pasantÍa: diseÑo del manual de funciones para la …

PASANTÍA: DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA

GJ ASESORES Y CONSULTORES S.A.S.

ERICA LORENA VALDERRAMA CONTRERAS

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y

CONTABLES

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

FACATATIVÁ

2017

9

PASANTIA: DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA

GJ ASESORES Y CONSULTORES S.A.S.

ERICA LORENA VALDERRAMA CONTRERAS

Proyecto de grado en la modalidad de pasantía empresarial para optar al

título de Administradora de Empresas

Director

ALFONSO GONZÁLEZ CASTILLO

Magíster en Administración de Organizaciones

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y

CONTABLES

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

FACATATIVÁ

2017

10

Nota de aceptación

_________________________________

_________________________________

_________________________________

______________________________________ Firma del presidente del jurado



Facatativá, 06 de junio de 2017

11

AGRADECIMIENTOS

Le agradezco a Dios, a mis padres, a mis hermanas que me motivaron y

que hicieron posible alcanzar el objetivo propuesto hace cinco años, de

obtener el título de administradora de empresas, formándome como

persona y profesional.

12

TABLA DE CONTENIDO

pag

INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 10

1. TITULO....................................................................................................... 11

2. OBJETIVOS ............................................................................................... 12

2.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................ 12

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................... 12

3. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................ 13

4.1. MARCO TEÓRICO ................................................................................. 14

4.2. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................ 14

4.3. MARCO INSTITUCIONAL ......................................................................... 16

4.3.1. HISTORIA DE LA EMPRESA. .............................................................. 16

4.3.2. UBICACIÓN DE LA EMPRESA. ........................................................... 17

4.3.3. SERVICIOS DE LA EMPRESA. .............................................................. 17

5. METODOLOGÍA ........................................................................................... 18

5.1. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ............................... 18

5.2. RECURSOS ............................................................................................ 19

6. DESARROLLO DE LA PASANTÍA: DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES

DE LA EMPRESA GJ ASESORES Y CONSULTORES S. A.S. ....................... 20

6.1. OBSERVAR LOS PROCESOS QUE SE EJECUTAN A LA HORA QUE

REALIZA UN SERVICIO, EL EMPLEADO A CARGO DE CADA PUESTO. .... 21

6.1.1. MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN..................................................... 21

6.1.2.SUBSISTEMA DE LOS RECURSOS HUMANOS. .................................. 25

6.1.3.RECLUTAMIENTO Y CAPACITACIONES .............................................. 25

6.1.4.MAPA DE PROCESOS............................................................................ 26

13

6.2. ANALIZAR LA INFORMACIÓN PRESTADA POR LA ORGANIZACIÓN,

POR MEDIO DE DOCUMENTOS. .................................................................... 27

6.2.1. MISIÓN. .................................................................................................. 27

6.2.2. VISIÓN .................................................................................................... 27

6.2.3. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN. ................................................... 28

6.2.4. ORGANIGRAMA ..................................................................................... 29

7. ORGANIZAR LA INFORMACIÓN DE MANERA ENTENDIBLE, EN EL

DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES. ....................................................... 31

7.1. GERENTE GENERAL ............................................................................... 31

7.2. DIRECTOR DE MERCADEO Y VENTAS .................................................. 36

7.3. DIRECTOR OPERATIVO Y LOGÍSTICO................................................... 40

7.4. DIRECTOR DE FINANZAS Y CONTROL. ................................................ 44

7.5. TÉCNICO EN APOYO Y OPERACIONES................................................. 48

7.6. COORDINADOR/ LÍDER ASESOR INTEGRAL DE SERVICIOS. ............. 52

7.7. ASESOR INTEGRAL DE SERVICIOS. ...................................................... 56

7.8. OPERADOR DE AFILIACIONES. .............................................................. 60

7.9. ASESOR DE SERVICIOS.......................................................................... 64

7.10. SOPORTE TÉCNICO .............................................................................. 68

7.11. COORDINADOR DE CORRETAJE. ........................................................ 72

7.12. COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS. ...................................... 76

CONCLUSIONES ............................................................................................. 80

RECOMENDACIONES ..................................................................................... 81

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................. 82

ANEXOS ........................................................................................................... 83

14

LISTA DE TABLAS

TABLA 1: MIEMBROS DE LA ORGANIZACION ............................................. 21

TABLA 2: NUMERO DE EMPLEADOS ........................................................... 23

TABLA 3: COMPARACION CON EL INVENTARIO ......................................... 24

TABLA 4: PERFIL DE CARGO GERENTE GENERAL .................................... 31

TABLA 5: DIAGRAMA DE FLUJO INDUCCION ............................................. 35

TABLA 6: PERFIL DE CARGO DIRECTOR DE MERCADEO Y VENTAS ...... 36

TABLA 7: DIAGRAMA DE FLUJO FIJAR PRECIOS ....................................... 39

TABLA 8: PERFIL DE CARGO DIRECTOR OPERATIVO Y LOGÍSTICO ....... 40

TABLA 9: DIAGRAMA DE FLUJO RADICAR PAPELEO ................................. 43

TABLA 10: PERFIL DE CARGO DIRECTOR DE FINANZAS ……………..44

TABLA 11: DIAGRAMA DE FLUJO ESTADOS FINANCIEROS ...................... 49

TABLA 12: PERFIL DE CARGO TÉCNICO EN OPERACIONES .................... 48

TABLA 13: DIAGRAMA DE FLUJO INFORMES FINANCIEROS .................... 51

TABLA 14: PERFIL DE CARGO COORDINADOR/ LÍDER ASESOR

INTEGRAL DE SERVICIOS.............................................................................. 52

TABLA 15: DIAGRAMA DE FLUJO ASESORIA AL CLIENTE ......................... 55

TABLA 16: PERFIL DE CARGO. ASESOR INTEGRAL DE SERVICIOS. ....... 56

TABLA 17: DIAGRAMA DE FLUJO VUELTAS BOGOTA RADICADAS .......... 59

TABLA 18: PERFIL DE CARGO OPERADOR DE AFILIACIONES. ............... 60

TABLA 19: DIAGRAMA DE FLUJO AFILIACION ............................................. 63

TABLA 20: PERFIL DE CARGO ASESOR DE SERVICIOS. ........................... 64

TABLA 21: DIAGRAMA DE FLUJO SEGUIMIENTO DE AFILIACION EPS..... 67

TABLA 22: PERFIL DE CARGO SOPORTE TÉCNICO ................................... 68

TABLA 23: DIAGRAMA DE FLUJO INSTALACION DE IMPRESORA ........... 71

TABLA 24: PERFIL DE CARGO COORDINADOR DE CORRETAJE.............. 72

15

TABLA 25: DIAGRAMA DE FLUJO PROYECTO SOAT .................................. 75

TABLA 26: PERFIL DE CARGO COORDINADOR DE RECURSOS

HUMANOS........................................................................................................ 76

TABLA 27: DIAGRAMA DE FLUJO ENTREVISTA .......................................... 79

16

LISTA DE FIGURAS

FIGURA1: LOGO GJ ASESORES Y CONSULTORES S.A.S. ......................... 16

FIGURA 2: MAPA DE PROCESOS .................................................................. 26

FIGURA 3: MISIÓN ACTUALIZADA ................................................................. 27

FIGURA 4: VISIÓN ACTUALIZADA .................................................................. 27

FIGURA 5: ORGANIGRAMA GJ ....................................................................... 29

17

LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1: FOTOGRAFÍAS ............................................................................... 83

ANEXO 2: PAGINA WEB ................................................................................. 85

10

INTRODUCCIÓN

En este informe describe el diseño del manual de funciones, que se elaboró

para la empresa GJ asesores y consultores S.A.S. que sirve como guía para

todo el personal, contiene esencialmente la estructura organizacional,

comúnmente llamada organigrama, y la descripción de las funciones de todos

los puestos en la empresa; también incluye en la descripción de cada puesto el

perfil, los objetivos de cada uno, además este manual minimiza los conflictos

de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, el

manual de funciones es uno de los más importante que se debe implementar

en una empresa, este es de vital importancia, ya que es el que tiene

conocimiento, del ambiente interno, conoce la totalidad del funcionamiento

empresarial.

La organización manejan un mercado especializados en el segmento de

personas naturales y jurídicas que tienen la necesidad de cumplir con la parte

de responsabilidad empresarial y legalidad, implementando seguridad social a

sus empleados, se manejan en el sector de servicios administrativos; mi

pasantía fue en el apoyo del área de recursos humanos como además de

diseñar el manual de funciones que le permite a la compañía tener más claro

las tareas asignadas para cada puesto las capacidades, habilidades y

funciones que debe manejar, además que se desean realizar en el lapso de

tiempo propuesto para cada meta.

En ese aspecto se procedió a hacer un análisis de la información presentada

de la organización, para establecer las funciones de cada puesto de trabajo,

qué se encuentran en la empresa de GJ Asesores y consultores S.A.S.,

respecto al conjunto de tareas específicas con el que cuenta para la realización

de sus objetivos y las diversas estrategias que manejan para alcanzar estos.

11

1. TITULO

PASANTÍA: DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA GJ

ASESORES Y CONSULTORES S.A.S.

12

2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar el manual de funciones de la empresa GJ Asesores y consultores

S.A.S.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Observar los procesos que se ejecutan a la hora que realiza un servicio,

el empleado a cargo de cada puesto.

Analizar la información prestada por la organización, por medio de

documentos.

Organizar la información de manera entendible, en el diseño del manual

de funciones.

13

3. JUSTIFICACIÓN

El manual de funciones es un documento guía para la organización, de manera

que se limite las responsabilidades de un cargo a otro, es una forma de aplicar

los conocimientos y capacidades adquiridas en el proceso de aprendizaje, ya

que son de vital importancia en todas las áreas, especialmente en gestión

humana de la empresa, por esto motivo se debió analizar la información

presentada por la institución para el manual en la institución , para mejorar sus

procesos y satisfacer las necesidades de los clientes potenciales de la

organización GJ asesores y consultores S.A.S.

La pasantía hecha en la empresa, además de adquirir experiencia en el ámbito

laboral, pude observar que en la compañía se encontró, que requería

solucionar el problema que carecía del diseño de un manual de funciones

organizado y conciso, para identificar el cargo; también se obtuvo

enriquecimiento personal y profesional dando la perspectiva mas amplia de la

carrera de administración de empresas en el área de gestión humana,

conociendo la estructura de la organización, el clima laboral, y planeación

estratégica de la institución, para un gana- gana por ambas partes.

La metodología de la recolección de información fue primaria por medio de la

observación para el desarrollo del manual de funciones y secundaria con

documentación adquirida por parte de la empresa, para sustentar mi proyecto

de manera ordenada, sobre la información mas importante de cada cargo

ejercido en la organización para utilizarlo como una guía informativa de los

limites de funciones de cada uno de los trabajadores y el objetivo que deben

alcanzar cada colaborador en la empresa.

14

4. MARCOS DE REFERENCIA

4.1. MARCO TEÓRICO

¨Los manuales son documentos que sirven como medio de comunicación y

coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y

sistemática información de organizaciones así como las instrucciones y

lineamientos que se consideran necesarios para un mejor

desempeño¨(FRANKLIN FINCOWSKY, 1997)

Los manuales en específico como los de funciones sirven para guiar a los

empleados sistemáticamente para alcanzar las metas u objetivos de la

organización, empleándolos correctamente por medio de las funciones y tareas

de cada cargo formando el proceso que debe realizar y su lineamiento con las

correspondientes responsabilidades dadas por la empresa para su

productividad.

4.2. MARCO CONCEPTUAL

Seguridad social: Protección por medio de eps, arl, entre otras a los

clientes que adquieren el servicio de Gj asesores y consultores.

Liquidación de nomina: Función establecida para algunos cargos de

la empresa que encargan de mensualmente o quincenalmente según

sea el periodo de pago acorado, se debe proceder a liquidar su

respectiva nómina.

Manual: Instrumento administrativo que es una guía para los

colaboradores; su contenido en forma ordenada, cuenta con la

información sobre objetivos, perfiles, entre otros de la organización.

http://www.gerencie.com/nomina.html

15

Cargo: Es un grupo de funciones desempeñadas por una persona

responsable de estas, en una empresa por un salario.

Funciones: Realización de ciertas actividades o deberes en el tiempo

establecido para que se coordinen de manera eficaz y eficiente.

Procesos: Es un grupo de acciones (procedimientos) realizados con

cierto orden, que se dirigen a un fin.

Reclutamiento: Es el proceso con un conjunto de procedimientos para

atraer nuevos candidatos para los cargos en una organización.

Perfil: Es el conjunto de rasgos que una persona debe tener para

responsabilizarse en un cargo

Habilidades: Es la capacidad del ser humano para realizar algunas

actividades

Administración: es la ciencia social encargada de la planificación,

organización y control de los recursos de una organización.

Organización: Estructuras administrativas para el cumplimiento de

objetivos por medio de la gestión humana.

Lineal- staff: un sistema de organización, donde hay comunicación

director y los subordinados, pero tiene asesoramiento fuera de la

empresa.

16

4.3. MARCO INSTITUCIONAL

Figura1: Logo Gj asesores y consultores S.A.S.

Fuente: Gj Asesores y Consultores SAS

4.3.1. Historia de la empresa. La empresa fue fundada en el año 2008 por un

grupo de accionistas, cada uno de ellos profesionales en contaduría,

administración, recursos humanos y salud ocupacional; es una empresa

dedicada a la administración y liquidación de nóminas, administración de

recursos humanos, selección de personal, intermediación en el proceso de

afiliaciones a la seguridad social e intermediación en el pago de aportes, tanto

personas naturales, como personas jurídicas, y todo lo relacionado con la

tercerización en Gestión Operativa de Nómina.1

Así comenzaron a constituir sucursales a nivel del departamento de

Cundinamarca, estas están ubicadas así; en Facatativá cuentan con dos sedes

entre ellas la principal y en Funza, Madrid, Mosquera. Cada una de ellas cuenta

con sus respectivos coordinadores, asistentes y un pasante. Donde cada uno

de ellos se hace responsable por su área en la oficina y en cuanto a clientes y

organización.

1 Gj Asesores y Consultores SAS. Cartelera informativa.

17

4.3.2. Ubicación de la empresa. La empresa GJ Asesores y Consultores SAS

con NIT. 900.467.822 – 7 se encuentra ubicada en la localidad de Madrid, en el

departamento de Cundinamarca. El domicilio de esta empresa es centro

comercial los pinos local 42.

4.3.3. Servicios de la empresa. GJ Asesores y consultores cubren varios

servicios administramos de forma integral el manejo de nómina, contratación y

afiliaciones al sistema general de seguridad social de los empleados de la

empresa o negocio; reportamos al operador de información las novedades de

cada empleador y/o independientes (retiro, ingreso, etc.), para así liquidar y

pagar la planilla de Seguridad Social correspondiente,

Nuestro servicio busca soluciones financieras efectivas, que ofrezcan

herramientas para la toma de decisiones, haciendo énfasis en la conservación

de sus recursos contables y en el cumplimiento riguroso de sus obligaciones

tributarias, equipo de especialistas cuenta con la capacitación apropiada para

brindar asesorías y capacitaciones en relación a la normatividad laboral en

vigencia dentro nuestro país, expedimos y tramitamos todo tipo de pólizas,

tramites y consultas

18

5. METODOLOGÍA

5.1. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Fuentes de información utilizadas en el proyecto: primarias o secundarias para

enriquecer el diseño del, proyecto del manual de funciones para GJ Asesores y

consultores S.A.S.

La fuente primaria que se recogió fue observar las funciones empleadas

por los trabajadores y por medio de la información secundaria de

documentos tomada de informes de la empresa, sobre los cargos y

objetivos de la empresa

Luego se organizó la información, de forma ordenada y adecuada para

la realización del diseño del manual de funciones y se descartó la que

era sobrante, o no actualizada

El diseño del manual fue elaborado por medio de documentación que

sirvieron como guía para la elaboración de este.

Como profesional y persona, aprendiendo los diferentes procesos manejados

en la empresa, empleando los procedimientos asignados por la institución,

cumpliendo las metas propuestas para el término de la pasantía profesional

como administradora de empresa entregando el manual de funciones.

En la organización los procedimientos asignados fueron cumplidos con

responsabilidad, aportando el manual de funciones, para perfeccionar los

criterios, las tareas asignadas de los puestos de trabajo, según sus

capacidades y habilidades por parte del perfil del empleado.

19

5.2. RECURSOS

Recurso de talento humano

El manual de funciones contare con el apoyo de Kelly Carolina Orjuela tutora

del proyecto, quien me guio y realizo seguimiento a mi proceso del diseño del

manual de funciones

Recursos físicos

Puesto de trabajo prestado por la organización las 640 horas de

duración de la pasantía para la culminación del proyecto establecido.

Computador para el desarrollo de la pasantía, y la elaboración del

trabajo propuesto

Documentación de la organización para la búsqueda de la información,

pertinente para el manual de funciones.

20

6. DESARROLLO DE LA PASANTÍA: DISEÑO DEL MANUAL DE

FUNCIONES DE LA EMPRESA GJ ASESORES Y CONSULTORES S. A.S.

Compromiso de la dirección

Dentro de las estrategias definidas en el plan estratégico, para GJ ASESORES

Y CONSULTORES S.A.S., se encuentre entre otras, la orientación y servicio al

cliente, como también el mejoramiento continuo de los procesos, programas,

proyectos encaminados al desarrollo integral de los fundadores y clientes del

negocio, acciones que se viene adelantando con el compromiso del gerente,

los empleados quienes entornan la búsqueda de la calidad y la excelencia del

servicio.

La calidad inicia con nuestra propia actitud, el comportamiento de nuestros

colaboradores basado en aptitudes, valores y cambio de paradigmas que se

proyectan hacían clientes que no aceptan menos que la excelencia.

El liderazgo y compromiso de su gerente, son pasos claves de este propósito,

puesto que su responsabilidad es de formar, construir, coordinar una

organización, proyectada a realizar servicios de calidad y alcanzar la

satisfacción de todos sus clientes.

El manual de funciones describe la misión, visión, la estructura, proceso y

algunos procedimientos con sus interpretaciones, por lo cual se constituye en la

norma básica de la organización para el desarrollo de la calidad y exige el

compromiso de todos los colaboradores para alinearse con su ejecución,

mantenimiento y mejoramiento continuo.

21

6.1. OBSERVAR LOS PROCESOS QUE SE EJECUTAN A LA HORA QUE

REALIZA UN SERVICIO, EL EMPLEADO A CARGO DE CADA PUESTO.

6.1.1. Miembros de la organización

Tabla 1: Miembros de la organización

Nombre Cargo Nivel

educativo Competencias

Lugar de trabajo

Horario

Mercedes González

Gerente general

Administradora de empresas

con especialización

Liderazgo Autonomía

Responsabilidad Toma de

decisiones

Facatativá sede

principal

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Oscar Moreno

Director operativo y

logístico

Administrador de empresas

Dinamismo Calidad

Responsabilidad Tolerancia

Facatativá sede

principal

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Claudia González

Director de finanzas y

control

Contadora con especialización

Responsabilidad Razonamiento

numérico Liderazgo

Facatativá sede

principal

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Fernando Salamanca

Director de mercadeo y

ventas

Administrador de empresas

Responsabilidad Disciplina Tolerancia

Sede calle

octava Facatativá

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Katerine Vásquez

Técnico en apoyo y

operaciones

Contadora en formación

Calidad Razonamiento

numérico Disciplina

Sede calle

octava Facatativá

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Alejandra Peláez

Coordinador Administradora de empresas

Dinamismo Autonomía Liderazgo

Sede Madrid

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

LLeny Giraldo


Tolerancia Liderazgo

Responsabilidad

Facatativá sede

principal

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Yurany Duarte


Responsabilidad Liderazgo Autonomía

Sede Funza

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Line Coordinador Administradora Dinamismo Sede Lunes a

22

Amórtegui de empresas Tolerancia Responsabilidad

Mosquera Viernes (8-6)

Sábado (8-12)

Lina Chavarro

Asesor integral de servicios


Autonomía Responsabilidad

Auto organización

Sede Madrid

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Anny Burgos



Autonomía Responsabilidad

Liderazgo

Facatativá sede

principal

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Francy Miranda


Contadora

Autonomía Liderazgo

Razonamiento numérico

Sede Funza

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Cesar Guzmán


Administrador de empresas en formación

Autonomía Liderazgo

Responsabilidad

Sede Funza

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Lisseth Garay

Operador de

afiliaciones

Administradora de empresas en formación

Tolerancia Responsabilidad

Auto organización

Sede Madrid

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Andrea Giraldo

Operador de

afiliaciones

Administradora de empresas en formación

Responsabilidad Dinamismo Tolerancia

Sede Mosquera

Lunes a Viernes

(8-6) Sábado (8-12)

Fuente: Elaboración propia.

Los puestos faltantes son porque actualmente no hay un miembro activo para

el cargo propuesto.

23

Número de empleados por cargo actualmente

Tabla 2: Número de empleados

Cargo Número de personas

Objetivos

Gerente general

1

Satisfacer al cliente con una atención

eficiente y eficaz, sin limitaciones a

nuestras obligaciones, que sea fuente

de apoyo para determinar soluciones

efectivas a las necesidades,

situaciones y eventualidades que se

puedan presentar.

Desarrollar y proveer servicios de

asesoría financiera contable orientados

a la creación de soluciones integrales y

el mejoramiento permanente en las

áreas financiera, administrativa y de

control, de acuerdo con las

necesidades y el entorno de nuestros

clientes.

Construir relaciones duraderas con

nuestros clientes a través de la

prestación de servicios que generen

valor agregado.

Brindar a nuestros clientes asesoría

permanente en la capacitación de

personal mediante el desarrollo de

seminarios, conferencias y talleres

prácticos.

Contribuir para que las empresas

Colombianas, puedan realizar un

Director operativo y

logístico 1

Director de finanzas y

control 1

Director de mercadeo y

ventas 1

Técnico en apoyo y

operaciones 1

Coordinador 4


4

Operador de afiliaciones

2

Soporte técnico

0

24

Coordinador de corretaje

0

proceso de convergencia y estándares

internacionales de contabilidad de una

manera efectiva.

Mantener la utilidad propuesta de la

empresa para cada sede o superarla,

puesto que trae beneficios para los

empleados de cada sede.

Coordinador de recursos humanos

0


Comparación del inventario con la estructura organizacional

Tabla 3: Comparación del inventario

Cargo Miembros de la organización

Gerente general Mercedes González

Director operativo y logístico Oscar Moreno

Director de finanzas y control Claudia González

Director de mercadeo y ventas Fernando Salamanca

Técnico en apoyo y operaciones Katerine Vásquez

Coordinador

Alejandra Peláez

LLeny Giraldo

Yurany Duarte

Line Amórtegui


Lina Chavarro

Anny Burgos

Francy Miranda

Cesar Guzmán

Operador de afiliaciones

Lisseth Garay

Andrea Giraldo

Fuente: Elaboración propia

Los ochos cargos actualmente manejados por los quinces miembros de la

organización, están en las sedes de Madrid Funza, Mosquera y Facatativá;

implementándose en el mercado de la sabana accidente con sus servicios

administrativos y contables.

25

6.1.2. Subsistema de los recursos humanos. El subsistema es la

identificación del cargo al reclutar los posibles colaboradores para la empresa,

en que el manual de funciones es vital, por que es el proceso que se lleva a

cabo para ingresar nuevos miembros de la organización, hay que tener claro el

perfil que se busca, los conocimientos y capacidades necesarias para empezar

atraer nuevos talentos para ocupar el puesto en la institución.

6.1.3. Reclutamiento y capacitaciones

Reclutamiento

El reclutamiento en la empresa Gj asesores y consultores S.A.S. es de primera

necesidad, puesto que los índices de rotación de personal son altos, el

aprovisionamiento se hace de manera interna, con ascensos de las personas

que ya son colaboradores o información de pasantes antiguos que podrían

cubrir el puesto cumpliendo sus responsabilidades y externa por medio de

bolsas de trabajo como lo es computrabajo.

Capacitaciones

En la organización es importante estimular el desarrollo de sus colaboradores,

por eso en la empresa hacen que una parte de su personal asista a

capacitaciones para el crecimiento profesional de estos, las capacitaciones son

desde la cámara de comercio hasta por parte de los asesores de salud,

pensión, riesgos laborales, entre otros; de manera que sea un personal integral

y actualizado en temas importantes para asesorar de manera mas contundente

a los clientes.

26

6.1.4. Mapa de procesos

Figura 2: Mapa de procesos


Procesos estratégicos: Los cargos relacionados con la planificación e

investigación, además del mejoramiento continuo para la satisfacción

del cliente y el posicionamiento de la marca son: Gerencia, director

financiero, de mercadeo, logística y de talento humano.

Procesos misionales: Los cargos relacionados con la vigilancia, la

inspección, control y gestión del servicio al cliente son: los

coordinadores y los asesores de la empresa.

Procesos de apoyo: Los cargos encargados para el apoyo en diversas

áreas como los financieros, el talento humano e infraestructura como el

sistema de gestión interna y documental son los de asistente financiero,

soporte técnico y operador de afiliación (pasante).

Procesos estrategicos

Planificaion e investigacion

Mejoramiento continuo

Procesos misionales

Vigilancia, inspeccion y

control

Gestion del servicio al

cliente

Procesos de apoyo

Recursos finacieros,

talento humano e infraestructura

Gestion documental y

sistema de gestion interno

C

L

I

E

N

T

E

MAPA DE PROCESOS

NEC

ESID

AD

ES D

EL C

LIEN

TE

27

6.2. ANALIZAR LA INFORMACIÓN PRESTADA POR LA ORGANIZACIÓN,

POR MEDIO DE DOCUMENTOS.

6.2.1. Misión.

Figura 3. Misión actualizada

Fuente: GJ asesores y consultores s.a.s.

6.2.2. Visión

Figura 4. Visión actualizada

Fuente: GJ asesores y consultores S.A.S.

28

6.2.3. Objetivos de la organización.

Se realizó la propuesta para la empresa GJ Asesores y Consultores S.A.S

donde se dio a conocer los siguientes objetivos:

Satisfacer al cliente con una atención eficiente y eficaz, sin limitaciones a

nuestras obligaciones, que sea fuente de apoyo para determinar

soluciones efectivas a las necesidades, situaciones y eventualidades

que se puedan presentar.

Desarrollar y proveer servicios de asesoría financiera contable

orientados a la creación de soluciones integrales y el mejoramiento

permanente en las áreas financiera, administrativa y de control, de

acuerdo con las necesidades y el entorno de nuestros clientes.

Construir relaciones duraderas con nuestros clientes a través de la

prestación de servicios que generen valor agregado.

Brindar a nuestros clientes asesoría permanente en la capacitación de

personal mediante el desarrollo de seminarios, conferencias y talleres

prácticos.

Contribuir para que las empresas Colombianas, puedan realizar un

proceso de convergencia y estándares internacionales de contabilidad

de una manera efectiva2

2 GJ ASESORES CONSUTORES S.A.S

29

6.2.4. Organigrama

Figura 5: Organigrama Gj

Fuente: Gj asesores y consultores S.A.S.

En el organigrama es semicircular-staff; se puede observar la función

jerárquica de la empresa donde los superiores son la junta directiva, la

gerencia general y los directores de las áreas de logística, finanzas

mercadeo, y proyectos; también se estipula el staff de seguridad y salud en

el trabajo, soporte técnico, y corretaje; luego siguen los coordinadores de

cada oficina, que están situadas en Facatativá, Madrid, Mosquera y Funza,

que se componen por asesores integrales y pasantes u operadores de

afiliaciones

Tipo de organización

La empresa GJ asesores y consultores S.A.S. es una organización de tipo

lineal-staff donde se sigue un orden de comunicación en línea; pero cuenta

30

con asesores fuera de la empresa que planean, sugieren y prestan sus

servicios a la institución , como lo son soporte técnico y corretaje.

31

7. ORGANIZAR LA INFORMACIÓN DE MANERA ENTENDIBLE, EN EL

DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES.

7.1. GERENTE GENERAL

Tabla 4: Perfil de cargo gerente

MANUAL DE FUNCIONES GJ ASESORES Y CONSULTORES S.A.S.

CÓDIGO GJM001

PERFIL DE CARGO GERENTE

VIGENCIA 2017

IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA

Cargo: Gerencia

Depende de: junta directiva

PERFIL REQUERIDO

Educación: Profesional en administración y

especialización

Experiencia laboral: 5 años o mas

OBJETIVO DEL CARGO

Planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada laboral.

FUNCIONES

Coordinar, supervisar, dirigir y crear estrategias.

Delegar responsabilidades y tareas

Ejecutar proyectos

Dar respuesta de orden legal y jurídico como representante legal.

Presentar propuestas y proyectos a la junta directiva.

Seguimiento y control en temas financieros, comerciales, administrativos y operativos

Apertura de nuevos convenios

Definir precios y descuentos en las ventas

Firma de convenios con entidades educativas

Realizar procesos de inducción

Recepción de requerimientos por parte de los trabajadores de la empresa

Definir metas y objetivos de la organización

Analizar el desempeño del personal

Realizar negociaciones importantes

Atender anomalías que se presenten en la compañía

32

Atender clientes especiales y garantizar la estabilidad de los mismos

Conocer cada una de las áreas y su funcionamiento

Realizar labores administrativas en conjunto con otras áreas

Definir políticas, normas y reglas en la compañía

Hacer seguimiento en las áreas de la empresa

Ejecutar la parte contractual de los trabajadores

COMPETENCIAS NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

GENERALES

Autonomía X

Creatividad X

Dinamismo X

Integridad X

Liderazgo X

Calidad X

Responsabilidad X

Tolerancia X

Cortesía X

Honestidad X

Toma de decisiones X

Trabajo bajo presión X

HABILIDADES

Atención al detalle X

Atención al público X

Auto organización X

Comunicación no verbal X

Comunicación oral y escrita X

Disciplina X

Razonamiento numérico X

Sentido de Urgencia X

RESPONSABILIDADES

NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

Bienes y valores. x

Información. x

33

Relaciones interpersonales. x

. Dirección y coordinación. x

REQUERIMIENTOS FÍSICOS Y MENTALES

PORCENTAJE DE LA JORNADA LABORAL

0 - 25% 26 - 50% 51 - 75% 76 -

100%

CARGA FÍSICA

Posición Sedente

X Posición Bípeda

X

Posturas mantenidas

X Alternar posiciones

X

Motricidad Gruesa

X Motricidad Fina

X

Destreza Manual

X Levantamiento y Manejo de

Cargas X Velocidad de Reacción

X

CARGA MENTAL

Recibir información oral/escrita

X

Producir información oral/escrita

X

Análisis de información

X

Emitir respuestas rápidas

X

Atención

X

Concentración

X

Repetitividad

X Monotonía

X

Tareas de precisión

X

Habilidad para solucionar problemas

X

Interpretación de signos y símbolos

X

Percepción causa - efecto

X

Valoración de la realidad

X

SENSOPERCEPCIÓN

Percepción Visual

X

Percepción auditiva

X

Percepción gustativa

X Percepción olfatoria

X

Percepción táctil

X Percepción / discriminación de

X

34

detalles

Integración sensorial requerida

X Diferenciación figura fondo

X

Relaciones espaciales

X

Constancia de la forma

X Percepción del color

X

Planificación motora X EXÁMENES OCUPACIONALES DE INGRESO

TIPO REQUERIDO

Examen Médico

Fuentes: Elaboración propia, información Gj asesores y consultores.

35

DIAGRAMA DE FLUJO INDUCCIÓN DE EMPLEADOS

Tabla 5: Diagrama de flujo inducción de empleados

SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN

INICIO

Bienvenida al nuevo empleado

Información sobre la empresa en su

ámbito organizacional

Muestra documentación

sobre los servicios

prestados.

Delegar al asistente de

gerencia en otros ámbitos de la

inducción

FINAL


36

7.2. DIRECTOR DE MERCADEO Y VENTAS

Tabla 6: Perfil de cargo director de mercadeo y ventas

MANUAL DE FUNCIONES GJ ASESORES Y

CONSULTORES S.A.S. CÓDIGO GJM001

PERFIL DE CARGO DIRECTOR DE MERCADEO Y VENTAS

VIGENCIA 2017


Cargo: Director de mercadeo y ventas

Depende de: Junta directiva

PERFIL REQUERIDO

Educación: Profesional en administración y especialización en mercadeo.


OBJETIVO DEL CARGO

Revisar la base de datos de los clientes, así como el mercado local, para determinar la demanda de productos y servicios ofrecidos por la empresa y la competencia de este. Después de revisar lo anterior, el director debe crear publicidad y promociones para atraer clientes a la empresa para venderles u ofrecerles los servicios.

FUNCIONES

Consecución de base de datos

Visitar clientes

Ofertar servicios de la empresa

Diseñar estrategias comerciales

Definir políticas de descuento

Autorizar a asesores y coordinadores para llegar a acuerdos con los clientes

Marcar objetivos comerciales concretos

Generar alternativas innovadoras que permitan el dinamismo dentro de la organización

Fijar precios

COMPETENCIAS NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

GENERALES

Autonomía X Creatividad X Dinamismo

X

Integridad X Liderazgo X Calidad X Responsabilidad X Tolerancia

X

37

Cortesía X Honestidad X Toma de decisiones X Trabajo bajo presión

X

HABILIDADES

Atención al detalle X Atención al público X Auto organización

X

Comunicación no verbal

X Comunicación oral y escrita X

Disciplina X Razonamiento numérico X Sentido de Urgencia X

8. RESPONSABILIDADES

NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

Bienes y valores. X

Información. X

Relaciones interpersonales. X

Dirección y coordinación. X



0 - 25%

26 - 50%

51 - 75%

76 - 100%

CARGA FÍSICA

Posición Sedente

X

Posición Bípeda

X Posturas mantenidas

X

Alternar posiciones

X

Motricidad Gruesa

X Motricidad Fina

X

Destreza Manual

X Levantamiento y Manejo de Cargas X

Velocidad de Reacción

X

CARGA MENTAL


X


X


X


X

Atención

X

Concentración

X Repetitividad

X

Monotonía

X Tareas de precisión

X

38


X


X Percepción causa - efecto

X


X SENSOPERCEPCIÓN

Percepción Visual

X Percepción auditiva

X



X

Percepción táctil

X Percepción / discriminación de detalles

X


X

Diferenciación figura fondo

X


X



X

Planificación motora

X

EXÁMENES OCUPACIONALES DE INGRESO

TIPO REQUERIDO Examen Médico


39

DIAGRAMA DE FLUJO FIJAR PRECIOS

Tabla 7: Diagrama de flujo fijar precios

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

INICIO

Análisis de precios actuales(documentos)

Desplazamiento a todas las oficinas

Información de clientes

Estudio de competencia

Análisis del mercadeo

Conclusiones de la investigación

Mostrar resultados a junta directiva

Fijar precios

FINAL


40

7.3. DIRECTOR OPERATIVO Y LOGÍSTICO

Tabla 8: Perfil de cargo director operativo y logístico



PERFIL DE CARGO DIRECTOR OPERATIVO Y LOGÍSTICO

VIGENCIA 2017


Cargo: Director operativo y logístico


PERFIL REQUERIDO

Educación: Profesional en administración.


OBJETIVO DEL CARGO

Dirigir y coordinar el equipo humano y técnico para responder a la demanda obteniendo un óptimo nivel de servicio al menor coste posible. Suele trabajar en empresas de transportes o bien en empresas que importan o exportan mercancías

FUNCIONES

Coordinación logística

Muebles, enseres y equipo

Estudio de mercado

Consecución clientes

Apoyo logístico

Radicar papeles de todas las sedes

Ideas de negocio

Generar estrategias logísticas y operativas

COMPETENCIAS NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

GENERALES

Autonomía X Creatividad

X

Dinamismo X Integridad X Liderazgo X Calidad X Responsabilidad X Tolerancia

X

Cortesía X Honestidad X Toma de decisiones X Trabajo bajo presión X

41

HABILIDADES

Atención al detalle

X Atención al público

X

Auto organización

X Comunicación no verbal

X

Comunicación oral y escrita

X Disciplina X

Razonamiento numérico X Sentido de Urgencia X

RESPONSABILIDADES

NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

Bienes y valores X

Información X

Relaciones interpersonales X

Dirección y coordinación X



0 - 25% 26 - 50% 51 - 75% 76 -

100%

CARGA FÍSICA

Posición Sedente

X

Posición Bípeda

X Posturas mantenidas

X

Alternar posiciones

X Motricidad Gruesa

X

Motricidad Fina

X Destreza Manual

X

Levantamiento y Manejo de Cargas X Velocidad de Reacción

X

CARGA MENTAL


X


X Análisis de información

X


X

Atención

X

Concentración

X Repetitividad

X

Monotonía


X


X


X

42


X Valoración de la realidad

X

SENSOPERCEPCIÓN

Percepción Visual

X


X Percepción gustativa

X

Percepción olfatoria

X Percepción táctil

X

Percepción / discriminación de detalles

X



X


X



X


X


TIPO REQUERIDO

Examen Médico


43

DIAGRAMA DE FLUJO RADICAR PAPELEO

Tabla 9: Diagrama de flujo radicar papeleo


INICIO

Coordinación de viaje para recibir

papeles

Desplazamiento a oficinas

Recibir documentos a radicar

Observar si cuenta con lista de chequeo

firmada

Ir a los sitios correspondientes

para radicar

Radicar papeles de todas las sedes

Ir a la oficina principal

Entregar papeleo radicado a asistente

de gerencia

FINAL


44

7.4. DIRECTOR DE FINANZAS Y CONTROL.

Tabla 10: Perfil de cargo director de finanzas y control

MANUAL DE FUNCIONES GJ

ASESORES Y CONSULTORES S.A.S. CÓDIGO GJM001

PERFIL DE CARGO DIRECTOR DE FINANZAS Y CONTROL

VIGENCIA 2017


Cargo: Director de finanzas y control


PERFIL REQUERIDO

Educación: Profesional en contaduría y especialización.


OBJETIVO DEL CARGO

Planear, desarrollar, organizar, implementar, dirigir y evaluar el rendimiento fiscal de la organización. Son responsables del planeamiento financiero a largo y corto plazo de la organización

FUNCIONES

Revisión y análisis de los informes financieros de las diferentes sedes

Liquidación y pago de nóminas quincenales

Pago facturas de proveedores

Pago de seguridad social

Liquidaciones de empleados

Custodia y manejo de cuentas bancarias de la compañía

Expedición de certificaciones laborales y demás documentos.

Elaborar informes financieros mensuales anuales o cada vez que se solicite

Liquidación de impuestos y demás obligaciones legales de la empresa y los socios

Revisión de los movimientos del corresponsal bancario

Archivo y custodia de todos los soportes contables, legales y administrativos de la empresa

Intervención en la toma de decisiones en la junta directiva

COMPETENCIAS NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

GENERALES


X

Dinamismo

X Integridad X

Liderazgo X Calidad X

45

Responsabilidad X Tolerancia X Cortesía

X

Honestidad X Toma de decisiones X Trabajo bajo presión X HABILIDADES

Atención al detalle X Atención al público

X

Auto organización X Comunicación no verbal

X

Comunicación oral y escrita X Disciplina X Razonamiento numérico X Sentido de Urgencia X

RESPONSABILIDADES

NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

Bienes y valores. X

Información. X



. REQUERIMIENTOS FÍSICOS Y MENTALES


0 - 25% 26 - 50% 51 - 75% 76 -

100%

CARGA FÍSICA

Posición Sedente

X

Posición Bípeda X Posturas mantenidas

X

Alternar posiciones

X Motricidad Gruesa

X

Motricidad Fina

X Destreza Manual

X

Levantamiento y Manejo de Cargas X


X CARGA MENTAL


X


X


X


X

Atención

X

Concentración

X

Repetitividad

X

46

Monotonía

X


X


X


X


X


X

SENSOPERCEPCIÓN

Percepción Visual

X


X Percepción gustativa

X


X Percepción táctil

X


X



X


X Constancia de la forma

X

Percepción del color

X Planificación motora

X


TIPO REQUERIDO

Examen Médico


47

DIAGRAMA DE FLUJO ESTADOS FINANCIEROS

Tabla 11: Diagrama de flujo estados financieros


INICIO

Recibe y verifica los estados financieros

Analiza los estados

financieros

Describe situación financiera

Presenta descripción de

estados financieros a la junta directiva

Plantean alternativas financieras

FINAL


SI

NO

48

7.5. TÉCNICO EN APOYO Y OPERACIONES

Tabla 12: Perfil de cargo técnico en apoyo y operaciones



PERFIL DE CARGO TÉCNICO EN APOYO Y OPERACIONES

VIGENCIA 2017


Cargo: Técnico en apoyo y operaciones

Depende de: Director de finanzas y control

PERFIL REQUERIDO

Educación: Profesional en administración o

contaduría en formación. Experiencia laboral: 1 años o mas

OBJETIVO DEL CARGO

Recopila, registra y controla la información necesaria para elaborar periódicamente los informes de finanzas es la principal labor de un asistente financiero.

FUNCIONES

Revisión y análisis de informes financieros de oficinas

Conciliación bancaria

Liquidación de nomina

Elaboración de informes mensuales

Archivo y custodia de soportes contables legales administrativos de la empresa

COMPETENCIAS NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

GENERALES

Autonomía

X Creatividad

X

Dinamismo

X Integridad X

Liderazgo

X Calidad X

Responsabilidad X Tolerancia X Cortesía X Honestidad X Toma de decisiones

X

Trabajo bajo presión

X HABILIDADES

Atención al detalle X Atención al público

X

49

Auto organización X Comunicación no verbal

X


RESPONSABILIDADES

NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

Bienes y valores. X

Información. X





0 - 25% 26 - 50% 51 - 75% 76 - 100%

CARGA FÍSICA

Posición Sedente

X

Posición Bípeda X

Posturas mantenidas

X

Alternar posiciones

X

Motricidad Gruesa

X

Motricidad Fina

X

Destreza Manual

X



X

CARGA MENTAL


X


X


X


X

Atención

X

Concentración

X

Repetitividad

X

Monotonía

X


X


X


X


X


X SENSOPERCEPCIÓN

Percepción Visual

X

50


X


X


X

Percepción táctil

X


X


X


X


X


X


X


X


TIPO REQUERIDO

Examen Médico


51

DIAGRAMA DE FLUJO INFORMES FINANCIEROS

Tabla 13: Diagrama de flujo informes financieros


INICIO

Recibe informes financieros de

oficinas

Revisión de informes

financieros

Aceptación de informes

Análisis de informes

financieros

Llevar informes a director financiero

FINAL


SI

NO

52

7.6. COORDINADOR/ LÍDER ASESOR INTEGRAL DE SERVICIOS.

Tabla 14: Perfil de cargo coordinador


CÓDIGO GJM001

PERFIL DE CARGO COORDINADOR

VIGENCIA 2017


Cargo: Coordinador/ líder asesor integral de servicios

Depende de: Gerencia

PERFIL REQUERIDO


contaduría. Experiencia laboral: 5 años o mas

OBJETIVO DEL CARGO

Controlar los procesos administrativos en una unidad sectorial, a fin de lograr la efectiva distribución y utilización de los recursos materiales y financieros disponibles, asignándolos equitativamente y administrándolos para el eficiente funcionamiento de los servicios y la satisfacción de las necesidades

FUNCIONES

Gestionar el incremento de ventas

Dar respuesta inmediata a los correos de los clientes

Asesoría integral a quien solicite el servicio

Visitar a prospectos de clientes

Coordinar con la asistente el proceso administrativo de seguridad social

Pago a aportes

Verificación de consignaciones de clientes

Dar respuesta inmediata a los correos de los clientes

Contratos de trabajo

Certificados de eps, Fondo de pensiones, arl y caja de compensación

Planeación en cada sede de trabajo

Atención al cliente

Asesoría laboral

Manejos de estados de cartera

Recepción de documentos de afiliación

Coordinación del equipo de trabajo

Liquidaciones de prestaciones sociales

COMPETENCIAS NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

GENERALES


X

53

Integridad X Liderazgo X Calidad X Responsabilidad X Tolerancia

X

Cortesía X Honestidad X Toma de decisiones X Trabajo bajo presión X HABILIDADES

Atención al detalle X Atención al público X Auto organización X Comunicación no verbal X Comunicación oral y escrita X Disciplina X Razonamiento numérico X Sentido de Urgencia X

RESPONSABILIDADES

NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

Bienes y valores. X

Información. X





0 - 25% 26 - 50% 51 - 75%

76 - 100%

CARGA FÍSICA

Posición Sedente

X Posición Bípeda

X

Posturas mantenidas


X

Motricidad Gruesa

X Motricidad Fina

X

Destreza Manual



X

CARGA MENTAL


X


X


X


X

54

Atención

X

Concentración

X

Repetitividad

X

Monotonía

X


X


X


X


X


X

SENSOPERCEPCIÓN

Percepción Visual


X



X

Percepción táctil


detalles

X Integración sensorial requerida

X


X Relaciones espaciales

X



X


X EXÁMENES OCUPACIONALES DE INGRESO

TIPO REQUERIDO

Examen Médico


55

DIAGRAMA DE FLUJO ASESORÍA AL CLIENTE

Tabla 15: Diagrama de flujo asesoría al cliente


INICIO

Preguntar al potencial cliente que servicio solicita

Escuchar la necesidad

Evaluar la necesidad

Asesoría del servicio

Coordinar el proceso de servicio

Brindar el valor del servicio

Verificación de consignaciones o aporte del clientes

Prestar el servicio necesario

Delegar a asesor o operador

FINAL


SI

NO

56

7.7. ASESOR INTEGRAL DE SERVICIOS.

Tabla 16: Perfil de cargo asesor integral de servicios



PERFIL DE CARGO ASESOR INTEGRAL DE SERVICIOS

VIGENCIA 2017


Cargo: Asesor integral de servicios

Depende de: Gerencia- Coordinador

PERFIL REQUERIDO

Educación: Profesional de administración.

Experiencia laboral: 1 año o mas

OBJETIVO DEL CARGO

supervisar oficinas o departamentos, mantener el control y la responsabilidad sobre el personal completo

FUNCIONES

Entrega de informe de corretaje a gerente general y gerente financiero

Informe de ventas mensuales de cada sede a gerente financiero

Actividades de bienestar

Coordinar capacitaciones para los empleados

Recepción y entrega de vueltas Bogotá

Gestión de pólizas para la compañía

Cumplimiento de metas en las sedes

Supervisar el área de gestión

Control de asistente soat

COMPETENCIAS NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

GENERALES

Autonomía

X Creatividad X

Dinamismo

X Integridad X Liderazgo

X

Calidad X Responsabilidad X Tolerancia

X

Cortesía X Honestidad X Toma de decisiones X Trabajo bajo presión

X

57

HABILIDADES

Atención al detalle

X Atención al público X

Auto organización X Comunicación no verbal X Comunicación oral y escrita X Disciplina X Razonamiento numérico X Sentido de Urgencia X

RESPONSABILIDADES

NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

Bienes y valores. X

Información. X



REQUERIMIENTOS FÍSICOS

Y MENTALES


0 - 25% 26 - 50% 51 - 75% 76 - 100%

CARGA FÍSICA

Posición Sedente

X Posición Bípeda

X

Posturas mantenidas


X

Motricidad Gruesa

X Motricidad Fina

X

Destreza Manual



X

CARGA MENTAL


X


X


X Emitir respuestas rápidas

X

Atención

X Concentración

X

Repetitividad

X Monotonía

X


X Habilidad para solucionar

problemas

X

58


X


X Valoración de la realidad

X

SENSOPERCEPCIÓN

Percepción Visual


X



X

Percepción táctil

X Percepción / discriminación

de detalles

X Integración sensorial

requerida


X



X



X


TIPO REQUERIDO

Examen Médico


59

DIAGRAMA DE FLUJO VUELTAS BOGOTÁ RADICADAS

Tabla 17: Diagrama de flujo vueltas Bogotá radicadas


INICIO

Recepción de Las vueltas Bogotá

radicadas

Ordenarlas según la oficina

Revisarlas si están ordenadas

Llevarlas al encargado de

repartirlas

FINAL


SI

NO

60

7.8. OPERADOR DE AFILIACIONES.

Tabla 18: perfil de cargo operador de afiliaciones



PERFIL DE CARGO OPERADOR DE AFILIACIONES(PASANTE)

VIGENCIA 2017


Cargo: Operador de afiliaciones


PERFIL REQUERIDO

Educación: Profesional: Estudiante en

administración o contaduría. Experiencia laboral: 6 meses o mas

OBJETIVO DEL CARGO

Afiliar clientes en seguridad social, siendo aprendiz que lleva adelante esta práctica con la intención de obtener experiencia de campo, mientras que el encargado de guiarlo suele conocerse como tutor.

FUNCIONES

Afiliaciones a seguridad social

Certificados de seguridad social

Asesorías en seguridad social

Liquidaciones a seguridad social

COMPETENCIAS NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

GENERALES

Autonomía

X Creatividad

X

Dinamismo


X


X

Cortesía X Honestidad X Toma de decisiones

X


X HABILIDADES

Atención al detalle X Atención al público X Auto organización X

61

Comunicación no verbal X Comunicación oral y escrita X Disciplina X Razonamiento numérico X Sentido de Urgencia X

RESPONSABILIDADES

NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

Bienes y valores. X

Información. X





0 - 25% 26 - 50% 51 - 75% 76 - 100%

CARGA FÍSICA

Posición Sedente

X

Posición Bípeda

X

Posturas mantenidas

X

Alternar posiciones

X

Motricidad Gruesa

X

Motricidad Fina

X

Destreza Manual

X



X

CARGA MENTAL


X


X


X


X

Atención

X

Concentración

X

Repetitividad

X

Monotonía

X


X


X


X


X


X

62

SENSOPERCEPCIÓN

Percepción Visual

X


X


X


X

Percepción táctil

X


X


X


X


X


X


X


X


TIPO REQUERIDO

Examen Médico


63

DIAGRAMA DE FLUJO AFILIACIÓN

Tabla 19: Diagrama de flujo afiliación


INICIO

Recibir documentación del

cliente a afiliar

Buscar datos: Eps, pensión

Inscribir formularios y guardar

documentación

Lista de chequeo

FINAL


64

7.9. ASESOR DE SERVICIOS.

Tabla 20: Perfil de cago asesor de servicios


CÓDIGO GJM001

PERFIL DE CARGO ASESOR DE SERVICIOS

VIGENCIA 2017


Cargo: Asesor de servicios


PERFIL REQUERIDO


contaduría. Experiencia laboral: 1 año o mas

OBJETIVO DEL CARGO

Brindar una excelente experiencia de servicio al cliente para motivar el regreso del mismo, precisando de los servicios y actividades, de conformidad con las políticas y procedimientos de la empresa.

FUNCIONES

Manejo recepción de pagos de empresas e independientes

Envíos de cierre de caja

Seguimiento de cartera

Afiliaciones a seguridad social

Atención al cliente

Asesorías comerciales

Seguimiento de afiliaciones

Verificación del estado de las empresas

Manejo de nominas y provisiones

Manejo de caja menor

Pagos a seguridad social

Cierre financiero

COMPETENCIAS NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

GENERALES


X

Dinamismo

X Integridad X

Liderazgo

X Calidad X

Responsabilidad X Tolerancia

X

Cortesía X

65

Honestidad X Toma de decisiones X Trabajo bajo presión X HABILIDADES

Atención al detalle X Atención al público X Auto organización X Comunicación no verbal

X


RESPONSABILIDADES

NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

Bienes y valores. X

Información. X




Y MENTALES


0 - 25% 26 - 50% 51 - 75% 76 - 100%

CARGA FÍSICA

Posición Sedente

X Posición Bípeda

X

Posturas mantenidas


X

Motricidad Gruesa

X Motricidad Fina

X

Destreza Manual


Cargas

X Velocidad de Reacción

X

CARGA MENTAL


X


X



X

Atención

X Concentración

X

Repetitividad

X Monotonía

X

66



problemas

X Interpretación de signos y

símbolos


X


X SENSOPERCEPCIÓN

Percepción Visual

X


X



X

Percepción táctil

X Percepción / discriminación

de detalles

X Integración sensorial

requerida


X



X



X


TIPO REQUERIDO

Examen Médico


67

DIAGRAMA DE FLUJO SEGUIMIENTO DE AFILIACIONES EPS

Tabla 21: Diagrama de flujo seguimiento de afiliaciones eps


INICIO

Abrir documentación de lista de chequeo

Observar desde donde no hay seguimiento

Llamar a Eps para confirmar afiliación

Necesidad de solucionar problema

Solicitar forma de enviar soportes de

afiliación

Enviar soportes de afiliación

Comunicar al coordinador

Seguimiento de soportes de afiliaciones

FINAL


SI

NO

68

7.10. SOPORTE TÉCNICO

Tabla 22: Perfil de cargo soporte técnico


CÓDIGO GJM001

PERFIL DE CARGO SOPORTE TÉCNICO

VIGENCIA 2017


Cargo: Soporte técnico(staff)


PERFIL REQUERIDO

Educación: Técnico o profesional en sistemas


OBJETIVO DEL CARGO

Resolver los problemas que puedan presentárseles a los usuarios o empleados de la compañía, mientras hacen uso de determinado servicio, programa, equipo o dispositivo

FUNCIONES

Mantenimiento correctivo

Instalación de software

Formateo de equipos

Traslado de equipos

Mantenimiento Preventivo

Actualización de hardware

Asesoría, compra de equipos

Instalación scanner impresora

Adecuación de sitio

COMPETENCIAS NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

GENERALES


X

Dinamismo


X


X

Cortesía X Honestidad X Toma de decisiones

X


X

69

HABILIDADES


RESPONSABILIDADES

NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

Bienes y valores. X

Información. X





0 - 25% 26 - 50%

51 - 75%

76 - 100%

CARGA FÍSICA

Posición Sedente

X Posición Bípeda

X

Posturas mantenidas


X

Motricidad Gruesa

X Motricidad Fina

X

Destreza Manual

X Levantamiento y Manejo de Cargas

X


X CARGA MENTAL


X Producir información oral/escrita

X



X

Atención

X Concentración

X

Repetitividad

X Monotonía

X



problemas

X Interpretación de signos y símbolos

X


X

70


X SENSOPERCEPCIÓN

Percepción Visual


X



X

Percepción táctil


detalles


X



X



X

Planificación motora X EXÁMENES OCUPACIONALES DE INGRESO

TIPO REQUERIDO

Examen Médico


71

DIAGRAMA DE FLUJO INSTALACIÓN DE IMPRESORA

Tabla 23: Diagrama de flujo instalación de impresora


INICIO

Recibir escáner

Ir hasta la sede correspondiente

Instalar escáner

Prueba de escáner

Capacitación del manejo del

escáner

Documentación con forma de

recibido

FINAL


72

7.11. COORDINADOR DE CORRETAJE.

Tabla 24: Perfil de cargo de coordinador de corretaje



PERFIL DE CARGO COORDINADOR DE CORRETAJE

VIGENCIA 2017


Cargo: Coordinador de corretaje


PERFIL REQUERIDO

Educación: Profesional en administración.


OBJETIVO DEL CARGO

Intermediar como corredor con el conocimiento de los mercados integrales de la empresa, que se ocupa como agente en la tarea de poner en relación, para un negocio comercial.

FUNCIONES

Control de producción en porvenir y soat en la compañía

Manejo de cada soat

Capacitaciones punto de venta

Instalación programa soat

Asignación boletas de pago

Envió de documentos de soat y puntos externos

Aceptación de usuarios

Entrega de informe mensual gastos y ventas de soat

Entrega informe de comisiones

Recaudo de cartera

Mantenimiento, actualización y depuración de la base de datos soat

Elaborar contratos puntos de venta

Informes de salud total, liberty, porvenir, soat

Control de recaudo

COMPETENCIAS NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

GENERALES


X

Integridad X Liderazgo X Calidad X Responsabilidad X

73

Tolerancia

X Cortesía X Honestidad X Toma de decisiones X Trabajo bajo presión X HABILIDADES


RESPONSABILIDADES

NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

Bienes y valores. X

Información. X




Y MENTALES


0 - 25% 26 - 50% 51 - 75% 76 - 100%

CARGA FÍSICA

Posición Sedente

X

Posición Bípeda

X

Posturas mantenidas

X

Alternar posiciones

X

Motricidad Gruesa

X

Motricidad Fina

X

Destreza Manual

X



X

CARGA MENTAL


X


X


X


X

Atención

X

Concentración

X

Repetitividad

X

74

Monotonía

X


X


X


X


X


X

SENSOPERCEPCIÓN

Percepción Visual

X


X


X

Percepción olfatoria X

Percepción táctil

X


X


X


X


X


X


X


X


TIPO REQUERIDO

Examen Médico


75

DIAGRAMA DE FLUJO PROYECTO SOAT

Tablo 25: Diagrama de flujo proyecto soat


INICIO

Presentar propuesta al

gerente

Capacitaciones punto de venta

Instalación programa soat

Asignación boletas de pago

Envió de documentos de soat y puntos

externos

Aceptación de usuarios

Entrega de informe mensual gastos y

ventas de soat

Entrega informe de comisiones

Control de recaudo

FINAL


76

7.12. COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS.

Tabla 26: Perfil de cargo coordinador de recursos humanos



PERFIL DE CARGO COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS

VIGENCIA 2017


Cargo: Coordinador de recursos humanos


PERFIL REQUERIDO

Educación: Profesional de administración o

psicología. Experiencia laboral: 1 año o mas

OBJETIVO DEL CARGO

Planear, desarrollar y aplicar las políticas, procedimientos y programas de reclutamiento, selección, contratación, administración de sueldos y salarios, de prestaciones, servicios a los empleados, capacitación, desarrollo personal organizacional, seguridad e higiene, servicios médicos, servicios administrativos, relaciones laborales, comunicación, entre otros.

FUNCIONES

Selección de personal

Reclutamiento de personal

Pruebas psicométricas

Resolución de problemas internos

Procesos de exposición de proyectos mensuales en el área de recursos humanos

Programas de bienestar

Manejo de procesos motivacionales

Dirección de actividades extra laborales

Diseño gráfico de propuestas y carteles informativos

Manejo comités de convivencia

Manejo riesgos psicosociales

Velar por el bienestar individual de los colaboradores

Asesoría a junta directiva en toma de decisiones

Comunicar estrategias planteadas por colaboradores a la junta directiva

COMPETENCIAS NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

GENERALES


X

Integridad X Liderazgo X

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X

Cortesía X Honestidad X Toma de decisiones X Trabajo bajo presión X HABILIDADES


RESPONSABILIDADES

NIVEL

ALTO MEDIO BAJO

Bienes y valores. X

Información. X





0 - 25% 26 - 50%

51 - 75%

76 - 100%

CARGA FÍSICA

Posición Sedente

X Posición Bípeda X

Posturas mantenidas

X Alternar posiciones X

Motricidad Gruesa X Motricidad Fina

X

Destreza Manual

X Levantamiento y Manejo de Cargas X


X CARGA MENTAL


X


X


X


X

Atención

X

Concentración

X

Repetitividad

X

78

Monotonía


X


X



X


X

SENSOPERCEPCIÓN

Percepción Visual

X


X

Percepción gustativa X Percepción olfatoria X Percepción táctil X Percepción / discriminación de

detalles


X



X



X

Planificación motora X . EXÁMENES OCUPACIONALES DE INGRESO

TIPO REQUERIDO

Examen Médico


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DIAGRAMA DE FLUJO ENTREVISTA

Tabla 27: Diagrama de flujo entrevista


INICIO

Selección de persona a entrevistar

Desplazar al lugar indicado para la

entrevista

Comunicar en que consta el cargo

Pruebas psicométricas Y

pruebas técnicas(preguntas)

Observación al candidato

Recolección de los datos

FINAL


80

CONCLUSIONES

Al observar los procesos y procedimientos de los colaboradores de la

organización es importante destacar, que no tenían un limite entre las

responsabilidades de uno y el otro, el trabajo en equipo es evidente; pero al

descuidar unas funciones del cargo propio se podía no tener la efectividad que

se buscaba; con la visualización de como trabajaba cada empleado se

analizaba el entorno de la empresa y referenciaba el problema de la falta de un

diseño ordenado del manual de funciones.

Los documentos prestados por la institución fueron de gran ayuda, al leerlo y

analizarlos se saco información importante y concisa para la elaboración del

diseño del manual de funciones, para cada persona que esta a cargo de ciertas

tareas a realizar, prestando un servicio como capital intelectual establecida en

la empresa para el cumplimiento de objetivos.

En el diseño del manual se sintetizo toda la información obtenida por la fuente

primaria y secundaria, para la elaboración de la guía ordenada y simple de

entender de cada puesto para definir tareas, responsabilidades, objetivos y

perfiles necesarios para el colaborador idóneo que efectué el cargo con

efectividad.

La pasantía como apoyo en el área de gestión humana, me dio una perspectiva

mas detallada sobre el departamento y experiencia en el ámbito personal como

profesional, siendo una guía sobre mi carrera, mis capacidades y habilidades

adquiridas dentro de este proceso enriquecedor donde emplee todo lo

aprendido dentro y fuera de universidad.

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RECOMENDACIONES

Observando los procesos realizados por los colaboradores se encontró los

limites difuminados se espera que al entregar el diseño del manual de

funciones para Gj asesores y consultores S.A.S se recomienda implementarlo

y socializarlo con los empleados para delimitar las tareas entre cargos

empleando las responsabilidades adecuadas.

Analizando la información dada por la empresa sobre el tema del manual de

funciones se organizó y sintetizo de manera clara, este manual hay que

promoverlo de manera que todo perteneciente a la institución esté al tanto, por

esto se debería tener el manual en cada oficina para que cada uno tenga

conocimiento de las funciones, y objetivos de cada cargo.

El diseño del manual de funciones de Gj asesores y consultores S.A.S. 2017,

se recomienda revisarlo continuamente, por actualizaciones posibles, nuevos

cargos o nuevas funciones para que no haya problemas de límites irregulares

en la responsabilidad de cada cargo, por medio de la observación o cualquier

otra forma de recolección de información.

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BIBLIOGRAFÍA

GJ ASESORES Y CONSULTORES S.A.S. Información obtenida de documentación.

GOMEZ R Luis, BALKIN B David, CARDY L Robert. Gestión de los recursos humanos, 5 Ed, España, 2005 816p.

DELGADO P Isabel, GÓMEZ M Luis, MARTINEZ R Ana, VASQUEZ Elena. Gestión de recursos humanos: del análisis teórico a la solución práctica, España 2006, 360 p.

DESSLER Gary. Administración de recursos humanos, 11 Ed México 2009, 832 p.

GRADOS E Jaime. Reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal, 4 Ed México 2013, 366 p

MANUAL DE FUNCIONES URL: https://gilbertogonzalezsanchez.files.wordpress.com/2012/10/trabajo-3-definicic3b3n-del-manual-funciones.pdf GERENCIE URL: http://www.gerencie.com/liquidacion-de-la-nomina.html

DIAGRAMAS DE FLUJO ISO 9001 2008 URL: http://www.monografias.com/trabajos-pdf5/implementacion-del-sgc-basado-norma-iso-9001-2008/implementacion-del-sgc-basado-norma-iso-9001-20082.shtml

http://www.monografias.com/trabajos-pdf5/implementacion-del-sgc-basado-norma-iso-9001-2008/implementacion-del-sgc-basado-norma-iso-9001-20082.shtml



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ANEXOS

ANEXO 1: FOTOGRAFÍAS

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ANEXO 2: PAGINA WEB

pasantÍa: diseÑo del manual de funciones para la …

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