsable de la actividad abre la comisión en el SAI.

El responsable de la actividad gestiona la documentación para la designación del docente

(en caso de afectar presupuesto INAP) y la remite a la Dirección del Sistema Nacional de

Capacitación para el inicio del trámite.

El responsable envía la información de las comisiones organizadas a la Dirección del

Sistema para la programación.

La información se obtiene del SAI en formato planilla de cálculo y contiene las siguientes

columnas: nombre de la actividad, Disposición aprobatoria, código de la comisión,

créditos, docentes, sede, provincia, domicilio, fecha de inicio y fecha de finalización, tipo

de comisión (abierta o cerrada, en este último caso consignar jurisdicción/organismo).

Con la incorporación de columnas con los siguientes datos: horas/cátedra - período de

designación – contacto (responsable de la gestión del curso). Dicha planilla debe ser

enviada por correo electrónico a la DSNC. Plazo: no menor de 30 días antes del inicio de

la comisión. (Ver Anexo I).

Difusión





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El responsable envía la información para la difusión de las actividades a la DSNC por

correo electrónico según modelo Anexo II. Plazo: no menos de 30 días antes del inicio de

la comisión.

La DSNC envía la difusión a las contrapartes del Sistema indicadas en la comunicación

electrónica: Coordinadores Técnicos de Capacitación, Responsables de Capacitación y

RRHH u otra contraparte institucional

Infraestructura

El coordinador o responsable de programa INAP realizará las solicitudes de acuerdo a los

requerimientos de infraestructura (aulas, equipamiento, material didáctico, etc) que se

hayan determinado. Verificará su disponibilidad en los plazos planificados.

SP6. Inscripción e ingreso

El Responsable de Capacitación del organismo recibe la difusión de las distintas

actividades promovidas por el INAP para su distribución.

El personal de las jurisdicciones accede al formulario de inscripción web disponible en la

comunicación de difusión, y lo completa forma electrónica (Modelo del Anexo III).

El Responsable de capacitación del organismo remite la nómina de inscriptos o interviene

a través del SAI en la preselección de los aspirantes a cubrir las vacantes en las

comisiones.

El coordinador o responsable de programa INAP verifica la adecuación al perfil para la

selección definitiva de los participantes, y según corresponda confirma al CTC mediante

el SAI. En el caso que los inscriptos superen las vacantes el INAP podrá abrir o no nuevas

comisiones de acuerdo a la disponibilidad de recursos.

En el caso de los cursos de modalidad virtual el administrador de la plataforma arma los

grupos de participantes en función de la cantidad de tutores prevista, y los sube al

entorno virtual del curso.

Cuando exista preinscripción o una instancia de preselección de postulantes a la

actividad, cada programa determinará la metodología a aplicar observando conservar los

documentos y/o registros que evidencien la totalidad de los preinscriptos.

SP7. Dictado – Desarrollo de la actividad

Los responsables asignados supervisan la ejecución de las comisiones.

El docente recibe el acta donde figuran los inscriptos, los materiales didácticos que

fueran necesarios y el diseño de la actividad.

El docente es el responsable del dictado de las clases, del seguimiento de la condición de

cada alumno y de verificar la asistencia.

Una vez finalizada la comisión, el/los docente/s de deben asentar la condición de

finalización de cada uno de los participantes en el SAI. Plazo: no más de 20 días luego

de la fecha de finalización de la comisión.

El/los docente/s deben emitir el acta del SAI, firmarla y entregarla al responsable de las

actividades.





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Condiciones de finalización de la actividad:

Aprobado: cuando cumplió con los requisitos de asistencia y de evaluación;

Libre: cuando comenzó la actividad pero no la continuó;

Ausente: cuando no participó en la actividad. Se considerará ausente en los cursos con

modalidad virtual cuando el participante nunca haya ingresado a la plataforma.

Desaprobado: cuando cumplió el requisito de asistencia y no aprobó la evaluación.

Para los cursos que se implementan en la plataforma e-learning, durante su desarrollo se

realiza un seguimiento activo de: el funcionamiento del entorno, la fijación del

cronograma de actividades, el intercambio en los foros, la atención de “Mesa de Ayuda”

y, en general, se atienden los pedidos de tutores y coordinadores en relación con la

implementación del curso.

SP8. Certificación

El responsable de las actividades entrega el acta al responsable de certificaciones

(Coordinación de actividades de capacitación).

El responsable de certificaciones emite del SAI las notificaciones de créditos obtenidos

por los participantes de la comisión en condición de Aprobados.

El responsable de certificaciones deriva las notificaciones para la firma de la autoridad

competente (firma registrada en el Ministerio del Interior)

El responsable de certificaciones entrega las notificaciones a las contrapartes de Sistema

y archiva una copia firmada.

Se verifica en el sistema la información del acta remitida por el docente y se imprimen

las certificaciones (que pueden ser individuales o grupales) de los créditos obtenidos para

los agentes aprobados. Con ese documento la jurisdicción realiza la carga de los créditos.

Certificación de la ejecución

La Coordinación de actividades de capacitación informa mensualmente, durante los

primeros cinco días hábiles del mes, a la DSNC la ejecución de las comisiones que

finalizaron el mes anterior. Dicha información se obtiene del SAI y debe incluir todas las

comisiones en estado abierta, cerrada o certificada.

5.2 Requisitos del servicio

Los requisitos relacionados con el servicio se determinan a partir de:

- Las necesidades de los usuarios que se detectan por intermedio de las acciones de

vinculación, actividades diagnósticas y las solicitudes recibidas. Se obtienen registros en

el subproceso de definición de actividad.

- Los no establecidos por los usuarios pero necesarios para la adecuada prestación del

servicio y el cumplimiento de los objetivos de calidad, se registran en los subprocesos de

selección de perfiles docentes y producción de actividades de capacitación.

- Los reglamentarios establecidos por las Resoluciones SGP y las Disposiciones INAP que

se identifican como documentación externa aplicable al servicio.





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En el subproceso de producción de actividades de capacitación se produce la revisión de

los requisitos y la aprobación de diseño implica que se considera que el servicio puede

ser prestado.

A partir de allí se desarrollan los subprocesos de inscripción, dictado y certificación, que

completan la prestación del servicio de capacitación demandado.

Se identificaron como usuarios del servicio los organismos públicos nacionales

encuadrados en el Convenio Colectivo General de Trabajo 214/06 del Personal de la

Administración Pública Nacional Anexo I y II; otros organismos nacionales con convenios

propios; otras instituciones públicas nacionales, provinciales y municipales de cualquiera

de los poderes del Estado y el Sistema Iberoamericano.

El personal de los organismos mencionados también se considera usuario del servicio

cuando se realiza la prestación.

5.3 Prestación del servicio en condiciones de excepcionalidad

En aquellos casos que cuando por la existencia de normativas externas basadas en la

excepcionalidad o en períodos temporales, el proceso deba desarrollarse para algunas

actividades siguiendo una metodología diferente a la establecida en el presente

procedimiento, el Director del Sistema Nacional de Capacitación definirá y autorizará en

un documento las concesiones para liberar el producto y/o servicio.

Los responsables de Programa que dicten actividades alcanzadas por las concesiones

determinadas por la Dirección, registrarán las actividades que tienen concesiones

aplicadas.

Estos registros no eximen de registrar las no conformidades de las concesiones

autorizadas, las que deben realizarse conforme el procedimiento vigente y considerando

los puntos concesionados del producto (ej concesionar el plazo de la difusión).

Para la evaluación y detección de acciones de mejora, el Director podrá disponer que se

trabaje sobre una muestra representativa del total de las actividades alcanzadas por la

concesión.

6. Responsabilidad, revisión y aprobación: Los coordinadores o responsables de

programas deberán asegurar la obtención de los registros especificados en cada

subproceso, de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento y/o en los

documentos de programa. De no ser posible, informarán al responsable del Programa de

Gestión de la Calidad los motivos.

Son responsables para la ejecución de este proceso los responsables de los programas de

Innovación en la Capacitación; Formación de Directivos y la Coordinación de Actividades

de Capacitación y/o aquellas personas designadas por los coordinadores o responsables

de programa.

Los coordinadores o responsables de programa podrán elaborar documentos, sobre la

base de los documentos aprobados según el procedimiento de control de la

documentación (PR01), que consideren necesarios para la gestión del programa que





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tienen a cargo y para aplicar en el proceso. Se utilizarán para el proyecto para el que son

aprobados por el Coordinador o responsable de programa, y guardarán los controles que

se establecen en el PR01.

7. Documentos relacionados

Plan anual de capacitación INAP

Instructivo para el Diseño de actividad (IN 01)

Matriz para la Evaluación de Diseños (IN 03)

Documento de la Coordinación de Actividades de Capacitación (D02)

Documento del programa Innovación en la Capacitación (D08)

Documento del programa Formación de Directivos (D09)

Registros del proceso establecidos en las fichas de subprocesos y en las tablas de los

documentos específicos de los programas.

8. Anexos

Anexo I

Modelo de planilla Programación.

Anexo II

Modelo para la Difusión.

Anexo III

Modelo de Formulario de inscripción que se encuentra en el SAI

Anexo IV

Modelo para la realización del dictamen que se encuentra en el SAI





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Anexo I

ACTIVIDAD DESTINATARIOS CRED. Nº

DISP

FECHAS DE

REALIZACIÓN LUGAR HORARIO VACANTES DOCENTE

HORAS

CATEDRA

TOTALES

PERÍODO CONTACTO





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Anexo II

LOGO INAP - DSNC

Pre -

Inscripción:

(Fechas

desde ....

hasta)

Notificación

de agentes

inscrptos:

(Fechas

desde ....

hasta)

Inicio del

curso:

(Fecha)

Finalización

de curso:

(Fecha)

Contacto:

"NOMBRE DE LA ACTIVIDAD"

Fundamentación:

.............................................................................................

.............................................................................................

.............................................................................................

Objetivos

.............................................................................................

.............................................................................................

.............................................................................................

Perfil del participante

.............................................................................................

.............................................................................................

Requisitos de aprobación

.............................................................................................

.............................................................................................

.............................................................................................

Duración.

.............................................................................................

Créditos.

.............................................................................................





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(mail)

(4343-

9001 +

interno)

Disposición DSNC Nº :

.............................................................

Lugar.

(Lugar y Aula o Plataforma virtual)

Preinscripciones: Los interesados ingresarán a

http://sai.sgp.gov.ar/inscripcion_web.dhtml?comi_codigo=xxxx

y completarán o actualizarán los datos.

Los Coordinadores Técnicos de capacitación (SINEP),

Responsables de áreas de personal y/o capacitación confirmarán a INAP las preinscripciones a través del Sistema SAI

El INAP confirmará la vacante del interesado al respectivo

Coordinador Técnico de Capacitación (SINEP) , responsable

de áreas de personal y/o capacitación, correspondiente a su jurisdicción

Asimismo les recordamos el Art. 14 de la Resolución SGP N°

2/2002, dice: " La inscripción en cursos o actividades de

capacitación, formación o entrenamiento implica la obligación de

cumplir con los requisitos de asistencia, puntualidad y exigencias

académicas que se establezcan en cada caso.

Cualquier incumplimiento deberá estar debidamente justificado

por las autoridades del organismo de revista, de la Unidad de

Recursos Humanos o del INSTITUTO NACIONAL DE LA

ADMINISTRACION PUBLICA, según sea el caso. En el supuesto de

incumplimiento injustificado, el personal no podrá inscribirse en

actividades de capacitación por el resto del año en curso y el año

siguiente."

Para más información www.inap.gov.ar

http://sai.sgp.gov.ar/inscripcion_web.dhtml?comi_codigo=xxxx

http://www.inap.gov.ar/





V:5 E:A Fecha: 03/09/2012

Anexo III Modelo de Formulario de inscripción que se encuentra en el SAI





V:5 E:A Fecha: 03/09/2012

Anexo IV Modelo para la realización del dictamen que se encuentra en el SAI

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